--- id: KB-PS-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/que-es-code-contract idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-002, KB-TL-001, KB-CO-001, KB-SC-001] citadoPor: [KB-PS-002, KB-TL-001, KB-CO-001, KB-SC-001, KB-PR-001, KB-ET-001, KB-CD-001, KB-MA-001, KB-PS-003, KB-PS-004] enLaApp: https://app.codecontract.io/dashboard --- # Qué es Code Contract y para qué sirve _Tres módulos sobre una misma base: pedir documentos, firmarlos y certificarlos con valor probatorio._ **Responde a:** qué es Code Contract · para qué sirve Code Contract · plataforma para pedir documentos a proveedores · alternativa a pedir documentos por correo · software de gestión documental con firma y trazabilidad Code Contract es una plataforma para gestionar los documentos que entran y salen de tu empresa cuando hay alguien más implicado: un proveedor que te tiene que mandar su certificado, un cliente que tiene que firmar un contrato, un inspector que dentro de dos años te pedirá que demuestres que tenías un papel en una fecha concreta. **En corto** - Son tres módulos —Trackline, Consigne y SmartCheck— que resuelven tres problemas distintos y se pueden usar por separado. - Comparten una misma base: tu equipo, tus contactos, tus carpetas y el registro de quién hizo qué. - Todo lo que pasa queda fechado y registrado, que es lo que convierte un archivo en una prueba. - Quien te manda o firma un documento no necesita crearse una cuenta. ## El problema que resuelve Casi todas las empresas hacen esto mismo con tres herramientas que no se hablan entre sí: el correo para pedir, un servicio de firma para firmar y una carpeta compartida para guardar. Funciona hasta que alguien pregunta «¿nos mandó el proveedor el certificado?» y hay que rebuscar en un buzón, o hasta que hay que demostrar ante un tercero que un documento existía en una fecha determinada y lo único que hay es un archivo con una fecha de modificación que cualquiera puede cambiar. Code Contract junta las tres cosas en un sitio y, sobre todo, deja rastro de cada paso: quién pidió qué, cuándo se le avisó, cuándo respondió, qué entregó y qué se hizo con ello. ## Los tres módulos **Tres módulos independientes sobre una base común** — Cada módulo resuelve un problema distinto, pero los tres se apoyan en la misma base de equipo, contactos, carpetas y trazabilidad. | Módulo | Qué hace | Un caso típico | | --- | --- | --- | | Trackline | Pide documentos y datos a otras personas, les recuerda si no contestan, lee lo que llega y organiza el expediente por fases | Dar de alta a un proveedor pidiéndole seis documentos distintos | | Consigne | Manda un documento a firmar, controla quién ha firmado y produce un PDF firmado con su prueba legal | Que un empleado nuevo firme el contrato antes de incorporarse | | SmartCheck | Sella lo que le des con una fecha que se puede demostrar y que ya no se puede alterar | Guardar los registros de calidad para la auditoría del año que viene | _No hay que usar los tres. Mucha gente empieza por uno solo y añade los demás cuando le hacen falta._ ## Cómo encaja cada pieza La diferencia entre los tres está en quién actúa. En Trackline la pelota está en el tejado de otra persona: tú pides y esperas. En Consigne también sale hacia fuera, pero lo que esperas es una firma, no un archivo. En SmartCheck no interviene nadie más: subes algo tuyo y lo dejas sellado. > [!NOTE] > Si tienes que elegir por dónde empezar, empieza por Trackline: es el que más trabajo manual quita desde el primer día, porque perseguir documentos es lo que más tiempo consume. ## Qué necesitan las personas de fuera Nada. Ni cuenta, ni contraseña, ni instalar nada. Cada persona recibe un enlace propio que abre en el móvil o en el ordenador, hace lo suyo —subir un archivo, rellenar unos datos, firmar— y ya está. Eso es deliberado: la mayoría de las veces la persona que te tiene que mandar un papel no va a crearse una cuenta en una herramienta que no conoce. ## Preguntas frecuentes **¿Tengo que usar los tres módulos?** No. Son independientes y se pueden contratar y usar por separado. Comparten la base de la plataforma, así que si más adelante añades otro, tus contactos, tus carpetas y tu equipo ya están. **¿La persona a la que le pido un documento necesita cuenta?** No. Recibe un enlace propio por correo, SMS o WhatsApp y sube lo que le pides sin registrarse en ningún sitio. **¿En qué se diferencia de una carpeta compartida?** Una carpeta guarda archivos. Code Contract además pide lo que falta, insiste si no llega, lee lo que llega y deja constancia de cada paso con fecha. Cuando alguien pregunta qué pasó, hay una respuesta registrada en vez de una reconstrucción a partir de correos. **¿Qué pasa si dejo de usar la plataforma?** Los documentos firmados con Consigne son PDF normales, con su firma y su sello dentro: se validan en cualquier lector sin depender de nosotros. Y puedes exportar tus datos cuando quieras. **¿En qué idiomas está?** El producto contempla español, inglés, francés y portugués. Los avisos que reciben tus contactos se envían en su idioma. ## Ejemplos **Un despacho contable da de alta a un cliente nuevo y necesita seis documentos suyos, que firme el encargo profesional y guardar todo por si Hacienda pregunta dentro de cuatro años.** - Trackline pide los seis documentos al cliente y le recuerda solo lo que falta - Consigne le manda a firmar la hoja de encargo - SmartCheck deja el expediente cerrado con fecha demostrable → Un expediente completo, con la firma probada y una fecha que se puede demostrar ante un tercero sin depender de la palabra de nadie. **Una constructora tiene que probar ante su cliente que cada subcontrata estaba al día el día que entró en obra.** - Trackline pide a cada subcontrata su documentación y avisa de lo que caduca - SmartCheck deja cada entrega sellada con su fecha → Cuando el cliente pregunta por una fecha concreta, se contesta con lo que había ese día y no con lo que hay hoy. **Un despacho manda contratos a firmar por correo y nunca sabe quién ha firmado y quién no.** - Consigne manda cada contrato y muestra el estado de cada firmante - Los recordatorios salen solos hasta que se firma → Se ve de un vistazo qué falta, sin escribir a nadie para preguntar si lo ha recibido. **Una empresa recibe cien facturas al mes y alguien las teclea una a una en su sistema.** - Los datos se leen del documento y quedan asociados a él - Lo que la IA no ve con seguridad se marca para revisar → El tecleo se reduce a revisar, y cada dato queda unido al documento del que salió. **Un cliente pide una auditoría y hay que reunir dos años de expedientes repartidos en carpetas y correos.** - Todo lo pedido, firmado y sellado vive en el mismo sitio - Se comparte solo lo que corresponde y queda rastro de quién lo vio → La preparación pasa de semanas a una tarde y se entrega sin dar de más. **Una empresa quiere empezar por lo más urgente y no montar un proyecto de seis meses.** - Se usa un solo módulo para un solo proceso real - Los otros dos se añaden cuando hagan falta → Hay algo funcionando la primera semana en lugar de un plan sin estrenar. --- --- id: KB-PS-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/carpetas-proyectos-documentos-y-datos idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-TL-001] citadoPor: [KB-PS-001, KB-TL-001, KB-SC-001, KB-GL-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/documents --- # Cómo se organiza todo: carpetas, proyectos, documentos y datos _Los cuatro niveles en que se organiza la información, iguales en los tres módulos._ **Responde a:** cómo organizo los documentos en Code Contract · diferencia entre carpeta y proyecto · dónde se guardan los documentos · estructura de carpetas para gestión documental Da igual en qué módulo estés: la información se organiza siempre en los mismos cuatro niveles. Aprenderlo una vez te sirve para los tres, y entenderlo bien desde el principio evita el lío más habitual, que es acabar con cuarenta carpetas sueltas sin saber qué hay dentro de cada una. **En corto** - Carpeta → Proyecto → Documento → Datos, en ese orden y en los tres módulos. - La carpeta es opcional y sirve para que TÚ encuentres las cosas. - El proyecto es obligatorio y es la unidad que se comparte, se certifica y se exporta. - Los datos los rellena la lectura automática cuando llega el documento, y tú los confirmas. **Los cuatro niveles** — Cada nivel vive dentro del anterior. Solo la carpeta es opcional; todo documento pertenece a exactamente un proyecto. ## Carpeta: para ordenar Funciona como una carpeta de tu ordenador. Puedes meter carpetas dentro de carpetas y montar la estructura que te convenga: por año, por cliente, por obra, por departamento. Es opcional: si no metes algo en ninguna carpeta, se queda en la raíz y sigue siendo perfectamente utilizable. > [!NOTE] > Consejo de quien ya lo ha montado: no hagas más de dos o tres niveles de carpetas. A partir de ahí cuesta más encontrar las cosas navegando que buscándolas. ## Proyecto: la unidad que de verdad importa Un proyecto agrupa todo lo que tiene que ver con un mismo asunto: el alta de un proveedor concreto, un contrato de alquiler concreto, la auditoría de un trimestre concreto. No se anida —no hay proyectos dentro de proyectos— y pertenece a un módulo: un proyecto es de Trackline, de Consigne o de SmartCheck, no de los tres a la vez. Es el nivel que importa porque es la unidad con la que trabaja la plataforma: lo que se comparte con un tercero es un proyecto, lo que se certifica es un proyecto y lo que se exporta es un proyecto. Todo documento pertenece a exactamente uno. ## Documento o prueba: el archivo Es el archivo en sí. Cambia de nombre según el módulo porque cambia su papel: en Trackline es lo que te entrega otra persona, en Consigne es lo que se firma y en SmartCheck es lo que certificas. Por debajo es lo mismo: un archivo con su fecha, su autor y su registro. ## Datos: lo que hay dentro del documento Son los campos concretos que interesan de ese documento: el número de factura, la fecha de vencimiento, el importe, el nombre de la empresa. Los rellena la lectura automática cuando el documento llega, y tú los revisas y confirmas. Son los que hacen que después puedas buscar «todas las facturas de más de 5.000 €» en vez de abrir los archivos uno a uno. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo mover un documento de un proyecto a otro?** Sí, mientras el expediente esté abierto. Lo que no se puede es dejarlo sin proyecto: todo documento pertenece a uno. **¿Puedo meter un proyecto dentro de otro proyecto?** No. Los proyectos no se anidan, a propósito. Si necesitas agrupar varios, usa una carpeta: es justo para lo que están. **¿Un proyecto puede ser de dos módulos a la vez?** No. Cada proyecto pertenece a un módulo. Si un mismo asunto necesita pedir documentos y además firmarlos, tendrás un proyecto en Trackline y otro en Consigne, y los puedes tener en la misma carpeta. **¿Qué pasa si no creo ninguna carpeta?** No pasa nada. Todo se queda en la raíz del módulo y funciona igual. Las carpetas son comodidad tuya, no un requisito. ## Ejemplos **Una inmobiliaria gestiona los alquileres de temporada de 2026.** - Crea la carpeta «Alquileres» y dentro «Verano 2026» - Cada reserva es un proyecto: «Apartamento Centro — Familia Ruiz» - Dentro del proyecto están el DNI, el contrato firmado y el justificante de la fianza - De cada documento salen sus datos: fechas de entrada y salida, importe de la fianza → Al reclamar la fianza, se comparte el proyecto entero de una vez, con sus documentos y sus datos, en vez de rebuscar tres archivos en el correo. **Una asesoría guarda todo por cliente y no encuentra los documentos de un ejercicio concreto.** - La carpeta es el cliente y el proyecto es el ejercicio - Cada documento cuelga del ejercicio al que pertenece → Se abre el ejercicio y está todo lo de ese año, sin filtrar por fechas de subida. **Una constructora mezcla en la misma carpeta tres obras distintas del mismo cliente.** - Cada obra es un proyecto con su nombre - La carpeta agrupa al cliente, no al trabajo → Se puede cerrar una obra sin tocar las otras dos. **Un equipo no sabe si un dato hay que buscarlo en el documento o en la ficha.** - Los datos se extraen del documento y quedan colgando de él - El documento sigue siendo la fuente y el dato, su lectura → Ante una duda siempre se puede ir al documento original desde el propio dato. **Una empresa quiere buscar por importe y no por nombre de fichero.** - Los datos extraídos se pueden consultar como campos - El documento se localiza por lo que dice, no por cómo se llamó → Encontrar deja de depender de que alguien nombrara bien el archivo. **Alguien crea una carpeta por cada documento y la estructura se vuelve inmanejable.** - La carpeta agrupa; el proyecto es la unidad de trabajo - El documento vive dentro del proyecto, no de una carpeta propia → La estructura deja de crecer con cada archivo que entra. --- --- id: KB-PS-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/traer-los-documentos-que-ya-teneis idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: configuracion-inicial audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-ET-004] citadoPor: [KB-TD-011, KB-DI-017] --- # Traer lo que ya tenéis _Qué migrar del archivo antiguo y, sobre todo, qué no._ **Responde a:** migrar documentos de una carpeta compartida · subir el archivo histórico · digitalizar el archivo de papel · empezar con los documentos que ya tengo La pregunta llega el primer día: «¿y todo lo que ya tenemos?». La respuesta que funciona es incómoda pero cierta: casi nada. Migrar veinte años de archivo es un proyecto que rara vez se termina, y mientras dura no se está usando la herramienta para nada. ## Qué traer, por orden 1. **Lo que está vigente** — Los seguros, certificados y contratos que valen ahora. Es lo que vais a consultar. 2. **Lo que caduca pronto** — Porque queréis que os avise, y para eso tiene que estar dentro. 3. **Lo que os piden a menudo** — Si alguien lo pide tres veces al mes, merece estar aquí. 4. **El resto, cuando haga falta** — Se sube el día que alguien lo busque. La mayoría no se busca nunca. ## Lo que no conviene traer - Documentos de gente que ya no está, si no hay obligación de conservarlos. - Copias de documentos de identidad que no tenéis motivo para guardar. - Versiones antiguas de las que ya tenéis la vigente, salvo que probaran algo. - Todo el correo. El correo no es un archivo. > [!IMPORTANT] > Una migración es el mejor momento para dejar de guardar lo que no deberíais tener. Si vais a mover cientos de documentos de identidad de candidatos de hace ocho años, la pregunta correcta no es cómo moverlos: es si conservarlos. > [!WARNING] > Traer el archivo sucio lo traslada, no lo ordena. Y encima ensucia las búsquedas justo cuando estáis aprendiendo a usarlas. > [!NOTE] > Una regla que funciona: si en seis meses nadie lo ha buscado, no hacía falta traerlo. Empezar por lo vigente y dejar que la necesidad tire del resto acierta casi siempre. **¿Y el papel?** Escanead lo que se consulte. Digitalizar el archivo entero rara vez se termina. **¿Se pueden subir carpetas enteras?** Sí, con su estructura. **¿Se leen los documentos antiguos al subirlos?** Sí, si tenéis la lectura activada para ese tipo. ## Ejemplos **Una empresa planea escanear doce años de archivo antes de empezar a usar nada.** - Sube solo la documentación vigente de sus 60 proveedores activos - Deja el resto en su sitio → Está trabajando en tres días en lugar de en tres meses, y a los seis meses solo ha hecho falta rescatar nueve documentos antiguos. **Se sube el archivo entero y encontrar algo resulta más difícil que antes.** - Sube solo lo vigente y lo que se consulta de verdad - Deja el histórico donde está y localizable → Lo que se busca a diario aparece sin ruido alrededor. **Nadie sabe qué documentos del archivo siguen en vigor.** - Registra la caducidad al subir cada documento → El propio traslado deja el archivo revisado. **Se para el arranque hasta terminar de migrar.** - Empieza a trabajar con lo nuevo desde el primer día - Sube lo antiguo solo cuando alguien lo necesita → La migración deja de ser un requisito para empezar. **Los documentos antiguos se suben sin saber a qué proveedor pertenecen.** - Asocia cada documento a su expediente al subirlo → Lo trasladado es utilizable y no un montón de ficheros. **Meses después hace falta un documento de los que no se migraron.** - Deja anotado dónde está el archivo histórico → Rescatarlo es una consulta y no una búsqueda a ciegas. --- --- id: KB-PS-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/que-te-van-a-preguntar-tus-proveedores idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-GL-002, KB-CO-019] citadoPor: [KB-CO-015] --- # Qué te van a preguntar tus proveedores _Las cinco dudas que llegan al mandar el primer aviso, con su respuesta._ **Responde a:** el proveedor pregunta si esto es seguro · qué le digo a un cliente que desconfía del enlace · tienen que registrarse mis proveedores · cómo explico la firma electrónica a un proveedor La primera vez que mandas una petición te van a contestar preguntando, no entregando. Son siempre las mismas cinco dudas, y tenerlas respondidas de antemano evita que el proceso se atasque justo al empezar. ## 1. «¿Esto es de fiar?» Es la pregunta correcta y hay que agradecerla. La respuesta honesta: que comprueben que el aviso viene de vosotros y que, si tienen dudas, os llamen al número que ya tenían — no al que venga en el correo. Esa desconfianza les protege también de los que sí van a intentar engañarles. ## 2. «¿Tengo que registrarme?» No. Abren el enlace y suben sus archivos. Sin cuenta, sin contraseña y sin instalar nada. Es lo que más tranquiliza, y conviene decirlo en el propio correo antes de que lo pregunten. ## 3. «¿Me va a costar algo?» Nunca. Ni entregar, ni firmar. El coste lo asumís vosotros, que sois quienes pedís. ## 4. «¿Quién va a ver mis documentos?» Solo vosotros. No los ven otros proveedores, ni siquiera los que están en el mismo expediente. Si trabajáis con dos que compiten, esto es lo primero que hay que poder decir. ## 5. «¿Y esto tiene valor legal?» Sí, y con más prueba detrás que el papel: queda registrado cuándo se abrió, cómo se comprobó la identidad y el momento exacto de la firma. En un papel firmado a mano, nadie apunta la hora. > [!NOTE] > Enlázales el artículo del glosario que explica las palabras del aviso. Está en seis idiomas y resuelve la conversación sin que la tengas que tener tú. > [!WARNING] > Si alguien te contesta al correo en vez de usar el enlace, no es que desconfíe: es que no vio que había que pulsar. Un mensaje tuyo de dos líneas lo desatasca. **¿Puedo mandarles algo por adelantado avisando?** Sí, y sube mucho la respuesta: un mensaje tuyo diciendo «te va a llegar esto» evita la mitad de las dudas. **¿Y si se niegan a usarlo?** Casi siempre es desconocimiento. Una llamada resuelve más que tres correos. **¿Funciona si solo tienen móvil?** Sí. La mayoría lo abre desde el móvil. ## Ejemplos **Una empresa manda su primera tanda y recibe ocho correos preguntando si es seguro.** - Responde con las cinco respuestas - En los siguientes envíos las incluye de antemano y enlaza el glosario → Las preguntas desaparecen y la entrega sube desde el segundo envío. **Un proveedor pequeño pregunta si tiene que registrarse en algo.** - Explica que se sube desde el enlace, sin cuenta ni contraseña → El proveedor entrega el mismo día en lugar de esperar a preguntar por teléfono. **Un proveedor no sabe cuál de los documentos que le piden ya os mandó el año pasado.** - Le enseña qué falta exactamente y qué ya está → Manda solo lo que falta y deja de reenviar cosas que ya teníais. **Alguien pregunta quién va a ver sus datos dentro de la empresa.** - Responde qué se comparte y con quién, y lo deja escrito en el aviso → La duda se resuelve una vez y no vuelve en cada tanda. **Un proveedor dice que el enlace ha caducado.** - Le reenvía la petición desde el mismo expediente → No hay que reconstruir nada ni volver a explicar qué se pedía. **Llegan las mismas cinco preguntas en cada envío.** - Incluye las respuestas en el propio aviso y enlaza el glosario → El segundo envío genera la mitad de correos que el primero. --- --- id: KB-PS-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/puedo-llevarlo-con-excel-y-una-carpeta idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: recursos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-004, KB-PS-009] citadoPor: [KB-PS-009, KB-CF-011, KB-CF-013, KB-PS-012, KB-PS-016] --- # ¿Puedo llevarlo con una hoja de cálculo? _Cuándo basta, cuándo deja de bastar, y en qué se nota exactamente._ **Responde a:** llevar el control documental en excel · alternativa a excel para documentación de proveedores · carpeta compartida o software de gestión documental · excel vs plataforma control de proveedores · hasta cuándo me vale una hoja de cálculo Casi todo el mundo empieza así, y durante un tiempo funciona. La pregunta útil no es si una hoja de cálculo sirve —sirve— sino en qué momento deja de servir y cómo se nota. ## Cuándo basta, de verdad **En corto** - Menos de veinte terceros con documentación. - Una sola persona lo mantiene y esa persona no falta. - Nadie os va a pedir demostrar cuándo llegó cada cosa. Si eso os describe, una hoja de cálculo y una carpeta compartida es la respuesta correcta, y montar otra cosa es trabajo que no os devuelve nada. Es honesto decirlo. ## Las cuatro señales de que se quedó corta | La señal | Qué está pasando en realidad | | --- | --- | | Alguien pregunta «¿esto está actualizado?» | La hoja dice lo que alguien escribió, no lo que hay | | Se descubre un documento caducado por casualidad | Nada avisa; el control depende de que alguien mire | | Se tarda media hora en encontrar algo de hace dos años | La estructura la entiende quien la hizo | | Hay que demostrar cuándo llegó un documento | La fecha del fichero la cambia cualquiera | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que no tiene arreglo con una hoja de cálculo, por bien llevada que esté. La fecha de creación de un fichero la modifica cualquiera en dos clics, así que ante una reclamación no prueba nada. Si vuestro problema es organizarse, la hoja vale; si es poder demostrar, no. ## Lo que no cambia al cambiar El trabajo de pedir sigue existiendo. Lo que cambia es quién lo hace: la insistencia deja de ser vuestra y el estado deja de depender de que alguien actualice una celda. Pero si el proceso está mal pensado, seguirá estándolo. > [!WARNING] > Migrar la hoja entera es el error clásico. Traed lo vigente y dejad el histórico donde está: lo que no se ha consultado en un año no se va a consultar. > [!NOTE] > Una prueba barata: coged el documento que os pidieron la semana pasada y cronometrad cuánto tardáis en encontrarlo y en decir cuándo llegó. Si son más de dos minutos, ahí está la respuesta. **¿Puedo empezar solo con una parte?** Sí, y es lo recomendable: un proceso, el que más se repita. **¿Pierdo lo que ya tengo?** No. Se sube lo vigente y lo demás sigue donde esté. **¿Merece la pena si somos cuatro?** Depende de si os piden demostrar fechas. Si no, probablemente no. ## Ejemplos **Una empresa lleva 45 proveedores en una hoja y descubre en una inspección tres seguros vencidos.** - Sube solo la documentación vigente - Marca las caducidades → La hoja deja de ser el control y pasa a ser una lista; los vencimientos avisan solos. **Dos personas editan la misma hoja y se pierde una fila.** - Cada documento pasa a tener su expediente y su histórico → Deja de haber una versión buena que hay que adivinar. **La hoja dice que el seguro está vigente y el PDF que hay detrás es de hace dos años.** - Guarda el documento junto al dato y lee la fecha de él → El dato deja de poder contradecir al papel que lo respalda. **Se pide la documentación por correo y la hoja se actualiza a mano después.** - La petición y el estado son la misma cosa → Se elimina el paso donde se olvida actualizar. **Quien mantenía la hoja se va y nadie sabe qué significaba una columna.** - Los estados dejan de ser un criterio personal → La información sigue siendo legible sin esa persona. **Una auditoría pide justificar la vigencia de quince proveedores.** - Comparte los expedientes con sus documentos y fechas → Se entrega lo que respalda la hoja y no la hoja. --- --- id: KB-PS-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/cuanto-cuesta-y-de-que-depende idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: recursos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-008, KB-CD-005, KB-PS-019] citadoPor: [KB-PS-008, KB-PS-012] --- # Cuánto cuesta y de qué depende _Qué se paga, qué no, y cómo estimarlo antes de hablar con nadie._ **Responde a:** cuánto cuesta la firma electrónica · precio de un software de control documental · cuánto cuesta enviar documentos a firmar · hay versión gratuita · cuánto me costaría para 50 proveedores Es la búsqueda que se hace justo antes de decidir, y la que peor se responde en casi todas partes. Lo que sí se puede explicar sin hablar con nadie es de qué depende, que es lo que permite estimarlo. ## Las dos piezas Hay **una licencia**, que da acceso a la plataforma, y **créditos**, que pagan lo que se hace con ella. Son cosas distintas: la licencia no incluye consumo ilimitado y los créditos no sirven sin licencia activa. ## Qué consume créditos Prácticamente cualquier acción que la plataforma ejecute por vosotros, a razón de **uno por acción y no por destinatario**: | Acción | Consume | | --- | --- | | Enviar a firmar | 1 por envío | | Mandar un aviso por correo, SMS o WhatsApp | 1 por solicitud, aunque vaya a varios | | Crear o duplicar un proceso | 1 | | Subir un documento | 1 | | Leer un documento con IA | 1 | | Certificar o sellar una evidencia | 1 | | Generar un informe | 1 (descargarlo, no) | | Consultar y filtrar lo ya guardado | No consume | > [!NOTE] > Que el coste vaya por acción y no por destinatario es lo que más cambia el cálculo: una tanda a trescientas personas consume lo mismo que a una. ## Cómo estimarlo vosotros Contad **cuántas acciones al mes**: envíos a firmar, avisos, procesos creados, documentos subidos y leídos. Ese número por el precio unitario es el consumo; la licencia va aparte. Un error común es estimar por número de proveedores — no es lo que se paga. > [!IMPORTANT] > Una tanda masiva cuenta como **una** acción, no como una por destinatario. Es la diferencia más grande respecto a lo que la gente supone al estimar, y va a vuestro favor: el anexo anual a trescientos empleados no son trescientos créditos de envío. > [!WARNING] > Cuidado con comparar solo el precio. Lo que hay que comparar es contra lo que cuesta ahora: el tiempo de perseguir, el papel, la mensajería y —esto es lo que nadie suma— lo que cuesta una reclamación que no se puede probar. > [!NOTE] > La forma barata de saberlo es probarlo con un proceso real vuestro. Un caso de verdad da un número mejor que cualquier estimación en abstracto. **¿Hay versión gratuita para probar?** Se puede probar con un caso real sin instalar nada; el alcance concreto lo veis al registraros. **¿Se paga por usuario?** La licencia y su alcance se acuerdan aparte; el consumo variable va por la tabla de arriba. **¿Los créditos caducan?** No caducan por el paso del tiempo. ## Ejemplos **Una empresa quiere saber qué le costaría antes de hablar con comercial.** - Cuenta 40 firmas al mes y 150 documentos leídos - Suma aparte el anexo anual de 300 envíos → Llega a la conversación con un número propio en lugar de con una duda. **Una empresa teme pagar por usuarios que apenas entran.** - Cuenta qué acciones se hacen de verdad al mes → La estimación se hace sobre uso real y no sobre plantilla. **No se sabe si pedir documentos a cien proveedores dispara el consumo.** - Comprueba qué actividades consumen y cuáles no → El número de destinatarios deja de ser la incógnita. **Un mes tiene una campaña grande y el resto son tranquilos.** - Estima el mes punta aparte del mes normal → Se dimensiona para el año y no para el peor mes. **Se quiere comparar con lo que cuesta hoy hacerlo a mano.** - Cuenta las horas que se dedican hoy a perseguir y teclear → La comparación se hace con las dos cifras y no con una. **La dirección pide una cifra antes de autorizar la prueba.** - Lleva el cálculo por actividad y el supuesto de crecimiento → La autorización se discute sobre un número explicable. --- --- id: KB-PS-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/los-cinco-errores-del-primer-mes idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: configuracion-inicial audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-TL-014, KB-PS-020] citadoPor: [KB-PS-011] --- # Los cinco errores del primer mes _Todos evitables, y los cinco se cometen por la misma razón._ **Responde a:** errores al empezar con la plataforma · qué no hacer el primer mes · por qué no me funciona el proceso · consejos para empezar bien Los cinco se cometen por lo mismo: querer dejarlo todo montado antes de usarlo. Es una intención razonable y es exactamente lo que hace que a los dos meses no lo use nadie. ## 1. Montar doce procesos antes de usar uno Cuesta dos semanas, se abandona a la primera dificultad y no se ha aprendido nada de cómo responden vuestros terceros. Un proceso real completo enseña más que doce diseñados en abstracto. ## 2. Migrar el archivo entero Doce años de documentos que nadie ha consultado en años. Ocupa el arranque, ensucia las búsquedas y no devuelve nada. Lo vigente y lo que caduca, y el resto se sube el día que alguien lo busque. ## 3. Poner todo como obligatorio Acaba con los expedientes bloqueados por lo que no importaba, y con alguien saltándose el proceso para poder trabajar. Obligatorio es lo que impide seguir, no lo que estaría bien tener. ## 4. Invitar a todo el equipo el primer día Entran a una cuenta vacía, no ven para qué sirve y no vuelven. Después cuesta el doble convencerles, porque ya tienen la impresión hecha. ## 5. Escribir los títulos para vosotros «Doc 3» o «Cert. SS» no significan nada para quien los recibe. Es el error más barato de arreglar y el que más entrega recupera. > [!IMPORTANT] > Si tuvierais que evitar solo uno, evitad el primero. Los otros cuatro se corrigen en una tarde cuando se detectan; el primero consume el impulso inicial, que no vuelve. ## Lo que sí funciona el primer mes **En corto** - Un caso real, de punta a punta, aunque sea más lento esa vez. - Guardarlo como plantilla cuando funcione. - Y solo entonces invitar a quien vaya a usarlo. > [!NOTE] > La señal de que vais bien no es tener mucho montado: es que alguien del equipo os pregunte si un caso suyo se puede llevar por ahí. **¿Y si ya he cometido alguno?** Los cuatro últimos se corrigen en una tarde. El primero se corrige empezando de nuevo con un caso real. **¿Cuánto tarda en verse el efecto?** Con un proceso, dos semanas. Con doce sin usar, nunca. **¿Merece la pena empezar en temporada alta?** Mejor no: montad en la temporada tranquila lo que vais a necesitar en la alta. ## Ejemplos **Una empresa monta once procesos en dos semanas y a los dos meses no los usa nadie.** - Empieza de nuevo con un caso real que tenía encima de la mesa - Lo guarda como plantilla cuando funciona → A las tres semanas hay tres personas usándolo, sin haber montado nada más. **Se invita a treinta personas antes de que exista un proceso que usar.** - Entra primero quien va a usarlo esa semana → Nadie recibe un acceso a una herramienta vacía. **Se copia el circuito de papel tal cual, con sus pasos innecesarios.** - Revisa qué pasos existían solo porque el papel viajaba → El proceso nuevo es más corto que el que sustituye. **Se decide esperar a tenerlo todo perfecto antes de pedir nada.** - Lanza una petición real con lo que hay → Los ajustes salen del uso y no de una reunión. **Se empieza por el proceso más complicado de la empresa.** - Elige uno que se repita mucho y sea sencillo → El primer resultado llega en días, no en meses. **Nadie fija una fecha para decidir si sigue o no.** - Pone fecha a los treinta días desde el principio → La decisión se toma con datos en vez de por inercia. --- --- id: KB-PS-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/la-primera-hora idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-PS-010] citadoPor: [KB-MA-014, KB-PS-018, KB-PS-022] --- # La primera hora _Qué hacer nada más entrar para saber si esto os sirve, sin montar nada._ **Responde a:** acabo de entrar por primera vez · qué hago primero en la plataforma · probar la plataforma sin configurar nada · primera hora de uso La reacción normal al entrar por primera vez es empezar a configurar: dar de alta al equipo, importar contactos, montar la estructura. Es exactamente lo que no conviene hacer todavía, porque estaréis decidiendo cómo organizar algo que aún no sabéis cómo funciona. ## Lo que sí conviene hacer, en una hora 1. **Coged un caso real vuestro, pequeño** — Un proveedor concreto, un documento concreto. Nada inventado: lo inventado no enseña nada. 2. **Subid un documento de verdad** — Uno de los feos: escaneado, torcido, con sello. Es el que os dirá cómo se comporta. 3. **Mandad algo a firmar a vosotros mismos** — Así veis lo que ve el que lo recibe, que es la mitad de la decisión. 4. **Y buscad algo que hayáis subido** — Por un dato de dentro, no por el nombre del fichero. > [!IMPORTANT] > Ese cuarto paso es el que más gente se salta y el que mejor predice si esto os va a servir. Si podéis encontrar un documento por lo que dice dentro, habréis resuelto la mitad de vuestro problema aunque no configuréis nada más. ## Lo que puede esperar | Puede esperar | Por qué | | --- | --- | | Invitar al equipo | Mejor cuando sepáis qué les vais a pedir que hagan | | Importar todos los contactos | Con tres basta para probar | | Montar la estructura definitiva | Cambiará en cuanto la uséis dos semanas | | Las integraciones | Casi siempre resulta que no hacían falta al principio | > [!WARNING] > El error clásico del primer día es traer todo el archivo histórico. Ocupa una tarde, no enseña nada nuevo y deja la casa llena antes de saber dónde va cada cosa. Lo antiguo se trae después, y a veces resulta que solo hacía falta una parte. ## Qué mirar al terminar la hora **En corto** - ¿El documento feo se leyó razonablemente bien? - ¿Lo que recibe la otra parte se entiende sin explicaciones? - ¿Encontrasteis lo que subisteis, buscando como buscaríais de verdad? Si las tres respuestas son que sí, ya tenéis la decisión tomada y podéis pasar a montar. Si alguna es que no, esa es exactamente la conversación que conviene tener antes de seguir. > [!NOTE] > Las acciones de esta hora consumen como cualquier otra: subir, mandar a firmar y leer un documento gastan igual probando que en producción. Es poco, pero conviene saberlo antes de repetir la prueba treinta veces. **¿Necesito instalar algo?** No. Se entra desde el navegador y desde el móvil. **¿Puedo borrar lo de la prueba después?** Sí, aunque suele quedarse: es documentación real vuestra. **¿Y si no tengo claro qué módulo necesito?** Probad con el caso que más os duele hoy; el módulo se deduce solo. ## Ejemplos **Una empresa dedica el primer día a importar cinco años de archivo.** - Para y prueba un caso real: un proveedor, un escaneo feo, una firma a sí mismos - Busca el documento por el NIF → Decide con criterio en una hora, y trae el histórico cuando ya sabe dónde va cada cosa. **Se quiere saber si la lectura automática sirve con los documentos reales de la empresa.** - Sube el peor escaneo que haya a mano - Mira qué campos salen y cuáles no → La decisión se toma con el material propio y no con un ejemplo de demostración. **Nadie sabe si el proveedor va a poder subir algo sin ayuda.** - Se manda a sí mismo una petición y la completa desde el móvil → Se ve la experiencia del otro lado antes de mandársela a nadie. **Se duda de si una firma va a valer para lo que hace falta.** - Firma un documento de prueba y mira el rastro que deja → La duda se resuelve mirando la evidencia, no la descripción. **Se quiere comprobar si un documento se encuentra después.** - Busca por un dato del contenido y no por el nombre del fichero → Queda claro si la búsqueda va a servir en el día a día. **La primera hora se va en mirar menús.** - Recorre un caso completo de principio a fin → Se sale con una opinión formada en lugar de con una visita guiada. --- --- id: KB-PS-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/que-preguntar-antes-de-contratar idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: recursos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-008, KB-PS-009] citadoPor: [KB-PS-016] --- # Qué preguntar antes de contratar _Ocho preguntas que conviene hacer a cualquier plataforma, incluida esta._ **Responde a:** qué preguntar a un proveedor de software · criterios para elegir una plataforma documental · cómo comparar herramientas de gestión documental · preguntas antes de firmar con un saas Casi todas las demostraciones enseñan lo mismo: lo que la herramienta hace bien. Las preguntas que separan una decisión buena de un arrepentimiento a los ocho meses son otras, y ninguna va sobre funcionalidades. ## Las ocho preguntas 1. **¿Cómo saco todo si me voy?** — En qué formato, cuánto tarda y si incluye los documentos originales, no solo un listado. 2. **¿Dónde están mis datos y quién puede verlos?** — País, subcontratistas, y qué personas del proveedor tienen acceso técnico. 3. **¿Qué pasa si dejo de pagar?** — Si se bloquea, si se borra, y cuánto tiempo tengo para recuperar. 4. **¿Qué se rompe cuando cambian el producto?** — Con qué aviso, y si lo que montasteis sigue funcionando. 5. **¿Quién responde cuando algo falla un viernes?** — Y en qué idioma y con qué compromiso de plazo. 6. **¿Cuánto cuesta de verdad al segundo año?** — Con el crecimiento previsible, no con el escenario de la demo. 7. **¿Qué necesito de mi informática?** — Si la respuesta es «nada» y luego hace falta un proyecto, ya lo sabéis. 8. **¿Puedo probarlo con un caso mío antes de decidir?** — Con documentos reales vuestros, no con los de ejemplo. > [!IMPORTANT] > La primera y la tercera son las que más se olvidan y las que más caro salen. Una plataforma de la que no se puede salir con vuestra documentación no es una herramienta: es una dependencia. ## Lo que conviene mirar además de preguntar | Aspecto | Cómo se comprueba de verdad | | --- | --- | | Facilidad de uso | Que alguien de vuestro equipo lo use sin formación | | Velocidad | Con un documento vuestro de los grandes, no con uno de muestra | | Soporte | Escribiendo una duda real antes de contratar | | Seguridad | Pidiendo qué certificaciones tienen y de qué fecha | > [!WARNING] > Desconfiad de las respuestas que empiezan por «eso está en el roadmap». Contratad por lo que hace hoy: lo que vendrá puede venir, y vuestro problema es de este trimestre. ## Y sobre esta plataforma en concreto **En corto** - Podéis exportar vuestra documentación completa cuando queráis. - Lo firmado y sellado se puede verificar aunque dejéis de ser clientes. - Se puede probar con un caso real vuestro antes de decidir nada. - Y lo que cuesta depende del uso, con desglose para comprobarlo. > [!NOTE] > Si alguna de las ocho preguntas os la responden con evasivas, eso ya es una respuesta. No hace falta que sea perfecta: hace falta que sea clara. **¿Y si ya contraté sin preguntar esto?** Preguntadlo ahora: la primera y la tercera siguen siendo igual de importantes. **¿Cuánto debería durar una prueba?** Lo que tardéis en pasar un caso real de principio a fin. **¿Merece la pena pedir referencias?** De alguien de vuestro tamaño y sector, sí. De un caso grande, poco. ## Ejemplos **Una empresa compara tres herramientas por su lista de funcionalidades.** - Hace las ocho preguntas a las tres - Prueba un caso real en las dos que responden con claridad → Descubre que una no permite exportar los documentos originales y la descarta antes de firmar. **Se pregunta si los datos se pueden recuperar el día que se quiera cambiar.** - Pide una exportación de prueba antes de firmar → La salida se comprueba en lugar de darse por supuesta. **Nadie aclara qué pasa con los documentos si se deja de pagar.** - Pregunta el plazo de acceso y el formato de entrega → La respuesta queda por escrito antes de depender de ella. **Se compara por precio de lista sin saber qué consume cada acción.** - Pregunta qué actividades consumen y cuáles no → La comparación se hace sobre el uso previsto y no sobre una tarifa. **Una herramienta parece completa pero nadie ha probado el lado del proveedor.** - Pide una prueba con un destinatario externo real → Se ve la mitad del producto que no aparece en la demostración. **Se firma sin saber quién responde cuando algo falla.** - Pregunta el canal de soporte y el tiempo de respuesta comprometido → El primer problema no es también la primera sorpresa. --- --- id: KB-PS-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/los-primeros-treinta-dias idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: configuracion-inicial audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-PS-005] citadoPor: [KB-PS-016, KB-PS-017, KB-PS-019, KB-PS-020] --- # Los primeros treinta días _Qué esperar cada semana, y en qué semana suele aparecer la duda de si esto sirve._ **Responde a:** primer mes usando la plataforma · plan de implantación sencillo · qué hacer las primeras semanas · cuánto tarda en notarse Un mes basta para saber si esto os sirve, siempre que se haga en un orden concreto. Este es el que funciona, con la advertencia de dónde está el bache. ## Semana a semana | Semana | Qué hacer | Qué se nota | | --- | --- | --- | | 1 | Un caso real de principio a fin, vosotros solos | Si el sistema encaja con vuestro caso | | 2 | Un proceso completo con terceros de verdad | La primera respuesta de alguien de fuera | | 3 | Meter al equipo en ese mismo proceso | Dónde se atasca la gente, que nunca es donde pensabais | | 4 | Automatizar la insistencia y revisar | El primer ahorro real de tiempo | > [!IMPORTANT] > La semana 3 es el bache. Es cuando el equipo pregunta por qué se cambia algo que «ya funcionaba», cuando aparecen las excepciones que nadie contó y cuando se decide si esto se queda o se abandona. No es una señal de que vaya mal: es la semana que tiene todo el mundo. ## Cómo se pasa la semana 3 1. **Escuchad la queja concreta, no la general** — «Es más lento» casi siempre significa «no encuentro X» o «no sé qué me toca». 2. **Arreglad lo que se pueda ese mismo día** — Dos arreglos rápidos valen más que una reunión explicando las ventajas. 3. **Y no añadáis nada nuevo esa semana** — Es la tentación: meter otro proceso para demostrar que sirve. Empeora todo. > [!WARNING] > El error más común del primer mes es empezar por importar el archivo histórico. Consume la semana 1 entera, no enseña nada sobre si el sistema os sirve y llena todo antes de saber dónde va cada cosa. ## Qué mirar el día treinta **En corto** - Cuántas veces alguien tuvo que preguntar por dónde iba algo. - Cuánto tardó el primer proceso completo frente a como lo hacíais. - Y si alguien del equipo lo usa sin que se lo recuerden. La tercera es la que predice el resto. Si a los treinta días hay al menos una persona que entra sola porque le resulta más cómodo que lo anterior, el cambio ya se sostiene sin vosotros. > [!NOTE] > Todo esto consume: cada subida, cada envío y cada lectura cuenta también en el mes de prueba. Es poco, pero conviene saberlo antes de repetir el mismo caso veinte veces para enseñárselo a la gente. **¿Y si en la semana 2 nadie de fuera responde?** Mirad el estado del envío antes de concluir nada: suele ser el destinatario, no el sistema. **¿Cuánta gente debería entrar el primer mes?** Las que tocan ese proceso. Meter a toda la empresa el primer mes es la forma más rápida de fracasar. **¿Cuándo se importa lo antiguo?** A partir del mes dos, y solo lo que se consulte o caduque. ## Ejemplos **Una empresa arranca importando cinco años de archivo y a la semana 3 el equipo se queja.** - Para de importar y arregla las dos quejas concretas - Vuelve al proceso único hasta el día treinta → Al mes hay dos personas usándolo por su cuenta y el histórico se trae después, y solo en parte. **La primera semana se va en configurar y no se pide nada.** - Lanza una petición real el primer día → La semana uno termina con una respuesta de fuera y no con una pantalla montada. **En la semana dos aparece un caso que el proceso no contemplaba.** - Ajusta el proceso con ese caso y lo vuelve a guardar → La plantilla mejora con la realidad en vez de nacer perfecta. **En la semana tres alguien dice que antes era más rápido por correo.** - Escucha la queja concreta y arregla ese paso → La objeción se convierte en un cambio y no en una discusión. **Al final del mes no se sabe si ha servido.** - Compara cuánto se tardaba antes en cerrar un expediente → La decisión de seguir se toma con una cifra. **Se quiere ampliar a otro proceso antes de terminar el primero.** - Termina el primero hasta cerrarlo del todo → El segundo empieza sobre algo probado y no sobre una intuición. --- --- id: KB-PS-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/por-que-proceso-empezar idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-004, KB-CF-013] citadoPor: [KB-PS-018, KB-PS-020] --- # ¿Por qué proceso empezar? _El que más rinde no es el más grande: es el que os obliga a perseguir a alguien de fuera._ **Responde a:** por dónde empiezo a implantar · qué proceso digitalizo primero · elegir el primer caso de uso · empezar por lo más fácil o lo más útil La elección del primer proceso decide si el proyecto avanza solo o hay que empujarlo cada semana. Y casi todo el mundo elige mal por la misma razón: empieza por lo interno, que es lo fácil de cambiar, cuando el retorno está en lo que sale hacia fuera. ## Los tres candidatos habituales | Candidato | Retorno | Dificultad | Veredicto | | --- | --- | --- | --- | | Documentación de proveedores o contratistas | Alto | Media | El mejor primero, casi siempre | | Firmas de personal | Alto | Baja | Buen primero si hay rotación | | Archivo histórico | Bajo al principio | Alta | Nunca el primero | > [!IMPORTANT] > El primero gana porque combina tres cosas: interviene alguien de fuera, hay documentos que caducan y es repetitivo. Esos tres factores juntos son exactamente donde una herramienta como esta devuelve tiempo desde la primera semana. ## Cómo se acota para que quepa en un mes 1. **Un tipo de proveedor, no todos** — Los transportistas, o las subcontratas de una obra. Diez o quince, no doscientos. 2. **La lista de documentos que ya pedís** — No aprovechéis para rediseñar qué se pide: eso es otro proyecto. 3. **Con las personas que ya lo hacen** — No hace falta que entre toda la empresa para probar un proceso. 4. **Y con una fecha para decidir** — Treinta días. Sin fecha, la prueba se alarga hasta que nadie recuerda qué se probaba. > [!WARNING] > La segunda es la que más proyectos hunde. Al montar el proceso aparece la tentación de aprovechar para revisar qué documentos se piden, quién aprueba y con qué criterios — y de repente el proyecto depende de tres decisiones que no dependen de vosotros. ## Señales de que elegisteis bien **En corto** - En dos semanas alguien de fuera ha aportado sin que le llaméis. - Alguien del equipo pregunta si puede meter otro caso. - Y la pregunta «¿cómo va lo de X?» se responde mirando, no preguntando. Si al mes no ha pasado ninguna de las tres, probablemente elegisteis un proceso demasiado interno o demasiado poco frecuente. No es un fracaso: es información para elegir el siguiente. > [!NOTE] > Lo que no conviene es empezar por dos procesos a la vez «para ir más rápido». Si algo falla, no sabréis cuál era el problema, y la conversación con el equipo se vuelve difusa. **¿Y si nuestro caso más doloroso es interno?** Hacedlo igual, pero sabiendo que el retorno será menor y más lento. **¿Cuánta gente debería participar?** Los que ya hacen ese trabajo. Añadir espectadores no ayuda. **¿Se puede cambiar de proceso a mitad?** Sí, y a veces es lo correcto. Anotad por qué, que es lo que enseña. ## Ejemplos **Una empresa quiere empezar subiendo todo su archivo histórico.** - Empieza por la documentación de quince transportistas - Fija fecha para decidir a los treinta días → A las dos semanas los transportistas aportan solos y el archivo se pospone hasta el mes dos. **El proceso elegido depende solo de gente de dentro.** - Elige uno que obligue a esperar a alguien de fuera → El ahorro se nota desde la primera semana porque ahí está el tiempo perdido. **Se empieza por algo que ocurre dos veces al año.** - Elige lo que se repite cada semana → La plantilla se amortiza en el primer mes. **El proceso elegido lo lleva una sola persona y nadie más lo ve.** - Elige uno que toquen dos o tres personas → El resultado lo nota alguien más que quien lo montó. **Se elige el proceso más importante y también el más delicado.** - Empieza por uno que si sale regular no rompe nada → Se aprende sin arriesgar el proceso crítico. **Nadie sabe qué proceso consume más tiempo hoy.** - Pregunta dónde se pierde la semana antes de elegir → La elección se hace sobre el tiempo real y no sobre la impresión. --- --- id: KB-PS-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/quien-tiene-que-llevar-esto-dentro idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: configuracion-inicial audiencia: administrador nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-005, KB-CR-011] citadoPor: [KB-PS-019] --- # Quién tiene que llevar esto dentro _El perfil que hace que funcione no es el más técnico: es quien sufre hoy el problema._ **Responde a:** quién debe encargarse de la plataforma · responsable interno de la implantación · lo lleva informática o el área · quién administra la herramienta Es la decisión que menos se piensa y la que más determina si esto se queda o se abandona. Se suele resolver por descarte —«que lo lleve informática», «que lo lleve el que tenga tiempo»— y las dos salidas fallan por la misma razón: quien lo lleva no es quien tiene el problema. ## Los tres perfiles habituales | Perfil | Qué aporta | Por qué falla si es el único | | --- | --- | --- | | Quien sufre el problema | Sabe qué tiene que pasar y lo nota si funciona | Puede quedarse sin apoyo para decidir cosas del conjunto | | Informática | Resuelve accesos, dominio, integraciones | No sabe qué documentación pedís ni por qué, y no debería decidirlo | | Dirección | Desbloquea decisiones y presupuesto | Si lo lleva sola, nadie lo usa a diario | > [!IMPORTANT] > La combinación que funciona es la primera con apoyo puntual de las otras dos: **el dueño es quien hoy persigue documentos**, informática entra cuando hay que tocar dominio o accesos, y dirección aparece para decidir lo que afecta a más de un área. Poner a informática de dueño es el error más común y el más caro: acaban administrando una herramienta cuyo propósito no viven. ## Lo que tiene que poder hacer el dueño **En corto** - Decidir qué se pide y a quién, sin pedir permiso cada vez. - Cambiar una plantilla o un aviso el mismo día que se ve que no encaja. - Y decir que no a añadir cosas antes de que lo básico funcione. La tercera es la que más se subestima. En cuanto algo empieza a funcionar aparecen peticiones de otras áreas, y un dueño que no puede decir «esto después» acaba con cinco procesos a medias en lugar de uno terminado. ## El error de repartirlo entre varios > [!WARNING] > Dos personas «llevándolo juntas» sin que una sea la responsable es la fórmula más fiable para que no lo lleve nadie: cada una asume que la otra revisa los pendientes y ninguna decide cuando hay que decidir. Uno responde y los demás ayudan — y eso se dice en voz alta el primer día, no se deduce. ## Cuánto tiempo hace falta de verdad 1. **Las dos primeras semanas: unas horas** — Montar el proceso, probarlo, corregirlo. Es cuando más se necesita. 2. **El primer trimestre: un rato a la semana** — Mirar lo parado, ajustar avisos, responder dudas del equipo. 3. **Después: media hora al mes** — La limpieza y la revisión de accesos. Si hace falta mucho más, algo está montado de forma más complicada de lo necesario. > [!NOTE] > Si esa persona se va o cambia de puesto, el traspaso es explícito: quién recoge el papel de dueño, con nombre. Un dueño que desaparece sin relevo es la causa más frecuente de que una implantación que iba bien se apague en tres meses. **¿Y si somos muy pocos y no hay a quién nombrar?** Entonces el dueño es quien más persigue documentos, aunque sea el gerente. **¿Puede llevarlo una asesoría externa?** Puede operar, pero el dueño de las decisiones tiene que estar dentro. **¿Hace falta que sea alguien técnico?** No. Lo técnico es la parte pequeña y puntual. ## Ejemplos **Una empresa encarga la implantación a informática y a los dos meses nadie la usa.** - Nombra dueño a la persona que perseguía la documentación - Deja a informática para dominio y accesos → El proceso se ajusta a lo que de verdad pasa y el uso sube sin más formación. **El responsable nombrado no tiene tiempo asignado para ello.** - Reserva unas horas fijas a la semana durante el arranque → El proyecto deja de competir con lo urgente de cada día. **Se nombra a alguien que no puede decidir cómo se trabaja.** - Elige a quien pueda cambiar el procedimiento, no solo ejecutarlo → Los ajustes se aplican sin pedir permiso cada vez. **El responsable se va y no queda nadie que sepa cómo está montado.** - Documenta las decisiones dentro del propio proceso - Deja un segundo con acceso desde el principio → La salida de una persona no congela el uso. **Informática monta el proceso y quien lo usa no se reconoce en él.** - Hace que lo diseñe quien persigue hoy la documentación → El proceso se parece al trabajo real desde la primera versión. **Nadie sabe a quién preguntar cuando algo no encaja.** - Anuncia quién es el responsable y por dónde se le escribe → Las dudas llegan a alguien en lugar de convertirse en excusas. --- --- id: KB-PS-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/lo-que-esto-no-va-a-resolver idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: recursos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-008, KB-PS-013, KB-PS-012] citadoPor: [KB-PS-019] --- # Lo que esto no va a resolver _Cinco problemas que la gente espera que desaparezcan al implantarlo, y no desaparecen._ **Responde a:** qué no hace la plataforma · limitaciones de un sistema documental · esto va a arreglar mi caos · expectativas realistas al implantar Una herramienta se juzga por la distancia entre lo que se esperaba y lo que hace. Estas son las cinco expectativas que más veces hemos visto y que conviene descartar el primer día, porque descubrirlas en el segundo mes se lleva por delante el proyecto entero. ## Las cinco | Se espera que… | La realidad | | --- | --- | | Ordene el archivo que ya tenéis | Ordena lo que entra a partir de hoy; lo antiguo se trae y se ordena aparte | | Haga que la gente conteste | Hace que insistir sea automático, no que un proveedor quiera contestar | | Decida qué es aceptable | Comprueba que está y cuándo caduca; aprobar es una decisión vuestra | | Sustituya un proceso que no existe | Si nadie sabe qué documentos hay que pedir, la herramienta no lo inventa | | Corrija a quien no quiere usarlo | Reduce el trabajo de quien lo usa; a quien no entra no le alcanza | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que más proyectos hunde y la que menos se admite en voz alta. Si en vuestra empresa cada persona pide documentación distinta según su criterio, implantar esto no unifica nada: reproduce el desorden más rápido y con mejor aspecto. Esa conversación —qué se pide y por qué— hay que tenerla igual, y es más barata antes. ## Lo que sí cambia, para que la comparación sea justa **En corto** - Deja de hacer falta perseguir: la insistencia se hace sola y con constancia. - Deja de depender de quién estaba: lo que se hizo queda donde cualquiera lo ve. - Y deja de haber sorpresas de caducidad, que es lo que más se nota el primer trimestre. > [!WARNING] > El malentendido con la IA merece punto aparte: **lee, extrae y resume, pero no decide ni responde por vosotros de lo que afirma**. Un dato leído es un dato que hay que poder comprobar, y un resumen es un punto de partida, no una conclusión. Quien firma sigue siendo una persona, y eso no es una limitación temporal: es cómo debe ser. ## Lo que conviene decidir vosotros y no delegar en ninguna herramienta 1. **Qué documentación exigís y a quién** — Es una decisión de negocio, no de configuración. 2. **Qué pasa cuando alguien no cumple** — Bloquear, escalar o aceptar el riesgo. Escrito antes, no en caliente. 3. **Y quién responde de cada cosa** — Un expediente sin responsable no avanza por muy automatizado que esté. > [!NOTE] > Si tras leer esto seguís viendo el encaje, es buena señal: las implantaciones que salen bien empiezan con las expectativas ajustadas, no con entusiasmo. Y si alguna de las cinco era justo lo que esperabais, mejor saberlo hoy. **¿Entonces para qué sirve?** Para que lo que ya hacéis deje de depender de la memoria y de perseguir a gente. **¿Y si nuestro problema es que no sabemos qué pedir?** Empezad por eso; el artículo de qué te van a preguntar tus proveedores ayuda a arrancar. **¿Merece la pena con equipos que se resisten?** Sí, si empezáis por el proceso que más les molesta a ellos, no por el que más os interesa a vosotros. ## Ejemplos **Una empresa implanta esperando que se ordene su archivo de diez años.** - Ajusta la expectativa: ordena lo nuevo y trae lo antiguo por partes - Empieza por la documentación de proveedores → A los tres meses valora el resultado por lo que dejó de perseguir, no por el archivo antiguo. **Se espera que los proveedores empiecen a contestar solos.** - Automatiza el recordatorio, pero mantiene la relación → Se persigue menos, no se deja de perseguir. **Se espera que la lectura automática acierte siempre.** - Revisa lo que la IA marca como dudoso → El trabajo pasa de teclear a comprobar, que es mucho menos. **Se espera que desaparezca la discusión sobre quién tenía razón.** - Conserva el rastro con fechas de cada paso → La discusión sigue existiendo, pero se cierra mirando en vez de recordando. **Se espera que decida qué documentos hay que pedir.** - Deja escrito el listado una vez y lo reutiliza → La decisión sigue siendo vuestra, pero se toma una sola vez. **Se espera que ordene el archivo antiguo por su cuenta.** - Ordena lo nuevo desde el primer día y trae lo viejo por partes → El desorden deja de crecer, aunque el histórico siga donde estaba. --- --- id: KB-PS-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/de-la-prueba-a-trabajar-en-serio idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: configuracion-inicial audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-013, KB-PS-005] citadoPor: [KB-PS-020] --- # De la prueba a trabajar en serio _El día que deja de ser un experimento y pasa a ser donde vive el trabajo: qué hay que ordenar antes._ **Responde a:** pasar de la prueba al uso real · limpiar los datos de prueba · empezar a usarlo de verdad · qué hacer al terminar el piloto Casi todas las implantaciones tienen un momento raro: la prueba fue bien, se decide seguir, y nadie declara el cambio. El resultado es un espacio a medias donde conviven expedientes de verdad con pruebas, y donde nadie sabe si lo que ve es real. ## Lo que hay que ordenar antes de decir «esto ya es lo bueno» 1. **Los expedientes de prueba: cerrar o borrar, pero decidir** — Un expediente de prueba abierto ensucia todos los recuentos y aparece en cualquier informe. 2. **Los contactos inventados** — Si probasteis mandando a vosotros mismos con nombres falsos, quitadlos: acaban recibiendo recordatorios reales. 3. **Las plantillas que se hicieron sobre la marcha** — Revisar textos y listas: las que se montaron para probar suelen decir cosas que no diríais a un cliente. 4. **Y quién entra a partir de ahora** — La prueba la hicieron dos; el uso real lo hacen los que tocan ese proceso. > [!IMPORTANT] > El segundo punto es el que da sustos. Un contacto de prueba con una dirección real —la vuestra, la de un compañero, la de un cliente que se usó «porque era fácil»— sigue en el sistema y recibe lo que salga de ahí. La insistencia automática no distingue entre lo que era prueba y lo que no. ## Lo que conviene declarar en voz alta | Qué se dice | Por qué importa | | --- | --- | | Desde cuándo esto es el sitio bueno | Sin fecha, la mitad seguirá usando lo de antes | | Qué procesos entran ya y cuáles no todavía | Evita que alguien meta lo que no toca y concluya que no sirve | | A quién se pregunta cuando algo no cuadra | Es lo que evita el abandono silencioso | | Y qué pasa con el sistema anterior | Solo lectura, consulta o nada: pero dicho | > [!WARNING] > El error más común en este punto es querer entrar con todo a la vez porque «ya está probado». La prueba validó un proceso con dos personas; meter cinco procesos y quince personas la misma semana convierte cualquier problema pequeño en un motivo para volver atrás. Lo que funciona es sumar un proceso cada vez, con dos o tres semanas entre uno y otro. ## Señales de que el paso ha salido bien **En corto** - Alguien que no participó en la prueba entra por su cuenta y hace su trabajo. - Aparece una petición de un caso que no habíais previsto — señal de que se está usando de verdad. - Y nadie pregunta ya si algo «está en el sistema o en la carpeta». > [!NOTE] > Los expedientes de prueba que decidáis conservar, marcadlos como tales en su nombre. Dentro de un año, alguien los encontrará buscando otra cosa y necesitará saber en dos segundos que aquello no era real. **¿Hay que borrar los documentos de prueba?** Si eran documentos reales vuestros, no hace falta: cerrad el expediente y ya. Si eran inventados, mejor fuera. **¿Y si la prueba la hizo alguien que ya no está en el proyecto?** Revisad qué quedó a su nombre antes de seguir: avisos y tareas incluidas. **¿Se puede volver atrás si sale mal?** Sí, y por eso conviene entrar por procesos y no de golpe. ## Ejemplos **Una empresa termina el piloto y sigue trabajando sin cerrar los expedientes de prueba.** - Cierra las pruebas, quita los contactos inventados y anuncia desde cuándo es el sitio bueno → Los informes dejan de mezclar y nadie vuelve a preguntar si lo que ve es real. **Los contactos de prueba siguen recibiendo avisos reales.** - Borra los contactos inventados antes de abrirlo al equipo → Nadie de fuera recibe un correo de una prueba. **Nadie sabe desde qué fecha lo que hay dentro es real.** - Anuncia el día a partir del cual es el sitio bueno → Las dudas sobre si un expediente es de verdad desaparecen. **Conviven el proceso de prueba y el definitivo con nombres parecidos.** - Archiva el de prueba y deja uno solo activo → Nadie lanza una petición desde la plantilla equivocada. **Los permisos siguen siendo los del piloto, con todos viéndolo todo.** - Revisa quién debe ver qué antes de que entren los demás → El acceso se decide antes de que haya información real dentro. **Los informes mezclan datos de prueba con los primeros reales.** - Cierra los expedientes de prueba antes del cambio → El primer informe que se enseña es utilizable. --- --- id: KB-PS-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/empezar-con-una-fecha-encima idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-014, KB-PS-011, KB-PS-023] citadoPor: [KB-SC-001] --- # Empezar con una fecha encima _Nadie empieza con calma: se empieza porque hay una auditoría, un cliente o una obra en tres semanas._ **Responde a:** tengo una auditoría en tres semanas por dónde empiezo · implantar rápido antes de una fecha · un cliente me pide documentación ya · arrancar sin tiempo de preparar La implantación ordenada —mapear procesos, formar al equipo, migrar el histórico— es la que se cuenta en las presentaciones. La real casi siempre empieza con una fecha: una auditoría anunciada, un cliente nuevo que exige documentación, una obra que arranca. Y con una fecha encima, el orden correcto cambia. ## Qué cambia cuando hay una fecha | Con tiempo | Con una fecha encima | | --- | --- | | Se empieza por el proceso más repetido | Se empieza por lo que os van a pedir ese día | | Se migra el histórico | Se migra solo lo que entra en el alcance de esa fecha | | Se forma a todo el equipo | Se forma a quien va a tocarlo estas semanas | | Se ajusta hasta que encaja | Se acepta lo que funcione y se ajusta después | > [!IMPORTANT] > El error que arruina más arranques con prisa: **intentar meterlo todo «ya que estamos»**. Con tres semanas, cargar cinco años de histórico o dar de alta a treinta proveedores que no entran en esa auditoría no os acerca a la fecha — os la come. Todo lo que no vaya a mirarse ese día se hace después, y se hace mejor, porque para entonces ya sabréis cómo trabajáis dentro. ## Las tres semanas, en orden 1. **Escribir qué os van a pedir exactamente** — Si podéis, con el listado del auditor o del cliente delante. 2. **Cargar solo eso, y comprobar que se encuentra** — Encontrarlo en veinte segundos es la prueba, no tenerlo subido. 3. **Pedir lo que falte, en un mensaje por cosa** — Es lo que más tarda: depende de terceros, no de vosotros. 4. **Y ensayar la entrega una vez** — Enseñárselo a un compañero como si fuera el auditor. Ahí salen los huecos. > [!WARNING] > Lo que casi nadie calcula bien: **lo que depende de un tercero tarda semanas, no días**. Un certificado que tiene que emitir un organismo, un seguro que tiene que actualizar el corredor, una firma de alguien que está de vacaciones. Esas peticiones se lanzan el primer día, antes de tener nada ordenado — el orden interno lo podéis acelerar vosotros, la respuesta de fuera no. ## Después de la fecha, y no antes **En corto** - Migrar el histórico que no hacía falta ese día. - Ampliar al resto de procesos, ya con criterio propio. - Y revisar qué se hizo a mano corriendo, para automatizarlo antes de la siguiente. > [!NOTE] > Que la primera implantación sea parcial no es una deuda: es la única que se termina. Un arranque completo que llega tarde a la fecha no vale nada; uno parcial que llega, sostiene el siguiente. **¿Y si no llegamos a todo?** Se entrega lo que hay y se dice qué falta y para cuándo. Ocultarlo es peor. **¿Merece la pena empezar tan justos?** Sí, si acotáis. Empezar con una fecha real ordena más que empezar sin ninguna. **¿Metemos al equipo entero desde el primer día?** No: a quien vaya a tocarlo estas semanas. Los demás, después. ## Ejemplos **Una empresa tiene una auditoría de cliente en tres semanas y nada ordenado.** - Pide el listado al cliente, lanza el primer día lo que depende de terceros y carga solo ese alcance → Llega a la auditoría con lo que se le pide localizable, y ordena el resto sin prisa después. **Quedan tres semanas y se empieza montando la estructura completa.** - Carga solo lo que la fecha exige y deja el resto para después → Se llega a la fecha con lo que se pide, no con medio archivo a medias. **Lo que depende de terceros se pide en la última semana.** - Lanza el primer día todo lo que tenga que contestar alguien de fuera → El tiempo de espera corre en paralelo al trabajo interno. **Nadie sabe qué falta exactamente a cinco días de la fecha.** - Consulta el estado por expediente en lugar de preguntar por correo → Los últimos días se dedican a cerrar huecos concretos. **Se descubre a mitad que faltaba un documento que nadie pidió.** - Contrasta el listado con quien va a auditar antes de empezar → El alcance se fija con quien lo va a revisar. **Pasada la fecha, todo se queda como quedó.** - Reserva una semana después para ordenar lo que se hizo con prisa → La urgencia deja un sistema utilizable y no un apaño. --- --- id: KB-PS-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/cuanto-tiempo-hay-que-dedicarle idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: recursos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-013, KB-PS-015, KB-PS-016] citadoPor: [KB-PS-009] --- # Cuánto tiempo hay que dedicarle _La pregunta que nadie hace en la demo y la que decide si esto sale adelante. El trabajo no desaparece: se mueve._ **Responde a:** cuánto tiempo lleva implantar esto · quién va a dedicarle horas · no tenemos a nadie para esto · cuánto trabajo da mantenerlo En las demos se enseña lo rápido que se hace todo, y es verdad. Lo que no se enseña es que hay un momento en el que alguien tiene que sentarse a decidir qué se pide, a quién y cada cuánto — y ese rato existe, se ponga como se ponga. ## Dónde se va el tiempo, por fases | Fase | Cuánto suele costar | Quién lo hace | | --- | --- | --- | | Decidir qué se pide y a quién | Unas horas, una vez | Quien hoy persigue esos documentos | | Montar el primer proceso | Menos de lo que parece | La misma persona | | Cargar lo que ya tenéis | Depende de cuánto traigáis | Se puede repartir | | El primer mes de rodaje | Un rato al día | Quien lo lleva | | A partir de ahí | Menos que antes de empezar | El equipo, sin darse cuenta | > [!IMPORTANT] > La fila que decide el resultado es la primera, y es la que todo el mundo intenta saltarse: **pensar qué se pide exactamente es el trabajo, montarlo es el trámite**. Si esas horas no se dedican al principio, se pagan repartidas en meses de correcciones, peticiones mal planteadas y gente de fuera preguntando qué queréis exactamente. No es tiempo de implantación: es tiempo de ordenar lo que ya hacíais de memoria. ## Lo que se deja de hacer **En corto** - Perseguir por teléfono lo que alguien tenía que mandar hace dos semanas. - Buscar un documento que estaba en el correo de otro. - Rehacer una carpeta entera antes de cada auditoría. - Y explicar por enésima vez qué papeles hacen falta. > [!WARNING] > Conviene decir algo que no se ve en las cuentas: **el ahorro no aparece donde estaba el trabajo**. El que perseguía deja de perseguir, pero quien monta los procesos dedica un rato al principio, y no siempre es la misma persona. Si quien gana tiempo y quien lo invierte son distintos, hay que decirlo en voz alta al empezar — porque si no, la persona que carga con la parte inicial acaba pensando que esto le ha añadido trabajo a ella sola. ## Un reparto realista para una empresa pequeña 1. **Una tarde para el primer proceso, con calma** — Mejor una tarde entera que seis ratos de veinte minutos. 2. **Quince minutos al día durante las dos primeras semanas** — Mirar qué llega y corregir lo que no encaje. 3. **Media hora al mes de limpieza** — Lo parado, lo que no tiene dueño, lo que va a caducar. 4. **Y una revisión más larga al año** — Permisos, plantillas y lo que ya no se usa. > [!NOTE] > Si nadie puede dedicar esa primera tarde, es mejor empezar por un proceso más pequeño que empezar por cinco a medias. Lo que hunde una implantación no es ir despacio: es dejar tres cosas montadas a medias y que nadie sepa cuál está viva. **¿Hace falta contratar a alguien?** En una empresa pequeña, no. Hace falta que alguien tenga el rato. **¿Y si nadie tiene tiempo ahora mismo?** Empezad por lo que ya os está costando horas: se paga solo. **¿Cuánto tarda en notarse?** Las primeras semanas cuesta; el cambio se nota al segundo ciclo. ## Ejemplos **Una empresa reparte el arranque en ratos sueltos y a las tres semanas nadie sabe qué está montado.** - Dedica una tarde entera a un solo proceso y lo deja funcionando → El segundo proceso se monta en una hora, porque las decisiones difíciles ya estaban tomadas. **Se calcula el esfuerzo por la formación y no por el diseño del proceso.** - Cuenta el tiempo de decidir qué se pide y a quién → La estimación incluye la parte que de verdad cuesta. **Nadie tiene en cuenta el tiempo de esperar a los proveedores.** - Lanza pronto lo que depende de fuera → La espera no se suma al final del calendario. **El arranque se hace en ratos sueltos entre reuniones.** - Bloquea una tarde entera para el primer proceso → Las decisiones se toman una vez en lugar de retomarse cinco. **Se espera que el mantenimiento sea cero una vez montado.** - Reserva un rato al mes para revisar plantillas y vencimientos → El sistema sigue siendo cierto seis meses después. **Se compara el tiempo dedicado con cero en lugar de con lo de antes.** - Mide qué se tardaba antes en cerrar un expediente → El balance se hace contra el coste real que ya se pagaba. --- --- id: KB-PS-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/el-primer-proveedor-al-que-se-lo-pedis idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: configuracion-inicial audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-014, KB-PS-013, KB-PS-017] citadoPor: [KB-PS-010] --- # El primer proveedor al que se lo pedís _La primera petición a alguien de fuera enseña más sobre vuestro proceso que cualquier prueba interna._ **Responde a:** a qué proveedor pido primero · cómo aviso a un proveedor de que cambiamos · primera petición a un tercero · prueba con un proveedor real Podéis probar todo lo que queráis entre compañeros: alguien de dentro entiende lo que quisisteis decir aunque no esté escrito. El proceso empieza a existir de verdad cuando lo recibe alguien que no os conoce, no os debe nada y tiene su propio lunes. ## A quién elegir para el primero | Perfil | ¿Buen primero? | Por qué | | --- | --- | --- | | El que mejor os trata | Sí | Os dirá qué no se entiende, y sin enfadarse | | El que más documentación tiene pendiente | No | Mezcláis estrenar el proceso con un conflicto viejo | | El más grande | No | Tiene sus propios portales y sus propias reglas | | Uno pequeño que trabaja desde el móvil | Sí, el segundo | Es la prueba de fuego del formato | > [!IMPORTANT] > Lo que hay que mirar en esa primera petición no es si el documento llega: **es cuántas preguntas hace antes de mandarlo**. Cada «¿esto qué es?», «¿me lo pides tú o tu compañera?» o «¿vale el que os mandé el año pasado?» es un agujero de vuestro mensaje, no un despiste suyo. Las mismas dudas las tendrán los otros cuarenta, con la diferencia de que la mayoría no preguntará: simplemente no contestará. Cada duda resuelta ahora se ahorra cuarenta veces. ## Cómo se prepara ese primer envío 1. **Avisar por el canal de siempre antes de mandarlo** — Una frase: «te va a llegar esto y es nuestro». 2. **Pedir poco: una o dos cosas** — Estrenar el proceso con ocho documentos no prueba el proceso, prueba su paciencia. 3. **Decir qué pasa cuando lo mande** — Saber que alguien lo revisa y avisa cambia la disposición a hacerlo. 4. **Y preguntarle después qué le pareció** — Dos minutos de conversación valen más que mirar el panel. > [!WARNING] > El error de estreno más común no está en el mensaje: **es no avisar a nadie de dentro de que ese proveedor va a contestar por aquí**. Manda el documento, entra por el sistema nuevo, y quien lleva ese proveedor sigue mirando su correo — así que el primero que prueba el proceso se queda una semana sin respuesta y saca la conclusión de que esto no funciona. Antes de la primera petición, alguien tiene que estar mirando el otro lado. ## Qué significan las respuestas que recibís **En corto** - Contesta rápido y bien: no os fiéis del todo, es el que mejor os trata. - Contesta pero manda lo que no era: el problema está en cómo pedís, no en él. - No contesta: comprobad primero que le llegó, antes de sacar conclusiones. - Pregunta si es obligatorio: falta el «por qué» en vuestro mensaje. > [!NOTE] > Merece la pena escribir en dos líneas cómo fue este primero, porque cuando llevéis cuarenta ya nadie recordará qué se cambió después de aquella conversación — y esos cambios suelen ser los mejores del proceso. **¿Aviso por teléfono o basta el correo?** Para el primero, una llamada corta. Después ya no hace falta. **¿Y si el primero sale mal?** Es exactamente para lo que sirve. Peor sería descubrirlo con cuarenta. **¿Cuánto espero antes de insistir?** Lo que tardaría normalmente ese proveedor, no lo que os gustaría. ## Ejemplos **Una empresa estrena su proceso con el proveedor que más documentación debe.** - Empieza por uno de confianza, pide dos documentos y avisa antes por teléfono → Las dudas salen en una conversación y se arreglan antes de mandárselo a los otros cuarenta. **Se elige al proveedor más difícil para la primera prueba.** - Empieza por uno con quien se hable bien → Los fallos del proceso salen en una conversación cordial. **Se le piden nueve documentos de golpe la primera vez.** - Pide dos y añade el resto en la siguiente ronda → El primer intento se completa y da confianza a los dos lados. **El proveedor no entiende para qué se le pide algo.** - Explica en el aviso por qué hace falta cada documento → Se contesta sin una llamada previa. **No se avisa de que va a llegar y el correo parece sospechoso.** - Llama antes de mandar el primer aviso → El enlace se abre en lugar de acabar en la papelera. **Lo aprendido con el primero no se aplica a los siguientes.** - Guarda el proceso corregido como plantilla → Los cuarenta siguientes reciben la versión buena. --- --- id: KB-PS-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/tengo-que-crear-una-cuenta idioma: es categoria: primeros-pasos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en, de, zh, fr, pt] relacionados: [KB-TL-003, KB-TL-021, KB-PS-022] citadoPor: [KB-PS-023] --- # ¿Tengo que crear una cuenta? _Para responder a una petición o firmar, no. La cuenta hace falta solo si sois vosotros quienes piden._ **Responde a:** tengo que registrarme para subir un documento · hay que crear cuenta para firmar · necesito usuario y contraseña para responder · puedo responder sin registrarme **No, si lo único que vais a hacer es responder.** Subir los documentos que os piden o firmar algo se hace desde el enlace que os llegó, sin usuario, sin contraseña y sin instalar nada. ## Cuándo hace falta cuenta y cuándo no | Lo que vais a hacer | ¿Cuenta? | | --- | --- | | Subir documentos que os piden | No | | Firmar un documento que os mandan | No | | Ver una prueba o verificar un documento | No | | **Pedir vosotros documentos a otros** | **Sí** | > [!IMPORTANT] > **Si una pantalla os pide crear una cuenta para responder a una petición, algo no encaja: parad y comprobad de dónde salió ese enlace.** El camino normal de quien responde no pasa por ningún registro. Es, además, una de las señales más útiles para distinguir una petición legítima de un intento de fraude. ## Lo que sí os van a pedir **En corto** - Confirmar que sois vosotros, normalmente con un código que llega al correo o al móvil. - Eso no es registrarse: es comprobar una vez que el enlace lo abre quien debe. - Y no crea ninguna cuenta ni os deja dentro de nada después. > [!WARNING] > Una duda razonable que conviene despejar: **no tener cuenta no significa que no quede constancia**. De lo que subís queda registrado qué se subió, cuándo y desde qué enlace — eso es justamente lo que protege a las dos partes cuando alguien dice después «yo eso lo mandé». Que no haya registro de usuario es comodidad para vosotros, no ausencia de rastro. **¿Y si quiero ver luego lo que mandé?** Pedídselo a quien os lo pidió. Con el enlace vigente, a veces podéis volver a entrar. **¿Me van a mandar publicidad?** Responder a una petición no os da de alta en nada. **¿Puedo abrirlo desde el móvil?** Sí, y es lo más habitual: el enlace funciona igual. ## Ejemplos **Un proveedor recibe la petición y busca durante media hora dónde registrarse.** - Entra directamente por el enlace y sube los documentos → La respuesta llega el mismo día en vez de quedarse esperando a un registro que no existe. **Una pantalla pide crear cuenta para «acceder a los documentos».** - Para, comprueba de dónde salió el enlace y llama a su contacto → Se descarta un enlace que no seguía el camino normal antes de meter ningún dato. **Un proveedor guarda el enlace y meses después quiere volver a entrar.** - Pide de nuevo el enlace a quien se lo mandó → El acceso caduca a propósito y no queda abierto para siempre. **Una empresa quiere que su proveedor tenga usuario para ver el histórico.** - Le da acceso al portal si de verdad hace falta → Se distingue responder una vez de trabajar dentro. **Alguien reenvía el enlace a un compañero para que suba él los documentos.** - Comprueba antes que se puede compartir dentro de su empresa → Sube quien tiene el documento sin romper el rastro. **Un firmante cree que necesita instalar algo para firmar.** - Firma desde el navegador, sin instalar nada → La firma se resuelve en el momento y desde cualquier dispositivo. **Se recibe un enlace y no se sabe si es legítimo.** - Comprueba con el contacto conocido antes de abrirlo → La verificación se hace por un canal distinto al del propio enlace. --- --- id: KB-PS-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/no-se-que-tengo-que-hacer-ahora idioma: es categoria: primeros-pasos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en, de, zh, fr, pt] relacionados: [KB-PS-011, KB-TL-008] citadoPor: [KB-PS-021] --- # No sé qué tengo que hacer ahora _Casi siempre la respuesta es: nada. Lo que está esperando a otro no necesita que hagáis nada hasta que conteste._ **Responde a:** que tengo que hacer ahora · he creado el proceso y ahora que · estoy perdido no se por donde seguir · que falta para terminar **Si lo que hay abierto está esperando a otra persona, no tenéis que hacer nada.** Suena obvio y es la causa de la mitad de la sensación de estar perdido: la gente busca una tarea suya donde lo único que falta es que conteste alguien de fuera. ## Cómo saber de quién es el turno | Estado | ¿Os toca? | | --- | --- | | Pedido y esperando respuesta | No. Toca esperar o insistir | | Han subido algo sin revisar | **Sí. Esto es lo vuestro** | | Completo | No, salvo que queráis cerrarlo | | Parado hace tiempo | Sí, pero la acción es un recordatorio, no rehacerlo | > [!IMPORTANT] > **Solo hay una pregunta que hace falta contestar cada mañana: ¿hay algo esperándome a mí?** Todo lo demás —lo que está en marcha, lo que ya se cerró, lo que otro tiene que mandar— no necesita vuestra atención hoy. Si os cuesta responderla de un vistazo, ese es el problema a resolver, y no es un problema vuestro de organización: es que estáis mirando la lista equivocada. ## Si acabáis de empezar y no sabéis por dónde 1. **Terminad una cosa entera antes de abrir la segunda** — Un proceso pequeño acabado enseña más que tres a medias. 2. **Mandádselo a alguien de confianza primero** — Un compañero o un proveedor con el que tengáis trato: los fallos salen sin coste. 3. **Y mirad qué le llega a él** — Es lo que más rápido os coloca en la cabeza cómo funciona. > [!WARNING] > Lo que más despista al principio no es la herramienta: **es esperar una confirmación que no va a llegar**. Muchas cosas terminan sin ceremonia — se envía, se sube, se guarda y ya está. Si estáis parados esperando un «listo» que no aparece, comprobad el estado en la lista: casi siempre ya está hecho y lo que falta es que alguien de fuera responda. **¿Cómo sé si se me olvida algo?** Mirad lo que está esperando a alguien de vuestro lado. Lo demás no es vuestro. **¿Tengo que revisar todo cada día?** No. Solo lo que ha cambiado desde ayer. **¿Y si nadie responde nunca?** Entonces la acción sí es vuestra: insistir, y por otra vía. ## Ejemplos **Alguien revisa cada mañana los veinte expedientes abiertos buscando qué hacer.** - Mira solo lo que está esperando a su lado y deja el resto correr → La revisión diaria pasa de media hora a dos minutos sin perderse nada. **Se lanza el primer proceso a un proveedor desconocido y no contesta en una semana.** - Prueba primero con un compañero o un proveedor de confianza → Los fallos del diseño salen en un día y sin quemar la paciencia de un cliente. **Hay veinte expedientes abiertos y ninguno parece avanzar.** - Filtra por lo que espera acción propia → Queda una lista corta de cosas que sí dependen de vosotros. **Un expediente lleva semanas sin moverse y nadie lo ha notado.** - Deja que avise cuando algo lleva parado demasiado → Lo atascado aparece solo en lugar de buscarse. **Se reenvía manualmente el recordatorio por si acaso.** - Comprueba si el recordatorio automático ya salió → Se evita insistir dos veces al mismo proveedor el mismo día. **Se cierra un expediente sin saber si faltaba algo.** - Mira qué queda pendiente antes de darlo por bueno → El cierre se hace sobre una lista y no sobre una impresión. **Alguien nuevo entra y no sabe por dónde empezar.** - Le enseña la vista de lo que espera acción propia → Sabe qué hacer el primer día sin que nadie se lo explique entero. --- --- id: KB-PS-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/para-cuando-lo-necesitais idioma: es categoria: primeros-pasos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en, de, zh, fr, pt] relacionados: [KB-PR-028, KB-TL-004, KB-PS-021] citadoPor: [KB-PS-018] --- # ¿Para cuándo lo necesitáis? _Si la petición no lo dice, preguntadlo. Una fecha concreta es lo único que convierte «cuando puedas» en algo que se hace._ **Responde a:** para cuando tengo que enviar la documentacion · la peticion no dice fecha limite · cuanto tiempo tengo para responder · es urgente esta peticion de documentos **Si no viene fecha, preguntadla — y si sois vosotros quien pide, ponedla siempre.** Una petición sin fecha se lee como «cuando puedas», y «cuando puedas» compite en la lista de cualquiera contra cosas que sí tienen día. ## Por qué falta la fecha tan a menudo | Motivo | Qué hacer | | --- | --- | | A quien pide le pareció obvio | Preguntad: la respuesta será concreta | | No hay plazo real todavía | Acordad uno igualmente. Sin fecha no se hace | | Hay un plazo pero de un tercero | Pedid ese: es el que manda de verdad | | Se copió una plantilla sin ajustarla | Pasa mucho. Preguntar lo arregla | > [!IMPORTANT] > **Preguntar la fecha no es un trámite: es lo que evita el recordatorio de dentro de dos semanas.** Y si al preguntar resulta que lo necesitan mañana, mejor saberlo hoy — el momento más caro para descubrir una urgencia es cuando ya ha pasado. La pregunta cuesta una línea y os cambia la semana en los dos escenarios posibles. ## Si no vais a llegar 1. **Decidlo antes de la fecha, no después** — Es la diferencia entre reorganizarse y quedar mal. 2. **Dad una fecha vuestra, concreta** — «El martes» sirve; «en cuanto pueda» no vale para planificar. 3. **Y mandad lo que sí tengáis mientras tanto** — Casi siempre les desbloquea la mitad del asunto. > [!WARNING] > Lo que hay detrás de casi todas las prisas ajenas: **quien os pide algo suele tener a su vez un plazo que no puso él**. Una auditoría, un cliente suyo, una fecha de alta. Preguntar «¿de qué depende esa fecha?» es útil para los dos: a veces descubrís que hay margen real, y a veces descubrís que no lo hay en absoluto y que os lo estaban pidiendo con demasiada suavidad. **¿Puedo pedir más tiempo?** Casi siempre, si lo pedís antes de que venza y con una fecha alternativa. **¿Y si nunca me dan fecha?** Poned vosotros una y decidla. Nadie os la va a discutir. **¿Los recordatorios significan que voy tarde?** No necesariamente. Significan que la petición sigue abierta. ## Ejemplos **Llega una petición sin fecha y se queda al final de la lista durante tres semanas.** - Pregunta la fecha en cuanto la recibe y la anota → La petición entra en la lista con día en vez de competir con lo que sí lo tiene. **No vais a llegar a la fecha acordada y lo decís el día siguiente al vencimiento.** - Avisa antes de que venza y propone una fecha concreta → El otro lado reorganiza en vez de descubrir el retraso cuando ya no tiene margen. **La petición dice «cuando puedas» y nadie la prioriza.** - Pone una fecha concreta en la propia petición → Entra en la lista del otro con día asignado. **Se pide algo para «esta semana» sin decir qué día.** - Escribe la fecha completa en lugar de una referencia relativa → No hay dos interpretaciones de la misma frase. **El proveedor entrega tarde y dice que no sabía que corría prisa.** - Explica en el aviso qué depende de esa fecha → La urgencia se entiende sin tener que llamar. **Nadie sabe qué peticiones van a vencer esta semana.** - Consulta lo que vence y actúa antes → Se avisa antes del vencimiento y no después. **Se acuerda una fecha por teléfono y luego no coincide.** - Deja la fecha registrada en el expediente → Lo acordado deja de depender de dos memorias. --- --- id: KB-PS-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/primera-semana-que-hacer idioma: es categoria: primeros-pasos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-001, KB-ET-001] citadoPor: [KB-PS-006, KB-ET-009, KB-PS-007, KB-PS-010, KB-PS-011, KB-PS-013, KB-PS-005] --- # Tu primera semana _Qué hacer los primeros días para que la plataforma sirva de algo, en orden._ **Responde a:** por dónde empiezo en code contract · qué hago el primer día · cómo pongo en marcha la plataforma · guía de inicio rápido El error más común al empezar es intentar montarlo todo antes de usar nada. Se tarda dos semanas, se abandona a la primera, y no se ha ganado nada. Este orden hace lo contrario: algo funcionando el primer día. **En corto** - Un proceso real de punta a punta antes que diez a medias. - Invitar al equipo cuando ya haya algo que enseñarles. - Lo que no uses la primera semana, probablemente no lo necesitas. ## Día 1 — un caso de verdad Coge algo que tengas hoy encima de la mesa: un proveedor al que pedirle papeles, un contrato a firmar. Hazlo entero por la plataforma, aunque sea más lento que por correo esa primera vez. Es lo único que enseña de verdad cómo encajan las piezas. ## Día 2 — convertirlo en plantilla Lo que acabas de hacer, guárdalo como proceso. A partir de ahí el segundo caso cuesta dos minutos. ## Días 3 y 4 — el equipo Ahora sí. Invita a quien vaya a usarlo con algo que ya funciona delante, no con una pantalla vacía. Dale a cada uno lo que necesite y nada más: el que solo consulta no necesita poder borrar. ## Día 5 — lo que se te escapa Mira qué documentos tuyos caducan y ponles fecha. Es lo que convierte la plataforma en algo que te avisa, en lugar de un archivador que hay que ir a mirar. > [!NOTE] > Si al final de la semana tienes un proceso repetible y tres personas usándolo, va bien. Si tienes doce procesos y nadie dentro, conviene volver al día 1. **¿Cuánto tarda en estar en marcha?** Un caso real, la primera tarde. Todo el equipo, una semana. **¿Necesito ayuda de informática?** Para empezar no. Solo para conectar el correo con tu dominio, y eso puede esperar. **¿Y si me equivoco al configurar?** Todo se cambia después. Nada de lo del primer día es irreversible. ## Ejemplos **Una empresa de doce personas empieza un lunes.** - El lunes pide papeles a un proveedor real - El martes lo guarda como proceso - El jueves entran tres compañeros - El viernes marca las caducidades de sus seguros → El lunes siguiente el segundo proveedor tarda dos minutos y nadie ha tenido que formarse. **Una empresa dedica la primera semana a configurar y no pide nada a nadie.** - Elige un proceso real que ya duela y lo lanza el primer día - Ajusta la configuración con lo que aparezca → La configuración se decide con casos reales en vez de con suposiciones. **Se invita a todo el equipo el primer día y nadie sabe qué hacer.** - Empieza una sola persona con un proceso propio - Los demás entran cuando hay algo que enseñarles → Quien entra encuentra algo funcionando y no una herramienta vacía. **Al tercer día hay que pedir lo mismo a otro proveedor y se rehace desde cero.** - Guarda el primer proceso como plantilla - Lanza el segundo proveedor desde ella → La segunda petición cuesta dos minutos en lugar de media hora. **Nadie sabe si el proveedor ha recibido la petición.** - Consulta el estado de cada petición enviada - Deja que los recordatorios salgan solos → Se dejan de escribir correos preguntando si ha llegado. **La primera semana termina sin nada que enseñar a la dirección.** - Cierra un expediente completo, aunque sea pequeño - Lo enseña con su rastro y sus fechas → La decisión de seguir se toma sobre algo hecho y no sobre una promesa. --- --- id: KB-PS-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/que-modulo-necesito idioma: es categoria: primeros-pasos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-001, KB-GL-001] citadoPor: [KB-PS-008, KB-PS-014, KB-GL-002] --- # Qué módulo necesito _Trackline, Consigne o SmartCheck: cuál resuelve lo que tienes delante._ **Responde a:** diferencia entre trackline consigne y smartcheck · qué módulo uso para firmar · para qué sirve cada parte de la plataforma · necesito pedir documentos o firmarlos Los tres módulos hacen cosas distintas con el mismo tipo de material. La pregunta que los separa es sencilla: ¿el documento te falta, hay que firmarlo, o hay que poder demostrar que existía? | Si lo que necesitas es… | Módulo | Ejemplo | | --- | --- | --- | | Que alguien te mande algo que no tienes | Trackline | Pedir a un proveedor su seguro y su certificado | | Que alguien firme algo que ya tienes | Consigne | Un contrato, un anexo, un consentimiento | | Poder demostrar que algo existía y decía esto | SmartCheck | Un informe, unas fotos de una entrega | ## Lo normal es usar dos Un alta de proveedor empieza en Trackline —les pides la documentación— y termina en Consigne —firman el acuerdo—. No hay que elegir uno: se encadenan dentro del mismo expediente. ## La duda más común «Tengo un contrato que quiero que firmen y además necesito que me manden su seguro.» Eso son las dos cosas: Consigne para la firma, Trackline para pedir el seguro, en el mismo proceso. > [!NOTE] > Si dudas, empieza por lo que tengas más urgente. Los tres comparten los mismos contactos y los mismos documentos: nada de lo que hagas en uno hay que rehacerlo en otro. **¿Hay que contratarlos por separado?** Comparten cuenta, contactos y saldo. No son productos aislados. **¿Puedo usar solo uno?** Sí, mucha gente empieza con uno y añade los demás cuando le hacen falta. **¿Un documento firmado en Consigne se puede certificar?** La firma ya lleva su fecha certificada; no hace falta certificarlo aparte. ## Ejemplos **Una empresa quiere que sus subcontratas firmen un acuerdo y además le manden documentación.** - Monta un proceso que pide la documentación - Añade la firma del acuerdo como última fase → La subcontrata lo hace todo desde el mismo enlace, sin saber que son dos módulos. **Lo único que hace falta es que cien proveedores manden sus papeles al día.** - Monta el proceso de petición y deja que recuerde solo → Se resuelve con un módulo y sin decidir nada sobre los otros dos. **Hay que firmar un documento con alguien de fuera y no hay nada más que pedir.** - Envía el documento a firmar y sigue el estado de cada firmante → La firma se cierra sin montar un proceso documental alrededor. **Se necesita poder demostrar ante un tercero que algo existía en una fecha.** - Sella el documento y conserva su rastro con fecha → La prueba deja de depender de la palabra de nadie. **Una empresa no sabe por dónde empezar y quiere probar los tres a la vez.** - Elige el proceso que más tiempo consume hoy - Empieza por el módulo que lo cubre → El primer resultado llega antes de haber decidido nada permanente. **Se empieza por un módulo y meses después hace falta otro.** - Añade el segundo sobre los mismos expedientes → No hay que mover nada de lo que ya estaba en marcha. --- --- id: KB-PS-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/primeros-pasos/conseguir-que-el-equipo-lo-use idioma: es categoria: primeros-pasos subcategoria: recursos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-ET-005] citadoPor: [KB-PS-013, KB-CR-015, KB-PS-015, KB-PS-017] --- # Conseguir que el equipo lo use _La parte que no es técnica y que decide si esto sirve de algo._ **Responde a:** el equipo no usa la herramienta · cómo formar a mi equipo · adopción de una herramienta nueva · siguen usando el correo para todo Casi todas las herramientas que se abandonan funcionaban bien. Lo que falla es el momento en que a alguien le urge algo y la vía rápida sigue siendo mandar un correo. Si esa vía sigue abierta, se usa. **En corto** - Empieza por una persona convencida, no por todo el equipo. - Un caso completo enseña más que una sesión de formación. - Mientras el correo siga valiendo para lo mismo, se seguirá usando el correo. ## Lo que funciona 1. **Una persona, un proceso, dos semanas** — Que alguien lo use de verdad para algo suyo y le funcione. Eso convence más que cualquier demostración. 2. **Que lo cuente esa persona** — Un compañero explicando cómo se ahorró tres días vale más que una formación. 3. **Cerrar la vía antigua para ese proceso** — «Las altas de proveedor van por aquí» tiene que ser una decisión, no una sugerencia. 4. **Añadir el siguiente proceso** — Cuando el primero ya sea costumbre, no antes. ## Lo que no funciona - Formar a todo el mundo el mismo día sobre algo que nadie ha usado. - Montar doce procesos antes de que se use uno. - Dejar que cada uno decida si lo usa: acaban conviviendo dos sistemas y ninguno completo. > [!WARNING] > Si alguien vuelve al correo, pregunta por qué antes de insistir. Casi siempre hay una razón concreta —le faltaba un permiso, el proceso no cubría su caso— y arreglarla convence más que repetir la norma. > [!NOTE] > La señal de que ha cuajado no es que todos entren: es que alguien te diga «esto lo montamos aquí, ¿no?» sin que se lo pidas. **¿Cuánto tarda en cuajar?** Un proceso, unas semanas. Toda un área, unos meses. **¿Hace falta formación formal?** Rara vez. Un caso real acompañado enseña más. **¿Y quien se resiste del todo?** Suele ser quien más papel mueve. Empieza por facilitarle a él algo concreto. ## Ejemplos **Una empresa forma a veinte personas en una sesión y a los dos meses no lo usa nadie.** - Empieza de nuevo con una sola persona y las altas de proveedor - A las tres semanas lo cuenta ella en la reunión - Se decide que las altas van por ahí → A los tres meses lo usan doce personas, sin ninguna sesión de formación. **Se anuncia la herramienta en una reunión general y no pasa nada después.** - Elige un proceso concreto y una persona responsable - Hace el anuncio cuando ya funciona → Se comunica un cambio real en vez de una intención. **Cada uno sigue pidiendo documentos por correo porque le resulta más rápido.** - Hace que la vía nueva sea la más cómoda para quien pide - Deja de aceptar altas por el canal antiguo cuando la nueva funciona → El cambio se sostiene sin insistir cada semana. **Quien lo empuja se va de vacaciones y el uso se apaga.** - Reparte el proceso entre dos personas desde el principio → El uso no depende de que una persona esté ese mes. **El equipo lo ve como una herramienta más que hay que aprender.** - Empieza por lo que quita trabajo, no por lo que añade control → La primera experiencia es de ahorro y no de obligación. **Nadie sabe si se está usando o no.** - Mira qué procesos se lanzan y cuáles se quedan a medias → La conversación sobre adopción se tiene con datos. --- --- id: KB-ET-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/buscar-y-encontrar-de-verdad idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: contactos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-004, KB-MA-002] citadoPor: [KB-PR-007, KB-TD-005, KB-TD-007, KB-TD-010, KB-ET-015] --- # Buscar y encontrar de verdad _Buscar por lo que dice el documento, no por dónde creías haberlo puesto._ **Responde a:** no encuentro un documento · buscar por contenido dentro de los pdf · buscar por nif o por matrícula · filtrar documentos por fecha La mayoría de la gente busca navegando: entra en la carpeta que cree recordar y va bajando. Es lento y falla justo cuando lo archivó otra persona. Buscar por lo que el documento dice funciona siempre. **En corto** - Busca dentro de los documentos, no solo en sus nombres. - Los acentos y las mayúsculas dan igual. - Un NIF, una matrícula o un número de póliza son la mejor búsqueda posible. ## Qué buscar para encontrar antes | En vez de… | Busca… | | --- | --- | | «contrato» | El nombre de la empresa o su NIF | | «seguro 2024» | El número de póliza | | «el de la obra esa» | La dirección de la obra | | «lo que mandó Juan» | Lo que dice el documento; el remitente es un filtro, no una búsqueda | ## Cuando salen demasiados resultados Filtra por fecha, por tipo de documento o por a quién pertenece. Es más rápido que afinar la búsqueda con más palabras, que suele dejar cero resultados. > [!NOTE] > Si buscas algo tres veces en una semana, no es un problema de búsqueda: ese documento merece estar enlazado desde donde trabajas. > [!WARNING] > Solo encuentras lo que puedes ver. Si un compañero jura que subió algo y a ti no te sale, mira primero los permisos antes de buscar más. **¿Busca dentro de documentos escaneados?** Sí, si se leyeron al subirlos. **¿Puedo buscar por un dato extraído?** Sí, y es lo más preciso: fechas de caducidad, importes, identificadores. **¿Encuentra si escribo sin acentos?** Sí, y también con mayúsculas o sin ellas. ## Ejemplos **Alguien necesita el seguro de un proveedor y no sabe quién lo archivó.** - Busca el NIF del proveedor → Salen sus cuatro documentos, incluido el seguro, sin haber abierto una sola carpeta. **Se busca por nombre de fichero y no aparece.** - Busca por algo que diga el contenido → Encontrar deja de depender de cómo se llamó. **La búsqueda devuelve cientos de resultados.** - Filtra por expediente, fecha o tipo → Se llega a lo concreto. **Un documento existe y una persona no lo ve.** - Comprueba si tiene acceso a ese expediente → Se descarta un fallo de búsqueda. **Se busca un dato y no está extraído.** - Añade ese campo a la extracción → La búsqueda encuentra lo que hace falta. **Los escaneos antiguos no aparecen en las búsquedas.** - Comprueba si se procesaron al subirlos → El histórico pasa a ser buscable. --- --- id: KB-ET-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/invitar-a-alguien-de-fuera-a-vuestra-cuenta idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: cuenta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-AD-002] citadoPor: [KB-CL-001, KB-CL-008] --- # Invitar a alguien de fuera _Gestorías, auditores y asesores: qué darles y qué no._ **Responde a:** dar acceso a mi gestoría · invitar a un auditor externo · acceso temporal a un colaborador · compartir con alguien que no es de la empresa Tarde o temprano alguien de fuera necesita ver algo: la gestoría, un auditor, un abogado, un colaborador puntual. La tentación es hacerle administrador para que no vuelva a pedir nada; es también el error que más caro sale. ## Qué darle según quién sea | Quién | Qué necesita | Qué NO necesita | | --- | --- | --- | | Gestoría o asesoría | Consulta sobre lo suyo, y descargar | Crear procesos, borrar, ver otros clientes | | Auditor | Consulta acotada al alcance auditado | Nada más, y por un tiempo limitado | | Abogado | El expediente concreto del asunto | El resto de la organización | | Colaborador puntual | El equipo o proyecto en el que trabaja | Los ajustes de la organización | ## Tres reglas - Nunca administrador. Un externo no debe poder cambiar vuestros permisos ni vuestra configuración. - Acotado a lo suyo, no a todo. «Solo consulta» sobre toda la organización sigue siendo demasiado. - Con fecha de salida. Cuando acabe el encargo, se quita el acceso ese día, no cuando alguien se acuerde. > [!IMPORTANT] > Si manejáis documentación de clientes que compiten entre sí, un acceso externo mal acotado no es un descuido interno: es información de un tercero que no ha dado permiso para que la vea nadie más. > [!NOTE] > Un acceso de consulta acotado suele ser mejor que mandarle los documentos por correo: no deja copias sueltas y queda registrado qué miró y cuándo. > [!WARNING] > Revisa los accesos externos una vez al trimestre. Son los que más se olvidan porque no forman parte de vuestro equipo y nadie los echa de menos. **¿Puedo dar acceso solo unos días?** Sí, y es lo recomendable para auditorías. **¿Consume algo tener a un externo?** Consultar y descargar no consume. **¿Se entera de que le vigilo?** Los accesos se registran igual que los de cualquier otro; no es vigilancia, es el mismo trato. ## Ejemplos **Una empresa da acceso de administrador a su gestoría para no tener que mandarle documentos.** - Lo cambia a consulta acotada a lo fiscal - Revisa los accesos externos cada trimestre → La gestoría sigue trabajando igual y deja de poder cambiar la configuración de la empresa. **Se invita como usuario a quien solo aportaba un papel.** - Le manda un enlace en lugar de una invitación → No se consume una licencia por una aportación puntual. **Un externo necesita ver varios expedientes durante meses.** - Le da acceso limitado a lo que necesita → Trabaja sin ver lo demás. **El externo termina y su acceso sigue activo.** - Retira el acceso al terminar → El acceso refleja quién colabora hoy. **Nadie sabe qué externos tienen acceso.** - Consulta la lista de accesos externos → La foto existe sin preguntar. **Un externo pide más acceso del que necesita.** - Concede lo mínimo para su tarea → El alcance se ajusta al trabajo. --- --- id: KB-ET-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/que-es-una-organizacion idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: cuenta audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-003, KB-ET-004] citadoPor: [KB-ET-014, KB-ET-019] --- # Qué es una organización _El espacio de tu empresa: qué contiene y qué no sale nunca de él._ **Responde a:** qué es una organización en la plataforma · mis datos se mezclan con los de otras empresas · cambiar de organización · qué contiene mi cuenta Una organización es el espacio de tu empresa: dentro están tus documentos, tus contactos, tus procesos, tu equipo y tu saldo. Fuera no hay nada tuyo, y de dentro no sale nada hacia otra organización. **En corto** - Los datos de una organización solo los ve esa organización. - Todo lo que creas —contactos, plantillas, expedientes— vive dentro. - Una persona puede pertenecer a varias y cambiar entre ellas sin que se mezcle nada. ## Qué contiene | Qué | Compartido dentro de la organización | | --- | --- | | Documentos y expedientes | Según los permisos de cada uno | | Contactos | Sí | | Plantillas y procesos | Sí | | Saldo de créditos | Sí, uno para todos | | Configuración y marca | Sí | > [!IMPORTANT] > La separación entre organizaciones es dura, no una cuestión de configuración: no hay un permiso que permita a alguien de otra organización ver lo vuestro. Es lo que hace que una asesoría pueda llevar a dos clientes que compiten. ## Cuándo hace falta más de una Casi nunca al empezar. Si tenéis varias sociedades pero el mismo equipo trabaja en todas, una organización con equipos separados es más cómoda y no pierde nada. Varias organizaciones son para cuando la gente no debe verse entre sí. > [!NOTE] > Separar después es más fácil que juntar. Empieza con una: mover documentos entre organizaciones es trabajo manual, y partir un histórico es lo que hace que luego no cuadre nada. **¿Cómo sé en cuál estoy?** Aparece arriba. Si algo no te sale, mira eso antes que los permisos. **¿Puedo estar en dos?** Sí, y cambiar entre ellas. **¿Se comparte el saldo entre organizaciones?** No. Cada una tiene el suyo. ## Ejemplos **Una asesoría teme que la documentación de dos clientes que compiten acabe mezclada.** - Comprueba que cada cliente es un equipo dentro de su organización - Acota los permisos por equipo → Cada gestor ve solo sus clientes, y ningún cliente ve nada de otro. **Se crea una organización por cada obra.** - Usa proyectos dentro de una organización → La estructura no se multiplica. **Dos empresas del grupo comparten organización.** - Separa cada una en la suya → Cada una tiene lo suyo. **Nadie sabe en qué organización está un expediente.** - Comprueba desde qué organización se creó → Se llega sin buscar en todas. **Un usuario no ve lo que espera ver.** - Comprueba en qué organización está trabajando → La confusión se resuelve en un minuto. **Se comparte algo desde la organización equivocada.** - Comparte desde la propietaria del expediente → El rastro apunta a quien corresponde. --- --- id: KB-ET-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/revisar-los-permisos-una-vez-al-ano idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-AD-003] citadoPor: [KB-ET-013, KB-AD-014] --- # La revisión anual de permisos _Media hora que evita el problema que nadie ve venir._ **Responde a:** revisar quién tiene acceso a qué · auditoría de permisos internos · limpiar accesos antiguos · alguien tiene más permisos de los que necesita Los permisos no se estropean de golpe: se acumulan. Alguien cambia de puesto y conserva lo anterior, se le da acceso «temporal» a un proyecto y nadie lo quita, entra un externo para una auditoría y sigue dentro dos años después. Nada de eso avisa. ## Las cuatro preguntas de la revisión 1. **¿Sigue estando aquí toda esta gente?** — Es lo que más aparece, y lo más fácil de arreglar. 2. **¿Alguien cambió de puesto y conserva lo de antes?** — Un ascenso deja permisos viejos que ya no encajan con lo que hace. 3. **¿Cuántos administradores hay?** — Deberían ser dos. Si son siete, nadie se siente responsable de nada. 4. **¿Queda algún acceso externo abierto?** — Gestorías, auditores, colaboradores puntuales. Son los que más se olvidan porque nadie los echa de menos. ## Lo que suele salir | Hallazgo | Frecuencia | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Cuentas de gente que ya no está | Casi siempre | Cerrarlas ese día | | Permisos heredados de un puesto anterior | Muy frecuente | Ajustarlos a lo que hace ahora | | Demasiados administradores | Frecuente | Bajar a dos | | Un externo con acceso de hace meses | Frecuente | Quitarlo; si vuelve a hacer falta, se da otra vez | > [!IMPORTANT] > Quitar un permiso no es desconfiar de nadie, y conviene decirlo así al hacerlo. Un acceso que sobra es un riesgo para la propia persona: si su cuenta se compromete, lo que se lleva quien entre es todo lo que ella podía ver. > [!WARNING] > No hagas la revisión un viernes por la tarde. Si te equivocas quitando algo, alguien se queda sin poder trabajar y no hay quien lo arregle hasta el lunes. > [!NOTE] > Media hora al año. Comparado con lo que cuesta descubrir en una auditoría que hay seis cuentas abiertas de gente que se fue, es la mejor relación esfuerzo-resultado de toda la administración. **¿Hay que avisar a la gente?** Si les afecta a lo que hacen, sí, y con una frase basta. **¿Queda registrado el cambio?** Sí, quién lo hizo y cuándo. **¿Se puede ver quién no ha entrado nunca?** El registro lo dice, y suele ser el primer sitio donde mirar. ## Ejemplos **Una empresa hace su primera revisión de permisos a los dos años.** - Cierra seis cuentas de gente que ya no está - Baja de nueve administradores a dos - Quita el acceso de una auditoría de hace año y medio → Media hora deja fuera nueve puertas abiertas que nadie sabía que existían. **Nadie revisa los permisos desde hace años.** - Programa la revisión anual → El acceso refleja la organización de hoy. **Salen personas y sus accesos siguen activos.** - Cruza la lista de usuarios con la de altas y bajas → Las cuentas activas son las que deben. **Hay permisos que nadie recuerda por qué se dieron.** - Revisa caso por caso con el responsable → Lo que queda tiene motivo. **La revisión se hace y no queda constancia.** - Registra qué se revisó y qué se cambió → La revisión es demostrable. **Un auditor pregunta por el control de accesos.** - Enseña la revisión con su fecha → El control pasa de afirmación a evidencia. --- --- id: KB-ET-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/donde-esta-cada-cosa idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: contactos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-006, KB-CC-003] citadoPor: [KB-TD-005, KB-TD-012, KB-PR-026] --- # ¿Dónde está cada cosa? _El mapa de qué se guarda dónde, para dejar de buscar en el sitio equivocado._ **Responde a:** dónde se guardan los documentos · dónde veo lo que he enviado · no sé en qué pantalla buscar · diferencia entre expediente documento y contacto La mayor parte del tiempo perdido al empezar no es aprender a hacer algo: es buscar dónde está. Este es el mapa, y con él se acaban casi todas las dudas de navegación. | Si buscas… | Está en… | Y se organiza por… | | --- | --- | --- | | Un documento concreto | El expediente donde llegó, o el buscador | Su contenido: busca por NIF o número, no por nombre de archivo | | Lo que le pediste a alguien | El expediente de ese asunto | Quién participa y qué le falta | | Lo que mandaste a firmar | El envío, en firmas | Su estado: enviado, abierto, firmado | | Los datos de una empresa | Su ficha de contacto | La organización, con sus personas dentro | | Lo que tú firmaste para otros | Tus participaciones | La otra parte, no vosotros | | Qué está parado | El listado, filtrando por antigüedad | Lo que lleva más tiempo esperando | > [!IMPORTANT] > La confusión más común es entre **expediente** y **documento**. El expediente es el asunto —el alta de un proveedor, una obra—; el documento es una de las cosas que hay dentro. Si buscas un documento suelto y no lo encuentras, busca el asunto al que pertenece. ## La regla que ahorra más tiempo Busca por lo que dice el documento, no por dónde crees que está. El buscador mira dentro del contenido, así que un NIF, una matrícula o un número de póliza encuentran en un segundo lo que navegando cuesta media hora. > [!WARNING] > Si no encuentras algo que alguien jura haber subido, mira dos cosas antes de seguir buscando: en qué organización estás y si tienes permiso para verlo. Son las dos causas más frecuentes y ninguna es un problema de búsqueda. > [!NOTE] > Lo que se repite cada semana merece un filtro guardado. Navegar hasta lo mismo cinco veces es la señal de que ese sitio debería estar a un clic. **¿Puedo tener un documento en dos sitios?** Se enlaza sin duplicarlo, y no ocupa dos veces. **¿Dónde veo lo que caduca?** Filtrando por fecha de vencimiento. **¿Y lo que borré?** Depende de vuestra política de conservación; no contéis con recuperarlo. ## Ejemplos **Alguien nuevo pierde veinte minutos buscando un certificado por el nombre del archivo.** - Busca por el NIF del proveedor → Lo encuentra en segundos, y a partir de ahí busca siempre por contenido. **Nadie encuentra un documento que sabe que existe.** - Busca por contenido en lugar de por carpeta → Se llega sin recorrer la estructura. **Cada persona guarda las cosas donde le parece.** - Acuerda dónde va cada tipo de documento → Cualquiera llega al mismo sitio. **Un expediente está en dos sitios.** - Comprueba cuál es el bueno y unifica → Deja de haber dos versiones. **Alguien nuevo no sabe dónde mirar.** - Le enseña la estructura y el buscador → Se orienta el primer día. **Lo que se busca está en el correo de alguien.** - Lo sube al expediente al recibirlo → La información vive donde se busca. --- --- id: KB-ET-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/cuando-alguien-se-marcha idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-003, KB-ET-010] citadoPor: [KB-ET-005] --- # Cuando alguien se marcha _El día que se va, y las dos semanas de antes. En ese orden de importancia._ **Responde a:** baja de un empleado accesos · qué hacer cuando se va alguien del equipo · traspaso antes de una salida · quitar accesos a alguien que se marcha La salida de alguien se trata casi siempre como un asunto de accesos: se le quita la cuenta y listo. Eso es lo urgente, pero no es lo que os va a costar dinero dentro de tres meses. ## Las dos semanas de antes 1. **Que pase sus conversaciones a los expedientes** — Lo que quede en su bandeja se va con la cuenta, y es donde están los compromisos. 2. **Que deje escrito el porqué de lo raro** — Las excepciones que solo esa persona conocía: quién cobra distinto, a quién hay que llamar. 3. **Que quede claro quién recoge cada asunto** — Por expediente, con nombre. «El equipo» no es un responsable. 4. **Y que se revisen sus tareas y avisos** — Si estaban a su nombre, dejarán de mirarse el día que se vaya. > [!IMPORTANT] > El primer punto es el 80 % del valor. Casi todo el conocimiento que se pierde en una salida no estaba en la cabeza de nadie: estaba en un correo que nadie más puede abrir. ## El día de la salida | Qué | Cuándo | Detalle | | --- | --- | --- | | Retirar el acceso | Ese mismo día | No la semana siguiente | | Cerrar sus sesiones y dispositivos | A la vez | Quitar la cuenta no cierra lo ya abierto en todas partes | | Reasignar lo que estaba a su nombre | Antes de retirar | Si no, queda huérfano y nadie lo ve | | Dejar constancia de la fecha | En el registro | Es lo que se mira si algo pasó después | > [!WARNING] > La tercera fila hay que hacerla **antes** de la segunda. Si retiráis el acceso primero, sus tareas, avisos y expedientes se quedan sin responsable y nadie se entera hasta que algo caduca. ## Lo que no se borra **En corto** - Su histórico de actividad: es parte del registro y no se toca. - Los documentos que subió: son de la organización, no suyos. - Y lo que firmó: sigue siendo válido y verificable. Lo que se retira es el acceso, no el rastro. Esa distinción es la que permite responder años después a quién hizo qué, aunque esa persona ya no esté. > [!NOTE] > Si la salida es conflictiva, cambia el orden: primero acceso, después traspaso con lo que haya. Y conviene revisar el registro de actividad de los días previos, que es exactamente para lo que existe. **¿Y si vuelve más adelante?** Se le da acceso otra vez; no hay que dejarlo abierto por si acaso. **¿Libera su plaza?** Sí, al retirar el acceso queda disponible para otra persona. **¿Puedo ver qué se llevó?** Podéis ver qué consultó y descargó, que es lo que registra la actividad. ## Ejemplos **Una empresa retira el acceso el día de la baja y a los dos meses caduca un seguro.** - Reasigna tareas y avisos antes de retirar el acceso en la siguiente salida - Pide el traspaso de conversaciones a los expedientes → El relevo se entera de lo que vence y nada queda sin responsable. **Alguien se va con expedientes abiertos a su nombre.** - Reasigna sus expedientes antes del último día → Ningún tercero se queda esperando. **Su correo se cierra y con él se van conversaciones.** - Guarda lo relevante en los expedientes antes → La información sobrevive a la baja. **Su acceso sigue activo semanas después.** - Retira el acceso el último día → La cuenta refleja quién trabaja aquí. **Los avisos siguen llegando a su dirección.** - Cambia el destinatario en los expedientes → Los avisos llegan a alguien que existe. **Sus firmas anteriores se quieren borrar.** - Conserva el registro de lo que hizo → El histórico sigue siendo cierto. --- --- id: KB-ET-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/una-organizacion-o-varias idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: cuenta audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-007, KB-ET-009] citadoPor: [KB-CD-012] --- # ¿Una organización o varias? _La decisión que más cuesta deshacer, explicada con los tres criterios que importan._ **Responde a:** separar empresas del grupo en la plataforma · una organización por sociedad o una sola · cómo organizar varias marcas · dividir por delegaciones o no Si tenéis varias sociedades, marcas o delegaciones, en algún momento hay que decidir si van juntas o separadas. Conviene decidirlo pronto: mover documentación y expedientes entre organizaciones después es trabajo, y algunas cosas no se pueden mover. ## Los tres criterios | Pregunta | Si la respuesta es sí | Si es no | | --- | --- | --- | | ¿Alguien debe NO ver lo de la otra? | Separadas | Juntas | | ¿Facturan y contratan por separado con terceros? | Probablemente separadas | Juntas | | ¿La misma persona trabaja en las dos a diario? | Juntas, con equipos | Separadas | > [!IMPORTANT] > El primero manda sobre los otros dos. Si hay información que no debe cruzar —por competencia, por acuerdo con un socio o por norma—, la separación es la respuesta aunque sea más incómoda de gestionar. ## Lo que cambia según la elección 1. **Separadas: aislamiento real** — Nada se ve entre ellas. También los contactos, las plantillas y los informes. 2. **Separadas: gestión duplicada** — Configuración, usuarios y saldo por cada una. Es el coste que se paga. 3. **Juntas: una sola foto** — Informes del conjunto y trabajo compartido sin saltar de sitio. 4. **Juntas: la separación se hace con permisos** — Funciona bien para delegaciones, no para socios distintos. > [!WARNING] > El caso que más se equivoca es el de las delegaciones. Se crean cinco organizaciones «para que cada una vea lo suyo», y al mes se descubre que dirección quiere un informe conjunto que ahora hay que montar a mano cinco veces. Para eso servían los equipos y los permisos. ## Si ya elegisteis mal **En corto** - Unir dos organizaciones es trabajo, pero se puede plantear. - Separar una en dos es más fácil si se hace pronto, con poco dentro. - Y en cualquiera de los dos casos, lo primero es exportar y saber qué hay. No es una decisión irreversible, pero sí una de las caras. Media hora pensándola al principio ahorra semanas después. > [!NOTE] > Cambiar de organización se hace desde el mismo sitio arriba, sin volver a entrar. Y quien tiene acceso a varias lo tiene explícitamente: no se ve nada por descuido. **¿Puedo tener usuarios en varias?** Sí, con acceso concedido en cada una. **¿El saldo se comparte?** Cada organización lleva el suyo; si eso os complica, es un argumento para unirlas. **¿Y para una franquicia?** Suele ser separadas, con acceso de la central donde corresponda. ## Ejemplos **Un grupo con cinco delegaciones crea una organización por delegación.** - Comprueba que nadie tiene que dejar de ver lo de otra - Las unifica y separa por equipos y permisos → Dirección obtiene el informe conjunto y cada delegación sigue viendo solo lo suyo. **Se crea una organización por delegación.** - Usa proyectos o carpetas dentro de una → La estructura no se multiplica sin motivo. **Dos empresas comparten organización y se mezcla todo.** - Separa cada una en la suya → Cada una tiene lo suyo. **Los informes hay que sumarlos a mano entre organizaciones.** - Valora si de verdad hacía falta separarlas → La decisión se revisa con el uso real. **Una persona trabaja en dos y duplica cuentas.** - Le da acceso a las dos con una cuenta → Deja de haber contraseñas duplicadas. **Se separó por precaución y ahora estorba.** - Revisa la decisión con datos de uso → La estructura se ajusta a cómo se trabaja. --- --- id: KB-ET-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/como-nombrar-las-cosas-para-encontrarlas idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: contactos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-004, KB-ET-006] citadoPor: [KB-ET-018] --- # Cómo nombrar las cosas para encontrarlas _Tres reglas de nombrado que valen más que cualquier estructura de carpetas._ **Responde a:** cómo nombrar los expedientes · convención de nombres de archivos · organizar nombres de proyectos · criterio para nombrar documentos Se discute mucho sobre cómo organizar carpetas y muy poco sobre cómo nombrar las cosas, cuando es al revés: con buenos nombres se encuentra todo aunque la estructura sea mediocre, y con nombres malos no hay estructura que salve. ## Las tres reglas 1. **Empezad por lo que os hace distinguirlo** — Si buscáis por cliente, el cliente va delante. Si buscáis por obra, la obra. 2. **Incluid el identificador que usa la gente** — El número de pedido, la matrícula, el código de obra. El que se dice en voz alta, no uno nuevo. 3. **Y la fecha en formato ordenable** — 2026-08 ordena bien; agosto 2026 no. Solo si la fecha importa. > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más rinde y la que más se incumple. Si en la oficina la obra se llama «la del puerto» y en el sistema es «EXP-2026-0448», habrá dos vocabularios y alguien tendrá que traducir cada vez. Poned los dos: nadie se ha arrepentido de un nombre un poco más largo. ## Lo que no conviene poner | Esto no | Por qué | | --- | --- | | «definitivo», «final», «bueno» | Siempre aparece un «final2» | | Las iniciales de quien lo hizo | Deja de significar nada cuando esa persona se va | | Abreviaturas que solo entiende un área | El resto no las buscará nunca | | La versión, si el sistema ya la lleva | Duplica información y se desincroniza | > [!WARNING] > La primera fila parece anecdótica y no lo es: «contrato_final_v3_revisado.pdf» convive con «contrato_final_bueno.pdf» y nadie sabe cuál rige. Si hay versiones, se marcan como versiones; el nombre no es el sitio para eso. ## Y con los contactos **En corto** - El nombre legal completo, no el apodo comercial suelto. - El identificador fiscal, que es lo único que no cambia. - Y una sola ficha por empresa, aunque tenga varias delegaciones. Los contactos duplicados son la causa número uno de «no lo encuentro», y casi siempre nacen de escribir el mismo nombre de tres maneras distintas. > [!NOTE] > Nada de esto hace falta si buscáis por dentro del documento, que funciona igual con nombres malos. Pero los nombres se ven en los listados, y ahí es donde se pierde el tiempo de verdad. **¿Hay que renombrar lo antiguo?** No. Aplicadlo a lo nuevo; lo antiguo se encuentra por contenido. **¿Y si cada área quiere el suyo?** Poneos de acuerdo solo en el identificador común; el resto puede variar. **¿Sirve un código automático?** Sí, pero acompañado del nombre humano: un código a secas obliga a traducir. ## Ejemplos **Un equipo tiene tres fichas del mismo proveedor escritas de tres formas.** - Unifica por identificador fiscal y usa el nombre legal completo → Las búsquedas devuelven una ficha y el histórico del proveedor deja de estar partido. **Los expedientes se llaman con siglas que solo entiende uno.** - Usa nombres que entienda cualquiera del equipo → Encontrar deja de depender de una persona. **Dos expedientes se llaman casi igual.** - Añade lo que los distingue al nombre → Nadie trabaja sobre el equivocado. **El nombre incluye una fecha en tres formatos distintos.** - Acuerda un formato y lo aplica → El orden alfabético sirve de algo. **Se busca por el nombre y no aparece.** - Busca por contenido en lugar de por nombre → El nombre deja de ser la única vía. **Cada persona nombra a su manera.** - Acuerda la convención y la deja escrita → El archivo es legible para todos. --- --- id: KB-ET-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/el-papel-de-auditor-mirar-sin-tocar idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-AD-011, KB-ET-017] citadoPor: [KB-ET-021] --- # El papel de auditor: mirar sin tocar _Para quien tiene que revisar y no debería poder cambiar nada, ni siquiera sin querer._ **Responde a:** dar acceso de solo lectura · papel de auditor en la plataforma · que alguien revise sin poder modificar · acceso para un auditor externo Hay gente que entra a comprobar, no a trabajar: un auditor externo, la asesoría, alguien de calidad de vuestro cliente, un socio que quiere ver cómo va. Darles el mismo papel que a quien opera es cómodo el primer día y molesto el resto del año. ## Por qué conviene el papel de solo lectura | Con papel de edición | Con papel de auditor | | --- | --- | | Puede cambiar algo sin querer | No puede, y eso tranquiliza a las dos partes | | Sus acciones se mezclan con las del equipo | Lo que hace se distingue en el registro | | Hay que confiar en que no toque | No hace falta confiar: no puede | | Si toca algo, cuesta explicarlo | Su revisión no altera lo revisado | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que de verdad importa en una auditoría. Si quien revisa puede modificar, cualquier diferencia posterior admite la pregunta incómoda de si la tocó él. Un papel que no permite escribir elimina esa duda para siempre, y protege al auditor tanto como a vosotros. ## Lo que sí puede hacer alguien con ese papel **En corto** - Ver los expedientes y documentos a los que le deis acceso. - Consultar el histórico y comprobar fechas. - Y descargarse lo que necesite, si le habéis dejado. Es exactamente lo que necesita para hacer su trabajo. Si en algún momento hace falta que aporte algo —un informe, un acta—, mejor que os lo mande y lo subáis vosotros: así el expediente sigue teniendo un solo dueño. > [!WARNING] > El matiz que a veces sorprende: **solo lectura no es invisible**. Lo que consulta queda en el registro de actividad igual que cualquier otra acción, con su nombre y su hora. Eso es deseable —permite responder años después a quién vio qué—, pero conviene decírselo a quien entra, sobre todo si es alguien de fuera. No es vigilancia: es la misma trazabilidad que se le exige a todo lo demás. ## Cuándo NO usarlo 1. **Si esa persona va a aportar documentación** — Entonces no es un revisor: es un participante, y hay vías mejores. 2. **Si solo tiene que ver un documento concreto** — No hace falta darle acceso: se le manda por su enlace. 3. **Y si es alguien de vuestro equipo que se queja del papel** — Probablemente necesite otro, no que le levantéis el que tiene. > [!NOTE] > Como cualquier acceso de fuera, este también conviene retirarlo cuando termina el encargo, y no cuando alguien se acuerde. Un auditor de hace dos años que sigue pudiendo entrar es el hallazgo más incómodo de vuestra propia revisión de permisos. **¿Ocupa plaza?** Sí, cuenta como usuario mientras esté activo; por eso se retira al terminar. **¿Puede exportar?** Depende de lo que le habilitéis. Si va a exportar, mejor saberlo antes que descubrirlo después. **¿Y si necesita ver algo que no le he dado?** Que lo pida: ampliar es un minuto y queda constancia de qué se amplió y cuándo. ## Ejemplos **Una empresa da papel de edición a su auditor externo para que no le falte nada.** - Le da el papel de solo lectura y le explica que su consulta queda registrada - Retira el acceso al cerrar el informe → La auditoría se hace sin que nadie pueda dudar de si el revisor tocó lo revisado. **Un auditor pide acceso y se le da uno de edición.** - Le da acceso de solo lectura → Mira sin poder tocar. **Se teme que el auditor modifique algo sin querer.** - Usa el perfil que no permite escribir → El riesgo desaparece. **El auditor termina y su acceso sigue activo.** - Retira el acceso al terminar → El acceso refleja quién colabora hoy. **No queda constancia de qué consultó.** - Consulta el registro de accesos → Se sabe qué se le enseñó. **El auditor solo necesita ver una parte.** - Limita el alcance a lo que corresponde → Ve lo pedido y nada más. --- --- id: KB-ET-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/cuando-alguien-tiene-dos-cuentas idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-011, KB-AD-015] citadoPor: [KB-ET-016] --- # Cuando alguien tiene dos cuentas _La misma persona entrando con dos correos distintos: por qué pasa y por qué conviene arreglarlo pronto._ **Responde a:** un usuario tiene dos cuentas · entré con otro correo y no veo nada · unificar cuentas duplicadas · cambiar el correo de un usuario Es un lío pequeño que crece: alguien entra un día con su correo personal porque le llegó ahí una invitación, y otro día con el de la empresa. Para la plataforma son dos personas distintas, y a partir de ahí todo se parte en dos: lo que ve, lo que ha hecho y lo que le llega. ## Cómo se nota | Síntoma | Qué está pasando | | --- | --- | | «Entro y no veo lo mío» | Está en la sesión de la otra cuenta | | «No me llegan los avisos» | Llegan al otro correo | | Aparece dos veces en la lista de usuarios | Son dos cuentas, no un error de visualización | | El registro atribuye acciones a dos nombres | Y eso complica cualquier revisión posterior | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que más molesta a largo plazo y la que nadie ve venir. Si la misma persona ha trabajado seis meses con dos cuentas, el histórico está partido: para responder a «quién hizo esto» hay que saber que esas dos identidades eran la misma, y eso solo lo sabe quien estaba entonces. ## Cómo se arregla 1. **Decidid cuál es la buena** — Casi siempre la del dominio de la empresa: sobrevive a la persona y encaja con el acceso por dominio. 2. **Pasad los accesos a esa** — Con los mismos permisos que tuviera en la otra, ni más. 3. **Retirad la otra, sin borrar su histórico** — Lo que hizo se queda; lo que se quita es la posibilidad de seguir usándola. 4. **Y avisadle de cuál usar** — Es la mitad del problema: si no lo sabe, volverá a entrar por donde tenga guardada la contraseña. > [!WARNING] > Cuidado con el orden: si retiráis primero la cuenta antigua y esa persona tenía tareas, avisos o expedientes a su nombre, se quedan sin responsable y nadie se entera hasta que algo caduca. Reasignad antes, retirad después — igual que con una baja. ## Cómo se evita **En corto** - Invitar siempre al correo corporativo, aunque la persona pida el suyo. - Tener activado el acceso por dominio si vuestro equipo comparte dominio. - Y revisar la lista de usuarios de vez en cuando: los duplicados se ven a simple vista. > [!NOTE] > El caso de la persona externa que colabora con varias empresas es distinto: ahí es normal que use un solo correo y tenga acceso a varias organizaciones. Eso no son dos cuentas, es una cuenta con varios accesos, y funciona como debe. **¿Se pueden fusionar las dos cuentas?** Lo que se traslada son los accesos; el histórico de cada una se queda donde se generó. **¿Ocupan dos plazas?** Mientras las dos estén activas, sí. Es otro motivo para resolverlo pronto. **¿Y si el correo bueno cambia porque cambia el dominio?** Se actualiza el acceso; no hace falta crear una cuenta nueva. ## Ejemplos **Una empleada entra unas veces con su correo personal y otras con el de la empresa.** - Reasignan sus tareas a la cuenta corporativa antes de retirar la otra - Le confirman con cuál debe entrar → Deja de perderse avisos y el registro vuelve a atribuir su trabajo a una sola persona. **Una persona tiene dos cuentas y trabaja con las dos.** - Unifica en una y retira la otra → El histórico deja de partirse. **Los expedientes están repartidos entre sus dos cuentas.** - Reasigna todo a la cuenta que se conserva → Nada se queda huérfano. **Los avisos llegan a la cuenta que no usa.** - Actualiza el correo en los expedientes → Los avisos llegan donde se leen. **Se consume una licencia de más.** - Retira la cuenta duplicada → La cuenta refleja las personas reales. **Se borra una cuenta y desaparecen sus acciones del histórico.** - Desactiva en lugar de borrar → El registro de lo que hizo se conserva. --- --- id: KB-ET-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/cuando-un-contacto-cambia-de-empresa idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: contactos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-003, KB-ET-015, KB-ET-020] citadoPor: [KB-ET-019, KB-TL-020, KB-TL-025] --- # Cuando un contacto cambia de empresa _Editar la ficha parece lo natural, y es justo lo que borra la información que hacía falta después._ **Responde a:** un contacto ha cambiado de empresa qué hago · cambiar el correo de un contacto · el correo de un proveedor ya no existe · duplicar o editar una ficha de contacto Pasa constantemente: la persona con la que lleváis tres años tratando se cambia de empresa, o cambia el dominio de correo, y alguien entra en su ficha y la actualiza. Parece lo obvio. El problema aparece meses después, cuando hay que saber a quién se le mandó algo y desde qué empresa contestó. ## Qué se reescribe y qué no | Elemento | Qué pasa al editar la ficha | Por qué | | --- | --- | --- | | Correo al que se enviará a partir de ahora | Cambia | Es lo que queríais | | Correos ya enviados | No cambian | Guardan la dirección de entonces: es la prueba de a quién se envió | | Empresa que figura en la ficha | Se sobrescribe | La ficha refleja el ahora, no tiene historial | | Expedientes donde intervino | Siguen apuntando a esa ficha | Y pasan a leerse con la empresa nueva | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la trampa. **Un envío antiguo conserva la dirección real a la que se mandó, pero la ficha pasa a decir que esa persona siempre fue de la empresa nueva.** Si sacáis un listado por empresa, trabajo de hace dos años aparecerá atribuido a una compañía que entonces no tenía nada que ver. Lo que se envió está bien; lo que se cuenta sobre ello, no. ## La regla, en una línea **En corto** - Misma persona, mismo puesto, solo cambia el correo → editar la ficha. - Misma persona, otra empresa → ficha nueva, y la antigua se marca como inactiva. - Otra persona en el mismo puesto → ficha nueva siempre, aunque herede el buzón. > [!WARNING] > El tercer caso es el más delicado y no es de organización, es de acceso: **un enlace enviado a una dirección sigue funcionando para quien lea ese buzón**. Si el correo del que se marchó lo hereda su sustituto, esa persona puede abrir cosas dirigidas a su predecesor. Cuando en un proveedor cambia el interlocutor, lo que está en curso se reenvía a la dirección nueva, no se da por bueno el reenvío interno. ## Cómo dejarlo limpio sin perder el pasado 1. **Ficha nueva con la empresa nueva** — Y el correo actual, que es al que se escribirá a partir de ahora. 2. **La antigua se conserva, marcada como inactiva** — Sostiene todo lo que se hizo con ella y evita que alguien la reutilice. 3. **Una nota que las enlace** — Basta una línea en cada una: quien busque dentro de un año lo agradecerá. 4. **Y lo que esté en curso, reapuntado a la ficha nueva** — Lo cerrado se queda como estaba: refleja lo que pasó. > [!NOTE] > Si la persona pide que dejéis de escribirle a su dirección anterior, eso se atiende igual que cualquier otra petición sobre sus datos, y es independiente de que conservéis el histórico de lo enviado. **¿Borro la ficha antigua?** No: cuelga de ella todo lo que se hizo. Marcadla inactiva. **¿Y si vuelve a la empresa anterior?** Se reactiva la ficha de entonces; para eso se conservó. **¿Merece la pena para un contacto con dos envíos?** Editar y seguir. La regla es para quien tiene historia detrás. ## Ejemplos **El interlocutor de un proveedor se cambia de empresa y sigue tratando con vosotros.** - Crea una ficha nueva, marca la antigua inactiva y enlaza las dos con una nota → El histórico sigue diciendo desde dónde contestó entonces, y los envíos nuevos van al sitio correcto. **Un contacto cambia de empresa y sigue en la ficha antigua.** - Actualiza el contacto en su nueva empresa → Los avisos llegan a quien corresponde. **Se le sigue escribiendo a su correo anterior.** - Comprueba el rebote y actualiza → Deja de haber avisos perdidos. **El histórico de lo que aportó se quiere mover con él.** - Conserva el histórico en la empresa donde ocurrió → El registro sigue siendo cierto. **Nadie sabe quién le sustituye en la empresa antigua.** - Pide el contacto nuevo antes de reclamar → La petición llega a alguien que puede actuar. **Se duplica el contacto en dos empresas.** - Mantiene una ficha por empresa → Cada relación tiene su interlocutor. --- --- id: KB-ET-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/cuando-la-empresa-cambia-de-nombre idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: cuenta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-009, KB-ET-018] citadoPor: [KB-ET-001] --- # Cuando la empresa cambia de nombre _Cambiar el nombre es un minuto. Lo importante es lo que no debe cambiar: todo lo que ya salió con el anterior._ **Responde a:** hemos cambiado el nombre de la empresa · cambio de denominación social qué actualizo · nos han comprado y cambiamos de marca · el logo antiguo sigue apareciendo Pasa más de lo que parece: un cambio de denominación, una fusión, un rebranding, o simplemente que la marca comercial deja de coincidir con el nombre fiscal. La parte visible se arregla en una tarde. La que da problemas meses después es la que nadie mira. ## Qué se actualiza y qué se queda como estaba | Elemento | ¿Se cambia? | Por qué | | --- | --- | --- | | El nombre que ve vuestro equipo | Sí | Es el nombre de hoy | | La marca de lo que se envía a partir de ahora | Sí | Lo que salga desde ya debe ir con el nuevo | | Lo ya enviado y lo ya firmado | No | Salió así, y esa es la prueba de cómo salió | | Documentos con el nombre antiguo dentro | No se reescriben | Se sustituyen por versión nueva cuando el emisor la emita | | El nombre en contratos vigentes | Depende | Es una cuestión jurídica, no de configuración | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que hay que resistir la tentación de tocar: **lo que se envió con el nombre antiguo tiene que seguir diciendo el nombre antiguo**. Si un documento firmado hace dos años apareciera de repente con vuestra denominación actual, dejaría de coincidir con la copia que tiene la otra parte — y una prueba que no coincide con la del otro lado no vale como prueba. El histórico no es una foto de cómo os llamáis hoy: es de cómo os llamabais entonces. ## Lo que sí conviene repasar el mismo día 1. **El remitente de los mensajes que salen** — Y el dominio, si también cambia: es lo que más confunde al tercero. 2. **Las plantillas y lo que ve quien recibe** — Textos, firmas y cualquier sitio con el nombre escrito a mano. 3. **Los avisos automáticos** — Suelen tener el nombre dentro del texto y nadie los relee. 4. **Y lo que aparece en las páginas públicas vuestras** — Es lo primero que ve alguien que os comprueba desde fuera. > [!WARNING] > Y hay algo que conviene decir por fuera de la plataforma: **vuestros proveedores van a seguir emitiendo a nombre del anterior durante meses**. Facturas, certificados y pólizas seguirán llegando con la denominación vieja hasta que cada uno actualice su ficha. Ni es un error suyo ni os deja descubiertos, pero conviene avisarles pronto — y conservar constancia del cambio, porque es lo que explica que dos documentos correctos tengan nombres distintos. ## Si además cambia el CIF o la sociedad **En corto** - Eso ya no es un cambio de nombre: es otra entidad, y suele merecer su propio espacio. - Lo de la anterior se conserva tal cual, porque responde de lo que hizo entonces. - Y qué se traslada y cómo es una decisión jurídica, no una tarea de configuración. > [!NOTE] > Qué implica un cambio de denominación o de sociedad frente a contratos, licencias y obligaciones vigentes lo determina vuestro asesor. **Aquí solo se trata de la parte práctica**: que lo nuevo salga bien y lo antiguo se quede como estaba. **¿Puedo cambiar el nombre y ya está?** Para lo que sale desde hoy, sí. Para lo firmado, no se toca. **¿Y los enlaces que ya envié?** Siguen funcionando: lo que cambia es la marca de lo nuevo. **¿Aviso a los contactos?** Sí, y pronto: os ahorra meses de documentos con el nombre viejo. ## Ejemplos **Una empresa se fusiona y quiere que todo aparezca con la denominación nueva.** - Cambia la marca de lo que sale desde hoy y deja intacto lo ya enviado y firmado → Lo nuevo sale bien y cada documento antiguo sigue coincidiendo con la copia del otro lado. **La empresa cambia de nombre y los documentos siguen con el antiguo.** - Actualiza el nombre en la organización → Lo que sale fuera lleva el nombre correcto. **Los documentos antiguos llevan el nombre anterior.** - Conserva los antiguos como estaban → El histórico refleja lo que era entonces. **Un cliente pregunta si es la misma empresa.** - Consulta el registro del cambio con su fecha → La continuidad se explica. **Los avisos salen con el nombre antiguo.** - Revisa las plantillas tras el cambio → Lo que recibe un tercero es coherente. **Cambia el nombre y también el dominio de correo.** - Actualiza los contactos y el dominio permitido → El equipo sigue entrando sin incidencias. --- --- id: KB-ET-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/cuantos-contactos-guardar-de-una-empresa idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: contactos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-003, KB-CC-014] citadoPor: [KB-ET-018] --- # Cuántos contactos guardar de una empresa _Uno se queda corto, cinco no los mantiene nadie. Y escribir «a la empresa» es la forma más rápida de que no conteste nadie._ **Responde a:** cuántas personas guardar de un proveedor · escribir a info@ o a una persona · contacto de facturación y contacto técnico · duplicados de la misma empresa La agenda se llena de dos formas y las dos dan problemas: una ficha por empresa con un correo genérico, o quince fichas de la misma empresa porque cada uno guardó a quien le contestó. El punto medio no es una cuestión de orden, es lo que decide si os contestan. ## Cuántas fichas hacen falta de verdad | Tipo de relación | Cuántas personas | Cuál es la buena | | --- | --- | --- | | Proveedor pequeño | Una | La persona que os atiende, con su dirección | | Proveedor con departamentos | Dos o tres | Quien firma, quien manda papeles, quien factura | | Cliente grande | Las que os pidan tratar | Y anotad para qué sirve cada una | | Empresa con la que apenas tratáis | Una | Aunque sea genérica: no merece mantenimiento | > [!IMPORTANT] > El matiz que cambia los resultados: **un correo genérico no es un contacto, es una puerta**. Cuando escribís a `info@` o `administracion@`, el mensaje llega a un sitio donde nadie se siente el destinatario — y lo que no tiene destinatario no tiene urgencia. Sirve para presentarse y para encontrar a la persona correcta, pero no para pedir algo con fecha. La primera petición seria vale más si va a un nombre, aunque ese nombre lo hayáis conseguido por teléfono. ## Cómo evitar los quince duplicados 1. **Buscar antes de crear, por el dominio del correo** — Es lo que agrupa a la gente de una misma empresa. 2. **Guardar el puesto, no solo el nombre** — «Ana» dentro de un año no dice nada; «Ana, calidad» sí. 3. **Y fusionar cuando aparezca el duplicado** — Mejor en el momento que en la limpieza de dentro de seis meses. > [!WARNING] > Antes de añadir a alguien porque contestó una vez, mirad qué papel juega: **el que contesta no siempre es el que decide, y a veces solo estaba reenviando**. Guardar a esa persona como contacto principal hace que las siguientes peticiones vayan a alguien que no tiene por qué ocuparse — y ese es el camino más corto a que dejen de contestar. Lo que hay que guardar es quién se ocupa, aunque la respuesta la mande otro. ## Lo que conviene anotar de cada uno **En corto** - Para qué es esa persona: firmas, documentación, facturación. - Por dónde contesta de verdad: correo, móvil, el canal que use. - Y si es la única: eso avisa de un riesgo, no de un orden. > [!NOTE] > Una empresa con una sola persona de contacto y sin alternativa es un punto único de fallo — el día que esté de baja, el expediente se para. No hace falta guardar a cinco, basta con saber a quién preguntar si esa falta. **¿Guardo al comercial que me vendió?** Si no os va a mandar documentación, no: se queda desactualizado enseguida. **¿Y si la empresa insiste en que escriba al genérico?** Se respeta, y se anota como suyo. Es su forma de trabajar. **¿Conviene una ficha de empresa además de las personas?** Sí: los documentos son de la empresa, aunque los mande una persona. ## Ejemplos **Una empresa pide documentación al buzón genérico de un proveedor y no recibe respuesta en tres semanas.** - Llama, consigue el nombre de quien se ocupa y le manda la petición a él → El documento llega en dos días, y la ficha queda con la persona que de verdad se ocupa. **Se guarda un solo contacto y está de vacaciones.** - Registra un segundo contacto en la empresa → La petición no espera a una persona. **Se guardan quince contactos y nadie sabe a quién escribir.** - Marca quién es el interlocutor principal → El aviso va a quien corresponde. **El contacto que aparece ya no trabaja allí.** - Actualiza al primer rebote → Deja de haber avisos perdidos. **Se escribe a un buzón genérico y nadie contesta.** - Pide una persona concreta → La petición llega a alguien que puede actuar. **Cada persona del equipo usa un contacto distinto.** - Centraliza la ficha de la empresa → El proveedor recibe un mensaje coherente. --- --- id: KB-ET-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/quien-puede-ver-lo-que-subo idioma: es categoria: espacio-de-trabajo audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-ET-016] citadoPor: [KB-ET-002] --- # ¿Quién puede ver lo que subo? _La gente de vuestra organización con permiso para esa carpeta. Ni los demás clientes, ni nosotros por gusto._ **Responde a:** quien ve los documentos que subo · mis documentos los ve otra empresa · puede verlo todo el mundo de mi empresa · quien tiene acceso a mis archivos **Lo ven las personas de vuestra propia organización que tengan permiso sobre esa carpeta, y nadie más.** Otra empresa que use la plataforma no ve nada vuestro: cada organización está separada de las demás. ## Quién ve qué | Quién | Qué ve | | --- | --- | | Vuestros compañeros con permiso | Lo de su carpeta o proyecto | | Vuestros compañeros sin permiso | Nada de esa carpeta | | Un participante externo | Solo lo suyo, por su enlace | | **Otra organización** | **Nada. Nunca** | > [!IMPORTANT] > **Si algo es sensible, la pregunta no es «¿está seguro?» sino «¿quién de los míos tiene permiso?».** El escenario realista no es que entre un desconocido: es que lo abra un compañero que no debería, porque la carpeta se creó con permisos amplios y nadie los revisó desde entonces. Eso se arregla mirando los permisos de la carpeta, no cambiando de sitio el documento. ## Lo que conviene revisar de vez en cuando **En corto** - Quién sigue teniendo acceso de la gente que ya no trabaja en eso. - Las carpetas creadas «para todos» hace tiempo y que hoy guardan cosas delicadas. - Y los invitados externos que entraron para un asunto puntual y siguen dentro. > [!WARNING] > Un matiz que suele tranquilizar y conviene decir entero: **que el soporte pueda ayudaros no significa que alguien esté leyendo vuestros documentos**. Los accesos del personal que da soporte quedan registrados, se hacen para resolver algo que habéis pedido, y no son un paseo libre por vuestro archivo. Si alguna vez queréis saber quién ha visto un documento, eso es una pregunta con respuesta: el historial del documento la tiene. **¿Lo ve mi jefe?** Si tiene permiso sobre esa carpeta, sí. Es lo mismo que en cualquier archivo compartido. **¿Puede verlo otro cliente vuestro?** No. Las organizaciones no se ven entre sí. **¿Puedo saber quién ha abierto un documento?** Sí: queda registrado quién hizo qué y cuándo. ## Ejemplos **Alguien duda si subir un documento delicado porque no sabe quién lo verá.** - Mira los permisos de la carpeta antes de subirlo y los ajusta si hacen falta → El documento se sube al sitio correcto en vez de quedarse en el escritorio de alguien. **Una carpeta creada «para todos» hace dos años guarda hoy documentación de personal.** - Revisa quién tiene acceso y lo reduce a quien lo necesita → Deja de haber gente con acceso a algo que nadie decidió darles. **Se sube algo sensible sin saber quién lo verá.** - Comprueba quién tiene acceso a ese expediente → Se sube sabiendo. **Todo el equipo ve todo por defecto.** - Limita el acceso según el trabajo → Lo sensible queda donde debe. **Se comparte con un externo y ve más de lo previsto.** - Comprueba el alcance del acceso antes de compartir → Ve lo suyo y nada más. **Se quiere saber quién ha abierto un documento.** - Consulta el registro de accesos → La pregunta tiene respuesta. --- --- id: KB-ET-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/que-tu-equipo-entre-solo-por-el-dominio idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-006, KB-AD-002] citadoPor: [KB-PR-011, KB-AD-010, KB-ET-017] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/organization --- # Que tu equipo entre solo por el dominio _Quien tenga correo de tu empresa entra sin que nadie le invite. Y por qué eso tiene un límite._ **Responde a:** que los empleados se unan solos a la organización · alta automática por dominio de correo · no quiero invitar uno a uno · autojoin por dominio Con veinte personas, invitar de una en una es un rato. Con doscientas, es una tarea que nadie termina. La alternativa es autorizar vuestro dominio: quien se registre con un correo de vuestra empresa entra directamente. ## Cómo se activa 1. **Entra en Ajustes → Organización.** 2. **Pon vuestro dominio de correo.** 3. **Marca que se pueda entrar por dominio.** > [!IMPORTANT] > Solo funciona con un dominio propio. No se puede activar con gmail.com, hotmail.com ni ningún otro correo gratuito, y está bloqueado a propósito: autorizar gmail.com significaría que cualquier persona del mundo con una cuenta de Gmail entra en vuestra organización. Es un agujero, no una limitación. ## Lo que hay que decidir antes | Pregunta | Por qué importa | | --- | --- | | ¿Todo el que tiene correo de la empresa debe entrar? | En algunas empresas sí; en otras hay áreas que no pintan nada aquí | | ¿Con qué permisos entra? | Entrar solo no es lo mismo que entrar como administrador | | ¿Qué pasa cuando alguien se va? | Si su correo se desactiva, deja de poder entrar; si no, sigue pudiendo | > [!WARNING] > Esto no sustituye a dar de baja a quien se va. Si vuestra empresa mantiene el correo activo un tiempo tras la salida, esa persona sigue pudiendo entrar. La baja se hace igual. > [!NOTE] > Si tenéis inicio de sesión corporativo, esto sobra: allí quien entra y quien deja de entrar lo decide vuestro sistema de identidad, que es más fino. **¿Puedo tener varios dominios?** El dominio autorizado es uno; para casos con varias marcas, consultadlo. **¿Entran como administradores?** No. Entran con lo básico y los permisos se ajustan después. **¿Puedo desactivarlo luego?** Sí, y quien ya entró se queda; deja de entrar gente nueva. ## Ejemplos **Una empresa de 180 personas quiere que todas puedan consultar sin invitarlas una a una.** - Autoriza su dominio corporativo - Deja el perfil de entrada en solo consulta → La gente entra sola y los permisos amplios se dan a mano, que son pocos. **Cada alta se invita a mano una por una.** - Permite la entrada por dominio corporativo → El alta deja de ser un trámite manual. **Entra alguien de un dominio parecido pero ajeno.** - Comprueba qué dominios están permitidos → Solo entra quien debe. **Un proveedor con correo del mismo dominio entra sin querer.** - Revisa el dominio antes de activarlo → La puerta se abre a quien corresponde. **Alguien entra y nadie le asigna permisos.** - Define el perfil por defecto → Quien entra puede trabajar sin esperar. **Se desactiva y hay usuarios que ya entraron así.** - Revisa quién entró por esa vía → El cambio no deja huecos. --- --- id: KB-ET-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/configurar-tu-organizacion idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: cuenta audiencia: administrador actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-001, KB-ET-002, KB-ET-003, KB-ET-019] citadoPor: [KB-ET-002, KB-CC-001, KB-AD-001, KB-PS-003, KB-ET-004] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/organization --- # Configurar tu organización el primer día _Los cuatro ajustes que conviene dejar hechos antes de mandar el primer documento._ **Responde a:** cómo cambio el nombre y el logo de mi organización · configurar la cuenta la primera vez · poner el logo de mi empresa en los correos que se envían · qué hago después de crear la cuenta Se puede empezar a trabajar sin configurar nada, pero hay cuatro cosas que conviene dejar hechas antes del primer envío, porque cambiarlas después no arregla lo que ya salió: tus contactos habrán recibido un correo genérico y con el nombre equivocado. **En corto** - El nombre y el logo salen en todo lo que reciben tus contactos. - Conectar tu correo hace que los avisos lleguen desde tu dominio y no se marquen como no deseados. - Los avisos internos mal configurados acaban silenciados por todo el equipo. - El idioma de cada contacto decide en qué idioma recibe, no el tuyo. ## 1. Nombre y logo Es lo primero que ve la persona a la que le pides un documento. Un aviso que llega con el nombre de tu empresa y su logo se abre; uno genérico parece un intento de phishing y acaba en la papelera. Se cambia en Ajustes → Organización y afecta a todo lo que sale a partir de ese momento. ## 2. Conectar tu cuenta de correo Los avisos pueden salir desde tu propio dominio en vez de desde uno genérico. Es lo que más mejora la entrega: un correo que viene de tu dominio, con tus registros de autenticación en regla, entra en bandeja de entrada. Uno que no, entra en no deseados y tú crees que el proveedor no contesta. > [!WARNING] > Si tras conectar el correo los avisos siguen cayendo en no deseados, casi siempre falta un registro de autenticación en tu dominio. Es cosa de quien lleve vuestro DNS, no de la plataforma. ## 3. Avisos Por defecto se avisa de bastante. Merece la pena bajarlo al principio y subirlo después: un equipo que recibe treinta correos al día de la plataforma acaba filtrándolos todos, incluidos los que importaban. ## 4. Idioma de los contactos Cada contacto tiene su idioma en su ficha, y es el que se usa al escribirle. Anotarlo al dar de alta a un proveedor extranjero ahorra la conversación de «no entiendo qué me pedís». ## Preguntas frecuentes **¿Puedo cambiar el logo más adelante?** Sí, cuando quieras. Lo que no cambia es lo que ya se envió: los correos que salieron con el logo anterior siguen como estaban. **¿Es obligatorio conectar el correo?** No, funciona sin ello. Pero la tasa de respuesta baja bastante, porque los avisos salen desde un dominio que tus contactos no reconocen. **¿Puedo tener varias organizaciones con la misma cuenta?** Sí. Una persona puede pertenecer a varias organizaciones y cambiar entre ellas; los datos de cada una están separados. **¿Quién puede cambiar estos ajustes?** Propietario y administradores. Un editor puede trabajar con normalidad pero no tocar la configuración de la organización. ## Ejemplos **Una asesoría empieza a usar la plataforma y manda las primeras cincuenta peticiones sin configurar nada.** - Se da cuenta de que la mitad no responde - Comprueba que los avisos salían desde un dominio genérico - Conecta su correo y reenvía → La segunda tanda tiene el triple de respuesta, con el mismo texto y las mismas personas. **Se configura todo antes de tener un caso real.