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actualizado: 2026-08-13
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# Aprobar o rechazar lo que entregan

_Que entreguen no significa que valga. Cómo se revisa sin frenarlo todo._

**Responde a:** revisar los documentos que entrega un proveedor · rechazar un documento y pedir otro · aprobar documentación recibida · el documento entregado no sirve

Un proveedor sube un certificado caducado, o la póliza de otra empresa del grupo, o una captura de pantalla en vez del documento. Entregado, sí; válido, no. La aprobación es lo que separa las dos cosas.

**En corto**

- Rechazar dice qué falla y vuelve a pedirlo, en un paso.
- El expediente no se da por completo con lo rechazado dentro.
- Quien aprueba no tiene que ser quien pidió.

## Cómo se rechaza bien

1. **Di qué falla, concreto** — «Caducó en marzo» o «es de otra sociedad» se corrige a la primera. «No es válido» genera tres correos.
2. **Deja el original** — No se borra: queda como intento, con su fecha. Es lo que demuestra que se pidió a tiempo.
3. **La petición se reabre sola** — El tercero recibe el aviso con tu motivo y el mismo enlace de siempre.

| Lo que suele fallar | Qué escribir al rechazar |
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| Certificado caducado | «Caducó el 12/03; hace falta uno vigente» |
| Documento de otra sociedad | «Es de la matriz; hace falta el de la empresa que factura» |
| Foto ilegible | «No se lee el número; hace falta un escaneo» |
| Documento incompleto | «Faltan las páginas 3 y 4» |

> [!WARNING]
> Revisar todo a mano no escala. Deja la aprobación manual para lo que de verdad la necesita —seguros, titulaciones— y que lo demás se dé por bueno al entregarse.

> [!NOTE]
> Si rechazas el mismo tipo de documento a mucha gente, el problema está en cómo lo pides. Cambia el título de la solicitud antes que seguir rechazando.

**¿Se entera el que entregó?**

Sí, con el motivo que escribas.

**¿Puedo aprobar con reservas?**

Puedes aprobarlo y dejar una nota; el expediente avanza y la nota queda.

**¿Quién puede aprobar?**

Quien tenga ese permiso. Suele convenir que no sea la misma persona que pide.

## Ejemplos

**Cuatro proveedores mandan el seguro de la matriz en lugar del de la empresa que factura.**

- Los rechaza indicando exactamente eso
- Cambia el título de la solicitud a «Seguro de la sociedad que emite las facturas»

→ Los cuatro corrigen a la primera y deja de pasar con los siguientes.

**Se aprueba todo lo que llega sin mirarlo.**

- Revisa al menos vigencia y que sea el documento pedido

→ El expediente completo significa algo.

**Se rechaza sin explicar el motivo.**

- Indica qué falta exactamente

→ El segundo intento llega bien.

**La revisión se acumula y frena todo.**

- Reparte la revisión entre quienes pueden hacerla

→ El cuello de botella deja de estar en una persona.

**Se aprueba un documento caducado sin darse cuenta.**

- Comprueba la fecha antes de aprobar

→ El aviso de vencimiento sigue siendo cierto.

**Nadie sabe qué está pendiente de revisar.**

- Consulta la lista de entregas por revisar

→ La revisión deja de depender de acordarse.