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id: KB-TZ-009
url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/exportar-todo-para-cambiar-de-sistema
idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-002, KB-TZ-005]
citadoPor: [KB-IN-013, KB-LE-023]
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# Si algún día queréis cambiar de sistema

_Qué os podéis llevar, en qué formato, y por qué conviene saberlo antes._

**Responde a:** exportar todos mis documentos · irme a otra plataforma · cómo recupero toda mi información · migrar a otro sistema documentos

Es una pregunta que conviene hacer antes de empezar, no cuando ya lleváis tres años dentro. Y es razonable hacerla: lo que guardáis aquí son vuestros documentos, y quedarse atrapado en una herramienta es un riesgo real.

## Qué os podéis llevar

| Qué | En qué formato |
| --- | --- |
| Los documentos | Tal y como se subieron, sin transformar |
| Los datos extraídos | En formato de hoja de cálculo |
| Las fechas y el histórico | Con la exportación, no aparte |
| Las evidencias de firma | Dentro de la copia firmada |

> [!IMPORTANT]
> Que los documentos salgan **tal y como entraron** es lo que importa de verdad. Un sistema que os devuelva los PDF convertidos a otro formato os devuelve archivos que ya no coinciden con su huella, y con eso perdéis la posibilidad de verificarlos.

## Lo que no viaja igual

Los procesos que hayáis montado, las plantillas y los flujos son específicos de cada herramienta y no se trasladan tal cual a ninguna otra. Lo que se traslada es lo que importa: los documentos, sus datos y sus fechas.

**En corto**

- Comprobad la exportación una vez al principio, no cuando la necesitéis.
- Guardad una copia de lo crítico fuera, si vuestro sector lo pide.
- Y aseguraos de que las firmas siguen verificándose después de exportar.

> [!WARNING]
> Si exportáis y luego alguien convierte los archivos «para ordenarlos», habréis perdido la verificabilidad de todo lo firmado. Los originales se conservan como salieron; las copias en otro formato son copias adicionales, no sustitutos.

> [!NOTE]
> Preguntar esto antes de contratar cualquier herramienta —esta o cualquier otra— es una buena costumbre. Una respuesta clara es una señal; una respuesta vaga también.

**¿Puedo exportar solo una parte?**

Sí, por cliente, por obra o por periodo.

**¿Sigue valiendo una firma exportada?**

Sí, mientras conservéis el archivo original sin transformar.

**¿Cuánto tarda una exportación grande?**

Depende del volumen; conviene probarlo con una parte antes de necesitarlo entero.

## Ejemplos

**Una empresa prueba la exportación completa a los seis meses de empezar, sin necesitarla.**

- Comprueba que los PDF salen sin transformar
- Verifica una firma exportada

→ Sabe exactamente qué puede recuperar, y esa tranquilidad les permite meter dentro lo importante.

**Se contrata sin preguntar cómo se sale.**

- Pregunta el formato y el coste de exportar antes de firmar

→ La salida se comprueba en lugar de suponerse.

**Los documentos salen sueltos sin su contexto.**

- Comprueba que la exportación conserva la estructura

→ Lo exportado sigue siendo utilizable.

**Se migra y el histórico se queda en el sistema viejo.**

- Incluye el histórico en el plan de migración

→ La migración no corta la historia.

**Se pide la exportación cuando ya se quiere marchar.**

- Pide una exportación de prueba antes

→ La salida se conoce sin presión.

**Nadie sabe qué pasa si el proveedor cierra.**

- Mantiene copia periódica de lo importante

→ La caída de un tercero no se lleva el archivo.