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idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
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relacionados: [KB-TZ-013, KB-NO-011]
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# Cuando cambia lo que hay que guardar

_Una obligación nueva, un criterio nuevo o un cliente que exige más: qué se hace con todo lo que ya está archivado._

**Responde a:** cambia la normativa qué hago con lo antiguo · aplicar un criterio nuevo a documentos ya archivados · nos piden ahora documentación que antes no · revisar el archivo tras un cambio de requisitos

Cada cierto tiempo cambia algo: una obligación nueva, un cliente que endurece lo que exige o vosotros mismos decidiendo pedir más. La pregunta que aparece siempre es la misma y casi nunca se resuelve bien: ¿qué hacemos con todo lo de antes?

## Las tres respuestas posibles, y cuándo aplica cada una

| Respuesta | Cuándo tiene sentido | Riesgo |
| --- | --- | --- |
| Solo hacia delante | Cuando el cambio es vuestro y no hay obligación retroactiva | Convivir un tiempo con dos criterios |
| Hacia delante y en la renovación | Lo habitual: cada uno se pone al día cuando le toca | Tardar un ciclo entero en estar completos |
| Todo y ya | Cuando hay un plazo real o un cliente que audita pronto | Es la más cara y la que más resistencia genera |

> [!IMPORTANT]
> La segunda es la que funciona en la mayoría de los casos y la que menos se plantea, porque suena a medias tintas. No lo es: **aprovechar la renovación que ya existe convierte un proyecto en una rutina**. Pedirle a un proveedor un documento nuevo cuando ya le estáis pidiendo la renovación anual cuesta cero; pedírselo aparte, en mayo, cuesta una campaña entera.

## Lo que hay que decidir antes de empezar

1. **Si el cambio afecta a lo ya hecho o solo a lo nuevo** — No es lo mismo un requisito nuevo que un criterio distinto para juzgar lo mismo.
2. **Desde qué fecha aplica, y escribirlo** — Es lo que después explica por qué dos expedientes del mismo año se ven distintos.
3. **Qué se hace con lo que ya no cumple** — ¿Se marca, se pide de nuevo, se acepta como está? Decidirlo una vez, no caso a caso.
4. **Y quién responde de la transición** — Con nombre, o se queda a medias en el segundo mes.

> [!WARNING]
> El error que más problemas causa es aplicar el criterio nuevo hacia atrás **sin dejar rastro de que cambió**. Si dentro de un año alguien mira un expediente de hace tres y ve que le falta algo que entonces no se pedía, la conclusión natural es que os lo saltasteis. Anotar desde cuándo aplica cada criterio no es burocracia: es lo que evita que vuestro propio archivo os acuse.

## Lo que casi siempre se puede aprovechar

**En corto**

- La renovación anual que ya tenéis montada.
- El alta de cualquier proveedor o cliente nuevo, que ya pide lo nuevo desde el día uno.
- Y la primera vez que se toca un expediente antiguo por otra razón.

Esa tercera es la que menos esfuerzo cuesta y más terreno cubre: si cada vez que alguien abre un expediente viejo lo deja al criterio actual, el archivo se pone al día solo en unos meses.

> [!NOTE]
> Si el cambio viene de una obligación y no de vuestro criterio, **qué alcance tiene y desde cuándo es una consulta para vuestro asesor**: hay cambios que solo miran hacia delante y otros que no. Lo que aquí se describe es cómo organizar la transición una vez sepáis cuál es vuestro caso.

**¿Hay que rehacer los expedientes cerrados?**

Salvo obligación expresa, no: lo cerrado se juzga con el criterio de su momento.

**¿Y si un cliente exige el criterio nuevo para lo antiguo?**

Es una negociación, no una obligación: cuantificad qué supone antes de aceptarlo.

**¿Conviene avisar a los proveedores del cambio?**

Sí, y en la misma petición de renovación: llega mejor que un correo aparte.

## Ejemplos

**Una empresa decide exigir un documento nuevo a todos sus proveedores.**

- Lo añade al alta y a la renovación anual en lugar de lanzar una campaña aparte
- Anota desde qué fecha aplica

→ En un ciclo está completo, sin campañas extra y sin que el archivo antiguo parezca incompleto.

**Cambia lo que hay que guardar y nadie revisa lo antiguo.**

- Revisa qué expedientes quedan afectados

→ El cambio alcanza a lo que ya existía.

**Se aplica el criterio nuevo solo a lo nuevo.**

- Decide qué se hace con lo anterior

→ El archivo es coherente.

**Nadie sabe desde cuándo aplica el criterio nuevo.**

- Registra la fecha del cambio

→ Se puede decir qué criterio valía en cada momento.

**Un cliente pregunta por qué su expediente tiene menos.**

- Consulta qué criterio aplicaba entonces

→ La diferencia se explica.

**El cambio se comunica de palabra.**

- Deja el criterio escrito y accesible

→ El equipo aplica lo mismo.