--- id: KB-TL-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/fases-como-ordenar-lo-que-pides idioma: es categoria: trackline subcategoria: procesos modulo: trackline audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-003, KB-TL-004] citadoPor: [KB-TL-001, KB-TL-003, KB-TL-007, KB-TL-011, KB-TL-030] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Fases: cómo ordenar lo que pides _Cuándo conviene partir un proceso en fases, cuándo no, y qué hace que una fase se abra sola._ **Responde a:** cómo ordeno lo que pido por fases · cuándo crear una fase nueva en Trackline · por qué no se abre la siguiente fase · proceso documental por etapas Una fase es un grupo de cosas que se piden a la vez. Existen por una razón muy concreta: hay peticiones que no tienen sentido hasta que otra se ha resuelto. No puedes pedirle a alguien que firme el contrato antes de saber si su documentación estaba bien. **En corto** - Dentro de una fase, todo sale a la vez y se persigue en paralelo. - Entre fases hay orden: la siguiente no se abre hasta que la anterior está completa. - «Completa» significa que están cerradas todas las solicitudes obligatorias, no todas. - Si dos cosas se pueden pedir a la vez, van en la misma fase. Partirlas solo alarga el proceso. ## Cuándo hace falta una fase nueva La regla práctica es preguntarse: ¿esto que voy a pedir depende de algo que todavía no tengo? Si la respuesta es sí, va en una fase posterior. Si es no, va en la misma. | Situación | ¿Fase nueva? | Por qué | | --- | --- | --- | | Pedir el CIF y el certificado de la Seguridad Social | No | Son independientes: la persona los puede mandar juntos | | Revisar la documentación y luego firmar el contrato | Sí | No se firma hasta que la revisión ha salido bien | | Pedirle algo al proveedor y luego que lo apruebe tu equipo | Sí | Tu equipo no puede aprobar lo que aún no ha llegado | | Pedir tres documentos a tres personas distintas | No | Van en paralelo; cada uno sigue su ritmo dentro de la misma fase | > [!WARNING] > Cada fase de más es una espera de más. Si partes en cinco fases algo que podía ir en dos, el expediente tarda semanas más en cerrarse aunque nadie se retrase. ## Qué significa que una fase esté completa Una fase se da por completa cuando están cerradas todas sus solicitudes marcadas como obligatorias. Las que no lo son pueden quedarse pendientes sin bloquear nada: siguen ahí, visibles, y se pueden entregar más tarde. En cuanto la fase se completa, la siguiente se abre sola y salen sus avisos. No hay que pulsar nada, aunque también puedes lanzarla a mano si quieres adelantarte. ## Cambiar las fases con el expediente en marcha Se puede. Si a mitad de un alta descubres que necesitas un documento que no habías previsto, lo añades a la fase en curso o creas una fase nueva, y a esa persona le llega el aviso sin tener que empezar de cero. El cambio afecta solo a ese expediente; la plantilla se queda como estaba. ## Preguntas frecuentes **¿Cuántas fases puede tener un proceso?** No hay límite técnico. En la práctica, más de cuatro o cinco suele indicar que se está modelando demasiado fino y conviene juntar. **¿Puedo saltarme una fase?** Puedes lanzar la siguiente a mano sin esperar a que la anterior se cierre, si la situación lo pide. Queda registrado que se adelantó y quién lo hizo. **¿Y si una persona de la fase 1 nunca entrega?** El expediente se queda esperando en esa fase y tú lo ves en la lista de lo que está atascado. Puedes reasignar la solicitud a otra persona, marcarla como no obligatoria o cancelarla. **¿Todas las personas de una fase se enteran a la vez?** Sí. Al abrirse la fase salen todos sus avisos a la vez, cada uno a su destinatario y por su canal. ## Ejemplos **Un despacho legal monta una due diligence y quiere que la revisión no empiece hasta tener toda la documentación societaria.** - Fase 1: escrituras, poderes y cuentas anuales, todo a la vez al cliente - Fase 2: informe de riesgo, asignado al equipo interno - Fase 3: firma del acuerdo → El equipo interno no recibe ningún aviso hasta que la fase 1 está completa, así que nadie empieza a revisar un expediente a medias. **Se piden doce documentos de golpe y no llega ninguno.** - Reparte en fases y abre primero lo imprescindible → La primera fase se completa y el resto avanza detrás. **Una fase depende de que se apruebe la anterior.** - Configura la apertura automática al cerrarse la previa → Nadie tiene que acordarse de abrir la siguiente. **El proveedor recibe peticiones que aún no puede atender.** - Ordena las fases por lo que de verdad depende de qué → Cada momento pide solo lo que ya es posible. **Se parte en fases un proceso de tres documentos.** - Lo deja en una sola fase → Las fases se usan donde aportan y no por costumbre. **Una fase lleva semanas abierta y nadie lo nota.** - Revisa qué fases llevan demasiado tiempo → El atasco aparece sin buscarlo.