** - Configura lo mínimo y ajusta con el uso → La configuración responde a lo que pasa. **Se invita a todo el equipo el primer día.** - Entra primero quien va a usarlo esa semana → Nadie recibe acceso a algo vacío. **Se crean veinte carpetas antes de tener documentos.** - Crea la estructura según hace falta → La estructura refleja el trabajo real. **Nadie decide quién administra.** - Nombra dos administradores desde el principio → La cuenta no depende de una persona. **Se deja el nombre y los datos de la organización a medias.** - Los completa antes de mandar nada fuera → Lo que recibe un tercero es reconocible. --- --- id: KB-ET-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/usuarios-roles-y-permisos idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-001, KB-ET-003, KB-TL-003, KB-ET-021] citadoPor: [KB-ET-001, KB-ET-003, KB-AD-001, KB-GL-001, KB-AD-003, KB-ET-004, KB-ET-005] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/members --- # Usuarios, roles y permisos _Quién es usuario, quién es participante externo, y qué puede hacer cada rol._ **Responde a:** invitar a alguien de mi equipo a la plataforma · diferencia entre usuario y participante externo · qué permisos tiene cada rol · cómo quito el acceso a alguien que se va de la empresa · crear grupos de usuarios La confusión más común al empezar es pensar que hay que dar de alta a los proveedores. No: los proveedores, clientes y firmantes son participantes externos y no tienen cuenta. Usuarios son solo las personas de tu organización. **En corto** - Usuario = alguien de tu empresa, con cuenta y contraseña. Consume licencia. - Participante externo = alguien de fuera. Abre un enlace, no tiene cuenta y no consume licencia. - Cuatro roles internos, de más a menos: propietario, administrador, editor y lector. - Los grupos ahorran asignar permisos persona a persona. **Quién es quién** — Los cuatro roles internos tienen cuenta; los participantes externos no, y esa es la diferencia que más se confunde al empezar. ## Qué puede hacer cada rol | Rol | Puede | No puede | | --- | --- | --- | | Propietario | Todo, incluida la facturación y cerrar la cuenta | — | | Administrador | Configurar la organización, invitar y quitar gente, ver todo | Tocar la facturación | | Editor | Crear procesos, pedir documentos, mandar a firmar, certificar | Cambiar la configuración ni gestionar usuarios | | Lector | Consultar y descargar lo que tenga asignado | Crear ni modificar nada | _En la duda, editor: es el rol de quien hace el trabajo del día a día._ ## Invitar a alguien 1. **Ajustes → Miembros → Invitar** — Se necesita solo su correo. Le llega una invitación para crear su acceso. 2. **Elige el rol** — Se puede cambiar después, así que no hay que acertar a la primera. 3. **Añádelo a un grupo si tenéis varios equipos** — Los grupos son la forma de que alguien vea lo de su departamento y no lo de toda la empresa. ## Cuando alguien se va Quitarle el acceso es inmediato, pero lo que hizo no desaparece: los documentos que subió, los procesos que lanzó y las firmas que gestionó siguen en su sitio con su nombre. Es deliberado — si desapareciera, el histórico dejaría de ser trazable. > [!WARNING] > Antes de quitar el acceso, mira si esa persona tiene procesos en marcha asignados a ella. Se pueden reasignar; si no lo haces, quedan esperando a alguien que ya no entra. ## Preguntas frecuentes **¿Un proveedor cuenta como usuario?** No. Es un participante externo: abre un enlace, sube lo suyo y no tiene cuenta. No consume licencia. **¿Puedo tener a alguien que solo vea, sin poder tocar?** Sí, ese es el rol de lector. **¿Los grupos limitan lo que se ve?** Sirven para organizar el acceso por equipo o departamento, de modo que cada uno trabaje con lo suyo. **¿Puede haber más de un propietario?** Conviene que haya al menos dos personas con capacidad de administrar, para no depender de una sola cuenta el día que esa persona no esté. ## Ejemplos **Una empresa de 30 personas quiere que cada departamento vea solo lo suyo, pero que dirección lo vea todo.** - Crea un grupo por departamento - Da rol de editor a quien trabaja y de lector a quien solo consulta - Deja a dirección como administradora → Cada equipo entra y ve su trabajo, sin el ruido del resto, y dirección conserva la visión completa. **Todos tienen permisos de administrador.** - Da a cada uno lo que su trabajo necesita → El acceso deja de ser general por defecto. **Alguien no puede hacer algo y se le sube a administrador.** - Revisa qué permiso concreto hace falta → Se concede lo mínimo. **Cambia alguien de puesto y conserva sus permisos.** - Revisa los permisos al cambiar de puesto → El acceso sigue al puesto. **Nadie sabe quién puede ver qué.** - Consulta los permisos por persona → La foto de accesos existe. **Un externo necesita ver un solo expediente.** - Le da acceso a ese expediente y nada más → Ve lo suyo sin entrar a lo demás. --- --- id: KB-ET-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/agenda-de-contactos idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: contactos audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-002, KB-TL-004, KB-PR-001] citadoPor: [KB-TL-010, KB-ET-018, KB-ET-020, KB-TL-027, KB-ET-001, KB-ET-002, KB-CC-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/contacts --- # La agenda de contactos, y por qué decide si te contestan _Un contacto bien dado de alta es la diferencia entre que entreguen y que persigas._ **Responde a:** cómo doy de alta un contacto · importar contactos desde excel · grupos de contactos para mandar en lote · por qué no le llegan los avisos a un contacto · cambiar el idioma en que recibe un proveedor La agenda parece la parte aburrida y es la que más efecto tiene en si te contestan. La mayoría de los «no me llega nada» que acaban en soporte son un correo con una letra cambiada o un teléfono fijo donde debería haber un móvil. **En corto** - Correo y móvil: con los dos, si uno falla se puede insistir por el otro. - El idioma del contacto decide en qué idioma recibe. - Los grupos permiten pedir o mandar a firmar a cincuenta personas de una vez. - Un rebote se marca en el expediente: no hay que esperar semanas para saber que el correo era erróneo. ## Qué anotar de cada contacto | Dato | Por qué importa | | --- | --- | | Nombre y empresa | Es lo que aparece en el aviso; sin ello parece un envío masivo | | Correo | El canal por defecto | | Móvil | Imprescindible para firma avanzada y muy útil para insistir por otro canal | | Idioma | Decide en qué idioma recibe el aviso, sin que tengas que traducir nada | | Canal preferido | Hay quien no lee el correo y sí WhatsApp; respetarlo sube la respuesta | > [!WARNING] > Un fijo en el campo del móvil no da error al guardarlo, pero rompe la firma avanzada: el código va por SMS y nunca llega. Es el fallo que más tiempo hace perder. ## Grupos Un grupo es un conjunto de contactos al que se puede pedir o mandar a firmar de una vez: «proveedores de materia prima», «subcontratas de la obra de Valencia», «plantilla». Cada persona recibe su enlace propio, no un envío compartido, así que la trazabilidad sigue siendo individual. ## Cuando algo no llega 1. **Mira si el correo rebotó** — El expediente lo marca. Un rebote es una dirección mal escrita o inexistente. 2. **Comprueba si se abrió el enlace** — Distingue «no le llegó» de «no lo ha mirado», que son dos problemas distintos con dos soluciones distintas. 3. **Prueba por otro canal** — Si tienes el móvil, reenviar por SMS o WhatsApp suele resolverlo al momento. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo importar mi agenda desde una hoja de cálculo?** Sí. Conviene revisar antes los móviles: es el campo que peor viaja desde un Excel, sobre todo con prefijos internacionales. **¿Un contacto puede tener varias personas?** Cada contacto es una persona. Si en un proveedor te atienden dos, son dos contactos, y así cada uno recibe lo suyo. **¿Qué pasa si edito un contacto con procesos en marcha?** Los envíos posteriores usan los datos nuevos. Lo ya enviado queda como estaba, con su registro. **¿Se puede borrar un contacto?** Sí, pero lo que participó en un expediente permanece en el histórico: si desapareciera, la trazabilidad dejaría de serlo. ## Ejemplos **Una empresa importa 200 contactos desde Excel y a la semana el 15 % no ha recibido nada.** - Filtra los rebotes marcados en los expedientes - Corrige las direcciones mal escritas y los móviles sin prefijo - Reenvía solo a esos, sin rehacer las peticiones → Los rebotes bajan a cero y deja de atribuirse a «los proveedores no contestan» lo que era un problema de datos. **La petición llega a un buzón genérico y nadie contesta.** - Registra la persona concreta de cada empresa → La petición llega a alguien que puede actuar. **El contacto ya no trabaja allí.** - Actualiza el contacto al primer rebote → Los avisos dejan de perderse. **Cada persona tiene sus contactos en su correo.** - Centraliza la agenda → El seguimiento no depende de quién esté. **Se duplican contactos de la misma empresa.** - Revisa y unifica los duplicados → El proveedor recibe un mensaje y no tres. **Un contacto no lee el correo y sí el móvil.** - Registra el canal que de verdad usa → El aviso llega por donde se lee. --- --- id: KB-ET-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/como-organizar-carpetas-y-proyectos idioma: es categoria: espacio-de-trabajo audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-001, KB-ET-002] citadoPor: [KB-ET-006, KB-PS-006, KB-ET-009, KB-ET-015, KB-CC-005] --- # Cómo organizar carpetas y proyectos _La estructura que sigue funcionando dentro de dos años, y la que no._ **Responde a:** cómo organizo los documentos por carpetas · estructura de carpetas recomendada · no encuentro los documentos · por proyecto o por cliente Casi todo el mundo empieza organizando por año y acaba sin encontrar nada. La razón es simple: nadie busca «lo de 2025», se busca «lo de aquel proveedor». **En corto** - Organiza por aquello sobre lo que preguntas, no por cuándo pasó. - Tres niveles como mucho. El cuarto ya no lo usa nadie. - Si dudas dónde poner algo, la estructura está mal. ## Lo que funciona | Si trabajáis por | Estructura | | --- | --- | | Clientes | Cliente → tipo de trabajo → documento | | Obras o proyectos | Obra → subcontrata → documento | | Áreas internas | Área → proceso → documento | _El primer nivel es siempre aquello por lo que preguntan por teléfono._ ## Lo que no funciona - Por año: nadie pregunta por un año, y todo se parte en trozos arbitrarios. - Por quién lo subió: esa persona se va y la carpeta se queda sin sentido. - Cinco niveles de profundidad: se archiva mal porque nadie llega hasta el fondo. > [!NOTE] > La fecha ya está en cada documento y se puede filtrar. No hace falta que sea también una carpeta. Y aunque la estructura esté bien, buscar suele ser más rápido que navegar: el buscador mira dentro de los documentos, no solo en los nombres. **¿Puedo cambiar la estructura después?** Sí, se mueven las carpetas sin perder nada. **¿Un documento puede estar en dos sitios?** Sí, se enlaza sin duplicarlo, y no ocupa dos veces. **¿Conviene una carpeta por año dentro del cliente?** Solo si tenéis muchísimo por cliente. Si no, estorba. ## Ejemplos **Una asesoría no encuentra los documentos de un cliente de hace dos años.** - Reorganiza de año → cliente a cliente → tipo de trabajo → Cualquiera del equipo llega a lo de un cliente en dos clics, sin saber de qué año era. **Se crea una carpeta por cada documento.** - Usa la carpeta para agrupar y el proyecto para trabajar → La estructura deja de crecer con cada archivo. **Nadie encuentra nada porque cada uno organiza a su manera.** - Acuerda una estructura y la aplica → Cualquiera llega a lo mismo. **Se mezclan tres trabajos del mismo cliente.** - Cada trabajo es un proyecto → Se puede cerrar uno sin tocar los otros. **La estructura se diseña entera antes de usarla.** - Empieza con lo mínimo y crece con el uso → La estructura responde al trabajo real. **Hay carpetas que nadie abre desde hace un año.** - Revisa y archiva lo que no se usa → La estructura sigue siendo legible. --- --- id: KB-ET-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/que-permisos-dar-a-cada-uno idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: usuarios audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-002, KB-AD-002, KB-ET-013] citadoPor: [KB-PR-007, KB-ET-008, KB-AD-005, KB-AD-006, KB-ET-010, KB-AD-008, KB-ET-016, KB-ET-021, KB-ET-007, KB-PS-005] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/members --- # Qué permisos dar a cada uno _Ni todos administradores ni todos de consulta: el reparto que funciona._ **Responde a:** configurar permisos de usuarios · qué rol le doy a un compañero · limitar lo que puede hacer alguien · permisos por equipo Los dos extremos fallan por lo mismo: nadie se para a pensar quién necesita qué. Todos administradores acaba en un borrado accidental; todos de consulta acaba en que una persona hace el trabajo de ocho. ## El reparto que suele funcionar | Perfil | Puede | No puede | | --- | --- | --- | | Administrador | Todo, incluida la configuración y los permisos | — | | Responsable | Crear procesos, lanzar envíos, aprobar | Cambiar la configuración de la organización | | Colaborador | Trabajar sobre lo que le toca, subir y responder | Borrar, ni tocar procesos de otros | | Consulta | Ver y descargar lo suyo | Cambiar nada | ## Dos reglas prácticas - Dos administradores, ni uno ni cinco. Con uno, si pierde el acceso nadie puede arreglarlo; con cinco, nadie se siente responsable. - El permiso de borrar es el que más daño hace y el que menos se necesita a diario. Dalo con cuentagotas. > [!IMPORTANT] > Un asesor externo o una gestoría no necesita ser administrador de vuestra cuenta. Dale consulta sobre lo suyo, y nada más: es vuestra información, no la suya. > [!NOTE] > Los permisos se revisan cuando alguien cambia de puesto, no solo cuando entra. Un ascenso deja permisos viejos que ya no encajan. > [!WARNING] > Si tenéis equipos, un permiso amplio en un equipo no debería alcanzar a los documentos de otro. Comprueba el alcance, no solo el nivel. **¿Puedo darle acceso solo a un proyecto?** Sí, acotando por equipo o por carpeta. **¿Se ve quién hizo cada cosa?** Sí, cada acción queda con su autor. **¿Un colaborador puede invitar a otros?** No, y conviene que sea así. ## Ejemplos **Una empresa de veinte personas tiene a los veinte como administradores.** - Deja dos administradores - Cuatro responsables de área - El resto, colaboradores en su equipo → Nadie pierde capacidad de trabajar y desaparece el riesgo de que alguien borre un expediente entero sin querer. **Se dan permisos amplios para no bloquear a nadie.** - Concede lo que cada puesto necesita → El bloqueo se resuelve sin abrir de más. **Un becario ve documentación sensible.** - Revisa qué corresponde a cada perfil → Lo sensible queda donde debe. **Nadie revisa los permisos desde hace dos años.** - Programa una revisión periódica → El acceso refleja la organización de hoy. **Un externo pide acceso a toda la carpeta.** - Le da acceso al expediente que necesita → Ve lo suyo y nada más. **Alguien se va y sus permisos siguen activos.** - Retira el acceso el último día → La cuenta refleja quién trabaja aquí. --- --- id: KB-ET-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/espacio-de-trabajo/trabajar-con-varias-empresas-o-marcas idioma: es categoria: espacio-de-trabajo subcategoria: cuenta audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-AD-003] citadoPor: [KB-ET-014] --- # Trabajar con varias empresas _Cuándo conviene una sola organización con equipos y cuándo hacen falta varias._ **Responde a:** gestionar varias sociedades en una cuenta · separar filiales o marcas · una organización o varias · grupo de empresas documentación La pregunta aparece en cuanto hay más de una sociedad, una filial o una marca. La respuesta depende de una sola cosa: si la gente y los documentos se cruzan o no. | Situación | Qué conviene | | --- | --- | | Varias marcas, mismo equipo, mismos proveedores | Una organización con equipos | | Sociedades distintas que comparten administración | Una organización con equipos y permisos acotados | | Filiales con equipos que no deben verse | Organizaciones separadas | | Un despacho que gestiona a sus clientes | Una organización, un equipo o carpeta por cliente | ## La regla práctica Empieza con una organización. Separar después es más fácil que juntar: mover documentos entre organizaciones es trabajo, y partir un histórico es lo que hace que luego no cuadre nada. > [!IMPORTANT] > Si dos sociedades del grupo compiten o tienen socios distintos, sepáralas de verdad. Un permiso mal puesto entre equipos de la misma organización es un error de configuración; entre organizaciones distintas, no puede pasar. ## Lo que se comparte y lo que no - Dentro de una organización: contactos, plantillas, saldo y configuración. - Entre organizaciones: nada. Son cuentas independientes. > [!NOTE] > Una persona puede pertenecer a varias organizaciones y cambiar entre ellas, sin que eso mezcle nada. **¿Se puede mover un expediente de una a otra?** Es trabajo manual. Por eso conviene decidirlo antes. **¿El saldo es común?** Dentro de una organización, sí. Entre organizaciones, no. **¿Y para facturar por separado?** Depende de vuestro caso; consultadlo antes de montar la estructura. ## Ejemplos **Un grupo con tres sociedades y una administración común duda entre una cuenta o tres.** - Monta una organización con un equipo por sociedad - Acota los permisos de cada equipo → La administración trabaja con todas y cada sociedad solo ve lo suyo, sin triplicar plantillas ni contactos. **Se mezclan documentos de dos empresas del grupo.** - Separa cada empresa en su organización → Cada una tiene lo suyo. **Una persona trabaja para dos empresas del grupo.** - Le da acceso a las dos con una sola cuenta → No duplica cuentas ni contraseñas. **Un informe mezcla datos de varias empresas.** - Consulta por organización → Cada cifra corresponde a quien es. **Un cliente pregunta por la empresa equivocada.** - Comprueba en qué organización está el expediente → Se contesta desde la que corresponde. **Se comparte algo de una empresa desde otra.** - Comparte desde la organización propietaria → El rastro apunta a quien corresponde. --- --- id: KB-TL-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/pedir-documentos-con-trackline idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar modulo: trackline audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-PS-002, KB-TL-002, KB-TL-003] citadoPor: [KB-PS-001, KB-PS-002, KB-TL-002, KB-TL-003, KB-TL-004, KB-TL-005, KB-TL-006, KB-PR-001, KB-PR-002, KB-CS-001, KB-CS-002, KB-CR-001, KB-CR-002, KB-CR-003, KB-TL-014, KB-TL-019, KB-TL-028, KB-TL-015, KB-GL-011, KB-DI-001, KB-GL-001, KB-CF-002, KB-CF-006] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Qué es Trackline y cómo pedir documentos con él _Diseñas el proceso una vez, lo ejecutas cuantas veces quieras y la plataforma persigue por ti._ **Responde a:** cómo pido documentos a un proveedor · automatizar la petición de documentación a proveedores · cómo dejo de perseguir documentos por correo · qué es Trackline · crear un proceso de alta de proveedor Trackline sirve para pedirle documentos y datos a alguien —un proveedor, un cliente, un empleado, tu propio equipo— y no tener que estar encima. Tú defines qué hace falta, la plataforma lo pide, insiste si no llega, lee lo que llega y te avisa cuando el expediente está completo. **En corto** - Se separa el «proceso» (qué se pide siempre) de cada «expediente» (una ejecución concreta). - El proceso se diseña una vez; ejecutarlo después son dos clics. - Quien recibe la petición no necesita cuenta: abre un enlace y sube lo suyo. - Los recordatorios salen solos y paran en cuanto la persona entrega. - Cuando llega el documento, la lectura automática rellena los datos y tú confirmas. ## La idea: proceso y expediente son cosas distintas Esta es la única idea que hay que entender de Trackline, y todo lo demás sale de ella. Por un lado está el proceso —también llamado esquema—: la plantilla que dice qué documentos hacen falta para dar de alta a un proveedor, por ejemplo. Por otro lado está el expediente: lo que se crea cada vez que das de alta a un proveedor concreto. En el correo esas dos cosas van mezcladas y por eso cuesta tanto: cada alta se escribe otra vez desde cero. Aquí el proceso se diseña una vez y se ejecuta cien. | En qué se fija | Proceso (esquema) | Expediente | | --- | --- | --- | | Qué es | La plantilla de lo que se pide | Una ejecución concreta de esa plantilla | | Cuántos hay | Uno por tipo de trámite | Uno por proveedor, cliente o caso | | Cada cuánto se toca | Se diseña una vez y se retoca de vez en cuando | Se crea cada vez que hace falta | | Ejemplo | «Alta de proveedor» | «Alta de proveedor — Talleres Gómez» | ## Qué se puede pedir No solo archivos. Trackline distingue varios tipos de petición, y elegir bien el tipo es lo que evita tener que perseguir dos veces a la misma persona. | Tipo | Qué le pides | Cuándo conviene | | --- | --- | --- | | Documento | Que suba un archivo | El CIF, un certificado, una factura | | Datos | Que rellene un formulario, sin subir nada | Un número de cuenta, una fecha, una talla | | Documento + datos | Que suba el archivo y confirme unos campos | «Sube la factura y confírmame el importe» | | Entrega | Eres tú quien le manda algo a esa persona | Mandarle el contrato ya firmado | | Validación | Que apruebe o rechace, sin entregar nada | Que el responsable dé el visto bueno | _Si necesitas el archivo Y el dato, pídelos juntos en una sola solicitud: si los separas, la persona recibe dos avisos._ ## Cómo se crea un proceso, paso a paso 1. **Entra en Trackline → Esquemas → Nuevo esquema** — Ponle un nombre que reconozcas dentro de seis meses. «Alta de proveedor» es mejor que «Proceso 1». 2. **Crea la primera fase** — Una fase es un bloque de cosas que se piden a la vez. Por ejemplo «Documentación fiscal». 3. **Añade dentro las solicitudes** — Cada solicitud es una cosa que pides: un documento, unos datos o las dos juntas. Ponle un título claro, porque es lo que va a leer la persona de fuera. 4. **Di a quién se le pide cada una** — Puede ser alguien de fuera (con su correo o su teléfono), alguien de tu equipo, o tú mismo si eres quien lo sube. 5. **Marca cuáles son obligatorias** — El expediente no se da por completo hasta que estén todas las obligatorias. Las demás son deseables pero no bloquean. 6. **Añade las fases siguientes si las hay, y guarda** — No hay límite de fases. Al guardar, el esquema queda listo para ejecutarse tantas veces como quieras. > [!NOTE] > Si te da pereza montarlo a mano: escribe en lenguaje normal lo que necesitas («quiero pedir a mis proveedores el CIF, el certificado de estar al corriente y el seguro») y la plataforma te propone el esquema entero, con sus fases y solicitudes. Luego lo editas. ## Qué pasa cuando lo ejecutas **Un proceso de tres fases** — Las fases se abren en orden: la segunda no arranca hasta que la primera está completa. Dentro de cada fase, todas las solicitudes salen a la vez. Al ejecutar el esquema se crea un expediente y salen los avisos de la primera fase. Cada persona recibe un enlace propio —por correo, SMS o WhatsApp, según lo que tengas de ella— y sube lo suyo sin registrarse en ningún sitio. Tú ves en todo momento qué ha llegado y qué falta. Cuando llega un documento, la lectura automática lo abre, saca los datos que pediste y los rellena. Tú los revisas y confirmas. Cuando todas las solicitudes obligatorias de una fase están cerradas, se abre la siguiente sola. > [!WARNING] > La lectura automática propone, no decide. Cada campo viene con su nivel de confianza y la última palabra es siempre tuya: si algo se ha leído mal, lo corriges y queda registrado que lo corregiste tú. ## Errores típicos al empezar - Meterlo todo en una sola fase. Si pides doce documentos de golpe, la persona se agobia y no entrega ninguno. Reparte por bloques con sentido. - Marcar todo como obligatorio. Si el 80 % lo es de verdad, el expediente se queda bloqueado por el 20 % que no importaba. - Títulos de solicitud escritos para ti y no para quien recibe. «Doc. 3» no le dice nada a un proveedor; «Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social» sí. - Crear un esquema por cliente. El esquema es la plantilla: si haces uno por cliente, has vuelto al correo. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo cambiar un expediente que ya está en marcha?** Sí. Se pueden añadir solicitudes, añadir participantes e incluso añadir una fase nueva con el expediente en curso. Los cambios afectan a ese expediente, no a la plantilla. **Si cambio el esquema, ¿cambian los expedientes que ya había?** No. Cada expediente se queda con la versión del esquema con la que se creó. Cambiar la plantilla solo afecta a los expedientes que crees a partir de entonces. **¿Puedo reutilizar un esquema parecido sin partir de cero?** Sí: duplica el que ya tienes y edita la copia. Queda como un esquema independiente y el original no se toca. Es lo habitual cuando necesitas una variante por sector o por país. **¿Por qué canal le llega el aviso a la persona?** Por los que tengas configurados para ella: correo, SMS o WhatsApp. Si tienes varios, se puede avisar por más de uno. **¿Y si la persona no tiene correo, solo teléfono?** Funciona igual. El enlace se le manda por SMS o WhatsApp y lo abre en el móvil, donde además puede hacer una foto del documento en vez de subir un archivo. ## Ejemplos **Una constructora contrata a una subcontrata y no puede dejarla entrar en obra sin la documentación de prevención al día.** - Diseña el esquema «Alta de subcontrata» con tres fases: empresa, trabajadores y maquinaria - Lo ejecuta al contratar, eligiendo la carpeta de la obra - Deja que la plataforma reclame lo que falta hasta que el expediente está completo → El día de la visita de inspección, el expediente de esa subcontrata está entero y con fecha de cada entrega. **Cada alta de proveedor se pide a mano por correo.** - Diseña el proceso una vez y lo lanza por proveedor → La segunda alta cuesta dos minutos en lugar de media hora. **Nadie sabe qué proveedores tienen la documentación completa.** - Consulta el estado de todos a la vez → Se actúa sobre los que fallan y no sobre los cien. **Perseguir a los que faltan ocupa una mañana a la semana.** - Deja que los recordatorios salgan solos → La mañana se recupera y las entregas llegan igual. **Un cliente pide justificar qué se pidió y cuándo.** - Consulta el rastro del expediente → La respuesta sale del propio expediente. **Cada persona pide documentos con su propia lista.** - Comparte una plantilla única → Todos piden lo mismo y el proveedor recibe un mensaje coherente. --- --- id: KB-TL-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/fases-como-ordenar-lo-que-pides idioma: es categoria: trackline subcategoria: procesos modulo: trackline audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-003, KB-TL-004] citadoPor: [KB-TL-001, KB-TL-003, KB-TL-007, KB-TL-011, KB-TL-030] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Fases: cómo ordenar lo que pides _Cuándo conviene partir un proceso en fases, cuándo no, y qué hace que una fase se abra sola._ **Responde a:** cómo ordeno lo que pido por fases · cuándo crear una fase nueva en Trackline · por qué no se abre la siguiente fase · proceso documental por etapas Una fase es un grupo de cosas que se piden a la vez. Existen por una razón muy concreta: hay peticiones que no tienen sentido hasta que otra se ha resuelto. No puedes pedirle a alguien que firme el contrato antes de saber si su documentación estaba bien. **En corto** - Dentro de una fase, todo sale a la vez y se persigue en paralelo. - Entre fases hay orden: la siguiente no se abre hasta que la anterior está completa. - «Completa» significa que están cerradas todas las solicitudes obligatorias, no todas. - Si dos cosas se pueden pedir a la vez, van en la misma fase. Partirlas solo alarga el proceso. ## Cuándo hace falta una fase nueva La regla práctica es preguntarse: ¿esto que voy a pedir depende de algo que todavía no tengo? Si la respuesta es sí, va en una fase posterior. Si es no, va en la misma. | Situación | ¿Fase nueva? | Por qué | | --- | --- | --- | | Pedir el CIF y el certificado de la Seguridad Social | No | Son independientes: la persona los puede mandar juntos | | Revisar la documentación y luego firmar el contrato | Sí | No se firma hasta que la revisión ha salido bien | | Pedirle algo al proveedor y luego que lo apruebe tu equipo | Sí | Tu equipo no puede aprobar lo que aún no ha llegado | | Pedir tres documentos a tres personas distintas | No | Van en paralelo; cada uno sigue su ritmo dentro de la misma fase | > [!WARNING] > Cada fase de más es una espera de más. Si partes en cinco fases algo que podía ir en dos, el expediente tarda semanas más en cerrarse aunque nadie se retrase. ## Qué significa que una fase esté completa Una fase se da por completa cuando están cerradas todas sus solicitudes marcadas como obligatorias. Las que no lo son pueden quedarse pendientes sin bloquear nada: siguen ahí, visibles, y se pueden entregar más tarde. En cuanto la fase se completa, la siguiente se abre sola y salen sus avisos. No hay que pulsar nada, aunque también puedes lanzarla a mano si quieres adelantarte. ## Cambiar las fases con el expediente en marcha Se puede. Si a mitad de un alta descubres que necesitas un documento que no habías previsto, lo añades a la fase en curso o creas una fase nueva, y a esa persona le llega el aviso sin tener que empezar de cero. El cambio afecta solo a ese expediente; la plantilla se queda como estaba. ## Preguntas frecuentes **¿Cuántas fases puede tener un proceso?** No hay límite técnico. En la práctica, más de cuatro o cinco suele indicar que se está modelando demasiado fino y conviene juntar. **¿Puedo saltarme una fase?** Puedes lanzar la siguiente a mano sin esperar a que la anterior se cierre, si la situación lo pide. Queda registrado que se adelantó y quién lo hizo. **¿Y si una persona de la fase 1 nunca entrega?** El expediente se queda esperando en esa fase y tú lo ves en la lista de lo que está atascado. Puedes reasignar la solicitud a otra persona, marcarla como no obligatoria o cancelarla. **¿Todas las personas de una fase se enteran a la vez?** Sí. Al abrirse la fase salen todos sus avisos a la vez, cada uno a su destinatario y por su canal. ## Ejemplos **Un despacho legal monta una due diligence y quiere que la revisión no empiece hasta tener toda la documentación societaria.** - Fase 1: escrituras, poderes y cuentas anuales, todo a la vez al cliente - Fase 2: informe de riesgo, asignado al equipo interno - Fase 3: firma del acuerdo → El equipo interno no recibe ningún aviso hasta que la fase 1 está completa, así que nadie empieza a revisar un expediente a medias. **Se piden doce documentos de golpe y no llega ninguno.** - Reparte en fases y abre primero lo imprescindible → La primera fase se completa y el resto avanza detrás. **Una fase depende de que se apruebe la anterior.** - Configura la apertura automática al cerrarse la previa → Nadie tiene que acordarse de abrir la siguiente. **El proveedor recibe peticiones que aún no puede atender.** - Ordena las fases por lo que de verdad depende de qué → Cada momento pide solo lo que ya es posible. **Se parte en fases un proceso de tres documentos.** - Lo deja en una sola fase → Las fases se usan donde aportan y no por costumbre. **Una fase lleva semanas abierta y nadie lo nota.** - Revisa qué fases llevan demasiado tiempo → El atasco aparece sin buscarlo. --- --- id: KB-TL-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/que-ve-la-persona-a-la-que-pides-el-documento idioma: es categoria: trackline subcategoria: participantes modulo: trackline audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-002, KB-TL-004, KB-TL-020] citadoPor: [KB-TL-001, KB-TL-002, KB-TL-004, KB-TL-010, KB-TL-016, KB-CC-012, KB-TL-021, KB-TL-022, KB-PS-021, KB-PR-022, KB-CR-005, KB-ET-002, KB-DI-002] --- # Qué ve la persona a la que le pides el documento _El otro lado del proceso: qué le llega, qué tiene que hacer y por qué no necesita cuenta._ **Responde a:** qué ve el proveedor cuando le pido un documento · el proveedor necesita cuenta para subir un documento · cómo sube un documento alguien externo · enlace para que un tercero suba documentación Es la parte que más conviene entender y la que casi nadie mira, porque no se ve desde tu pantalla. Si el proveedor no entrega, muchas veces no es que no quiera: es que no entendió qué le pedías o no supo cómo mandarlo. **En corto** - Recibe un aviso con un enlace propio, personal e intransferible. - No se registra, no crea contraseña, no instala nada. - Ve solo lo suyo: no ve el resto del expediente ni lo que han mandado otros. - Puede subir un archivo o hacer una foto directamente con el móvil. ## Qué le llega Un mensaje —por correo, SMS o WhatsApp— con tu nombre, el de tu organización, qué necesitas y un botón. El texto lo puedes personalizar: si escribes un mensaje propio, la gente responde bastante más que ante un aviso genérico. > [!NOTE] > El aviso sale en el idioma de esa persona, no en el tuyo, si lo tienes anotado en su ficha de contacto. ## Qué hace al abrir el enlace 1. **Ve la lista de lo que le pides** — Solo lo suyo: sus solicitudes de esta fase, con el título y la descripción que tú escribiste. 2. **Sube el archivo o hace una foto** — Desde el móvil puede fotografiar el documento directamente. Si la foto sale torcida, la plataforma la endereza. 3. **Rellena los datos que le hayas pedido** — Si la solicitud incluía campos, aparecen debajo del archivo, ya rellenos con lo que se haya podido leer del documento. 4. **Confirma y termina** — Ve el acuse de que se ha recibido. Si le pediste varias cosas, puede volver más tarde con el mismo enlace a por lo que le falte. ## Por qué no necesita cuenta Es una decisión de producto, no una limitación. La persona a la que le pides un certificado no es tu usuario: es alguien que te está haciendo un favor administrativo. Obligarle a registrarse hace que una parte no lo haga, y entonces vuelves a perseguir por correo, que es justo lo que querías evitar. El enlace es personal: identifica a esa persona y esa solicitud, y no sirve para ver nada más. Si lo reenvía a un compañero, el compañero puede entregar en su nombre, y queda registrado desde dónde se hizo. ## Preguntas frecuentes **¿Puede ver el resto del expediente?** No. Cada persona ve únicamente las solicitudes que le corresponden. No ve lo que han mandado otros participantes ni el resto de fases. **¿Caduca el enlace?** Sigue siendo válido mientras la solicitud está abierta. Si pusiste fecha límite al proceso, deja de valer al pasarse. **¿Y si pierde el correo?** Le reenvías el aviso desde el expediente con un clic. Es el mismo enlace, no hace falta rehacer nada. **¿Puede entregar desde el móvil sin tener la app?** Sí. No hay app que instalar: se abre en el navegador del móvil y desde ahí puede hacer la foto del documento. **¿Qué pasa si sube el documento equivocado?** Puede volver a subirlo con el mismo enlace. Tú ves las dos versiones y cuál llegó primero. ## Ejemplos **Una gestoría pide la documentación a treinta clientes y la mitad son autónomos que solo usan el móvil.** - Configura el aviso por WhatsApp además de por correo - Escribe un mensaje propio explicando para qué es y cuándo lo necesita - Deja que cada uno haga la foto del documento desde el móvil → Entregan sin llamar a preguntar cómo se hace, y los documentos llegan legibles porque la plataforma endereza las fotos torcidas. **Un proveedor busca dónde registrarse durante media hora.** - Le explica que entra por el enlace sin cuenta → Entrega el mismo día. **El proveedor no sabe cuál de los documentos ya mandó.** - Le muestra qué falta y qué está → Manda solo lo que falta. **Se prueba el proceso sin ver el lado del proveedor.** - Se manda a sí mismo la petición y la completa → Los fallos del diseño salen antes de llegar a nadie. **El proveedor entra desde el móvil en obra.** - Sube la foto del documento desde el propio móvil → La entrega ocurre donde está el documento. **Un proveedor con poca soltura digital se atasca.** - Le llama una vez y recorre el enlace con él → El primer envío se completa y los siguientes ya no necesitan ayuda. --- --- id: KB-TL-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/que-hacer-cuando-alguien-no-responde idioma: es categoria: trackline subcategoria: seguimiento modulo: trackline audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-003] citadoPor: [KB-TL-002, KB-TL-003, KB-TL-007, KB-TL-008, KB-CO-010, KB-CS-001, KB-PR-023, KB-PS-023, KB-TL-027, KB-ET-003, KB-CC-001, KB-CF-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/insistencia --- # Qué hacer cuando alguien no responde _Recordatorios automáticos, cambio de canal y cuándo toca levantar el teléfono._ **Responde a:** el proveedor no responde qué hago · recordatorios automáticos para pedir documentos · cómo insistir sin llamar por teléfono · cada cuánto mandar un recordatorio Perseguir es la parte del trabajo que más tiempo consume y la que peor se lleva. Trackline la automatiza hasta donde tiene sentido, y te avisa a ti cuando ya no lo tiene. **En corto** - Los recordatorios salen solos, con la cadencia que configures. - Se pueden mandar por un canal distinto al del primer aviso. - Paran automáticamente en cuanto la persona entrega esa solicitud concreta. - Cuando se agotan los intentos, el aviso te llega a ti en vez de seguir insistiendo. **Cómo funciona la insistencia** — Los recordatorios se espacian y pueden cambiar de canal. En cuanto la persona entrega, se detienen para esa solicitud, sin afectar a las demás. ## Cómo se configura Al crear el proceso, o después sobre un expediente concreto, decides cada cuánto se recuerda y cuántas veces. Lo razonable suele ser el primer recordatorio a los dos o tres días y el segundo a la semana, cambiando de canal. > [!WARNING] > Recordar todos los días no acelera nada: lo que consigue es que la persona marque tus mensajes como no deseados, y a partir de ahí no se entera ni de los importantes. ## Cambiar de canal Es lo que más funciona. Si el primer aviso fue por correo y no ha habido respuesta, el segundo por SMS o WhatsApp llega a un sitio distinto, normalmente al móvil, y se ve. La plataforma lo hace sola si le has dado los dos datos de contacto. ## Cuándo toca intervenir a mano - Cuando se agotan los recordatorios y sigue sin entregar: la plataforma te avisa y ahí ya toca una llamada. - Cuando la persona responde al correo en vez de usar el enlace: es señal de que no entendió qué tenía que hacer. - Cuando entrega algo que no era: mejor explicárselo tú que volver a mandarle el mismo aviso automático. - Cuando el contacto es erróneo: si el correo rebota o el número no existe, ningún recordatorio va a arreglarlo. ## Preguntas frecuentes **¿Los recordatorios paran solos cuando entrega?** Sí, y solo los de esa solicitud. Si le pediste tres cosas y ha entregado una, sigue recibiendo recordatorios de las otras dos. **¿Puedo mandar un recordatorio ahora mismo, sin esperar?** Sí. Desde el expediente hay un botón para reenviar el aviso en el momento, al margen de la cadencia automática. **¿Cómo sé si el aviso llegó de verdad?** En el expediente ves cuándo se envió cada aviso y por qué canal. Un correo que rebota se marca, así que un contacto erróneo se detecta sin esperar semanas. **¿Puedo silenciar los recordatorios de un caso concreto?** Sí. Se pueden pausar por expediente sin tocar la configuración del proceso, que es lo que quieres cuando ya has hablado con esa persona por teléfono. ## Ejemplos **Una empresa pide el certificado de estar al corriente a cuarenta proveedores y a los diez días han contestado doce.** - Deja que salga el primer recordatorio automático por correo a los tres días - Configura el segundo por WhatsApp a la semana - Llama solo a los que siguen sin responder después de los dos → De cuarenta llamadas posibles acabas haciendo cinco, y las haces sabiendo exactamente qué le falta a cada uno. **Se reenvía el mismo correo cada semana a mano.** - Configura el recordatorio automático → La insistencia deja de consumir tiempo de nadie. **El contacto ya no trabaja allí.** - Cambia el destinatario en el expediente → La petición llega a alguien que existe. **El correo no llega y nadie lo sabe.** - Comprueba el estado de entrega antes de insistir → Se ataca la causa y no el síntoma. **Tras cuatro recordatorios sigue sin contestar.** - Llama por teléfono y deja constancia de la llamada → El cambio de canal queda registrado igual que el resto. **Se insiste con quien ya entregó por otra vía.** - Comprueba el expediente antes de reclamar → Se evita una reclamación injusta. --- --- id: KB-TL-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/duplicar-una-plantilla idioma: es categoria: trackline subcategoria: plantillas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-006] citadoPor: [KB-TL-006, KB-TL-013, KB-TL-018, KB-CF-004] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Duplicar una plantilla _Reutilizar un proceso que ya funciona sin tocar el original._ **Responde a:** duplicar un proceso en trackline · copiar una plantilla existente · hacer una variante de un proceso · reutilizar un esquema para otro cliente Cuando necesitas un proceso casi igual a uno que ya tienes —la misma alta de proveedor pero para otro país, o para otra familia de producto— no hay que rehacerlo: se duplica y se edita la copia. **En corto** - La copia es independiente: editarla no toca el original. - Los expedientes en marcha del original siguen igual. - Se puede renombrar, añadir fases y quitar solicitudes sin límite. ## Cómo se hace 1. **Entra en Trackline → Esquemas.** 2. **En la fila del esquema, abre el menú de los tres puntos.** 3. **Pulsa «Duplicar».** 4. **Renombra la copia con algo que la distinga del original.** ## Cuándo conviene duplicar y cuándo no | Situación | Qué hacer | | --- | --- | | Variante por sector, país o familia | Duplicar y editar | | El proceso ha cambiado para todos | Editar el original, no duplicar | | Quieres probar un cambio sin riesgo | Duplicar, probar en la copia y luego decidir | | Un cliente concreto pide algo distinto | Añadirlo a su expediente en curso, no crear un esquema | _Un esquema por cliente es la señal de que algo se ha torcido: la plantilla es lo que se repite._ > [!WARNING] > Duplicar copia la estructura, no los expedientes. Lo que ya está en marcha sigue con la versión con la que se creó. **¿La copia hereda los cambios del original?** No. Desde que se duplica son independientes. **¿Puedo duplicar una copia?** Sí, tantas veces como quieras. **¿Se copian también los participantes?** Se copia la estructura de a quién se le pide cada cosa; los contactos concretos se eligen al ejecutar. ## Ejemplos **Una empresa alimentaria necesita el mismo alta de proveedor pero pidiendo certificado de origen a los de importación.** - Duplica «Alta de proveedor» - Renombra a «Alta de proveedor — importación» - Añade la solicitud del certificado de origen → Dos procesos que conviven, y el original sigue funcionando para los proveedores nacionales. **Se edita la plantilla buena para una variante puntual.** - La duplica y edita la copia → El original sigue sirviendo para lo de siempre. **Hay cuatro copias con el mismo nombre.** - Nombra cada copia por el caso que resuelve → Nadie lanza desde la equivocada. **Una mejora se aplica solo a una copia.** - Decide cuál es la principal y actualiza las demás → Las variantes no se quedan atrás para siempre. **Se duplica para un cliente que pide un documento más.** - Añade solo ese documento en la copia → La diferencia es visible de un vistazo. **Se acumulan copias que nadie usa.** - Archiva las que llevan meses sin lanzarse → La lista de plantillas sigue siendo legible. --- --- id: KB-TL-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/errores-al-disenar-una-plantilla idioma: es categoria: trackline subcategoria: plantillas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-005] citadoPor: [KB-TL-005, KB-TL-011, KB-TL-018, KB-TL-015, KB-GL-012] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Cinco errores al diseñar una plantilla _Los fallos que hacen que un proceso bien pensado no funcione en la práctica._ **Responde a:** por qué no me entregan los documentos · cómo diseñar bien un proceso de trackline · buenas prácticas plantillas trackline · el expediente se queda bloqueado Un proceso puede estar bien pensado y aun así no funcionar, y casi siempre es por una de estas cinco cosas. Todas se arreglan en cinco minutos si se detectan. **En corto** - Pedir todo de golpe hace que no entreguen nada. - Marcar todo obligatorio bloquea el expediente por lo que no importaba. - Los títulos los lee alguien de fuera, no tú. ## 1. Todo en una sola fase Doce documentos de golpe agobian. La persona abre el enlace, ve la lista y lo deja para luego. Repartir en bloques con sentido —empresa, personas, maquinaria— multiplica la entrega. ## 2. Todo marcado como obligatorio Si el 80 % lo es de verdad, el expediente acaba bloqueado por el 20 % que no importaba. Obligatorio es lo que impide seguir, no lo que estaría bien tener. ## 3. Títulos escritos para ti «Doc 3» o «Cert. SS» no significan nada para un proveedor. El título de la solicitud es lo primero que lee, y decide si entiende qué le pides. ## 4. Un esquema por cliente La plantilla es lo que se repite. Si creas una por cliente has vuelto al correo, solo que con más pasos. ## 5. Olvidar la caducidad Un certificado de estar al corriente vale tres meses. Sin fecha de vencimiento, el expediente parece completo el año siguiente y no lo está. > [!NOTE] > Si un proceso lleva semanas sin cerrarse, repasa estos cinco antes de tocar nada más: cuatro de cada cinco veces está aquí. **¿Cuántas solicitudes por fase son razonables?** Entre tres y seis suele funcionar. Más de ocho en una sola fase baja la entrega de forma clara. **¿Puedo cambiar esto con el proceso en marcha?** Sí, sobre el expediente concreto. La plantilla se corrige aparte, para los siguientes. ## Ejemplos **Un alta de subcontrata lleva tres semanas abierta y solo han entregado dos documentos de once.** - Reparte los once en tres fases - Deja obligatorios solo los seis que impiden entrar a obra - Reescribe los títulos con el nombre completo del documento → La siguiente subcontrata entrega los seis obligatorios en cuatro días. **La plantilla pide documentos que nadie mira.** - Revisa qué se usa de verdad y quita el resto → El proveedor entrega antes porque le piden menos. **Los documentos se llaman con siglas internas.** - Usa nombres que entienda quien está fuera → Bajan las preguntas y suben las entregas correctas. **No se distingue lo obligatorio de lo opcional.** - Marca cada documento según corresponda → El proveedor prioriza lo que de verdad bloquea. **No se explica para qué hace falta cada documento.** - Añade una línea de contexto por documento → Se contesta sin llamadas previas. **Se copia el circuito de papel con sus pasos muertos.** - Quita los pasos que existían solo por el papel → El proceso nuevo es más corto que el que sustituye. --- --- id: KB-TL-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/anadir-algo-a-un-expediente-en-marcha idioma: es categoria: trackline subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-002, KB-TL-004, KB-GL-018, KB-GL-019] citadoPor: [KB-TL-011] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Añadir algo a un expediente en marcha _Pedir un documento que no habías previsto sin rehacer nada._ **Responde a:** añadir un documento a un proceso en curso · pedir algo más a un proveedor · añadir participante a un expediente abierto · modificar un proceso ya lanzado A mitad de un alta descubres que falta algo: un certificado que no habías previsto, una persona nueva de la subcontrata, una fase entera que no existía. No hay que cancelar y empezar de nuevo. **En corto** - Se puede añadir una solicitud, un participante o una fase con el expediente abierto. - El aviso le llega solo a quien afecta, no a todos. - El cambio es de ese expediente: la plantilla no se toca. ## Qué se puede añadir | Añades | Quién se entera | Cuándo llega el aviso | | --- | --- | --- | | Una solicitud a alguien que ya participa | Solo esa persona | Al momento | | Un participante nuevo | Solo el nuevo | Al momento | | Una fase entera | Los de esa fase | Al abrirse la fase | > [!WARNING] > Si añades algo obligatorio a un expediente que estaba a punto de cerrarse, vuelve a quedar incompleto. Es lo correcto, pero conviene saberlo antes de pulsar. ## Lo que NO cambia - La plantilla original, que sigue igual para los siguientes expedientes. - Lo ya entregado, que conserva su fecha. - Los avisos que ya salieron. **¿Puedo quitar una solicitud en vez de añadirla?** Sí, o marcarla como no obligatoria si ya no bloquea. **¿Y si la persona ya había terminado?** Recibe un aviso nuevo con lo que falta, usando el mismo enlace de siempre. **¿Queda registrado que se añadió después?** Sí, con la fecha y quién lo hizo. ## Ejemplos **A mitad del alta de una subcontrata se incorporan dos trabajadores nuevos a la obra.** - Añade los dos como participantes del expediente abierto - Les llega su petición de documentación de prevención → Entran a obra con su expediente completo sin rehacer el alta de la empresa. **Un cliente añade un requisito con el expediente a medias.** - Añade el documento al expediente en marcha → No hay que rehacer ni volver a pedir lo ya entregado. **Se descubre que falta un documento que nadie previó.** - Lo añade y avisa solo de esa novedad → El proveedor ve claramente qué es lo nuevo. **Se añade a la plantilla esperando que afecte a lo abierto.** - Lo añade también a los expedientes en curso que lo necesiten → Lo abierto refleja el requisito nuevo. **Se añade un documento a cincuenta expedientes a mano.** - Lo añade en lote sobre los que corresponden → El cambio se aplica en minutos. **Se añade algo y el proveedor no se entera.** - Comprueba que salga el aviso de la novedad → El añadido no se queda esperando en silencio. --- --- id: KB-TL-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/ver-que-expedientes-estan-parados idioma: es categoria: trackline subcategoria: seguimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-004, KB-CR-007] citadoPor: [KB-TL-009, KB-TL-012, KB-TD-001, KB-TL-017, KB-PS-022, KB-CF-005, KB-MA-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Ver qué expedientes están parados _La vista que conviene mirar una vez por semana, y qué hacer con lo que sale._ **Responde a:** ver el estado de mis procesos · qué expedientes llevan más tiempo abiertos · filtrar procesos incompletos · quién no ha entregado todavía Tener veinte expedientes abiertos no dice nada: puede ser una semana normal. Lo que sí dice algo es cuántos llevan más de dos semanas esperando a la misma persona. **En corto** - Filtra por antigüedad, no por cantidad. - Distingue quién no ha abierto el aviso de quién lo abrió y no entregó. - Lo que lleva parado por un contacto erróneo no se arregla insistiendo. ## Los tres estados que importan | Lo que ves | Qué significa | Qué hacer | | --- | --- | --- | | No se ha abierto el enlace | O no llegó, o está en no deseados | Comprobar el contacto y reenviar por otro canal | | Abierto y sin entregar | No entendió, o no lo tiene a mano | Un mensaje propio suele desatascarlo | | Entregado a medias | Falta parte de lo obligatorio | Recordatorio solo de lo que queda | > [!NOTE] > Media hora los lunes filtrando por antigüedad evita casi todos los expedientes que acaban muertos: lo que lleva un mes parado casi nunca arranca solo. **¿Puedo ver solo los míos?** Sí, filtrando por responsable. **¿Se puede exportar la lista?** Sí, con sus fechas, que es lo que sirve para una reunión. **¿Y los que no se van a cerrar nunca?** Conviene cancelarlos en vez de dejarlos abiertos: un listado lleno de expedientes muertos deja de mirarse. ## Ejemplos **Una responsable revisa los lunes y ve cuatro expedientes con más de tres semanas.** - Dos no habían abierto el aviso: corrige el correo y reenvía por WhatsApp - Uno lo abrió y no entendió: le escribe dos líneas - El cuarto lo cancela porque ese proveedor ya no trabaja con ellos → Tres se cierran esa semana y el listado vuelve a ser mirable. **Se revisan los veinte expedientes uno por uno cada lunes.** - Filtra por los que llevan tiempo sin movimiento → La revisión pasa de media hora a dos minutos. **Un expediente lleva un mes parado y nadie lo había visto.** - Revisa la vista de parados una vez por semana → El atasco se detecta en días y no en meses. **Sale una lista larga y no se sabe por dónde empezar.** - Ordena por el tiempo que llevan parados → Se ataca primero lo que más tiempo lleva. **Los expedientes parados esperan a alguien de dentro.** - Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera → Cada lista tiene una acción distinta. **Se cierra la revisión sin actuar sobre nada.** - Decide para cada uno: insistir, cambiar de canal o cerrar → La revisión semanal produce decisiones. --- --- id: KB-TL-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/descargar-todo-un-expediente idioma: es categoria: trackline subcategoria: seguimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-008, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-IC-001, KB-CF-003] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Descargar un expediente entero _Llevarte todo lo de un proveedor o un caso de una vez, con sus fechas._ **Responde a:** descargar todos los documentos de un expediente · exportar un proceso completo · enviar toda la documentación a un tercero · sacar los datos a excel Llega el momento de entregar: una inspección, un cliente que pide el expediente, un cambio de gestoría. Bajar los documentos de uno en uno es media mañana; el expediente entero se descarga de una vez. **En corto** - Se descargan los documentos con su estructura de fases. - Los datos extraídos salen aparte, para poder abrirlos en una hoja de cálculo. - Las fechas viajan con la descarga: sin ellas no probaría nada. ## Qué te llevas - Todos los documentos entregados, organizados por fase. - Los datos que se extrajeron de cada uno. - Quién entregó qué y cuándo. > [!WARNING] > Si vas a mandárselo a alguien de fuera, mira antes si hay documentos con datos personales que no hacía falta compartir. La descarga se lleva todo. ## Cuándo usar el enlace en vez de la descarga Si quien lo pide solo tiene que consultarlo, un enlace es mejor: se comprueba en el momento, no ocupa nada y no se queda una copia en un correo de nadie. La descarga es para cuando hay que entregar el archivo. **¿Los datos salen en un formato que se pueda abrir en Excel?** Sí, para poder filtrarlos y cruzarlos con lo vuestro. **¿Se puede descargar solo una fase?** Sí, o solo los documentos que selecciones. **¿Queda registrado que lo descargué?** Sí, los accesos y descargas quedan en la trazabilidad. ## Ejemplos **Un cliente cambia de asesoría y pide todo su expediente de los últimos tres años.** - Descarga los expedientes de ese cliente - Comprueba que no van documentos de terceros dentro → Se entrega en una sola vez, con las fechas de cada documento, y sin dedicarle una mañana. **Un cliente pide todo lo de un proveedor y se manda documento a documento.** - Descarga el expediente completo de una vez → La entrega se prepara en un minuto. **Hace falta el expediente con sus fechas para una auditoría.** - Descarga incluyendo el rastro → Se entrega lo que respalda y no solo los ficheros. **Se descarga y luego no se sabe qué es cada archivo.** - Comprueba que los nombres reflejan el documento → Quien lo recibe se orienta sin explicación. **Se necesita solo una parte del expediente.** - Selecciona lo que corresponde antes de descargar → Se entrega lo pedido sin dar de más. **La descarga se guarda en el equipo de una persona.** - Comparte desde la plataforma en lugar de descargar → Queda rastro de quién lo vio. --- --- id: KB-TL-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/reenviar-un-enlace-a-un-participante idioma: es categoria: trackline subcategoria: participantes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-003, KB-ET-003, KB-TL-024, KB-TL-027] citadoPor: [KB-TL-020] --- # Reenviar el enlace a alguien _Qué hacer cuando dicen que no les ha llegado, en el orden que funciona._ **Responde a:** el proveedor dice que no le llega el enlace · reenviar la petición de documentos · el correo del participante rebota · cambiar el correo de un participante «No me ha llegado nada» es la frase más repetida, y casi nunca significa lo mismo. Antes de reenviar conviene mirar qué pasó, porque reenviar a una dirección equivocada no arregla nada. **En corto** - El expediente marca si el correo rebotó y si se abrió el enlace. - Un rebote es un dato mal escrito: reenviar sin corregir no sirve. - El enlace es siempre el mismo; reenviar no invalida el anterior. ## El orden que ahorra tiempo 1. **Mira si rebotó** — Si rebotó, la dirección está mal. Corrígela en la ficha del contacto antes de nada. 2. **Mira si se abrió** — Si se abrió, llegó. El problema es otro: no entendió, o no lo tiene a mano. 3. **Reenvía, mejor por otro canal** — Si tienes el móvil, SMS o WhatsApp llegan a un sitio distinto y se ven. > [!NOTE] > Si la persona te contesta al correo en vez de usar el enlace, no es que no le llegara: es que no entendió que había que pulsar. Un mensaje propio lo resuelve. **¿El enlace antiguo deja de funcionar al reenviar?** No, es el mismo. Si tenía el correo guardado, le sigue valiendo. **¿Puedo mandárselo a otra persona de la misma empresa?** Sí, añadiéndola como participante. Reenviar el enlace de otro también funciona, pero queda registrado desde dónde se entregó. **¿Cuántas veces puedo reenviar?** Las que quieras, aunque a partir de la tercera conviene llamar. ## Ejemplos **Un proveedor insiste en que no ha recibido nada y lleva dos semanas.** - Mira el expediente: el correo rebotó el primer día - Corrige la dirección, que tenía una letra de más - Reenvía y avisa por WhatsApp → Entrega esa misma tarde, después de dos semanas atribuidas erróneamente a que «no contesta». **El destinatario dice que no le ha llegado.** - Comprueba primero la dirección y el estado de envío → Se corrige la causa antes de reenviar. **El enlace se envió a un buzón compartido.** - Lo reenvía a la persona concreta → La entrega queda a nombre de quien la hace. **Se reenvía muchas veces y hay varios enlaces circulando.** - Reenvía desde el expediente y no reenvía el correo → Solo hay un enlace válido en circulación. **El destinatario correcto es otra persona.** - Cambia el contacto antes de reenviar → Los recordatorios futuros ya van bien. **El correo del destinatario rebota.** - Confirma la dirección por teléfono → El reenvío llega a un buzón que existe. --- --- id: KB-TL-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/aprobar-o-rechazar-lo-que-entregan idioma: es categoria: trackline subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-002, KB-TL-006, KB-TL-007] citadoPor: [KB-CF-009, KB-TL-016] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Aprobar o rechazar lo que entregan _Que entreguen no significa que valga. Cómo se revisa sin frenarlo todo._ **Responde a:** revisar los documentos que entrega un proveedor · rechazar un documento y pedir otro · aprobar documentación recibida · el documento entregado no sirve Un proveedor sube un certificado caducado, o la póliza de otra empresa del grupo, o una captura de pantalla en vez del documento. Entregado, sí; válido, no. La aprobación es lo que separa las dos cosas. **En corto** - Rechazar dice qué falla y vuelve a pedirlo, en un paso. - El expediente no se da por completo con lo rechazado dentro. - Quien aprueba no tiene que ser quien pidió. ## Cómo se rechaza bien 1. **Di qué falla, concreto** — «Caducó en marzo» o «es de otra sociedad» se corrige a la primera. «No es válido» genera tres correos. 2. **Deja el original** — No se borra: queda como intento, con su fecha. Es lo que demuestra que se pidió a tiempo. 3. **La petición se reabre sola** — El tercero recibe el aviso con tu motivo y el mismo enlace de siempre. | Lo que suele fallar | Qué escribir al rechazar | | --- | --- | | Certificado caducado | «Caducó el 12/03; hace falta uno vigente» | | Documento de otra sociedad | «Es de la matriz; hace falta el de la empresa que factura» | | Foto ilegible | «No se lee el número; hace falta un escaneo» | | Documento incompleto | «Faltan las páginas 3 y 4» | > [!WARNING] > Revisar todo a mano no escala. Deja la aprobación manual para lo que de verdad la necesita —seguros, titulaciones— y que lo demás se dé por bueno al entregarse. > [!NOTE] > Si rechazas el mismo tipo de documento a mucha gente, el problema está en cómo lo pides. Cambia el título de la solicitud antes que seguir rechazando. **¿Se entera el que entregó?** Sí, con el motivo que escribas. **¿Puedo aprobar con reservas?** Puedes aprobarlo y dejar una nota; el expediente avanza y la nota queda. **¿Quién puede aprobar?** Quien tenga ese permiso. Suele convenir que no sea la misma persona que pide. ## Ejemplos **Cuatro proveedores mandan el seguro de la matriz en lugar del de la empresa que factura.** - Los rechaza indicando exactamente eso - Cambia el título de la solicitud a «Seguro de la sociedad que emite las facturas» → Los cuatro corrigen a la primera y deja de pasar con los siguientes. **Se aprueba todo lo que llega sin mirarlo.** - Revisa al menos vigencia y que sea el documento pedido → El expediente completo significa algo. **Se rechaza sin explicar el motivo.** - Indica qué falta exactamente → El segundo intento llega bien. **La revisión se acumula y frena todo.** - Reparte la revisión entre quienes pueden hacerla → El cuello de botella deja de estar en una persona. **Se aprueba un documento caducado sin darse cuenta.** - Comprueba la fecha antes de aprobar → El aviso de vencimiento sigue siendo cierto. **Nadie sabe qué está pendiente de revisar.** - Consulta la lista de entregas por revisar → La revisión deja de depender de acordarse. --- --- id: KB-TL-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/cerrar-un-expediente-que-no-avanza idioma: es categoria: trackline subcategoria: seguimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-008, KB-CF-005, KB-TL-017] citadoPor: [KB-TD-017] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Cerrar un expediente que no avanza _Cuándo dejar de insistir, cómo cerrarlo y por qué no conviene dejarlo abierto._ **Responde a:** cancelar un expediente · el proveedor nunca va a entregar · cerrar un proceso incompleto · limpiar procesos antiguos Algunos expedientes no se van a cerrar nunca: el proveedor ya no trabaja con vosotros, el proyecto se cayó, la persona cambió de empresa. Dejarlos abiertos «por si acaso» tiene un coste concreto: el listado se llena de ruido y deja de mirarse. **En corto** - Un listado con la mitad de expedientes muertos deja de servir para nada. - Cerrar no borra: queda con lo que se entregó y su motivo. - Es mejor cerrarlo con motivo que dejarlo pudriéndose. ## Cuándo cerrar | Situación | Qué hacer | | --- | --- | | El proveedor ya no trabaja con vosotros | Cerrar como no aplicable | | El proyecto se canceló | Cerrar indicando el motivo | | Lleva tres meses parado sin respuesta | Un último intento por teléfono; si no, cerrar | | Falta algo que sabéis que no van a dar | Decidir si es realmente bloqueante; si no lo es, desmarcarlo y cerrar | > [!IMPORTANT] > Cerrar un expediente incompleto es una decisión, y se registra como tal con su motivo. Eso es preferible a dejarlo abierto: dentro de un año, «se cerró porque el proveedor causó baja» se entiende; un expediente abierto y muerto, no. ## Lo que se conserva Todo lo entregado se queda, con sus fechas. Cerrar no es borrar; es dejar de esperar. > [!NOTE] > Revisar una vez al trimestre lo que lleva más de dos meses parado y cerrar lo que no va a ninguna parte mantiene el listado en un tamaño en el que se puede mirar de verdad. **¿Se puede reabrir?** Sí, si el proveedor reaparece. **¿Se avisa al tercero?** Puedes hacerlo, y suele ser correcto si se le había pedido algo. **¿Cuenta como incumplimiento en un informe?** Se distingue lo cerrado con motivo de lo incompleto sin más. ## Ejemplos **Un listado tiene 140 expedientes abiertos y nadie lo mira ya.** - Filtra los parados más de dos meses - Cierra 60 con su motivo - Llama a los 12 que sí siguen vivos → Quedan 68 expedientes reales y el listado vuelve a ser una herramienta de trabajo. **Un expediente lleva meses abierto sin avanzar.** - Lo cierra indicando el motivo → La lista de abiertos vuelve a ser cierta. **Se deja abierto por si acaso vuelve el proveedor.** - Lo cierra y lo reabre si vuelve → Los indicadores dejan de estar contaminados. **Se cierra sin dejar constancia de por qué.** - Anota el motivo del cierre → Meses después se puede explicar la decisión. **El proveedor vuelve después de cerrarlo.** - Reabre el expediente con su histórico → No se pierde lo ya entregado. **Nadie sabe cuándo hay que dejar de insistir.** - Fija un criterio de cierre por número de recordatorios o tiempo → La decisión deja de tomarse caso a caso. --- --- id: KB-TL-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/lanzar-el-mismo-proceso-a-muchos-a-la-vez idioma: es categoria: trackline subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-004, KB-TL-005] citadoPor: [KB-CO-014, KB-CF-010] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Lanzar el mismo proceso a muchos _La revisión anual de doscientos proveedores como una sola operación._ **Responde a:** pedir documentación a todos los proveedores a la vez · revisión anual de proveedores · lanzar procesos por lotes · actualizar documentación de toda la base Una vez al año toca pedirle a todo el mundo lo mismo: seguros renovados, certificados al día, datos actualizados. Hacerlo de uno en uno son dos semanas; en lote, una tarde y un seguimiento. **En corto** - Un proceso, una lista, un lanzamiento. - Cada uno recibe lo suyo con su nombre, no un correo colectivo. - El seguimiento es del lote entero, y te dice a quién llamar. ## Cómo se prepara 1. **Elige a quién** — Filtra: los activos, los de un sector, los que caducan este trimestre. No hace falta que sean todos. 2. **Elige el proceso** — El mismo para todos. Si a unos hay que pedirles algo distinto, son dos lotes, no uno con excepciones. 3. **Prueba con cinco** — Antes de los doscientos. Es donde se ve el título mal escrito. 4. **Lanza y olvídate una semana** — Los recordatorios salen solos; tú miras el día siete. ## Cuánto responde y cuándo | Momento | Qué esperar | | --- | --- | | Primeras 48 horas | Los que lo tienen a mano | | Tras el primer recordatorio | El grueso | | Tras el segundo | Los rezagados | | A partir de ahí | Teléfono; el correo ya no aporta | > [!WARNING] > Lanzar a doscientos con el proceso mal montado son doscientas conversaciones. La prueba con cinco cuesta un día y es la diferencia entre una campaña y un incidente. > [!NOTE] > Lanzar la revisión anual en una fecha fija —siempre en enero, siempre en septiembre— hace que los terceros la esperen, y eso sube la entrega más que cualquier recordatorio. **¿Puedo excluir a alguien del lote?** Sí, al elegir la lista. **¿Y quien ya lo entregó hace un mes?** Fíltralo fuera: pedirle lo que acaba de mandar quema la confianza. **¿Se puede parar a mitad?** Sí. Lo lanzado sigue; el resto no sale. ## Ejemplos **Una empresa revisa cada enero la documentación de 210 proveedores.** - Prueba con cinco el 7 de enero - Lanza los 210 el día 8 - Llama el día 20 a los que faltan → El 85 % entrega solo antes de fin de mes; el trabajo real son treinta llamadas, no doscientas. **La revisión anual se hace proveedor a proveedor.** - Lanza el mismo proceso a todos de una vez → La campaña se prepara en una tarde. **Al lanzar en lote llegan cien preguntas iguales.** - Incluye el contexto en el propio aviso → El volumen de dudas cae desde el primer envío. **Algunos proveedores ya tienen todo al día.** - Excluye a quienes no necesitan aportar nada → No se molesta a quien ya cumplió. **No se sabe cómo va la campaña.** - Consulta el avance por proveedor → El seguimiento es una pantalla y no una hoja. **Se lanza en agosto y nadie contesta.** - Elige la fecha mirando el calendario del sector → La tasa de respuesta sube sin cambiar nada más. --- --- id: KB-TL-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/tu-primer-proceso-en-media-hora idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-GL-011, KB-TL-030] citadoPor: [KB-PS-010, KB-TL-019] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Tu primer proceso, en media hora _Pedirle papeles a alguien de verdad y ver el circuito entero funcionando._ **Responde a:** cómo empiezo con trackline · crear mi primer proceso · pedir documentos por primera vez · tutorial trackline para empezar La forma más rápida de entender Trackline no es leerse la documentación: es hacer un caso real de principio a fin, aunque esa primera vez tardes más que mandando un correo. Después de eso, todo lo demás se explica solo. ## Elige un caso de verdad Algo que tengas hoy encima de la mesa: un proveedor al que pedirle el seguro, una subcontrata que empieza la semana que viene. Un caso inventado no enseña, porque no te obliga a decidir nada. ## Los cuatro pasos 1. **Crea el proceso** — Ponle el nombre de lo que es: «Alta de proveedor», no «Prueba 1». 2. **Escribe qué pides** — Tres o cuatro cosas, con el nombre completo de cada documento. Marca obligatorio solo lo que de verdad bloquea. 3. **Añade a la persona** — Su nombre, su correo y su móvil si lo tienes. 4. **Lánzalo** — Le llega un enlace. No necesita cuenta ni contraseña. ## Lo que verás después - Si le llegó el aviso y si lo abrió. - Qué ha entregado y qué falta. - Cuándo llegó cada cosa, con su fecha. > [!NOTE] > Mándate el enlace a ti mismo antes de lanzarlo de verdad. Se tarda un minuto y es lo que te enseña cómo se ve tu petición desde fuera — que suele ser peor de lo que parecía al escribirla. > [!WARNING] > No montes doce procesos el primer día. Uno que funcione enseña más que doce a medias, y el segundo lo harás mejor precisamente por haber hecho el primero. > [!IMPORTANT] > Cuando este caso se cierre, guárdalo como plantilla. Es lo que convierte el segundo proveedor en dos minutos de trabajo, y es la razón entera de que esto exista. **¿Cuánto se tarda de verdad?** Media hora la primera vez. Dos minutos a partir del segundo. **¿Y si me equivoco al escribir lo que pido?** Se corrige con el expediente en marcha, sin rehacer nada. **¿Tiene que instalar algo el proveedor?** No. Abre un enlace y sube sus archivos. ## Ejemplos **Alguien quiere probar la plataforma y no sabe por dónde empezar.** - Coge el proveedor al que iba a escribir esa mañana - Monta el proceso con sus cuatro documentos - Se manda el enlace a sí mismo antes de lanzarlo → El proveedor entrega en dos días y el proceso queda guardado para los siguientes veinte. **Se dedica la primera media hora a mirar opciones.** - Lanza una petición real a alguien de confianza → Se sale con el circuito visto entero. **Se elige un caso complicado para la primera prueba.** - Pide dos documentos y nada más → El primer intento se completa. **No se sabe qué aspecto tiene por fuera.** - Se manda la petición a sí mismo → Se ve el lado del proveedor antes que nadie. **Se monta la plantilla perfecta antes de probar.** - Lanza con lo que hay y corrige después → Las correcciones salen del uso real. **Se prueba y no se guarda lo aprendido.** - Guarda el proceso corregido como plantilla → La segunda vez cuesta dos minutos. --- --- id: KB-TL-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/un-expediente-con-muchos-participantes idioma: es categoria: trackline subcategoria: participantes audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-003, KB-TL-011] citadoPor: [KB-TL-020] --- # Un expediente con muchos participantes _Cuando en un mismo proceso intervienen ocho empresas y nadie sabe a quién le toca._ **Responde a:** proceso con varios proveedores a la vez · quién tiene que aportar qué en un expediente · expediente con muchos intervinientes · coordinar varias empresas en un proceso Un expediente sencillo tiene dos lados: vosotros y alguien. Los que dan problemas tienen ocho: el proveedor, su subcontrata, el técnico que certifica, el cliente que aprueba, la aseguradora. Y el atasco casi nunca es de documentos: es de saber a quién le toca ahora. ## Los tres papeles que conviene distinguir | Papel | Qué hace | Qué necesita ver | | --- | --- | --- | | Quien aporta | Sube lo suyo | Solo lo que se le pide | | Quien revisa o aprueba | Da el visto bueno | Lo aportado y el criterio | | Quien solo mira | Sigue el estado | El avance, no los ficheros | > [!IMPORTANT] > Mezclar el primero y el tercero es el error habitual: se da acceso de aportante a quien solo quería estar informado, y aparecen documentos subidos por quien no tenía que subirlos, en el sitio equivocado. ## Cómo se evita el atasco 1. **Que cada cosa pedida tenga un único responsable** — Si dos personas pueden aportarlo, ninguna lo aporta. 2. **Que las fases marquen el orden real** — Si el técnico no puede certificar hasta que el proveedor suba, que el sistema lo refleje. 3. **Que la insistencia vaya a quien toca** — Recordar a todos cuando falta uno es la forma más rápida de que dejen de leer los avisos. 4. **Y que se vea de un vistazo quién bloquea** — Es la única pregunta que se hace todo el mundo en un expediente así. > [!WARNING] > Cuidado con las cadenas largas. Cuando el que tiene que aportar depende a su vez de otro que no está en el expediente (la subcontrata de la subcontrata), el proceso se para en un punto que no veis. Si eso pasa dos veces, ese tercero tiene que entrar como participante. ## Cuando alguien cambia a mitad **En corto** - Se sustituye el participante, no se abre otro expediente. - Lo aportado hasta ahí se queda: es del expediente, no de la persona. - Y el nuevo recibe lo que falta, no todo desde el principio. > [!NOTE] > Cada participante externo entra por su enlace y ve solo lo suyo, sin cuenta en vuestra organización. Eso es lo que permite tener ocho intervinientes sin ocho usuarios que administrar. **¿Pueden verse entre ellos?** Solo si lo decidís. Por defecto cada uno ve lo suyo. **¿Y si dos aportan el mismo documento?** Se queda uno y se aclara quién lo mantiene; conviene evitarlo asignando responsable único. **¿Se puede aprobar por partes?** Sí, y en expedientes largos es lo que evita que todo espere a lo último. ## Ejemplos **Un expediente de puesta en marcha involucra a seis empresas y lleva parado tres semanas.** - Asigna responsable único a cada documento pedido - Ordena las fases según la dependencia real → Se ve que el bloqueo era un certificado que dependía de un tercero no invitado, y se resuelve en dos días. **Ocho empresas participan y nadie sabe a quién le toca.** - Asigna cada documento a su participante → Cada uno ve solo lo suyo. **Un participante ve documentos de otra empresa.** - Revisa qué alcance tiene cada enlace → La confidencialidad no depende de que nadie mire. **Se reclama a todos cuando falta uno.** - Reclama solo a quien tiene pendiente → Los que cumplieron no reciben recordatorios. **Dos participantes suben el mismo documento.** - Deja claro quién aporta qué → Se evita el trabajo duplicado. **Se quiere saber quién va retrasado.** - Consulta el avance por participante → La conversación se tiene con quien corresponde. --- --- id: KB-TL-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/cuanto-se-tarda-en-cerrar-un-expediente idioma: es categoria: trackline subcategoria: seguimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-008, KB-IC-006] citadoPor: [KB-TL-012] --- # Cuánto se tarda en cerrar un expediente _La cifra que avisa antes que ninguna otra, y cómo leerla sin engañarse._ **Responde a:** cuánto tardamos en completar un proceso · medir el tiempo de un expediente · por qué tardamos tanto en cerrar · indicador de tiempo de tramitación El porcentaje de expedientes al día es la cifra que todo el mundo mira, y es la que peor avisa: se mantiene bien hasta que de golpe cae. El tiempo medio de cierre se mueve semanas antes, porque recoge lo que se está atascando ahora mismo. ## Las tres formas de leerlo | Medida | Qué dice | Cuándo engaña | | --- | --- | --- | | Media | El comportamiento general | Cuatro casos eternos la disparan y parece que todo va mal | | Mediana | Cómo va el caso típico | Esconde que hay una cola de casos muy viejos | | El más antiguo abierto | Dónde está el problema concreto | Nunca engaña, y es el que menos se mira | > [!IMPORTANT] > Mirad las tres, y sobre todo la tercera. Si la media empeora pero la mediana no se mueve, no tenéis un problema de proceso: tenéis cuatro casos concretos atascados, y eso se resuelve con cuatro conversaciones, no con un rediseño. ## Dónde se pierde el tiempo de verdad 1. **Esperando a que alguien de fuera aporte** — Es casi siempre el tramo más largo, y el que más se acorta con insistencia automática. 2. **Esperando a que alguien de dentro revise** — El segundo, y el más incómodo de reconocer. 3. **En un paso que nadie sabe que le toca** — El clásico de los procesos con varios intervinientes. 4. **Y en el cierre formal** — Expedientes terminados de hecho que nadie marca como cerrados. > [!WARNING] > El cuarto ensucia todas las cifras y no es un problema real: si se cierran cuando terminan, la mitad de la mejora aparente ya está hecha. Conviene descartarlo antes de sacar conclusiones sobre el proceso. ## Qué hacer con el dato **En corto** - Compararlo consigo mismo, mes a mes, no con nadie de fuera. - Separarlo por tipo de expediente: no tarda igual un alta que una renovación. - Y mirar el tramo, no el total: el total no dice dónde actuar. Una vez separado por tramos, la conversación cambia: deja de ser «tardamos mucho» y pasa a ser «tardamos once días en que el proveedor aporte y cuatro en revisarlo», que ya son dos problemas distintos con dueños distintos. > [!NOTE] > Si el tiempo baja pero suben las excepciones aprobadas, no habéis mejorado: habéis empezado a dejar pasar cosas. Las dos cifras se leen juntas o no se leen. **¿Cada cuánto conviene mirarlo?** Mensual. Semanal solo si estáis corrigiendo algo. **¿Y si tenemos pocos expedientes?** Mirad el más antiguo abierto; la media con pocos casos no dice nada. **¿Sirve para poner objetivos?** Sí, pero por tramo. Un objetivo sobre el total lo cumple quien cierra antes, no quien trabaja mejor. ## Ejemplos **Un equipo ve subir su tiempo medio y se plantea rediseñar el proceso.** - Mira la mediana, que no se mueve, y el expediente más antiguo - Resuelve cuatro casos atascados → La media vuelve a su sitio sin tocar el proceso, que no era el problema. **El tiempo medio sube y nadie sabe por qué.** - Mira si el aumento viene de una fase concreta → Se ataca el tramo que se ha alargado. **La media esconde unos pocos casos muy largos.** - Mira también los casos extremos → Se ve el problema real y no el promedio. **Se compara el dato entre meses distintos sin contexto.** - Tiene en cuenta las campañas y las vacaciones → La comparación es honesta. **El tiempo se cuenta desde que alguien lo abre a mano.** - Cuenta desde el envío de la petición → La cifra refleja lo que espera el otro lado. **Se mide y no se hace nada con la cifra.** - Fija un objetivo y revisa mensualmente → El indicador sirve para decidir. --- --- id: KB-TL-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/una-plantilla-para-todos-o-una-por-cliente idioma: es categoria: trackline subcategoria: plantillas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-005, KB-TL-006, KB-TL-015] citadoPor: [KB-GL-019, KB-TL-030] --- # ¿Una plantilla para todos o una por cliente? _La decisión que determina si dentro de un año tenéis tres plantillas o cuarenta._ **Responde a:** cuántas plantillas de proceso necesito · plantilla distinta por cliente · mantener muchas plantillas · simplificar los procesos que tenemos Al principio se monta una plantilla. Luego llega un cliente que pide algo distinto y se duplica «solo para él». Un año después hay cuarenta plantillas parecidas, nadie sabe cuál usar y cambiar una cosa exige tocar cuarenta. ## La regla que evita la proliferación > [!IMPORTANT] > **Duplicad la plantilla solo cuando cambien los pasos, no cuando cambie lo que se pide dentro de un paso.** Si el proceso es el mismo y lo único que varía es la lista de documentos, no hacen falta dos plantillas. ## Cuándo sí hace falta otra | Situación | ¿Plantilla nueva? | Por qué | | --- | --- | --- | | El orden de las fases es distinto | Sí | Es otro proceso, aunque se parezca | | Hay un paso de aprobación que en el otro no existe | Sí | Cambia quién interviene | | Se piden dos documentos más | No | Misma secuencia, distinto contenido | | Es para otro país con otros nombres | Depende | Si solo cambian los textos, no | ## Cómo se sabe que hay demasiadas **En corto** - Alguien pregunta cuál usar y la respuesta empieza por «depende de…». - Hay dos con nombres casi idénticos y nadie recuerda la diferencia. - Un cambio normativo obliga a editar más de cinco. - Y hay plantillas que nadie ha usado en seis meses. > [!WARNING] > La cuarta es la más fácil de arreglar y la que menos se mira: una plantilla sin uso en seis meses o se retira o se marca. Dejarla ahí garantiza que alguien la use por error justo cuando importe. ## La limpieza, cuando ya ha pasado 1. **Listadlas por uso real** — Cuántos expedientes lanzados en el último año con cada una. 2. **Agrupad las que comparten secuencia** — Suelen quedar tres o cuatro familias, no cuarenta casos únicos. 3. **Quedaos con una por familia** — Con la variación dentro, no como plantilla aparte. 4. **Y retirad lo que no se usa, sin borrar los expedientes** — Los expedientes lanzados con ella siguen existiendo; lo que se retira es la plantilla. > [!NOTE] > Que la IA prepare un borrador de proceso ayuda a arrancar, pero no sustituye esta decisión: puede generar cuarenta plantillas correctas igual de rápido que tres, y el problema no era escribirlas. **¿Y si un cliente exige su propio circuito?** Entonces sí es otro proceso: cambia quién interviene y en qué orden. **¿Puedo cambiar una plantilla con expedientes en marcha?** Sí, y los que ya estaban lanzados siguen con la versión con la que salieron. **¿Cuántas son razonables?** Menos de las que tenéis, casi siempre. Una por familia de proceso. ## Ejemplos **Una empresa acumula treinta y una plantillas de alta de proveedor.** - Las agrupa por secuencia y encuentra tres familias - Deja tres plantillas con la variación dentro → Un cambio normativo se aplica editando tres plantillas en lugar de treinta y una. **Se crea una plantilla por cliente y ya hay veinte.** - Unifica en una y marca lo específico como opcional → Las mejoras llegan a todos a la vez. **Un cliente exige un documento que ningún otro pide.** - Crea una variante solo para ese caso → La excepción no contamina la plantilla general. **Nadie sabe qué plantilla corresponde a un cliente nuevo.** - Nombra las plantillas por el tipo de caso → La elección es obvia. **Una mejora se aplica a tres plantillas y a las otras no.** - Reduce el número de plantillas antes de mejorar → El mantenimiento deja de multiplicarse. **Se duplica para un cambio de una sola línea.** - Usa un campo opcional en lugar de una copia → La lista de plantillas no crece por cada matiz. --- --- id: KB-TL-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/cuando-no-hace-falta-montar-un-proceso idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-014, KB-TL-028] citadoPor: [KB-SC-018, KB-TL-028] --- # Cuándo no hace falta montar un proceso _Montarlo todo como proceso es el error del segundo mes. Hay peticiones que se resuelven con un mensaje._ **Responde a:** cuándo usar un proceso y cuándo no · montar un proceso para pedir un solo documento · es demasiado para lo que necesito · pedir algo puntual sin complicarse Cuando algo funciona, la tentación es usarlo para todo. Al mes de empezar aparecen procesos de un solo paso, con una sola persona y un solo documento — que es exactamente el trabajo de un mensaje bien escrito, con tres pantallas de configuración por delante. ## Qué encaja en cada cosa | Situación | Con un mensaje basta | Merece un proceso | | --- | --- | --- | | Un documento, una persona, una vez | Sí | — | | Lo mismo a varias personas a la vez | — | Sí: el seguimiento se hace solo | | Algo que se repetirá cada año | — | Sí, aunque hoy sea uno | | Varias cosas que hay que revisar y aprobar | — | Sí, ahí está la diferencia | | Un favor urgente a alguien de confianza | Sí | — | > [!IMPORTANT] > La distinción que ordena todo esto no es el tamaño: **es si alguien va a tener que perseguirlo**. Un documento que llega hoy o no llega no necesita estructura. Uno que hay que reclamar tres veces, que caduca, que tiene que aprobar otra persona o que os volverán a pedir el año que viene, sí — y montarlo entonces cuesta lo mismo que montarlo ahora, con la diferencia de que ahora todavía no habéis perseguido a nadie. ## Lo que se pierde si se monta de menos **En corto** - El rastro: quién pidió qué, cuándo y qué contestaron. - Los recordatorios, que es lo que evita las llamadas de la semana siguiente. - Y la posibilidad de repetirlo sin volver a pensarlo. > [!WARNING] > Y lo que se pierde si se monta de más, que se avisa menos: **un proceso de un solo paso pide a la otra parte que entre en un sitio para entregar una cosa**. Para alguien de fuera eso es más fricción que responder a un correo, y la fricción se paga en respuestas que no llegan. Si el objetivo es que os manden algo hoy, lo importante es que sea fácil para quien lo manda, no cómodo para quien lo archiva. ## La regla que funciona en la práctica 1. **Si es una vez y no hay que reclamarlo: mensaje** — Y se guarda en el sitio correcto al recibirlo. 2. **Si se repite, caduca o hay que aprobarlo: proceso** — Aunque hoy afecte a una sola persona. 3. **Y si empezó como mensaje y ya vais por la tercera insistencia** — Eso ya era un proceso: conviértelo antes de la cuarta. > [!NOTE] > Convertir algo puntual en proceso más tarde no es empezar de cero: lo que ya recibisteis se incorpora. Lo que no se recupera es el rastro de las veces que lo reclamasteis por fuera. **¿Y si no sé si se va a repetir?** Empezad simple. La tercera vez os lo dirá el cuerpo. **¿Un proceso de un paso es un error?** No, si sirve para tener rastro y recordatorios. Sí, si solo añade clics. **¿Puedo pedir algo por correo y guardarlo igual?** Sí, pero lo que se guarda a mano depende de que alguien se acuerde. ## Ejemplos **Una empresa monta un proceso completo para pedir un certificado puntual a un cliente de confianza.** - Lo pide por mensaje y monta el proceso para la renovación anual, que sí se repite → El documento llega el mismo día y la parte que se repetirá queda montada donde importa. **Se monta un proceso para pedir un solo documento a un compañero.** - Se lo pide por mensaje y lo sube él → El proceso se reserva para lo que se repite. **Se monta un proceso para algo que pasa una vez al año.** - Lo resuelve a mano esta vez y decide el año que viene → No se mantiene una plantilla por un caso anual. **Se pide algo urgente y montarlo retrasaría la petición.** - Lo pide directamente y lo registra después → La urgencia se atiende sin perder el rastro. **Se monta un proceso y nadie vuelve a usarlo.** - Archiva las plantillas que no se lanzan → La lista refleja lo que se usa de verdad. **Lo que empezó como excepción ya se pide cada semana.** - Lo convierte en proceso cuando se repite → La decisión se revisa con el uso real. --- --- id: KB-TL-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/cambiar-de-persona-a-mitad-de-un-expediente idioma: es categoria: trackline subcategoria: participantes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-010, KB-ET-018, KB-TL-016] citadoPor: [KB-TL-003] --- # Cambiar de persona a mitad de un expediente _El interlocutor se va, cambia de puesto o se pone de baja, y el expediente sigue vivo con la mitad entregada._ **Responde a:** cambiar el contacto de un expediente en marcha · la persona del proveedor ya no está · reenviar a otra persona lo que falta · quien nos atendía se ha ido Pasa en cualquier proceso que dure más de dos semanas: la persona que estaba aportando la documentación desaparece del mapa. Y el expediente no se para por eso — sigue con lo que ya entregó y con lo que falta, que ahora tiene que entregar otro. ## Qué se queda y qué cambia | Elemento | Qué pasa al cambiar de persona | | --- | --- | | Lo ya aportado | Se queda, con el nombre de quien lo aportó | | Lo que falta | Pasa a la persona nueva | | El histórico de lo hablado | Se conserva: es lo que explica dónde estabais | | Los enlaces enviados al anterior | Siguen existiendo mientras no se retiren | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que se pasa por alto y tiene consecuencias reales: **reenviar el enlace al nuevo no desactiva el que tenía el anterior**. Son dos accesos vivos al mismo expediente, y el del que se fue está en un buzón que puede heredar otra persona o que él conserva si el correo era personal. Cambiar de participante no es «mandarle el enlace al nuevo»: es dar acceso a uno y retirárselo al otro, dos gestos distintos que casi siempre se hacen a medias. ## El cambio, en orden 1. **Confirmar con la empresa quién asume ahora** — No lo deis por hecho porque alguien conteste un correo. 2. **Dar de alta a la persona nueva en el expediente** — Con su dirección real, no la genérica de la empresa. 3. **Retirar el acceso del anterior** — Es el paso que se olvida, y el único irreversible si no se hace. 4. **Y resumirle en dos líneas dónde está la cosa** — Lo entregado, lo que falta y para cuándo: ahorra una semana. > [!WARNING] > Lo que más retrasa estos cambios no es el trámite: **es que la persona nueva no sabe qué se pidió ni por qué**. Hereda una lista de documentos sin contexto y empieza preguntando cosas que ya se hablaron hace un mes. Dos líneas de resumen al darle acceso valen más que cualquier recordatorio posterior — y si el histórico está en el expediente y no en el correo del que se fue, esas dos líneas se escriben solas. ## Cuando el que cambia es de los vuestros **En corto** - El expediente pasa a otra persona del equipo, y eso se anota. - Lo aportado sigue diciendo quién lo pidió y quién lo aprobó entonces. - Y conviene avisar al tercero de que su interlocutor ha cambiado: si no, escribe al que se fue. > [!NOTE] > Si el cambio ocurre porque la persona ha dejado la empresa, comprobad también los envíos programados y los recordatorios que salgan a su nombre: son los que siguen llegando semanas después. **¿Hay que volver a pedir lo ya entregado?** No: lo entregado es válido, lo aportó quien podía aportarlo entonces. **¿Y si vuelve la persona anterior?** Se le vuelve a dar acceso; el histórico no se ha movido. **¿Puedo tener a las dos a la vez?** Sí, durante el relevo, y conviene: después se retira una. ## Ejemplos **Una empresa manda el enlace al nuevo contacto de un proveedor y da el cambio por hecho.** - Da de alta al nuevo, retira el acceso del anterior y le resume en dos líneas dónde está la cosa → El expediente avanza sin repetir lo hablado y sin un acceso vivo en un buzón que ya no controla nadie. **El interlocutor se va con el expediente a medias.** - Cambia el contacto y reenvía lo pendiente → Lo entregado se conserva y solo se pide lo que falta. **El nuevo contacto no sabe qué se había entregado.** - Le enseña el estado del expediente → Se pone al día sin llamar a su antecesor. **Los recordatorios siguen yendo a quien ya no está.** - Actualiza el destinatario en el expediente → Los avisos llegan a alguien que puede actuar. **Se abre un expediente nuevo con la persona nueva.** - Continúa el existente cambiando el contacto → No se pierde el histórico ni se pide dos veces. **Nadie sabe quién es el nuevo interlocutor.** - Pregunta al contacto de la empresa antes de reclamar → La petición llega a la persona correcta a la primera. --- --- id: KB-TL-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/me-ha-llegado-un-enlace-es-de-fiar idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-003, KB-CO-005, KB-TL-026] citadoPor: [KB-PS-021, KB-PR-027, KB-PR-031] --- # Me ha llegado un enlace, ¿es de fiar? _Sí, si lo esperabais de esa empresa. Y hay tres comprobaciones de diez segundos que lo confirman sin llamar a nadie._ **Responde a:** me ha llegado un correo pidiendo documentos es seguro · el enlace que me han mandado es falso · como se si un correo de documentos es phishing · me piden subir papeles a una web **Respuesta corta: si esperabais que esa empresa os pidiera documentación, es de fiar.** Un correo de Code Contract siempre viene porque alguien concreto —un cliente, un contratista, una asesoría— ha puesto en marcha una petición a vuestro nombre. Nunca sale solo. ## Las tres comprobaciones, en diez segundos 1. **¿Dice qué empresa lo pide y para qué?** — Una petición legítima nombra a quien la manda y qué documento quiere. Un fraude suele ser vago y urgente. 2. **¿El enlace lleva a codecontract.io?** — Miradlo antes de pulsar, pasando el ratón por encima o manteniendo pulsado en el móvil. 3. **¿Os pide subir documentos o pide otra cosa?** — Aquí se suben documentos y se firman. Nunca se piden contraseñas, ni tarjetas, ni transferencias. > [!IMPORTANT] > **Lo que este sistema NUNCA os va a pedir: la contraseña de vuestro correo, datos de una tarjeta, un pago, ni que instaléis nada.** Si un mensaje que dice ser nuestro os pide cualquiera de esas cuatro cosas, no lo es. No hay excepciones ni casos especiales, así que no hace falta que valoréis si este es uno. ## Si seguís con dudas **En corto** - No respondáis al correo: llamad a vuestro contacto de siempre en esa empresa, al número que ya teníais. - No al teléfono que venga en el mensaje, que es exactamente lo que pondría un fraude. - Y si nadie de esa empresa sabe de qué habláis, borradlo y avisadles: puede que estén suplantándoles. > [!WARNING] > El caso raro pero real: **un enlace legítimo que no esperabais**. Suele significar que quien lo lanzó es alguien de esa empresa con quien no habláis normalmente —compras en vez de vuestro comercial de siempre—, o que la petición va dirigida a otra persona de vuestra oficina y os ha llegado a vosotros. Una llamada lo resuelve, y merece la pena hacerla antes de subir nada. **¿Tengo que crear una cuenta?** No para responder a una petición. Se entra por el enlace. **¿Y si el enlace ha caducado?** Pedid uno nuevo a quien os lo mandó. No es un fallo vuestro. **¿Puedo reenviarlo a un compañero?** Sí, pero avisad a quien lo pidió: quedará constancia de quién subió qué. ## Ejemplos **Recibís una petición de documentos de un cliente con el que sí trabajáis, pero de una persona que no conocéis.** - Comprueba que el enlace va a codecontract.io - Llama a su contacto de siempre para confirmar quién lo pidió → Se sube la documentación con la duda resuelta y sin haber respondido al correo. **Llega un mensaje parecido que pide la contraseña del correo «para verificar la identidad».** - Lo descarta sin pulsar nada y avisa a la empresa suplantada → El fraude se corta y la empresa suplantada se entera a tiempo de avisar a los demás. **Llega un enlace y no se esperaba nada de esa empresa.** - Llama al contacto habitual antes de abrirlo → La comprobación se hace por un canal distinto. **El enlace pide datos que nadie suele pedir.** - Para y consulta antes de introducir nada → No se aportan datos a quien no debía pedirlos. **El correo tiene un remitente parecido pero no igual.** - Compara con correos anteriores de esa empresa → La diferencia salta a la vista. **Se espera la petición y todo encaja.** - Entra y sube lo pedido → La entrega se resuelve el mismo día. --- --- id: KB-TL-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/no-entiendo-que-documento-me-piden idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-003, KB-PR-017] citadoPor: [KB-TL-023, KB-PR-028, KB-PR-030] --- # No entiendo qué documento me piden _Preguntadlo. Se tarda un minuto y evita mandar el papel equivocado, que es lo que de verdad retrasa todo._ **Responde a:** no se que documento me estan pidiendo · me piden un certificado y no se cual es · que significa lo que me piden · no entiendo la peticion de documentos **Preguntad antes de mandar nada.** Mandar «algo que se parece» es lo que convierte una petición de dos días en una de tres semanas: se revisa, se rechaza, se vuelve a pedir y para entonces ya nadie se acuerda de qué iba. Nadie os va a juzgar por preguntar qué es exactamente lo que quieren. ## Por qué no lo entendéis (casi nunca es culpa vuestra) | Lo que pasa | Qué hacer | | --- | --- | | Lo llaman por un nombre interno suyo | Pedid un ejemplo o para qué lo necesitan | | El mismo papel tiene tres nombres según el sector | Describid el que tenéis y preguntad si vale | | Piden algo que en vuestro caso no existe | Decidlo: es información útil para ellos | | Lo pide alguien que copió la lista de otro sitio | Pasa más de lo que parece. Preguntad igual | > [!IMPORTANT] > **Decir «no tengo eso» o «eso no me aplica» es una respuesta válida y os quita el problema de encima.** Lo que bloquea un expediente durante semanas no es la falta de un documento: es el silencio. En cuanto lo decís, la pelota pasa a su tejado — o lo sustituyen por otra cosa, o lo quitan de la lista, o os explican por qué sí os aplica. ## Cómo preguntar para que os contesten rápido 1. **Decid qué tenéis, con su nombre exacto** — «Tengo un certificado de X emitido por Y en marzo» adelanta más que «no sé cuál queréis». 2. **Preguntad para qué lo necesitan** — Con eso normalmente deducís vosotros cuál es. 3. **Y preguntad por el enlace o respondiendo a quien os lo mandó** — Así queda junto a la petición y no se pierde en un correo aparte. > [!WARNING] > Un detalle que ahorra vueltas: **si tenéis varios documentos parecidos, mandad el que os pidan, no los tres**. Adjuntar todo «por si acaso» parece útil y hace lo contrario: quien revisa tiene que decidir cuál vale, se equivoca, y además acabáis dándole documentos que no necesitaba y que ahora tiene que guardar. **¿Puedo mandar algo parecido y que ellos elijan?** Es lo que más retrasa. Preguntad primero, es más rápido. **¿Y si no tengo ese documento?** Decidlo. Es una respuesta, y desbloquea. **¿A quién pregunto?** A quien os mandó la petición: su nombre viene en el mensaje. ## Ejemplos **Os piden «el certificado de calidad» y tenéis tres documentos que podrían serlo.** - Escribe qué tres tiene, con nombre y fecha, y pregunta cuál quieren → Se manda el correcto a la primera en vez de los tres y una ronda de rechazo. **Os piden un documento que en vuestra actividad no existe.** - Contesta «esto no me aplica y este es el motivo» en vez de dejarlo en blanco → El expediente avanza porque la petición se corrige, en vez de quedarse parado esperando. **Se manda un documento parecido por no preguntar.** - Pregunta qué documento exactamente antes de subir → Se evita una vuelta entera de rechazo y reenvío. **El nombre del documento usa jerga del cliente.** - Pide que lo describan con otras palabras → Se identifica el documento correcto. **Se piden varios y uno no está claro.** - Sube los claros y pregunta por el otro → El expediente avanza mientras se aclara la duda. **El documento pedido no existe en su empresa.** - Lo dice y propone el equivalente → El cliente decide con información real. --- --- id: KB-TL-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/esto-ya-os-lo-mande idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-022, KB-CF-012] citadoPor: [KB-TL-024, KB-PR-029, KB-TL-026] --- # Esto ya os lo mandé _Puede que sí y que aun así lo necesiten otra vez: casi siempre es porque caducó o porque va a otro expediente._ **Responde a:** me piden un documento que ya envie · por que me piden lo mismo otra vez · ya os mande el certificado el ano pasado · me vuelven a pedir la misma documentacion **Casi siempre hay una razón, y no es que se les haya perdido.** Las tres habituales: el que mandasteis ha caducado, esta petición es de otro expediente distinto, o quien pide no es la misma persona ni el mismo departamento que os lo pidió la otra vez. ## Las cuatro razones, por frecuencia | Qué pasa | Qué hacer | | --- | --- | | El anterior caducó | Mandar el vigente. Es el caso más común | | Es para otro expediente | Mandarlo otra vez: no se copia solo entre expedientes | | Lo pide otro departamento | Igual. Y decidlo, para que lo sepan | | De verdad ya lo tienen vigente | Decidlo con fecha: «os lo mandé el 3 de marzo» | > [!IMPORTANT] > **La respuesta que resuelve las cuatro es la misma frase: «os mandé este documento el día X, ¿sigue sirviendo o queréis uno nuevo?».** Con la fecha delante, quien pide sabe en dos segundos si lo suyo es un despiste, una caducidad o un expediente distinto. Sin la fecha, la conversación se convierte en dos personas afirmando cosas contrarias. ## Lo que no conviene hacer **En corto** - No lo ignoréis dando por hecho que ya lo tienen: la petición sigue abierta y contando. - No mandéis el viejo sin mirar la fecha: si caducó, volveréis a estar aquí en una semana. - Y no lo discutáis por teléfono sin dejar rastro: lo que no queda escrito se vuelve a pedir. > [!WARNING] > Hay un caso en que tenéis toda la razón y aun así conviene mandarlo: **cuando cada expediente vive por su cuenta**. Un documento que subisteis para el contrato de la nave no aparece solo en el expediente de la obra nueva, aunque sea el mismo papel y la misma empresa. No es que no os crean — es que ahí no está. Mandarlo cuesta un minuto; discutir por qué debería estar cuesta una semana. **¿Tengo que volver a subirlo entero?** Normalmente sí, si es para otra petición. Un minuto frente a varios correos. **¿Y si el que tienen sigue vigente?** Decidlo con la fecha. Ellos lo comprueban y cierran la petición. **¿Puedo pedir que no me lo pidan más?** Podéis proponer que os avisen antes de que caduque. Suele aceptarse. ## Ejemplos **Os piden un certificado que mandasteis hace ocho meses y que caducó en junio.** - Contesta con la fecha del anterior y manda el vigente → La petición se cierra en el día en vez de convertirse en tres correos. **El mismo cliente os pide el mismo papel para una obra distinta.** - Lo sube al expediente nuevo sin discutir que ya lo tiene en el otro → Un minuto de trabajo en vez de una semana de conversación sobre por qué debería estar. **Se mandó hace un año y ha caducado.** - Comprueba la fecha del documento antes de discutir → Se entiende por qué lo vuelven a pedir. **Se mandó a otro departamento del mismo cliente.** - Lo sube al expediente que lo pide → Cada expediente tiene lo suyo. **Se mandó por correo y no consta.** - Lo sube por el enlace → Queda registrado donde lo ven todos. **Se pide otra vez porque el documento cambió.** - Comprueba si hay una versión nueva → Se manda la vigente y no la de entonces. --- --- id: KB-TL-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/puedo-mandarlo-por-correo-en-vez-del-enlace idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-023, KB-PR-020] citadoPor: [KB-TL-010] --- # ¿Puedo mandarlo por correo en vez del enlace? _Podéis, pero llega peor: por el enlace entra solo en su sitio y por correo depende de que alguien lo mueva a mano._ **Responde a:** puedo enviar los documentos por email · no quiero usar el enlace · prefiero mandarlo por whatsapp · tengo que subirlo a la plataforma **Podéis, y nadie os lo va a impedir — pero por el enlace llega mejor.** Lo que subís ahí entra directamente en el expediente que lo estaba esperando; lo que mandáis por correo tiene que abrirlo alguien, decidir a qué petición corresponde y moverlo a mano. ## Qué cambia de verdad | Qué mirar | Por el enlace | Por correo o mensajería | | --- | --- | --- | | Dónde acaba | En su sitio, solo | Donde lo ponga quien lo abra | | Cuándo cuenta como entregado | Al subirlo | Cuando alguien lo procese | | Si hay que demostrar que lo mandasteis | Consta con su hora | Depende de que se guarde el correo | | Si lo pierden | Sigue ahí | Se pierde con el correo | > [!IMPORTANT] > **La fila que os interesa a vosotros es la tercera.** El día que alguien diga «esto no me lo mandasteis», por el enlace consta con hora y no hay discusión. Por correo, la prueba es un mensaje en vuestra bandeja de enviados, que sirve mucho menos de lo que parece cuando la conversación se pone seria. La comodidad de mandar un adjunto se paga justo ahí. ## Cuándo sí tiene sentido el correo **En corto** - Cuando el enlace ha caducado y estáis esperando uno nuevo — mandadlo y avisad. - Cuando lo que queréis es preguntar algo, no entregar un documento. - Y cuando os lo pide expresamente quien lo gestiona, que sabrá por qué. > [!WARNING] > Si acabáis mandándolo por correo, hay una cosa que sí conviene hacer: **decirlo en la propia petición**. Una línea del tipo «el certificado va por correo a Fulano, con fecha de hoy» evita que la petición siga abierta contando los días y que os llegue un recordatorio de algo que ya hicisteis. Lo que genera la mitad de los recordatorios molestos no es no responder: es responder por otro sitio sin avisar. **¿Se pierde algo si lo mando por correo?** No se pierde, pero depende de una persona para llegar a su sitio. **¿Y por WhatsApp?** Igual, y con más riesgo de que se quede en el móvil de alguien. **¿Puedo hacer las dos cosas?** Podéis, pero avisad: si no, alguien revisará dos veces lo mismo. ## Ejemplos **Mandáis el certificado por correo y la petición sigue abierta mandándoos recordatorios.** - Deja una línea en la propia petición diciendo que va por correo y con qué fecha → Los recordatorios paran y quien gestiona sabe dónde buscar. **Meses después alguien dice que ese documento nunca llegó.** - Lo sube por el enlace, donde queda constancia con su hora → La duda deja de depender de encontrar un correo en la bandeja de enviados. **Se manda por correo y nadie lo mueve al expediente.** - Lo sube por el enlace → Entra directamente en su sitio. **Se manda por correo y el remitente no consta.** - Sube desde el enlace que le llegó a él → La entrega queda a su nombre. **El correo se pierde entre otros veinte.** - Usa el enlace para lo que es documentación → La entrega no compite con la bandeja de entrada. **Se manda por correo y el archivo pesa demasiado.** - Lo sube por el enlace, que admite más → No hay que trocear ni comprimir. --- --- id: KB-TL-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/esto-no-lo-llevo-yo idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-027, KB-ET-018] citadoPor: [KB-PR-028, KB-PR-031] --- # Esto no lo llevo yo _Decidlo y decid quién lo lleva. Reenviar sin avisar deja la petición a vuestro nombre y los recordatorios también._ **Responde a:** me han mandado una peticion que no me corresponde · esto lo lleva otro companero · puedo reenviar la peticion a otra persona · no soy el responsable de esta documentacion **Contestad una línea diciendo quién lo lleva.** Es lo único que hace falta, y es lo que evita que la petición siga a vuestro nombre generando recordatorios para vosotros durante semanas. ## Las tres salidas, de mejor a peor | Qué hacéis | Qué pasa después | | --- | --- | | Decís quién lo lleva | Se redirige y dejáis de recibir avisos | | Lo reenviáis sin avisar | Sigue a vuestro nombre. Os siguen llegando recordatorios | | No hacéis nada | Se acumula, y acaba subiendo a alguien por encima | > [!IMPORTANT] > **Reenviarlo a un compañero no os quita la petición de encima.** Es la salida que todo el mundo elige porque parece educada y rápida, y es justo la que deja el asunto en tierra de nadie: vosotros creéis que ya está resuelto, vuestro compañero cree que os lo pidieron a vosotros, y quien lo pidió sigue viendo vuestro nombre. Una línea de vuelta —«esto lo lleva Fulano, escribidle a él»— cierra las tres puntas a la vez. ## Si además no sabéis quién lo lleva **En corto** - Decidlo igual: «no sé quién lo lleva, preguntad a administración» ya es una respuesta útil. - Es mucho mejor que el silencio, que quien pide interpreta como que no queréis contestar. - Y si nadie lo lleva, eso también es información — y de la que interesa que se sepa. > [!WARNING] > El caso que más se repite en empresas pequeñas: **la petición llega a la dirección general de la empresa porque es la única que aparece en la web**. Ahí no hay nadie equivocado, solo un buzón que recoge todo. Vale la pena contestar una vez con la persona y el correo correctos, porque eso se guarda y las siguientes peticiones ya no pasan por ahí — que es la diferencia entre resolverlo una vez y resolverlo cada mes. **¿Puedo reenviarlo y ya está?** Mejor avisad también a quien lo pidió, o seguirá a vuestro nombre. **¿Y si la persona correcta está de baja?** Decidlo con una fecha aproximada de vuelta: es lo que permite reorganizarse. **¿Me van a seguir llegando avisos?** Hasta que la petición se redirija, sí. Por eso conviene la línea de vuelta. ## Ejemplos **Recibís una petición que corresponde a otro departamento y la reenviáis sin decir nada.** - Contesta una línea diciendo quién lo lleva y a qué correo → La petición se redirige y los recordatorios dejan de llegaros a vosotros. **Todas las peticiones entran por el correo general de la empresa.** - Contesta una vez con la persona y el correo correctos para este tipo de documentación → Las siguientes llegan directas y deja de haber un buzón haciendo de embudo. **Se reenvía a un compañero sin avisar a nadie.** - Contesta diciendo quién lo lleva → Los recordatorios dejan de llegar a quien no puede hacer nada. **El compañero tampoco lo lleva y vuelve a reenviarlo.** - Averigua quién es antes de reenviar → La petición llega a su destino en un salto. **La petición sigue a nombre de quien la recibió.** - Pide que cambien el contacto en el expediente → El seguimiento apunta a la persona correcta. **Nadie contesta y el cliente cree que no interesa.** - Contesta aunque sea para redirigir → La relación no se resiente por un silencio. --- --- id: KB-TL-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/tres-clientes-nos-piden-lo-mismo idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-023, KB-PR-029] citadoPor: [KB-TL-021] --- # Tres clientes nos piden lo mismo _Montad vuestra carpeta una vez y responded desde ahí. El trabajo está en recopilar, no en subir._ **Responde a:** varios clientes me piden la misma documentacion · tengo que mandar los mismos papeles a todos · como organizo la documentacion que me piden · cada cliente me pide lo suyo **Casi todo lo que os piden es el mismo puñado de documentos, así que el trabajo se hace una vez.** Lo que cambia entre un cliente y otro no suele ser el contenido: es el nombre que le dan y el formulario donde hay que ponerlo. ## Vuestra carpeta, montada una vez | Qué guardar | Con qué al lado | | --- | --- | | Los documentos que os piden siempre | Su fecha de caducidad | | Los que caducan cada año | Un aviso antes, no el día que vence | | Los que emite un tercero | Cuánto tarda en emitirlos | | Los que cuesta conseguir | Quién los pide y cómo, para no redescubrirlo | > [!IMPORTANT] > **La columna que de verdad cambia las cosas es la última: cuánto tarda cada documento en conseguirse.** Un certificado que tarda tres semanas no se pide cuando os lo reclaman, se pide antes. Y esa información no está en ningún sitio salvo que la anotéis vosotros la primera vez que os tocó pedirlo, que es exactamente cuando nadie la anota. ## Lo que ahorra más tiempo del que parece **En corto** - Nombrar los archivos de forma que se entiendan solos: qué es, de quién y de qué fecha. - Guardar la versión vigente y la anterior, no un histórico de doce. - Anotar a quién se lo habéis mandado ya y cuándo. - Y revisar la carpeta una vez al año en lugar de cada vez que alguien pregunta. > [!WARNING] > Un matiz que evita mandar lo que no toca: **que os pidan lo mismo no significa que os pidan para lo mismo**. Un cliente lo quiere para daros de alta, otro porque se lo exige un tercero y el tercero porque le toca auditoría. Cuando alguno pida algo que se sale de vuestra carpeta habitual, la pregunta útil no es «¿por qué me pides esto?» sino «¿qué necesitas poder demostrar?» — porque muchas veces lo que ya tenéis le sirve igual. **¿Puedo mandar la misma carpeta a todos?** El contenido sí; cada uno lo querrá por su vía y con su nombre. **¿Merece la pena tenerlo ordenado?** Si os lo piden más de dos clientes al año, sí, con diferencia. **¿Y los documentos que caducan?** Son justo los que hay que tener con aviso: es donde se pierde el tiempo. ## Ejemplos **Tres clientes piden la misma documentación en el mismo mes y cada vez se busca de cero.** - Monta una carpeta con lo habitual, su caducidad y quién emite cada cosa → La segunda y la tercera petición se resuelven en minutos en vez de en días. **Un certificado que tarda tres semanas se pide el día que un cliente lo reclama.** - Anota junto a cada documento cuánto tarda en conseguirse y lo pide con margen → Deja de haber peticiones que se responden tarde por un plazo que no era vuestro. **Tres clientes piden lo mismo y se prepara tres veces.** - Mantiene un expediente propio al día → Cada petición se atiende desde el mismo sitio. **Cada cliente pide en un formato distinto.** - Guarda el original y adapta al enviar → El trabajo de fondo se hace una vez. **Un documento caduca y hay que avisar a tres clientes.** - Renueva una vez y reenvía a los tres → La renovación no se multiplica por clientes. **Se manda a un cliente una versión antigua por error.** - Envía siempre desde el expediente al día → Todos reciben la misma versión. --- --- id: KB-TL-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/el-proveedor-que-no-usa-el-correo idioma: es categoria: trackline audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-004, KB-ET-003] citadoPor: [KB-TL-010] --- # El proveedor que no usa el correo _Existe, es más común de lo que parece, y no se arregla insistiendo. Se arregla buscando quién de su lado sí lo usa._ **Responde a:** mi proveedor no tiene correo electronico · un transportista no responde a los emails · como pido documentos a alguien que no usa internet · proveedor pequeno sin medios digitales Un transportista autónomo, un taller de dos personas, un proveedor de toda la vida que trabaja con el móvil y poco más. Le mandáis la petición, no contesta, insistís, y al final acabáis llamándole y anotando vosotros lo que os dice. No es mala voluntad ni desidia: es que ese canal no forma parte de su día. ## Quién suele estar detrás de un silencio así | Situación | Qué funciona de verdad | | --- | --- | | No usa el correo, pero sí el móvil | Mandarle el enlace por mensaje, no por email | | Lo lleva su gestoría | Pedírselo a la gestoría, con su permiso | | Lo lleva un familiar o un socio | Preguntar quién se ocupa del papeleo | | Está en la carretera todo el día | Un plazo realista vale más que tres recordatorios | > [!IMPORTANT] > **La pregunta que resuelve el 80 % de estos casos es «¿quién lleva el papeleo?».** Casi nadie la hace, porque se da por supuesto que quien hace el trabajo es quien manda los papeles — y en las empresas pequeñas casi nunca es la misma persona. Preguntarlo una vez, anotar el nombre y el canal, y usarlo a partir de entonces convierte un proveedor imposible en uno normal. ## Lo que no funciona, por mucho que se repita **En corto** - Insistir por el mismo canal que ya ha fallado tres veces. - Explicarle cómo se usa una herramienta que no va a usar. - Dar por hecho que si no contesta es que no quiere colaborar. - Y guardar lo que os cuenta por teléfono solo en vuestra cabeza. > [!WARNING] > Si acabáis recogiendo la documentación por teléfono o en papel —que a veces es lo único posible—, hay una cosa que sí conviene hacer: **subirla vosotros al expediente y dejar dicho de dónde salió**. Un documento que existe solo en un cajón o en una foto en el móvil de alguien no está: cuando lo necesitéis será porque hay un problema, y ese día nadie se acordará de en qué cajón estaba. > [!NOTE] > Nada de esto exime al proveedor de sus obligaciones ni os exime a vosotros de las vuestras: lo que cambia es el camino por el que llega el papel, no lo que hay que tener. **Si la relación exige documentación concreta, eso sigue igual**; aquí se explica cómo conseguirla de quien no va a entrar en una pantalla. **¿Puedo subir yo su documentación?** Sí, y es lo sensato si os la da por otra vía. Dejad dicho quién la aportó. **¿Y si se niega a dar los papeles?** Eso ya no es un problema de canal: es una decisión comercial vuestra. **¿Merece la pena insistir en que use la herramienta?** Con volumen sí; con un proveedor de dos pedidos al año, casi nunca. ## Ejemplos **Un transportista autónomo no contesta a tres correos seguidos.** - Le pregunta por teléfono quién lleva su papeleo y le manda el enlace por mensaje → La documentación llega en dos días por el canal que esa persona sí usa. **Un proveedor entrega sus certificados en papel y se quedan en una carpeta física.** - Los sube al expediente y anota de dónde salieron y quién los aportó → El documento existe el día que hace falta, que siempre es un día malo. **El proveedor no lee el correo y se insiste por ahí.** - Busca a alguien de su lado que sí lo use → La entrega llega por donde puede llegar. **Solo responde por teléfono.** - Le llama y sube el documento por él con su permiso → El expediente avanza con constancia de lo hablado. **Manda fotos por mensajería.** - Le pasa el enlace por ese mismo canal → Usa el canal que ya usa, no uno nuevo. **La empresa tiene una gestoría que lleva sus papeles.** - Manda la petición a la gestoría con su permiso → El documento llega de quien lo tiene. --- --- id: KB-TL-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/en-que-se-diferencia-de-un-gestor-documental idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-23 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-019, KB-TL-029] citadoPor: [KB-TL-019, KB-TL-030] --- # En qué se diferencia de un gestor documental _Un gestor documental guarda lo que ya tenéis. Aquí el trabajo es conseguir lo que todavía no tenéis, y lo tiene alguien que no trabaja para vosotros._ **Responde a:** diferencia entre gestor documental y trackline · ya tenemos una carpeta compartida para esto · para que sirve si ya tenemos un repositorio de documentos · que aporta frente a pedir documentos por correo **Un gestor documental resuelve el problema de encontrar lo que ya tenéis. Este resuelve el de conseguir lo que todavía no tenéis.** Son dos trabajos distintos y casi nunca los hace la misma herramienta, porque el segundo depende de alguien que no está en vuestra organización, no tiene cuenta en vuestros sistemas y no tiene ninguna obligación de aprenderse los. ## Dónde está el trabajo, en cada caso | El trabajo | Gestor documental | Aquí | | --- | --- | --- | | Dónde está el documento | Ya lo tenéis | Lo tiene un tercero | | Quién actúa | Alguien de dentro | Alguien de fuera | | El problema típico | Encontrarlo | Que llegue | | Lo que mide el éxito | Está archivado | **No falta nada y consta quién lo dio** | > [!IMPORTANT] > **La diferencia práctica es quién persigue.** En una carpeta compartida, cuando falta un certificado no pasa nada: la carpeta no avisa, no sabe que falta, y no tiene forma de saberlo porque no sabe qué debería haber. Alguien de vuestro equipo tiene que acordarse, mirar, escribir el correo y volver a mirar dentro de una semana. Ese trabajo —acordarse y volver a mirar— es el que aquí no lo hace una persona. ## Las cinco cosas que cambian **En corto** - **El que responde no necesita cuenta.** Abre un enlace, sube y se acabó. Pedirle que se registre es donde se caen la mitad de las respuestas. - **El canal lo elige quien contesta**, no quien pide: correo, WhatsApp, SMS, una llamada o el portal. El proveedor que no abre correos sí lee mensajes. - **El estado es del expediente, no del fichero**: qué falta, de quién y desde cuándo, en una sola pantalla. - **Lo que entra se revisa y se extrae**, no solo se guarda. Un certificado caducado archivado sigue siendo un certificado caducado. - **Y queda constancia de quién entregó qué y cuándo**, que es distinto de tener el fichero en una carpeta. ## Cuándo el gestor documental es lo que necesitáis 1. **Cuando el documento ya es vuestro** — Contratos firmados, manuales, políticas internas. No hay nada que pedir. 2. **Cuando el problema es de búsqueda y permisos** — Mucho volumen, muchas versiones, quién ve qué. Ahí un repositorio hace su trabajo. 3. **Y cuando conviven, que es lo normal** — Esto se ocupa del tramo de fuera; lo que ya está cerrado vive donde siempre. > [!WARNING] > El error de partida más caro es tratar esto como «una carpeta con avisos». Si lo montáis así —una lista de documentos que alguien debería subir— acabáis con lo mismo que teníais más una herramienta en medio. **Lo que cambia el resultado es definir qué se pide, a quién y para cuándo**, porque a partir de ahí el sistema sabe qué falta y puede perseguirlo solo. Sin esa definición no hay nada que perseguir. **¿Sustituye a nuestro repositorio?** No. Se ocupa de conseguir el documento; guardarlo para siempre puede seguir donde ya está. **¿Y si ya lo pedimos por correo y funciona?** Entonces el problema no lo tenéis. Suele aparecer al pasar de diez peticiones a cien. **¿Podemos exportar lo recogido?** Sí, el expediente entero. No hay dato que solo se pueda ver aquí dentro. ## Ejemplos **Una asesoría guarda todo en carpetas por cliente. En la campaña de renovación de un seguro colectivo necesita el mismo certificado de 140 empresas y monta un Excel para saber quién lo ha mandado.** - Convierte el Excel en una plantilla de una sola petición - Lanza a los 140 de una vez - Mira la pantalla de estado en vez del Excel → El Excel deja de existir: quién ha mandado y quién no está en la misma pantalla que las peticiones, y se actualiza solo. **Un departamento de compras tiene un repositorio impecable, pero el 30 % de los proveedores nuevos tarda más de tres semanas en estar dado de alta porque siempre falta un papel y nadie sabe cuál.** - Define el alta como un expediente con sus seis documentos - Deja que el sistema pida y recuerde - Revisa solo lo que llega → Las tres semanas se convierten en cuatro días, y lo que falta se ve sin preguntar a nadie. **Una constructora comparte una carpeta en la nube con veinte subcontratas. A los dos meses hay 400 ficheros con nombres como «escaneo_2.pdf» y nadie sabe cuáles corresponden a la empresa que entra mañana.** - Pide cada documento contra un requisito concreto y una empresa concreta - Deja de aceptar subidas sueltas - Cierra la carpeta compartida para lo nuevo → Cada fichero llega ya sabiendo de quién es y para qué requisito: el nombre del fichero deja de importar. **Un responsable de calidad descubre en una auditoría que tiene el certificado del proveedor, pero no puede demostrar cuándo se lo dieron ni quién lo mandó.** - Recoge a partir de ahora por petición, no por correo - Deja que quede el registro de entrega - Adjunta ese registro al expediente de auditoría → En la siguiente auditoría la pregunta «¿cuándo os lo dieron?» se responde en la pantalla, no reconstruyendo un hilo de correo. **Una empresa recibe los documentos por correo y los arrastra a la carpeta a mano. La persona que lo hacía se va de vacaciones dos semanas.** - Sustituye el arrastre manual por la recogida por enlace - Reparte el seguimiento entre dos personas - Comprueba el estado al volver → Las dos semanas dejan de ser un agujero: lo recogido está clasificado y lo que falta sigue reclamándose. **Un proveedor pequeño no usa el correo casi nunca y responde por WhatsApp. La carpeta compartida ni siquiera es una opción para él.** - Le manda la petición por WhatsApp - Recibe la foto del documento desde el móvil - La foto entra en el expediente como cualquier otra entrega → Deja de ser el proveedor imposible: contesta por donde ya contesta, y lo que manda llega al mismo sitio que el resto. **Una empresa de 12 personas tiene un repositorio caro que casi nadie abre, porque el trabajo de verdad —perseguir a los que no mandan— sigue estando en la bandeja de entrada de dos personas.** - Deja el repositorio para el archivo cerrado - Pasa la recogida a peticiones con recordatorio automático - Mide cuántos recordatorios manuales quedan → Los recordatorios manuales bajan a casi cero, y el repositorio pasa a recibir documentos ya comprobados. **Al cambiar de sistema documental, el equipo descubre que la información de quién entregó cada cosa vivía en los correos, no en el repositorio, y no se migra.** - Separa el archivo (los ficheros) de la recogida (quién, cuándo, contra qué) - Deja que la recogida guarde su propio rastro - Exporta el expediente completo, no solo los ficheros → La próxima migración se lleva también la trazabilidad, que es la mitad que siempre se perdía. --- --- id: KB-TL-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/en-que-se-diferencia-de-un-agente-de-ia idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-23 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-015, KB-MA-013, KB-TL-030] citadoPor: [KB-TL-028, KB-TL-015, KB-MA-005] --- # En qué se diferencia de un agente de IA _Un agente escribe y persigue muy bien. Lo que no puede es hacer que el otro conteste, ni convertir una respuesta generada en un documento con valor._ **Responde a:** por que no monto un agente de ia que pida los documentos · diferencia entre un agente de ia y trackline · puede la ia perseguir a los proveedores por mi · automatizar la peticion de documentos con ia **La pregunta es buena y la respuesta corta es que aquí también hay IA: lo que cambia es dónde está.** Un agente que redacta la petición, decide a quién insistir y resume lo que llega hace un trabajo real. El problema es que la parte difícil de este proceso no es redactar ni recordar: es que el documento salga de las manos de un tercero y llegue de forma que después se pueda demostrar. ## Lo que un agente resuelve y lo que no | Trabajo | Un agente lo hace | Hace falta algo más | | --- | --- | --- | | Redactar la petición | Sí, y bien | — | | Decidir a quién insistir hoy | Sí | — | | Leer y resumir lo que llega | Sí | — | | **Que llegue por un canal que el otro use** | No | Envío real y multicanal | | **Saber quién lo entregó y cuándo** | No | Registro del propio sistema | | **Que el equipo vea el mismo estado** | No | Un expediente compartido | > [!IMPORTANT] > **Un modelo genera texto; un expediente necesita documentos.** Es la distinción de la que cuelga todo lo demás. Si le pedís a un agente el certificado de una empresa, lo que os puede dar es lo que sabe o lo que encuentra — nunca el documento que esa empresa tiene y no ha entregado. Y una respuesta que suena a certificado no vale como certificado ante nadie: ni ante un cliente, ni ante una auditoría, ni ante un juzgado. ## El fallo silencioso, que es el que hay que conocer 1. **El agente da por hecho que ya lo recibió** — Es el fallo típico: cree que una gestión terminó y la da por cerrada sin que nadie lo confirme. 2. **Y nadie se entera hasta que hace falta** — El hueco se descubre en la auditoría o en la reunión, no el día que se produjo. 3. **Por eso el estado no lo declara quien pide** — Un documento consta como entregado cuando entra, no cuando alguien dice que entró. ## Dónde está la IA aquí **En corto** - **Montando el proceso**: describís lo que necesitáis y la plantilla se propone sola, con sus fases y documentos. - **Leyendo lo que llega**: extrae los datos del documento y avisa de lo que no cuadra, en vez de dejaros abrir 40 PDF. - **Respondiendo preguntas** sobre vuestros expedientes, con Marta, que consulta lo que hay y no se lo inventa. - **Y ahí se queda**: la IA acelera el trabajo alrededor del documento. El documento, y la prueba de quién lo dio, no se generan. > [!WARNING] > Hay un caso en el que un agente propio sí es la respuesta: **cuando el proceso es enteramente interno y no depende de que conteste nadie de fuera**. Preparar un borrador, cruzar datos que ya tenéis, vigilar vencimientos de lo que ya está archivado. Eso no necesita canal, ni identidad del que responde, ni rastro de entrega, que son las tres cosas caras de construir y las que hacen que esto no sea un agente. > [!NOTE] > Lo que un sistema puede acreditar sobre una entrega —y qué valor tiene eso en un procedimiento concreto— **depende del marco aplicable y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: que quede registrado quién entregó qué y cuándo, y que ese registro no dependa de que alguien se acuerde de anotarlo. **¿Entonces no usáis IA?** Sí, en tres sitios: montar el proceso, leer lo que llega y responder preguntas. **¿Puedo conectar mi propio agente?** Sí, por la API. Lo que no conviene es que declare él el estado de las entregas. **¿La IA decide sola si un documento vale?** No. Propone y avisa; aprobar o rechazar lo hace una persona. ## Ejemplos **Un equipo monta un agente que manda correos pidiendo certificados. A las tres semanas ha enviado 260 correos y no sabe decir cuántos documentos han entrado.** - Deja al agente redactar y priorizar - Pasa el envío y la recepción al expediente - Mide entregas, no correos enviados → La métrica cambia de «correos mandados» a «documentos que faltan», que es la que dice si el trabajo avanza. **Un agente resume la respuesta de un proveedor como «ha confirmado que enviará el certificado». Dos meses después, en la auditoría, el certificado no está.** - Deja de aceptar confirmaciones como estado - Exige la entrada del documento para cerrar el requisito - Revisa qué otros requisitos se cerraron igual → Aparecen otros siete requisitos cerrados por una promesa y no por un documento, a tiempo de pedirlos. **Una empresa quiere que la IA valide los seguros de sus subcontratas y descubre que la parte difícil no es leer la póliza, sino conseguir que se la manden.** - Usa la IA para leer y comprobar coberturas y fechas - Usa el proceso para pedir y perseguir - Aprueba a mano lo dudoso → La lectura automática deja de estar parada esperando documentos que nunca llegaban. **Un responsable pide a un asistente genérico «el certificado de estar al corriente de esta empresa» y recibe una explicación muy convincente de qué es ese certificado.** - Distingue explicar de conseguir - Lanza la petición al titular del documento - Guarda lo que entra → La explicación deja de confundirse con el documento, que es el fallo que hace perder una semana. **Una asesoría automatiza con IA los recordatorios y sigue teniendo el mismo 20 % de clientes que no contestan al correo por mucho que se les insista.** - Cambia el canal de ese 20 % a WhatsApp o SMS - Deja los recordatorios donde funcionan - Compara la respuesta por canal → El 20 % que no era un problema de insistencia sino de canal empieza a contestar. **Un equipo técnico conecta su propio agente por API para lanzar procesos desde su ERP.** - Deja que el agente cree y lance el proceso - Deja el estado y el rastro al sistema - Lee el resultado desde el ERP → El ERP dispara el trabajo y recibe el resultado, sin que nadie tenga que declarar a mano qué llegó. **Alguien pregunta a Marta por un dato de un expediente y Marta responde citando el documento y la fecha en la que entró.** - Pregunta en lenguaje normal - Comprueba la fuente que cita - Abre el documento si hace falta el detalle → La respuesta se puede verificar en dos clics, que es lo que la separa de una respuesta generada. **Una dirección se plantea sustituir el proceso por un agente propio y pide una lista de lo que tendría que construir.** - Enumera canal, identidad del que responde y rastro de entrega - Valora el coste de cada uno - Decide con esa lista delante → La decisión deja de ser «IA sí o no» y pasa a ser qué tres piezas hay que construir y cuánto cuestan. --- --- id: KB-TL-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/en-que-se-diferencia-de-un-bpm idioma: es categoria: trackline subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-23 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-002, KB-TL-028, KB-TL-018] citadoPor: [KB-TL-014, KB-TL-029] --- # En qué se diferencia de un BPM _Un BPM modela lo que pasa dentro de vuestra empresa, con gente que os obedece. Aquí media parte del proceso está fuera y no os obedece._ **Responde a:** diferencia entre un bpm y trackline · ya tenemos un motor de procesos podemos hacerlo ahi · modelar la peticion de documentos en el bpm · workflow para pedir documentacion a proveedores **Un BPM es muy bueno en lo que hace: modelar un proceso con muchas ramas, muchos roles y muchos sistemas, todo dentro de vuestra organización.** Cada participante tiene usuario, tiene una tarea asignada y tiene un jefe. El proceso avanza porque alguien de dentro lo hace avanzar. ## Dónde se rompe la analogía | Lo que se da por supuesto | Proceso interno (BPM) | Recogida a terceros | | --- | --- | --- | | Quién ejecuta la tarea | Un empleado | Alguien de otra empresa | | Tiene cuenta y formación | Sí | No, y no la va a tener | | Se le puede asignar trabajo | Sí | **No: se le puede pedir** | | Si no lo hace | Se escala a su responsable | **No hay a quién escalar** | | El cuello de botella real | Coordinación entre áreas | **El silencio del otro lado** | > [!IMPORTANT] > **Modelar la parte externa en un BPM suele terminar en una tarea llamada «esperar documento del proveedor» que se queda ahí semanas.** El motor la crea, la asigna a alguien de dentro y espera. Pero esa persona no tiene el documento: lo único que puede hacer es escribir un correo y volver a mirar, que es exactamente el trabajo manual que el BPM iba a eliminar. El diagrama queda perfecto y el proceso no avanza. ## Qué hace falta en el tramo de fuera **En corto** - **Llegar por donde el otro contesta**: correo, WhatsApp, SMS, llamada o un enlace, sin obligarle a registrarse. - **Que la insistencia sea del sistema**, con su calendario, y no una tarea en la bandeja de alguien. - **Que el estado se actualice al recibir**, no cuando una persona lo teclea. - **Y que quede el rastro de quién entregó qué y cuándo**, porque es lo que os van a preguntar después. ## Cuándo el BPM es la herramienta correcta 1. **Cuando el proceso es interno y ramificado** — Aprobaciones por importe, rutas por área, integraciones con varios sistemas. 2. **Cuando hay reglas de negocio complejas** — Condiciones, excepciones, plazos internos. Un BPM está hecho para eso. 3. **Y cuando conviven, que es lo más habitual** — El BPM lleva el proceso interno y llama a este para el tramo externo, por API. > [!WARNING] > La comparación honesta no es «uno u otro» sino **qué parte del proceso está fuera de vuestro control**. Si es pequeña —un documento suelto al final— el BPM la puede llevar. Si es la mitad del proceso, y son cincuenta empresas distintas con cincuenta formas de trabajar, esa mitad necesita otra cosa. Y hay una señal fácil de medir: si vuestro proceso tiene tareas que llevan más de dos semanas paradas esperando a alguien de fuera, esa es la parte de la que se está hablando. > [!NOTE] > Montar esto no requiere un proyecto de implantación ni modelar nada: una plantilla se define en una tarde y se lanza el mismo día. Si vuestro BPM ya está en marcha, lo normal es no tocarlo — se le añade el tramo externo por API y el diagrama interno se queda como está. **¿Sustituye a nuestro BPM?** No. Se ocupa del tramo que sale de la empresa; el interno se queda donde está. **¿Se pueden conectar?** Sí, por API: el BPM lanza el proceso y recibe el resultado. **¿Y si nuestro proceso es todo interno?** Entonces el BPM os basta. Esto empieza a servir cuando hay terceros. ## Ejemplos **Una industria modela en su BPM el alta de proveedores y la tarea «recibir documentación» acumula 40 instancias con más de un mes de antigüedad.** - Saca esa tarea del BPM - La sustituye por una llamada al proceso externo - Deja que el BPM espere el resultado → Las 40 instancias paradas pasan a estar perseguidas por el sistema, y el BPM recibe el aviso cuando la documentación está completa. **Un equipo de procesos calcula lo que costaría modelar en el BPM el envío por WhatsApp y el portal para no registrados.** - Enumera canal, identidad y rastro - Compara con conectar por API - Presenta las dos cifras → La comparación deja de ser de opinión: se ve qué parte tiene sentido construir y qué parte no. **Una empresa tiene el proceso interno de aprobación de compras muy bien montado en su BPM y quiere añadirle el alta documental del proveedor.** - Deja la aprobación donde está - Añade el tramo documental como paso previo - Conecta los dos por API → La aprobación no se toca y deja de arrancar con documentación incompleta. **Un responsable descubre que el BPM marca el proceso como completado porque alguien cerró a mano la tarea de espera, sin que el documento llegara.** - Quita la capacidad de cerrar a mano ese paso - Vincula el cierre a la entrada real del documento - Revisa los cerrados del último trimestre → Aparecen los expedientes cerrados sin documento, que era justo lo que la auditoría iba a encontrar. **Una organización sin BPM se plantea comprar uno para resolver la recogida de documentación de subcontratas.** - Separa qué parte es interna y cuál externa - Comprueba que casi todo el problema está fuera - Empieza por el tramo externo → Se resuelve el problema real sin abrir un proyecto de implantación que tardaría meses. **Un BPM lanza el proceso documental por API y necesita saber cuándo está completo para seguir.** - Lanza el proceso desde el BPM - Escucha el aviso de completado - Continúa el flujo interno → El proceso interno avanza solo cuando la documentación está de verdad, no cuando alguien lo dice. **El equipo de calidad quiere el mismo cuadro de mando para lo interno y lo externo.** - Deja las métricas internas en el BPM - Toma del proceso externo lo que falta y desde cuándo - Junta las dos en el informe → El cuadro de mando distingue lo que se atasca dentro de lo que se atasca fuera, que se arreglan de forma distinta. **Una consultora propone modelar el proceso completo, terceros incluidos, en seis meses de proyecto.** - Separa el tramo externo y lo pone en marcha esta semana - Mide qué mejora - Decide después qué queda por modelar → La parte que dolía deja de doler mientras se decide con datos qué merece un proyecto y qué no. --- --- id: KB-TL-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trackline/que-la-ia-monte-el-proceso-por-ti idioma: es categoria: trackline subcategoria: plantillas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-006, KB-TL-029] citadoPor: [KB-TL-018, KB-TL-029] --- # Que la IA monte el proceso por ti _Describir lo que necesitas en una frase y salir con un borrador para corregir._ **Responde a:** crear un proceso automáticamente · no sé qué documentos pedir a un proveedor · que la ia diseñe el proceso · plantilla de proceso automática La parte que frena a casi todo el mundo al empezar no es la herramienta: es no saber qué pedir. Puedes describir lo que necesitas en una frase y salir con un borrador de proceso montado, que luego corriges. ## Cómo se usa 1. **Describe qué necesitas: «alta de subcontrata para obra, con documentación de empresa y de trabajadores».** 2. **Sale un borrador con las fases y las solicitudes.** 3. **Lo corriges: quitas lo que sobra, añades lo vuestro, ajustas qué bloquea.** 4. **Lo guardas como plantilla.** > [!IMPORTANT] > Es un borrador, no una plantilla acabada. Lo que propone son los documentos habituales de ese caso, no los que exige vuestra normativa ni los que pide vuestro cliente. Revisadlo con ese criterio antes de usarlo con alguien de fuera. ## Para qué sirve de verdad No para ahorrarse pensar, sino para no partir de una pantalla en blanco. Corregir una lista que ya existe es mucho más rápido —y sale mejor— que inventarla de cero, sobre todo la primera vez. > [!WARNING] > Lo que proponga tiene que pasar por alguien que conozca vuestro caso. Si el proceso acaba pidiendo documentos que no necesitáis, molestaréis a vuestros proveedores; si le falta uno obligatorio, el problema es peor. > [!NOTE] > Diseñar un esquema con IA consume lo mismo que crear el proceso a mano. No sale más caro por usarlo. **¿Puedo cambiarlo todo después?** Sí, es un punto de partida. **¿Acierta con documentación de mi sector?** Suele acertar con lo habitual; lo específico lo tenéis que añadir vosotros. **¿Y si prefiero montarlo a mano?** Perfectamente válido, y a partir del segundo proceso suele ir más rápido. ## Ejemplos **Alguien tiene que montar su primer proceso y no sabe qué pedir a una subcontrata.** - Lo describe en una frase - Corrige el borrador quitando dos documentos y añadiendo uno propio → Sale con un proceso usable en diez minutos en vez de abandonarlo ante la pantalla en blanco. **Montar la primera plantilla desde cero da pereza.** - Describe en una frase qué necesita pedir → Sale un borrador que solo hay que corregir. **El borrador incluye documentos que no aplican.** - Quita lo que sobra antes de guardar → La plantilla final es más corta que el borrador. **El borrador usa nombres genéricos.** - Los reescribe con el vocabulario de su sector → El proveedor entiende qué se le pide. **Se guarda el borrador sin revisarlo.** - Lo revisa entero antes de lanzarlo a nadie → Ningún proveedor recibe una petición sin sentido. **Hace falta una variante para otro tipo de proveedor.** - Describe la variante y ajusta el borrador nuevo → La segunda plantilla cuesta minutos. --- --- id: KB-CO-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/que-ve-quien-recibe-tu-envio idioma: es categoria: consigne subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-005, KB-GL-002] citadoPor: [KB-CO-015, KB-CL-001, KB-IN-004] --- # Qué ve exactamente quien lo recibe _La pantalla que más gente ve de toda la plataforma, descrita paso a paso._ **Responde a:** qué ve el firmante al abrir el enlace · cómo es el portal externo · el proveedor ve el resto de documentos · qué aspecto tiene lo que envío Por cada persona de tu equipo que entra en la plataforma hay veinte que solo ven una pantalla: la que abre el enlace que les mandaste. Conviene saber qué hay en ella, porque es la impresión que se llevan de tu empresa. ## Lo que ve, en orden 1. **Quién le escribe** — Tu nombre y el de tu empresa, arriba. Si tenéis marca propia configurada, con vuestro color y logo. 2. **Qué le pides, en lista** — Solo lo suyo. No ve el expediente entero ni lo de otros participantes. 3. **Qué es obligatorio y qué no** — Marcado. Es lo que le permite entregar lo que tiene y no bloquearse por lo que no. 4. **Un botón para subir o firmar** — Y nada más. Sin registro, sin contraseña, sin instalar. ## Lo que NO ve - Los documentos de otros participantes, aunque estén en el mismo expediente. - Vuestras notas internas ni vuestros comentarios. - El resto de vuestros proveedores o clientes. - Nada de vuestra organización más allá de lo que le habéis pedido. > [!IMPORTANT] > Esa separación es dura, no una cuestión de configuración: dos subcontratas del mismo expediente no se ven entre sí. Es lo que permite pedirles documentación sensible sin que compartan nada. > [!WARNING] > El título de cada solicitud es lo único que le explica qué quieres. «Doc 3» le deja adivinando; el nombre completo del documento se entiende a la primera. > [!NOTE] > Ábrete el enlace a ti mismo la primera vez que montes un proceso. Se tarda un minuto y cambia bastante cómo escribes los títulos. **¿Funciona en el móvil?** Sí, y es donde lo abre la mayoría. **¿Caduca el enlace?** Tiene fecha límite; se puede reenviar uno nuevo al momento. **¿Puede volver más tarde?** Sí, con el mismo enlace, y ve lo que ya entregó. ## Ejemplos **Una empresa monta su primer proceso y se manda el enlace a sí misma.** - Ve que sus títulos eran «Doc 1», «Doc 2» y «Cert» - Los reescribe con el nombre completo de cada documento → Los proveedores dejan de entregar el documento equivocado desde el primer envío. **El destinatario no sabe si el correo es legítimo.** - Incluye contexto reconocible en el aviso → Se abre en lugar de descartarse. **El destinatario no encuentra el botón de firmar.** - Revisa cómo se ve en un móvil pequeño → El recorrido funciona en el dispositivo real. **El texto del aviso usa jerga interna.** - Lo reescribe pensando en quien no os conoce → Bajan las llamadas de aclaración. **El destinatario abre y no sabe qué hacer después.** - Deja claro el paso siguiente en la pantalla → El proceso se completa sin ayuda. **Nadie del equipo ha visto esa pantalla nunca.** - Se manda una petición a sí mismo → Se conoce lo que ve el otro lado. --- --- id: KB-CO-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/programar-un-envio-para-mas-adelante idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-010, KB-TL-013] citadoPor: [KB-CO-017, KB-CC-016] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Programar un envío _Que salga cuando toque y no cuando tú tengas un rato._ **Responde a:** programar el envío de un documento · enviar un contrato en una fecha concreta · que salga el lunes por la mañana · envío automático de renovaciones Preparar algo un jueves por la tarde y que salga el lunes a las nueve no es una comodidad: es la diferencia entre que lo lean y que se pierda entre los correos del fin de semana. **En corto** - Se prepara cuando puedes y sale cuando conviene. - Se puede cancelar o corregir mientras no haya salido. - Lo que depende de una fecha —una renovación, un vencimiento— se programa una vez y se repite. ## Cuándo conviene programar | Situación | Cuándo lanzarlo | | --- | --- | | Un anexo a toda la plantilla | Martes o miércoles por la mañana | | Una renovación anual | El día que corresponda, aunque sea festivo para ti | | Algo que depende de una firma previa | Cuando esa firma exista, no antes | | Documentación a un cliente nuevo | Al momento; aquí esperar no aporta | _Viernes por la tarde es el peor momento para casi todo lo que requiere que alguien haga algo._ ## Lo que se puede cambiar antes de que salga - El documento, si has visto un error. - Los destinatarios, si falta alguien o sobra. - La fecha, tantas veces como quieras. - Cancelarlo entero, sin dejar rastro para el destinatario porque nunca le llegó. > [!WARNING] > Programar algo y olvidarse tiene un riesgo: que salga cuando la situación ya cambió. Si programas a más de dos semanas vista, ponte un recordatorio para revisarlo antes. > [!NOTE] > Programar la renovación anual el mismo día del año hace que los terceros la esperen. Eso sube la entrega más que cualquier otra cosa que puedas escribir en el correo. **¿Y si la fecha cae en festivo?** Sale igual; si eso importa, mueve la fecha al preparar. **¿Puedo programar recordatorios además del envío?** Sí, se define el ritmo al programarlo. **¿Se descuenta el crédito al programar o al salir?** Al salir, que es cuando se manda de verdad. ## Ejemplos **Una empresa prepara el jueves los anexos de ochenta empleados.** - Los programa para el martes a las nueve → La apertura es muy superior a la de la vez anterior, que salió un viernes a las seis de la tarde. **Se manda un aviso un viernes a las siete de la tarde.** - Programa el envío para el lunes por la mañana → El aviso llega cuando alguien puede atenderlo. **Una renovación anual se manda cuando alguien se acuerda.** - Programa el envío con la antelación necesaria → La renovación deja de depender de la memoria. **Se prepara una campaña y hay que lanzarla en fechas.** - La deja programada al prepararla → Sale en la fecha aunque ese día haya otra cosa. **Se programa y luego cambia el destinatario.** - Revisa lo programado antes de que salga → No sale un aviso a quien ya no corresponde. **Se programan envíos en agosto.** - Ajusta las fechas al calendario del sector → La tasa de respuesta no se hunde. --- --- id: KB-CO-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/enviar-un-documento-a-firmar idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar modulo: consigne audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-CO-002, KB-CO-003, KB-CO-004, KB-CO-021] citadoPor: [KB-PS-001, KB-CO-002, KB-CO-003, KB-CO-004, KB-CO-007, KB-CO-010, KB-CO-011, KB-CR-002, KB-CR-003, KB-CS-005, KB-CF-004] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne/new --- # Cómo enviar un documento a firmar _Subes el documento, dices quién firma y con qué nivel, y recibes el PDF firmado con su prueba._ **Responde a:** cómo mando un documento a firmar · firma electrónica de contratos · enviar un contrato a firmar por varias personas · el firmante necesita cuenta · qué es Consigne Consigne sirve para que alguien firme un documento y que esa firma sirva como prueba después. No es «mandar un PDF y que te lo devuelvan escaneado»: lo que se produce al final es un documento con la firma incrustada, la fecha certificada y el registro de quién firmó, cuándo y desde dónde. **En corto** - El firmante no necesita cuenta: abre un enlace, firma con el dedo o el ratón y ya está. - Hay dos niveles de firma; el segundo añade un código por SMS. - Si firman varios, decides si van en orden o todos a la vez. - Tú ves en todo momento quién ha firmado y quién no. - El PDF final se valida sin depender de Code Contract. ## Cómo se envía, paso a paso 1. **Entra en Consigne y pulsa «Nueva solicitud de firma»** — También puedes empezar desde una carpeta si ya sabes dónde quieres archivarlo. 2. **Sube el documento** — Lo normal es un PDF. Si subes otro formato, se convierte a PDF para poder firmarlo. 3. **Añade los firmantes** — Nombre, correo y teléfono de cada uno. El teléfono hace falta si vas a exigir firma avanzada. 4. **Coloca dónde firma cada uno** — Arrastras el recuadro de firma sobre el PDF, en la página y el sitio que quieras. Cada firmante tiene el suyo. 5. **Elige el nivel y el orden** — Firma simple o avanzada por cada persona, y si son varios, si firman en secuencia o a la vez. 6. **Ajusta lo opcional y confirma** — Fecha límite, recordatorios automáticos, un mensaje personal para cada firmante y a quién mandar copia del documento cerrado. > [!WARNING] > Revisa el documento antes de enviarlo. Una vez sale, si te has equivocado hay que cancelar la solicitud y empezar de nuevo: no se puede sustituir el archivo por debajo, porque entonces la firma no probaría nada. ## Cuando firman varios: orden o a la vez **Secuencial frente a paralelo** — En secuencial cada firmante recibe su aviso cuando ha firmado el anterior. En paralelo lo reciben todos a la vez y el documento se cierra con la última firma. Elige orden cuando importa quién firma primero —el empleado antes que la dirección, el arrendatario antes que el propietario— y a la vez cuando no importa y lo que quieres es acabar cuanto antes. ## Seguir el estado Mientras la solicitud está abierta ves en qué punto está cada persona: si se le envió, si abrió el enlace, si firmó o si lo rechazó. Desde ahí puedes mandarle un recordatorio a mano sin esperar al automático. | Estado | Qué significa | Qué puedes hacer | | --- | --- | --- | | Enviada | Salió el aviso y nadie ha abierto todavía | Esperar o recordar | | Abierta | Alguien abrió el enlace pero no ha firmado | Recordar; suele indicar dudas | | Firmada en parte | Han firmado unos sí y otros no | Recordar solo a quien falta | | Completada | Han firmado todos | Descargar el PDF y su prueba | | Rechazada | Un firmante se negó, con su motivo | Corregir y volver a enviar | | Cancelada | La paraste tú | Crear una nueva | | Caducada | Se pasó la fecha límite | Volver a enviar con nueva fecha | ## Preguntas frecuentes **¿El firmante tiene que crearse una cuenta?** No. Recibe un enlace y firma desde el móvil o el ordenador sin registrarse en ningún sitio. **¿Puedo pedirle además que rellene algún dato?** Sí. Se pueden añadir campos rellenables sobre el documento —una fecha, un número de cuenta, una casilla de conformidad— y el firmante los completa antes de firmar. **¿Puedo mandar varios documentos en una misma solicitud?** Sí, se pueden incluir varios documentos en la misma petición de firma, de modo que la persona los firme de una tacada. **¿Qué pasa si alguien rechaza firmar?** La solicitud queda como rechazada, con el motivo que haya indicado, y nadie más firma. Corriges lo que haga falta y envías una nueva. **¿Puedo cancelar una firma ya enviada?** Sí, mientras no esté completada. Los enlaces dejan de funcionar y queda registrado que la cancelaste tú y cuándo. ## Ejemplos **Recursos Humanos incorpora a una persona el lunes y necesita el contrato firmado antes de que empiece.** - Sube el contrato y añade dos firmantes: la persona y la dirección - Pone firma avanzada para la persona y firma en orden - Activa recordatorio automático a las 24 horas → El lunes hay un PDF firmado por ambas partes, con sello de tiempo y prueba de quién firmó y desde dónde. **Se manda a firmar por correo y nadie sabe quién ha firmado.** - Envía el documento y consulta el estado de cada firmante → El seguimiento deja de ser una cadena de correos. **Hay que firmar con cuatro personas de dos empresas.** - Añade a los cuatro firmantes al mismo envío → Todos firman el mismo documento y queda una sola copia final. **El firmante no tiene certificado ni quiere instalar nada.** - Elige el nivel que no lo exige → Se firma el mismo día desde el navegador. **Se firma en papel y luego se escanea.** - Envía el PDF a firmar directamente → Se ahorra el circuito de imprimir, firmar y escanear. **Hace falta el documento firmado para adjuntarlo a un expediente.** - Guarda el resultado en el expediente que corresponde → La firma queda donde se va a buscar. --- --- id: KB-CO-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/firma-simple-o-avanzada-cual-elegir idioma: es categoria: consigne subcategoria: firmantes modulo: consigne audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-CO-004] citadoPor: [KB-CO-001, KB-CO-003, KB-CO-004, KB-CO-005, KB-CR-003, KB-SC-018] --- # Firma simple o avanzada: cuál elegir _Los dos niveles disponibles, en qué se diferencian de verdad y cuándo compensa cada uno._ **Responde a:** diferencia entre firma simple y avanzada · qué nivel de firma electrónica necesito · firma con OTP por SMS · la firma electrónica simple tiene validez legal La diferencia entre los dos niveles no está en el trazo de la firma —eso es igual— sino en cuánto se comprueba que quien firma es quien dice ser. Y eso es exactamente lo que se discute si algún día alguien niega haber firmado. **En corto** - Simple: la persona dibuja su firma. Se registra desde dónde y cuándo lo hizo. - Avanzada: además tiene que introducir un código que le llega al móvil. - El coste de la avanzada es un SMS y treinta segundos más para el firmante. - La duda razonable es lo único que decide: ¿esto puede acabar discutiéndose? **Los dos niveles, y la pregunta que decide** — La diferencia no está en el trazo de la firma sino en cuánto se comprueba que quien firma es quien dice ser. **The two levels, and the question that decides** — The difference is not in how the signature looks but in how much is verified about who signed. ## En qué se diferencian | En qué se fija | Firma simple | Firma avanzada | | --- | --- | --- | | Qué hace el firmante | Dibuja su firma con el dedo o el ratón | Lo mismo, y además teclea un código recibido por SMS | | Qué se comprueba | Que quien abrió el enlace firmó | Además, que controla ese número de móvil | | Qué hace falta de la persona | Un correo o un teléfono | Obligatoriamente un móvil válido | | Cuánto tarda | Menos de un minuto | Un minuto y medio | | Dónde encaja | Conformidades, consentimientos, documentos internos | Contratos, NDA, acuerdos con dinero de por medio | ## Cómo decidir sin darle vueltas Hazte una sola pregunta: si esta persona dentro de dos años dijera «yo no firmé eso», ¿me importaría? Si la respuesta es que no pasaría nada, firma simple. Si la respuesta es que tendrías un problema, firma avanzada. > [!NOTE] > Se elige por firmante, no por documento. Puedes pedirle firma avanzada al cliente y simple a la persona de tu equipo que da el visto bueno. ## Lo que hoy NO se soporta Conviene saberlo antes de prometérselo a un cliente: no hay firma cualificada con certificado (el equivalente a firmar con el DNI electrónico o con un certificado de la FNMT), ni verificación de identidad con foto del documento, ni códigos de aplicaciones de autenticación. Los niveles disponibles son los dos de arriba. ## Preguntas frecuentes **¿La firma simple vale legalmente?** Sí, una firma electrónica no se puede rechazar solo por ser electrónica. Lo que cambia entre niveles es lo fácil que resulta defenderla si alguien la discute. **¿Y si el firmante no tiene móvil?** Entonces no puede completar una firma avanzada, porque el código va por SMS. Para esa persona hay que usar firma simple. **¿Puedo cambiar el nivel después de enviar?** No sobre una solicitud ya enviada. Habría que cancelarla y crear una nueva con el nivel correcto. **¿El código SMS caduca?** Sí, tiene una validez corta por seguridad. Si se pasa, el firmante puede pedir otro desde el mismo enlace. ## Ejemplos **Una comercial cierra un contrato de 40.000 € con un cliente nuevo al que no conoce en persona.** - Pone firma avanzada para el firmante del cliente - Deja firma simple para el responsable interno que da el visto bueno - Comprueba el móvil del cliente antes de enviar → Si el cliente discutiera el contrato, hay constancia de que el código llegó a su móvil y de que se usó para firmar. **Se exige el nivel más alto para todo por defecto.** - Comprueba qué documentos lo necesitan de verdad → Lo demás se firma el mismo día. **Un proveedor no consigue el certificado y el proceso se para.