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idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-005, KB-CF-003]
citadoPor: [KB-TZ-011, KB-TZ-021]
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# Enseñar el histórico a alguien de fuera

_Un auditor, un abogado, un cliente: qué darles y qué no._

**Responde a:** dar acceso a un auditor a los expedientes · enseñar el historial a un cliente · compartir trazabilidad con un tercero · exportar el registro para un abogado

Llega el momento de enseñar cómo trabajáis a alguien que no está dentro. La tentación es preparar una carpeta con lo que le vais a enseñar, y es justo lo que no hay que hacer: si la selección la hacéis vosotros, quien mira lo sabe y pedirá el resto.

## Las tres formas, de mejor a peor

| Cómo | Cuándo | Qué deja |
| --- | --- | --- |
| Acceso de consulta acotado | Auditorías, revisiones periódicas | Nada suelto, y queda registrado qué miró |
| Exportación con sus fechas | Cuando tiene que quedárselo: un abogado, un juzgado | Un archivo que ya no controláis |
| Capturas de pantalla | Nunca, si se puede evitar | Algo que cualquiera podría fabricar |

## Lo que hay que acotar antes de dar acceso

- El alcance: la obra, el cliente o el periodo del que va la revisión, y nada más.
- El tiempo: acceso mientras dure el encargo, no indefinido.
- El nivel: consulta. Nadie de fuera necesita poder cambiar nada.

> [!IMPORTANT]
> Si vuestros expedientes contienen documentos de terceros —trabajadores de una subcontrata, clientes de un cliente—, dar acceso amplio no es solo una decisión vuestra: estáis enseñando información de gente que no lo ha autorizado. Acotad al alcance real.

> [!WARNING]
> No modifiques ni reorganices nada mientras dura una revisión o una reclamación. Todo cambio queda registrado con su fecha, y un cambio hecho después de que empiece se lee siempre de la peor manera.

> [!NOTE]
> Un acceso acotado suele impresionar más que un dossier preparado: enseña que el control existe de verdad, no que sabéis montar una carpeta.

**¿Queda constancia de lo que miró?**

Sí, con fecha y hora.

**¿Puedo quitarle el acceso al terminar?**

Sí, y hay que hacerlo ese día.

**¿Y si pide algo que está fuera del alcance?**

Se le da si procede, ampliando el alcance de forma expresa. No conviene dar acceso amplio «por si acaso».

## Ejemplos

**Un cliente grande pide auditar cómo se controla la documentación de sus obras.**

- Le da acceso de consulta acotado a sus tres obras
- Por el tiempo que dura la auditoría

→ El auditor mira lo que necesita, queda registrado, y no sale ni un documento de otro cliente.

**Se enseña el histórico mandando capturas.**

- Comparte el expediente con acceso controlado

→ El tercero comprueba en lugar de creer.

**Se comparte de más al enseñar un caso.**

- Comparte solo lo que corresponde

→ Se entrega lo pedido sin dar de más.

**No queda constancia de qué se enseñó.**

- Registra qué se compartió y con quién

→ La entrega es demostrable después.

**El acceso queda abierto tras la revisión.**

- Retira el acceso al terminar

→ El histórico no se queda expuesto.

**El auditor quiere comprobarlo por su cuenta.**

- Le da acceso de solo lectura al expediente

→ Comprueba sin intermediarios.