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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-ET-006, KB-TD-005, KB-TD-019]
citadoPor: [KB-TD-010]
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# Alguien me pide un documento ahora mismo

_Encontrarlo y mandarlo bien, con un cliente o un inspector esperando._

**Responde a:** necesito un documento urgente · un inspector me pide un papel ahora · mandar un documento a un cliente rápido · encontrar un contrato deprisa

Alguien está esperando: un inspector en la puerta, un cliente al teléfono, un abogado con un plazo. Son treinta segundos de búsqueda y una decisión de treinta segundos sobre cómo mandarlo. Las dos se hacen mal con prisa.

## Encontrarlo

1. **Busca por lo que dice, no por dónde crees que está** — Un NIF, una matrícula, un número de póliza. El nombre del archivo casi nunca lo recuerda nadie.
2. **Si sale mucho, filtra por fecha** — Más rápido que añadir palabras, que suele dejar cero resultados.
3. **Si no sale, mira la organización y tus permisos** — Son las dos causas más frecuentes y ninguna es un problema de búsqueda.

## Mandarlo

| Quién lo pide | Cómo mandarlo |
| --- | --- |
| Un inspector, en el sitio | Enseñarlo en pantalla; no hace falta mandar nada |
| Un cliente que solo tiene que verlo | Un enlace: no deja copia suelta y queda registrado |
| Un abogado o un juzgado | El archivo original con su comprobante, no una impresión |
| Alguien de fuera que os lo pide por correo | Comprobad quién es antes de mandar nada |

> [!IMPORTANT]
> La última fila es la que se salta con prisa y la que más caro sale. Una petición urgente por correo pidiendo un documento con datos sensibles es exactamente la forma de un fraude: si no esperabais esa petición, llamad al número que ya teníais antes de mandar nada.

> [!WARNING]
> No mandéis una captura de pantalla ni una impresión escaneada cuando el documento tiene que probar algo. Reimprimir un PDF lo cambia, y entonces la verificación dirá que no coincide — con razón.

> [!NOTE]
> Si el mismo documento os lo piden tres veces al mes, dejadlo enlazado desde donde trabajáis. La prisa se resuelve antes de que llegue, no cuando llega.

**¿Puedo dar acceso en vez de mandar el archivo?**

Sí, y suele ser mejor: se comprueba en el momento y no queda copia.

**¿Queda registro de que lo mandé?**

Sí, con fecha y destinatario.

**¿Y si no tengo permiso para verlo?**

Pídeselo a quien administre; con prisa es cuando peor se decide saltarse eso.

## Ejemplos

**Llega un correo urgente pidiendo el contrato de un cliente y los datos bancarios asociados.**

- Llama al número que ya tenía del cliente
- Confirma que nadie ha pedido nada

→ Evita mandar datos bancarios a quien suplantaba a su cliente, que era el objetivo de la prisa.

**Un cliente pide un certificado por teléfono y hay que buscarlo en tres carpetas.**

- Busca por contenido en lugar de por nombre de fichero
- Comparte desde la plataforma en vez de descargar y adjuntar

→ Se entrega mientras el cliente sigue al teléfono y queda constancia de qué se envió.

**El documento existe pero con un nombre que nadie recuerda.**

- Busca por un dato de dentro del documento

→ El nombre del fichero deja de decidir si se encuentra.

**Se manda por correo y no consta que se enviara.**

- Comparte desde el expediente

→ Queda rastro de quién lo recibió.

**Se manda el expediente entero cuando pedían un documento.**

- Comparte solo lo que corresponde

→ No se entrega información de más.

**El documento está en el correo de una persona que hoy no está.**

- Súbelo al expediente al recibirlo

→ La entrega no depende de quién esté ese día.