** - Separa lo que exige nivel alto de lo que no → Lo que puede avanzar avanza. **Nadie sabe qué prueba deja cada nivel.** - Compara qué queda registrado en cada caso → La elección se hace sobre la diferencia real. **Se elige nivel bajo para un documento con mucho en juego.** - Sube el nivel donde el riesgo lo justifica → El nivel acompaña al valor del documento. **Se cambia de nivel a mitad de un proceso.** - Decide el nivel antes de enviar → No hay que anular y volver a mandar. --- --- id: KB-CO-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/que-ve-el-firmante idioma: es categoria: consigne subcategoria: firmantes modulo: consigne audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-CO-002, KB-CO-016] citadoPor: [KB-CO-001, KB-CO-009, KB-CO-022] --- # Qué ve el firmante _El recorrido completo desde el otro lado, y los dos puntos donde la gente se atasca._ **Responde a:** qué ve el firmante al recibir el documento · no me llega el código SMS para firmar · cómo se firma desde el móvil · el firmante puede rechazar la firma Casi todas las firmas que se atascan lo hacen por algo que pasa en la pantalla del firmante, no en la tuya. Merece la pena saber exactamente qué ve. **En corto** - Recibe un enlace personal por correo, SMS o WhatsApp. - Ve el documento entero antes de firmar, no solo el recuadro de la firma. - Firma dibujando con el dedo en el móvil o con el ratón en el ordenador. - Recibe copia del documento firmado cuando se cierra. **El recorrido completo del firmante** — Los dos puntos donde la gente se queda parada están marcados en ámbar: el SMS y los campos obligatorios. **The signer's full journey** — The two points where people get stuck are marked in amber: the SMS and the mandatory fields. ## El recorrido, paso a paso 1. **Abre el enlace** — No se registra ni pone contraseña. El enlace ya sabe quién es y qué documento tiene que firmar. 2. **Lee el documento** — Ve el PDF completo, puede pasar páginas y descargarlo antes de decidir. Ahí está también tu mensaje si escribiste uno. 3. **Rellena los campos, si los hay** — Si añadiste campos para que los complete —una fecha, un número, una casilla—, se los pide antes de dejarle firmar. 4. **Dibuja la firma** — Un recuadro donde traza su firma con el dedo o el ratón. Puede repetirla las veces que quiera antes de aceptar. 5. **Confirma con el código, si es firma avanzada** — Le llega un SMS al móvil que registraste. Introduce el código y con eso queda firmado. 6. **Ve la confirmación** — Le queda claro que ha terminado, y cuando firmen todos recibe copia del documento cerrado. ## Los dos sitios donde la gente se atasca El primero es el SMS de la firma avanzada: si el número está mal escrito o es un fijo, el código no llega y la persona se queda parada sin saber por qué. Por eso conviene revisar los teléfonos antes de enviar. El segundo son los campos obligatorios. Si añadiste campos que hay que rellenar y no queda claro qué se espera en ellos, la persona abandona. Un título explícito en cada campo lo arregla. > [!NOTE] > Si alguien te dice que «no le funciona», lo primero que hay que mirar es si el enlace que abrió era el suyo: los enlaces son personales y el de otro firmante no le sirve. ## Preguntas frecuentes **¿Puede rechazar la firma?** Sí, y puede dejar el motivo. La solicitud queda como rechazada y tú lo ves con su explicación. **¿Puede firmar desde el móvil?** Sí, y es lo más habitual. Se firma con el dedo, sin instalar nada. **¿Se queda con una copia?** Sí. Cuando el documento se cierra, se le envía copia del PDF firmado. También puedes añadir a otras personas como destinatarias de esa copia. **¿Puede ver quién más tiene que firmar?** Ve que el documento tiene varios firmantes, pero su enlace solo le sirve para su propia firma. ## Ejemplos **Un despacho manda un NDA a firmar y el cliente responde por correo diciendo que no le llega ningún código.** - Comprueba en la solicitud el teléfono que se registró para ese firmante - Ve que es un número fijo, no un móvil - Cancela, corrige el contacto y vuelve a enviar → El cliente firma en cinco minutos, en vez de acabar mandando el NDA por correo escaneado. **El firmante busca dónde registrarse.** - Le explica que firma desde el enlace sin cuenta → Firma en el momento. **El firmante no ve dónde tiene que firmar en el documento.** - Coloca los campos de firma antes de enviar → El recorrido es evidente sin explicación. **El firmante recibe el código y no sabe para qué es.** - Explica el paso en el propio aviso → El segundo factor deja de ser un obstáculo. **Se manda a firmar sin haber visto el lado del firmante.** - Se manda el documento a sí mismo primero → Los atascos aparecen antes de llegar a nadie. **El firmante quiere leerlo con calma antes de firmar.** - Le indica que puede abrirlo y volver después → No firma con prisa por miedo a perder el enlace. --- --- id: KB-CO-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/que-te-queda-como-prueba idioma: es categoria: consigne subcategoria: prueba modulo: consigne audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-CO-002, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CO-001, KB-CO-002, KB-SC-003, KB-CR-004, KB-CO-018, KB-CO-020, KB-CO-021, KB-CR-006, KB-TZ-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/verify/search --- # Qué te queda como prueba cuando termina _El PDF firmado, el sello de tiempo, la cadena de evidencias y cómo lo comprueba un tercero._ **Responde a:** cómo demuestro que alguien firmó un documento · qué prueba queda de una firma electrónica · verificar un documento firmado · validez de la firma si dejo de ser cliente Firmar es la mitad del trabajo. La otra mitad es poder demostrarlo dentro de tres años, cuando ya nadie se acuerde y puede que ni sigas usando esta plataforma. Esto es lo que queda. **Lo que se produce al cerrar una firma** — Las cuatro piezas viajan con el documento. La clave es que se pueden comprobar sin entrar en Code Contract. ## El documento firmado Un PDF con las firmas dibujadas en el sitio donde las colocaste, más una firma criptográfica invisible que es la que de verdad certifica que el archivo no se ha tocado desde entonces. Se abre en cualquier lector de PDF, y los lectores que saben validar firmas te dirán si el documento está íntegro. ## El sello de tiempo Certifica cuándo se firmó, y lo certifica un tercero independiente, no nosotros. Es lo que impide discutir la fecha: sin sello de tiempo, la fecha de un archivo es lo que diga el ordenador que lo abre. ## La cadena de evidencias Es el relato completo de lo que pasó: cuándo se envió cada aviso, por qué canal, cuándo se abrió el enlace, desde qué dispositivo se firmó, si hubo código SMS y cuándo se validó. Es lo que se aporta cuando alguien discute una firma, y es la diferencia entre «creo que firmó» y «firmó el 12 de agosto a las 10:14 desde un móvil, tras validar el código enviado a su número». ## Cómo lo comprueba alguien de fuera Hay una página de verificación pública: cualquiera con el documento puede comprobar que corresponde a una firma registrada, sin tener cuenta y sin pedirte permiso. Es lo que le das a un abogado, a un banco o a un juzgado cuando quieren confirmarlo por su cuenta. > [!NOTE] > Que se pueda verificar de forma independiente es justo el punto. Una prueba que solo puede confirmar quien la emitió vale bastante menos. ## Preguntas frecuentes **¿Necesito seguir siendo cliente para que la firma valga?** No. El PDF firmado lleva dentro la firma y el sello: se valida en cualquier lector sin depender de nosotros. Descárgalo y guárdalo donde quieras. **¿Qué pasa si alguien modifica el PDF después?** La validación falla y salta a la vista: la firma deja de corresponder con el contenido. Es precisamente para lo que sirve. **¿Puedo descargar solo el certificado, sin el contrato?** Sí. El certificado de firma es un documento aparte, legible, que resume quién firmó y cuándo. Es cómodo para adjuntar a un expediente sin mandar el contrato entero. **¿Cuánto tiempo se conserva?** El documento y su prueba se conservan según la política de retención de tu organización. Si necesitas guardarlo más tiempo por tu cuenta, descárgalo: el archivo es autosuficiente. **¿Sirve fuera de España?** El marco de firma electrónica es europeo, así que el mismo razonamiento aplica en la UE. Fuera de ella depende de la legislación de cada país. ## Ejemplos **Dos años después de firmar, un antiguo empleado dice que nunca aceptó la cláusula de confidencialidad.** - Descarga el PDF firmado y su cadena de evidencias - Comprueba en la verificación pública que el documento es íntegro - Entrega al abogado el certificado de firma con fecha, hora y validación del código → Una prueba que el abogado de la otra parte puede comprobar por su cuenta, sin tener que fiarse de tu palabra ni de la nuestra. **Se guarda solo el PDF y se pierde el contexto.** - Conserva el documento con su cadena de evidencias → La prueba viaja con el documento. **Un tercero quiere comprobar la firma por su cuenta.** - Le indica la página de verificación → Comprueba sin depender de vuestra palabra. **Se reguarda el PDF con otro programa y deja de validar.** - Conserva el fichero tal y como quedó firmado → La validación sigue funcionando años después. **Se necesita la prueba para un procedimiento.** - Entrega el documento firmado y sus evidencias → Se aporta una pieza completa. **Nadie sabe qué contiene exactamente la prueba.** - Revisa los campos de la cadena de evidencias → Se sabe qué se puede afirmar y qué no. --- --- id: KB-CO-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/he-recibido-un-documento-para-firmar idioma: es categoria: consigne subcategoria: firmantes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en, de, zh, fr, pt] relacionados: [KB-CO-002, KB-CO-006] citadoPor: [KB-CO-013, KB-CO-006, KB-CL-003, KB-CO-016, KB-TL-021, KB-GL-007] --- # He recibido un documento para firmar _Qué es ese correo, si es de fiar y qué pasa cuando pulsas firmar._ **Responde a:** he recibido un enlace para firmar es seguro · cómo firmo un documento que me han enviado · tengo que crearme una cuenta para firmar · qué pasa si firmo desde el móvil Alguien con quien tienes trato —tu empresa, un cliente, una gestoría— te ha mandado un documento a firmar por Code Contract. Si esperabas ese documento, el enlace es el camino previsto; si no lo esperabas, escribe a quien te lo manda antes de firmar nada. Esa regla vale aquí y en cualquier otro sitio. **En corto** - No hace falta cuenta ni contraseña ni instalar nada. - Funciona en el móvil igual que en el ordenador. - Puedes leer el documento entero antes de decidir. ## Qué vas a hacer 1. **Pulsar el enlace del correo, del SMS o del WhatsApp.** 2. **Leer el documento. Está completo, no es un resumen.** 3. **Confirmar quién eres, si te lo piden (normalmente un código al móvil).** 4. **Firmar.** ## Lo que pasa después Recibes una copia del documento firmado. Esa copia lleva dentro las evidencias: cuándo lo abriste, desde dónde, cómo confirmaste tu identidad y en qué momento firmaste. Es lo que hace que la firma valga. > [!WARNING] > Si el documento dice algo que no habías acordado, no firmes y avisa. Firmar no es un trámite: una vez firmado, el documento vale. **¿Tengo que pagar algo?** No. Firmar nunca cuesta nada a quien firma. **¿Puedo firmar desde el móvil?** Sí, y es lo más habitual. **¿Y si no quiero firmar?** Puedes rechazarlo. Se registra igual, y quien te lo mandó se entera. **¿Se guarda mi firma para otra cosa?** No. Vale para ese documento y nada más. ## Ejemplos **Recibes por WhatsApp un enlace para firmar el anexo de tu contrato.** - Abres el enlace en el móvil - Lees el anexo entero - Metes el código que te llega por SMS - Firmas → Te llega el PDF firmado por correo, con la hora exacta y la prueba de que fuiste tú. **Llega un correo para firmar y no se esperaba.** - Comprueba con el remitente por otro canal → La verificación no pasa por el propio correo. **Se teme que firmar comprometa a algo no leído.** - Abre y lee el documento antes de firmar → Se firma sabiendo qué se acepta. **El documento tiene un error y se firma igual.** - Avisa antes de firmar y pide la corrección → Se evita anular una firma después. **Se firma desde el móvil en mitad de otra cosa.** - Espera a poder leerlo con calma → La firma no se da a ciegas por comodidad. **No queda claro quién más ha firmado.** - Consulta el estado en el propio enlace → Se ve el circuito completo antes de decidir. --- --- id: KB-CO-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/no-puedo-firmar-que-hago idioma: es categoria: consigne subcategoria: firmantes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en, de, zh, fr, pt] relacionados: [KB-CO-005, KB-PR-001] citadoPor: [KB-CO-005, KB-CO-016, KB-PR-013, KB-GL-008] --- # No consigo firmar _El código no llega, el enlace ha caducado, el documento no se abre: qué hacer en cada caso._ **Responde a:** no me llega el código para firmar · el enlace de firma ha caducado · no se abre el documento para firmar · he perdido el correo de la firma Casi todos los problemas al firmar son uno de estos cuatro, y los cuatro se arreglan sin llamar a nadie. | Lo que te pasa | Por qué | Qué hacer | | --- | --- | --- | | No llega el código | Cobertura, o el número no es el tuyo | Pedir otro código. Si tampoco llega, avisar a quien te lo mandó: puede tener mal el número | | El enlace ha caducado | Los enlaces tienen fecha límite | Pedir uno nuevo a quien te lo mandó. Es inmediato | | El documento no se abre | Conexión lenta o navegador muy antiguo | Probar en otro navegador o con datos móviles | | He perdido el correo | Suele estar en no deseados | Buscar por el nombre de quien envía; si no, pedir que lo reenvíen | > [!NOTE] > Pedir otro código no invalida nada: el documento sigue esperándote, y firmarlo un día después vale exactamente igual. ## Lo que no debes hacer - Firmar en nombre de otra persona, aunque te lo pida. La firma dice quién eres, y eso es justamente su valor. - Reenviar tu enlace a un compañero para que firme por ti. Que firme él con el suyo. - Imprimir, firmar a mano y devolverlo escaneado, salvo que te lo pidan: pierde las evidencias. **¿Cuántas veces puedo pedir el código?** Las que necesites, con unos segundos de espera entre una y otra. **¿Puedo firmar sin móvil?** Depende de lo que haya pedido quien envía. Si exige código al móvil, hace falta. **¿Y si el documento tiene un error?** No lo firmes. Avisa: se corrige y se manda de nuevo, que es más rápido que anular una firma. ## Ejemplos **Estás en un pueblo sin cobertura y el código por SMS no llega.** - Esperas a tener wifi - Pides otro código → Firmas esa misma noche; el documento seguía esperando. **El código no llega al móvil.** - Comprueba el número registrado y pide el reenvío → El bloqueo se resuelve sin cambiar el documento. **El enlace ha caducado.** - Pide uno nuevo a quien lo envió → El nuevo enlace llega en un minuto. **El documento no se abre en el navegador.** - Prueba en otro navegador o dispositivo → Se sitúa el problema antes de reportarlo. **El firmante está en una red que bloquea el dominio.** - Firma desde otra conexión → La firma se resuelve el mismo día. **La firma se queda a medias y no se sabe si valió.** - Comprueba el estado antes de repetir → No se firma dos veces el mismo documento. --- --- id: KB-CO-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/orden-de-firma-quien-firma-primero idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-CO-008] citadoPor: [KB-CO-008, KB-CO-012] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Quién firma primero _Cuándo conviene un orden, cuándo estorba, y qué pasa si alguien se cae del circuito._ **Responde a:** establecer orden de firma · que firmen todos a la vez · el segundo firmante no recibe nada · firma en cadena varias personas Cuando firman varias personas hay dos formas de hacerlo, y elegir mal alarga el proceso días sin ganar nada. | Modo | Cuándo usarlo | Coste | | --- | --- | --- | | Todos a la vez | Nadie depende de nadie: un acuerdo entre iguales | Ninguno. Es lo más rápido | | En orden | Uno tiene que ver la firma del anterior, o hay un apoderado que valida al final | Cada firmante espera al anterior | > [!IMPORTANT] > En orden, si uno se atasca se atasca todo. El resto ni siquiera sabe que existe el documento, porque no les ha llegado. Si no hay una razón real para el orden, no lo pongas. ## Si alguien se cae del circuito Se sustituye al firmante sin rehacer el envío: entra el nuevo en su posición y el circuito continúa. Lo firmado antes sigue firmado. **¿Puedo mezclar? Dos a la vez y luego un tercero.** Sí: se agrupa por posiciones, y dentro de cada posición van en paralelo. **¿El último ve las firmas anteriores?** Sí, y esa suele ser la razón de poner orden. **¿Se puede saltar a uno?** Sí, quitándolo del circuito. Queda registrado quién lo quitó y cuándo. ## Ejemplos **Un contrato lo firman dos socios y luego lo valida el apoderado.** - Pone a los dos socios en la primera posición, en paralelo - El apoderado en la segunda → Los socios firman el mismo día y el apoderado cierra al siguiente, viendo ya las dos firmas. **Se exige orden y el primero está de vacaciones.** - Quita el orden si no hace falta → Los demás firman mientras tanto. **Una firma tiene que ir después de otra por sentido.** - Define el orden solo en ese punto → El circuito refleja el procedimiento real. **Un firmante se cae del circuito.** - Lo sustituye y continúa desde donde estaba → No hay que empezar de nuevo. **Todos firman a la vez y hay confusión sobre versiones.** - Confirma que todos firman el mismo documento → La copia final es una sola. **Nadie sabe a quién le toca ahora.** - Consulta el estado por firmante → Se reclama a quien corresponde. --- --- id: KB-CO-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/anular-o-corregir-un-envio-de-firma idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-007, KB-TZ-001, KB-CO-022] citadoPor: [KB-CO-007, KB-CO-011, KB-PR-008, KB-CL-015, KB-PR-024] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Anular o corregir un envío _Has mandado el documento equivocado. Qué se puede deshacer y qué no._ **Responde a:** cancelar una firma enviada · he mandado el documento equivocado · corregir un contrato ya enviado a firmar · anular una solicitud de firma Pasa. El documento tenía una cifra mal, o se ha mandado a la persona equivocada. Lo importante es qué se puede deshacer, y depende de si alguien ha firmado ya. | Estado | Qué puedes hacer | | --- | --- | | Nadie ha firmado | Anular y volver a enviar. El enlace deja de funcionar al momento | | Alguien ha firmado | Anular el circuito, pero la firma existente no desaparece: queda como firma de un documento anulado | | Todos han firmado | El documento está cerrado. Se corrige con otro documento, no borrando este | > [!IMPORTANT] > Una firma no se borra nunca. Es precisamente lo que la hace valer: si se pudiera hacer desaparecer, no probaría nada. Un documento firmado por error se corrige con un anexo o con uno nuevo que lo sustituya. ## Cómo se anula 1. **Abre el envío en Consigne.** 2. **Pulsa «Anular».** 3. **Escribe el motivo — lo verán los firmantes y queda en el registro.** > [!NOTE] > Anular avisa a quien todavía no había firmado, que es lo que evita que firmen un documento que ya no vale. **¿El firmante sabe que se anuló?** Sí, recibe aviso con el motivo que escribas. **¿Se recupera el crédito?** El envío ya consumido no se devuelve; el reenvío corregido cuenta como uno nuevo. **¿Puedo cambiar solo el correo de un firmante?** Sí, sin anular, mientras esa persona no haya firmado. ## Ejemplos **Se manda a firmar un contrato con la fecha de inicio equivocada y nadie ha firmado aún.** - Anula indicando «fecha de inicio incorrecta» - Corrige el documento - Vuelve a enviarlo → Los firmantes reciben el correcto sin haber firmado el malo. **Se manda el borrador en lugar del definitivo.** - Anula el envío antes de que nadie firme → No queda una firma sobre el documento equivocado. **Ya ha firmado uno de los tres.** - Anula y reenvía explicando el motivo → El firmante entiende por qué le llega otra vez. **El documento ya está firmado por todos.** - Emite un anexo corrector y lo manda a firmar → La corrección queda documentada en lugar de escondida. **Se anula sin avisar a los firmantes.** - Avisa a quien ya había firmado → Nadie se queda con una copia que ya no vale. **Se anula y se pierde el rastro de lo ocurrido.** - Conserva el registro del envío anulado → La historia se puede explicar. --- --- id: KB-CO-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/que-valor-legal-tiene-la-firma idioma: es categoria: consigne subcategoria: prueba audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-003, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-CO-012, KB-CO-018, KB-CO-022, KB-GL-003, KB-GL-004, KB-GL-007] --- # Qué valor tiene la firma _Qué prueba exactamente una firma electrónica y qué hace falta para defenderla._ **Responde a:** la firma electrónica es válida legalmente · qué valor tiene una firma digital · sirve como prueba en un juicio · diferencia entre firma simple y cualificada Una firma electrónica no vale por ser electrónica: vale por lo que puede demostrar. Y lo que puede demostrar son tres cosas concretas. **En corto** - Quién firmó — y con qué se comprobó que era esa persona. - Qué firmó — el documento exacto, no una versión parecida. - Cuándo firmó — con una hora que no pusiste tú. ## Las tres, juntas Cada una por separado se rebate. Juntas, no: si el documento tiene una huella que no cuadraría con ningún cambio posterior, la hora la certifica un tercero, y hay registro de que el firmante recibió un código en su móvil y lo introdujo, quien lo discuta tiene que explicar cómo ocurrió todo eso sin él. ## Cuánta comprobación conviene | Lo que firmas | Comprobación razonable | | --- | --- | | Una autorización interna | Correo. El firmante ya está identificado por su cuenta | | Un contrato con un tercero | Código al móvil. Añade algo que solo esa persona tiene | | Un compromiso económico importante | Código al móvil y documento de identidad | _Más comprobación es más fricción. La proporción se decide por lo que hay en juego, no por costumbre._ > [!WARNING] > Hay documentos que la ley exige firmar ante notario o con firma cualificada. Ninguna plataforma sustituye eso; si tienes dudas sobre un documento concreto, pregunta a tu asesor antes. **¿Vale fuera de España?** El marco europeo (eIDAS) reconoce la firma electrónica en toda la UE. Fuera, depende del país. **¿Y si el firmante dice que no fue él?** Ahí es donde sirven las evidencias: hora, dispositivo, código recibido en su número. **¿Necesito guardar el PDF?** Puedes, pero la copia con las evidencias está en la plataforma y se puede verificar sin ella. ## Ejemplos **Un proveedor niega haber aceptado una condición del contrato dos años después.** - Se recupera el documento firmado - Se comprueba la huella, la hora certificada y el registro del código enviado a su móvil → La discusión se cierra sin abogados: lo que hay registrado no admite dos lecturas. **Un firmante niega haber firmado.** - Abre la cadena de evidencias → Consta el código, el dispositivo y la hora. **Se pregunta si vale lo mismo que una firma en papel.** - Compara qué queda registrado en cada caso → Se ve que en papel casi nunca consta la hora. **Hace falta defender la firma ante un tercero.** - Aporta el documento con sus evidencias → El tercero comprueba por su cuenta. **Se firmó con nivel bajo un documento delicado.** - Revisa el criterio de nivel por tipo de documento → El nivel acompaña al riesgo desde el principio. **Se guardó solo una captura de pantalla.** - Conserva el documento firmado original → La prueba es el fichero y no una imagen. --- --- id: KB-CO-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/recordatorios-de-firma-cada-cuanto idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-TL-004] citadoPor: [KB-CO-014, KB-CO-019] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Recordatorios: cada cuánto insistir _El punto donde recordar ayuda y el punto donde molesta, con números._ **Responde a:** cada cuánto mandar recordatorios de firma · configurar recordatorios automáticos · el firmante no firma qué hago · dejar de mandar recordatorios Un recordatorio bien puesto cierra firmas. Cuatro seguidos consiguen que la persona marque tu dirección como no deseada, y entonces ya no llega ninguno. **En corto** - El primero, a los tres días. Antes es prisa; después ya se ha olvidado. - Como mucho tres en total, espaciándolos. - A partir del tercero el problema no es la memoria: es otra cosa. ## Un ritmo que funciona | Cuándo | Qué manda | Por qué | | --- | --- | --- | | Día 0 | El envío | — | | Día 3 | Recordatorio suave | La mayoría firma aquí | | Día 7 | Recordatorio con fecha límite | Da una razón para hacerlo hoy | | Día 12 | Último aviso | Y después, una llamada | > [!NOTE] > Si a los doce días no ha firmado, lo que falta no es un recordatorio: o no está de acuerdo con algo, o el documento no le llega, o la persona correcta es otra. Cualquiera de las tres se resuelve hablando, no insistiendo. ## Cambiar de canal ayuda más que repetir El cuarto correo va a la misma bandeja que los tres anteriores. Un SMS llega a un sitio distinto, y se ve. **¿Se pueden programar solos?** Sí, se define el ritmo al enviar y salen sin que hagas nada. **¿Dejan de mandarse cuando firma?** Sí, al momento. **¿Puedo pararlos a mitad?** Sí, en cualquier momento. ## Ejemplos **Una empresa manda cuarenta anexos laborales y quiere cerrarlos en dos semanas.** - Programa recordatorios a los 3, 7 y 12 días - El día 8 llama a los cinco que quedan → Treinta y cinco firman solos; los cinco restantes se resuelven por teléfono en una tarde. **Se recuerda cada día y el firmante deja de leer.** - Espacia los recordatorios → El aviso vuelve a tener efecto. **No se recuerda nunca y el documento se olvida.** - Activa el recordatorio automático → La firma llega sin que nadie insista a mano. **Se recuerda a quien ya firmó.** - Comprueba que el recordatorio excluye a los firmados → Nadie recibe avisos que no le tocan. **El recordatorio no dice para cuándo se necesita.** - Incluye la fecha límite en el aviso → El firmante prioriza con criterio. **Tras varios recordatorios sigue sin firmar.** - Cambia de canal y deja constancia → El seguimiento no se queda atascado en el correo. --- --- id: KB-CO-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/preparar-un-documento-para-firma idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-CO-008, KB-CO-017] citadoPor: [KB-PR-008, KB-CO-015] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Preparar bien un documento para firma _Dónde va cada firma, qué rellena cada uno y por qué revisarlo antes ahorra anular después._ **Responde a:** poner el campo de firma en el pdf · que el firmante rellene un dato · preparar un contrato para firmar · campos de firma y fecha Casi todos los envíos que hay que anular no fallan al firmar: fallan al prepararse. Cinco minutos de revisión antes evitan la conversación incómoda de después. **En corto** - Cada firmante tiene su sitio: dos firmas en el mismo hueco se pisan. - Lo que tenga que rellenar el firmante, ponlo como campo suyo, no lo dejes en blanco. - La fecha la pone el sistema; no la dejes a mano. ## Los cuatro tipos de hueco | Hueco | Quién lo rellena | Cuándo usarlo | | --- | --- | --- | | Firma | El firmante | Siempre, uno por persona | | Fecha | El sistema | Nunca a mano: una fecha escrita por el firmante no prueba cuándo firmó | | Dato del firmante | El firmante | DNI, cargo, número de cuenta que tú no tienes | | Dato tuyo | Tú, al preparar | Importe, referencia, lo que ya sabes | ## La revisión de cinco minutos 1. **Comprueba que hay tantas firmas como firmantes, y que cada una está en su sitio.** 2. **Lee el documento entero una vez, no en diagonal. Los errores de importe se ven aquí.** 3. **Mira la versión previa tal y como la verá el firmante.** 4. **Si son más de veinte envíos, manda uno a ti mismo primero.** > [!IMPORTANT] > Un documento con el importe mal firmado por doscientas personas no se arregla anulando: hay que volver a mandarlo y explicar por qué. Los cinco minutos de antes valen más que cualquier función de después. > [!WARNING] > No pongas huecos que el firmante no pueda rellenar. Pedirle un dato que no tiene a mano es la forma más segura de que deje el documento a medias. **¿Puedo mover un hueco después de enviar?** Si nadie ha firmado, sí, reenviándolo. Después, no. **¿Se puede firmar en más de una página?** Sí, tantas veces como pongas huecos de firma. **¿Y si el documento tiene anexos?** Se firma el conjunto; los anexos van dentro del mismo documento. ## Ejemplos **Una empresa va a mandar 180 anexos con el importe personalizado.** - Se lo manda primero a sí misma - Comprueba que el importe sale bien y la firma está donde toca - Lanza los 180 → No hay que anular ninguno, frente a la vez anterior en que se anularon 180 por un campo mal puesto. **Se manda sin colocar los campos de firma.** - Los coloca antes de enviar → El firmante sabe dónde firmar sin preguntar. **Dos firmantes firman en el mismo sitio.** - Asigna un campo a cada uno → Cada firma queda identificada. **Hace falta que el firmante rellene un dato.** - Añade el campo correspondiente → El dato llega con la firma y no en un correo aparte. **El documento tiene una errata que se ve al firmar.** - Lo revisa entero antes de enviar → Se evita anular y volver a mandar. **El PDF tiene páginas en blanco al final.** - Limpia el documento antes de enviarlo → El firmante no duda de si falta algo. --- --- id: KB-CO-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/quien-tiene-que-firmar-de-una-empresa idioma: es categoria: consigne subcategoria: firmantes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-007, KB-CO-009] citadoPor: [KB-LE-005, KB-CS-009] --- # Quién tiene que firmar de una empresa _Firmar sin poderes es el fallo que más caro sale, y no se ve hasta que hace falta._ **Responde a:** quién puede firmar en nombre de una empresa · apoderado firma contrato · el que firmó no tenía poderes · verificar poderes de firma Que alguien de la empresa firme no significa que la empresa quede obligada. Si quien firma no tiene poderes para eso, el documento puede no valer — y eso se descubre justo cuando lo necesitas, no antes. **En corto** - El cargo no basta: hace falta que tenga poderes para ese tipo de acto. - Los poderes tienen límites de importe y de materia. - Comprobarlo una vez, al dar de alta a la empresa, sirve para todos los contratos siguientes. ## Quién suele poder | Quién | Normalmente | | --- | --- | | Administrador único o solidario | Sí, con amplitud | | Apoderado | Sí, dentro de lo que diga su poder | | Director general sin poderes | No, aunque lo parezca | | Responsable de área | Solo si tiene poder para eso | _Esto es orientativo: lo que manda es la escritura de poder concreta de esa sociedad._ ## Cómo se comprueba sin volverse loco 1. **Pídelo una vez, al dar de alta a la empresa: la escritura de poder o el certificado del registro.** 2. **Anota quién puede firmar qué y hasta qué importe.** 3. **En cada contrato, comprueba contra esa nota en vez de volver a pedirlo.** > [!IMPORTANT] > Si el importe supera lo que cubre el poder, hace falta que firme quien sí pueda. Un contrato firmado por encima del poder es exactamente el que se discute después. > [!WARNING] > Los poderes se revocan. El que valía hace tres años puede no valer hoy, y en una operación importante conviene pedir un certificado reciente. > [!NOTE] > Añadir la comprobación de poderes al alta de proveedor o de cliente convierte esto en un trámite de una vez, en lugar de una duda en cada contrato. **¿Puede firmar dos personas mancomunadamente?** Sí, poniendo a las dos como firmantes obligatorios. **¿Y si firma quien no debía?** El documento puede impugnarse. Mejor rehacerlo con quien corresponda. **¿Esto es asesoramiento legal?** No. Es el criterio práctico; lo concreto lo dice vuestro asesor. ## Ejemplos **Una empresa descubre que tres contratos importantes los firmó un director sin poderes.** - Pide los poderes al dar de alta a cada cliente - Rehace los tres con el apoderado correcto → Los siguientes contratos se firman con quien puede, comprobado en treinta segundos. **Firma quien no tiene poderes para hacerlo.** - Comprueba quién puede firmar antes de enviar → La firma se sostiene el día que se revise. **Nadie sabe quién es el apoderado de un proveedor.** - Lo pregunta al preparar el envío → El documento va a la persona correcta a la primera. **El apoderado cambió y nadie lo comunicó.** - Revisa los poderes en las renovaciones → El dato se mantiene al día sin sobresaltos. **Firma un empleado por comodidad.** - Redirige al firmante con capacidad → Se evita una firma discutible. **Hay que acreditar los poderes ante un tercero.** - Guarda la documentación de poderes junto al contrato → Se aporta todo junto cuando lo piden. --- --- id: KB-CO-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/tu-primer-envio-a-firmar idioma: es categoria: consigne subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-011, KB-CO-013, KB-PS-007] citadoPor: [KB-CS-011, KB-CS-014, KB-CO-019] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Tu primer envío a firmar _De un PDF en tu ordenador a un documento firmado, la primera vez._ **Responde a:** cómo mando un documento a firmar · enviar un contrato para firma electrónica · primera vez que uso consigne · cómo funciona firmar un pdf Coge un documento real que tengas que firmar de todas formas. Los cinco minutos que tardes esta primera vez son los mismos que ibas a tardar imprimiéndolo, y a partir de aquí ya no hay que imprimir nada. ## Los cinco pasos 1. **Sube el documento** — El PDF tal cual. No hace falta prepararlo de ninguna forma especial. 2. **Di quién firma** — Nombre y correo. Si son varios, decide si firman a la vez o en orden — a la vez es más rápido y casi siempre vale. 3. **Pon dónde firma cada uno** — Un hueco por persona. Dos firmas en el mismo sitio se pisan. 4. **Elige cómo se comprueba quién es** — Correo basta para lo interno; código al móvil para un tercero. 5. **Envía** — Le llega un enlace. Sin cuenta, sin instalar nada, y funciona en el móvil. ## Antes de darle a enviar, cinco minutos - Lee el documento entero una vez. Los errores de importe se ven aquí y no después. - Comprueba que hay tantas firmas como firmantes. - Mira la vista previa tal y como la verá quien lo reciba. > [!IMPORTANT] > Si vas a mandar el mismo documento a más de veinte personas, mándatelo primero a ti mismo. Un campo mal puesto en doscientos envíos son doscientas conversaciones incómodas, y no se pueden retirar del correo de nadie. ## Qué pasa después Verás si le llegó, si lo abrió y cuándo firmó. Al terminar, todos reciben una copia con las evidencias dentro: cuándo se abrió, cómo se comprobó la identidad y el momento exacto de la firma. Eso es lo que hace que valga. > [!NOTE] > La fecha la pone el sistema, nunca a mano. Una fecha escrita por el propio firmante no demuestra cuándo firmó, que es justo lo que hay que poder demostrar. **¿Vale legalmente?** Sí, y con más prueba detrás que un papel firmado a mano, donde nadie registra la hora. **¿Le cuesta algo a quien firma?** No, nunca. **¿Y si me equivoco?** Mientras nadie haya firmado, se anula y se manda corregido. ## Ejemplos **Una empresa imprime, firma y escanea cada contrato de alquiler.** - Manda el siguiente por Consigne - El inquilino firma desde el móvil esa tarde → El contrato queda firmado el mismo día y con la hora certificada, que el papel no tenía. **Se prepara el documento perfecto antes de probar.** - Manda un PDF cualquiera a un compañero → Se ve el circuito entero en diez minutos. **No se sabe qué recibe el firmante.** - Se pone a sí mismo como firmante → Se conoce el otro lado antes de usarlo con nadie. **Se prueba con un documento real y confidencial.** - Usa un documento de prueba → El aprendizaje no compromete nada. **Se firma y no se sabe dónde queda el resultado.** - Comprueba dónde se guarda el documento firmado → Se sabe dónde buscarlo la próxima vez. **La primera vez se tarda y se desanima.** - Guarda la configuración que funcionó → El segundo envío cuesta un minuto. --- --- id: KB-CO-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/firmar-desde-el-movil-en-cualquier-sitio idioma: es categoria: consigne subcategoria: firmantes audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-006, KB-CO-005] citadoPor: [KB-CO-003] --- # Firmar desde el móvil en cualquier sitio _En una obra, en un camión o en casa de un cliente. Qué hace falta y qué no._ **Responde a:** firmar desde el móvil · se puede firmar sin ordenador · firmar en la obra sin impresora · firmar un documento en el móvil paso a paso La mayoría de las firmas que se retrasan no se retrasan por dudas sobre el documento: se retrasan porque la persona no está delante de un ordenador cuando le llega, y cuando llega al ordenador ya se le ha olvidado. ## Qué hace falta | Hace falta | No hace falta | | --- | --- | | El enlace que se le mandó | Instalar ninguna aplicación | | Conexión, aunque sea de móvil | Tener cuenta en la plataforma | | Poder leer el documento | Impresora ni escáner | | Y a veces un código de verificación | Certificado digital, salvo que se exija | > [!IMPORTANT] > La columna derecha es la que más sorprende a quien firma. Mucha gente aparta el correo pensando «esto necesita el ordenador de la oficina», y no lo necesita: se abre, se lee y se firma con el dedo. ## Cómo es el recorrido 1. **Abrir el enlace** — Va directo al documento, sin registro ni contraseña. 2. **Leerlo** — Merece la pena hacerlo de verdad: es lo que se firma. 3. **Verificar quién sois, si se pide** — Un código que llega aparte, para probar que sois vosotros. 4. **Y firmar** — Con el dedo o aceptando; queda copia y prueba. > [!WARNING] > Si el documento es largo y complejo, firmarlo en el móvil entre dos cosas no es buena idea aunque se pueda. La comodidad de firmar en cualquier sitio no cambia lo que estáis asumiendo al firmar. ## Cuando no hay cobertura En una obra en sótano o en una nave sin señal, el enlace no abrirá. Lo que funciona es prepararlo antes o firmarlo al salir; lo que no funciona es volver al papel «solo por hoy», porque ese papel es el que luego nadie escanea. **En corto** - El enlace sigue siendo válido más tarde: no se pierde por no abrirlo al momento. - Si se olvida, llegará un recordatorio. - Y si el enlace caducó, se puede pedir otro. > [!NOTE] > Firmar no cuesta nada a quien firma. El consumo corre por cuenta de quien envía, y una firma hecha desde el móvil vale exactamente lo mismo que una hecha desde un ordenador. **¿Vale la firma con el dedo?** Sí. Lo que da valor es la prueba que queda alrededor, no el trazo. **¿Me llega copia?** Sí, al terminar. **¿Y si me equivoco al firmar?** Avisad a quien lo envió: puede anularlo y volver a mandarlo. ## Ejemplos **Un jefe de obra tarda días en firmar porque solo abre el correo en la oficina.** - Abre el enlace desde el móvil en la propia obra - Firma con el dedo tras leerlo → Los partes y anexos dejan de acumularse y se firman el día que llegan. **El firmante está en obra y no tiene ordenador.** - Firma desde el navegador del móvil → La firma no espera a que vuelva a oficina. **El firmante conduce y no puede parar mucho rato.** - Abre el enlace y firma en una parada → El proceso se completa sin desplazamientos. **El documento no se lee bien en pantalla pequeña.** - Comprueba cómo se ve antes de enviar → El firmante lee lo que firma. **El código llega al mismo móvil desde el que se firma.** - Firma igualmente: el código funciona en el mismo dispositivo → No hace falta un segundo aparato. **La cobertura es mala y la firma se corta.** - Reintenta cuando haya señal estable → La firma se completa sin duplicar el documento. --- --- id: KB-CO-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/documentos-que-hay-que-firmar-cada-ano idioma: es categoria: consigne subcategoria: enviar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-014, KB-CF-012] citadoPor: [KB-CO-011] --- # Documentos que hay que firmar cada año _Renovaciones, códigos de conducta y anexos: lo que se repite conviene que se repita solo._ **Responde a:** firmas que se repiten cada año · renovar la aceptación de un código de conducta · mandar a firmar el mismo documento anualmente · campaña anual de firmas Hay documentos que no se firman una vez: se firman cada año. Códigos de conducta, políticas internas, cláusulas de confidencialidad, condiciones de colaboración, autorizaciones que caducan. Y como tocan una vez al año, siempre pillan a alguien de vacaciones. ## Cómo se plantea la campaña anual 1. **Una lista de quién tiene que firmar este año** — No la del año pasado: la gente cambia y ese desfase es la causa nº 1 de huecos. 2. **Un único envío a todos** — El mismo documento a doscientas personas cuenta como una acción, no doscientas. 3. **Insistencia automática y espaciada** — El grueso firma en las primeras 48 horas; el resto, con recordatorios. 4. **Y una lista visible de quién falta** — Es lo que permite el último empujón dirigido en lugar de un correo a todos. > [!IMPORTANT] > Conservad la versión firmada de cada año, no solo la última. Si el documento cambia —y suele cambiar—, lo que esa persona aceptó fue el texto de aquel año, y eso es lo que hay que poder enseñar si alguna vez se discute. ## Los tres huecos habituales | Hueco | Por qué pasa | Cómo se cierra | | --- | --- | --- | | Quien entró después de la campaña | La lista era de enero y él llegó en marzo | Incluirlo en el alta, no esperar al año siguiente | | Quien estaba de baja o de vacaciones | No vio el envío y nadie lo revisó luego | La lista de pendientes al cerrar la campaña | | Quien cambió de puesto | Le tocaba otro documento distinto | Revisar la lista por rol, no por plantilla entera | > [!WARNING] > El primero es el más común y el que más raro queda en una auditoría: media plantilla con la política firmada y un grupo de gente sin firmarla porque entró en el mes equivocado. Si el alta incluye lo que toque firmar, deja de pasar. ## Cuándo conviene hacerlo por tandas **En corto** - Si son más de doscientas personas, para poder revisar sin agobio. - Si hay varios idiomas, para mandar cada versión a quien toca. - Y si el documento cambia por colectivo, para no mezclar textos. > [!NOTE] > Programar el envío para una fecha concreta ayuda más de lo que parece: un lunes por la mañana obtiene bastante mejor respuesta que un viernes por la tarde, y eso se decide al programarlo, no al mandarlo. **¿Y quien no firma nunca?** A la tercera deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión de la empresa. **¿Se puede saber quién lo ha leído?** Se sabe quién lo abrió y quién firmó, con fecha y hora. **¿Sirve para proveedores?** Sí, es el mismo mecanismo que la renovación anual de documentación. ## Ejemplos **Una empresa manda cada enero el código de conducta y siempre quedan huecos.** - Genera la lista del año en curso, no la anterior - Incluye el documento en el alta de quien entra después → La campaña cierra al 100 % y deja de haber grupos sin firmar por el mes de incorporación. **La renovación anual se hace cuando alguien se acuerda.** - Programa el envío con antelación → Sale sola cada año. **Se manda a cien personas una por una.** - Lanza el mismo documento a todos de una vez → La campaña se prepara en una tarde. **Se renueva a quien ya lo firmó este año.** - Excluye a quienes ya tienen la firma vigente → Nadie firma dos veces lo mismo. **No se sabe quién falta por firmar.** - Consulta el avance de la campaña → Se reclama a los que faltan y no a todos. **El documento cambia de un año a otro.** - Guarda cada versión con su año → Se sabe qué firmó cada uno y cuándo. --- --- id: KB-CO-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/si-alguien-niega-haber-firmado idioma: es categoria: consigne subcategoria: prueba audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-004, KB-CO-009] citadoPor: [KB-CO-020] --- # Si alguien niega haber firmado _Lo que sostiene una firma electrónica no es la firma: es todo lo que quedó alrededor de ella._ **Responde a:** un cliente dice que no firmó · impugnar una firma electrónica · cómo demuestro que firmó esa persona · qué pasa si niegan la firma Pasa poco, y cuando pasa suele ser meses después y por otro motivo: alguien discute una factura, un pedido o una condición, y de camino dice que ese documento no lo firmó él. La pregunta entonces no es si la firma es válida en abstracto, sino qué podéis enseñar. ## Qué se enseña, y qué demuestra cada cosa | Lo que quedó registrado | Qué demuestra | Qué no demuestra | | --- | --- | --- | | El documento y su huella | Que no se ha tocado desde entonces | Quién lo firmó | | El momento exacto, sellado | Cuándo ocurrió, sin depender de vuestro reloj | Que la persona estuviera de acuerdo | | El correo o el móvil al que se envió | A quién se dirigió | Que lo leyera esa persona y no otra | | El código de un solo uso, si lo hubo | Que quien firmó tenía acceso a ese buzón o teléfono | La identidad legal de la persona | | El recorrido: enviado, abierto, firmado | Que hubo un acto voluntario, con su rastro | La intención con la que se hizo | > [!IMPORTANT] > Ninguna fila de esa tabla demuestra todo por sí sola, y ahí está el matiz que casi nadie espera: **lo que convence es el conjunto**. Una firma electrónica no se defiende enseñando «la firma», se defiende enseñando la secuencia completa — a quién se envió, desde dónde se abrió, qué código se usó, cuándo y sobre qué documento exacto. Por eso importa tanto no reenviar documentos a mano por fuera: el trozo que falta es siempre el que preguntan. ## Qué hacer cuando llega la negativa 1. **No rehacer nada** — Ni reenviar, ni volver a firmar «para tenerlo mejor». Eso ensucia lo que ya tenéis. 2. **Descargar el conjunto completo tal cual está** — Documento, evidencias y sello, sin editar ni recomponer. 3. **Contrastar con lo que hay fuera** — Correos, pedidos, entregas: casi siempre respaldan la misma versión. 4. **Y pasarlo a vuestro asesor antes de contestar** — La respuesta legal condiciona lo que se dice desde el principio. > [!WARNING] > El caso más frecuente no es la mala fe: es **que firmó otra persona con acceso al buzón** — un compañero, alguien de administración, el que gestiona el correo genérico. Suele ser cierto y suele ser irrelevante para la validez, pero cambia la conversación. Si el documento importa, se envía a la persona concreta y no a `info@`, y se pide firma con código; no por desconfianza, sino para que después haya algo que enseñar. ## Lo que sube el listón antes de que pase **En corto** - Enviar a nombre y dirección de una persona, no a un buzón compartido. - Pedir código de un solo uso en lo que tenga consecuencias. - Y usar firma cualificada cuando el documento lo justifique: cambia quién tiene que probar qué. > [!NOTE] > Qué nivel de firma corresponde a cada documento, y cómo se valora en un procedimiento, depende del marco que os aplique — el **eIDAS** en Europa, entre otros — y del tipo de contrato. **Eso lo decide vuestro asesor**; aquí se explica qué conviene tener guardado para que esa decisión no llegue tarde. **¿Vale menos por ser electrónica?** No es esa la pregunta: lo que se valora es la evidencia que la acompaña. **¿Y si el documento se firmó hace cinco años?** Sigue sirviendo si lo conserváis completo; el sello es lo que fija el «cuándo». **¿Puedo añadir evidencias ahora?** No: lo que se genera hoy tiene fecha de hoy, y eso se nota. ## Ejemplos **Un cliente discute un pedido y dice que no firmó el albarán de conformidad.** - Descarga el conjunto completo sin tocar nada y lo pasa a su asesor → La secuencia enseña a quién se envió, desde dónde se abrió y con qué código se firmó. **El firmante dice que nunca recibió el documento.** - Consulta la evidencia de envío y apertura → Consta cuándo se entregó y desde dónde se abrió. **Dice que firmó otra persona por él.** - Consulta el código enviado y el dispositivo → La firma apunta a un dispositivo y una hora. **Se aporta solo el PDF sin las evidencias.** - Aporta el documento con su cadena completa → La defensa no depende de una afirmación. **El fichero se reguardó y ya no valida.** - Conserva el original tal cual quedó firmado → La comprobación sigue funcionando. **Se pide a un tercero que lo compruebe.** - Le indica la página de verificación → Comprueba sin intermediarios. --- --- id: KB-CO-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/cuanto-se-tarda-en-firmar-de-verdad idioma: es categoria: consigne subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-010, KB-CO-015] citadoPor: [KB-PS-007] --- # Cuánto se tarda en firmar, de verdad _Firmar lleva un minuto. Que alguien firme lleva lo que tarde en abrir el correo, y eso no es un problema técnico._ **Responde a:** cuánto tarda una firma electrónica · llevo dos días esperando una firma · cómo acelerar que me firmen · el cliente no firma qué hago La pregunta llega siempre antes del primer envío, y suele venir con una expectativa demasiado optimista o demasiado pesimista. La respuesta honesta tiene dos partes muy distintas: el acto de firmar es inmediato; lo que tarda es todo lo demás. ## Dónde se va el tiempo de verdad | Tramo | Cuánto suele llevar | De qué depende | | --- | --- | --- | | Preparar y enviar | Minutos | De vosotros | | Que lo abran | De minutos a días | De su día, no de la herramienta | | Firmar una vez abierto | Un minuto | De que se entienda qué hay que hacer | | Si hay varios firmantes | Lo que tarde el más lento | De cómo esté ordenado el turno | | Si alguien tiene que consultarlo antes | Días | De quién más tenga que verlo dentro de su empresa | > [!IMPORTANT] > La fila que sorprende es la última, y explica la mayoría de las esperas largas: **quien recibe el documento a menudo no puede decidir solo**. Necesita que lo vea su jefe, su asesor o su departamento, y ese trámite es invisible desde fuera — para vosotros parece que no lo ha abierto. Preguntar «¿necesitas que lo vea alguien más antes?» al mandarlo ahorra más días que cualquier recordatorio, porque cambia la conversación de insistir a ayudar. ## Lo que sí acorta los plazos **En corto** - Enviar a la persona que puede firmar, no a quien os pasa el contacto. - Decir en el mensaje qué es y cuánto se tarda: la duda pesa más que la pereza. - Que se pueda firmar desde el móvil sin instalar nada. - Y no mandar cinco documentos a la vez si con uno se avanza. > [!WARNING] > Un detalle de calendario que casi nadie tiene en cuenta: **lo que se manda un viernes por la tarde se firma el lunes o el martes**. No por desinterés, sino porque el correo del viernes se lee el lunes con otros cuarenta delante. Si tenéis una fecha ajustada, el día de envío importa casi tanto como el recordatorio, y el martes por la mañana rinde más que cualquier insistencia posterior. ## Cuándo conviene preocuparse 1. **Si no lo ha abierto en dos días** — Suele ser el correo, no la persona: comprobad la dirección. 2. **Si lo abrió y no firmó** — Ahí hay una duda o falta alguien: una llamada corta lo resuelve. 3. **Si el turno está parado en el segundo firmante** — Comprobad si el primero avisó o si nadie le dijo que le tocaba. > [!NOTE] > La rapidez de la firma no la decide la tecnología: la decide lo fácil que sea entender qué se firma y quién tiene que verlo antes. Todo lo demás son minutos. **¿Cuántos recordatorios conviene mandar?** Pocos y espaciados; más allá del tercero dejan de funcionar. **¿Firmar desde el móvil es más lento?** Al contrario: es lo que más acorta los plazos. **¿Puedo saber si lo ha abierto?** Sí, y eso es justo lo que os dice si el problema es el correo o la decisión. ## Ejemplos **Una empresa espera cuatro días una firma y da por hecho que el cliente no tiene interés.** - Pregunta si alguien más tiene que verlo antes y manda a la persona que decide → El documento se firma esa tarde: el retraso era una revisión interna que nadie había dicho. **Se mide el tiempo desde que se abre el documento.** - Cuenta desde que se envía → La cifra refleja lo que de verdad se espera. **Se envía un viernes por la tarde y se cuenta como retraso.** - Programa los envíos en horario laboral → El dato deja de castigar al firmante. **Un firmante concreto siempre tarda semanas.** - Habla con él o cambia de interlocutor → Se resuelve la causa y no el promedio. **Se compara el tiempo entre documentos muy distintos.** - Separa por tipo de documento → La comparación tiene sentido. **Se mide y no se cambia nada.** - Ajusta los recordatorios con el dato → El indicador sirve para decidir. --- --- id: KB-CO-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/cuando-el-firmante-pide-su-copia-anos-despues idioma: es categoria: consigne subcategoria: prueba audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-004, KB-SC-008, KB-CO-018] citadoPor: [KB-CO-021] --- # Cuando el firmante pide su copia años después _Perdió el correo, cambió de empresa o simplemente lo necesita. Qué se le manda y por qué conviene que coincida con lo vuestro._ **Responde a:** un firmante me pide el documento firmado · reenviar una copia firmada años después · el cliente ha perdido el contrato firmado · puedo volver a mandar lo firmado Llega un correo de alguien que firmó algo con vosotros hace tres años y pide su copia. Es una petición razonable y frecuente, y la forma de responderla dice bastante sobre lo ordenado que esté vuestro archivo. ## Qué se le manda | Pieza | ¿Se le manda? | Por qué | | --- | --- | --- | | El documento firmado | Sí | Es lo que pide y lo que le corresponde | | Las evidencias de la firma | Sí, si las pide o si va a usarlo como prueba | Sin ellas es un PDF más | | El expediente completo donde estaba | No | Puede contener cosas de terceros o vuestras | | Documentos de otros firmantes | Solo lo que le afecte | Cada uno tiene derecho a lo suyo | > [!IMPORTANT] > Antes de reenviar hay un detalle que conviene entender: **lo que le mandéis tiene que ser el mismo fichero, no una reimpresión**. Si abrís el documento y lo volvéis a guardar, o lo exportáis desde otro programa para que pese menos, deja de coincidir con el original — y el día que él lo lleve a alguien que lo compruebe, esa comprobación fallará. No porque hayáis cambiado el contenido, sino porque el fichero ya no es el mismo. Se reenvía tal cual está guardado. ## Antes de mandarlo, dos comprobaciones 1. **Que quien lo pide es quien firmó** — Un correo con su nombre no basta si la dirección es otra. 2. **Y que se le manda a una dirección suya** — No a la de la empresa donde ya no trabaja. 3. **Después, reenviar el fichero original y sus evidencias** — Sin convertir, sin comprimir el contenido, sin retocar. > [!WARNING] > El caso incómodo: **el que pide la copia ya no está en la empresa que firmó**. Firmó él, sí, pero en representación de otra: el documento es de la empresa, no suyo a título personal. Ahí lo prudente es enviárselo a la empresa, o preguntar antes — y si insiste, tratarlo como lo que es, una petición sobre documentación de un tercero. Es exactamente el tipo de decisión que conviene consultar con vuestro asesor una vez y aplicar siempre igual. ## Lo que hace que esto sea un minuto y no una tarde **En corto** - Que lo firmado esté en el expediente y no solo en el correo de quien lo mandó. - Que las evidencias se hayan guardado junto al documento, no aparte. - Y que se pueda encontrar por el nombre del firmante, no solo por la fecha. > [!NOTE] > Si lo firmado contiene datos personales de terceros, mandarlo entero puede no ser lo correcto. **Cómo se resuelve en vuestro caso lo dice vuestro asesor**; lo que aquí importa es no reenviar por reflejo un documento sin mirar qué lleva dentro. **¿Puedo cobrar por reenviarlo?** Es una decisión vuestra, pero rara vez compensa la conversación. **¿Y si ya no lo tenemos?** Decidlo con claridad y explicad hasta cuándo se conservaba. **¿Sirve mandar una captura o una impresión?** Para leerlo sí; como prueba, no: eso ya no se puede comprobar. ## Ejemplos **Un cliente pide la copia de un contrato firmado hace tres años y se le manda reexportada.** - Reenvía el fichero original tal como está guardado, con sus evidencias → La copia que recibe se puede comprobar, que es justo para lo que la va a usar. **Un firmante pide su copia tres años después.** - Le manda el documento firmado con sus evidencias → Recibe lo mismo que tenéis vosotros. **Se le manda una copia sin evidencias.** - Envía el fichero original firmado → Las dos partes tienen la misma prueba. **Ya no trabaja en la empresa que firmó.** - Comprueba a quién corresponde entregarla → Se entrega a quien tiene derecho. **Cada vez que piden copia hay que buscarla.** - Conserva los firmados organizados por expediente → La entrega es inmediata. **La copia que tiene él no coincide con la vuestra.** - Comparan la huella del documento → Se aclara cuál es la buena en segundos. --- --- id: KB-CO-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/ya-he-firmado-me-queda-copia idioma: es categoria: consigne audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-004, KB-CO-020] citadoPor: [KB-CO-001] --- # Ya he firmado, ¿me queda copia? _Sí, y os interesa guardarla vosotros: junto al documento va la prueba de cuándo y cómo se firmó._ **Responde a:** me queda copia del documento firmado · donde descargo lo que he firmado · he firmado y no tengo el documento · como consigo el pdf firmado **Sí, os queda copia, y conviene que la guardéis vosotros en vuestro propio archivo.** No basta con confiar en que la tendrá quien os mandó firmar: es su archivo, no el vuestro, y dentro de tres años puede que esa empresa ya no exista o que la persona que lo llevaba se haya ido. ## Qué guardar, y no es solo el documento | Qué | Para qué sirve | | --- | --- | | El documento firmado | Es lo que dice qué acordasteis | | **La prueba de la firma** | **Es lo que dice quién firmó, cuándo y cómo** | | El correo con el que os lo mandaron | Sitúa el contexto si algún día hay dudas | > [!IMPORTANT] > **Guardad las dos cosas juntas, en la misma carpeta y desde el primer día.** El documento firmado sin su prueba es un PDF con un nombre escrito: si alguien discute la firma, lo que responde a esa discusión es el registro de cómo se hizo, no el documento. Es exactamente la parte que la gente no descarga porque no parece importante, y la única que hace falta el día que importa. ## Si no la encontráis 1. **Mirad el correo de cuando terminó la firma** — Suele ser el camino más corto, y está en vuestra bandeja. 2. **Probad el enlace original** — Mientras siga vigente, a veces se puede volver a descargar. 3. **Y si no, pedídselo a quien os lo mandó firmar** — Lo tiene, y no es una petición rara: se hace todos los días. > [!WARNING] > Un descuido con consecuencias años después: **guardarla solo en el móvil o en la carpeta de descargas**. Ese documento sobrevive a un cambio de teléfono con menos probabilidad de la que parece, y es justo el que os van a pedir cuando ya no os acordéis ni de con quién firmasteis. Dos minutos moviéndolo a donde guardáis lo importante valen más que cualquier otra cosa que hagáis hoy con él. **¿Tengo que registrarme para descargarla?** No. Se descarga desde el enlace o llega por correo. **¿Y si pierdo el correo?** Pedídsela a quien os mandó firmar: la conserva. **¿Vale una foto de la pantalla?** Para acordaros, sí. Como prueba, no: descargad el documento. ## Ejemplos **Alguien firma desde el móvil y deja el documento en la carpeta de descargas del teléfono.** - Lo mueve el mismo día a donde guarda lo importante, junto con la prueba de firma → El documento sobrevive al siguiente cambio de teléfono. **Dos años después se discute una cláusula y solo aparece el PDF, sin la prueba.** - Pide a quien mandó firmar el registro de cómo se hizo la firma → La discusión se cierra con quién firmó y cuándo, no con un PDF suelto. **Se firma y se cierra sin descargar nada.** - Guarda la copia que llega tras firmar → El registro propio no depende de nadie. **Se guarda solo una captura de la pantalla de firma.** - Guarda el fichero firmado completo → La prueba es el documento y no una imagen. **La copia se guarda en un correo personal.** - La guarda donde la vea el equipo → No se pierde al cambiar de persona. **Se pide la copia meses después a quien la envió.** - Guarda la copia en el momento de firmar → No hay que pedir favores después. --- --- id: KB-CO-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/consigne/me-piden-que-firme-algo-que-no-entiendo idioma: es categoria: consigne audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-003, KB-CO-009] citadoPor: [KB-CO-008] --- # Me piden que firme algo que no entiendo _No firméis. Preguntar antes es normal y no retrasa nada; deshacer una firma después es otra cosa._ **Responde a:** me piden firmar un documento que no entiendo · puedo pedir tiempo antes de firmar · que pasa si firmo sin leer · no entiendo lo que estoy firmando **No firméis todavía.** Preguntar qué es y para qué sirve es una petición normal que se contesta en un minuto; una firma puesta es mucho más difícil de discutir después, porque lo que se firma se presume leído. ## Las tres preguntas que despejan casi todo 1. **¿Qué estoy confirmando exactamente?** — Que he recibido algo, que estoy de acuerdo, o que me comprometo a algo. Son tres cosas muy distintas. 2. **¿A qué me obliga y hasta cuándo?** — Un plazo, una renovación automática o una penalización cambian la decisión. 3. **¿Por qué me lo piden a mí?** — A veces la respuesta destapa que tenía que firmarlo otra persona. > [!IMPORTANT] > **Pedir tiempo no os deja en mal lugar.** «Deme hasta mañana, quiero leerlo» es una frase que oye todo el mundo todos los días y que nadie interpreta como desconfianza. Lo que sí llama la atención es firmar en treinta segundos algo de cinco páginas: quien lo manda no siempre lo agradece — a veces significa que ni siquiera lo abristeis, y eso es un problema para los dos. ## Señales de que conviene mirarlo con más calma **En corto** - Tiene mucha prisa y no hay motivo aparente para tanta. - Es más largo de lo que el asunto merece. - Renueva solo, o menciona plazos que nadie os había contado. - O no lo entendéis después de leerlo dos veces — que ya es motivo suficiente. > [!WARNING] > Una confusión que conviene deshacer porque tranquiliza a mucha gente: **firmar desde el móvil no cambia el valor de lo que firmáis**. La comodidad de hacerlo en dos toques hace pensar que es algo menor, y no lo es: obliga igual que si lo hubierais firmado con bolígrafo en una notaría. La comodidad está en el trámite, nunca en las consecuencias. > [!NOTE] > Qué significa exactamente vuestra firma en un documento concreto, a qué os obliga y qué margen hay después depende del contenido y del tipo de documento. **Si lo que os piden firmar tiene consecuencias importantes, eso lo mira vuestro asesor antes**; aquí se explica por qué preguntar antes sale siempre más barato que arreglarlo después. **¿Puedo pedir que me lo expliquen?** Sí, y es lo más normal del mundo. Se contesta en un minuto. **¿Puedo firmar solo una parte?** No: se firma el documento entero. Si algo sobra, pedid que lo cambien antes. **Ya lo he firmado y no lo entendía** Decidlo cuanto antes, por escrito. Cuanto más tarde, más difícil. ## Ejemplos **Llega un documento con prisa y cinco páginas, y se firma en el momento para no quedar mal.** - Pide un día y hace las tres preguntas antes de firmar → Se descubre una renovación automática que nadie había mencionado. **El documento lo tenía que firmar el administrador y llega a otra persona.** - Pregunta por qué se lo piden a él antes de firmar → Se corrige el destinatario y la firma la pone quien puede ponerla. **Se firma por no parecer difícil.** - Pregunta antes de firmar → Preguntar cuesta un minuto; deshacer una firma, mucho más. **El documento tiene una cláusula que no se entiende.** - Pide que se la expliquen por escrito → La explicación queda registrada junto al documento. **Se firma un documento que no corresponde a su empresa.** - Lo dice antes de firmar → Se evita una firma sin efecto y una corrección. **Hay prisa y se firma sin leer.** - Pide un plazo razonable para revisarlo → La prisa deja de ser el criterio. --- --- id: KB-SC-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-una-evidencia idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar modulo: smartcheck audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-PS-002, KB-SC-002, KB-SC-003, KB-PS-018] citadoPor: [KB-PS-001, KB-CO-004, KB-SC-002, KB-SC-003, KB-SC-004, KB-CS-001, KB-CS-002, KB-CR-001, KB-IN-001, KB-TZ-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/smartcheck --- # Qué es SmartCheck y cómo certificar una evidencia _Subes algo y queda sellado con fecha demostrable e inmutable, listo para cuando te pidan cuentas._ **Responde a:** cómo demuestro que tenía un documento en una fecha · dar fecha cierta a un documento · certificar un documento para una auditoría · qué es SmartCheck · sellado de tiempo de documentos SmartCheck existe para un momento muy concreto: el día que alguien —un inspector, un abogado, un cliente, un auditor— te dice «demuéstrame que tenías esto el día X». No pide nada a nadie ni cruza información con nada: solo certifica y archiva. **En corto** - Sirve para demostrar que un documento existía tal cual en una fecha concreta. - El sellado es inmediato: no hay que esperar a ningún proceso nocturno. - También se pueden certificar datos sueltos, sin archivo detrás. - Lo certificado no se puede editar ni borrar, y eso es la función, no una limitación. - SmartCheck no lee los documentos con IA: los sella tal cual llegan. ## Qué problema resuelve exactamente La fecha de un archivo en tu ordenador no prueba nada: cualquiera puede cambiarla. Un correo con el documento adjunto prueba un poco más, pero está en tu buzón y lo controlas tú. Lo que hace falta cuando alguien va a rendir cuentas es que un tercero pueda comprobar la fecha sin fiarse de ninguna de las dos partes. Eso es lo que hace SmartCheck: le calcula al documento una huella única, la sella con una marca de tiempo y la registra de forma que cualquier alteración posterior se detecte al instante. **Qué pasa al certificar** — El proceso completo ocurre en segundos, en el momento de la subida. La huella es lo que hace demostrable que el archivo no ha cambiado. ## Cómo certificar un documento 1. **Entra en SmartCheck y crea una carpeta** — Por ejemplo «Auditoría 2026». Organizar por el criterio con el que te van a pedir cuentas —trimestre, obra, cliente— ahorra tiempo el día que llegue la petición. 2. **Pulsa «Subir» y suelta el archivo** — Da igual el formato: PDF, foto, hoja de cálculo, vídeo, audio. No hace falta que sea un documento «formal». 3. **Espera un par de segundos** — En cuanto se sube se calcula su huella y se sella. No hay ningún paso adicional que recordar. 4. **Comprueba que aparece como certificado** — El archivo queda marcado con la fecha y la hora exactas del sellado. Eso es lo que vale como prueba. ## Certificar datos sin documento No todo lo que merece quedar fechado es un archivo. Una lectura de un sensor, la decisión de un comité, una declaración, un recuento de inventario: se rellena un formulario y sigue exactamente el mismo camino —huella, sello y fecha—, sin necesidad de fabricar un PDF para tener algo que subir. ## En qué se diferencia de los otros dos módulos | En qué se fija | SmartCheck | Trackline | Consigne | | --- | --- | --- | --- | | Quién actúa | Solo tú | Otra persona te entrega | Otra persona firma | | ¿Lee el contenido? | No, lo sella tal cual | Sí, extrae datos con IA | No | | Qué produce | Una evidencia fechada | Un expediente completo | Un PDF firmado | | Para qué sirve | Demostrar que existía | Reunir lo que falta | Probar un acuerdo | > [!NOTE] > Que SmartCheck no lea el documento es intencionado. Aquí no se interpreta nada: se congela lo que subiste, exactamente como estaba. ## Preguntas frecuentes **¿Qué formatos admite?** Cualquiera. La certificación trabaja sobre el archivo como secuencia de bytes, así que un vídeo o un audio se sellan igual que un PDF. **¿Cuánto tarda en quedar certificado?** Segundos, en el momento de subirlo. No hay procesos nocturnos ni colas que esperar. **¿Puedo certificar algo que ya está en otro módulo?** Los módulos son independientes y cada uno guarda lo suyo. Si quieres que un documento quede certificado en SmartCheck, súbelo a SmartCheck. **¿Y si el documento cambia dentro de un mes?** Certificas la versión nueva. Quedan las dos, cada una con su fecha, y esa secuencia suele ser justo lo que interesa demostrar. **¿Se puede certificar automáticamente desde otro sistema?** Sí, hay API pública: un ERP o un sistema de calidad puede certificar cada factura o cada registro en el momento de generarlo, sin que nadie tenga que acordarse. ## Ejemplos **Una empresa con ISO 9001 tiene auditoría interna cada trimestre y siempre acaba discutiendo si un registro se hizo antes o después de la no conformidad.** - Crea una carpeta por trimestre - Certifica cada registro el mismo día que se genera - Comparte el enlace de la evidencia con el auditor → El auditor comprueba por su cuenta la fecha de cada registro, sin tener que fiarse de la palabra de nadie. **Hace falta demostrar que un informe existía en una fecha.** - Sella el informe el día que se cierra → La fecha no depende de la palabra de nadie. **Se confía en la fecha de modificación del fichero.** - Sella el documento en lugar de fiarse del sistema → La fecha deja de cambiar al copiar el archivo. **Se sella algo y luego se corrige.** - Sella también la versión corregida → Las dos versiones tienen fecha propia. **Se quiere sellar sin revelar el contenido.** - Comparte solo la huella del documento → La prueba viaja sin el contenido. **Nadie sabe qué se ha sellado y cuándo.** - Consulta el listado de evidencias → El histórico está a la vista. --- --- id: KB-SC-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/por-que-no-se-puede-borrar-ni-editar idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar modulo: smartcheck audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-001, KB-SC-003] citadoPor: [KB-SC-001, KB-SC-003, KB-SC-012, KB-SC-013, KB-PR-024] --- # Por qué no se puede borrar ni editar lo certificado _La pregunta que más se repite, y por qué la respuesta es la funcionalidad y no un fallo._ **Responde a:** cómo borro un documento certificado · he subido el archivo equivocado a SmartCheck · se puede editar una evidencia certificada · derecho de supresión y evidencias Es la primera pregunta que hace casi todo el mundo, normalmente con cierto enfado: «he subido el archivo equivocado, ¿cómo lo borro?». La respuesta corta es que no se borra. La larga es más interesante. **En corto** - Si se pudiera borrar, certificar no probaría nada. - Un archivo subido por error no es un problema: se certifica el bueno y quedan los dos. - Que haya dos versiones no te perjudica; normalmente ayuda. - El derecho de supresión de datos personales se atiende por el canal de protección de datos, no borrando evidencias a mano. **Qué pasa cuando te equivocas** — No se sustituye: se certifica la versión buena y quedan las dos, cada una con su fecha. **What happens when you get it wrong** — Nothing is replaced: you certify the right version and both remain, each with its own date. ## El razonamiento Imagina que sí se pudiera borrar. Alguien te pide que demuestres que tenías un certificado el 3 de marzo, tú se lo enseñas, y la otra parte responde: «ya, pero eso lo puedes haber subido ayer y borrado lo anterior». Tendría razón. Toda la utilidad de certificar depende de que ni tú puedas alterarlo después. Por eso la inmutabilidad no es una restricción incómoda que quedaría mejor quitar: es exactamente el producto. Un archivo de auditoría que su dueño puede editar no es un archivo de auditoría. ## Qué hacer cuando te has equivocado 1. **No intentes deshacerlo** — No hay nada que deshacer, y no es un problema. Sigue adelante. 2. **Certifica el documento correcto** — Súbelo normalmente. Queda con su propia fecha, posterior a la del equivocado. 3. **Ponle nombre a cada uno para no confundirte** — Los metadatos y las etiquetas sí se pueden ajustar: lo que no cambia es el contenido certificado. > [!NOTE] > Tener dos versiones casi nunca es un problema. Cuando alguien pide cuentas suele interesarle precisamente la secuencia: qué había antes, qué se corrigió y cuándo. ## Y los datos personales Es la duda razonable: si alguien ejerce su derecho de supresión, ¿qué pasa con una evidencia que lleva su nombre? Ese caso no se resuelve borrando a mano desde la interfaz —que es justo lo que no se puede hacer—, sino por el procedimiento de protección de datos de tu organización, que contempla la conservación de evidencias con obligación legal. Si te llega una solicitud así, hablad con quien lleve protección de datos antes de tocar nada. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo cambiarle el nombre o la carpeta?** Sí. Lo que es inmutable es el contenido certificado y su fecha; la organización alrededor se puede ajustar. **¿Puedo ocultar una evidencia sin borrarla?** Se puede organizar y restringir quién la ve dentro de tu organización, pero no desaparece del registro. **¿Y si subí algo confidencial por error?** Habla con quien lleve protección de datos en tu organización. Es un caso previsto, pero se gestiona por procedimiento, no borrando el registro. **¿Cuenta como certificación si subo dos veces el mismo archivo?** Cada subida es una evidencia con su fecha. Si el archivo es idéntico, su huella también lo será, y eso se ve. ## Ejemplos **Alguien certifica por error el borrador de un informe en vez de la versión final, y se da cuenta al día siguiente.** - Certifica la versión final, que queda con la fecha de hoy - Etiqueta la primera como «borrador» para distinguirlas - Deja las dos donde están → El expediente muestra que hubo un borrador el día 3 y una versión final el día 4, que es más creíble que si solo apareciera la final. **Se sella un documento con una errata.** - Sella la versión corregida y conserva las dos → La corrección se explica en lugar de esconderse. **Se pide borrar una evidencia por limpieza.** - Explica que la inmutabilidad es lo que le da valor → La prueba sigue valiendo porque nadie puede tocarla. **Se sella algo por error.** - Sella la versión buena y documenta el error → La historia queda clara y comprobable. **Alguien teme sellar por no poder rectificar.** - Revisa antes de sellar y sella versiones sucesivas → Sellar deja de percibirse como irreversible. **Se pregunta por qué no se puede editar.** - Compara con un documento que sí se puede editar → Se entiende que editable y demostrable son opuestos. --- --- id: KB-SC-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/compartir-una-evidencia-con-un-auditor idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: compartir modulo: smartcheck audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-001, KB-SC-002, KB-CO-004] citadoPor: [KB-SC-001, KB-SC-002, KB-CR-004, KB-TZ-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/verify/search --- # Compartir una evidencia con un auditor _Cómo enseñar lo certificado a alguien de fuera para que lo compruebe por su cuenta._ **Responde a:** cómo enseño una evidencia a un auditor · compartir un documento certificado con un tercero · exportar el dossier de auditoría · verificación pública de un documento Certificar sirve de poco si el día que hay que enseñarlo la única forma es mandar el archivo por correo y pedir que se fíen. Lo que hace útil una evidencia es que la otra parte pueda comprobarla sin depender de ti. **En corto** - Cada evidencia tiene un enlace para compartir con quien no tiene cuenta. - Existe una verificación pública donde cualquiera puede comprobar un documento. - Se puede descargar un certificado legible para adjuntar a un expediente. - Para una auditoría entera, se exporta el dossier de la carpeta completa. ## Compartir una evidencia suelta Es lo más habitual: el auditor pregunta por un registro concreto. Desde la evidencia se genera un enlace que puedes mandar por correo. Quien lo abre ve el documento y sus datos de certificación —qué se certificó, cuándo y con qué huella— sin tener cuenta y sin ver el resto de tu carpeta. ## La verificación pública Es el mecanismo más fuerte de los tres, porque no depende de un enlace que hayas generado tú. Cualquiera con el documento en la mano puede comprobar en la página pública de verificación si corresponde a una certificación registrada y de qué fecha. Es lo que le das a un abogado o a un juzgado cuando quieren confirmarlo por su cuenta. > [!NOTE] > Si el documento se ha alterado aunque sea en un carácter, la verificación no cuadra. Eso es lo que la hace valer: no es un sello decorativo. ## El certificado descargable Un documento aparte, legible por una persona, que resume qué se certificó, cuándo y con qué huella. Sirve para adjuntarlo a un expediente o a un informe sin tener que mandar el documento original, que a veces es confidencial. ## El dossier de auditoría Cuando lo que piden no es un registro sino «todo lo del tercer trimestre», exportas el dossier de la carpeta: un paquete con las evidencias y sus datos de certificación, listo para entregar de una vez. Es la diferencia entre pasar una tarde recopilando y resolverlo en cinco minutos. ## Preguntas frecuentes **¿Quien abre el enlace ve el resto de mi carpeta?** No. El enlace es de esa evidencia concreta. No da acceso a nada más de tu organización. **¿Necesita cuenta el auditor?** No. Ni para el enlace compartido ni para la verificación pública. Ese es justamente el objetivo. **¿Puedo saber si alguien ha abierto el enlace?** Los accesos quedan registrados junto con el resto de la trazabilidad de tu organización. **¿Y si quiero enseñar la fecha pero no el contenido?** Para eso está el certificado descargable: acredita qué se certificó y cuándo sin necesidad de entregar el documento original. ## Ejemplos **Un auditor externo pide las evidencias de calidad de todo un trimestre, y son ochenta registros.** - Exporta el dossier de la carpeta del trimestre - Se lo entrega en un solo envío - Le indica la página de verificación pública por si quiere comprobar alguno por su cuenta → El auditor valida lo que quiera sin volver a preguntarte, y tú no has tenido que buscar ochenta archivos. **Un auditor pide comprobar una evidencia por su cuenta.** - Le indica la página de verificación → Comprueba sin depender de vosotros. **Se le manda una captura de pantalla.** - Le entrega el documento y su referencia de sello → Puede verificar en lugar de creer. **El auditor pide todo el expediente y solo hace falta uno.** - Comparte solo la evidencia que corresponde → Se entrega lo pedido sin dar de más. **Hay que dejar constancia de qué se le enseñó.** - Registra qué se compartió y cuándo → La entrega es demostrable después. **El auditor no sabe qué significa la comprobación.** - Le explica qué afirma exactamente el sello → No se atribuye a la prueba más de lo que dice. --- --- id: KB-SC-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/que-vale-la-pena-certificar idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-001, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-SC-005, KB-SC-006, KB-SC-007, KB-SC-009, KB-SC-012, KB-SC-015, KB-CF-008] --- # Qué vale la pena certificar _Certificar todo es ruido. Estos son los casos donde de verdad cambia algo._ **Responde a:** qué documentos debo certificar · cuándo usar smartcheck · merece la pena sellar todos los documentos · para qué sirve certificar una evidencia Certificar sirve para una cosa: poder demostrar más adelante que algo existía y decía exactamente esto en una fecha concreta. Si nadie va a discutir eso nunca, certificarlo no aporta. ## Los casos donde sí | Documento | Qué se protege | | --- | --- | | Una entrega o un acta de recepción | Que se entregó ese día y en ese estado | | Un informe técnico o un peritaje | Que decía esto antes de que hubiera un conflicto | | Un diseño, una fórmula, un código | Que era tuyo en esa fecha | | Fotos de una obra o de un daño | Que se tomaron cuando dices, no después | | Una comunicación importante | Que se mandó y qué decía | ## Los casos donde no aporta - Borradores que van a cambiar la semana que viene. - Documentos que ya están firmados: la firma ya lleva su fecha. - Copias de documentos oficiales de terceros, que ya se verifican en su origen. > [!IMPORTANT] > Certificar no dice que el contenido sea verdad. Dice que ese contenido existía en esa fecha. Un informe certificado con datos inventados sigue teniendo datos inventados, solo que con fecha cierta. > [!NOTE] > La pregunta útil no es «¿esto es importante?», sino «¿alguien podría discutir dentro de dos años qué decía esto o cuándo?». Si la respuesta es sí, certifícalo. **¿Se puede certificar algo antiguo?** Sí, pero la fecha que se certifica es la de hoy, no la de entonces. **¿Ocupa espacio o cambia el documento?** El documento no cambia. Lo que se guarda es su huella. **¿Vale si cambio el archivo a otro formato?** No: convertirlo lo cambia. Certifica el archivo que vas a conservar. ## Ejemplos **Un estudio de ingeniería entrega un informe que puede acabar en un pleito.** - Certifica el informe el día que lo entrega → Dos años después puede demostrar qué decía antes del conflicto, sin depender de su propio archivo. **Se sella todo lo que entra y el listado deja de ser útil.** - Sella lo que puede acabar discutiéndose → El listado vuelve a decir algo. **No se sella un acuerdo cerrado por correo.** - Sella el hilo cuando se cierra el acuerdo → Lo pactado se puede demostrar más adelante. **Se sellan borradores que van a cambiar.** - Sella al cerrar, no durante → Cada sello corresponde a algo definitivo. **Se duda si sellar un entregable a un cliente.** - Lo sella el día que se entrega → La fecha de entrega deja de discutirse. **Se sella algo que ya está firmado.** - Comprueba si la firma ya aporta la fecha → No se paga dos veces por lo mismo. --- --- id: KB-SC-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/enviar-una-prueba-a-alguien-de-fuera idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: compartir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-004, KB-TZ-002, KB-SC-019] citadoPor: [KB-SC-008, KB-SC-010, KB-SC-016] --- # Enviar una prueba a alguien de fuera _Cómo se manda algo certificado para que el otro lo pueda comprobar solo._ **Responde a:** enviar un documento certificado a un cliente · que mi abogado pueda verificar el documento · compartir la prueba con un tercero · enviar evidencias a un juzgado Una prueba que solo se puede comprobar dentro de tu cuenta no sirve de mucho: quien la necesita comprobar es siempre alguien de fuera. Por eso se manda de forma que él lo verifique sin ti. 1. **Manda el documento y su comprobante** — Los dos juntos. El comprobante es lo que permite verificar sin cuenta. 2. **Dile dónde comprobarlo** — La página pública de verificación. No hace falta registrarse. 3. **Deja que lo haga él** — Sube el archivo y ve si coincide. Si dependiera de que tú se lo enseñes, no valdría igual. **En corto** - El destinatario no necesita cuenta ni permiso tuyo. - La comprobación no pasa por vuestra relación: la hace él con el archivo. - Sirve igual dentro de años, mientras conserve el archivo. ## Para un abogado o un juzgado Manda el documento, el comprobante y una nota de una línea diciendo dónde se verifica. Es lo que evita la discusión sobre si el archivo es el bueno, que suele consumir más tiempo que el fondo del asunto. > [!WARNING] > Manda el archivo original, no una impresión ni una foto de la pantalla. Reimprimir un PDF lo cambia, y entonces la comprobación dirá que no coincide — teniendo razón. **¿Puedo mandarlo por correo normal?** Sí. La prueba está en el archivo, no en cómo viaja. **¿Y si lo abre en el móvil?** Igual: la verificación funciona en cualquier navegador. **¿Se entera alguien de que lo ha verificado?** Las verificaciones quedan registradas. ## Ejemplos **Un cliente discute el estado en que se entregó una máquina.** - Manda las fotos certificadas del día de la entrega y el comprobante - Le indica la página de verificación → El cliente comprueba por su cuenta que las fotos son de ese día y la discusión se cierra. **Se manda la prueba por correo sin más.** - Manda el documento y su referencia de verificación → El otro comprueba por su cuenta. **El destinatario no sabe cómo comprobarlo.** - Le explica el paso en dos líneas → La comprobación se hace sin llamadas. **Se manda solo la huella y falta el documento.** - Decide qué hace falta enviar según el caso → El destinatario recibe lo que necesita. **El fichero se reguarda al reenviarlo y deja de coincidir.** - Envía el original sin abrirlo ni volver a guardarlo → La comprobación sale correcta. **Hace falta constancia de que se envió.** - Registra el envío en el expediente → La entrega también queda probada. --- --- id: KB-SC-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-fotos-y-evidencias-de-campo idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-004, KB-GL-005] citadoPor: [KB-SC-009, KB-CS-011, KB-SC-011, KB-SC-017] --- # Certificar fotos de una obra o una entrega _Que la foto pruebe cuándo se tomó, que es lo que siempre se discute._ **Responde a:** certificar fotos de una obra · demostrar el estado de una entrega · fotos con fecha certificada · pruebas de daños en una mercancía Una foto sin fecha cierta no prueba gran cosa: la fecha que lleva dentro un archivo la cambia cualquiera, y la parte contraria lo sabe. Certificarlas convierte «esto estaba así» en algo que no admite discusión. ## Cuándo compensa | Momento | Qué se protege | | --- | --- | | Recepción de una mercancía | El estado en que llegó | | Entrega de una obra | Lo que se entregó y cómo | | Inicio de un trabajo | El estado previo, antes de tocar nada | | Un daño o una incidencia | Que ocurrió cuando decís, no después | ## Cómo hacerlas para que sirvan **En corto** - Una general que sitúe, y luego los detalles. - Que se vea algo que ancle el sitio: un número de bastidor, una matrícula, un cartel. - Certificarlas el mismo día, no cuando aparece el problema. > [!IMPORTANT] > Certificar meses después de tomarlas no arregla nada: la fecha certificada es la de hoy. Si las fotos importan, el momento de certificarlas es el día que se hacen. > [!WARNING] > No retoques ni recortes las fotos antes de certificar. Cualquier edición cambia el archivo, y la parte contraria preguntará por qué se editó. > [!NOTE] > El estado previo es el que más se olvida y el que más discusiones evita: hacer cuatro fotos antes de empezar cuesta dos minutos y cierra la reclamación de «eso ya estaba roto». **¿Cuántas fotos puedo certificar de una vez?** Un conjunto entero, y queda certificado como conjunto. **¿Vale una foto hecha con el móvil?** Sí. Lo que se certifica es el archivo, no la cámara. **¿Se puede compartir con el cliente?** Sí, y él puede verificarlas sin cuenta. ## Ejemplos **Un instalador recibe una reclamación por un daño que ya existía antes de su trabajo.** - Recupera las fotos certificadas del día que empezó → La reclamación se cierra en una tarde; sin ellas habría sido su palabra contra la del cliente. **Una foto de obra no lleva fecha demostrable.** - Sella la foto el mismo día → La fecha deja de discutirse. **Las fotos se guardan en el móvil del encargado.** - Las sube y sella desde el propio móvil → El registro sobrevive al teléfono. **Se discute si un daño existía antes de una entrega.** - Sella las fotos de recepción → El estado inicial es demostrable. **Se hacen cien fotos y sellarlas una a una es inviable.** - Sella el conjunto de una vez → El coste no crece con el número de fotos. **Se sella la foto semanas después de tomarla.** - Sella en el momento de la captura → El sello dice lo que se quiere que diga. --- --- id: KB-SC-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/que-es-certificar-una-evidencia idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-004, KB-GL-005] citadoPor: [KB-SC-018, KB-SC-020] --- # Qué significa certificar algo _Poder demostrar más adelante que algo existía y decía esto._ **Responde a:** qué es smartcheck · para qué sirve certificar un documento · qué significa sellar una evidencia · cómo demuestro que tenía esto antes Certificar algo es dejar constancia, comprobable por cualquiera, de que un archivo concreto existía tal y como está en una fecha determinada. Ni más ni menos que eso — y resulta que eso es justo lo que se discute cuando hay un problema. **En corto** - Certifica cuándo, no si es verdad lo que dice. - Lo comprueba quien quiera, sin cuenta y sin pedirte permiso. - El documento no cambia: se guarda su huella, no una copia distinta. ## Qué problema resuelve Cuando dos partes discrepan sobre qué se entregó, cuándo se avisó o en qué estado estaba algo, casi siempre es la palabra de uno contra la del otro. Certificar convierte tu versión en algo comprobable: no depende de que te crean. ## Qué se certifica habitualmente - Un informe o un peritaje, el día que se emite. - Fotos de una entrega o del estado previo de una obra. - Un diseño, una fórmula o un desarrollo, para poder fechar su autoría. - Una comunicación importante y lo que decía. > [!IMPORTANT] > Certificar no dice que el contenido sea cierto: dice que ese contenido existía en esa fecha. Un informe certificado con datos inventados sigue teniendo datos inventados, solo que con fecha cierta. > [!WARNING] > La fecha que se certifica es la de hoy. Certificar algo de hace tres años no prueba que fuera de hace tres años: si algo importa, se certifica el día que se hace. **¿Cuánto tarda?** Es inmediato. **¿Hace falta que la otra parte lo acepte?** No. La comprobación no depende de vuestra relación. **¿Sirve dentro de años?** Sí, mientras se conserve el archivo. ## Ejemplos **Un perito entrega un informe que puede acabar discutiéndose.** - Lo certifica el día que lo firma → Dos años después puede demostrar qué decía antes de que existiera el conflicto, sin depender de su propio archivo. **Se cree que certificar impide que alguien copie algo.** - Entiende que certifica existencia, no exclusividad → No se le atribuye a la prueba lo que no hace. **Se quiere probar que algo se dijo, no que existe un fichero.** - Sella el aviso o la comunicación → Lo probado es lo que hacía falta. **Se sella un documento que luego se modifica.** - Sella cada versión definitiva → Cada sello apunta a un contenido exacto. **Se pregunta si un tercero lo aceptará.** - Comprueba qué se puede verificar y cómo → La expectativa se ajusta antes de necesitarlo. **Se guarda la evidencia y se pierde el fichero.** - Conserva los dos juntos → La prueba sigue siendo completa. --- --- id: KB-SC-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/conservar-una-prueba-muchos-anos idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: compartir audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-005, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-SC-019, KB-CO-020] --- # Conservar una prueba muchos años _Lo que hay que hacer para que siga valiendo dentro de diez._ **Responde a:** cuánto dura la validez de un sellado · conservación a largo plazo de documentos firmados · resellado de documentos antiguos · sigue valiendo dentro de diez años Un sellado no caduca por el paso del tiempo, pero la criptografía que lo sostiene envejece: lo que hoy es imposible de falsificar dentro de veinte años puede no serlo. Para documentos que tienen que durar, eso hay que anticiparlo. ## Lo que hay que hacer y cuándo | Plazo del documento | Qué hace falta | | --- | --- | | Menos de 5 años | Nada especial. Conservar el archivo | | 5 a 15 años | Conservar el archivo original, sin convertirlo | | Más de 15 años | Además, resellar antes de que el algoritmo quede obsoleto | ## Lo que más falla no es la criptografía Es perder el archivo. Los documentos que dejan de poder demostrarse a los diez años no suelen fallar por el algoritmo: fallan porque nadie sabe dónde está el fichero, o porque alguien lo convirtió a otro formato «para archivarlo mejor» y con eso cambió su huella. > [!IMPORTANT] > Convertir un archivo sellado a otro formato lo invalida como prueba. Guardad el original tal y como se selló, y si necesitáis una copia en otro formato, que sea una copia adicional, no un reemplazo. ## Qué conservar, exactamente - El archivo original, byte a byte. - El comprobante del sellado. - Y saber dónde están las dos cosas dentro de diez años, que es la parte difícil. > [!NOTE] > Si el documento vive en la plataforma, esto lo cubre vuestra política de conservación. El problema aparece con las copias que la gente se lleva a su disco y luego reorganiza. **¿Me avisa cuando haya que resellar?** Preguntadlo para vuestros documentos de plazo largo: no es algo que convenga descubrir tarde. **¿Resellar cambia el documento?** No. Añade una capa nueva sobre la misma huella. **¿Y si pierdo el comprobante?** Si el documento está en la plataforma, se recupera. Si solo tenías una copia suelta, ahí está el problema. ## Ejemplos **Una ingeniería conserva proyectos que pueden discutirse veinte años después.** - Guarda los originales sin convertir - Pregunta por el resellado de los de plazo más largo → Los proyectos siguen siendo demostrables cuando aparece una reclamación quince años después. **La prueba se guarda en un formato que dentro de diez años no se abrirá.** - Conserva el original en un formato estándar → El fichero sigue siendo legible. **La evidencia vive en un equipo que se retira.** - La guarda fuera de equipos personales → La migración no se lleva la prueba. **Se guarda el documento y se pierde la referencia del sello.** - Conserva documento y referencia juntos → La comprobación sigue siendo posible. **Se cambia de sistema y el histórico se queda atrás.** - Incluye la prueba en el plan de migración → La evidencia atraviesa el cambio. **Nadie comprueba nunca si la prueba sigue verificando.** - Verifica una muestra cada cierto tiempo → Un problema se descubre antes de necesitarla. --- --- id: KB-SC-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-una-comunicacion-importante idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-004, KB-SC-006] citadoPor: [KB-SC-011, KB-SC-014] --- # Certificar que dijiste lo que dijiste _Cuando lo que hay que probar no es un documento, sino un aviso._ **Responde a:** demostrar que envié un aviso importante · certificar un correo · prueba de que comuniqué algo · burofax alternativa digital Hay comunicaciones que no son documentos y aun así hay que poder probarlas: el aviso de un sobrecoste, la comunicación de un defecto, la advertencia de que un plazo se va a incumplir. Se discuten igual que un contrato, y normalmente con menos pruebas. ## Qué se certifica exactamente **En corto** - El texto íntegro de lo que comunicaste. - La fecha, puesta por un tercero y no por ti. - A quién iba dirigido. Lo que NO certifica es que la otra parte estuviera de acuerdo. Para eso hace falta que firme, que es una cosa distinta y más fuerte. ## Avisar o hacer firmar | Si lo que comunicas... | Haz esto | | --- | --- | | Es informativo y no cambia nada | Avisar, y con el registro de envío basta | | Puede tener consecuencias económicas | Certificar la comunicación | | Modifica lo acordado | Mandarlo a firmar, no a avisar | _La diferencia entre «te avisé» y «lo aceptaste» es toda la diferencia que hay._ > [!IMPORTANT] > Certificar una comunicación no sustituye a las formas de notificación que exija un contrato o una norma. Si vuestro contrato dice que las comunicaciones van por un canal concreto, ese canal sigue siendo obligatorio; esto es prueba adicional, no un atajo. > [!WARNING] > Certifica el texto que mandaste, no un resumen de lo que recuerdas haber mandado. Un texto reconstruido después no prueba nada y, si aparece el original y no coincide, empeora tu posición. > [!NOTE] > Lo más útil suele ser lo más aburrido: certificar en el momento el correo donde avisabas del retraso, no el informe de cincuenta páginas del final. **¿Vale como un burofax?** Son cosas distintas y conviene preguntar a vuestro asesor para el caso concreto. Esto prueba contenido y fecha; un burofax añade la intervención de un operador postal. **¿Puedo certificarlo días después?** Puedes, pero la fecha certificada es la de hoy. Si importa, se hace el mismo día. **¿Lo puede comprobar la otra parte?** Sí, sin cuenta, en la página pública de verificación. ## Ejemplos **Una constructora avisa a su cliente de que un cambio de diseño va a encarecer la obra.** - Certifica el correo el mismo día que lo manda → Cuando cuatro meses después se discute el sobrecoste, la fecha y el texto no dependen de su palabra. **Se avisó por teléfono y no consta.** - Manda el aviso por escrito y lo sella → El aviso deja de depender de dos memorias. **Se avisó por correo y el otro dice que no llegó.** - Sella el envío con su fecha → Consta cuándo se comunicó. **Se avisa tarde y se quiere demostrar que se avisó.** - Sella el aviso el día que se manda → La fecha del aviso es incontestable. **El aviso se manda a quien no correspondía.** - Comprueba el destinatario antes de sellar → El sello prueba algo útil. **Se sellan todos los correos por costumbre.** - Sella los avisos que pueden discutirse → El histórico sigue siendo manejable. --- --- id: KB-SC-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/que-hacer-si-la-verificacion-falla idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: compartir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-005, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-SC-013] --- # Si la verificación dice que no coincide _Casi nunca es fraude. Las cuatro causas reales, por frecuencia._ **Responde a:** la verificación dice que no coincide · el documento no se verifica · error al verificar un documento · el hash no coincide qué significa Sale «no coincide» y el primer impulso es pensar que alguien ha manipulado el documento. Casi nunca es eso. Estas son las cuatro causas reales, y el fraude es la última por frecuencia. | Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | El archivo se reimprimió o se volvió a guardar | Se ve igual, pesa distinto | Pedir el original al remitente | | Se convirtió a otro formato | La extensión cambió | Pedir el original en su formato | | Se descargó de un correo reenviado varias veces | Suele venir con el nombre cambiado | Pedirlo del origen | | Es un documento distinto | Y aquí sí conviene preguntar | Contrastar con quien lo emitió | > [!IMPORTANT] > Las tres primeras son cosas que hace cualquiera sin mala intención: abrir un PDF y guardarlo desde otro programa lo modifica aunque el contenido se vea idéntico. Antes de plantear una sospecha, pedid el archivo original — se resuelve el noventa por ciento de las veces. ## Cómo pedir el original sin acusar «Me sale que el archivo no verifica, probablemente se ha reguardado por el camino. ¿Me puedes mandar el original tal cual te llegó?» Consigue lo mismo que una sospecha y no rompe nada si, como es probable, no había nada que sospechar. ## Cuando sí conviene preocuparse **En corto** - El remitente manda el mismo archivo dos veces y sigue sin verificar. - El documento dice algo distinto de lo que recordáis haber acordado. - Y llega con prisa, por un canal inusual o de alguien que no esperabais. > [!WARNING] > Si concurren las tres, no lo tratéis como un problema técnico. Un documento que no verifica, dice algo distinto y llega con urgencia por un canal raro es el patrón de una suplantación: llamad al número que ya teníais antes de actuar sobre él. > [!NOTE] > «No consta» es distinto de «no coincide». No consta significa que ese documento nunca se selló aquí: puede ser de otro emisor, o directamente no estar certificado. **¿Puedo saber qué cambió?** No. La huella dice que cambió, no en qué. **¿Y si el original tampoco verifica?** Entonces sí, contrastad con quien lo emitió. **¿Una impresión escaneada verifica?** No. Es un archivo nuevo, aunque el contenido sea el mismo. ## Ejemplos **Un cliente avisa de que un certificado que le mandasteis no verifica.** - Le pide el archivo tal y como lo recibió - Comprueba que lo había reguardado desde su gestor de correo → Se resuelve en cinco minutos sin que nadie plantee una sospecha que no había. **El fichero se abrió y se volvió a guardar.** - Comprueba con la copia original sin abrir → La verificación sale correcta. **Se comprueba un fichero convertido a otro formato.** - Verifica el fichero tal cual se selló → La conversión deja de parecer una manipulación. **Se compara con una versión distinta del documento.** - Confirma qué versión se selló → Se compara lo comparable. **El fichero llegó por un canal que lo recomprime.** - Lo pide de nuevo sin comprimir → La huella vuelve a coincidir. **De verdad no coincide y no hay explicación.** - Documenta la comprobación y escala → El caso se trata con el rastro delante. --- --- id: KB-SC-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-lo-que-decia-una-web idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-009, KB-SC-006, KB-SC-014, KB-SC-017] citadoPor: [KB-LE-012] --- # Certificar lo que decía una web _Un precio, una condición o una publicación que mañana puede no estar._ **Responde a:** certificar el contenido de una página web · probar lo que ponía una web en una fecha · captura de pantalla con valor probatorio · guardar una publicación antes de que la borren Lo que hay publicado en internet cambia sin avisar. Un precio, unas condiciones de servicio, la ficha de un producto, una publicación en redes: la captura de pantalla que hicisteis no prueba gran cosa por sí sola, porque cualquiera puede fabricar una. ## Qué convierte una captura en prueba | Elemento | Por qué importa | | --- | --- | | La fecha, demostrable | Sin ella solo hay una imagen sin momento | | Que no se pueda alterar después | Es lo que impide la sospecha de retoque | | La dirección exacta | «Estaba en su web» no señala nada concreto | | Quién la capturó | Una prueba sin autor pesa la mitad | > [!IMPORTANT] > El primero es el que resuelve el conflicto de verdad. La discusión nunca es si la página dice eso hoy: es si lo decía el día que decidisteis algo basándoos en ello. ## Cuándo compensa hacerlo **En corto** - Antes de comprar por unas condiciones publicadas. - Cuando un competidor publica algo que os afecta. - Si vais a reclamar por una oferta que luego cambió. - Y con cualquier publicación que pueda desaparecer en horas. ## Cómo se hace 1. **Capturad la página completa, no un recorte** — Un recorte deja fuera el contexto y es lo primero que se discute. 2. **Anotad la dirección exacta y la hora** — Con la dirección completa, no la del inicio del sitio. 3. **Certificad el fichero al subirlo** — Es lo que fija que existía en ese momento y que no cambió después. 4. **Y guardadlo en el expediente del asunto** — Una prueba suelta que nadie encuentra a los dos años no sirve de nada. > [!WARNING] > Certificar una captura prueba que ese fichero existía en esa fecha y no ha cambiado. No prueba que la página fuese auténtica ni que no estuviera manipulada al capturarla: para lo segundo, cuando hay mucho en juego, existe la vía notarial y sigue siendo la más sólida. ## Lo mismo vale para otras cosas efímeras Un mensaje que puede borrarse, un anuncio que se retira, un documento colgado temporalmente: la mecánica es idéntica y el valor también. Lo importante es hacerlo cuando lo veis, no cuando ya hay conflicto — para entonces suele haber desaparecido. > [!NOTE] > Certificar es una acción y consume como cualquier otra. Aun así, sale infinitamente más barato que reconstruir después algo que ya no existe. **¿Vale ante un juzgado?** Aporta fecha y no alteración, que es mucho. El valor final lo decide quien juzga. **¿Y si la web tiene login?** Se puede capturar igual; conviene que se vea que estabais dentro legítimamente. **¿Hace falta certificar cada día?** No: solo cuando el contenido importa para una decisión o una reclamación. ## Ejemplos **Una empresa compra por unas condiciones publicadas que después cambian.** - Había certificado la página el día del pedido - Aporta el fichero con su fecha al reclamar → La reclamación se resuelve sobre lo que decía la web ese día, no sobre lo que dice ahora. **Una condición de una web cambia y ya no se puede probar.** - Sella la captura el día que se consulta → Lo que decía queda demostrable. **Se guarda una captura sin fecha demostrable.** - Sella la captura además de guardarla → La fecha no depende del ordenador. **Se captura solo un trozo de la página.** - Captura la página completa con su dirección → El contexto acompaña a la prueba. **Se sella meses después de haberlo visto.** - Sella en el momento de la consulta → El sello prueba cuándo se vio. **Hay que probar un precio publicado en una fecha.** - Sella la consulta ese día → El precio de ese día queda registrado. --- --- id: KB-SC-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-muchas-cosas-a-la-vez idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-004, KB-SC-002] citadoPor: [KB-SC-017] --- # Certificar muchas cosas a la vez _Un cierre de mes, una campaña de fotos o un histórico entero. Qué merece sello y qué no._ **Responde a:** certificar muchos documentos de golpe · sellar un histórico entero · certificación por lotes · vale la pena certificar todo Cuando se descubre para qué sirve certificar, la tentación es sellarlo todo. Y aunque técnicamente se puede, casi nunca es la mejor idea: certificar tiene sentido donde puede haber una discusión sobre la fecha o el contenido, y en la mayoría del archivo esa discusión no va a existir jamás. ## Qué merece la pena | Merece sello | No suele hacer falta | | --- | --- | | Lo que prueba que avisasteis a tiempo | Documentación interna de trabajo | | Fotos y evidencias de campo | Borradores y versiones de trabajo | | Lo que sostiene una reclamación | Lo que ya viene firmado y fechado por un tercero | | Lo que puede desaparecer del origen | Copias de algo que ya está sellado | > [!IMPORTANT] > La última fila de la derecha es la que más gasto ahorra. Certificar una copia de algo ya certificado no añade nada: la prueba está en el original y viaja con él. ## Cuándo tiene sentido hacerlo por lotes 1. **Al cerrar un periodo** — Fin de obra, fin de campaña, cierre de expediente. Todo junto y con la misma fecha. 2. **Tras una jornada de campo** — Las fotos y partes del día, a la vuelta, en una sola tanda. 3. **Antes de que algo cambie** — Si sabéis que una web, un catálogo o un precio va a cambiar. 4. **Y al recibir una alerta o una reclamación** — Lo que exista en ese momento, sellado ya: a partir de ahí todo se discute. > [!WARNING] > Lo que no tiene sentido es sellar el archivo histórico completo «por si acaso». Sella lo que puede acabar en discusión; lo demás solo consume y añade ruido a lo que sí importa. ## Cómo se sabe si sirvió **En corto** - Cualquiera de fuera puede comprobarlo sin pediros nada. - La fecha no depende de vuestro sistema ni de vuestra palabra. - Y el fichero se puede verificar años después, aunque ya no seáis clientes. Ese tercer punto es el que suele decidir la duda de si compensa: la prueba no caduca con vuestra relación con la plataforma. > [!NOTE] > Cada certificación es una acción y consume. Por eso conviene la lista de arriba: no es una restricción técnica, es que sellar lo que nadie va a discutir es dinero que no compra nada. **¿Se puede certificar algo antiguo?** Sí, pero fija la fecha de hoy, no la de entonces. Para lo antiguo prueba menos de lo que parece. **¿Y si el fichero cambia después?** Deja de verificar, y eso es exactamente lo que se busca. **¿Hace falta para lo que ya está firmado aquí?** No: la firma ya lleva su propia prueba. ## Ejemplos **Una empresa quiere certificar sus veinte mil documentos históricos.** - Sella solo lo que puede acabar en discusión y lo que caduca - Deja el resto sin sellar → Consigue la misma protección práctica por una fracción del consumo. **Se sella un histórico entero sin criterio.** - Sella lo que puede acabar discutiéndose → El listado sigue siendo legible. **Un cierre de mes se sella documento a documento.** - Sella el conjunto de una vez → El coste y el tiempo no crecen con el volumen. **Se sella una campaña de fotos sin identificarlas.** - Añade referencia de obra y fecha antes de sellar → Cada foto es localizable después. **Se sella todo y no se sabe qué es cada cosa.** - Organiza antes de sellar → El sello se apoya en algo ordenado. **Se pospone sellar hasta tener tiempo.** - Sella al cierre de cada periodo → No se acumula un trabajo que luego no se hace. --- --- id: KB-SC-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/que-pasa-si-pierdo-el-fichero-original idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-002, KB-SC-010, KB-SC-020] citadoPor: [KB-SC-015] --- # ¿Qué pasa si pierdo el fichero original? _Lo que se puede demostrar sin el fichero, y por qué conviene no llegar a esa situación._ **Responde a:** he perdido el documento certificado · se puede verificar sin el fichero · qué pasa si borro un documento sellado · recuperar una evidencia certificada Certificar un documento no guarda una copia en otro sitio del mundo: fija una huella que permite comprobar que **ese** fichero es el mismo que existía en esa fecha. La consecuencia práctica es directa: si el fichero desaparece, la comprobación se queda sin objeto. ## Qué se conserva y qué no | Sigue existiendo | Deja de poder hacerse | | --- | --- | | La constancia de que se certificó algo, y cuándo | Comprobar que un fichero coincide, si no hay fichero | | La huella de aquel contenido | Reconstruir el contenido a partir de la huella | | El registro de quién lo hizo | Demostrar qué decía exactamente el documento | > [!IMPORTANT] > La segunda fila de la derecha es la que sorprende: la huella no es una copia comprimida, no se puede volver atrás desde ella. Prueba que un fichero es el mismo; no permite recuperarlo. ## Cómo se evita el problema 1. **Que el documento viva en su expediente, no solo en un equipo** — Es lo que hace que no dependa de un disco ni de una persona. 2. **Descargad copia de lo verdaderamente crítico** — Lo que sostenga una reclamación grande, guardadlo también fuera. 3. **Y no borréis lo antiguo por hacer sitio** — Ocupa poco y su valor aparece años después, justo cuando ya no está. > [!WARNING] > Cuidado con el borrado por política de retención automática. Si tenéis una política que borra a los X años, comprobad que no arrastra documentos certificados que sostienen algo con plazo de reclamación más largo. ## Si ya ha pasado **En corto** - Buscad si alguien de fuera tiene copia: la otra parte, el gestor, el cliente. - Cualquier copia sirve, si es exactamente el mismo fichero. - Y si aparece una versión distinta, no verificará — y eso también es información. Ese último punto tiene lectura positiva: si una copia recuperada verifica, sabéis con certeza que es el documento original y no una versión retocada por el camino. > [!NOTE] > El caso más frecuente de pérdida no es un fallo técnico: es un documento que solo estaba en el correo o el escritorio de alguien que ya no está. La solución no es más copias de seguridad; es que no viva ahí desde el principio. **¿La plataforma guarda mis documentos?** Sí, lo subido está y se puede descargar. El riesgo es lo que nunca se subió. **¿Y si dejo de ser cliente?** Podéis exportarlo todo; y lo certificado se puede verificar después. **¿Sirve una impresión en papel?** Para leerlo sí, para verificar no: la comprobación es sobre el fichero exacto. ## Ejemplos **Una empresa certifica un informe y lo guarda solo en el portátil de quien lo hizo.** - Sube el informe al expediente del asunto - Descarga además copia de lo crítico → El día que ese portátil falla, el documento sigue estando y sigue verificando. **Se pierde el fichero y solo queda la referencia.** - Comprueba qué se puede afirmar sin él → Se sabe con qué se cuenta realmente. **El fichero está en un equipo que falló.** - Conserva copia en más de un sitio → La pérdida deja de ser total. **Se guarda solo la referencia del sello.** - Guarda documento y referencia juntos → La prueba está completa. **Se descubre la pérdida cuando hace falta la prueba.** - Verifica una muestra periódicamente → El problema se descubre antes. **El fichero lo tenía una persona que se fue.** - Guarda las evidencias fuera de equipos personales → La salida de alguien no se lleva la prueba. --- --- id: KB-SC-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-un-acuerdo-por-correo idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-009, KB-TZ-012] citadoPor: [KB-SC-011] --- # Certificar un acuerdo por correo _Lo que se pactó en un hilo de correos existe. Que dentro de un año se pueda probar, depende._ **Responde a:** valor probatorio de un correo · certificar un acuerdo por email · el correo vale como contrato · probar lo que se acordó por escrito Una parte considerable de los acuerdos reales se cierra en un hilo de correos: un precio, un plazo, una condición especial. Eso vale, pero la prueba vive en dos buzones privados y con el tiempo se degrada — se borran mensajes, se cambia de sistema, se va la persona. ## Lo que conviene hacer cuando el acuerdo importa 1. **Resumidlo en un mensaje de cierre** — «Para confirmar: quedamos en X, con plazo Y y condición Z». Un párrafo, sin ambigüedad. 2. **Pedid confirmación explícita** — Un «conforme» claro; un silencio no es una aceptación en la mayoría de los casos. 3. **Guardadlo en el expediente de esa relación** — Con el hilo completo, no solo vuestro resumen. 4. **Y certificadlo si el importe o el riesgo lo justifica** — Fija que ese contenido existía en esa fecha y no ha cambiado. > [!IMPORTANT] > El primer paso vale más que los otros tres juntos. La mayoría de las discusiones posteriores no son sobre si hubo acuerdo, sino sobre qué se acordó exactamente — y un resumen de cierre confirmado elimina esa discusión entera. ## Lo que un correo certificado prueba y lo que no | Prueba | No prueba | | --- | --- | | Que ese contenido existía en esa fecha | Que la otra parte lo leyera | | Que no ha cambiado desde entonces | Que quien escribió tuviera poder para obligar | | Que estaba en vuestro poder | Que el acuerdo sea válido si la ley exige otra forma | > [!WARNING] > La segunda fila de la derecha importa en empresas: quien negocia por correo no siempre puede comprometer a su empresa. Para acuerdos relevantes, conviene que firme quien pueda, y eso ya no es un correo: es una firma. ## Cuándo compensa dar el paso a firma **En corto** - Cuando el importe justifica una discusión. - Cuando el acuerdo cambia condiciones de un contrato existente. - Cuando hay plazos que empiezan a contar desde ahí. - Y cuando la otra parte cambia de interlocutor con frecuencia. En esos cuatro casos, un envío a firmar cuesta lo mismo que el rato de escribir el correo de cierre y deja una prueba mucho más sólida: identidad, momento y contenido exacto de lo aceptado. > [!NOTE] > Nada de esto invalida el correo. Un hilo bien guardado, con resumen confirmado y certificado, es prueba razonable para la enorme mayoría de las relaciones comerciales; el paso a firma es para cuando hay algo importante en juego. **¿Vale un mensaje de móvil?** Como indicio sí; con las mismas limitaciones que el correo, y con más facilidad de pérdida. **¿Hay que certificar todo el hilo?** Basta con el mensaje de cierre y la confirmación, guardando el hilo entero. **¿Y si la otra parte lo niega?** Ahí es donde la fecha demostrable y el contenido inalterado hacen su trabajo. ## Ejemplos **Dos empresas acuerdan un descuento por volumen en un hilo de veinte correos.** - Escriben un mensaje de cierre y piden confirmación - Lo guardan certificado en el expediente del cliente → Un año después, con otro interlocutor, el acuerdo no se discute. **Un acuerdo se cierra en un hilo de correos y nadie lo sella.** - Sella el hilo cuando se cierra → Lo pactado es demostrable un año después. **El hilo sigue creciendo después del acuerdo.** - Sella el punto exacto del acuerdo → El sello apunta a lo pactado y no a la conversación entera. **Se sella un correo suelto sin contexto.** - Sella el hilo completo → La prueba se entiende sin explicación. **Cada parte guarda su versión del hilo.** - Comparten la referencia del sello → Las dos partes se refieren a lo mismo. **Se firma un contrato y el hilo previo se descarta.** - Conserva el hilo que explica lo pactado → El contexto sobrevive al contrato. --- --- id: KB-SC-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/lo-que-certificar-no-resuelve idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-013, KB-SC-004] citadoPor: [KB-SC-020] --- # Lo que certificar no resuelve _Cuatro cosas que la gente espera de un sello y que no da, con lo que sirve para cada una._ **Responde a:** qué prueba realmente certificar un documento · el sello demuestra que es verdad · límites de la certificación de evidencias · certificar sirve para demostrar autoría Certificar hace una cosa y la hace muy bien: fija que un fichero concreto existía en una fecha y no ha cambiado desde entonces. Casi todos los malentendidos vienen de esperar de ahí cuatro cosas más que no están incluidas — y conviene saberlo antes de apoyar una reclamación en ello. ## Las cuatro que no da | Lo que mucha gente espera | La realidad | Lo que sí sirve | | --- | --- | --- | | Que demuestre que el contenido es cierto | Prueba que el fichero decía eso, no que fuera verdad | El documento de origen y quien responda de él | | Que demuestre quién lo creó | Prueba posesión en una fecha, no autoría | Contratos, versiones intermedias y el rastro del trabajo | | Que demuestre que la otra parte lo leyó | Es ajeno al sello | El registro de envío, entrega y apertura | | Que guarde una copia a salvo | Guarda una huella, no el fichero | Conservar el documento en su expediente y una copia de lo crítico | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que más se confunde en las conversaciones comerciales. Un albarán sellado prueba que ese albarán, con ese texto, existía el día 4 — no prueba que la mercancía se entregara. El sello protege la **integridad y la fecha** del documento; lo que el documento afirma sigue valiendo lo que valga quien lo firma. ## Dónde sí cambia el resultado **En corto** - Cuando lo que se discute es cuándo se avisó o cuándo existía algo. - Cuando alguien sostiene que un documento se modificó después. - Cuando algo puede desaparecer del origen: una web, una publicación, un mensaje. - Y cuando la prueba tiene que sobrevivir a que cambiéis de sistema o de proveedor. En esos cuatro casos aporta algo que ninguna otra medida da igual de barata, y por eso merece la pena tenerlo puesto donde toca en lugar de en todo. > [!WARNING] > El matiz que no se deduce: la comprobación se hace sobre el fichero **exacto**. Si alguien abre el PDF y lo vuelve a guardar, o lo comprime, o lo imprime y lo escanea, ya es otro fichero y dejará de verificar aunque el contenido se lea igual. Cuando mandéis una prueba a un tercero, mandad el fichero tal cual, sin retocarlo «para que pese menos». ## Cómo se usa junto con lo demás 1. **Firmar cuando lo que importa es que alguien acepte algo** — La firma aporta identidad y consentimiento; el sello, integridad y fecha. 2. **Registrar el envío cuando lo que importa es que llegara** — Entrega y apertura son otra prueba distinta. 3. **Y certificar cuando lo que importa es que no ha cambiado** — Las tres se complementan y ninguna sustituye a las otras dos. > [!NOTE] > Que un tercero pueda comprobarlo sin pediros nada es la mitad del valor: si para verificar hay que fiarse de vosotros, no habéis añadido gran cosa a tener el fichero guardado. **¿Vale ante un juez?** Aporta fecha e integridad, que es mucho. El peso final lo decide quien juzga, con el resto de la prueba. **¿Y si el fichero se pierde?** La comprobación se queda sin objeto: la huella no reconstruye el contenido. **¿Certifico todo por si acaso?** No compensa: sellar lo que nadie va a discutir consume y añade ruido. ## Ejemplos **Una empresa sella todos sus albaranes creyendo que así prueba las entregas.** - Entiende que el sello prueba el documento, no el hecho - Añade la firma del receptor en la entrega → Pasa a poder demostrar la entrega y no solo que el albarán existía. **Se espera que el sello impida que alguien copie una idea.** - Entiende que prueba existencia, no exclusividad → La expectativa se ajusta antes de necesitarlo. **Se espera que un sello obligue a la otra parte.** - Firma lo que tenga que obligar → Cada herramienta hace lo suyo. **Se espera que valide el contenido del documento.** - Entiende que prueba qué decía, no si era cierto → No se le atribuye una verificación que no hace. **Se espera que sustituya a un registro oficial.** - Consulta con el asesor qué exige cada caso → El sello complementa en lugar de sustituir. **Se espera que ordene el archivo.** - Organiza antes de sellar → El sello se apoya en algo ordenado. --- --- id: KB-SC-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/la-pagina-publica-de-verificacion idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: compartir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-005, KB-TZ-008] citadoPor: [KB-SC-019] --- # La página pública de verificación _Cualquiera puede comprobar una prueba vuestra sin pediros nada, y sin que le enseñéis el documento._ **Responde a:** cómo verifica un tercero un documento sellado · página pública para comprobar autenticidad · qr de verificación qué muestra · comprobar un sello sin tener cuenta De poco sirve una prueba que solo podéis comprobar vosotros. Por eso existe una página pública donde cualquiera —un cliente, un auditor, un perito, un juzgado— puede comprobar por su cuenta si algo está sellado, sin cuenta, sin pediros permiso y sin que vosotros intervengáis. ## Cómo funciona, en una frase > [!IMPORTANT] > La comprobación se hace **sobre la huella del fichero, no sobre el fichero**. Quien verifica no sube vuestro documento a ningún sitio: calcula su huella y la busca. La consecuencia práctica es doble — no compartís el contenido con nadie para que os crean, y la página no puede enseñar lo que dice el documento, porque no lo tiene. ## Qué encuentra la página | Si el hash corresponde a… | Qué muestra | | --- | --- | | Una evidencia certificada | Que existe y desde cuándo está sellada | | Una versión de un documento | Que esa versión concreta está registrada | | Un evento de trazabilidad | El evento sellado y su momento | | Un lote de sellado | Todo lo que ese lote selló, no solo una pieza | | Nada | Que no consta: y eso también es una respuesta | ## Las dos formas de llegar 1. **Con el QR** — Se escanea y lleva directo a la comprobación de ese elemento. Es lo que se pone en un albarán, una etiqueta o un informe. 2. **Con la huella** — Quien tenga el fichero calcula su huella y la comprueba. No hace falta que le mandéis ningún enlace. > [!WARNING] > El caso que descoloca a quien lo prueba por primera vez: si el fichero se ha reguardado, comprimido o impreso y escaneado, **la comprobación dirá que no consta** aunque el contenido se lea igual. No es un fallo: es exactamente lo que se pretende. Por eso, cuando mandéis una prueba a un tercero, mandad el fichero tal cual, sin retocarlo para que ocupe menos. ## Qué NO enseña la página **En corto** - El contenido del documento: la comprobación es sobre la huella. - Vuestros datos internos ni el expediente al que pertenece. - Ni quién más lo ha comprobado. Esa es justamente la razón por la que se puede dejar pública: enseña que algo está sellado y desde cuándo, no qué dice ni de quién es. > [!NOTE] > Generar el QR público es una acción y consume, igual que certificar. Ponerlo donde de verdad lo va a escanear alguien —una etiqueta, un certificado, un informe que sale fuera— rinde; ponerlo en todo por sistema, no. **¿Sigue funcionando si dejamos de ser clientes?** La comprobación es sobre la huella y el sello; no depende de que sigáis dentro. **¿Puede alguien verificar algo que no le hemos dado?** Solo si tiene el fichero o el enlace. Sin la huella no hay nada que buscar. **¿Y si la página dice que no consta?** O el fichero cambió, o nunca se selló. Las dos cosas son información útil. ## Ejemplos **Un cliente duda de si un certificado que le mandasteis es el original.** - Le decís que compruebe la huella del fichero en la página pública → Lo verifica él mismo en un minuto, sin que tengáis que mandarle nada más ni darle acceso. **Un cliente quiere comprobar sin pediros nada.** - Le pasa la referencia de verificación → Comprueba por su cuenta y sin intermediarios. **Se teme que verificar exija enseñar el documento.** - Comprueba solo con la huella → La verificación no revela el contenido. **El verificador no sabe qué significa el resultado.** - Le explica qué afirma exactamente → No se atribuye a la prueba de más. **La comprobación da error por un fichero reguardado.** - Verifica el original sin abrirlo → El resultado es correcto. **Se quiere dejar constancia de que alguien verificó.** - Registra a quién se le pasó la referencia → La entrega también queda documentada. --- --- id: KB-SC-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-un-inventario-o-un-recuento idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: certificar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-006, KB-SC-012] citadoPor: [KB-SC-011] --- # Certificar un inventario o un recuento _Dejar constancia de qué había y en qué estado en una fecha concreta, que es lo que después nadie puede reconstruir._ **Responde a:** certificar un inventario · dejar constancia de un recuento de stock · probar el estado de las instalaciones en una fecha · inventario de activos con prueba Hay momentos en los que lo importante no es un documento que os manda alguien, sino el estado de las cosas: qué stock había al cerrar el año, en qué estado estaba un local al entrar, qué equipos había en una nave antes de un traslado. Eso no llega por correo — hay que crearlo, y por eso casi nunca existe cuando hace falta. ## Cuándo compensa hacerlo | Momento | Qué se protege | Quién lo pregunta después | | --- | --- | --- | | Cierre de ejercicio | El recuento que sostiene las cuentas | Auditor o asesor | | Entrada o salida de un local alquilado | El estado en el que se recibe o se entrega | El propietario, al reclamar la fianza | | Antes de un traslado o una obra | Qué había y cómo estaba | El seguro, si algo aparece dañado | | Cambio de responsable de almacén | Qué se entrega a quien entra | Ambas partes, si luego falta algo | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que menos se hace y la que más conflictos internos evita. Cuando alguien asume un almacén sin constancia de qué había el día que lo cogió, cualquier descuadre posterior es suyo por defecto — y eso es injusto y difícil de discutir sin un punto de partida. ## Cómo se hace para que sirva 1. **Fotos con criterio, no cien fotos** — Panorámica del conjunto y detalle de lo que importa: lo dañado, lo valioso, los contadores. 2. **Una lista escrita junto a las fotos** — Las fotos prueban el estado; la lista dice qué se contó y cuánto. 3. **Firmada por quien estuvo** — Si son dos partes, mejor las dos: convierte una constancia en un acuerdo. 4. **Y certificado el mismo día** — Fija la fecha. Un inventario certificado tres semanas después no acredita el estado de aquel día. > [!WARNING] > El matiz que lo hace útil de verdad: **certificad el conjunto, no cada foto por separado**. Un documento con la lista y las imágenes dentro, sellado una vez, es una pieza que se entiende y se comprueba entera. Cincuenta fotos selladas por su cuenta son cincuenta pruebas sueltas que alguien tendrá que relacionar entre sí, y ese trabajo lo hará quien lo discuta, no vosotros. ## Lo que conviene incluir y casi nadie incluye **En corto** - La fecha y la hora, visibles en el propio documento. - Quién estaba presente, con nombre. - Lo que NO se pudo comprobar, dicho expresamente. - Y las lecturas de contadores, si el sitio los tiene. La tercera parece que resta y suma: un inventario que reconoce lo que no se revisó es mucho más creíble que uno que aparenta haberlo mirado todo. > [!NOTE] > Certificar el documento es una acción y consume como cualquier otra. Un inventario al año, un cambio de local o un relevo de responsable son justo los casos donde ese coste no admite discusión. **¿Y si el inventario lo hace un tercero?** Que lo firme él y lo guardáis vosotros: su informe con vuestra constancia de recepción. **¿Sirve para un arqueo o un recuento parcial?** Sí, indicando qué alcance tuvo: lo que no se contó también es información. **¿Hace falta repetirlo cada año?** Si sostiene cuentas o un contrato, sí: lo del año pasado prueba el año pasado. ## Ejemplos **Una empresa entrega un local alquilado y el propietario reclama daños que ya existían.** - Había certificado el estado y las lecturas el día de la entrada, con fotos y lista firmada → La discusión se cierra en una conversación en lugar de en una reclamación de fianza. **Un recuento se hace y no queda constancia del estado.** - Sella el inventario el día que se cierra → Lo que había ese día es demostrable. **Se discute qué había en una fecha concreta.** - Consulta el inventario sellado de esa fecha → La discusión se cierra con el registro. **El recuento se guarda en una hoja que luego se edita.** - Sella la versión cerrada → La edición posterior no borra lo que se contó. **Se sella el recuento sin identificar el almacén.** - Incluye ubicación y fecha antes de sellar → El sello prueba algo concreto. **Hay que entregar el recuento a un tercero.** - Comparte el inventario sellado y su referencia → El tercero comprueba sin depender de vosotros. --- --- id: KB-SC-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/sellar-o-firmar-que-necesito idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-007, KB-CO-002, KB-TL-019] citadoPor: [KB-SC-020] --- # ¿Sellar o firmar? Qué necesito _Se confunden todo el rato y responden a preguntas distintas: una dice «esto existía», la otra «yo acepto esto»._ **Responde a:** diferencia entre sellar y firmar un documento · necesito firma o me basta con certificar · certificar un documento sin firma · cómo demuestro que existía antes Es la duda que más tiempo hace perder al empezar, y la respuesta es más sencilla de lo que parece: no compiten. Sellar responde a «esto existía así en esta fecha». Firmar responde a «esta persona lo aceptó». Casi todos los líos vienen de usar una para responder la pregunta de la otra. ## Cuál responde a cada pregunta | Lo que necesitáis demostrar | Qué usar | Por qué | | --- | --- | --- | | Que un documento no ha cambiado desde entonces | Sellar | Fija el contenido exacto y el momento | | Que la otra parte estaba de acuerdo | Firmar | Es un acto de una persona, no un estado del fichero | | Que enviasteis un aviso a tiempo | Sellar | Lo que importa es el cuándo, no la aceptación | | Que se aceptaron unas condiciones | Firmar | Y conservando lo que se le mostró al firmar | | Que una foto de obra es de ese día | Sellar | No hay nadie que tenga que aceptar nada | > [!IMPORTANT] > El matiz que casi nadie ve venir: **una firma no congela por sí sola lo que había alrededor**. Firma el documento, no el anexo que se citaba, ni el correo con las condiciones, ni la versión del catálogo de precios de ese día. Si el pleito va sobre eso, lo que os salva es haber sellado ese material aparte. Firmar y sellar juntos no es redundante — cubren capas distintas del mismo acuerdo. ## Cómo se decide en diez segundos **En corto** - ¿Hay alguien que tenga que decir que sí? Entonces firma. - ¿Solo hace falta que después nadie pueda discutir el contenido o la fecha? Entonces sello. - ¿Las dos cosas? Se firma el documento y se sella lo que lo acompaña. - Y si dudáis, mirad quién os lo va a pedir: un cliente pide firma, un auditor pide fecha. > [!WARNING] > Hay una asimetría que conviene tener clara: **lo firmado ya lleva sello dentro** — el momento queda fijado como parte de la firma —, pero **lo sellado no está firmado por nadie**. Certificar una oferta no significa que el cliente la aceptara; solo que decía eso ese día. Confundirlo lleva a dar por cerrado algo que nadie aceptó, y eso se descubre tarde. ## Los casos que se resuelven mal a menudo 1. **Un albarán conforme** — Firma: alguien acepta que recibió lo que dice. 2. **Un parte de trabajo con fotos** — Sello para las fotos; firma solo si el cliente tiene que conformarlo. 3. **Una comunicación con consecuencias** — Sello: importa el contenido y la fecha, no que el otro lo apruebe. 4. **Unas condiciones nuevas** — Firma, y sello del documento de condiciones que se les enseñó. > [!NOTE] > Qué nivel de firma corresponde a cada documento y cómo se valora cada prueba depende del marco que os aplique — el **eIDAS** en Europa, entre otros — y del tipo de contrato. **Eso lo decide vuestro asesor**; aquí se explica para qué sirve cada herramienta. **¿Sellar cuesta más que firmar?** Son acciones distintas y cada una consume lo suyo; lo caro es elegir mal. **¿Puedo sellar algo que ya está firmado?** Sí, y tiene sentido para el material que acompañaba al documento. **¿Vale sellar un correo?** Sí, y es de los usos que más se agradecen después. ## Ejemplos **Una empresa firma unas condiciones nuevas con un cliente y adjunta un anexo de precios.** - Firma el documento y sella aparte el anexo que se le enseñó ese día → Cuando el cliente discute el precio meses después, hay constancia de qué anexo era. **Se sella algo que había que firmar.** - Firma lo que alguien tiene que aceptar → El documento obliga a quien lo firma. **Se firma algo que solo había que fechar.** - Sella lo que solo tiene que existir en una fecha → No se pide firma a nadie sin necesidad. **Se quiere probar existencia y aceptación a la vez.** - Firma y conserva la fecha de la firma → Las dos preguntas quedan cubiertas. **Nadie sabe cuál elegir para un caso concreto.** - Se pregunta qué hay que poder demostrar → La elección sale de la pregunta y no del hábito. **Se sella un contrato ya firmado.** - Comprueba si la firma ya aporta la fecha → No se duplica el trabajo ni el coste. --- --- id: KB-SC-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/entregar-un-paquete-de-pruebas-a-un-perito idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: compartir audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-008, KB-SC-016] citadoPor: [KB-SC-005] --- # Entregar un paquete de pruebas a un perito _Cuando lo que teníais suelto tiene que viajar junto a un abogado, un perito o un juzgado, y llegar comprobable._ **Responde a:** preparar pruebas para un perito · entregar documentación a un abogado con validez · cómo mandar evidencias a un juzgado · que el archivo siga siendo verificable Llega el día en que lo que fuisteis certificando durante dos años tiene que salir de vuestra organización en un solo paquete. Y ahí la pregunta ya no es si tenéis las pruebas: es si llegarán en un estado en el que el que las reciba pueda comprobarlas por su cuenta. ## Qué tiene que llevar el paquete | Pieza | Para qué sirve | Qué pasa si falta | | --- | --- | --- | | Los ficheros originales, tal cual | Es lo que se comprueba | Sin esto no hay nada que verificar | | El sello o constancia de cada uno | Fija contenido y momento | Queda un fichero sin fecha demostrable | | Cómo se comprueba, explicado | Que el receptor lo haga solo | Se lo tenéis que hacer vosotros, y eso vale menos | | Un índice de qué es cada cosa | Que se entienda sin llamaros | El perito trabaja a ciegas y pregunta por todo | | El contexto: qué pasó y cuándo | Ordena la lectura | Cada documento se interpreta suelto | > [!IMPORTANT] > Hay un error técnico que estropea paquetes enteros y no se ve al hacerlo: **si convertís el fichero, deja de coincidir con su sello**. Reimprimir un PDF, recomprimir una foto para que ocupe menos, exportar desde otro programa o incluso «guardar como» puede cambiar los bytes del archivo — y la comprobación se hace sobre esos bytes exactos, no sobre lo que se ve. El original viaja tal cual, sin optimizar y sin retocar. Si hace falta una versión más ligera para leerla cómodamente, va aparte y se dice que es una copia de lectura. ## Cómo se prepara sin estropearlo 1. **Exportar el expediente completo, no documento a documento** — Así viajan juntos el fichero y su constancia. 2. **No abrir ni volver a guardar los originales** — Leerlos no cambia nada; guardarlos otra vez, sí. 3. **Incluir una hoja de cómo comprobarlo** — Media página, con la dirección donde cualquiera puede verificar. 4. **Y numerar todo con un índice** — El que lo recibe suele ser alguien que no conoce vuestro trabajo. > [!WARNING] > El detalle que más credibilidad da y menos cuesta: **que la comprobación la haga el que recibe, no vosotros**. Una captura vuestra diciendo que todo coincide es una captura vuestra. Si le dais el fichero y la forma de comprobarlo, lo verifica él en un minuto y a partir de ahí no está creyendo a nadie: lo está comprobando. Esa diferencia es exactamente lo que se busca al certificar. ## Lo que conviene preguntar antes de mandarlo **En corto** - En qué formato lo quiere y por qué medio: hay quien no admite enlaces. - Si necesita algo firmado por vosotros acompañando el paquete. - Y si lo va a reenviar a un tercero, para que sepáis dónde acaba. > [!NOTE] > Qué se aporta en un procedimiento, en qué forma y con qué requisitos formales lo decide vuestro abogado — y varía según el tipo de procedimiento. **Preguntad antes de preparar el paquete**; aquí se explica cómo conseguir que lo que entreguéis siga siendo comprobable al llegar. **¿Puedo mandarlo comprimido?** Sí: comprimir no cambia los ficheros de dentro. Convertirlos, sí. **¿Y si me piden papel?** Se imprime, pero el original digital va también: el papel no se puede verificar. **¿Hace falta enviar el histórico entero?** Preguntad: de más también complica, y a veces no conviene. ## Ejemplos **Una empresa prepara pruebas para un perito y comprime las fotos para que quepan en un correo.** - Manda los originales tal cual y adjunta aparte una copia ligera para leer → El perito verifica cada foto por su cuenta, que es lo que hacía falta que pudiera hacer. **Se manda al perito una carpeta con ficheros sueltos.** - Entrega las evidencias con sus referencias → Puede comprobar cada pieza por su cuenta. **Falta el contexto de qué es cada documento.** - Añade un índice de lo entregado → El paquete se entiende sin llamadas. **Se entregan ficheros abiertos y reguardados.** - Entrega los originales tal cual se sellaron → La verificación sale correcta. **Se entrega de más por si acaso.** - Selecciona lo que corresponde al caso → No se aporta información que no hacía falta. **No queda constancia de qué se entregó.** - Registra el paquete y su fecha → La entrega es demostrable después. --- --- id: KB-SC-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/smartcheck/certificar-hoy-algo-de-hace-anos idioma: es categoria: smartcheck subcategoria: empezar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-015, KB-SC-007, KB-SC-018] citadoPor: [KB-SC-013] --- # Certificar hoy algo de hace años _Se puede, y conviene. Pero demuestra que hoy lo tenéis así, no que existiera entonces — y esa diferencia lo es todo._ **Responde a:** puedo certificar un documento antiguo · sellar un contrato de hace cinco años · demostrar que un documento es de 2019 · certificar el archivo antiguo Al descubrir cómo funciona el sellado, la reacción natural es querer certificar todo el archivo de golpe. La operación es sencilla y tiene sentido; lo que hay que entender antes es qué queda demostrado exactamente, porque no es lo que la mayoría espera. ## Qué demuestra y qué no un sello puesto hoy | Afirmación | ¿Lo demuestra el sello de hoy? | Qué lo demostraría | | --- | --- | --- | | Que ese fichero decía esto hoy | Sí, sin discusión | El propio sello | | Que no cambia a partir de hoy | Sí: cualquier cambio se detecta | El propio sello | | Que existía hace cinco años | No | Lo que rodeó al documento entonces | | Que nadie lo tocó entre medias | No | Versiones, correos, registros de aquel momento | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que hay que tener clara antes de sellar el archivo entero: **un sello fija el momento en que se pone, y ese momento es hoy**. Si dentro de dos años discutís un contrato de 2019 sellado en 2026, lo que podréis demostrar es que en 2026 ese fichero era exactamente ese — nada sobre 2019. No es un defecto del sello: es lo que significa un sello de tiempo, y por eso el momento de sellar algo es cuando nace, no cuando se convierte en un problema. ## Entonces, ¿merece la pena sellar lo antiguo? **En corto** - Sí, y por una razón práctica: a partir de hoy nadie podrá tocarlo sin que se note. - Congela la versión que consideráis buena, que a menudo es lo que se discute. - Y en un archivo donde ha entrado mucha gente, eso vale más de lo que parece. - Lo que no hace es rellenar el hueco de los años anteriores. ## Qué sostiene la antigüedad, si el sello no puede 1. **El correo con el que se envió o se recibió entonces** — Con su fecha y su remitente, es la pieza más común. 2. **Lo que hizo un tercero a partir de él** — Una factura, un registro, una respuesta: eso ancla la fecha. 3. **Las versiones intermedias** — Un borrador anterior demuestra un proceso, no solo un resultado. 4. **Y cualquier cosa que no dependa solo de vosotros** — Es el criterio: lo que solo tenéis vosotros convence menos. > [!WARNING] > Un detalle que sorprende al sellar archivo antiguo: **si el mismo documento aparece en dos sitios con diferencias mínimas, sellarlos crea dos versiones oficiales y ninguna gana a la otra**. Antes de sellar en bloque conviene decidir cuál es la buena, porque después tendréis dos pruebas contradictorias en vez de una duda. Es la parte incómoda del ejercicio y también la más útil: obliga a ordenar lo que estaba duplicado. > [!NOTE] > Qué valor se da a cada tipo de prueba y qué hace falta para sostener una fecha depende del asunto y del procedimiento. **Eso lo valora vuestro abogado**; aquí se explica qué añade y qué no añade un sello puesto hoy. **¿Puedo sellar un escaneado de un papel antiguo?** Sí: fija ese escaneado. El papel sigue siendo la pieza de origen. **¿Sellar muchos documentos de golpe cambia algo?** No respecto a la fecha; solo ahorra tiempo. **¿Y si el documento ya estaba firmado electrónicamente?** Entonces ya tiene su propio momento fijado: no hace falta más. ## Ejemplos **Una empresa sella su archivo antiguo y encuentra el mismo contrato con dos redacciones distintas.** - Decide cuál es la versión buena antes de sellar en bloque → Se queda con una prueba clara en vez de dos versiones oficiales que se contradicen. **Se sella hoy un documento de hace cinco años.** - Deja claro que prueba cómo lo tenéis hoy → No se afirma más de lo que el sello dice. **Se presenta como prueba de que existía entonces.** - Acompaña con otras evidencias de la época → La afirmación se sostiene con lo que corresponde. **Se sella un histórico completo de golpe.** - Sella lo que puede llegar a discutirse → El esfuerzo va donde importa. **Se duda de si merece la pena sellar lo antiguo.** - Sella lo que aún tiene efectos vivos → Se cubre lo que todavía se puede discutir. **Se sella y no se anota por qué se hizo entonces.** - Registra el motivo junto a la evidencia → Años después se entiende la decisión. --- --- id: KB-DI-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/que-formatos-y-que-tamano idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-001, KB-DI-004] citadoPor: [KB-PR-005, KB-DI-007, KB-DI-008, KB-PR-015, KB-DI-017] --- # Qué formatos admite y hasta qué tamaño _Los límites reales de una subida y cómo esquivar el que te toque._ **Responde a:** qué formatos de archivo acepta · el archivo es demasiado grande · límite de tamaño de subida · puedo subir un word o solo pdf Casi cualquier documento que tengas sirve. Los límites que existen son dos: el tamaño y, para la lectura automática, que el original se pueda leer. | Formato | Se sube | Se lee automáticamente | | --- | --- | --- | | PDF con texto | Sí | Sí, y es el mejor caso | | PDF escaneado | Sí | Sí, si el escaneo es legible | | Foto (JPG, PNG, HEIC) | Sí | Sí, si está enfocada y derecha | | Word, Excel | Sí | Sí | | Archivos comprimidos | Sí | Se leen los documentos de dentro | ## El tamaño El límite por archivo es de 30 MB, que cubre prácticamente todo salvo escaneos hechos a resolución de imprenta. Si te pasas, casi siempre es porque el escáner está en 600 ppp: bajarlo a 300 divide el peso por cuatro sin perder nada legible. > [!WARNING] > Si vas a subir un escaneo, mira antes que se lea a simple vista. Lo que tú no puedes leer, la lectura automática tampoco. ## Qué hacer con un archivo enorme - Bajar la resolución del escaneo a 300 ppp. - Escanear en blanco y negro si el color no aporta. - Partirlo: normalmente son varios documentos metidos en uno. **¿Puedo subir varios a la vez?** Sí, arrastrando la selección entera. **¿Un PDF de 200 páginas?** Sí, mientras no pase de 30 MB. **¿Se comprime lo que subo?** No. Se guarda tal cual llegó, que es lo que hace que sirva como prueba. ## Ejemplos **Una gestoría no consigue subir un escaneo de 48 MB de una escritura.** - Reescanea a 300 ppp en escala de grises → El mismo documento pesa 9 MB, se sube sin problema y se lee igual de bien. **Se intenta subir un formato que no se admite.** - Convierte a un formato admitido → El documento entra a la primera. **Un archivo supera el tamaño permitido.** - Comprime o divide antes de subir → Se sube sin perder contenido. **Se comprime tanto que deja de leerse.** - Ajusta la compresión manteniendo la legibilidad → El documento entra y además se lee. **Se planifica una carga masiva sin comprobar formatos.** - Prueba con una muestra antes → La carga grande no se detiene a mitad. **Un formato antiguo no se procesa bien.** - Lo convierte a un formato estándar → El documento se ve igual para todos. --- --- id: KB-DI-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/por-que-a-veces-lee-mal idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-002, KB-DI-005] citadoPor: [KB-DI-003, KB-DI-005, KB-DI-009, KB-DI-011, KB-DI-013, KB-DI-015, KB-DI-018, KB-GL-009, KB-GL-010] --- # Por qué a veces lee mal _Qué hace que la lectura automática falle y qué puedes cambiar tú._ **Responde a:** la extracción de datos es incorrecta · por qué no coge bien el nif · el ocr no lee mi documento · mejorar la precisión de la lectura La lectura automática no adivina: reconoce. Cuando falla es casi siempre porque en el original no había nada reconocible, y eso lo puedes arreglar tú antes de subirlo. **En corto** - Un PDF con texto se lee casi perfecto; una foto torcida, no. - El indicador de confianza te dice cuándo mirar. - Corregir un dato enseña al sistema para el mismo tipo de documento. ## Las cinco causas, por frecuencia | Causa | Qué se ve | Arreglo | | --- | --- | --- | | Foto torcida o con sombra | Datos a medias o inventados | Rehacerla apoyando el papel en una mesa, con luz | | Escaneo a baja resolución | Confunde 8 con B, 0 con O | Reescanear a 300 ppp | | Documento manuscrito | Confianza muy baja | Revisión manual: es lo esperable | | Formato poco habitual | Coge unos campos y otros no | Corregir una vez; mejora para los siguientes | | Varios documentos en un PDF | Mezcla datos de dos | Separarlos antes de subir | ## El indicador de confianza Cada dato leído lleva una nota de cuánto se fía. Alta significa que se puede usar sin mirar; media, que conviene un vistazo; baja, que hay que comprobarlo. No es decorativo: es la diferencia entre revisar todo y revisar el 10 %. > [!IMPORTANT] > Nunca uses un dato de confianza baja para algo que tenga consecuencias —un pago, un alta oficial— sin haberlo mirado. La lectura automática ahorra tiempo, no responsabilidad. **¿Aprende de mis correcciones?** Sí, para ese tipo de documento en tu organización. **¿Puedo desactivar la lectura?** Sí. El documento se guarda igual, solo que sin datos extraídos. **¿Cuánto tarda?** Segundos en un documento normal; un poco más en uno de cien páginas. ## Ejemplos **Los NIF de los certificados de un proveedor salen mal una y otra vez.** - Mira el original: son fotos hechas a mano con sombra - Pide que los manden escaneados → A partir de ahí la confianza sube a alta y dejan de revisarse uno a uno. **El documento está escaneado en baja calidad.** - Repite el escaneo con mejor resolución → La lectura mejora sin tocar nada más. **El texto está sobre un fondo con dibujos.** - Revisa a mano lo que quede marcado → Se corrige lo poco que falla. **El documento tiene el texto en una imagen dentro de un PDF.** - Comprueba que se procesó como imagen → El texto pasa a ser buscable. **Un sello tapa parte de un dato.** - Corrige el dato revisando la imagen → El dato queda bien aunque el papel no lo pusiera fácil. **Un tipo de documento falla siempre igual.** - Revisa si el modelo encaja con ese formato → El problema se ataca en el origen. --- --- id: KB-DI-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/corregir-un-dato-mal-leido idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-DI-004, KB-DI-006, KB-DI-016, KB-MA-020, KB-GL-010, KB-CF-002] --- # Corregir un dato mal leído _Cómo se corrige, qué pasa con el original y por qué merece la pena hacerlo._ **Responde a:** cambiar un dato extraído de un documento · corregir la fecha de caducidad leída · editar los datos de un documento · quién cambió este dato Corregir un dato tarda cinco segundos y sirve para dos cosas: que el dato esté bien ahora, y que el siguiente documento igual se lea mejor. ## Cómo se hace 1. **Abre el documento.** 2. **Pulsa sobre el dato mal leído.** 3. **Escribe el valor correcto.** ## Qué pasa con lo anterior **En corto** - El documento original no se toca nunca. Se corrige el dato leído, no el papel. - Queda el valor anterior, el nuevo, quién lo cambió y cuándo. - Si el dato disparaba un aviso —una caducidad, por ejemplo—, se recalcula solo. > [!NOTE] > Que quede el valor anterior no es burocracia: si alguien pregunta por qué el sistema decía otra cosa en marzo, ahí está la respuesta. > [!WARNING] > Corregir un dato no corrige el documento. Si lo que está mal es el papel —un certificado con el NIF equivocado—, hay que pedir uno nuevo, no maquillar el dato. **¿Puedo corregir varios a la vez?** Sí, en la vista de revisión de un lote. **¿Se puede volver al valor original?** Sí, el que leyó el sistema queda guardado. **¿Cuenta como una nueva versión?** El dato sí; el documento no, porque no ha cambiado. ## Ejemplos **Un seguro se lee con caducidad en 2027 cuando en el papel pone 2026.** - Corrige la fecha → El aviso de renovación se recoloca solo, y no se descubre el descubierto en una inspección. **Se corrige el dato y se cree que cambia el documento.** - Comprueba que el documento sigue igual → La prueba se mantiene intacta. **Se corrige y nadie sabe que se cambió.** - Consulta el histórico del dato → La corrección tiene autor y fecha. **El mismo error se repite en muchos documentos.** - Revisa si el origen es el formato → Se corrige la causa y no cada caso. **Se corrige un dato que alimenta un aviso.** - Comprueba que el aviso se recalcula → El aviso vuelve a ser cierto. **Se corrige sin mirar la imagen original.** - Compara con el documento antes de guardar → La corrección es correcta. --- --- id: KB-DI-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/versiones-de-un-documento idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-005, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-DI-010, KB-PR-012] --- # Cuando llega una versión nueva _Sustituir sin perder la anterior, y saber cuál valía en cada momento._ **Responde a:** subir una versión nueva de un documento · el proveedor manda el seguro renovado · ver versiones anteriores de un archivo · sustituir un documento sin borrarlo Un seguro se renueva, un certificado se vuelve a emitir, un contrato tiene un anexo. Lo natural sería borrar el viejo y poner el nuevo, y es justo lo que no hay que hacer: el viejo es lo que demuestra qué valía el año pasado. **En corto** - La versión nueva pasa a ser la vigente; la anterior queda debajo. - Cada versión conserva su fecha de entrega y quién la mandó. - Los avisos de caducidad se recalculan con la nueva. ## Cómo funciona 1. **Sube el documento nuevo sobre el mismo sitio, no como uno aparte.** 2. **Pasa a ser la versión vigente automáticamente.** 3. **La anterior sigue consultable, marcada como sustituida.** ## Por qué importa conservar la anterior | Pregunta que llega | Qué la responde | | --- | --- | | ¿Estaba asegurado en marzo? | La versión vigente en marzo, no la de hoy | | ¿Cuándo se renovó? | La fecha de entrega de cada versión | | ¿Cambió algo entre una y otra? | Las dos, comparables | > [!IMPORTANT] > Subir la renovación como un documento nuevo aparte, en vez de como versión, es el error que más ensucia un expediente: acabas con seis seguros sueltos y sin saber cuál estaba vigente en cada fecha. > [!WARNING] > Sustituir no es corregir un dato mal leído. Si el documento está bien y lo que está mal es lo que se extrajo, corrige el dato; no pidas otro documento. **¿Se puede volver a una versión anterior?** Se puede consultar y descargar; la vigente se cambia subiendo la que corresponda. **¿Cuántas versiones se guardan?** Todas, dentro de vuestra política de conservación. **¿Se avisa a alguien al subir una versión?** A quien tenga que aprobarla, si esa solicitud lo requería. ## Ejemplos **Un proveedor manda el seguro renovado cada enero desde hace cuatro años.** - Cada uno se sube como versión sobre el anterior → Ante una reclamación de 2024 se puede enseñar exactamente la póliza que estaba en vigor ese día. **Llega una versión nueva y sustituye a la anterior.** - Conserva las dos con su fecha → Se puede decir qué valía en cada momento. **Nadie sabe qué cambió respecto a la versión anterior.** - Compara las dos versiones → El cambio se ve sin leerlo entero. **Se sigue trabajando con la versión antigua.** - Marca cuál es la vigente → El equipo usa la buena. **Un cliente pide la versión que se le entregó.** - Consulta qué versión amparaba esa entrega → Se entrega la que corresponde. **La versión nueva llega y nadie avisa a quien la usa.** - Avisa a quien tenga la anterior asignada → El cambio llega a quien le afecta. --- --- id: KB-DI-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/escanear-bien-un-documento idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-003, KB-PR-005] citadoPor: [KB-DI-008, KB-DI-012, KB-DI-015] --- # Escanear bien un documento _Cinco minutos de método que evitan la mitad de los problemas de lectura._ **Responde a:** cómo escanear un documento para que se lea bien · a cuántos ppp escanear · hacer una foto de un documento con el móvil · el escaneo sale muy pesado La calidad del original decide casi todo lo que viene después: si se lee bien, si se puede buscar dentro, si hay que revisarlo a mano. Y arreglarla cuesta cinco minutos al escanear, frente a horas de revisión después. ## Los números que funcionan | Ajuste | Valor | Por qué | | --- | --- | --- | | Resolución | 300 ppp | Suficiente para leer; 600 pesa cuatro veces más sin ganar nada | | Color | Escala de grises | Salvo que el color signifique algo, como un sello | | Formato | PDF | Mejor que imágenes sueltas: mantiene el orden de las páginas | ## Si lo haces con el móvil **En corto** - Apoya el papel en una mesa, no lo sujetes. - Luz de frente, no de espaldas: tu propia sombra es la causa más común de un mal resultado. - Encuadra la hoja entera, derecha, sin dedos ni bordes de mesa. Un móvil actual con luz decente da un resultado equivalente a un escáner. Lo que estropea las fotos no es la cámara, es la prisa. > [!WARNING] > Si el papel está arrugado o la impresión es muy pálida, ni el mejor escaneo lo arregla. Ahí lo que hace falta es pedir otro original. > [!NOTE] > Un documento que ya existe en digital no se escanea: se pide en PDF. Escanear una impresión de un PDF pierde el texto que ya tenía dentro, y luego hay que reconocerlo con OCR. **¿Y si son cincuenta páginas?** En un solo PDF, no en cincuenta imágenes. **¿Merece la pena escanear a color?** Solo si el color aporta: un sello, una firma en azul, un gráfico. **¿Puedo recortar la foto?** Sí, para quitar la mesa. No retoques nada más si el documento va a servir como prueba. ## Ejemplos **Los certificados de un proveedor se leen mal una y otra vez.** - Se mira el original: fotos a pulso con sombra - Se le manda esta pauta → A partir del siguiente envío la lectura sale con confianza alta y deja de revisarse a mano. **El escaneo sale oscuro y no se lee.** - Repite con más luz y sin sombras → La lectura funciona a la primera. **Se escanea a resolución muy baja para que pese poco.** - Sube la resolución sin pasarse del límite → El documento entra y además se lee. **El documento sale cortado por los bordes.** - Encuadra el documento completo → No falta texto en la lectura. **Se escanea en color algo que es texto negro.** - Escanea en el modo que dé mejor contraste → El fichero pesa menos y se lee mejor. **Cada persona escanea de una forma distinta.** - Acuerda unos ajustes comunes → La calidad deja de depender de quién escanee. --- --- id: KB-DI-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/subir-tu-primer-documento idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-003, KB-DI-007, KB-DI-019] citadoPor: [KB-DI-017] --- # Subir tu primer documento _Qué pasa cuando lo sueltas, y qué decidir después._ **Responde a:** cómo subo un documento · arrastrar archivos a la plataforma · qué pasa cuando subo un pdf · dónde se guardan mis documentos Subir es arrastrar el archivo. Lo interesante empieza después, porque lo que pasa a continuación decide si ese documento va a servir de algo o va a ser una copia más en un sitio nuevo. ## Qué ocurre al soltarlo 1. **Se guarda tal cual** — Cifrado y sin tocarlo. El original no se modifica nunca: es lo que permite que sirva como prueba. 