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categoria: trackline
subcategoria: plantillas
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actualizado: 2026-08-13
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# Cinco errores al diseñar una plantilla

_Los fallos que hacen que un proceso bien pensado no funcione en la práctica._

**Responde a:** por qué no me entregan los documentos · cómo diseñar bien un proceso de trackline · buenas prácticas plantillas trackline · el expediente se queda bloqueado

Un proceso puede estar bien pensado y aun así no funcionar, y casi siempre es por una de estas cinco cosas. Todas se arreglan en cinco minutos si se detectan.

**En corto**

- Pedir todo de golpe hace que no entreguen nada.
- Marcar todo obligatorio bloquea el expediente por lo que no importaba.
- Los títulos los lee alguien de fuera, no tú.

## 1. Todo en una sola fase

Doce documentos de golpe agobian. La persona abre el enlace, ve la lista y lo deja para luego. Repartir en bloques con sentido —empresa, personas, maquinaria— multiplica la entrega.

## 2. Todo marcado como obligatorio

Si el 80 % lo es de verdad, el expediente acaba bloqueado por el 20 % que no importaba. Obligatorio es lo que impide seguir, no lo que estaría bien tener.

## 3. Títulos escritos para ti

«Doc 3» o «Cert. SS» no significan nada para un proveedor. El título de la solicitud es lo primero que lee, y decide si entiende qué le pides.

## 4. Un esquema por cliente

La plantilla es lo que se repite. Si creas una por cliente has vuelto al correo, solo que con más pasos.

## 5. Olvidar la caducidad

Un certificado de estar al corriente vale tres meses. Sin fecha de vencimiento, el expediente parece completo el año siguiente y no lo está.

> [!NOTE]
> Si un proceso lleva semanas sin cerrarse, repasa estos cinco antes de tocar nada más: cuatro de cada cinco veces está aquí.

**¿Cuántas solicitudes por fase son razonables?**

Entre tres y seis suele funcionar. Más de ocho en una sola fase baja la entrega de forma clara.

**¿Puedo cambiar esto con el proceso en marcha?**

Sí, sobre el expediente concreto. La plantilla se corrige aparte, para los siguientes.

## Ejemplos

**Un alta de subcontrata lleva tres semanas abierta y solo han entregado dos documentos de once.**

- Reparte los once en tres fases
- Deja obligatorios solo los seis que impiden entrar a obra
- Reescribe los títulos con el nombre completo del documento

→ La siguiente subcontrata entrega los seis obligatorios en cuatro días.

**La plantilla pide documentos que nadie mira.**

- Revisa qué se usa de verdad y quita el resto

→ El proveedor entrega antes porque le piden menos.

**Los documentos se llaman con siglas internas.**

- Usa nombres que entienda quien está fuera

→ Bajan las preguntas y suben las entregas correctas.

**No se distingue lo obligatorio de lo opcional.**

- Marca cada documento según corresponda

→ El proveedor prioriza lo que de verdad bloquea.

**No se explica para qué hace falta cada documento.**

- Añade una línea de contexto por documento

→ Se contesta sin llamadas previas.

**Se copia el circuito de papel con sus pasos muertos.**

- Quita los pasos que existían solo por el papel

→ El proceso nuevo es más corto que el que sustituye.