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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TD-016, KB-TL-012, KB-TD-011]
citadoPor: [KB-TD-006]
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# Cerrar bien un expediente

_Terminar el trabajo y cerrar el expediente son dos cosas distintas, y la segunda casi nadie la hace._

**Responde a:** cuándo se cierra un expediente · qué comprobar antes de cerrar · expedientes terminados que siguen abiertos · cerrar o dejar abierto

Casi todos los expedientes terminan sin cerrarse. El trabajo se acaba, la gente pasa a lo siguiente y el expediente se queda abierto para siempre — hasta que alguien cuenta los pendientes y sale una cifra que no significa nada.

## Lo que cuesta no cerrar

| Consecuencia | Cómo se nota |
| --- | --- |
| Los recuentos dejan de servir | «Tenemos ochenta abiertos» y cuarenta están hechos |
| Siguen saliendo recordatorios | A terceros que ya entregaron, y quedáis mal |
| Se revisa lo mismo cada semana | Alguien lo mira, ve que está bien y no lo cierra tampoco |
| Y lo que sí está parado se esconde | Entre los que solo parecen parados |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta es la que de verdad hace daño y la más difícil de ver. Si de ochenta expedientes abiertos cuarenta están terminados, los cinco que llevan meses bloqueados no destacan — se pierden entre el ruido. **Cerrar no es orden: es lo que hace visible el problema real.**

## Qué comprobar antes de cerrar

1. **Que no queden peticiones abiertas** — Es lo que sigue mandando recordatorios después de cerrar el trabajo.
2. **Que esté lo que hay que conservar** — Lo que el día de mañana os van a pedir de ese asunto.
3. **Que lo prometido esté cumplido o anotado** — Un compromiso pendiente en un expediente cerrado desaparece.
4. **Y que si hubo excepciones, estén cerradas** — Una excepción abierta en un expediente cerrado es la peor combinación.

> [!WARNING]
> El caso que conviene tratar aparte: el expediente que **no** se va a completar. No se cierra igual que uno terminado — se cierra diciendo por qué. «Cerrado sin completar: el proveedor no aportó el seguro y se decidió no trabajar con él» informa; cerrarlo sin más deja a quien lo mire dentro de dos años pensando que se os olvidó.

## Cuándo conviene dejarlo abierto

**En corto**

- Mientras haya algo que de verdad esperáis de alguien.
- Si hay un plazo vivo que aún puede moverse.
- Y si forma parte de algo mayor que sigue en marcha.

Fuera de esos tres casos, un expediente abierto no es una precaución: es ruido que hará que alguien no vea lo importante.

> [!NOTE]
> Cerrar no borra nada: el expediente sigue completo, buscable y con su histórico. Lo único que cambia es que deja de contarse entre lo que está en marcha y deja de generar avisos.

**¿Se puede reabrir?**

Sí, y es lo normal si aparece algo nuevo de ese asunto.

**¿Y si falta un documento menor?**

Decidid: o se pide y sigue abierto, o se cierra anotando que no se pidió.

**¿Quién debería cerrarlo?**

Quien lo llevaba. Si nadie lo llevaba, ese era el problema de fondo.

## Ejemplos

**Un equipo cuenta ochenta expedientes abiertos y no sabe cuáles importan.**

- Cierra los terminados y anota el motivo en los que no se completaron

→ Quedan doce abiertos de verdad, y los cinco parados de hace meses se ven a la primera.

**Un expediente se da por cerrado y dos meses después falta un documento.**

- Comprueba qué queda pendiente antes de cerrar
- Registra el motivo del cierre
- Anota si queda algo abierto a propósito

→ El cierre significa lo mismo para todo el equipo y se puede explicar meses después.

**Se cierra y siguen saliendo recordatorios.**

- Detén los procesos abiertos al cerrar

→ Nadie de fuera recibe peticiones de algo cerrado.

**Nadie sabe por qué se cerró un expediente sin completar.**

- Anota el motivo en el propio cierre

→ La decisión es explicable.

**El expediente se reabre y se pierde lo anterior.**

- Reabre en lugar de crear uno nuevo

→ El histórico se conserva.

**Los indicadores cuentan como abiertos expedientes muertos.**

- Cierra lo que ya no va a avanzar

→ Los números vuelven a decir algo.