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categoria: trackline
subcategoria: plantillas
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TL-005, KB-TL-006, KB-TL-015]
citadoPor: [KB-GL-019, KB-TL-030]
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# ¿Una plantilla para todos o una por cliente?

_La decisión que determina si dentro de un año tenéis tres plantillas o cuarenta._

**Responde a:** cuántas plantillas de proceso necesito · plantilla distinta por cliente · mantener muchas plantillas · simplificar los procesos que tenemos

Al principio se monta una plantilla. Luego llega un cliente que pide algo distinto y se duplica «solo para él». Un año después hay cuarenta plantillas parecidas, nadie sabe cuál usar y cambiar una cosa exige tocar cuarenta.

## La regla que evita la proliferación

> [!IMPORTANT]
> **Duplicad la plantilla solo cuando cambien los pasos, no cuando cambie lo que se pide dentro de un paso.** Si el proceso es el mismo y lo único que varía es la lista de documentos, no hacen falta dos plantillas.

## Cuándo sí hace falta otra

| Situación | ¿Plantilla nueva? | Por qué |
| --- | --- | --- |
| El orden de las fases es distinto | Sí | Es otro proceso, aunque se parezca |
| Hay un paso de aprobación que en el otro no existe | Sí | Cambia quién interviene |
| Se piden dos documentos más | No | Misma secuencia, distinto contenido |
| Es para otro país con otros nombres | Depende | Si solo cambian los textos, no |

## Cómo se sabe que hay demasiadas

**En corto**

- Alguien pregunta cuál usar y la respuesta empieza por «depende de…».
- Hay dos con nombres casi idénticos y nadie recuerda la diferencia.
- Un cambio normativo obliga a editar más de cinco.
- Y hay plantillas que nadie ha usado en seis meses.

> [!WARNING]
> La cuarta es la más fácil de arreglar y la que menos se mira: una plantilla sin uso en seis meses o se retira o se marca. Dejarla ahí garantiza que alguien la use por error justo cuando importe.

## La limpieza, cuando ya ha pasado

1. **Listadlas por uso real** — Cuántos expedientes lanzados en el último año con cada una.
2. **Agrupad las que comparten secuencia** — Suelen quedar tres o cuatro familias, no cuarenta casos únicos.
3. **Quedaos con una por familia** — Con la variación dentro, no como plantilla aparte.
4. **Y retirad lo que no se usa, sin borrar los expedientes** — Los expedientes lanzados con ella siguen existiendo; lo que se retira es la plantilla.

> [!NOTE]
> Que la IA prepare un borrador de proceso ayuda a arrancar, pero no sustituye esta decisión: puede generar cuarenta plantillas correctas igual de rápido que tres, y el problema no era escribirlas.

**¿Y si un cliente exige su propio circuito?**

Entonces sí es otro proceso: cambia quién interviene y en qué orden.

**¿Puedo cambiar una plantilla con expedientes en marcha?**

Sí, y los que ya estaban lanzados siguen con la versión con la que salieron.

**¿Cuántas son razonables?**

Menos de las que tenéis, casi siempre. Una por familia de proceso.

## Ejemplos

**Una empresa acumula treinta y una plantillas de alta de proveedor.**

- Las agrupa por secuencia y encuentra tres familias
- Deja tres plantillas con la variación dentro

→ Un cambio normativo se aplica editando tres plantillas en lugar de treinta y una.

**Se crea una plantilla por cliente y ya hay veinte.**

- Unifica en una y marca lo específico como opcional

→ Las mejoras llegan a todos a la vez.

**Un cliente exige un documento que ningún otro pide.**

- Crea una variante solo para ese caso

→ La excepción no contamina la plantilla general.

**Nadie sabe qué plantilla corresponde a un cliente nuevo.**

- Nombra las plantillas por el tipo de caso

→ La elección es obvia.

**Una mejora se aplica a tres plantillas y a las otras no.**

- Reduce el número de plantillas antes de mejorar

→ El mantenimiento deja de multiplicarse.

**Se duplica para un cambio de una sola línea.**

- Usa un campo opcional en lugar de una copia

→ La lista de plantillas no crece por cada matiz.