2. **Se lee, si ese tipo lo tiene activado** — Se extraen los datos que interesan: fechas, importes, identificadores. 3. **Queda buscable por su contenido** — No solo por el nombre del archivo, que es como casi nadie lo busca. ## Lo que conviene decidir en ese momento | Decisión | Por qué ahora | | --- | --- | | Si caduca, ponerle fecha | Es cuando lo tienes delante. Después nadie vuelve a mirarlo | | Dónde va | Por cliente, obra o proyecto: por aquello sobre lo que preguntan | | Quién debe verlo | Sobre todo si lleva datos personales | > [!NOTE] > La fecha de caducidad es lo que convierte un archivo en algo que te avisa. Un documento sin ella es un papel guardado; con ella, es un aviso dentro de once meses. > [!WARNING] > Antes de subir algo con datos de otra persona —un DNI, una nómina, un informe médico— piensa si de verdad necesitas guardarlo. Lo que no está guardado no se puede perder. **¿Hasta qué tamaño?** 30 MB por archivo, que cubre prácticamente todo. **¿Puedo subir varios a la vez?** Sí, arrastrando la selección o una carpeta entera. **¿Se puede sustituir por una versión nueva?** Sí, y la anterior se conserva con su fecha. ## Ejemplos **Alguien sube los seguros de sus veinte proveedores sin poner fechas.** - Vuelve a hacerlo marcando la caducidad de cada uno → Once meses después llegan veinte avisos solos, en vez de descubrirlo en una inspección. **Se sube el primer documento sin saber dónde va.** - Elige el expediente antes de subir → El documento entra donde se va a buscar. **Se sube y no se sabe si se ha leído.** - Comprueba si aparecen datos extraídos → Se sabe qué ha hecho el sistema. **Se prueba con un documento confidencial.** - Usa uno de prueba la primera vez → El aprendizaje no compromete nada. **Se sube y se cierra antes de que termine.** - Espera a que aparezca en la lista → La subida se confirma. **Se sube el peor escaneo que hay para probar.** - Es exactamente lo que conviene probar primero → Se conoce el peor caso antes de decidir. --- --- id: KB-DI-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/que-datos-conviene-extraer-de-cada-documento idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-GL-010] citadoPor: [KB-DI-011, KB-TD-019, KB-DI-020] --- # Qué datos conviene extraer _Extraer de más da trabajo de revisión sin devolver nada._ **Responde a:** qué campos configurar para extraer · mapa de campos de un tipo de documento · extraer demasiados datos · configurar la lectura por tipo de documento La tentación al configurar un tipo de documento es marcar todo lo que aparece en el papel. Es un error caro: cada dato extraído es un dato que alguien tendrá que revisar cuando salga con confianza baja, y la mayoría no se va a usar nunca. ## La pregunta que decide Para cada campo: **¿voy a filtrar, avisar o decidir con esto?** Si la respuesta es no, no lo extraigas. El documento sigue guardado entero y buscable por su contenido; extraer un dato es otra cosa. | Dato | ¿Extraerlo? | Por qué | | --- | --- | --- | | Fecha de caducidad | Siempre | Es lo que dispara el aviso | | Identificador fiscal | Sí | Permite cruzar con vuestro sistema | | Importe asegurado | Si tenéis un mínimo exigido | Si no lo comprobáis, no sirve | | Nombre de la aseguradora | Rara vez | No filtráis por eso | | Dirección completa | Casi nunca | Está en el documento si hace falta | > [!IMPORTANT] > Extraer datos personales que no vais a usar es guardarlos dos veces: en el documento y como dato suelto. Si no los necesitáis para filtrar o avisar, no los extraigáis — es la aplicación práctica de pedir lo mínimo. ## La señal de que os habéis pasado - Nadie revisa los avisos de confianza baja porque hay demasiados. - Hay campos que llevan meses sin que nadie los mire. - La gente corrige datos que no cambian ninguna decisión. > [!NOTE] > Empezad con dos o tres campos por tipo. Añadir uno después cuesta un minuto; quitar el hábito de revisar cuarenta campos inútiles cuesta bastante más. **¿Puedo cambiar los campos de un tipo ya en uso?** Sí. Lo ya extraído se conserva. **¿Se puede extraer sin que nadie revise?** Sí, si el dato no dispara nada crítico. La revisión se reserva para lo que decide algo. **¿Y si el documento no trae el dato?** Queda vacío. Es información: significa que ese documento no sirve para lo que queríais. ## Ejemplos **Una empresa configura catorce campos por cada certificado y nadie revisa ya los avisos.** - Deja tres: caducidad, identificador fiscal e importe asegurado → Los avisos de confianza baja bajan a un puñado y vuelven a mirarse. **Se extraen veinte datos y solo se usan tres.** - Extrae lo que alguien va a consultar → La revisión se reduce a lo útil. **Se busca por un dato que nadie extrajo.** - Añade ese campo a la extracción → La búsqueda encuentra lo que hace falta. **Se extraen datos que ya están en otro sitio.** - Comprueba si el dato ya existe → No se duplica información. **Un aviso depende de una fecha que no se extrae.** - Extrae la fecha de vigencia → El aviso funciona. **Cada tipo de documento se configura distinto.** - Define qué extraer por tipo → Los documentos del mismo tipo son comparables. --- --- id: KB-DI-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/borrar-un-documento-o-no idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-006, KB-TZ-003] citadoPor: [KB-PR-014, KB-DI-019, KB-AD-020] --- # Borrar un documento, o no _Lo que se puede borrar, lo que conviene y lo que no se debe._ **Responde a:** cómo borro un documento subido por error · puedo eliminar un archivo · quitar un documento de un expediente · recuperar un documento borrado Borrar parece la solución obvia cuando algo está mal, y casi nunca lo es. Antes de hacerlo conviene saber en cuál de los tres casos estás, porque solo uno de ellos pide borrado. | Situación | Qué hacer | Por qué | | --- | --- | --- | | Subiste el archivo equivocado | Borrar y subir el correcto | No prueba nada y no debería estar | | El documento está caducado o superado | Subir la versión nueva sobre él | El anterior demuestra qué valía entonces | | El dato leído está mal, el papel bien | Corregir el dato, no tocar el documento | El documento no tiene ningún problema | ## Lo que no se debe borrar - Nada que esté relacionado con una reclamación o un litigio abierto. - Documentos que forman parte de una firma: la firma va sobre ellos. - Lo que estéis obligados a conservar, aunque ya no os sirva. > [!IMPORTANT] > Si hay un procedimiento abierto que afecte a un documento, no lo borres aunque parezca irrelevante. Todo borrado queda registrado con su fecha, y uno hecho después de que empiece la reclamación se lee siempre de la peor manera, aunque fuera inocente. ## Lo que sí conviene borrar Lo que no deberíais tener: copias de documentos de identidad que se pidieron sin necesitarlos, datos personales de procesos que terminaron hace años, documentos de terceros que llegaron por error. Guardar de más no es prudencia, es riesgo acumulado. > [!WARNING] > Antes de borrar algo que subió otra persona, pregúntale. Puede estar ahí por una razón que no ves, y recuperarlo no siempre es posible. > [!NOTE] > Si dudas entre borrar y conservar, mira si el documento demuestra algo. Los que demuestran se quedan; los que solo ocupan, se van. **¿Se puede recuperar lo borrado?** Depende de vuestra configuración de retención. No cuentes con ello. **¿Queda registro de quién borró?** Sí, con la fecha. **¿Borrar libera espacio o créditos?** Los créditos ya consumidos no vuelven. ## Ejemplos **Alguien quiere borrar los seguros antiguos de un proveedor «para dejarlo limpio».** - Comprueba que demuestran la cobertura de cada año - Los deja como versiones anteriores → Meses después una reclamación de hace dos años se cierra enseñando la póliza que estaba vigente ese día. **Se borra un documento y desaparece de un expediente.** - Comprueba dónde está referenciado antes de borrar → El borrado no rompe nada. **Se borra un duplicado y era el bueno.** - Comprueba cuál tiene el expediente correcto → Queda el que sirve. **Se borra algo que había que conservar por plazo.** - Comprueba la política antes de borrar → El borrado deja de ser una apuesta. **Se borra y no consta que se hiciera.** - Registra lo borrado y cuándo → Lo actuado es demostrable. **Se archiva en lugar de borrar y se pierde de vista.** - Decide si archivar o borrar según el caso → El archivo sigue siendo legible. --- --- id: KB-DI-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-muy-largos idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-DI-009] citadoPor: [KB-DI-013] --- # Documentos muy largos _Doscientas páginas de las que os importan cuatro datos. Cómo se plantea._ **Responde a:** extraer datos de un pdf muy largo · documento de cientos de páginas · leer un pliego entero · sacar información de un contrato largo Un pliego, una póliza o un contrato marco pueden tener doscientas páginas. De todas ellas, lo que necesitáis suele caber en media: cuatro fechas, dos importes y tres condiciones. El problema no es leerlo, es no tener que leerlo otra vez cada vez que alguien pregunta. ## Qué cambia respecto a un documento corto | Aspecto | Documento corto | Documento largo | | --- | --- | --- | | La lectura | Directa | Igual, solo que tarda más | | Lo que se extrae | Casi todo lo relevante | Solo los campos que decidáis | | El riesgo | Un dato mal leído | Un dato correcto pero del sitio equivocado | | La revisión | Se lee entero | Se comprueba campo a campo | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la específica de los documentos largos. En doscientas páginas hay muchas fechas y muchos importes; el error típico no es leer mal un número, es coger el número correcto de la cláusula que no era. ## Cómo se plantea 1. **Decidid antes qué cuatro o cinco datos importan** — Si la lista tiene veinte, la revisión será tan larga como leerlo. 2. **Comprobad cada dato contra su sitio en el documento** — No basta con que el valor sea plausible: tiene que venir de donde toca. 3. **Dejadlo enlazado al expediente, no suelto** — El documento vive donde se usa; los datos, donde se consultan. 4. **Y anotad la duda si la hay** — Una condición ambigua no se resuelve extrayéndola: se marca para que alguien la lea. > [!WARNING] > No uséis un resumen automático para tomar una decisión contractual. Sirve para orientarse y para saber qué cláusula abrir; lo que os obliga es el texto, no el resumen. ## Cuando el documento es también escaneado Un pliego escaneado a baja calidad y de doscientas páginas es el peor caso: mucho texto y poca fiabilidad. Si es un documento importante y va a consultarse durante años, compensa conseguir el original electrónico antes que arreglar la lectura del escaneo. **En corto** - Pocos campos, bien comprobados, mejor que muchos sin revisar. - El dato correcto tiene que venir del sitio correcto. - Y lo ambiguo se marca, no se extrae. > [!NOTE] > Los límites de tamaño de subida son los mismos que para cualquier documento. Si un fichero no entra, casi siempre es porque está escaneado a una resolución mucho más alta de la necesaria, no porque tenga demasiadas páginas. **¿Tarda mucho más?** Más que uno corto, sí. No es un problema si se sube cuando llega y no cuando hace falta. **¿Puedo buscar dentro de él después?** Sí, y es la mitad del valor: encontrar la cláusula sin recorrerlo entero. **¿Y si solo me interesan tres páginas?** Podéis subir el documento completo y extraer solo de esas: el resto sigue estando por si acaso. ## Ejemplos **Una empresa gana un contrato marco de ciento ochenta páginas y cada consulta obliga a releerlo.** - Extrae seis datos clave y los comprueba contra su cláusula - Deja el documento enlazado al expediente del cliente → Las consultas se responden en el momento y el pliego solo se abre cuando hay que citar el texto. **Un documento de doscientas páginas tarda en procesarse.** - Deja el proceso en marcha y sigue con otra cosa → El tiempo de proceso no bloquea a nadie. **Solo hace falta un dato de un documento larguísimo.** - Extrae solo los campos que se van a usar → La revisión se reduce a lo útil. **El documento supera el tamaño permitido.** - Lo divide por partes con sentido → Cada parte entra y se localiza. **Buscar dentro del documento es imposible a mano.** - Busca por contenido dentro del documento → Se llega al punto exacto. **Se sube entero cuando solo importaban dos anexos.** - Sube lo que se va a consultar → El archivo no crece sin motivo. --- --- id: KB-DI-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/fotos-hechas-con-el-movil-en-el-trabajo idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-007, KB-DI-002] citadoPor: [KB-DI-014, KB-CF-019] --- # Fotos hechas con el móvil en el trabajo _El albarán, el contador, el daño, la matrícula: cuándo una foto es un documento y cuándo es un recuerdo._ **Responde a:** subir fotos desde el móvil al expediente · fotografiar un albarán en vez de escanearlo · las fotos del móvil valen como documento · hacer fotos en obra y que no se pierdan La mayoría de la documentación de campo nace como foto de móvil: el albarán firmado, la lectura de un contador, un daño en la mercancía, el estado de una instalación. El problema no es la calidad de la foto: es que se queda en la galería del móvil de una persona. ## Cuándo una foto es un documento | Es un documento cuando… | Es solo una foto cuando… | | --- | --- | | Está en el expediente al que pertenece | Está en la galería de alguien | | Se sabe quién la hizo y cuándo | Solo tiene los datos del móvil | | Se puede encontrar por lo que muestra | Se llama IMG_4821 | | Y alguien más puede verla | Solo la tiene quien la hizo | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que decide. Una foto que solo existe en un móvil se pierde con ese móvil, y se pierde con esa persona cuando cambia de empresa. Ha ocurrido el trabajo, pero no queda la prueba. ## Cómo hacer que sirvan 1. **Subidla en el momento, desde el propio móvil** — Al expediente correspondiente. Diez segundos entonces valen más que media hora después. 2. **Que se lea, si tiene texto** — Un albarán fotografiado y leído es buscable por número o por proveedor; sin leer, no. 3. **Encuadrad el documento entero** — El fallo más común: cortar un borde y perder el sello, la fecha o la firma. 4. **Y certificad lo que puede acabar en discusión** — Daños, estados de entrega, lecturas. Ahí la fecha demostrable vale mucho. > [!WARNING] > La foto en diagonal con sombra encima es la que peor se lee, y suele ser justo la del albarán que hará falta dentro de seis meses. Foto de frente, con luz, sin sombra del propio cuerpo: es la mitad del resultado. ## Lo que conviene fotografiar siempre **En corto** - Lo que se firma en papel porque no había otra opción. - El estado de algo antes y después de manipularlo. - Las lecturas, contadores y placas de característica. - Y todo lo que os entreguen en mano y no vaya a llegar por otra vía. > [!NOTE] > Si el sitio no tiene cobertura, la foto se hace igual y se sube al salir. Lo que no conviene es dejar para la oficina el paso de subirla: es donde se pierde. **¿Ocupa mucho una foto de móvil?** Menos que un escaneo a máxima resolución, y entra de sobra en el límite de subida. **¿Puedo subir varias a la vez?** Sí, y para una jornada de campo es lo normal. **¿Sirve una foto como prueba?** Depende de qué la acompañe: fecha demostrable, autor y contexto. La foto sola vale poco. ## Ejemplos **Un técnico guarda en el móvil las fotos de todas sus intervenciones.** - Las sube al expediente de cada intervención en el momento → Cuando un cliente reclama seis meses después, la foto está donde tiene que estar y con fecha. **La foto se hace con el documento en la mano y sale movida.** - Apoya el documento antes de disparar → La lectura funciona a la primera. **Se fotografía a contraluz en una nave.** - Cambia de posición buscando luz uniforme → El texto sale legible. **Las fotos se quedan en el carrete del móvil.** - Las sube al expediente en el momento → El registro no depende del teléfono. **Se fotografía deprisa y falta una página.** - Comprueba que están todas antes de irse → No hay que volver al sitio. **La foto pesa mucho y la subida falla.** - Sube con la conexión estable o reduce el tamaño → La subida se completa. --- --- id: KB-DI-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-en-otro-idioma idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-CC-007, KB-DI-011, KB-DI-015, KB-DI-018] citadoPor: [KB-DI-021] --- # Documentos en otro idioma _Un certificado en alemán, una factura en chino: qué se puede hacer y qué conviene pedir traducido._ **Responde a:** documento en otro idioma qué hago · leer un certificado extranjero · traducción jurada cuándo hace falta · extraer datos de una factura en otro idioma En cuanto compráis o vendéis fuera, empiezan a llegar documentos en idiomas que nadie del equipo lee. La reacción típica —pedir traducción de todo— es cara e innecesaria; la contraria —archivarlo sin entenderlo— es peor. ## Las tres cosas distintas que se confunden | Necesidad | Qué resuelve | Cuándo hace falta | | --- | --- | --- | | Entender qué dice | Saber si sirve y qué datos tiene | Casi siempre | | Poder buscarlo después | Encontrarlo por su contenido | Casi siempre | | Traducción jurada | Valor oficial ante un organismo | Solo cuando lo exige alguien concreto | > [!IMPORTANT] > Las dos primeras se resuelven leyendo el documento al subirlo: los datos se extraen igual, y la búsqueda funciona sobre lo que pone, esté en el idioma que esté. La tercera es un trámite legal y cuesta dinero: pedidla solo cuando alguien la exija, y por escrito. ## Qué conviene hacer al recibirlo 1. **Subidlo tal cual, sin esperar a la traducción** — El original es el documento; la traducción es un añadido. 2. **Extraed los datos que os importan** — Fechas, importes, identificadores. Casi nunca dependen del idioma. 3. **Anotad en vuestro idioma qué es** — Una línea basta: «certificado de conformidad del proveedor X, válido hasta…». 4. **Y si hace falta traducción, enlazadla al original** — Las dos juntas; una traducción suelta pierde su referencia. > [!WARNING] > Cuidado con las fechas y los números. El formato cambia por país: el mismo documento puede leerse como 3 de junio o 6 de marzo, y los separadores de miles y decimales se invierten. Es el error más caro y el más silencioso. ## Cuándo sí hace falta traducción jurada **En corto** - Cuando la pide una administración o un juzgado. - Cuando el contrato lo exige expresamente. - Y cuando el documento va a sostener una reclamación en otro país. En el resto de los casos, entender el documento y poder encontrarlo es todo lo que necesitáis, y eso no requiere traducir nada. > [!NOTE] > Si mandáis peticiones a proveedores de fuera, mandarlas en su idioma cambia mucho la tasa de respuesta. Y lo que os devuelvan seguirá llegando en su idioma: es normal y no impide trabajar con ello. **¿Se leen alfabetos no latinos?** Sí, aunque la calidad depende mucho del escaneo. **¿La traducción automática vale para decidir?** Para orientarse sí; para una decisión con consecuencias, contrastad. **¿Y si nadie del equipo lo entiende?** Anotad en vuestro idioma qué es y de quién viene: eso ya evita el 90 % de los problemas. ## Ejemplos **Una empresa acumula certificados de proveedores asiáticos sin traducir ni subir.** - Los sube tal cual y extrae fechas e identificadores - Anota en castellano qué es cada uno → Puede encontrarlos y saber cuándo caducan sin haber pagado una sola traducción. **Llega un documento en un idioma que nadie lee.** - Extrae los datos que hacen falta → El documento es utilizable sin traducirlo entero. **Se traduce entero cuando bastaban tres campos.** - Traduce solo lo que hay que entender → El coste se ajusta a la necesidad. **Un cliente pide el documento en su idioma.** - Pregunta si necesita traducción oficial → Se traduce lo que corresponde. **El proveedor manda siempre en su idioma.** - Acuerda el idioma en el pedido → Llega utilizable desde el primer envío. **Se archiva sin saber qué dice.** - Anota de qué es el documento al archivarlo → Se localiza después sin abrirlo. --- --- id: KB-DI-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-que-llegan-por-mensajeria idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-012, KB-CC-001, KB-DI-017] citadoPor: [KB-DI-019] --- # Documentos que llegan por mensajería _El albarán que te mandan por WhatsApp existe, y hay que decidir qué se hace con él._ **Responde a:** me mandan documentos por whatsapp · documentación por mensajería instantánea · guardar un pdf que llega por chat · el proveedor manda fotos por whatsapp Guste o no, mucha documentación real llega hoy por mensajería: el albarán fotografiado, el certificado en PDF, la foto de un daño. Prohibirlo no funciona —la gente seguirá haciéndolo— y aceptarlo sin más deja la documentación de la empresa en el móvil personal de alguien. ## Los tres problemas de dejarlo así | Problema | Consecuencia | | --- | --- | | Está en un móvil personal | Se va con la persona y con el móvil | | No hay contexto | Un PDF suelto en un chat no dice de qué pedido es | | No hay constancia útil | «Te lo mandé por WhatsApp» no es un registro de entrega | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que más discusiones genera. La mensajería deja constancia de que se envió un fichero, pero esa constancia vive en dos móviles particulares y es fácil de perder o de discutir. No es lo mismo que un envío registrado. ## Qué hacer, sin pelearse con nadie 1. **Aceptadlo como vía de aviso, no como vía de entrega** — «Vale, súbelo aquí» convierte un chat en documentación. 2. **Si ya llegó por ahí, subidlo vosotros al expediente** — Diez segundos. Es mejor que perderlo por principio. 3. **Y para lo que importe, pedidlo por la vía con registro** — Firmas, aportaciones formales, plazos. Ahí la mensajería no basta. > [!WARNING] > El caso peligroso es la firma. Un «conforme» en un chat puede valer como indicio, pero no deja las evidencias que sí deja una firma: identidad, momento y contenido exacto de lo aceptado. Para eso existe el envío a firmar, y cuesta lo mismo que discutir después. ## Cuando el canal de mensajería es el bueno **En corto** - Para avisar de que algo se ha subido. - Para desbloquear a alguien que no abre el correo. - Y para una foto rápida que después se guarda donde toca. Usado así, es un canal excelente: llega, se lee y desatasca. El problema nunca fue el canal, sino usarlo como archivo. > [!NOTE] > Si mandáis peticiones por ese canal, el destinatario puede aportar igualmente desde el enlace, sin instalar nada. Es la forma de aprovechar que la mensajería llega mejor sin perder el registro. **¿Se pueden mandar recordatorios por ahí?** Sí, y para algunos destinatarios funciona bastante mejor que el correo. **¿Vale una foto de un albarán mandada por chat?** Como documento sí, si la subís. Como prueba de entrega, no. **¿Y los grupos de obra o de equipo?** Sirven para coordinar; lo que se decida ahí, si importa, se recoge en el expediente. ## Ejemplos **Un jefe de obra recibe todos los albaranes por chat y los guarda en el móvil.** - Sube cada uno al expediente de la obra al recibirlo → Cuando cambia de móvil no se pierde nada y los albaranes se pueden buscar por proveedor. **El documento llega en papel por mensajería.** - Lo captura al recibirlo → Entra en el expediente el mismo día. **El sobre se abre y el papel se queda en una bandeja.** - Digitaliza en la propia recepción → Deja de haber una pila esperando. **Nadie sabe si un documento llegó por correo o por mensajería.** - Registra la vía de entrada → El histórico refleja lo que pasó. **El original hay que conservarlo además de la copia.** - Anota dónde se guarda el original → Se localiza sin recorrer el archivo. **Llega algo que no corresponde a ningún expediente.** - Lo registra y busca a quién corresponde → No se queda en una bandeja sin dueño. --- --- id: KB-DI-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-escritos-a-mano idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-DI-007, KB-DI-020] citadoPor: [KB-DI-013] --- # Documentos escritos a mano _Partes, albaranes y anotaciones a bolígrafo: qué se puede sacar de ahí y qué conviene teclear._ **Responde a:** leer un documento escrito a mano · el ocr no lee la letra manuscrita · albarán rellenado a bolígrafo · digitalizar partes de trabajo en papel Buena parte del papel que sigue circulando está rellenado a mano: el albarán con la cantidad corregida, el parte del técnico, la hoja de control con las temperaturas del turno. Se puede subir y se debe subir, pero conviene saber qué se puede esperar de ahí y qué no. ## Qué se lee bien y qué no | Elemento | Se lee | Comentario | | --- | --- | --- | | El impreso de fondo | Bien | El texto preimpreso es texto normal | | Números claros y separados | Regular | Un 1 y un 7 se confunden según quién escriba | | Texto manuscrito corrido | Mal | La caligrafía real no es la de un ejemplo | | Firmas y garabatos | No es texto | Se ven, pero no dicen nada por sí mismos | > [!IMPORTANT] > El matiz que no se deduce mirando la pantalla: cuando un manuscrito se lee mal, el resultado **no suele venir vacío, sino equivocado**. Un impreso escaneado devuelve el texto preimpreso perfectamente y, en el hueco rellenado a mano, un valor plausible que puede no ser el que está escrito. Es más peligroso que no leer nada, porque parece correcto. ## Cómo se trabaja con ellos sin perder tiempo 1. **Subidlos igual, siempre** — Aunque la lectura sea imperfecta, el documento queda guardado, fechado y localizable por el asunto. 2. **Teclead a mano los dos o tres datos que importan** — Cantidad, fecha, número de lote. Treinta segundos que evitan una reclamación. 3. **Comprobad los números antes de usarlos** — Si un dato manuscrito va a una factura o a un registro obligatorio, se mira contra la imagen. 4. **Y fotografiad de frente y con luz** — En manuscrito la calidad del escaneo cambia el resultado más que en ningún otro caso. > [!WARNING] > Cuidado con las correcciones a bolígrafo sobre un impreso: una cantidad tachada y reescrita al lado se lee como dos números, y no siempre se queda con el bueno. Cuando el papel venga corregido, ese dato se teclea, no se hereda. ## Lo que conviene cambiar en origen **En corto** - Si el parte lo rellena vuestro equipo, se firma en el móvil y deja de ser manuscrito. - Si lo rellena un tercero, pedirle el impreso en digital suele ser más fácil de lo que parece. - Y si el papel es inevitable, que al menos los campos clave vayan en casillas separadas. Ese último punto es gratis y cambia mucho: un número escrito dentro de una casilla se lee bastante mejor que el mismo número en una línea abierta. > [!NOTE] > Un documento manuscrito mal leído no es un documento perdido: sigue estando, sigue viéndose y sigue sirviendo como prueba de lo que decía. Lo único que pierde es la búsqueda por su contenido, y eso se compensa tecleando los pocos datos que de verdad se consultan. **¿Puedo volver a procesarlo si mejora la lectura?** Sí, y no hace falta volver a subirlo. **¿Sirve para el cuaderno de campo o el libro de registro?** Como archivo sí; para responder rápido, teclead los datos que os van a preguntar. **¿Y si el documento es antiguo y no hay original digital?** Es exactamente el caso de subirlo y anotar a mano lo esencial. ## Ejemplos **Un almacén sube albaranes con la cantidad corregida a bolígrafo y factura con el dato leído.** - Teclea la cantidad final tras mirar la imagen - Pide al proveedor el albarán en digital → Dejan de aparecer diferencias de cantidad en las facturas del mes. **Un documento manuscrito se lee a medias.** - Revisa a mano lo que quede marcado → Se corrige lo poco que falla. **La letra es difícil y se teclea todo de nuevo.** - Aprovecha lo que sí salió y corrige el resto → El tecleo se reduce. **Se fotografía un manuscrito con poca luz.** - Repite con mejor luz y contraste → La lectura mejora bastante. **Un formulario manuscrito se repite cada semana.** - Valora sustituirlo por captura directa → El problema desaparece en origen. **Se aprueba lo leído sin comprobar el manuscrito.** - Compara con la imagen antes de aprobar → El dato guardado es el que dice el papel. --- --- id: KB-DI-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/el-mismo-dato-con-dos-valores-distintos idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-005, KB-IC-012] citadoPor: [KB-GL-016, KB-DI-018, KB-DI-020] --- # El mismo dato con dos valores distintos _La factura dice una cosa y el albarán otra. Cuál manda y qué hacer con la diferencia._ **Responde a:** la factura y el albarán no coinciden · datos contradictorios entre documentos · qué documento manda si hay diferencia · cuadrar cantidades entre documentos Cuando dos documentos del mismo asunto dicen cosas distintas, el problema no es de lectura: los dos se leyeron bien y no coinciden entre sí. Es una discrepancia real, y lo único que cambia es que ahora se ve el mismo día en lugar de al cerrar el mes. ## Por qué difieren, en orden de frecuencia | Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Se sirvió distinto de lo pedido | El albarán cuadra con lo recibido y no con el pedido | Aceptar o reclamar, pero decidirlo | | Corrección a mano en el papel | Un número tachado y otro escrito al lado | Vale lo corregido, y se teclea | | Documentos de fechas distintas | Una entrega parcial y otra posterior | No es discrepancia: son dos hechos | | Error de quien lo emitió | Los demás datos no encajan tampoco | Pedir el documento corregido | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que genera falsas alarmas y la que más tiempo hace perder. Antes de reclamar nada, mirad las fechas: dos documentos que no coinciden porque describen momentos distintos no son un error, son la historia normal de un suministro fraccionado. ## Qué documento manda 1. **Para qué se entregó, el albarán firmado** — Es el que recoge lo que llegó de verdad y quién lo recibió. 2. **Para qué se pidió, el pedido** — La diferencia entre los dos es exactamente lo que hay que aclarar. 3. **Para qué se cobra, la factura** — Y debería cuadrar con el albarán, no con el pedido. 4. **Y si hay contrato, manda el contrato** — Precios, condiciones y tolerancias pactadas están ahí, no en los albaranes. > [!WARNING] > El matiz que no se deduce hasta que se ha vivido: **el dato extraído no sustituye al documento**. Si vais a reclamar por una diferencia, la reclamación se apoya en la imagen del albarán con su número y su firma, no en el valor que aparece en un listado. El listado sirve para detectar la diferencia en el momento; la prueba sigue siendo el documento. ## Cómo se detecta antes de pagar **En corto** - Cruzando lo extraído de albarán y factura sobre el mismo pedido. - Con una tolerancia decidida: no todo descuadre merece una llamada. - Y revisando quien recibe, no quien paga: el que estaba en la descarga sabe qué llegó. Ese último punto ahorra más discusiones que ninguna herramienta: administración ve papeles y almacén vio la mercancía. Cuando la duda se resuelve preguntando a quien descargó, se cierra en un minuto. > [!NOTE] > Cruzar datos entre dos documentos es una acción de IA y consume, como cualquier otra. Compensa hacerlo donde hay dinero o riesgo —recepciones, facturas grandes, lotes críticos— y no sobre todo el flujo por sistema. **¿Puedo corregir el dato extraído a mano?** Sí, y conviene: queda constancia de que alguien lo revisó. **¿Y si el proveedor no reconoce la diferencia?** Ahí es donde el albarán firmado en la entrega vale su peso. **¿Se puede avisar automáticamente si no cuadran?** Sí, y es de las reglas que más rinden si se le pone una tolerancia razonable. ## Ejemplos **Administración detecta al cerrar el mes que tres facturas no cuadran con sus albaranes.** - Cruza albarán y factura al recibir, con una tolerancia acordada - Pregunta a quien descargó antes de reclamar → Las diferencias se resuelven el mismo día y dejan de aparecer en el cierre. **El mismo dato aparece con dos valores en dos documentos.** - Comprueba de qué documento salió cada uno → Se sabe cuál respalda cada valor. **Se elige uno de los dos sin dejar constancia.** - Registra cuál se toma y por qué → La decisión es explicable. **Un documento es más reciente que el otro.** - Compara las fechas de los dos → El criterio deja de ser una intuición. **El valor mal leído se corrige en el sitio equivocado.** - Corrige en el documento del que salió → El origen y el dato vuelven a coincidir. **Un informe usa el valor equivocado.** - Comprueba de dónde toma el dato → El informe se apoya en lo correcto. --- --- id: KB-DI-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/subir-muchos-documentos-de-golpe idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-003, KB-PS-006, KB-DI-008] citadoPor: [KB-DI-014] --- # Subir muchos documentos de golpe _Lo que conviene decidir antes de arrastrar doscientos ficheros, porque después cuesta más deshacerlo._ **Responde a:** subir muchos archivos a la vez · importar una carpeta de documentos · subida masiva de documentos · cuántos documentos puedo subir de golpe Antes o después toca subir un bloque grande: una carpeta de una obra terminada, el archivo de un cliente que llega, un histórico que se trae. Se puede, y el resultado depende casi entero de tres decisiones que se toman antes de empezar, no durante. ## Las tres decisiones 1. **A qué expediente va cada cosa** — Subir doscientos ficheros a un sitio genérico es rápido y crea un problema que ya conocéis: un cajón. 2. **Qué se lee y qué no** — No todo merece extracción. Lo que se va a consultar por su contenido, sí; el resto puede quedarse como archivo. 3. **Y qué se hace con los duplicados** — En un bloque grande siempre hay: el mismo documento con dos nombres, o dos versiones del mismo. > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más cambia el coste y la que nadie decide: **cada documento que se lee es una acción**. Subir un archivo histórico de dos mil ficheros y pedir que se lean todos consume dos mil veces, y de esos dos mil probablemente se consulten cincuenta. Leer lo que se va a usar y dejar el resto como archivo es la diferencia entre traer el histórico y pagar por traerlo dos veces. ## Lo que conviene mirar antes de arrastrar | Comprobación | Por qué antes | | --- | --- | | Que los nombres digan algo | Después ya están dentro con IMG_4821 como título | | Que no haya ficheros protegidos | Se suben, pero no se pueden leer ni buscar | | Que el bloque sea de un solo asunto | Mezclar dos obras en una tanda es lo que crea el cajón | | Y que alguien vaya a revisar lo que entra | Una subida masiva sin revisión es archivo, no gestión | > [!WARNING] > El matiz práctico que ahorra una tarde: **subid una muestra pequeña primero**. Veinte ficheros del mismo tipo dicen si la calidad del escaneo sirve, si los nombres se entienden y si la extracción coge lo que os interesa. Si algo no encaja, corregirlo con veinte cuesta minutos; descubrirlo con dos mil dentro, no. ## Después de subir **En corto** - Revisad una muestra al azar, no el primero de la lista. - Comprobad que lo que buscabais se encuentra buscando como buscaríais de verdad. - Y anotad qué se trajo y de dónde, para no volver a traerlo dentro de un año. Lo último parece obvio y es el error más repetido en migraciones largas: se trae la misma carpeta dos veces porque nadie apuntó que ya estaba. > [!NOTE] > Si el bloque es muy grande, repartidlo en tandas por asunto y no por tamaño. Diez tandas de veinte documentos de una obra cada una son manejables; una tanda de doscientos de diez obras distintas es un problema que hay que deshacer a mano. **¿Hay un límite por fichero?** Sí, y suele bastar: si un fichero no entra, casi siempre es un escaneo a resolución mucho mayor de la necesaria. **¿Puedo subir carpetas enteras?** Depende de cómo lo hagáis; lo importante es a qué expediente van, no cuántos son. **¿Y si me equivoco de expediente con todo el bloque?** Se mueve, no se borra: mover conserva el rastro y no vuelve a consumir. ## Ejemplos **Una empresa trae el archivo de una obra terminada y pide que se lea todo.** - Sube una muestra de veinte antes que los dos mil - Decide qué tipos se leen y cuáles quedan como archivo → El histórico entra ordenado y el consumo se queda en lo que de verdad se va a consultar. **Se suben trescientos documentos y no se sabe cuáles fallaron.** - Consulta el resultado de la carga → Se reintenta solo lo que falló. **La carga se corta a mitad.** - Comprueba qué entró antes de repetir → No se duplica lo ya subido. **Todos entran al mismo expediente sin distinguir.** - Prepara la asociación antes de cargar → Cada documento llega a su sitio. **Se cargan sin nombres que digan qué son.** - Nombra o clasifica antes de subir → Se localizan después. **Se hace una carga grande sin probar antes.** - Prueba con un lote pequeño → El problema se descubre con diez y no con trescientos. --- --- id: KB-DI-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-con-tablas idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-DI-016] citadoPor: [KB-DI-013] --- # Documentos con tablas _Un campo suelto se lee bien casi siempre. Una tabla falla por otro sitio: no por el número, sino por la fila._ **Responde a:** lee mal las tablas de una factura · extraer las líneas de un albarán · por qué se equivoca de fila · documentos con muchas columnas Un certificado tiene un número, una fecha y un titular: tres datos sueltos, y se leen bien. Una factura, un albarán o un listado de resultados tienen veinte filas de cuatro columnas, y ahí la lectura automática se comporta de otra manera — no peor en el sentido que uno espera. ## Dónde falla realmente | Lo que la gente teme | Lo que pasa en realidad | | --- | --- | | Que lea mal el número | El número suele leerse bien: son cifras grandes y limpias | | Que se salte una fila | Ocurre, y es visible: el total no cuadra y salta a la vista | | — | Lo que falla de verdad es a qué fila pertenece cada valor | | — | Y las filas que continúan en la página siguiente, que se parten | > [!IMPORTANT] > Ese tercer punto es el que no se puede deducir mirando el resultado: **un valor bien leído puede acabar en la fila equivocada**, y entonces todo cuadra por separado y el conjunto miente. La suma sale, cada número existe en el documento, y sin embargo la cantidad de una referencia se ha puesto en la de al lado. Cuando importa el desglose y no solo el total, hay que mirar dos o tres filas al azar, no el total. ## Qué hace que una tabla se lea bien **En corto** - Que las líneas de la tabla estén dibujadas, no separadas solo por espacios. - Que ninguna celda ocupe dos líneas de texto: es lo que descoloca las filas. - Que la cabecera se repita si la tabla salta de página. - Y que el documento venga del sistema que lo emitió, no fotografiado. > [!WARNING] > Si la tabla la generáis vosotros y la manda un proveedor, hay una salida mucho mejor que afinar la lectura: **pedir el mismo dato en un formulario en vez de dentro de un documento**. Un albarán escaneado se lee; un formulario con una línea por referencia no hay que leerlo. Se tarda lo mismo en rellenarlo y desaparece el problema entero. ## Cómo revisarlo sin releer el documento entero 1. **Comprobar el total contra la suma de las filas** — Detecta la fila que falta o la que se duplicó. 2. **Elegir dos filas al azar y contrastar la fila completa** — No el número: la fila entera, para ver si están alineadas. 3. **Mirar el salto de página** — Es donde se parte una fila, y donde nadie mira. 4. **Y corregir en la plataforma, no en el documento** — Así queda constancia de qué se cambió y quién. > [!NOTE] > Si un documento con tablas se lee sistemáticamente mal, suele ser el documento y no la lectura: mismo proveedor, misma plantilla, mismo fallo. Hablarlo con quien lo emite arregla los siguientes de golpe. **¿Conviene extraer todas las líneas?** Solo si vais a usarlas. Si os basta el total, pedir menos falla menos. **¿Y un Excel?** Mucho mejor: ahí las filas son filas de verdad, no una imagen de filas. **¿Sirve subirlo con más resolución?** Ayuda a leer los números, no a colocar las filas. Son problemas distintos. ## Ejemplos **Una empresa extrae las líneas de los albaranes de un proveedor y los totales cuadran.** - Contrasta dos filas completas al azar y el salto de página → Aparece una cantidad colocada en la referencia de al lado, que el total no delataba. **Una tabla se lee con las columnas cruzadas.** - Revisa la extracción contra la imagen → El dato queda en su columna. **La tabla se parte entre dos páginas.** - Comprueba que se leyó completa → No falta ninguna fila. **Se extrae solo el total y hacía falta el detalle.** - Define qué filas o columnas interesan → La extracción sirve para lo que se necesita. **Una tabla escaneada torcida se lee mal.** - Endereza antes de subir → La lectura mejora sin más ajustes. **Se teclean tablas largas a mano.** - Deja que se lean y revisa lo dudoso → El tiempo se dedica a comprobar. --- --- id: KB-DI-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-que-traen-datos-personales-de-mas idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: subir audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-010, KB-GL-013, KB-DI-014] citadoPor: [KB-DI-008] --- # Documentos que traen datos personales de más _Pedís una cosa y llega esa cosa dentro de un documento que además trae cinco datos que no necesitáis._ **Responde a:** me han mandado un documento con datos personales de más · puedo pedir que tachen datos · guardar un dni completo hace falta · ocultar datos antes de compartir un documento Pedís un justificante de estar al corriente y llega un documento con la vida laboral entera. Pedís la titulación de un técnico y llega su expediente completo. No es mala fe de nadie: quien lo manda coge lo que tiene y lo envía. El problema es que a partir de ese momento eso lo tenéis vosotros. ## Qué hacer con cada caso | Qué llegó | Qué hacer | Por qué | | --- | --- | --- | | El documento correcto con datos de más | Pedir el documento acotado si existe | Lo que no está no hay que custodiarlo | | Un documento que no pedisteis | No archivarlo y decirlo | Guardarlo «por si acaso» os hace responsables de él | | Datos de terceros dentro (familiares, pacientes, otros clientes) | Devolverlo y pedirlo sin ellos | Ahí ni siquiera es vuestro el permiso | | Lo justo y nada más | Archivar y seguir | Es lo que se busca | > [!IMPORTANT] > Antes de compartir hacia fuera un documento con datos de más, hay un detalle técnico que sorprende a mucha gente: **tapar algo con un recuadro negro en un PDF no siempre lo borra**. Si el texto sigue debajo, cualquiera puede copiarlo o verlo con otro programa, y el documento parece bien tachado. Un ocultado que se ve en pantalla no es lo mismo que un dato eliminado: si el documento va a salir de vuestra organización, hay que asegurarse de que el dato no está, no de que no se ve. ## Cómo pedirlo para que no pase 1. **Decid qué queréis demostrar, no qué documento queréis** — «Que está al corriente» admite varios papeles, y algunos traen menos. 2. **Aceptad el más acotado que sirva** — Si un certificado basta, no pidáis el informe completo. 3. **Y si llega con datos de más, decidlo en el momento** — Cuando pasan tres semanas ya nadie lo devuelve. > [!WARNING] > El razonamiento que hay que desactivar es «ya que lo tenemos, lo guardamos»: **cada dato guardado es un dato que hay que custodiar, justificar si alguien pregunta y borrar algún día**. Un documento de más no os aporta nada y os añade obligaciones — y si un día hay un incidente, el alcance se mide por lo que teníais, no por lo que usabais. ## Y si ya lo tenéis guardado **En corto** - Sustituirlo por la versión acotada cuando el emisor pueda mandarla. - Retirar lo que nunca debisteis recibir, dejando constancia de que se retiró. - Y revisar quién tenía acceso mientras estuvo ahí. > [!NOTE] > Qué datos podéis pedir, cuánto tiempo conservarlos y qué hacer cuando llegan datos de terceros depende del marco de protección de datos que os aplique —el **RGPD** en Europa— y de vuestra actividad. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se trata del reflejo práctico: pedir lo justo y no quedarse con lo que sobra. **¿Puedo tachar yo el documento que me mandaron?** Podéis guardar una versión acotada, pero conservad claro cuál es la original. **¿Y si el proveedor no tiene otra versión?** Guardad la que hay, con acceso restringido, y anotad por qué era necesaria. **¿Esto aplica a lo que enviamos nosotros?** Igual, y ahí sois vosotros quien manda datos de más a otro. ## Ejemplos **Una empresa recibe el expediente completo de un técnico cuando solo pedía una titulación.** - Lo devuelve, pide el certificado concreto y anota que el otro no se archivó → Se queda con lo que necesitaba y sin la obligación de custodiar el resto. **Llega un documento con más datos personales de los pedidos.** - Comprueba qué contiene antes de archivarlo → Se sabe qué se está custodiando. **Se pide el documento entero cuando bastaba una parte.** - Pide solo lo que hace falta comprobar → Se custodia menos de lo que no hacía falta. **Todo el equipo puede abrir ese documento.** - Limita quién ve lo que lleva datos personales → El acceso deja de ser general. **Se comparte con un cliente sin revisar qué lleva.** - Revisa el contenido antes de compartir → No se reenvían datos de terceros sin querer. **Se conserva indefinidamente por si acaso.** - Aplica el plazo de conservación → Se conserva lo que tiene motivo y plazo. --- --- id: KB-DI-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/documentos-que-no-traen-fecha idioma: es categoria: documentos-ia subcategoria: lectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-016, KB-DI-009, KB-DI-021] citadoPor: [KB-DI-015] --- # Documentos que no traen fecha _Llegan sin fecha, o con tres distintas. Lo que se anote ahí decide todos los vencimientos que vengan después._ **Responde a:** el documento no tiene fecha · qué fecha pongo si el certificado no la trae · fecha de emisión o de recepción · el documento tiene varias fechas Un certificado sin fecha, un parte firmado con la fecha en la letra pequeña, un documento con tres fechas distintas en la misma página. Es más frecuente de lo que parece, y la decisión que se toma en ese momento no se queda ahí: arrastra todos los avisos que dependan de él. ## Las fechas que puede haber, y cuál es cuál | Fecha | Qué significa | Cuándo es la buena | | --- | --- | --- | | De emisión | Cuándo lo hizo quien lo firma | Casi siempre: es la que cuenta el plazo | | De validez o caducidad | Hasta cuándo sirve | Si viene, manda sobre lo demás | | De la firma | Cuándo lo firmó alguien | Puede ser posterior a la emisión | | De recepción | Cuándo os llegó a vosotros | Nunca sustituye a las otras | > [!IMPORTANT] > La última fila es el atajo que estropea los cálculos: **anotar la fecha en que lo recibisteis como si fuera la del documento desplaza todos los vencimientos hacia adelante**. Un certificado emitido en enero que llega en abril os avisará tres meses tarde durante el resto de su vida — y no habrá nada que lo delate, porque la ficha será coherente consigo misma. Si no hay fecha en el documento, la solución no es poner la de hoy: es preguntar. ## Qué hacer cuando falta 1. **Mirar el documento entero antes de decidir** — Suele estar en el pie, en el sello o junto a la firma. 2. **Si de verdad no está, pedirla a quien lo emitió** — Un correo suyo diciendo de cuándo es vale, y queda guardado. 3. **Y si no se consigue, anotarlo como tal** — «Sin fecha en el documento» es información; una fecha inventada, no. 4. **Con un vencimiento prudente mientras tanto** — Corto: mejor revisar de más que confiar en un dato que no existe. > [!WARNING] > Ojo con los documentos que traen dos fechas separadas por meses: **emisión y firma no siempre coinciden, y a veces la diferencia es intencionada**. Un informe fechado en marzo y firmado en junio puede ser correcto —se redactó entonces y se validó después— o puede señalar que alguien lo firmó tarde. En cualquier caso, conviene guardar las dos y saber cuál usáis para contar el plazo, porque el día que alguien lo revise preguntará justo por esa diferencia. ## Cuando lo que falta es la caducidad **En corto** - Muchos documentos no caducan solos: caduca lo que certifican. - Si el plazo depende de vuestra política, se anota como vuestra, no como del documento. - Y si el emisor tiene su propia periodicidad, esa manda sobre lo que decidáis. > [!NOTE] > Cuánto tiempo sigue siendo válido un documento sin fecha de caducidad expresa depende del tipo de documento y de lo que exija quien os lo pide. **Eso lo concreta vuestro asesor o el propio cliente**; aquí se trata de no inventar una fecha que después nadie sepa de dónde salió. **¿Puedo usar la fecha del correo con el que llegó?** Como referencia sí, y anotado como tal. Como fecha del documento, no. **¿Y si la fecha está en otro formato o idioma?** Compruébala la primera vez: es donde más se transponen día y mes. **¿Merece la pena rechazar un documento sin fecha?** Si el plazo importa, sí: es más barato pedirlo bien que arrastrarlo. ## Ejemplos **Una empresa registra la fecha de recepción como fecha de un certificado emitido tres meses antes.** - Pide al emisor la fecha real y la anota, dejando constancia de que faltaba → El aviso de renovación vuelve a caer cuando toca y no tres meses tarde para siempre. **El documento no trae fecha y el aviso no funciona.** - Registra la fecha conocida al archivarlo → El aviso vuelve a funcionar. **Se asume la fecha de subida como fecha del documento.** - Distingue las dos y anota cuál es cuál → El histórico es cierto. **Nadie sabe desde cuándo es válido un documento sin fecha.** - Pide al emisor que la incluya → El problema se resuelve en origen. **Se estima la fecha y nadie sabe que es estimación.** - Marca el dato como estimado → Lo estimado se distingue de lo cierto. **Un cliente pregunta por la vigencia y no hay dato.** - Consulta lo registrado y lo explica → La respuesta es honesta y útil. --- --- id: KB-DI-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/me-piden-el-documento-traducido idioma: es categoria: documentos-ia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-013, KB-NO-022] citadoPor: [KB-DI-020] --- # Me piden el documento traducido _Preguntad primero qué tipo de traducción necesitan: la diferencia entre las dos es de días y de dinero._ **Responde a:** me piden traducir un certificado · traduccion jurada de un documento · vale una traduccion normal · documento en otro idioma para un cliente **Antes de encargar nada, preguntad si les vale una traducción normal o necesitan una jurada.** Son dos productos distintos, con plazos y precios muy distintos, y quien lo pide muchas veces no ha precisado cuál necesita porque no sabía que había dos. ## La diferencia, en corto | Tipo | Para qué suele bastar | | --- | --- | | Traducción normal | Que alguien entienda qué dice el documento | | **Traducción jurada** | **Que valga ante una administración o un tercero formal** | | Solo el resumen o unos campos | Muchos casos internos se resuelven así | > [!IMPORTANT] > **El original nunca se sustituye por la traducción: se acompaña.** La traducción explica, el original prueba. Mandar solo la versión traducida es un error frecuente que obliga a repetir el envío, porque quien la recibe no puede contrastar nada — y si lo que se discute algún día es una fecha o un número, lo que se mira es el papel de origen. ## Qué preguntar antes de encargarla 1. **¿Para qué la necesitáis?** — Si es para entenderla, casi nunca hace falta jurada. 2. **¿La pide un tercero o es para vuestro archivo?** — Es lo que decide si hay requisitos formales. 3. **¿Vale con traducir una parte?** — En documentos largos, muchas veces sí, y cambia el plazo por completo. > [!WARNING] > Sobre traducir con herramientas automáticas, que es lo primero que se intenta: **sirve para entender, no para entregar**. Una traducción automática de un certificado se lee bien y falla exactamente donde más importa —los nombres propios, las unidades, las fechas y los términos técnicos del sector—, y esos errores no se ven salvo que sepáis el idioma. Como apoyo para saber qué dice, perfecta; como documento que entregáis a un cliente o a una administración, no. > [!NOTE] > Cuándo se exige traducción jurada, quién puede emitirla y qué requisitos añadidos puede haber depende del país y del organismo que la pide. **Eso lo concreta quien os la pide o vuestro asesor**; aquí se explica qué preguntar para no encargar la cara cuando servía la otra, ni al revés. **¿Me vale una traducción automática?** Para entender el documento sí; para entregarlo, no. **¿Mando solo la traducción?** No: siempre acompañada del original. **¿Tengo que traducir el documento entero?** Preguntadlo. Muchas veces basta con la parte que les interesa. ## Ejemplos **Se encarga una traducción jurada de un documento largo que solo hacía falta entender.** - Pregunta antes para qué la necesitan y si vale traducir una parte → Se resuelve en un día con una traducción normal de dos páginas. **Se manda al cliente solo la versión traducida de un certificado.** - Adjunta el original junto con la traducción → El cliente puede contrastar fechas y nombres y no hay que repetir el envío. **Piden el documento traducido y se traduce entero.** - Pregunta qué parte necesitan entender → Se traduce lo necesario. **No se sabe si hace falta traducción oficial.** - Lo pregunta antes de encargarla → Se encarga lo que corresponde. **Se traduce y se pierde el original.** - Conserva el original junto a la traducción → Las dos versiones existen. **La traducción se pide con el plazo encima.** - Pregunta el requisito al empezar el asunto → El plazo incluye el tiempo de traducir. --- --- id: KB-DI-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/como-lee-la-ia-tus-documentos idioma: es categoria: documentos-ia audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-PR-002, KB-DI-002] citadoPor: [KB-DI-003, KB-DI-002, KB-CD-001, KB-MA-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/documents --- # Cómo lee la IA tus documentos, y cuándo fiarte _Qué saca del documento, qué significa el nivel de confianza y quién tiene la última palabra._ **Responde a:** cómo lee la IA los documentos · qué es el nivel de confianza de un dato extraído · la IA ha leído mal un dato qué hago · extracción automática de datos de facturas · OCR de documentos escaneados Cuando llega un documento a un expediente, no se queda como un archivo: se lee y se extraen los datos que hayas pedido. El número de factura, el importe, la fecha de vencimiento, el nombre de la empresa. Eso es lo que después permite buscar «todas las facturas de más de 5.000 €» en vez de abrir cincuenta PDF. **En corto** - La IA propone los datos; tú confirmas. Nunca cierra un campo sola. - Cada dato viene con un nivel de confianza que te dice dónde mirar. - Si corriges un dato, queda registrado que lo corregiste tú y cuándo. - Un documento borroso o torcido baja la confianza; no es un fallo, es una advertencia. **El recorrido de un dato** — La confianza no decide por ti: te dice cuánto tienes que mirar. La confirmación siempre es humana. ## Qué significa el nivel de confianza No es una nota de calidad del documento: es cuánta seguridad tiene el sistema de haber leído bien ese campo concreto. Un mismo documento puede tener el importe con confianza alta y la fecha con confianza baja, porque la fecha estaba escrita a mano en un margen. | Confianza | Qué suele significar | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Alta | Campo impreso, nítido y en el sitio esperado | Una mirada por encima basta | | Media | Se ha leído, pero el formato o la posición no eran los habituales | Compruébalo antes de confirmar | | Baja | Foto movida, documento girado, campo manuscrito o tachado | Revísalo entero; a veces conviene pedir una copia mejor | > [!WARNING] > La confianza baja no significa que el dato esté mal: significa que el sistema no se compromete. Confirmarlo sin mirar es exactamente el uso que no hay que darle. ## Qué hacer cuando ha leído mal 1. **Corrige el campo a mano** — Es inmediato y queda registrado que el valor final lo pusiste tú. 2. **Mira si el documento se puede mejorar** — Una foto con sombra o a contraluz se lee mal. Pedir que la repitan cuesta menos que corregir doce campos. 3. **Si se repite con el mismo tipo de documento, dilo** — Un fallo puntual con una foto mala no es lo mismo que un patrón con un modelo concreto, y el segundo se puede afinar. ## Qué NO hace - No decide si un documento es válido: eso lo decides tú o tu proceso. - No rechaza documentos por su contenido. - No modifica el archivo original, que se conserva tal y como llegó. - No lee en SmartCheck: allí los documentos se sellan tal cual, sin interpretarlos. ## Preguntas frecuentes **¿Cuánto tarda en leer un documento?** Segundos. Si tarda mucho más, no está pensando: algo ha fallado y conviene recargar. **¿Consume créditos leer un documento?** Sí, la lectura automática es una de las acciones que consumen créditos. Corregir un campo a mano no. **¿Puedo pedir datos que no estén en el documento?** Puedes pedirlos como datos a rellenar por la persona. Si no están en el papel, la lectura no los inventa: los deja vacíos. **¿Lee documentos en otros idiomas?** Sí. Lo que más afecta a la lectura es la calidad de la imagen, no el idioma. **¿Y si el documento tiene varias páginas o varias facturas?** Se leen todas. Cuando un mismo documento contiene varias ocurrencias del mismo grupo de datos, cada una se extrae por separado. ## Ejemplos **Una gestoría recibe 300 facturas al mes y necesita el número, la fecha y la base imponible de cada una.** - Define esos tres datos en la solicitud del proceso - Revisa solo las que vienen con confianza media o baja - Confirma el resto en bloque → Se revisan a mano unas 30 en vez de 300, y las que se revisan son exactamente las que lo necesitaban. **Se aprueba todo lo leído sin mirarlo.** - Revisa lo que la IA marca como dudoso → El trabajo pasa de teclear a comprobar. **Un dato con confianza alta resulta estar mal.** - Corrige el dato y deja constancia → El indicador orienta y la última palabra sigue siendo humana. **Un tipo de documento sale siempre mal leído.** - Revisa si el formato encaja con lo esperado → El problema se ataca en el origen. **Se teclean cien facturas al mes a mano.** - Deja que se lean y revisa lo dudoso → El tiempo se dedica a comprobar y no a copiar. **Se desconfía de la lectura y se comprueba todo.** - Filtra por confianza y empieza por lo bajo → La revisión se concentra donde hay riesgo. --- --- id: KB-DI-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/documentos-e-ia/subir-documentos-y-hacer-fotos idioma: es categoria: documentos-ia audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-001, KB-PR-002, KB-TL-003] citadoPor: [KB-DI-004, KB-DI-012, KB-CR-005, KB-DI-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/documents/upload --- # Subir documentos y hacer fotos que se lean bien _Formatos, límite de tamaño y los cuatro errores que hacen que una foto no se pueda leer._ **Responde a:** cómo subo un documento · hacer una foto de un documento con el móvil · el archivo pesa demasiado para subirlo · qué formatos puedo subir · el documento sale torcido al fotografiarlo Buena parte de los documentos que entran en la plataforma no son PDF: son fotos hechas con el móvil por alguien que está en una obra, en un almacén o en la puerta de una notaría. Que esa foto se lea o no depende de cuatro cosas, y todas se arreglan en el momento de hacerla. **En corto** - El límite es de 30 MB por archivo, el mismo en toda la plataforma. - Para certificar vale cualquier formato; para firmar hace falta PDF. - Desde el móvil conviene usar la opción de fotografiar del propio enlace, no adjuntar de la galería. - Un escaneo a 200 ppp se lee igual de bien que a 600 y pesa una fracción. ## Las cuatro cosas que estropean una foto | Problema | Qué pasa al leerlo | Cómo se arregla | | --- | --- | --- | | Sombra o contraluz | Media página queda oscura y no se lee | Ponerse de espaldas a la ventana, no de frente | | Documento torcido | Baja la confianza de casi todos los campos | La plataforma endereza, pero mejor hacerla recta | | Foto movida | El texto sale doble y no se reconoce | Apoyar el documento en una mesa, no sostenerlo en el aire | | Recortado | Falta justo el campo que hacía falta | Encuadrar el documento entero, con un poco de margen | > [!NOTE] > Si el documento tiene varias páginas, es mejor una foto por página que una foto de las dos a la vez. Una foto de dos páginas abiertas se lee mal casi siempre. ## Cuando el archivo pesa demasiado Casi todo lo que supera los 30 MB es un escaneo a resolución innecesariamente alta. Volver a escanear a 200 ppp resuelve el problema sin perder nada útil: para leer texto sobra, y el archivo pasa a pesar una fracción. Si son cien páginas, partirlo por secciones además facilita encontrar las cosas después. ## Preguntas frecuentes **¿Qué formatos admite?** Para certificar, cualquiera: PDF, foto, hoja de cálculo, vídeo, audio. Para firmar hace falta PDF, y si subes otra cosa se convierte. **¿Puedo subir varios documentos a la vez?** Sí. Lo que conviene evitar es meter documentos distintos en un mismo archivo: separados se encuentran y se leen mejor. **¿Se modifica mi archivo original?** No. El original se conserva tal cual llegó. Lo que se genera —una lectura, un PDF firmado— va aparte. **¿El participante externo puede fotografiar desde su móvil?** Sí, desde el propio enlace, sin instalar nada. Es lo más habitual y lo que mejor funciona. ## Ejemplos **Un encargado de obra fotografía doce albaranes al final del día y la mitad salen ilegibles.** - Los apoya en el capó en vez de sostenerlos con una mano - Se coloca de espaldas al sol - Hace una foto por albarán en vez de dos por foto → Los doce se leen a la primera y nadie tiene que volver a la obra a repetir la foto. **La foto sale movida y no se lee.** - Repite la captura con el documento plano y buena luz → La lectura mejora sin cambiar nada del sistema. **Se fotografía con sombra encima del texto.** - Cambia de posición antes de disparar → El texto sale legible a la primera. **Se sube un escaneo torcido.** - Lo rota antes de subir → La lectura automática funciona. **Se fotografían varias páginas en una sola imagen.** - Captura una página por imagen → Cada página se lee por separado. **El documento tiene grapas o pliegues que tapan texto.** - Lo aplana antes de capturar → No falta texto en la lectura. --- --- id: KB-CC-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/mantener-los-contactos-al-dia idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-001, KB-CC-002, KB-CC-018] citadoPor: [KB-CC-008, KB-ET-012, KB-CC-010, KB-CC-005, KB-CC-006, KB-CR-010] --- # Mantener los contactos al día _Un contacto mal es dos semanas perdidas, y casi siempre se sabía antes._ **Responde a:** el correo del proveedor está mal · actualizar datos de contacto · contactos duplicados · la persona ya no trabaja allí La mayoría de los expedientes que se quedan parados no lo están porque el otro no quiera: están parados porque el aviso fue a una dirección que ya no lee nadie. Y eso el sistema lo sabía desde el primer día. **En corto** - Un rebote es información: la dirección está mal, no es que no contesten. - Duplicar un contacto parte su histórico en dos y ninguno cuenta la historia entera. - Pedir el móvil al dar de alta ahorra semanas después. ## Las tres cosas que más ensucian | Problema | Cómo se nota | Arreglo | | --- | --- | --- | | Direcciones que rebotan | El expediente lo marca al primer envío | Corregir en la ficha, no solo en ese envío | | Contactos duplicados | La misma persona con dos fichas | Fusionarlas para no partir el histórico | | Gente que ya no está | Nunca abre nada | Pedir el sustituto a la empresa | ## La revisión que merece la pena Una vez al trimestre, mira los contactos que han rebotado o que llevan meses sin abrir nada. Son media docena, se arreglan en veinte minutos, y son justo los que van a bloquear el próximo expediente. > [!WARNING] > Corregir el correo solo en un envío concreto deja la ficha mal, y el siguiente expediente vuelve a fallar igual. Corrige en la ficha. > [!NOTE] > Cuando un tercero te avise de que cambia de persona de contacto, actualízalo ese día. Es el único momento en que tienes el dato bueno sin buscarlo. **¿Se puede tener más de un contacto por empresa?** Sí, y conviene: uno para documentación, otro para facturación. **¿Qué pasa con el histórico al fusionar?** Se junta. Es el motivo de fusionar en vez de borrar uno. **¿Puedo importar contactos de nuestro sistema?** Sí, y es lo más rápido para empezar. ## Ejemplos **Una empresa tiene once expedientes parados y ninguno avanza.** - Filtra los contactos que rebotaron - Corrige siete direcciones en sus fichas - Pide el sustituto de dos personas que ya no están → Nueve de los once expedientes se mueven esa semana. **Un correo rebota y nadie lo corrige.** - Actualiza el contacto al primer rebote → Deja de haber avisos perdidos. **Cada persona tiene su versión del contacto.** - Centraliza la ficha de la empresa → El proveedor recibe un mensaje coherente. **El contacto lleva dos años sin actualizarse.** - Revisa los contactos en cada campaña → La agenda refleja la realidad. **Se descubre que el contacto se fue al reclamar.** - Pide el contacto nuevo antes de la siguiente tanda → La reclamación llega a quien puede actuar. **Hay contactos duplicados de la misma empresa.** - Unifica los duplicados → El proveedor recibe uno y no tres. --- --- id: KB-CC-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/un-contacto-que-es-cliente-y-proveedor idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-006, KB-CC-003] citadoPor: [KB-CC-015] --- # Cuando el mismo contacto es cliente y proveedor _Una ficha o dos, y qué se rompe si eliges mal._ **Responde a:** la misma empresa es cliente y proveedor · duplicar un contacto por rol · un contacto en dos procesos distintos · organizar contactos con varias relaciones Pasa más de lo que parece: la empresa a la que le compráis os compra también, o la asesoría que os lleva las nóminas es además cliente. La duda es si eso son una ficha o dos, y la respuesta importa porque afecta al histórico. ## La regla **Una ficha por persona u organización real, no por relación.** Una empresa es una empresa aunque tengáis dos tratos con ella. Duplicarla parte su histórico en dos mitades y ninguna cuenta la historia entera. | Situación | Qué hacer | | --- | --- | | La misma empresa, el mismo interlocutor | Una ficha | | La misma empresa, personas distintas por área | Una ficha por persona, todas bajo la misma empresa | | Dos sociedades del mismo grupo | Dos fichas: son entidades distintas y facturan por separado | ## Lo que separa las dos relaciones no es la ficha Es el expediente. El alta como proveedor y el contrato como cliente son dos expedientes distintos sobre el mismo contacto, y cada uno sigue su curso. La ficha solo dice cómo llegar a esa persona. > [!WARNING] > Si duplicas por rol, tarde o temprano actualizarás el correo en una ficha y no en la otra. A partir de ahí, la mitad de los avisos van a una dirección que ya no lee nadie, y cuesta semanas descubrir por qué. > [!IMPORTANT] > Cuidado con lo que ve cada uno cuando una empresa es las dos cosas. Que sea vuestro proveedor no le da acceso a lo que tenéis de él como cliente: son expedientes separados y conviene comprobar que los permisos lo reflejan. > [!NOTE] > Si ya tienes duplicados, fusiónalos en vez de borrar uno. Fusionar junta el histórico; borrar pierde la mitad. **¿Puedo etiquetar la relación?** Sí, y es lo que permite filtrar «mis proveedores» sin duplicar nada. **¿Ve el contacto los dos expedientes?** Solo lo que le hayáis pedido en cada uno, por su enlace. **¿Y si cambia de persona de contacto?** Se actualiza en la ficha, y los dos expedientes lo usan. ## Ejemplos **Una empresa tiene a su asesoría dos veces: como proveedor y como cliente.** - Fusiona las dos fichas - Deja los dos expedientes separados → Deja de mandar avisos a un correo antiguo que solo estaba corregido en una de las dos. **La misma empresa es cliente y proveedor y se mezcla todo.** - Separa los expedientes por tipo de relación → Cada relación tiene su histórico. **Un aviso de proveedor llega a quien lleva la parte de cliente.** - Registra el contacto de cada relación → El aviso llega a quien corresponde. **Se comparte información de una relación en la otra.** - Comprueba el expediente antes de compartir → No se cruza lo que no debe. **Se duplica la ficha de la empresa.** - Mantiene una empresa con dos relaciones → Los datos comunes se actualizan una vez. **Un informe suma las dos relaciones sin distinguir.** - Consulta por tipo de relación → Cada cifra dice lo que es. --- --- id: KB-CC-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/cuando-cambia-la-persona-de-contacto idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-003, KB-CC-004] citadoPor: [KB-CC-014, KB-CC-017] --- # Cuando cambia la persona de contacto _La causa silenciosa de la mitad de los expedientes que se quedan parados._ **Responde a:** la persona de contacto ya no trabaja allí · cambio de interlocutor en un proveedor · los avisos van a alguien que se fue · actualizar el contacto de una empresa Es la causa de la que nadie sospecha y explica una parte enorme de los expedientes muertos: la persona a la que le escribís se fue de esa empresa hace meses. Su correo puede seguir activo, puede rebotar, o puede leerlo alguien que no sabe de qué va. ## Cómo se reconoce | Señal | Qué suele significar | | --- | --- | | Rebota de golpe tras meses funcionando | Se fue y le cerraron la cuenta | | Se entrega pero nunca se abre | Su buzón sigue vivo y nadie lo lee | | Contesta alguien distinto y pregunta de qué va | Alguien heredó el buzón sin contexto | | Responden desde otro correo | Ya han cambiado y no os lo dijeron | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la peor porque no da ningún error. El sistema dice que se entregó, vosotros dais por hecho que llegó, y el expediente se queda esperando a alguien que ya no existe en esa empresa. ## Qué hacer cuando pasa 1. **Corregidlo en la ficha, no solo en ese envío** — Si lo arregláis solo ahí, el siguiente expediente falla igual. 2. **Preguntad quién le sustituye, no mandéis a ciegas** — Una llamada de un minuto a la centralita de esa empresa resuelve meses de silencio. 3. **Guardad los dos contactos si conviven** — En muchas empresas hay uno para documentación y otro para facturación. ## Cómo se detecta antes **En corto** - Revisando cada trimestre quién no ha abierto nada en meses. - Pidiendo el móvil al dar de alta: sobrevive a los cambios de empresa mejor que el correo. - Y actualizando el día que un tercero os avise de que cambia, no cuando os haga falta. > [!WARNING] > Cuando alguien os avise de que deja la empresa y os pase el contacto de su sustituto, actualizadlo ese mismo día. Es el único momento en que tenéis el dato bueno sin tener que buscarlo, y se pierde en cuanto se cierra ese correo. > [!NOTE] > Si un contacto lleva un año sin abrir nada, no es un contacto: es una dirección. Conviene tratarlo como lo que es antes de lanzarle una petición importante. **¿Puedo tener varios contactos por empresa?** Sí, y conviene: reduce a la mitad este problema. **¿Se pierde el histórico al cambiar la persona?** No. El histórico es de la empresa y del expediente. **¿Y si nadie me contesta en esa empresa?** El teléfono general. Es lento, y sigue siendo más rápido que tres meses de silencio. ## Ejemplos **Una empresa lleva cuatro meses sin respuesta de un proveedor y da por hecho que no colabora.** - Mira el registro: se entrega y nunca se abre - Llama a la centralita y le dan el sustituto → El proveedor entrega en dos días; la persona a la que escribían se había ido en primavera. **El contacto cambia y los avisos siguen yendo a su dirección.** - Actualiza el contacto en los expedientes → El aviso llega a alguien que existe. **El nuevo contacto no sabe qué se había entregado.** - Le enseña el estado del expediente → Se pone al día sin llamar a nadie. **Se abre un expediente nuevo con la persona nueva.** - Continúa el existente cambiando el contacto → No se pierde el histórico. **Nadie sabe quién sustituye al contacto anterior.** - Pregunta a la empresa antes de reclamar → La petición llega a quien puede actuar. **El contacto antiguo sigue recibiendo información.** - Retira su acceso al actualizar → La información deja de salir a quien ya no toca. --- --- id: KB-CC-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/cuando-un-correo-no-llega idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-001, KB-CC-002] citadoPor: [KB-IN-014, KB-CC-018] --- # Cuando un correo no llega _«No me ha llegado nada» es casi siempre una de cuatro cosas, y solo una es culpa del correo._ **Responde a:** el cliente dice que no le llega el correo · correos que van a spam · no recibe el enlace para firmar · problemas de entrega de email Es la incidencia más frecuente y la que peor se diagnostica, porque la frase con la que llega —«no me ha llegado nada»— cubre cuatro situaciones distintas que se arreglan de forma distinta. ## Las cuatro causas, en orden de frecuencia | Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Dirección mal escrita | El envío consta como rebotado | Corregir el contacto y reenviar | | Está en correo no deseado | Consta entregado y no abierto | Que mire ahí; luego, otro canal | | Lo abrió otra persona | Consta abierto y quien habla no lo vio | Mandarlo a la persona correcta, no a la cuenta genérica | | El filtro de la empresa lo bloqueó | No consta ni entregado ni rebotado | Otro canal, y avisar a su informática | > [!IMPORTANT] > Las cuatro se distinguen mirando el estado del envío, y ninguna se distingue reenviando. Reenviar sin mirar es lo que convierte una incidencia de dos minutos en tres días de correos cruzados. ## Lo que evita la mayoría 1. **Mandad a personas, no a buzones genéricos** — «info@» y «administracion@» son donde mueren los avisos que importan. 2. **Verificad la dirección al darla de alta** — Una letra de más se descubre semanas después, con el plazo encima. 3. **Para lo urgente, canal con más alcance** — Un mensaje al móvil no compite con el filtro de correo de una empresa. 4. **Y dejad que insista solo** — Un recordatorio a los tres días resuelve la mitad de los «no me llegó» sin que nadie llame. > [!WARNING] > Cuidado con el caso tercero. Cuando el correo va a un buzón compartido, alguien lo abre, decide que no es para él y ahí muere: consta entregado y abierto, y la persona que tenía que firmar nunca lo vio. Es el que más tiempo hace perder porque los datos dicen que todo fue bien. ## Si pasa muchas veces con el mismo cliente Entonces no es una incidencia, es su filtro. Lo que funciona es hablar con su informática para que reconozcan al remitente; lo que no funciona es seguir reintentando y esperar un resultado distinto. **En corto** - Mirad el estado antes de reenviar. - Persona concreta mejor que buzón genérico. - Y si el correo falla dos veces, cambiad de canal en lugar de insistir. > [!NOTE] > Cada reenvío consume igual que el primer envío, porque es una acción nueva. Un envío bien dirigido con recordatorios automáticos sale más barato que cinco manuales a una dirección equivocada. **¿Se sabe si lo abrió?** Se sabe si consta abierto; en algunos clientes de correo el dato es aproximado. **¿Puedo mandar por dos canales a la vez?** Podéis, y para lo urgente compensa. Cuenta como dos acciones. **¿Sirve un dominio propio para que no vaya a spam?** Ayuda, y bastante, cuando el destinatario ya os conoce por ese dominio. ## Ejemplos **Un proveedor dice que no recibe el enlace para firmar y llevan cuatro reenvíos.** - Mira el estado: consta entregado y abierto en un buzón genérico - Reenvía a la persona concreta → Firma esa misma tarde, después de tres semanas de correos que sí llegaban. **Un correo rebota y nadie lo ve.** - Consulta los rebotes tras cada envío → El fallo se corrige antes de reclamar. **El dominio del destinatario bloquea el remitente.** - Acuerda con su informática que lo permita → El bloqueo se resuelve para toda la empresa. **El correo llega a no deseados.** - Pide que añada el remitente a su lista de confianza → El siguiente aviso llega a la bandeja. **Se insiste por correo cuando el correo es el problema.** - Cambia de canal tras el segundo intento → El aviso llega por donde se lee. **La dirección está mal escrita en la ficha.** - Corrige el contacto y reenvía → El envío llega a la primera. --- --- id: KB-CC-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/escribir-a-alguien-que-no-os-conoce idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-004, KB-TL-003, KB-CC-020] citadoPor: [KB-CL-012, KB-CC-014, KB-CL-016] --- # Escribir a alguien que no os conoce _El primer mensaje a un tercero decide si responde o si lo toma por fraude._ **Responde a:** primer mensaje a un proveedor nuevo · el destinatario cree que es phishing · cómo pedir documentación a alguien de fuera · que se fíen de un enlace que mandamos Cuando pedís algo a alguien que nunca ha oído hablar de vosotros —el gestor de un proveedor, el técnico de un cliente, un particular—, el mensaje compite con un instinto razonable: que un correo con un enlace que pide documentación tiene toda la pinta de ser un fraude. ## Lo que hace que respondan | Elemento | Por qué | Dónde ponerlo | | --- | --- | --- | | Quién sois, con nombre reconocible | «Code Contract» no les dice nada; vuestra empresa sí | En el asunto y la primera línea | | Por qué les escribís | El contrato, el pedido, la obra concreta | Segunda línea, con la referencia | | Qué necesitáis exactamente | Una lista corta, no «la documentación» | Visible sin abrir nada | | Y para cuándo | Sin fecha no hay urgencia | Al final, con el motivo | > [!IMPORTANT] > El primer elemento es el que decide. Un mensaje que llega en nombre de una plataforma desconocida se borra; el mismo mensaje en nombre de la empresa con la que trabajan se abre. Poner vuestra marca en lo que reciben no es estética: es tasa de respuesta. ## Lo que hace que NO respondan **En corto** - Un asunto genérico del tipo «Documentación pendiente». - Un enlace sin explicación de a qué lleva. - Pedir «todo lo habitual» sin decir qué es. - Y mandarlo a un buzón genérico esperando que alguien lo reparta. > [!WARNING] > Si además les pedís que se registren, que creen una contraseña o que instalen algo, la mitad no lo hará. Para aportar documentación no hace falta cuenta: entran por su enlace, suben lo suyo y se acabó. Si vuestro mensaje sugiere lo contrario, lo estáis complicando sin motivo. ## Cuando aun así no responden 1. **Comprobad el estado antes de insistir** — Rebotado, no abierto o abierto por otra persona son tres problemas distintos. 2. **Cambiad de canal antes que de tono** — Un mensaje al móvil que diga «te he escrito por correo» desbloquea muchas situaciones. 3. **Llamad una vez, y anotad lo que os digan** — Una llamada de treinta segundos resuelve lo que cinco correos no. 4. **Y si el problema es que no saben qué mandar, enseñádselo** — Un ejemplo de lo que buscáis vale más que una descripción. > [!NOTE] > A quien recibe la petición no le cuesta nada aportar ni firmar: no necesita cuenta, ni licencia, ni saldo. Todo el consumo corre por vuestra cuenta, y conviene decirlo cuando alguien pregunta si le va a costar algo. **¿Puedo mandarlo con nuestro dominio?** Sí, y mejora bastante la confianza y la entregabilidad. **¿Y si me dicen que parece phishing?** Buena señal: es gente atenta. Confirmadlo por otra vía y seguid. **¿Conviene mandar recordatorios?** Sí, espaciados. La mayoría responde al segundo, no al primero. ## Ejemplos **Una empresa manda peticiones de documentación y solo responde un tercio.** - Pone su marca y la referencia del pedido en el mensaje - Añade la lista concreta y una fecha → La tasa de respuesta al primer envío sube y los recordatorios dejan de ser el trabajo principal. **Se escribe a alguien que no os conoce y no contesta.** - Explica quién sois y por qué escribís → El correo se abre en lugar de descartarse. **El correo parece automático y va a no deseados.** - Personaliza el asunto y el remitente → El aviso llega a la bandeja principal. **El destinatario duda de si el enlace es legítimo.** - Avisa antes por otra vía → El enlace se abre con confianza. **Se pide mucho en el primer contacto.** - Pide poco y explica el resto después → El primer intento se completa. **No se dice qué pasa después de responder.** - Explica el paso siguiente en el propio aviso → El destinatario sabe a qué atenerse. --- --- id: KB-CC-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/escribir-a-una-administracion idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-012, KB-CC-002] citadoPor: [KB-LE-015] --- # Escribir a una administración _Lo que cambia respecto a escribir a una empresa, y lo que hay que guardar en cualquier caso._ **Responde a:** comunicarse con la administración documentación · registro electrónico justificante · presentar documentación a un organismo · guardar el acuse de una administración Escribir a un organismo público tiene una diferencia de fondo con escribir a una empresa: normalmente hay una vía formal obligatoria, y usar otra no cuenta. El correo que mandasteis al técnico que lleva vuestro expediente puede haber servido para hablar, pero no para presentar. ## Las dos vías, y para qué sirve cada una | Vía | Para qué sirve | Qué queda | | --- | --- | --- | | La formal (registro, sede, plataforma) | Presentar, alegar, cumplir un plazo | Un justificante con fecha y número | | La informal (correo, teléfono) | Aclarar, preguntar, agilizar | Lo que vosotros guardéis | > [!IMPORTANT] > El justificante de la vía formal es el documento importante, más que lo presentado. Es lo único que prueba que llegó y cuándo, y es exactamente lo que hay que guardar en el expediente junto a lo que se mandó. ## Qué guardar de cada trámite 1. **Lo presentado, tal cual se presentó** — No el borrador de Word: el fichero exacto que salió. 2. **El justificante, con su número y fecha** — Es el que os van a pedir si hay discusión sobre el plazo. 3. **Lo que os contesten, en el mismo expediente** — Incluidos los requerimientos, que suelen tener plazo corto. 4. **Y las conversaciones informales relevantes** — Una línea con la fecha y qué se dijo; no es prueba formal, pero orienta. > [!WARNING] > El fallo más caro es que la notificación de un requerimiento llegue a un buzón que nadie mira. Los plazos corren igual, y muchos son de diez días. Conviene que las notificaciones lleguen a un sitio con responsable, no a una dirección genérica que se creó hace años. ## Cuando hay varios trámites a la vez **En corto** - Un expediente por procedimiento, no una carpeta con todo lo de ese organismo. - Con la fecha límite visible, que casi siempre es lo único que importa. - Y con quién responde de él, aunque lo lleve una asesoría. Ese último punto es el que evita el silencio: cuando un trámite lo lleva un tercero, es fácil que ambos den por hecho que responde el otro. > [!NOTE] > Si la presentación la hace vuestra asesoría, pedid el justificante y guardadlo vosotros. No es desconfianza: es que el plazo es vuestro y la consecuencia de no poder demostrarlo también. **¿Vale el correo para presentar?** Salvo que el organismo lo admita expresamente, no. **¿Y si el sistema del organismo falla?** Guardad la evidencia del intento con fecha; suele contemplarse. **¿Hay que sellar lo presentado?** El justificante ya da fecha; sellar el fichero enviado añade prueba de contenido. ## Ejemplos **Una empresa recibe un requerimiento en un buzón genérico y se entera tarde.** - Redirige las notificaciones a un expediente con responsable - Guarda justificante y respuesta de cada trámite → Los plazos dejan de depender de que alguien mire un buzón que no es de nadie. **Se escribe a una administración por un canal que no atiende.** - Comprueba el canal oficial antes de escribir → El escrito llega a donde se tramita. **No queda constancia de haber presentado algo.** - Conserva el justificante de presentación → La presentación es demostrable. **Se presenta fuera de plazo por no calcularlo bien.** - Registra el plazo con aviso propio → El margen no depende de acordarse. **Falta un documento y se descubre al presentar.** - Consulta qué falta con antelación → El hueco se cierra con tiempo. **Llega una respuesta y nadie la asocia al expediente.** - Archiva la respuesta junto a lo presentado → El expediente se explica solo. --- --- id: KB-CC-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/dar-con-la-persona-correcta idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-010, KB-CC-012, KB-CC-009] citadoPor: [KB-CC-015, KB-CC-019, KB-ET-020, KB-CC-020] --- # Dar con la persona correcta _El documento no llega porque se lo pedís a quien no lo tiene. Cómo averiguar a quién pedirlo._ **Responde a:** no sé a quién pedir la documentación · quién lleva esto en la empresa del proveedor · buzón genérico no contesta · encontrar el interlocutor correcto Cuando una petición no avanza, la causa suele parecer falta de interés y casi siempre es otra: se la estáis pidiendo a alguien que no tiene ese documento ni sabe quién lo tiene. Es especialmente frecuente con empresas medianas, donde el comercial que os vendió no toca la documentación. ## Quién suele tener cada cosa | Documento | Quién lo tiene normalmente | A quién NO pedírselo | | --- | --- | --- | | Seguros y pólizas | Administración o su corredor | Al comercial | | Certificaciones de calidad | Calidad o dirección técnica | A administración | | Documentación laboral | Recursos humanos o su gestoría | Al jefe de obra | | Fichas técnicas de producto | Técnico o producción | Al comercial, que manda la antigua | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila explica un problema que parece de mala fe y no lo es: el comercial os manda una ficha técnica desactualizada porque es la que tiene en su carpeta. No os está engañando; simplemente no es quien mantiene ese documento. ## Cómo averiguarlo sin dar mil vueltas 1. **Preguntad directamente quién lleva eso** — «¿Quién lleva la documentación de calidad en tu empresa?» ahorra tres semanas. 2. **Pedid el correo de esa persona, no que se lo reenvíen** — Un reenvío pierde el enlace y el contexto, y nadie sabe quién responde. 3. **Guardad el contacto correcto en su ficha** — Con su papel: es lo que evita repetir la búsqueda dentro de un año. 4. **Y anotad quién NO era** — También es información útil, sobre todo si la empresa es grande. > [!WARNING] > Evitad los buzones genéricos para lo que tiene plazo. Un «info@» o un «administracion@» funciona para una consulta comercial y es donde mueren las peticiones con fecha: alguien lo abre, decide que no es para él, y ahí termina. ## Cuando la persona correcta cambia **En corto** - Es la causa nº 1 de peticiones que dejan de responderse de un mes para otro. - Se detecta rápido: lo que antes contestaba en dos días deja de contestar sin motivo. - Y se arregla preguntando, no insistiendo. Insistir a una dirección que ya no existe o a alguien que ya no está genera recordatorios que no lee nadie y la sensación de que ese proveedor «no colabora». > [!NOTE] > Cuando lo que pedís lo tiene un tercero de vuestro proveedor —su gestoría, su corredor de seguros—, se puede pedir directamente a ese tercero con el visto bueno del proveedor. Suele ser mucho más rápido y evita el reenvío intermedio. **¿Puedo tener varios contactos por empresa?** Sí, y conviene: uno comercial, uno de documentación, uno técnico. **¿Y si solo me dan el buzón genérico?** Mandad ahí pidiendo el contacto de la persona; es la primera petición. **¿Cómo sé si sigue siendo la persona correcta?** Si deja de responder de golpe, casi siempre ya no lo es. ## Ejemplos **Una empresa lleva cinco semanas pidiendo un certificado al comercial de su proveedor.** - Pregunta quién lleva calidad y pide el contacto directo → Recibe el certificado al día siguiente y guarda el contacto correcto para el año que viene. **Se escribe a un buzón genérico y nadie contesta.** - Pide el nombre de la persona que lo lleva → La petición llega a alguien concreto. **El contacto que hay no es quien decide.** - Pregunta quién puede resolverlo → Se escribe a quien puede actuar. **Se escribe a tres personas y nadie se da por aludido.** - Dirige la petición a una y copia al resto → Hay un responsable claro. **La persona correcta está en otro departamento.** - Pide que redirijan y registra el nuevo contacto → La siguiente petición ya va bien. **Nadie sabe quién lleva ese tema en la empresa.** - Pregunta al contacto habitual → Se llega a la persona en un salto. --- --- id: KB-CC-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/pedir-lo-mismo-a-varias-personas idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-014, KB-CF-012, KB-CC-005, KB-CC-008] citadoPor: [KB-CC-018] --- # Pedir lo mismo a varias personas _Mandarlo a tres por si acaso parece más seguro y suele conseguir que no conteste ninguno._ **Responde a:** mandar la petición a varias personas de la empresa · poner en copia a varios contactos · nadie contesta aunque se lo mandé a tres · a quién dirigir una petición de documentación Cuando algo urge, el reflejo es mandarlo a todos los contactos que tenéis de esa empresa. Es comprensible y contraproducente: cuando una petición llega a tres personas sin decir de quién es, cada una asume que responde otra. Se llama responsabilidad difusa y funciona igual en todas partes. ## Qué pasa según a quién se lo mandéis | Cómo se manda | Qué suele ocurrir | | --- | --- | | A una persona, nombrada | Responde o dice quién debe hacerlo | | A tres, sin decir a quién le toca | Ninguna responde, y las tres creen que está cubierto | | A un buzón genérico | Alguien lo abre, decide que no es suyo y ahí muere | | A una persona, con otra en copia | Funciona: hay dueño y hay testigo | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que casi nadie usa y la que resuelve el caso real. Si queréis que más de una persona esté al tanto, poned a una como destinatario y a la otra en copia: la petición sigue teniendo dueño, y la segunda persona sabe que existe sin sentirse responsable de contestar. ## Cuándo sí conviene mandarlo a varios **En corto** - Cuando cada uno tiene que aportar algo distinto: entonces no es la misma petición, son varias. - Cuando el plazo es muy corto y preferís redundancia a orden. - Y cuando no sabéis quién lo lleva: ahí la primera petición es «¿quién lleva esto?», no el documento. El primer caso es el más frecuente en la práctica y se resuelve mejor separando: una petición por persona, cada una con lo suyo. Así se ve quién falta, y no aparece la ambigüedad de una lista compartida. > [!WARNING] > Sobre el coste, para que no pese en la decisión: **una petición cuenta como una acción aunque vaya a varios contactos**, y un envío masivo cuenta como una sola, no una por destinatario. Verificado en el propio catálogo de acciones de la plataforma. Así que el motivo para no mandarlo a tres no es el gasto: es que funciona peor. ## Cuando de verdad hacen falta dos interlocutores 1. **Nombrad al que responde** — En el propio texto: «Marta, ¿nos lo puedes mandar?». Cuesta cinco palabras. 2. **Dejad claro qué hace el otro** — «Te pongo en copia para que lo sepas» evita que los dos esperen. 3. **Y si cambia el responsable, cambiadlo también aquí** — Seguir insistiendo a quien ya no lo lleva es la causa más común de peticiones eternas. > [!NOTE] > Cuando la respuesta llega, llega al expediente venga de quien venga. Que la aporte una persona distinta de la que recibió la petición no rompe nada — lo único que conviene es que quede claro quién quedaba encargado. **¿Y si la persona correcta está de baja?** Mandad a su sustituto por nombre, no al equipo entero. **¿Puedo ver quién de los tres lo abrió?** Sí, el estado del envío lo dice, y suele explicar el silencio. **¿Conviene poner a su jefe en copia?** Como último recurso funciona; como norma, quema el recurso. ## Ejemplos **Una empresa manda la misma petición a tres contactos de un proveedor y no responde nadie.** - Reenvía a una persona nombrada, con otra en copia → Recibe el documento en dos días, sin haber cambiado el texto de la petición. **Se pide lo mismo a tres personas y contestan las tres.** - Dirige la petición a una y copia al resto → Se recibe una respuesta y no tres versiones. **Se pide a varios y no contesta ninguno.** - Nombra un responsable en la petición → Hay alguien a quien le toca. **Dos personas suben el mismo documento.** - Deja claro quién aporta qué → Se evita el trabajo duplicado. **Cada uno manda una versión distinta.** - Pide que se coordinen antes de enviar → Llega una versión y no un conflicto. **Nadie sabe quién ha contestado ya.** - Consulta el estado por destinatario → Se reclama solo a quien falta. --- --- id: KB-CC-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/a-que-hora-conviene-mandar idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-002, KB-CO-014] citadoPor: [KB-AD-017, KB-CC-020] --- # A qué hora conviene mandar _El mismo mensaje contestado o ignorado según cuándo llega, y las horas a las que no conviene escribir._ **Responde a:** mejor hora para mandar una petición · programar envíos para el día siguiente · mandar mensajes fuera de horario · cuándo insistir a un proveedor El contenido decide si te contestan bien; la hora decide si te contestan. Es el ajuste más barato que existe —no cambia una palabra del mensaje— y el que menos se usa, porque casi todo se manda cuando el que manda tiene un hueco, no cuando el que recibe puede atenderlo. ## Cómo se comporta cada momento | Cuándo llega | Qué suele pasar | | --- | --- | | Primera hora de la mañana | Se lee con atención; es cuando se despacha lo pendiente | | Justo antes de comer | Se lee y se aplaza, y aplazado es olvidado | | Media tarde | Funciona bien para lo que exige leer con calma | | Viernes por la tarde | Se contesta el lunes, si se contesta | | Fuera de horario o fin de semana | Llega, molesta y no acelera nada | > [!IMPORTANT] > La última fila importa más de lo que parece cuando escribís a personas y no a empresas. Un mensaje al móvil un domingo por la noche no adelanta la respuesta y sí deja la sensación de que sois vosotros los que no os organizáis. Si lo escribís entonces porque es cuando podéis, programadlo para el lunes: el efecto sobre vosotros es cero y sobre quien lo recibe, mucho. ## Lo que sí cambia el resultado 1. **Programar en lugar de mandar** — Escribid cuando podáis y que salga cuando conviene. Es la mitad del artículo. 2. **Ajustar a la jornada del destinatario** — Un obrador, una asesoría y un despacho no empiezan ni terminan a la misma hora. 3. **Y no mandar dos cosas el mismo día a la misma persona** — La segunda compite con la primera y suele perder las dos. > [!WARNING] > Cuidado con la diferencia horaria cuando escribís fuera. Un envío que sale a las nueve de vuestra mañana llega de madrugada a media Asia y a última hora de la tarde a parte de América; y los recordatorios automáticos heredan esa hora salvo que se programen. Es el motivo más habitual de que una campaña internacional tenga muchísima menos respuesta que la misma campaña local. ## Con los recordatorios **En corto** - Espaciados, no diarios: la insistencia diaria enseña a ignorar. - A horas distintas entre sí, por si el problema era la hora y no el mensaje. - Y con un final: a la tercera, deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión vuestra. > [!NOTE] > Programar un envío cuenta como una acción, igual que mandarlo en el momento: no cuesta más esperar al lunes. Lo que sí suma es reenviar tres veces lo mismo porque cada envío llegó a una hora en la que nadie lo iba a abrir. **¿Hay una hora mágica?** No, pero primera hora de la mañana del destinatario funciona casi siempre mejor que el resto. **¿Y si de verdad es urgente?** Entonces la hora es ahora, y mejor por un canal que llegue al móvil. **¿Se puede programar también un recordatorio?** Sí, y es lo razonable: que la insistencia salga a buena hora y no a la que se disparó el reloj. ## Ejemplos **Una empresa manda sus peticiones el viernes por la tarde, que es cuando tiene hueco.** - Las escribe el viernes y las programa para el lunes a primera hora → La respuesta a la primera petición sube sin cambiar una palabra del mensaje. **El aviso sale un viernes por la tarde.** - Programa el envío para el lunes → El aviso llega cuando alguien puede atenderlo. **El aviso llega de madrugada y molesta.** - Envía en horario razonable → El aviso no genera rechazo. **Se manda en agosto y nadie contesta.** - Ajusta las fechas al calendario del sector → La tasa de respuesta no se hunde. **Se manda a un destinatario en otro huso horario.** - Programa según su hora local → El aviso llega en su jornada. **Todos los avisos salen a la misma hora y saturan.** - Reparte los envíos → Cada aviso se lee por separado. --- --- id: KB-CC-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/cuando-alguien-pide-que-dejeis-de-escribirle idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-010, KB-CL-016] citadoPor: [KB-CC-002] --- # Cuando alguien pide que dejéis de escribirle _Distinguir lo que se puede dejar de mandar de lo que hay que seguir comunicando, y por qué canal._ **Responde a:** un contacto pide que no le escriba más · dejar de mandar recordatorios a una persona · me pide que le llame en vez de escribirle · quitar a alguien de los avisos Antes o después alguien contesta a un recordatorio con un «dejad de escribirme». Puede ser un particular molesto, un proveedor saturado o alguien que ya no lleva ese asunto. La reacción correcta no es la misma en los tres casos, y confundirlos genera o un problema de relación o un incumplimiento. ## Las tres peticiones que parecen la misma | Lo que dice | Lo que suele querer | Qué hacer | | --- | --- | --- | | «No me escribáis más» | Dejar de recibir insistencia sobre algo que no es suyo | Averiguar quién lo lleva y mover la petición | | «Escribidme por otro sitio» | Cambiar de canal, no dejar de recibir | Cambiar el canal y anotarlo | | «No quiero que uséis mis datos» | Ejercer un derecho, y es otra cosa | Tratarlo como tal, no como una baja de avisos | > [!IMPORTANT] > La primera es la más frecuente con diferencia y casi nunca significa lo que parece: **la persona no os está rechazando, os está diciendo que ese asunto no le corresponde**. Dejar de escribirle sin averiguar quién lo lleva no resuelve nada — el documento sigue sin llegar y ahora ya no sabéis a quién pedirlo. ## Lo que sí hay que seguir comunicando > [!WARNING] > Hay comunicaciones que no son insistencia comercial sino parte de una relación: un preaviso contractual, un aviso de caducidad que afecta a su acceso, una notificación que el contrato obliga a hacer por escrito. **Esas siguen siendo necesarias aunque la persona prefiera no recibirlas**, y lo que cambia es el canal y el tono, no si se mandan. Si alguien pide no recibir nada y hay algo que sí debe comunicarse, decidlo expresamente: «esto te lo seguiré mandando porque el contrato lo exige». ## Cómo se gestiona sin que se pierda 1. **Anotadlo en su ficha, no en vuestra cabeza** — Si no consta, el siguiente compañero volverá a escribirle igual dentro de un mes. 2. **Cambiad el canal antes que dejar de comunicar** — Mucha gente que no quiere correos sí contesta un mensaje al móvil. 3. **Y buscad al sustituto en la misma conversación** — «Sin problema, ¿quién lo lleva ahora?» resuelve el 80 % de los casos en un mensaje. ## Si es un particular y se trata de sus datos **En corto** - Es una petición de otra naturaleza y conviene tratarla como tal, no como una preferencia. - Hay que responderla, y conservar constancia de qué se hizo y cuándo. - Y no todo se puede borrar: lo que hay obligación de conservar se conserva y se explica. Lo importante es no mezclar las dos cosas: apagarle los recordatorios y dar por atendida una petición sobre sus datos es lo que convierte un asunto sencillo en una queja formal. > [!NOTE] > Que alguien deje de recibir vuestros avisos no cambia lo que le habéis pedido ni los plazos: la petición sigue abierta y sigue contando. Lo que cambia es cómo se le persigue, no si se le persigue. **¿Puedo desactivar los avisos solo para un contacto?** Sí, y conviene dejar anotado por qué y desde cuándo. **¿Y si es el único contacto que tengo en esa empresa?** Entonces el problema no es el canal: pedid el contacto correcto antes de dejar de escribir. **¿Cuenta como acción cambiar de canal?** El mensaje que mandéis por el nuevo canal cuenta como cualquier envío; cambiar la preferencia, no. ## Ejemplos **Un administrativo de un proveedor responde «no me escribáis más» a un recordatorio.** - Le preguntan quién lleva ahora ese asunto en la misma respuesta - Anotan el cambio en la ficha del proveedor → La petición llega a la persona correcta y nadie vuelve a escribir a quien no le correspondía. **Alguien pide no recibir más y se le sigue escribiendo.** - Registra la petición y la respeta → El aviso deja de salir. **La petición llega por teléfono y no consta.** - Registra la petición en la ficha → La preferencia sobrevive a la conversación. **Se respeta en un canal y no en otro.** - Aplica la preferencia a todos los canales → La petición se cumple de verdad. **Hace falta escribirle por algo obligatorio.** - Distingue lo operativo de lo prescindible → Se manda solo lo que hay que mandar. **Otra persona de la empresa sí quiere recibir.** - Registra la preferencia por persona → Cada uno recibe lo que ha pedido. --- --- id: KB-CC-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/cuando-alguien-responde-y-no-consta idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-011, KB-CC-015] citadoPor: [KB-CC-003] --- # Cuando alguien responde y no consta _Contestó, y para vosotros sigue en silencio. Casi siempre es una de tres cosas, y todas tienen arreglo._ **Responde a:** un proveedor dice que ya contestó · la respuesta no aparece en la plataforma · sigue recibiendo recordatorios aunque respondió · responder a un correo noreply Es una de las conversaciones más incómodas: llamáis a un proveedor para insistir y os dice, con razón, que os mandó eso hace dos semanas. Y es verdad. Lo mandó — pero llegó a un sitio donde no cuenta como respuesta. ## Las tres razones, por frecuencia | Qué pasó | Cómo se nota | Cómo se evita | | --- | --- | --- | | Contestó a un aviso automático | La respuesta no aparece por ningún lado | Que el buzón de la empresa esté conectado | | Escribió un correo nuevo en vez de responder | Llega, pero suelto: no se asocia a lo que pedíais | Pedir que respondan al mensaje, sin cambiar el asunto | | Contestó desde otra dirección | Llega de alguien que la agenda no reconoce | Tener la dirección real de quien contesta, no la del jefe | > [!IMPORTANT] > Hay una cuarta situación, más difícil de ver, y es la que conviene conocer: **si a esa persona le habéis pedido varias cosas a la vez y responde sin la referencia, su respuesta se asocia a la petición abierta más reciente**. Es decir, llega, se registra y se apunta al sitio equivocado: una queda por respondida sin serlo y la otra sigue reclamando. Por eso pedir tres cosas en tres mensajes distintos no es burocracia, es lo que hace que cada respuesta caiga en su sitio. ## Qué hacer cuando ya ha pasado 1. **Pedirle que lo reenvíe respondiendo al mensaje original** — Con el asunto intacto: ahí va la referencia que lo asocia. 2. **Si no lo tiene, volver a enviarlo desde la plataforma** — Mejor un mensaje nuevo bien enlazado que uno adjuntado a mano. 3. **Y apuntar en la ficha la dirección desde la que contestó** — Suele ser la que usará siempre, y evita la repetición del problema. > [!WARNING] > Antes de reclamar a nadie, mirad el buzón de la empresa. **Lo que un tercero contesta llega a vuestro correo de siempre**, y si ese buzón no está conectado, la plataforma no puede saber que alguien respondió: seguirá contando los días y mandando recordatorios a quien ya hizo su parte. No es un fallo del proveedor, y es la causa que más veces se confunde con desidia ajena. ## Cómo dejar de tropezar con esto **En corto** - Una petición, un mensaje: las respuestas dejan de mezclarse. - Pedir siempre respuesta al mismo hilo, sin cambiar el asunto. - Buzón conectado, y comprobado de vez en cuando. - Y antes de insistir por teléfono, comprobar si la respuesta está y no se ha visto. > [!NOTE] > Insistir a alguien que ya respondió tiene un coste que no aparece en ningún sitio: la próxima vez tarda más, porque ya no da por hecho que mandarlo sirva de algo. **¿Puedo responder yo a un mensaje entrante?** Sí, y conviene hacerlo desde la plataforma para que quede en el mismo hilo. **¿Y si contesta por WhatsApp a un correo?** Llega, pero por otro sitio; decid en el mensaje por dónde queréis la respuesta. **¿Los adjuntos que envían se guardan?** Se asocian a la petición si el mensaje se asocia. De ahí la insistencia con el asunto. ## Ejemplos **Una empresa reclama por teléfono un certificado que el proveedor asegura haber mandado.** - Comprueba el buzón conectado y le pide que reenvíe respondiendo al mensaje → El certificado aparece asociado a su petición, y el proveedor deja de recibir recordatorios. **Alguien responde por correo y no consta en el expediente.** - Sube la respuesta al expediente → El histórico refleja lo que pasó. **La respuesta llega al correo de una persona.** - Acuerda un canal único para respuestas → Deja de haber respuestas invisibles. **Se reclama a quien ya había contestado.** - Consulta el expediente antes de reclamar → Se evita una reclamación injusta. **La respuesta llega por teléfono.** - Registra lo hablado en el expediente → Lo dicho deja rastro. **Nadie sabe si una respuesta cierra la petición.** - Marca el estado al recibirla → El expediente avanza. --- --- id: KB-CC-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/cuando-el-contacto-no-tiene-correo idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-002, KB-CC-014] citadoPor: [KB-CC-004] --- # Cuando el contacto no tiene correo _Hay gente que trabaja solo con el móvil, y no es una excepción rara: en algunos sectores es la mayoría._ **Responde a:** el proveedor no tiene email · pedir documentos por whatsapp · solo tengo el teléfono de un contacto · trabajar con autónomos sin correo El transportista autónomo, el instalador que trabaja solo, el agricultor, el proveedor pequeño de un pueblo. Tienen correo, en general, pero no lo miran: su herramienta de trabajo es el móvil y ahí lo que funciona es un mensaje. Tratarlos como si tuvieran una bandeja de entrada abierta todo el día es garantizar que no respondan. ## Qué canal funciona con quién | Situación | Qué funciona mejor | Qué esperar | | --- | --- | --- | | Trabaja en oficina | Correo | Respuesta en horas o al día siguiente | | Trabaja en la calle o en obra | Mensaje al móvil | Respuesta rápida o ninguna | | No mira el correo pero tiene | Mensaje avisando y correo con el detalle | Contesta al mensaje, no al correo | | Solo os fiáis de que lo lea | Mensaje y llamada corta | Es lo que menos gusta y lo que más funciona | > [!IMPORTANT] > Lo que casi nadie tiene en cuenta al pasar al móvil: **lo que se manda al teléfono se lee de pie y con una mano**. Un mensaje con tres párrafos, dos enlaces y un «adjunto encontrará» no se lee: se pospone. Ahí lo que funciona es una frase que diga qué hace falta y un enlace, y nada más. La misma petición que por correo ocupa media pantalla, por móvil tiene que caber en dos líneas — y esa reescritura es la diferencia entre recibir el documento hoy o perseguirlo tres semanas. ## Cómo dejarlo montado sin complicarse 1. **Anotad en la ficha por dónde le llega de verdad** — No el canal que os dio: el que usa cuando contesta. 2. **Pedid una cosa por mensaje** — Por móvil, dos peticiones juntas es una petición perdida. 3. **Que se pueda hacer una foto y mandarla** — Es lo único que va a hacer, y basta si la foto es legible. 4. **Y guardad lo que mande donde toca** — Que llegue por el móvil no significa que viva en el móvil de alguien. > [!WARNING] > Hay un caso que conviene prever antes de que ocurra: **el número que os dieron puede ser el personal**. Cuando esa persona deja la empresa, se lleva el número, el historial y el hilo entero — y para vosotros no queda nada de lo hablado si todo pasó por ahí. Por eso lo que se acuerde por mensaje se vuelca a donde está el expediente el mismo día, aunque la conversación siga por donde a él le sea cómoda. ## Cuando de verdad no hay ni móvil ni correo **En corto** - Existe, y suele resolverse con alguien que hace de puente: una gestoría, un hijo, la cooperativa. - Ese intermediario se anota como tal, no como si fuera el contacto. - Y lo que entregue queda igual de trazado: quién lo aportó y cuándo. > [!NOTE] > Escribir a alguien por un canal nuevo también tiene sus reglas — consentimiento, horarios, y el derecho a pedir que dejéis de escribirle. Está explicado aparte, y aplica igual por móvil que por correo. **¿Puedo pedir documentos por mensajería?** Sí, y suele funcionar mejor. Lo importante es dónde acaban guardados. **¿Y si me manda una foto borrosa?** Pedid la repetición en el momento: al día siguiente ya no está delante del papel. **¿Merece la pena llamar?** Para lo importante, sí. Una llamada de un minuto ahorra cuatro recordatorios. ## Ejemplos **Una empresa persigue por correo a un transportista autónomo durante tres semanas.** - Le manda una frase al móvil con un enlace y guarda lo que entrega en el expediente → El documento llega esa tarde y queda donde tiene que estar, no en el móvil de nadie. **Un contacto no tiene correo y se queda fuera.** - Usa el canal que sí tenga → El aviso llega igual. **Se le manda por mensajería y no queda constancia.** - Registra el envío en el expediente → El intento queda documentado. **Alguien de su empresa sí tiene correo.** - Pide un contacto alternativo → La petición entra por donde se puede. **Solo atiende el teléfono.** - Llama y registra lo hablado → El expediente avanza con constancia. **Se asume que sin correo no se puede trabajar con él.** - Adapta el canal en lugar de descartarlo → El proveedor sigue en el circuito. --- --- id: KB-CC-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/cuando-salta-una-respuesta-automatica idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-014, KB-CC-016] citadoPor: [KB-CC-012] --- # Cuando salta una respuesta automática _«Estoy fuera hasta el día 30» parece un obstáculo y es lo contrario: es la única vez que os dicen a quién preguntar._ **Responde a:** el contacto está de vacaciones · respuesta automática de ausencia · a quién escribo si está fuera · mensaje devuelto por ausencia Mandáis la petición y vuelve un mensaje diciendo que esa persona está fuera dos semanas. La reacción normal es apuntarlo mentalmente y volver a escribir cuando vuelva. Eso desperdicia la parte útil: casi todas esas respuestas llevan dentro un nombre y una dirección que no teníais. ## Qué hacer con cada tipo de respuesta automática | Lo que dice | Qué significa | Qué hacer | | --- | --- | --- | | «Estoy fuera, escribe a X» | Os están dando un contacto nuevo | Escribir a X y anotarlo en la ficha | | «Estoy fuera» y nada más | Nadie cubre, o no lo dicen | Buscar por otro canal si corre prisa | | «Ya no trabajo aquí» | La ficha está desactualizada | Actualizarla hoy, no cuando toque limpiar | | «Este buzón no se atiende» | Estabais escribiendo a una pared | Cambiar de dirección antes de insistir | > [!IMPORTANT] > La tercera y la cuarta son las que hay que atender el mismo día: **una respuesta automática es la única forma en que una ficha desactualizada os avisa de que lo está**. Nadie os va a escribir para decir que aquella dirección ya no vale; solo lo dice el sistema del otro lado, una vez, en un mensaje que casi siempre se archiva sin leer. Si se ignora, esa dirección seguirá recibiendo peticiones que nadie lee durante meses, y el expediente parecerá parado por culpa del proveedor. ## Qué hacer si de verdad no hay sustituto 1. **Mirar si la fecha de vuelta encaja con lo que necesitáis** — Si vuelve en tres días, muchas veces no hace falta nada más. 2. **Si no encaja, buscar a alguien de la misma empresa** — El dominio del correo os dice quién más hay guardado. 3. **Y al escribirle, explicar por qué le llega a él** — «X está fuera y esto vence el día 10» evita que lo reenvíe y punto. 4. **Reprogramar lo que pueda esperar** — Mejor que se reciba cuando puede atenderse. > [!WARNING] > Sobre insistir a alguien que ha avisado de que está fuera: **los recordatorios automáticos siguen saliendo aunque haya respondido la máquina**. Esa persona vuelve de vacaciones con cuatro recordatorios vuestros encima de la petición original, todos posteriores a su aviso de ausencia. No es solo antipático: es lo que hace que la próxima vez tarde más en contestaros. Si el aviso de ausencia llega, conviene pausar la insistencia hasta la fecha de vuelta. ## Lo que conviene aprovechar de ese mensaje **En corto** - El nombre y la dirección de quien sustituye, aunque hoy no lo necesitéis. - La fecha de vuelta, para no escribir tres veces mientras tanto. - Y el dato de que esa persona sigue —o ya no sigue— en la empresa. > [!NOTE] > Si la respuesta automática dice que se ha marchado y da un contacto nuevo, el cambio se anota como cambio de persona, no editando la ficha por encima: el histórico tiene que seguir diciendo a quién se escribió entonces. **¿Puedo pedirle lo mismo al sustituto?** Sí, explicando el contexto: casi nunca sabe de qué va. **¿Y si la ausencia dura más que el plazo?** Escribid al sustituto o a la empresa: el plazo no se pausa solo. **¿Merece la pena guardar al sustituto?** Sí: el año que viene volverá a estar fuera por las mismas fechas. ## Ejemplos **Una empresa recibe un aviso de ausencia y deja que los recordatorios sigan saliendo dos semanas.** - Pausa la insistencia hasta la fecha de vuelta y escribe al sustituto que indicaba el mensaje → El documento llega antes y el proveedor no vuelve de vacaciones con cuatro recordatorios encima. **Salta una respuesta automática de vacaciones.** - Registra la fecha de vuelta y reprograma → El aviso llega cuando pueden atenderlo. **La respuesta automática indica otro contacto.** - Actualiza el contacto con el sustituto → La petición llega a quien puede actuar. **La respuesta automática se toma por una contestación.** - Distingue lo automático de lo humano → El estado del expediente es cierto. **Se sigue reclamando a quien está de baja.** - Pausa la reclamación hasta su vuelta → No se gasta esfuerzo en el vacío. **La respuesta automática dice que la dirección ya no existe.** - Actualiza el contacto al recibirla → Deja de haber avisos perdidos. --- --- id: KB-CC-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/llamar-por-telefono-automaticamente idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-002, KB-CF-005] citadoPor: [KB-CC-014] --- # Que el sistema llame por teléfono _Para quien no lee correos ni contesta mensajes, pero coge el teléfono._ **Responde a:** llamar automáticamente a un proveedor · canal de voz para pedir datos · el proveedor no lee correos ni sms · llamada automatizada con transcripción Hay una parte de la gente con la que trabajáis que no lee el correo, no responde SMS y aun así coge el teléfono siempre. Para ellos existe un canal más: el sistema llama, hace la pregunta, escucha la respuesta y la guarda. ## Qué pasa exactamente en una llamada 1. **Marca al contacto** — Al teléfono que tenga en su ficha. Si no tiene, no se puede usar este canal. 2. **Reproduce lo que le preguntáis** — El texto que hayáis escrito, no una locución genérica. 3. **Transcribe la respuesta** — Lo que la persona contesta se convierte en texto. 4. **Lo guarda como evidencia** — La grabación y el texto quedan en el expediente, con su fecha. > [!IMPORTANT] > Este canal sirve para pedir DATOS, no documentos. Una persona puede decirte por teléfono el número de una póliza o confirmar una fecha; no puede entregarte un PDF hablando. Para documentos, el canal es otro. ## Cuándo compensa | Situación | ¿Llamada? | | --- | --- | | Falta un dato concreto y la persona no responde por escrito | Sí, es su caso | | Hay que confirmar algo con urgencia | Sí | | Falta un documento | No, la llamada no puede recogerlo | | El contacto no tiene teléfono en su ficha | No es posible | | Es la primera vez que contactáis | Mejor no: una llamada automática de un desconocido genera desconfianza | > [!WARNING] > Una llamada consume bastante más que un correo o un mensaje: se cuentan por separado marcar, transcribir y guardar. Es el canal que más consume de todos, y por eso conviene reservarlo para cuando los demás ya han fallado. > [!NOTE] > Hay un límite de llamadas por hora. No es una limitación arbitraria: llamar repetidamente al mismo número en poco tiempo es acoso telefónico, se perciba como se perciba desde este lado. ## Antes de usarlo **En corto** - Escribid el texto como se lo diríais a una persona, no como un formulario. - Decid quién sois en la primera frase, o van a colgar. - Usadlo cuando el correo y el SMS ya han fallado, no antes. **¿Puedo escuchar la grabación?** Sí, queda en el expediente con la transcripción. **¿Y si no lo coge?** El intento queda registrado con su hora. **¿Se puede usar para muchos contactos a la vez?** Es un canal caro y con límites por hora; está pensado para casos concretos, no para campañas. ## Ejemplos **Un transportista autónomo lleva tres semanas sin responder al correo y falta su número de póliza.** - Se le llama con el canal de voz preguntando ese dato - La respuesta queda transcrita en el expediente → El expediente se cierra ese día, con la respuesta grabada y fechada. **Un proveedor no lee correos ni mensajes.** - Usa la llamada automática como último recurso → El aviso llega por donde sí atiende. **Se llama a mano a treinta proveedores.** - Deja que la llamada salga sola → El equipo no dedica la mañana a marcar. **La llamada se hace a una hora inoportuna.** - Programa la llamada en horario razonable → El aviso no molesta. **No consta que se llamara.** - Registra la llamada y su resultado → El intento queda documentado. **Se llama sin haber probado antes por escrito.** - Reserva la llamada para cuando lo demás falló → El canal se usa donde aporta. --- --- id: KB-CC-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/escribir-un-mensaje-que-se-entienda idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-002, KB-PR-003, KB-CC-019] citadoPor: [KB-CC-010, KB-CC-012, KB-CC-007] --- # Escribir un mensaje que se entienda _Lo que decide si un tercero actúa el mismo día o lo deja para nunca._ **Responde a:** cómo redactar la petición de documentos · plantilla de correo para pedir documentación · el proveedor no entiende qué le pido · mejorar el texto de los avisos El texto del aviso lo lee alguien que no está en tu contexto, probablemente en el móvil, entre otras veinte cosas. Tiene diez segundos para entender qué quieres y por qué le importa. **En corto** - Di quién eres antes que qué quieres. - Nombra el documento con su nombre oficial completo. - Di para cuándo y qué pasa si no llega. ## La estructura que funciona 1. **Quién y por qué** — «Somos X, trabajamos con vosotros en la obra de Y.» Sin esto, el resto no se lee. 2. **Qué necesitas, concreto** — «El certificado de estar al corriente con la Seguridad Social», no «la documentación pendiente». 3. **Para cuándo** — Una fecha real. «Cuanto antes» no es una fecha. 4. **Qué desbloquea** — «Con esto podemos daros de alta y empezar a facturar.» Le da un motivo propio. ## Lo que hunde un mensaje | Error | Qué provoca | | --- | --- | | Asunto en mayúsculas o con «URGENTE» | Los filtros lo mandan a no deseados | | Nombres internos: «doc 3», «fase B» | No sabe qué le pides | | Tres párrafos de contexto | No pasa del primero | | Sin fecha | Lo deja para luego, y luego no llega | > [!WARNING] > No escribas nada que parezca una amenaza automática («se procederá a…»). Quien lo recibe no es un moroso: normalmente es alguien que no sabía que se lo habías pedido. > [!NOTE] > Léelo en voz alta antes de mandarlo a doscientas personas. Lo que no se puede leer en voz alta sin sonar raro, tampoco se lee bien en pantalla. **¿Puedo guardar textos que ya me funcionan?** Sí, como plantilla de respuesta, y así no se reescriben cada vez. **¿Firmo con mi nombre o con el de la empresa?** Con los dos. El nombre propio sube la respuesta. **¿En qué idioma escribo a un proveedor extranjero?** En el suyo si puedes; si no, en inglés y con el nombre del documento también en el suyo. ## Ejemplos **Un aviso pide «la documentación pendiente de la fase 2» y nadie responde.** - Lo reescribe nombrando los tres documentos - Añade fecha y qué desbloquea → Once de quince proveedores entregan en cuarenta y ocho horas. **El mensaje usa jerga interna y nadie lo entiende.** - Lo reescribe pensando en quien no os conoce → Bajan las llamadas de aclaración. **El mensaje no dice para cuándo se necesita.** - Incluye la fecha concreta → El destinatario prioriza con criterio. **El mensaje no explica por qué se pide.** - Añade una línea de contexto → Se contesta sin preguntar antes. **El asunto parece publicidad y no se abre.** - Escribe un asunto concreto → El correo se abre. **El mensaje pide cinco cosas en un párrafo.** - Las lista una a una → El destinatario ve qué le toca. --- --- id: KB-CC-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/importar-contactos-de-vuestro-sistema idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-003, KB-ET-004] citadoPor: [KB-CC-015] --- # Traer los contactos que ya tenéis _Empezar con vuestra lista de siempre, sin teclear a nadie._ **Responde a:** importar contactos desde excel · subir la lista de proveedores · migrar contactos de otro sistema · cargar clientes masivamente Nadie empieza de cero: la lista de proveedores o de clientes ya existe en algún sitio, aunque sea en una hoja de cálculo. Traerla entera es media hora y evita el arranque más lento posible, que es teclear doscientos contactos. ## Qué hace falta en la lista **En corto** - Nombre de la empresa y de la persona. - Correo, y móvil si lo tenéis. El móvil es lo que más se agradece después. - Un identificador vuestro, si lo usáis, para poder cruzar luego con vuestro sistema. ## Antes de importar, media hora bien empleada 1. **Quita duplicados: la misma persona dos veces se convierte en dos fichas con historiales partidos.** 2. **Quita a los que ya no están: no ganas nada trayendo direcciones muertas.** 3. **Comprueba las columnas: un correo en la columna del teléfono lo detecta antes tu ojo que el sistema.** > [!WARNING] > Importar una lista sucia no la limpia: la traslada. Y a partir de ahí los rebotes aparecerán en los expedientes, cuando ya estorban. > [!NOTE] > Si tenéis diez años de contactos, traed solo los activos. Los antiguos se pueden importar después si hacen falta, y mientras tanto no ensucian las búsquedas. > [!IMPORTANT] > Esa lista contiene datos personales de gente que no ha decidido estar en vuestra nueva herramienta. Traed lo que necesitáis para trabajar —nombre, correo, teléfono de contacto profesional— y no arrastréis campos que no vais a usar solo porque estaban en el fichero. **¿Puedo volver a importar para actualizar?** Sí, y las fichas existentes se actualizan en vez de duplicarse. **¿Y si mi sistema no exporta a hoja de cálculo?** Casi todos lo hacen. Si no, se puede traer por la API. **¿Se avisa a los contactos al importarlos?** No. Importar no manda nada; los avisos salen cuando tú lanzas algo. ## Ejemplos **Una empresa tiene 340 proveedores en una hoja de cálculo de hace ocho años.** - Filtra los 190 con actividad reciente - Quita 24 duplicados - Importa esos 190 → Empieza a trabajar esa misma tarde sin teclear un solo contacto. **Se importa una lista antigua y rebota la mitad.** - Depura antes de importar → La primera campaña no arranca con rebotes. **Se importan contactos sin empresa asociada.** - Asocia cada contacto a su empresa → El contacto es utilizable. **Se importa dos veces y se duplican.** - Comprueba duplicados tras importar → Nadie recibe dos veces lo mismo. **Los datos vienen en columnas que no encajan.** - Revisa el mapeo antes de importar → El teléfono no acaba en el campo del cargo. **Se importa todo y la agenda se vuelve inmanejable.** - Importa solo lo que se usa → La agenda sigue siendo útil. --- --- id: KB-CC-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/que-es-un-contacto-y-para-que-sirve idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-002, KB-CC-003] citadoPor: [KB-CC-008, KB-ET-012] --- # Qué es un contacto _La ficha de una persona de fuera, y por qué merece la pena tenerla bien._ **Responde a:** qué es un contacto en la plataforma · para qué sirve dar de alta un contacto · diferencia entre contacto y usuario · cómo añado a un proveedor Un contacto es una persona de fuera de tu organización con la que tratas: un proveedor, un cliente, un trabajador de una subcontrata, un firmante. No tiene cuenta, no entra en la plataforma y no ve nada más que lo que le pidas. **En corto** - Un contacto no es un usuario: no entra, no consume licencia y no ve vuestro trabajo. - Guarda cómo llegar a esa persona y qué ha pasado con ella. - Bien puesto, es lo que hace que un aviso llegue a la primera. ## Contacto y usuario, que se confunden | En qué se diferencian | Contacto | Usuario | | --- | --- | --- | | Quién es | Alguien de fuera | Alguien de tu equipo | | Entra en la plataforma | No | Sí | | Ve vuestros expedientes | Solo lo suyo, por enlace | Lo que le permitan sus permisos | | Hace falta invitarle | No | Sí | ## Qué conviene guardar - Nombre de la persona y de su empresa. Un aviso dirigido a una persona se abre más que uno dirigido a «información». - Correo, y el móvil si lo tienes. El móvil es lo que salva la papeleta cuando el correo rebota. - El idioma en el que le vas a escribir, si no es el vuestro. > [!NOTE] > Pedir el móvil en el primer trato cuesta una línea y ahorra semanas después. Cuando lo necesitas —porque el correo rebota o hay prisa— ya no hay a quién pedírselo. **¿Cuesta algo tener contactos?** No. Solo consume lo que le mandas, no tenerlo guardado. **¿Puedo tener varios contactos de la misma empresa?** Sí, y conviene: uno para documentación, otro para facturación. **¿Se entera de que le he dado de alta?** No. Darle de alta no le manda nada. ## Ejemplos **Una empresa guarda solo el correo genérico de cada proveedor.** - Añade la persona concreta y su móvil en el primer trato → Los avisos dejan de morir en un buzón que nadie mira y la entrega sube sin cambiar nada más. **Se confunde el contacto con la empresa.** - Registra la empresa y las personas por separado → Cada relación tiene su interlocutor. **Un contacto sirve para dos empresas.** - Mantiene una ficha por empresa → El histórico no se mezcla. **Se guarda un buzón genérico como contacto.** - Pide una persona concreta → La petición llega a alguien que puede actuar. **Nadie sabe qué papel tiene cada contacto.** - Registra su función en la empresa → Se escribe a quien corresponde. **El contacto se guarda sin teléfono.** - Completa la ficha al primer trato → El cambio de canal es posible cuando haga falta. --- --- id: KB-CC-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/escribir-a-terceros-en-su-idioma idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-004, KB-CC-002] citadoPor: [KB-DI-013] --- # Escribir a terceros en su idioma _Lo que cambia de verdad cuando el proveedor no habla el tuyo._ **Responde a:** pedir documentación a un proveedor extranjero · en qué idioma escribo a un proveedor de fuera · traducir los avisos a otro idioma · proveedor internacional documentación Un proveedor que no entiende lo que le pides no es un proveedor que no colabora: es un proveedor que no lo ha entendido. La diferencia importa, porque una se arregla insistiendo y la otra no. **En corto** - El nombre del documento en su idioma vale más que todo el correo traducido. - El inglés funciona como puente, pero no para nombrar documentos oficiales. - Lo que se firma se lee en el idioma en que se firma. ## La jerarquía de lo que hay que traducir | Qué | Prioridad | Por qué | | --- | --- | --- | | El nombre del documento | La más alta | Es lo único que tiene que buscar en su archivo | | Para cuándo y qué desbloquea | Alta | Es su motivo para hacerlo hoy | | El contexto de quién eres | Media | En inglés suele bastar | | El documento que firma | Obligatoria si tiene efectos | Nadie debería firmar lo que no puede leer | > [!IMPORTANT] > Si el documento que firma tiene consecuencias jurídicas, que esté en un idioma que la persona entienda no es cortesía: una firma sobre un texto que el firmante no podía leer es exactamente lo que se discute después. ## El truco que más rinde Poner el nombre oficial del documento en su idioma **y** en el tuyo, entre paréntesis. Él encuentra el papel; tú sigues sabiendo qué te está mandando cuando llegue. > [!WARNING] > Cuidado con traducir literalmente los nombres de documentos oficiales: el certificado equivalente en otro país se llama de otra forma y a veces no existe. Es mejor describir qué acredita que inventar un nombre. > [!NOTE] > El centro de ayuda está en seis idiomas precisamente para esto: puedes enlazarle el artículo que explica qué es un expediente en su idioma en lugar de explicárselo tú. **¿Puedo tener plantillas por idioma?** Sí, guardadas como plantillas de respuesta. **¿Y si no sé qué idioma habla?** El del país de la empresa acierta casi siempre; el inglés es el respaldo. **¿La lectura automática funciona con documentos en otros idiomas?** Sí, incluidos los que no usan alfabeto latino. ## Ejemplos **Una empresa lleva tres semanas sin recibir nada de un proveedor portugués.** - Reescribe la petición nombrando cada documento en portugués y en castellano - Le enlaza el artículo de ayuda en portugués → Entrega en dos días; no era falta de voluntad, era que no sabía qué se le pedía. **Se escribe en el idioma propio a un proveedor extranjero.** - Manda el aviso en su idioma → La tasa de respuesta sube. **El enlace lleva a una pantalla en otro idioma.** - Comprueba cómo lo ve el destinatario → El recorrido se entiende del otro lado. **Se traduce el mensaje y no los nombres de los documentos.** - Traduce también lo que se pide → El proveedor sabe qué mandar. **Se asume el idioma por el país de la empresa.** - Registra el idioma del contacto → El aviso sale en el idioma correcto. **Un contacto contesta en otro idioma.** - Actualiza su idioma en la ficha → Los siguientes envíos ya salen bien. --- --- id: KB-CC-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/canales-correo-sms-y-whatsapp idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-003, KB-TL-004, KB-ET-001] citadoPor: [KB-CC-003, KB-PR-003, KB-CC-011, KB-DI-014, KB-CC-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/notifications --- # Canales: correo, SMS y WhatsApp _Por dónde llegan los avisos, por qué acaban en spam y cómo subir la tasa de respuesta._ **Responde a:** por qué los correos van a spam · mandar avisos por whatsapp en vez de correo · configurar sms para las notificaciones · plantillas de mensaje para pedir documentos · mejorar la tasa de respuesta de los proveedores Da igual lo bien montado que esté el proceso: si el aviso no llega o llega y no se lee, no entregan. La mayoría de los «este proveedor no contesta» son en realidad un problema de canal, no de voluntad. **En corto** - El correo es el canal por defecto y el que más acaba en no deseados. - Conectar tu propio dominio es lo que más mejora la entrega. - SMS y WhatsApp llegan al móvil y se leen; el correo compite con otros cien. - Cambiar de canal en el segundo recordatorio es lo que más funciona. **Dónde se cae un aviso** — Saber en qué paso se pierde cambia la solución: no es lo mismo que no llegue a que llegue y no se abra. **Where a notice falls over** — Knowing which step it is lost at changes the fix: not arriving is not the same as arriving unread. ## Qué canal usar y cuándo | Canal | Cuándo va bien | Qué tener en cuenta | | --- | --- | --- | | Correo | Primer aviso, documentos largos, destinatarios de oficina | Es el que más filtros atraviesa; sin dominio propio, la mitad no llega | | SMS | Recordatorios, gente de campo, códigos de firma | Cuesta créditos; el texto es corto, así que el enlace tiene que ir limpio | | WhatsApp | Autónomos, proveedores pequeños, quien no usa correo | Tasa de lectura altísima; hay que tener el móvil bien anotado | _La combinación que mejor funciona: correo primero, y el segundo recordatorio por WhatsApp o SMS._ ## Por qué el correo acaba en no deseados Un correo que dice venir de tu empresa pero sale de un dominio distinto es exactamente el patrón que buscan los filtros anti-phishing. Conectar tu cuenta de correo hace que el aviso salga desde tu dominio; y si además vuestros registros de autenticación están en regla, entra en bandeja de entrada. > [!WARNING] > Si tras conectar el correo siguen cayendo en no deseados, casi siempre falta un registro de autenticación en el DNS de vuestro dominio. Lo arregla quien lo administre, y es cosa de una vez. ## El texto también decide - Un mensaje escrito por ti responde bastante más que el genérico. - Decir para qué lo necesitas y para cuándo reduce las preguntas de vuelta. - El título de cada solicitud lo lee alguien de fuera: «Doc 3» no significa nada. - Las plantillas de mensaje evitan reescribirlo cada vez sin perder ese tono. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo avisar por varios canales a la vez?** Sí, si tienes los datos. Para un primer aviso suele bastar uno; los canales combinados rinden más en los recordatorios. **¿Cómo sé si el aviso llegó?** El expediente marca el envío, el rebote y la apertura del enlace. Con eso se distingue «no llegó» de «no lo ha mirado». **¿El SMS y el WhatsApp cuestan?** Sí, consumen créditos porque los cobra el operador. El correo no. **¿En qué idioma se envía?** En el del contacto, según su ficha. No en el tuyo, que es lo que se suele esperar por error. ## Ejemplos **Una empresa manda 80 peticiones por correo y a los cinco días solo han contestado 20.** - Comprueba en los expedientes cuántos correos se abrieron: solo 25 - Conecta su dominio de correo y reenvía a los que no abrieron - Configura el segundo recordatorio por WhatsApp → Pasa de 20 a 63 respuestas en una semana, sin cambiar ni una palabra del texto. **El correo no llega y se insiste por correo.** - Cambia de canal tras el segundo intento → El aviso llega por donde se lee. **Un proveedor solo responde por mensajería.** - Le manda el enlace por ese canal → Usa el canal que ya usa. **Se manda todo por el mismo canal por costumbre.** - Elige el canal según la urgencia y el destinatario → La entrega mejora sin insistir más. **No se sabe si el mensaje llegó.** - Consulta el estado de entrega → Se distingue enviado de entregado. **Se usa un canal que el destinatario no quiere.** - Registra el canal preferido de cada contacto → El aviso llega donde se atiende. --- --- id: KB-CC-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/contactos-y-canales/por-que-canal-mandar-cada-cosa idioma: es categoria: contactos-canales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-001, KB-PR-003, KB-CC-017] citadoPor: [KB-CC-003, KB-TD-002, KB-TD-009, KB-CC-011, KB-CC-013, KB-CC-016, KB-CC-019, KB-CC-009, KB-CC-004, KB-CC-006, KB-CC-007] --- # Por qué canal mandar cada cosa _Correo, SMS o WhatsApp: cuál llega, cuál molesta y cuál cuesta._ **Responde a:** mejor canal para pedir documentos · cuándo usar whatsapp en vez de correo · enviar avisos por sms · el cliente no lee los correos El mismo mensaje entrega distinto según por dónde vaya. No es cuestión de gusto: cada canal tiene un sitio donde se lee y un umbral de lo que se considera molesto. | Canal | Se lee | Cuesta | Bueno para | | --- | --- | --- | --- | | Correo | Cuando se abre la bandeja | Igual que los demás | Lo que lleva documentos y hay que leer con calma | | SMS | Casi al momento | Igual | Lo urgente, y llegar a quien no usa correo | | WhatsApp | Al momento | Igual | Terceros con los que ya habláis por ahí | ## La regla práctica - Empieza por correo: cuesta lo mismo que cualquier otro canal y admite el detalle. - Sube a SMS cuando el correo no ha llegado o hay prisa real. - Usa WhatsApp solo si ya tenéis esa relación; si no, se percibe como intrusión. > [!WARNING] > Mandar el mismo aviso por los tres canales a la vez no triplica la entrega: se lee como acoso, y la primera vez que lo hagas te ganarás un bloqueo. ## Cuándo cambiar de canal Cuando el aviso se ha abierto y aun así no hay respuesta, cambiar de canal no aporta: el mensaje llegó. Cambiar de canal sirve cuando el anterior no llegó — un correo rebotado, o tres avisos sin abrir. > [!NOTE] > Para quien trabaja a pie de obra o en carretera, el correo llega tarde y el móvil llega siempre. Ahí el SMS no es insistencia: es el canal correcto desde el principio. **¿Puedo elegir el canal por contacto?** Sí, y merece la pena para los que sabes que no leen el correo. **¿Qué pasa si no tengo el móvil?** Solo queda el correo. Pedir el móvil al dar de alta al contacto ahorra semanas después. **¿El WhatsApp tiene que ser de empresa?** Sí, con un número verificado. Un número personal no da confianza y no se puede auditar. ## Ejemplos **Una constructora no consigue documentación de jefes de obra que nunca abren el correo.** - Marca el SMS como canal preferido para ese grupo → La entrega pasa de días a horas, porque el aviso llega donde esa persona mira. **Un aviso urgente se manda por correo y se lee al día siguiente.** - Usa un canal más inmediato para lo urgente → La urgencia llega a tiempo. **Se manda un enlace largo por mensaje y se corta.** - Manda el enlace por un canal que lo respete → El enlace llega entero. **Se manda documentación sensible por un canal cualquiera.** - Usa el canal que corresponde al contenido → Lo sensible viaja por donde debe. **Se combinan canales y el destinatario recibe tres avisos.** - Define un canal por tipo de aviso → Nadie recibe lo mismo tres veces. **Se elige el canal sin saber cuál usa el destinatario.** - Pregunta o registra su preferencia → El primer envío ya funciona. --- --- id: KB-AD-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/que-mirar-en-el-registro-de-actividad idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-TZ-003] citadoPor: [KB-AD-015, KB-AD-016, KB-AD-019, KB-GL-014] --- # Qué mirar en el registro de actividad _Diez minutos al mes, y qué es exactamente lo que hay que mirar._ **Responde a:** ver quién ha hecho qué · registro de auditoría de la plataforma · quién descargó ese documento · detectar accesos indebidos El registro lo guarda todo, y por eso mirarlo entero no sirve de nada. Lo útil es mirar cuatro cosas concretas, una vez al mes. ## Las cuatro - Cuentas que siguen activas de gente que ya no está. - Descargas masivas: alguien que se baja de golpe mucho más de lo que necesita para trabajar. - Accesos a horas o desde sitios que no encajan con esa persona. - Cambios de permisos que nadie recuerda haber hecho. | Lo que ves | Qué suele ser | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Descarga de 400 documentos un viernes | Alguien preparando una auditoría… o marchándose | Preguntar, sin acusar | | Acceso a las 4 de la madrugada | Casi siempre una zona horaria distinta | Comprobar quién es y desde dónde | | Un permiso ampliado sin motivo | Un cambio hecho deprisa y no revertido | Revisarlo y dejarlo como debía | > [!IMPORTANT] > Encontrar algo raro no es acusar a nadie. La inmensa mayoría de lo que salta tiene una explicación normal, y preguntar antes de concluir es lo que hace que este hábito sea sostenible en un equipo pequeño. ## Cuándo mirarlo de verdad Cuando alguien se va en malos términos, cuando hay una reclamación, o cuando algo no cuadra. Ahí el registro deja de ser higiene y pasa a ser lo que responde la pregunta. > [!WARNING] > El registro no se puede editar, y eso es a propósito: un registro que el administrador pudiera retocar no valdría como prueba de nada. **¿Cuánto se conserva?** Según vuestra política de conservación. **¿Se puede exportar?** Sí, para una auditoría o para vuestro asesor. **¿Ve el registro quién no es administrador?** No. Es información sensible sobre las personas del equipo. ## Ejemplos **Un administrador revisa el registro y ve dos cuentas activas de gente que se fue hace meses.** - Las cierra - Comprueba que no se usaron desde entonces → Diez minutos de revisión cierran dos puertas que llevaban medio año abiertas. **Se mira el registro solo cuando hay un problema.** - Revisa lo relevante con regularidad → Lo raro se ve antes del incidente. **Aparece un acceso a una hora extraña.** - Comprueba con la persona antes de alarmarse → La anomalía se explica o se atiende. **Alguien descarga muchos documentos de golpe.** - Consulta qué y por qué → El movimiento se entiende. **Un auditor pide evidencia de supervisión.** - Enseña las revisiones hechas con su fecha → La supervisión es demostrable. **El registro tiene demasiado ruido para leerlo.** - Filtra por lo que de verdad importa → La revisión es abordable. --- --- id: KB-AD-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/entrar-con-la-cuenta-de-la-empresa idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-ET-005] citadoPor: [KB-AD-001] --- # Entrar con la cuenta de la empresa _Una contraseña menos, y las bajas se aplican solas._ **Responde a:** configurar sso inicio de sesión único · entrar con la cuenta de microsoft o google · que los usuarios no tengan otra contraseña · provisionar usuarios automáticamente Si vuestra gente ya entra en todo con la cuenta corporativa, tiene poco sentido darles una contraseña más. El inicio de sesión único la elimina, y de paso arregla el problema que nadie recuerda: cerrar accesos cuando alguien se va. **En corto** - Una contraseña menos que gestionar, olvidar y reutilizar. - Vuestras reglas de seguridad —caducidad, segundo factor— se aplican aquí también. - Al dar de baja a alguien en vuestro sistema, pierde el acceso aquí. ## Lo que más cambia No es la comodidad de entrar: es la baja. La cuenta que sigue abierta seis meses después de que alguien se fuera es el fallo de seguridad más común en empresas pequeñas, y con inicio de sesión único deja de depender de que alguien se acuerde. | Sin ello | Con ello | | --- | --- | | Una contraseña más por persona | La de siempre | | Las bajas se hacen a mano, si alguien se acuerda | Se aplican solas | | Vuestra política de contraseñas no llega aquí | Se aplica igual que en el resto | > [!IMPORTANT] > Antes de activarlo, comprobad que hay una vía de entrada alternativa para al menos un administrador. Si vuestro proveedor de identidad se cae y nadie puede entrar, hace falta una puerta de servicio. > [!WARNING] > El inicio de sesión único no reparte permisos por sí solo: dice quién eres, no qué puedes hacer. Los permisos se siguen decidiendo aquí. > [!NOTE] > Merece la pena a partir de diez o quince personas. Por debajo, gestionar cuentas a mano cuesta menos que configurarlo. **¿Sirve con Microsoft o Google?** Con los proveedores de identidad habituales, sí. **¿Y quien no tenga cuenta corporativa?** Puede convivir con el acceso normal para casos concretos. **¿Los terceros que firman también entran así?** No. Ellos no tienen cuenta ni la necesitan. ## Ejemplos **Una empresa de setenta personas descubre cinco cuentas abiertas de gente que se fue.** - Activa el inicio de sesión único - Deja una vía alternativa para dos administradores → Las bajas siguientes se aplican el mismo día sin que nadie tenga que acordarse. **Cada uno entra con una cuenta personal distinta.** - Usa la cuenta corporativa para entrar → El alta y la baja siguen a la empresa. **Alguien se va y su acceso depende de su correo personal.** - Vincula el acceso a la cuenta de empresa → La baja corta el acceso. **Se olvidan contraseñas constantemente.** - Entra con la cuenta que ya usan a diario → Deja de haber una contraseña más. **Alguien entra con dos cuentas distintas.** - Unifica en la corporativa → El histórico deja de partirse. **El dominio corporativo cambia.** - Actualiza la configuración antes del cambio → Nadie se queda fuera el día del cambio. --- --- id: KB-AD-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/invitar-a-alguien-de-tu-equipo idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-AD-002] citadoPor: [KB-AD-007, KB-AD-011, KB-ET-011] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/members --- # Invitar a alguien de tu equipo _Cómo se añade a un compañero y qué decidir antes de pulsar invitar._ **Responde a:** cómo invito a un compañero · añadir usuarios a la cuenta · dar acceso a alguien de mi empresa · el compañero no recibe la invitación Invitar a alguien son treinta segundos. Lo que merece un minuto de reflexión es qué va a poder hacer, porque cambiarlo después es más incómodo que acertar a la primera. ## Cómo se hace 1. **Entra en Ajustes → Miembros.** 2. **Pulsa «Invitar» y escribe su correo de trabajo.** 3. **Elige qué va a poder hacer.** 4. **Envía. Le llega un correo para entrar y poner su contraseña.** ## Lo que hay que decidir antes | Pregunta | Criterio | | --- | --- | | ¿Necesita cambiar la configuración? | Si no, no lo hagas administrador | | ¿Necesita borrar? | Casi nunca. Es el permiso que más daño hace | | ¿Necesita verlo todo? | Si trabaja en un área, acótalo a su equipo | > [!IMPORTANT] > Dos administradores, ni uno ni cinco. Con uno solo, si esa persona pierde el acceso no queda nadie que pueda arreglarlo desde dentro; con cinco, nadie se siente responsable de nada. ## Si no le llega la invitación - Mira que el correo esté bien escrito: es la causa del 90 % de los casos. - Que revise no deseados. - Reenvíala; el enlace anterior sigue valiendo. > [!NOTE] > Invita cuando ya haya algo que enseñar. Entrar a una cuenta vacía no engancha a nadie; entrar a un proceso que ya funciona, sí. **¿Consume algo tener más gente?** Depende de vuestro plan; consultarlo antes de invitar a veinte personas. **¿Puede invitar a otros quien no es administrador?** No, y conviene que sea así. **¿Se puede cambiar lo que puede hacer después?** Sí, en cualquier momento. ## Ejemplos **Una empresa invita a los cinco de su equipo el primer día y nadie entra.** - Espera a tener un proceso funcionando - Vuelve a invitarlos con algo que enseñar → Los cinco entran esa semana porque hay algo concreto que hacer dentro. **Se invita a alguien sin decidir sus permisos.** - Elige el perfil al invitar → Entra pudiendo trabajar y sin ver de más. **La invitación se queda sin aceptar semanas.** - Comprueba las invitaciones pendientes → El alta se cierra o se retira. **Se invita al correo personal por comodidad.** - Usa la dirección corporativa → La baja corta el acceso. **Entra alguien y nadie le enseña por dónde empezar.** - Le indica el proceso que va a usar → El primer día es útil. **Se invita a alguien que solo aportaba un documento.** - Le manda un enlace en lugar de invitarle → No se consume una licencia por una aportación. --- --- id: KB-AD-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/que-hacer-si-sospechas-de-un-acceso idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-AD-006, KB-AD-016] citadoPor: [KB-AD-009, KB-AD-012, KB-AD-019] --- # Si sospechas que alguien ha entrado _Los primeros veinte minutos, en orden, y a quién avisar._ **Responde a:** creo que han entrado en nuestra cuenta · acceso no autorizado qué hago · han robado una contraseña de un empleado · cerrar sesiones abiertas La reacción instintiva es investigar primero. Es la equivocada: mientras investigas, quien haya entrado sigue dentro. El orden correcto es cerrar, después mirar, y avisar en paralelo. ## Los primeros veinte minutos 1. **Cierra las sesiones de esa cuenta** — Y cambia su contraseña. Es lo único urgente; todo lo demás puede esperar diez minutos. 2. **Activa o exige el segundo factor** — Si no lo tenía, es cómo entraron. Una contraseña robada sin segundo factor abre la puerta entera. 3. **Mira el registro de esa cuenta** — Qué se abrió, qué se descargó y desde dónde. Ahora sí toca investigar. 4. **Avisa a quien corresponda** — A la persona afectada, y a quien lleve protección de datos si se accedió a datos de terceros. ## Qué buscar en el registro | Señal | Qué suele significar | | --- | --- | | Descargas masivas | Alguien llevándose información, no un error | | Accesos desde un sitio o a una hora que no encajan | Comprobar primero si esa persona viajaba | | Cambios de permisos | Intento de mantener el acceso tras el cierre | | Un contacto o una cuenta bancaria modificados | Fraude en curso: mirar esto antes que nada | > [!IMPORTANT] > Si se accedió a datos personales de terceros —nóminas, documentos de identidad, expedientes de clientes— puede haber obligaciones de comunicación con plazos cortos. Avisad a quien lleve protección de datos ese mismo día, aunque todavía no sepáis el alcance. > [!WARNING] > No borres nada mientras investigas, ni siquiera para «limpiar». El registro es lo que os permite saber qué pasó y demostrar cómo respondisteis. > [!NOTE] > La causa más común no es un ataque sofisticado: es una contraseña reutilizada en otro servicio que se filtró. Por eso el segundo factor obligatorio es la medida que más devuelve por lo poco que cuesta. **¿Puedo ver si descargaron algo?** Sí, los accesos y descargas quedan registrados. **¿Aviso a los clientes afectados?** Esa decisión no es solo técnica. Que la tome quien lleve protección de datos con vuestro asesor. **¿Y si era una falsa alarma?** Mejor eso. Cerrar una sesión de más cuesta un minuto a una persona. ## Ejemplos **Un empleado avisa de que ha recibido un aviso de acceso raro a su cuenta.** - Se cierran sus sesiones y se cambia la contraseña - Se activa el segundo factor obligatorio para toda la organización - Se revisa su registro: no se descargó nada → El susto se cierra en media hora y la organización sale con una protección que antes no tenía. **Aparece un acceso desde un sitio inesperado.** - Cierra las sesiones y cambia la contraseña → El acceso se corta mientras se investiga. **Se sospecha y no se sabe qué se ha tocado.** - Consulta el registro de esa sesión → El alcance se conoce. **Se tarda en avisar por no estar seguro.** - Avisa igualmente y documenta la sospecha → La reacción no espera a la certeza. **El segundo factor estaba desactivado.** - Lo activa para todos tras el incidente → La causa se cierra. **No queda constancia de lo actuado.** - Registra qué se hizo y cuándo → El incidente se puede explicar. --- --- id: KB-AD-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/equipos-cuando-y-como-partirlos idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-ET-005] citadoPor: [KB-AD-010] --- # Equipos: cuándo partir la organización _Partir antes de tiempo estorba; partir tarde deja a todo el mundo viéndolo todo._ **Responde a:** cuándo crear equipos · separar el trabajo por departamentos · todos ven todos los expedientes · organizar equipos por obra o por área Los equipos separan quién ve qué. Con cinco personas sobran; con cuarenta y tres áreas, hacen falta. La señal está en la respuesta a una pregunta: ¿hay algo que alguien no debería estar viendo? **Cuándo hacen falta equipos** — Sin equipos todos ven todo, lo que basta hasta unas diez personas. Con equipos cada área ve lo suyo, y aun así contactos, plantillas, saldo y marca se siguen compartiendo. | Situación | Equipos | Por qué | | --- | --- | --- | | Menos de diez personas, todos hacen de todo | No | Separar dificulta compartir plantillas y contactos | | Áreas con documentación sensible distinta | Sí | RRHH no tiene por qué ver compras, ni al revés | | Varias obras o clientes con equipos propios | Sí, uno por obra o cliente | Y es lo que permite acotar el acceso de un auditor | | Clientes que compiten entre sí | Obligatorio | No es comodidad: es información de terceros | > [!IMPORTANT] > Si lleváis documentación de clientes que compiten, un equipo por cliente no es una preferencia organizativa. Un permiso amplio ahí expone información de un tercero que no lo ha autorizado. ## Lo que se comparte igualmente **En corto** - Los contactos y las plantillas: no hay que duplicarlos por equipo. - El saldo de créditos, que es de la organización. - La configuración y la marca. > [!NOTE] > Empezad sin equipos y añadidlos cuando alguien pregunte por qué ve algo. Es más fácil partir después que juntar lo que se partió de más. **¿Puede alguien estar en dos equipos?** Sí, y es lo normal para quien coordina. **¿Un administrador ve todos los equipos?** Sí. Por eso conviene que sean dos y no nueve. **¿Se puede mover un expediente de equipo?** Sí, conservando su histórico. ## Ejemplos **Una asesoría con 25 personas lleva a dos clientes del mismo sector.** - Crea un equipo por cliente - Acota los permisos de cada gestor → Ningún gestor ve la documentación del cliente que compite con el suyo. **Todos ven todo y ya son cuarenta personas.** - Separa por equipos según el trabajo → Cada uno ve lo suyo. **Se parte la organización y hay que duplicar plantillas.** - Valora si bastaba con permisos → La estructura no se multiplica sin motivo. **Un equipo necesita ver lo de otro puntualmente.** - Da acceso al expediente concreto → La excepción no rompe la separación. **Los informes hay que sumarlos a mano entre equipos.** - Consulta el conjunto desde arriba → La foto global existe. **Se separa por precaución y ahora estorba.** - Revisa la decisión con datos de uso → La estructura se ajusta a cómo se trabaja. --- --- id: KB-AD-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/que-pasa-si-me-quedo-sin-administrador idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-AD-007] citadoPor: [KB-AD-020] --- # Si os quedáis sin administrador _El escenario que nadie prepara y que bloquea la organización entera._ **Responde a:** se ha ido el único administrador · nadie puede cambiar la configuración · recuperar el control de la cuenta · el administrador perdió el acceso La organización sigue funcionando: la gente entra, los expedientes avanzan, los terceros entregan. Lo que no se puede hacer es nada que requiera un administrador — invitar a alguien, cambiar un permiso, reponer saldo, cerrar la cuenta de quien se fue. Y eso se descubre justo cuando hace falta. ## Los tres escenarios | Qué ha pasado | Gravedad | Cómo se sale | | --- | --- | --- | | El administrador perdió su segundo factor | Baja, si hay otro | El otro administrador se lo restablece | | Se fue de la empresa y nadie tomó el relevo | Alta | Hace falta gestión desde fuera | | Era el único y no hay forma de contactarle | Muy alta | Es el caso que hay que evitar, no resolver | > [!IMPORTANT] > Los tres se evitan con la misma medida y cuesta cinco minutos: **dos administradores, siempre**. No uno por si acaso falla, ni cinco porque entonces nadie se siente responsable. Dos personas que se conozcan y que no vayan a irse el mismo día. ## Lo que hay que dejar preparado **En corto** - Dos administradores, y que ambos lo sepan. - Los códigos de recuperación del segundo factor, guardados donde no los pierda una sola persona. - Y que alguien más sepa quién lleva la relación comercial, para lo que no se resuelve por dentro. > [!WARNING] > Cuando alguien deja la empresa, comprobad si era administrador **antes** de cerrarle la cuenta. Cerrarla siendo el único deja el problema hecho, y con el agravante de que ya no se le puede pedir que traspase nada. ## Mientras tanto Lo que no requiere administrador sigue funcionando: pedir, firmar, revisar, cerrar expedientes. Lo que se bloquea es la gestión de la propia cuenta. Saberlo evita el pánico de creer que se ha parado todo cuando lo que se ha parado es una parte concreta. > [!NOTE] > Es la comprobación de cinco minutos que más devuelve de toda la administración: mirar cuántos administradores hay ahora mismo. Si es uno, arregladlo hoy. **¿Cuántos administradores son los correctos?** Dos. Con uno hay riesgo, con muchos nadie se responsabiliza. **¿Puede un administrador nombrar a otro?** Sí, y es exactamente lo que hay que hacer hoy si sois uno. **¿Se pierde algo mientras tanto?** No. El trabajo sigue; lo que se para es la gestión de la cuenta. ## Ejemplos **Una empresa descubre que su único administrador se fue hace un mes al intentar invitar a alguien nuevo.** - Recupera el control con gestión desde fuera - Nombra dos administradores → Una semana perdida que se habría evitado con la comprobación de cinco minutos. **El único administrador se va de la empresa.** - Nombra un segundo antes de que ocurra → La cuenta no se queda sin gobierno. **El administrador está ilocalizable y hace falta un cambio.** - Mantiene dos administradores activos → El trabajo no se para. **Se descubre el problema cuando ya no hay nadie.** - Revisa quién es administrador periódicamente → El hueco se ve antes. **Se nombra un segundo y nadie le explica qué hace.** - Le da acceso y contexto desde el principio → El suplente sirve de verdad. **Los avisos de administración van a una sola dirección.