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actualizado: 2026-08-13
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# Repartir el trabajo en un equipo

_Que cada expediente tenga dueño, y qué pasa cuando ese dueño falta._

**Responde a:** asignar responsable a un expediente · quién lleva cada proceso · el trabajo de un compañero cuando está de vacaciones · repartir expedientes en el equipo

Un expediente sin dueño es un expediente parado. No porque nadie pueda tocarlo, sino porque todos suponen que lo lleva otro — y eso solo se descubre cuando alguien pregunta por él tres semanas después.

## La regla

**Una persona por expediente, siempre.** No un equipo, no un buzón: una persona con nombre. Lo de todos no lo hace nadie, y en documentación se nota antes que en ningún sitio porque el que espera está fuera.

| Situación | Quién es el dueño |
| --- | --- |
| Alta de un proveedor | Quien lo va a comprar o contratar |
| Documentación de una obra | El jefe de esa obra, no el de la oficina |
| Envío a firmar a un cliente | Quien lleva a ese cliente |
| Renovación anual masiva | Uno, aunque el lote sea de trescientos |

> [!IMPORTANT]
> El dueño tiene que ser quien puede resolverlo, no quien lo creó. Si el que lo montó no tiene el teléfono del proveedor ni trato con él, el expediente se va a atascar en la primera insistencia que haga falta.

## Cuando el dueño falta

1. **Antes de irse, reasigna** — Vacaciones previstas: se traspasa lo que puede moverse en esas semanas.
2. **Si es imprevisto, mira lo parado** — El filtro por antigüedad enseña enseguida lo que se quedó sin nadie.
3. **Si se va de la empresa, traspasa todo** — Ese mismo día, no al final de mes.

> [!WARNING]
> Reasignar no reinicia nada: el expediente sigue con su histórico y el tercero no se entera de que ha cambiado quien lo lleva. Lo único que cambia es a quién le llegan los avisos.

> [!NOTE]
> Si nadie quiere ser dueño de un expediente, casi siempre es que no debería existir. Es una buena señal para cerrarlo con su motivo.

**¿Puede haber dos responsables?**

Técnicamente sí; en la práctica es lo mismo que ninguno.

**¿El tercero ve quién lo lleva?**

Ve con quién trata, que es lo que le importa.

**¿Se puede filtrar por responsable?**

Sí, y es la vista más útil del lunes.

## Ejemplos

**Una responsable se va tres semanas y a la vuelta hay nueve expedientes sin mover.**

- Antes de irse traspasa los que podían avanzar
- Deja los demás marcados como suyos

→ Vuelve con dos parados en vez de nueve, y ninguno por falta de quien lo atendiera.

**Tres personas llevan altas de proveedor y dos escriben al mismo el mismo día.**

- Asigna cada expediente a un responsable
- Trabaja sobre el expediente compartido y no sobre copias
- Consulta quién tiene qué antes de repartir más

→ El proveedor recibe una petición y no dos, y el reparto se ve sin preguntar.

**El trabajo se reparte de palabra en la reunión del lunes.**

- Deja la asignación registrada

→ Nadie duda de qué le toca.

**Una persona acumula el doble que el resto.**

- Consulta la carga por responsable

→ El reparto se ajusta con datos.

**Alguien se va de vacaciones con expedientes abiertos.**

- Reasigna antes de que se marche

→ Ningún expediente se queda esperando.

**Nadie sabe qué expedientes no tienen dueño.**

- Consulta los que están sin asignar

→ El trabajo huérfano se ve.