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nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TD-001, KB-CR-013]
citadoPor: [KB-TD-016]
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# Preparar la semana en quince minutos

_Cuatro miradas el lunes que evitan las urgencias del jueves._

**Responde a:** organizar la semana de trabajo documental · qué revisar cada lunes · evitar urgencias de última hora · rutina semanal de seguimiento

El día a día se lleva mirando la bandeja, y eso basta para reaccionar. Lo que evita las urgencias es otra cosa: un rato fijo a la semana mirando lo que **todavía no** es urgente. Son cuatro miradas y caben en quince minutos.

## Las cuatro

1. **Qué vence en las próximas semanas** — No lo de esta semana, que ya lo sabéis: lo de dentro de tres o cuatro. Es lo único que da margen.
2. **Qué lleva más tiempo parado** — El expediente más antiguo sin movimiento. No el más urgente: el más viejo.
3. **Quién no ha contestado a la segunda** — Ahí deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión que tenéis que tomar.
4. **Y qué prometisteis la semana pasada** — La mirada que más credibilidad salva y la que nadie hace.

> [!IMPORTANT]
> La segunda es contraintuitiva y es la que más rinde. Lo urgente ya tiene quien lo empuje; lo que lleva seis semanas parado no lo empuja nadie, y es exactamente de donde salen las crisis del mes que viene. Mirad lo viejo, no lo ruidoso.

## Lo que NO cabe en esos quince minutos

| Esto no | Por qué |
| --- | --- |
| Revisar expediente por expediente | Si hace falta, el problema es de reparto, no de rutina |
| Rehacer plantillas o procesos | Es trabajo de otro día, con tiempo |
| Contestar todo lo que aparezca | Anotad y seguid: si contestáis, se convierte en una mañana |

> [!WARNING]
> El error que convierte esto en algo que se abandona en dos semanas es responder mientras se revisa. La revisión es para **decidir qué hay que hacer**, no para hacerlo. Anotad y cerrad; si algo no puede esperar dos horas, es que ya era urgente y estaba en la bandeja.

## Cuándo hacerlo

**En corto**

- El mismo día y a la misma hora, mejor lunes por la mañana.
- Antes de abrir el correo, no después.
- Y con la lista a mano, no de memoria.

Lo del lunes antes del correo no es una manía: en cuanto se abre la bandeja, la semana la marcan las urgencias de otros. Quince minutos antes es la única ventana en la que decidís vosotros.

> [!NOTE]
> Si sois dos o tres, hacedlo juntos: la mitad de los atascos se resuelven ahí mismo, porque casi siempre lo que uno tiene parado depende de algo que otro puede desbloquear en un minuto.

**¿Y si esa semana no da tiempo?**

Haced solo la primera y la cuarta: son las que más disgustos evitan.

**¿Hace falta apuntar algo?**

Lo que decidáis, sí. Lo que mirasteis, no.

**¿Sirve para un equipo grande?**

Sí, pero cada uno con su parcela; una revisión de veinte personas no es una revisión, es una reunión.

## Ejemplos

**Un responsable vive apagando fuegos y no entiende de dónde salen.**

- Reserva quince minutos el lunes y mira lo que vence en tres semanas y lo más antiguo parado

→ Al mes, las urgencias bajan porque las está viendo cuando todavía no lo eran.

**El lunes se va en reconstruir qué está pendiente y qué vence.**

- Abre la vista guardada de lo que espera acción
- Consulta lo que vence en los próximos quince días
- Reparte lo que haga falta antes de empezar

→ La semana empieza con un plan en quince minutos en lugar de con una mañana de revisión.

**Se planifica sin saber qué depende de terceros.**

- Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera

→ Lo que depende de otro se lanza primero.

**Se planifica el lunes lo que vencía el viernes anterior.**

- Consulta también lo que ya venció

→ Lo atrasado no se queda atrás otra semana.

**Cada persona planifica su parte y nadie ve el conjunto.**

- Comparte la vista del equipo

→ El reparto se decide con la foto completa.

**La planificación se hace y no se revisa hasta el lunes siguiente.**

- Consulta a mitad de semana lo que se ha desviado

→ La corrección llega a tiempo.