** - Dirige los avisos a los dos → El aviso llega a alguien que puede actuar. --- --- id: KB-AD-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/cuando-crece-el-equipo-de-cinco-a-cincuenta idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-ET-011, KB-AD-008] citadoPor: [KB-AD-017] --- # Cuando el equipo pasa de cinco a cincuenta _Lo que funcionaba con cinco personas deja de funcionar, y no avisa._ **Responde a:** organizar la plataforma al crecer el equipo · todos son administradores y ya somos muchos · reorganizar permisos empresa en crecimiento · escalar la gestión documental Con cinco personas todo funciona sin configurar nada: todos ven todo, todos pueden todo, y si algo falla se resuelve hablando. Ese modelo aguanta hasta un punto y deja de funcionar sin avisar — normalmente entre las quince y las veinticinco personas. ## Las señales de que ya no vais por cinco | Señal | Qué está pasando | | --- | --- | | Alguien borra algo sin querer | Demasiada gente con permiso de borrar | | Nadie sabe quién lleva un expediente | Falta dueño, y con cinco no hacía falta | | Se pregunta por chat quién ha hecho qué | El registro existe, pero nadie lo usa todavía | | Un compañero ve algo que no debería | Hace falta separar por equipos | | Hay siete administradores | Nadie se siente responsable de nada | > [!IMPORTANT] > Ninguna de estas señales es un fallo de la herramienta: son el modelo de cinco personas aplicado a veinticinco. Y ninguna se arregla sola, porque cada una individualmente parece un caso aislado. ## El orden en que conviene arreglarlo 1. **Bajar a dos administradores** — Es lo más rápido y lo que más riesgo quita. Media hora. 2. **Quitar el permiso de borrar a quien no lo necesita** — Casi nadie lo necesita a diario, y es el que más daño hace. 3. **Poner dueño a los expedientes** — Uno por caso, con nombre. Es lo que evita los expedientes muertos. 4. **Separar por equipos si hay algo que no todos deban ver** — Y solo entonces: partir antes de que haga falta estorba. > [!WARNING] > No lo hagáis todo el mismo día ni sin avisar. Quitar permisos sin explicar por qué se lee como desconfianza, y la gente lo recuerda más tiempo del que dura la mejora. > [!NOTE] > El momento natural para esto es cuando entra alguien nuevo y no sabéis qué permisos darle. Esa duda es la señal: significa que ya no hay un perfil único que valga para todos. **¿Cuándo toca exactamente?** No hay número mágico. La señal es la duda sobre qué permisos dar a alguien nuevo. **¿Se puede volver atrás?** Sí, todo se ajusta. Pero conviene explicar los cambios en vez de hacerlos en silencio. **¿Y si crecemos muy rápido?** Entonces empezad por los dos administradores y el permiso de borrar; el resto puede esperar. ## Ejemplos **Una empresa pasa de 8 a 30 personas en un año y todos siguen siendo administradores.** - Baja a dos administradores - Quita el permiso de borrar a 26 personas - Explica por qué en la reunión → Desaparecen los borrados accidentales sin que nadie lo viva como desconfianza. **Lo que servía con cinco personas se rompe con cincuenta.** - Revisa permisos y estructura al crecer → La organización acompaña al equipo. **Todos siguen siendo administradores.** - Ajusta los perfiles al puesto → El acceso deja de ser general. **Nadie sabe quién lleva qué.** - Asigna responsables por proceso → Las peticiones llegan a alguien. **Cada área monta sus propias plantillas.** - Unifica lo que se repite → Las mejoras llegan a todos. **El alta de gente nueva se hace a mano cada vez.** - Define un proceso de alta → El crecimiento no consume una persona. --- --- id: KB-AD-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/dar-acceso-a-alguien-de-fuera idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-006, KB-IC-010] citadoPor: [KB-AD-014, KB-ET-016, KB-AD-017] --- # Dar acceso a alguien de fuera _Vuestra asesoría, un auditor o un cliente que quiere mirar: acceso acotado y con fecha de fin._ **Responde a:** dar acceso a mi asesoría · acceso para un auditor externo · compartir con alguien que no es del equipo · invitar a alguien externo sin darle todo Antes o después alguien de fuera necesita entrar: la gestoría, un auditor, el cliente que quiere ver su expediente, el abogado que lleva un asunto. La tentación es mandarle los ficheros por correo o darle una cuenta como la de cualquiera. Las dos opciones acaban mal. ## Las tres formas, y cuándo usar cada una | Forma | Cuándo | Qué deja | | --- | --- | --- | | Mandar los ficheros | Un envío puntual y pequeño | Nada: fuera de aquí no hay control ni registro | | Un acceso acotado y temporal | Asesoría, auditor, colaborador | Registro de qué vio y cuándo, y caducidad | | El portal del destinatario | Un cliente o proveedor que solo ve lo suyo | Ve su parte sin entrar en la organización | > [!IMPORTANT] > La tercera es la que más se pasa por alto. Un proveedor o un cliente no necesita una cuenta en vuestra organización para ver y firmar lo suyo: entra a su documento por su enlace y no ve nada más, sin que tengáis que administrar nada. ## Si hace falta acceso de verdad 1. **Con su propia cuenta, nunca una compartida** — Si tres personas de la asesoría entran con la misma clave, el registro deja de valer. 2. **Con el permiso más bajo que le sirva** — Casi siempre es lectura. Empezar por ahí y ampliar si hace falta. 3. **Acotado a lo suyo** — Un auditor de calidad no tiene por qué ver nóminas ni facturación. 4. **Y con fecha de revisión en el calendario** — Los accesos externos se quedan puestos años. Poned vosotros el recordatorio. > [!WARNING] > El riesgo real no es que hagan algo indebido: es que el acceso siga vivo cuando la relación ya terminó. Revisad la lista de gente de fuera dos veces al año; casi siempre sobra alguien. ## Cuando termina **En corto** - Se retira el acceso el día que acaba el encargo, no cuando alguien se acuerde. - Queda el registro de lo que vio, que no se borra al retirarlo. - Y si vuelve el año que viene, se le da acceso otra vez: es más barato que dejarlo abierto. > [!NOTE] > Todo lo que hace una persona de fuera queda en el registro de actividad igual que lo de cualquiera del equipo. Esa es la diferencia principal con mandarle los ficheros: podéis contestar a «¿quién vio esto?» un año después. **¿Cuenta como miembro del equipo?** Ocupa plaza como cualquier usuario; lo que cambia es qué ve, no cómo entra. **¿Puede descargar?** Según el permiso que le deis. Asumid que lo que se ve se puede copiar. **¿Sirve para un cliente que quiere seguir su caso?** Para eso suele bastar el portal, sin darle cuenta. ## Ejemplos **Una empresa manda cada mes las facturas a su gestoría por correo.** - Le da acceso de lectura acotado a facturación con revisión anual - Retira el acceso al cambiar de asesoría → Deja de circular documentación por correo y queda registro de qué se consultó y cuándo. **Se da acceso completo a un externo puntual.** - Le da acceso solo a lo que necesita → Ve lo suyo y nada más. **El externo termina y su acceso sigue activo.** - Retira el acceso al terminar → El acceso refleja quién colabora hoy. **Se invita como usuario a quien solo aporta un papel.** - Le manda un enlace → No se consume una licencia. **Nadie sabe qué externos tienen acceso.** - Consulta la lista de accesos externos → La foto existe sin preguntar. **El externo pide más acceso del previsto.** - Amplía solo lo justificado → El alcance sigue ajustado al trabajo. --- --- id: KB-AD-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/he-perdido-el-movil-con-la-sesion-abierta idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-007, KB-AD-001] citadoPor: [KB-AD-013, KB-AD-018] --- # He perdido el móvil con la sesión abierta _Qué hacer en los primeros diez minutos, y en qué orden._ **Responde a:** he perdido el móvil con la cuenta abierta · me han robado el portátil del trabajo · cerrar sesión en un dispositivo perdido · qué hago si pierdo el móvil de empresa Un móvil o un portátil perdido con la sesión abierta no es una catástrofe si se actúa rápido, y sí lo es si se deja para el lunes. Estos son los pasos, en el orden que importa. ## Los primeros diez minutos 1. **Cerrad la sesión de ese dispositivo** — Desde otro sitio. Es lo primero porque corta el acceso al instante. 2. **Cambiad la contraseña** — Si el dispositivo la tenía guardada, cerrar la sesión no basta. 3. **Revisad el segundo factor** — Si el móvil perdido **era** el segundo factor, hay que sustituirlo antes de nada más. 4. **Y avisad a quien administre** — Aunque sea vuestro propio móvil: hay decisiones que no os tocan a vosotros. > [!IMPORTANT] > El tercer paso es el que atasca a mucha gente. Si el móvil perdido era también el que recibía los códigos, cambiar la contraseña sin resolver eso puede dejaros fuera de vuestra propia cuenta. Por eso se mira antes de tocar nada más. ## Después, con calma | Qué | Para qué | | --- | --- | | Revisar la actividad de las últimas horas | Saber si alguien entró, y a qué | | Mirar la lista de dispositivos | Retirar los que ya no uséis | | Comprobar el correo asociado | Es la puerta de atrás de casi todo | | Y decidir si hay que avisar a alguien más | Si se accedió a datos de terceros, puede haber obligación | > [!WARNING] > La última fila no es teórica. Si alguien accedió a documentación con datos personales de terceros, la valoración de si hay que notificar tiene plazos cortos. Esa decisión no la toma quien perdió el móvil: la toma quien administre, y por eso el aviso interno es el cuarto paso y no el último. ## Lo que evita que sea grave **En corto** - Segundo factor en algo que no sea el mismo dispositivo que perdéis. - Bloqueo con huella o código en el propio móvil. - No guardar la contraseña en el navegador del dispositivo. - Y revisar la lista de dispositivos de vez en cuando, no solo cuando pasa algo. Con esas cuatro cosas, un móvil perdido es un problema de reponer el móvil, no de seguridad. > [!NOTE] > Todo lo que se haga desde ese dispositivo queda en el registro de actividad, con hora. Es lo que permite responder después a qué se vio realmente, en lugar de suponer lo peor o suponer lo mejor. **¿Pierdo mi trabajo si cierro la sesión?** No: lo subido y lo firmado está en la organización, no en el móvil. **¿Y si aparece al día siguiente?** Se vuelve a entrar con normalidad. Cerrar la sesión no rompe nada. **¿Hace falta avisar si no había nada sensible?** Avisad igual; quien administre decide, y esa decisión conviene que quede registrada. ## Ejemplos **Alguien pierde el móvil de empresa un viernes por la tarde con la sesión abierta.** - Cierra la sesión de ese dispositivo desde el ordenador - Comprueba que el segundo factor no dependía del móvil perdido - Avisa al administrador → El acceso queda cortado en minutos y el lunes se revisa la actividad con calma. **Se pierde el móvil con la sesión abierta.** - Cierra las sesiones desde otro dispositivo → El acceso se corta en minutos. **El segundo factor estaba en ese móvil.** - Recupera el acceso con el administrador → La cuenta vuelve sin desactivar la seguridad. **Se tarda en avisar por vergüenza.** - Avisa en cuanto ocurre → La ventana de riesgo se cierra antes. **No se sabe qué se pudo ver desde ese móvil.** - Consulta el registro de esa sesión → El alcance se conoce. **Se recupera el móvil y se da por resuelto.** - Cambia las credenciales igualmente → El riesgo no queda abierto. --- --- id: KB-AD-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/trabajar-desde-el-movil-con-cabeza idioma: es categoria: administracion audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-001, KB-AD-012] citadoPor: [KB-AD-019] --- # Trabajar desde el móvil con cabeza _Lo que conviene hacer desde el móvil, lo que no, y las tres precauciones que bastan._ **Responde a:** usar la plataforma desde el móvil · es seguro trabajar desde el teléfono · acceso desde móviles personales · trabajar desde el móvil en obra Buena parte del trabajo ocurre lejos de un escritorio: en una obra, en un almacén, en casa de un cliente, en un aeropuerto. Trabajar desde el móvil no es una concesión: para algunas cosas es mejor que el ordenador, y para otras es claramente peor. ## Qué conviene hacer desde el móvil | Va mejor en el móvil | Va mejor en el ordenador | | --- | --- | | Subir una foto de un documento | Revisar un documento largo | | Firmar algo breve en el momento | Montar o cambiar un proceso | | Consultar el estado de algo | Comparar varias cosas a la vez | | Aprobar lo que ya conocías | Aprobar algo que hay que leer entero | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la única que conviene respetar de verdad. Aprobar desde el móvil algo que no habíais leído es exactamente el fallo que luego cuesta explicar; el resto de la columna derecha es comodidad, no riesgo. ## Las tres precauciones que bastan 1. **Bloqueo del dispositivo, con huella o código** — Es la que evita el 90 % de los problemas de un móvil perdido. 2. **El segundo factor, en algo distinto del propio móvil** — Si vive en el mismo aparato que perdéis, no protege de lo que tiene que proteger. 3. **Y no compartir el móvil desbloqueado** — El caso más frecuente de acceso indebido no es un ataque: es alguien mirando por encima. > [!WARNING] > Cuidado con guardar la contraseña en un móvil compartido de empresa —el de la furgoneta, el del almacén—. Un dispositivo que usan cinco personas no debería tener una sesión abierta de nadie en concreto. ## Si usáis móviles personales **En corto** - Que la sesión se pueda cerrar en remoto, sin tocar el móvil. - Que lo descargado no se quede en la galería o en descargas sin criterio. - Y que al irse alguien, se retire el acceso el mismo día. Con eso, un móvil personal no es más arriesgado que un portátil de empresa. Sin eso, es un archivo de la empresa que se va con la persona. > [!NOTE] > Todo lo que hagáis desde el móvil queda registrado igual que desde el ordenador. Y las firmas hechas desde el móvil valen exactamente lo mismo: el dispositivo no cambia el valor de lo que se firma. **¿Hace falta instalar una aplicación?** No: funciona en el navegador del móvil. **¿Consume más datos subir fotos?** Algo, sí. Si hay poca cobertura, se prepara y se sube al salir. **¿Puedo trabajar sin conexión?** Consultar y actuar requiere conexión; la foto se hace igual y se sube después. ## Ejemplos **Un equipo de campo usa móviles personales y comparte una cuenta en el del almacén.** - Da cuenta propia a cada persona y quita la sesión del móvil compartido - Pone el segundo factor fuera del propio móvil → El registro vuelve a decir quién hizo qué y un móvil perdido deja de ser un incidente. **Se trabaja desde el móvil en una red pública.** - Evita subir documentación sensible desde ahí → El riesgo se reduce sin dejar de trabajar. **El móvil se queda desbloqueado encima de una mesa.** - Usa bloqueo de pantalla y cierre de sesión → Un descuido deja de ser un acceso. **Se descargan documentos al móvil y se olvidan ahí.** - Consulta en lugar de descargar → La información no se duplica fuera. **Se comparte el móvil con otra persona.** - Cierra la sesión antes de prestarlo → El acceso no viaja con el aparato. **Se pierde el móvil y nadie sabe qué había.** - Consulta el registro de esa sesión → El alcance se conoce. --- --- id: KB-AD-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/permisos-que-sobran idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-010, KB-AD-011, KB-AD-017] citadoPor: [KB-CD-017, KB-AD-020] --- # Permisos que sobran _Los accesos crecen solos y nunca decrecen. Cómo recortarlos sin romper el trabajo de nadie._ **Responde a:** revisar permisos de usuarios · quitar accesos que ya no hacen falta · principio de mínimo privilegio en la práctica · demasiada gente ve demasiado Los permisos se conceden en un momento concreto por una razón concreta —un proyecto, una baja, una urgencia— y nadie los quita cuando esa razón desaparece. A los dos años, la mitad de la gente puede ver cosas que no necesita, y nadie recuerda por qué. ## De dónde vienen los permisos que sobran | Origen | Cuándo se dio | Por qué sigue | | --- | --- | --- | | Una sustitución temporal | Durante una baja | Nadie lo quitó al volver | | Un proyecto que terminó | Mientras duraba | El proyecto acabó, el acceso no | | Un cambio de puesto | Al llegar al nuevo | Se sumó al anterior en vez de sustituirlo | | «Por si acaso» | Al dar de alta | Nunca hubo una razón concreta | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que más crece y la más difícil de ver. Alguien que ha pasado por tres puestos acumula los permisos de los tres, y en el papel es un usuario normal: nadie mira que la suma no tiene sentido. ## Cómo se revisa sin frenar a nadie 1. **Una vez al año, con lista de quién ve qué** — En una hora se detecta el 90 %, y da igual el mes mientras sea siempre el mismo. 2. **Empezad por quien cambió de puesto o de área** — Es donde está la acumulación. 3. **Y por los accesos de gente de fuera** — La asesoría anterior, el consultor del proyecto cerrado. 4. **Quitad y esperad** — Si alguien lo necesitaba, lo pedirá en una semana. Es más rápido que auditar caso por caso. > [!WARNING] > La cuarta parece brusca y es la más práctica, pero tiene una excepción: no la apliquéis a permisos de los que dependan procesos automáticos o integraciones. Ahí, quitar y esperar significa romper algo que nadie está mirando. ## Lo que conviene mirar además de quién ve qué **En corto** - Quién puede aprobar, que es distinto de quién puede ver. - Quién puede dar permisos a otros, que es lo que más se olvida. - Y cuántos administradores hay: si son más de tres en una empresa pequeña, sobran. El segundo punto es el que hace que una revisión anual sea suficiente o inútil: si tres personas pueden conceder accesos sin criterio, la lista volverá a crecer sola en seis meses. > [!NOTE] > Menos permisos también significa respuestas más limpias del asistente y búsquedas con menos ruido: cada persona ve lo suyo, que casi siempre es lo que quería encontrar. **¿Y si quito algo que hacía falta?** Se devuelve en un minuto. El coste de un permiso de más dura años. **¿Conviene avisar antes de la revisión?** Sí, y reduce las quejas casi a cero. **¿Cada cuánto es razonable?** Anual para todos; semestral para los accesos externos. ## Ejemplos **Una empresa descubre que un técnico que pasó por tres áreas lo ve casi todo.** - Revisa primero a quien cambió de puesto - Quita lo que ya no corresponde y espera → Nadie reclama nada y los permisos vuelven a corresponderse con lo que hace cada uno. **Hay permisos que nadie recuerda por qué se dieron.** - Revisa caso por caso con el responsable → Lo que queda tiene motivo. **Alguien cambió de puesto y conserva lo anterior.** - Revisa los permisos al cambiar de puesto → El acceso sigue al puesto. **Se dieron permisos amplios para un caso puntual.** - Los retira cuando el caso termina → Lo temporal deja de ser permanente. **Nadie revisa desde hace años.** - Programa la revisión periódica → El acceso refleja la organización de hoy. **La revisión se hace y no queda constancia.** - Registra qué se revisó y qué se cambió → La revisión es demostrable. --- --- id: KB-AD-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/cuentas-compartidas-entre-varias-personas idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-AD-004] citadoPor: [KB-ET-017] --- # Cuentas compartidas entre varias personas _La cuenta de recepción, la del almacén, la de administración: cómodas hasta el día que hay que saber quién hizo algo._ **Responde a:** varias personas usan la misma cuenta · cuenta compartida del almacén · no sé quién ha hecho un cambio · dejar de compartir usuarios Casi todas las empresas tienen alguna: una cuenta que usan tres o cuatro personas porque «es la del puesto». Funciona bien y no da ningún problema hasta el día en que hay que responder a una pregunta muy concreta — quién hizo esto, cuándo y con qué permiso — y no hay respuesta. ## Lo que se rompe con una cuenta compartida | Se rompe | Consecuencia práctica | | --- | --- | | El registro de actividad | Dice qué se hizo, no quién: deja de servir como prueba | | La baja de una persona | Se va y sigue teniendo la contraseña | | Los avisos y las tareas | Van a un buzón de nadie y los mira quien se acuerda | | La respuesta del asistente | Ve lo que ve la cuenta, no lo que debería ver cada uno | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más riesgo real acumula y la más invisible. Cuando alguien se va, se le retira su acceso — pero si conocía la contraseña de la cuenta compartida, esa contraseña sigue siendo válida y nadie la cambia, porque cambiarla obliga a avisar a los otros tres. En la práctica, ese acceso sobrevive años a la persona. ## Cómo se sale de ahí sin pelearse con el equipo 1. **Contad para qué se usa de verdad** — Casi siempre son dos o tres tareas concretas, no «todo». 2. **Dad cuenta propia a cada persona** — Con el permiso que necesita para esas tareas, que suele ser menos del que tiene la compartida. 3. **Dejad la compartida sin sesión abierta en el dispositivo común** — Es el paso que más resistencia genera y el que más cambia. 4. **Y retiradla cuando lleve un mes sin usarse** — No antes: si algo dependía de ella, aparecerá en ese mes. > [!WARNING] > El caso del dispositivo común —el ordenador del almacén, la tablet de recepción— es el que hace falta resolver de verdad, porque es donde nace la cuenta compartida. La salida no es prohibirlo: es que cada persona entre con lo suyo y que el dispositivo no guarde la contraseña de nadie. Si eso resulta demasiado incómodo para el ritmo de trabajo, decidlo abiertamente y buscad otra vía, porque una norma que estorba se salta. ## Cuándo una cuenta no personal es legítima **En corto** - Para una integración o un proceso automático: ahí no hay persona detrás y está bien que no la haya. - Con permisos mínimos y con dueño nombrado, aunque no la use. - Y sabiendo qué se rompe si se revoca, que es justo lo que no se puede probar con «quitar y esperar». > [!NOTE] > Todo lo que se hizo desde la cuenta compartida sigue en el registro: no se pierde al dejar de usarla. Lo que no se puede es reconstruir a posteriori quién de las cuatro personas hizo cada cosa — por eso el cambio conviene hacerlo antes de necesitarlo, no después. **¿Ocupa plaza cada persona?** Sí, cada usuario cuenta; a cambio el registro vuelve a decir quién hizo qué. **¿Y si el equipo se resiste?** Casi siempre es por la incomodidad de entrar, no por el principio. Resolved eso primero. **¿Puedo saber quién usó la compartida en el pasado?** El registro dice la cuenta, no la persona. Es exactamente lo que se pierde. ## Ejemplos **Un almacén trabaja con una cuenta común en la tablet de recepción de mercancía.** - Da cuenta propia a las cuatro personas del turno - Deja la tablet sin contraseña guardada y retira la compartida al mes → El registro vuelve a decir quién recibió cada entrega, que era justo lo que faltaba en la última reclamación. **Una cuenta la usan tres personas.** - Da una cuenta a cada una → El registro dice quién hizo qué. **Alguien se va y hay que cambiar la contraseña compartida.** - Retira solo su cuenta → Nadie más tiene que cambiar nada. **No se sabe quién hizo un cambio.** - Consulta el registro por usuario → La acción tiene autor. **La cuenta compartida se usa para ahorrar licencias.** - Valora el coste real de no saber quién hizo qué → La decisión se toma con las dos caras. **Se comparte la contraseña por mensajería.** - Crea cuentas propias en lugar de compartir → La credencial deja de circular. --- --- id: KB-AD-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/quien-puede-ver-vuestros-documentos idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-004, KB-NO-014, KB-AD-019] citadoPor: [KB-AD-007] --- # Quién puede ver vuestros documentos _La pregunta que hace todo el mundo antes de subir nada, respondida con lo que se puede comprobar._ **Responde a:** quién tiene acceso a mis documentos · puede el proveedor ver mis datos · acceso del soporte a nuestra cuenta · dónde están alojados los datos Es la primera pregunta seria de cualquiera que va a meter documentación de sus clientes en un sitio nuevo, y merece una respuesta que se pueda comprobar en lugar de una promesa. Hay tres círculos distintos y conviene mirarlos por separado. ## Los tres círculos | Quién | Qué ve | Cómo lo comprobáis | | --- | --- | --- | | Vuestro equipo | Lo que le deje su papel y sus permisos | El registro de actividad: dice quién abrió qué y cuándo | | Terceros a los que invitáis | Solo lo suyo o lo que le deis | El mismo registro, con su nombre | | Proveedores de la plataforma | Lo que exige operar el servicio | La lista pública de subprocesadores y lo que firméis | > [!IMPORTANT] > Del primer círculo tenéis control total y prueba: **cada acceso queda registrado, también los de solo lectura**. Eso significa que la respuesta a «¿quién ha visto este documento?» no depende de la confianza en nadie, ni siquiera dentro de vuestra empresa. Es la parte que más se subestima al evaluar una herramienta y la que más vale el día que hay una sospecha. ## Lo que conviene pedir por escrito antes de contratar 1. **Dónde se alojan los datos** — País y proveedor de infraestructura, no «en la nube». 2. **Qué subprocesadores intervienen y para qué** — Debe existir una lista pública y actualizada, y avisos cuando cambia. 3. **En qué casos accede el soporte y con qué rastro** — La pregunta correcta no es si puede, es cuándo y qué queda registrado. 4. **Y qué pasa al terminar** — Cómo os lleváis todo y qué se elimina, con plazos. > [!WARNING] > Desconfiad de la respuesta «nadie de nuestro equipo puede ver nada». En cualquier servicio operado por personas hay quien administra la infraestructura, y decir lo contrario es una simplificación que se cae en la primera auditoría seria. La respuesta creíble no es que sea imposible: es **qué está limitado, qué queda registrado y qué habéis firmado** — eso es lo que un auditor comprueba y lo que vosotros podéis exigir. ## Lo que podéis hacer vosotros para reducir el círculo **En corto** - Dar el permiso mínimo, y revisar una vez al año quién ve qué. - Retirar accesos de gente de fuera cuando acaba el encargo. - No usar cuentas compartidas, que rompen el registro. - Y decidir qué documentación sensible entra y cuál no hace falta que entre. La última es la menos técnica y la más eficaz: no todo lo que existe en vuestra empresa tiene que estar en ninguna herramienta. > [!NOTE] > Si un cliente vuestro os manda un cuestionario de seguridad, estas mismas preguntas son las que os hará a vosotros — y la lista pública de subprocesadores es parte de la respuesta que podéis dar sin negociar nada. **¿Puedo saber si alguien vio un documento concreto?** Sí, en el registro de actividad, con nombre y hora. **¿El asistente ve más que yo?** No: responde con lo que vuestro permiso os deja ver. **¿Y si necesito una respuesta formal para un cliente?** Pedidla por escrito y guardadla con la documentación del cliente que la pidió. ## Ejemplos **Una asesoría duda si subir documentación de sus clientes a una herramienta nueva.** - Pide por escrito alojamiento, subprocesadores y rastro de accesos de soporte - Comprueba que el registro de actividad recoge también las consultas → Contrata con una respuesta que puede enseñar a sus propios clientes cuando se la pidan. **Un cliente pregunta quién puede ver sus documentos.** - Consulta los permisos de ese expediente → La respuesta es concreta. **Todo el equipo ve documentación de todos los clientes.** - Limita el acceso según el encargo → Lo sensible queda donde debe. **Se comparte con un externo y ve más de lo previsto.** - Comprueba el alcance antes de compartir → Ve lo suyo y nada más. **Nadie sabe quién ha abierto un documento.** - Consulta el registro de accesos → La pregunta tiene respuesta. **Se responde al cliente de memoria.** - Consulta antes de contestar → Lo que se afirma es cierto. --- --- id: KB-AD-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/cuando-el-equipo-esta-en-varios-paises idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-011, KB-CC-016, KB-AD-010] citadoPor: [KB-AD-014] --- # Cuando el equipo está en varios países _Cuatro cosas que dejan de funcionar solas en cuanto la gente no comparte huso, idioma ni calendario._ **Responde a:** equipo en varios países plataforma · usuarios en distintos husos horarios · trabajar con delegaciones en otros países · idioma de los avisos para cada usuario Todo lo que funciona sin pensar cuando el equipo comparte oficina empieza a fallar de forma sutil cuando no la comparte: los avisos llegan a deshora, los plazos se interpretan distinto y las peticiones salen en un idioma que quien las recibe entiende a medias. ## Las cuatro que hay que mirar | Qué | Qué pasa si no se mira | Qué hacer | | --- | --- | --- | | La hora de los avisos | Salen de madrugada y se ignoran | Programar según la jornada de quien recibe | | El idioma | La petición se entiende a medias y se responde a medias | Escribir a cada tercero en el suyo | | Los festivos | Un plazo vence en un día que allí no se trabaja | Contar con margen, no con el calendario propio | | Dónde están los datos | Aparece en el primer cuestionario de un cliente | Saberlo y poder contestarlo por escrito | > [!IMPORTANT] > La tercera es la que más plazos rompe y la que nadie prevé. Un preaviso que vence el 15 en vuestro calendario puede caer en fiesta local en el país del destinatario, y una campaña lanzada en una semana festiva de allí tiene la mitad de respuesta sin que nada haya fallado. Con equipos repartidos, el margen deja de ser prudencia y pasa a ser un requisito. ## Lo que conviene decidir de entrada 1. **En qué idioma se escribe a cada tercero** — El del destinatario, no el de la sede. Sube la respuesta más que ninguna otra cosa. 2. **Quién responde en cada franja** — Si un cliente escribe a las siete de su mañana, quien conteste no puede ser alguien que entra seis horas después. 3. **Qué se centraliza y qué se decide local** — Sobre todo qué documentación se exige: si cada país pide lo suyo sin criterio, no hay sistema que lo ordene. 4. **Y cómo se cuentan los plazos** — Días naturales o laborables, y de qué calendario. Escrito, no supuesto. > [!WARNING] > El punto que se descubre tarde: **la pregunta de dónde están alojados los datos deja de ser teórica en cuanto hay clientes o empleados en otro país**. No es solo una casilla de un cuestionario — puede afectar a qué podéis prometer por contrato. Saber la respuesta y tenerla por escrito antes de que la pregunten es la diferencia entre contestar en un minuto y frenar una negociación. ## Lo que no cambia **En corto** - El expediente sigue siendo el mismo para todos, esté quien esté. - El registro de actividad recoge la hora, así que las discusiones de «cuándo se hizo» se resuelven igual. - Y el tercero sigue entrando por su enlace, sin cuenta y en su idioma. Eso último es lo que hace viable trabajar con proveedores de varios países sin montar una estructura por país: quien aporta no necesita entender vuestra organización, solo lo que le pedís. > [!NOTE] > Las obligaciones sobre dónde se tratan los datos y qué se puede transferir dependen del país y del tipo de dato, y cambian. **Eso se confirma con vuestro asesor**; aquí solo se señala que es una pregunta que llegará y conviene tener respuesta preparada. **¿Puede cada usuario tener la interfaz en su idioma?** Sí, y conviene: reduce errores de interpretación en el trabajo diario. **¿Y si el equipo de otro país quiere su propia organización?** Depende de si alguien debe dejar de ver lo del otro; si no, complicáis la gestión sin ganar nada. **¿Los recordatorios respetan el huso del destinatario?** Programándolos, sí; si se lanzan sin programar, heredan la hora del envío. ## Ejemplos **Una empresa con delegación en otro país lanza la campaña anual sin mirar su calendario.** - Programa los envíos según la jornada local y cuenta los plazos con margen → La respuesta de esa delegación deja de ir dos semanas por detrás del resto. **El equipo está en varios países y los avisos llegan de madrugada.** - Programa según la hora local de cada uno → El aviso llega en su jornada. **Cada país guarda su documentación por su cuenta.** - Centraliza con permisos por equipo → La foto global existe sin mezclar. **Los idiomas de los avisos no coinciden con el destinatario.** - Registra el idioma de cada persona → El aviso sale en el idioma correcto. **Un festivo local pasa desapercibido.** - Tiene en cuenta el calendario de cada país → Los plazos se fijan con criterio. **Se aplica el mismo criterio de permisos en todos.** - Ajusta según lo que cada equipo necesita → El acceso encaja con el trabajo real. --- --- id: KB-AD-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/perder-el-segundo-factor idioma: es categoria: administracion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-012, KB-AD-002] citadoPor: [KB-AD-001] --- # Perder el segundo factor _El móvil nuevo, el móvil formateado, la app borrada. Se resuelve en un minuto si guardasteis lo que había que guardar._ **Responde a:** he cambiado de móvil y no puedo entrar · he perdido los códigos de verificación · para qué sirven los códigos de recuperación · recuperar el acceso sin el móvil El segundo factor protege la cuenta de que alguien entre con la contraseña robada. Funciona tan bien que también os deja fuera a vosotros el día que el móvil se cambia, se formatea o se pierde — y ese día no suele ser tranquilo. ## Los tres casos, y lo que cambia entre ellos | Qué ha pasado | Sigue habiendo sesión abierta | Salida | | --- | --- | --- | | Móvil nuevo, el viejo a mano | Normalmente sí | Volver a activar el segundo factor desde los ajustes, con calma | | Móvil formateado o app borrada | A veces | Los códigos de recuperación, si se guardaron | | Móvil perdido o robado | Puede que sí, y es lo urgente | Cerrar sesiones y cambiar contraseña primero | > [!IMPORTANT] > El matiz que descoloca a todo el mundo: **los códigos de recuperación son de un solo uso**. No son una contraseña alternativa que sirva siempre — cada vez que usáis uno se gasta y ya no vale, y se entregan en un puñado, no en una lista infinita. Además se enseñan **una sola vez**, al activar el segundo factor. Quien no los copió entonces no los tiene, y no hay dónde volver a mirarlos. ## Dónde se guardan los códigos **En corto** - En el gestor de contraseñas, si el equipo usa uno: es el sitio natural. - O impresos, con los papeles importantes de la empresa. - Nunca en el mismo móvil que hace de segundo factor: si se pierde, se pierde todo junto. - Y no en un correo a vosotros mismos: quien entre en el buzón entra en la cuenta. > [!WARNING] > Lo que casi nadie prevé: **el segundo factor se gestiona desde los ajustes de cada persona, no desde los de administración**. Un compañero, por administrador que sea, no reactiva el vuestro con un clic. Si no hay códigos ni sesión abierta, la vuelta pasa por soporte y por comprobar quién sois de verdad — y eso lleva tiempo, justo el día que había que firmar algo. ## Los cinco minutos que ahorran el mal día 1. **Activar el segundo factor y copiar los códigos en el momento** — No «luego»: la pantalla no vuelve. 2. **Guardarlos donde estén sin ser el móvil** — Gestor de contraseñas o papel. 3. **Añadir el segundo factor en dos sitios si podéis** — Muchas apps permiten tenerlo también en la tablet o el ordenador. 4. **Y al cambiar de móvil, migrarlo antes de formatear el viejo** — Es el error más repetido y el más evitable. > [!NOTE] > Si sospecháis que la pérdida no fue accidental, el orden cambia: primero cerrar sesiones y cambiar la contraseña, después recuperar el acceso con tranquilidad. **¿Puedo desactivar el segundo factor «mientras tanto»?** Solo desde dentro. Y si podéis entrar, mejor arreglarlo que apagarlo. **¿Se pueden generar códigos nuevos?** Sí, desde los ajustes, y conviene si os quedan pocos: los antiguos dejan de valer. **¿Y si toda la empresa usa el mismo móvil?** Ese es otro problema, y más grande: cada persona con el suyo. ## Ejemplos **Alguien cambia de móvil y formatea el viejo antes de migrar la app del segundo factor.** - Usa uno de los códigos guardados en el gestor de contraseñas y vuelve a activarlo → Recupera el acceso en un minuto y gasta un código, en vez de abrir una incidencia. **Se pierde el segundo factor y no se puede entrar.** - Recupera el acceso con el administrador → La cuenta vuelve sin desactivar la seguridad. **El único administrador es quien lo ha perdido.** - Mantiene dos administradores activos → Siempre hay quien pueda recuperar. **Se desactiva el segundo factor para salir del paso.** - Lo restablece en el nuevo dispositivo → La seguridad no se queda apagada. **Se pierde con el móvil y la sesión abierta.** - Cierra las sesiones además de recuperar → El acceso anterior se corta. **Ocurre a menudo y siempre se resuelve a mano.** - Deja documentado el procedimiento → La recuperación deja de depender de quien sepa. --- --- id: KB-AD-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/que-avisos-de-seguridad-conviene-encender idioma: es categoria: administracion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-004, KB-AD-007, KB-AD-013] citadoPor: [KB-AD-016] --- # Qué avisos de seguridad conviene encender _Un aviso que llega a todos no llega a nadie. Cuáles importan de verdad y a quién tienen que llegar._ **Responde a:** alertas de seguridad de la cuenta · avisos de acceso desde un dispositivo nuevo · a quién deben llegar las alertas · demasiadas notificaciones de seguridad Se pueden avisar muchas cosas, y ahí está el problema. Cuando todo avisa, el equipo aprende a ignorarlo en dos semanas y el aviso que importaba llega el mismo día que otros treinta. La pregunta no es qué se puede avisar: es qué merece interrumpir a alguien. ## Los que sí merecen un aviso | Suceso | Por qué importa | A quién debe llegar | | --- | --- | --- | | Alguien entra desde un dispositivo o sitio nuevo | Es la primera señal de una cuenta comprometida | A esa persona, siempre | | Cambia una contraseña o el segundo factor | Si no fuiste tú, es urgente | A esa persona, en el momento | | Alguien gana permisos de administración | Cambia lo que esa cuenta puede hacer con todo | A los administradores | | Se crea o se retira una clave de integración | Abre o cierra una puerta que no es una persona | A los administradores | | Muchos intentos fallidos seguidos | Alguien está probando | A los administradores | > [!IMPORTANT] > Y el criterio que decide si esto funciona no está en la lista, está en el destinatario: **un aviso de seguridad no puede llegar solo a un buzón compartido al que accede todo el mundo**. Si la cuenta comprometida es una de las que lee ese buzón, quien entró ve la alerta antes que vosotros y puede borrarla. Los avisos de una persona van a esa persona; los de la organización, a dos administradores concretos con nombre, no a `info@`. ## Lo que conviene no avisar **En corto** - Cada inicio de sesión normal: es ruido, y entierra lo demás. - Cada documento que alguien abre: para eso está el registro, que se consulta cuando hace falta. - Y cualquier cosa que nadie vaya a mirar dos veces seguidas. > [!WARNING] > Hay una consecuencia de esto que sorprende: **el mejor aviso es el que casi nunca llega**. Si vuestro equipo recibe una alerta de seguridad cada quince días, el día que llegue una de verdad la mirarán con atención. Si reciben cinco a la semana, ese día la archivarán con las demás. Ajustar qué avisa no es comodidad: es lo que decide si el aviso funciona cuando toque. ## Cómo dejarlo montado en diez minutos 1. **Encender los cinco de la tabla y ninguno más al principio** — Se amplía después, si algo se echa en falta. 2. **Poner nombre y apellidos a quién recibe los de organización** — Dos personas, no un buzón; y que las dos sepan que les llegan. 3. **Comprobar que llegan de verdad, una vez** — Entrad desde otro dispositivo y mirad si os avisa. 4. **Y decidir qué se hace al recibir cada uno** — Un aviso sin una acción asociada acaba ignorándose. > [!NOTE] > Si alguna vez llega un aviso que nadie reconoce, el orden importa: primero cerrar sesiones y cambiar la contraseña de esa cuenta, después investigar. Está explicado paso a paso en el artículo sobre sospecha de acceso. **¿Y si el equipo viaja mucho?** El aviso de dispositivo nuevo seguirá saltando: es correcto, y se descarta en un segundo. **¿Los avisos sustituyen a revisar el registro?** No: avisan de lo urgente. El repaso mensual ve lo que no salta. **¿Conviene avisar a dirección?** Solo de lo que vaya a decidir. Si no, es ruido con más rango. ## Ejemplos **Una empresa manda todas las alertas de seguridad al buzón general de administración.** - Deja los avisos personales a cada persona y los de organización a dos administradores con nombre → El aviso llega a alguien que puede actuar, y no a un buzón que cualquiera puede vaciar. **No hay avisos de seguridad activos.** - Enciende los que avisan de accesos y cambios → Lo raro se ve en el momento. **Los avisos llegan a una sola persona.** - Dirige los avisos a más de una → El aviso llega a alguien que puede actuar. **Hay tantos avisos que nadie los lee.** - Deja activos los que de verdad importan → El aviso vuelve a tener efecto. **Un aviso salta y nadie sabe qué hacer.** - Deja escrito qué hacer con cada uno → La reacción no se improvisa. **Los avisos van a un buzón que nadie mira.** - Los dirige a una dirección atendida → El aviso se lee. --- --- id: KB-AD-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/quien-deberia-poder-borrar idioma: es categoria: administracion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-014, KB-DI-010, KB-AD-009] citadoPor: [KB-AD-003] --- # Quién debería poder borrar _El permiso que más se reparte sin pensarlo y el único cuyo error no se ve hasta que hace falta lo borrado._ **Responde a:** quién puede borrar documentos · alguien ha borrado algo por error · permisos de borrado en el equipo · se puede recuperar lo borrado Al montar los permisos, borrar suele ir en el mismo paquete que editar: si alguien puede trabajar con un expediente, puede quitar cosas de él. Parece razonable hasta que alguien limpia lo que cree que sobra y resulta que era la única copia de algo que tres meses después hace falta. ## Qué conviene separar | Acción | Quién debería poder | Por qué | | --- | --- | --- | | Subir y corregir | Casi todo el equipo | Es el trabajo diario | | Archivar o retirar de la vista | Quien trabaja con eso | Ordena sin destruir | | Borrar de verdad | Muy poca gente | Es lo único irreversible | | Borrar por petición de un tercero | Quien lleve esa responsabilidad | Tiene consecuencias fuera de la empresa | > [!IMPORTANT] > La distinción entre las dos filas centrales es la que evita casi todos los sustos: **quitar algo de en medio y borrarlo no son la misma necesidad**. Cuando alguien dice «esto sobra», casi siempre quiere decir que le estorba en la lista, no que haya que destruirlo. Si esas dos acciones son la misma, un gesto de orden se lleva por delante una prueba — y el que lo hizo tenía razón en que estorbaba y ninguna intención de romper nada. ## Lo que queda cuando algo se borra **En corto** - El registro dice quién lo borró y cuándo, aunque el documento ya no esté. - Eso permite reconstruir qué faltó y desde cuándo, que no es poco. - Pero no devuelve el contenido: el rastro no sustituye al documento. - Y si estaba certificado, lo que se pierde es la copia, no la constancia de que existió. > [!WARNING] > El caso que conviene tener resuelto antes de que ocurra: **borrar a petición de una persona sobre sus datos no es lo mismo que borrar porque algo estorba**, y a menudo lo pide alguien de fuera con un plazo. Si esa capacidad está repartida entre todo el equipo, cualquiera puede atender esa petición mal —borrando de más, o borrando algo que había que conservar por otra obligación—. Es exactamente el tipo de decisión que se toma una vez con vuestro asesor y se deja en manos de una o dos personas. ## Cómo dejarlo montado 1. **Dar a casi todos archivar, y a casi nadie borrar** — Cubre el 95 % de las veces que alguien quiere «quitar esto». 2. **Nombrar a quién se le pide un borrado de verdad** — Si hay que pedirlo, se piensa dos veces. 3. **Revisar quién lo tiene una vez al año** — Este permiso se hereda al cambiar de puesto y nadie lo retira. 4. **Y mirar el registro de borrados de vez en cuando** — Diez minutos que enseñan mucho sobre cómo se está usando. > [!NOTE] > Qué debéis conservar y durante cuánto, y cómo se concilia con una petición de borrado de datos personales, depende de vuestra actividad y del marco que os aplique. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se trata de que ese borrado no lo pueda ejecutar cualquiera sin querer. **¿Se puede recuperar algo borrado?** Depende de cómo y cuándo: preguntad pronto, no dentro de un mes. **¿Y si borran algo antes de que lo revisemos?** El registro dice quién y cuándo; el contenido, si no hay copia, no vuelve. **¿Conviene avisar cuando alguien borra?** Sí, a los administradores: es de los pocos avisos que merecen la pena. ## Ejemplos **Alguien limpia un expediente y borra el único ejemplar de un certificado que estorbaba en la lista.** - Deja a todo el equipo archivar y reserva el borrado a dos personas → Los gestos de orden dejan de poder destruir nada, y el que estorbaba se archiva igual. **Cualquiera puede borrar un documento.** - Limita el borrado a quien corresponda → El borrado deja de ser accidental. **Se borra algo y nadie sabe quién fue.** - Consulta el registro de la acción → El borrado tiene autor y fecha. **Se borra algo que había que conservar.** - Comprueba la política antes de borrar → El borrado deja de ser una apuesta. **Se pide poder borrar para limpiar duplicados.** - Concede el permiso a quien revisa → La limpieza se hace con criterio. **Un externo tiene permiso de borrado sin motivo.** - Revisa qué necesita de verdad → El permiso se ajusta al trabajo. --- --- id: KB-AD-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/seguridad-de-la-cuenta idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-002, KB-TZ-001, KB-ET-001, KB-AD-005, KB-AD-018] citadoPor: [KB-CD-002, KB-AD-012, KB-AD-013, KB-AD-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/security --- # Seguridad de la cuenta de tu organización _Segundo factor, dispositivos, inicio de sesión único y qué mirar cuando algo huele mal._ **Responde a:** activar la verificación en dos pasos · seguridad de la cuenta de mi organización · configurar inicio de sesión único SSO · cerrar sesión en un dispositivo perdido · política de contraseñas de la empresa En una cuenta que guarda contratos firmados y evidencias con valor probatorio, la seguridad no es un ajuste opcional que se mira el segundo año. Hay tres cosas que conviene dejar hechas el primer mes y una que hay que saber mirar cuando salta una duda. **En corto** - El segundo factor es obligatorio para quien administra, y recomendable para todos. - Las llaves de acceso —passkeys— son más cómodas y más seguras que una contraseña. - El inicio de sesión único centraliza altas y bajas en el sistema que ya usáis. - El registro de auditoría es lo que responde a «quién entró y qué hizo». ## Segundo factor Es la medida que más riesgo quita por menos esfuerzo. Una contraseña filtrada por otro sitio deja de ser suficiente para entrar. Para las cuentas con permisos de administración no es negociable: son las que pueden cambiar la configuración de toda la organización. ## Llaves de acceso Sustituyen la contraseña por la huella o la cara del dispositivo. No hay nada que recordar ni que se pueda filtrar, y no se pueden pescar con un correo falso porque están atadas al dominio real. Si tu equipo usa móviles u ordenadores modernos, es el camino más cómodo y el más seguro a la vez. ## Inicio de sesión único Si vuestra empresa ya tiene un sistema de identidad corporativa, conectar la plataforma a él evita el problema clásico: alguien deja la empresa, se le quita el correo y se olvida quitarle esta cuenta. Con inicio de sesión único, la baja es una sola. > [!WARNING] > Antes de activar el inicio de sesión único, asegúrate de que al menos un administrador conserva acceso directo. Si la conexión falla y nadie puede entrar por otra vía, recuperar el acceso es mucho más lento. ## Cuando algo huele mal 1. **Mira los dispositivos con sesión abierta** — Uno que no reconoces se cierra desde ahí, sin cambiar nada más. 2. **Revisa el registro de auditoría** — Quién entró, desde dónde y qué cambió. Es lo que convierte una sospecha en un hecho. 3. **Cambia la contraseña y activa el segundo factor** — En ese orden: cambiarla sin segundo factor deja la puerta igual de abierta. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo obligar al segundo factor a todo el equipo?** Sí, se puede exigir por política de organización. Para las cuentas de administración conviene que sea obligatorio siempre. **¿Qué pasa si alguien pierde el móvil del segundo factor?** Un administrador puede reiniciarle el segundo factor. Por eso importa que haya más de una persona con ese permiso. **¿El participante externo necesita segundo factor?** No tiene cuenta, así que no aplica. Su acceso es un enlace personal, y en la firma avanzada se verifica con el código por SMS. **¿Se puede exigir una longitud mínima de contraseña?** Sí, hay política de contraseñas configurable por organización. ## Ejemplos **Una administradora recibe un aviso de inicio de sesión desde un país donde no tienen a nadie.** - Abre la lista de dispositivos y cierra la sesión que no reconoce - Revisa en el registro qué se hizo con esa sesión - Exige segundo factor a todas las cuentas con permisos de administración → Sabe exactamente qué se tocó y cierra la puerta el mismo día, en vez de sospechar durante una semana. **Hay un solo administrador y está de vacaciones.** - Nombra dos administradores desde el principio → La cuenta no depende de una persona. **Nadie revisa quién tiene acceso desde hace años.** - Programa una revisión periódica → El acceso refleja la organización de hoy. **El segundo factor está desactivado.** - Lo activa avisando con antelación → La cuenta se protege sin bloquear a nadie. **Un aviso de seguridad llega y nadie lo lee.** - Dirige los avisos a más de una persona → El aviso llega a alguien que puede actuar. **Se comparte una cuenta entre varias personas.** - Da una cuenta a cada uno → El registro dice quién hizo qué. --- --- id: KB-AD-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/proteger-las-cuentas-del-equipo idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-001, KB-AD-003] citadoPor: [KB-AD-004, KB-PR-004, KB-ET-008, KB-AD-005, KB-AD-006, KB-AD-007, KB-AD-008, KB-AD-009, KB-AD-010, KB-AD-015, KB-AD-018, KB-ET-011, KB-AD-003, KB-ET-005, KB-IN-003] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/security --- # Proteger las cuentas del equipo _Las tres medidas que evitan casi todo, en orden de lo que cuesta ponerlas._ **Responde a:** activar la verificación en dos pasos · obligar segundo factor a todo el equipo · cómo protejo la cuenta de mi empresa · alguien ha entrado en una cuenta Lo que hay dentro son contratos, nóminas y documentos de identidad de gente que no está aquí para protegerlos. Tres medidas cubren casi todo lo que puede pasar, y las tres se ponen en una tarde. ## 1. Segundo factor, obligatorio Una contraseña sola se filtra: la reutilizan, la apuntan, se la roban a otro servicio. El segundo factor hace que una contraseña robada no baste. Es, con diferencia, lo que más protege por lo poco que cuesta. > [!IMPORTANT] > Ponlo obligatorio para toda la organización, no opcional. Opcional significa que lo activan tres personas y las otras veinte no. ## 2. Cada uno con lo suyo Que todos sean administradores es cómodo hasta el día que alguien borra algo. Quien solo consulta, que consulte; quien solo firma, que firme. ## 3. Mirar quién entra El registro dice quién ha entrado, desde dónde y qué ha hecho. Revisarlo una vez al mes detecta la cuenta del que se fue hace medio año y sigue abierta. | Medida | Cuesta | Evita | | --- | --- | --- | | Segundo factor obligatorio | Una tarde | Que una contraseña filtrada abra la puerta | | Permisos ajustados | Media hora | Borrados y cambios por accidente | | Revisión mensual | Diez minutos al mes | Cuentas vivas de gente que ya no está | > [!WARNING] > Cuando alguien deja la empresa, quítale el acceso ese mismo día. No es desconfianza: es que su cuenta sigue abierta y ya nadie la vigila. **¿Y si alguien pierde el móvil del segundo factor?** Un administrador le da acceso de nuevo tras comprobar quién es. Por eso conviene que haya dos administradores. **¿Se puede entrar con el usuario de la empresa?** Sí, si tenéis inicio de sesión corporativo. Es lo más cómodo cuando sois muchos. **¿Se avisa de un acceso raro?** Los accesos quedan registrados con su sitio y dispositivo. ## Ejemplos **Una empresa de sesenta personas activa el segundo factor obligatorio.** - Avisa una semana antes - Lo activa un lunes - Deja dos administradores para recuperar accesos → Cuatro personas necesitan ayuda el primer día y ninguna después. **Alguien usa la misma contraseña que en otros sitios.** - Activa el segundo factor para todos → Una contraseña filtrada deja de bastar. **El segundo factor se activa sin avisar y todos se bloquean.** - Avisa una semana antes y deja recuperación → El cambio se hace sin parar el trabajo. **Nadie sabe quién tiene el segundo factor activo.** - Consulta el estado por persona → Los huecos se ven. **Alguien pierde el móvil con la sesión abierta.** - Cierra sus sesiones desde administración → El acceso se corta en minutos. **Se comparte un acceso para salir del paso.** - Crea una cuenta propia para esa persona → El registro sigue diciendo quién hizo qué. --- --- id: KB-AD-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/administracion/dar-de-baja-a-alguien-del-equipo idioma: es categoria: administracion audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-ET-002, KB-AD-020] citadoPor: [KB-TZ-003, KB-ET-010, KB-ET-013, KB-AD-002, KB-ET-007, KB-CF-007] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/members --- # Dar de baja a alguien _Qué pasa con su trabajo, sus firmas pendientes y sus documentos._ **Responde a:** eliminar un usuario del equipo · un empleado se va qué hago con su cuenta · traspasar los expedientes de alguien · quitar el acceso a un compañero Alguien se va. Lo urgente es cortarle el acceso; lo importante es que su trabajo no se quede huérfano. Son dos cosas distintas y conviene hacer las dos. 1. **Quítale el acceso hoy** — El mismo día, no al final de mes. Su cuenta abierta ya no la vigila nadie. 2. **Traspasa lo que llevaba** — Sus expedientes abiertos y sus envíos pendientes pasan a otra persona. Si no, se quedan esperando a alguien que no va a volver. 3. **Deja su rastro donde está** — Lo que hizo sigue firmado por él, con su nombre y su fecha. No se reescribe. ## Qué se lleva y qué se queda | Cosa | Qué pasa | | --- | --- | | Los documentos que subió | Se quedan. Son de la organización, no suyos | | Los expedientes que llevaba | Se traspasan a quien digas | | Lo que firmó | Se queda firmado por él, para siempre | | Sus datos personales de la cuenta | Se eliminan si lo pide, sin borrar lo anterior | > [!NOTE] > Que sus firmas sigan a su nombre no es un descuido: una firma que cambia de dueño al irse la persona no probaría nada. > [!WARNING] > Si esa persona era el único administrador, nombra otro antes de darla de baja. Si no, la organización se queda sin quien pueda cambiar nada. **¿Puedo recuperar la cuenta si vuelve?** Se le invita de nuevo. Es una cuenta nueva con su histórico intacto. **¿Y si tenía firmas a medio hacer?** Se reasignan al nuevo responsable, sin repetir todo el circuito. **¿Se avisa a los terceros con los que trataba?** No automáticamente. Si llevaba una relación viva, conviene decirlo. ## Ejemplos **La responsable de compras se va y llevaba once altas de proveedor abiertas.** - Se le quita el acceso el último día - Los once expedientes pasan a su sustituto - Sus firmas anteriores se quedan a su nombre → Ningún proveedor se queda esperando a una dirección que ya no lee nadie. **Alguien se va y su acceso sigue activo.** - Retira el acceso el último día → La cuenta refleja quién trabaja aquí. **Se borra su cuenta y desaparecen sus acciones.** - Desactiva en lugar de borrar → El histórico sigue siendo cierto. **Sus expedientes se quedan a su nombre.** - Los reasigna antes de la baja → Ningún tercero se queda esperando. **Los avisos siguen llegando a su dirección.** - Cambia el destinatario en los expedientes → Los avisos llegan a alguien que existe. **Se olvida cerrar sus sesiones abiertas.** - Cierra las sesiones al dar de baja → El acceso se corta de verdad. --- --- id: KB-CD-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/controlar-el-gasto-de-creditos idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-001, KB-CD-002, KB-CD-017, KB-CD-019] citadoPor: [KB-CD-007, KB-CD-008, KB-CD-010, KB-CD-013, KB-CD-018, KB-CD-004, KB-CD-006] enLaApp: https://app.codecontract.io/credits --- # Controlar el gasto _Saber en qué se va, ponerle límite y que no te pille a mitad de un envío._ **Responde a:** ver en qué se gastan los créditos · limitar el gasto de un equipo · aviso cuando queden pocos créditos · informe de consumo mensual El gasto se descontrola por un motivo casi siempre: alguien lanza una tanda grande sin mirar, o los SMS se usan por defecto cuando el correo bastaba. Las dos cosas se ven en el desglose. ## Dónde se va, en la práctica | Concepto | Peso típico | Cómo se baja | | --- | --- | --- | | Envíos de firma | El grueso | No hay mucho que hacer: es el trabajo | | SMS y WhatsApp | El que más sorprende | Usarlos solo con quien no lee el correo | | Lectura de documentos | Constante | Desactivarla en los tipos que no aportan datos | ## Tres medidas que evitan el susto 1. **Aviso de saldo bajo** — Que llegue con margen para reponer, no cuando ya no queda. 2. **Mirar el desglose una vez al mes** — Diez minutos. Es donde se ve el SMS puesto por defecto en un proceso de trescientas personas. 3. **Calcular antes de una tanda grande** — Cuatrocientos envíos son cuatrocientos. Mirar el saldo antes evita quedarse a mitad. > [!WARNING] > Quedarse sin saldo a mitad de una tanda no rompe nada, pero deja el trabajo partido en dos y obliga a rehacer la selección de lo que faltaba. > [!NOTE] > Antes de recortar, mira si lo que gastas te está ahorrando algo. Un envío de firma cuesta menos que el tiempo de imprimir, mandar por mensajería y archivar el papel. **¿Puedo ver el gasto por equipo?** Sí, en el desglose. **¿Se puede poner un tope a alguien?** Se controla por permisos: quien no puede lanzar tandas grandes no gasta de golpe. **¿Se avisa antes de una tanda cara?** El total se ve antes de confirmar. ## Ejemplos **El gasto se dispara un mes sin motivo aparente.** - Mira el desglose - Descubre que un proceso de 300 participantes tenía SMS activado por defecto - Lo deja solo para los que no tienen correo → El mes siguiente vuelve a lo normal sin que nadie deje de recibir sus avisos. **El gasto se descubre al final del mes.** - Consulta el consumo durante el mes → La corrección llega a tiempo. **Un proceso automático consume más de lo previsto.** - Revisa qué actividades genera → El gasto que corre solo se controla. **Nadie sabe qué área consume qué.** - Consulta el consumo por área → La conversación se tiene con datos. **Se quiere poner un límite y no se sabe dónde.** - Estima con el consumo de meses anteriores → El límite se fija con criterio. **El saldo se agota en mitad de una campaña.** - Avisa antes de llegar al umbral → La campaña no se interrumpe. --- --- id: KB-CD-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/que-gasta-creditos-y-que-no idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-001, KB-AD-001, KB-CD-020] citadoPor: [KB-CD-003, KB-PR-006, KB-CD-015, KB-CD-021, KB-CD-004, KB-CD-005, KB-CD-006] --- # Qué gasta créditos y qué no _La lista de lo que consume, para poder calcular antes de empezar._ **Responde a:** cuántos créditos gasta una firma · qué consume créditos en la plataforma · cuánto cuesta enviar un documento · se me acaban los créditos Casi cualquier acción que la plataforma ejecuta por vosotros consume créditos: mandar un aviso, crear un proceso, subir un documento, leer con IA, sellar. Lo que no consume es mirar lo que ya está dentro. | Acción | ¿Gasta? | | --- | --- | | Enviar un documento a firmar | Sí | | Mandar un aviso: correo, SMS o WhatsApp | Sí, uno por solicitud aunque vaya a varios | | Crear o duplicar un proceso | Sí | | Subir un documento | Sí | | Leer un documento con IA | Sí | | Certificar una evidencia o sellar | Sí | | Generar un informe | Sí (descargarlo, no) | | Consultar, filtrar y descargar lo que ya está dentro | No | | Que un tercero firme o entregue | No, nunca le cuesta a él | > [!NOTE] > El coste va por acción y no por destinatario: un envío masivo a doscientas personas consume lo mismo que a una. Es lo que hace que las tandas grandes salgan a cuenta. ## Antes de un envío grande Si vas a mandar cuatrocientos anexos, mira el saldo antes. Quedarse a mitad no rompe nada —lo enviado está enviado— pero obliga a repetir la selección. **¿Caducan?** Por el paso del tiempo no. Pero si la licencia expira no se pueden gastar, así que en la práctica dependen de tenerla al día. **¿Se pueden compartir entre equipos?** El saldo es de la organización; los equipos consumen del mismo sitio. **¿Qué pasa si se agotan a mitad?** Lo que ya salió sigue su curso. Lo que falta espera a que haya saldo. ## Ejemplos **Una empresa calcula el coste de mandar el anexo anual a 320 empleados.** - Cuenta 320 envíos de firma - Añade SMS solo para los 40 sin correo corporativo → Sabe el gasto antes de empezar, en vez de descubrirlo a mitad. **Se evita usar una función por miedo a que consuma.** - Comprueba qué consume antes de decidir → La decisión se toma con el dato y no con la sospecha. **Se repite una acción por si acaso no se hizo.** - Comprueba primero si ya se hizo → Se deja de pagar dos veces por lo mismo. **Nadie sabe si consultar consume.** - Consulta el listado de lo que consume → El equipo trabaja sin frenarse. **Se planifica el año contando actividades que no consumen.** - Ajusta la previsión a lo que sí consume → La estimación se acerca a la realidad. **Un cambio de proceso dispara el consumo sin querer.** - Revisa qué actividades añade el proceso nuevo → El coste se ve antes de implantarlo. --- --- id: KB-CD-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/la-factura-no-me-cuadra idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-003, KB-CD-004, KB-CD-014] citadoPor: [KB-CD-013] enLaApp: https://app.codecontract.io/credits --- # La factura no me cuadra _Dónde mirar para explicar un mes que se salió de lo normal._ **Responde a:** por qué he gastado más créditos este mes · revisar el consumo del mes · gasto inesperado en la plataforma · cuadrar el consumo con la factura Un mes se dispara y nadie recuerda haber hecho nada distinto. Casi siempre hay una explicación concreta, y está en el desglose: el gasto no se reparte de forma uniforme, se concentra en dos o tres cosas. ## Las cuatro causas, por frecuencia | Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Una tanda grande que alguien lanzó | Un pico en un solo día | Mirar quién y para qué; suele ser legítimo | | SMS activado por defecto en un proceso | Gasto constante y repartido | Dejar el SMS solo para quien no lee el correo | | Lectura activada en un tipo que no aporta | Sube con el volumen de subidas | Desactivar la lectura en ese tipo | | Reenvíos de una tanda mal filtrada | Duplicados del mismo día | Filtrar por quien no recibió antes de relanzar | ## Cómo se revisa en diez minutos 1. **Abre el desglose del mes y ordena por concepto, no por fecha.** 2. **Mira si hay un solo proceso que se lleva más de la mitad.** 3. **Compara con el mes anterior: lo que cambió es lo que hay que explicar.** > [!NOTE] > Antes de recortar, comprueba si el gasto está devolviendo algo. Un mes caro porque se lanzó la revisión anual de 300 proveedores no es un problema: es la revisión anual, y el año pasado se hizo a mano. > [!WARNING] > Cuidado con quitar los SMS de golpe para ahorrar. Si eran los que llegaban a la gente que no lee el correo, el mes siguiente gastaréis menos y entregarán menos, que sale más caro. > [!IMPORTANT] > Si el pico no lo explica nada de esto, míralo con el registro de actividad antes de asumir que es un error de facturación. Un consumo que nadie reconoce merece una comprobación de quién lo lanzó. **¿Puedo ver el gasto por persona?** Se ve por proceso y por equipo, que es lo que suele explicarlo. **¿Se puede exportar el desglose?** Sí, con sus fechas. **¿Los recordatorios se cobran aparte?** No. Insistir sobre un envío ya pagado no vuelve a cobrarse. ## Ejemplos **El consumo se triplica en marzo sin motivo aparente.** - Ordena el desglose por concepto - Ve que un proceso de 300 personas tenía SMS por defecto → Lo deja solo para los 40 sin correo corporativo y abril vuelve a lo normal sin perder entregas. **La factura no coincide con lo esperado.** - Compara con el detalle de consumo del periodo → La diferencia se localiza en minutos. **Aparece consumo de un área que no lo esperaba.** - Consulta el detalle por área y actividad → El origen se identifica. **Hay un pico que nadie recuerda.** - Consulta qué ocurrió esos días → El pico tiene explicación. **Se reclama sin datos concretos.** - Aporta el detalle de las actividades en cuestión → La reclamación se resuelve con precisión. **Cada mes cuesta cuadrar lo mismo.** - Revisa el consumo durante el mes → El cierre deja de tener sorpresas. --- --- id: KB-CD-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/comprar-mas-creditos idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-005, KB-CD-003] citadoPor: [KB-CD-017] --- # Comprar más créditos _Cómo se repone, cuánto conviene y qué mirar antes._ **Responde a:** cómo compro más créditos · recargar saldo · cuántos créditos necesito · quién puede comprar créditos Reponer es inmediato y lo hace quien tenga ese permiso. Lo único que merece un minuto es cuánto, porque quedarse corto a mitad de una tanda parte el trabajo en dos. ## Cuánto comprar | Si tu consumo es... | Compra | | --- | --- | | Estable mes a mes | Para dos o tres meses, y pon el aviso de saldo bajo | | Estacional, con picos concretos | Antes del pico, calculando la tanda | | Aún no lo sabes | Poco, y mira el desglose el primer mes | ## Antes de una tanda grande **En corto** - Cuenta los envíos: cuatrocientos anexos son cuatrocientos. - Suma los SMS aparte, si los vas a usar. - Comprueba el saldo antes de lanzar, no a mitad. > [!NOTE] > Los créditos no caducan por el paso del tiempo. Lo que sí los deja inutilizables es que expire la licencia, así que comprar para muchos meses solo tiene sentido si la licencia cubre ese periodo. > [!WARNING] > Si el saldo se agota a mitad de una tanda no se rompe nada —lo enviado sigue su curso— pero hay que relanzar filtrando por quien no recibió, y eso es trabajo evitable. **¿Quién puede comprar?** Quien tenga ese permiso; normalmente un administrador. **¿Está disponible al momento?** Sí, la reposición es inmediata. **¿Se puede automatizar la recarga?** Consultadlo si tenéis consumo alto y constante. ## Ejemplos **Una empresa va a mandar el anexo anual a 340 empleados y no sabe si le llega el saldo.** - Cuenta 340 envíos más los SMS de 40 sin correo - Repone antes de lanzar → La tanda sale entera el mismo día, sin partirse por la mitad. **Se compra saldo cuando ya se ha agotado.** - Avisa antes de llegar al umbral → La compra se hace sin interrumpir el trabajo. **Se compra poco y hay que repetir cada mes.** - Estima con el consumo de meses anteriores → La compra se dimensiona para el periodo. **Se compra de más y sobra al cerrar el año.** - Ajusta a la previsión real → El saldo se aprovecha. **Nadie sabe quién puede comprar.** - Define quién autoriza la compra → La reposición no depende de una persona. **Llega una campaña grande y el saldo no da.** - Estima el pico aparte y compra antes → La campaña arranca sin frenos. --- --- id: KB-CD-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/por-que-me-ha-cobrado-esto idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-005, KB-CD-004] citadoPor: [KB-CD-010, KB-CD-013, KB-CD-019, KB-CD-021] --- # ¿Por qué me ha cobrado esto? _Los cinco consumos que sorprenden, y por qué existen._ **Responde a:** por qué me cobra al crear un proceso · no entiendo un consumo de créditos · me ha cobrado por subir un documento · consumo que no reconozco La sorpresa casi siempre viene de suponer que solo se cobra lo que sale hacia fuera. No es así: se cobra la acción que la plataforma ejecuta, salga o no. Estos son los cinco que más extrañan. | Consumo | Por qué existe | | --- | --- | | Crear o duplicar un proceso | Montar el circuito es trabajo del sistema, no solo mandarlo | | Subir un documento | Se guarda cifrado, se indexa y queda buscable por contenido | | Mandar un correo | Sale de nuestra infraestructura de envío, igual que un SMS | | Generar un informe | Se calcula al generarlo; descargarlo después no vuelve a cobrar | | Cada entrega de webhook | Es una llamada a vuestro sistema, una por evento | ## Lo que NO se cobra y la gente cree que sí **En corto** - Consultar, filtrar y descargar lo que ya está dentro. - Que un tercero abra su enlace, entregue o firme. - Insistir sobre un envío ya hecho. > [!IMPORTANT] > Lo que más cambia una estimación y casi nadie sabe: **el coste va por acción, no por destinatario**. Un envío masivo a trescientas personas consume una sola vez, no trescientas. Si estabais calculando por destinatario, os sale bastante más caro de lo que es. ## Cómo saber qué fue exactamente 1. **Abre el desglose de la pantalla de créditos.** 2. **Ordena por concepto, no por fecha: el gasto se concentra en dos o tres cosas.** 3. **Compara con el mes anterior; lo que cambió es lo que hay que explicar.** > [!WARNING] > Si un consumo no lo explica ninguna de estas cosas, míralo con el registro de actividad antes de asumir un error de facturación. Un gasto que nadie reconoce merece saber quién lo lanzó. > [!NOTE] > Algunos conceptos tienen precio declarado y no se cobran hoy. Que aparezca un nombre en una lista no significa que os lo estén cobrando. **¿Puedo ver el detalle por acción?** Sí, cada consumo queda registrado con su referencia. **¿Se devuelve algo si anulo un envío?** No: el envío ya se ejecutó. **¿Los recordatorios cuestan aparte?** Insistir sobre un envío ya hecho no vuelve a cobrarse. ## Ejemplos **Una empresa estima el coste del anexo anual a 300 empleados multiplicando por 300.** - Comprueba que el envío masivo cuenta como una acción → La estimación baja de forma sustancial y la decisión cambia. **Aparece un consumo que nadie reconoce.** - Consulta qué actividad lo generó y cuándo → El cargo tiene nombre y fecha. **Se repite una acción y consume dos veces.** - Comprueba antes si ya se hizo → Se deja de pagar por lo mismo. **Un proceso automático genera consumo de noche.** - Revisa qué actividades programadas se lanzan → El gasto automático se conoce. **Alguien del equipo consume sin saberlo.** - Consulta el consumo por usuario → La conversación se tiene con quien corresponde. **El consumo sube en un periodo concreto.** - Compara con el mismo periodo anterior → El aumento se explica. --- --- id: KB-CD-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/planificar-el-consumo-de-un-ano idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-003, KB-CD-009] citadoPor: [KB-CD-014, KB-CD-020] --- # Planificar el consumo de un año _Contar acciones, no proveedores ni usuarios, y anticipar los tres picos._ **Responde a:** presupuestar consumo anual · cuántos créditos voy a necesitar al año · planificar el gasto de la plataforma · estimar consumo de créditos La estimación falla casi siempre por la misma razón: se calcula por número de proveedores o de usuarios, y el consumo no va por ahí. Va por acciones ejecutadas, y esas se concentran en momentos concretos del año. ## Cómo se cuenta 1. **Contad las acciones recurrentes del mes normal** — Altas, envíos a firmar, documentos subidos y leídos. Ese es vuestro suelo. 2. **Multiplicad por doce** — Es el grueso y suele ser bastante estable. 3. **Sumad los picos aparte** — Es lo que descuadra la estimación de todo el mundo. ## Los tres picos que casi todos tienen | Pico | Cuándo | Qué lo dispara | | --- | --- | --- | | Renovación anual de proveedores | Suele ser enero o el inicio de ejercicio | Un envío por proveedor, más recordatorios | | Campaña o temporada alta | Según el sector | Altas de personal en pocas semanas | | Envío masivo a plantilla | Cambio de convenio, anexos | Un envío, aunque sea a trescientos | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que más se sobreestima y juega a vuestro favor: un envío masivo cuenta como **una** acción, no una por destinatario. Si estáis presupuestando el anexo anual a trescientos empleados como trescientos créditos de envío, la cifra real es mucho menor. > [!WARNING] > Y el que más se subestima es el segundo. Sesenta altas en una semana de campaña consumen más que tres meses normales, porque cada alta son varias acciones: crear, enviar, subir y leer documentos. ## Lo que conviene revisar a mitad de año **En corto** - Si el consumo real va por encima del suelo estimado, y por qué. - Si hay algún proceso que se lleva más de la mitad. - Y si los SMS están puestos por defecto donde no hacían falta. > [!NOTE] > Comprar para todo el año de golpe solo tiene sentido si la licencia cubre ese periodo: los créditos no caducan por tiempo, pero no se pueden gastar si la licencia expira. **¿Puedo ajustar a mitad de año?** Sí, la reposición es inmediata. **¿Conviene comprar de más?** Lo justo para no quedarse a mitad de una tanda; el resto no aporta. **¿Se puede ver el consumo por proceso?** Sí, y es lo que explica los picos. ## Ejemplos **Una empresa presupuesta el año multiplicando por su número de proveedores.** - Cuenta acciones del mes normal y suma los tres picos aparte - Comprueba que el envío masivo cuenta como una acción → La cifra baja de forma sustancial y el presupuesto deja de sobrar a mitad de año. **Se estima el año con el consumo de un mes tranquilo.** - Separa el mes punta del mes normal → La previsión aguanta el año. **No se cuenta con el crecimiento previsto.** - Añade el supuesto de crecimiento → La estimación no se queda corta a mitad de año. **Se planifica sin saber qué consume cada proceso.** - Consulta el consumo por tipo de actividad → La previsión se apoya en datos propios. **Un proceso nuevo entra sin estimar su consumo.** - Estima antes de implantarlo → El impacto se conoce antes. **La dirección pide una cifra anual.** - Lleva el cálculo por actividad y el supuesto → La cifra es explicable. --- --- id: KB-CD-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/licencia-y-creditos-en-que-se-diferencian idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-005, KB-CD-004] citadoPor: [KB-CD-021] --- # Licencia y créditos: en qué se diferencian _Dos cosas distintas que se confunden a menudo, y una de ellas puede bloquear a la otra._ **Responde a:** diferencia entre licencia y créditos · tengo créditos pero no me deja · caduca la licencia qué pasa con mis créditos · qué pago cada año y qué pago por uso Hay dos conceptos y se pagan por separado. Confundirlos es la causa de la mayoría de las sorpresas: alguien mira el saldo, lo ve lleno y no entiende por qué la plataforma no le deja hacer algo. ## Qué es cada cosa | Concepto | La licencia | Los créditos | | --- | --- | --- | | Qué habilita | Poder usar la plataforma | Ejecutar acciones concretas | | Cómo se paga | Por periodo | Por consumo, se compran y se gastan | | Cuándo se acaba | Al vencer el periodo | Cuando se agotan | | Si falta | No se pueden ejecutar acciones | No se pueden ejecutar acciones | > [!IMPORTANT] > La última fila es la clave y la que sorprende: **los créditos no caducan por tiempo, pero no se pueden gastar si la licencia no está vigente.** Tener saldo no basta; hacen falta las dos cosas. ## Qué pasa cuando vence la licencia **En corto** - Los créditos siguen ahí, no se pierden. - Lo ya hecho sigue accesible y verificable. - Pero las acciones nuevas se detienen hasta renovar. Es decir, no perdéis nada: se pausa. Al renovar, el saldo que tuvierais sigue disponible y se continúa donde estaba. > [!WARNING] > Esto importa mucho al planificar. Comprar créditos para dos años tiene sentido solo si la licencia va a cubrir esos dos años; si no, estáis pagando por adelantado algo que no vais a poder usar hasta renovar. ## Cómo saber cuál de los dos os está frenando 1. **Mirad primero el saldo** — Si está a cero, es lo primero y se resuelve reponiendo. 2. **Si hay saldo y aun así no deja, mirad el estado de la licencia** — Es el caso que despista, porque el saldo parece decir que todo va bien. 3. **Y comprobad el permiso** — A veces no es ninguna de las dos: es que ese usuario no puede hacer esa acción. > [!NOTE] > Las tres se comprueban en un minuto y en ese orden. Empezar por la tercera es lo que hace que una incidencia trivial ocupe una tarde. **¿Los créditos caducan?** No por tiempo. Lo que caduca es la licencia, y sin ella no se pueden gastar. **¿Se devuelven si no los uso?** No se pierden: quedan a vuestro nombre para cuando la licencia esté vigente. **¿Puedo consultar lo antiguo sin licencia?** Lo ya generado y verificable sigue siendo verificable; lo que se detiene es hacer cosas nuevas. ## Ejemplos **Una empresa ve saldo suficiente y no entiende por qué no puede mandar a firmar.** - Comprueba el estado de la licencia y ve que venció la semana anterior - Renueva → Recupera el trabajo con el mismo saldo, sin haber perdido ningún crédito. **Se compra saldo y el problema era la licencia.** - Comprueba qué está bloqueando de verdad → Se resuelve el problema real. **Se cree que más usuarios consumen más saldo.** - Comprueba qué depende de cada concepto → El equipo crece sin sorpresas. **La licencia caduca con saldo disponible.** - Registra su vencimiento con aviso → El trabajo no se para con saldo de sobra. **Se planifica el año contando solo el saldo.** - Incluye los dos conceptos en la previsión → La estimación es completa. **Nadie sabe qué cubre la licencia.** - Consulta qué incluye cada cosa → Las decisiones se toman sabiendo. --- --- id: KB-CD-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/repartir-el-coste-entre-empresas-del-grupo idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-006, KB-ET-014] citadoPor: [KB-CD-020] --- # Repartir el coste entre empresas del grupo _Cuando lo paga una sociedad y lo usan tres, y hace falta poder justificarlo._ **Responde a:** repercutir el coste a las filiales · reparto de gastos entre empresas del grupo · justificar el uso por sociedad · facturación interna de servicios compartidos En un grupo es habitual que una sociedad contrate y las demás usen. Funciona bien hasta que alguien —el asesor fiscal, una auditoría, el socio de una de las filiales— pide justificar el reparto. Y entonces hace falta un criterio y un dato que lo sostenga. ## Las tres formas de repartir | Criterio | Cuándo encaja | Qué hace falta | | --- | --- | --- | | Por consumo real | Cuando el uso es muy distinto entre sociedades | El desglose por organización o por área | | Por una clave fija | Cuando el uso es parecido y el reparto sería discutible | Un criterio escrito y estable (plantilla, facturación) | | Mixto | Una parte fija y otra por consumo | Las dos cosas, y explicar por qué | > [!IMPORTANT] > Lo que no funciona es no tener criterio. Repartir «como siempre» sin documento que lo explique es lo que se cuestiona en una inspección o cuando entra un socio nuevo en una de las filiales. ## Cómo se sostiene con datos 1. **Separad lo que se puede separar** — Si cada sociedad es una organización, el consumo ya viene separado de origen. 2. **Si van juntas, separad por área o equipo** — Permite atribuir sin necesidad de dividir la operativa. 3. **Sacad el dato el mismo periodo que factura** — Mensual con mensual. Reconstruir a fin de año es donde aparecen las discrepancias. 4. **Y dejad el criterio por escrito, una vez** — Con fecha. Cambiarlo después es legítimo; cambiarlo sin dejar rastro, no. > [!WARNING] > Si decidís separar en organizaciones distintas solo para poder repartir el coste, pensadlo dos veces: gestionar cinco organizaciones cuesta más que el reparto que resuelve. Separad por otras razones, y usad el desglose para el reparto. ## Lo que suele pedir el asesor **En corto** - El criterio, escrito y con fecha. - El dato de uso del periodo, no una estimación. - Y la coherencia: el mismo criterio todos los meses. Con esas tres cosas el reparto se defiende solo. Sin ellas, cada ejercicio se vuelve a discutir desde cero. > [!NOTE] > Además del reparto, el desglose sirve para lo que casi nadie mira: descubrir que un área consume la mitad del total. Esa información es más útil para gestionar que para facturar. **¿Se puede tener un saldo por sociedad?** Si son organizaciones separadas, sí: cada una lleva el suyo. **¿Y si una filial se va del grupo?** Con organizaciones separadas es limpio; si iban juntas, hay que planificar la separación. **¿Vale repartir a partes iguales?** Si el uso es realmente parecido y está escrito, es un criterio válido. ## Ejemplos **Un grupo reparte el coste a partes iguales entre cuatro sociedades y una lo cuestiona.** - Saca el desglose de uso por área del último trimestre - Escribe el criterio mixto y lo aplica desde el periodo siguiente → El reparto deja de discutirse y la sociedad que apenas usaba paga lo que le corresponde. **El coste se reparte a partes iguales entre empresas.** - Consulta el consumo real de cada una → El reparto se hace con datos. **Una empresa del grupo dice que gasta menos.** - Enseña su detalle de consumo → La conversación se cierra con el dato. **Cada empresa quiere su propio control.** - Separa el consumo por organización → Cada una ve lo suyo. **El reparto se hace a mano cada mes.** - Consulta el desglose ya calculado → El cierre deja de ocupar una tarde. **Una empresa nueva entra en el grupo.** - Añade su consumo al mismo desglose → El reparto sigue funcionando igual. --- --- id: KB-CD-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/este-mes-hemos-gastado-el-triple idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-003, KB-CD-009, KB-CD-007] citadoPor: [KB-CD-015, KB-CD-016, KB-CD-017, KB-CD-018] --- # Este mes hemos gastado el triple _Cuatro causas posibles, y cómo distinguirlas en diez minutos._ **Responde a:** se ha disparado el consumo de créditos · por qué hemos gastado más este mes · consumo inesperado plataforma · controlar un gasto que sube El consumo sube de golpe y la primera reacción es pensar que algo falla. Casi nunca falla: casi siempre es una de estas cuatro cosas, y las cuatro se distinguen mirando el desglose antes que la factura. ## Las cuatro causas, por frecuencia | Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Una campaña o un pico de actividad | El aumento se concentra en pocos días | Nada: es lo previsto, y conviene anotarlo para el año que viene | | Una regla automática nueva | El aumento empieza el día que se encendió | Revisar cada cuánto se dispara | | Un canal caro puesto por defecto | Sube un tipo de acción concreto | Dejar el canal caro solo donde hace falta | | Reenvíos y repeticiones | Muchas acciones del mismo tipo al mismo destinatario | Mirar el estado antes de reenviar | > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más sorprende y la más fácil de pasar por alto: una regla que parecía inofensiva puede dispararse cientos de veces al mes. Cada disparo consume igual que si lo hiciera una persona, y nadie lo ve porque no hay nadie haciéndolo. ## Cómo se mira, en orden 1. **El desglose por tipo de acción** — Dice qué subió: envíos, lecturas, subidas, certificaciones. 2. **Y por área o proceso** — Dice quién lo hizo, que suele ser un solo sitio. 3. **Y la fecha en que empezó** — Si empezó un día concreto, buscad qué se encendió ese día. > [!WARNING] > Cuidado con la conclusión precipitada de «alguien está haciendo un mal uso». En la enorme mayoría de los casos es una automatización bien intencionada o una campaña que nadie avisó, y empezar por acusar a una persona estropea la conversación sin arreglar nada. ## Lo que conviene dejar montado después **En corto** - Un vistazo mensual al desglose, no solo a la cifra total. - Una nota de las campañas previstas, para no confundir pico con problema. - Y una revisión de las reglas automáticas activas dos veces al año. Con eso, un mes caro deja de ser una sorpresa y pasa a ser algo que ya sabíais que venía. > [!NOTE] > Si el aumento viene de un envío masivo, recordad que un envío a doscientos cuenta como una acción. Si estáis viendo doscientas, no fue un envío masivo: fueron doscientos envíos, y eso es un problema de método, no de precio. **¿Se puede poner un límite de gasto?** Podéis controlar la reposición y revisar el desglose; el freno real es saber qué consume. **¿Consume lo que hace el asistente?** Sí, igual que si lo hiciera una persona. **¿Y las acciones que fallan?** Depende del tipo; el desglose lo muestra, y es una de las cosas que conviene mirar. ## Ejemplos **Una empresa ve triplicado el consumo y sospecha de un fallo.** - Mira el desglose por tipo y por fecha - Encuentra una regla encendida el día 3 que se dispara cada hora → Ajusta la regla y el consumo vuelve a su nivel, sin haber culpado a nadie. **El consumo se triplica y nadie sabe por qué.** - Compara el detalle con el mes anterior → La diferencia se localiza. **Un proceso nuevo entró sin avisar del impacto.** - Revisa qué actividades añadió → El aumento tiene causa. **Una campaña puntual explica el pico.** - Separa el consumo de la campaña del ordinario → El mes se lee bien. **Alguien repite acciones por desconocimiento.** - Consulta el consumo por usuario → La formación va donde hace falta. **El aumento se descubre en la factura.** - Revisa el consumo durante el mes → La corrección llega a tiempo. --- --- id: KB-CD-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/explicar-el-coste-a-direccion idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-010, KB-CR-013] citadoPor: [KB-CD-007] --- # Explicar el coste a dirección _La cifra no convence sola. Lo que convence es contra qué se compara._ **Responde a:** justificar el gasto de la plataforma · retorno de la inversión documental · cómo defender el presupuesto · comparar coste con lo que ahorra Cuando alguien de dirección pregunta cuánto cuesta esto, la respuesta habitual es una cifra mensual. Y una cifra sola, sin nada al lado, siempre parece cara: no hay contexto contra el que juzgarla. ## Las tres comparaciones que funcionan | Comparación | Cómo se calcula | Cuándo convence | | --- | --- | --- | | Horas recuperadas | Cuántas veces se hacía a mano × tiempo × coste hora | Siempre; es la más fácil de aceptar | | Un incidente evitado | Lo que costó el último problema documental | Cuando hubo uno reciente y todos lo recuerdan | | Lo que exige un cliente | El contrato que no se firma sin esto | La más potente, y la que menos se usa | > [!IMPORTANT] > La tercera cambia la conversación de gasto a requisito. Si un cliente grande exige poder auditar vuestra documentación, esto deja de ser una mejora de eficiencia y pasa a ser condición para facturar a ese cliente — y eso ya no se discute en la misma mesa. ## Cómo se prepara sin inventar nada 1. **Contad el trabajo real que se sustituyó** — «Perseguir a cuarenta proveedores cada trimestre» es medible; «vamos más organizados» no. 2. **Poned el consumo real, no el estimado** — Con el desglose. Una cifra que se puede abrir se cuestiona menos. 3. **Y decid también lo que no ha cambiado** — Da credibilidad al resto y evita la pregunta incómoda de después. > [!WARNING] > No prometáis ahorros de personal. Casi nunca ocurren —la gente sigue, haciendo otra cosa— y prometerlo convierte una mejora real en una promesa incumplida que se recuerda durante años. ## Lo que dirección suele preguntar **En corto** - «¿Qué pasa si lo quitamos?» — Contestad con lo que se dejaría de poder demostrar, no con lo que costaría. - «¿Podemos gastar menos?» — Sí, y el desglose dice exactamente dónde. - «¿Esto lo usa la gente?» — Es la mejor pregunta, y se responde con datos de uso. La tercera es la que conviene poder responder siempre. Una herramienta que se paga y no se usa es un gasto; una que usan quince personas a diario es infraestructura. > [!NOTE] > Si el consumo se reparte entre empresas del grupo o entre áreas, llevad también ese desglose: buena parte de las objeciones desaparecen cuando cada área ve lo suyo en lugar de un total abstracto. **¿Y si el ahorro no es evidente todavía?** Decidlo: a los tres meses de implantar, lo honesto es enseñar uso y no retorno. **¿Cómo valoro un riesgo evitado?** Con lo que costó la última vez que ocurrió, si tenéis el dato. **¿Conviene enseñar el desglose completo?** Sí. Lo que no se puede abrir siempre parece más caro de lo que es. ## Ejemplos **Un responsable presenta el coste mensual y dirección lo encuentra alto.** - Añade las horas de persecución que sustituye y el requisito de su mayor cliente → La conversación pasa de cuánto cuesta a qué pasaría si no lo tuvieran. **Se explica el coste sin compararlo con nada.** - Compara con las horas que se dedicaban antes → La conversación tiene dos cifras. **Dirección pregunta qué se obtiene a cambio.** - Lleva el consumo junto al resultado del periodo → El coste se lee junto a lo que produjo. **El aumento de un mes se presenta sin contexto.** - Explica qué campaña o proceso lo causó → El pico deja de ser una alarma. **Nadie sabe qué área consume qué.** - Presenta el desglose por área → La conversación se tiene con cada uno. **Se pide reducir sin saber dónde.** - Enseña qué actividades pesan más → La reducción se decide con criterio. --- --- id: KB-CD-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/que-no-consume-creditos idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-002, KB-CD-013] citadoPor: [KB-CD-005] --- # Qué no consume créditos _La lista de lo que podéis hacer sin mirar el saldo, que es más larga de lo que la gente cree._ **Responde a:** qué es gratis en la plataforma · consultar documentos gasta créditos · el que firma paga algo · descargar un informe consume Casi toda la documentación sobre créditos explica qué se cobra. El efecto secundario es que mucha gente acaba usando la plataforma con freno de mano: no busca por si acaso, no abre un expediente por si acaso, no enseña algo a un compañero por si acaso. Conviene la lista contraria. ## Lo que no consume | Acción | Comentario | | --- | --- | | Entrar, navegar y consultar | Abrir expedientes, ver documentos y mirar el histórico | | Buscar en vuestros documentos | La búsqueda por contenido no es una acción cobrada | | Que un tercero aporte o firme | Quien recibe la petición no paga nada: el consumo es de quien la manda | | Descargar un informe ya generado | Lo que cuenta es generarlo; volver a descargarlo, no | | Recibir el resumen diario | El envío no cuenta; lo que se contabiliza es generarlo | | Que un agente piense | Sus acciones sí cuentan; el proceso interno no | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que más conviene decir en voz alta cuando trabajáis con proveedores pequeños. Es la primera pregunta que hacen —«¿esto me va a costar algo?»— y la respuesta es no: entran por su enlace, suben lo suyo o firman, y no necesitan cuenta, ni licencia, ni saldo. ## Lo que sí consume, resumido **En corto** - Salir hacia fuera: cada envío, recordatorio o llamada. - Pedirle trabajo a la IA: leer un documento, extraer datos, responder. - Y dejar constancia: certificar, sellar o generar un QR de verificación. Es un patrón fácil de recordar: se cobra cuando la plataforma hace algo por vosotros hacia fuera o con IA. Mirar lo que ya está dentro, no. > [!WARNING] > El matiz que despista a quien mira la política de créditos: ahí aparecen conceptos que hoy no se están cobrando. **La fuente de verdad es vuestro desglose de consumo, no la lista de precios**: si un concepto no aparece en el desglose del mes, no se os ha cobrado por él, diga lo que diga la tabla. Y si alguna vez empezara a cobrarse, aparecería ahí. ## Lo que conviene decirle al equipo 1. **Que busquen sin miedo** — El coste de no encontrar algo es mucho mayor que el de cualquier búsqueda. 2. **Que no reenvíen por costumbre** — Ahí sí: cada reenvío es un envío nuevo, y suele ser evitable mirando el estado. 3. **Y que las pruebas se hagan con un caso real** — Repetir el mismo envío veinte veces para enseñar cómo va sí que consume. > [!NOTE] > Si alguien de vuestro equipo evita usar la plataforma «para no gastar», eso cuesta más que el gasto que evita: la documentación acaba fuera, en un correo, y ahí es donde se pierde. **¿Consultar el histórico cuesta algo?** No. Consultar lo que ya está guardado no es una acción cobrada. **¿Y si el proveedor sube diez documentos?** Lo que se contabiliza es la petición que le mandasteis, no cada fichero que aporte. **¿Cómo sé exactamente qué se me ha cobrado?** Por el desglose: dice acción, fecha y área. Es la respuesta a cualquier duda de este artículo. ## Ejemplos **Un equipo evita buscar y abrir expedientes «para no gastar créditos».** - Comprueba en el desglose que consultar no aparece como acción cobrada → Deja de trabajar con freno de mano y el consumo del mes no cambia. **El equipo evita consultar por si consume.** - Comprueba qué actividades no consumen → El uso deja de frenarse por precaución. **Se busca en carpetas locales por no consultar aquí.** - Confirma que buscar no consume → El trabajo vuelve a donde está la información. **Se evita invitar a un compañero por miedo al coste.** - Comprueba qué depende de licencia y qué de uso → El equipo entra sin sorpresas. **Se descargan documentos por no volver a abrirlos.** - Confirma qué acciones son gratuitas → Deja de duplicarse información fuera. **Se decide sin saber qué es gratuito.** - Consulta el listado antes de decidir → La decisión se toma con el dato. --- --- id: KB-CD-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/el-coste-de-hacer-las-cosas-dos-veces idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-013, KB-PR-013] citadoPor: [KB-CD-019, KB-CD-020] --- # El coste de hacer las cosas dos veces _Casi todo el consumo evitable no viene de usar mucho la plataforma: viene de repetir._ **Responde a:** reducir el consumo de créditos · por qué gastamos más de lo previsto · evitar envíos duplicados · subir el mismo documento dos veces Cuando una empresa quiere gastar menos, lo primero que se plantea es usar menos la plataforma. Casi siempre es la respuesta equivocada: el consumo evitable no está en lo que hacéis una vez, está en lo que acabáis haciendo dos o tres. ## Las cuatro repeticiones habituales | Repetición | Por qué ocurre | Qué la evita | | --- | --- | --- | | Reenviar un envío que sí salió | Nadie mira el estado antes de repetir | Mirar si consta entregado o abierto | | Subir el mismo documento dos veces | Llega por dos vías: correo y enlace | Que el tercero aporte por su enlace y nadie más lo suba | | Volver a pedir lo ya aportado | La petición sigue abierta aunque el documento esté | Cerrar la petición al recibir | | Rehacer una campaña mal dirigida | Se lanzó sobre una lista antigua | Revisar la lista antes, no después | > [!IMPORTANT] > La primera es la más frecuente con diferencia y la única que se resuelve sin cambiar nada: **antes de reenviar, mirar el estado**. Un envío que consta entregado y abierto no necesita repetirse, y el reenvío cuenta como una acción nueva igual que el primero. La mayoría de las veces el problema no era que no llegara, sino que llegó a la persona equivocada. ## Lo que sí cuenta y lo que no, para no optimizar a ciegas **En corto** - Cada envío cuenta, también el reenvío y también el recordatorio manual. - Subir un documento cuenta; consultarlo después las veces que queráis, no. - Y volver a pedirle a la IA que lea algo que ya leyó no aparece hoy como cargo en el desglose. Esa última conviene leerla con el criterio de siempre: **la fuente de verdad es vuestro desglose**, no una lista de precios. Lo que no aparece ahí, no se os ha cobrado. > [!WARNING] > Cuidado con la optimización que sale cara: dejar de mandar recordatorios para ahorrar. Un recordatorio cuesta una acción; un proveedor que entrega dos semanas tarde puede costaros una obra parada. El ahorro está en no repetir lo que ya salió bien, no en dejar de insistir a quien no ha contestado. ## Cómo se detecta dónde estáis repitiendo 1. **Mirad el desglose por tipo de acción** — Si los envíos superan mucho a las peticiones abiertas, hay reenvíos de más. 2. **Y por destinatario** — Tres envíos al mismo contacto en una semana casi siempre son el mismo asunto. 3. **Preguntad a quien los manda** — Normalmente sabe exactamente por qué reenvía: suele ser que no se fía del estado. > [!NOTE] > Si el equipo reenvía porque no confía en lo que dice el estado del envío, ese es el problema a resolver — no el consumo. Enseñar una vez cómo se lee el estado ahorra más que cualquier política de ahorro. **¿Sale más barato mandar a varios de golpe?** Sí: un envío a doscientos cuenta como uno, no como doscientos. **¿Y si el documento llega mal y hay que resubirlo?** Esa sí es una subida nueva; por eso conviene pedir el original en condiciones. **¿Conviene borrar duplicados para ahorrar?** No ahorra nada retroactivo: lo consumido ya se contabilizó. Sirve para no confundirse, no para gastar menos. ## Ejemplos **Una empresa ve el consumo alto y decide mandar menos recordatorios.** - Mira el desglose y descubre que el exceso eran reenvíos del mismo envío - Enseña al equipo a mirar el estado antes de repetir → El consumo baja y la insistencia sigue funcionando, que era lo que de verdad les hacía falta. **Se relanza un proceso porque nadie sabe si salió.** - Comprueba el estado antes de repetir → Se deja de pagar dos veces por lo mismo. **Dos personas piden lo mismo al mismo proveedor.** - Trabajan sobre el mismo expediente → El proveedor recibe una petición y no dos. **Se vuelve a leer un documento ya procesado.** - Comprueba si ya tiene datos extraídos → El proceso no se repite sin motivo. **Se manda a firmar dos veces por si acaso.** - Consulta el estado de la firma → El firmante no recibe el mismo documento dos veces. **Se rehace una campaña porque no consta si se envió.** - Consulta el histórico de envíos → El coste de la duda desaparece. --- --- id: KB-CD-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/quien-deberia-poder-gastar idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-013, KB-AD-014, KB-CD-008] citadoPor: [KB-CD-003] --- # Quién debería poder gastar _Casi nadie lo decide, y luego se descubre en el desglose. Los tres perfiles y qué conviene dejar a cada uno._ **Responde a:** limitar quién puede mandar envíos · controlar el gasto por usuario · quién puede lanzar una campaña · permisos y consumo de créditos El consumo no lo genera «la empresa»: lo generan personas concretas haciendo cosas concretas. Y como casi nunca se decide quién puede hacer qué desde ese punto de vista, la primera vez que alguien mira el desglose descubre que el 60 % lo genera una persona que ni siquiera sabía que estaba gastando. ## Los tres perfiles según lo que pueden disparar | Perfil | Qué acciones genera | Qué conviene | | --- | --- | --- | | Quien opera el día a día | Envíos, recordatorios, subidas: mucho volumen y poco riesgo por acción | Sin límite, con visibilidad | | Quien lanza a muchos | Campañas y envíos masivos: pocas acciones, gran alcance | Que sepa que es una acción y a cuántos llega | | Quien enciende automatismos | Reglas que se disparan solas, muchas veces | Aquí sí: que lo revise alguien antes | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la única donde de verdad conviene poner una mano delante, y no por el coste de la acción —vale lo mismo que las demás— sino porque **es la única que multiplica sin que nadie vuelva a tocarla**. Una persona mandando envíos gasta lo que trabaja; una regla mal apuntada gasta mientras esté encendida, incluidos los fines de semana. ## Lo que funciona mejor que un límite 1. **Que cada área vea su propio consumo** — Ver el dato cambia el comportamiento más que cualquier permiso: nadie quiere ser la línea que destaca. 2. **Avisar de lo que multiplica, no de lo que suma** — Un envío a doscientos es una acción; una regla horaria son setecientas al mes. 3. **Y revisar quién generó qué una vez al mes** — No para señalar: para descubrir el proceso que nadie sabía que existía. > [!WARNING] > Cuidado con la reacción intuitiva de restringir a quien más gasta. Casi siempre es quien más trabaja de cara a fuera —el que persigue proveedores, el que manda a firmar— y limitarle no ahorra: traslada el trabajo a otro sitio, normalmente al correo, donde no queda registro. **Si alguien gasta mucho y su trabajo lo justifica, el dato no es un problema: es una descripción de su puesto.** ## Cuándo sí conviene acotar **En corto** - Cuando alguien de fuera tiene acceso y podría lanzar envíos en vuestro nombre. - Cuando hay un becario o alguien temporal aprendiendo con casos reales. - Y cuando una integración puede disparar acciones sin persona detrás. La tercera es la que más sorprende al revisarla: una integración que crea o notifica genera acciones igual que una persona, y no se cansa ni se va de vacaciones. > [!NOTE] > Todo lo que se ejecuta queda atribuido a quien lo hizo —persona, regla o integración—, así que la conversación sobre consumo se puede tener con datos y no con impresiones. Es la diferencia entre «gastamos mucho» y «esta regla lleva setecientas ejecuciones este mes». **¿Se puede poner un tope por usuario?** Lo que hay es visibilidad y permisos sobre acciones; el freno real es saber quién genera qué. **¿Y si alguien gasta por error?** Suele ser una regla, no una persona: mirad primero lo automático. **¿Conviene enseñar el consumo a todo el equipo?** El del área, sí. El total de la empresa, solo a quien decide. ## Ejemplos **Una empresa ve un consumo alto y se plantea limitar a quien más envía.** - Mira el desglose por origen y encuentra una regla horaria encendida hace dos meses → Ajusta la regla y deja trabajar a quien más manda, que era quien más entregas conseguía. **Cualquiera puede lanzar acciones que consumen.** - Define quién puede hacer qué → El gasto tiene responsables conocidos. **Alguien nuevo lanza una campaña por error.** - Limita las acciones masivas a quien corresponda → El error grande deja de ser posible. **No se sabe quién generó un consumo concreto.** - Consulta el consumo por usuario → La conversación se tiene con quien corresponde. **Se dan permisos amplios para salir del paso.** - Concede solo lo que hace falta → El acceso se ajusta al puesto. **Un área pide poder gastar por su cuenta.** - Separa el consumo por área con su propio límite → Cada una decide dentro de lo suyo. --- --- id: KB-CD-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/el-gasto-que-corre-solo idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-013, KB-CD-003, KB-CD-021] citadoPor: [KB-CD-006] --- # El gasto que corre solo _Lo que consume sin que nadie pulse nada, y por qué automatizar bien empieza por saber qué se repite._ **Responde a:** gasto de créditos sin hacer nada · cuánto cuesta automatizar avisos · los webhooks consumen créditos · por qué sube el consumo cada mes Lo que se pulsa a mano se estima bien: sabéis cuántos documentos pedís al mes. Lo que se configura una vez y luego corre solo se estima fatal, porque no lo dispara nadie y nadie lo cuenta. No es que sea caro: es que se repite. ## Qué corre solo y qué cuesta | Lo que se automatiza | Cuándo consume | Lo que conviene saber | | --- | --- | --- | | Aviso a vuestro sistema por cada evento | Una vez por evento entregado | Si la regla dispara con cada cambio de estado, multiplica | | Reglas automáticas del proceso | Cada vez que la regla se aplica | Una regla mal acotada se aplica más veces de las que pensáis | | Resumen diario | Al generarlo | Enviarlo no añade coste | | Sincronización con vuestra carpeta | Por cada sincronización pedida | No por documento copiado | | Recordatorio automático al firmante | No consume | Es de las pocas cosas que se repiten y son gratis | | Recordatorio a un contacto | Sí consume | Y ese es el contraste que casi nadie espera | > [!IMPORTANT] > Esas dos últimas filas resumen el criterio entero: **insistir a quien ya está firmando no cuesta; volver a pedirle algo a un tercero sí**. No es arbitrario — lo primero es cerrar algo que ya empezó, lo segundo es una comunicación nueva hacia fuera. Si automatizáis insistencias, esa diferencia es la que decide la factura de fin de mes, y no aparece en ninguna pantalla hasta que ha pasado. ## La otra regla que ordena todo lo demás **En corto** - Generar cuesta; volver a consultar lo generado, no. - Descargar un informe, un ZIP o un documento que ya existe no vuelve a cobrar. - Buscar en lo vuestro, ver quién accedió o comprobar un sello no cuesta. - Y una acción es una acción: pedir algo a diez contactos es una, no diez. > [!WARNING] > Cuidado con lo que parece un cobro repetido y no lo es: **hay procesos que se registran por pasos**. Una llamada automatizada deja constancia de marcar, de transcribir y de guardar; un trabajo del agente que navega por vosotros, de lanzarlo, de registrar lo que hizo y de subir el resultado. En el detalle salen como líneas separadas — a propósito, para poder auditar en qué se fue cada una — y sumadas son lo que cuesta esa tarea completa. ## Cómo dimensionarlo antes de encenderlo 1. **Contar eventos, no funcionalidades** — «Avisar al ERP» no dice nada; «cuatro cambios de estado por expediente» sí. 2. **Multiplicar por vuestro volumen real de un mes** — Con el mes más cargado del año, no con la media. 3. **Acotar la regla al evento que de verdad importa** — La mitad de los avisos automáticos no los lee nadie. 4. **Y revisarlo al mes siguiente** — Es la única forma de ver lo que se disparó de más. > [!NOTE] > Cada organización puede tener su propia política de consumo, así que el detalle de vuestra cuenta manda sobre cualquier lista general. Lo que no cambia es el criterio: se cobra lo que la plataforma hace hacia fuera o produce por vosotros, no lo que consultáis de lo vuestro. **¿Puedo limitar quién enciende automatismos?** Sí, y conviene: es lo que evita que el gasto crezca sin dueño. **¿Un aviso que falla y se reintenta cuenta?** Mirad el detalle de vuestra cuenta: cada entrega registrada aparece ahí. **¿Compensa automatizar entonces?** Casi siempre: una insistencia que sale sola cuesta menos que la llamada que evita. ## Ejemplos **Una empresa conecta avisos hacia su ERP con cada cambio de estado de cada expediente.** - Cuenta los eventos de un mes cargado antes de encenderlo y acota la regla a dos estados → El aviso llega cuando aporta algo, y el consumo automático deja de ser una sorpresa mensual. **Un proceso programado consume todos los días.** - Revisa qué actividades genera → El gasto automático se conoce. **Se deja activo un proceso que ya no hace falta.** - Revisa periódicamente lo programado → Se apaga lo que nadie usa. **Una integración genera consumo sin que nadie mire.** - Consulta el consumo por origen → El gasto automático tiene nombre. **El consumo sube sin que nadie haya hecho nada.** - Compara el detalle con el periodo anterior → El aumento se localiza. **Un recordatorio automático se dispara más de lo previsto.** - Revisa la frecuencia configurada → El consumo se ajusta a lo necesario. --- --- id: KB-CD-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/si-algo-falla-se-ha-gastado-igual idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-009, KB-CD-016] citadoPor: [KB-CD-003] --- # Si algo falla, ¿se ha gastado igual? _La pregunta que llega tras el primer rebote, y la regla que la contesta para todos los casos._ **Responde a:** el correo rebotó y me han cobrado · se gastan créditos si el envío falla · reintentar un envío consume otra vez · me cobran aunque no lo reciban Mandáis una petición, la dirección estaba mal y el mensaje rebota. La pregunta sale sola: si no ha llegado, ¿por qué figura el consumo? La respuesta es coherente, aunque la primera vez no lo parezca. ## La regla, y cómo se aplica | Qué pasó | Se hizo la acción | Cómo queda | | --- | --- | --- | | El mensaje salió y rebotó | Sí: se preparó y se envió | Figura como acción hecha, y el detalle lo refleja | | El destinatario no lo abrió | Sí | Igual: lo que se hizo fue mandarlo | | Lo cancelasteis antes de mandarlo | No | No hubo acción | | Reintentar tras corregir la dirección | Sí, es otra acción | Cuenta como el envío que es | | Consultar o descargar lo ya generado | No es una acción de este tipo | No suma | > [!IMPORTANT] > La lógica que ordena todo esto no es el resultado, es el trabajo hecho: **se registra lo que la plataforma hace por vosotros hacia fuera, no lo que decide hacer el que lo recibe**. Que abra el correo, que conteste o que lo mande a la papelera no está en vuestra mano ni en la de nadie de aquí. Si el consumo dependiera de que el otro respondiera, la mitad de lo que hacéis no se podría medir — y lo importante es que la consecuencia práctica es la contraria de la que parece: **corregir antes de mandar vale más que reintentar después**. ## Cómo se evita el gasto repetido 1. **Comprobar la dirección antes del primer envío** — Especialmente en contactos nuevos o traídos de otro sistema. 2. **En un lote grande, probar con dos primero** — Si la plantilla tiene un error, sale ahí y no cuatrocientas veces. 3. **Y arreglar la ficha, no solo el envío** — Si no, el siguiente que escriba tropieza con lo mismo. > [!WARNING] > Un detalle que conviene saber antes de reintentar en caliente: **lo que ya salió no se desanda repitiéndolo**. Un mensaje enviado está enviado, y volver a mandarlo no lo sustituye: son dos, y el destinatario los ve los dos. Si lo que queríais era corregir algo, es mejor anular lo anterior si se puede y explicarlo en el nuevo, en vez de reenviar tres veces esperando que se quede la buena. ## Dónde se comprueba de verdad **En corto** - El detalle de vuestra cuenta enseña cada acción con su fecha y a qué corresponde. - Cada organización puede tener su propia política, así que ese detalle manda sobre cualquier lista general. - Y si algo no encaja, es exactamente lo que hay que enseñar a soporte: la línea concreta, no el total del mes. > [!NOTE] > Si un mismo envío aparece varias veces y no reconocéis los reintentos, mirad si hay una regla automática detrás: lo que corre solo también deja su rastro, y es la explicación más frecuente. **¿Y si el fallo fue de la plataforma?** Eso no es lo mismo: enseñad la línea a soporte y se revisa. **¿Cancelar antes de enviar cuesta algo?** No: lo que no salió no es una acción hacia fuera. **¿Un lote a cuatrocientos cuenta como cuatrocientos?** No: un envío masivo cuenta como la acción que es, una. ## Ejemplos **Una empresa reenvía cuatro veces una petición a una dirección mal escrita.** - Corrige la ficha del contacto antes del siguiente envío y prueba el lote con dos → El documento llega al primer intento y deja de repetirse el mismo gasto por un error de un dígito. **Una acción falla y nadie sabe si consumió.** - Consulta el detalle de esa actividad → La duda se resuelve con el registro. **Se repite tras un fallo por si acaso.** - Comprueba el estado antes de repetir → No se consume dos veces por un fallo. **Un proceso se corta a mitad.** - Consulta qué llegó a ejecutarse → Se retoma desde donde estaba. **Se reclama un consumo por una acción fallida.** - Aporta el detalle de esa actividad → La reclamación se resuelve con precisión. **Un error se repite y consume cada vez.** - Revisa la causa antes de reintentar → El intento siguiente tiene sentido. --- --- id: KB-CD-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/lo-que-cuesta-el-mes-en-que-se-aprende idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-016, KB-CD-010, KB-CD-012] citadoPor: [KB-CD-002] --- # Lo que cuesta el mes en que se aprende _El primer mes se gasta más por cada cosa conseguida, y eso no es un fallo: es lo que se paga una vez._ **Responde a:** el primer mes hemos gastado mucho · cuánto gasta una prueba piloto · coste de aprender a usarlo · presupuestar los primeros meses Al mirar el consumo del primer mes, la reacción habitual es pensar que esto va a salir caro. Casi nunca es así: lo que estáis viendo no es el coste de trabajar, es el coste de aprender a hacerlo — y ese se paga una vez. ## De dónde sale el gasto de más al principio | Causa | Por qué pasa | Cuándo desaparece | | --- | --- | --- | | Peticiones que hay que rehacer | El mensaje no se entendía a la primera | En cuanto se ajusta el texto | | Envíos de prueba a compañeros | Hay que verlo desde el otro lado | En la primera semana | | Lo mismo pedido dos veces | Dos personas no sabían que la otra lo pedía | Cuando se reparte quién pide qué | | Documentos subidos y vueltos a subir | Se aprende a la primera qué formato va bien | Enseguida | > [!IMPORTANT] > Lo que conviene saber antes de sacar conclusiones del primer mes: **ese consumo no se reparte a partes iguales, se concentra en los primeros días**. Si dividís el gasto del mes entre cuatro semanas y proyectáis el año, el número que sale es una exageración — y es exactamente el cálculo que se lleva a dirección cuando aparece la primera factura. La cifra que sirve para planificar es la de la cuarta semana, no la media del mes. ## Cómo reducir ese mes sin dejar de aprender 1. **Probar el circuito completo una vez, con un caso real pequeño** — Una prueba entera enseña más que diez a medias. 2. **Antes de un lote grande, mandar a dos** — Si el texto o la plantilla fallan, salen ahí. 3. **Repartir quién pide qué desde el principio** — Lo pedido dos veces es el gasto más tonto de todos. 4. **Y arreglar el mensaje en cuanto alguien pregunte** — Cada duda resuelta se ahorra en todos los envíos siguientes. > [!WARNING] > Hay un gasto del principio que no se ve en ninguna cuenta y es el más caro: **el de las cosas que se hicieron por fuera porque el proceso no estaba montado todavía**. Documentos pedidos por correo aparte, papeles guardados en un escritorio, un lote resuelto a mano «por esta vez». Eso no consume nada y a la vez cuesta muchísimo, porque hay que rehacerlo o vivir con un agujero en el histórico. ## Qué número usar para presupuestar **En corto** - El de un mes normal, cuando ya nadie pregunta cómo se hace. - Contando acciones hacia fuera, no personas ni documentos guardados. - Y con el mes más cargado del año delante, no con la media. > [!NOTE] > Cada organización puede tener su propia política de consumo, así que el detalle de vuestra cuenta manda sobre cualquier estimación general. Lo que no cambia es que el primer mes no sirve para proyectar nada. **¿Cuánto tarda en estabilizarse?** Normalmente el segundo ciclo completo del proceso, no el segundo mes. **¿Conviene limitar el gasto mientras se aprende?** Sí, y es fácil: se decide quién puede lanzar envíos grandes. **¿Y si el segundo mes sigue alto?** Entonces ya no es aprendizaje: mirad qué se está repitiendo. ## Ejemplos **Una empresa proyecta el año dividiendo entre cuatro el gasto de su primer mes.** - Usa la cuarta semana como referencia y contrasta con el mes más cargado del año → El presupuesto deja de estar inflado por los envíos de prueba de los primeros días. **El primer mes consume más de lo previsto.** - Cuenta el mes de aprendizaje aparte → La previsión del año no se distorsiona. **Se repiten acciones por desconocimiento.** - Consulta el consumo por usuario y forma donde hace falta → La curva de aprendizaje se acorta. **Se prueba en producción y consume.** - Prueba con un caso pequeño y real → El aprendizaje cuesta poco. **Se descarta la herramienta por el coste del primer mes.** - Compara con el consumo del segundo → La decisión se toma con el dato estable. **Nadie sabe cuánto durará el sobrecoste inicial.** - Compara el consumo mes a mes → Se ve cuándo se estabiliza. --- --- id: KB-CD-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/esto-me-lo-vais-a-cobrar idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-002, KB-CD-009, KB-CD-011] citadoPor: [KB-CD-018] --- # ¿Esto me lo vais a cobrar? _Mirar, buscar y organizar no cuesta. Lo que cuesta es lo que sale hacia fuera o pasa por la IA, y se sabe antes de pulsar._ **Responde a:** esto gasta creditos · me van a cobrar por hacer esto · cuanto cuesta enviar una peticion · puedo probar sin que me cobren **La regla corta: mirar no cuesta; que la plataforma HAGA algo por vosotros, sí.** Entrar, buscar, navegar y descargar algo que ya existe es gratis. Cada acción que la plataforma ejecuta y deja registrada —mandar, crear, subir, leer con IA, certificar, firmar, generar un informe— consume créditos. ## La versión práctica | Lo que hacéis | ¿Cuesta? | | --- | --- | | Entrar, mirar, buscar, organizar carpetas | No | | Descargar algo que ya está generado | No | | **Mandar algo a alguien de fuera** | **Sí** | | **Crear un proceso, subir un documento, leerlo con IA** | **Sí** | > [!IMPORTANT] > **Lo que consume es la ACTIVIDAD, no cada elemento: pedir un documento a cuatro contactos consume una vez, no cuatro.** Un envío masivo cuenta como una sola actividad por muchos destinatarios que lleve, y aprobar veinte validaciones de golpe también. Es la duda que más frena a la gente al empezar y la respuesta juega a vuestro favor — por eso trocear el trabajo en envíos pequeños «para gastar menos» sale justo al revés. ## Si no estáis seguros antes de pulsar 1. **Preguntaos si la plataforma va a hacer algo o solo a enseñároslo** — Consultar lo que ya existe no cuesta, por muchas veces que lo miréis. 2. **Contad las actividades, no los destinatarios ni los documentos** — Cuatro contactos en una petición son una sola actividad. 3. **Y si sigue la duda, mirad el consumo después** — Queda registrado qué se cobró y por qué: se puede comprobar, no hay que fiarse. > [!WARNING] > Dos cosas que no se descubren solas. **Una: la licencia y el saldo son cosas distintas, y la que bloquea es la licencia** — con la licencia caducada no se puede operar aunque tengáis saldo, mientras que quedaros sin créditos no os deja tirados a mitad de nada. **Y dos: si una acción falla por vuestra parte —una dirección mal escrita, un documento ilegible— el trabajo se ha hecho igual.** Por eso rehacer las cosas es lo que de verdad encarece el mes, más que el precio de nada. **¿Puedo probar sin gastar?** Mirar y navegar, todo lo que queráis. Crear un proceso ya es una acción y cuenta. **¿Me avisáis antes de cobrar?** Lo que consume se sabe antes y queda registrado después, con su motivo. **¿Y si me quedo sin saldo?** No os corta a mitad de un trabajo. Lo que sí bloquea es tener la licencia caducada. ## Ejemplos **Alguien trocea una petición a diez proveedores en diez envíos sueltos «para gastar menos».** - Comprueba que la petición cuenta como una actividad, no como un destinatario → El consumo de diez actividades se convierte en el de una, y el trabajo además llega antes. **Se deja de usar la plataforma para consultar por miedo a que mirar cueste.** - Comprueba que entrar, buscar y descargar lo ya generado no consume nada → El expediente se consulta cuando hace falta en vez de guardar copias sueltas por ahí. **Se duda de si una acción va a consumir.** - Comprueba qué consume antes de hacerla → La duda se resuelve antes y no después. **Se evita usar algo por si acaso.** - Consulta el listado de lo que consume → El uso deja de frenarse por precaución. **Aparece un consumo que nadie esperaba.** - Consulta qué actividad lo generó → El cargo tiene explicación. **Un proveedor externo hace algo y se teme el cargo.** - Comprueba qué actividades cuentan y cuáles no → El equipo trabaja sabiendo. --- --- id: KB-CD-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/me-he-quedado-sin-saldo idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-002, KB-CD-003] citadoPor: [KB-CD-007, KB-CD-009, KB-CD-011, KB-CD-005] --- # Me he quedado sin saldo _Qué se para, qué sigue y cómo salir del atasco en cinco minutos._ **Responde a:** me he quedado sin créditos · no puedo enviar por falta de saldo · qué pasa si se acaban los créditos · recargar saldo urgente Pasa casi siempre a mitad de una tanda grande y con prisa. Lo primero es saber que no se ha roto nada: lo que ya salió sigue su curso. ## Qué se para y qué no | Sigue funcionando | Se queda esperando | | --- | --- | | Lo ya enviado, incluidos sus recordatorios | Los envíos nuevos | | Las firmas en curso | La lectura automática de documentos nuevos | | Consultar, buscar y descargar | Los SMS y WhatsApp nuevos | | Que un tercero entregue o firme | — | > [!NOTE] > Que a un tercero no le afecte es lo importante: nadie de fuera se entera de que os habéis quedado sin saldo, y quien estaba firmando puede terminar. ## Cómo salir 1. **Repón saldo desde la pantalla de créditos.** 2. **Vuelve al lote que se quedó a medias y relánzalo solo con los que faltaban.** 3. **Pon el aviso de saldo bajo si no lo tenías, para que no vuelva a pasar a mitad.** > [!WARNING] > Al relanzar, filtra por quien no recibió nada. Volver a mandar a quien ya lo tenía duplica el envío y confunde al destinatario. > [!IMPORTANT] > Si te ha pasado con una tanda con fecha límite —un anexo que debía salir hoy—, prioriza reponer y relanzar antes que investigar por qué se agotó. El desglose lo puedes mirar mañana. **¿Se pierde lo que estaba preparado?** No, sigue ahí; solo espera saldo. **¿Puedo dejar saldo negativo?** Depende de vuestra configuración. Por defecto, no. **¿Cuánto tarda en estar disponible?** La reposición es inmediata. ## Ejemplos **Una tanda de 400 anexos se para en el 260 por falta de saldo.** - Repone - Relanza filtrando por los 140 que no recibieron nada → Los 400 salen el mismo día y ninguno recibe el documento dos veces. **El saldo se agota y el trabajo se para.** - Avisa antes de llegar al umbral → La reposición se hace con tiempo. **Nadie sabe cuánto queda hasta que falla algo.** - Consulta el saldo con regularidad → El agotamiento deja de ser una sorpresa. **Se agota en un momento crítico.** - Estima el consumo del mes punta aparte → El pico se cubre con antelación. **Se repone y vuelve a agotarse a las semanas.** - Revisa qué actividad consume más → Se ataca la causa y no el síntoma. **Una campaña automática vacía el saldo de noche.** - Revisa lo programado antes de lanzarlo → El consumo se decide y no se descubre. --- --- id: KB-CD-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/que-son-los-creditos idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-002, KB-CD-004, KB-CD-015] citadoPor: [KB-CD-008, KB-PS-009, KB-CD-009, KB-CD-011] --- # Qué son los créditos _Para qué sirven, quién los paga y por qué no todo consume._ **Responde a:** qué son los créditos de code contract · cómo funciona el saldo · tengo que pagar por cada firma · quién paga los créditos Los créditos son la unidad con la que se paga el uso: cada acción que la plataforma ejecuta por vosotros consume uno. Van aparte de la licencia — la licencia da acceso, los créditos pagan lo que se hace con él. **En corto** - Solo consume lo que sale hacia fuera o usa un servicio externo. - Consultar lo que ya está dentro no consume. - Al tercero que firma o entrega no le cuesta nada, nunca. ## La regla, en una frase Si la plataforma **hace** algo —mandar, crear, subir, leer, sellar, generar—, consume. Si solo **enseña** lo que ya está dentro, no. | Acción | ¿Consume? | | --- | --- | | Enviar a firmar, o mandar un aviso por cualquier canal | Sí | | Crear o duplicar un proceso | Sí | | Subir un documento | Sí | | Leer con IA, certificar o generar un informe | Sí | | Buscar, filtrar y descargar lo ya guardado | No | | Que un proveedor entregue o firme | No | > [!IMPORTANT] > Que al tercero no le cueste nada no es un detalle comercial: es lo que hace que entregue. Si firmar costara algo, la mitad de vuestros proveedores no lo haría. > [!NOTE] > El saldo es de la organización entera, no de cada persona. Y como el coste va por acción y no por destinatario, un envío a trescientas personas consume lo mismo que a una. **¿Caducan?** Por el paso del tiempo no. Pero si la licencia expira no se pueden gastar, así que en la práctica dependen de tenerla al día. **¿Qué pasa si se acaban?** Lo ya enviado sigue su curso; lo nuevo espera. Nadie de fuera se entera. **¿Puedo ver en qué se van?** Sí, en el desglose de la pantalla de créditos. ## Ejemplos **Una empresa teme que subir su archivo entero le salga caro. Y con razón: cada subida consume.** - Sube solo lo vigente, no doce años de archivo - Desactiva la lectura en los tipos que no aportan datos → Sube lo que va a consultar de verdad y deja de pagar por archivar lo que nadie va a abrir. **Se confunde el saldo con la licencia.** - Comprueba qué cubre cada cosa → La previsión se hace sobre los dos conceptos. **Se compra saldo cuando lo que faltaba era licencia.** - Revisa qué está bloqueando de verdad → Se resuelve el problema real. **Nadie sabe qué actividades consumen saldo.** - Consulta el detalle por actividad → El equipo trabaja sabiendo. **El saldo sobra un mes y falta al siguiente.** - Estima el año con los meses punta aparte → La compra se dimensiona mejor. **Se planifica sin contar con el crecimiento.** - Añade el supuesto de crecimiento a la estimación → La previsión aguanta el año. --- --- id: KB-CD-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/repartir-el-coste-entre-areas idioma: es categoria: creditos audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CD-003, KB-CD-002, KB-CD-018] citadoPor: [KB-CD-012] --- # Saber qué área gasta qué _Para repercutir el coste o simplemente para que cada uno vea el suyo._ **Responde a:** repartir el gasto entre departamentos · saber cuánto gasta cada equipo · imputar costes por área · informe de consumo por proyecto El saldo es de la organización, así que a fin de mes hay un número único y nadie sabe de dónde salió. Si tenéis que repercutirlo —o simplemente que cada responsable vea lo suyo—, hace falta que el gasto se pueda atribuir, y eso se decide antes de gastarlo, no después. ## Lo que hace atribuible un gasto **En corto** - Que el trabajo esté dentro de un equipo, no suelto. - Que los procesos tengan dueño, no que los lance quien pasaba por allí. - Que los envíos grandes salgan de donde corresponde. ## Cómo se monta 1. **Un equipo por área que tenga presupuesto propio** — No por organigrama: por quién responde del gasto. 2. **Cada proceso, dentro de su equipo** — Un proceso compartido entre tres áreas es un gasto que no se puede repartir. 3. **Revisar el desglose una vez al mes** — Diez minutos. Es donde se ve el SMS puesto por defecto en un proceso de trescientas personas. > [!WARNING] > Partir la organización en equipos por motivos contables tiene un coste real: dificulta compartir plantillas y contactos. Hazlo si de verdad vais a repercutir; si es solo curiosidad, el desglose por proceso suele bastar. > [!IMPORTANT] > Repercutir el coste tiene un efecto que conviene anticipar: el área que paga empieza a evitar el gasto. Si eso significa que dejan de mandar SMS a quien no lee el correo, habréis ahorrado créditos y perdido entregas. > [!NOTE] > Antes de montar nada, mira el desglose actual. Muchas veces el 80 % del gasto sale de un solo proceso, y con saber cuál ya no hace falta repartir nada. **¿Se puede poner un tope por equipo?** Se controla por permisos: quien no puede lanzar tandas grandes no gasta de golpe. **¿Se puede exportar?** Sí, con sus fechas, que es lo que necesita administración. **¿El gasto de un tercero a quién se imputa?** Al que lanzó el envío. El tercero nunca paga nada. ## Ejemplos **Un grupo quiere repercutir el gasto a sus tres divisiones.** - Mira primero el desglose - Descubre que el 78 % sale del alta de proveedores, que es de compras → Imputa ese proceso a compras y se ahorra partir la organización en tres. **Se reparte el coste a ojo entre áreas.** - Consulta el consumo real por área → El reparto se hace con datos. **Un área dice que no gasta tanto.** - Enseña el detalle de su consumo → La conversación se cierra con el dato. **Se quiere saber qué proceso consume más.** - Consulta el consumo por tipo de actividad → La optimización va donde importa. **El gasto crece y nadie sabe de dónde viene.** - Compara el consumo entre periodos → El aumento se localiza. **Cada área pide más saldo sin justificar.** - Reparte según el consumo registrado → La asignación deja de ser una negociación. --- --- id: KB-CD-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/creditos-y-facturacion/como-funcionan-los-creditos idioma: es categoria: creditos audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-001, KB-PS-001, KB-PR-002] citadoPor: [KB-CD-003, KB-CD-002, KB-CR-008] enLaApp: https://app.codecontract.io/credits --- # Cómo funcionan los créditos _Qué gasta créditos y qué no, dónde ver el saldo y qué ocurre cuando se acaba._ **Responde a:** qué consume créditos · cuántos créditos gasta leer un documento · dónde veo el saldo de mi organización · me he quedado sin créditos qué pasa · cómo compro más créditos Los créditos son la unidad con la que se pagan las acciones que tienen un coste real por detrás: leer un documento con IA, mandar un SMS, sellar una evidencia. Casi todo lo demás —crear procesos, subir archivos, invitar a tu equipo— no gasta nada. **En corto** - Gasta lo que consume un servicio externo: lectura con IA, SMS, sellado. - No gasta usar la plataforma: crear, organizar, consultar o firmar de forma simple. - El saldo es de la organización, no de cada usuario. - Si se acaba, lo hecho no se pierde: solo dejan de poder ejecutarse las acciones de pago. **Qué gasta créditos y qué no** — La regla de fondo: si detrás hay un tercero cobrando, gasta; si es la plataforma, no. **What consumes credits and what does not** — The underlying rule: if a third party is charging behind it, it consumes; if it is the platform, it does not. ## Qué gasta y qué no | Acción | ¿Gasta créditos? | | --- | --- | | Leer un documento con IA | Sí | | Enviar un SMS o un WhatsApp | Sí | | Sellar una evidencia en SmartCheck | Sí | | Crear procesos, plantillas y carpetas | No | | Subir o descargar documentos | No | | Enviar un aviso por correo | No | | Corregir a mano un dato leído | No | | Invitar usuarios de tu equipo | No | _La regla de fondo: si detrás hay un tercero cobrando, gasta; si es la plataforma, no._ ## Dónde se ve el saldo En la sección de créditos, junto con el histórico de en qué se gastaron. Ese histórico es lo que permite responder a «por qué gastamos tanto el mes pasado» sin adivinar: se ve por acción y por fecha. > [!WARNING] > Si vas a lanzar una tanda grande —doscientas peticiones con lectura automática—, mira el saldo antes. Quedarse a mitad obliga a repetir la revisión de lo que quedó pendiente. ## Qué pasa si se acaban Las acciones que consumen créditos dejan de poder ejecutarse hasta recargar. Lo que ya estaba hecho no se pierde ni se revierte: los documentos siguen, los expedientes siguen y las firmas hechas siguen valiendo. Lo que se detiene es lo nuevo. ## Preguntas frecuentes **¿Los créditos caducan?** Depende de tu plan. Conviene comprobarlo antes de comprar una bolsa grande de golpe. **¿Cada usuario tiene su saldo?** No, el saldo es de la organización. Lo que sí se ve es qué acción lo consumió y cuándo. **¿Puedo poner un aviso cuando el saldo baje?** Sí, es lo recomendable: enterarse de que no hay saldo cuando ya has lanzado la tanda es el peor momento. **¿Firmar consume créditos?** La firma en sí no; lo que consume es el SMS de la firma avanzada, porque lo cobra el operador. **¿Se puede quedar el saldo en negativo?** Es una opción de configuración para que una operación en curso no se corte a mitad. No está activa por defecto. ## Ejemplos **Una empresa ve que el gasto de créditos se ha triplicado y no sabe por qué.** - Abre el histórico de consumo por acción y por fecha - Ve que el pico coincide con una campaña de 400 peticiones con lectura automática - Ajusta el aviso de saldo bajo para la próxima → Una explicación con datos en cinco minutos, en vez de una discusión sobre quién gastó qué. **Nadie sabe qué actividades consumen y cuáles no.** - Consulta el detalle de consumo por actividad → La previsión se hace sobre lo que de verdad gasta. **Se teme que invitar a más gente dispare el consumo.** - Comprueba qué depende de la licencia y qué del uso → El número de usuarios deja de ser la incógnita. **El saldo baja y nadie sabe por qué.** - Consulta el histórico de consumo → El gasto tiene explicación y no sospecha. **Se planifica una campaña grande sin saber qué costará.** - Estima con el consumo de una campaña anterior → La decisión se toma con un número propio. **Un área gasta mucho más que el resto.** - Consulta el consumo por área → La conversación se tiene con quien corresponde. --- --- id: KB-IN-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/avisos-automaticos-hacia-vuestro-sistema idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-002, KB-IN-003, KB-IN-020] citadoPor: [KB-IN-007, KB-IN-008, KB-IN-009] --- # Que vuestro sistema se entere solo _Recibir el aviso cuando algo pasa, en vez de preguntar cada cinco minutos._ **Responde a:** webhooks para recibir eventos · notificar a mi erp cuando alguien firma · integración en tiempo real · eventos disponibles api Preguntar cada pocos minutos si ha pasado algo funciona, escala mal y llega tarde. Que la plataforma avise a vuestro sistema en el momento es más barato y más rápido, a cambio de un endpoint que hay que hacer bien. ## Para qué se usa, en la práctica | Evento | Qué suele dispararse en vuestro lado | | --- | --- | | Un expediente se completa | Marcar al proveedor como apto | | Alguien firma | Adjuntar el contrato al registro del cliente | | Un documento caduca | Bloquear al transportista en el muelle | | Una entrega es rechazada | Abrir una tarea a quien lleva esa cuenta | ## Tres cosas que hay que hacer bien 1. **Responder rápido y luego trabajar** — Confirmad la recepción y procesad después. Un endpoint que tarda provoca reintentos. 2. **Tolerar repeticiones** — Un mismo evento puede llegar dos veces. Procesad por su identificador, no por el orden de llegada. 3. **Comprobar que viene de nosotros** — Verificad la firma del aviso. Un endpoint público que se cree cualquier cosa que le llegue es una puerta abierta. > [!IMPORTANT] > No proceséis un aviso sin verificar su firma. Es una URL pública: cualquiera puede enviarle algo que parezca «este contrato está firmado», y actuar sobre eso sin comprobar es exactamente el agujero que se busca. > [!WARNING] > Un endpoint que devuelve error a todo genera reintentos indefinidos y mucho ruido. Si algo falla en vuestro lado, confirmad la recepción y encolad el problema, no rechacéis el aviso. > [!NOTE] > Lo habitual es acabar con dos integraciones: la API para lanzar cosas y los avisos para enteraros. Cubren direcciones distintas y no compiten. **¿Se puede probar sin tocar producción?** Sí, contra el entorno de pruebas. **¿Qué pasa si mi sistema está caído?** Se reintenta durante un tiempo; conviene revisar los fallidos. **¿Puedo elegir qué eventos recibir?** Sí, y conviene: suscribirse a todo llena el registro de ruido. ## Ejemplos **Un ERP necesita saber cuándo una subcontrata queda apta para entrar a obra.** - Se suscribe al evento de expediente completado - Verifica la firma de cada aviso - Marca la subcontrata en su sistema → El muelle deja de llamar a oficina para preguntar quién puede entrar. **El ERP no se entera de que un proveedor ha completado su expediente y compras sigue bloqueando pedidos.** - Configura el aviso automático al completarse el expediente - El ERP marca al proveedor como apto al recibirlo → El pedido se desbloquea el mismo día en que el proveedor entrega, sin que nadie mire nada. **Alguien entra cada mañana a comprobar si ha cambiado algo.** - Recibe el aviso solo cuando cambia lo que importa → La revisión diaria desaparece y el aviso llega cuando hay algo que hacer. **Llegan avisos de todo y el sistema receptor se satura.** - Suscribe solo los eventos que se van a usar → El sistema recibe lo que sabe procesar. **Un aviso falla y nadie se entera de que se perdió.** - Comprueba el registro de entregas y los reintentos → El aviso perdido se reprocesa en lugar de desaparecer. **El sistema receptor se cae una hora y se pierden diez avisos.** - Configura los reintentos y consulta lo pendiente → La caída no deja un agujero en los datos. --- --- id: KB-IN-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/necesito-integrar-algo-o-no idioma: es categoria: integraciones audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-002, KB-CF-006] citadoPor: [KB-IN-011, KB-IN-017] --- # ¿Hace falta integrar algo? _La pregunta que conviene hacerse antes de llamar a un informático._ **Responde a:** necesito integrar code contract con mi sistema · hace falta un informático para usarlo · puedo usarlo sin programar nada · cuándo merece la pena una integración La respuesta, casi siempre, es que no. La plataforma se usa entera desde la pantalla, sin escribir una línea de código. Integrar sirve para dejar de teclear lo mismo dos veces, y eso solo compensa cuando ese «dos veces» pasa muchas veces. ## Cuándo NO hace falta - Estáis empezando. Integrar antes de saber cómo vais a trabajar es construir sobre un proceso que va a cambiar. - Movéis pocos casos al mes. Teclear veinte altas cuesta menos que mantener una integración. - Lo que queréis es que los documentos estén en un sitio: para eso basta con usarlo. ## Cuándo sí | Señal | Qué integrar | | --- | --- | | Alguien copia los mismos datos de un sistema a otro cada día | La API, para lanzar procesos desde vuestro sistema | | Preguntáis a menudo «¿ya ha firmado?» para actualizar otra cosa | Avisos automáticos | | La gente trabaja en una carpeta compartida y no la va a soltar | Carpeta conectada | > [!IMPORTANT] > Integrar cuesta tiempo de alguien técnico y hay que mantenerlo cuando cambien las cosas. Es una decisión de coste, no un requisito para usar la plataforma: mucha gente no integra nunca y le va bien. > [!NOTE] > La regla práctica: si no puedes nombrar a la persona concreta que hoy pierde tiempo tecleando lo mismo dos veces, todavía no toca integrar. **¿Puedo empezar sin integrar y hacerlo luego?** Sí, y es lo recomendable. **¿Hay que integrar para que los terceros firmen?** No. Ellos nunca necesitan nada. **¿Necesito un informático en plantilla?** Para integrar, alguien que sepa programar. Para usarlo, no. ## Ejemplos **Una empresa retrasa empezar seis meses esperando a integrar con su ERP.** - Empieza a usarlo desde la pantalla - Integra un año después, cuando ya sabe qué procesos son estables → Gana seis meses de uso y la integración que acaba haciendo es más pequeña de lo que habría sido. **Se pide integrar antes de haber usado la plataforma con un caso real.** - Trabaja unos meses sin integrar y anota qué se teclea dos veces → La integración se monta sobre un problema medido y no supuesto. **Se quiere integrar un proceso que se ejecuta tres veces al año.** - Cuenta las horas que ahorraría frente al coste de mantenerlo → El esfuerzo va donde hay repetición de verdad. **Lo que hace falta es exportar un listado una vez al mes.** - Usa la exportación en lugar de una integración → El problema se resuelve sin nada que mantener. **Informática dice que sí a todo sin saber el alcance.** - Lleva el flujo concreto y los campos que hacen falta → La conversación se tiene sobre algo acotado. **Se integra y a los seis meses nadie usa el flujo.** - Revisa qué integraciones tienen actividad → Se apaga lo que no aporta y queda lo que sí. --- --- id: KB-IN-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/mantener-dos-sistemas-sincronizados idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-002, KB-IN-005] citadoPor: [KB-IN-008] --- # Mantener dos sistemas sincronizados _Cuál manda cuando los dos tienen el mismo dato y no coinciden._ **Responde a:** sincronizar con el erp datos duplicados · qué sistema manda sobre un dato · los datos no coinciden entre sistemas · evitar duplicados al integrar En cuanto dos sistemas guardan el mismo dato, en algún momento dejan de coincidir. No es un fallo de la integración: es lo que pasa siempre. Lo que decide si eso duele o no es haber acordado antes cuál de los dos manda sobre cada cosa. ## La regla: un dueño por campo No «el ERP manda» ni «manda la plataforma», sino campo a campo. Cada dato tiene un sitio donde se edita y el otro solo lo copia. | Dato | Quién suele mandar | Por qué | | --- | --- | --- | | Datos fiscales del proveedor | Vuestro ERP | Es donde se factura | | Estado de la documentación | La plataforma | Es donde llega y se aprueba | | Contacto para documentación | La plataforma | Es quien recibe los avisos y donde se ve si rebotan | | Si el proveedor está activo | Vuestro ERP | Es una decisión comercial, no documental | > [!IMPORTANT] > Escribe esa tabla antes de programar nada, aunque sean cuatro filas en un documento. Las integraciones que se vuelven un problema no fallan técnicamente: fallan porque nadie acordó quién manda, y acaban pisándose los datos en bucle. ## Lo que evita los duplicados **En corto** - Un identificador vuestro en cada contacto, puesto desde el primer día. - Buscar por ese identificador antes de crear, siempre. - No crear nada desde los dos lados a la vez. > [!WARNING] > Si vuestro sistema crea un proveedor cada vez que no lo encuentra por nombre, acabaréis con «Talleres Muñoz», «Talleres Muñoz S.L.» y «TALLERES MUÑOZ». Buscar por identificador y no por nombre es lo que lo evita. > [!NOTE] > Empezad sincronizando en un solo sentido. La bidireccional es donde aparecen los bucles, y casi nunca hace falta desde el principio. **¿Y si los dos cambian a la vez?** Gana el dueño del campo. Por eso hay que definirlo antes. **¿Puedo sincronizar solo algunos proveedores?** Sí, y es buena idea para probar. **¿Cómo detecto que se han desincronizado?** Comparando por el identificador de vez en cuando. Si no lo hay, no se puede. ## Ejemplos **Una integración crea proveedores duplicados cada vez que el nombre viene con una coma distinta.** - Añade el identificador fiscal como clave de búsqueda - Busca por él antes de crear → Dejan de aparecer duplicados y los 40 que ya había se fusionan sin perder histórico. **El dato del proveedor se cambia aquí y en el ERP, y cada sistema tiene una versión distinta.** - Decide cuál manda para cada campo - El otro sistema recibe el cambio en lugar de editarlo → Deja de haber dos verdades y nadie tiene que adivinar cuál vale. **Los dos sistemas se editan a la vez y el último gana sin avisar.** - Bloquea la edición donde no manda ese campo → El cambio se hace en un sitio y se propaga. **La sincronización se cae un fin de semana y nadie lo nota hasta el martes.** - Configura un aviso si deja de llegar actividad → El desfase se detecta en horas. **Se sincroniza todo cuando solo hacían falta cuatro campos.** - Limita la sincronización a lo que se usa → Hay menos que mantener y menos que romper. **Un campo cambia de formato en el ERP y la sincronización empieza a fallar.** - Valida el formato antes de escribir - Devuelve el error a quien lo generó → El fallo se corrige en origen y no se arrastra. --- --- id: KB-IN-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/que-hacer-cuando-la-integracion-falla idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-005, KB-IN-007] citadoPor: [KB-IN-016, KB-IN-018, KB-IN-019, KB-IN-020, KB-IN-009] --- # Cuando la integración deja de funcionar _Cómo enterarse antes que el usuario, y qué mirar primero._ **Responde a:** la integración ha dejado de funcionar · los webhooks no llegan · errores de la api en producción · monitorizar una integración Una integración rota casi nunca avisa. Sigue todo verde hasta que alguien pregunta por qué un proveedor no aparece en el ERP, y para entonces lleva dos semanas fallando. ## Las cuatro causas, por frecuencia **Por qué una integración rota no avisa** — El aviso sale y se reintenta; el error ocurre en vuestro endpoint, así que desde la plataforma todo sigue en verde. Lo único que lo destapa es una alerta sobre la cola de fallidos. | Causa | Cómo se reconoce | Arreglo | | --- | --- | --- | | Clave revocada o caducada | Todo falla de golpe, con error de autenticación | Rotar la clave y actualizarla | | Vuestro endpoint devuelve error | Los avisos se reintentan y se acumulan | Mirar vuestros logs, no los nuestros | | Un campo cambió de forma | Falla solo un tipo de operación | Revisar qué se envía frente a lo que se espera | | Nadie mira los fallidos | Todo parece bien y falta la mitad | Poner una alerta sobre la cola de fallidos | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que más daño hace y la única que no da error: si nadie mira los avisos fallidos, la integración parece funcionar mientras pierde la mitad de los eventos. Poned una alerta sobre esa cola antes que sobre nada más. ## Lo mínimo para enterarse a tiempo **En corto** - Una alerta si la cola de fallidos pasa de cero. - Un registro en vuestro lado de qué se recibió y qué se hizo con ello. - Un contador simple: cuántos eventos por día, y avisar si baja a cero. > [!WARNING] > No reintentéis en bucle sin límite. Un endpoint que responde error a todo y un emisor que reintenta indefinidamente generan ruido durante días y esconden el fallo real. **¿Se pueden reenviar los eventos perdidos?** Los reintentos tienen un plazo. Pasado, hay que reconciliar consultando por la API. **¿Cómo pruebo sin tocar producción?** Contra el entorno de pruebas, con su propia clave. **¿Conviene alertar de cada fallo?** No: alertad del patrón, no del evento suelto, o dejaréis de mirar las alertas. ## Ejemplos **Un ERP lleva dos semanas sin recibir avisos y nadie se ha dado cuenta.** - Descubre que su endpoint devolvía error desde un despliegue - Añade una alerta sobre la cola de fallidos → El siguiente fallo se detecta en horas en vez de en semanas. **La integración lleva cinco días caída y se descubre porque falta un expediente.** - Configura un aviso si deja de llegar actividad - Revisa el registro de llamadas cada semana → El corte se detecta en horas y no cuando alguien echa algo en falta. **Falla y nadie sabe si el problema es de un lado o del otro.** - Consulta el registro de llamadas con su código de error → El diagnóstico empieza donde hay que mirar. **Se reintenta a mano y se duplican expedientes.** - Comprueba qué llegó antes de reprocesar → El reintento no crea lo que ya existía. **La clave caducó y nadie lo sabía.** - Registra el vencimiento de las claves con aviso → La rotación se hace antes de que corte el servicio. **Se arregla y no queda constancia de qué pasó.** - Registra la causa y lo actuado → La siguiente vez se resuelve en minutos. --- --- id: KB-IN-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/que-pedir-a-vuestra-informatica-antes-de-integrar idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-006, KB-IN-002, KB-IN-017] citadoPor: [KB-IN-012, KB-IN-013, KB-IN-019] --- # Qué pedir a vuestra informática antes de integrar _Cinco preguntas que evitan tres meses de reuniones y una integración que nadie usa._ **Responde a:** preparar una integración con nuestro erp · qué necesito para integrar dos sistemas · reunión con informática para una integración · checklist antes de integrar La mayoría de las integraciones que fracasan no lo hacen por un problema técnico: fracasan porque nadie acordó antes qué se sincroniza, en qué dirección y quién manda cuando los dos sistemas dicen cosas distintas. Eso se decide en una conversación de media hora, no en el código. ## Las cinco preguntas 1. **¿Qué dato exactamente, y en qué dirección?** — «Sincronizar proveedores» no es una respuesta. «El NIF, el nombre y el estado documental, de aquí hacia el ERP» sí lo es. 2. **¿Quién manda si los dos cambian?** — La pregunta que casi nadie hace y la que causa todos los líos posteriores. 3. **¿Cada cuánto?** — En el momento, cada hora o cada noche. Cambia el trabajo y cambia el coste. 4. **¿Qué pasa cuando falle?** — Porque va a fallar algún día. Quién se entera y qué hace mientras tanto. 5. **¿Quién lo mantiene dentro de un año?** — Si la respuesta es «el que lo hizo» y esa persona puede irse, hay un problema pendiente. > [!IMPORTANT] > La segunda es la decisiva. Sin una regla clara de quién manda, la primera vez que los dos sistemas discrepen alguien corregirá a mano en los dos sitios, y a partir de ahí nadie se fía de ninguno. ## Lo que conviene llevar a esa reunión | Llevad | Para qué | | --- | --- | | El caso concreto, no «integrar» | Una integración sin caso de uso no se termina nunca | | Quién sufre hoy el trabajo manual | Es quien sabrá si el resultado sirve | | Cuánto tiempo se pierde ahora | Es la única forma de saber si compensa | | Y la opción de no integrar | A veces exportar un fichero al mes basta | > [!WARNING] > La última fila no es retórica. Muchas integraciones se plantean para ahorrar un trabajo que ocurre dos veces al mes; el mantenimiento cuesta más que ese trabajo. Comprobadlo antes de empezar, no después. ## Las tres formas, de menor a mayor esfuerzo **En corto** - Avisos hacia vuestro sistema cuando pasa algo: lo más rápido de montar. - Consultas desde vuestro sistema cuando necesita el dato: control fino. - Sincronización en ambos sentidos: lo más potente y lo que más disciplina exige. > [!NOTE] > Empezar por lo primero y ver si con eso basta es casi siempre la decisión correcta. Se puede ampliar después; desmontar una sincronización bidireccional mal planteada es mucho más caro. **¿Necesitamos programador?** Para lo primero, poco. Para lo tercero, sí y con continuidad. **¿Cuánto tarda?** La parte técnica, días. El acuerdo sobre qué se sincroniza, lo que tardéis en decidirlo. **¿Y si no tenemos informática?** Entonces la opción de exportar e importar a mano es probablemente la buena. ## Ejemplos **Una empresa quiere sincronizar proveedores con su ERP en ambos sentidos.** - Responde a las cinco preguntas y descubre que solo necesita el estado documental hacia el ERP - Monta avisos en una dirección → Lo resuelve en días en lugar de meses, y el mantenimiento no depende de nadie en concreto. **Se pide integrar sin saber qué campos hacen falta.** - Lleva el flujo concreto y la lista de campos - Indica qué dispara qué y con qué frecuencia → Informática estima con datos en lugar de con una intención. **Informática pregunta por el calendario de actualizaciones y nadie lo ha mirado.** - Consulta cuándo cambia cada sistema antes de empezar → La integración no nace obsoleta. **Se monta y nadie sabe quién la mantiene.** - Nombra responsable y suplente desde el principio → La integración no queda huérfana. **No hay entorno de pruebas y se prueba en producción.** - Pide un entorno aparte para las pruebas → El arranque no ensucia los datos reales. **Se acuerda de palabra qué hace cada parte.** - Deja escrito el reparto antes de empezar → Las dudas de después se resuelven leyendo. --- --- id: KB-IN-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/que-datos-salen-cuando-integrais idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-003, KB-IN-011] citadoPor: [KB-IN-015] --- # Qué datos salen cuando integráis _Una integración abre una puerta. Conviene saber qué cabe por ella antes de abrirla._ **Responde a:** qué datos comparte una integración · seguridad de una integración con otro sistema · limitar qué puede leer una clave de acceso · riesgos de conectar dos plataformas Una integración no es solo una comodidad: es una vía por la que la información sale de aquí y entra en otro sitio con sus propias reglas, sus propios accesos y su propia copia de seguridad. Conviene decidir a conciencia qué pasa por ahí. ## Las tres preguntas antes de conectar 1. **¿Qué puede leer esa conexión?** — Lo mínimo que necesite para su caso, no todo por comodidad. 2. **¿Dónde acaba lo que sale?** — Si el otro sistema está en otro país o lo lleva un tercero, eso cambia vuestras obligaciones. 3. **¿Quién puede usar esa llave?** — Una clave que circula por un chat de equipo ya no es una clave. > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más se olvida y la que tiene consecuencias fuera de lo técnico. Los datos personales que salgan hacia otro sistema siguen siendo vuestra responsabilidad, aunque el problema ocurra allí. ## Qué conviene que NO salga | Dato | Por qué | | --- | --- | | Documentos completos, si basta el estado | Casi ningún ERP necesita el PDF: necesita saber si está al día | | Datos personales que el otro sistema no usa | Si no los usa, solo añade riesgo | | Todo el histórico, si solo hace falta lo vivo | Lo cerrado casi nunca se consulta desde fuera | > [!WARNING] > La primera fila ahorra la mitad de los problemas de una integración. «Este proveedor está al día / le falta el seguro» es una frase; mandar el PDF del seguro es exportar documentación a un sistema que quizá no la protege igual. ## Cómo se cuida una llave de acceso **En corto** - Una llave por integración, no una compartida para todo. - Con el permiso más bajo que funcione. - Guardada donde se guardan las contraseñas, no en un documento ni en un chat. - Y revocable en un minuto, sabiendo quién la usaba. Ese último punto es el que hace falta el día malo. Si no sabéis qué integración usa qué llave, revocar por precaución rompe algo y nadie sabe qué. > [!NOTE] > Todo lo que hace una integración queda en el registro de actividad igual que lo que hace una persona. Si algo sale de aquí, se puede saber cuándo y por qué vía. **¿Se puede limitar a solo lectura?** Sí, y para la mayoría de los casos es lo correcto. **¿Y si el proveedor de la otra plataforma cambia?** Se revoca y se emite una llave nueva; por eso conviene una por integración. **¿Hace falta contrato con el otro proveedor?** Si van a tratar datos personales vuestros, sí. No es opcional. ## Ejemplos **Una empresa quiere volcar toda la documentación de proveedores a su ERP.** - Manda solo el estado documental y la fecha de caducidad - Emite una llave de solo lectura para esa integración → El ERP muestra lo que necesita compras y ningún documento sale de la plataforma. **Se integra y salen más datos de los que hacían falta.** - Limita la integración a los campos que se usan → Lo que viaja es lo justo. **Un cliente pregunta qué datos suyos salen hacia otro sistema.** - Consulta qué campos incluye la integración → La respuesta es concreta y verificable. **Salen datos personales sin que nadie lo decidiera.** - Revisa el contenido con el asesor antes de activar → La decisión se toma antes y no después. **Los datos llegan a un sistema con menos control de acceso.** - Comprueba quién verá esos datos al otro lado → El nivel de protección no baja por el camino. **Nadie sabe qué salió el mes pasado.** - Consulta el registro de llamadas → Lo enviado es auditable. --- --- id: KB-IN-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/sacar-los-datos-para-otro-sistema idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-009, KB-IN-011, KB-IN-009] citadoPor: [KB-IN-017] --- # Sacar los datos para otro sistema _Para un informe, para vuestro ERP o para irse. Qué se puede sacar y en qué forma._ **Responde a:** exportar datos de la plataforma · sacar la información a excel · migrar a otro sistema documentación · descargar todo lo nuestro Sacar información hace falta más a menudo de lo que parece, y no solo para irse: para un informe que alguien quiere en su hoja de cálculo, para alimentar otro sistema, para entregar un expediente a un cliente o para responder a un requerimiento. ## Tres cosas distintas que se piden como si fueran una | Lo que se pide | Qué es en realidad | Cuándo se usa | | --- | --- | --- | | «Un Excel con los datos» | Un listado: quién, qué, cuándo, estado | Informes y análisis | | «Los documentos» | Los ficheros originales, con su organización | Entregas, requerimientos, cambio de sistema | | «Todo» | Las dos cosas, más el histórico de actividad | Salida ordenada o auditoría profunda | > [!IMPORTANT] > Confundir las dos primeras es la causa de la mitad de las decepciones. Un listado sin los ficheros no sirve para entregar un expediente; los ficheros sin el listado llegan sin contexto y quien los recibe no sabe qué es cada uno. ## Lo que conviene comprobar al exportar 1. **Que los nombres de fichero sigan diciendo algo** — Un volcado de ficheros con nombres internos es técnicamente completo e inútil en la práctica. 2. **Que venga el índice de qué es cada cosa** — Es lo que permite reconstruir la organización en el destino. 3. **Que los datos extraídos vayan aparte** — Fechas, importes e identificadores en un listado, no solo dentro de los PDF. 4. **Y que el histórico de actividad esté si hace falta** — Para una auditoría o un litigio, suele ser lo más importante. > [!WARNING] > Si el destino es otro sistema, no exportéis todo de golpe el primer día. Sacad una muestra pequeña, comprobad que entra bien y solo entonces el resto. Una migración completa que hay que repetir cuesta el doble y suele descubrirse tarde. ## Cuando la exportación es para irse **En corto** - Se puede hacer, y conviene comprobarlo antes de necesitarlo, no cuando ya estáis de salida. - Lo firmado y sellado sigue verificándose después, aunque ya no seáis clientes. - Y lo que os llevéis debería incluir el histórico, no solo los ficheros. Esa comprobación temprana es también un criterio para elegir cualquier plataforma: si no podéis salir con lo vuestro, no es una herramienta, es una dependencia. > [!NOTE] > Para informes puntuales suele bastar con el listado. Reservad la exportación completa para cuando de verdad haga falta: es más pesada y no aporta nada extra a un análisis. **¿Se pueden exportar solo unos expedientes?** Sí, y para entregas a cliente es lo habitual. **¿Incluye lo que borré?** No; lo borrado no vuelve por una exportación. **¿Y los datos personales?** Salen con el resto: al exportar, la responsabilidad de custodiarlos pasa a donde los pongáis. ## Ejemplos **Una empresa pide «una exportación» para un informe y recibe miles de ficheros.