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categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TZ-001, KB-TZ-007, KB-TZ-017]
citadoPor: [KB-LE-015, KB-PR-017, KB-TZ-018, KB-TZ-021]
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# Responder a un requerimiento

_Un juzgado, una inspección o un abogado piden documentación con plazo. Qué se entrega y qué no._

**Responde a:** me han requerido documentación judicial · responder a una inspección con plazo · qué entregar en un requerimiento · aportar documentos a un procedimiento

Llega un escrito pidiendo documentación sobre un periodo o una relación concreta, con un plazo que suele ser corto. La reacción habitual —buscar a toda prisa y mandar todo lo que aparezca— es la que crea los problemas que vienen después.

## Los tres errores caros

| Error | Por qué se paga |
| --- | --- |
| Entregar de más | Se aporta al procedimiento información que nadie había pedido |
| Entregar de menos sin decirlo | Una omisión no explicada se interpreta sola |
| Entregar sin registrar qué se entregó | Meses después no sabréis qué salió de aquí |

> [!IMPORTANT]
> El tercero es el que más se subestima. Si no queda constancia exacta de qué ficheros se entregaron y en qué fecha, no podréis rebatir una afirmación posterior sobre lo que aportasteis — ni demostrar que cumplisteis en plazo.

## Cómo se responde ordenadamente

1. **Delimitad qué se pide, por escrito** — Periodo, personas, tipo de documento. Si es ambiguo, se pregunta antes de buscar.
2. **Buscad por identificador, no por fecha** — El NIF, el número de expediente o la matrícula encuentran lo que la fecha esconde.
3. **Reunidlo como un expediente propio** — El de la respuesta, separado del original, con su índice.
4. **Y dejad constancia de qué se entregó y cuándo** — Con la lista exacta. Ese registro es tan importante como los documentos.

> [!WARNING]
> Si entre lo pedido hay datos personales de terceros que no forman parte de lo requerido, no se entregan sin más: se consulta antes. Cumplir un requerimiento no levanta la obligación de proteger datos de quien no es parte.

## Lo que ayuda mucho llegado el caso

**En corto**

- Que los documentos estén sellados: se puede probar que existían en su fecha.
- Que exista el registro de quién los vio y cuándo, si eso se discute.
- Y que el histórico incluya los envíos: a veces lo requerido no es un documento, sino la prueba de que se comunicó algo.

> [!NOTE]
> Preparar esto en frío cuesta muy poco y solo se agradece en caliente. Si sabéis que hay un asunto que puede acabar en un requerimiento, dejad ya el expediente completo: buscarlo con plazo es lo que hace que se entregue de más.

**¿Se puede entregar en formato electrónico?**

Suele admitirse y facilita dejar constancia; seguid lo que indique el escrito.

**¿Y si no encontramos algo que existió?**

Se explica, con lo que sí consta. Una omisión explicada no es lo mismo que un silencio.

**¿Puedo borrar algo mientras hay un requerimiento?**

No. A partir de ese momento la conservación deja de ser una decisión vuestra.

## Ejemplos

**Una empresa recibe un requerimiento sobre dos años de relación con un proveedor.**

- Busca por el NIF del proveedor y monta un expediente de respuesta con índice
- Registra la lista exacta de lo entregado y la fecha

→ Cumple el plazo sin aportar nada fuera de lo pedido y conserva la prueba de qué salió.

**Llega un requerimiento con plazo corto.**

- Consulta qué existe antes de contestar

→ La respuesta se prepara sabiendo con qué se cuenta.

**Se entrega de más por si acaso.**

- Selecciona lo que corresponde a lo pedido

→ No se aporta información que no hacía falta.

**No queda constancia de qué se entregó.**

- Registra el paquete y su fecha

→ La entrega es demostrable después.

**Falta un documento y no consta que se buscara.**

- Documenta la búsqueda y su resultado

→ La ausencia probada vale.

**Cada área entrega lo suyo por su cuenta.**

- Centraliza la respuesta en un expediente

→ Se entrega un conjunto coherente.