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nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TD-001, KB-PS-006]
citadoPor: [KB-TD-017]
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# Convivir con el sistema antiguo

_Durante unos meses vais a tener dos sitios. Cómo hacerlo sin duplicar trabajo ni perder cosas._

**Responde a:** tenemos dos sistemas a la vez · migrar poco a poco sin parar el trabajo · qué hago con lo que está en la carpeta antigua · transición entre sistemas documentales

Nadie cambia de sistema de un día para otro. Durante unos meses habrá cosas aquí y cosas en la carpeta de siempre, y ese periodo es donde se pierden documentos y donde la gente decide si el cambio va en serio o no.

## La regla que hace que funcione

> [!IMPORTANT]
> **Lo nuevo entra aquí desde el primer día; lo viejo se trae solo cuando hace falta.** Sin esa regla acabáis manteniendo los dos sitios completos, que es el doble de trabajo y la razón por la que la mayoría de las transiciones se abandonan.

## Qué va dónde durante la convivencia

| Situación | Dónde va | Por qué |
| --- | --- | --- |
| Documento nuevo que llega hoy | Aquí, siempre | Si hay excepciones, no hay regla |
| Documento antiguo que alguien consulta | Se sube al consultarlo | Se trae lo que se usa, que es poco |
| Documento antiguo que nadie toca | Se queda donde está | Traerlo no aporta nada |
| Documento antiguo que caduca pronto | Se sube ya | Es el que os va a hacer falta |

## Cómo se organiza el periodo

1. **Poned fecha de corte y decidla en alto** — «Desde el lunes 3, lo que llegue entra aquí.» Sin fecha, no hay corte.
2. **Dejad el sistema antiguo en solo lectura cuando podáis** — Mientras se pueda escribir en los dos, se escribirá en los dos.
3. **Traed primero lo que caduca** — Seguros, certificados y contratos con vencimiento. Es lo que os va a hacer falta antes.
4. **Y revisad a los dos meses qué se ha traído** — Suele ser el 10 % del archivo. Ese dato os dice cuánto del resto no hacía falta.

> [!WARNING]
> El fallo más caro no es técnico: es que alguien siga guardando en la carpeta antigua «solo esta vez». Al mes hay dos verdades y nadie sabe cuál mirar. Si detectáis eso, es más urgente que cualquier migración.

## Cuando se puede dar por terminado

**En corto**

- Cuando nadie ha abierto el sistema antiguo en un mes.
- Cuando lo que caduca está todo aquí.
- Y cuando la respuesta a «¿dónde está esto?» ya no es «depende».

> [!NOTE]
> El archivo antiguo no hay por qué borrarlo. Puede quedarse en solo lectura todo el tiempo que queráis: lo que importa es que deje de recibir cosas nuevas, no que desaparezca.

**¿Puedo subirlo todo de golpe?**

Podéis, y a veces compensa. Pero traer lo que nadie mira solo entierra lo que sí importa.

**¿Cuánto dura la convivencia?**

Semanas si hay fecha de corte; indefinidamente si no la hay.

**¿Y si el equipo se resiste?**

Casi siempre es porque no encuentran algo. Mirad eso antes que insistir.

## Ejemplos

**Un equipo lleva cuatro meses con documentos en dos sitios y ya no sabe cuál es el bueno.**

- Fija fecha de corte y deja la carpeta antigua en solo lectura
- Sube primero lo que caduca este año

→ En tres semanas la pregunta «¿dónde está esto?» deja de tener dos respuestas.

**Durante seis meses conviven el sistema antiguo y el nuevo, y nadie sabe cuál mira.**

- Fija la fecha desde la que solo vale el nuevo
- Deja el antiguo en solo lectura
- Anuncia el corte a todo el equipo

→ Deja de haber dos verdades y nadie trabaja sobre el sitio equivocado.

**Un documento se sube al sistema antiguo por costumbre.**

- Cierra la entrada de documentos en el antiguo

→ Lo nuevo entra donde debe.

**Se busca en el nuevo y el documento está en el viejo.**

- Anota qué periodo cubre cada uno

→ Se sabe dónde buscar sin probar en los dos.

**El sistema antiguo se apaga con documentos que nadie migró.**

- Comprueba qué queda antes de apagar

→ No se pierde nada por el camino.

**Nadie decide cuándo se apaga el antiguo.**

- Pon fecha y responsable

→ El solape termina en lugar de eternizarse.