** - Distingue entre listado y documentos y pide solo el listado → Tiene el análisis en una hoja de cálculo en minutos, sin descargar nada pesado. **Se necesita un listado mensual y se monta una integración.** - Usa la exportación programada → El problema se resuelve sin nada que mantener. **La exportación sale sin el contexto de cada documento.** - Comprueba que incluye a qué expediente pertenece → Lo exportado es utilizable en el otro sistema. **Se exporta todo cada vez y el fichero es inmanejable.** - Exporta solo el periodo o el filtro que hace falta → El fichero se puede procesar. **La exportación se hace a mano el día 1 de cada mes.** - Programa la exportación → El día 1 deja de ocupar a nadie. **Se exporta y no consta qué se sacó ni cuándo.** - Registra la exportación con su fecha y alcance → Lo que salió es auditable. --- --- id: KB-IN-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/mandar-desde-vuestro-propio-dominio idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-004, KB-CC-011, KB-IN-010] citadoPor: [KB-IN-009] --- # Mandar desde vuestro propio dominio _Que los correos salgan como vuestros y no como de una plataforma que el destinatario no conoce._ **Responde a:** mandar correos con nuestro dominio · configurar dkim spf dmarc para los envíos · los correos llegan de un remitente que no es el nuestro · verificar dominio para mejorar la entregabilidad Cuando pedís documentación a un tercero, la mitad de la batalla es que abra el correo. Y un correo que llega desde un remitente que no reconoce compite con el instinto razonable de ignorarlo. Configurar vuestro propio dominio cambia justo eso: quien lo recibe ve vuestro nombre, no el de una herramienta. ## Las dos formas, y en qué se diferencian | Forma | Qué hace falta | Qué se gana | | --- | --- | --- | | Dominio verificado | Tres registros DNS: DKIM, SPF y DMARC | La mejor entrega: el correo va firmado con vuestro dominio | | Dirección verificada | Confirmar una dirección vuestra, sin tocar DNS | Sale desde vuestra dirección, pero firmado por el proveedor | | Ninguna de las dos | Nada | Sale desde el remitente de la plataforma | > [!IMPORTANT] > La diferencia entre las dos primeras no es de comodidad, es de entrega. Con el dominio verificado, la firma técnica del correo coincide con vuestro dominio y los filtros de destino lo tratan como vuestro. Con la dirección verificada sin DNS es más rápido de poner, pero esa firma no coincide, y a volumen alto o con destinatarios de filtro estricto, entrega peor. ## Qué pedirle a quien lleve vuestro DNS 1. **Que añada los tres registros que se os indican** — Son de tipo TXT y no afectan a vuestro correo actual: se suman, no sustituyen. 2. **Que no toque el DMARC existente sin mirarlo** — Si ya tenéis uno, se ajusta; sustituirlo puede afectar a todo vuestro correo corporativo. 3. **Que avise cuando estén publicados** — La comprobación es automática, pero el DNS tarda un rato en propagarse. 4. **Y que os lo deje anotado** — Dentro de dos años, quien mire esos registros tiene que saber para qué están. > [!WARNING] > El matiz que nadie deduce: si un envío con vuestro remitente propio falla —porque el dominio dejó de estar verificado, porque la dirección se revocó o porque el proveedor lo rechaza—, la plataforma **lo reintenta una vez con el remitente de plataforma** para que el correo no se quede sin salir. Es lo correcto, pero significa que un destinatario puede recibir puntualmente un mensaje desde un remitente distinto del que esperabais. Si veis eso, no es un fallo del envío: es que vuestro remitente propio no está funcionando y conviene revisarlo. ## Lo que sigue igual aunque cambiéis el remitente **En corto** - El coste: un envío es una acción, tanto si sale con vuestro dominio como si no. - El registro: quién recibió qué y cuándo se guarda exactamente igual. - Y el enlace del destinatario: sigue sin necesitar cuenta ni contraseña. > [!NOTE] > Si trabajáis con varias marcas o sociedades, cada organización lleva su propio remitente. No hace falta elegir una sola para todo el grupo. **¿Mejora que no vayan a spam?** Ayuda bastante, sobre todo con destinatarios que ya os conocen por ese dominio. **¿Puedo usar mi correo de siempre como remitente?** Podéis verificar una dirección vuestra; el dominio completo entrega mejor. **¿Y si el destinatario responde al correo?** Configuradlo con la dirección a la que queréis que respondan; si no, la respuesta puede acabar en un buzón que nadie mira. ## Ejemplos **Una empresa manda peticiones de documentación y muchos proveedores dicen que no les llega.** - Verifica su dominio con los tres registros DNS - Comprueba que el remitente propio funciona antes de la campaña anual → Los correos llegan como suyos y la tasa de respuesta al primer envío sube sin cambiar el texto. **Los avisos salen desde un remitente que los proveedores no reconocen.** - Configura el envío desde vuestro dominio - Comprueba con un envío de prueba antes de la primera tanda → La tasa de apertura sube desde el primer envío. **Se configura a medias y los correos van a no deseados.** - Completa los registros que pida vuestra informática → El correo llega a la bandeja principal. **El dominio cambia y los envíos empiezan a rebotar.** - Actualiza la configuración antes del cambio → El cambio de dominio no corta las campañas. **Los proveedores responden al remitente y nadie lee ese buzón.** - Configura una dirección de respuesta atendida → Las respuestas llegan a alguien. **Nadie comprueba cómo se ve el aviso al llegar.** - Se manda uno a sí mismo desde fuera → Se corrige lo que se ve mal antes de la tanda. --- --- id: KB-IN-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/copiar-los-documentos-a-vuestra-carpeta idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-002, KB-IN-012] citadoPor: [KB-IN-001] --- # Copiar los documentos a vuestra carpeta _Tener también en SharePoint o Drive lo que entra aquí, sin acabar con dos archivos que no coinciden._ **Responde a:** sincronizar documentos con sharepoint · copiar los archivos a google drive · tener los documentos también en nuestra carpeta · réplica de documentos a onedrive Muchas empresas quieren que lo que entra aquí aparezca también en su carpeta corporativa: porque hay gente que trabaja allí, porque su copia de seguridad va por ahí o simplemente porque llevan años con esa estructura. Se puede, y conviene entender exactamente qué hace y qué no. ## Qué hace la copia | Aspecto | Cómo funciona | | --- | --- | | Dirección | En un solo sentido: de aquí hacia vuestra carpeta | | Estructura | Reproduce la jerarquía: carpeta, proceso y documento | | Versiones | Si el documento ya está copiado, actualiza ese mismo fichero en lugar de crear otro | | Cuándo | Al momento, cada día o cada semana, según lo que elijáis | | Alcance | Todo, o solo los módulos que digáis | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que hay que tener clarísima antes de montarlo: **va en un solo sentido**. Un documento que alguien deje caer en la carpeta de SharePoint **no entra aquí**. Si vuestro equipo empieza a guardar cosas allí dando por hecho que se sincronizan, tendréis dos archivos que se parecen y no coinciden, que es peor que tener uno solo. ## Cuándo compensa y cuándo no **En corto** - Compensa si hay gente que solo trabaja en la carpeta corporativa y no va a entrar aquí. - Compensa si vuestra política de copias exige que todo pase por vuestro almacenamiento. - No compensa «por si acaso»: duplica sin resolver nada y cuesta consumo. - Y no sustituye a exportar: para llevaros todo hay otra vía. ## Lo que conviene decidir antes de encenderlo 1. **Qué se copia** — Todo o solo un módulo. Copiar lo que nadie va a mirar solo llena la carpeta. 2. **Con qué frecuencia** — Al momento si alguien lo necesita ya; diario o semanal si es para archivo. 3. **Quién manda si algo cambia en los dos sitios** — Aquí manda esta plataforma, porque la copia no vuelve. Decidlo en voz alta al equipo. 4. **Y qué pasa con lo antiguo** — La copia empieza cuando se enciende; lo de antes se lleva aparte si hace falta. > [!WARNING] > Detalle que solo se descubre cuando ya está montado: SharePoint no admite ciertos caracteres en los nombres (`\ / : * ? " < > | # %`), así que al copiar se sustituyen por espacios. El fichero es el mismo, pero **el nombre en vuestra carpeta puede no ser idéntico al de aquí** — si buscáis allí por nombre exacto, tenedlo en cuenta. > [!NOTE] > Cada réplica es una acción y consume: una por solicitud de sincronización. Con frecuencia «al momento» y mucho volumen, eso se nota en el desglose — es el argumento para elegir diario o semanal cuando la copia es para archivo y no para trabajar. **¿Puedo trabajar en la copia?** Podéis abrirla, pero lo que hagáis allí no vuelve. El original vive aquí. **¿Y si borro algo en la carpeta corporativa?** No se borra aquí. Son dos sitios distintos con el mismo contenido. **¿Sirve como copia de seguridad?** Como copia adicional sí; como plan de recuperación, revisadlo con quien lleve vuestra política. ## Ejemplos **Una empresa activa la copia a SharePoint y su equipo empieza a dejar documentos allí.** - Explica al equipo que la copia va en un solo sentido - Deja claro que lo nuevo entra aquí y allí solo se consulta → Dejan de aparecer documentos que existen en la carpeta corporativa y no en el expediente. **Se quiere copia de todo en la carpeta corporativa y se hace a mano.** - Configura la copia automática al aprobar → La carpeta se mantiene sola. **Se copia todo y la carpeta crece sin criterio.** - Copia solo lo aprobado o lo definitivo → La carpeta sigue siendo utilizable. **La copia pierde el contexto de a qué expediente pertenece.** - Reproduce la estructura de expedientes al copiar → Se encuentra igual de bien en los dos sitios. **Se edita la copia y deja de coincidir con el original.** - Trata la copia como archivo y no como sitio de trabajo → El original sigue siendo la referencia. **La copia falla una semana y nadie lo nota.** - Configura un aviso si deja de copiarse → El hueco se detecta antes de necesitarlo. --- --- id: KB-IN-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/cuando-cambiais-de-erp-o-de-proveedor idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-008, KB-IN-003] citadoPor: [KB-IN-020] --- # Cuando cambiáis de ERP o de proveedor _Lo que se rompe sin avisar el día que otro sistema cambia, y en qué orden se revisa._ **Responde a:** cambiamos de erp qué pasa con la integración · migrar de sistema y no romper las conexiones · cambio de proveedor de correo integraciones · revisar integraciones tras una migración Las integraciones se montan una vez y se olvidan, que es justo lo que se espera de ellas. El problema aparece cuando cambia **el otro lado**: un ERP nuevo, otro proveedor de correo, una migración de dominio. Nadie avisa a la integración, y falla en silencio. ## Qué se rompe y cómo se nota | Cambio en vuestro lado | Qué deja de funcionar | Cómo se nota | | --- | --- | --- | | ERP nuevo | Los avisos siguen saliendo hacia una dirección que ya no escucha | No se nota: por eso hay que buscarlo | | Otro proveedor de correo | El remitente propio deja de estar verificado | Los correos empiezan a salir con el remitente de plataforma | | Cambio de dominio | Los registros DNS de envío y los QR de dominio propio | Entregabilidad peor, y a veces enlaces rotos | | Rotación de claves | Las integraciones que usaban la clave anterior | Fallos claros, y son los más fáciles | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la peligrosa porque **falla hacia arriba**: la plataforma sigue mandando avisos correctamente y es el destino el que ya no los recoge. Desde aquí todo parece bien; el agujero solo aparece cuando alguien echa de menos un dato en el ERP, semanas después. Si cambiáis de sistema receptor, esa integración se revisa el mismo día, no cuando alguien se queje. ## El orden para revisarlas 1. **Listad qué integraciones hay y para qué** — Si nadie sabe enumerarlas, ese es el primer problema y no el cambio de ERP. 2. **Empezad por las que salen hacia fuera** — Son las que fallan sin ruido. 3. **Revisad remitente y dominio** — Verificaciones y registros DNS sobreviven mal a una migración. 4. **Y revocad las claves del sistema antiguo** — Una clave del ERP que ya no usáis es un acceso vivo sin dueño. > [!WARNING] > El paso cuatro se olvida siempre y es el que más incomoda en una auditoría: claves emitidas para un sistema que la empresa ya no tiene, seguidas activas años. No es un riesgo teórico — es un acceso que nadie está vigilando porque nadie recuerda que existe. ## Lo que conviene dejar montado para la próxima **En corto** - Una clave por integración, para poder revocar sin romper el resto. - Anotado qué integración usa cada clave y quién la pidió. - Y una revisión cuando cambie cualquier sistema conectado, no anual. Lo de «no anual» importa: las integraciones no se degradan con el tiempo, se rompen con los cambios. El disparador correcto es el cambio, no el calendario. > [!NOTE] > Si la integración la montó una empresa externa que ya no trabaja con vosotros, revisadla igual: lo que hay que saber no es cómo se hizo, sino qué sigue saliendo hacia fuera y con qué credencial. **¿Cómo sé si una integración sigue funcionando?** Por lo que llega al otro lado: si el destino no lo recoge, aquí no se ve. **¿Y si el ERP nuevo no admite lo mismo?** Volved a la pregunta de qué dato y en qué dirección: casi siempre hace falta menos de lo que se montó. **¿Hay que rehacer el remitente propio?** Si cambia el proveedor de correo o el dominio, sí: la verificación es de ese dominio. ## Ejemplos **Una empresa migra de ERP y tres meses después echa en falta datos que creía sincronizados.** - Revisa las integraciones salientes el mismo día del cambio - Revoca las claves del sistema antiguo → El hueco de tres meses no vuelve a producirse y desaparece un acceso vivo sin dueño. **Se cambia de ERP y la integración deja de funcionar el mismo día.** - Monta la integración nueva antes de apagar la vieja - Comprueba con casos reales durante el solape → El cambio de ERP no corta el flujo de expedientes. **Nadie sabe qué campos alimentaba la integración anterior.** - Documenta el flujo antes de desmontarlo → La integración nueva cubre lo mismo. **Se apaga el sistema viejo con avisos sin procesar.** - Consulta lo pendiente antes de apagar → No se pierde nada por el camino. **El proveedor nuevo promete lo mismo y no lo cumple.** - Prueba el flujo real antes de firmar → La promesa se comprueba antes de depender de ella. **La clave del sistema viejo sigue activa meses después.** - Revoca las claves al desmontar → El acceso no se queda abierto. --- --- id: KB-IN-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/integrar-sin-programar idioma: es categoria: integraciones audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-006, KB-IN-013, KB-IN-019] citadoPor: [KB-IN-011] --- # Integrar sin programar _Exportar e importar a mano, hecho bien, resuelve más casos de los que la gente cree y no depende de nadie._ **Responde a:** integrar sin programador · pasar datos a excel cada mes · no tenemos informática cómo conectamos · alternativa a una integración Cuando se habla de conectar dos sistemas, la conversación salta enseguida a lo técnico. Y para una parte grande de los casos reales —una empresa que necesita que sus datos lleguen a su gestoría, a su ERP o a una hoja de cálculo una vez al mes— la respuesta que funciona no exige programar nada. ## Cuándo basta con esto | Situación | ¿Hace falta integrar? | Por qué | | --- | --- | --- | | Un informe mensual para la gestoría | No | Un listado exportado hace exactamente eso | | Alimentar un cuadro de mando | No, si se actualiza cada semana | La frecuencia es lo que decide, no la herramienta | | Bloquear un pedido si falta documentación | Sí | Necesita que los dos sistemas se hablen en el momento | | Que el ERP muestre el estado documental | Depende de cuánto tarde en ser útil | Al día siguiente suele bastar | > [!IMPORTANT] > La tercera fila marca la frontera real: **hace falta integrar cuando algo tiene que ocurrir en el momento**. Todo lo demás —informes, análisis, alimentar otro sistema, revisar— tolera un desfase de horas o de días, y ahí un fichero exportado cada semana hace el trabajo sin depender de nadie ni romperse cuando el otro sistema cambie. ## Cómo se hace bien, que es lo que marca la diferencia 1. **Fecha fija y responsable con nombre** — «El primer lunes» y una persona. Sin eso, se hace tres meses y se abandona. 2. **Siempre el mismo formato y las mismas columnas** — Es lo que permite que quien lo recibe lo procese igual cada vez. 3. **Con el periodo indicado en el propio fichero** — Un listado sin periodo genera una consulta cada mes. 4. **Y guardar lo que se envió, no solo enviarlo** — Es la diferencia entre poder explicar un desfase y discutirlo. > [!WARNING] > El error que convierte esto en un problema es la doble entrada: exportar de aquí, retocar a mano y meter en el otro sistema **cambiando cosas por el camino**. A partir de ahí hay dos verdades y ninguna manda. Si al pasar los datos hay que corregirlos, el sitio para corregirlos es el origen, no la copia. ## Lo que ganáis frente a una integración **En corto** - No depende de nadie: si la persona falta, otra lo hace igual. - No se rompe cuando el otro sistema cambia de versión. - Se puede empezar mañana, sin proyecto ni presupuesto. - Y si con el tiempo se queda corto, ya sabéis exactamente qué automatizar. Ese último punto es el más valioso: seis meses haciéndolo a mano os dicen qué datos usáis de verdad y cada cuánto. Muchas integraciones se diseñan para mover cosas que después nadie mira. > [!NOTE] > Exportar un listado no es una acción de las que consumen; lo que puede consumir es generar un informe. Un fichero mensual no mueve la aguja del consumo, y esa es otra razón para empezar por aquí antes de montar nada. **¿No es más profesional una integración?** Es más profesional resolver el problema. Muchas integraciones se montan para ahorrar un trabajo de diez minutos al mes. **¿Y si el otro sistema no acepta el formato?** Casi todos aceptan hoja de cálculo; si no, esa es la conversación técnica de verdad. **¿Cuándo damos el paso a integrar?** Cuando el desfase moleste de verdad, no cuando alguien lo proponga. ## Ejemplos **Una empresa pide presupuesto para integrar su ERP y lo aparca por coste.** - Monta un listado mensual con fecha fija y responsable - A los seis meses sabe qué dos datos usa de verdad → Cuando integra, integra solo eso — y el proyecto cuesta una fracción de lo presupuestado. **Se quiere conectar dos herramientas y no hay quien programe.** - Usa las conexiones sin código disponibles → El flujo se monta sin depender de un desarrollo. **La conexión sin código se monta y nadie la documenta.** - Anota qué dispara qué y quién la mantiene → La conexión no queda huérfana. **Se monta un flujo que hace más de lo previsto.** - Empieza por un paso y añade después → El comportamiento se entiende en cada paso. **Falla y nadie sabe dónde mirar.** - Consulta el historial de ejecuciones → El diagnóstico empieza donde hay que mirar. **Se monta con la cuenta personal de quien lo hizo.** - Usa una cuenta de servicio de la empresa → La conexión sobrevive a la salida de esa persona. --- --- id: KB-IN-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/cuando-se-va-quien-monto-la-integracion idioma: es categoria: integraciones audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-003, KB-IN-008] citadoPor: [KB-IN-020] --- # Cuando se va quien montó la integración _No se cae: sigue funcionando. El problema es que nadie sabe qué hace ni se atreve a apagarla._ **Responde a:** se fue el informático que montó la integración · no sabemos para qué es esta clave de acceso · puedo desactivar una integración antigua · auditar las claves de acceso La gente teme lo contrario de lo que pasa. Cuando se marcha quien montó la conexión con vuestro sistema, la conexión no se cae — está a nombre de la organización, no de esa persona, y sigue trabajando exactamente igual al día siguiente. Lo que se marcha con ella es saber qué hace. ## Lo que queda, y lo que se va | Qué | Qué le pasa cuando esa persona se va | | --- | --- | | La clave de acceso | Sigue activa: pertenece a la organización | | Lo que la integración envía y recibe | Sigue igual, sin avisar a nadie | | Para qué se creó y qué pasa si se apaga | Se va con quien la montó | | Dónde está copiada esa clave | Suele ser lo primero que se pierde | > [!IMPORTANT] > Ese último punto es el que hace daño de verdad: **una clave activa vale lo mismo esté donde esté copiada**. Si vivía en el portátil de quien se fue, en un script de su ordenador o en una nota suya, sigue abriendo la puerta desde ahí. No basta con quitarle el usuario a esa persona: el usuario y la clave de integración son cosas distintas, y quitar uno no toca al otro. ## Qué hacer los primeros días 1. **Listar las claves activas y cuándo se usó cada una** — La última vez que se usó dice más que su nombre. 2. **Rotar la de cualquier integración que tocara esa persona** — Crear una nueva, ponerla en el sistema y retirar la vieja. 3. **Poner nombre y dueño a cada una** — Qué sistema la usa y qué persona responde hoy, no quién la creó. 4. **Y retirar lo que no se use desde hace meses** — Es lo único que se puede apagar sin miedo, porque nada la llama. > [!WARNING] > Sobre apagar una clave que no sabéis qué hace: **desactivar no es borrar**. Si al retirarla algo deja de funcionar, se nota enseguida y se vuelve atrás creando otra; el coste de equivocarse es una tarde, no un dato perdido. La alternativa —dejarla activa por si acaso, para siempre— es la que acaba en un cuestionario de cliente sin respuesta. ## Cómo no volver a estar aquí **En corto** - Una clave por integración, nunca una compartida entre varias. - Con caducidad puesta desde el principio: obliga a revisarla y a que alguien la reclame. - Y el permiso justo: si solo tiene que leer, que no pueda escribir. > [!NOTE] > Esto vale igual cuando el que se marcha es un proveedor externo, y ahí con más motivo: la relación termina, la clave no, y el aviso de que hay que retirarla no lo va a dar nadie. **¿Se puede saber qué hizo una integración?** El registro de actividad muestra lo que hizo la clave, aunque no para qué se creó. **¿Y si el sistema que la usa ya no existe?** Entonces es candidata clara: retirar y esperar. Nada la va a llamar. **¿Rotar una clave corta el servicio?** Solo si se retira la vieja antes de poner la nueva. Primero se instala, después se retira. ## Ejemplos **Una empresa hereda cuatro claves de acceso sin documentar tras marcharse su informático.** - Mira cuándo se usó cada una, rota las dos vivas y retira las dos muertas → Se queda con dos integraciones con dueño y sin puertas abiertas desde un portátil que ya no controla. **La persona que montó la integración se va y nadie sabe cómo funciona.** - Documenta el flujo y las claves antes de la salida - Nombra un responsable nuevo el último día → La integración sigue funcionando y hay a quién preguntar. **La integración corre con su cuenta personal.** - Migra a una cuenta de servicio antes de la baja → Cerrar su cuenta deja de romper el flujo. **Las claves están en su ordenador.** - Guarda las claves en el gestor de secretos → El acceso no se va con el portátil. **Falla dos meses después y nadie sabe dónde mirar.** - Deja documentado el registro y el punto de fallo habitual → El diagnóstico no empieza de cero. **Nadie sabe qué integraciones existen.** - Mantiene un inventario con responsable → Ninguna queda huérfana. --- --- id: KB-IN-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/probar-una-integracion-sin-ensuciar-los-datos idioma: es categoria: integraciones audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-008, KB-IN-011] citadoPor: [KB-IN-017] --- # Probar una integración sin ensuciar los datos _Lo que se prueba con datos reales sale a la calle de verdad: avisos, correos y registros que luego hay que explicar._ **Responde a:** probar una integración sin mandar avisos reales · cómo hago pruebas sin ensuciar · he lanzado una prueba y ha salido un correo · datos de prueba en producción Toda integración pasa por una fase de prueba, y casi siempre se hace sobre lo que hay: se coge un expediente real porque es el que tiene los datos completos. Funciona a la primera y por eso nadie se da cuenta del problema hasta la semana siguiente. ## Qué pasa cuando se prueba con lo real | Lo que hace la prueba | Qué provoca de verdad | | --- | --- | | Marcar un expediente como completado | Se disparan los avisos que dependan de ese estado | | Crear una solicitud de ejemplo | Alguien de fuera recibe una petición que nadie quería mandar | | Actualizar un dato para ver si viaja | Queda escrito en el histórico de algo real | | Repetir el envío del aviso diez veces | Vuestro sistema recibe diez veces el mismo evento | > [!IMPORTANT] > La fila que más incidencias reales provoca es la segunda: **un aviso de prueba sobre un contacto real sale de verdad**. La plataforma no distingue una prueba de un envío en serio, porque para ella es exactamente el mismo acto. Es la llamada incómoda del día siguiente — un proveedor pidiendo explicaciones por una solicitud que no entiende — y la única forma de evitarla es que el destinatario de cualquier prueba seáis vosotros mismos. ## Cómo se prueba bien 1. **Un expediente de pruebas, con nombre que lo diga** — «PRUEBA — no usar», para que nadie lo confunda en un listado. 2. **Contactos de prueba con vuestras propias direcciones** — Si algo sale, os llega a vosotros. 3. **Probar primero el aviso, después la acción** — Ver el evento llegar a vuestro sistema no requiere tocar nada real. 4. **Y limpiar al terminar, dejando nota de qué era** — Lo que se queda ahí acaba contando en un informe. > [!WARNING] > Cuidado también con lo que la prueba no rompe pero sí ensucia: **los expedientes de prueba cuentan en los números**. Salen en los totales del mes, en la media de días para cerrar y en el informe que enseñáis a un cliente. Es la razón por la que conviene borrarlos al acabar y no «dejarlos por si acaso»: nadie recuerda seis meses después que aquellos cuatro expedientes de septiembre eran de una prueba de integración. ## Antes de dar por buena la integración **En corto** - Comprobad qué pasa cuando falla, no solo cuando funciona: es lo que va a pasar algún día. - Provocad un error a propósito y mirad si alguien se entera. - Y dejad escrito qué hace, para quien la mire dentro de dos años. > [!NOTE] > Si vuestra informática necesita un entorno separado para probar contra datos que no sean los vuestros, es una conversación que conviene tener antes de empezar a integrar, no en mitad de la prueba. **¿Puedo probar con un cliente de confianza?** Mejor no: la prueba deja rastro en su expediente, no solo en el vuestro. **¿Y si necesito datos realistas?** Copiad la forma, no el contenido: nombres inventados con la misma estructura. **¿Cuánto conviene dejar los expedientes de prueba?** Lo que dure la prueba. Después, fuera. ## Ejemplos **Una empresa prueba su integración marcando como completado un expediente real.** - Crea un expediente de prueba con contactos suyos y provoca un fallo a propósito → La prueba enseña qué pasa cuando falla, sin que ningún proveedor reciba nada raro. **Se prueba en producción y se crean veinte expedientes de mentira.** - Prueba en un entorno aparte - Si no lo hay, usa datos marcados como prueba y ciérralos después → Los informes no arrancan mezclando pruebas con lo real. **Las pruebas mandan correos a proveedores reales.** - Usa contactos de prueba propios → Nadie de fuera recibe un correo de un ensayo. **Se prueba el camino feliz y falla el día del error.** - Prueba también qué pasa cuando el dato viene mal → El comportamiento ante el error se conoce antes. **Terminan las pruebas y los datos se quedan.** - Cierra y limpia lo de prueba antes de abrir → El arranque empieza limpio. **No se sabe si lo probado es lo que va a producción.** - Comprueba que la configuración es la misma → Lo probado es lo que se despliega. --- --- id: KB-IN-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/cuando-vuestro-sistema-se-actualiza idioma: es categoria: integraciones audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-008, KB-IN-016, KB-IN-018] citadoPor: [KB-IN-005] --- # Cuando vuestro sistema se actualiza _No cambiáis de programa: solo lo actualizan. Y la integración sigue funcionando, que es justo lo que la hace peligrosa._ **Responde a:** han actualizado el erp y la integración falla · actualización de versión y campos que cambian · la integración sigue pero faltan datos · avisar al proveedor antes de actualizar Vuestra informática o vuestro proveedor actualiza el programa un fin de semana. El lunes todo funciona: la gente entra, los pedidos salen, y la integración sigue enviando datos. Por eso este problema tarda semanas en aparecer, y para entonces ya ha ensuciado el histórico. ## Cómo se rompe una integración sin dejar de funcionar | Qué cambió | Qué se ve | Qué está pasando de verdad | | --- | --- | --- | | Un campo cambió de nombre | Todo sigue igual | Ese dato llega vacío y nadie lo mira | | Un campo cambió de formato | Los datos entran | Entran mal: fechas o importes distintos | | Se añadió un campo obligatorio | Empiezan a fallar algunos envíos | Es el caso bueno: se nota | | Cambió cómo se identifica un registro | Se crean duplicados | Cada envío crea uno nuevo en vez de actualizar | > [!IMPORTANT] > Las dos primeras filas son las peligrosas por el mismo motivo: **una integración no avisa de lo que deja de recibir**. Si un campo pasa a llamarse de otra forma, no hay error: hay un hueco, y los expedientes se van creando con ese dato vacío durante semanas. Cuando alguien lo nota, hay que decidir si se rellenan doscientos casos a mano. El fallo ruidoso —el envío que se cae— es en realidad el mejor escenario, porque se descubre el mismo día. ## Qué hacer alrededor de una actualización 1. **Enteraos de cuándo va a ser, aunque no os afecte «a vosotros»** — Es información que casi nunca llega a quien lleva la integración. 2. **Preguntar qué cambia en los datos, no en la interfaz** — Lo que le importa a una integración no sale en las notas de versión. 3. **Comprobar un caso completo al día siguiente** — Uno de verdad, con sus datos, no un ping. 4. **Y mirar los expedientes de esa semana con lupa** — Es donde aparecerán los huecos si los hay. > [!WARNING] > El aviso que conviene tener montado antes de que pase: **una comprobación que mire si el dato llega, no si el envío responde**. Que la integración conteste «recibido» no significa nada sobre lo que había dentro. Una revisión sencilla —cuántos de los últimos expedientes tienen ese campo vacío— detecta en un día lo que de otro modo se descubre cuando un cliente pregunta por qué le falta un número. ## Si el que actualiza sois vosotros **En corto** - Avisad a quien mantiene cada integración antes, no después. - Guardad un ejemplo de cómo llegaban los datos antes de actualizar: es con lo que compararéis. - Y si es posible, actualizad un día en que alguien pueda mirar al día siguiente. > [!NOTE] > Este mismo problema aparece cuando el que actualiza es el proveedor de la otra punta y no os avisa. La diferencia es que ahí no lo podéis planificar; solo detectarlo pronto, y para eso sirve la comprobación de arriba. **¿Puedo probar la actualización antes en algún sitio?** Preguntad a vuestra informática: si hay entorno de pruebas, es el momento de usarlo. **¿Y si el hueco lleva semanas?** Rellenad lo que se pueda por lote y anotad desde cuándo faltaba. **¿Conviene congelar la integración durante la actualización?** Pararla un rato es más barato que limpiar duplicados después. ## Ejemplos **Una empresa actualiza su ERP y tres semanas después descubre expedientes sin número de pedido.** - Comprueba un caso completo al día siguiente y revisa cuántos llegan con el campo vacío → El hueco se detecta en un día en vez de en doscientos expedientes que hay que repasar. **El ERP se actualiza un fin de semana y el lunes la integración no funciona.** - Pide el calendario de actualizaciones a informática - Prueba el flujo en el entorno de pruebas antes del salto → La actualización se afronta con la integración ya comprobada. **Cambia un campo y la integración empieza a fallar en silencio.** - Configura un aviso si deja de llegar actividad → El fallo se detecta en horas. **Se actualiza y nadie prueba nada.** - Prueba un caso real justo después → El problema se descubre antes que los usuarios. **La actualización cambia el formato de un dato.** - Valida el formato antes de escribir → El dato malo no se propaga. **Se acumulan avisos sin procesar durante la ventana.** - Comprueba lo pendiente al terminar → La ventana no deja un agujero. --- --- id: KB-IN-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/que-eventos-puede-avisarte-la-plataforma idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-005, KB-IN-008, KB-IN-014] citadoPor: [KB-IN-013] --- # Los veinte avisos que puede mandar a tu sistema _El catálogo completo de qué puede disparar algo en vuestro lado._ **Responde a:** qué eventos emite la plataforma · lista de webhooks disponibles · avisar a mi erp cuando pasa algo · eventos de expediente y solicitud Vuestro sistema puede enterarse en el momento de lo que pasa aquí, sin preguntar cada rato. Esto es todo lo que puede avisar, agrupado por lo que le pasa a cada cosa. ## Lo que le pasa a un expediente | Evento | Cuándo se dispara | | --- | --- | | Se completa | Todo lo obligatorio está entregado y aprobado | | Se cancela | Alguien lo cierra sin completar | | Se duplica | Se crea uno nuevo a partir de este | | Se añade una fase | El expediente crece con el proceso en marcha | | Se importa un bloque | Entra documentación en lote | | Se elimina | Deja de existir | ## Lo que le pasa a una solicitud | Evento | Para qué suele usarse | | --- | --- | | Se envía | Registrar en vuestro sistema que se pidió | | Se abre | Saber que llegó de verdad | | Se responde | Disparar el siguiente paso vuestro | | Se recibe | Marcar el documento como entrado | | Se rechaza | Abrir una tarea a quien la pidió | | Se recuerda | Contabilizar la insistencia | | Se reenvía | Detectar contactos problemáticos | ## Lo que le pasa a un documento | Evento | Para qué suele usarse | | --- | --- | | Se sube | Reflejarlo en vuestro gestor documental | | Se le extraen datos | Volcar esos datos a vuestro sistema | | Se certifica | Guardar la referencia de la prueba | | Se genera desde plantilla | Trazar documentos creados automáticamente | | Se rellena a mano | Distinguir lo manual de lo automático | ## Aprobaciones Se aprueba o se rechaza. Son los dos que más disparan trabajo en el otro lado: aprobar suele desbloquear algo vuestro, y rechazar suele abrir una tarea. > [!IMPORTANT] > Suscribíos solo a lo que vais a usar. Escuchar los veinte llena vuestro registro de eventos que nadie procesa, y cuando falle uno importante estará enterrado entre ellos. > [!WARNING] > Cada entrega de webhook consume. Veinte eventos por expediente en un volumen alto suma deprisa; escuchar tres bien elegidos consume una fracción y resuelve lo mismo. > [!NOTE] > Los tres que cubren la mayoría de las integraciones reales: expediente completado, solicitud respondida y aprobación decidida. Con esos tres se automatiza casi todo lo que la gente quiere automatizar. **¿Puedo elegir cuáles recibir?** Sí, y conviene. **¿Qué pasa si mi sistema está caído?** Se reintenta; revisad la cola de fallidos. **¿Se puede probar sin producción?** Sí, contra el entorno de pruebas. ## Ejemplos **Un equipo se suscribe a los veinte eventos y a las dos semanas nadie mira el registro.** - Deja tres: expediente completado, solicitud respondida y aprobación decidida → El registro vuelve a ser legible y el consumo baja, sin perder nada de lo que automatizaban. **Se suscriben los veinte avisos y el sistema receptor recibe ruido continuo.** - Suscribe solo los eventos que se van a procesar - Añade los demás cuando haya algo que hacer con ellos → El sistema recibe lo que sabe usar y el registro sigue siendo legible. **Se quiere reaccionar a que un documento caduque y no se sabe qué avisa eso.** - Consulta la lista de eventos disponibles → La integración se monta sobre lo que existe. **Un aviso llega dos veces por un reintento.** - Trata el aviso como idempotente por su identificador → El mismo evento no genera dos acciones. **El aviso llega y el sistema receptor no sabe de qué expediente habla.** - Incluye el identificador del expediente en el tratamiento → La acción se aplica donde corresponde. **Se cambia un flujo y los avisos dejan de encajar.** - Revisa las suscripciones al cambiar el proceso → La integración acompaña al cambio. --- --- id: KB-IN-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/conectar-la-plataforma-a-tu-asistente idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-002, KB-MA-002] citadoPor: [KB-IN-014] --- # Conectar la plataforma a tu propio asistente _Que un asistente de IA vuestro consulte y actúe sobre vuestros expedientes._ **Responde a:** conectar claude o chatgpt a la plataforma · mcp integración asistente · consultar expedientes desde mi asistente · dar acceso a una ia externa Si vuestro equipo ya trabaja con un asistente de IA, puede consultar directamente vuestros expedientes en lugar de que alguien copie y pegue lo que hay dentro. Es una conexión que se autoriza y se acota, no un acceso abierto. ## Los tres niveles de acceso | Nivel | Qué permite | Cuándo usarlo | | --- | --- | --- | | Solo lectura | Consultar y responder preguntas sobre lo que hay | Casi siempre. Es el que resuelve el 90 % de los casos | | Lectura y escritura | Además, crear y modificar | Cuando el asistente tiene que dejar trabajo hecho | | Completo | Todo lo anterior sin restricción | Rara vez, y con muy buena razón | > [!IMPORTANT] > Empezad por solo lectura y quedaos ahí si os sirve. Un asistente que puede escribir puede equivocarse escribiendo, y lo que haga queda a nombre de la organización que autorizó la conexión — la vuestra. ## Lo que sí resuelve **En corto** - Preguntar por el estado de expedientes sin abrir la plataforma. - Cruzar lo que hay aquí con lo que tenéis en otro sitio. - Preparar respuestas a cuestionarios de cliente con datos reales. > [!WARNING] > La conexión hereda permisos: el asistente no ve más de lo que ve la cuenta que la autorizó. Si esa cuenta es de un administrador, el asistente lo ve todo. Conviene autorizarla con una cuenta acotada, no con la que más permisos tiene. > [!NOTE] > Cada consulta que hace el asistente consume, igual que si la hiciera una persona. Un asistente que pregunta en bucle gasta en bucle: conviene mirar el desglose la primera semana. ## Antes de conectar Decidid qué asistente, con qué cuenta y con qué nivel. Esas tres respuestas anotadas en algún sitio evitan la conversación de dentro de un año sobre quién autorizó qué. **¿Puedo revocarlo?** Sí, en cualquier momento. **¿Queda registrado lo que consulta?** Sí, como cualquier acceso a datos. **¿Ve documentos de otras organizaciones?** No. La separación entre organizaciones no la cruza nada. ## Ejemplos **Un equipo autoriza la conexión con la cuenta de un administrador para ir rápido.** - La rehace con una cuenta acotada y solo lectura → El asistente sigue respondiendo lo que necesitaban y deja de poder ver nóminas. **El equipo quiere preguntar por los expedientes desde su propio asistente interno.** - Conecta el asistente por la vía prevista - Limita el alcance a los expedientes que esa cuenta puede ver → Se pregunta desde donde ya se trabaja, y el asistente no ve más de lo que vería la persona. **El asistente propio devuelve datos de expedientes ajenos.** - Revisa con qué permisos está conectado → El alcance del asistente es el de la cuenta, no el de la empresa. **Se conecta y nadie sabe qué consultas hace.** - Consulta el registro de llamadas del asistente → El uso es auditable como cualquier otro acceso. **El asistente afirma cosas que no están en los documentos.** - Comprueba de qué expedientes salen las respuestas → Las afirmaciones se pueden contrastar. **Se comparte una respuesta del asistente con un cliente.** - Revisa el texto y su origen antes de enviarlo → Lo que sale lleva vuestro criterio. --- --- id: KB-IN-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/conectar-con-tus-sistemas idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-001, KB-TZ-001, KB-CR-002, KB-IN-015] citadoPor: [KB-IN-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/api-keys --- # Conectar la plataforma con tus sistemas _API, webhooks y almacenamiento externo: qué elegir según lo que quieras automatizar._ **Responde a:** api de code contract · integrar con mi erp · webhooks para recibir avisos de la plataforma · sincronizar documentos con sharepoint · crear una clave de api Hay tres formas de conectar la plataforma con lo que ya tienes, y se eligen según la dirección en la que quieras que vayan los datos. Confundirlas es el motivo habitual de que una integración acabe consultando cada cinco minutos algo que podría haberle llegado solo. **En corto** - API: tú preguntas o creas cosas desde tu sistema. - Webhooks: la plataforma te avisa cuando pasa algo, sin que preguntes. - Almacenamiento externo: los documentos se replican en tu propio repositorio. - La clave de API se crea con los permisos justos, no con todos. **API y webhooks, según la dirección de los datos** — La API va de tu sistema hacia aquí; el webhook, de aquí hacia el tuyo. Confundirlas es lo que acaba en consultas cada cinco minutos. **API and webhooks, by direction of travel** — The API goes from your system to here; the webhook from here to yours. Confusing them is what ends in polling every five minutes. ## Cuál usar | Quieres | Usa | Ejemplo | | --- | --- | --- | | Crear algo desde tu sistema | API | El ERP da de alta un proveedor y lanza el proceso de documentación | | Enterarte de que algo pasó | Webhook | Avisar a tu sistema cuando un contrato queda firmado | | Tener los archivos también en tu repositorio | Almacenamiento externo | Que todo lo certificado aparezca en vuestra carpeta corporativa | | Consultar de vez en cuando | API | Un informe mensual que lee el estado de los expedientes | _Si te ves consultando cada pocos minutos para ver si algo cambió, lo que necesitabas era un webhook._ ## Claves de API Se crean desde los ajustes de la organización, con los permisos que necesite esa integración y no más. Una clave que solo tiene que certificar documentos no debería poder borrar contactos. Y conviene una clave por integración, para poder revocar una sin romper las demás. > [!IMPORTANT] > Una clave de API da acceso a los datos de tu organización. No debe acabar en un repositorio de código, en un correo ni en un mensaje. Si sospechas que una se ha expuesto, revócala: crear otra cuesta un minuto. ## Webhooks Tú das una URL y la plataforma te avisa cuando ocurre lo que hayas suscrito. Lo importante al montarlo es que tu extremo responda rápido y aguante recibir el mismo aviso dos veces: en cualquier sistema de entrega puede haber un reintento, y procesarlo dos veces no debería duplicar nada de tu lado. ## Preguntas frecuentes **¿Dónde está la documentación de la API?** En la página pública de documentación de API, con los endpoints y sus parámetros. Este artículo es la vista de conjunto; allí está el detalle. **¿Puedo certificar automáticamente desde mi ERP?** Sí, y es uno de los usos más frecuentes: cada factura o cada registro se certifica en el momento de generarse, sin que nadie tenga que acordarse. **¿Qué pasa si mi endpoint está caído cuando salta un webhook?** Se reintenta. Por eso conviene que tu extremo tolere recibir el mismo aviso más de una vez. **¿La integración con almacenamiento externo mueve o copia?** Replica: los documentos siguen en la plataforma con su trazabilidad y además aparecen en vuestro repositorio. ## Ejemplos **Una empresa quiere que cada factura emitida por su ERP quede certificada sin intervención humana.** - Crea una clave de API con permiso solo de certificar - El ERP llama a la API en el momento de emitir la factura - Suscribe un webhook para registrar en el ERP el identificador de la evidencia → Cada factura queda con fecha demostrable desde el segundo en que existe, y nadie tiene que acordarse de nada. **Una constructora da de alta ochenta subcontratas al año en su ERP y alguien vuelve a teclear los mismos datos aquí.** - El ERP llama a la API en cuanto se crea la subcontrata - El proceso de documentación se lanza solo con esos datos - El ERP recibe un aviso cuando el expediente se completa → Se elimina el doble tecleo de ochenta altas y el ERP sabe quién puede entrar a obra sin que nadie se lo diga. **El equipo de compras consulta dos pantallas para saber si un proveedor está al día.** - Lleva el estado del expediente al sistema donde se aprueba el pedido - Actualiza ese estado cada vez que cambia aquí → La aprobación del pedido se decide en la pantalla donde ya se estaba trabajando. **Se integra todo de golpe y a los dos meses nadie sabe qué hace cada conexión.** - Integra primero el flujo que más se repite - Documenta qué dispara qué antes de añadir el segundo → La segunda integración se monta sobre algo entendido en lugar de sobre una caja negra. **El ERP manda datos incompletos y se crean expedientes a medias.** - Valida los campos obligatorios antes de crear nada - Devuelve el error a quien lo generó en lugar de crear el expediente → Los expedientes que existen están completos, y el error se corrige en el sistema donde nació. **Nadie sabe si la integración sigue funcionando hasta que falta un expediente.** - Revisa el registro de llamadas cada semana - Configura un aviso si deja de llegar actividad → El corte se detecta en horas y no cuando alguien echa algo en falta. --- --- id: KB-IN-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/tres-formas-de-conectar-vuestros-sistemas idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-001, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-IN-005, KB-IN-006, KB-IN-007, KB-IN-011, KB-IN-015, KB-IN-010, KB-IN-003] --- # Conectarlo con vuestros sistemas _Las tres formas de conectar, y cuál elegir según lo que necesites._ **Responde a:** integrar code contract con nuestro erp · api para crear procesos automáticamente · recibir avisos cuando alguien firma · conectar con sharepoint Si ya tenéis un sistema donde vive la información —un ERP, un CRM, una carpeta compartida—, hay tres formas de conectarlo. La diferencia está en quién empieza la conversación. | Forma | Quién empieza | Para qué sirve | | --- | --- | --- | | API | Vuestro sistema | Crear procesos, subir documentos, consultar estados desde vuestro código | | Avisos automáticos | La plataforma | Enteraros al momento de que alguien firmó o entregó, sin preguntar cada rato | | Carpeta conectada | Los dos | Que los documentos aparezcan donde vuestra gente ya trabaja | ## Cuál elegir - Si vuestro sistema es el que manda y quiere lanzar procesos: API. - Si lo que necesitáis es reaccionar a lo que pasa aquí: avisos automáticos. - Si la gente ya trabaja en una carpeta compartida y no queréis cambiar su costumbre: carpeta conectada. No son excluyentes, y lo habitual es acabar con dos: la API para lanzar y los avisos para enterarse. > [!WARNING] > Los avisos automáticos hay que confirmarlos: si vuestro sistema no responde, se reintenta. Un endpoint que devuelve error a todo genera reintentos indefinidos y ruido. ## Antes de escribir código La documentación técnica con los endpoints, la autenticación y los ejemplos está en la propia plataforma. Este artículo es el mapa; ahí está el detalle. **¿Hay entorno de pruebas?** Sí, para no ensuciar los datos de verdad mientras se desarrolla. **¿Las claves de acceso caducan?** Se pueden rotar y revocar. Conviene una por integración, no una para todo. **¿Consume créditos usar la API?** Consume lo mismo que haría la acción por pantalla, ni más ni menos. ## Ejemplos **Una constructora quiere que al dar de alta una subcontrata en su ERP se lance solo el proceso de documentación.** - El ERP llama a la API al crear la subcontrata - Recibe un aviso automático cuando el expediente se completa - Marca la subcontrata como apta en su sistema → Nadie teclea dos veces, y el ERP sabe quién puede entrar a obra sin que se lo digan. **Una asesoría con cuatrocientos clientes quiere que el alta en su software de gestión dispare la petición de documentos.** - Su software llama a la API al crear la ficha del cliente - Se lanza la plantilla de alta con los datos que ya tenía - El estado vuelve a su software cuando el cliente entrega → El alta deja de ser un trabajo doble y la asesoría ve el avance sin salir de su herramienta. **Cada área quiere su propia conexión y se montan cuatro que hacen casi lo mismo.** - Define un solo flujo y los casos particulares como variantes → Hay una integración que mantener en lugar de cuatro que se pisan. **La conexión se monta contra una versión del sistema que va a cambiar.** - Pregunta a informática el calendario de actualizaciones antes de empezar → La integración no nace obsoleta. **Se integra un proceso que se ejecuta tres veces al año.** - Valora si compensa frente a hacerlo a mano → El esfuerzo va donde hay repetición de verdad. **Se conecta y no se prueba con datos reales hasta el día del arranque.** - Prueba con un caso real en un entorno aparte - Comprueba qué pasa cuando el dato viene mal → El arranque no es también la primera prueba. --- --- id: KB-IN-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/claves-de-acceso-y-como-cuidarlas idioma: es categoria: integraciones audiencia: desarrollador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IN-002, KB-AD-002] citadoPor: [KB-IN-005, KB-IN-012, KB-IN-016, KB-IN-018] --- # Claves de acceso: cómo no meter la pata _Una por integración, fuera del código, y rotarlas antes de que haga falta._ **Responde a:** crear una clave de api · he subido una clave a github qué hago · rotar credenciales de integración · revocar una api key Una clave de acceso es una contraseña que no la escribe una persona, y por eso se trata peor: acaba en un repositorio, en un chat de equipo, o en un script que alguien copió. Tres normas evitan casi todo. **En corto** - Una clave por integración, nunca una compartida entre varias. - Nunca dentro del código ni en un mensaje. - Con el permiso mínimo que necesite esa integración, no con todos. ## Una por integración Si el ERP y el sistema de fichajes comparten clave, revocarla porque uno se comprometió tumba el otro. Con una cada uno, se revoca lo afectado y ya. ## Fuera del código En las variables de entorno de vuestro sistema, no en un fichero que se sube al repositorio. Es el error más común y el que peor se arregla después: borrarlo del código no la borra del historial. ## Si se ha filtrado 1. **Revócala ya** — Antes de investigar cómo pasó. Una clave filtrada deja de valer en cuanto se revoca. 2. **Crea una nueva y cámbiala** — En el sistema que la usaba. 3. **Mira qué se hizo con ella** — Los accesos quedan registrados. Ahí se ve si alguien la usó. > [!IMPORTANT] > Cambiar la clave en el código sin revocar la vieja no arregla nada: la vieja sigue funcionando para quien la tenga. Revocar es el paso que cuenta. > [!NOTE] > Rotarlas cada cierto tiempo aunque no haya pasado nada convierte la rotación en un trámite conocido en vez de en una urgencia el día que hace falta. **¿Caducan solas?** Se les puede poner vencimiento, y es buena idea. **¿Puedo ver una clave después de crearla?** No. Se muestra una vez; si se pierde, se crea otra. **¿Cuántas puedo tener?** Las que necesites. Muchas y acotadas es mejor que una con todos los permisos. ## Ejemplos **Un desarrollador descubre que una clave quedó en un repositorio público hace dos semanas.** - La revoca al momento - Crea una nueva y la pone en las variables de entorno - Revisa el registro de accesos de esas dos semanas → Confirma que no se usó desde fuera y el problema se cierra en veinte minutos. **La clave de acceso se comparte por mensajería entre tres personas y acaba en el móvil de un proveedor.** - Crea una clave por integración y no por persona - Revoca la que circuló y genera una nueva → Cada conexión tiene su clave y revocarla no rompe las demás. **La clave está escrita dentro del código que subió alguien que ya no trabaja allí.** - Guarda las claves en el gestor de secretos, no en el código - Rota la clave al salir la persona → La salida de un desarrollador deja de ser un incidente de seguridad. **Una clave da acceso a todo cuando la integración solo lee dos campos.** - Concede a cada clave el alcance mínimo que necesita → Una clave filtrada expone dos campos y no el archivo entero. **Nadie sabe qué claves hay activas ni para qué.** - Consulta el listado y anota para qué sirve cada una → Se pueden retirar las que ya no usa nadie. **Una clave lleva tres años sin rotarse.** - Fija una rotación periódica y avisa antes → La rotación se hace con calma y no tras un susto. --- --- id: KB-IN-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/integraciones/poner-vuestra-marca-en-lo-que-recibe-el-tercero idioma: es categoria: integraciones audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-003, KB-CO-013] citadoPor: [KB-IN-014] --- # Que lleve vuestra marca, no la nuestra _Un correo que parece vuestro se abre; uno que parece de una herramienta, no._ **Responde a:** personalizar los correos con mi logo · usar mi propio dominio para los envíos · que no aparezca code contract · marca blanca envíos El tercero al que le pides documentación no te conoce como cliente de una plataforma: te conoce a ti. Si el correo llega con una marca que no reconoce, la primera reacción razonable es desconfiar — y hace bien. **En corto** - Vuestro logo y vuestro color en el correo y en la pantalla que abre. - Vuestro dominio como remitente, que es lo que más pesa. - Sin nada que el destinatario tenga que interpretar. ## Lo que se puede poner | Elemento | Efecto en quien recibe | Cuesta | | --- | --- | --- | | Logo y color | Reconoce de quién es de un vistazo | Cinco minutos | | Remitente en vuestro dominio | El correo entra donde debe, no en no deseados | Diez minutos de vuestro informático | | Dominio propio en el enlace | El enlace no parece de un tercero | Un rato de configuración | > [!IMPORTANT] > De los tres, el remitente en vuestro dominio es el que más cambia. No es estética: un correo que dice ir en vuestro nombre sin poder demostrarlo lo tratan los filtros como sospechoso, con razón. ## Lo que no conviene ocultar Que la firma o el sellado los proporciona una plataforma no es algo que esconder: es parte de por qué el documento vale. La marca sirve para que reconozcan quién les escribe, no para disimular cómo funciona. > [!NOTE] > Si mandáis a terceros que no os conocen —proveedores nuevos, clientes de un cliente—, esto pesa más que cualquier mejora del texto. **¿Lo ve también quien firma?** Sí, en el correo y en la pantalla que abre. **¿Hace falta informático?** Solo para el dominio, y es un cambio de diez minutos. **¿Se puede tener marca distinta por equipo?** Depende de cómo tengáis montada la organización; consultadlo si trabajáis con varias marcas. ## Ejemplos **Una empresa manda peticiones a proveedores que no la conocen y la mitad no responde.** - Pone su logo y su color - Su informático autoriza el envío desde su dominio → La apertura sube de forma clara sin cambiar una palabra del texto. **Un proveedor recibe el aviso, no reconoce el remitente y lo borra por sospechoso.** - Configura el envío desde vuestro propio dominio - Usa un asunto que nombre a vuestra empresa y el motivo → El correo se abre porque el proveedor reconoce quién escribe. **La pantalla que ve el proveedor no se parece en nada a vuestra web.** - Aplica vuestro logotipo y colores al portal externo → El proveedor entra con la confianza de estar en el sitio correcto. **El dominio propio se configura a medias y los correos van a no deseados.** - Completa los registros que pida vuestra informática - Comprueba con un envío de prueba antes de la primera tanda → La primera campaña no arranca con la mitad en la carpeta de basura. **Cada área usa una firma distinta en los avisos.** - Unifica la plantilla de comunicación → El proveedor recibe un mensaje coherente venga de quien venga. **La marca se configura y nadie revisa cómo se ve en un móvil.** - Se manda un aviso a sí mismo y lo abre desde el teléfono → Se corrige lo que se ve mal antes de que lo vea nadie de fuera. --- --- id: KB-TZ-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/cuanto-tiempo-guardar-los-documentos idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: administrador nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-001, KB-AD-003] citadoPor: [KB-AD-004, KB-MA-003, KB-DI-010, KB-CS-012, KB-TZ-013, KB-LE-020, KB-LE-022, KB-TZ-006, KB-GL-013] --- # Cuánto tiempo guardar los documentos _Guardar de más también tiene coste, y no es el del almacenamiento._ **Responde a:** cuánto tiempo hay que conservar los documentos · política de retención de datos · borrar documentos antiguos rgpd · obligación de conservar contratos Guardarlo todo para siempre parece lo prudente y no lo es: cuantos más datos personales conservas sin motivo, mayor es el daño si algún día hay un problema, y menos defendible es tenerlos. La regla es guardar lo que hay que guardar, el tiempo que haya que guardarlo. **En corto** - El plazo lo marca para qué sirve el documento, no el espacio que ocupa. - Los datos personales sin motivo para estar ahí son un riesgo, no un activo. - La política se define una vez y se aplica sola. ## Órdenes de magnitud | Tipo de documento | Suele conservarse | | --- | --- | | Contratos y sus anexos | Mientras dure la relación, más el plazo de reclamación | | Documentación fiscal | Lo que marque vuestra normativa fiscal | | Documentos de identidad de terceros | Lo mínimo imprescindible; muchas veces basta con verificarlos y no guardarlos | | Evidencias de firma | Mientras el documento firmado tenga efectos | _Los plazos concretos dependen de vuestro país y sector: esto es el criterio, no la tabla legal._ > [!IMPORTANT] > Esto no es asesoramiento legal. Los plazos exactos los fija vuestra normativa y vuestro asesor; lo que la plataforma hace es aplicar lo que decidáis, de forma consistente y registrada. ## Lo que pasa al cumplirse el plazo Lo previsto en vuestra política: se elimina, o se archiva sin datos personales. En ambos casos queda constancia de que se aplicó la regla, que es lo que hay que poder enseñar. > [!WARNING] > Si alguien ejerce su derecho a que se borren sus datos, eso convive con las obligaciones de conservación: hay documentos que hay que guardar por ley aunque la persona pida borrarlos. La política es lo que resuelve el conflicto de antemano en vez de caso por caso. **¿Se puede tener plazos distintos por tipo?** Sí, y es lo razonable. **¿Se avisa antes de eliminar?** Se puede configurar un aviso previo. **¿Y si hay un litigio en curso?** Se suspende la eliminación de lo afectado. Borrar algo relevante para un litigio en marcha es un problema serio. ## Ejemplos **Una empresa guarda copias de DNI de candidatos desde hace ocho años.** - Define que solo se conservan los de quien se incorporó - Aplica la política a lo antiguo → Deja de custodiar miles de documentos de identidad que no tenía motivo para tener. **Se conserva todo indefinidamente por si acaso.** - Aplica una política de conservación por tipo → Se conserva lo que tiene motivo y plazo. **Se borra algo que hacía falta años después.** - Fija los plazos con el asesor antes de borrar → El borrado deja de ser una apuesta. **Nadie sabe cuánto se guarda cada tipo de documento.** - Consulta la política aplicada → La decisión se toma una vez y se aplica sola. **Un cliente pregunta cuánto tiempo guardáis lo suyo.** - Responde con la política escrita → La respuesta es concreta. **El archivo crece sin criterio.** - Revisa qué ha superado su plazo → El archivo deja de crecer sin control. --- --- id: KB-TZ-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/ensenar-el-historico-a-alguien-de-fuera idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-005, KB-CF-003] citadoPor: [KB-TZ-011, KB-TZ-021] --- # Enseñar el histórico a alguien de fuera _Un auditor, un abogado, un cliente: qué darles y qué no._ **Responde a:** dar acceso a un auditor a los expedientes · enseñar el historial a un cliente · compartir trazabilidad con un tercero · exportar el registro para un abogado Llega el momento de enseñar cómo trabajáis a alguien que no está dentro. La tentación es preparar una carpeta con lo que le vais a enseñar, y es justo lo que no hay que hacer: si la selección la hacéis vosotros, quien mira lo sabe y pedirá el resto. ## Las tres formas, de mejor a peor | Cómo | Cuándo | Qué deja | | --- | --- | --- | | Acceso de consulta acotado | Auditorías, revisiones periódicas | Nada suelto, y queda registrado qué miró | | Exportación con sus fechas | Cuando tiene que quedárselo: un abogado, un juzgado | Un archivo que ya no controláis | | Capturas de pantalla | Nunca, si se puede evitar | Algo que cualquiera podría fabricar | ## Lo que hay que acotar antes de dar acceso - El alcance: la obra, el cliente o el periodo del que va la revisión, y nada más. - El tiempo: acceso mientras dure el encargo, no indefinido. - El nivel: consulta. Nadie de fuera necesita poder cambiar nada. > [!IMPORTANT] > Si vuestros expedientes contienen documentos de terceros —trabajadores de una subcontrata, clientes de un cliente—, dar acceso amplio no es solo una decisión vuestra: estáis enseñando información de gente que no lo ha autorizado. Acotad al alcance real. > [!WARNING] > No modifiques ni reorganices nada mientras dura una revisión o una reclamación. Todo cambio queda registrado con su fecha, y un cambio hecho después de que empiece se lee siempre de la peor manera. > [!NOTE] > Un acceso acotado suele impresionar más que un dossier preparado: enseña que el control existe de verdad, no que sabéis montar una carpeta. **¿Queda constancia de lo que miró?** Sí, con fecha y hora. **¿Puedo quitarle el acceso al terminar?** Sí, y hay que hacerlo ese día. **¿Y si pide algo que está fuera del alcance?** Se le da si procede, ampliando el alcance de forma expresa. No conviene dar acceso amplio «por si acaso». ## Ejemplos **Un cliente grande pide auditar cómo se controla la documentación de sus obras.** - Le da acceso de consulta acotado a sus tres obras - Por el tiempo que dura la auditoría → El auditor mira lo que necesita, queda registrado, y no sale ni un documento de otro cliente. **Se enseña el histórico mandando capturas.** - Comparte el expediente con acceso controlado → El tercero comprueba en lugar de creer. **Se comparte de más al enseñar un caso.** - Comparte solo lo que corresponde → Se entrega lo pedido sin dar de más. **No queda constancia de qué se enseñó.** - Registra qué se compartió y con quién → La entrega es demostrable después. **El acceso queda abierto tras la revisión.** - Retira el acceso al terminar → El histórico no se queda expuesto. **El auditor quiere comprobarlo por su cuenta.** - Le da acceso de solo lectura al expediente → Comprueba sin intermediarios. --- --- id: KB-TZ-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/me-han-mandado-un-documento-verificable idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-002, KB-GL-005] citadoPor: [KB-SC-016] --- # Me han mandado un documento y quiero comprobarlo _Cómo verificar un documento que has recibido, sin cuenta y en un minuto._ **Responde a:** cómo verifico un documento que me han enviado · comprobar si un certificado es auténtico · verificar un pdf con código qr · este documento es falso Si has recibido un documento que dice ser verificable, puedes comprobarlo tú mismo. No hace falta cuenta, ni permiso de quien te lo mandó, ni fiarte de nadie: esa es justamente la idea. ## Cómo se hace **Las tres respuestas de una verificación** — Coincide significa que es el documento sellado en la fecha que dice; no coincide, que el archivo cambió desde entonces; no consta, que nunca se selló aquí. | Tienes | Qué hacer | | --- | --- | | El archivo | Subirlo a la página pública de verificación | | Un código QR en el documento | Escanearlo con la cámara del móvil | | Solo una impresión en papel | Pedir el archivo original: una fotocopia no se puede verificar | ## Qué significa cada respuesta **En corto** - Coincide: es exactamente el documento que se selló, en la fecha que dice. - No coincide: ese archivo ha cambiado desde entonces, aunque sea una coma. - No consta: ese documento nunca se selló aquí. > [!WARNING] > «No coincide» no significa necesariamente que alguien te esté engañando. Reimprimir un PDF, volver a guardarlo desde otro programa o convertirlo cambia el archivo. Pide el original antes de sacar conclusiones. > [!IMPORTANT] > Verificar comprueba que el documento no ha cambiado y cuándo existió. No comprueba que lo que dice sea verdad, ni que quien te lo manda sea quien dice ser. Si el documento te ha llegado de alguien que no esperabas, eso sigue mereciendo una llamada. > [!NOTE] > La comprobación funciona igual dentro de años, mientras conserves el archivo. No depende de que tengas relación con quien te lo mandó. **¿Tengo que registrarme?** No, y es a propósito: quien verifica suele ser alguien de fuera. **¿Se entera el que me lo mandó?** Las verificaciones quedan registradas. **¿Puedo verificar desde el móvil?** Sí, incluido escanear el código. ## Ejemplos **Un cliente recibe un certificado de su proveedor y quiere comprobar que es el bueno.** - Escanea el código del documento → Confirma en veinte segundos que es el que se selló, sin llamar a nadie. **Llega un documento y se duda de si es el bueno.** - Comprueba su huella en la página de verificación → La duda se resuelve en segundos. **El fichero se abrió y ya no coincide.** - Pide el original sin abrir → La comprobación sale correcta. **El documento llegó por un canal que lo recomprime.** - Lo pide de nuevo sin comprimir → La huella vuelve a coincidir. **No coincide y no hay explicación.** - Documenta la comprobación y consulta al emisor → El caso se trata con el rastro delante. **No se sabe qué afirma exactamente la comprobación.** - Consulta qué dice el resultado → No se atribuye a la prueba de más. --- --- id: KB-TZ-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/exportar-todo-para-cambiar-de-sistema idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-002, KB-TZ-005] citadoPor: [KB-IN-013, KB-LE-023] --- # Si algún día queréis cambiar de sistema _Qué os podéis llevar, en qué formato, y por qué conviene saberlo antes._ **Responde a:** exportar todos mis documentos · irme a otra plataforma · cómo recupero toda mi información · migrar a otro sistema documentos Es una pregunta que conviene hacer antes de empezar, no cuando ya lleváis tres años dentro. Y es razonable hacerla: lo que guardáis aquí son vuestros documentos, y quedarse atrapado en una herramienta es un riesgo real. ## Qué os podéis llevar | Qué | En qué formato | | --- | --- | | Los documentos | Tal y como se subieron, sin transformar | | Los datos extraídos | En formato de hoja de cálculo | | Las fechas y el histórico | Con la exportación, no aparte | | Las evidencias de firma | Dentro de la copia firmada | > [!IMPORTANT] > Que los documentos salgan **tal y como entraron** es lo que importa de verdad. Un sistema que os devuelva los PDF convertidos a otro formato os devuelve archivos que ya no coinciden con su huella, y con eso perdéis la posibilidad de verificarlos. ## Lo que no viaja igual Los procesos que hayáis montado, las plantillas y los flujos son específicos de cada herramienta y no se trasladan tal cual a ninguna otra. Lo que se traslada es lo que importa: los documentos, sus datos y sus fechas. **En corto** - Comprobad la exportación una vez al principio, no cuando la necesitéis. - Guardad una copia de lo crítico fuera, si vuestro sector lo pide. - Y aseguraos de que las firmas siguen verificándose después de exportar. > [!WARNING] > Si exportáis y luego alguien convierte los archivos «para ordenarlos», habréis perdido la verificabilidad de todo lo firmado. Los originales se conservan como salieron; las copias en otro formato son copias adicionales, no sustitutos. > [!NOTE] > Preguntar esto antes de contratar cualquier herramienta —esta o cualquier otra— es una buena costumbre. Una respuesta clara es una señal; una respuesta vaga también. **¿Puedo exportar solo una parte?** Sí, por cliente, por obra o por periodo. **¿Sigue valiendo una firma exportada?** Sí, mientras conservéis el archivo original sin transformar. **¿Cuánto tarda una exportación grande?** Depende del volumen; conviene probarlo con una parte antes de necesitarlo entero. ## Ejemplos **Una empresa prueba la exportación completa a los seis meses de empezar, sin necesitarla.** - Comprueba que los PDF salen sin transformar - Verifica una firma exportada → Sabe exactamente qué puede recuperar, y esa tranquilidad les permite meter dentro lo importante. **Se contrata sin preguntar cómo se sale.** - Pregunta el formato y el coste de exportar antes de firmar → La salida se comprueba en lugar de suponerse. **Los documentos salen sueltos sin su contexto.** - Comprueba que la exportación conserva la estructura → Lo exportado sigue siendo utilizable. **Se migra y el histórico se queda en el sistema viejo.** - Incluye el histórico en el plan de migración → La migración no corta la historia. **Se pide la exportación cuando ya se quiere marchar.** - Pide una exportación de prueba antes → La salida se conoce sin presión. **Nadie sabe qué pasa si el proveedor cierra.** - Mantiene copia periódica de lo importante → La caída de un tercero no se lleva el archivo. --- --- id: KB-TZ-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/que-hacer-si-alguien-niega-haber-recibido-algo idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-005, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-TZ-012, KB-TZ-015] --- # «Yo no recibí eso» _La frase más repetida en una discusión, y qué la responde._ **Responde a:** el cliente dice que no recibió el documento · demostrar que envié algo · niega haber recibido el aviso · prueba de envío y recepción Aparece en cualquier discusión y casi siempre de buena fe: la persona de verdad no lo recuerda, o le llegó a alguien que ya no está, o se quedó en no deseados. Lo que decide la conversación no es quién tiene razón, es qué se puede enseñar. ## Los cuatro niveles de respuesta | Lo que podéis demostrar | Qué fuerza tiene | | --- | --- | | Que lo enviasteis | Media: prueba que salió, no que llegó | | Que se entregó | Alta: el servidor del destinatario lo aceptó | | Que se abrió | Muy alta, con fecha y hora | | Que lo firmó | Definitiva: ya no es recepción, es aceptación | > [!IMPORTANT] > El salto entre el primero y el tercero es lo que cambia la conversación. «Te lo mandé» admite réplica; «consta abierto el día 4 a las 10:12» no la admite, y suele terminar la discusión sin que nadie tenga que quedar mal. ## Cómo se enseña sin que parezca un ataque La forma importa. «Debe de haberse traspapelado, aquí consta que se abrió el día 4; te lo reenvío» consigue lo mismo que una acusación y no rompe la relación. La prueba está para cerrar la duda, no para ganar una discusión. **En corto** - Enseñad el dato, no la conclusión. - Ofreced reenviarlo en la misma frase. - Y si consta que no se abrió, decidlo también: a veces la razón la tienen ellos. > [!WARNING] > Si consta que rebotó o que nunca se abrió, el problema es vuestro y conviene reconocerlo rápido. Insistir en que se envió cuando el registro dice que no llegó destruye la credibilidad del resto de vuestros registros. ## Cuando esto se repite con la misma persona Deja de ser una discusión y pasa a ser un dato: esa dirección no funciona, o esa persona no es la correcta. Se corrige el contacto en vez de repetir la conversación cada trimestre. > [!NOTE] > Para lo que tiene consecuencias, no basta con poder demostrar que llegó: mandadlo a firmar. La diferencia entre «te avisé» y «lo aceptaste» es toda. **¿Cuánto se conserva ese registro?** Según vuestra política de conservación. **¿Vale ante un tercero?** Es el tipo de evidencia que se aporta; su peso lo valora quien decida. **¿Y si lo abrió otra persona de su empresa?** Consta que se abrió desde ese destinatario; quién estaba delante no lo dice ningún sistema. ## Ejemplos **Un cliente niega haber recibido el aviso de un sobrecoste y la relación es larga.** - Le enseña el registro de apertura y le ofrece reenviarlo → La duda se cierra sin que nadie quede mal, y el cliente sigue siendo cliente. **El otro dice que nunca lo recibió.** - Consulta la fecha y el estado de entrega → Consta cuándo se entregó. **Se mandó por correo y no consta.** - Usa un canal que deje rastro para lo que importa → La entrega es demostrable. **Consta entregado y sigue negándolo.** - Aporta el registro con su fecha y destinatario → La discusión se cierra con datos. **Se reenvía sin comprobar el primer envío.** - Consulta primero qué consta → Se evita duplicar y confundir. **El destinatario correcto era otro.** - Comprueba la dirección registrada → El error se localiza en lugar de discutirse. --- --- id: KB-TZ-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/responder-a-un-requerimiento idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-001, KB-TZ-007, KB-TZ-017] citadoPor: [KB-LE-015, KB-PR-017, KB-TZ-018, KB-TZ-021] --- # Responder a un requerimiento _Un juzgado, una inspección o un abogado piden documentación con plazo. Qué se entrega y qué no._ **Responde a:** me han requerido documentación judicial · responder a una inspección con plazo · qué entregar en un requerimiento · aportar documentos a un procedimiento Llega un escrito pidiendo documentación sobre un periodo o una relación concreta, con un plazo que suele ser corto. La reacción habitual —buscar a toda prisa y mandar todo lo que aparezca— es la que crea los problemas que vienen después. ## Los tres errores caros | Error | Por qué se paga | | --- | --- | | Entregar de más | Se aporta al procedimiento información que nadie había pedido | | Entregar de menos sin decirlo | Una omisión no explicada se interpreta sola | | Entregar sin registrar qué se entregó | Meses después no sabréis qué salió de aquí | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que más se subestima. Si no queda constancia exacta de qué ficheros se entregaron y en qué fecha, no podréis rebatir una afirmación posterior sobre lo que aportasteis — ni demostrar que cumplisteis en plazo. ## Cómo se responde ordenadamente 1. **Delimitad qué se pide, por escrito** — Periodo, personas, tipo de documento. Si es ambiguo, se pregunta antes de buscar. 2. **Buscad por identificador, no por fecha** — El NIF, el número de expediente o la matrícula encuentran lo que la fecha esconde. 3. **Reunidlo como un expediente propio** — El de la respuesta, separado del original, con su índice. 4. **Y dejad constancia de qué se entregó y cuándo** — Con la lista exacta. Ese registro es tan importante como los documentos. > [!WARNING] > Si entre lo pedido hay datos personales de terceros que no forman parte de lo requerido, no se entregan sin más: se consulta antes. Cumplir un requerimiento no levanta la obligación de proteger datos de quien no es parte. ## Lo que ayuda mucho llegado el caso **En corto** - Que los documentos estén sellados: se puede probar que existían en su fecha. - Que exista el registro de quién los vio y cuándo, si eso se discute. - Y que el histórico incluya los envíos: a veces lo requerido no es un documento, sino la prueba de que se comunicó algo. > [!NOTE] > Preparar esto en frío cuesta muy poco y solo se agradece en caliente. Si sabéis que hay un asunto que puede acabar en un requerimiento, dejad ya el expediente completo: buscarlo con plazo es lo que hace que se entregue de más. **¿Se puede entregar en formato electrónico?** Suele admitirse y facilita dejar constancia; seguid lo que indique el escrito. **¿Y si no encontramos algo que existió?** Se explica, con lo que sí consta. Una omisión explicada no es lo mismo que un silencio. **¿Puedo borrar algo mientras hay un requerimiento?** No. A partir de ese momento la conservación deja de ser una decisión vuestra. ## Ejemplos **Una empresa recibe un requerimiento sobre dos años de relación con un proveedor.** - Busca por el NIF del proveedor y monta un expediente de respuesta con índice - Registra la lista exacta de lo entregado y la fecha → Cumple el plazo sin aportar nada fuera de lo pedido y conserva la prueba de qué salió. **Llega un requerimiento con plazo corto.** - Consulta qué existe antes de contestar → La respuesta se prepara sabiendo con qué se cuenta. **Se entrega de más por si acaso.** - Selecciona lo que corresponde a lo pedido → No se aporta información que no hacía falta. **No queda constancia de qué se entregó.** - Registra el paquete y su fecha → La entrega es demostrable después. **Falta un documento y no consta que se buscara.** - Documenta la búsqueda y su resultado → La ausencia probada vale. **Cada área entrega lo suyo por su cuenta.** - Centraliza la respuesta en un expediente → Se entrega un conjunto coherente. --- --- id: KB-TZ-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/avisar-a-tiempo-y-poder-probarlo idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-004, KB-TZ-010] citadoPor: [KB-CC-013, KB-SC-014, KB-TZ-015] --- # Avisar a tiempo y poder probarlo _Un preaviso, una reclamación o una comunicación con plazo. Lo que cuenta no es mandarlo: es probarlo._ **Responde a:** cómo probar que envié un preaviso · comunicación fehaciente sin burofax · demostrar que avisé antes del plazo · notificación con prueba de entrega Hay comunicaciones que solo valen si llegan a tiempo: un preaviso de no renovación, una reclamación por un defecto, la comunicación de una incidencia. Y en todas ellas, quien tiene que demostrar que avisó sois vosotros, no la otra parte que dice no haberse enterado. ## Qué hay que poder demostrar | Elemento | Por qué importa | | --- | --- | | Qué mandasteis | El contenido exacto, no «le dije que…» | | Cuándo | Es lo único que discute el plazo | | A quién | Que era el destinatario correcto y no un buzón genérico | | Y que llegó | Entregado, y si es posible, abierto | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que más reclamaciones tumba. Un preaviso mandado a una dirección de contacto obsoleta o a un buzón general puede considerarse no efectuado, aunque tengáis constancia de que salió. ## Cómo se hace 1. **Comprobad el destinatario antes de mandar** — En el contrato suele decir a quién y cómo hay que comunicar. Ese es el sitio donde mirar. 2. **Mandad con constancia, no con un correo suelto** — Que quede registro de envío, entrega y, si el canal lo permite, apertura. 3. **Certificad el contenido enviado** — Fija qué decía exactamente el documento que mandasteis en esa fecha. 4. **Y guardadlo en el expediente de la relación** — No en la bandeja de quien lo mandó, que es donde acaba desapareciendo. > [!WARNING] > Si el contrato exige una forma concreta (correo certificado, burofax, comunicación a una dirección específica), esa forma manda. Un canal con mejor rastro no sustituye a lo pactado: usadlo **además**, no en lugar de. ## Cuando el plazo aprieta **En corto** - Mandad por dos vías si queda poco margen: cuenta como dos acciones y evita perder el plazo. - No esperéis a tener el escrito perfecto si el plazo vence: un aviso correcto y breve dentro de plazo vale más que uno impecable fuera. - Y registradlo el mismo día, no al terminar el asunto. > [!NOTE] > La prueba que queda es útil incluso si nunca hay conflicto: en muchas relaciones la sola existencia del registro cambia la conversación, porque la otra parte sabe que no hay ambigüedad sobre qué se dijo y cuándo. **¿Vale un correo normal?** Puede valer, pero probar la entrega es más difícil. Con registro de envío y entrega, mucho mejor. **¿Y si el destinatario no lo abre?** Entregado y no abierto suele bastar; no abrirlo no es una defensa. **¿Sirve un mensaje de móvil?** Como complemento sí; para lo formal, seguid lo que diga el contrato. ## Ejemplos **Una empresa manda el preaviso de no renovación al correo de siempre y el proveedor lo niega.** - Comprueba en el contrato a quién hay que comunicar - Manda con registro de entrega y certifica el contenido → El siguiente preaviso es indiscutible: consta contenido, fecha, destinatario correcto y entrega. **Se avisa y no queda constancia de cuándo.** - Manda el aviso por un canal con fecha → El momento del aviso es demostrable. **Se avisa tarde y se discute si dio tiempo.** - Consulta la fecha registrada del aviso → La discusión se cierra con el dato. **El aviso llega a quien no podía actuar.** - Comprueba el destinatario antes de enviar → El aviso prueba algo útil. **Se avisa varias veces y solo consta la última.** - Registra cada aviso con su fecha → La insistencia queda documentada. **El otro dice que el aviso no era claro.** - Conserva el texto exacto enviado → Lo comunicado se puede leer. --- --- id: KB-TZ-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/el-borrado-que-si-hay-que-hacer idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-003, KB-TZ-006] citadoPor: [KB-CF-015, KB-TZ-017] --- # El borrado que sí hay que hacer _Guardar todo para siempre no es prudencia: en algunos casos es un incumplimiento._ **Responde a:** cuándo hay que borrar datos personales · política de retención documental · no puedo guardar todo indefinidamente · borrado de documentos con datos personales El reflejo por defecto es guardarlo todo por si acaso, y para la mayoría de los documentos es razonable. Para los que contienen datos personales, no lo es: conservarlos más allá de lo necesario deja de ser prudencia y pasa a ser un problema. ## Los tres grupos | Grupo | Criterio | Ejemplos | | --- | --- | --- | | Se guarda por obligación | Un plazo legal marca el mínimo | Fiscal, laboral, prevención | | Se guarda por interés | Mientras pueda haber una reclamación | Contratos, entregas, evidencias | | Se borra | Cuando ya no hace falta para lo que se recogió | Candidaturas descartadas, visitas, copias de identidad | > [!IMPORTANT] > El tercer grupo es el que casi nadie tiene definido, y es el único donde no actuar es en sí mismo el incumplimiento. Un currículum de una persona a la que no contratasteis hace cuatro años no lo guardáis por prudencia: lo guardáis porque nadie decidió qué hacer con él. ## Cómo se monta una política que se cumpla sola 1. **Listad qué tipos de documento tenéis** — Por tipo, no por documento. Suelen ser menos de veinte. 2. **Asignad plazo a cada tipo** — Con el criterio de arriba y, si hay duda, preguntando a quien os asesore. 3. **Que el plazo cuente desde un evento, no desde la subida** — «Cuatro años desde el fin del contrato», no «desde que se subió». 4. **Y revisadla una vez al año** — Cambian las obligaciones y cambian los tipos de documento que manejáis. > [!WARNING] > El error caro es aplicar un borrado automático sin excepciones. Si hay un litigio abierto o un requerimiento en curso, la conservación deja de ser vuestra decisión: hay que poder suspender el borrado para lo afectado, y saber a qué afecta. ## Lo que no se borra al borrar **En corto** - El registro de que existió y de que se eliminó, con fecha. - Los datos agregados que no identifican a nadie. - Y lo que forme parte de una obligación distinta, aunque venga del mismo expediente. La primera línea importa: poder demostrar que algo se borró cuando tocaba es tan útil como poder demostrar que se conservó. > [!NOTE] > Si alguien ejerce su derecho de supresión, esto ya está medio hecho: sabéis dónde está lo suyo, qué se puede borrar y qué hay que conservar por obligación, que es exactamente lo que hay que contestarle. **¿Cuánto hay que guardar cada cosa?** Depende del tipo y del país. Es la parte que conviene consultar, no improvisar. **¿Y si borro algo que hacía falta?** Por eso el plazo se asigna por tipo y se revisa; el borrado sin criterio es peor que no borrar. **¿Se puede automatizar?** El aviso sí. La decisión de borrar conviene que la confirme alguien. ## Ejemplos **Una empresa conserva currículums de procesos de selección de hace cinco años.** - Define plazo por tipo de documento y evento de inicio - Suspende el borrado para lo afectado por un litigio abierto → Deja de acumular datos que no debía tener y puede demostrar cuándo se eliminó cada cosa. **Se conserva todo y crece sin control.** - Revisa qué ha superado su plazo → El archivo deja de crecer sin criterio. **Se borra sin comprobar si había que conservarlo.** - Comprueba la política antes de borrar → El borrado deja de ser una apuesta. **Un cliente pide que se borre lo suyo.** - Localiza dónde aparece y actúa según la política → La petición se atiende con criterio. **Se borra y no consta que se hiciera.** - Registra lo borrado y cuándo → Lo actuado es demostrable. **Nadie es responsable de revisar los plazos.** - Programa la revisión periódica → El borrado ocurre porque toca y no porque alguien se acuerde. --- --- id: KB-TZ-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/el-certificado-que-caduca-en-agosto idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-001, KB-TD-002] citadoPor: [KB-LE-013, KB-PR-018, KB-PR-019] --- # El certificado que caduca en agosto _Los vencimientos que caen en el peor momento del año, y cómo dejar de sufrirlos._ **Responde a:** vencimientos en vacaciones · certificado caducado en agosto · renovaciones en periodo vacacional · avisos con suficiente antelación Hay vencimientos que se cumplen solos y otros que siempre pillan mal: los de agosto, los de la semana entre Navidad y Año Nuevo, y los del primer día del año. No es mala suerte: es que el aviso llega cuando quien tiene que renovar está fuera, y quien podría suplirle también. ## Los tres momentos malos | Cuándo | Por qué falla | Margen recomendado | | --- | --- | --- | | Agosto | Renuevan terceros que también están de vacaciones | Dos meses | | Fin de año | Se junta con cierres y todo el mundo va corto | Dos meses | | Primeros de enero | El aviso llegó en Navidad y nadie lo vio | Tres meses | > [!IMPORTANT] > El margen no depende de cuánto tardáis vosotros: depende de cuánto tarda quien tiene que emitir el documento. Una aptitud médica, un certificado de un organismo o una póliza renovada por un corredor dependen de terceros con sus propias vacaciones. ## Cómo se arregla, de una vez 1. **Poned el margen por tipo de documento, no uno para todo** — Un seguro no tarda lo mismo que una certificación auditada. 2. **Y un margen mayor para lo que vence en periodo malo** — Es la única regla que evita el sufrimiento anual. 3. **Con responsable nombrado, no «el departamento»** — Y un suplente para el periodo en que ese responsable no está. 4. **Y revisad en junio lo que vence en agosto** — Una revisión al año en el momento correcto vale más que doce avisos. > [!WARNING] > El error clásico es fijar el aviso «un mes antes» para todo. Para un documento que se renueva en una tarde sobra; para uno que exige una auditoría externa, llega tarde y garantiza que se vence — con la particularidad de que el aviso funcionó perfectamente. ## Si ya se ha vencido **En corto** - Lo primero es saber qué se para: a veces nada, y a veces todo. - Comunicadlo antes de que os pregunten, sobre todo si afecta a un cliente. - Y registrad la fecha en que se detectó y qué se hizo. Ese registro importa: la diferencia entre un vencimiento gestionado y uno ignorado, ante una inspección o un cliente, es exactamente poder enseñar cuándo lo visteis y qué hicisteis desde entonces. > [!NOTE] > Cuando el vencido es de un tercero —un proveedor, una subcontrata—, la decisión de si sigue trabajando es vuestra y conviene que quede escrita, aunque la respuesta sea que sí. **¿Se puede avisar a varias personas?** Sí, y para los críticos conviene: una sola persona puede estar fuera. **¿Y si el tercero no renueva a tiempo?** Es una decisión vuestra, no un accidente: bloquear, escalar o aceptar el riesgo. **¿Cuántos avisos son razonables?** Dos: uno con margen y uno de última llamada. Más se ignoran. ## Ejemplos **Una empresa descubre cada agosto dos o tres certificados vencidos.** - Pone margen de dos meses a lo que vence en verano y nombra suplente - Revisa en junio lo que vence en agosto → El verano deja de ser el mes de las renovaciones de urgencia. **Un certificado vence en pleno periodo de vacaciones.** - Adelanta el aviso de lo que cae en agosto → La renovación se hace antes de que no haya nadie. **El aviso llega y quien debía actuar está fuera.** - Dirige el aviso también a un suplente → La renovación no espera a una persona. **Se renueva tarde y hay un hueco de cobertura.** - Ajusta la antelación al tiempo real del trámite → No queda ningún día sin cubrir. **Nadie sabe qué vence en los próximos meses.** - Consulta los vencimientos por fecha → El calendario se planifica. **El proveedor tarda más de lo previsto en renovar.** - Suma su tiempo de respuesta a la antelación → El margen incluye la espera. --- --- id: KB-TZ-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/cuando-cada-parte-cuenta-una-historia-distinta idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-010, KB-TZ-012] citadoPor: [KB-TZ-018, KB-TZ-019] --- # Cuando cada parte cuenta una historia distinta _Ni mienten ni mentís: cada uno tiene un trozo. Cómo se reconstruye lo que pasó de verdad._ **Responde a:** el proveedor dice que sí lo mandó · versiones contradictorias de lo que pasó · reconstruir qué pasó en un expediente · discrepancia con un cliente sobre fechas En casi todas las discusiones sobre un retraso o un incumplimiento, las dos partes están diciendo la verdad: cada una cuenta lo que ve desde su lado. Vosotros veis que no llegó; ellos ven que lo mandaron. Las dos cosas pueden ser ciertas a la vez, y por eso discutir de memoria no lleva a ningún sitio. ## Los cuatro desencuentros habituales | Ellos dicen | Vosotros veis | Qué suele haber pasado | | --- | --- | --- | | «Te lo mandé» | No consta nada | Fue a otra dirección o a un buzón que nadie abre | | «Ya lo firmé» | Sigue pendiente | Firmó un envío antiguo, o abrió y no completó | | «Os avisamos del retraso» | No hay constancia | Se dijo por teléfono y nadie lo anotó | | «Eso no se acordó así» | Vosotros lo recordáis distinto | Se cerró en un hilo de correos sin resumen | > [!IMPORTANT] > Las cuatro tienen la misma raíz: **la información existió y no quedó en el sitio compartido**. Y todas se resuelven igual de mal a posteriori y igual de bien en el momento — por eso el trabajo no es ganar la discusión, es que la próxima vez no haya discusión posible. ## Cómo se reconstruye lo que pasó 1. **Empezad por lo que tiene fecha objetiva** — Estados de envío, entregas, subidas, firmas. No dependen de la memoria de nadie. 2. **Poned las dos secuencias en paralelo** — La vuestra y la suya, por fecha. El hueco aparece solo. 3. **Preguntad por lo concreto, no por lo general** — «¿A qué dirección lo mandaste y qué día?» avanza; «¿seguro que lo mandaste?» bloquea. 4. **Y anotad el resultado en el expediente** — Aunque no haya culpa que repartir: la próxima vez, esa nota es el punto de partida. > [!WARNING] > El matiz que cambia el tono de la conversación: la mayoría de estos desencuentros no son de mala fe, son de canal. Alguien mandó algo a una dirección obsoleta, o respondió a un correo antiguo, o habló con una persona que ya no lleva el asunto. Si entráis acusando, la otra parte se defiende y dejáis de saber qué pasó; si entráis preguntando por el detalle, os lo cuentan. ## Lo que evita el desencuentro la próxima vez **En corto** - Que la aportación entre por el enlace y no por correo: así consta en los dos lados a la vez. - Que lo acordado por teléfono se resuma por escrito el mismo día. - Y que las peticiones vayan a persona nombrada, no a un buzón compartido. La primera es la que más discusiones elimina de golpe: cuando el documento entra por la vía compartida, deja de haber dos historias — hay una sola que ven los dos. > [!NOTE] > Si la discrepancia va a acabar en reclamación, sellad vuestro relato con lo que lo sostiene antes de mandarlo. No prueba que tengáis razón, pero fija qué decíais y en qué fecha, que es lo que después se discute. **¿Y si de verdad la otra parte se equivoca?** Enseñar la secuencia con fechas convence mucho más que insistir. **¿Conviene enseñarles nuestro registro?** Casi siempre sí: convierte una discusión de percepciones en una de hechos. **¿Y si no queda constancia de nada?** Entonces la conversación es sobre cómo trabajar a partir de ahora, no sobre quién falló. ## Ejemplos **Un proveedor insiste en que mandó el certificado y la empresa no lo tiene.** - Ponen las dos secuencias por fecha y preguntan a qué dirección lo mandó → Aparece que fue a un buzón genérico dado de baja, y la aportación pasa a hacerse por el enlace. **Cada parte cuenta una versión distinta de lo ocurrido.** - Consulta la secuencia registrada con fechas → La discusión se cierra mirando. **Se discute quién dijo qué y cuándo.** - Conserva las comunicaciones con su fecha → Lo dicho se puede leer. **Una versión se apoya en un correo que ya no aparece.** - Guarda lo relevante fuera de bandejas personales → La prueba sobrevive a las personas. **Se reconstruye la historia de memoria.** - Consulta el histórico del expediente → La reconstrucción sale del registro. **Hay que explicar lo ocurrido a un tercero.** - Comparte la secuencia con acceso controlado → El tercero lee en lugar de creer. --- --- id: KB-TZ-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/quien-autorizo-esta-excepcion idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-001, KB-IC-014] citadoPor: [KB-TZ-019, KB-TZ-020] --- # Quién autorizó esta excepción _Dejar pasar algo incompleto es una decisión legítima; no poder decir quién la tomó, no._ **Responde a:** registrar una excepción aprobada · quién autorizó saltarse el procedimiento · justificar una aprobación fuera de norma · trazabilidad de decisiones Ninguna empresa cumple su propio procedimiento el cien por cien de las veces, y está bien: hay urgencias, clientes que esperan y situaciones que el procedimiento no previó. Lo que separa una empresa ordenada de una que improvisa no es no tener excepciones — es saber cuáles hubo, quién las autorizó y por qué. ## Las excepciones que más se repiten | Situación | Qué se salta | Qué hay que dejar escrito | | --- | --- | --- | | Entra un proveedor con documentación incompleta | El requisito de estar al día | Qué falta, hasta cuándo y quién lo acepta | | Se firma sin la revisión habitual | El paso de aprobación | Quién decidió y con qué información delante | | Se acepta material fuera de especificación | El criterio de calidad | Quién lo acepta y para qué uso concreto | | Se paga sin el albarán conforme | El cuadre previo | Quién autoriza y qué se hará después | > [!IMPORTANT] > En las cuatro, lo que se pide después **nunca es el documento que faltaba**: es quién decidió seguir sin él. Una excepción con nombre, fecha y motivo es una decisión de gestión; la misma excepción sin eso es un incumplimiento, aunque el resultado haya sido idéntico. ## Cómo se registra sin montar un procedimiento nuevo 1. **En el mismo expediente donde ocurre** — No en un registro aparte de excepciones que nadie mantiene. 2. **Con quién autoriza, no con «se autorizó»** — Un nombre. Es la diferencia entre una decisión y un hecho consumado. 3. **Con la condición y el plazo** — «Entra hoy, aporta el seguro antes del viernes» es una excepción; «entra» es un agujero. 4. **Y con el cierre** — Si la condición se cumplió, se anota; si no, eso también es información. > [!WARNING] > El cuarto punto es el que casi nadie hace y el que cambia el sentido de todo lo anterior. Una excepción que se abre y nunca se cierra deja de ser una excepción: se convierte en la nueva forma de trabajar sin que nadie lo haya decidido. Si al revisar veis muchas abiertas, el problema ya no son las excepciones, es que el procedimiento pide algo que la operativa no puede dar. ## Para qué sirve después **En corto** - Ante una auditoría: enseñar excepciones controladas es mejor que aparentar que no las hay. - Ante una reclamación: sitúa quién decidió qué y con qué información. - Y hacia dentro: si suben mes a mes, es la señal más temprana de que algo no encaja. Esa última es la más útil y la que menos se mira. Las excepciones son el indicador que se mueve antes que el porcentaje de cumplimiento, porque avisan de la fricción real mientras los números aún salen bien. > [!NOTE] > Nada de esto exige un formulario: basta con que la decisión quede escrita donde ocurre, con quién y por qué. Un registro de excepciones separado sobrevive tres meses; una nota en el expediente sobrevive lo que dure el expediente. **¿No queda feo tener excepciones registradas?** Queda mucho peor no tenerlas registradas y que aparezcan solas. **¿Quién debería poder autorizarlas?** Quien responda de esa área. Si puede cualquiera, no es una excepción: es el proceso real. **¿Y las urgencias reales?** Se autorizan igual, y se anotan después el mismo día. Lo que no vale es no anotarlas nunca. ## Ejemplos **Una empresa deja entrar a una subcontrata sin el seguro al día por una urgencia.** - Registra quién lo autoriza, qué falta y hasta cuándo - Cierra la excepción cuando llega el seguro → La auditoría ve una decisión controlada en lugar de un acceso sin justificar. **Se hace una excepción y nadie sabe quién la autorizó.** - Registra quién autorizó y cuándo → La autorización tiene nombre y fecha. **La excepción se pide por teléfono.** - Pide la autorización por escrito → Lo excepcional deja de depender de dos memorias. **Se repite la excepción y nadie lo nota.** - Consulta cuántas veces se ha autorizado → Lo excepcional deja de ser la norma sin querer. **Se autoriza sin dejar el motivo.** - Registra el motivo junto a la autorización → Meses después se entiende por qué. **Una revisión pregunta por una excepción antigua.** - Consulta el registro de autorizaciones → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-TZ-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/cuando-cambia-lo-que-hay-que-guardar idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-013, KB-NO-011] citadoPor: [KB-TZ-011] --- # Cuando cambia lo que hay que guardar _Una obligación nueva, un criterio nuevo o un cliente que exige más: qué se hace con todo lo que ya está archivado._ **Responde a:** cambia la normativa qué hago con lo antiguo · aplicar un criterio nuevo a documentos ya archivados · nos piden ahora documentación que antes no · revisar el archivo tras un cambio de requisitos Cada cierto tiempo cambia algo: una obligación nueva, un cliente que endurece lo que exige o vosotros mismos decidiendo pedir más. La pregunta que aparece siempre es la misma y casi nunca se resuelve bien: ¿qué hacemos con todo lo de antes? ## Las tres respuestas posibles, y cuándo aplica cada una | Respuesta | Cuándo tiene sentido | Riesgo | | --- | --- | --- | | Solo hacia delante | Cuando el cambio es vuestro y no hay obligación retroactiva | Convivir un tiempo con dos criterios | | Hacia delante y en la renovación | Lo habitual: cada uno se pone al día cuando le toca | Tardar un ciclo entero en estar completos | | Todo y ya | Cuando hay un plazo real o un cliente que audita pronto | Es la más cara y la que más resistencia genera | > [!IMPORTANT] > La segunda es la que funciona en la mayoría de los casos y la que menos se plantea, porque suena a medias tintas. No lo es: **aprovechar la renovación que ya existe convierte un proyecto en una rutina**. Pedirle a un proveedor un documento nuevo cuando ya le estáis pidiendo la renovación anual cuesta cero; pedírselo aparte, en mayo, cuesta una campaña entera. ## Lo que hay que decidir antes de empezar 1. **Si el cambio afecta a lo ya hecho o solo a lo nuevo** — No es lo mismo un requisito nuevo que un criterio distinto para juzgar lo mismo. 2. **Desde qué fecha aplica, y escribirlo** — Es lo que después explica por qué dos expedientes del mismo año se ven distintos. 3. **Qué se hace con lo que ya no cumple** — ¿Se marca, se pide de nuevo, se acepta como está? Decidirlo una vez, no caso a caso. 4. **Y quién responde de la transición** — Con nombre, o se queda a medias en el segundo mes. > [!WARNING] > El error que más problemas causa es aplicar el criterio nuevo hacia atrás **sin dejar rastro de que cambió**. Si dentro de un año alguien mira un expediente de hace tres y ve que le falta algo que entonces no se pedía, la conclusión natural es que os lo saltasteis. Anotar desde cuándo aplica cada criterio no es burocracia: es lo que evita que vuestro propio archivo os acuse. ## Lo que casi siempre se puede aprovechar **En corto** - La renovación anual que ya tenéis montada. - El alta de cualquier proveedor o cliente nuevo, que ya pide lo nuevo desde el día uno. - Y la primera vez que se toca un expediente antiguo por otra razón. Esa tercera es la que menos esfuerzo cuesta y más terreno cubre: si cada vez que alguien abre un expediente viejo lo deja al criterio actual, el archivo se pone al día solo en unos meses. > [!NOTE] > Si el cambio viene de una obligación y no de vuestro criterio, **qué alcance tiene y desde cuándo es una consulta para vuestro asesor**: hay cambios que solo miran hacia delante y otros que no. Lo que aquí se describe es cómo organizar la transición una vez sepáis cuál es vuestro caso. **¿Hay que rehacer los expedientes cerrados?** Salvo obligación expresa, no: lo cerrado se juzga con el criterio de su momento. **¿Y si un cliente exige el criterio nuevo para lo antiguo?** Es una negociación, no una obligación: cuantificad qué supone antes de aceptarlo. **¿Conviene avisar a los proveedores del cambio?** Sí, y en la misma petición de renovación: llega mejor que un correo aparte. ## Ejemplos **Una empresa decide exigir un documento nuevo a todos sus proveedores.** - Lo añade al alta y a la renovación anual en lugar de lanzar una campaña aparte - Anota desde qué fecha aplica → En un ciclo está completo, sin campañas extra y sin que el archivo antiguo parezca incompleto. **Cambia lo que hay que guardar y nadie revisa lo antiguo.** - Revisa qué expedientes quedan afectados → El cambio alcanza a lo que ya existía. **Se aplica el criterio nuevo solo a lo nuevo.** - Decide qué se hace con lo anterior → El archivo es coherente. **Nadie sabe desde cuándo aplica el criterio nuevo.** - Registra la fecha del cambio → Se puede decir qué criterio valía en cada momento. **Un cliente pregunta por qué su expediente tiene menos.** - Consulta qué criterio aplicaba entonces → La diferencia se explica. **El cambio se comunica de palabra.** - Deja el criterio escrito y accesible → El equipo aplica lo mismo. --- --- id: KB-TZ-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/el-expediente-de-un-incidente idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-015, KB-TZ-011] citadoPor: [KB-TZ-020] --- # El expediente de un incidente _Mientras pasa, nadie documenta. Después, lo que se reconstruye es justo lo que se cuestiona._ **Responde a:** cómo documentar un incidente · reconstruir qué pasó después de un problema · informe de un incidente con un cliente · qué guardar cuando algo sale mal Una entrega que llega mal, una avería, una queja que sube de tono, un fallo que afecta a un cliente. Durante las primeras horas todo el mundo está resolviendo, que es lo que hay que hacer. El problema llega tres semanas después, cuando alguien pide un informe y hay que reconstruir a partir de la memoria de cinco personas. ## Qué se conserva solo y qué hay que capturar a mano | Elemento | Se genera solo | Hay que capturarlo | | --- | --- | --- | | Correos y mensajes con el cliente | Sí, con su hora | — | | Documentos aportados durante el incidente | Sí, con quién los subió | — | | Lo que se decidió y por qué | No | Sí: una nota corta el mismo día | | Llamadas y conversaciones de pasillo | No | Sí, y es lo que siempre falta | | Fotos del estado de las cosas | No | Sí, y en el momento: después ya no está igual | > [!IMPORTANT] > Las tres últimas filas son las que deciden el informe, y hay una razón por la que no se pueden dejar para luego: **lo que se escribe después del desenlace ya sabe cómo acabó**. Una nota redactada el mismo día, con la información incompleta que había entonces, demuestra que decidisteis con criterio; la misma nota escrita tres semanas más tarde parece —y a veces es— una justificación. La diferencia no está en el contenido, está en la fecha. ## Las cuatro notas que valen por un informe 1. **Qué pasó y cuándo os enterasteis** — Con la hora. El «cuándo lo supisteis» es la primera pregunta de todas. 2. **Qué se decidió hacer y con qué información** — Incluida la que no teníais: eso es lo que justifica la decisión. 3. **A quién se avisó y cuándo** — Cliente, seguro, proveedor, quien corresponda. 4. **Y qué quedó pendiente al cerrar el día** — Convierte el expediente en algo que otro puede retomar. > [!WARNING] > Lo que más se rompe en la práctica no es la falta de datos: es que **el incidente se gestiona por un canal privado** — un grupo de mensajería, llamadas, correos entre dos. Cuando llega la reclamación, la mitad de lo que pasó está en el móvil de alguien que puede estar de baja o haberse ido. Basta con volcar cada decisión al expediente el mismo día, aunque la conversación siga por donde sea cómoda. ## Y cuando el incidente afecta a datos personales **En corto** - El reloj empieza cuando alguien de la organización lo detecta, no cuando se confirma. - Por eso la hora de detección se anota nada más saberlo. - Y las decisiones se anotan aunque todavía no sepáis el alcance. > [!NOTE] > Si hay datos personales de por medio, hay obligaciones de comunicación con plazos y destinatarios propios — el **RGPD** en Europa y, según el sector, marcos como **NIS2**. **Qué aplica a vuestro caso y en qué plazo lo determina vuestro asesor**; lo que aquí importa es que sin la hora de detección anotada, esa conversación empieza en falso. **¿Conviene documentar un incidente pequeño?** Cuatro líneas. Los que acaban en reclamación empezaron pareciendo pequeños. **¿Y si nos equivocamos en la decisión?** Se anota igual. Lo que se juzga es si decidisteis con criterio, no si acertasteis. **¿Quién debería escribirlo?** Quien lo está gestionando, ese día. No el jefe, tres semanas después. ## Ejemplos **Una empresa gestiona por un grupo de mensajería una entrega dañada que acaba en reclamación.** - Vuelca cada decisión y la hora de detección al expediente el mismo día → El informe se escribe leyendo el expediente, no reconstruyendo lo que recuerdan cinco personas. **El incidente se documenta días después.** - Registra lo ocurrido en el momento → El relato es exacto y no reconstruido. **Cada persona guarda sus notas por su cuenta.** - Reúne todo en un expediente del incidente → La secuencia se puede reconstruir. **No consta quién decidió qué durante el incidente.** - Registra las decisiones con autor y hora → Lo actuado es explicable. **Se cierra el incidente sin conclusiones.** - Registra qué se aprendió y qué se cambió → El siguiente incidente empieza mejor. **Un tercero pide el expediente del incidente.** - Comparte lo que corresponde con acceso controlado → Se entrega ordenado y verificable. --- --- id: KB-TZ-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/acuerdos-de-palabra-y-como-dejarlos-por-escrito idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-015, KB-TZ-016] citadoPor: [KB-TZ-020] --- # Acuerdos de palabra: cómo dejarlos por escrito _Se cierran por teléfono, en obra o en una comida, y meses después cada parte recuerda una cosa distinta._ **Responde a:** cómo dejar constancia de un acuerdo verbal · confirmar por correo lo hablado · acordamos algo por teléfono y ahora lo niegan · acta de una reunión con un cliente La mayoría de las decisiones que después importan no se toman por escrito. Se toman en una llamada de cuatro minutos, en una visita a obra o en una conversación de pasillo con el cliente. Nadie va a dejar de trabajar así — lo que sí se puede cambiar es lo que ocurre en los diez minutos siguientes. ## El correo de confirmación, y por qué funciona | Elemento del correo | Para qué sirve | | --- | --- | | Qué se acordó, en frases cortas | Es lo que se leerá dentro de un año | | Quién estaba y cuándo fue | Sitúa el acuerdo en el tiempo | | Qué hace cada parte y para cuándo | Convierte el acuerdo en algo comprobable | | «Si no lo he entendido bien, dímelo» | Invita a corregir, y ahí está la clave | > [!IMPORTANT] > Esa última línea es lo que convierte una nota en una prueba: **un correo que describe lo acordado y pide corrección, si no se corrige, pesa**. No porque el silencio equivalga a firmar, sino porque quien mantiene después una versión distinta tiene que explicar por qué leyó eso y no dijo nada. Es la diferencia entre «yo recuerdo otra cosa» y «te lo escribí ese mismo día y no lo desmentiste», y no cuesta más que cuatro frases. ## Cómo se hace en la práctica 1. **El mismo día, antes de que se enfríe** — Al día siguiente ya se recuerda distinto, y se nota al leerlo. 2. **Neutral y sin adornos** — Un resumen que la otra parte reconozca; si suena a trampa, contestará a la defensiva. 3. **Lo que quedó abierto, también** — Decir qué NO se acordó evita que después se dé por acordado. 4. **Y guardado donde está el expediente** — En vuestro correo personal no lo encuentra nadie más. > [!WARNING] > Hay un matiz sobre las grabaciones que sorprende: **grabar una llamada no es la solución fácil que parece**. Depende de dónde estéis y de quién esté al otro lado, suele requerir avisar, y cambia por completo el tono de la conversación — la gente habla distinto sabiendo que se graba. Un correo de confirmación consigue casi lo mismo sin ninguno de esos problemas. **Si aun así queréis grabar, preguntad antes a vuestro asesor**. ## Cuando el acuerdo es importante de verdad **En corto** - Si cambia precios, plazos o responsabilidades, no basta un correo: eso va a contrato o adenda. - Y si la otra parte pide «dejarlo en un apretón de manos», es justo cuando conviene escribirlo. - Un acuerdo que a nadie le importa poner por escrito rara vez es un acuerdo. > [!NOTE] > Qué valor tiene un acuerdo verbal, y qué hace falta para que obligue, depende del tipo de contrato y de vuestro país. **Eso lo dice vuestro asesor**; aquí se trata de no quedaros sin nada que enseñar cuando la conversación se olvide. **¿Y si no contestan al correo?** Ese silencio ya os sirve. Lo que no sirve es no haberlo mandado. **¿Sirve un mensaje de móvil?** Sirve, y se pierde. Copiadlo al expediente el mismo día. **¿Parece desconfiado escribirlo?** Redactado como resumen de trabajo, no. Y quien se molesta suele ser la señal. ## Ejemplos **Una empresa acuerda por teléfono un cambio de plazo con un cliente y no lo escribe.** - Manda ese mismo día cuatro frases con lo acordado y lo que quedó abierto → Cuando el cliente recuerda otra fecha, hay un correo de ese día que nadie desmintió. **Se acuerda algo por teléfono y no queda nada.** - Manda un correo resumiendo lo acordado → Lo pactado deja de depender de dos memorias. **El resumen se manda y nadie confirma.** - Pide confirmación explícita → El acuerdo tiene dos partes. **El acuerdo se guarda en una bandeja personal.** - Lo archiva junto al contrato o expediente → Vive donde se va a buscar. **Meses después se discute qué se acordó.** - Consulta el resumen con su fecha → La discusión se cierra leyendo. **Se acuerdan cambios sucesivos y se pierde el hilo.** - Archiva cada acuerdo con su fecha → La secuencia de lo pactado es legible. --- --- id: KB-TZ-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/dejar-constancia-de-lo-que-no-se-hizo idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-016, KB-TZ-018, KB-TZ-019] citadoPor: [KB-TZ-005] --- # Dejar constancia de lo que no se hizo _Los registros guardan lo que se hace. Lo que se decidió no hacer no deja rastro — y es justo lo que se cuestiona después._ **Responde a:** cómo justificar que no hicimos algo · rechazamos un lote y no lo anotamos · demostrar que valoramos algo y lo descartamos · documentar una decisión de no actuar Un expediente cuenta bien lo que pasó: lo que se pidió, lo que llegó, quién lo aprobó. Lo que no cuenta es lo que estuvo a punto de pasar y no pasó — y cuando alguien revisa un año después, esa es la pregunta: «¿por qué no hicisteis nada?». ## Decisiones que no dejan rastro por sí solas | Decisión | Qué se ve en el expediente | Qué falta | | --- | --- | --- | | Rechazar un material o un lote | Que no entró | Por qué se rechazó y quién lo decidió | | No aceptar un cambio que pedía el cliente | Nada | Que se valoró y con qué criterio | | Descartar a un proveedor | Que no está | Que se miró y por qué no encajaba | | Decidir que algo no aplica | Un hueco | Que el hueco es deliberado y no un olvido | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que más daño hace en una revisión: **un hueco y una decisión de no hacer nada se ven exactamente igual desde fuera**. Si en un expediente falta un análisis, un permiso o una comprobación, quien mire no puede distinguir si lo valorasteis y concluisteis que no aplicaba o si simplemente se os pasó. Y ante la duda, se interpreta lo segundo. Dos líneas escritas ese día —«no aplica porque…»— convierten un agujero en un criterio. ## Cómo se anota sin montar burocracia 1. **En el mismo expediente, no en un acta aparte** — Donde mirará quien pregunte, no donde lo guardaríais vosotros. 2. **Qué se valoró, con qué información y quién decidió** — Tres datos: el resto sobra. 3. **El mismo día, con la información de entonces** — Una justificación escrita después del desenlace se nota. 4. **Y si la decisión cambia luego, se añade, no se corrige** — Cambiar de criterio con datos nuevos es normal y se explica solo. > [!WARNING] > Hay un caso en que esto vale más que ningún otro registro: **cuando el que decide no hacer algo es alguien distinto de quien lo propuso**. Alguien avisa de un riesgo, se valora y se decide seguir adelante. Si eso no se anota, el aviso desaparece y el que avisó queda como si no hubiera avisado — o, según quién cuente la historia, como el único que lo sabía. Anotarlo protege a las dos partes, y por eso conviene que sea una costumbre y no algo que se hace cuando hay desconfianza. ## Lo que no hace falta anotar **En corto** - Las decisiones de rutina que se toman veinte veces al día. - Lo que ya queda registrado por sí solo al hacerlo. - Y lo que no tendría consecuencias si se cuestionara: si no importa, no ocupa sitio. > [!NOTE] > En algunos sectores, ciertas decisiones de no actuar sí tienen que documentarse de una forma concreta. **Qué exige el vuestro lo dice vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se trata del hábito general, que sirve para todo lo demás. **¿No es esto cubrirse las espaldas?** Es explicar un criterio. La diferencia está en escribirlo antes de saber cómo acaba. **¿Y si la decisión fue verbal?** Se resume por escrito ese día: es el mismo hábito que con los acuerdos. **¿Dónde lo guardo si no hay expediente?** En el del proveedor o el del proyecto: no en el correo de nadie. ## Ejemplos **Una empresa valora un análisis extra en un lote, decide que no aplica y no lo anota.** - Escribe dos líneas ese día explicando por qué no aplicaba y quién lo decidió → En la revisión, el hueco se lee como un criterio y no como un olvido. **Se decide no hacer algo y nadie lo apunta.** - Registra la decisión y su motivo → La omisión es una decisión documentada. **Meses después parece un descuido.** - Consulta el registro de la decisión → Se distingue lo decidido de lo olvidado. **Se rechaza una recomendación y no consta.** - Deja constancia de quién decidió y por qué → La decisión tiene dueño. **Se pospone algo indefinidamente.** - Registra la fecha de revisión → Lo pospuesto vuelve a la mesa. **Un auditor pregunta por qué no se hizo algo.** - Enseña la decisión registrada → La respuesta es una decisión y no un silencio. --- --- id: KB-TZ-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/la-inspeccion-que-llega-sin-avisar idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-011, KB-TZ-007] citadoPor: [KB-TZ-001] --- # La inspección que llega sin avisar _No se prepara el día que llega. Lo único que se decide ese día es quién habla y qué se entrega._ **Responde a:** viene una inspeccion que hago · que documentos me van a pedir en una inspeccion · como prepararse para una auditoria sorpresa · que se entrega a un inspector Suena el telefonillo un martes a las nueve y media. A partir de ahí, todo lo que ocurra depende de dos cosas que ya estaban decididas antes de que llamaran: si los documentos se encuentran, y si alguien sabe qué se hace. Lo demás —los nervios, las carreras, el jefe que no coge el teléfono— es consecuencia de esas dos. ## Los primeros quince minutos 1. **Identificar a quién tenéis delante y anotarlo** — Nombre, organismo y qué viene a ver. Con eso se avisa a quien corresponda. 2. **Avisar a la persona designada** — Designada de antes. Improvisar quién acompaña es cómo se dicen cosas de más. 3. **Acompañar, no dejar solo ni bloquear** — Ni una cosa ni la otra: las dos se recuerdan mal después. 4. **Y empezar a anotar desde el minuto uno** — Qué pide, qué se entrega, a qué hora. Vuestro registro paralelo. > [!IMPORTANT] > Lo que más cambia el resultado no es tener todo perfecto: **es la diferencia entre «eso lo tengo, deme diez minutos» y «eso tendría que buscarlo»**. Lo primero es una empresa que controla lo suyo aunque falte algo; lo segundo abre la pregunta de qué más no encontraréis. Por eso el trabajo real no es la carpeta bonita, es que cualquiera de vosotros —no solo una persona— sepa dónde está cada cosa y pueda sacarla en minutos. ## Qué se entrega y qué no | Situación | Lo sensato | | --- | --- | | Piden un documento concreto que existe | Entregarlo, y anotar cuál y cuándo | | Piden algo que no encontráis | Decirlo, y comprometer un plazo por escrito | | Piden algo que no existe | Decir que no existe. Nunca fabricarlo después | | Piden acceso general a todo | Ahí se llama al asesor antes de responder | > [!WARNING] > Los dos errores que convierten un problema pequeño en uno grande son opuestos y salen del mismo nervio: **rellenar huecos sobre la marcha** y **dar largas**. Un documento creado o corregido con fecha de antes es infinitamente peor que su ausencia, porque cambia la conversación de un incumplimiento a algo mucho más serio. Y contestar «eso lo tiene el gestor» sin dar plazo ni nombre suena exactamente igual que no tenerlo. Lo que funciona es lo aburrido: lo que hay, se enseña; lo que no, se dice, con plazo. ## Después, que es cuando casi nadie hace nada **En corto** - Guardad vuestra propia acta: qué pidieron, qué se entregó, quién estuvo y a qué hora. - Cerrad los plazos que asumisteis, aunque nadie os los reclame. - Convertid cada hueco encontrado en una tarea con dueño y fecha. - Y contadlo dentro: una inspección es la lista de deberes más precisa que os van a dar gratis. > [!NOTE] > Qué facultades tiene cada tipo de inspección, qué está obligada a exhibir la empresa y cómo se documenta la visita depende del organismo y de la materia. **Cuando la visita se salga de lo previsible, la llamada al asesor es parte del procedimiento, no una señal de alarma**; aquí se explica lo que sí depende de vosotros: encontrar los papeles y dejar constancia. **¿Puedo pedir que vuelvan otro día?** Depende del tipo de visita. Lo que siempre podéis es pedir tiempo razonable para localizar un documento. **¿Tengo que dar acceso a todo lo que pidan?** Ahí no se improvisa: es el momento de llamar al asesor antes de contestar. **¿Y si encuentro un incumplimiento durante la visita?** Anotadlo y arregladlo después, con fecha. Corregir papeles en caliente es la peor salida. ## Ejemplos **Llega una inspección sin avisar y la persona que sabe dónde está todo está de vacaciones.** - Designa de antemano quién acompaña y deja el mapa de dónde está cada cosa por escrito → La visita deja de depender de que una persona concreta esté ese día. **Piden un documento que no aparece y se contesta «lo tiene el gestor».** - Reconoce que no lo encuentra y compromete un plazo concreto por escrito → Un hueco se convierte en un plazo cumplido en vez de en una sospecha. **Terminada la visita, nadie recuerda qué se entregó exactamente.** - Lleva su propia acta desde el minuto uno: qué piden, qué se entrega y a qué hora → Se pueden cerrar los compromisos y contestar después sin reconstruir nada. **Llega una inspección y todo está en carpetas físicas.** - Mantiene el expediente accesible desde cualquier sitio → Se enseña en el momento. **Nadie sabe con certeza qué información existe.** - Mantiene el archivo organizado y localizable → Se puede acompañar sabiendo de qué se habla. **No queda constancia de qué se enseñó.** - Registra lo entregado con fecha y detalle → Lo actuado queda documentado. --- --- id: KB-TZ-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/demostrar-que-avisaste-a-tiempo idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-002, KB-GL-014] citadoPor: [KB-LE-002, KB-TZ-012] --- # Demostrar que avisaste a tiempo _La discusión más frecuente y la más fácil de cerrar si el aviso salió por aquí._ **Responde a:** demostrar que envié un aviso · el cliente dice que no le avisamos · prueba de envío y de lectura · acuse de recibo de un correo «No nos avisasteis» es la frase que más veces inicia una discusión comercial. Y es de las pocas que se puede cerrar con un dato en lugar de con una conversación. ## Los tres niveles de prueba | Nivel | Qué demuestra | Fuerza | | --- | --- | --- | | Se envió | Que salió de aquí, a esa dirección, ese día | Media: no prueba que llegara | | Se entregó | Que el servidor del destinatario lo aceptó | Alta | | Se abrió | Que alguien lo abrió, y cuándo | Muy alta | El salto entre el primero y el tercero es lo que cambia la conversación. «Te lo mandé» admite réplica; «se abrió el día 4 a las 10:12» no la admite. > [!IMPORTANT] > Que se abriera no demuestra que se leyera ni que se entendiera. Es un dato fuerte, no una prueba de conformidad: para eso hace falta una respuesta o una firma. ## Cuándo conviene pedir firma en lugar de avisar Si lo que comunicas tiene consecuencias —un cambio de condiciones, un sobrecoste, un plazo—, un aviso no basta. Mándalo a firmar: la diferencia entre «te avisé» y «lo aceptaste» es toda. > [!WARNING] > Un correo mandado desde tu bandeja personal no deja este rastro. Si el aviso importa, que salga por el expediente. > [!NOTE] > En una reclamación, lo que más pesa suele ser lo más aburrido: el registro de apertura de un aviso, no el contrato de treinta páginas. **¿Se sabe quién lo abrió si van varios destinatarios?** Se registra por destinatario. **¿Y si lo abrió y dice que no era él?** Ahí es donde ayuda haber pedido firma con código al móvil. **¿Cuánto se conserva ese registro?** Según vuestra política de conservación. ## Ejemplos **Un cliente reclama un sobrecoste alegando que nunca se le comunicó.** - Se recupera el registro del aviso - Consta la apertura el día siguiente al envío → La reclamación se retira; la siguiente vez ese tipo de comunicación se manda a firmar, no a avisar. **Se avisó por teléfono y no consta.** - Manda el aviso por un canal que deja rastro → El aviso deja de depender de dos memorias. **El otro dice que el aviso no llegó.** - Consulta la fecha y el estado de entrega → Consta cuándo se comunicó. **Se avisa y luego se discute qué se dijo.** - Conserva el texto exacto del aviso → Lo comunicado es demostrable. **Hace falta probar que se avisó antes de una fecha.** - Consulta el registro de envíos → La fecha del aviso es incontestable. **El aviso se manda a quien no correspondía.** - Comprueba el destinatario antes de enviar → El aviso prueba algo útil. --- --- id: KB-TZ-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/que-queda-registrado-de-lo-que-hago idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-002, KB-GL-014, KB-TZ-020] citadoPor: [KB-TZ-007, KB-TZ-009, KB-TZ-010] --- # Qué queda registrado _Todo lo que toca un documento deja rastro, y eso juega a vuestro favor._ **Responde a:** qué acciones quedan registradas · se guarda quién abre un documento · hay registro de lo que hago · me están vigilando en la plataforma Casi todo lo que ocurre alrededor de un documento se registra: quién lo subió, quién lo abrió, quién lo aprobó, quién lo descargó y cuándo. Suena a vigilancia y no lo es: es lo que permite responder preguntas que de otro modo serían la palabra de uno contra la de otro. ## Qué se registra | Momento | Qué queda | | --- | --- | | Subida | Quién y cuándo | | Envío | A quién, por qué canal, si llegó y si se abrió | | Aprobación o rechazo | Quién decidió, cuándo y con qué motivo | | Descarga o consulta | Quién accedió y cuándo | | Cambio de un dato | El valor anterior, el nuevo y quién lo cambió | ## Para qué sirve, en la práctica - Cerrar un «no nos avisasteis» con una fecha en lugar de con una discusión. - Enseñar a un auditor que el control se aplicó de verdad, no solo sobre el papel. - Saber quién puede responder una duda sobre un expediente de hace dos años. > [!IMPORTANT] > El registro no se puede editar, tampoco por un administrador. Es lo que le da valor: un registro que alguien pudiera retocar no probaría nada, porque quien lo retocaría es justo quien tendría motivo. > [!WARNING] > Que quede registrado quién descarga qué es también una protección para vosotros mismos: si un día sale un documento de donde no debía, la pregunta tiene respuesta. > [!NOTE] > Nada de esto se activa: existe desde el primer día. Lo único que hay que decidir es cuánto tiempo se conserva, que va en vuestra política. **¿Puede alguien borrar su rastro?** No. **¿Ve el registro todo el mundo?** No, solo quien administra. Es información sensible sobre personas del equipo. **¿Se registra lo que hace un tercero?** Sí: cuándo abrió su enlace, qué entregó y cuándo firmó. ## Ejemplos **Nadie recuerda quién aprobó un certificado que resultó estar caducado.** - Se mira el registro del expediente → Consta quién lo aprobó y cuándo; se corrige el criterio en lugar de buscar culpables a ciegas. **Nadie sabe qué queda registrado de cada acción.** - Consulta el registro de un caso real → Se sabe con qué se cuenta. **Se afirma algo que el registro no respalda.** - Comprueba antes qué consta → Se afirma lo que se puede demostrar. **Un cliente pregunta qué se guarda de su actividad.** - Le explica qué campos componen el registro → La respuesta es concreta y verificable. **Se busca una acción concreta en el histórico.** - Filtra por fecha, usuario o expediente → Se encuentra sin recorrer todo. **Se teme que el registro se pueda alterar.** - Comprueba que las entradas no se editan → El valor está en que nadie pueda corregirlo. --- --- id: KB-TZ-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/cuando-alguien-pide-que-borres-sus-datos idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: administrador nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-003, KB-GL-013] citadoPor: [KB-LE-003, KB-TZ-013, KB-NO-023] --- # Cuando alguien pide que borres sus datos _Qué se puede borrar, qué hay que conservar y por qué eso no es una contradicción._ **Responde a:** un empleado pide que borre sus datos · derecho de supresión rgpd qué hago · borrar los datos de un proveedor · puedo borrar un documento firmado Llega la petición y la reacción instintiva es una de dos: borrarlo todo deprisa, o no borrar nada por miedo. Las dos son malas. La respuesta correcta separa lo que hay que conservar de lo que no había motivo para tener. ## Las tres categorías | Qué es | Qué se hace | | --- | --- | | Datos que guardáis sin motivo actual | Se eliminan. Es lo que la petición pide y lo que no deberíais tener | | Datos con obligación legal de conservación | Se conservan, y se le explica por qué y hasta cuándo | | Evidencias de una firma o de una entrega | Se conservan mientras el documento tenga efectos | > [!IMPORTANT] > Una firma no se borra. No es una limitación técnica: una firma que pudiera hacerse desaparecer a petición del firmante no probaría nada, y entonces ningún documento firmado valdría. Eso se le explica; no se discute. ## Qué hacer, en orden 1. **Comprueba quién pide** — Que sea la persona a la que se refieren los datos. Una petición de borrado es también un vector de suplantación. 2. **Habla con quien lleve protección de datos** — En vuestra empresa hay alguien responsable de esto, aunque no se llame así. Hay plazos. 3. **Separa las tres categorías** — Con la política de conservación delante, no de memoria. 4. **Responde explicando** — Qué se ha eliminado, qué se conserva y por qué. Una respuesta razonada cierra casi todas las peticiones. > [!WARNING] > Si hay una reclamación o un litigio en marcha que afecte a esos datos, no borres nada sin consultarlo. Borrar material relevante para un procedimiento abierto es un problema mayor que el que intentabas resolver. > [!NOTE] > La mejor forma de responder bien a estas peticiones es no haber guardado de más. Una política de conservación aplicada de verdad convierte esto en un trámite de diez minutos. **¿Esto es asesoramiento legal?** No. Es el criterio práctico; los plazos y las obligaciones concretas las dice vuestro asesor. **¿Cuánto tiempo tengo para responder?** Hay plazos legales y son cortos. Por eso el primer paso es avisar a quien corresponda. **¿Queda constancia de que lo eliminé?** Sí, y conviene: es lo que demuestra que atendisteis la petición. ## Ejemplos **Un extrabajador pide que se borren todos sus datos.** - Se elimina la copia de su DNI, que no había motivo para conservar - Se conservan su contrato firmado y las nóminas, con su plazo legal - Se le responde explicando las dos cosas → La petición se cierra sin conflicto y de paso se deja de custodiar un documento de identidad que sobraba. **Llega una petición de borrado y no se sabe dónde está todo.** - Localiza dónde aparece esa persona → La petición se atiende sin buscar por todas partes. **Se borra y queda una copia en otro sitio.** - Revisa todos los sitios antes de confirmar → El borrado es completo. **Se borra algo que había que conservar por plazo.** - Comprueba la política antes de borrar → Se distingue lo que se puede borrar de lo que no. **No consta que se atendiera la petición.** - Registra la petición y lo actuado → La respuesta es demostrable. **La petición llega a alguien que no puede resolverla.** - Deja escrito quién la atiende → La petición no se queda esperando. --- --- id: KB-TZ-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/quien-hizo-que-y-cuando idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-004, KB-SC-003, KB-CR-004, KB-TZ-021] citadoPor: [KB-TL-009, KB-TZ-003, KB-CO-008, KB-CO-009, KB-DI-005, KB-TZ-011, KB-TZ-016, KB-CR-006, KB-CR-008, KB-AD-001, KB-IN-001, KB-MA-001, KB-IN-002, KB-TZ-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/audit --- # Quién hizo qué y cuándo _El registro que convierte un archivo en una prueba, y cómo se le enseña a un tercero._ **Responde a:** quién hizo qué y cuándo en la plataforma · registro de auditoría · cómo demuestro lo que pasó con un documento · verificación pública de un documento · cuánto tiempo se conservan los documentos La diferencia entre una carpeta compartida y esta plataforma no está en dónde se guardan los archivos: está en que aquí queda constancia de cada paso. Quién pidió qué, cuándo se avisó, cuándo se abrió el enlace, quién subió el documento, quién corrigió un dato y quién lo confirmó. **En corto** - Cada acción queda registrada con su autor y su hora. - El registro no se puede editar: si se pudiera, no probaría nada. - Un tercero puede verificar un documento sin tener cuenta ni pedirte permiso. - La retención se configura por organización, según lo que exija tu sector. **Lo que queda registrado de una petición** — Cada hito con su autor y su hora, y ninguno se puede editar después. **What gets recorded about a request** — Each milestone with its author and time, and none can be edited afterwards. ## Qué queda registrado - Los envíos: a quién, por qué canal, a qué hora, y si rebotaron. - Las aperturas: cuándo se abrió cada enlace, que es lo que distingue «no llegó» de «no lo miró». - Las entregas: qué documento, quién lo subió y desde dónde. - Las lecturas automáticas y las correcciones manuales, con quién confirmó cada dato. - Las firmas: quién, cuándo, con qué nivel y si validó el código. - Los cambios de configuración de la organización. ## Por qué no se puede editar Es el mismo razonamiento que en SmartCheck. Un registro que su dueño puede modificar no sirve para demostrar nada ante un tercero, porque la otra parte siempre podrá decir que se cambió después. La inmutabilidad es lo que le da valor. ## Cómo se lo enseñas a alguien de fuera | Necesitas | Usas | | --- | --- | | Que un auditor compruebe un documento concreto | El enlace de la evidencia o la verificación pública | | Aportar una firma en un procedimiento | El PDF firmado y su cadena de evidencias | | Entregar todo un periodo | El dossier exportado de la carpeta | | Justificar una actuación interna | El registro de auditoría de la organización | > [!NOTE] > Lo que hace fuerte a una prueba es que la pueda comprobar alguien que no se fía de ti. Por eso la verificación pública no exige cuenta ni permiso tuyo. ## Cuánto tiempo se conserva Depende de la política de retención de tu organización, que se configura según lo que exija tu sector. Si necesitas conservar algo más allá de ese plazo por tu cuenta, descárgalo: un PDF firmado es autosuficiente y se valida sin depender de la plataforma. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo ver quién ha descargado un documento?** Los accesos quedan registrados junto con el resto de la trazabilidad de tu organización. **¿Y si alguien de mi equipo se va?** Su acceso se retira, pero lo que hizo permanece con su nombre. Si desapareciera, el histórico dejaría de ser trazable. **¿Sirve como prueba en un procedimiento?** Lo que se aporta es el documento firmado con su cadena de evidencias y su sello de tiempo, que un tercero puede verificar por su cuenta. **¿Se puede exportar el registro?** Sí. Es lo que se entrega en una auditoría, en vez de ir enseñando pantallas. ## Ejemplos **Un cliente afirma que nunca se le pidió un documento que falta en su expediente.** - Abre el expediente y muestra la fecha del envío y el canal - Enseña que el enlace se abrió dos días después - Comprueba que no hubo entrega y que se le recordó dos veces → La conversación deja de ser sobre quién recuerda qué, porque los hechos están fechados. **Alguien afirma que revisó algo y no consta.** - Consulta el registro de esa acción → Lo hecho tiene autor y hora. **Un dato aparece cambiado y nadie sabe quién lo tocó.** - Consulta el histórico del propio dato → El cambio tiene fecha y responsable. **Se quiere saber quién dio acceso a un tercero.** - Busca la acción en el registro → La concesión deja de ser anónima. **Dos personas dan versiones distintas de lo ocurrido.** - Consulta la secuencia registrada → La discusión se cierra mirando. **Un auditor pide evidencia de un control.** - Enseña el registro de operaciones reales → El control pasa de afirmación a evidencia. --- --- id: KB-TZ-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trazabilidad-y-cumplimiento/demostrar-que-un-documento-no-ha-cambiado idioma: es categoria: trazabilidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-001, KB-SC-001] citadoPor: [KB-DI-006, KB-SC-004, KB-SC-005, KB-SC-008, KB-TZ-008, KB-NO-001, KB-TZ-009, KB-TZ-010, KB-SC-010, KB-LE-007, KB-TZ-004, KB-TZ-005, KB-GL-005, KB-GL-006, KB-CF-003, KB-CF-008] --- # Demostrar que un documento no ha cambiado _Cómo se comprueba, quién puede hacerlo y por qué vale sin fiarse de nosotros._ **Responde a:** verificar que un documento es auténtico · comprobar si un pdf ha sido modificado · qué es el sello de tiempo · verificar un documento sin cuenta Un documento sellado se puede comprobar sin entrar en la plataforma, sin cuenta y sin pedirnos permiso. Esa es la parte importante: si hiciera falta fiarse de nosotros, no probaría gran cosa. **En corto** - Cada documento tiene una huella que cambia si cambia un solo carácter. - La hora la certifica un tercero independiente, no nuestro servidor. - Cualquiera con el documento puede comprobarlo. ## Cómo se comprueba 1. **Entra en la página pública de verificación.** 2. **Sube el documento, o escanea su código si lo lleva.** 3. **Lee el resultado: coincide o no coincide.** ## Qué significa cada resultado | Resultado | Qué quiere decir | | --- | --- | | Coincide | Es exactamente el documento que se selló, en la fecha que dice | | No coincide | El archivo ha cambiado desde entonces, aunque sea una coma | | No consta | Ese documento nunca se selló aquí | > [!IMPORTANT] > «No coincide» no significa necesariamente fraude. Reimprimir un PDF o volver a guardarlo desde otro programa cambia el archivo. Lo que sí significa es que ese archivo concreto no es el que se selló. ## Por qué la hora la pone otro Si la fecha la pusiéramos nosotros, tendríais que fiaros de nuestro reloj. La pone una autoridad de sellado independiente, y su firma se puede comprobar por separado. Es la diferencia entre decir «pasó el martes» y poder demostrarlo. **¿Hace falta cuenta para verificar?** No, y es a propósito: quien verifica suele ser alguien de fuera. **¿Sirve dentro de diez años?** Sí, mientras conserves el documento. La comprobación no depende de que tengas cuenta. **¿Y si perdí el archivo?** Si eres de la organización, está guardado. Si eres un tercero, pídeselo a quien te lo mandó. ## Ejemplos **Un cliente sospecha que el anexo que recibió no es el que se acordó.** - Sube su copia a la página de verificación → Coincide con el sellado el día de la firma, y la sospecha se cierra en treinta segundos sin discutir. **Alguien reenvía un documento y hay que saber si es el mismo.** - Compara la huella con la registrada → La comprobación no exige leerlo entero. **Dos copias parecen iguales y una está manipulada.** - Calcula la huella de las dos → Se distingue el original. **Un tercero quiere comprobarlo por su cuenta.** - Le indica la página de verificación → Comprueba sin depender de vosotros. **El fichero se abrió y se volvió a guardar.** - Comprueba con la copia original sin abrir → La verificación sale correcta. **Se quiere demostrar sin revelar el contenido.** - Comparte solo la huella → La prueba viaja sin el documento. --- --- id: KB-MA-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/que-hace-la-ia-con-mis-documentos idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-TZ-003] citadoPor: [KB-MA-018, KB-MA-004, KB-MA-005, KB-GL-013] --- # Qué hace la IA con mis documentos _Qué se procesa, qué no sale de vuestra organización y qué podéis apagar._ **Responde a:** la ia entrena con mis documentos · es seguro subir documentos confidenciales · desactivar la inteligencia artificial · quién puede ver lo que sube mi empresa Es una pregunta razonable y conviene responderla sin rodeos, porque aquí dentro hay contratos, nóminas y documentos de identidad de gente que no ha elegido estar aquí. **En corto** - Los documentos de tu organización solo los ve tu organización. - El procesamiento es para leerlos, no para nutrir un modelo general. - La lectura automática se puede desactivar por tipo de documento. ## Qué pasa cuando subes un documento 1. **Se guarda** — Cifrado, y asociado a tu organización. 2. **Se lee, si lo tienes activado** — Para extraer los datos que te interesan: fechas, importes, identificadores. 3. **Se queda donde está** — El resultado va a tu expediente. No se mezcla con el de nadie. ## Lo que podéis controlar | Decisión | Dónde | | --- | --- | | Qué tipos de documento se leen y cuáles no | En la configuración de cada tipo | | Cuánto tiempo se conserva | En la política de conservación | | Quién puede verlo | En los permisos y equipos | > [!IMPORTANT] > Si tenéis documentos especialmente sensibles —datos de salud, información de menores, secretos industriales—, decidid expresamente si su tipo lleva lectura automática o no, en vez de dejarlo por defecto. Es una decisión vuestra y conviene tomarla, no heredarla. > [!WARNING] > Marta responde con lo que tú puedes ver. Si un compañero no debe ver algo, no lo verá ni preguntándoselo a ella: hereda los permisos, no los sortea. > [!NOTE] > Si un cliente vuestro os pregunta esto mismo sobre sus documentos, la respuesta es la misma y podéis enseñarle esta página. **¿Se usan mis documentos para mejorar el producto?** Las correcciones mejoran la lectura de ese tipo de documento dentro de tu organización. **¿Puedo apagar la IA del todo?** Puedes desactivar la lectura automática. Los documentos se guardan igual. **¿Dónde están alojados los datos?** Está documentado en la información de cumplimiento; pregunta si necesitáis el detalle para una auditoría. ## Ejemplos **Un cliente pregunta a su proveedor si sus contratos se usan para entrenar una IA.** - Le enseña esta página - Le muestra que la lectura de ese tipo está desactivada → La duda se resuelve con una respuesta concreta en vez de con una promesa. **Se teme que los documentos salgan de la empresa.** - Comprueba qué se procesa y dónde → La duda se resuelve con el dato. **Un cliente pregunta qué se hace con lo suyo.** - Le explica el tratamiento con concreción → La respuesta es verificable. **Se sube algo sensible sin pensarlo.** - Comprueba antes qué conviene procesar → La decisión se toma sabiendo. **Se asume que la IA guarda todo lo que ve.** - Consulta qué se conserva y cuánto → La expectativa se ajusta a la realidad. **Hay que responder a una auditoría sobre el uso de IA.** - Consulta el registro de invocaciones → La respuesta sale de un registro y no de una afirmación. --- --- id: KB-MA-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/convertir-una-respuesta-en-trabajo idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-006, KB-MA-004] citadoPor: [KB-MA-015] --- # Convertir una respuesta en trabajo _Qué hacer con la lista que te acaba de dar, para que no se quede en un dato curioso._ **Responde a:** qué hago con lo que me contesta el asistente · pasar de la respuesta a la acción · el asistente me da datos pero no cambio nada · sacar partido a las respuestas de la ia Preguntar es la parte fácil y la que engancha. El problema aparece a las tres semanas: se pregunta, sale una lista interesante, se cierra la pantalla y no pasa nada. Una respuesta que no termina en una acción es tiempo gastado en sentirse informado. ## La regla de las tres salidas Toda respuesta debería acabar en una de estas tres cosas. Si no acaba en ninguna, la pregunta estaba mal planteada: | Salida | Cuándo | Qué haces | | --- | --- | --- | | Una llamada o un mensaje | Alguien concreto tiene que mover algo | Escribirle desde el propio expediente | | Un cambio en el sistema | Un dato mal, una caducidad sin poner, un permiso que sobra | Arreglarlo en ese momento, no apuntarlo | | Una decisión de cerrar | Lo que lleva tres meses muerto | Cerrarlo con su motivo | ## El error que más se repite Apuntar la lista en otro sitio —una nota, un correo a uno mismo— para hacerlo luego. Ese «luego» compite con todo lo demás y pierde. Si la lista tiene cuatro nombres, se resuelven ahora; si tiene cuarenta, la pregunta era demasiado ancha y hay que acotarla. > [!WARNING] > Si preguntas lo mismo cada semana y siempre sale la misma lista sin resolver, el problema no es la pregunta: es que nadie tiene asignado resolverla. Eso no lo arregla ningún asistente. > [!NOTE] > Una pregunta que sirve todas las semanas merece ser un filtro guardado, no una pregunta. El asistente es para explorar; lo que se repite conviene tenerlo a un clic. > [!IMPORTANT] > Antes de actuar sobre un dato con consecuencias —bloquear a un proveedor, dar por bueno un acceso— ábrelo y compruébalo. La respuesta te ha llevado hasta él en segundos; comprobarlo sigue saliendo más rápido que haberlo buscado. **¿Puede hacer los cambios por mí?** Te lleva al sitio; las acciones que cambian algo las confirmas tú. **¿Y si la lista es enorme?** Acota: un plazo más corto, una obra concreta, un responsable. **¿Guarda lo que ya he resuelto?** El expediente refleja lo que hiciste; la siguiente respuesta ya sale distinta. ## Ejemplos **Una responsable pregunta cada lunes qué está parado y apunta la lista en una libreta.** - Deja de apuntar - Resuelve los cuatro casos en el momento, desde el propio expediente → En un mes la lista del lunes baja de doce a tres, porque los que se resolvían nunca ya no vuelven a salir. **La respuesta dice qué falta y nadie lo pide.** - Lanza la petición desde ahí mismo → La consulta se convierte en trabajo hecho. **Se copia la lista a mano a otro sitio.** - Actúa sobre los expedientes que devuelve → Se elimina el paso de copiar. **Se detecta un hueco y se olvida.** - Convierte el hallazgo en una tarea → Lo detectado no se pierde. **Se pregunta cada semana lo mismo y se actúa igual.** - Convierte la consulta en un proceso → La acción sale sola. **La respuesta señala un error en un dato.** - Corrige el dato desde el propio documento → El error se cierra donde nació. --- --- id: KB-MA-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/preguntar-por-varias-cosas-a-la-vez idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-006] citadoPor: [KB-MA-017] --- # Cruzar información de sitios distintos _Lo que un filtro no puede hacer y una pregunta sí._ **Responde a:** cruzar datos de proveedores y obras · preguntar por varias cosas a la vez · buscar información que está en sitios distintos · el filtro no me da lo que necesito Un filtro responde una pregunta simple: qué cumple esta condición. Cuando la pregunta cruza dos cosas —qué proveedores de esta obra tienen algo caducado y además llevan tiempo sin responder— el filtro se queda corto y empieza el trabajo manual. ## El tipo de pregunta que sí compensa | Pregunta | Por qué no la da un filtro | | --- | --- | | ¿Qué proveedores de esta obra tienen algo caducado y no responden? | Cruza dos condiciones y un histórico | | ¿A qué clientes les hemos pedido lo mismo dos veces este año? | Necesita mirar el patrón, no el estado | | ¿Qué expedientes se parecen a este que se atascó? | Es una comparación, no un filtro | | ¿Qué documentación nos falta para poder facturar a este cliente? | Junta cosas de sitios distintos | > [!IMPORTANT] > Antes de actuar sobre una respuesta que cruza cosas, abrid uno de los casos y comprobadlo. Cuanto más elaborada es la pregunta, más piezas hay donde algo puede estar desactualizado — y la respuesta suena igual de segura en los dos casos. ## Cómo se pregunta mejor **En corto** - Nombrad las dos condiciones por separado y explícitas. - Poned el plazo: «este trimestre», no «últimamente». - Y decid para qué lo queréis: cambia la forma de la respuesta. > [!WARNING] > Si la respuesta os sorprende mucho, sospechad antes de celebrar o alarmaros. Una lista inesperadamente larga suele significar que la pregunta se entendió más ancha de lo que queríais. > [!NOTE] > Cuando una pregunta cruzada os sirve cada mes, merece convertirse en algo fijo. Preguntar es para explorar; lo que se repite conviene tenerlo montado. **¿Puede cruzar con datos de otro sistema nuestro?** No por sí solo; para eso está la integración. **¿Es más caro preguntar cosas complejas?** Cada consulta consume igual; lo que cambia es lo que os ahorra. **¿Y si no encuentra nada?** Lo dice. Que no encuentre no significa que no exista: puede que la pregunta no fuera la correcta. ## Ejemplos **Una responsable necesita saber qué subcontratas de una obra están incompletas y llevan sin responder tres semanas.** - Lo pregunta nombrando las dos condiciones y el plazo - Abre dos de los casos para comprobar → Sale con cuatro nombres verificados en cinco minutos, en vez de cruzar dos listados a mano. **El dato está en un documento y el contexto en otro.** - Pregunta por los dos a la vez → La respuesta cruza sin abrir nada. **Se compara a mano lo de dos proveedores.** - Pregunta por la comparación → El cruce es inmediato. **Se quiere saber qué expedientes comparten un problema.** - Pregunta por el patrón → El patrón aparece sin recorrerlos. **La respuesta cruza datos de periodos distintos.** - Concreta el periodo en la pregunta → La comparación es la que se buscaba. **Se cruza información de expedientes que no se ven.** - Comprueba el alcance antes de fiarse → La respuesta se lee sabiendo qué abarca. --- --- id: KB-MA-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/las-diez-preguntas-que-mas-se-hacen idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-005, KB-TD-001] citadoPor: [KB-MA-014] --- # Las diez preguntas que más se hacen _Copiadlas tal cual: funcionan sin haber configurado nada._ **Responde a:** ejemplos de preguntas para el asistente · qué le pregunto a marta · preguntas útiles ia plataforma · no sé qué preguntarle Cuesta arrancar cuando la pantalla está en blanco. Estas diez funcionan desde el primer día, sin haber configurado filtros ni aprendido nada, y cubren la mayor parte de lo que la gente acaba preguntando. ## Para empezar el día **En corto** - «¿Qué expedientes llevan más de dos semanas sin movimiento y a quién esperan?» - «¿Qué me ha llegado desde ayer y está pendiente de que yo lo revise?» - «¿Qué tengo yo sin cerrar ahora mismo?» ## Para anticiparse **En corto** - «¿A quién le caduca algo obligatorio este trimestre?» - «¿Qué proveedores están incompletos y bloqueados por un solo documento?» - «¿Qué renovaciones tocan el mes que viene?» ## Para responder a alguien **En corto** - «Enséñame todo lo de este cliente del último año, por fecha.» - «¿Qué le pedimos a este proveedor y cuándo respondió?» - «Reconstruye la secuencia de este expediente con sus fechas.» - «¿Qué documentación nos falta para poder facturar a este cliente?» > [!IMPORTANT] > Las tres últimas son las que más tiempo ahorran y las que menos se usan, porque la gente asume que hay que buscarlo a mano. Son justo las que llegan con alguien esperando al teléfono. ## Cómo mejorarlas para vuestro caso Sustituid «este cliente» por el nombre real y añadid el plazo. Todo lo demás funciona igual. Si una respuesta sale demasiado larga, la pregunta era demasiado ancha: acotad por obra, por responsable o por periodo. > [!WARNING] > Antes de actuar sobre cualquiera de estas respuestas para algo con consecuencias, abrid el caso y comprobadlo. Son un atajo para llegar al dato, no una autoridad sobre él. > [!NOTE] > Si una de las diez os sirve todas las semanas, dejadla montada como vista guardada. Preguntar es para explorar; lo que se repite conviene tenerlo a un clic. **¿Funcionan sin configurar nada?** Sí, las diez. **¿Puedo preguntarlas en otro idioma?** Sí. **¿Y si no encuentra nada?** Lo dice. Comprobad que estáis en la organización correcta antes de concluir que no existe. ## Ejemplos **Alguien empieza a usar el asistente y no sabe por dónde entrar.** - Copia las tres primeras tal cual → Sale con una lista accionable el primer día, sin haber aprendido a filtrar. **Se pregunta qué falta y se recorre todo a mano.** - Pregunta por lo pendiente → La lista sale sin construirla. **Se pregunta por vencimientos revisando expediente a expediente.** - Pregunta por el periodo → La revisión se reduce a mirar la respuesta. **Se busca quién no ha contestado.** - Pregunta por los que siguen sin responder → Se reclama solo a quien falta. **Se quiere el estado de un proveedor concreto.** - Pregunta por ese proveedor → La respuesta llega sin abrir su expediente. **Se pregunta lo mismo cada lunes.** - Convierte la consulta en un informe → La respuesta llega sola. --- --- id: KB-MA-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/ponerse-al-dia-de-un-expediente-con-marta idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-006] citadoPor: [KB-CR-011, KB-MA-017] --- # Ponerse al día de un expediente con Marta _Coger algo que llevaba otra persona sin leerse ochenta correos._ **Responde a:** ponerme al día de un expediente que llevaba otro · resumen de lo que ha pasado en un proceso · coger el trabajo de un compañero de baja · entender rápido el estado de un caso Es una de las situaciones que más tiempo consume y que menos se cuenta: alguien se va, se pone de baja o cambia de puesto, y otra persona tiene que coger sus expedientes. Lo normal es dedicar una mañana a reconstruir la historia. ## Las cuatro preguntas que resuelven el 90 % 1. **«Resúmeme qué ha pasado en este expediente»** — La secuencia, no el detalle. Sirve para situarse en dos minutos. 2. **«¿Qué está pendiente y de quién depende?»** — Separa lo que os toca de lo que esperáis de otro. 3. **«¿Qué se le prometió a esta persona?»** — Lo que se dijo por correo o mensaje y aún no se ha cumplido. 4. **«¿Hay algo que caduque pronto aquí?»** — La pregunta que evita heredar un problema en la primera semana. > [!IMPORTANT] > La tercera es la que más disgustos ahorra. Los compromisos verbales o por correo son lo primero que se pierde en un traspaso, y lo primero que reclama la otra parte. ## Lo que conviene comprobar a mano | Aspecto | Por qué mirarlo vosotros | | --- | --- | | Fechas límite reales | Un resumen puede citarlas mal; el original manda | | Importes y condiciones | Cualquier cifra que vaya a usarse se contrasta | | Quién es el interlocutor | Puede haber cambiado y el histórico no decirlo | > [!WARNING] > No uséis un resumen como base para responder a un cliente sin abrir lo resumido. El resumen sirve para saber dónde mirar, no para sustituir la lectura de lo que importa. ## Y al revés: dejar un expediente Si sois vosotros los que os vais, la mejor herencia no es un documento de traspaso: es que todo lo que hicisteis esté dentro del expediente y no en vuestro correo. Con eso, quien entre puede preguntar y obtener respuestas; sin eso, no hay resumen posible. **En corto** - Las conversaciones, en el expediente y no en la bandeja personal. - Los compromisos, escritos donde los vea quien venga después. - Y las decisiones, con su porqué, aunque sea en una línea. > [!NOTE] > Marta responde con lo que hay en vuestra organización y con lo que vuestro permiso os deja ver. Si un expediente estaba restringido, el resumen tampoco lo incluirá — es la misma regla que en el resto de la plataforma. **¿Puede resumir varios expedientes a la vez?** Sí, y para un traspaso completo suele ser la primera pregunta. **¿Ve los correos?** Lo que esté registrado en la plataforma. Lo que quedó en una bandeja personal, no. **¿Se equivoca?** Puede. Por eso lo que vaya a usarse con un cliente se comprueba en el original. ## Ejemplos **Alguien hereda catorce expedientes de una compañera de baja.** - Pide un resumen y la lista de pendientes de los catorce - Comprueba a mano fechas e importes de los tres más urgentes → Empieza a trabajar la misma mañana en lugar de dedicar dos días a reconstruir el estado. **Hay que ponerse al día de un expediente de meses.** - Pide un resumen del estado → La puesta al día cuesta minutos. **Alguien sustituye a un compañero de baja.** - Pide el resumen de sus expedientes → El relevo empieza sabiendo. **Se prepara una reunión con un proveedor.** - Pide qué está pendiente con él → La reunión empieza con datos. **El resumen omite algo importante.** - Pregunta expresamente por ese punto → La respuesta cubre lo que hacía falta. **Se lee el expediente entero por si acaso.** - Pide el resumen y abre solo lo que dude → El tiempo se dedica a lo que importa. --- --- id: KB-MA-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/marta-no-encuentra-algo-que-existe idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-004, KB-MA-002, KB-MA-018] citadoPor: [KB-MA-020] --- # Marta no encuentra algo que existe _Cuatro razones, en orden de probabilidad, y qué hacer con cada una._ **Responde a:** marta no encuentra un documento · la ia dice que no hay nada y sí lo hay · por qué no me encuentra lo que busco · el asistente no ve mis documentos Preguntáis por algo que sabéis que está y la respuesta es que no consta. Antes de dar por hecho que falla, conviene descartar cuatro cosas, porque solo la última lo es de verdad. ## Las cuatro razones, por probabilidad | Razón | Cómo se comprueba | Qué hacer | | --- | --- | --- | | No tenéis permiso para verlo | Buscadlo vosotros a mano | Pedir acceso a quien administre | | Está en otra organización | Mirar en cuál estáis | Cambiar de organización | | Se subió sin leer | Abrirlo y ver si tiene texto | Volver a procesarlo | | La pregunta apuntaba a otra cosa | Preguntar con un identificador | Reformular con un dato concreto | > [!IMPORTANT] > La primera es la más frecuente con diferencia y la que menos parece un problema de permisos: la respuesta no dice «no puedes verlo», dice que no consta. Y es correcto: para vuestro permiso, no consta. ## Cómo preguntar para que aparezca 1. **Con un identificador antes que con un nombre** — Un NIF o un número de expediente no se escribe de tres maneras distintas. 2. **Diciendo de qué es, no solo qué queréis** — «El seguro de responsabilidad civil de X» encuentra mejor que «el seguro de X». 3. **Sin la fecha, al principio** — La fecha que recordáis suele estar desplazada y descarta justo lo que buscáis. 4. **Y por partes si la pregunta es larga** — Dos preguntas simples funcionan mejor que una con cuatro condiciones. > [!WARNING] > Si tras todo eso seguís sin encontrarlo, buscadlo a mano antes de concluir nada. Si a mano tampoco aparece, el problema no es de la pregunta: o no está subido, o no lo podéis ver. ## El caso del escaneo mudo Un documento escaneado sin lectura existe pero no dice nada de sí mismo. Está en el listado, se puede abrir, y aun así no responde a ninguna pregunta sobre su contenido. Es el caso que más desconcierta porque el documento se ve perfectamente en pantalla. **En corto** - Si lo veis a mano pero no responde, probablemente no se leyó. - Si no lo veis a mano, es permiso u organización. - Y si lo veis y responde mal, entonces sí es la pregunta. > [!NOTE] > Preguntar consume, también cuando la respuesta es que no hay nada. Descartar permisos y organización antes de reformular cinco veces sale más barato y suele ser la respuesta. **¿Aprende de mis correcciones?