---
id: KB-TD-009
url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/cuando-un-tercero-responde-por-otro-canal
idioma: es
categoria: trabajo-diario
subcategoria: bandeja
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TD-002, KB-CC-002, KB-TD-004]
citadoPor: [KB-TD-020]
---

# Cuando te responden por WhatsApp en vez de por el enlace

_Pasa constantemente, y tirar el documento a un chat tiene un coste._

**Responde a:** el proveedor me manda los documentos por whatsapp · me responden al correo en vez de usar el enlace · documentos que llegan por otro canal · subir yo lo que me mandan por chat

Le mandas un enlace y te contesta con una foto por WhatsApp. O te responde al correo con el PDF adjunto. Pasa constantemente y no es mala voluntad: es que hizo lo que le resultaba más fácil.

## Lo que se pierde si se queda ahí

| Se pierde | Y eso significa |
| --- | --- |
| La fecha de entrega real | No consta cuándo llegó, solo cuándo lo subiste tú |
| Quién lo entregó | Consta que lo subiste tú, no él |
| El expediente sigue incompleto | Nadie más ve que ya está resuelto |
| El documento vive en un móvil | Y en el de quien lo mandó, sin control |

> [!IMPORTANT]
> El primero es el que importa de verdad. Si más adelante hay que demostrar que ese proveedor entregó a tiempo, un documento subido por vosotros dos semanas después no lo demuestra — demuestra que vosotros lo subisteis dos semanas después.

## Qué hacer, según el caso

1. **Si es puntual, súbelo tú y anota de dónde vino** — Es peor que el circuito normal, pero mejor que dejarlo en el chat.
2. **Si pasa siempre con esa persona, cambia su canal** — Si su forma natural es WhatsApp, mándale la petición por WhatsApp: el enlace funciona igual.
3. **Si pasa con muchos, mira tu petición** — Cuando la mayoría responde por otro lado, el problema no son ellos: es que el enlace no se entiende o no se ve.

> [!WARNING]
> Cuidado con lo que llega por chat sin comprobar. Un documento que llega por WhatsApp de un número que no tenéis guardado merece la misma desconfianza que un correo inesperado, y más si viene con prisa.

> [!NOTE]
> Que el enlace funcione desde WhatsApp es justamente lo que resuelve esto: no hay que elegir entre el canal cómodo para ellos y el circuito que deja constancia.

**¿Puedo reenviar yo el documento al expediente?**

Sí, y conviene anotar que llegó por otro canal y cuándo.

**¿Se puede pedir por WhatsApp con enlace?**

Sí, es el mismo enlace por otro canal.

**¿Y si insiste en mandarlo por correo?**

Súbelo tú, pero revisa si tu petición se entiende: suele ser eso.

## Ejemplos

**Un proveedor manda siempre los certificados por WhatsApp y alguien los sube a mano días después.**

- Le cambian el canal de la petición a WhatsApp

→ Entrega por el enlace desde el móvil, y la fecha de entrega vuelve a ser la suya y no la de quien lo subía.

**Un proveedor manda la foto del certificado por mensajería y el expediente sigue vacío.**

- Sube la foto al expediente al recibirla
- Contesta con el enlace para la próxima vez

→ La entrega queda registrada y el proveedor aprende el camino sin discusiones.

**La foto se queda en el móvil de quien la recibió.**

- Súbela en el momento desde el propio móvil

→ El registro no depende de un teléfono.

**Llega por mensajería y nadie sabe si es el documento pedido.**

- Comprueba antes de darlo por entregado

→ El expediente refleja lo que de verdad hay.

**El proveedor manda siempre por ahí porque es lo que usa.**

- Mándale el enlace por ese mismo canal

→ Usa el canal que ya usa, con el registro que hace falta.

**Se acepta por mensajería y nadie deja constancia.**

- Registra por qué vía llegó

→ El histórico refleja lo que pasó.