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idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: administrador
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-003, KB-GL-013]
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# Cuando alguien pide que borres sus datos

_Qué se puede borrar, qué hay que conservar y por qué eso no es una contradicción._

**Responde a:** un empleado pide que borre sus datos · derecho de supresión rgpd qué hago · borrar los datos de un proveedor · puedo borrar un documento firmado

Llega la petición y la reacción instintiva es una de dos: borrarlo todo deprisa, o no borrar nada por miedo. Las dos son malas. La respuesta correcta separa lo que hay que conservar de lo que no había motivo para tener.

## Las tres categorías

| Qué es | Qué se hace |
| --- | --- |
| Datos que guardáis sin motivo actual | Se eliminan. Es lo que la petición pide y lo que no deberíais tener |
| Datos con obligación legal de conservación | Se conservan, y se le explica por qué y hasta cuándo |
| Evidencias de una firma o de una entrega | Se conservan mientras el documento tenga efectos |

> [!IMPORTANT]
> Una firma no se borra. No es una limitación técnica: una firma que pudiera hacerse desaparecer a petición del firmante no probaría nada, y entonces ningún documento firmado valdría. Eso se le explica; no se discute.

## Qué hacer, en orden

1. **Comprueba quién pide** — Que sea la persona a la que se refieren los datos. Una petición de borrado es también un vector de suplantación.
2. **Habla con quien lleve protección de datos** — En vuestra empresa hay alguien responsable de esto, aunque no se llame así. Hay plazos.
3. **Separa las tres categorías** — Con la política de conservación delante, no de memoria.
4. **Responde explicando** — Qué se ha eliminado, qué se conserva y por qué. Una respuesta razonada cierra casi todas las peticiones.

> [!WARNING]
> Si hay una reclamación o un litigio en marcha que afecte a esos datos, no borres nada sin consultarlo. Borrar material relevante para un procedimiento abierto es un problema mayor que el que intentabas resolver.

> [!NOTE]
> La mejor forma de responder bien a estas peticiones es no haber guardado de más. Una política de conservación aplicada de verdad convierte esto en un trámite de diez minutos.

**¿Esto es asesoramiento legal?**

No. Es el criterio práctico; los plazos y las obligaciones concretas las dice vuestro asesor.

**¿Cuánto tiempo tengo para responder?**

Hay plazos legales y son cortos. Por eso el primer paso es avisar a quien corresponda.

**¿Queda constancia de que lo eliminé?**

Sí, y conviene: es lo que demuestra que atendisteis la petición.

## Ejemplos

**Un extrabajador pide que se borren todos sus datos.**

- Se elimina la copia de su DNI, que no había motivo para conservar
- Se conservan su contrato firmado y las nóminas, con su plazo legal
- Se le responde explicando las dos cosas

→ La petición se cierra sin conflicto y de paso se deja de custodiar un documento de identidad que sobraba.

**Llega una petición de borrado y no se sabe dónde está todo.**

- Localiza dónde aparece esa persona

→ La petición se atiende sin buscar por todas partes.

**Se borra y queda una copia en otro sitio.**

- Revisa todos los sitios antes de confirmar

→ El borrado es completo.

**Se borra algo que había que conservar por plazo.**

- Comprueba la política antes de borrar

→ Se distingue lo que se puede borrar de lo que no.

**No consta que se atendiera la petición.**

- Registra la petición y lo actuado

→ La respuesta es demostrable.

**La petición llega a alguien que no puede resolverla.**

- Deja escrito quién la atiende

→ La petición no se queda esperando.