--- id: KB-TL-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/pedir-documentos-con-trackline idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar modulo: trackline audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-PS-002, KB-TL-002, KB-TL-003] citadoPor: [KB-PS-001, KB-PS-002, KB-TL-002, KB-TL-003, KB-TL-004, KB-TL-005, KB-TL-006, KB-PR-001, KB-PR-002, KB-CS-001, KB-CS-002, KB-CR-001, KB-CR-002, KB-CR-003, KB-TL-014, KB-TL-019, KB-TL-028, KB-TL-015, KB-GL-011, KB-DI-001, KB-GL-001, KB-CF-002, KB-CF-006] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Qué es Trackline y cómo pedir documentos con él _Diseñas el proceso una vez, lo ejecutas cuantas veces quieras y la plataforma persigue por ti._ **Responde a:** cómo pido documentos a un proveedor · automatizar la petición de documentación a proveedores · cómo dejo de perseguir documentos por correo · qué es Trackline · crear un proceso de alta de proveedor Trackline sirve para pedirle documentos y datos a alguien —un proveedor, un cliente, un empleado, tu propio equipo— y no tener que estar encima. Tú defines qué hace falta, la plataforma lo pide, insiste si no llega, lee lo que llega y te avisa cuando el expediente está completo. **En corto** - Se separa el «proceso» (qué se pide siempre) de cada «expediente» (una ejecución concreta). - El proceso se diseña una vez; ejecutarlo después son dos clics. - Quien recibe la petición no necesita cuenta: abre un enlace y sube lo suyo. - Los recordatorios salen solos y paran en cuanto la persona entrega. - Cuando llega el documento, la lectura automática rellena los datos y tú confirmas. ## La idea: proceso y expediente son cosas distintas Esta es la única idea que hay que entender de Trackline, y todo lo demás sale de ella. Por un lado está el proceso —también llamado esquema—: la plantilla que dice qué documentos hacen falta para dar de alta a un proveedor, por ejemplo. Por otro lado está el expediente: lo que se crea cada vez que das de alta a un proveedor concreto. En el correo esas dos cosas van mezcladas y por eso cuesta tanto: cada alta se escribe otra vez desde cero. Aquí el proceso se diseña una vez y se ejecuta cien. | En qué se fija | Proceso (esquema) | Expediente | | --- | --- | --- | | Qué es | La plantilla de lo que se pide | Una ejecución concreta de esa plantilla | | Cuántos hay | Uno por tipo de trámite | Uno por proveedor, cliente o caso | | Cada cuánto se toca | Se diseña una vez y se retoca de vez en cuando | Se crea cada vez que hace falta | | Ejemplo | «Alta de proveedor» | «Alta de proveedor — Talleres Gómez» | ## Qué se puede pedir No solo archivos. Trackline distingue varios tipos de petición, y elegir bien el tipo es lo que evita tener que perseguir dos veces a la misma persona. | Tipo | Qué le pides | Cuándo conviene | | --- | --- | --- | | Documento | Que suba un archivo | El CIF, un certificado, una factura | | Datos | Que rellene un formulario, sin subir nada | Un número de cuenta, una fecha, una talla | | Documento + datos | Que suba el archivo y confirme unos campos | «Sube la factura y confírmame el importe» | | Entrega | Eres tú quien le manda algo a esa persona | Mandarle el contrato ya firmado | | Validación | Que apruebe o rechace, sin entregar nada | Que el responsable dé el visto bueno | _Si necesitas el archivo Y el dato, pídelos juntos en una sola solicitud: si los separas, la persona recibe dos avisos._ ## Cómo se crea un proceso, paso a paso 1. **Entra en Trackline → Esquemas → Nuevo esquema** — Ponle un nombre que reconozcas dentro de seis meses. «Alta de proveedor» es mejor que «Proceso 1». 2. **Crea la primera fase** — Una fase es un bloque de cosas que se piden a la vez. Por ejemplo «Documentación fiscal». 3. **Añade dentro las solicitudes** — Cada solicitud es una cosa que pides: un documento, unos datos o las dos juntas. Ponle un título claro, porque es lo que va a leer la persona de fuera. 4. **Di a quién se le pide cada una** — Puede ser alguien de fuera (con su correo o su teléfono), alguien de tu equipo, o tú mismo si eres quien lo sube. 5. **Marca cuáles son obligatorias** — El expediente no se da por completo hasta que estén todas las obligatorias. Las demás son deseables pero no bloquean. 