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actualizado: 2026-08-13
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# La limpieza de media hora al mes

_Lo que se degrada solo si nadie lo mira, y cómo arreglarlo sin dedicarle un proyecto._

**Responde a:** mantener ordenada la documentación · limpiar contactos duplicados · revisión periódica del sistema documental · por qué cada vez cuesta más encontrar las cosas

Un sistema documental no se estropea de golpe: se degrada. Cada mes entran contactos duplicados, expedientes que nadie cerró, plantillas que ya no se usan y avisos que van a gente que se fue. A los dos años, buscar cuesta el doble y nadie sabe por qué.

## Las cinco cosas que conviene mirar

1. **Expedientes parados hace más de tres meses** — O se retoman o se cierran. Dejarlos abiertos ensucia todos los recuentos.
2. **Contactos duplicados o sin actividad** — El mismo proveedor con tres fichas es la causa nº 1 de «no lo encuentro».
3. **Avisos que van a quien ya no está** — Los que nadie lee son peores que no tener avisos.
4. **Plantillas que ya no representan cómo trabajáis** — Una plantilla desactualizada se sigue usando, y por eso duele.
5. **Y accesos de gente de fuera** — La asesoría de hace dos años, el consultor del proyecto que acabó.

> [!IMPORTANT]
> La media hora se recupera el mismo mes. La causa más común de «esto va lento» o «no encuentro nada» no es el volumen: son los duplicados y lo que quedó abierto sin estarlo.

## Qué NO hay que hacer en esa media hora

| Tentación | Por qué no |
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| Reorganizar la estructura entera | Media hora no da para eso y lo dejaréis a medias |
| Borrar documentos antiguos | Ocupan poco y borrar es irreversible |
| Cambiar cómo trabaja el equipo | Eso no es limpieza, es un proyecto con su conversación |

> [!WARNING]
> Y sobre todo, no lo dejéis para «cuando haya un hueco». El hueco no llega, y la degradación es acumulativa: media hora al mes es trivial; ocho horas al año, cuando ya duele, cuesta convencer a alguien de que las dedique.

## Cómo saber que hace falta

**En corto**

- Alguien dice «pregúntale a X, que él sabe dónde está».
- Aparecen dos fichas del mismo proveedor en una búsqueda.
- Los avisos se ignoran porque «casi siempre son de cosas viejas».
- Y los informes salen con números que nadie se cree.

Cualquiera de las cuatro es señal de que la limpieza lleva tiempo sin hacerse. Las cuatro juntas, de que se hará igualmente, solo que en forma de incidente.

> [!NOTE]
> Conviene que la haga siempre la misma persona y a la misma hora del mes. No por burocracia: porque así se detecta la deriva comparando con el mes anterior, que es la parte que de verdad avisa.

**¿Y si somos muy pocos?**

Con más razón: la degradación no depende del tamaño y aquí no hay nadie que lo arregle por detrás.

**¿Se puede automatizar?**

Los avisos de lo que lleva parado, sí. Decidir qué se cierra, no.

**¿Media hora es realista?**

El primer mes no; a partir del segundo, sí.

## Ejemplos

**Un equipo se queja de que cada vez cuesta más encontrar las cosas.**

- Dedica media hora a duplicados, expedientes parados y accesos externos

→ Las búsquedas vuelven a dar un resultado y no tres, sin cambiar nada de cómo trabajan.

**En un año se acumulan cuarenta expedientes cerrados a medias y doce plantillas que nadie usa.**

- Reserva media hora al mes para revisar
- Cierra lo que ya solo espera confirmación
- Archiva las plantillas sin actividad

→ La lista de lo abierto vuelve a ser creíble y los indicadores dicen algo.

**Hay contactos duplicados de la misma empresa.**

- Unifica los duplicados en la revisión mensual

→ El proveedor recibe uno y no tres.

**Se acumulan documentos que superaron su plazo.**

- Revisa qué toca según la política

→ El archivo deja de crecer sin criterio.

**Hay accesos activos de gente que ya no está.**

- Cruza usuarios con altas y bajas

→ Las cuentas activas son las que deben.

**La limpieza se pospone porque nunca es urgente.**

- Ponla en el calendario como cualquier otra tarea

→ Se hace porque toca y no cuando molesta.