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idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: administrador
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
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# El borrado que sí hay que hacer

_Guardar todo para siempre no es prudencia: en algunos casos es un incumplimiento._

**Responde a:** cuándo hay que borrar datos personales · política de retención documental · no puedo guardar todo indefinidamente · borrado de documentos con datos personales

El reflejo por defecto es guardarlo todo por si acaso, y para la mayoría de los documentos es razonable. Para los que contienen datos personales, no lo es: conservarlos más allá de lo necesario deja de ser prudencia y pasa a ser un problema.

## Los tres grupos

| Grupo | Criterio | Ejemplos |
| --- | --- | --- |
| Se guarda por obligación | Un plazo legal marca el mínimo | Fiscal, laboral, prevención |
| Se guarda por interés | Mientras pueda haber una reclamación | Contratos, entregas, evidencias |
| Se borra | Cuando ya no hace falta para lo que se recogió | Candidaturas descartadas, visitas, copias de identidad |

> [!IMPORTANT]
> El tercer grupo es el que casi nadie tiene definido, y es el único donde no actuar es en sí mismo el incumplimiento. Un currículum de una persona a la que no contratasteis hace cuatro años no lo guardáis por prudencia: lo guardáis porque nadie decidió qué hacer con él.

## Cómo se monta una política que se cumpla sola

1. **Listad qué tipos de documento tenéis** — Por tipo, no por documento. Suelen ser menos de veinte.
2. **Asignad plazo a cada tipo** — Con el criterio de arriba y, si hay duda, preguntando a quien os asesore.
3. **Que el plazo cuente desde un evento, no desde la subida** — «Cuatro años desde el fin del contrato», no «desde que se subió».
4. **Y revisadla una vez al año** — Cambian las obligaciones y cambian los tipos de documento que manejáis.

> [!WARNING]
> El error caro es aplicar un borrado automático sin excepciones. Si hay un litigio abierto o un requerimiento en curso, la conservación deja de ser vuestra decisión: hay que poder suspender el borrado para lo afectado, y saber a qué afecta.

## Lo que no se borra al borrar

**En corto**

- El registro de que existió y de que se eliminó, con fecha.
- Los datos agregados que no identifican a nadie.
- Y lo que forme parte de una obligación distinta, aunque venga del mismo expediente.

La primera línea importa: poder demostrar que algo se borró cuando tocaba es tan útil como poder demostrar que se conservó.

> [!NOTE]
> Si alguien ejerce su derecho de supresión, esto ya está medio hecho: sabéis dónde está lo suyo, qué se puede borrar y qué hay que conservar por obligación, que es exactamente lo que hay que contestarle.

**¿Cuánto hay que guardar cada cosa?**

Depende del tipo y del país. Es la parte que conviene consultar, no improvisar.

**¿Y si borro algo que hacía falta?**

Por eso el plazo se asigna por tipo y se revisa; el borrado sin criterio es peor que no borrar.

**¿Se puede automatizar?**

El aviso sí. La decisión de borrar conviene que la confirme alguien.

## Ejemplos

**Una empresa conserva currículums de procesos de selección de hace cinco años.**

- Define plazo por tipo de documento y evento de inicio
- Suspende el borrado para lo afectado por un litigio abierto

→ Deja de acumular datos que no debía tener y puede demostrar cuándo se eliminó cada cosa.

**Se conserva todo y crece sin control.**

- Revisa qué ha superado su plazo

→ El archivo deja de crecer sin criterio.

**Se borra sin comprobar si había que conservarlo.**

- Comprueba la política antes de borrar

→ El borrado deja de ser una apuesta.

**Un cliente pide que se borre lo suyo.**

- Localiza dónde aparece y actúa según la política

→ La petición se atiende con criterio.

**Se borra y no consta que se hiciera.**

- Registra lo borrado y cuándo

→ Lo actuado es demostrable.

**Nadie es responsable de revisar los plazos.**

- Programa la revisión periódica

→ El borrado ocurre porque toca y no porque alguien se acuerde.