---
id: KB-TZ-019
url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/acuerdos-de-palabra-y-como-dejarlos-por-escrito
idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: intermedio
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-015, KB-TZ-016]
citadoPor: [KB-TZ-020]
---

# Acuerdos de palabra: cómo dejarlos por escrito

_Se cierran por teléfono, en obra o en una comida, y meses después cada parte recuerda una cosa distinta._

**Responde a:** cómo dejar constancia de un acuerdo verbal · confirmar por correo lo hablado · acordamos algo por teléfono y ahora lo niegan · acta de una reunión con un cliente

La mayoría de las decisiones que después importan no se toman por escrito. Se toman en una llamada de cuatro minutos, en una visita a obra o en una conversación de pasillo con el cliente. Nadie va a dejar de trabajar así — lo que sí se puede cambiar es lo que ocurre en los diez minutos siguientes.

## El correo de confirmación, y por qué funciona

| Elemento del correo | Para qué sirve |
| --- | --- |
| Qué se acordó, en frases cortas | Es lo que se leerá dentro de un año |
| Quién estaba y cuándo fue | Sitúa el acuerdo en el tiempo |
| Qué hace cada parte y para cuándo | Convierte el acuerdo en algo comprobable |
| «Si no lo he entendido bien, dímelo» | Invita a corregir, y ahí está la clave |

> [!IMPORTANT]
> Esa última línea es lo que convierte una nota en una prueba: **un correo que describe lo acordado y pide corrección, si no se corrige, pesa**. No porque el silencio equivalga a firmar, sino porque quien mantiene después una versión distinta tiene que explicar por qué leyó eso y no dijo nada. Es la diferencia entre «yo recuerdo otra cosa» y «te lo escribí ese mismo día y no lo desmentiste», y no cuesta más que cuatro frases.

## Cómo se hace en la práctica

1. **El mismo día, antes de que se enfríe** — Al día siguiente ya se recuerda distinto, y se nota al leerlo.
2. **Neutral y sin adornos** — Un resumen que la otra parte reconozca; si suena a trampa, contestará a la defensiva.
3. **Lo que quedó abierto, también** — Decir qué NO se acordó evita que después se dé por acordado.
4. **Y guardado donde está el expediente** — En vuestro correo personal no lo encuentra nadie más.

> [!WARNING]
> Hay un matiz sobre las grabaciones que sorprende: **grabar una llamada no es la solución fácil que parece**. Depende de dónde estéis y de quién esté al otro lado, suele requerir avisar, y cambia por completo el tono de la conversación — la gente habla distinto sabiendo que se graba. Un correo de confirmación consigue casi lo mismo sin ninguno de esos problemas. **Si aun así queréis grabar, preguntad antes a vuestro asesor**.

## Cuando el acuerdo es importante de verdad

**En corto**

- Si cambia precios, plazos o responsabilidades, no basta un correo: eso va a contrato o adenda.
- Y si la otra parte pide «dejarlo en un apretón de manos», es justo cuando conviene escribirlo.
- Un acuerdo que a nadie le importa poner por escrito rara vez es un acuerdo.

> [!NOTE]
> Qué valor tiene un acuerdo verbal, y qué hace falta para que obligue, depende del tipo de contrato y de vuestro país. **Eso lo dice vuestro asesor**; aquí se trata de no quedaros sin nada que enseñar cuando la conversación se olvide.

**¿Y si no contestan al correo?**

Ese silencio ya os sirve. Lo que no sirve es no haberlo mandado.

**¿Sirve un mensaje de móvil?**

Sirve, y se pierde. Copiadlo al expediente el mismo día.

**¿Parece desconfiado escribirlo?**

Redactado como resumen de trabajo, no. Y quien se molesta suele ser la señal.

## Ejemplos

**Una empresa acuerda por teléfono un cambio de plazo con un cliente y no lo escribe.**

- Manda ese mismo día cuatro frases con lo acordado y lo que quedó abierto

→ Cuando el cliente recuerda otra fecha, hay un correo de ese día que nadie desmintió.

**Se acuerda algo por teléfono y no queda nada.**

- Manda un correo resumiendo lo acordado

→ Lo pactado deja de depender de dos memorias.

**El resumen se manda y nadie confirma.**

- Pide confirmación explícita

→ El acuerdo tiene dos partes.

**El acuerdo se guarda en una bandeja personal.**

- Lo archiva junto al contrato o expediente

→ Vive donde se va a buscar.

**Meses después se discute qué se acordó.**

- Consulta el resumen con su fecha

→ La discusión se cierra leyendo.

**Se acuerdan cambios sucesivos y se pierde el hilo.**

- Archiva cada acuerdo con su fecha

→ La secuencia de lo pactado es legible.