6. **Añade las fases siguientes si las hay, y guarda** — No hay límite de fases. Al guardar, el esquema queda listo para ejecutarse tantas veces como quieras. > [!NOTE] > Si te da pereza montarlo a mano: escribe en lenguaje normal lo que necesitas («quiero pedir a mis proveedores el CIF, el certificado de estar al corriente y el seguro») y la plataforma te propone el esquema entero, con sus fases y solicitudes. Luego lo editas. ## Qué pasa cuando lo ejecutas **Un proceso de tres fases** — Las fases se abren en orden: la segunda no arranca hasta que la primera está completa. Dentro de cada fase, todas las solicitudes salen a la vez. Al ejecutar el esquema se crea un expediente y salen los avisos de la primera fase. Cada persona recibe un enlace propio —por correo, SMS o WhatsApp, según lo que tengas de ella— y sube lo suyo sin registrarse en ningún sitio. Tú ves en todo momento qué ha llegado y qué falta. Cuando llega un documento, la lectura automática lo abre, saca los datos que pediste y los rellena. Tú los revisas y confirmas. Cuando todas las solicitudes obligatorias de una fase están cerradas, se abre la siguiente sola. > [!WARNING] > La lectura automática propone, no decide. Cada campo viene con su nivel de confianza y la última palabra es siempre tuya: si algo se ha leído mal, lo corriges y queda registrado que lo corregiste tú. ## Errores típicos al empezar - Meterlo todo en una sola fase. Si pides doce documentos de golpe, la persona se agobia y no entrega ninguno. Reparte por bloques con sentido. - Marcar todo como obligatorio. Si el 80 % lo es de verdad, el expediente se queda bloqueado por el 20 % que no importaba. - Títulos de solicitud escritos para ti y no para quien recibe. «Doc. 3» no le dice nada a un proveedor; «Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social» sí. - Crear un esquema por cliente. El esquema es la plantilla: si haces uno por cliente, has vuelto al correo. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo cambiar un expediente que ya está en marcha?** Sí. Se pueden añadir solicitudes, añadir participantes e incluso añadir una fase nueva con el expediente en curso. Los cambios afectan a ese expediente, no a la plantilla. **Si cambio el esquema, ¿cambian los expedientes que ya había?** No. Cada expediente se queda con la versión del esquema con la que se creó. Cambiar la plantilla solo afecta a los expedientes que crees a partir de entonces. **¿Puedo reutilizar un esquema parecido sin partir de cero?** Sí: duplica el que ya tienes y edita la copia. Queda como un esquema independiente y el original no se toca. Es lo habitual cuando necesitas una variante por sector o por país. **¿Por qué canal le llega el aviso a la persona?** Por los que tengas configurados para ella: correo, SMS o WhatsApp. Si tienes varios, se puede avisar por más de uno. **¿Y si la persona no tiene correo, solo teléfono?** Funciona igual. El enlace se le manda por SMS o WhatsApp y lo abre en el móvil, donde además puede hacer una foto del documento en vez de subir un archivo. ## Ejemplos **Una constructora contrata a una subcontrata y no puede dejarla entrar en obra sin la documentación de prevención al día.** - Diseña el esquema «Alta de subcontrata» con tres fases: empresa, trabajadores y maquinaria - Lo ejecuta al contratar, eligiendo la carpeta de la obra - Deja que la plataforma reclame lo que falta hasta que el expediente está completo → El día de la visita de inspección, el expediente de esa subcontrata está entero y con fecha de cada entrega. **Cada alta de proveedor se pide a mano por correo.** - Diseña el proceso una vez y lo lanza por proveedor → La segunda alta cuesta dos minutos en lugar de media hora. **Nadie sabe qué proveedores tienen la documentación completa.** - Consulta el estado de todos a la vez → Se actúa sobre los que fallan y no sobre los cien. **Perseguir a los que faltan ocupa una mañana a la semana.** - Deja que los recordatorios salgan solos → La mañana se recupera y las entregas llegan igual. **Un cliente pide justificar qué se pidió y cuándo.** - Consulta el rastro del expediente → La respuesta sale del propio expediente. **Cada persona pide documentos con su propia lista.** - Comparte una plantilla única → Todos piden lo mismo y el proveedor recibe un mensaje coherente.