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actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TL-010, KB-ET-018, KB-TL-016]
citadoPor: [KB-TL-003]
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# Cambiar de persona a mitad de un expediente

_El interlocutor se va, cambia de puesto o se pone de baja, y el expediente sigue vivo con la mitad entregada._

**Responde a:** cambiar el contacto de un expediente en marcha · la persona del proveedor ya no está · reenviar a otra persona lo que falta · quien nos atendía se ha ido

Pasa en cualquier proceso que dure más de dos semanas: la persona que estaba aportando la documentación desaparece del mapa. Y el expediente no se para por eso — sigue con lo que ya entregó y con lo que falta, que ahora tiene que entregar otro.

## Qué se queda y qué cambia

| Elemento | Qué pasa al cambiar de persona |
| --- | --- |
| Lo ya aportado | Se queda, con el nombre de quien lo aportó |
| Lo que falta | Pasa a la persona nueva |
| El histórico de lo hablado | Se conserva: es lo que explica dónde estabais |
| Los enlaces enviados al anterior | Siguen existiendo mientras no se retiren |

> [!IMPORTANT]
> La cuarta fila es la que se pasa por alto y tiene consecuencias reales: **reenviar el enlace al nuevo no desactiva el que tenía el anterior**. Son dos accesos vivos al mismo expediente, y el del que se fue está en un buzón que puede heredar otra persona o que él conserva si el correo era personal. Cambiar de participante no es «mandarle el enlace al nuevo»: es dar acceso a uno y retirárselo al otro, dos gestos distintos que casi siempre se hacen a medias.

## El cambio, en orden

1. **Confirmar con la empresa quién asume ahora** — No lo deis por hecho porque alguien conteste un correo.
2. **Dar de alta a la persona nueva en el expediente** — Con su dirección real, no la genérica de la empresa.
3. **Retirar el acceso del anterior** — Es el paso que se olvida, y el único irreversible si no se hace.
4. **Y resumirle en dos líneas dónde está la cosa** — Lo entregado, lo que falta y para cuándo: ahorra una semana.

> [!WARNING]
> Lo que más retrasa estos cambios no es el trámite: **es que la persona nueva no sabe qué se pidió ni por qué**. Hereda una lista de documentos sin contexto y empieza preguntando cosas que ya se hablaron hace un mes. Dos líneas de resumen al darle acceso valen más que cualquier recordatorio posterior — y si el histórico está en el expediente y no en el correo del que se fue, esas dos líneas se escriben solas.

## Cuando el que cambia es de los vuestros

**En corto**

- El expediente pasa a otra persona del equipo, y eso se anota.
- Lo aportado sigue diciendo quién lo pidió y quién lo aprobó entonces.
- Y conviene avisar al tercero de que su interlocutor ha cambiado: si no, escribe al que se fue.

> [!NOTE]
> Si el cambio ocurre porque la persona ha dejado la empresa, comprobad también los envíos programados y los recordatorios que salgan a su nombre: son los que siguen llegando semanas después.

**¿Hay que volver a pedir lo ya entregado?**

No: lo entregado es válido, lo aportó quien podía aportarlo entonces.

**¿Y si vuelve la persona anterior?**

Se le vuelve a dar acceso; el histórico no se ha movido.

**¿Puedo tener a las dos a la vez?**

Sí, durante el relevo, y conviene: después se retira una.

## Ejemplos

**Una empresa manda el enlace al nuevo contacto de un proveedor y da el cambio por hecho.**

- Da de alta al nuevo, retira el acceso del anterior y le resume en dos líneas dónde está la cosa

→ El expediente avanza sin repetir lo hablado y sin un acceso vivo en un buzón que ya no controla nadie.

**El interlocutor se va con el expediente a medias.**

- Cambia el contacto y reenvía lo pendiente

→ Lo entregado se conserva y solo se pide lo que falta.

**El nuevo contacto no sabe qué se había entregado.**

- Le enseña el estado del expediente

→ Se pone al día sin llamar a su antecesor.

**Los recordatorios siguen yendo a quien ya no está.**

- Actualiza el destinatario en el expediente

→ Los avisos llegan a alguien que puede actuar.

**Se abre un expediente nuevo con la persona nueva.**

- Continúa el existente cambiando el contacto

→ No se pierde el histórico ni se pide dos veces.

**Nadie sabe quién es el nuevo interlocutor.**

- Pregunta al contacto de la empresa antes de reclamar

→ La petición llega a la persona correcta a la primera.