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idioma: es
categoria: trazabilidad
audiencia: usuario
nivel: avanzado
actualizado: 2026-08-13
tambienEn: [en]
relacionados: [KB-TZ-016, KB-TZ-018, KB-TZ-019]
citadoPor: [KB-TZ-005]
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# Dejar constancia de lo que no se hizo

_Los registros guardan lo que se hace. Lo que se decidió no hacer no deja rastro — y es justo lo que se cuestiona después._

**Responde a:** cómo justificar que no hicimos algo · rechazamos un lote y no lo anotamos · demostrar que valoramos algo y lo descartamos · documentar una decisión de no actuar

Un expediente cuenta bien lo que pasó: lo que se pidió, lo que llegó, quién lo aprobó. Lo que no cuenta es lo que estuvo a punto de pasar y no pasó — y cuando alguien revisa un año después, esa es la pregunta: «¿por qué no hicisteis nada?».

## Decisiones que no dejan rastro por sí solas

| Decisión | Qué se ve en el expediente | Qué falta |
| --- | --- | --- |
| Rechazar un material o un lote | Que no entró | Por qué se rechazó y quién lo decidió |
| No aceptar un cambio que pedía el cliente | Nada | Que se valoró y con qué criterio |
| Descartar a un proveedor | Que no está | Que se miró y por qué no encajaba |
| Decidir que algo no aplica | Un hueco | Que el hueco es deliberado y no un olvido |

> [!IMPORTANT]
> La última fila es la que más daño hace en una revisión: **un hueco y una decisión de no hacer nada se ven exactamente igual desde fuera**. Si en un expediente falta un análisis, un permiso o una comprobación, quien mire no puede distinguir si lo valorasteis y concluisteis que no aplicaba o si simplemente se os pasó. Y ante la duda, se interpreta lo segundo. Dos líneas escritas ese día —«no aplica porque…»— convierten un agujero en un criterio.

## Cómo se anota sin montar burocracia

1. **En el mismo expediente, no en un acta aparte** — Donde mirará quien pregunte, no donde lo guardaríais vosotros.
2. **Qué se valoró, con qué información y quién decidió** — Tres datos: el resto sobra.
3. **El mismo día, con la información de entonces** — Una justificación escrita después del desenlace se nota.
4. **Y si la decisión cambia luego, se añade, no se corrige** — Cambiar de criterio con datos nuevos es normal y se explica solo.

> [!WARNING]
> Hay un caso en que esto vale más que ningún otro registro: **cuando el que decide no hacer algo es alguien distinto de quien lo propuso**. Alguien avisa de un riesgo, se valora y se decide seguir adelante. Si eso no se anota, el aviso desaparece y el que avisó queda como si no hubiera avisado — o, según quién cuente la historia, como el único que lo sabía. Anotarlo protege a las dos partes, y por eso conviene que sea una costumbre y no algo que se hace cuando hay desconfianza.

## Lo que no hace falta anotar

**En corto**

- Las decisiones de rutina que se toman veinte veces al día.
- Lo que ya queda registrado por sí solo al hacerlo.
- Y lo que no tendría consecuencias si se cuestionara: si no importa, no ocupa sitio.

> [!NOTE]
> En algunos sectores, ciertas decisiones de no actuar sí tienen que documentarse de una forma concreta. **Qué exige el vuestro lo dice vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se trata del hábito general, que sirve para todo lo demás.

**¿No es esto cubrirse las espaldas?**

Es explicar un criterio. La diferencia está en escribirlo antes de saber cómo acaba.

**¿Y si la decisión fue verbal?**

Se resume por escrito ese día: es el mismo hábito que con los acuerdos.

**¿Dónde lo guardo si no hay expediente?**

En el del proveedor o el del proyecto: no en el correo de nadie.

## Ejemplos

**Una empresa valora un análisis extra en un lote, decide que no aplica y no lo anota.**

- Escribe dos líneas ese día explicando por qué no aplicaba y quién lo decidió

→ En la revisión, el hueco se lee como un criterio y no como un olvido.

**Se decide no hacer algo y nadie lo apunta.**

- Registra la decisión y su motivo

→ La omisión es una decisión documentada.

**Meses después parece un descuido.**

- Consulta el registro de la decisión

→ Se distingue lo decidido de lo olvidado.

**Se rechaza una recomendación y no consta.**

- Deja constancia de quién decidió y por qué

→ La decisión tiene dueño.

**Se pospone algo indefinidamente.**

- Registra la fecha de revisión

→ Lo pospuesto vuelve a la mesa.

**Un auditor pregunta por qué no se hizo algo.**

- Enseña la decisión registrada

→ La respuesta es una decisión y no un silencio.