---
id: KB-TZ-016
url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/quien-autorizo-esta-excepcion
idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-001, KB-IC-014]
citadoPor: [KB-TZ-019, KB-TZ-020]
---

# Quién autorizó esta excepción

_Dejar pasar algo incompleto es una decisión legítima; no poder decir quién la tomó, no._

**Responde a:** registrar una excepción aprobada · quién autorizó saltarse el procedimiento · justificar una aprobación fuera de norma · trazabilidad de decisiones

Ninguna empresa cumple su propio procedimiento el cien por cien de las veces, y está bien: hay urgencias, clientes que esperan y situaciones que el procedimiento no previó. Lo que separa una empresa ordenada de una que improvisa no es no tener excepciones — es saber cuáles hubo, quién las autorizó y por qué.

## Las excepciones que más se repiten

| Situación | Qué se salta | Qué hay que dejar escrito |
| --- | --- | --- |
| Entra un proveedor con documentación incompleta | El requisito de estar al día | Qué falta, hasta cuándo y quién lo acepta |
| Se firma sin la revisión habitual | El paso de aprobación | Quién decidió y con qué información delante |
| Se acepta material fuera de especificación | El criterio de calidad | Quién lo acepta y para qué uso concreto |
| Se paga sin el albarán conforme | El cuadre previo | Quién autoriza y qué se hará después |

> [!IMPORTANT]
> En las cuatro, lo que se pide después **nunca es el documento que faltaba**: es quién decidió seguir sin él. Una excepción con nombre, fecha y motivo es una decisión de gestión; la misma excepción sin eso es un incumplimiento, aunque el resultado haya sido idéntico.

## Cómo se registra sin montar un procedimiento nuevo

1. **En el mismo expediente donde ocurre** — No en un registro aparte de excepciones que nadie mantiene.
2. **Con quién autoriza, no con «se autorizó»** — Un nombre. Es la diferencia entre una decisión y un hecho consumado.
3. **Con la condición y el plazo** — «Entra hoy, aporta el seguro antes del viernes» es una excepción; «entra» es un agujero.
4. **Y con el cierre** — Si la condición se cumplió, se anota; si no, eso también es información.

> [!WARNING]
> El cuarto punto es el que casi nadie hace y el que cambia el sentido de todo lo anterior. Una excepción que se abre y nunca se cierra deja de ser una excepción: se convierte en la nueva forma de trabajar sin que nadie lo haya decidido. Si al revisar veis muchas abiertas, el problema ya no son las excepciones, es que el procedimiento pide algo que la operativa no puede dar.

## Para qué sirve después

**En corto**

- Ante una auditoría: enseñar excepciones controladas es mejor que aparentar que no las hay.
- Ante una reclamación: sitúa quién decidió qué y con qué información.
- Y hacia dentro: si suben mes a mes, es la señal más temprana de que algo no encaja.

Esa última es la más útil y la que menos se mira. Las excepciones son el indicador que se mueve antes que el porcentaje de cumplimiento, porque avisan de la fricción real mientras los números aún salen bien.

> [!NOTE]
> Nada de esto exige un formulario: basta con que la decisión quede escrita donde ocurre, con quién y por qué. Un registro de excepciones separado sobrevive tres meses; una nota en el expediente sobrevive lo que dure el expediente.

**¿No queda feo tener excepciones registradas?**

Queda mucho peor no tenerlas registradas y que aparezcan solas.

**¿Quién debería poder autorizarlas?**

Quien responda de esa área. Si puede cualquiera, no es una excepción: es el proceso real.

**¿Y las urgencias reales?**

Se autorizan igual, y se anotan después el mismo día. Lo que no vale es no anotarlas nunca.

## Ejemplos

**Una empresa deja entrar a una subcontrata sin el seguro al día por una urgencia.**

- Registra quién lo autoriza, qué falta y hasta cuándo
- Cierra la excepción cuando llega el seguro

→ La auditoría ve una decisión controlada en lugar de un acceso sin justificar.

**Se hace una excepción y nadie sabe quién la autorizó.**

- Registra quién autorizó y cuándo

→ La autorización tiene nombre y fecha.

**La excepción se pide por teléfono.**

- Pide la autorización por escrito

→ Lo excepcional deja de depender de dos memorias.

**Se repite la excepción y nadie lo nota.**

- Consulta cuántas veces se ha autorizado

→ Lo excepcional deja de ser la norma sin querer.

**Se autoriza sin dejar el motivo.**

- Registra el motivo junto a la autorización

→ Meses después se entiende por qué.

**Una revisión pregunta por una excepción antigua.**

- Consulta el registro de autorizaciones

→ Se contesta con el registro.