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id: KB-TZ-003
url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/cuanto-tiempo-guardar-los-documentos
idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: administrador
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-001, KB-AD-003]
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# Cuánto tiempo guardar los documentos

_Guardar de más también tiene coste, y no es el del almacenamiento._

**Responde a:** cuánto tiempo hay que conservar los documentos · política de retención de datos · borrar documentos antiguos rgpd · obligación de conservar contratos

Guardarlo todo para siempre parece lo prudente y no lo es: cuantos más datos personales conservas sin motivo, mayor es el daño si algún día hay un problema, y menos defendible es tenerlos. La regla es guardar lo que hay que guardar, el tiempo que haya que guardarlo.

**En corto**

- El plazo lo marca para qué sirve el documento, no el espacio que ocupa.
- Los datos personales sin motivo para estar ahí son un riesgo, no un activo.
- La política se define una vez y se aplica sola.

## Órdenes de magnitud

| Tipo de documento | Suele conservarse |
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| Contratos y sus anexos | Mientras dure la relación, más el plazo de reclamación |
| Documentación fiscal | Lo que marque vuestra normativa fiscal |
| Documentos de identidad de terceros | Lo mínimo imprescindible; muchas veces basta con verificarlos y no guardarlos |
| Evidencias de firma | Mientras el documento firmado tenga efectos |

_Los plazos concretos dependen de vuestro país y sector: esto es el criterio, no la tabla legal._

> [!IMPORTANT]
> Esto no es asesoramiento legal. Los plazos exactos los fija vuestra normativa y vuestro asesor; lo que la plataforma hace es aplicar lo que decidáis, de forma consistente y registrada.

## Lo que pasa al cumplirse el plazo

Lo previsto en vuestra política: se elimina, o se archiva sin datos personales. En ambos casos queda constancia de que se aplicó la regla, que es lo que hay que poder enseñar.

> [!WARNING]
> Si alguien ejerce su derecho a que se borren sus datos, eso convive con las obligaciones de conservación: hay documentos que hay que guardar por ley aunque la persona pida borrarlos. La política es lo que resuelve el conflicto de antemano en vez de caso por caso.

**¿Se puede tener plazos distintos por tipo?**

Sí, y es lo razonable.

**¿Se avisa antes de eliminar?**

Se puede configurar un aviso previo.

**¿Y si hay un litigio en curso?**

Se suspende la eliminación de lo afectado. Borrar algo relevante para un litigio en marcha es un problema serio.

## Ejemplos

**Una empresa guarda copias de DNI de candidatos desde hace ocho años.**

- Define que solo se conservan los de quien se incorporó
- Aplica la política a lo antiguo

→ Deja de custodiar miles de documentos de identidad que no tenía motivo para tener.

**Se conserva todo indefinidamente por si acaso.**

- Aplica una política de conservación por tipo

→ Se conserva lo que tiene motivo y plazo.

**Se borra algo que hacía falta años después.**

- Fija los plazos con el asesor antes de borrar

→ El borrado deja de ser una apuesta.

**Nadie sabe cuánto se guarda cada tipo de documento.**

- Consulta la política aplicada

→ La decisión se toma una vez y se aplica sola.

**Un cliente pregunta cuánto tiempo guardáis lo suyo.**

- Responde con la política escrita

→ La respuesta es concreta.

**El archivo crece sin criterio.**

- Revisa qué ha superado su plazo

→ El archivo deja de crecer sin control.