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url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/que-queda-registrado-de-lo-que-hago
idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: basico
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-002, KB-GL-014, KB-TZ-020]
citadoPor: [KB-TZ-007, KB-TZ-009, KB-TZ-010]
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# Qué queda registrado

_Todo lo que toca un documento deja rastro, y eso juega a vuestro favor._

**Responde a:** qué acciones quedan registradas · se guarda quién abre un documento · hay registro de lo que hago · me están vigilando en la plataforma

Casi todo lo que ocurre alrededor de un documento se registra: quién lo subió, quién lo abrió, quién lo aprobó, quién lo descargó y cuándo. Suena a vigilancia y no lo es: es lo que permite responder preguntas que de otro modo serían la palabra de uno contra la de otro.

## Qué se registra

| Momento | Qué queda |
| --- | --- |
| Subida | Quién y cuándo |
| Envío | A quién, por qué canal, si llegó y si se abrió |
| Aprobación o rechazo | Quién decidió, cuándo y con qué motivo |
| Descarga o consulta | Quién accedió y cuándo |
| Cambio de un dato | El valor anterior, el nuevo y quién lo cambió |

## Para qué sirve, en la práctica

- Cerrar un «no nos avisasteis» con una fecha en lugar de con una discusión.
- Enseñar a un auditor que el control se aplicó de verdad, no solo sobre el papel.
- Saber quién puede responder una duda sobre un expediente de hace dos años.

> [!IMPORTANT]
> El registro no se puede editar, tampoco por un administrador. Es lo que le da valor: un registro que alguien pudiera retocar no probaría nada, porque quien lo retocaría es justo quien tendría motivo.

> [!WARNING]
> Que quede registrado quién descarga qué es también una protección para vosotros mismos: si un día sale un documento de donde no debía, la pregunta tiene respuesta.

> [!NOTE]
> Nada de esto se activa: existe desde el primer día. Lo único que hay que decidir es cuánto tiempo se conserva, que va en vuestra política.

**¿Puede alguien borrar su rastro?**

No.

**¿Ve el registro todo el mundo?**

No, solo quien administra. Es información sensible sobre personas del equipo.

**¿Se registra lo que hace un tercero?**

Sí: cuándo abrió su enlace, qué entregó y cuándo firmó.

## Ejemplos

**Nadie recuerda quién aprobó un certificado que resultó estar caducado.**

- Se mira el registro del expediente

→ Consta quién lo aprobó y cuándo; se corrige el criterio en lugar de buscar culpables a ciegas.

**Nadie sabe qué queda registrado de cada acción.**

- Consulta el registro de un caso real

→ Se sabe con qué se cuenta.

**Se afirma algo que el registro no respalda.**

- Comprueba antes qué consta

→ Se afirma lo que se puede demostrar.

**Un cliente pregunta qué se guarda de su actividad.**

- Le explica qué campos componen el registro

→ La respuesta es concreta y verificable.

**Se busca una acción concreta en el histórico.**

- Filtra por fecha, usuario o expediente

→ Se encuentra sin recorrer todo.

**Se teme que el registro se pueda alterar.**

- Comprueba que las entradas no se editan

→ El valor está en que nadie pueda corregirlo.