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idioma: es
categoria: trackline
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TL-003, KB-PR-017]
citadoPor: [KB-TL-023, KB-PR-028, KB-PR-030]
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# No entiendo qué documento me piden

_Preguntadlo. Se tarda un minuto y evita mandar el papel equivocado, que es lo que de verdad retrasa todo._

**Responde a:** no se que documento me estan pidiendo · me piden un certificado y no se cual es · que significa lo que me piden · no entiendo la peticion de documentos

**Preguntad antes de mandar nada.** Mandar «algo que se parece» es lo que convierte una petición de dos días en una de tres semanas: se revisa, se rechaza, se vuelve a pedir y para entonces ya nadie se acuerda de qué iba. Nadie os va a juzgar por preguntar qué es exactamente lo que quieren.

## Por qué no lo entendéis (casi nunca es culpa vuestra)

| Lo que pasa | Qué hacer |
| --- | --- |
| Lo llaman por un nombre interno suyo | Pedid un ejemplo o para qué lo necesitan |
| El mismo papel tiene tres nombres según el sector | Describid el que tenéis y preguntad si vale |
| Piden algo que en vuestro caso no existe | Decidlo: es información útil para ellos |
| Lo pide alguien que copió la lista de otro sitio | Pasa más de lo que parece. Preguntad igual |

> [!IMPORTANT]
> **Decir «no tengo eso» o «eso no me aplica» es una respuesta válida y os quita el problema de encima.** Lo que bloquea un expediente durante semanas no es la falta de un documento: es el silencio. En cuanto lo decís, la pelota pasa a su tejado — o lo sustituyen por otra cosa, o lo quitan de la lista, o os explican por qué sí os aplica.

## Cómo preguntar para que os contesten rápido

1. **Decid qué tenéis, con su nombre exacto** — «Tengo un certificado de X emitido por Y en marzo» adelanta más que «no sé cuál queréis».
2. **Preguntad para qué lo necesitan** — Con eso normalmente deducís vosotros cuál es.
3. **Y preguntad por el enlace o respondiendo a quien os lo mandó** — Así queda junto a la petición y no se pierde en un correo aparte.

> [!WARNING]
> Un detalle que ahorra vueltas: **si tenéis varios documentos parecidos, mandad el que os pidan, no los tres**. Adjuntar todo «por si acaso» parece útil y hace lo contrario: quien revisa tiene que decidir cuál vale, se equivoca, y además acabáis dándole documentos que no necesitaba y que ahora tiene que guardar.

**¿Puedo mandar algo parecido y que ellos elijan?**

Es lo que más retrasa. Preguntad primero, es más rápido.

**¿Y si no tengo ese documento?**

Decidlo. Es una respuesta, y desbloquea.

**¿A quién pregunto?**

A quien os mandó la petición: su nombre viene en el mensaje.

## Ejemplos

**Os piden «el certificado de calidad» y tenéis tres documentos que podrían serlo.**

- Escribe qué tres tiene, con nombre y fecha, y pregunta cuál quieren

→ Se manda el correcto a la primera en vez de los tres y una ronda de rechazo.

**Os piden un documento que en vuestra actividad no existe.**

- Contesta «esto no me aplica y este es el motivo» en vez de dejarlo en blanco

→ El expediente avanza porque la petición se corrige, en vez de quedarse parado esperando.

**Se manda un documento parecido por no preguntar.**

- Pregunta qué documento exactamente antes de subir

→ Se evita una vuelta entera de rechazo y reenvío.

**El nombre del documento usa jerga del cliente.**

- Pide que lo describan con otras palabras

→ Se identifica el documento correcto.

**Se piden varios y uno no está claro.**

- Sube los claros y pregunta por el otro

→ El expediente avanza mientras se aclara la duda.

**El documento pedido no existe en su empresa.**

- Lo dice y propone el equivalente

→ El cliente decide con información real.