** Recuerda lo que le indiquéis expresamente; no reinterpreta el pasado por su cuenta. **¿Puede buscar en documentos de otro equipo?** Solo si vuestro permiso os deja verlos. **¿Y si el documento es muy nuevo?** Puede tardar un momento en estar disponible tras subirlo. ## Ejemplos **Alguien pregunta por un contrato y le dicen que no consta, aunque lo subió su compañera.** - Lo busca a mano y tampoco aparece - Pide acceso al equipo que lo custodia → Aparece en cuanto tiene permiso, sin que hubiera ningún fallo que arreglar. **Se busca algo que existe y no aparece.** - Comprueba si tenéis acceso a ese expediente → Se descarta un problema de alcance. **El documento se subió sin procesar.** - Comprueba si su contenido es buscable → El documento pasa a encontrarse. **Se busca por un dato que no se extrajo.** - Añade ese campo a la extracción → La búsqueda encuentra lo que hace falta. **La pregunta usa un término que el documento no usa.** - Prueba con las palabras del documento → La coincidencia aparece. **El documento está en otro expediente.** - Amplía el alcance de la pregunta → Se localiza sin recorrer carpetas. --- --- id: KB-MA-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/que-hace-marta-sin-preguntar-y-que-no idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-005, KB-CL-007] citadoPor: [KB-MA-016, KB-TL-029] --- # Qué hace Marta sin preguntar y qué no _La línea entre buscar y actuar, y quién decide dónde está._ **Responde a:** la ia puede hacer cosas sola · qué acciones ejecuta el asistente · marta manda correos sin que yo lo diga · límites del agente de ia La pregunta llega siempre, y con razón: si el asistente puede leer todo lo vuestro, ¿qué puede hacer con ello? La respuesta corta es que consultar es una cosa y actuar es otra, y la segunda está sujeta a lo que decidáis vosotros. ## Las tres capas | Capa | Ejemplos | Quién autoriza | | --- | --- | --- | | Consultar | Resumir, buscar, comparar, explicar | Vuestro propio permiso: ve lo que veis | | Preparar | Redactar un borrador, montar un proceso, proponer una lista | Igual, pero nada sale de aquí | | Actuar | Enviar, pedir a un tercero, cerrar, aprobar | Se configura, y por defecto pregunta | > [!IMPORTANT] > La primera capa está limitada por vuestros permisos, no por los del asistente. Si no podéis ver un expediente, tampoco aparece en una respuesta: no hay una puerta trasera por la que la IA vea más que vosotros. ## Dónde conviene poner la línea 1. **Que consulte y prepare, siempre** — Es donde está casi todo el ahorro de tiempo y no puede romper nada. 2. **Que actúe solo en lo reversible** — Abrir una tarea, mandar un recordatorio, marcar algo para revisar. 3. **Que pregunte en lo que sale hacia fuera** — Cualquier cosa que llegue a un tercero, mejor con alguien delante. 4. **Y nunca en lo que decide** — Aprobar, rechazar, bloquear a un proveedor. Eso responde alguien con nombre. > [!WARNING] > El punto tres es el que más rápido se relaja «porque va bien», y es el que peor sale cuando falla: un mensaje incorrecto a doscientos proveedores no se recupera con una corrección. Lo que sale hacia fuera merece un vistazo humano aunque cueste treinta segundos. ## Lo que queda registrado **En corto** - Toda acción ejecutada queda en el registro de actividad, con la marca de que la hizo el asistente. - Lo consultado también deja rastro, igual que si lo hubieseis abierto vosotros. - Y lo que se ejecuta consume igual: una acción automática cuesta lo mismo que una manual. Eso último tiene una consecuencia práctica: una regla que se dispara mil veces gasta mil, y conviene mirar el desglose el primer mes de tenerla encendida. > [!NOTE] > Podéis empezar sin ninguna capacidad de actuar y ampliarla después. Es el camino recomendado: primero se comprueba que sus respuestas son fiables en vuestro caso, y solo entonces se le deja ejecutar algo. **¿Puede borrar algo?** No es de lo que conviene delegar, y por defecto no lo hace. **¿Aprende con nuestros documentos?** Los usa para responderos; ver el artículo sobre qué hace la IA con vuestros documentos. **¿Puedo ver qué ha hecho?** Sí, en el registro de actividad, igual que con cualquier usuario. ## Ejemplos **Una empresa quiere que el asistente mande recordatorios y apruebe documentación sencilla.** - Le deja los recordatorios y las tareas - Mantiene la aprobación en manos de una persona → Recupera el tiempo de la insistencia sin delegar ninguna decisión de la que responde. **Se espera que lance peticiones sin pedirlo.** - Comprueba qué hace por su cuenta y qué no → No se dan por hechas acciones que nadie pidió. **Se pide que escriba a un proveedor y nadie revisa.** - Revisa el texto antes de enviarlo → Lo que sale lleva vuestro criterio. **Se asume que ha corregido un dato.** - Comprueba el dato en su documento → El estado real es conocido. **Se le pide algo que exige una decisión.** - Toma la decisión y usa la respuesta como apoyo → Cada uno hace lo suyo. **Se espera que actúe sobre expedientes que no ve.** - Comprueba su alcance → La expectativa se ajusta. --- --- id: KB-MA-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/las-primeras-cinco-preguntas idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-PS-011, KB-MA-010] citadoPor: [KB-MA-006] --- # Las primeras cinco preguntas _Qué preguntar el primer día para saber si esto os va a servir._ **Responde a:** qué le pregunto a la ia el primer día · primeras preguntas al asistente · cómo empezar a usar marta · ejemplos de preguntas útiles La primera vez que alguien se pone delante del asistente suele preguntarle algo genérico, recibir una respuesta genérica y concluir que no sirve. Estas cinco preguntas están elegidas para lo contrario: son concretas, tienen respuesta verificable y enseñan de qué es capaz. ## Las cinco 1. **«¿Qué me caduca en los próximos treinta días?»** — Respuesta útil desde el minuto uno y comprobable de un vistazo. 2. **«¿Qué está esperando algo de un tercero?»** — Enseña dónde está parado el trabajo, que casi nunca es donde creíais. 3. **«Resúmeme qué ha pasado con [un proveedor concreto]»** — Poned uno que conozcáis bien: así podéis juzgar si el resumen es bueno. 4. **«¿Cuánto tardamos de media en cerrar un expediente?»** — Un dato que normalmente cuesta media mañana de sacar. 5. **«¿Qué documentos hay de [un identificador]?»** — Un NIF, una matrícula, un número de pedido. Es la prueba de que encuentra por dentro. > [!IMPORTANT] > La tercera es la que mejor os dice si podéis fiaros. Al preguntarle por algo que conocéis de memoria, veréis en dos segundos si el resumen es correcto, si se deja algo importante o si da por bueno un dato que no lo era. ## Lo que conviene no preguntar el primer día | Pregunta | Por qué decepciona | | --- | --- | | «¿Qué puedes hacer?» | Contesta en abstracto y no enseña nada de lo vuestro | | Algo de un expediente que no podéis ver | Dirá que no consta, y con razón | | Una pregunta con cuatro condiciones | Dos preguntas simples funcionan mejor | | Algo que acabáis de subir hace un segundo | Puede tardar un momento en estar disponible | > [!WARNING] > Y no le preguntéis por documentos escaneados sin lectura esperando que responda sobre su contenido: existen, se ven, pero no dicen nada de sí mismos. Si vuestro archivo es sobre todo escaneos antiguos sin procesar, eso se nota justo aquí. ## Qué mirar en sus respuestas **En corto** - Si dice de dónde saca cada dato. - Si distingue entre lo que consta y lo que deduce. - Y si al preguntarle dos veces lo mismo responde igual. Ese último punto importa más de lo que parece: una respuesta que cambia entre intentos es una señal de que está en el límite de lo que puede responder con lo que hay. > [!NOTE] > Cada pregunta consume, también las que no dan resultado. No es mucho, pero conviene saberlo antes de dedicar una tarde a probar formulaciones. **¿Puedo preguntarle en otro idioma?** Sí, y responde en el que le habléis. **¿Se le puede pedir que prepare algo?** Sí: borradores, listas, procesos. Preparar es distinto de ejecutar. **¿Ve lo que ven mis compañeros?** Ve lo que veis vosotros, ni más ni menos. ## Ejemplos **Alguien prueba el asistente preguntando qué sabe hacer y lo descarta.** - Prueba con las cinco preguntas concretas - Contrasta el resumen de un proveedor que conoce → Encuentra en cinco minutos dos datos que le habrían costado una mañana. **Se empieza preguntando algo demasiado amplio.** - Empieza por un expediente concreto → La primera respuesta ya es útil. **Se prueba con una pregunta que no tiene respuesta.** - Empieza por lo que está claramente en los documentos → La primera impresión es la correcta. **Se descarta tras una respuesta pobre.** - Reformula concretando → La segunda respuesta cambia la opinión. **Se pregunta sin decir el periodo.** - Añade la fecha o el rango → La respuesta apunta a lo que se buscaba. **Se prueba con datos inventados.** - Prueba con un caso real → El resultado dice algo sobre vuestro trabajo. --- --- id: KB-MA-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/pedirle-a-marta-que-escriba-por-vosotros idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-007, KB-MA-004] citadoPor: [KB-MA-019] --- # Pedirle a Marta que escriba por vosotros _Un correo difícil, un resumen para dirección, la respuesta a una reclamación: qué sale bien y qué hay que revisar siempre._ **Responde a:** que la ia me escriba un correo · redactar una respuesta a un cliente con ia · resumir para dirección con ia · plantilla de mensaje generada con ia Redactar es de lo que mejor se le da, y también de lo que más fácil es mandar sin mirar. La diferencia entre las dos cosas es un minuto de lectura, y conviene saber en qué casos ese minuto es obligatorio. ## Qué sale bien y qué hay que vigilar | Encargo | Suele salir bien | Qué revisar antes de mandarlo | | --- | --- | --- | | Recordar algo pendiente | Sí, y ahorra tiempo real | Que el dato de qué falta sea el correcto | | Resumir un expediente para dirección | Sí | Las cifras: un resumen puede citarlas mal | | Responder a una reclamación | El tono, muy bien | Todo lo demás: fechas, compromisos y lo que dais por hecho | | Redactar una cláusula o un compromiso | No es el sitio | Eso lo revisa quien responda de ello | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es donde está el riesgo real y también el mayor ahorro. Un borrador de respuesta a una reclamación sale con mejor tono del que tendríais escribiendo en caliente — y por eso mismo es fácil mandarlo sin comprobar si lo que afirma es cierto. **Un texto bien escrito no es un texto verificado**, y el que firma sois vosotros. ## Cómo se pide para que salga útil 1. **Decid a quién va y qué queréis conseguir** — «Al proveedor, para que aporte esta semana» da un texto distinto de «para dejar constancia». 2. **Decid el tono** — Cordial, firme, formal. Es lo que más cambia el resultado y lo que menos se pide. 3. **Y decid qué NO decir** — Si no queréis comprometer una fecha o admitir algo, decidlo: si no, aparecerá redactado con mucha amabilidad. > [!WARNING] > El punto tres es el que más disgustos evita en respuestas a clientes. Un borrador amable tiende a cerrar con una promesa —«lo tendrá el viernes»— que nadie ha comprobado que se pueda cumplir. Si no lo habéis decidido vosotros, no debería estar en el correo. ## Lo que conviene hacer con el borrador **En corto** - Leerlo entero, no en diagonal: los errores suelen estar en una frase intermedia. - Comprobar cualquier cifra, fecha o nombre propio contra el expediente. - Y quitar lo que sobre: los borradores tienden a ser más largos de lo necesario. Esa última hace más por la respuesta que cualquier otra corrección: un mensaje de cinco líneas se responde el mismo día y uno de veinte se deja para luego. > [!NOTE] > Redactar es una acción y consume, como cualquier otra petición a la IA. Pedir cuatro versiones del mismo correo para elegir la que más gusta cuesta cuatro; suele salir mejor pedir una y ajustarla vosotros. **¿Puede escribir en otro idioma?** Sí, y es de los usos donde más tiempo ahorra si escribís poco en ese idioma. **¿Se entera el destinatario de que lo redactó una IA?** No hay ninguna marca; el texto es vuestro desde que lo mandáis, y la responsabilidad también. **¿Puede usar el histórico del proveedor para redactar?** Sí, y por eso conviene revisar que lo que cita sea correcto antes de mandarlo. ## Ejemplos **Alguien pide un borrador para responder a una reclamación y lo manda tal cual.** - Lee el borrador entero y comprueba fechas y compromisos - Quita una promesa de plazo que nadie había decidido → Responde el mismo día, con buen tono y sin comprometer una fecha que no podía cumplir. **Se pide que redacte un aviso y se envía sin leer.** - Revisa el texto antes de enviarlo → Lo que sale lleva vuestro criterio. **El texto usa un tono que no es el vuestro.** - Indica el tono al pedirlo → El borrador se parece a lo que escribís. **El borrador afirma algo que no consta.** - Comprueba las afirmaciones antes de enviar → No sale nada que no se pueda sostener. **Se pide un texto sin dar contexto.** - Indica destinatario, motivo y fecha → El borrador sirve casi tal cual. **Se reescribe el borrador entero cada vez.** - Guarda el que funcionó como plantilla → El siguiente cuesta un minuto. --- --- id: KB-MA-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/lo-que-no-conviene-preguntarle idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-004, KB-MA-013] citadoPor: [KB-MA-017] --- # Lo que no conviene preguntarle _Preguntas que parecen del mismo tipo que las demás y en las que la respuesta no vale lo mismo._ **Responde a:** puedo preguntarle cuestiones legales a la ia · la ia me dice si esto cumple la normativa · preguntar opiniones al asistente · límites de lo que puede responder Con una herramienta que responde a casi todo, la línea difícil no es qué sabe: es en qué tipo de preguntas su respuesta vale tanto como parece. Estas cuatro se contestan igual de fluido que las demás y no deberían usarse igual. ## Las cuatro | Pregunta | Por qué falla | A quién preguntar | | --- | --- | --- | | «¿Esto cumple la normativa?» | Depende de vuestro caso, sector y país, y cambia | Vuestro asesor, con el documento delante | | «¿Debería aceptar este contrato?» | Es una decisión con consecuencias, no un dato | Quien responda de esa decisión en la empresa | | «¿Qué va a pasar si…?» | Predecir no es leer: no hay dato que consultar | Nadie: eso se decide, no se consulta | | «¿Este proveedor es de fiar?» | Mezcla datos con juicio sobre personas | Vuestro histórico, mirado por vosotros | > [!IMPORTANT] > Las cuatro comparten algo que las hace peligrosas: **la respuesta suena igual de segura que cuando os dice qué caduca la semana que viene**. No hay señal visible que distinga un dato consultado de una opinión construida, y por eso la distinción tenéis que ponerla vosotros al preguntar, no esperarla en la respuesta. ## La misma pregunta, reformulada para que sirva 1. **En vez de «¿esto cumple?», preguntad qué contiene** — «¿Qué dice este documento sobre plazos y penalizaciones?» es consultable y útil. 2. **En vez de «¿acepto?», pedid lo que hay que mirar** — «Compáralo con el contrato anterior y dime qué cambia» prepara la decisión sin tomarla. 3. **En vez de «¿qué pasará?», pedid el histórico** — «¿Cuántas veces se retrasó este proveedor el año pasado?» sí tiene respuesta. 4. **Y en vez de juicios, pedid hechos con fecha** — Los hechos los podéis enseñar; un juicio, no. > [!WARNING] > El caso que más cuidado merece es el normativo, porque es donde más tienta. Una respuesta que suena razonable sobre si algo cumple puede llevaros a no consultar y a decidir con ella — y si luego resulta que en vuestro caso concreto la respuesta era otra, la explicación de que lo dijo el asistente no os cubre ante nadie. ## Dónde sí es muy buena **En corto** - Encontrar y resumir lo que ya existe en vuestros documentos. - Comparar dos versiones y decir qué cambió. - Preparar borradores y listas para que alguien decida. - Y responder preguntas de estado: qué falta, qué caduca, qué está parado. Ese es el terreno donde ahorra horas de verdad, y es mucho más amplio de lo que parece cuando uno se acostumbra a preguntar por hechos en lugar de por opiniones. > [!NOTE] > Preguntar consume, también cuando la respuesta no sirve. Reformular una pregunta mal planteada tres veces cuesta tres; plantearla como consulta de hechos a la primera suele dar mejor respuesta y una sola acción. **¿Y si insisto en preguntarle algo legal?** Contestará, y esa es justo la razón para tener claro qué peso darle. **¿Puede citarme de dónde saca algo?** Para lo que está en vuestros documentos, sí. Para una opinión general, no hay fuente que citar. **¿Mejora si le doy más contexto?** Para consultas de hechos, mucho. Para decisiones, el problema no era el contexto. ## Ejemplos **Alguien pregunta si un contrato de un proveedor cumple con lo que les exige un cliente.** - Reformula: pide qué dice el contrato sobre esos puntos concretos - Lleva ese resumen y el documento a su asesor → La consulta al asesor dura diez minutos en lugar de una hora, y la decisión la toma quien debe. **Se le pide una decisión que corresponde a una persona.** - Usa la respuesta como apoyo y decide → La responsabilidad queda donde debe. **Se le pide una interpretación legal.** - Consulta al asesor para eso → Cada pregunta va a quien puede contestarla. **Se le pregunta por algo que no está en los documentos.** - Comprueba si la información existe → La expectativa se ajusta. **Se le pide que invente un dato que falta.** - Registra el hueco en lugar de rellenarlo → Lo que falta se ve como lo que es. **Se le pregunta por datos de fuera de la empresa.** - Comprueba su alcance → La respuesta se lee sabiendo qué abarca. --- --- id: KB-MA-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/preguntar-en-directo-durante-una-reunion idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-011, KB-MA-016, KB-MA-009] citadoPor: [KB-MA-019] --- # Preguntar en directo durante una reunión _Consultar mientras alguien espera al otro lado cambia lo que conviene preguntar y lo que conviene decir en voz alta._ **Responde a:** consultar datos durante una llamada con un cliente · buscar información en una reunión · responder en directo a un auditor · usar la ia mientras hablo con alguien Una de las cosas que más impresiona en una llamada es contestar en el momento a algo que normalmente exige «te lo miro y te digo». Se puede, y hay dos o tres precauciones que separan quedar bien de quedar mal delante de quien está al otro lado. ## Qué preguntar en directo y qué no | Sí, en directo | Mejor después | | --- | --- | | ¿Qué le falta a este proveedor? | ¿Esto cumple lo que nos exige el cliente? | | ¿Cuándo se le mandó y qué contestó? | ¿Cuánto nos ha costado esta cuenta? | | ¿Qué caduca de esta empresa este trimestre? | ¿Deberíamos aceptar esta condición? | | ¿Qué pasó la última vez con este pedido? | Cualquier cifra que vaya a un contrato | > [!IMPORTANT] > La columna derecha no es que no sepa contestarla: es que **una respuesta dicha en voz alta ante un tercero se convierte en un compromiso**. Si citáis un importe o afirmáis un cumplimiento en una reunión y luego resulta que el matiz era otro, ya lo habéis dicho — y corregirlo después cuesta mucho más que haber dicho «lo confirmo y te escribo». ## Cómo se pregunta cuando hay prisa 1. **Con el identificador delante** — El NIF, el número de pedido o el nombre exacto: en directo no hay tiempo de reformular tres veces. 2. **Una cosa cada vez** — Dos preguntas cortas se contestan antes que una con cuatro condiciones. 3. **Y separando lo que consta de lo que interpretáis** — «Consta entregado el día 4» es un hecho; «entonces ya lo tienen» es una conclusión vuestra. > [!WARNING] > El matiz que evita el mal rato: **antes de decir un dato en voz alta, mirad de dónde sale**. Si es algo consultado —una fecha, un estado, un envío— se puede decir con confianza. Si es un resumen o una comparación, decidlo como lo que es: «me sale que…, lo confirmo por escrito». La otra parte no distingue entre las dos cosas cuando lo oye, pero sí lo recordará si luego no coincide. ## Dónde rinde más **En corto** - En una llamada con un proveedor que dice que ya mandó algo. - En una visita de auditoría, para localizar un expediente concreto sin hacer esperar. - En una reunión interna, para no salir con cinco cosas «que hay que mirar». - Y en una negociación, para llegar con el histórico y no con la memoria. La última es la que más cambia el resultado: entrar a renegociar sabiendo cuántas incidencias hubo el año pasado es otra conversación que entrar con la sensación de que fueron unas cuantas. > [!NOTE] > Cada consulta es una acción y consume, también las que hacéis en medio de una llamada. Es poco y suele valer la pena; lo que no compensa es reformular la misma pregunta cinco veces en directo porque no se preparó el identificador. **¿Puedo enseñar la respuesta al cliente en pantalla?** Cuidado: puede haber datos de otros. Mejor leer lo que hace falta. **¿Y si contesta algo que no cuadra con lo que sé?** Fiaos de vuestro conocimiento y comprobadlo después: en directo, mejor no discutir con la herramienta. **¿Sirve en una inspección?** Para localizar rápido, sí. Para afirmar cumplimiento, contestad con el documento delante. ## Ejemplos **Un proveedor llama diciendo que mandó un certificado que la empresa no tiene.** - Consultan en directo el estado del envío y qué se recibió - Le dicen lo que consta, sin concluir de más → La llamada se cierra con el hecho encima de la mesa en lugar de con un «lo miro y te digo». **En una reunión hace falta un dato y nadie lo tiene.** - Pregunta en el momento → La reunión no se aplaza por un dato. **Se contesta de memoria y luego resulta ser otro.** - Consulta antes de afirmar → Lo que se dice es cierto. **La pregunta en directo es demasiado amplia.** - Concreta el expediente o el periodo → La respuesta llega a tiempo. **Se comparte la pantalla con la respuesta.** - Comprueba qué más se ve antes de compartir → No se enseña de más. **Tras la reunión no consta lo que se consultó.** - Registra las decisiones en el expediente → La reunión deja rastro. --- --- id: KB-MA-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/hasta-donde-llega-lo-que-marta-ve idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-003, KB-MA-008, KB-MA-020] citadoPor: [KB-MA-012] --- # Hasta dónde llega lo que Marta ve _Busca en lo de vuestra organización, no en lo de vuestro usuario. La diferencia importa más de lo que parece._ **Responde a:** marta ve todos los documentos · puede ver un documento que no es mío · los permisos afectan a lo que responde · qué alcance tiene el asistente Es la primera pregunta que hace cualquiera con responsabilidad: hasta dónde alcanza. Y la respuesta importa porque no es la intuitiva — la gente asume que responde con «lo tuyo», y en realidad busca en lo de la organización. ## Dónde están los límites de verdad | Límite | Existe | Qué significa | | --- | --- | --- | | Vuestra organización | Sí, y es el límite duro | No alcanza a lo de otra empresa, ni aunque compartáis proveedor | | Lo que hay dentro de la organización | Ahí busca | Incluye material que esa persona no abriría por su cuenta | | Lo que os inventáis en la pregunta | No lo suple | Si no está guardado, no lo sabe | | Lo borrado | Queda fuera | Lo retirado no vuelve por preguntar | > [!IMPORTANT] > Ese segundo punto es el que hay que decidir antes de abrirlo a todo el equipo: **preguntar es una forma de buscar, y busca en el conjunto de la organización**. Si hay material que no debería estar al alcance de todo el mundo, el control es dónde vive y quién tiene acceso a esa parte — no la esperanza de que nadie pregunte por ello. Es exactamente el mismo criterio que aplicáis a una carpeta compartida, aplicado a una conversación. ## Lo que se hace con eso, en la práctica **En corto** - Decidir dónde vive lo sensible antes de abrir el asistente al equipo. - Y no usar «que nadie lo sabe» como control de acceso: nunca lo fue. - Lo que sí depende de la persona: lo que puede hacer con lo que encuentra. - Buscar y actuar son cosas distintas, y la segunda lleva sus propios permisos. > [!WARNING] > Hay otro alcance que sorprende más, y es el de las instrucciones: **lo que se guarda «para toda la organización» cambia las respuestas de los demás**. Si alguien indica que en los informes se use siempre un criterio concreto, eso se aplica también a quien pregunte mañana sin saber que existe esa instrucción. No es un fallo — es lo que permite que el asistente trabaje como trabaja la casa —, pero conviene que esas instrucciones tengan dueño y se revisen, como cualquier otra configuración compartida. ## Cómo comprobarlo vosotros mismos 1. **Preguntar por algo que solo esté en una carpeta concreta** — Ver si aparece dice más que cualquier explicación. 2. **Repetir la prueba con un usuario de menos permisos** — Así veis dónde está la línea real en vuestra cuenta. 3. **Y revisar qué instrucciones hay guardadas para todos** — Suelen acumularse sin que nadie las relea. > [!NOTE] > Qué se procesa, qué sale de vuestra organización y qué se puede apagar es otra conversación, y está explicada aparte. Aquí solo se trata el alcance de la búsqueda. **¿Puede ver lo de otra organización?** No. Ese es el límite que no se cruza. **¿Y si borro un documento?** Deja de estar disponible para responder. **¿Queda registro de lo que se le pregunta?** Sí, y conviene saberlo antes de preguntar cualquier cosa. ## Ejemplos **Una empresa quiere abrir el asistente a todo el equipo y duda sobre los documentos de personal.** - Los mueve a una parte con acceso restringido antes de abrirlo, y lo comprueba preguntando → El alcance de las respuestas coincide con el acceso que ya tenía decidido, no con la suerte. **Se pregunta por un expediente al que no se tiene acceso.** - Comprueba el alcance antes de fiarse → La respuesta se lee sabiendo qué abarca. **La respuesta parece incompleta.** - Comprueba qué expedientes ve → La omisión se explica. **Se espera que vea documentos de otra organización.** - Comprueba desde cuál se está preguntando → La confusión se resuelve. **Un usuario ve más de lo que debería en una respuesta.** - Revisa sus permisos → El alcance se ajusta al puesto. **Se comparte una respuesta con alguien de fuera.** - Comprueba qué información contiene → No sale más de lo que debe. --- --- id: KB-MA-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/cuando-una-respuesta-sale-de-la-empresa idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-004, KB-MA-015, KB-MA-017] citadoPor: [KB-MA-020] --- # Cuando una respuesta sale de la empresa _Preguntar por dentro y pegar la respuesta en un correo a un cliente son dos cosas muy distintas._ **Responde a:** puedo mandar a un cliente lo que responde la ia · usar una respuesta de marta en un informe · responsabilidad de lo que escribe la ia · citar datos que me ha dado el asistente Preguntáis cuántos expedientes quedan pendientes de un cliente, sale un resumen impecable, y lo natural es copiarlo y mandarlo. En ese momento pasa algo que conviene tener presente: la respuesta deja de ser una consulta interna y se convierte en una afirmación vuestra. ## Qué cambia al cruzar la puerta | Dentro | Fuera | | --- | --- | | Sirve para orientarse | Se lee como un compromiso | | Un error se corrige y ya está | Un error hay que rectificarlo con el cliente delante | | Es un resumen de lo que hay guardado | Parece una declaración de la empresa | | Nadie mira las cifras dos veces | El que lo recibe se queda con la cifra | > [!IMPORTANT] > El punto que no se puede delegar: **lo que mandáis es vuestro desde que le dais a enviar, y no lleva ninguna marca de cómo se redactó**. Nadie al otro lado sabe —ni tiene por qué saber— si el texto lo escribió una persona o salió de una consulta. Por eso una cifra que va a salir de la empresa se comprueba en su expediente antes de mandarla: no porque la respuesta suela fallar, sino porque el que responde de ella sois vosotros y el coste de un número mal citado no es el mismo dentro que fuera. ## Lo que conviene comprobar antes de mandarlo 1. **Las cifras y las fechas, en su sitio** — Son lo que la otra parte se queda, y lo que citará después. 2. **Que no se cuele nada de otro cliente** — Un resumen puede cruzar información de varios sitios. 3. **Que no prometa lo que no queréis prometer** — Un texto amable puede comprometer fechas por su cuenta. 4. **Y el tono, que fuera se lee distinto** — Lo que dentro suena directo, fuera puede sonar seco. > [!WARNING] > Hay un caso que se cuela con facilidad y no es evidente: **lo que resume no siempre distingue lo confirmado de lo que estaba pendiente**. Si en el expediente hay un documento aportado pero no revisado, un resumen puede darlo por bueno sin matizar — y ese matiz es justo el que importa cuando el que lee es un cliente esperando una confirmación. Antes de mandar un estado, mirad si lo que decís «está» es lo que está o lo que ha llegado. ## Cuándo conviene no reenviar nada **En corto** - Si va a un procedimiento o a una reclamación: eso lo redacta quien responde de ello. - Si el cliente está esperando una posición y no un dato. - Y si vosotros mismos no podríais defender de dónde sale cada cifra. > [!NOTE] > Esto no es desconfianza hacia la herramienta: es la misma regla que aplicaríais a un borrador que os pasa un compañero. Se agradece el borrador, y se firma después de leerlo. **¿Puedo decir que lo redactó la IA?** Podéis, y no cambia quién responde de lo que dice. **¿Y para un resumen interno?** Ahí no hace falta ceremonia: es justo para lo que sirve. **¿Conviene pedirle las fuentes?** Sí, y comprobar dos: es lo que convierte revisar en algo rápido. ## Ejemplos **Una empresa reenvía a un cliente un resumen de estado sin comprobarlo.** - Comprueba las cifras y si lo aportado estaba revisado antes de mandarlo → El cliente recibe un estado que se sostiene, y no una confirmación de algo pendiente de revisar. **Una respuesta se copia tal cual a un cliente.** - Revisa el texto antes de enviarlo → Lo que sale lleva vuestro criterio. **La respuesta incluye datos de otro cliente.** - Comprueba qué contiene antes de reenviar → No se cruza información entre clientes. **Se afirma algo ante un tercero sin comprobarlo.** - Contrasta con el documento original → Lo que se afirma se sostiene. **El tono no encaja con la relación.** - Ajusta el texto antes de enviarlo → El mensaje suena a vosotros. **No queda constancia de lo enviado.** - Registra el envío en el expediente → Lo comunicado deja rastro. --- --- id: KB-MA-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/cuando-la-respuesta-parte-de-un-dato-malo idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-004, KB-DI-005, KB-MA-012, KB-MA-019] citadoPor: [KB-MA-018] --- # Cuando la respuesta parte de un dato malo _Una respuesta puede estar perfectamente razonada y ser falsa, porque el dato del que salió estaba mal leído._ **Responde a:** marta me ha dado una fecha equivocada · la respuesta no coincide con el documento · el asistente da datos incorrectos · por qué me dice un importe que no es Preguntáis cuándo caduca un certificado y os da una fecha. La fecha es incorrecta, pero no porque se la haya inventado: es la que figura guardada, y esa se guardó mal el día que se leyó el documento. La respuesta es fiel a lo que hay; lo que hay es lo que falla. ## Dos fallos que se parecen y se arreglan distinto | Síntoma | De dónde viene | Cómo se arregla | | --- | --- | --- | | Dice algo que no está en ningún sitio | Ha rellenado un hueco | Pedir la fuente y comprobar | | Dice un dato que está guardado, pero mal | Se leyó mal del documento | Corregir el dato en su ficha, no la respuesta | | Dice un dato viejo | Hay versión nueva sin registrar | Registrar la versión nueva | | No encuentra algo que existe | Está fuera de su alcance o mal nombrado | Es otro problema, con otra solución | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más engaña, y por una razón concreta: **si el dato está mal guardado, la respuesta será coherente, segura y equivocada — y repetir la pregunta dará el mismo resultado**. Volver a preguntar de otra forma no lo destapa; lo único que lo destapa es abrir el documento. Por eso, cuando una cifra o una fecha va a tener consecuencias, la comprobación no es releer la respuesta: es mirar el papel del que salió. ## Cómo se detecta pronto 1. **Pedir de dónde sale antes de usarla** — Un dato con documento detrás se comprueba en diez segundos. 2. **Desconfiar de lo que suena redondo** — Fechas de día 1, importes clavados: son las lecturas que más fallan. 3. **Y cruzar con algo que ya sepáis** — Si el proveedor factura mensual, un dato anual chirría solo. > [!WARNING] > Lo que hay que hacer al encontrar uno, y casi nadie hace: **corregirlo en su sitio, no solo en el correo que estabais escribiendo**. Si arregláis la cifra en el mensaje al cliente pero el dato sigue mal guardado, mañana volverá a salir — en un informe, en un aviso de caducidad o en la respuesta que le den a otro compañero. Un dato mal leído no molesta una vez: molesta cada vez que alguien pregunta por él, y siempre con la misma seguridad. ## Lo que reduce estos casos de raíz **En corto** - Comprobar los datos de los documentos importantes al subirlos, no al usarlos. - Extraer solo lo que de verdad vais a consultar: menos datos, menos errores heredados. - Y tratar la primera vez que se usa un dato como la revisión que nunca se hizo. > [!NOTE] > Esto no es exclusivo del asistente: cualquier informe, aviso o panel que use ese dato dará el mismo resultado. La diferencia es que una respuesta escrita en lenguaje natural resulta más convincente, y por eso se comprueba menos. **¿Puedo pedirle que compruebe el documento?** Puede citar de dónde sale; comprobar que el papel dice eso os toca a vosotros. **¿Y si el documento está mal, no la lectura?** Entonces el problema es del emisor: pedidle la corrección y anotadlo. **¿Conviene revisar los datos antiguos?** Los que se usan, sí; empezad por los que llevan a un vencimiento. ## Ejemplos **Una empresa manda a un cliente una fecha de caducidad que resultó estar mal leída.** - Corrige el dato en la ficha del documento, no solo en el correo → El aviso de renovación vuelve a caer cuando toca y nadie más recibe la fecha equivocada. **La respuesta se apoya en un dato mal extraído.** - Corrige el dato en su documento → La siguiente respuesta ya es correcta. **El error se corrige en la respuesta y no en el origen.** - Corrige donde nació el dato → El error no vuelve mañana. **Se detecta un dato raro y se ignora.** - Comprueba el documento original → El error se cierra al detectarlo. **El mismo dato malo afecta a varias respuestas.** - Corrige el origen y vuelve a preguntar → Todas las respuestas se arreglan a la vez. **Se decide con una respuesta que venía de un dato malo.** - Comprueba la fuente antes de decidir → La decisión se apoya en lo cierto. --- --- id: KB-MA-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/lo-que-marta-recuerda-de-vosotros idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-004] citadoPor: [KB-MA-018] --- # Lo que recuerda de una vez para otra _Puede guardar cosas de vuestra forma de trabajar. Qué conviene que recuerde y qué no._ **Responde a:** marta recuerda lo que le digo · memoria del asistente ia · borrar lo que la ia ha guardado · personalizar el asistente con nuestra forma de trabajar El asistente puede guardar cosas de una conversación para la siguiente: cómo llamáis a las cosas, qué proveedores son críticos, qué criterio usáis para aprobar. Eso hace que la segunda vez acierte más, y también que haya que decidir qué se guarda. ## Qué merece la pena que recuerde | Sí | No | | --- | --- | | Vuestro vocabulario: cómo llamáis a cada cosa | Datos que ya están en un expediente | | Criterios estables: qué consideráis bloqueante | Nada sobre personas concretas de vuestro equipo | | Cómo preferís que os presente la información | Contraseñas o credenciales, nunca | > [!IMPORTANT] > No le pidáis que recuerde credenciales ni datos personales de terceros. La memoria del asistente no es el sitio de eso: para las credenciales están las claves de acceso, y para los datos de personas, su expediente con sus permisos. ## Lo que conviene revisar Lo guardado se puede consultar y borrar. Merece un repaso cuando cambia algo de fondo —un criterio de aprobación, la forma de organizar— porque el asistente seguirá aplicando lo viejo hasta que se lo digáis. > [!WARNING] > Si alguien le enseña un criterio equivocado, lo aplicará hasta que alguien lo corrija. La memoria acelera lo bueno y lo malo por igual. > [!NOTE] > Lo que recuerda es de vuestra organización, no vuestro personal. Si dos personas del equipo trabajan distinto, lo que aprenda de una lo aplicará con la otra. **¿Puedo ver qué ha guardado?** Sí, y borrarlo. **¿Lo comparte con otras organizaciones?** No. Es de la vuestra. **¿Puedo desactivarlo?** Consultadlo si preferís que no guarde nada entre conversaciones. ## Ejemplos **Un equipo cambia el criterio de aprobación y el asistente sigue aplicando el anterior.** - Revisa lo guardado y borra el criterio viejo → Vuelve a acertar en la siguiente consulta, sin tener que repetirle el contexto cada vez. **Se repite el contexto en cada pregunta.** - Aprovecha lo que ya se ha dicho en la conversación → Las preguntas se acortan. **Se espera que recuerde algo de la semana pasada.** - Comprueba qué se conserva entre sesiones → La expectativa se ajusta. **Se cambia de expediente y sigue hablando del anterior.** - Indica el expediente al cambiar de tema → La respuesta apunta a lo que se pregunta. **Se quiere retomar una consulta de ayer.** - Vuelve a dar el contexto mínimo → La conversación se retoma sin rodeos. **Se comparte una conversación con un compañero.** - Comprueba qué información contiene antes → No se comparte más de lo que toca. --- --- id: KB-MA-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/cuando-no-fiarse-de-la-respuesta idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-003] citadoPor: [KB-MA-007, KB-CL-004, KB-MA-012, KB-MA-015, KB-MA-016, KB-MA-019, KB-MA-020, KB-MA-008, KB-MA-006] --- # Cuándo no fiarte de la respuesta _Dónde acierta, dónde conviene comprobar y por qué eso no la hace inútil._ **Responde a:** se equivoca el asistente de ia · puedo fiarme de lo que dice marta · la ia me ha dado un dato incorrecto · verificar la respuesta del asistente Un asistente que responde en segundos sobre cientos de expedientes es útil precisamente porque va rápido. Lo que hay que saber es dónde esa velocidad se paga, para comprobar ahí y no en todo. ## Dónde acierta y dónde comprobar | Tipo de pregunta | Fiabilidad | Qué hacer | | --- | --- | --- | | «¿Qué expedientes están parados?» | Alta: es un filtro | Usarlo | | «¿A quién le caduca el seguro?» | Alta, si las fechas están bien puestas | Usarlo | | «Resúmeme qué pasó en este expediente» | Buena para orientarse | Leer el expediente antes de decidir | | «¿Cuánto le debemos a este proveedor?» | Depende de que ese dato esté aquí | Comprobarlo en vuestro sistema | > [!IMPORTANT] > Antes de una decisión con consecuencias —un pago, dar acceso a obra, cerrar un expediente— comprueba el dato en su origen. El asistente te lleva hasta él en segundos; esa es su función, no sustituir la comprobación. ## Por qué a veces se queda corto **En corto** - Solo sabe lo que está aquí: lo que se acordó por teléfono no lo tiene. - Un dato mal leído en un documento lo repetirá tal cual: no lo inventa, pero lo arrastra. - Si la pregunta es ambigua, la respuesta también lo será. > [!NOTE] > Preguntar con plazo y sujeto concretos reduce la mayoría de los malentendidos. «¿Qué falta?» es una pregunta mala; «¿qué le falta a Talleres Muñoz para entrar a obra?» es una buena. > [!WARNING] > Si te da un dato que te sorprende, no lo descartes ni lo asumas: ábrelo. Casi siempre hay algo real detrás —un documento caducado, un expediente que nadie miraba— aunque la lectura no fuera exacta. **¿Se inventa datos?** Si no encuentra algo, lo dice, en vez de rellenarlo. **¿Puede ver lo que yo no puedo?** No. Hereda tus permisos. **¿Merece la pena si hay que comprobar?** Comprobar un dato que te ha llevado dos segundos encontrar sigue siendo mucho más rápido que buscarlo. ## Ejemplos **El asistente dice que a un proveedor le caducó el seguro hace dos meses.** - Se abre el documento - Estaba mal leída la fecha: caduca el mes que viene → Se corrige el dato, el aviso se recoloca, y aun así el repaso mereció la pena porque nadie lo había mirado. **La respuesta suena segura y está mal.** - Comprueba de qué documentos sale → La verificación es un clic. **Se usa la respuesta para una decisión importante.** - Contrasta con el documento original → La decisión se apoya en la fuente. **La respuesta se apoya en un dato mal extraído.** - Corrige el dato en su documento → La siguiente respuesta ya es correcta. **Se pregunta por algo que está fuera del alcance.** - Comprueba qué expedientes ve → Se entiende por qué la respuesta es parcial. **La respuesta se copia tal cual a un cliente.** - Revisa el texto antes de enviarlo → Lo que sale lleva vuestro criterio. --- --- id: KB-MA-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/quien-es-marta idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-003, KB-TL-029] citadoPor: [KB-MA-010, KB-MA-013] --- # Quién es Marta _El asistente de la plataforma: qué hace, qué no, y por dónde empezar._ **Responde a:** qué es marta · para qué sirve el asistente de la plataforma · cómo empiezo a usar la ia · marta puede hacer cosas por mí Marta es el asistente de la plataforma. Sirve para preguntar en tu idioma lo que de otro modo tendrías que buscar filtrando, y responde con lo que hay en tu organización: tus expedientes, tus documentos, tus fechas. **En corto** - Responde con tus datos, no con conocimiento general de internet. - Solo ve lo que tú puedes ver: hereda tus permisos. - Te lleva al sitio; las decisiones y los cambios los haces tú. ## Por dónde empezar La primera pregunta útil casi siempre es la misma: «¿qué tengo parado?». Es la que devuelve algo accionable el primer día, sin haber configurado nada. - «¿Qué expedientes llevan más de dos semanas sin movimiento?» - «¿A quién le caduca algo este trimestre?» - «¿Quién no ha firmado todavía el anexo de mayo?» ## Lo que no hace - No sabe lo que no está aquí: lo que acordasteis por teléfono no lo tiene. - No da opiniones legales ni te dice si un contrato te conviene. - No cambia nada sin que tú lo confirmes. > [!NOTE] > Concreta el plazo y el sujeto y la respuesta mejora mucho. «¿Qué falta?» devuelve algo inútil; «¿qué le falta a Talleres Muñoz para entrar a obra?» devuelve una lista con la que se puede trabajar. > [!WARNING] > Antes de una decisión con consecuencias, comprueba el dato en su origen. Marta te lleva hasta él en segundos: esa es su función, no sustituir la comprobación. **¿Ve documentos de otros equipos?** Solo si tú los ves. **¿Se guarda lo que le pregunto?** Las consultas quedan registradas, como cualquier acceso a datos. **¿Hay que activarla?** Está en la plataforma. Si preferís no usarla, no hace falta hacer nada. ## Ejemplos **Alguien empieza en la plataforma y no sabe qué mirar primero.** - Pregunta qué expedientes llevan más de dos semanas parados → Sale con seis nombres concretos el primer día, sin haber aprendido a usar ningún filtro. **Se espera que decida por vosotros.** - Úsala para reunir, no para decidir → La decisión sigue siendo vuestra. **Se pregunta como si supiera lo que no está escrito.** - Comprueba qué información tiene delante → La expectativa se ajusta. **Se espera que actúe sin que se lo pidan.** - Comprueba qué hace por su cuenta y qué no → No se dan por hechas acciones que nadie pidió. **Se le pide algo que compete a una persona.** - Reserva para las personas lo que exige criterio → Cada uno hace lo suyo. **Se usa una vez y se descarta.** - Prueba con las preguntas que se repiten → El ahorro aparece donde hay repetición. --- --- id: KB-MA-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/preguntas-que-ahorran-una-manana idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-002, KB-MA-004, KB-MA-014] citadoPor: [KB-MA-007, KB-MA-009, KB-MA-011] --- # Preguntas que ahorran una mañana _Las que devuelven algo accionable, con su forma exacta._ **Responde a:** ejemplos de preguntas al asistente · cómo preguntar mejor a la ia · sacar informes preguntando · qué le puedo pedir a marta La diferencia entre una pregunta que devuelve una lista de nombres y otra que devuelve un párrafo inútil está en tres cosas: el sujeto, el plazo y qué quieres hacer con la respuesta. ## La forma que funciona **Sujeto concreto + plazo + para qué.** «¿Qué proveedores de la obra de Getafe tienen algo caducado o a punto de caducar este trimestre, y qué les falta?» devuelve una lista con la que se puede llamar. «¿Cómo van las cosas?» no. ## Las que más rinden, por momento | Cuándo | Qué preguntar | | --- | --- | | Lunes por la mañana | «¿Qué expedientes llevan más de dos semanas sin movimiento y a quién esperan?» | | Antes de una reunión con un cliente | «Enséñame todo lo de este cliente del último año, por fecha» | | Antes de una auditoría | «¿Qué expedientes de esta obra están incompletos y qué les falta exactamente?» | | Al cerrar el mes | «¿Qué se firmó este mes y qué quedó sin firmar?» | | Cuando llega una reclamación | «Reconstruye la secuencia de este expediente con sus fechas» | ## Dos trucos - Encadena: pregunta, mira la respuesta y afina sobre ella. Sale mejor que intentar formular la pregunta perfecta a la primera. - Pide el formato que necesitas: «en una lista con nombre y fecha» ahorra el trabajo de reordenarlo tú. > [!WARNING] > Lo que devuelva para una decisión con consecuencias, compruébalo en su origen. Te ha llevado hasta el dato en dos segundos: comprobarlo sigue saliendo mucho más rápido que haberlo buscado. > [!NOTE] > Si una pregunta te sirve cada semana, ese es un filtro que merece la pena guardarse. El asistente es para explorar; lo que se repite conviene tenerlo a un clic. **¿Puedo pedirle que redacte un correo?** Puede ayudarte con el texto, pero el envío lo lanzas tú. **¿Entiende preguntas largas?** Sí, y suelen funcionar mejor que las cortas y vagas. **¿Puedo preguntar en otro idioma?** Sí. ## Ejemplos **Una responsable dedica cada lunes una hora a revisar expedientes uno a uno.** - Pregunta qué lleva más de dos semanas parado y a quién espera → La hora se convierte en cinco minutos y una lista de cuatro llamadas. **Se recorren cien expedientes para ver qué falta.** - Pregunta qué está pendiente y de quién → La mañana se recupera. **Se busca un dato en veinte documentos.** - Pregunta por el dato y su origen → Se llega en un minuto. **Se prepara una reunión leyendo un expediente entero.** - Pide un resumen del estado → La preparación cuesta cinco minutos. **Se quiere saber qué vence este mes.** - Pregunta por los vencimientos del periodo → La lista sale sin construirla. **Se comparan dos periodos a mano.** - Pregunta por la diferencia entre ambos → La comparación es inmediata. --- --- id: KB-MA-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/que-es-marta idioma: es categoria: marta audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-001, KB-PS-001, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-MA-002] enLaApp: https://app.codecontract.io/marta --- # Marta, la asistente con IA _Qué sabe de tu organización, qué puede hacer por ti y dónde está el límite._ **Responde a:** qué es marta · asistente de inteligencia artificial de la plataforma · puedo preguntarle a la ia por mis expedientes · qué sabe marta de mi organización · la ia puede hacer cosas por mí Marta es una asistente que trabaja sobre lo que ya hay en tu organización: tus expedientes, tus documentos, tus contactos. La diferencia con un asistente genérico es que no responde de memoria: responde mirando tus datos, y solo los que tú puedes ver. **En corto** - Solo ve lo que ve tu usuario: no salta permisos ni cruza organizaciones. - Sirve para preguntar y para hacer, no solo para conversar. - Lo que hace queda registrado igual que si lo hubieras hecho tú. - No decide por ti en nada que tenga consecuencias: propone y confirmas. ## Para qué sirve de verdad - Encontrar algo sin recordar dónde estaba: «el contrato que firmamos con Talleres Gómez». - Resumir el estado: «qué expedientes llevan más de una semana parados». - Preparar trabajo: describirle un proceso en lenguaje normal y que lo monte para que lo revises. - Resolver dudas de uso sin salir de la plataforma. ## Qué no hace No ve lo que tu usuario no puede ver, ni datos de otra organización. No firma por ti ni cierra un expediente por su cuenta. Y no inventa: si algo no está en tus datos, lo dice en vez de rellenarlo. > [!NOTE] > Las acciones que hace quedan en el registro con la constancia de que se hicieron a través de ella, igual que cualquier otra. La trazabilidad no cambia por usar el asistente. ## Cómo preguntarle bien | En vez de | Prueba con | | --- | --- | | «búscame el contrato» | «el contrato de alquiler que firmamos con Ruiz en marzo» | | «cómo va todo» | «qué expedientes de altas de proveedor están incompletos» | | «haz un proceso» | «un proceso para pedir a proveedores el CIF, el seguro y el certificado de estar al corriente» | _Cuanto más concreta la pregunta, menos vueltas: es exactamente igual que pedirle algo a una persona._ ## Preguntas frecuentes **¿Puede ver documentos de otro departamento?** Solo si tu usuario puede. Los permisos son los mismos que navegando a mano. **¿Se entrenan modelos con mis documentos?** Los datos de tu organización se usan para responderte a ti. Si necesitas el detalle contractual de cómo se tratan, está en la documentación legal y en el centro de confianza. **¿Consume créditos preguntarle?** Las consultas con IA tienen coste, como la lectura automática. Aparece en el histórico de consumo. **¿Puede equivocarse?** Sí, como cualquier asistente. Por eso lo que propone se revisa antes de confirmarlo, igual que un dato leído de un documento. ## Ejemplos **Alguien necesita saber qué altas de proveedor llevan más de dos semanas sin cerrarse y no sabe filtrar.** - Se lo pregunta directamente a Marta con esas palabras - Recibe la lista con lo que falta en cada una - Le pide que reenvíe el recordatorio a los que no han entregado → Diez minutos de filtros convertidos en una pregunta, y el recordatorio sale con el registro de quién lo pidió. **Se busca a mano en veinte expedientes.** - Pregunta y deja que reúna la respuesta → La búsqueda pasa de una mañana a un minuto. **Se pregunta algo que la respuesta no puede saber.** - Comprueba hasta dónde llega lo que ve → La expectativa se ajusta antes. **Se toma la respuesta como definitiva.** - Comprueba de qué documentos sale → La respuesta se puede verificar. **Se pregunta con una frase ambigua.** - Concreta el expediente o el periodo → La respuesta apunta a lo que se buscaba. **Se usa para redactar algo que sale fuera.** - Revisa el texto antes de enviarlo → Lo que sale lleva vuestro criterio. --- --- id: KB-MA-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/marta/que-preguntarle-a-marta idioma: es categoria: marta audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-MA-001, KB-TL-008] citadoPor: [KB-ET-006, KB-MA-003, KB-MA-009, KB-MA-011, KB-MA-012, KB-MA-014, KB-IN-010, KB-MA-008, KB-MA-004, KB-MA-005, KB-MA-006] --- # Qué preguntarle a Marta _Las preguntas que responde bien, las que no, y por qué la diferencia._ **Responde a:** cómo se usa el asistente marta · qué le puedo preguntar a la ia · marta no me entiende · buscar información con el asistente Marta responde sobre lo que hay en tu organización: tus expedientes, tus documentos, tus fechas. No sabe nada que no esté ahí, y eso es una ventaja — lo que te conteste sale de tus datos, no de una suposición. **En corto** - Pregunta por lo que quieres saber, no por dónde estará. - Solo ve lo que tú puedes ver: no enseña lo que no te toca. - Si no lo sabe, lo dice, en vez de inventarlo. ## Preguntas que responde bien - «¿Qué expedientes llevan más de dos semanas parados?» - «¿A qué proveedores les caduca el seguro este trimestre?» - «¿Quién no ha firmado el anexo de mayo?» - «Enséñame lo que entregó esta subcontrata el año pasado.» ## Preguntas que no - Lo que no está en la plataforma: no sabe qué acordasteis por teléfono. - Opiniones legales: no te va a decir si un contrato te conviene. - Predicciones: no sabe si ese proveedor entregará a tiempo. > [!WARNING] > Lo que conteste conviene comprobarlo cuando la decisión importe. Es una forma rápida de llegar al dato, no una autoridad sobre él. ## Cómo preguntar mejor Concreta el plazo y el sujeto. «¿Qué falta?» da una respuesta inútil; «¿qué le falta a la subcontrata Muñoz para poder entrar a obra?» da una lista accionable. **¿Ve documentos de otros equipos?** Solo si tú los ves. Hereda tus permisos, no los amplía. **¿Se guarda lo que le pregunto?** Las consultas quedan registradas, como cualquier acceso a datos. **¿Puede hacer cosas o solo contestar?** Contesta y te lleva al sitio. Las acciones que cambian algo las confirmas tú. ## Ejemplos **Un responsable quiere saber qué tiene parado antes de la reunión del lunes.** - Pregunta qué expedientes llevan más de dos semanas sin movimiento → Llega a la reunión con una lista de seis nombres en lugar de con la sensación de que hay cosas paradas. **Se pregunta algo demasiado general.** - Concreta el expediente, el periodo o el proveedor → La respuesta es utilizable. **Se pregunta por un dato que no está extraído.** - Comprueba si ese campo existe → Se sabe si falta el dato o la pregunta. **Se hace la misma pregunta cada semana.** - Convierte la consulta en un informe → La respuesta llega sola. **Se pregunta por algo que está fuera del alcance.** - Comprueba qué expedientes ve → La expectativa se ajusta. **Se encadenan tres preguntas en una.** - Pregunta de una en una → Cada respuesta es clara. --- --- id: KB-TD-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/por-donde-empezar-cada-manana idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-002, KB-TL-008, KB-TD-013] citadoPor: [KB-TD-002, KB-TD-003, KB-TD-006, KB-TD-008, KB-MA-010, KB-TD-011, KB-TD-015, KB-TD-018, KB-TD-020, KB-TD-004] --- # Por dónde empezar cada mañana _Cinco minutos que ordenan el día, en el orden que funciona._ **Responde a:** qué miro primero al entrar · cómo organizo mi día en la plataforma · por dónde empiezo cada día · rutina diaria de trabajo Entrar y mirar «a ver qué hay» es la forma más rápida de perder media hora sin cerrar nada. Este orden hace lo contrario: lo urgente primero, lo que espera a alguien después, y lo tuyo al final. ## El orden que funciona 1. **Lo que ha llegado** — Lo que han entregado o firmado desde ayer. Aprobar o rechazar en el momento evita que se acumule. 2. **Lo que te bloquea a ti** — Lo que no puede avanzar sin que hagas algo. Suele ser poco y suele ser rápido. 3. **Lo que lleva parado** — Filtra por antigüedad, no por cantidad. Dos o tres llamadas resuelven más que veinte correos. 4. **Lo tuyo** — Lo que empiezas tú. Va al final a propósito: si empiezas por aquí, lo demás se queda. | Momento | Qué miras | Cuánto lleva | | --- | --- | --- | | Al entrar | Lo llegado desde ayer | Cinco minutos | | Lunes | Lo parado más de dos semanas | Media hora | | Fin de mes | Lo que caduca el mes que viene | Diez minutos | > [!IMPORTANT] > Aprobar o rechazar en el momento en que llega algo es lo que más tiempo ahorra a la larga. Un documento revisado hoy cuesta un minuto; el mismo documento dentro de tres semanas cuesta reconstruir de qué iba. > [!WARNING] > No empieces por lo que lleva más tiempo parado. Es lo que más pesa mentalmente y lo que menos se mueve, y quema la media hora antes de haber tocado lo urgente. > [!NOTE] > Si al entrar no sabes qué mirar, pregunta al asistente qué está parado. Devuelve algo accionable sin haber configurado ningún filtro. **¿Puedo ver solo lo mío?** Sí, filtrando por responsable. **¿Me avisa si algo urgente llega?** Los avisos se configuran; conviene dejar pocos y que importen. **¿Y si tengo cientos de expedientes?** Entonces el orden importa más, no menos: filtra siempre antes de mirar. ## Ejemplos **Alguien entra cada mañana y navega sin criterio hasta que algo le reclama.** - Adopta el orden: llegado, bloqueado, parado, propio → Cierra en veinte minutos lo que antes le ocupaba la mañana en trozos. **Cada mañana se abren los veintitrés expedientes activos para ver cuál se ha movido.** - Filtra por lo que espera acción propia - Deja el resto correr sin tocarlo - Revisa aparte, una vez por semana, lo que lleva parado demasiado → La revisión diaria pasa de media hora a dos minutos y no se pierde nada. **Se empieza por lo que llegó al correo esa mañana.** - Empieza por lo que bloquea a otro → El trabajo que desbloquea sale primero. **Se revisa todo y no se cierra nada.** - Cierra lo que ya solo espera confirmación → La lista baja en lugar de repetirse. **Se atiende lo urgente y lo importante nunca llega.** - Reserva un rato fijo para lo que vence en semanas → Lo que vence deja de convertirse en urgente. **Nadie sabe qué está esperando a quién.** - Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera → Cada lista tiene una acción distinta. --- --- id: KB-TD-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/configurar-los-avisos-para-que-sirvan idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-CC-002, KB-TD-020] citadoPor: [KB-TD-001, KB-TD-009, KB-TZ-014, KB-TD-004] --- # Que los avisos sirvan de algo _Demasiados avisos es lo mismo que ninguno: se dejan de mirar._ **Responde a:** configurar notificaciones · recibo demasiados avisos · no me entero de lo importante · desactivar notificaciones El sistema puede avisarte de casi todo, y ahí está el problema. Un buzón con cuarenta avisos al día se convierte en ruido en una semana, y a partir de ese momento el aviso que importaba también se pierde. ## La regla **Avisa solo de lo que vas a atender ese día.** Todo lo demás se mira cuando toca, no cuando ocurre. | Suceso | ¿Avisar? | Por qué | | --- | --- | --- | | Alguien rechaza un documento | Sí | Requiere que hagas algo | | Se completa un expediente que esperabas | Sí | Desbloquea trabajo | | Algo caduca en 30 días | Sí | Da tiempo a actuar | | Alguien abre un aviso | No | Es información, no una tarea | | Se entrega un documento más de veinte | No | Se revisa junto al final | > [!IMPORTANT] > Si un aviso no termina en que hagas algo, no debería ser un aviso. Debería ser algo que consultas cuando decides mirarlo. ## Los dos ajustes que más cambian **En corto** - Agrupar: un resumen al día en vez de un aviso por suceso. - Por responsable: que te lleguen los tuyos, no los de todo el equipo. > [!WARNING] > Cuidado con desactivarlos todos por hartazgo. Lo que suele pasar después es que se escapa una caducidad, y entonces se activan todos otra vez y vuelve el ruido. El punto medio es lo que aguanta. > [!NOTE] > Si te llegan avisos de cosas que no son tuyas, el problema no son los avisos: son los permisos o el reparto de responsables. **¿Puedo tener ajustes distintos por módulo?** Sí, y suele hacer falta: no es lo mismo una firma que una subida. **¿Se pueden recibir por otro canal?** Consultadlo según lo que tengáis configurado. **¿Si los apago pierdo información?** No. Todo sigue en su expediente; solo dejas de recibir el empujón. ## Ejemplos **Una persona recibe 60 avisos al día y ha dejado de mirarlos.** - Deja solo rechazos, expedientes completados y caducidades a 30 días - Agrupa el resto en un resumen diario → Baja a cinco o seis al día, y vuelve a abrirlos. **Llegan cuarenta avisos al día y el equipo ha dejado de abrirlos.** - Deja activos solo los que exigen una acción - Agrupa en un resumen los que son informativos - Revisa a los tres meses cuáles se siguen ignorando → El aviso vuelve a significar que hay algo que hacer. **El aviso llega a todo el equipo y nadie se da por aludido.** - Dirige cada aviso a un responsable → Hay alguien a quien le toca. **El aviso no dice qué hay que hacer.** - Incluye la acción concreta en el propio aviso → Se actúa sin abrir tres pantallas. **Los avisos llegan a una dirección que nadie mira.** - Dirígelos a un buzón atendido → El aviso se lee. **Un aviso importante se pierde entre veinte rutinarios.** - Separa lo que exige acción de lo que solo informa → Lo importante destaca. --- --- id: KB-TD-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/tareas-y-recordatorios idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-CF-005] citadoPor: [KB-TD-006, KB-CL-005] --- # Tareas: lo que no lo hace el sistema _Para lo que depende de una persona y no de un documento._ **Responde a:** crear una tarea · recordatorio para llamar a un proveedor · asignar trabajo a un compañero · no se me olvide hacer algo La plataforma persigue documentos sola. Lo que no puede hacer es llamar por teléfono, negociar un plazo o decidir si un proveedor sigue interesando. Eso son tareas, y si no están escritas se olvidan. ## Qué merece ser una tarea | Sí | No | | --- | --- | | Llamar al proveedor que lleva un mes sin abrir el aviso | Recordar que hay que pedir un documento (eso lo hace el proceso) | | Revisar los criterios de homologación con el equipo | Acordarse de que algo caduca (eso lo hace el aviso) | | Decidir si se cierra un expediente muerto | Comprobar si alguien firmó (eso se ve en el expediente) | _Si el sistema puede hacerlo o avisarte, no lo conviertas en una tarea: acabará duplicando lo que ya funciona._ ## Las tres cosas que hacen que una tarea se haga **En corto** - Un verbo concreto: «llamar a», no «tema Muñoz». - Una persona, no un equipo. Lo de todos no lo hace nadie. - Una fecha real, no «cuanto antes». > [!WARNING] > Una lista de tareas que crece y nunca baja deja de mirarse igual que un buzón lleno de avisos. Si algo lleva tres semanas sin hacerse, o se hace hoy o se borra: mantenerlo ahí solo genera culpa. > [!NOTE] > Las tareas que salen de un expediente conviene crearlas desde él: así quien la abra ve el contexto sin buscarlo. **¿Puedo asignar una tarea a otro?** Sí, y le llega el aviso. **¿Se cierran solas al completarse el expediente?** No: la tarea es tuya, el expediente es del proceso. Se cierra a mano. **¿Sirven para trabajo recurrente?** Para lo que se repite, mejor un proceso o un aviso de caducidad. ## Ejemplos **Un responsable apunta en un papel a quién tiene que llamar y lo pierde.** - Crea la tarea desde el propio expediente, con nombre y fecha → Quien la abre ve el contexto sin buscar nada, y deja de haber llamadas que se olvidan. **Hay cosas que el sistema no puede hacer y se apuntan en un cuaderno personal.** - Registra la tarea en el propio expediente - Asigna responsable y fecha - Consulta las tareas pendientes junto al estado del expediente → Lo que depende de una persona deja de vivir fuera del expediente. **Una tarea se acuerda en una reunión y nadie la anota.** - Créala en el momento con responsable → El acuerdo no se pierde al salir de la sala. **Las tareas se acumulan y nadie sabe cuáles son de verdad.** - Revisa y cierra las que ya no aplican → La lista vuelve a ser creíble. **Una tarea espera a otra y nadie lo sabe.** - Anota de qué depende → El bloqueo se ve sin preguntar. **Alguien se va y sus tareas se quedan a su nombre.** - Reasigna las tareas abiertas → Ninguna se queda huérfana. --- --- id: KB-TD-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/guardar-lo-que-miras-cada-semana idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: encontrar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-006, KB-ET-012] citadoPor: [KB-TD-007, KB-IC-008, KB-TD-012] --- # Guardar lo que miras cada semana _Si navegas hasta lo mismo cinco veces, eso debería estar a un clic._ **Responde a:** guardar un filtro · vista personalizada de expedientes · acceso rápido a lo que reviso siempre · no quiero filtrar cada vez Casi todo el mundo repite el mismo recorrido cada lunes: entrar, filtrar por lo parado, ordenar por antigüedad, mirar. Son treinta segundos que se pagan cincuenta veces al año, y es justo lo que se puede dejar guardado. ## Qué merece guardarse | Vista | Para qué | Cada cuánto se mira | | --- | --- | --- | | Lo parado más de dos semanas | La revisión del lunes | Semanal | | Lo que caduca este trimestre | Anticiparse a las renovaciones | Mensual | | Lo mío sin cerrar | Saber qué tengo yo encima | Diario | | Lo de una obra o cliente concreto | Cuando hay algo en marcha con ellos | Mientras dure | ## La señal Si has llegado al mismo sitio filtrando tres semanas seguidas, eso es una vista. Si has tenido que explicarle a un compañero cómo llegar, con más razón: lo que hay que explicar es lo que hay que guardar. > [!IMPORTANT] > Una vista guardada no es un informe. Enseña lo que hay ahora, no lo que había: si necesitáis comparar meses o enseñar una evolución, eso es un informe y se genera aparte. > [!WARNING] > Guardar veinte vistas es volver al problema de origen. Tres o cuatro por persona es lo que se usa; a partir de ahí se empieza a buscar entre las vistas, que es exactamente lo que se quería evitar. > [!NOTE] > Si una vista sirve a todo el equipo y no solo a ti, compártela. Media docena de personas repitiendo el mismo filtro es media docena de sitios donde puede hacerse distinto. **¿Se actualiza sola?** Sí, muestra lo que cumple el filtro en ese momento. **¿Puedo compartirla?** Sí, y merece la pena para las revisiones de equipo. **¿Sustituye a los avisos?** No. La vista la miras tú; el aviso te busca a ti. ## Ejemplos **Un responsable filtra cada lunes lo parado y explica el recorrido a cada persona nueva.** - Guarda la vista y la comparte con el equipo → La revisión del lunes deja de depender de que cada uno recuerde cómo se llegaba. **Cada lunes se reconstruyen los mismos cuatro filtros a mano.** - Guarda la vista con sus filtros - Ponle un nombre que diga para qué sirve - Compártela con quien mira lo mismo → El lunes empieza abriendo una vista en lugar de construyéndola. **Cada persona construye su versión de la misma consulta.** - Comparte una vista común → Todos miran lo mismo en la reunión. **Se guardan quince vistas y nadie sabe cuál usar.** - Archiva las que no se abren → La lista sigue siendo útil. **La vista deja de tener sentido al cambiar el proceso.** - Revisa las vistas cuando cambia el circuito → La vista sigue diciendo algo. **Alguien nuevo no sabe qué mirar.** - Le comparte las vistas que usa el equipo → Se orienta el primer día. --- --- id: KB-TD-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/repartir-el-trabajo-en-un-equipo idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-003, KB-TD-001, KB-TD-017] citadoPor: [KB-TD-008, KB-TD-014, KB-CL-017, KB-TD-018] --- # Repartir el trabajo en un equipo _Que cada expediente tenga dueño, y qué pasa cuando ese dueño falta._ **Responde a:** asignar responsable a un expediente · quién lleva cada proceso · el trabajo de un compañero cuando está de vacaciones · repartir expedientes en el equipo Un expediente sin dueño es un expediente parado. No porque nadie pueda tocarlo, sino porque todos suponen que lo lleva otro — y eso solo se descubre cuando alguien pregunta por él tres semanas después. ## La regla **Una persona por expediente, siempre.** No un equipo, no un buzón: una persona con nombre. Lo de todos no lo hace nadie, y en documentación se nota antes que en ningún sitio porque el que espera está fuera. | Situación | Quién es el dueño | | --- | --- | | Alta de un proveedor | Quien lo va a comprar o contratar | | Documentación de una obra | El jefe de esa obra, no el de la oficina | | Envío a firmar a un cliente | Quien lleva a ese cliente | | Renovación anual masiva | Uno, aunque el lote sea de trescientos | > [!IMPORTANT] > El dueño tiene que ser quien puede resolverlo, no quien lo creó. Si el que lo montó no tiene el teléfono del proveedor ni trato con él, el expediente se va a atascar en la primera insistencia que haga falta. ## Cuando el dueño falta 1. **Antes de irse, reasigna** — Vacaciones previstas: se traspasa lo que puede moverse en esas semanas. 2. **Si es imprevisto, mira lo parado** — El filtro por antigüedad enseña enseguida lo que se quedó sin nadie. 3. **Si se va de la empresa, traspasa todo** — Ese mismo día, no al final de mes. > [!WARNING] > Reasignar no reinicia nada: el expediente sigue con su histórico y el tercero no se entera de que ha cambiado quien lo lleva. Lo único que cambia es a quién le llegan los avisos. > [!NOTE] > Si nadie quiere ser dueño de un expediente, casi siempre es que no debería existir. Es una buena señal para cerrarlo con su motivo. **¿Puede haber dos responsables?** Técnicamente sí; en la práctica es lo mismo que ninguno. **¿El tercero ve quién lo lleva?** Ve con quién trata, que es lo que le importa. **¿Se puede filtrar por responsable?** Sí, y es la vista más útil del lunes. ## Ejemplos **Una responsable se va tres semanas y a la vuelta hay nueve expedientes sin mover.** - Antes de irse traspasa los que podían avanzar - Deja los demás marcados como suyos → Vuelve con dos parados en vez de nueve, y ninguno por falta de quien lo atendiera. **Tres personas llevan altas de proveedor y dos escriben al mismo el mismo día.** - Asigna cada expediente a un responsable - Trabaja sobre el expediente compartido y no sobre copias - Consulta quién tiene qué antes de repartir más → El proveedor recibe una petición y no dos, y el reparto se ve sin preguntar. **El trabajo se reparte de palabra en la reunión del lunes.** - Deja la asignación registrada → Nadie duda de qué le toca. **Una persona acumula el doble que el resto.** - Consulta la carga por responsable → El reparto se ajusta con datos. **Alguien se va de vacaciones con expedientes abiertos.** - Reasigna antes de que se marche → Ningún expediente se queda esperando. **Nadie sabe qué expedientes no tienen dueño.** - Consulta los que están sin asignar → El trabajo huérfano se ve. --- --- id: KB-TD-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/alguien-me-pide-un-documento-ahora idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: encontrar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-006, KB-TD-005, KB-TD-019] citadoPor: [KB-TD-010] --- # Alguien me pide un documento ahora mismo _Encontrarlo y mandarlo bien, con un cliente o un inspector esperando._ **Responde a:** necesito un documento urgente · un inspector me pide un papel ahora · mandar un documento a un cliente rápido · encontrar un contrato deprisa Alguien está esperando: un inspector en la puerta, un cliente al teléfono, un abogado con un plazo. Son treinta segundos de búsqueda y una decisión de treinta segundos sobre cómo mandarlo. Las dos se hacen mal con prisa. ## Encontrarlo 1. **Busca por lo que dice, no por dónde crees que está** — Un NIF, una matrícula, un número de póliza. El nombre del archivo casi nunca lo recuerda nadie. 2. **Si sale mucho, filtra por fecha** — Más rápido que añadir palabras, que suele dejar cero resultados. 3. **Si no sale, mira la organización y tus permisos** — Son las dos causas más frecuentes y ninguna es un problema de búsqueda. ## Mandarlo | Quién lo pide | Cómo mandarlo | | --- | --- | | Un inspector, en el sitio | Enseñarlo en pantalla; no hace falta mandar nada | | Un cliente que solo tiene que verlo | Un enlace: no deja copia suelta y queda registrado | | Un abogado o un juzgado | El archivo original con su comprobante, no una impresión | | Alguien de fuera que os lo pide por correo | Comprobad quién es antes de mandar nada | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que se salta con prisa y la que más caro sale. Una petición urgente por correo pidiendo un documento con datos sensibles es exactamente la forma de un fraude: si no esperabais esa petición, llamad al número que ya teníais antes de mandar nada. > [!WARNING] > No mandéis una captura de pantalla ni una impresión escaneada cuando el documento tiene que probar algo. Reimprimir un PDF lo cambia, y entonces la verificación dirá que no coincide — con razón. > [!NOTE] > Si el mismo documento os lo piden tres veces al mes, dejadlo enlazado desde donde trabajáis. La prisa se resuelve antes de que llegue, no cuando llega. **¿Puedo dar acceso en vez de mandar el archivo?** Sí, y suele ser mejor: se comprueba en el momento y no queda copia. **¿Queda registro de que lo mandé?** Sí, con fecha y destinatario. **¿Y si no tengo permiso para verlo?** Pídeselo a quien administre; con prisa es cuando peor se decide saltarse eso. ## Ejemplos **Llega un correo urgente pidiendo el contrato de un cliente y los datos bancarios asociados.** - Llama al número que ya tenía del cliente - Confirma que nadie ha pedido nada → Evita mandar datos bancarios a quien suplantaba a su cliente, que era el objetivo de la prisa. **Un cliente pide un certificado por teléfono y hay que buscarlo en tres carpetas.** - Busca por contenido en lugar de por nombre de fichero - Comparte desde la plataforma en vez de descargar y adjuntar → Se entrega mientras el cliente sigue al teléfono y queda constancia de qué se envió. **El documento existe pero con un nombre que nadie recuerda.** - Busca por un dato de dentro del documento → El nombre del fichero deja de decidir si se encuentra. **Se manda por correo y no consta que se enviara.** - Comparte desde el expediente → Queda rastro de quién lo recibió. **Se manda el expediente entero cuando pedían un documento.** - Comparte solo lo que corresponde → No se entrega información de más. **El documento está en el correo de una persona que hoy no está.** - Súbelo al expediente al recibirlo → La entrega no depende de quién esté ese día. --- --- id: KB-TD-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/volver-de-vacaciones idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-TD-006] citadoPor: [KB-TD-020] --- # Volver de vacaciones _Tres semanas fuera y doscientas cosas esperando: por dónde entrar._ **Responde a:** ponerse al día después de vacaciones · qué miro primero al volver · acumulación de trabajo tras ausencia · delegar antes de irme de vacaciones El primer día de vuelta se puede perder entero en mirar cosas. Lo que hace que no se pierda es no intentar ponerse al día de todo: casi nada de lo que pasó en tres semanas necesita vuestra atención ahora. ## El orden de vuelta 1. **Lo que se atascó esperándote** — Filtra por lo tuyo que lleva parado desde que te fuiste. Suele ser poco y es lo único urgente. 2. **Lo que caducó mientras no estabas** — Es lo que puede haber causado un problema sin que nadie lo viera. 3. **Lo que llegó y espera revisión** — Aprobar o rechazar en bloque, sin abrir uno a uno. 4. **Y ya está** — El resto se ha resuelto solo o lo ha llevado alguien. Repasarlo es curiosidad, no trabajo. > [!IMPORTANT] > Lo que más problemas causa de una ausencia no es lo que se acumuló: es lo que caducó sin que nadie mirara. Un seguro vencido hace dos semanas lleva dos semanas siendo un problema, y no aparece en ninguna bandeja. ## Antes de irse, veinte minutos **En corto** - Reasigna lo que puede moverse en esas semanas. - Mira qué caduca mientras estás fuera y resuélvelo antes. - Y deja dicho quién decide lo que tú decidirías. > [!WARNING] > Reasignar no es cargarle el trabajo a un compañero: es que el tercero que espera no descubra que su interlocutor está de vacaciones tres semanas después de haber preguntado. > [!NOTE] > Si al volver hay cuarenta cosas esperándote específicamente a ti, el problema no son las vacaciones: es que todo pasa por una sola persona, y eso se nota igual en enero. **¿Puedo poner una respuesta automática?** Para el correo sí; los terceros que esperan documentación agradecen saber a quién escribir. **¿Y si nadie puede sustituirme?** Entonces reasignad al menos lo que caduca: es lo que no puede esperar. **¿Se entera el tercero de que cambié de responsable?** Ve con quién trata; el histórico no se reinicia. ## Ejemplos **Alguien vuelve de tres semanas y dedica el primer día a revisar todo lo ocurrido.** - Filtra solo lo suyo parado y lo caducado - Aprueba en bloque lo que espera revisión → Cierra lo urgente en una hora y descubre dos caducidades que llevaban semanas sin ver. **Se vuelve de tres semanas de vacaciones con cuatrocientos correos y once expedientes tocados.** - Consulta primero lo que espera acción propia - Mira aparte lo que lleva parado desde antes de irte - Deja el correo para después de saber dónde estás → La vuelta empieza por una lista corta en lugar de por una bandeja de entrada. **Nadie sabe qué pasó con los expedientes mientras no estabas.** - Consulta el histórico de cada uno → Se retoma sabiendo qué se movió. **El suplente hizo cosas y no consta qué decidió.** - Consulta las decisiones registradas → La continuidad no depende de una conversación. **Se vuelve y hay vencimientos que pasaron.** - Consulta lo que venció durante la ausencia → Lo urgente se ataca primero. **Antes de irse no se avisó a los proveedores.** - Redirige los avisos al suplente antes de marcharte → Nadie de fuera se queda esperando tres semanas. --- --- id: KB-TD-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/cuando-un-tercero-responde-por-otro-canal idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-002, KB-CC-002, KB-TD-004] citadoPor: [KB-TD-020] --- # Cuando te responden por WhatsApp en vez de por el enlace _Pasa constantemente, y tirar el documento a un chat tiene un coste._ **Responde a:** el proveedor me manda los documentos por whatsapp · me responden al correo en vez de usar el enlace · documentos que llegan por otro canal · subir yo lo que me mandan por chat Le mandas un enlace y te contesta con una foto por WhatsApp. O te responde al correo con el PDF adjunto. Pasa constantemente y no es mala voluntad: es que hizo lo que le resultaba más fácil. ## Lo que se pierde si se queda ahí | Se pierde | Y eso significa | | --- | --- | | La fecha de entrega real | No consta cuándo llegó, solo cuándo lo subiste tú | | Quién lo entregó | Consta que lo subiste tú, no él | | El expediente sigue incompleto | Nadie más ve que ya está resuelto | | El documento vive en un móvil | Y en el de quien lo mandó, sin control | > [!IMPORTANT] > El primero es el que importa de verdad. Si más adelante hay que demostrar que ese proveedor entregó a tiempo, un documento subido por vosotros dos semanas después no lo demuestra — demuestra que vosotros lo subisteis dos semanas después. ## Qué hacer, según el caso 1. **Si es puntual, súbelo tú y anota de dónde vino** — Es peor que el circuito normal, pero mejor que dejarlo en el chat. 2. **Si pasa siempre con esa persona, cambia su canal** — Si su forma natural es WhatsApp, mándale la petición por WhatsApp: el enlace funciona igual. 3. **Si pasa con muchos, mira tu petición** — Cuando la mayoría responde por otro lado, el problema no son ellos: es que el enlace no se entiende o no se ve. > [!WARNING] > Cuidado con lo que llega por chat sin comprobar. Un documento que llega por WhatsApp de un número que no tenéis guardado merece la misma desconfianza que un correo inesperado, y más si viene con prisa. > [!NOTE] > Que el enlace funcione desde WhatsApp es justamente lo que resuelve esto: no hay que elegir entre el canal cómodo para ellos y el circuito que deja constancia. **¿Puedo reenviar yo el documento al expediente?** Sí, y conviene anotar que llegó por otro canal y cuándo. **¿Se puede pedir por WhatsApp con enlace?** Sí, es el mismo enlace por otro canal. **¿Y si insiste en mandarlo por correo?** Súbelo tú, pero revisa si tu petición se entiende: suele ser eso. ## Ejemplos **Un proveedor manda siempre los certificados por WhatsApp y alguien los sube a mano días después.** - Le cambian el canal de la petición a WhatsApp → Entrega por el enlace desde el móvil, y la fecha de entrega vuelve a ser la suya y no la de quien lo subía. **Un proveedor manda la foto del certificado por mensajería y el expediente sigue vacío.** - Sube la foto al expediente al recibirla - Contesta con el enlace para la próxima vez → La entrega queda registrada y el proveedor aprende el camino sin discusiones. **La foto se queda en el móvil de quien la recibió.** - Súbela en el momento desde el propio móvil → El registro no depende de un teléfono. **Llega por mensajería y nadie sabe si es el documento pedido.** - Comprueba antes de darlo por entregado → El expediente refleja lo que de verdad hay. **El proveedor manda siempre por ahí porque es lo que usa.** - Mándale el enlace por ese mismo canal → Usa el canal que ya usa, con el registro que hace falta. **Se acepta por mensajería y nadie deja constancia.** - Registra por qué vía llegó → El histórico refleja lo que pasó. --- --- id: KB-TD-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/buscar-algo-de-hace-varios-anos idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: encontrar audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-006, KB-TD-007, KB-TD-012] citadoPor: [KB-TD-019] --- # Buscar algo de hace varios años _Cuando no recuerdas el nombre, ni la fecha, ni quién lo subió._ **Responde a:** buscar un documento antiguo · no recuerdo el nombre del archivo · encontrar algo de hace tres años · buscar sin saber la fecha Lo de hace tres años se busca distinto que lo de la semana pasada. No recordáis el nombre, la fecha es aproximada y quien lo subió puede que ya no esté. Lo que sí recordáis casi siempre es algo que decía dentro. ## Por dónde empezar, en orden 1. **Un identificador que no cambia** — Un NIF, una matrícula, un número de póliza o de expediente. Es lo que más rápido encuentra. 2. **El nombre de la otra parte** — La empresa o la persona con la que fue. Se recuerda mejor que cualquier otra cosa. 3. **El asunto al que pertenecía** — La obra, el cliente, el proyecto. Y desde ahí, dentro. 4. **Y solo al final, la fecha** — Como filtro para acotar, no como punto de partida. > [!IMPORTANT] > Buscar por fecha primero es el error más común y el que más tiempo consume. La fecha que recordáis suele estar desplazada varios meses, y filtrar por ella descarta justo lo que buscáis sin que os enteréis. ## Si no aparece | Posible causa | Cómo se descarta | | --- | --- | | Estáis en otra organización | Mirarlo arriba: es la causa más tonta y frecuente | | No tenéis permiso para verlo | Preguntar a quien administre | | Era un escaneo sin leer | Buscar por el nombre del archivo o por el asunto | | Nunca estuvo aquí | Puede estar en el correo de alguien de entonces | > [!WARNING] > La tercera fila es la que más despista. Un documento escaneado que se subió sin lectura no es buscable por su contenido: existe, pero no responde a lo que buscáis dentro de él. ## Para que no vuelva a pasar **En corto** - Que lo que se sube se lea, salvo que haya motivo para no hacerlo. - Que cada documento viva en el asunto al que pertenece, no suelto. - Y que lo que se consulta a menudo esté enlazado desde donde trabajáis. > [!NOTE] > Si acabáis encontrándolo tras veinte minutos, dedicad dos más a dejarlo localizable: es la única forma de que la próxima vez no cueste otros veinte. **¿Se puede buscar por un dato extraído?** Sí, y es lo más preciso: importes, fechas de caducidad, identificadores. **¿Y si lo subió alguien que ya no está?** Su histórico sigue; lo que se fue es la persona, no lo que hizo. **¿Puedo buscar en documentos escaneados antiguos?** Si se leyeron al subirlos, sí. Si no, se pueden volver a procesar. ## Ejemplos **Alguien busca un contrato de hace cuatro años filtrando por fecha y no lo encuentra.** - Busca por el NIF de la otra parte → Aparece en segundos, con fecha real cinco meses distinta de la que recordaba. **Un cliente pregunta por un envío de hace cuatro años y el archivo está en tres sitios.** - Busca por un dato del contenido y no por la fecha - Consulta el expediente completo con su histórico → Se contesta con lo que había entonces en lugar de con lo que se recuerda. **Los escaneos antiguos no aparecen en las búsquedas.** - Comprueba si se procesaron al subirlos → El histórico pasa a ser buscable. **Se busca por el nombre del proveedor de entonces, que ha cambiado.** - Busca por el contenido del documento → El cambio de nombre deja de esconder el archivo. **El documento se migró y perdió su contexto.** - Comprueba a qué expediente quedó asociado → Se llega desde donde se pregunta. **Nadie sabe si el documento se conservó tanto tiempo.** - Consulta la política de conservación aplicada → Se sabe qué se puede esperar encontrar. --- --- id: KB-TD-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/convivir-con-el-sistema-antiguo idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-PS-006] citadoPor: [KB-TD-017] --- # Convivir con el sistema antiguo _Durante unos meses vais a tener dos sitios. Cómo hacerlo sin duplicar trabajo ni perder cosas._ **Responde a:** tenemos dos sistemas a la vez · migrar poco a poco sin parar el trabajo · qué hago con lo que está en la carpeta antigua · transición entre sistemas documentales Nadie cambia de sistema de un día para otro. Durante unos meses habrá cosas aquí y cosas en la carpeta de siempre, y ese periodo es donde se pierden documentos y donde la gente decide si el cambio va en serio o no. ## La regla que hace que funcione > [!IMPORTANT] > **Lo nuevo entra aquí desde el primer día; lo viejo se trae solo cuando hace falta.** Sin esa regla acabáis manteniendo los dos sitios completos, que es el doble de trabajo y la razón por la que la mayoría de las transiciones se abandonan. ## Qué va dónde durante la convivencia | Situación | Dónde va | Por qué | | --- | --- | --- | | Documento nuevo que llega hoy | Aquí, siempre | Si hay excepciones, no hay regla | | Documento antiguo que alguien consulta | Se sube al consultarlo | Se trae lo que se usa, que es poco | | Documento antiguo que nadie toca | Se queda donde está | Traerlo no aporta nada | | Documento antiguo que caduca pronto | Se sube ya | Es el que os va a hacer falta | ## Cómo se organiza el periodo 1. **Poned fecha de corte y decidla en alto** — «Desde el lunes 3, lo que llegue entra aquí.» Sin fecha, no hay corte. 2. **Dejad el sistema antiguo en solo lectura cuando podáis** — Mientras se pueda escribir en los dos, se escribirá en los dos. 3. **Traed primero lo que caduca** — Seguros, certificados y contratos con vencimiento. Es lo que os va a hacer falta antes. 4. **Y revisad a los dos meses qué se ha traído** — Suele ser el 10 % del archivo. Ese dato os dice cuánto del resto no hacía falta. > [!WARNING] > El fallo más caro no es técnico: es que alguien siga guardando en la carpeta antigua «solo esta vez». Al mes hay dos verdades y nadie sabe cuál mirar. Si detectáis eso, es más urgente que cualquier migración. ## Cuando se puede dar por terminado **En corto** - Cuando nadie ha abierto el sistema antiguo en un mes. - Cuando lo que caduca está todo aquí. - Y cuando la respuesta a «¿dónde está esto?» ya no es «depende». > [!NOTE] > El archivo antiguo no hay por qué borrarlo. Puede quedarse en solo lectura todo el tiempo que queráis: lo que importa es que deje de recibir cosas nuevas, no que desaparezca. **¿Puedo subirlo todo de golpe?** Podéis, y a veces compensa. Pero traer lo que nadie mira solo entierra lo que sí importa. **¿Cuánto dura la convivencia?** Semanas si hay fecha de corte; indefinidamente si no la hay. **¿Y si el equipo se resiste?** Casi siempre es porque no encuentran algo. Mirad eso antes que insistir. ## Ejemplos **Un equipo lleva cuatro meses con documentos en dos sitios y ya no sabe cuál es el bueno.** - Fija fecha de corte y deja la carpeta antigua en solo lectura - Sube primero lo que caduca este año → En tres semanas la pregunta «¿dónde está esto?» deja de tener dos respuestas. **Durante seis meses conviven el sistema antiguo y el nuevo, y nadie sabe cuál mira.** - Fija la fecha desde la que solo vale el nuevo - Deja el antiguo en solo lectura - Anuncia el corte a todo el equipo → Deja de haber dos verdades y nadie trabaja sobre el sitio equivocado. **Un documento se sube al sistema antiguo por costumbre.** - Cierra la entrada de documentos en el antiguo → Lo nuevo entra donde debe. **Se busca en el nuevo y el documento está en el viejo.** - Anota qué periodo cubre cada uno → Se sabe dónde buscar sin probar en los dos. **El sistema antiguo se apaga con documentos que nadie migró.** - Comprueba qué queda antes de apagar → No se pierde nada por el camino. **Nadie decide cuándo se apaga el antiguo.** - Pon fecha y responsable → El solape termina en lugar de eternizarse. --- --- id: KB-TD-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/la-limpieza-de-media-hora-al-mes idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: encontrar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-005, KB-ET-012] citadoPor: [KB-TD-010] --- # La limpieza de media hora al mes _Lo que se degrada solo si nadie lo mira, y cómo arreglarlo sin dedicarle un proyecto._ **Responde a:** mantener ordenada la documentación · limpiar contactos duplicados · revisión periódica del sistema documental · por qué cada vez cuesta más encontrar las cosas Un sistema documental no se estropea de golpe: se degrada. Cada mes entran contactos duplicados, expedientes que nadie cerró, plantillas que ya no se usan y avisos que van a gente que se fue. A los dos años, buscar cuesta el doble y nadie sabe por qué. ## Las cinco cosas que conviene mirar 1. **Expedientes parados hace más de tres meses** — O se retoman o se cierran. Dejarlos abiertos ensucia todos los recuentos. 2. **Contactos duplicados o sin actividad** — El mismo proveedor con tres fichas es la causa nº 1 de «no lo encuentro». 3. **Avisos que van a quien ya no está** — Los que nadie lee son peores que no tener avisos. 4. **Plantillas que ya no representan cómo trabajáis** — Una plantilla desactualizada se sigue usando, y por eso duele. 5. **Y accesos de gente de fuera** — La asesoría de hace dos años, el consultor del proyecto que acabó. > [!IMPORTANT] > La media hora se recupera el mismo mes. La causa más común de «esto va lento» o «no encuentro nada» no es el volumen: son los duplicados y lo que quedó abierto sin estarlo. ## Qué NO hay que hacer en esa media hora | Tentación | Por qué no | | --- | --- | | Reorganizar la estructura entera | Media hora no da para eso y lo dejaréis a medias | | Borrar documentos antiguos | Ocupan poco y borrar es irreversible | | Cambiar cómo trabaja el equipo | Eso no es limpieza, es un proyecto con su conversación | > [!WARNING] > Y sobre todo, no lo dejéis para «cuando haya un hueco». El hueco no llega, y la degradación es acumulativa: media hora al mes es trivial; ocho horas al año, cuando ya duele, cuesta convencer a alguien de que las dedique. ## Cómo saber que hace falta **En corto** - Alguien dice «pregúntale a X, que él sabe dónde está». - Aparecen dos fichas del mismo proveedor en una búsqueda. - Los avisos se ignoran porque «casi siempre son de cosas viejas». - Y los informes salen con números que nadie se cree. Cualquiera de las cuatro es señal de que la limpieza lleva tiempo sin hacerse. Las cuatro juntas, de que se hará igualmente, solo que en forma de incidente. > [!NOTE] > Conviene que la haga siempre la misma persona y a la misma hora del mes. No por burocracia: porque así se detecta la deriva comparando con el mes anterior, que es la parte que de verdad avisa. **¿Y si somos muy pocos?** Con más razón: la degradación no depende del tamaño y aquí no hay nadie que lo arregle por detrás. **¿Se puede automatizar?** Los avisos de lo que lleva parado, sí. Decidir qué se cierra, no. **¿Media hora es realista?** El primer mes no; a partir del segundo, sí. ## Ejemplos **Un equipo se queja de que cada vez cuesta más encontrar las cosas.** - Dedica media hora a duplicados, expedientes parados y accesos externos → Las búsquedas vuelven a dar un resultado y no tres, sin cambiar nada de cómo trabajan. **En un año se acumulan cuarenta expedientes cerrados a medias y doce plantillas que nadie usa.** - Reserva media hora al mes para revisar - Cierra lo que ya solo espera confirmación - Archiva las plantillas sin actividad → La lista de lo abierto vuelve a ser creíble y los indicadores dicen algo. **Hay contactos duplicados de la misma empresa.** - Unifica los duplicados en la revisión mensual → El proveedor recibe uno y no tres. **Se acumulan documentos que superaron su plazo.** - Revisa qué toca según la política → El archivo deja de crecer sin criterio. **Hay accesos activos de gente que ya no está.** - Cruza usuarios con altas y bajas → Las cuentas activas son las que deben. **La limpieza se pospone porque nunca es urgente.** - Ponla en el calendario como cualquier otra tarea → Se hace porque toca y no cuando molesta. --- --- id: KB-TD-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/el-dia-que-algo-no-va idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-009, KB-PR-001, KB-TD-018] citadoPor: [KB-TD-001] --- # El día que algo no va _Qué se puede seguir haciendo, qué conviene posponer y qué NO hay que hacer._ **Responde a:** la plataforma va lenta qué hago · no puedo trabajar hoy sistema caído · seguir trabajando si falla el sistema · plan b cuando algo no funciona Algún día algo no irá: el sistema, vuestra conexión, el correo de un tercero. La diferencia entre una mañana perdida y una molestia está en tener decidido de antemano qué se hace y, sobre todo, qué no. ## Los tres primeros minutos 1. **Comprobad si es vuestro o es general** — Que lo intente otra persona desde otra conexión. Ahorra la mitad de las llamadas. 2. **Mirad la página de estado** — Si es general, ya lo saben y hay poco que aportar. 3. **Y avisad a quien esperaba algo hoy** — Un aviso de dos líneas evita cinco llamadas y una mala impresión. > [!IMPORTANT] > El tercer punto es el que más valora quien está al otro lado. Un plazo que se retrasa avisado se gestiona; el mismo plazo sin avisar se convierte en un problema de confianza que dura mucho más que la incidencia. ## Qué se puede seguir haciendo | Sí | No conviene | | --- | --- | | Hacer fotos y prepararlas para subir después | Volver al papel «solo por hoy» | | Llamar a quien tiene pendiente algo | Mandar el mismo envío varias veces | | Redactar y dejar preparado | Rehacer trabajo que quizá esté guardado | | Y anotar lo que va pasando, con hora | Dar por perdido lo que estaba en curso | > [!WARNING] > La segunda fila de la derecha es la que más consume y la que más lío genera después: reintentar un envío que sí salió deja al destinatario con tres correos idénticos y a vosotros con tres acciones cobradas. Comprobad el estado antes de repetir nada. ## Volver a la normalidad **En corto** - Subid lo que se hizo fuera del sistema, ese mismo día. - Revisad si algo quedó a medias antes de darlo por hecho. - Y anotad qué pasó en el expediente afectado, si tuvo consecuencias. Ese último punto no es burocracia: si un plazo se incumplió por una caída, poder decir cuándo empezó y cuándo se resolvió cambia por completo la conversación. > [!NOTE] > La cuarta fila de la izquierda —anotar con hora— es lo que después permite explicarlo. Reconstruir tres días más tarde a qué hora dejó de funcionar algo es imposible y suena a excusa. **¿Se pierde lo que estaba escribiendo?** Lo guardado está; lo que no llegó a guardarse, no. Ante la duda, comprobad antes de rehacer. **¿A quién aviso si es general?** A quien esperaba algo vuestro. La incidencia técnica ya está en curso. **¿Y si es solo lento?** Trabajad en lo que no dependa de subir ficheros grandes y dejadlos para después. ## Ejemplos **Un equipo pierde una mañana reintentando envíos durante una incidencia.** - Comprueba si es general y avisa a los clientes con entrega ese día - Prepara fotos y borradores para subir después → La tarde se recupera entera y ningún destinatario recibe envíos duplicados. **Algo no funciona y el equipo se queda parado media mañana.** - Comprueba si le pasa a más gente o solo a uno - Sigue por la vía alternativa mientras se resuelve - Reporta con la hora, la pantalla y el código de error → El trabajo no se detiene y soporte empieza con un diagnóstico en lugar de una pregunta. **Se reporta «no va» sin más detalle.** - Describe qué se esperaba y qué ocurrió → La primera respuesta ya es útil. **Cinco personas reportan lo mismo por separado.** - Comprueba si ya hay un caso abierto → Se trabaja una vez sobre el problema. **Se espera a que se arregle sin avisar a los proveedores.** - Avisa a quien esté esperando algo → Nadie de fuera se queda sin explicación. **Se resuelve y no queda constancia de qué pasó.** - Registra la incidencia y su resolución → La próxima vez se resuelve en minutos. --- --- id: KB-TD-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/delegar-sin-perder-el-control idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-006, KB-CR-011] citadoPor: [KB-CL-017] --- # Delegar sin perder el control _Repartir el trabajo y seguir sabiendo cómo va, sin preguntar todos los días._ **Responde a:** delegar trabajo sin perder visibilidad · cómo saber si lo que delegué avanza · repartir expedientes en un equipo · seguimiento sin microgestionar Delegar falla casi siempre por lo mismo: quien delega pierde la visibilidad y la recupera preguntando, y quien recibe el trabajo interpreta esas preguntas como desconfianza. El problema no es de personas: es que el estado del trabajo no está en ningún sitio que ambos puedan mirar. ## Lo que hay que dejar claro al delegar 1. **Qué es «terminado»** — No «encárgate del alta de este proveedor», sino qué tiene que estar hecho para darlo por cerrado. 2. **Qué decisiones puede tomar y cuáles no** — Es lo que evita tanto el bloqueo como la sorpresa desagradable. 3. **Para cuándo** — Con fecha. «Cuando puedas» significa que compite con todo lo demás y pierde. 4. **Y dónde va a verse el avance** — El punto que casi nadie acuerda y el que hace innecesarias las preguntas diarias. > [!IMPORTANT] > El cuarto punto es el que sustituye a la supervisión. Si el estado se ve en el expediente, quien delegó mira cuando quiere sin interrumpir, y quien ejecuta no tiene que dar partes. Las dos partes ganan lo mismo: dejar de hablar de estado para hablar de problemas. ## Lo que conviene mirar, y con qué frecuencia | Qué | Cada cuánto | Por qué | | --- | --- | --- | | Lo que lleva más tiempo parado | Semanal | Es donde está el problema, no en lo que avanza | | Lo que vence pronto | Semanal | Es lo único urgente de verdad | | El resto | No hace falta | Mirarlo es microgestión con otro nombre | > [!WARNING] > Si os encontráis revisando cada expediente delegado, no habéis delegado: habéis repartido la ejecución y conservado la responsabilidad de vigilar, que es la parte que más tiempo consume. ## Cuando algo se atasca **En corto** - Preguntad por el obstáculo, no por el avance. - Y si el obstáculo es otra persona, ahí sí toca intervenir. - Lo que no funciona es reasignar sin haber preguntado. Reasignar un expediente atascado sin hablar antes suele resolver ese caso y estropear el siguiente: la persona a la que se lo quitasteis dejará de avisar cuando algo se complique. > [!NOTE] > Si un expediente no tiene responsable con nombre, no está delegado: está en el aire. «El equipo» no responde de nada, y eso se descubre siempre tarde. **¿Y si delego a alguien que empieza?** Más detalle en qué es «terminado», misma frecuencia de revisión. **¿Conviene que varias personas lleven un expediente?** Uno responde y otros ayudan; dos responsables es ninguno. **¿Cómo sé si estoy microgestionando?** Si preguntáis por cosas que podríais mirar vosotros, sí. ## Ejemplos **Un responsable delega quince expedientes y acaba preguntando por ellos cada mañana.** - Acuerda qué es «terminado» y dónde se ve el avance - Revisa solo lo parado y lo que vence → Deja de preguntar y el equipo empieza a avisar de los obstáculos por su cuenta. **Se delega el alta de proveedores y se sigue revisando cada expediente uno a uno.** - Asigna los expedientes a quien los lleva - Consulta el estado del conjunto en lugar de caso por caso - Reserva la revisión para lo que se sale del patrón → El control se mantiene sin repetir el trabajo de quien lo hace. **Se delega y nadie sabe qué criterio aplicar.** - Deja el criterio escrito en la plantilla → Las decisiones son las mismas las tome quien las tome. **Se delega y se pierde de vista lo que se atasca.** - Revisa una vez por semana lo parado → El atasco se ve sin mirarlo todo. **Quien recibe la delegación no tiene permisos para cerrar.** - Ajusta los permisos al trabajo delegado → La delegación funciona de verdad. **Se delega y luego se corrige por detrás sin decirlo.** - Comenta la corrección con quien lo lleva → El criterio se aprende en lugar de repetirse el error. --- --- id: KB-TD-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/preparar-la-semana-en-quince-minutos idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-CR-013] citadoPor: [KB-TD-016] --- # Preparar la semana en quince minutos _Cuatro miradas el lunes que evitan las urgencias del jueves._ **Responde a:** organizar la semana de trabajo documental · qué revisar cada lunes · evitar urgencias de última hora · rutina semanal de seguimiento El día a día se lleva mirando la bandeja, y eso basta para reaccionar. Lo que evita las urgencias es otra cosa: un rato fijo a la semana mirando lo que **todavía no** es urgente. Son cuatro miradas y caben en quince minutos. ## Las cuatro 1. **Qué vence en las próximas semanas** — No lo de esta semana, que ya lo sabéis: lo de dentro de tres o cuatro. Es lo único que da margen. 2. **Qué lleva más tiempo parado** — El expediente más antiguo sin movimiento. No el más urgente: el más viejo. 3. **Quién no ha contestado a la segunda** — Ahí deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión que tenéis que tomar. 4. **Y qué prometisteis la semana pasada** — La mirada que más credibilidad salva y la que nadie hace. > [!IMPORTANT] > La segunda es contraintuitiva y es la que más rinde. Lo urgente ya tiene quien lo empuje; lo que lleva seis semanas parado no lo empuja nadie, y es exactamente de donde salen las crisis del mes que viene. Mirad lo viejo, no lo ruidoso. ## Lo que NO cabe en esos quince minutos | Esto no | Por qué | | --- | --- | | Revisar expediente por expediente | Si hace falta, el problema es de reparto, no de rutina | | Rehacer plantillas o procesos | Es trabajo de otro día, con tiempo | | Contestar todo lo que aparezca | Anotad y seguid: si contestáis, se convierte en una mañana | > [!WARNING] > El error que convierte esto en algo que se abandona en dos semanas es responder mientras se revisa. La revisión es para **decidir qué hay que hacer**, no para hacerlo. Anotad y cerrad; si algo no puede esperar dos horas, es que ya era urgente y estaba en la bandeja. ## Cuándo hacerlo **En corto** - El mismo día y a la misma hora, mejor lunes por la mañana. - Antes de abrir el correo, no después. - Y con la lista a mano, no de memoria. Lo del lunes antes del correo no es una manía: en cuanto se abre la bandeja, la semana la marcan las urgencias de otros. Quince minutos antes es la única ventana en la que decidís vosotros. > [!NOTE] > Si sois dos o tres, hacedlo juntos: la mitad de los atascos se resuelven ahí mismo, porque casi siempre lo que uno tiene parado depende de algo que otro puede desbloquear en un minuto. **¿Y si esa semana no da tiempo?** Haced solo la primera y la cuarta: son las que más disgustos evitan. **¿Hace falta apuntar algo?** Lo que decidáis, sí. Lo que mirasteis, no. **¿Sirve para un equipo grande?** Sí, pero cada uno con su parcela; una revisión de veinte personas no es una revisión, es una reunión. ## Ejemplos **Un responsable vive apagando fuegos y no entiende de dónde salen.** - Reserva quince minutos el lunes y mira lo que vence en tres semanas y lo más antiguo parado → Al mes, las urgencias bajan porque las está viendo cuando todavía no lo eran. **El lunes se va en reconstruir qué está pendiente y qué vence.** - Abre la vista guardada de lo que espera acción - Consulta lo que vence en los próximos quince días - Reparte lo que haga falta antes de empezar → La semana empieza con un plan en quince minutos en lugar de con una mañana de revisión. **Se planifica sin saber qué depende de terceros.** - Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera → Lo que depende de otro se lanza primero. **Se planifica el lunes lo que vencía el viernes anterior.** - Consulta también lo que ya venció → Lo atrasado no se queda atrás otra semana. **Cada persona planifica su parte y nadie ve el conjunto.** - Comparte la vista del equipo → El reparto se decide con la foto completa. **La planificación se hace y no se revisa hasta el lunes siguiente.** - Consulta a mitad de semana lo que se ha desviado → La corrección llega a tiempo. --- --- id: KB-TD-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/cuando-casi-todo-depende-de-que-responda-otro idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-015, KB-CF-005] citadoPor: [KB-TD-017] --- # Cuando casi todo depende de que responda otro _La mitad de vuestra lista no avanza porque no depende de vosotros. Cómo se lleva eso sin vivir persiguiendo._ **Responde a:** mi trabajo depende de que otros contesten · gestionar tareas bloqueadas por terceros · no puedo avanzar hasta que me manden algo · organizar el trabajo con muchas esperas El trabajo documental tiene una particularidad que lo hace agotador: la mayor parte de lo que tenéis abierto no depende de vosotros. Está esperando a un proveedor, a una asesoría, a un cliente. Y una lista llena de cosas que no podéis empujar produce la sensación de ir mal aunque estéis haciendo todo lo posible. ## Separad lo que se puede separar | Estado | Qué significa | Qué hacer con ello | | --- | --- | --- | | Me toca a mí | Puedo avanzarlo ahora | Es vuestra lista real, y suele ser corta | | Espera a alguien de fuera | Ya está pedido y con recordatorio | No mirarlo a diario: mirarlo cuando toque | | Espera a alguien de dentro | Depende de un compañero | Es lo único que hay que desbloquear hablando | | Parado sin motivo | Nadie lo empuja y nadie lo espera | Decidir: retomar o cerrar | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que ensucia todo lo demás y la que menos se mira. Mientras haya expedientes parados sin que nadie sepa por qué, cualquier recuento de «pendientes» mezcla trabajo real con ruido — y la sensación de estar desbordado viene tanto del ruido como del trabajo. ## Lo que cambia trabajar así 1. **Dejad la insistencia en automático y quitadla de la cabeza** — Si el recordatorio sale solo, esperar deja de ser una tarea vuestra. 2. **Fijad cuándo se mira lo que espera** — Una vez a la semana. Mirarlo cada día no lo acelera y desgasta. 3. **Y poned un final a cada espera** — «Si el viernes no está, hago X». Sin ese final, la espera es infinita por definición. > [!WARNING] > El desgaste real no viene de tener cosas esperando: viene de no saber cuáles esperan a alguien y cuáles se han quedado quietas por descuido. Cuando esas dos cosas se distinguen de un vistazo, la misma cantidad de trabajo pendiente pesa la mitad — y eso no es una impresión, es que dejáis de revisar mentalmente lo que ya está gestionado. ## Cómo se habla de esto con quien pregunta **En corto** - «Está pedido desde el día 3, con dos recordatorios» es una respuesta profesional. - «Estoy esperando» sin más, no lo parece, aunque sea lo mismo. - Y si os lo preguntan a menudo, dadles acceso al estado en vez de contestar. La tercera resuelve el caso entero cuando quien pregunta es un jefe o un cliente: cuando pueden mirarlo, dejan de preguntar, y vosotros dejáis de interrumpir lo que sí depende de vosotros. > [!NOTE] > Si al separar la lista resulta que lo que os toca a vosotros es muy poco y aun así vais mal de tiempo, el problema no es la carga: es la interrupción constante para informar del estado de lo demás. **¿Y si el que no contesta es un cliente?** Mismo criterio, distinto tono: el final de la espera existe igual, aunque se comunique de otra forma. **¿Cuántos recordatorios antes de escalar?** Dos espaciados. A la tercera deja de ser insistencia y pasa a ser una decisión. **¿Conviene cerrar lo que lleva meses parado?** Sí, y anotar por qué. Un expediente cerrado con motivo informa; uno abierto sin motivo, no. ## Ejemplos **Un responsable tiene sesenta expedientes abiertos y la sensación de no avanzar nunca.** - Separa lo que le toca de lo que espera y cierra lo parado sin motivo - Deja la insistencia automática y mira lo que espera una vez por semana → Su lista real resulta ser de ocho cosas, y las saca en dos días. **De veinte expedientes abiertos, dieciséis esperan a alguien de fuera y el equipo se siente parado.** - Separa lo que espera fuera de lo que espera dentro - Trabaja la lista corta que sí depende de vosotros - Deja que los recordatorios trabajen la larga → La sensación de bloqueo desaparece porque la lista propia es corta y avanza. **Se revisa cada día lo que espera a terceros.** - Revísalo una vez por semana → El tiempo se dedica a lo que sí depende de vosotros. **Se insiste a diario y el proveedor deja de leer.** - Espacia la cadencia de recordatorios → El aviso vuelve a tener efecto. **Un expediente lleva dos meses esperando y nadie decide.** - Fija un criterio de escalado o cierre → El expediente no se queda abierto para siempre. **La dirección pregunta por qué no avanza nada.** - Enseña qué espera dentro y qué espera fuera → La conversación se tiene con datos. --- --- id: KB-TD-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/cerrar-bien-un-expediente idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: tareas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-016, KB-TL-012, KB-TD-011] citadoPor: [KB-TD-006] --- # Cerrar bien un expediente _Terminar el trabajo y cerrar el expediente son dos cosas distintas, y la segunda casi nadie la hace._ **Responde a:** cuándo se cierra un expediente · qué comprobar antes de cerrar · expedientes terminados que siguen abiertos · cerrar o dejar abierto Casi todos los expedientes terminan sin cerrarse. El trabajo se acaba, la gente pasa a lo siguiente y el expediente se queda abierto para siempre — hasta que alguien cuenta los pendientes y sale una cifra que no significa nada. ## Lo que cuesta no cerrar | Consecuencia | Cómo se nota | | --- | --- | | Los recuentos dejan de servir | «Tenemos ochenta abiertos» y cuarenta están hechos | | Siguen saliendo recordatorios | A terceros que ya entregaron, y quedáis mal | | Se revisa lo mismo cada semana | Alguien lo mira, ve que está bien y no lo cierra tampoco | | Y lo que sí está parado se esconde | Entre los que solo parecen parados | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que de verdad hace daño y la más difícil de ver. Si de ochenta expedientes abiertos cuarenta están terminados, los cinco que llevan meses bloqueados no destacan — se pierden entre el ruido. **Cerrar no es orden: es lo que hace visible el problema real.** ## Qué comprobar antes de cerrar 1. **Que no queden peticiones abiertas** — Es lo que sigue mandando recordatorios después de cerrar el trabajo. 2. **Que esté lo que hay que conservar** — Lo que el día de mañana os van a pedir de ese asunto. 3. **Que lo prometido esté cumplido o anotado** — Un compromiso pendiente en un expediente cerrado desaparece. 4. **Y que si hubo excepciones, estén cerradas** — Una excepción abierta en un expediente cerrado es la peor combinación. > [!WARNING] > El caso que conviene tratar aparte: el expediente que **no** se va a completar. No se cierra igual que uno terminado — se cierra diciendo por qué. «Cerrado sin completar: el proveedor no aportó el seguro y se decidió no trabajar con él» informa; cerrarlo sin más deja a quien lo mire dentro de dos años pensando que se os olvidó. ## Cuándo conviene dejarlo abierto **En corto** - Mientras haya algo que de verdad esperáis de alguien. - Si hay un plazo vivo que aún puede moverse. - Y si forma parte de algo mayor que sigue en marcha. Fuera de esos tres casos, un expediente abierto no es una precaución: es ruido que hará que alguien no vea lo importante. > [!NOTE] > Cerrar no borra nada: el expediente sigue completo, buscable y con su histórico. Lo único que cambia es que deja de contarse entre lo que está en marcha y deja de generar avisos. **¿Se puede reabrir?** Sí, y es lo normal si aparece algo nuevo de ese asunto. **¿Y si falta un documento menor?** Decidid: o se pide y sigue abierto, o se cierra anotando que no se pidió. **¿Quién debería cerrarlo?** Quien lo llevaba. Si nadie lo llevaba, ese era el problema de fondo. ## Ejemplos **Un equipo cuenta ochenta expedientes abiertos y no sabe cuáles importan.** - Cierra los terminados y anota el motivo en los que no se completaron → Quedan doce abiertos de verdad, y los cinco parados de hace meses se ven a la primera. **Un expediente se da por cerrado y dos meses después falta un documento.** - Comprueba qué queda pendiente antes de cerrar - Registra el motivo del cierre - Anota si queda algo abierto a propósito → El cierre significa lo mismo para todo el equipo y se puede explicar meses después. **Se cierra y siguen saliendo recordatorios.** - Detén los procesos abiertos al cerrar → Nadie de fuera recibe peticiones de algo cerrado. **Nadie sabe por qué se cerró un expediente sin completar.** - Anota el motivo en el propio cierre → La decisión es explicable. **El expediente se reabre y se pierde lo anterior.** - Reabre en lugar de crear uno nuevo → El histórico se conserva. **Los indicadores cuentan como abiertos expedientes muertos.** - Cierra lo que ya no va a avanzar → Los números vuelven a decir algo. --- --- id: KB-TD-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/el-trabajo-que-no-es-de-nadie idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-006, KB-TD-001] citadoPor: [KB-TD-013] --- # El trabajo que no es de nadie _Lo que no tiene responsable no aparece en la bandeja de nadie, y por eso se descubre tarde y siempre desde fuera._ **Responde a:** expedientes que nadie lleva · se nos ha pasado un vencimiento · trabajo sin responsable asignado · cómo revisar lo que no tiene dueño Una bandeja bien montada enseña lo tuyo: lo que te toca, lo que esperas y lo que se te acaba el plazo. Funciona tan bien que crea un punto ciego perfecto — lo que no es de nadie no sale en ninguna bandeja, y por tanto no existe hasta que llama alguien de fuera. ## De dónde sale el trabajo huérfano | Origen | Por qué se queda sin dueño | | --- | --- | | Alguien se marchó o cambió de puesto | Lo suyo dejó de aparecerle a él y no le apareció a nadie más | | Se creó automáticamente | Una regla lo abrió y no había a quién asignárselo | | Entró por un canal que no es el habitual | Llegó por una respuesta suelta y nadie lo reclamó | | Es de todos | «Ya lo mira alguien» es la forma más rápida de que no lo mire nadie | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que más daño hace y la menos evidente: **un responsable compartido funciona igual que ninguno**. Cuando algo es de un equipo entero, cada persona asume razonablemente que otro lo está viendo, y el aviso que salta cuatro veces se ignora cuatro veces. Lo que se reparte es la carga; el responsable es siempre una persona, aunque el trabajo lo hagan tres. ## La revisión de cinco minutos 1. **Una vez por semana, mirar lo que no tiene responsable** — Es una lista corta si se mira seguido y muy larga si no. 2. **Asignar cada cosa a alguien, aunque sea provisional** — Un dueño provisional detecta el problema; ninguno, no. 3. **Y mirar lo parado hace más tiempo** — Lo que lleva semanas sin moverse suele ser lo que no es de nadie. > [!WARNING] > El momento en que esto se dispara es siempre el mismo: **cuando alguien se va**. Retirarle los permisos es rápido y todo el mundo se acuerda; repartir lo que llevaba encima requiere saber qué llevaba, y eso solo se sabe mientras sigue ahí. Media hora con esa persona antes de que se marche vale por semanas de arqueología después. ## Cómo hacer que no se genere **En corto** - Todo expediente nace con un responsable, aunque después cambie. - Lo que crea una regla automática también: si no hay a quién, va a una persona por defecto. - Y cuando alguien se va de vacaciones o se marcha, se reasigna lo suyo, no se deja huérfano. > [!NOTE] > Que algo tenga dueño no significa que lo haga solo: significa que hay alguien a quien preguntarle por ello. Es la diferencia entre un olvido y un problema que nadie descubre. **¿Y si de verdad no sabemos de quién es?** Se asigna a quien vaya a averiguarlo. Eso ya es tener dueño. **¿No genera trabajo asignarlo todo?** Menos que un vencimiento que se pasa y hay que explicar. **¿Cada cuánto conviene revisarlo?** Semanal mientras haya cola; después, con la limpieza mensual basta. ## Ejemplos **Una empresa descubre un vencimiento pasado en un expediente que llevaba alguien que se marchó.** - Revisa cada semana lo que no tiene responsable y reasigna al despedirse la gente → El punto ciego deja de existir, porque todo aparece en la bandeja de alguien concreto. **Hay tareas que no son de ningún departamento y llevan meses sin hacerse.** - Asigna un responsable aunque sea provisional - Ponles fecha de revisión - Consulta lo que sigue sin dueño una vez al mes → El trabajo huérfano deja de acumularse en silencio. **Todo el mundo asume que lo hace otro.** - Deja la asignación registrada → Nadie duda de a quién le toca. **Se asigna a un departamento y nadie concreto lo recoge.** - Asigna a una persona, no a un área → Hay alguien a quien preguntar. **La tarea sin dueño bloquea un expediente.** - Consulta qué expedientes dependen de ella → La prioridad se decide sabiendo el impacto. **Se cierra el asunto sin que nadie lo hiciera.** - Registra que se decidió no hacerlo y por qué → La omisión es una decisión documentada. --- --- id: KB-TD-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/cuando-lo-que-buscais-no-es-un-documento idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: encontrar audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-010, KB-DI-009] citadoPor: [KB-TD-007] --- # Cuando lo que buscáis no es un documento _«¿Cuándo caduca?», «¿por cuánto está asegurado?». La respuesta no es un fichero: es una línea dentro de uno._ **Responde a:** buscar un dato dentro de un documento · cuándo caduca el seguro de este proveedor · sacar una cifra sin abrir el pdf · buscar por importe o por fecha Media docena de veces al día la pregunta no es «dónde está el contrato», sino «hasta cuándo vale» o «cuánto cubre». Son preguntas distintas, y buscarlas de la misma manera es lo que hace que se tarde cinco minutos en algo que debería llevar cinco segundos. ## Dos búsquedas que se confunden | Lo que necesitáis | Qué buscar | Cómo acaba | | --- | --- | --- | | El documento, para mandarlo | Por su nombre o por quién lo emitió | Se descarga y se envía | | Un dato del documento | Por el dato, no por el fichero | Se responde sin abrir nada | | Todos los que cumplen algo | Por el dato, en todos a la vez | Sale una lista, no un documento | | Comprobar si algo ha cambiado | Por el dato, comparando versiones | Se ve qué cambió y cuándo | > [!IMPORTANT] > La confusión sale cara por un motivo poco evidente: **el nombre de un fichero no dice nada de lo que hay dentro**. `escaneo_2024.pdf` puede ser la póliza que caduca el mes que viene, y ningún nombre por bueno que sea os va a decir el importe asegurado. Cuando la pregunta es por un dato, buscar por nombre solo os lleva a un documento que hay que abrir y leer — y si son treinta proveedores, a treinta documentos. ## Lo que hay que decidir una vez 1. **Qué datos os preguntan de verdad cada semana** — Vencimiento, importe, número, titular: suelen ser cuatro o cinco. 2. **Que esos se extraigan al subir** — Un dato que no está extraído no se puede buscar ni vigilar. 3. **Y comprobarlos la primera vez** — Un dato mal leído se propaga a todas las respuestas que dependan de él. > [!WARNING] > La consecuencia de tener los datos fuera del documento es la que la gente no anticipa: **lo que está extraído se puede vigilar; lo que está solo dentro del PDF, no**. Un vencimiento que solo existe como texto en una página escaneada no puede avisaros de nada, por bien archivado que esté. Por eso decidir qué se extrae no es una tarea de configuración: es lo que separa un archivo ordenado de uno que trabaja para vosotros. ## Trucos que funcionan cuando no aparece **En corto** - Buscad por quién lo emitió, no por cómo lo llamasteis vosotros. - Probad con el número: los documentos oficiales casi siempre lo llevan. - Y si buscáis una fecha, buscad el mes: el año lo escribe todo el mundo distinto. > [!NOTE] > Si un dato se pide mucho y no está extraído, merece la pena añadirlo aunque haya que revisar los antiguos a mano una vez. Es media hora que se recupera el primer mes. **¿Puedo buscar dentro del texto del documento?** Sí, y ayuda; pero un dato extraído además se puede vigilar y comparar. **¿Y si el documento es una foto?** Se lee igual, aunque conviene comprobar el dato la primera vez. **¿Merece la pena extraer todo?** No: solo lo que preguntáis. Extraer de más añade revisión sin uso. ## Ejemplos **Una empresa abre treinta pólizas para saber cuáles caducan este trimestre.** - Extrae el vencimiento al subir y consulta el dato en vez del documento → La lista sale en un segundo y además avisa sola cuando alguna se acerca. **Lo que hace falta no es un documento sino saber si algo se hizo y cuándo.** - Consulta el histórico del expediente - Busca la acción en lugar del fichero → La pregunta se contesta aunque no exista un papel que la responda. **Se busca un documento que nunca existió.** - Comprueba si lo que hubo fue una acción registrada → Se deja de buscar lo que no hay. **Hace falta saber quién decidió algo.** - Consulta el registro de esa decisión → La respuesta tiene nombre y fecha. **Hace falta demostrar que se avisó.** - Consulta el registro de envíos → El aviso se demuestra sin un documento firmado. **Se pide un informe que nadie generó nunca.** - Consulta los datos y genera el informe ahora → La respuesta existe aunque el informe no existiera. --- --- id: KB-TD-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/entrar-solo-una-vez-por-semana idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-TD-008, KB-TD-009] citadoPor: [KB-TD-002] --- # Entrar solo una vez por semana _No todo el mundo vive aquí dentro. Quien entra los viernes necesita ver otra cosa que quien entra cada mañana._ **Responde a:** entro poco y me pierdo · cómo ponerse al día después de una semana · demasiadas notificaciones acumuladas · usuarios que entran de vez en cuando Hay gente que trabaja aquí dentro todos los días y gente que entra el viernes por la tarde a ver cómo va todo: dirección, alguien de otra área, el que lleva calidad además de otras tres cosas. La bandeja está pensada para los primeros, y por eso los segundos la abren, ven cuarenta cosas y la cierran. ## Qué necesita ver cada uno | Perfil | Lo que le sirve | Lo que le sobra | | --- | --- | --- | | Entra cada día | Lo que ha cambiado desde ayer | Los totales, que ya conoce | | Entra una vez por semana | Lo que se ha atascado y lo que vence | El detalle de lo que va bien | | Entra una vez al mes | Tres números y las excepciones | Casi todo lo demás | | Solo cuando pasa algo | Un enlace directo a eso | La bandeja entera | > [!IMPORTANT] > Lo que hace que alguien deje de entrar no es la falta de tiempo: **es abrir la bandeja y no saber por dónde empezar**. Cuarenta líneas sin jerarquía se leen igual que cero, y a la tercera semana esa persona pregunta las cosas por teléfono — que es exactamente lo que se quería evitar. Para quien entra poco, el orden importa más que el contenido: primero lo que se ha parado, después lo que vence, y lo que va bien puede no aparecer. ## Lo que conviene montar para quien entra poco 1. **Una vista guardada con lo parado y lo que vence** — Que sea lo primero que ve al entrar, no algo que tenga que buscar. 2. **Un resumen que le llegue por correo** — Muchos no van a entrar; que la información vaya a ellos. 3. **Y enlaces directos en los avisos** — Que un aviso lleve al sitio exacto, no a la portada. > [!WARNING] > Cuidado con la reacción natural de dar más avisos a quien entra poco: **si alguien no entra, tampoco va a leer veinte correos**. Lo que funciona con esos perfiles es exactamente lo contrario — un solo mensaje a la semana, con tres cosas, y que si no hay nada raro no llegue nada. Un resumen que llega siempre, incluso cuando todo va bien, deja de leerse igual que la bandeja que se cerró. ## Cuando el que entra poco es quien decide **En corto** - Necesita excepciones, no actividad: qué se ha salido de lo previsto. - Y una cifra estable que pueda comparar con la del mes pasado. - Si tiene que interpretar una lista, no lo va a hacer: alguien tiene que resumir. > [!NOTE] > Si alguien entra tan poco que necesita que le expliquen la pantalla cada vez, quizá no necesita entrar: necesita que le llegue lo suyo. Es una decisión de diseño, no de formación. **¿Le doy permisos de más para que no se pierda?** No: se pierde por lo que ve, no por lo que no puede ver. **¿Y si entra después de un mes fuera?** Empezad por lo vencido y lo parado; el resto se puede saltar. **¿Merece la pena una vista por persona?** Por perfil, no por persona: tres vistas cubren a todo el mundo. ## Ejemplos **Un responsable entra los viernes, ve cuarenta líneas sin orden y deja de entrar.** - Le deja una vista con lo parado y lo que vence, y un resumen semanal por correo → Vuelve a mirarlo cada semana y deja de preguntar por teléfono lo que ya estaba en pantalla. **Alguien que entra una vez por semana se encuentra ochenta cambios y no sabe por dónde empezar.** - Activa el resumen semanal en lugar del diario - Empieza por lo que espera acción propia - Deja lo informativo para el final o para nunca → La visita semanal cunde en veinte minutos en lugar de en una mañana. **Se pierde un vencimiento por entrar solo los lunes.** - Configura el aviso con antelación suficiente → El aviso llega aunque no se entre a diario. **Los avisos se acumulan sin leer entre visita y visita.** - Agrupa lo informativo en un resumen → Lo que exige acción destaca. **Un proveedor espera respuesta seis días.** - Reparte con alguien que entre a diario lo urgente → El de fuera no espera una semana. **Se entra una vez por semana y se revisa todo.** - Usa una vista guardada de lo que importa → La visita empieza por donde toca. --- --- id: KB-TD-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/trabajo-diario/el-resumen-diario idioma: es categoria: trabajo-diario subcategoria: bandeja audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-001, KB-TD-002] citadoPor: [KB-TD-009] --- # El resumen diario _Un correo al día con lo que hay, en lugar de cuarenta avisos sueltos._ **Responde a:** resumen diario de actividad · recibir un correo con todo lo pendiente · demasiados avisos agrupar · informe diario automático Si os llegan avisos sueltos según pasan las cosas, a las dos semanas los estáis ignorando. El resumen diario hace lo contrario: uno al día, a la hora que decidáis, con lo que de verdad hay. ## Qué trae **En corto** - Lo que ha llegado desde ayer y espera revisión. - Lo que está parado y a quién espera. - Lo que caduca pronto. ## Por qué funciona mejor que los avisos sueltos | Avisos sueltos | Resumen diario | | --- | --- | | Interrumpen cuando ocurre algo | Se lee cuando tú decides | | Cuarenta al día se ignoran | Uno al día se abre | | No dicen qué es urgente | Está ordenado por lo que importa | > [!IMPORTANT] > El resumen no sustituye a los avisos de lo urgente. Un documento rechazado o un expediente que se desbloquea sí merecen interrumpir; el resto puede esperar a mañana por la mañana. La combinación que funciona es pocos avisos inmediatos y un resumen para todo lo demás. > [!WARNING] > Generar el resumen consume una vez al día; enviarlo no consume nada, vaya a una persona o a veinte. Es un consumo fijo y previsible, pero conviene saberlo antes de activarlo. > [!NOTE] > Ponedlo a primera hora, no al final del día. Un resumen que llega a las siete de la tarde se lee mañana, y para entonces ya hay otro. **¿Puedo elegir qué incluye?** Sí, y conviene: un resumen con todo vuelve a ser ruido. **¿Lo reciben todos igual?** Cada persona recibe lo suyo, según lo que le toque. **¿Y los fines de semana?** Se puede ajustar; recibir un resumen el domingo rara vez ayuda. ## Ejemplos **Un equipo de seis personas recibe avisos sueltos y nadie los abre ya.** - Deja avisos inmediatos solo para rechazos y desbloqueos - Activa el resumen a las 8:00 → Vuelven a enterarse de lo que pasa, con un correo al día en lugar de cuarenta. **Alguien entra tres veces al día a comprobar si algo se ha movido.** - Activa el resumen diario con lo que cambió - Ajusta la hora a cuando de verdad se lee - Deja fuera lo que no exige acción → Las tres visitas diarias se sustituyen por un correo de treinta segundos. **El resumen llega a las seis de la mañana y se lee a mediodía.** - Ajusta la hora de envío → El resumen llega cuando se puede actuar. **El resumen incluye todo y ocupa dos pantallas.** - Deja solo lo que exige acción → El resumen se lee entero. **El resumen llega y nadie sabe qué hacer con cada línea.** - Incluye el enlace directo a cada expediente → Se actúa desde el propio resumen. **Se recibe el resumen estando de vacaciones.** - Pausa el resumen o redirígelo al suplente → El resumen llega a quien puede actuar. --- --- id: KB-IC-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/sacar-los-numeros-que-hay-que-ensenar idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-003, KB-TL-009] citadoPor: [KB-IC-003, KB-IC-006, KB-IC-008, KB-IC-011, KB-IC-020] --- # Sacar los números que hay que enseñar _Qué se puede medir, para quién, y qué número no dice lo que parece._ **Responde a:** informes de documentación · cuántos expedientes tengo completos · sacar estadísticas para dirección · medir el cumplimiento documental Antes o después alguien pide números: cuántos proveedores están al día, cuánto tarda un alta, cuántos expedientes hay incompletos. La plataforma los tiene todos; el trabajo está en elegir los tres que dicen algo. ## Los cuatro que casi siempre valen | Número | Qué responde | Para quién | | --- | --- | --- | | Expedientes completos sobre el total | Si el control funciona | Dirección | | Días medios hasta completar | Si el proceso es razonable | Quien lo lleva | | Cuántos caducan el trimestre que viene | Qué se viene encima | Operaciones | | Cuántos llevan más de un mes parados | Dónde está el trabajo muerto | Quien lo lleva | > [!IMPORTANT] > «Expedientes completos» no significa «proveedores en regla». Un expediente puede estar completo con documentos que caducaron el mes pasado si nadie marcó su vencimiento. Antes de enseñar ese número a dirección, comprueba que las caducidades están puestas. ## El número que engaña El total de documentos. Sube siempre, no significa nada, y da una sensación de progreso que no se corresponde con nada. Un archivo con veinte mil documentos y la mitad caducados está peor que uno con dos mil al día. > [!WARNING] > Cuidado con comparar meses sin mirar qué pasó. Un mes con pocas altas puede ser una buena noticia (no hubo proveedores nuevos) o una mala (nadie las tramitó). El número solo no lo dice. > [!NOTE] > Si tenéis que enseñar esto cada mes, sacadlo siempre igual y el mismo día. Un informe comparable vale mucho más que uno exhaustivo. **¿Se puede exportar a una hoja de cálculo?** Sí, con sus fechas, que es lo que permite cruzarlo con lo vuestro. **¿Se puede filtrar por obra o por cliente?** Sí, y suele ser la vista que de verdad se usa. **¿Puedo automatizar un informe mensual?** Consultadlo; para lo recurrente suele compensar. ## Ejemplos **Dirección pide un indicador mensual de cumplimiento documental.** - Elige expedientes completos y caducidades del trimestre - Comprueba antes que las caducidades están puestas → El indicador refleja la realidad en vez de dar por buenos documentos vencidos. **La dirección pide los números del trimestre y se construyen a mano desde tres hojas.** - Consulta el estado ya calculado por periodo - Compara con el trimestre anterior antes de presentarlo - Guarda la vista para no rehacerla el trimestre que viene → El informe pasa de una tarde a diez minutos y el siguiente cuesta lo mismo. **El número sube y nadie sabe explicar por qué.** - Compara el detalle con el periodo anterior → El cambio se localiza antes de la reunión. **Cada área presenta su cifra y no cuadran entre sí.** - Consulta la misma fuente para todas → La reunión empieza con una foto común. **Se enseña un número sin decir de dónde sale.** - Lleva el desglose que lo respalda → La cifra se puede defender. **Se mide algo que nadie usa para decidir.** - Quédate con los indicadores que cambian decisiones → El informe se lee entero. --- --- id: KB-IC-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/registrar-una-no-conformidad idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-003, KB-CS-007, KB-IC-019] citadoPor: [KB-IC-004, KB-IC-005, KB-IC-007, KB-IC-009, KB-IC-012] --- # Registrar una no conformidad _Lo que salió mal, qué se hizo y cómo demostrarlo después._ **Responde a:** registrar una no conformidad · gestión de incidencias de calidad · acciones correctivas iso · auditoría pide no conformidades Una no conformidad no es un fracaso que ocultar: es la prueba de que el sistema detecta cosas. Lo que un auditor mira mal no es que existan, es que no haya ninguna registrada — o que estén todas abiertas. ## Lo que hay que poder demostrar 1. **Qué pasó y cuándo se detectó** — Con fecha. La distancia entre que ocurre y que se detecta es en sí un indicador. 2. **Qué se hizo de inmediato** — La corrección: parar el lote, rehacer el trabajo, avisar al cliente. 3. **Por qué pasó** — La causa, no el culpable. Un registro que nombra personas deja de rellenarse. 4. **Qué se cambió para que no vuelva** — La acción correctiva, con responsable y fecha. 5. **Si funcionó** — El cierre. Sin esto, la no conformidad queda abierta para siempre. > [!IMPORTANT] > El paso que más se salta es el último. Un registro lleno de no conformidades abiertas desde hace dos años es peor que no tenerlo: demuestra que se detecta y no se corrige, que es exactamente lo contrario de lo que quería demostrar. ## Lo que conviene adjuntar **En corto** - Fotos o documentos del momento, certificados si van a discutirse. - La comunicación al cliente o al proveedor, si la hubo. - La evidencia de que la acción correctiva se hizo. > [!WARNING] > Si la no conformidad afecta a un cliente o a un tercero, avisar es parte de la corrección y suele tener plazos. No lo dejes para cuando esté todo analizado. > [!NOTE] > Escribid la causa en una frase que no nombre a nadie. «El procedimiento no decía quién revisaba» se corrige; «se le pasó a Juan» no. **¿Sirve para una auditoría ISO?** Es exactamente el registro que se pide, con sus fechas y sus evidencias. **¿Y las que no llegan a nada?** Se cierran indicando que no requerían acción. Cerrar es parte del registro. **¿Quién debe poder abrirlas?** Cuanta más gente, mejor. Una no conformidad que solo puede abrir un jefe se queda sin abrir. ## Ejemplos **Un auditor pide el registro de no conformidades y encuentra treinta abiertas desde hace dos años.** - Se cierran las que ya no aplican, indicando por qué - Se asigna responsable y fecha a las cinco reales → El registro pasa de ser una prueba en contra a ser lo que demuestra que el sistema funciona. **Una no conformidad se anota en un correo y a los tres meses nadie sabe si se cerró.** - Regístrala en el expediente con responsable y fecha - Anota qué acción se acordó y para cuándo - Consulta las que siguen abiertas una vez al mes → La no conformidad deja de vivir en una bandeja y se cierra o se explica por qué no. **Se registra sin decir qué la causó.** - Anota la causa junto al hecho → El análisis parte de algo. **Se cierran todas el día antes de la auditoría.** - Revísalas con cadencia propia → El cierre significa algo. **La misma no conformidad se repite y nadie lo nota.** - Consulta el histórico por tipo → El patrón se ve y se ataca la causa. **Un auditor pide el histórico y hay que reconstruirlo.** - Consulta el registro con sus fechas → Se entrega sin recomponer nada. --- --- id: KB-IC-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/el-informe-para-un-cliente-que-audita idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-001, KB-CF-003] citadoPor: [KB-IC-006, KB-IC-010, KB-IC-016] --- # El informe que pide un cliente que os audita _Qué enseñar, en qué formato y qué no conviene mandar por correo._ **Responde a:** informe de cumplimiento para un cliente · mi cliente me audita qué le mando · evidencias documentales para auditoría de cliente · reporte de proveedores para un cliente Un cliente grande que os audita no quiere un informe bonito: quiere comprobar que lo que decís es cierto. Eso cambia qué se le manda y, sobre todo, cómo. ## Los tres bloques que sí pide | Bloque | Qué demuestra | | --- | --- | | Estado actual | Cuántos de vuestros proveedores están al día, con el número real | | Cómo lo controláis | Que hay un proceso, no una revisión cuando alguien se acuerda | | Qué pasó cuando falló | Que detectáis y corregís, con casos concretos | > [!IMPORTANT] > El tercer bloque es el que separa un informe creíble de uno de cartón. Un informe donde todo está perfecto no lo cree nadie: enseñar dos no conformidades detectadas y cerradas demuestra que el control funciona mucho mejor que un cien por cien impoluto. ## Enlace o exportación Si solo tiene que comprobarlo, dadle acceso de consulta acotado: mira lo que necesita, queda registrado qué miró y no queda una copia de vuestros datos en su correo. La exportación es para cuando tiene que quedárselo. > [!WARNING] > No mandéis por correo un informe con documentación de vuestros propios proveedores dentro. Es información de terceros que no os autorizaron a compartirla con vuestro cliente, y ese detalle se pasa por alto con demasiada facilidad. ## Lo que hace que os vuelvan a auditar igual el año siguiente **En corto** - Sacarlo siempre igual, para que sea comparable. - Que los números salgan del sistema y no de una hoja aparte. - Poder enseñar el detalle detrás de cualquier cifra si lo piden. > [!NOTE] > Si el mismo cliente os audita cada año, montad su cuestionario como proceso. Lo que pregunta cambia poco entre ediciones y la segunda vez cuesta una tarde. **¿Puedo darle acceso solo a lo suyo?** Sí, acotado a lo que entre en el alcance auditado. **¿Queda registrado lo que consultó?** Sí, con fecha y hora. **¿Y si un dato no cuadra?** Mejor decirlo antes de que lo encuentre: explicarlo vosotros vale mucho más que justificarlo después. ## Ejemplos **Una empresa manda a su cliente un informe con el 100 % de proveedores al día.** - Añade las dos no conformidades detectadas y cerradas ese año → El auditor lo cree, y la conversación pasa de comprobar cifras a hablar de mejoras. **Un cliente pide un informe trimestral de cumplimiento y se prepara a mano cada vez.** - Consulta los datos ya calculados del periodo - Guarda el formato como plantilla - Prográmalo para que salga solo → El informe trimestral deja de ocupar una tarde y sale aunque esa semana haya otra cosa. **Cada cliente pide el mismo dato en otro formato.** - Consulta una vez y adapta al enviar → El trabajo de fondo se hace una vez. **Se envía el informe y no consta qué se mandó.** - Registra lo enviado con su fecha → Se puede comparar con lo del trimestre siguiente. **El informe incluye datos de otros clientes.** - Revisa el alcance antes de enviarlo → No se cruza información. **El cliente pregunta por un dato del informe y hay que buscarlo.** - Conserva el desglose junto al informe → La pregunta se contesta en minutos. --- --- id: KB-IC-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/prepararse-para-una-certificacion idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-002, KB-CF-003, KB-IC-013] citadoPor: [KB-IC-005] --- # Prepararse para una certificación _Los seis meses de antes, y qué se puede montar mientras tanto._ **Responde a:** preparar una certificación iso · primera auditoría de certificación qué necesito · documentación para certificarse · cuánto se tarda en certificarse Certificarse por primera vez asusta más de lo que cuesta, y por una razón concreta: se cree que hay que documentarlo todo. No es eso. Lo que se comprueba es que hacéis lo que decís que hacéis, y que se puede demostrar con fechas. ## Lo que de verdad se mira | Lo que el auditor quiere ver | Lo que NO le importa | | --- | --- | | Que hay un proceso escrito y que se sigue | Que el documento sea bonito | | Que los registros tienen fecha y no se rellenaron después | Que haya muchos registros | | Que detectáis fallos y los cerráis | Que no haya fallos | | Que la gente sabe qué tiene que hacer | Que se lo sepan de memoria | > [!IMPORTANT] > El punto que más suspende no es la falta de documentos: es que los registros se rellenaron todos la semana antes de la auditoría. Un cuaderno perfecto con la misma letra y la misma tinta en doce meses lo detecta cualquier auditor con experiencia, y a partir de ahí desconfía de todo lo demás. ## Qué montar en los seis meses previos 1. **Los registros que se rellenan de continuo** — Certificados periódicamente, para que su fecha no dependa de vosotros. 2. **El control de proveedores** — Con caducidades marcadas, que es lo que demuestra que se vigila y no se mira una vez al año. 3. **El registro de no conformidades** — Aunque esté casi vacío. Uno vacío es sospechoso; uno con tres detectadas y cerradas es una prueba a favor. 4. **La formación de quien hace cada cosa** — Con su fecha y su caducidad. > [!WARNING] > No montéis procesos que no vais a seguir para que queden bien en la auditoría. Un procedimiento escrito que nadie cumple es peor que no tenerlo: el auditor pregunta a la gente, no solo lee papeles. > [!NOTE] > La primera certificación cuesta; las renovaciones, mucho menos. Si lo que montáis funciona de verdad, la segunda auditoría es enseñar lo que ya hay. **¿Necesito documentarlo todo?** No. Lo que la norma pida y lo que de verdad hagáis; documentar lo que no hacéis solo crea problemas. **¿Sirve tener los registros en digital?** Sí, y con fecha cierta pesan más que en papel. **¿Cuánto se tarda?** Depende de la norma y de vuestro punto de partida; preguntad a vuestra certificadora antes de poner fecha. ## Ejemplos **Una empresa prepara su primera certificación rellenando doce meses de registros en dos semanas.** - Para - Empieza a certificar los registros mes a mes desde ahora - Retrasa la auditoría seis meses → Llega con registros creíbles en vez de con doce meses de la misma tinta. **Queda un mes para la auditoría de certificación y falta evidencia de medio año.** - Consulta qué controles no tienen registro - Prioriza lo que depende de terceros - Registra desde ya lo que se hace a diario → El mes se dedica a cerrar huecos concretos en lugar de a generar papel a posteriori. **Se prepara la certificación creando documentos para la ocasión.** - Registra lo que de verdad se hace → La evidencia describe la empresa real. **Se certifica y al año siguiente se empieza de cero.** - Mantén el registro al día durante el año → La renovación es una revisión. **El auditor pide evidencia de un control y se enseña el manual.** - Enseña el registro de operaciones reales → El control pasa de afirmación a evidencia. **Nadie sabe qué controles cubre cada registro.** - Anota a qué control responde cada uno → La preparación deja de ser una búsqueda. --- --- id: KB-IC-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/cuando-un-proveedor-falla-repetidamente idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-002, KB-IC-004] citadoPor: [KB-IC-007, KB-IC-012, KB-CR-014, KB-IC-013] --- # Cuando un proveedor falla una y otra vez _Del incidente suelto a la decisión: cuándo hay patrón y qué hacer con él._ **Responde a:** proveedor que incumple repetidamente · evaluación de proveedores incidencias · cuándo dejar de trabajar con un proveedor · historial de incidencias de un proveedor Un fallo es un fallo. Tres del mismo proveedor en seis meses ya no lo son: son un patrón, y la diferencia entre verlo y no verlo es tener el histórico junto o repartido en la memoria de tres personas distintas. ## Cómo se ve un patrón | Señal | Qué suele significar | | --- | --- | | Siempre entrega tarde lo mismo | No lo tiene, y lo consigue cuando aprieta | | Falla cuando cambia su interlocutor | El problema es su organización, no su voluntad | | Entrega documentación caducada | No la revisa antes de mandarla | | Falla solo en una obra o cliente | Es un problema local, no del proveedor | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que más veces se pasa por alto. Antes de concluir que un proveedor es malo, comprobad si falla con todos o solo en un sitio: si es en uno, el problema puede estar en cómo se le pide desde ahí. ## Qué hacer con el patrón 1. **Enseñárselo** — Con fechas concretas, no con «siempre llegáis tarde». La mayoría corrige cuando ve la lista. 2. **Ajustar lo que pedís** — Si lo que falla es siempre el mismo documento, revisad si lo estáis pidiendo bien. 3. **Decidir, y dejarlo escrito** — Seguir, seguir con condiciones, o dejar de trabajar con él. Las tres son válidas; no decidir no lo es. > [!WARNING] > Cuidado con puntuar proveedores con un número sin contexto. Un proveedor con tres incidencias en trescientas entregas no es peor que uno con una en cuatro, y una puntuación mal construida acaba castigando a los que más trabajo os dan. > [!NOTE] > Cuando la decisión sea dejar de trabajar con alguien, el histórico con fechas es lo que la sostiene si esa empresa protesta. Sin él, es vuestra impresión contra la suya. **¿Le enseño el histórico al proveedor?** Suele ser lo más eficaz: la mayoría no sabe que hay un patrón. **¿Cuántas incidencias son un patrón?** Depende del volumen. Lo que importa es la proporción, no el número. **¿Y si es un proveedor imprescindible?** Entonces la decisión es seguir con condiciones, y conviene escribirlas. ## Ejemplos **Una empresa está a punto de romper con un proveedor por incidencias repetidas.** - Mira el histórico: todas son de la misma obra - Revisa cómo se le pide desde ahí → El problema era el proceso de esa obra, y el proveedor deja de fallar sin cambiar de proveedor. **Un proveedor falla la tercera vez y la conversación se tiene sin datos.** - Consulta su histórico de incidencias antes de reunirte - Lleva las fechas y el impacto de cada una - Acuerda un plan con fecha de revisión → La conversación deja de ser una impresión y el proveedor sabe qué se mide. **Se cambia de proveedor sin saber si el nuevo será mejor.** - Compara el histórico de los dos → La decisión se toma con datos. **Cada área tiene su versión de cómo va ese proveedor.** - Consulta la misma fuente para todas → La empresa habla con una sola voz. **Se acuerda un plan y nadie lo revisa.** - Fija la fecha de revisión al acordarlo → El plan se cumple o se sabe que no. **El proveedor mejora y nadie lo reconoce.** - Consulta la evolución del periodo → La relación se ajusta a lo que pasa hoy. --- --- id: KB-IC-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/medir-si-el-control-esta-mejorando idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-001, KB-IC-003] citadoPor: [KB-TL-017, KB-IC-017, KB-IC-018] --- # Saber si esto está mejorando _Tres números que dicen la verdad, y dos que engañan._ **Responde a:** cómo sé si el control documental mejora · indicadores de gestión documental · medir la mejora en cumplimiento · kpi de documentación de proveedores A los seis meses de empezar aparece la pregunta: ¿esto está sirviendo? La respuesta honesta necesita tres números, y hay dos que la gente mira y no dicen nada. ## Los tres que sí dicen algo | Número | Qué revela | Hacia dónde debe ir | | --- | --- | --- | | Días medios hasta completar un expediente | Si el proceso funciona | Bajar, y luego estabilizarse | | Cuántos se completan sin que nadie llame | Si la insistencia automática funciona | Subir | | Cuántos caducados hay ahora mismo | Si el control es real o de papel | Cero, y mantenerse | > [!IMPORTANT] > El segundo es el que mide de verdad si esto os está devolviendo tiempo. Un expediente que se completa a los diez días pero con cuatro llamadas por medio no ha ahorrado nada: solo ha movido el trabajo de sitio. ## Los dos que engañan **En corto** - El total de documentos: sube siempre y no significa nada. - El porcentaje de expedientes completos: puede ser alto porque cerráis los difíciles sin completar. El segundo es el más traicionero, porque parece el indicador natural. Si sube mientras suben también los expedientes cancelados, lo que está mejorando es vuestra disposición a rendiros, no el control. ## Cuándo mirarlos Una vez al trimestre, no cada semana. Estos números se mueven despacio y mirarlos a diario solo genera ruido y decisiones precipitadas sobre variaciones que son casualidad. > [!WARNING] > Comparad siempre con el mismo periodo del año anterior, no con el mes pasado. En casi todos los sectores hay estacionalidad, y un mal agosto comparado con julio no dice nada. > [!NOTE] > Si un número no os va a hacer cambiar nada, no lo midáis. Un panel con quince indicadores que nadie usa es más trabajo que información. **¿Cada cuánto conviene revisarlos?** Trimestral. Mensual si estáis en pleno cambio. **¿Se pueden sacar por equipo?** Sí, y a veces es donde se ve que el problema es local. **¿Y si empeoran?** Suele significar que ha crecido el volumen o que se está midiendo lo que antes no se veía. No siempre es mala señal. ## Ejemplos **Una empresa celebra que el 92 % de sus expedientes están completos.** - Mira también cuántos se cancelaron sin completar ese trimestre → Descubre que el porcentaje sube porque se cierran los difíciles, y cambia el indicador por el de días hasta completar. **Se dice que esto va mejor y nadie tiene una cifra que lo respalde.** - Elige dos o tres indicadores y mídelos siempre igual - Compara con el mismo periodo del año anterior - Anota qué cambió en medio para poder explicarlo → La mejora se demuestra en lugar de afirmarse, y se sabe a qué se debe. **Se mide desde que se implantó y no antes.** - Recupera el dato de cómo se hacía antes → La comparación tiene dos puntos. **El indicador mejora porque cambió la forma de medir.** - Mantén el criterio estable → La mejora es real y no de método. **Se miden diez cosas y no se decide nada.** - Quédate con los que cambian decisiones → El informe se lee y se usa. **El indicador empeora un mes y cunde el pánico.** - Mira la tendencia y no el punto → La reacción es proporcionada. --- --- id: KB-IC-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/auditoria-interna-sin-que-sea-un-teatro idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-002, KB-IC-005] citadoPor: [KB-IC-009, KB-IC-010, KB-IC-014, KB-CR-019] --- # La auditoría interna, sin teatro _Sirve para encontrar problemas antes que otro. Si no encuentra ninguno, algo va mal._ **Responde a:** cómo hacer una auditoría interna · auditoría interna qué revisar · programa de auditorías internas · hallazgos de auditoría interna La auditoría interna tiene un problema de origen: la hace alguien de casa, que conoce a todo el mundo y sabe qué mirar para no incomodar. Y así es como acaba siendo un trámite que no encuentra nada y no sirve para nada. ## La señal de que está siendo un teatro **En corto** - No encuentra hallazgos, o encuentra siempre los mismos tres inocuos. - Se avisa con dos semanas y todo el mundo ordena antes. - El informe se escribe antes de terminar de mirar. > [!IMPORTANT] > Una auditoría interna que no encuentra nada no demuestra que todo va bien: demuestra que no se está buscando. Y es peor que no hacerla, porque además genera la falsa tranquilidad de que ya se ha mirado. ## Qué mirar para que sirva | Área | La pregunta útil | | --- | --- | | Proveedores | ¿Cuántos tienen algo caducado ahora mismo? | | Registros | ¿Se rellenaron cuando ocurrieron o después? | | Formación | ¿Quién está haciendo algo para lo que le caducó la formación? | | No conformidades | ¿Cuántas llevan más de seis meses abiertas? | | Accesos | ¿Hay cuentas de gente que ya no está? | Las cinco se responden con un filtro, no con una entrevista. Esa es la diferencia entre auditar y preguntar si todo va bien. > [!WARNING] > No convirtáis los hallazgos en una lista de culpables. Una auditoría interna que se usa para señalar a personas deja de recibir información al año siguiente: la gente ordena para la foto y el problema sigue debajo. > [!NOTE] > Los hallazgos que encontráis vosotros valen más que los que encuentra un auditor externo, porque llegan antes y os los apuntáis a favor. Encontrar cuatro cosas en la interna es un buen resultado, no un mal dato. **¿Cada cuánto conviene hacerla?** Anual como mínimo; semestral si estáis en pleno cambio. **¿La puede hacer quien lleva el área?** Es mejor que no: se audita mal lo propio, aunque se quiera hacer bien. **¿Hay que documentarla?** Sí, con sus hallazgos y su cierre. Una auditoría sin registro no ocurrió. ## Ejemplos **Una empresa hace su auditoría interna anual y nunca encuentra nada.** - Cambia las preguntas por cinco filtros concretos - La hace alguien de otra área → Encuentra siete cosas, cinco se arreglan esa semana, y la auditoría externa pasa sin sorpresas. **La auditoría interna se prepara la semana antes creando registros a posteriori.** - Audita sobre lo que hay registrado de verdad - Anota los hallazgos con responsable y fecha - Revisa a los tres meses si se cerraron → La auditoría interna sirve para encontrar cosas en lugar de para aprobar un examen. **Se audita todo cada vez y no da tiempo.** - Rota las áreas por periodos → Cada área se mira a fondo cuando le toca. **Los hallazgos se anotan y nadie los cierra.** - Consulta los abiertos una vez al mes → La lista baja. **El auditor interno audita su propia área.** - Cruza las áreas entre auditores → El hallazgo es creíble. **Se audita y no queda constancia de qué se revisó.** - Registra el alcance y lo revisado → La auditoría es demostrable. --- --- id: KB-IC-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/que-ensenar-en-la-reunion-del-lunes idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-001, KB-TD-005, KB-IC-016] citadoPor: [KB-IC-011] --- # Qué enseñar en la reunión del lunes _Tres cifras y una lista de nombres. Todo lo demás sobra._ **Responde a:** qué llevo a la reunión semanal · informe semanal de documentación · reportar el estado a mi jefe · resumen para comité de dirección La tentación en una reunión es enseñar todo lo que se ha hecho. Lo que sirve es lo contrario: tres cifras que sitúen y una lista de nombres concretos sobre los que se puede decidir algo hoy. ## Lo que sí se lleva | Qué | Para qué sirve en la reunión | | --- | --- | | Cuántos expedientes se cerraron esta semana | Sitúa el ritmo, sin discusión | | Cuántos llevan más de un mes parados | Es el único número que pide acción | | Qué caduca en las próximas semanas | Anticipa el trabajo de todos, no solo el tuyo | | Los tres o cuatro nombres que necesitan una decisión | Es lo que de verdad se va a hablar | > [!IMPORTANT] > La última fila es la única imprescindible. Una reunión donde se enseñan cifras y no se decide nada es un informe leído en voz alta; lo que la justifica es salir con tres decisiones tomadas sobre casos concretos. ## Lo que no se lleva **En corto** - El total acumulado de documentos, que sube siempre. - Gráficas de evolución semanal, que solo enseñan ruido. - El detalle de lo que va bien, que no necesita reunión. > [!WARNING] > Cuidado con llevar solo lo que va bien. Una reunión donde nunca hay problemas deja de recibir información: la gente aprende que ahí no se cuentan las cosas difíciles, y se enteran de ellas cuando ya no tienen arreglo. ## Cómo se prepara en cinco minutos Con una vista guardada por cada cifra y otra para la lista de nombres. Si preparar la reunión lleva media hora todas las semanas, es media jornada al año en montar algo que se puede tener hecho. > [!NOTE] > Si dirección os pide un informe mensual, sacadlo siempre igual y el mismo día. Un informe comparable vale más que uno exhaustivo, porque permite ver la tendencia sin discutir el método. **¿Y si me piden más detalle?** Se enseña en el momento; lo que no hay que hacer es llevarlo todo por si acaso. **¿Sirve para varios equipos?** Cada uno con lo suyo; juntarlo todo diluye las decisiones. **¿Cada cuánto conviene la reunión?** Semanal para lo operativo, mensual o trimestral para las cifras. ## Ejemplos **Un responsable dedica media hora cada lunes a preparar un informe que nadie usa para decidir.** - Deja tres vistas guardadas y una lista de nombres → La reunión pasa de leer cifras a tomar tres decisiones, y la preparación baja a cinco minutos. **La reunión del lunes empieza con cada uno contando su versión de cómo va todo.** - Abre la misma vista para todos - Empieza por lo que lleva parado demasiado - Sal de la reunión con responsable y fecha por cada punto → La reunión pasa de cuarenta minutos de puesta en común a quince de decisiones. **Se enseñan diez indicadores y no se decide nada.** - Enseña los dos o tres que cambian decisiones → La reunión produce acuerdos. **El dato que se enseña no coincide con el de otra área.** - Consulta la misma fuente → La discusión es sobre qué hacer y no sobre qué es cierto. **Se repasa todo y lo urgente se queda sin tiempo.** - Empieza por lo que bloquea a alguien → Lo que desbloquea sale primero. **Lo acordado en la reunión no queda en ningún sitio.** - Registra los acuerdos como tareas → El lunes siguiente se parte de ahí. --- --- id: KB-IC-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/analizar-por-que-paso-algo idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-002, KB-IC-007] citadoPor: [KB-IU-008, KB-IC-014, KB-IC-019] --- # Analizar por qué pasó algo _La diferencia entre corregir un caso y corregir la causa._ **Responde a:** análisis de causa raíz · por qué se repite el mismo fallo · acción correctiva eficaz · investigar una incidencia Un fallo se corrige en minutos: se rehace el documento, se llama al proveedor, se repite el envío. Lo que cuesta es que no vuelva, y para eso hay que saber por qué pasó — que casi nunca es lo que parece a primera vista. ## Bajar un nivel, tres veces La técnica es simple: preguntar «¿y por qué?» tres veces sobre la respuesta anterior. Casi siempre en la tercera aparece algo que se puede cambiar, y en la primera solo aparece una persona. | Nivel | Respuesta típica | Qué se puede hacer con ella | | --- | --- | --- | | Primera | «Se le olvidó a alguien» | Nada. Es un nombre, no una causa | | Segunda | «No había forma de saber que tocaba» | Ya se puede trabajar | | Tercera | «Ese documento no tenía caducidad marcada» | Esto sí se arregla, y para todos | > [!IMPORTANT] > Si la conclusión de un análisis es el nombre de una persona, el análisis no ha terminado. Las personas se equivocan; lo que hay que buscar es qué permitió que ese error llegara a producir consecuencias sin que nada lo parara antes. ## Cómo se comprueba que la corrección funcionó 1. **Definid qué tendría que dejar de pasar** — En una frase concreta y medible, no «mejorar el control». 2. **Poned una fecha para mirarlo** — Tres meses suele bastar para saber si se repite. 3. **Cerrad solo entonces** — Cerrar el día que se aplica la corrección es cerrar sin saber si funcionó. > [!WARNING] > Cuidado con la corrección que consiste en pedirle a alguien que tenga más cuidado. No es una acción correctiva: es la misma situación con una persona más presionada, y falla igual en cuanto haya un día malo. > [!NOTE] > Los análisis que sirven suelen acabar en un cambio pequeño y aburrido: marcar una caducidad, cambiar el título de una solicitud, asignar un responsable. Los que acaban en un procedimiento nuevo de diez páginas rara vez cambian nada. **¿Hay que hacerlo con todas las incidencias?** No. Con las que tienen consecuencias y con las que se repiten. **¿Quién debería hacerlo?** Alguien que no esté implicado directamente, si es posible. **¿Y si la causa está fuera de nuestra empresa?** Se documenta igual: la acción entonces es sobre la relación con ese tercero. ## Ejemplos **Una empresa concluye que un seguro venció «porque se le pasó a la responsable de compras».** - Baja dos niveles más: ese tipo de documento no tenía caducidad marcada → Corrige la configuración y el problema deja de poder repetirse con nadie, no solo con ella. **Pasa algo y el análisis se hace de memoria dos semanas después.** - Consulta la secuencia registrada con fechas - Identifica en qué paso concreto falló - Registra la causa y la acción con fecha de revisión → El análisis parte de hechos y la acción se puede comprobar meses después. **Se busca un culpable en lugar de una causa.** - Mira qué paso del proceso lo permitió → La acción corrige el proceso y no a una persona. **Se identifica la causa y no se cambia nada.** - Registra la acción con responsable y fecha → El análisis produce un cambio. **El mismo problema vuelve a los seis meses.** - Consulta si ya había pasado antes → La causa se ataca en lugar del síntoma. **El análisis se queda en un documento que nadie abre.** - Regístralo en el expediente del incidente → Se encuentra cuando vuelve a hacer falta. --- --- id: KB-IC-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/demostrar-cumplimiento-sin-ensenar-los-documentos idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-003, KB-IC-007] citadoPor: [KB-LE-008, KB-AD-011, KB-NO-014, KB-IC-015] --- # Demostrar cumplimiento sin enseñar los documentos _Un cliente quiere garantías; vuestros contratos con terceros no son suyos._ **Responde a:** demostrar cumplimiento sin dar los contratos · un cliente me pide ver documentos confidenciales · certificar sin exponer datos de proveedores · evidencia de cumplimiento sin compartir ficheros Pasa en cuanto trabajáis con alguien grande: os piden ver la documentación de vuestros proveedores. Y no podéis enseñarla entera — lleva precios, condiciones y datos de terceros que no son vuestros para compartir. ## La distinción que resuelve el problema Lo que os piden no es el documento: es la garantía de que existe, está vigente y alguien lo comprobó. Son cosas distintas y se pueden separar. | Lo que os piden | Lo que en realidad necesitan | Qué se entrega | | --- | --- | --- | | «Mándame los contratos» | Saber que hay contrato con todos | Cuántos, cuántos vigentes, desde cuándo | | «Quiero ver los seguros» | Saber que hay cobertura y no ha caducado | Estado y fecha de vencimiento, sin la póliza | | «Enséñame los certificados» | Saber que están al día | El certificado sí; lo que lo rodea, no | | «Necesito auditar» | Comprobar que el control existe | El histórico de comprobaciones, con fecha | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la más valiosa y la que menos se usa. El registro de que **se comprobó**, con fecha y con quién, suele satisfacer a un auditor mejor que el documento en sí — porque prueba el proceso, no un caso aislado. ## Cómo se prepara 1. **Sacad el estado, no los ficheros** — Cuántos al día, cuántos pendientes, cuántos caducados. 2. **Añadid la fecha de la última comprobación** — Es lo que convierte una lista en evidencia. 3. **Enseñad un ejemplo completo, con permiso** — Uno solo, del proveedor que lo autorice, para que vean el rigor. 4. **Y dejad por escrito qué no compartís y por qué** — «Datos de terceros» es una razón que se entiende y cierra la conversación. > [!WARNING] > No hagáis lo contrario: montar una carpeta compartida con todo dentro «para que se vea que no ocultamos nada». Eso convierte un problema de confianza en uno de protección de datos, y ese sí tiene consecuencias. ## Cuando aun así insisten Si el cliente exige los documentos íntegros, se pide permiso a los proveedores afectados, uno por uno. Algunos dirán que sí. Los que digan que no, os han dado la respuesta que necesitáis para justificarlo. > [!NOTE] > Un documento sellado permite algo más: que un tercero verifique que el fichero que le enseñáis es exactamente el que existía en la fecha que decís, sin tener que fiarse de vuestra palabra. **¿Sirve como evidencia formal?** Para la mayoría de auditorías de cliente, sí. Para una certificación, depende de la norma. **¿Se puede dar acceso limitado en vez de ficheros?** Sí, y suele ser mejor: ven lo suyo y nada más. **¿Y si el cliente es el que exige guardar sus datos?** Eso es otra cosa y va en el contrato, no en el informe. ## Ejemplos **Un cliente industrial exige ver los contratos con las treinta subcontratas.** - Entrega el estado documental con fechas de comprobación - Enseña un expediente completo con permiso de esa subcontrata → El cliente da por cubierto el requisito y ningún dato de terceros sale de la organización. **Un cliente quiere comprobar el cumplimiento y se le mandan cuarenta documentos con datos de terceros.** - Enseña el registro de controles en lugar de los documentos - Comparte solo lo que responde a su pregunta - Deja constancia de qué se compartió → El cliente comprueba lo que necesita sin recibir información que no le tocaba. **Se manda el expediente entero por comodidad.** - Selecciona lo que corresponde a cada punto → No se entrega de más. **El cliente pide ver documentos con datos personales.** - Ofrece la evidencia del control en su lugar → Se demuestra sin exponer a terceros. **Se enseña una captura y el cliente no la considera prueba.** - Comparte con acceso controlado y verificable → El cliente comprueba en lugar de creer. **El acceso concedido se queda abierto tras la revisión.** - Retíralo al terminar → La información no se queda expuesta. --- --- id: KB-IC-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/el-informe-mensual-en-diez-minutos idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-008, KB-IC-001] citadoPor: [KB-CR-013, KB-IC-017, KB-IC-020] --- # El informe mensual en diez minutos _Tres cifras, una comparación y una frase. Lo demás sobra._ **Responde a:** informe mensual de cumplimiento · qué poner en el informe de calidad del mes · reportar el estado documental a dirección · informe mensual rápido El informe mensual se come una mañana entera y casi nadie lo lee. Suele ser porque intenta contarlo todo, cuando quien lo recibe solo necesita saber tres cosas: si vamos bien, si algo empeora y si hay que decidir algo. ## La estructura que funciona 1. **Tres cifras, siempre las mismas** — Cambiar las métricas cada mes impide comparar, que es de lo que se trata. 2. **La comparación con el mes anterior** — Un número solo no dice nada. «84 %» no informa; «84 %, tres puntos menos» sí. 3. **Una frase de por qué** — La explicación de lo que se movió. Es lo único que no puede salir de un panel. 4. **Y lo que necesitáis de quien lo lee** — Si no pedís nada, el informe es decorativo. Si pedís algo, se convierte en una reunión útil. > [!IMPORTANT] > El cuarto punto es el que separa un informe que se lee de uno que se archiva. «Dos proveedores llevan sesenta días sin aportar; necesito que compras decida si se les para el pedido» es un informe que provoca una decisión. ## Qué tres cifras elegir | Cifra | Qué dice | Por qué esa | | --- | --- | --- | | Porcentaje al día | El estado general | Es la que todos entienden sin explicar | | Cuánto se tarda de media | Si el proceso mejora | Sube antes de que baje el porcentaje | | Cuántos casos abiertos y su antigüedad | Dónde duele ahora | Señala el trabajo concreto de este mes | > [!WARNING] > No metáis quince indicadores porque están disponibles. Cada uno que añadís reduce la probabilidad de que alguien mire los tres que importan, y ninguno de los quince provocará una decisión. ## Lo que no hace falta explicar **En corto** - Lo que va bien y sigue igual: una línea basta. - El detalle de cada caso: va en el anexo o en ningún sitio. - Y lo que ya se decidió el mes pasado, salvo que no se haya hecho. > [!NOTE] > Si el informe sale de lo que ya está registrado, se hace en minutos y siempre con los mismos criterios. Si hay que recopilarlo a mano, además de tardar, cada mes se calcula un poco distinto y las comparaciones dejan de valer. **¿Y si dirección pide más detalle?** Se manda el detalle de lo que pregunten, no de todo por si acaso. **¿Sirve el mismo informe para un cliente?** El formato sí; el contenido no: un cliente quiere lo suyo, no vuestro global. **¿Mensual o semanal?** Mensual para dirección, semanal solo si hay algo que corregir sobre la marcha. ## Ejemplos **Un responsable de calidad dedica una mañana al informe y nadie lo comenta nunca.** - Lo reduce a tres cifras fijas, la comparación y una petición concreta → El informe se lee, y por primera vez genera una decisión de compras. **El informe mensual ocupa una tarde entera de copiar y pegar.** - Consulta el estado ya calculado del periodo - Guarda el formato como plantilla - Prográmalo para que se genere solo → El informe pasa de una tarde a diez minutos y sale aunque ese día haya otra cosa. **El informe llega el día 15 y ya no sirve.** - Prográmalo para el primer día hábil → El dato llega cuando aún se puede actuar. **Cada mes se cambia el formato y no se puede comparar.** - Mantén el mismo formato → La comparación entre meses tiene sentido. **El informe incluye todo y nadie lo lee entero.** - Deja los indicadores que cambian decisiones → El informe se lee. **Se pregunta por un dato del informe y hay que rehacerlo.** - Conserva el desglose junto al informe → La pregunta se contesta en minutos. --- --- id: KB-IC-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/reclamar-a-un-proveedor-por-calidad idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-002, KB-IC-005] citadoPor: [KB-CS-032, KB-IU-007, KB-DI-016] --- # Reclamar a un proveedor por calidad _Lo que hay que tener recogido antes de escribir la reclamación, no después._ **Responde a:** reclamación a proveedor por producto defectuoso · cómo documentar una no conformidad de proveedor · reclamar material defectuoso · evidencia para reclamar a un suministrador Una reclamación por calidad se gana o se pierde en las primeras horas, antes de escribir nada. Lo que decide no es cómo esté redactada: es qué se recogió cuando el problema estaba delante y todavía se podía documentar. ## Lo que hay que recoger, ese mismo día 1. **El lote y su documentación de entrada** — Albarán, certificado, fecha de recepción. Es lo que ata el defecto a ese suministro. 2. **Fotos del defecto y del conjunto** — Del detalle y del contexto: una foto de cerca sin contexto no identifica nada. 3. **Qué cantidad está afectada** — Si es todo el lote o una parte, y cómo lo comprobasteis. 4. **Y el impacto real** — Parada de línea, retrabajo, entrega fallada. Es lo que cuantifica la reclamación. > [!IMPORTANT] > El cuarto es el que casi nadie documenta a tiempo y el único que convierte una queja en una reclamación. «El material venía mal» abre una discusión técnica; «el material venía mal y paró la línea seis horas» abre una negociación. ## Lo que conviene tener antes de que pase | Elemento | Por qué antes | | --- | --- | | Especificación acordada por escrito | Sin ella, «mal» es una opinión | | Criterio de aceptación en recepción | Define qué se comprueba y con qué margen | | Histórico de incidencias del proveedor | Cambia la conversación si es la tercera vez | > [!WARNING] > La tercera fila es la que más peso tiene y la que peor se conserva, porque las incidencias suelen vivir en correos de distintas personas. Si están en el expediente del proveedor, la reclamación deja de ser un caso aislado y pasa a ser un patrón, que es otra conversación. ## Al escribirla **En corto** - Hechos con fecha, no valoraciones. - Lo que pedís, concreto: reposición, abono, plazo. - Y el plazo de respuesta que esperáis. > [!NOTE] > Comunicarlo con constancia de entrega importa aquí más que en otros sitios: los plazos para reclamar defectos suelen ser cortos y se cuentan desde la recepción o desde la detección, según el caso. **¿Y si el defecto aparece meses después?** Se puede reclamar, pero pesa mucho lo que se registrase en recepción. **¿Conviene devolver el material antes de resolver?** No sin acordarlo: devolver la prueba antes de tiempo complica demostrar el defecto. **¿Hay que abrir no conformidad interna también?** Sí, y enlazarla: la reclamación mira hacia fuera, la no conformidad hacia dentro. ## Ejemplos **Una fábrica recibe material fuera de especificación y reclama una semana después.** - Recoge lote, fotos, cantidad afectada e impacto el mismo día - Enlaza el histórico de incidencias del proveedor → La reclamación se resuelve con reposición y sin discusión técnica, porque los hechos estaban fechados. **Se reclama a un proveedor por calidad y él responde que es la primera vez.** - Consulta su histórico de incidencias con fechas - Aporta el impacto concreto de cada una - Acuerda un plan con fecha de revisión → La reclamación se apoya en hechos y el proveedor sabe exactamente qué se le pide. **La reclamación se hace por teléfono y no queda nada.** - Regístrala con lo que se acordó → Lo pactado deja de depender de dos memorias. **Se reclama tarde y el plazo ha pasado.** - Registra la incidencia al detectarla → La reclamación sale a tiempo. **Se reclama y nadie comprueba si mejoró.** - Fija la fecha de revisión al reclamar → El plan se cumple o se sabe que no. **El proveedor mejora y sigue tratándose igual.** - Consulta la evolución del periodo → La relación se ajusta a lo que pasa hoy. --- --- id: KB-IC-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/el-periodo-de-prueba-de-un-proveedor-nuevo idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-005, KB-CR-014] citadoPor: [KB-IC-004] --- # El periodo de prueba de un proveedor nuevo _Seis meses para saber si sirve, con criterios decididos antes de empezar._ **Responde a:** homologar un proveedor nuevo · periodo de prueba de proveedor · criterios para evaluar un proveedor · cuándo dejar de trabajar con un proveedor Un proveedor nuevo entra casi siempre por precio o por urgencia, y su evaluación queda en manos de la impresión general de quien más trate con él. Seis meses después nadie sabe decir si funciona mejor o peor que el anterior, porque no se decidió antes qué se iba a mirar. ## Los cuatro criterios que bastan | Criterio | Cómo se mide | Cuándo preocupa | | --- | --- | --- | | Cumple el plazo | Entregas a tiempo sobre el total | Si empeora tras las primeras entregas | | Cumple la especificación | Incidencias de calidad por entrega | Cualquier repetición del mismo defecto | | Responde documentalmente | Días en aportar lo que se le pide | Más de una semana de media | | Y avisa cuando algo va mal | Cuántos problemas os contó antes de que los vieseis | Si la respuesta es cero | > [!IMPORTANT] > El cuarto no se mide con números y es el que mejor predice cómo será la relación. Un proveedor que avisa de un retraso tres días antes vale más que uno que cumple el 98 % y os entera del 2 % cuando el camión no llega. ## Cómo se organiza el periodo 1. **Escribid los criterios antes de la primera entrega** — Cuatro, con umbral. Si se escriben después, se escriben para justificar la conclusión que ya teníais. 2. **Registrad las incidencias cuando pasan** — En su expediente, no en la memoria de quien las sufrió. 3. **Revisad a los tres meses, no solo al final** — Es cuando aún se puede corregir; al final ya solo se decide. 4. **Y cerrad con una decisión escrita** — Homologado, homologado con condiciones, o no. Las tres son respuestas válidas. > [!WARNING] > El caso incómodo es el proveedor que cumple pero con el que cuesta trabajar. Si eso no está entre los criterios, la decisión acabará tomándose igualmente por esa razón, solo que sin poder explicarla — y esa conversación con el proveedor no se puede tener. ## Lo que hace que el periodo sea útil **En corto** - Que el proveedor sepa que está en periodo de prueba y con qué criterios. - Que las incidencias se le comuniquen cuando pasan, no al final. - Y que la decisión llegue en la fecha prevista, no cuando alguien se acuerde. La primera es la que más cambia el resultado: un proveedor que sabe que se le está evaluando y cómo, se comporta distinto — y eso también es información sobre él. > [!NOTE] > El mismo esquema vale para un colaborador externo, una subcontrata o una asesoría. Cambia lo que se mide en el criterio dos; los otros tres son idénticos. **¿Seis meses siempre?** El tiempo que dé para diez o doce entregas. Con dos no se sabe nada. **¿Y si falla en la primera entrega?** Se registra y se avisa; una sola entrega mala no decide, pero repetirla sí. **¿Hay que homologar formalmente?** Depende de vuestro esquema de calidad; la decisión escrita conviene igual. ## Ejemplos **Una empresa incorpora un proveedor por precio y a los seis meses discute si sigue.** - Escribe cuatro criterios antes de la primera entrega - Revisa a los tres meses y comunica dos incidencias → La decisión final se toma con datos y el proveedor sabía desde el principio qué se miraba. **Un proveedor nuevo entra en periodo de prueba y nadie define qué se va a mirar.** - Fija qué se medirá y durante cuánto - Registra cada entrega y cada incidencia - Revisa al terminar el periodo con los datos delante → La decisión de continuar se toma con hechos en lugar de con una impresión. **El periodo termina y nadie decide nada.** - Pon fecha de revisión al empezar → El periodo de prueba termina de verdad. **Se decide continuar por inercia.** - Consulta lo registrado antes de decidir → La decisión se toma con criterio. **El proveedor no sabe que está en prueba.** - Díselo y comparte qué se va a medir → El proveedor tiene la oportunidad de acertar. **Se descarta al proveedor y no consta por qué.** - Registra el motivo del cierre → La decisión es explicable meses después. --- --- id: KB-IC-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/cuando-la-auditoria-encuentra-algo idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-007, KB-IC-009] citadoPor: [KB-TZ-016, KB-IC-019] --- # Cuando la auditoría encuentra algo _Un hallazgo no es un fracaso. Lo que sí lo es: el mismo hallazgo dos años seguidos._ **Responde a:** responder a un hallazgo de auditoría · plan de acciones correctivas · no conformidad de auditoría qué hago · cerrar un hallazgo La reacción habitual a un hallazgo es arreglar el caso concreto y responder que ya está corregido. Funciona para cerrar el papel y garantiza que el año que viene aparezca lo mismo, porque lo que se arregló fue el síntoma. ## Los tres niveles de respuesta | Nivel | Qué se hace | Qué pasa el año siguiente | | --- | --- | --- | | Corregir el caso | Se arregla el documento que faltaba | Vuelve a aparecer, con otro documento | | Corregir la causa | Se cambia lo que hacía que faltara | No vuelve, si la causa era esa | | Comprobar que no vuelve | Se mira a los tres meses | Se cierra de verdad | > [!IMPORTANT] > El tercer nivel es el que distingue un sistema que funciona de uno que reacciona. Un hallazgo cerrado sin verificación posterior no está cerrado: está pendiente de descubrir que sigue ahí. ## Cómo se responde bien 1. **Aceptad el hallazgo si es correcto** — Discutirlo cuando tiene razón cuesta credibilidad para cuando no la tenga. 2. **Buscad por qué pasó, no quién lo hizo** — Casi siempre es un proceso que pedía algo que la operativa no podía dar. 3. **Poned una acción con responsable y fecha** — Una acción sin nombre y sin fecha es una intención. 4. **Y verificad después, con evidencia** — Tres meses más tarde, mirando datos y no impresiones. > [!WARNING] > Cuidado con la acción correctiva desproporcionada. Añadir tres controles nuevos por un hallazgo menor genera un proceso que nadie cumple, y el año que viene el hallazgo será que no se cumplen los controles que os inventasteis. ## Lo que conviene tener del año pasado **En corto** - Los hallazgos anteriores y qué se hizo con cada uno. - La evidencia de que se verificaron. - Y si alguno se repitió, dicho abiertamente. Un auditor que ve un hallazgo repetido reconocido y explicado juzga muy distinto que uno que lo descubre por su cuenta al comparar informes. > [!NOTE] > Los hallazgos más frecuentes en documentación de terceros son siempre los mismos tres: algo caducado sin detectar, algo aprobado sin comprobar y algo que no se puede demostrar aunque se hiciera. Los tres tienen la misma raíz. **¿Y si el hallazgo es injusto?** Se responde con evidencia, no con argumentos. Si tenéis el dato, se cae solo. **¿Cuánto tiempo hay para responder?** Lo que marque el esquema; lo razonable es acción inmediata y verificación diferida. **¿Hay que registrar los hallazgos menores?** Sí: son los que se repiten y los que anticipan los graves. ## Ejemplos **Una empresa cierra un hallazgo subiendo el documento que faltaba.** - Busca por qué faltaba y descubre que nadie tenía el aviso asignado - Verifica a los tres meses → El hallazgo no se repite al año siguiente, que era el objetivo real. **La auditoría deja catorce hallazgos y a los seis meses siguen abiertos nueve.** - Registra cada hallazgo con responsable, acción y fecha - Consulta los abiertos una vez al mes, no la semana antes de la siguiente - Cierra con la evidencia de lo que se hizo, no con un «hecho» → La siguiente auditoría encuentra nueve hallazgos menos y los que quedan tienen fecha. **Se cierran todos los hallazgos el día antes de la auditoría de seguimiento.** - Reparte las fechas de cierre a lo largo del periodo - Revisa el avance a mitad de camino → El cierre refleja un cambio real y no una carrera de tres días. **Un hallazgo se asigna a un departamento y nadie concreto lo recoge.** - Asigna a una persona con nombre - Comprueba que tiene los permisos para cerrarlo → Hay alguien a quien preguntar y que puede actuar. **El hallazgo se cierra y el mismo problema reaparece al año.** - Anota la causa además de la corrección - Consulta si ese hallazgo ya había salido antes → Se ataca lo que lo produce en lugar de lo que se ve. **El auditor pide evidencia del cierre y se enseña un correo.** - Adjunta al hallazgo la evidencia de lo hecho → El cierre se demuestra en lugar de afirmarse. **Hay hallazgos menores que nadie prioriza y bloquean la certificación.** - Marca cuáles condicionan la certificación → El esfuerzo va a lo que de verdad bloquea. **Se acepta un hallazgo con el que no se está de acuerdo.** - Registra la discrepancia con su argumento → La posición queda documentada para la siguiente auditoría. --- --- id: KB-IC-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/cuando-vuestro-cliente-quiere-auditar-a-vuestro-proveedor idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-010, KB-NO-008, KB-CR-019] citadoPor: [KB-IC-019] --- # Cuando vuestro cliente quiere auditar a vuestro proveedor _Tres partes, dos contratos y una pregunta incómoda: hasta dónde llega vuestra responsabilidad de enseñar._ **Responde a:** mi cliente quiere auditar a mi proveedor · auditoría de segundo nivel cadena de suministro · me piden datos de mis subcontratas · hasta dónde tengo que enseñar mi cadena Pasa cada vez más: un cliente grande no se conforma con auditaros a vosotros, quiere ver también a quien os suministra. La petición es legítima y la respuesta no es automática, porque vuestro proveedor no tiene contrato con vuestro cliente — lo tiene con vosotros. ## Las tres formas de responder | Forma | Qué implica | Cuándo encaja | | --- | --- | --- | | Vosotros respondéis por él | Enseñáis vuestro control sobre ese proveedor, no sus documentos | La mayoría de los casos | | El proveedor responde directamente | Con su permiso, y sabiendo qué se le pregunta | Cuando el cliente exige trazabilidad hasta el origen | | Auditoría presencial del cliente | Requiere acuerdo de las tres partes | Sectores regulados o contratos grandes | > [!IMPORTANT] > La primera es la que casi siempre resuelve y la que menos se intenta. Lo que vuestro cliente necesita saber no es qué pone el certificado de vuestro proveedor: es que **vosotros lo pedís, lo comprobáis y actuáis cuando falta**. Eso lo podéis demostrar con vuestro propio registro sin enseñar ni un documento de un tercero. ## Lo que conviene tener acordado antes de que lo pidan 1. **Qué podéis compartir de vuestros proveedores** — Idealmente pactado en vuestro contrato con ellos, no improvisado bajo presión. 2. **Qué exige vuestro cliente por contrato** — A veces la obligación de dar acceso a la cadena ya está firmada y nadie la ha leído. 3. **Quién habla con quién** — Que vuestro cliente contacte directamente a vuestro proveedor sin vosotros delante trae problemas comerciales que no compensan. 4. **Y qué se hace si el proveedor se niega** — Es una posibilidad real y conviene tener decidido si eso os obliga a cambiar de proveedor. > [!WARNING] > El riesgo que casi nadie ve venir es comercial, no documental: si ponéis a vuestro cliente en contacto directo con vuestro proveedor, les habéis presentado. En sectores donde el intermediario aporta la relación y no el producto, eso ha costado cuentas enteras. No es motivo para negarse, pero sí para decidirlo a conciencia y no en un correo apresurado. ## Qué se puede enseñar sin exponer a nadie **En corto** - Cuántos proveedores tenéis en esa categoría y cuántos están al día. - Qué les exigís y con qué frecuencia lo renováis. - Cuándo fue la última comprobación y quién la hizo. - Y qué hacéis cuando uno no cumple, con un caso real anonimizado. Ese último punto convence más que ninguna lista: enseñar que el año pasado bloqueasteis a un proveedor por documentación caducada demuestra que el control existe de verdad. Un porcentaje al día no demuestra eso. > [!NOTE] > Los esquemas de certificación y los requisitos de cadena de suministro varían mucho por sector y por cliente, y cambian. **Qué estáis obligados a facilitar y qué no es una conversación para vuestro asesor y para vuestro contrato**, no algo que se deduzca de la petición del cliente — que siempre pedirá lo máximo. **¿Puedo negarme?** Depende de lo que firmasteis. Si no está en contrato, es negociable. **¿Y si mi proveedor no quiere?** Es información útil: un proveedor que no puede acreditar lo que le pedís es un riesgo vuestro también. **¿Sirve enseñar el certificado de mi proveedor?** Ayuda, pero solo prueba ese documento. Lo que os defiende es el control continuado. ## Ejemplos **Un cliente grande exige auditar a la subcontrata que fabrica una pieza.** - Enseña su propio control sobre esa subcontrata con fechas de comprobación - Acuerda con el proveedor qué se comparte antes de responder → El cliente da por cubierto el requisito sin que haya contacto directo entre las dos empresas. **Un cliente anuncia que quiere auditar a vuestro proveedor de transporte y nadie sabe qué puede enseñar.** - Consulta qué pactasteis con ese proveedor sobre auditorías de terceros - Avisa al proveedor antes de que le llegue la petición - Comparte solo lo que corresponde a ese cliente → La auditoría se organiza sin romper la relación con el proveedor ni entregar de más. **El cliente pide auditar y el contrato con el proveedor no lo contempla.** - Lo negocia con el proveedor antes de comprometerlo - Deja el resultado escrito para los siguientes contratos → El compromiso con el cliente es realista y el proveedor no se entera por sorpresa. **Se entrega documentación del proveedor con datos de otros clientes suyos.** - Revisa el contenido antes de compartir → No se filtra información que no era vuestra para dar. **Tres clientes quieren auditar al mismo proveedor.** - Reúne lo que se pide y negocia una sola auditoría → El proveedor recibe una visita y no tres. **La auditoría encuentra algo y nadie sabe quién responde.** - Deja escrito antes quién asume qué hallazgo → El plan de acción tiene dueño desde el primer día. **Se audita y no queda constancia de qué se enseñó.** - Registra el paquete entregado con su fecha → La entrega es demostrable después. **El proveedor se niega y el cliente lo interpreta como opacidad.** - Ofrece la evidencia del control en lugar del documento → El cliente comprueba sin que el proveedor exponga lo que no debe. --- --- id: KB-IC-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/el-informe-que-pide-un-seguro idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-003, KB-LE-007] citadoPor: [KB-IC-008] --- # El informe que pide un seguro _Tras un siniestro, lo que decide la indemnización no es lo que pasó: es lo que podéis enseñar de antes._ **Responde a:** documentación para un parte de siniestro · el perito pide documentación · reclamar al seguro documentación necesaria · qué guardar por si hay un siniestro Cuando ocurre un siniestro —un daño, un accidente, un robo, una avería grave—, la conversación con el seguro no va sobre el hecho: va sobre si se cumplían las condiciones que teníais firmadas. Y eso se demuestra con documentación anterior al hecho, que es exactamente la que nadie prepara pensando en esto. ## Lo que pide un perito, en orden | Qué pide | Qué está comprobando | De cuándo tiene que ser | | --- | --- | --- | | La póliza y sus anexos | Qué estaba cubierto ese día | Vigente en la fecha del hecho | | Mantenimientos y revisiones | Que las obligaciones de la póliza se cumplían | De antes, con sus fechas | | Documentación de terceros implicados | Si había subcontratas y con qué cobertura | De antes | | Lo que pasó | El hecho en sí | Del momento: partes, fotos, avisos | > [!IMPORTANT] > Las tres primeras filas son de **antes** del siniestro y son las que deciden. Un extintor revisado, una instalación con su certificado o una subcontrata con seguro vigente no se pueden acreditar después: o existía el papel con su fecha, o no existe. La cuarta fila —lo que pasó— es la que todo el mundo recopila y la que menos discute nadie. ## Qué hacer en las primeras horas 1. **Registrar el hecho con su hora, aunque falten datos** — Un parte anotado el mismo día vale mucho más que uno completo tres días después. 2. **Fotografiar antes de tocar nada** — En cuanto se empieza a limpiar o a reparar, la escena deja de ser reconstruible. 3. **Avisar en el plazo que diga la póliza** — Y guardar la constancia de ese aviso, no solo hacerlo. 4. **Y reunir lo de antes mientras aún se recuerda dónde está** — Las revisiones y los contratos de quien intervino. > [!WARNING] > El punto tres es donde más reclamaciones se complican, y no por el fondo: muchas pólizas fijan un plazo corto para comunicar el siniestro, y comunicarlo por un canal que no deja rastro equivale a discutir después si se avisó. Un aviso con constancia de entrega el mismo día cierra esa puerta para siempre. ## Lo que conviene tener montado antes de necesitarlo **En corto** - Las revisiones obligatorias con aviso, que son justo las que caducan sin que nadie mire. - El seguro de cada subcontrata, vigente y comprobado, no archivado. - Las fotos de estado de lo que se entrega o se recibe. - Y la póliza donde alguien la encuentre a las nueve de la noche. Esa última parece menor y no lo es: un siniestro rara vez ocurre en horario de oficina, y la primera media hora se pierde buscando qué cubre y a quién hay que llamar. > [!NOTE] > Los plazos de comunicación, lo que cubre cada póliza y qué documentación exige varían por contrato y por ramo. **Eso se confirma con vuestro corredor o con la propia póliza**; lo que aquí se describe es qué conviene tener localizable para que esa conversación sea corta. **¿Y si el mantenimiento se hizo pero no consta?** Se intenta acreditar con lo que haya —facturas, partes del técnico—, pero pesa mucho menos. **¿Sirve una foto del móvil?** Sí, y mejor con fecha demostrable si el importe es relevante. **¿Hay que dar acceso al perito?** Suele bastar con entregarle lo que pide; si va a mirar mucho, un acceso de solo lectura es más cómodo para los dos. ## Ejemplos **Una empresa sufre un incendio en un almacén y el perito pide las revisiones de extinción.** - Entrega las revisiones con sus fechas y el seguro vigente de la subcontrata que trabajaba allí → La reclamación avanza sobre el hecho, sin discutir si se cumplían las condiciones. **El seguro pide justificar el control documental de los últimos tres años tras un siniestro.** - Consulta el histórico del periodo con sus fechas - Aporta el registro de las comprobaciones hechas, no una descripción - Deja constancia de qué se entregó y cuándo → La reclamación se apoya en un rastro verificable en lugar de en una declaración. **Se responde al seguro con una descripción del procedimiento.** - Enseña el registro de operaciones reales → El control pasa de afirmación a evidencia. **Falta el registro de justo el periodo que interesa.** - Documenta la búsqueda y su resultado → La ausencia probada vale más que un silencio. **El seguro pide algo que está en documentos con datos de terceros.** - Comparte la evidencia del control en su lugar → Se demuestra sin exponer a nadie. **La póliza cubría menos de lo que se creía.** - Consulta qué se contrató antes de reclamar → La expectativa se ajusta antes de la conversación. **Se reclama tarde por buscar la documentación.** - Ten el expediente al día durante el año → La reclamación sale dentro de plazo. **Cada área manda su parte al seguro por separado.** - Centraliza la respuesta en un expediente → El seguro recibe un conjunto coherente. --- --- id: KB-IC-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/cuando-los-numeros-empeoran idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-011, KB-IC-006, KB-IC-020] citadoPor: [KB-IC-018] --- # Cuando los números empeoran _Contar un mal dato es más fácil si se cuenta con la causa y con lo que vais a hacer, y muy difícil si se cuenta tarde._ **Responde a:** cómo informar de que los indicadores empeoran · dar malas noticias en un informe · explicar un dato que ha bajado · el porcentaje ha caído qué digo Un mes el porcentaje baja, el tiempo de cierre sube o aparecen tres incidencias donde no había ninguna. La tentación es esperar al mes siguiente por si se corrige solo. Y esa espera es lo que convierte un dato en un problema. ## Las tres formas de contarlo, y lo que provoca cada una | Cómo se cuenta | Qué provoca | | --- | --- | | Sin decirlo, esperando que remonte | Cuando salga, saldrá con dos meses y sin explicación | | Con el dato solo | Preguntas, alarma y una reunión que no estaba prevista | | Con el dato, la causa y qué se va a hacer | Una decisión, que es de lo que se trataba | > [!IMPORTANT] > La diferencia entre la segunda y la tercera no es el tono: es que **la tercera cierra el hueco por el que entra la desconfianza**. Un número que empeora sin explicación deja a quien lo lee imaginando la causa, y lo que imagina suele ser peor que la realidad — normalmente algo sobre vuestra gestión y no sobre un proveedor que falló. ## Cómo se prepara en diez minutos 1. **Separad si es un caso o una tendencia** — Cuatro expedientes atascados no son un proceso que empeora, y decirlo evita una reorganización innecesaria. 2. **Buscad la causa antes de escribir** — Casi siempre está: un cambio de personal, un proveedor nuevo, un pico de trabajo. 3. **Decid qué habéis hecho ya** — Aunque sea poco: la reacción cuenta tanto como el dato. 4. **Y qué necesitáis, si necesitáis algo** — Es lo que convierte un mal dato en una petición razonable. > [!WARNING] > El caso que conviene tener claro: **si el dato empeoró porque empezasteis a medir mejor, decidlo expresamente**. Es lo más frecuente y lo que peor se entiende: registrar las incidencias que antes no se registraban hace que suban, y quien lo lea sin ese contexto concluirá que la calidad ha caído justo cuando ha mejorado el control. Ese matiz no se deduce del gráfico. ## Lo que no funciona **En corto** - Compararlo con un mes especialmente bueno para que parezca menos. - Cambiar la métrica el mismo mes en que empeora. - Y prometer que el mes que viene estará arreglado sin saber por qué pasó. Las tres se detectan y las tres cuestan credibilidad para todos los informes siguientes, incluidos los buenos. > [!NOTE] > Si el dato empeora dos meses seguidos por la misma causa y no se ha decidido nada, el problema ya no es el dato: es que el informe no está sirviendo para decidir, que era su única función. **¿Y si no sé la causa?** Decid eso: «no lo sé todavía, lo estoy mirando» es una respuesta profesional; inventarla no. **¿Conviene avisar antes de la reunión?** Si es grave, sí. Nadie quiere enterarse delante de otros. **¿Y si la causa es una persona?** En el informe va el proceso; la conversación sobre la persona es otra y no es pública. ## Ejemplos **Un responsable ve subir las incidencias justo tras empezar a registrarlas todas.** - Lo explica en el informe: sube porque ahora se registran, no porque haya más → Dirección lee el dato como una mejora del control y no como una caída de calidad. **El porcentaje de expedientes completos baja del noventa al setenta y dos en dos meses.** - Compara el detalle con el periodo anterior para ver de dónde viene - Separa si el descenso es de un proveedor, un área o de todos - Comprueba si cambió algo del proceso en medio → La caída se explica con una causa concreta en lugar de convertirse en una reunión de reproches. **El número empeora porque entraron cuarenta proveedores nuevos sin expediente.** - Separa la cartera nueva de la consolidada → El indicador deja de castigar el crecimiento. **El indicador empeora un mes y se cambia el proceso entero.** - Mira la tendencia de seis meses antes de tocar nada → La reacción es proporcionada al problema. **Empeora y se pide a todos que se esfuercen más.** - Consulta qué paso concreto se ha alargado → El esfuerzo va donde está el cuello de botella. **Se cambió la forma de medir y nadie lo dijo.** - Anota cualquier cambio de criterio con su fecha → La serie sigue siendo comparable. **El dato empeora y se deja de enseñar.** - Preséntalo con la causa y el plan → El indicador sigue sirviendo para decidir. **Una persona concreta arrastra el número del equipo.** - Consulta el detalle antes de sacar conclusiones → Se distingue una sobrecarga de un problema de desempeño. --- --- id: KB-IC-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/cuando-el-indicador-evalua-a-personas idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-006, KB-IC-017] citadoPor: [KB-IC-020] --- # Cuando el indicador evalúa a personas _En cuanto un número puntúa a alguien, deja de medir lo que medía. No por mala fe: por diseño._ **Responde a:** indicadores para evaluar al equipo · los datos del panel no reflejan la realidad · objetivos por persona en calidad · cómo evitar que se maquillen los números Un panel que enseña cuántos expedientes se cierran a tiempo es útil mientras sirve para ver dónde se atasca el trabajo. El día que ese mismo número entra en la evaluación de quien lleva los expedientes, empieza a moverse — y no porque el trabajo haya mejorado. ## Qué le pasa a cada indicador cuando puntúa | Indicador | Cómo se «mejora» sin mejorar nada | | --- | --- | | Expedientes cerrados a tiempo | Se cierran antes de estar completos y se reabren luego | | Incidencias registradas | Se registran menos: anotar una penaliza a quien la anota | | Tiempo medio de respuesta | Se contesta rápido con un «lo miramos» que no responde | | Documentos verificados | Se verifica lo fácil y se aparca lo dudoso | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la peligrosa y la que menos se ve venir: **cuando registrar un problema perjudica a quien lo registra, dejan de registrarse problemas**. El panel mejora, la realidad no cambia, y os quedáis sin la información que servía para arreglar las cosas. Es el único caso en que un indicador puede dejaros peor que no medir nada, porque además da confianza. ## Cómo se mide sin romper la medida **En corto** - Los indicadores de proceso miran al proceso: cuellos de botella, no personas. - Lo que se cuenta hacia arriba, agregado; lo individual, en la conversación, no en el panel. - Y detectar un problema pronto se reconoce, no se penaliza: es lo que os ahorra el disgusto. > [!WARNING] > Hay una señal que delata el problema antes de que se note en los resultados: **un indicador que mejora sin que nadie haya cambiado nada**. Si el porcentaje sube un mes y nadie sabe explicar qué se hizo distinto, casi siempre ha cambiado la forma de registrar, no el trabajo. Merece diez minutos de mirar el detalle: en esos diez minutos se decide si el panel sigue sirviendo para algo. ## Lo que sí conviene mirar por persona 1. **Carga, no rendimiento** — Cuántos expedientes lleva encima cada uno; sirve para repartir. 2. **Bloqueos que no dependen de ellos** — Lo que espera respuesta de fuera no es culpa de nadie de dentro. 3. **Y lo que se repite en un sitio concreto** — Si un paso se atasca siempre con la misma persona, suele ser el paso. > [!NOTE] > Si el indicador va a formar parte de una evaluación o de una retribución, hay implicaciones laborales y de protección de datos que dependen de vuestro país y de vuestro convenio. **Eso se consulta con vuestro asesor antes de encenderlo**, no después. **¿Entonces no se mide a las personas?** Se acompaña. Un dato aislado sin conversación se interpreta siempre mal. **¿Cómo sé si esto ya nos está pasando?** Buscad un indicador que mejore sin que nadie sepa por qué. **¿Y si dirección pide un ranking?** Dad el agregado y explicad el efecto. Suele bastar con enseñarlo una vez. ## Ejemplos **Una empresa añade «incidencias registradas» a la evaluación mensual del equipo de calidad.** - Lo saca de la evaluación y deja el indicador solo en el panel de proceso → Vuelven a registrarse incidencias pequeñas, que son las que avisan antes de la grande. **Se empieza a medir expedientes cerrados por persona y el equipo empieza a cerrar cosas a medias.** - Mide también la calidad de lo cerrado, no solo la cantidad - Comprueba cuántos se reabren después - Comparte el criterio antes de empezar a medir → El indicador deja de premiar cerrar deprisa y empieza a describir el trabajo real. **El indicador compara a quien lleva proveedores fáciles con quien lleva los difíciles.** - Separa por tipo de expediente antes de comparar → La comparación es honesta. **Se usa el número en la evaluación sin haberlo explicado.** - Explica qué mide y qué no antes de usarlo → Nadie se entera de cómo se le mide al recibir la evaluación. **Una persona sale mal y era la única que cubría bajas.** - Consulta el detalle antes de sacar conclusiones → El contexto se tiene en cuenta. **El indicador mejora porque se dejaron de registrar incidencias.** - Comprueba que el registro sigue siendo completo → La mejora es real y no de registro. **Se mide a personas cuando el problema es el proceso.** - Comprueba si el cuello de botella es de alguien o de todos → Se corrige el proceso en lugar de presionar a personas. **El equipo deja de reportar problemas para no salir mal.** - Separa el indicador de gestión del de evaluación → Los problemas siguen apareciendo cuando se pueden arreglar. --- --- id: KB-IC-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/la-accion-correctiva-que-no-se-cierra-nunca idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-014, KB-IC-009, KB-IC-015] citadoPor: [KB-IC-002] --- # La acción correctiva que no se cierra nunca _Se abren en la auditoría, se trabajan dos semanas y se quedan ahí. Y el año siguiente vuelve el mismo hallazgo._ **Responde a:** acciones correctivas abiertas desde hace meses · cómo cerrar una no conformidad · el auditor repite el mismo hallazgo · demostrar que la acción funcionó Cualquier empresa con un sistema de calidad tiene una lista de acciones correctivas, y en casi todas hay tres o cuatro abiertas desde hace más de un año. No es dejadez: es que cerrarlas bien exige algo que la prisa del día a día no da, y que además nadie explica. ## Las tres formas de no cerrar una acción | Qué se hizo | Qué falta | Qué pasa después | | --- | --- | --- | | Se arregló el caso concreto | La causa sigue ahí | Vuelve a pasar con otro documento | | Se escribió la acción y no se hizo | La ejecución | El auditor lo ve en dos preguntas | | Se hizo y no se anotó | La constancia | Es como si no se hubiera hecho | | Se cerró el mismo día que se hizo | Comprobar que funcionó | Se cierra en falso, y es lo más común | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que hace que el hallazgo vuelva: **una acción no se cierra cuando se ejecuta, se cierra cuando se comprueba que ha funcionado**. Entre una cosa y otra tiene que pasar tiempo suficiente para que el problema hubiera vuelto a aparecer si la causa siguiera viva. Cerrar el mismo día es documentar una intención, no un resultado — y un auditor que compare el informe de este año con el del anterior lo detecta sin esfuerzo, porque el hallazgo es literalmente el mismo. ## Qué necesita cada acción para poder cerrarse 1. **Qué pasó, en una frase** — Sin buscar culpables: eso es lo que corta el análisis en seco. 2. **Por qué pasó, de verdad** — «Un despiste» no es una causa; es el sitio donde se deja de mirar. 3. **Qué se cambia para que no vuelva** — Si el cambio depende de que alguien se acuerde, no es un cambio. 4. **Y cuándo se comprobará** — Una fecha futura, con responsable, que es lo que permite cerrarla. > [!WARNING] > Hay un patrón que conviene reconocer pronto: **si una acción lleva abierta un año, casi nunca es porque falte trabajo — es porque nadie sabe qué haría falta para darla por cerrada**. Nadie la toca por no equivocarse. En esos casos lo útil no es insistir, es sentarse diez minutos a escribir qué evidencia bastaría, y muchas veces resulta que ya existe. ## Cuando el auditor repite el hallazgo **En corto** - Un hallazgo repetido pesa mucho más que uno nuevo: indica que el sistema no reacciona. - Reconocerlo antes de que lo diga él cambia por completo la conversación. - Y una acción bien documentada, aunque haya tardado, demuestra justo lo contrario. > [!NOTE] > Qué exige cada esquema de certificación sobre plazos, formato y evidencias de cierre lo marca la norma que os aplique y vuestro auditor. **Eso lo concreta vuestro responsable de calidad o vuestro asesor**; aquí se trata de que una acción cerrada signifique de verdad que aquello no va a volver. **¿Cuánto hay que esperar para comprobarlo?** Lo que tarde el proceso en repetirse: un ciclo completo, no una semana. **¿Se pueden cerrar varias con la misma acción?** Sí, si comparten causa. Y si la comparten, decidlo: es buena señal. **¿Y si la causa no depende de nosotros?** Se documenta igual, con lo que sí está en vuestra mano. ## Ejemplos **Una empresa cierra una acción correctiva el mismo día que arregla el documento afectado.** - Fija una fecha de comprobación a un ciclo vista y la cierra con la evidencia de que no volvió → El hallazgo deja de repetirse en la auditoría siguiente, que es de lo que se trataba. **Una acción correctiva lleva catorce meses abierta y nadie recuerda qué la abrió.** - Consulta el hallazgo que la originó y su fecha - Decide si sigue teniendo sentido o hay que cerrarla explicando por qué - Si sigue, pon responsable, acción concreta y fecha → La lista de acciones abiertas vuelve a ser creíble y las que quedan tienen dueño. **La acción es tan general que no se puede terminar nunca.** - Divídela en pasos con fecha propia → Cada paso se puede cerrar de verdad. **Se cierra sin evidencia y el auditor la reabre.** - Adjunta la evidencia de lo hecho al cerrar → El cierre se sostiene. **La acción depende de una inversión que nadie ha aprobado.** - Registra el bloqueo y a quién le toca decidir → El bloqueo tiene destinatario en lugar de quedarse en la acción. **El responsable se fue hace ocho meses.** - Reasigna las acciones abiertas al salir alguien → Ninguna se queda huérfana. **Se revisan todas la semana antes de la auditoría.** - Revísalas una vez al mes → El cierre se reparte y refleja trabajo real. **Hay treinta acciones abiertas y ninguna prioridad.** - Marca cuáles condicionan la certificación o un contrato → El esfuerzo va donde importa. --- --- id: KB-IC-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/informes-y-calidad/el-informe-que-se-convierte-en-mensual idioma: es categoria: informes-y-calidad subcategoria: informes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IC-011, KB-IC-001, KB-IC-018] citadoPor: [KB-IC-017] --- # El informe que se convierte en mensual _Lo pidió alguien una vez, gustó, y ahora se espera todos los meses. Lo que hay que fijar no es el resultado: es la definición._ **Responde a:** me piden el mismo informe todos los meses · los números no coinciden con el mes pasado · automatizar un informe recurrente · definir bien un indicador Casi ningún informe recurrente nace como tal. Nace de una petición suelta —«pásame cuántos expedientes cerramos este mes»— que se resuelve en una tarde y con criterio propio. El problema empieza cuando esa cifra se repite: a partir de la segunda vez, ya no se compara con la realidad, se compara consigo misma. ## Lo que hay que fijar antes de repetirlo | Decisión | Por qué importa | Qué pasa si no se fija | | --- | --- | --- | | Qué cuenta como «cerrado» | Es lo que más varía entre personas | Cada mes lo cuenta quien lo hace, a su manera | | Qué periodo cubre exactamente | Mes natural, cuatro semanas, hasta el corte | Los meses no son comparables | | Qué se excluye | Pruebas, internos, casos anulados | Un mes con pruebas parece un buen mes | | De dónde sale cada cifra | Para poder rehacerlo igual | Nadie sabe reproducirlo cuando falta esa persona | > [!IMPORTANT] > La consecuencia que nadie ve venir es la de la primera fila: **si la definición no está escrita, el informe la cambia sin avisar cada vez que lo hace otra persona**. Y como los números salen razonables, nadie sospecha; simplemente resulta que este mes «hemos mejorado». Un informe recurrente vale por su comparación, así que una definición que se mueve no es un detalle metodológico: convierte todo el histórico en algo que no significa nada. ## Cómo se estabiliza en veinte minutos 1. **Escribir la definición junto al informe, no aparte** — Dos líneas: qué se cuenta, qué periodo y qué se excluye. 2. **Rehacer el mes anterior con esa definición** — Si no coincide con lo que se entregó, mejor saberlo ahora. 3. **Dejar dicho de dónde sale cada cifra** — Es lo que permite que lo haga otro en agosto. 4. **Y solo entonces automatizar lo que se pueda** — Automatizar una definición floja multiplica el problema. > [!WARNING] > Antes de darlo por bueno, merece la pena preguntar para qué se usa: **un informe que se pide todos los meses casi nunca se lee entero, y a veces solo se mira una cifra**. Si de las cinco páginas lo único que alguien mira es el número de arriba, sobra todo lo demás — y ese resto es justo lo que hace que el informe cueste una mañana. Preguntarlo una vez ahorra doce mañanas al año y suele revelar que hacen falta dos informes distintos, no uno grande. ## Cuando la cifra empieza a moverse **En corto** - Antes de explicar la variación, comprobad que la definición no cambió. - Un salto brusco sin nada que lo explique suele ser un cambio de criterio, no del negocio. - Y si cambiáis la definición a propósito, rehaced el histórico o marcad el corte. > [!NOTE] > Si el informe sale de vuestra empresa —a un cliente, a un seguro, a una administración—, la definición pasa a ser parte del compromiso: cambiarla después obliga a explicarlo, así que conviene acordarla antes con quien lo recibe. **¿Puedo cambiar la definición si estaba mal?** Sí, avisando y rehaciendo lo comparable. Callarlo es lo que no vale. **¿Y si cada área lo cuenta distinto?** Entonces son informes distintos: mejor separarlos que promediarlos. **¿Conviene automatizarlo desde el principio?** No: automatizad cuando la definición lleve dos o tres meses quieta. ## Ejemplos **Una empresa entrega cada mes un informe de expedientes cerrados y las cifras dejan de cuadrar.** - Escribe la definición junto al informe y rehace el mes anterior con ella → Descubre que dos personas contaban «cerrado» de forma distinta y el histórico vuelve a comparar. **Un informe que se pidió una vez para una reunión se convierte en mensual sin que nadie lo decida.** - Comprueba quién lo lee y para qué decide - Prográmalo si sirve, retíralo si no - Guarda el formato como plantilla para no rehacerlo → El informe mensual existe porque alguien lo usa, y cuesta diez minutos en lugar de una tarde. **El informe se manda a quince personas y lo abren dos.** - Pregunta quién lo quiere seguir recibiendo → La lista de destinatarios refleja quién lo usa. **Cada mes se rehace desde cero.** - Guarda la vista y el formato → El segundo mes cuesta una fracción. **El informe llega el día 20 y ya no sirve para decidir.** - Prográmalo para el primer día hábil → El dato llega cuando aún se puede actuar. **El formato cambia cada mes y no se puede comparar.** - Mantén el mismo formato y el mismo criterio → La serie sirve para ver la tendencia. **Nadie sabe de dónde salen los números.** - Conserva el desglose junto al informe → Cualquier pregunta se contesta en minutos. **El informe crece hasta ocupar seis páginas.** - Deja los indicadores que cambian decisiones → Se lee entero. --- --- id: KB-CL-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/compartir-un-espacio-con-alguien-de-fuera idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-008, KB-CO-013] citadoPor: [KB-CL-002, KB-CL-003, KB-CL-008, KB-CL-009, KB-CL-011, KB-CL-014, KB-CL-020] --- # Compartir un espacio con alguien de fuera _Cuando el ida y vuelta con un tercero dura meses y no cabe en un enlace._ **Responde a:** espacio compartido con un cliente · trabajar con un proveedor de forma continua · carpeta compartida con alguien externo · colaborar con un tercero sin darle acceso a todo Pedir documentos con un enlace funciona cuando la relación es puntual. Cuando con ese tercero vais a intercambiar cosas durante meses —una obra larga, un proyecto, un cliente que manda material cada semana— el enlace se queda corto. ## Enlace o espacio compartido | Situación | Qué usar | | --- | --- | | Le pides cuatro documentos una vez | Un expediente con su enlace | | Intercambio continuo durante meses | Un espacio compartido | | Él también tiene que dejaros cosas a vosotros | Un espacio compartido | | Hay varias personas por cada lado | Un espacio compartido | ## Lo que ve y lo que no **En corto** - Ve lo que hay en ese espacio, y nada más de vuestra organización. - No ve otros clientes, otros proveedores ni vuestras notas internas. - Puede dejar cosas, no solo recogerlas. > [!IMPORTANT] > Un espacio compartido es más cómodo y por eso es más fácil meter ahí de más. Antes de subir algo, pregúntate si esa persona tiene que verlo: lo que entra en un espacio compartido lo ve el otro lado, sin más filtro. > [!WARNING] > Cuando la relación termine, cierra el espacio ese día. Es lo que más se olvida, porque no molesta a nadie que siga abierto — hasta que molesta. > [!NOTE] > Si trabajáis con varios clientes que compiten, un espacio por cliente no es organización: es lo que impide que uno vea material del otro. **¿Necesita cuenta el de fuera?** Para un espacio continuado sí; para un expediente puntual, no. **¿Puedo ver qué ha mirado?** Sí, los accesos quedan registrados. **¿Se puede pasar de enlace a espacio?** Sí, sin perder lo ya entregado. ## Ejemplos **Una constructora intercambia planos y certificados con la misma ingeniería durante dos años.** - Abre un espacio compartido en lugar de mandar enlaces sueltos - Lo cierra al terminar la obra → Deja de haber documentos circulando por correo y todo queda con su fecha en un sitio. **Una constructora comparte una carpeta de red con su asesoría y acaba con acceso a expedientes de otros clientes.** - Comparte el expediente concreto y no la carpeta - Limita el acceso a lectura si solo tiene que consultar - Retira el acceso cuando termine el encargo → El asesor ve lo que necesita, queda rastro de qué consultó y el acceso caduca con el trabajo. **Se comparte con un externo y nadie sabe qué ha abierto.** - Consulta el registro de accesos de ese expediente → La pregunta se contesta con datos en lugar de con una suposición. **El externo pide acceso a todo para no molestar cada semana.** - Concede lo que necesita para su tarea concreta - Amplía después si hace falta y queda registrado → El alcance crece con motivo en lugar de por comodidad. **Termina el proyecto y el consultor sigue entrando seis meses después.** - Pon fecha de caducidad al conceder el acceso → El acceso se cierra solo aunque nadie se acuerde. **Se comparte un enlace por correo y acaba reenviado a un tercero.** - Comparte con la persona, no con un enlace abierto → El acceso queda a nombre de quien lo usa. **El externo sube documentos y no consta quién fue.** - Regístralo como participante con su nombre → Cada aportación tiene autor y fecha. **Dos consultoras trabajan en el mismo proyecto y se ven entre ellas.** - Separa el alcance de cada una → Cada una ve lo suyo sin cruzarse. --- --- id: KB-CL-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/que-puede-hacerse-solo-y-que-no idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-005, KB-CL-001, KB-CL-019] citadoPor: [KB-CL-004, KB-CL-010, KB-CL-005, KB-CL-006] --- # Qué puede hacerse solo y qué no _Dónde acaba lo automático y empieza lo que necesita una persona._ **Responde a:** automatizar la gestión documental · qué se puede automatizar · agentes automáticos qué hacen · que el sistema trabaje solo La pregunta que llega siempre es cuánto de esto se puede dejar funcionando solo. La respuesta honesta: bastante más de lo que la gente cree en lo repetitivo, y nada de lo que decide. ## La frontera | Se hace solo | Necesita una persona | | --- | --- | | Pedir la documentación de siempre a quien toca | Decidir si un proveedor sigue interesando | | Insistir a los 3, 7 y 12 días | La llamada del día 15, cuando insistir ya no sirve | | Avisar de lo que caduca con margen | Negociar la renovación | | Leer un documento y sacarle las fechas | Decidir si ese documento vale | | Marcar apto lo que cumple todos los criterios | Aprobar lo que cumple casi todos | Fíjate en el patrón: lo automático es todo lo que tiene una regla clara. En cuanto aparece un «depende», hace falta alguien. > [!IMPORTANT] > No automatices la aprobación de lo que tiene consecuencias. Que el sistema marque apto a quien cumple todos los criterios está bien; que apruebe solo a quien casi los cumple es delegar una decisión que sigue siendo vuestra si algo sale mal. ## El objetivo razonable No es el 100 %. Es que el 85 % se cierre solo y la gente dedique el tiempo al 15 % que necesita criterio — que es donde de verdad aporta una persona. > [!WARNING] > Cuidado con automatizar sobre un proceso que todavía cambia. Si el proceso no está estable, lo automático se rompe cada dos semanas y da más trabajo del que quita. > [!NOTE] > Antes de automatizar algo, hazlo tres veces a mano. Es lo que enseña dónde están las excepciones, y las excepciones son lo que rompe la automatización. **¿Puedo revisar antes de que salga algo automático?** Sí, y conviene al principio: se revisa, se comprueba que acierta, y luego se suelta. **¿Se puede parar todo si algo va mal?** Sí, y merece la pena saber cómo antes de necesitarlo. **¿Queda registrado lo que hizo el sistema?** Sí, igual que lo que hace una persona. ## Ejemplos **Una empresa quiere automatizar la homologación entera de proveedores.** - Automatiza pedir, insistir y marcar apto lo que cumple todo - Deja en manos de una persona los que cumplen casi todo → El 85 % se cierra solo y las excepciones las decide alguien que responde de ellas. **Se automatiza el recordatorio y el equipo espera que también decida si un documento vale.** - Automatiza lo que no exige criterio: pedir, recordar, avisar - Deja la aprobación en manos de quien tiene el criterio - Comprueba qué está pasando solo antes de fiarte → Lo repetitivo deja de ocupar a nadie y lo que exige juicio sigue teniendo dueño. **Se automatiza la aprobación y entran documentos caducados.** - Automatiza la comprobación de fecha y deja el resto a revisión → Lo comprobable se comprueba solo y lo dudoso llega a una persona. **Nadie sabe qué está haciendo el sistema por su cuenta.** - Consulta qué reglas están activas → El comportamiento automático es conocido. **Una regla lleva un año activa y ya no tiene sentido.** - Revisa las reglas cuando cambia el proceso → El sistema hace lo que la empresa necesita hoy. **Se automatiza algo que ocurre dos veces al año.** - Automatiza lo que se repite cada semana → El esfuerzo va donde hay repetición. **Se apaga una regla y nadie sabe qué dejó de pasar.** - Anota qué hacía antes de apagarla → El hueco se ve en lugar de descubrirse. **Dos reglas hacen lo mismo y el proveedor recibe dos avisos.** - Revisa si se solapan antes de añadir una nueva → El destinatario recibe un mensaje coherente. --- --- id: KB-CL-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/lo-que-has-firmado-para-otros idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-005, KB-CL-001] citadoPor: [KB-CL-011] enLaApp: https://app.codecontract.io/participaciones --- # Lo que has firmado o entregado a otros _Tu propio historial cuando el que pide es otro, no tú._ **Responde a:** dónde veo lo que he firmado · documentos que he entregado a otras empresas · historial de mis firmas · buscar un documento que firmé hace tiempo Casi todo el centro de ayuda está escrito desde el lado de quien pide. Pero si tenéis cuenta y además sois proveedores de alguien, también estáis del otro lado: firmáis contratos, entregáis certificados, respondéis peticiones. Todo eso también es vuestro historial. ## Para qué sirve tenerlo junto **En corto** - Encontrar qué firmasteis con un cliente hace dos años, sin pedírselo a él. - Ver qué os está esperando alguien ahora mismo. - Saber qué documentación vuestra circula por ahí y desde cuándo. ## Lo que suele buscarse aquí | Situación | Qué se busca | | --- | --- | | Un cliente reclama sobre un acuerdo antiguo | El documento exacto que se firmó, con su fecha | | Hay que renovar documentación con varios clientes | Qué se entregó a cada uno y cuándo | | Alguien pregunta si ya se envió algo | El acuse, en vez de la memoria | > [!IMPORTANT] > Lo que firmasteis está firmado por vosotros y no se puede modificar después, igual que lo que os firman a vosotros. Es la misma propiedad vista desde el otro lado, y conviene tenerlo presente antes de firmar: lo que aceptáis queda aceptado. > [!NOTE] > Si sois a la vez cliente y proveedor de la misma empresa, aquí se ve la mitad de la relación y en vuestros expedientes la otra. Son dos vistas del mismo trato. > [!WARNING] > Que tengáis cuenta no significa que necesitéis una para responder a alguien. Vuestros propios proveedores no la necesitan, y conviene no pedírsela. **¿Puedo descargar lo que firmé?** Sí, con sus evidencias dentro. **¿Lo ve mi equipo?** Según los permisos que tengáis puestos. **¿Se puede verificar un documento que firmé?** Sí, en la página pública, igual que cualquiera. ## Ejemplos **Una empresa necesita el acuerdo que firmó con un cliente hace tres años y ya no tiene el correo.** - Lo busca en su propio historial de participaciones → Lo recupera con sus evidencias sin tener que pedírselo al cliente, que es justo con quien está discutiendo. **Un cliente pide copia de todo lo que se le ha firmado en dos años y hay que buscar en el correo de cuatro personas.** - Consulta el histórico de lo firmado y entregado a ese cliente - Comprueba qué versión se le entregó de cada documento - Entrega desde la plataforma para que quede constancia → La entrega se prepara en una tarde y consta exactamente qué recibió y cuándo. **Se entrega una versión distinta de la que se firmó.** - Consulta qué versión llevaba la firma → Las dos partes tienen el mismo documento. **El cliente dice que nunca recibió algo que sí se envió.** - Consulta la fecha de envío y de entrega → La discusión se cierra con el registro. **Se busca por el nombre del fichero y no aparece.** - Busca por el contenido o por el cliente → Se encuentra sin depender de cómo se llamó. **Nadie sabe qué se ha entregado a cada cliente.** - Consulta el histórico por cliente → La foto existe sin reconstruirla. **Se reenvía un documento y no consta la segunda entrega.** - Registra cada envío con su fecha → El histórico refleja todas las veces. **El cliente pide la copia años después de terminar la relación.** - Conserva el histórico según la política de conservación → La petición se atiende sin depender de una carpeta perdida. --- --- id: KB-CL-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/agentes-que-trabajan-y-cuando-te-preguntan idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-002, KB-MA-004] citadoPor: [KB-CL-006, KB-CL-007] enLaApp: https://app.codecontract.io/agents --- # Agentes: qué hacen solos y cuándo te preguntan _Trabajo que avanza sin ti, con un punto de parada donde decide una persona._ **Responde a:** qué hacen los agentes ia · trabajo automático que se para a preguntar · revisar lo que ha hecho un agente · agentes consumen créditos Un agente es trabajo que avanza sin que estéis delante: prepara, revisa, ordena y deja hecho lo que tiene reglas claras. Lo que lo hace utilizable no es que sea rápido, es que se para cuando toca decidir. ## Los estados que vais a ver | Estado | Qué significa | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Ejecutándose | Está trabajando | Nada | | Esperando humano | Ha llegado a algo que no decide él | Mirarlo: es donde aporta la persona | | Pendiente de revisión | Ha terminado y quiere que lo confirméis | Revisar y aprobar o corregir | > [!IMPORTANT] > «Esperando humano» no es un fallo: es el diseño. Un agente que no se parara nunca estaría tomando decisiones que siguen siendo vuestras si algo sale mal. Cuantas más veces se pare al principio, más fiable será cuando lo soltéis. ## Cómo empezar sin sustos 1. **Revisad todo al principio** — Las primeras veces, aprobad a mano. Es donde se ve si acierta. 2. **Soltad lo que ya acierta siempre** — Lo repetitivo y con regla clara puede dejar de revisarse. 3. **No soltéis lo que decide** — Aprobar, rechazar o bloquear a alguien sigue siendo de una persona. > [!WARNING] > Consume créditos, como cualquier trabajo que use servicios externos. Si dejáis uno corriendo sobre un volumen grande, mirad el saldo antes: es la forma más rápida de agotarlo sin darse cuenta. > [!NOTE] > Todo lo que hace queda registrado igual que lo que hace una persona: qué hizo, cuándo y sobre qué. Si algo no cuadra, se puede reconstruir. **¿Puedo pararlo?** Sí, y conviene saber cómo antes de necesitarlo. **¿Y si se equivoca?** Se corrige como cualquier otro cambio, y queda registrado que se corrigió. **¿Ve más de lo que veo yo?** No. Trabaja dentro de vuestra organización y con sus permisos. ## Ejemplos **Una empresa deja un agente preparando expedientes y no revisa nada las primeras semanas.** - Vuelve atrás y aprueba a mano las primeras tandas - Suelta solo lo repetitivo cuando ve que acierta → Acaba con el 80 % preparado solo y las decisiones en manos de quien responde de ellas. **Se activa un agente y el equipo no sabe qué hace sin preguntar y qué consulta antes.** - Consulta qué acciones puede hacer solo y cuáles pide confirmación - Empieza con las que no tocan nada de fuera - Revisa a la semana qué ha hecho antes de ampliar → El agente se amplía sobre comportamiento observado y no sobre una expectativa. **El agente escribe a un proveedor sin que nadie lo revise.** - Deja lo que sale de la empresa con confirmación previa → Nada llega a un tercero sin que alguien lo haya visto. **El agente aprueba un documento que estaba caducado.** - Limita lo que puede aprobar por su cuenta → La aprobación de lo dudoso sigue siendo humana. **Nadie sabe qué ha hecho el agente esta semana.** - Consulta su registro de acciones → El comportamiento es auditable como el de una persona. **El agente se equivoca y nadie sabe con qué criterio decidió.** - Consulta qué información tenía delante → El error se corrige en el criterio y no caso a caso. **Se le da acceso a todos los expedientes por comodidad.** - Limita su alcance al proceso que atiende → El agente ve lo justo para su tarea. **Se activa y nadie decide cuándo apagarlo.** - Fija una revisión a las cuatro semanas → La decisión de mantenerlo se toma con datos. --- --- id: KB-CL-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/trabajar-con-una-consultora-o-un-tecnico-externo idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-001, KB-ET-008] citadoPor: [KB-CL-009, KB-LE-011, KB-CS-035, KB-CL-018] --- # Trabajar con una consultora o un técnico externo _Alguien de fuera que trabaja dentro: qué darle y qué recuperar al terminar._ **Responde a:** dar acceso a una consultora · trabajar con un técnico externo documentación · consultor que prepara nuestra certificación · acceso temporal a un colaborador externo Un consultor que prepara vuestra certificación, un técnico que monta un proceso, una ingeniería que lleva un proyecto: gente de fuera que durante meses trabaja como si fuera de dentro. Es la relación que peor se cierra y la que más accesos deja abiertos. ## Lo que necesita de verdad | Necesita | No necesita | | --- | --- | | Ver y crear en el área donde trabaja | Ver el resto de la organización | | Hablar con vuestros terceros si el encargo lo incluye | Ser administrador | | Dejar el trabajo hecho y documentado | Conservar acceso después del encargo | > [!IMPORTANT] > Poned fecha de fin desde el primer día, aunque no sepáis cuándo termina. Un acceso con fecha se renueva si hace falta; uno sin fecha sigue abierto tres años después, y nadie lo echa de menos porque esa persona nunca formó parte del equipo. ## Lo que hay que acordar antes 1. **Qué se lleva al terminar** — Normalmente nada. Lo que monte queda en vuestra organización, no en la suya. 2. **Qué puede enseñar a terceros** — Si va a hablar con vuestros proveedores en vuestro nombre, decidlo expresamente. 3. **Qué pasa con lo que aprendió** — Un consultor trabaja para más empresas de vuestro sector. Es normal y conviene tenerlo presente. > [!WARNING] > Si el consultor va a manejar documentación de vuestros clientes o de vuestros trabajadores, eso ya no es solo un acceso: hay datos de terceros de por medio. Revisadlo con quien lleve protección de datos antes de darlo. ## Al terminar **En corto** - Cerrad el acceso ese día, no cuando facturen la última hora. - Comprobad que lo que montó queda en manos de alguien de dentro. - Y que ese alguien sabe cómo funciona, no solo que existe. > [!NOTE] > El fallo más caro de estas relaciones no es el acceso que se queda abierto: es que el proceso que montó el consultor lo entiende solo él, y a los seis meses nadie sabe cambiarlo. **¿Puede trabajar con nuestros proveedores?** Si el encargo lo incluye y queda claro para todos, sí. **¿Ve lo que hacen otros equipos?** Solo si se lo dais. Acotadlo a su área. **¿Queda registrado lo que hizo?** Sí, con su nombre, igual que cualquiera. ## Ejemplos **Una consultora monta el sistema documental para una certificación y termina el encargo.** - Se cierra su acceso ese día - Una persona de dentro repasa con ella cómo funciona lo montado → Seis meses después el equipo sabe cambiar el proceso sin volver a contratarla. **Una consultora entra para montar el sistema y acaba con acceso de administrador seis meses después de terminar.** - Dale el acceso mínimo para su encargo - Pon fecha de caducidad al concederlo - Revisa al cerrar el proyecto qué accesos quedan → El consultor trabaja sin fricción y el acceso se cierra solo cuando termina. **El técnico externo monta todo con su cuenta personal.** - Usa una cuenta de servicio de la empresa → Lo montado sobrevive a su salida. **Se va y nadie sabe cómo dejó configurado el proceso.** - Pide que documente las decisiones antes de irse → El equipo puede tocarlo sin miedo. **El consultor ve expedientes de clientes que no eran de su alcance.** - Limita el acceso a los expedientes del proyecto → Ve lo suyo y nada más. **Se le pide algo fuera de alcance y se hace sin registrar.** - Registra lo pedido y lo entregado → El encargo es demostrable. **Vuelve un año después y su acceso seguía activo.** - Retira el acceso al cerrar → El acceso refleja quién colabora hoy. **Nadie sabe qué hizo durante el proyecto.** - Consulta el registro de sus acciones → El trabajo del externo es auditable. --- --- id: KB-CL-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-vuestro-cliente-usa-su-propia-plataforma idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-001, KB-CL-008] citadoPor: [KB-CL-011, KB-CL-012] --- # Cuando vuestro cliente usa su propia plataforma _Tener que subir lo mismo en cinco sitios distintos, y cómo dejar de duplicar._ **Responde a:** mi cliente me obliga a usar su plataforma · subir documentación en varios portales · cada cliente tiene su sistema documental · duplicar documentación para clientes Trabajáis para cinco clientes grandes y cada uno tiene su portal. Los cinco os piden lo mismo —seguro, estar al corriente, formación de vuestra gente— y hay que subirlo cinco veces, con cinco calendarios de renovación distintos que nadie lleva junto. ## Lo que hay que separar | Qué | Dónde vive | Quién lo mantiene | | --- | --- | --- | | Vuestra documentación real | Vuestro expediente, una sola vez | Vosotros | | La copia en el portal del cliente A | Su portal | Vosotros, subiéndola | | La copia en el portal del cliente B | Su portal | Vosotros, otra vez | > [!IMPORTANT] > El error es tratar el portal del cliente como el sitio donde vive vuestra documentación. Vive en el vuestro; los portales son copias, y cuando se renueva algo hay que actualizar todas. Si el original vive en cinco sitios, no hay original. ## Cómo se deja de duplicar el trabajo 1. **Un único expediente vuestro** — Con la versión buena de cada documento y su caducidad marcada. 2. **Una lista de dónde hay copia** — Qué portal de qué cliente tiene qué documento. Sin esa lista, la renovación siempre se olvida en alguno. 3. **Al renovar, actualizar todas** — Es el momento en que se hace, no cuando el cliente avisa de que tenéis algo vencido. > [!WARNING] > Un documento caducado en el portal de un cliente puede bloquearos el acceso a su obra o el cobro de una factura, aunque el vuestro esté al día. Para ese cliente, la verdad es lo que hay en su portal. ## Si el portal lo permite Algunos clientes aceptan un enlace de verificación en lugar de una copia. Es lo mejor de los dos mundos: ellos comprueban en el momento y vosotros dejáis de mantener copias. Preguntadlo: se concede más veces de lo que se pide. > [!NOTE] > Si un agente puede entrar en ese portal a subir la documentación, esta es una de las tareas donde más compensa — es mecánico, repetitivo y verificable. **¿Puedo darle acceso al cliente en vez de subirlo?** Depende de su política; merece la pena preguntarlo. **¿Y si cada portal pide otro formato?** Guardad el original y adaptad copias; nunca al revés. **¿Cuántos portales son demasiados?** A partir de tres, sin una lista de dónde hay copia se os va a olvidar alguno. ## Ejemplos **Una subcontrata renueva su seguro y a las tres semanas un cliente le bloquea el acceso a obra.** - Mantiene un expediente propio con la lista de portales donde hay copia - Al renovar, actualiza los cinco → Deja de descubrir por bloqueos que se le había olvidado uno. **Cinco clientes tienen su propio portal y el equipo mantiene la misma documentación en seis sitios.** - Mantén un único expediente propio al día - Sube a cada portal desde ahí, no desde carpetas sueltas - Registra qué se subió a cada uno y cuándo → La renovación se hace una vez y se replica, en lugar de repetirse cinco veces con versiones distintas. **Se renueva un documento y solo se actualiza en tres portales.** - Consulta a qué clientes hay que replicarlo → Ningún cliente se queda con la versión vieja. **Cada portal pide el mismo documento con otro nombre.** - Guarda el original y adapta al subir → El trabajo de fondo se hace una vez. **El portal del cliente rechaza el documento sin decir por qué.** - Pregunta el motivo concreto antes de resubir → El segundo intento va dirigido. **Nadie sabe qué caduca en qué portal.** - Registra los vencimientos en el expediente propio → El aviso llega una vez y cubre todos los portales. **El cliente cambia de portal y hay que empezar de cero.** - Conserva el expediente propio al margen del portal → El cambio del cliente no os cuesta el histórico. **Dos personas suben cosas distintas al mismo portal.** - Asigna un responsable por cliente → El portal recibe una versión coherente. --- --- id: KB-CL-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/por-donde-empezar-a-automatizar idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-002, KB-CL-005] citadoPor: [KB-CL-013, KB-CL-019] --- # Por dónde empezar a automatizar _La primera cosa que conviene dejar funcionando sola, y por qué esa._ **Responde a:** qué automatizo primero · primera automatización recomendada · por dónde empiezo con la automatización · automatizar sin complicarme La respuesta corta es la insistencia: los recordatorios a los 3, 7 y 12 días. Es lo que más tiempo devuelve, lo que menos puede romper y lo que se entiende sin explicar nada. ## Por qué esa y no otra | Criterio | La insistencia automática | | --- | --- | | ¿Cuánto tiempo devuelve? | Mucho: es el trabajo más repetitivo que hay | | ¿Qué pasa si falla? | Poco: un recordatorio de más o de menos | | ¿Hay que decidir algo? | No: es una regla clara sin excepciones | | ¿Se nota el efecto? | En dos semanas, y en la entrega | > [!IMPORTANT] > Las cuatro respuestas juntas son lo que la hace la primera. Una automatización que devuelve mucho pero puede romper algo grave no es la primera; una que no rompe nada pero tampoco devuelve nada, tampoco. ## El orden de las siguientes 1. **Insistencia automática** — Recordatorios espaciados. Semana uno. 2. **Avisos de caducidad** — Con margen según quién renueva cada cosa. Semana dos. 3. **Una regla de las aburridas** — Abrir una tarea cuando algo lleva demasiado parado. 4. **Y solo entonces, lo demás** — Cuando las tres anteriores lleven un mes funcionando sin que nadie las toque. > [!WARNING] > No empecéis por lo que decide. Aprobar, rechazar o bloquear a alguien son decisiones vuestras y automatizarlas antes de tener confianza en el resto es la forma más rápida de tener que desandar el camino. ## Cómo saber que ha funcionado Si a las dos semanas os habéis olvidado de que existe, va bien. Una automatización que hay que vigilar todos los días no está resolviendo nada: está trasladando el trabajo de un sitio a otro. > [!NOTE] > Cada acción automática consume igual que si la hiciera una persona. Una regla que se dispara mil veces gasta mil: mirad el desglose el primer mes, no el sexto. **¿Y si mi caso es distinto?** El criterio sirve igual: mucho retorno, poco daño si falla, sin decisiones. **¿Puedo automatizar varias cosas a la vez?** Podéis, y luego no sabréis cuál causó qué. De una en una. **¿Se puede desactivar?** Sí, en cualquier momento. ## Ejemplos **Una empresa quiere automatizar la aprobación de documentación para ir más rápido.** - Empieza por la insistencia automática - Deja la aprobación en manos de una persona → Recupera la mayor parte del tiempo sin delegar ninguna decisión de la que responde. **Se quiere automatizar y se empieza por el proceso más complejo de la empresa.** - Empieza por lo que se repite cada semana y no exige criterio - Mide cuánto tiempo consume hoy antes de tocarlo - Comprueba a las cuatro semanas si el ahorro es real → La primera automatización se amortiza en un mes y da criterio para elegir la segunda. **Se automatiza algo que ocurre tres veces al año.** - Cuenta la repetición antes de invertir → El esfuerzo va donde compensa. **Se automatiza un proceso que aún cambia cada semana.** - Estabiliza el proceso antes de automatizarlo → La automatización no se rehace cada mes. **Se automatiza copiando el circuito de papel con sus pasos muertos.** - Quita los pasos que existían solo por el papel → El proceso nuevo es más corto que el que sustituye. **Se automatiza lo que decide y no lo que persigue.** - Automatiza pedir, recordar y avisar → Lo repetitivo desaparece y el criterio se queda. **Nadie mide si la automatización sirvió.** - Compara con el tiempo que costaba antes → La siguiente decisión se toma con datos. **Se automatizan cinco cosas a la vez y nada funciona bien.** - Monta una, compruébala y pasa a la siguiente → Cada una se entiende y se puede arreglar. --- --- id: KB-CL-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/un-proyecto-con-varias-empresas-a-la-vez idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-001, KB-CL-009, KB-CL-003] citadoPor: [KB-CL-018, KB-CL-020] --- # Un proyecto con varias empresas a la vez _Una unión temporal, un consorcio o una obra compartida: quién guarda qué y quién responde._ **Responde a:** documentación de una ute · proyecto con varias empresas quien guarda los documentos · consorcio documentación compartida · trabajar con un socio en un proyecto conjunto Cuando dos o tres empresas se juntan para un proyecto, lo primero que se acuerda es el reparto del trabajo y el dinero. Lo que casi nunca se acuerda es dónde vive la documentación — y eso se convierte en un problema justo cuando el proyecto termina y cada uno se va por su lado. ## Las tres preguntas que hay que cerrar al empezar 1. **¿Dónde está el expediente del proyecto?** — En un sitio, no en tres. Si cada socio guarda lo suyo, nadie tiene el conjunto. 2. **¿Quién ve qué?** — Todos ven el proyecto; lo interno de cada empresa no se comparte por defecto. 3. **¿Qué se lleva cada uno al terminar?** — Se decide antes. Después, la conversación es mucho más incómoda. > [!IMPORTANT] > La tercera es la que se olvida siempre y la que más problemas causa años después, cuando llega una reclamación y hay que reconstruir qué se hizo. Si nadie acordó quién conserva el conjunto, cada socio tiene un trozo y ninguno puede responder entero. ## Cómo se organiza en la práctica | Capa | Quién entra | Qué contiene | | --- | --- | --- | | El proyecto común | Todos los socios | Lo que afecta al conjunto: contratos, actas, entregas | | Lo de cada socio | Solo esa empresa | Su personal, sus subcontratas, sus costes | | Los terceros | Por su enlace, sin cuenta | Solo lo suyo: lo que firman o aportan | > [!WARNING] > El error caro es hacerlo al revés: abrir un espacio donde todos ven todo «porque somos socios». La documentación laboral y de costes de cada empresa no tiene por qué circular, y compartirla crea obligaciones que nadie quería asumir. ## Lo que hay que dejar registrado durante **En corto** - Quién aportó cada documento y cuándo. - Qué se aprobó, por quién y con qué versión delante. - Y las comunicaciones que comprometen algo, dentro y no en correos cruzados. Estas tres cosas son las que se piden si el proyecto acaba en discusión. Y son gratis de registrar mientras ocurre e imposibles de reconstruir después. > [!NOTE] > Vale igual para una obra en unión temporal, un consorcio de investigación, una promoción a medias o un encargo grande repartido entre un despacho y una consultora. Cambia el vocabulario, no la mecánica. **¿Y si cada socio usa un sistema distinto?** Se elige uno para el proyecto común; lo interno sigue donde cada uno quiera. **¿Se puede dar acceso solo a una fase?** Sí, y para colaboradores puntuales es lo razonable. **¿Quién paga el consumo?** Lo que se ejecute desde la organización que aloja el proyecto sale de su saldo; conviene pactarlo con el resto del reparto. ## Ejemplos **Dos constructoras van juntas a una obra y cada una guarda su parte.** - Abren el proyecto común y dejan lo interno de cada una aparte - Acuerdan por escrito quién conserva el conjunto al terminar → Cuatro años después, ante una reclamación, hay un único expediente completo al que acudir. **En un proyecto con cinco empresas cada una manda su documentación a quien le parece.** - Registra a cada empresa como participante con su alcance - Asigna qué documento aporta cada una - Consulta el avance por participante en lugar de por bandeja → Nadie duplica ni se queda fuera, y se reclama solo a quien tiene algo pendiente. **Una empresa ve la documentación de otra que compite con ella.** - Limita el alcance de cada participante → Cada una ve lo suyo. **Se reclama a las cinco cuando falta una.** - Reclama solo a quien tiene pendiente → Las que cumplieron no reciben recordatorios. **Dos empresas suben el mismo documento.** - Deja claro quién aporta qué desde el principio → Se evita el trabajo duplicado. **El proyecto termina y los accesos siguen activos.** - Retira los accesos al cerrar → El expediente no queda abierto a cinco empresas. **Una empresa subcontrata y aparece un participante inesperado.** - Registra qué empresas están autorizadas → La lista de quien participa es conocida. **Nadie sabe quién aportó qué cuando surge un problema.** - Consulta el registro de participantes → La pregunta se contesta con nombre y fecha. --- --- id: KB-CL-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-la-otra-parte-no-quiere-cambiar idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-009, KB-CC-012, KB-CL-020] citadoPor: [KB-CL-016, KB-CR-020] --- # Cuando la otra parte no quiere cambiar _El proveedor que solo manda correos y el cliente que exige su portal. Los dos casos tienen salida._ **Responde a:** el proveedor no quiere usar la plataforma · nos obligan a usar el portal del cliente · trabajar con quien sigue con correo y excel · adaptarse a la herramienta del cliente Ninguna organización trabaja sola, y no todas van a usar lo mismo. Hay dos situaciones distintas —quien no quiere cambiar y quien os impone su sistema— y se resuelven de forma diferente. ## Caso 1: el proveedor que sigue con el correo Lo importante aquí es que **no tiene que cambiar de herramienta**. No necesita cuenta, ni contraseña, ni aprender nada: recibe una petición, entra por su enlace, sube su documento desde el móvil y se acabó. Si vuestra petición le sugiere lo contrario, el problema es el mensaje, no su resistencia. | Lo que dice | Lo que suele significar | Qué funciona | | --- | --- | --- | | «Mándamelo por correo» | No quiere registrarse en nada | Explicarle que no hay registro | | «Yo no me manejo con eso» | Teme que sea complicado | Un ejemplo o una llamada de dos minutos | | «Ya te lo he mandado» | Lo mandó a una persona, no al expediente | Pedirle que responda al mismo enlace | | «No tengo tiempo» | No es prioritario para él | Fecha concreta y consecuencia clara | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la más común y la que menos parece resistencia. Recibir la documentación en la bandeja de alguien es exactamente el problema que estáis intentando resolver: si acaba ahí, no habéis avanzado aunque el proveedor haya colaborado. ## Caso 2: el cliente que os impone su portal Aquí no hay negociación posible y no conviene intentarla: si vuestro cliente exige subir a su plataforma, se sube. Lo que sí depende de vosotros es no trabajar dos veces. 1. **Vuestro expediente sigue siendo la fuente** — Aquí se prepara, se revisa y se conserva; a su portal se sube lo que pida. 2. **Registrad qué subisteis y cuándo** — Su portal es suyo: si mañana cambia o cierra, vuestra prueba tiene que ser vuestra. 3. **Y no dupliquéis el trabajo de revisión** — Se revisa una vez, aquí. Su portal es un destino, no un segundo archivo. > [!WARNING] > El error caro del caso 2 es dejar de conservar copia «porque ya está en su portal». Cuando termina la relación, ese acceso desaparece — y con él la documentación de dos años de trabajo vuestro. ## Y el caso intermedio **En corto** - Un cliente que acepta cualquier vía: mandadle lo vuestro, con vuestra marca. - Un socio con su propio sistema: acordad quién conserva el conjunto. - Y un colaborador puntual: acceso acotado, sin montar nada. > [!NOTE] > Nada de esto exige que la otra parte contrate ni pague. Quien aporta o firma no consume nada: el consumo es siempre de quien pide. **¿Puedo mandar la petición desde nuestro dominio?** Sí, y ayuda mucho con quien desconfía. **¿Y si el proveedor manda el documento por correo igualmente?** Se sube al expediente y se le agradece; lo importante es dónde acaba. **¿Merece la pena insistir en que use el enlace?** Sí, pero por el resultado, no por principio: el enlace deja constancia y el correo no. ## Ejemplos **Un proveedor de veinte años se niega a «entrar en otra plataforma más».** - Le explican que no hay registro y le mandan un ejemplo - Sube desde el móvil en dos minutos → Aporta como siempre y la documentación queda en el expediente, no en una bandeja. **Un proveedor de veinte años se niega a usar el enlace y sigue mandando por correo.** - Sube tú su documento al expediente al recibirlo - Mándale el enlace por el canal que sí usa - Enséñale una vez lo que gana: ver qué le falta sin llamar → El expediente queda completo desde el primer día y el proveedor cambia cuando ve la ventaja, no por presión. **Se le insiste y la relación se resiente.** - Acepta su canal y adapta el registro → El expediente avanza sin coste comercial. **El proveedor dice que no tiene tiempo de aprender otra herramienta.** - Enséñale que no hay que registrarse en nada → La objeción desaparece con una frase. **Manda por correo y nadie lo sube al expediente.** - Asigna a alguien subirlo al recibirlo → La entrega queda registrada aunque llegue por otra vía. **Se le da por imposible y se deja sin expediente.** - Registra lo que manda, sea por donde sea → Ningún proveedor se queda fuera del control. **Cambia la persona de contacto y la nueva sí usa el enlace.** - Prueba de nuevo con cada cambio de interlocutor → La resistencia era de una persona, no de la empresa. **Se acepta su forma y nadie deja constancia de por qué.** - Anota la excepción en su expediente → El equipo sabe por qué ese proveedor va distinto. --- --- id: KB-CL-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-dos-reglas-se-pisan idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-005, KB-CL-010] citadoPor: [KB-CL-015, KB-CL-019] --- # Cuando dos reglas se pisan _Automatizaciones que se contradicen, se disparan en bucle o dejan de tener sentido juntas._ **Responde a:** dos automatizaciones se contradicen · regla que se dispara en bucle · demasiados avisos automáticos · revisar las reglas que tenemos activas Las automatizaciones se añaden de una en una y siempre parecen razonables por separado. El problema aparece al sexto mes, cuando hay quince y nadie tiene en la cabeza cómo interactúan entre sí. ## Los cuatro síntomas | Síntoma | Qué suele haber detrás | | --- | --- | | Alguien recibe tres avisos de lo mismo | Dos reglas cubren el mismo caso | | Un aviso llega y al minuto llega el contrario | Una regla deshace lo que hace la otra | | El consumo sube sin actividad nueva | Algo se dispara mucho más de lo previsto | | La gente ha dejado de leer los avisos | El peor de los cuatro, y el más silencioso | > [!IMPORTANT] > El cuarto síntoma es el que hay que vigilar. Cuando los avisos automáticos se ignoran por sistema, no tenéis un problema de reglas: tenéis un sistema de alertas que ya no alerta de nada, y el día que llegue uno importante también se ignorará. ## Cómo se desenreda 1. **Listad las reglas activas y qué dispara cada una** — Casi siempre aparecen dos que hacen casi lo mismo. 2. **Mirad cuántas veces se ha disparado cada una** — El número separa las útiles de las que solo hacen ruido. 3. **Apagad antes que ajustar** — Si una regla no ha aportado nada en tres meses, quitadla. Ajustarla es alargar el problema. 4. **Y dejad una sola regla por situación** — Dos reglas para el mismo caso siempre acaban discrepando. > [!WARNING] > Cuidado con las reglas que se disparan sobre el resultado de otra regla. Es el origen de los bucles: la primera marca algo, la segunda reacciona a esa marca, y eso vuelve a activar a la primera. Si dos reglas se miran entre sí, conviene que una de las dos sea manual. ## Cómo evitar llegar ahí **En corto** - Añadir de una en una y esperar un mes antes de la siguiente. - Escribir en una línea qué problema resuelve cada una. - Y revisar el conjunto dos veces al año, no cuando ya duele. Esa segunda línea es la que más ayuda al revisarlas: una regla cuyo propósito nadie sabe explicar es exactamente la que sobra. > [!NOTE] > Cada disparo consume igual que una acción manual. Una regla en bucle no solo genera ruido: genera gasto, y suele descubrirse por la factura antes que por las quejas. **¿Puedo apagarlas temporalmente?** Sí, y es lo razonable mientras se diagnostica. **¿Cómo sé cuál disparó qué?** El registro de actividad lo indica, incluida la regla responsable. **¿Cuántas reglas son demasiadas?** Cuando ya no podéis explicar de memoria qué hace cada una. ## Ejemplos **Un equipo deja de leer los avisos porque llegan duplicados y contradictorios.** - Lista las reglas activas y apaga las que no aportaron nada en tres meses - Deja una sola regla por situación → Los avisos vuelven a leerse porque vuelven a significar algo. **Dos reglas se disparan con el mismo evento y el proveedor recibe dos avisos distintos el mismo día.** - Consulta qué reglas están activas sobre ese evento - Decide cuál manda y desactiva o acota la otra - Comprueba con un caso real antes de darlo por resuelto → El proveedor recibe un mensaje coherente y el sistema deja de contradecirse. **Una regla cierra el expediente y otra lo reabre.** - Ordena las condiciones para que no se solapen → El expediente tiene un estado y no dos. **Nadie sabe qué regla ganó en un caso concreto.** - Consulta el historial de ejecuciones → El comportamiento es explicable. **Se añade una regla sin mirar las que ya había.** - Revisa las existentes antes de crear una nueva → El sistema no acumula contradicciones. **Dos áreas crean reglas para el mismo proceso.** - Centraliza quién puede crear reglas → Las reglas responden a un criterio común. **Se desactiva una y deja de pasar algo que hacía falta.** - Anota qué hacía antes de desactivarla → El hueco se ve en lugar de descubrirse. **El solape solo se ve cuando un proveedor se queja.** - Revisa el conjunto de reglas periódicamente → El conflicto se detecta antes de que salga fuera. --- --- id: KB-CL-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/que-el-cliente-vea-como-va-lo-suyo idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-001, KB-CS-035] citadoPor: [KB-CL-016] --- # Que el cliente vea cómo va lo suyo _Dar visibilidad reduce llamadas, pero hay que decidir antes qué se enseña y qué no._ **Responde a:** que el cliente consulte el estado de su expediente · dar acceso al cliente sin que vea de más · reducir llamadas de seguimiento · portal para clientes documentación Una parte considerable del tiempo de cualquier empresa de servicios se va en contestar «¿cómo va lo mío?». La respuesta existe, está actualizada y no la ve quien pregunta. Enseñársela cuesta poco y quita esas llamadas — siempre que se decida antes qué entra y qué no. ## Los tres niveles, de menos a más | Nivel | Qué ve el cliente | Cuándo encaja | | --- | --- | --- | | Su documento concreto | Solo lo que firma o aporta, por su enlace | Siempre; no requiere administrar nada | | El estado de su asunto | Qué falta, qué se entregó y cuándo | Relaciones largas: obras, expedientes, servicios | | Acceso a su expediente | Los documentos, con permiso de lectura | Cuando el cliente lo pide y hay confianza | > [!IMPORTANT] > El nivel uno cubre a la mayoría y casi nadie lo aprovecha. Un tercero puede ver, aportar y firmar lo suyo entrando por su enlace, sin cuenta, sin contraseña y sin que vosotros gestionéis un usuario. Todo lo que se resuelva ahí es visibilidad gratis en términos de administración. ## Qué conviene decidir antes de abrir 1. **Qué NO va a ver** — Vuestros costes, vuestras notas internas y lo que aportaron otros. Escribidlo antes de abrir, no después. 2. **Qué significa cada estado** — «Pendiente» tiene que querer decir lo mismo para vosotros y para él, o generaréis más llamadas de las que quitáis. 3. **Quién contesta lo que pregunte al ver algo** — Dar visibilidad genera preguntas nuevas al principio; conviene que tengan destinatario. 4. **Y hasta cuándo** — Al terminar el trabajo, el acceso se retira o se deja; las dos son válidas, pero decidlo. > [!WARNING] > Cuidado con enseñar el estado sin enseñar de quién depende. Si el cliente ve «pendiente» y no ve que lo pendiente lo tiene que aportar él, la visibilidad se vuelve en vuestra contra: parecerá que sois vosotros los que no avanzáis. El estado tiene que decir siempre a quién le toca. ## Lo que suele pasar cuando se abre **En corto** - Bajan las llamadas de seguimiento, pero no el primer mes: el primero suben. - Aparecen preguntas sobre cosas que antes no se miraban, y casi todas son razonables. - Y el cliente empieza a aportar antes, porque ve el hueco. Ese tercer efecto es el que compensa el resto: cuando alguien ve lo que falta de su parte, lo manda sin que se lo pidan tres veces. > [!NOTE] > Todo lo que hace el cliente desde su acceso queda registrado igual que lo vuestro: cuándo miró, qué aportó y cuándo. Es útil precisamente en las relaciones donde después se discute quién retrasó qué. **¿Tiene que registrarse?** Para lo suyo, no: entra por su enlace. Para ver el expediente completo, se le da acceso. **¿Puede ver lo que aportaron otros?** Solo si lo decidís; por defecto, no. **¿Y si son varios interlocutores del mismo cliente?** Cada uno con su acceso: así el registro dice quién vio qué. ## Ejemplos **Una gestoría recibe cada semana llamadas de clientes preguntando qué falta.** - Abre el estado de cada expediente con quién tiene pendiente cada cosa → Las llamadas bajan tras el primer mes y los clientes aportan sin que haya que insistir. **Un cliente llama cada semana para preguntar cómo va su expediente y consume media hora del equipo.** - Dale acceso de lectura a su propio expediente - Limita el alcance a lo suyo y a lo que debe ver - Deja que vea el estado sin poder tocar nada → Las llamadas semanales desaparecen y el cliente ve el avance sin que nadie pare a explicárselo. **El cliente ve documentación interna que no le tocaba.** - Comprueba el alcance antes de darle acceso → Ve lo suyo y nada más. **Se le da acceso y luego pregunta por cosas que no entiende.** - Enséñale una vez qué significa cada estado → La autonomía es real desde el principio. **Termina el proyecto y su acceso sigue activo.** - Pon fecha de caducidad al concederlo → El acceso se cierra con el trabajo. **El cliente ve un estado a medias y se alarma.** - Muestra solo los estados que tienen sentido para él → La transparencia no genera ruido. **Varias personas del cliente piden acceso.** - Regístralas como participantes con su alcance → Cada una entra a su nombre. **Nadie sabe qué ha consultado el cliente.** - Consulta el registro de accesos → La transparencia es de doble sentido. --- --- id: KB-CL-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/una-automatizacion-se-ha-equivocado-con-un-tercero idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-013, KB-CO-008] citadoPor: [KB-CL-019] --- # Una automatización se ha equivocado con un tercero _Ha salido un aviso que no tocaba, y ya lo ha visto un cliente. Qué hacer en ese orden._ **Responde a:** se ha mandado un recordatorio por error · una regla automática avisó a quien no debía · cancelar un envío que ya ha salido · disculparse por un aviso automático erróneo Pasa antes o después: una regla se dispara sobre datos que no eran los que pensabais y sale un recordatorio a un proveedor que ya había entregado, o un aviso de caducidad de algo que estaba renovado. La mala noticia es que no se puede des-enviar. La buena es que casi siempre se arregla en una tarde si se hace en el orden correcto. ## El orden que funciona 1. **Apagad la regla antes de nada** — Si sigue activa, mientras escribís la disculpa está mandando más. Es el paso que más se salta. 2. **Mirad a cuánta gente le ha llegado** — Cambia por completo la respuesta: no es lo mismo un contacto que doscientos. 3. **Avisad vosotros antes de que pregunten** — Una línea, sin excusas técnicas: qué llegó, por qué no aplicaba y qué tienen que ignorar. 4. **Y arreglad la causa, no el caso** — Corregir ese expediente y dejar la regla igual garantiza que vuelva a pasar el mes que viene. > [!IMPORTANT] > El tercer paso es el que decide cómo lo vive el tercero, y hay que hacerlo aunque el error sea inofensivo. Un cliente que recibe un aviso raro y no oye nada más concluye que vuestro sistema manda cosas al azar; el mismo cliente avisado en veinte minutos concluye que estáis encima. Es el mismo error con dos lecturas opuestas. ## Lo que NO conviene hacer | Esto no | Por qué | | --- | --- | | Mandar otro automático de corrección | Si el primero salió mal, el segundo llega con la misma sospecha encima | | Explicar el detalle técnico | Al destinatario no le importa qué regla era; le importa si tiene que hacer algo | | Esperar a ver si alguien se queja | Los que no se quejan también lo han leído | | Borrar el rastro de lo que salió | Es lo único que os permite explicar después qué pasó | > [!WARNING] > El matiz que sorprende cuando se mira el desglose: la corrección **también es un envío**, y cuenta como acción igual que el que se mandó por error. Si el aviso equivocado fue a doscientos contactos, la disculpa es un envío más, no doscientos — pero el error inicial ya se contabilizó. No es un motivo para no corregir; sí lo es para no dejar una regla mal apuntada corriendo durante días. ## Cómo evitar que vuelva a pasar **En corto** - Toda regla nueva se prueba primero sobre un caso o dos, no sobre toda la lista. - Las que escriben a terceros conviene que pidan confirmación al principio. - Y revisar cuántas veces se ha disparado la primera semana, que es cuando se ven las sorpresas. > [!NOTE] > Si el aviso erróneo tenía consecuencias —decía que algo estaba caducado y no lo estaba, o pedía documentación ya entregada—, anotadlo en el expediente de ese tercero. Si semanas después alguien reconstruye la relación, ese apunte explica un mensaje que si no parecería un despiste vuestro. **¿Se puede cancelar un envío ya salido?** Un envío de firma se puede anular para que el enlace deje de valer; un correo ya entregado, no. **¿Aviso a todos o solo a quien conteste?** A todos los que lo recibieron: los demás también lo leyeron. **¿Y si el error lo cometió el agente y no una regla?** Mismo orden. Y conviene revisar hasta dónde le habíais dejado actuar. ## Ejemplos **Una regla manda recordatorios de caducidad a treinta proveedores que ya habían renovado.** - Apaga la regla, mira el alcance y avisa a los treinta en el mismo día - Corrige la condición de la regla, no solo los expedientes → Ningún proveedor llama preguntando y el error no se repite al mes siguiente. **Una regla manda un recordatorio a un proveedor que ya había entregado y este llama molesto.** - Comprueba qué regla lo disparó y con qué condición - Acota la condición para que consulte el estado antes - Escribe al proveedor explicando el error → El error se corrige en la regla y no vuelve a pasar con los otros ciento veinte proveedores. **La automatización manda un aviso con datos de otro proveedor.** - Detén la regla y comprueba el alcance → El error se corta antes de repetirse. **Se descubre el error una semana después.** - Revisa el historial de ejecuciones periódicamente → El fallo se detecta en horas. **Nadie sabe a cuántos les llegó el aviso equivocado.** - Consulta el registro de envíos de esa regla → Se avisa a los afectados y no a todos. **Se corrige la regla y no se avisa a quien la recibió.** - Escribe a los afectados explicando qué pasó → La relación no se resiente por un silencio. **Se apaga la regla entera por un caso.** - Acota la condición en lugar de apagarla → Lo que funcionaba sigue funcionando. **El error se repite porque nadie lo documentó.** - Anota qué pasó y qué se cambió → La siguiente persona no lo reintroduce. --- --- id: KB-CL-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-el-tercero-es-una-persona-y-no-una-empresa idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-012, KB-CC-012, KB-CL-014, KB-CL-018] citadoPor: [KB-CC-017] --- # Cuando el tercero es una persona y no una empresa _Un empleado, un inquilino, un paciente o un cliente particular no se comportan como un proveedor, y conviene no tratarlos igual._ **Responde a:** pedir documentación a un particular · firmar con clientes personas físicas · el trabajador no firma lo que le mando · documentación de inquilinos o pacientes Casi todo lo que funciona con proveedores se puede aplicar a personas, pero hay cuatro diferencias que cambian el resultado. Ignorarlas explica la mayoría de los casos en los que un proceso que iba muy bien con empresas se atasca al aplicarlo a particulares. ## Las cuatro diferencias | Con una empresa | Con una persona | | --- | --- | | Hay alguien cuyo trabajo es contestaros | Contestaros no es el trabajo de nadie | | El correo se lee en horario laboral | El móvil se mira a cualquier hora, el correo casi nunca | | Sabe qué documentos son y dónde están | Puede no saber qué le estáis pidiendo exactamente | | Los datos son de la empresa | Los datos son suyos, y eso cambia vuestras obligaciones | > [!IMPORTANT] > La cuarta es la que más consecuencias tiene y la que menos se piensa. Cuando el tercero es una persona, lo que os aporta son **sus** datos personales: hay que pedir solo lo necesario, decir para qué, y no conservarlo más allá de lo que haga falta. Pedir de más «por si acaso» con una empresa es incómodo; con una persona es una decisión de la que respondéis. ## Lo que cambia en la práctica 1. **El canal** — Un mensaje al móvil funciona muchísimo mejor que el correo, y a menudo es el único que se lee. 2. **El lenguaje** — Nombres de documentos que entienda: «el DNI por las dos caras», no «documentación identificativa». 3. **La expectativa de esfuerzo** — Si hay que registrarse o instalar algo, la mitad abandona. Por su enlace, sin cuenta, no. 4. **Y el tono de la insistencia** — Dos recordatorios espaciados, no cinco: con particulares, insistir de más quema la relación en vez de acelerarla. > [!WARNING] > El error más frecuente es reusar la plantilla de proveedores cambiando cuatro palabras. Un texto que a una gestoría le parece normal —«se requiere aportar la documentación preceptiva en el plazo indicado»— a un particular le suena a burocracia o directamente a fraude, y no contesta. Y cuando no contesta, la conclusión suele ser que «no colabora», cuando el problema era el mensaje. ## Lo que sí conviene mantener igual **En corto** - Que lo aportado entre al expediente y no a un correo personal. - Que quede constancia de qué se pidió, cuándo y qué se recibió. - Y que la firma se haga por una vía que deje prueba, no con un «vale» por mensaje. Esa última protege a las dos partes: en una relación con un particular, la prueba de qué aceptó y cuándo es tan útil para él como para vosotros. > [!NOTE] > Si vais a manejar documentación de muchas personas —plantilla, inquilinos, pacientes, alumnos—, decidid antes qué se conserva y durante cuánto. Es la parte que no se puede arreglar después y la que más pesa si alguien ejerce sus derechos. **¿Puedo mandarle un recordatorio por WhatsApp?** Si tenéis una base para usar ese canal con esa persona, sí, y suele funcionar mucho mejor. **¿Y si me manda la foto por mensajería?** Subidla al expediente: lo que no puede quedarse es solo en el móvil de alguien. **¿Hace falta que cree una cuenta?** No, y es justo lo que hay que evitar: entra por su enlace y aporta o firma. ## Ejemplos **Una inmobiliaria usa con inquilinos la misma plantilla que con proveedores y no contesta nadie.** - Reescribe la petición con nombres de documentos que se entienden - Manda por móvil y deja dos recordatorios espaciados → La documentación de los inquilinos entra en días en lugar de semanas, sin llamar a nadie. **Se pide documentación a un autónomo con el mismo tono y volumen que a una empresa de cien personas.** - Pide lo mínimo que resuelva el requisito - Explica en una línea para qué hace falta cada cosa - Dale un sitio donde subirlo sin registrarse → El autónomo entrega el mismo día en lugar de dejarlo por no saber por dónde empezar. **Se le manda un portal con registro y no entra.** - Manda el enlace directo sin cuenta → Entrega sin fricción. **Se le piden nueve documentos de golpe.** - Pide dos y añade el resto después → El primer intento se completa. **Se le escribe con jerga de empresa grande.** - Escribe como se le hablaría por teléfono → El mensaje se entiende sin llamar. **Los recordatorios llegan a diario y se siente perseguido.** - Espacia la cadencia → La relación no se resiente. **Manda una foto del documento desde el móvil.** - Acepta la foto si se lee y regístrala → La entrega cuenta y el expediente avanza. **Se le pide un documento que en su caso no existe.** - Comprueba qué aplica a un autónomo antes de pedir → No se persigue lo imposible. --- --- id: KB-CL-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/dos-personas-trabajando-en-el-mismo-expediente idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TD-014, KB-TD-006] citadoPor: [KB-CL-018] --- # Dos personas trabajando en el mismo expediente _Cuando dos compañeros persiguen al mismo proveedor, el que queda mal es el proveedor y el que pierde tiempo sois vosotros._ **Responde a:** dos personas piden lo mismo al proveedor · nos pisamos con un compañero · quién lleva este expediente · evitar duplicar peticiones en el equipo Ocurre en cualquier equipo de más de dos personas: dos compañeros trabajan sobre el mismo asunto sin saberlo, y el tercero —el proveedor, el cliente— recibe dos peticiones parecidas, contesta a una y se queda con la sensación de que ahí dentro no se entienden. ## Cómo se manifiesta | Síntoma | Qué está pasando | | --- | --- | | El proveedor dice «ya se lo mandé a tu compañero» | Dos peticiones, una respuesta, y la otra sigue abierta | | Llegan dos recordatorios del mismo asunto | Nadie cerró la petición al recibir | | Dos personas aprueban distinto lo mismo | No estaba claro quién decidía | | Alguien rehace un trabajo ya hecho | El resultado estaba, pero en otro sitio | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la más frecuente y tiene una consecuencia que no se ve: **el proveedor tiene razón y vosotros seguís esperando**. Mandó lo que le pedían, a quien se lo pidió; lo que falló fue que esa entrega no cerró la otra petición. Y cuando insistís, la relación se resiente por algo que no hizo mal. ## Lo que lo evita, y no es una reunión 1. **Un responsable por expediente, con nombre** — Otros ayudan, uno responde. Sin eso, todo lo demás son parches. 2. **Pedir desde el expediente, no desde el correo** — Es lo que hace visible que ya hay una petición abierta sobre eso. 3. **Cerrar la petición al recibir, no al final del día** — Una petición abierta con el documento ya dentro es lo que dispara el segundo recordatorio. 4. **Y mirar el expediente antes de escribir** — Diez segundos que evitan la conversación entera. > [!WARNING] > El caso que más molesta al tercero no es recibir dos peticiones: es recibir la segunda **después de haber contestado a la primera**. Para él significa que no le leísteis. Si detectáis que ha pasado, decidlo vosotros antes de que lo diga él — una línea reconociéndolo cuesta menos que la desconfianza que deja. ## Cuando dos personas tienen que trabajar a la vez **En corto** - Repartid por partes del expediente, no por turnos: uno lleva la documentación, otro la parte técnica. - Que las comunicaciones salgan siempre desde el mismo sitio, aunque las escriba cualquiera. - Y que quede claro quién decide si hay que decidir algo. Lo segundo resuelve casi todo: si el tercero siempre recibe del mismo remitente y responde al mismo sitio, le da igual cuántos seáis detrás. > [!NOTE] > El registro dice quién pidió qué y cuándo, así que estas situaciones se aclaran mirando en lugar de reconstruyendo por memoria. Lo que no arregla es la sensación que se llevó el tercero, y por eso conviene atajarlas antes. **¿Y si somos dos llevando lo mismo a propósito?** Entonces uno es el responsable y el otro apoya: dos responsables es ninguno. **¿Cuenta como dos acciones mandar dos peticiones?** Sí: cada envío cuenta, aunque sea el mismo documento a la misma persona. **¿Se puede ver si ya hay una petición abierta?** Sí, en el propio expediente: es justo lo que evita el duplicado. ## Ejemplos **Un proveedor recibe dos peticiones del mismo certificado en la misma semana.** - Asignan responsable a cada expediente y cierran las peticiones al recibir → Deja de haber recordatorios cruzados y el proveedor deja de contestar «ya lo mandé». **Dos personas trabajan el mismo expediente y las dos escriben al proveedor el mismo martes.** - Asigna un responsable al expediente - Consulta quién lo lleva antes de escribir - Deja las notas en el expediente y no en el correo de cada uno → El proveedor recibe un mensaje y el equipo no duplica el trabajo. **Uno aprueba un documento y el otro lo rechaza el mismo día.** - Deja escrito el criterio en la plantilla → La decisión es la misma la tome quien la tome. **Cada uno guarda sus notas en su correo.** - Registra las notas en el expediente → El contexto es común. **Uno se va de vacaciones y el otro no sabe por dónde iba.** - Consulta el histórico del expediente → El relevo no depende de una conversación. **Los dos reclaman al proveedor con plazos distintos.** - Fija el plazo en el propio expediente → El proveedor recibe una sola fecha. **Nadie sabe quién hizo qué en el expediente.** - Consulta el registro con autor y fecha → Cada acción tiene dueño. **El expediente avanza y el otro se entera tarde.** - Configura el aviso de cambios para los dos → Ambos trabajan sobre lo mismo. --- --- id: KB-CL-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-vuestro-proveedor-subcontrata-a-otro idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-011, KB-CL-008, KB-CL-017] citadoPor: [KB-CL-016] --- # Cuando vuestro proveedor subcontrata a otro _Los documentos empiezan a llegar a nombre de una empresa que no está en vuestro contrato. Qué hacer con ellos._ **Responde a:** mi proveedor ha subcontratado a otra empresa · me llega un certificado de una empresa que no conozco · quién responde si falla la subcontrata · documentación de la cadena de proveedores Contratasteis a una empresa y de repente el albarán viene de otra, el técnico que aparece lleva otro logo, o el certificado llega a nombre de un tercero. No es raro ni tiene por qué ser un problema — lo es cuando pasa sin que nadie lo diga y los documentos entran igual. ## Qué cambia y qué no cambia | Aspecto | Qué pasa cuando hay subcontrata | | --- | --- | | Quién responde ante vosotros | El que contratasteis, salvo que acordarais otra cosa | | Quién genera los documentos | Puede ser el otro, y suele serlo | | A quién reclamáis | A vuestro proveedor, no al que ejecutó | | Qué tenéis que poder demostrar | Que sabíais quién estaba trabajando y con qué documentación | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que se descuida y la que pregunta cualquiera que revise: **un documento a nombre de una empresa que no aparece en vuestro contrato no dice nada por sí solo**. Sin constancia de que ese tercero estaba autorizado por vuestro proveedor a hacer ese trabajo, tenéis un certificado que no se puede atar a nada. Y eso no se arregla después, porque lo que falta es el enlace entre los dos, no el papel. ## Cómo dejarlo atado sin frenar el trabajo 1. **Pedir que os comuniquen la subcontratación** — Basta un correo del proveedor diciendo a quién delega y para qué. 2. **Guardar ese correo en el mismo expediente** — Es la pieza que enlaza el documento con vuestro contrato. 3. **Pedir al subcontratista lo mismo que al proveedor** — Con el mismo proceso: no hace falta inventar uno nuevo. 4. **Y anotar la fecha desde la que interviene** — Si algo pasó antes o después, esa fecha lo resuelve solo. > [!WARNING] > Lo que más sorprende de esta situación: **quien tiene que pedirle los documentos al subcontratista suele ser vuestro proveedor, no vosotros** — es su relación, no la vuestra. Pero quien responde de no tenerlos, cuando alguien revise, seguís siendo vosotros. Esa asimetría es incómoda y es real, y se gestiona pidiéndoselos a vuestro proveedor: que os los entregue él, aunque los produzca otro. ## Cuándo conviene parar **En corto** - Cuando hay más eslabones de los que os dijeron y nadie sabe cuántos. - Cuando el subcontratista cambia cada semana y no llega documentación de ninguno. - Y cuando el trabajo requiere una habilitación concreta: ahí no se acepta a nadie sin comprobar. > [!NOTE] > Hasta qué punto os obliga a controlar la cadena depende del sector y del tipo de trabajo, y en algunos hay reglas específicas de subcontratación. **Eso lo concreta vuestro asesor**; lo que aquí importa es que la trazabilidad de quién hizo qué se pierde en el primer eslabón que nadie anotó. **¿Puedo prohibir la subcontratación?** Es una cláusula de contrato, y vuestro asesor os dirá cómo redactarla. **¿Y si me entero por casualidad?** Es la señal de que hay que pedirlo por escrito, no de que haya mala intención. **¿Doy acceso al subcontratista?** Mejor que aporte por el mismo camino que un tercero cualquiera, con su rastro propio. ## Ejemplos **A una empresa le llegan certificados a nombre de una compañía que no aparece en su contrato.** - Pide a su proveedor el correo que autoriza la subcontrata y lo guarda en el mismo expediente → El certificado queda enlazado con el contrato, y la revisión deja de tener un cabo suelto. **Vuestro proveedor de mantenimiento manda a una empresa distinta y nadie lo sabía hasta ver la furgoneta.** - Deja pactado por contrato si puede subcontratar y con qué condiciones - Registra qué empresas están autorizadas por cada proveedor - Exige a la subcontrata lo mismo que al proveedor → La cadena es conocida antes del servicio y el hueco documental no se queda en vuestro balance. **El cliente pregunta por la subcontrata y nadie sabe quién es.** - Pide al proveedor que declare su cadena → La respuesta existe antes de la pregunta. **La subcontrata no cumple lo que el proveedor firmó.** - Traslada el mismo listado hacia abajo → El compromiso llega hasta quien ejecuta. **Se autoriza la subcontratación de palabra.** - Regístrala con su alcance y su fecha → Lo autorizado es demostrable. **La subcontrata cambia y nadie lo comunica.** - Pide que informen de cualquier cambio → El cambio llega antes que el servicio. **Una revisión pregunta quién estuvo en la instalación un día concreto.** - Consulta el registro de accesos autorizados → Se contesta por la fecha de aquel día. **Se descubre la subcontratación en una auditoría.** - Revisa la cadena declarada periódicamente → El hallazgo se adelanta al auditor. --- --- id: KB-CL-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/cuando-apagar-una-automatizacion idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-013, KB-CL-010, KB-CL-015] citadoPor: [KB-CL-002] --- # Cuándo apagar una automatización _Se habla mucho de cuáles encender. Reconocer cuál sobra es igual de importante y nadie lo cuenta._ **Responde a:** una regla automática molesta más que ayuda · desactivar una automatización · el equipo se salta la regla · demasiados avisos automáticos Las automatizaciones se montan con una idea clara y se quedan para siempre, aunque el trabajo que describían haya cambiado. Nadie las revisa porque no molestan lo suficiente para dedicarles una tarde — solo lo justo para que la gente aprenda a esquivarlas. ## Las señales de que una sobra | Señal | Qué significa realmente | | --- | --- | | El equipo ha inventado un truco para esquivarla | La regla ya no describe cómo trabajáis | | Las excepciones son más frecuentes que el caso normal | La regla está escrita al revés | | Nadie recuerda quién la montó ni por qué | Nadie va a poder juzgar si sigue teniendo sentido | | Su aviso se archiva sin leer | Ya no informa: solo hace ruido | | Genera trabajo de corregir lo que hizo | Está restando, aunque parezca que ahorra | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la más importante y la que menos se mira: **cuando alguien encuentra la forma de esquivar una regla, los datos empiezan a mentir sin que nadie mienta**. Si para evitar que salte un aviso el equipo deja un expediente en un estado que no le corresponde, vuestros informes reflejan ese apaño, no la realidad. La automatización no solo dejó de ayudar: está deformando lo que veis. Y no lo detectaréis en el panel, porque el panel es justo lo que se ha vuelto falso. ## Cómo se decide sin discutir 1. **Mirad cuántas veces se aplicó el último mes** — Si es cero, se retira. Si es constante, hay que mirarla mejor. 2. **Preguntad a quien la sufre, no a quien la montó** — El que la configuró la recuerda con cariño; el que la recibe, no. 3. **Desactivadla dos semanas antes de borrarla** — Si nadie la echa de menos, respuesta obtenida. 4. **Y anotad por qué se retiró** — Evita que alguien la vuelva a montar dentro de un año. > [!WARNING] > Y hay un caso que conviene tratar aparte: **una automatización que va hacia fuera no se apaga sin avisar a quien la recibía**. Si vuestros proveedores llevan un año recibiendo un recordatorio automático y deja de llegar, no piensan que lo apagasteis: piensan que ya no hace falta el documento. Lo que se retira hacia dentro se retira sin más; lo que salía hacia fuera se sustituye por algo o se anuncia. ## Lo que conviene revisar una vez al año **En corto** - Qué reglas hay activas y quién responde de cada una hoy. - Cuáles no se han disparado nunca: o el caso no ocurre o están mal escritas. - Y cuáles se disparan siempre: eso ya no es una excepción, es vuestro proceso normal. > [!NOTE] > Apagar una automatización no es reconocer un error: lo que valía cuando teníais veinte expedientes al mes puede estorbar con doscientos. Lo raro sería que todas siguieran encajando dos años después. **¿Se puede desactivar sin borrar?** Sí, y es lo que conviene: si hace falta, se vuelve a encender. **¿Y si solo molesta a una persona?** Mirad si esa persona es la que más la usa. Suele serlo. **¿Cuántas conviene tener?** Las que alguien pueda explicar. Si nadie sabe qué hace una, sobra. ## Ejemplos **Un equipo deja expedientes en un estado que no toca para evitar que salte un aviso automático.** - Desactiva la regla dos semanas y comprueba si alguien la echa de menos → Nadie la echa en falta, y los estados vuelven a decir lo que de verdad pasa. **Una automatización lleva ocho meses activa y nadie sabe si sigue haciendo falta.** - Consulta cuántas veces se ha disparado en el último trimestre - Comprueba si el proceso que la justificaba sigue igual - Apágala si no aporta y anota qué hacía → El sistema hace lo que la empresa necesita hoy y no lo que necesitaba hace un año. **La automatización molesta más de lo que ayuda.** - Pregunta a quien la recibe → La decisión se toma con quien la sufre. **Se apaga y deja de pasar algo que sí hacía falta.** - Anota qué hacía antes de apagarla → El hueco se ve en lugar de descubrirse. **Se apaga y nadie asume lo que hacía.** - Asigna a alguien lo que dejaba de hacerse → El apagado no deja trabajo huérfano. **Se mantiene por si acaso sin saber si funciona.** - Consulta el historial de ejecuciones → Se mantiene lo que funciona. **Nadie sabe quién puede apagarla.** - Deja escrito el responsable de cada regla → La decisión tiene dueño. **Se apaga sin avisar y alguien la echa de menos.** - Comunica el cambio antes de aplicarlo → Nadie descubre el cambio por un fallo. --- --- id: KB-CL-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/dos-clientes-que-compiten-entre-si idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: externos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-011, KB-CL-001] citadoPor: [KB-CL-012] --- # Dos clientes que compiten entre sí _Trabajáis para los dos y ninguno quiere que el otro sepa nada. La separación no es de carpetas: es de personas y de nombres._ **Responde a:** trabajar para dos empresas competidoras · separar información entre clientes · conflicto de interés entre clientes · que un cliente no vea al otro Le pasa a cualquier despacho, consultora, ingeniería o proveedor especializado: dos clientes del mismo sector, a veces competidores directos, y los dos os cuentan cosas que no dirían delante del otro. Funciona mientras nadie tropiece, y los tropiezos casi nunca son de documentos. ## Por dónde se filtra en la práctica | Vía | Cómo ocurre | Qué lo evita | | --- | --- | --- | | Los nombres | Un listado, una plantilla o un enlace que menciona al otro | Que cada uno solo vea lo suyo, también los títulos | | Las personas | Alguien del equipo trabaja en los dos | Decidir quién entra en qué, y dejarlo escrito | | Las conversaciones | Un ejemplo puesto de buena fe en una reunión | La regla es no ilustrar con el otro, nunca | | Los documentos reutilizados | Una plantilla que conserva datos del original | Partir de una base limpia, no de un trabajo anterior | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que sorprende y la que más se descuida: **no hace falta que vean un documento del otro; basta con que vean su nombre**. Un desplegable con la lista de clientes, un título de expediente, un adjunto que conserva el nombre de fichero original. Ahí no se ha filtrado ningún dato confidencial y sin embargo el cliente ya sabe que trabajáis para su competencia — y a partir de ese momento, la conversación es otra. La separación empieza por lo que se ve, no por lo que se guarda. ## Cómo se monta la separación 1. **Un espacio por cliente, no una carpeta dentro del mismo** — Lo que está dentro del mismo sitio acaba viéndose. 2. **Acceso por persona y por cliente, revisado** — El equipo cambia, y los accesos se heredan sin que nadie mire. 3. **Plantillas propias, no copias del trabajo del otro** — Un documento reutilizado arrastra más de lo que se ve. 4. **Y una regla de conversación, dicha en voz alta** — Es lo que evita el ejemplo bienintencionado en una reunión. > [!WARNING] > Sobre el equipo: **la persona que ha trabajado para los dos no puede des-saber lo que sabe**, y ahí ya no basta con los permisos. Si alguien pasa de un cliente al otro, conviene decidirlo explícitamente y, según el sector, decírselo a las partes. Es incómodo y protege exactamente lo que está en juego — porque el día que uno de los dos lo descubra por su cuenta, la pregunta no será si hubo filtración, sino por qué no se lo dijisteis. ## Cuándo hay que decirlo y cuándo no se puede aceptar **En corto** - Si el encargo es directamente sobre el otro cliente, ahí no hay separación que valga. - Si el contrato de uno os prohíbe trabajar para el otro, es una cuestión jurídica, no organizativa. - Y si dudáis de si hay que comunicarlo, esa duda ya es la respuesta a consultar. > [!NOTE] > Qué obligaciones de confidencialidad y de conflicto de interés os aplican depende de vuestra profesión, vuestros contratos y vuestro colegio o sector. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se describe cómo evitar la filtración accidental, que es la que ocurre de verdad. **¿Basta con carpetas separadas?** No: separa el contenido, no los nombres ni las personas. **¿Puedo usar como ejemplo un trabajo anónimo?** Con cuidado: en sectores pequeños se reconoce el caso sin el nombre. **¿Y si me lo pregunta directamente uno de los dos?** Contestad la verdad de lo que podéis contar, y consultad qué es eso antes. ## Ejemplos **Una consultora manda a un cliente una plantilla que conserva el nombre de fichero del trabajo de otro.** - Parte de una base limpia y revisa quién ve qué nombres, no solo qué documentos → El cliente no descubre por un nombre de archivo que trabajan para su competencia. **Dos clientes que compiten entre sí piden acceso a expedientes del mismo proyecto compartido.** - Separa el alcance de cada uno antes de conceder nada - Comprueba qué vería cada uno del otro - Registra qué se compartió con quién → Cada cliente ve lo suyo y no hay forma de que uno deduzca lo del otro. **Se comparte un informe que menciona al competidor.** - Revisa el contenido antes de compartir → No se filtra lo que no tocaba. **Un empleado lleva los dos clientes y mezcla contextos.** - Separa los expedientes y limita el acceso cruzado → El error deja de ser posible por descuido. **Los dos aparecen en la misma lista de destinatarios.** - Comprueba los destinatarios antes de enviar → Nadie ve con quién más trabajáis. **Un cliente pregunta si trabajáis con su competencia.** - Responde según lo que permita el contrato → La respuesta se da con criterio y no improvisando. **Se usa la misma plantilla y aparece el nombre del otro.** - Revisa las plantillas antes de reutilizarlas → El documento sale limpio. **Nadie sabe qué ha visto cada uno.** - Consulta el registro de accesos → La separación es demostrable. --- --- id: KB-CL-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/reglas-que-disparan-tareas-solas idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-002, KB-TD-003] citadoPor: [KB-CL-010, KB-CL-013] --- # Reglas que hacen cosas solas _«Cuando pase esto, haz aquello»: automatizar sin programar nada._ **Responde a:** automatizar acciones cuando pasa algo · crear tareas automáticas · reglas de trabajo automáticas · que se avise solo cuando falte un documento Buena parte del trabajo repetitivo tiene la forma «cuando pase X, hay que hacer Y»: cuando se complete el expediente, avisar a producción; cuando caduque un seguro, abrir una tarea; cuando falte un documento, recordárselo a alguien. Eso se puede dejar escrito una vez. ## La forma de una regla | Cuando pasa esto… | …haz esto | | --- | --- | | Se completa un expediente | Avisar a quien tiene que actuar | | Caduca algo obligatorio | Crear una tarea con responsable | | Se rechaza un documento | Avisar a quien lo pidió | | Falta un documento detectado | Abrir el recordatorio al tercero | | Lleva X días parado | Crear una tarea de llamar | > [!IMPORTANT] > Una regla convierte una intención en algo que ocurre. Es también su riesgo: una regla mal puesta hace lo suyo cientos de veces sin que nadie la pare. Empezad con una, mirad qué hace durante dos semanas, y añadid la siguiente. ## Lo que conviene automatizar **En corto** - Lo que siempre se hace igual y nadie decide. - Lo que se olvida por ser aburrido, no por ser difícil. - Lo que dispara trabajo para otra persona del equipo. ## Lo que no Todo lo que tenga un «depende». Aprobar, rechazar, bloquear a un proveedor o dar por bueno un documento son decisiones, y una regla no responde de ellas si sale mal. > [!WARNING] > Cada acción que dispara una regla consume, igual que si la hiciera una persona. Una regla que se dispara mil veces gasta mil: conviene mirar el desglose el primer mes. > [!NOTE] > La regla que más devuelve casi siempre es la más aburrida: abrir una tarea cuando algo lleva parado demasiado. Es lo que nadie hace a mano y lo que más expedientes muertos evita. **¿Puedo pararlas?** Sí, y conviene saber cómo antes de necesitarlo. **¿Queda registrado lo que hizo una regla?** Sí, igual que lo que hace una persona. **¿Cuántas conviene tener?** Pocas y entendidas. Veinte reglas que nadie recuerda son un sistema que nadie controla. ## Ejemplos **Una empresa acumula expedientes parados porque nadie revisa cuáles llevan semanas sin moverse.** - Pone una regla: a los 21 días parado, abrir tarea al responsable → Los expedientes muertos dejan de acumularse sin que nadie tenga que acordarse de revisarlos. **Una regla lanza el proceso de alta al crear un proveedor y nadie revisa qué dispara.** - Consulta qué reglas están activas y qué hace cada una - Prueba la regla con un caso real antes de dejarla suelta - Revisa a las cuatro semanas si sigue teniendo sentido → El sistema hace cosas conocidas en lugar de sorprender a alguien un martes. **Dos reglas se disparan con lo mismo y el proveedor recibe dos avisos.** - Comprueba solapes antes de añadir una nueva → El destinatario recibe un mensaje y no dos. **Una regla se dispara con un caso que nadie previó.** - Acota la condición todo lo que se pueda → La regla actúa donde debe. **La regla lleva un año y el proceso cambió hace seis meses.** - Revisa las reglas cuando cambia el circuito → El sistema acompaña al proceso. **Se apaga una regla y nadie sabe qué dejó de hacerse.** - Anota qué hacía antes de apagarla → El hueco se ve en lugar de descubrirse. **Nadie sabe quién creó una regla ni por qué.** - Registra el motivo al crearla → La regla se puede revisar con criterio. **Una regla manda correos de madrugada.** - Configura la ventana horaria → El aviso llega cuando alguien puede atenderlo. --- --- id: KB-CL-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/un-agente-que-va-a-buscar-el-documento idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-004, KB-CL-002] citadoPor: [KB-CL-007] enLaApp: https://app.codecontract.io/agents --- # Un agente que va a buscar el documento _Cuando el papel no lo tiene una persona, sino un portal donde hay que entrar._ **Responde a:** descargar documentos de una sede electrónica automáticamente · agente que entra en un portal a buscar un certificado · automatizar la descarga de certificados · agente ia que navega webs No toda la documentación que os falta la tiene una persona. Mucha está en un portal —una sede electrónica, la web de un cliente, el área privada de una aseguradora— y alguien de vuestro equipo tiene que entrar, buscarla y descargarla. Eso también se puede encargar. ## Las tres cosas que puede hacer | Encargo | Qué hace | Ejemplo | | --- | --- | --- | | Recoger | Entra, localiza el documento o los datos y los trae | Descargar un certificado de una sede electrónica | | Entregar | Entra, sube o rellena lo que le deis y confirma | Presentar documentación en el portal de un cliente | | Revisar | Mira lo que hay y propone aprobar o rechazar con motivo | Comprobar que un certificado cumple lo exigido | ## Dónde se para siempre Ante un CAPTCHA. El agente no lo resuelve ni lo intenta: avisa de que hace falta una persona y espera. Lo mismo con cualquier paso que requiera una decisión que no le habéis delegado. > [!IMPORTANT] > Que pueda **revisar y proponer** aprobar o rechazar no significa que deba decidirlo solo. Aprobar un documento tiene consecuencias que siguen siendo vuestras: dejadlo proponiendo y que confirme una persona, al menos hasta que llevéis semanas viendo que acierta. ## Antes de encargarle nada: la conversación incómoda Para entrar en un portal hacen falta credenciales, y en algunos casos un certificado digital de vuestra empresa. Eso no es un detalle de configuración: es dar acceso a una sede electrónica en vuestro nombre. **En corto** - Decidid expresamente a qué portales sí y a cuáles no. - Empezad por los de menos consecuencia, no por Hacienda. - Revisad el log de las primeras ejecuciones enteras, no por encima. > [!WARNING] > Comprobad además que hacerlo así está permitido por las condiciones de uso de ese portal. Algunas sedes y áreas privadas prohíben expresamente el acceso automatizado, y eso no lo puede saber la plataforma por vosotros — preguntádselo a vuestro asesor antes de automatizar un acceso concreto. ## Lo que queda registrado Todo: qué hizo, en qué orden, qué encontró y dónde se paró. Cada ejecución deja un log completo, y eso es lo que permite entender qué pasó cuando algo no sale como esperabais. > [!NOTE] > Un trabajo consume varias veces: ejecutarlo, registrar la actividad y guardar el resultado se cuentan por separado. Consume más que pedirle el documento a una persona, y compensa cuando esa persona sois vosotros entrando al portal cada mes. **¿Y si el portal cambia de aspecto?** Puede fallar, y lo dirá. No inventa un resultado si no lo consigue. **¿Puedo ver qué hizo?** Sí, el log completo de cada ejecución. **¿Sirve para cualquier web?** Para las que se navegan como una persona. Si hay CAPTCHA o doble factor, hará falta alguien. ## Ejemplos **Una asesoría descarga cada mes el mismo certificado de una sede para 40 clientes.** - Encarga la recogida a un agente - Revisa el log de las primeras ejecuciones enteras - Deja que una persona confirme antes de darlo por bueno → Las 40 descargas dejan de ocupar una mañana, y cuando el portal cambia el agente avisa en vez de traer algo equivocado. **Falta un documento de un proveedor y alguien dedica veinte minutos a escribirle y buscarlo.** - Deja que el agente localice qué falta y a quién pedírselo - Revisa el mensaje antes de que salga - Comprueba después qué consiguió y qué no → Los veinte minutos se convierten en dos de revisión y el proveedor recibe una petición correcta. **El agente pide algo que ya estaba entregado.** - Comprueba que consulta el estado antes de pedir → Nadie recibe una petición de algo que ya mandó. **El agente escribe con un tono que no es el vuestro.** - Revisa y ajusta la plantilla que usa → El mensaje suena a vuestra empresa. **El agente insiste a diario y el proveedor deja de leer.** - Configura la cadencia → El aviso vuelve a tener efecto. **El agente no consigue el documento y nadie se entera.** - Consulta qué gestiones quedaron sin resultado → El caso pasa a una persona cuando toca. **El agente contacta con alguien que ya no está en la empresa.** - Comprueba que usa el contacto vigente → La petición llega a quien puede actuar. **Se le pide que consiga algo que no existe.** - Comprueba antes si el documento puede existir → No se persigue lo imposible. --- --- id: KB-CL-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/colaboracion/hasta-donde-delegar-en-un-agente idioma: es categoria: colaboracion subcategoria: automatico audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CL-006, KB-CL-004] citadoPor: [KB-MA-013] --- # Hasta dónde delegar en un agente _La línea entre lo que ahorra trabajo y lo que traslada un riesgo que sigue siendo tuyo._ **Responde a:** puedo dejar que la ia apruebe documentos · hasta dónde automatizar con agentes · quién responde si el agente se equivoca · supervisar un agente ia Un agente puede hacer casi todo lo que hace una persona con un navegador. La pregunta útil no es qué puede, sino qué conviene — y la respuesta depende de una sola cosa: quién responde si sale mal. ## La línea | Tipo de tarea | ¿Delegar? | Por qué | | --- | --- | --- | | Entrar a un portal y descargar un documento | Sí | Es mecánico y verificable: o trae el documento o no | | Rellenar y presentar un formulario conocido | Sí, revisando al principio | El resultado se comprueba | | Comprobar si un certificado cumple un criterio | Que lo proponga | Es un juicio, aunque parezca mecánico | | Aprobar a un proveedor | No | Tiene consecuencias y respondéis vosotros | | Decidir bloquear a alguien | No | Afecta a un tercero que no eligió esto | > [!IMPORTANT] > Si un agente aprueba a un proveedor que no cumplía y eso acaba en una inspección, la respuesta «lo aprobó el sistema» no existe. Respondéis igual que si lo hubiera aprobado alguien de vuestro equipo, porque fuisteis vosotros quienes le dejasteis decidir. ## Cómo se suelta, en la práctica 1. **Todo revisado** — Las primeras semanas, una persona confirma cada resultado. Es donde se ve si acierta y en qué falla. 2. **Se suelta lo mecánico** — Descargar, subir, rellenar lo de siempre. Si falla, se nota enseguida. 3. **Lo que juzga, se queda proponiendo** — Para siempre, no como fase temporal. > [!WARNING] > Cuidado con el punto en que deja de mirarse el log. Un agente que lleva seis meses funcionando bien es justo cuando nadie revisa, y también cuando un cambio en el portal de destino puede llevar semanas pasando desapercibido. ## Lo que no cambia por delegar **En corto** - La responsabilidad sobre lo aprobado sigue siendo vuestra. - Las obligaciones frente a terceros no se delegan con la tarea. - Lo que hizo el agente queda registrado a vuestro nombre. > [!NOTE] > La forma sana de mirarlo: un agente es alguien nuevo en el equipo al que le enseñas una tarea. No le darías las llaves de todo el primer día, y tampoco le dejarías firmar decisiones de las que respondes tú. **¿Puedo revertir lo que hizo?** Depende de la acción. Lo que se presentó en un portal externo, normalmente no. **¿Y si el portal le pide algo que no sabe?** Se para y avisa. No improvisa. **¿Merece la pena para pocas tareas?** Rara vez. Compensa en lo repetitivo, que es donde el tiempo se acumula. ## Ejemplos **Una empresa deja a un agente aprobando homologaciones para ir más rápido.** - Vuelve atrás: el agente propone y una persona confirma - Suelta solo la descarga y la presentación → Mantiene el ahorro de tiempo real y devuelve la decisión a quien responde de ella. **Se delega en un agente el alta completa de proveedores y a la semana hay expedientes aprobados sin revisar.** - Delega primero lo que no toca a nadie de fuera - Mantén la aprobación bajo confirmación humana - Amplía solo tras revisar lo que hizo la primera semana → La delegación crece sobre comportamiento comprobado y no sobre una expectativa. **El agente decide algo que exigía criterio de negocio.** - Deja esas decisiones fuera de su alcance → La responsabilidad queda donde debe. **Se delega y nadie revisa nunca lo que hace.** - Revisa una muestra cada cierto tiempo → La confianza se apoya en comprobaciones. **El agente actúa fuera del horario y nadie lo espera.** - Configura cuándo puede actuar → Sus acciones ocurren cuando hay alguien. **Se amplía su alcance sin decírselo al equipo.** - Comunica los cambios de alcance → Nadie se sorprende de lo que ya no hace a mano. **El agente y una persona hacen lo mismo a la vez.** - Reparte qué hace cada uno → El proveedor no recibe dos peticiones. **Se apaga el agente y el trabajo se acumula sin que nadie lo asuma.** - Asigna a alguien lo que dejaba de hacerse → El apagado no deja un hueco. --- --- id: KB-NO-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/que-es-el-pasaporte-digital-de-producto idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-002, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-NO-002, KB-NO-004, KB-CS-021, KB-NO-006, KB-NO-007, KB-NO-011] --- # Qué es el pasaporte digital de producto _Qué información pide, de dónde sale y por qué se parece a un expediente._ **Responde a:** qué es el pasaporte digital de producto · dpp digital product passport qué es · pasaporte de producto ecodiseño · qué información lleva el dpp El pasaporte digital de producto es un conjunto de información sobre un producto concreto —de qué está hecho, de dónde viene, cómo se repara, cómo se recicla— accesible normalmente escaneando un código en el propio producto o su envase. ## Por qué se parece a lo que ya hacéis Porque es lo mismo con otro nombre: información que viene de terceros —vuestros proveedores—, que hay que reunir, que caduca, y que alguien de fuera va a consultar. La diferencia es quién la consulta: aquí puede ser un cliente, un reciclador o una autoridad. | Lo que ya hacéis | Lo que pide el pasaporte | | --- | --- | | Pedir certificados a un proveedor | Pedir composición y origen de cada componente | | Marcar qué caduca | Mantener la información actualizada mientras el producto viva | | Enseñar un expediente a un auditor | Que cualquiera pueda consultarlo escaneando | ## De dónde sale la información **En corto** - De vuestros proveedores, en su mayor parte. - De vuestros propios procesos de fabricación. - Y tiene que poder actualizarse: no es una foto fija. > [!IMPORTANT] > El calendario de aplicación se está escalonando por categoría de producto y no es igual para todos. Cuándo os afecta a vosotros y qué campos exactos os van a pedir es algo que tenéis que confirmar con vuestro asesor o con vuestra asociación sectorial: aquí se explica cómo tener la información lista, no qué exige la norma en vuestro caso. > [!WARNING] > Lo que más cuesta no es publicar el pasaporte: es conseguir el dato del proveedor del proveedor. Empezar a pedir composición y origen antes de que sea obligatorio es lo que separa llegar con tiempo de llegar con prisa. > [!NOTE] > Si vendéis a grandes clientes, es probable que os lo pidan ellos antes de que os lo pida ninguna autoridad. Suele ser el primer aviso real. **¿Esto sustituye al etiquetado?** No. Es información adicional y accesible digitalmente. **¿Tengo que publicarlo yo?** Depende de vuestro papel en la cadena; consultadlo. **¿Puedo empezar sin saber la fecha exacta?** Sí, y es lo sensato: reunir composición y origen de vuestros proveedores sirve igual con cualquier calendario. ## Ejemplos **Un fabricante de mobiliario recibe de un cliente grande la petición de datos de composición por producto.** - Monta un proceso que pide composición y origen a cada proveedor - Marca los datos que hay que renovar → Cuando llega la exigencia formal ya tiene reunido lo que otros empiezan a pedir entonces. **La información que piden está repartida entre cinco proveedores.** - Pide a cada uno su parte y la reúne en un expediente → Lo disperso pasa a ser consultable de una vez. **Cada proveedor manda su dato en un formato distinto.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido es comparable entre proveedores. **Un dato cambia y nadie sabe qué versión se declaró.** - Conserva cada versión con su fecha → Se puede decir qué se declaró en cada momento. **Falta el dato de un proveedor que no contesta.** - Registra qué se pidió, cuándo y qué se obtuvo → El hueco queda documentado en lugar de en blanco. **Se prepara todo el año que viene y no se sabe por dónde empezar.** - Empieza por inventariar qué información ya existe → El trabajo real es menor de lo que parecía. --- --- id: KB-NO-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/envases-y-plasticos-que-hay-que-poder-probar idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-001, KB-NO-003] citadoPor: [KB-NO-001, KB-NO-003, KB-CS-018, KB-CS-026, KB-AL-002, KB-NO-005, KB-NO-009, KB-CS-030, KB-NO-012, KB-IU-012] --- # Envases y plásticos: qué hay que poder probar _Composición, reciclabilidad y declaraciones: datos que vienen de terceros._ **Responde a:** reglamento de envases qué documentación · declaración de envases puestos en el mercado · plástico de un solo uso obligaciones · reciclabilidad del envase certificado La normativa de envases y de plásticos de un solo uso ha convertido en obligatorio algo que antes era comercial: saber exactamente de qué está hecho cada envase que ponéis en el mercado, y poder demostrarlo con papeles que no son vuestros. ## De dónde viene cada dato | Dato | Quién lo tiene | Cómo se consigue | | --- | --- | --- | | Composición del material | Vuestro proveedor de envase | Pidiéndosela, y renovándola cuando cambie | | Porcentaje de material reciclado | El proveedor, con su justificación | Certificado o declaración, con fecha | | Peso por unidad de envase | Vosotros o el proveedor | Ficha técnica | | Reciclabilidad | El proveedor o un ensayo | Documento que hay que conservar | > [!IMPORTANT] > La responsabilidad de declarar suele recaer en quien pone el producto en el mercado, aunque el dato lo tenga el proveedor. Eso significa que un proveedor que no os manda la ficha no es solo un problema de compras: es vuestro problema regulatorio. Confirmad con vuestro asesor qué os corresponde declarar exactamente. ## Marcos que se citan en este ámbito El reglamento europeo de envases y residuos de envases, la directiva de plásticos de un solo uso, la responsabilidad ampliada del productor y los sistemas colectivos de gestión, además de la normativa nacional de residuos. Los plazos y umbrales se están escalonando y difieren por material y por país. > [!WARNING] > Los datos de composición cambian cuando el proveedor cambia de material, y no siempre avisa. Marcar esas fichas con caducidad anual es lo que evita declarar en 2027 con un dato de 2025 que ya no es cierto. > [!NOTE] > Si tenéis decenas de referencias de envase, esto es una revisión anual por proveedor, no un proyecto. Lo que lo convierte en proyecto es no haber empezado. **¿Sirve una declaración del proveedor o hace falta ensayo?** Depende del dato y del material; consultadlo antes de asumir que basta con la declaración. **¿Y los envases que me llegan de fuera de la UE?** Suele ser donde más cuesta conseguir el dato, y donde antes conviene empezar a pedirlo. **¿Cómo demuestro que lo pedí a tiempo?** El expediente lo muestra con fecha de envío y de entrega. ## Ejemplos **Una envasadora tiene 60 referencias de envase y no sabe el porcentaje de reciclado de la mitad.** - Lanza una petición a sus 14 proveedores de envase - Marca las fichas con caducidad anual → Reúne el dato en tres semanas y a partir de ahí se renueva solo cada año. **El dato de composición lo tiene el fabricante del envase.** - Se lo pide y lo guarda junto a la referencia → El dato vive donde se va a buscar. **El proveedor cambia de material y no avisa.** - Pide que comunique cualquier cambio de composición → El cambio llega antes que la pregunta del cliente. **Se afirma reciclabilidad sin nada detrás.** - Guarda la declaración del fabricante que la respalda → Cada afirmación tiene su papel. **Un cliente pide el dato de tres referencias distintas.** - Consulta el expediente de cada referencia → Se contesta sin llamar al proveedor. **La documentación del envase caduca y nadie lo nota.** - Registra la vigencia al recibirla → El aviso llega antes que el cliente. --- --- id: KB-NO-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/residuos-trazabilidad-y-documentos-de-traslado idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-002, KB-CS-008, KB-NO-012] citadoPor: [KB-NO-002, KB-CS-020, KB-LG-005, KB-NO-009, KB-IU-011, KB-CN-011, KB-NO-019, KB-NO-020, KB-NO-026] --- # Residuos: trazabilidad y traslados _Quién se lo llevó, a dónde fue y cómo demostrarlo tres años después._ **Responde a:** documentación de traslado de residuos · archivo cronológico de residuos · gestor autorizado de residuos documentación · trazabilidad de residuos empresa Con los residuos pasa lo mismo que con las subcontratas: la responsabilidad no termina cuando el camión sale de vuestra puerta. Si el gestor no estaba autorizado o el residuo acabó donde no debía, la pregunta vuelve a vosotros — y llega años después. ## Los tres bloques que hay que poder enseñar | Bloque | Qué incluye | Módulo que ayuda | | --- | --- | --- | | El gestor está autorizado | Autorización vigente en la fecha del traslado | Trackline, con caducidad marcada | | Cada traslado consta | Documentación de identificación y aceptación | Trackline, como expediente por traslado | | Nada se ha tocado después | El archivo, con fecha cierta | SmartCheck sobre el registro periódico | > [!IMPORTANT] > La autorización del gestor tiene que estar vigente **en la fecha del traslado**, no hoy. Es la trampa clásica: se comprueba una vez al contratar y no se vuelve a mirar, y tres años después resulta que caducó en medio. Marcarla con vencimiento es lo que lo evita. ## Marcos que se citan La normativa de residuos y suelos contaminados, el archivo cronológico, los documentos de identificación de traslado y —para residuos peligrosos— los requisitos específicos de transporte. Qué documentación exacta os corresponde depende del tipo de residuo, de vuestra actividad y de la comunidad autónoma; confirmadlo con vuestro asesor. > [!WARNING] > Si producís residuo peligroso, además del gestor entra en juego el transportista, con su propia documentación y su propia caducidad. Son dos expedientes distintos, no uno. > [!NOTE] > Certificar el archivo cronológico una vez al año, con su fecha, convierte un registro que podríais haber editado en algo que un inspector no puede discutir. **¿Cuánto hay que conservarlo?** Los plazos dependen del tipo de residuo y de la normativa aplicable; consultadlo. **¿Y si el gestor cambia de autorización a mitad de año?** Se sube como versión nueva y queda la anterior, que es la que valía antes. **¿Sirve para una inspección ambiental?** Es el cruce que se pide: gestor autorizado en esa fecha y traslado documentado. ## Ejemplos **Una industria descubre en una inspección que su gestor tuvo la autorización caducada cuatro meses.** - Marca la autorización con caducidad y aviso a 60 días - Un expediente por traslado, con su documentación → El histórico permite acotar exactamente qué traslados cayeron en ese periodo, en vez de dar el año entero por dudoso. **Se acumulan justificantes de retirada en una carpeta por fecha.** - Los organiza por gestor y por tipo de residuo → Se busca como se pregunta. **Falta el justificante de una retirada de hace un año.** - Reclama al gestor mientras la relación sigue activa → El hueco se cierra mientras es fácil. **El gestor manda el justificante meses después.** - Pide y recuerda de forma automática → El documento llega sin perseguirlo. **Nadie sabe cuánto se ha retirado en el año.** - Consulta el histórico por periodo → El dato sale del archivo y no de una estimación. **Se cambia de gestor y el histórico se queda con él.** - Conserva copia propia de cada justificante → El cambio no se lleva los años anteriores. --- --- id: KB-NO-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/que-te-van-a-pedir-tus-clientes-grandes idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-001, KB-CS-007] citadoPor: [KB-CS-024, KB-CS-025, KB-CS-027, KB-NO-005, KB-IU-003, KB-NO-008, KB-NO-010, KB-NO-013, KB-NO-014, KB-NO-016, KB-NO-017, KB-NO-021] --- # Lo que te va a pedir tu cliente grande _La normativa llega antes por la cadena de suministro que por el boletín oficial._ **Responde a:** mi cliente me pide datos de sostenibilidad · cuestionario esg de un cliente · debida diligencia en la cadena de suministro · me piden huella de carbono de mis productos La forma habitual de enterarse de que una norma os afecta no es leerla: es que un cliente grande os mande un cuestionario. Ellos están obligados a informar sobre su cadena, y su cadena sois vosotros. ## Qué suelen pedir, por orden de aparición 1. **Datos de vuestra empresa** — Certificaciones, políticas, a veces consumos. Es lo fácil. 2. **Datos de vuestros productos** — Composición, origen, huella. Aquí ya dependéis de vuestros proveedores. 3. **Datos de vuestros proveedores** — Es donde casi todo el mundo se atasca, porque hay que pedirlo hacia atrás. > [!IMPORTANT] > El segundo y el tercer bloque no se improvisan. Un cuestionario que llega con dos semanas de plazo y pide origen de materiales no se contesta si no habéis empezado antes a pedírselo a vuestros proveedores. Ese es el motivo real para empezar sin esperar a que sea obligatorio. ## Marcos que hay detrás de esos cuestionarios Informe de sostenibilidad corporativa y sus estándares, debida diligencia en cadena de valor, el reglamento de deforestación para ciertas materias primas, y el mecanismo de ajuste en frontera por carbono para determinados productos importados. A vosotros puede que no os aplique ninguno directamente y os llegue igual, por contrato, a través de quien sí lo tiene. > [!WARNING] > Contestar un cuestionario con datos estimados «para salir del paso» es el peor movimiento posible: quedan por escrito, con vuestra firma, y son los que os van a enseñar cuando no cuadren. Si un dato no lo tenéis, decid que no lo tenéis y cuándo lo tendréis. > [!NOTE] > Un cuestionario contestado bien se reutiliza: el siguiente cliente pregunta casi lo mismo. Guardar las respuestas con su fecha y su fuente convierte el segundo en una tarde. **¿Puedo negarme a contestar?** Podéis, y a veces es la decisión correcta. Pero suele venir en las condiciones del contrato. **¿Y si mis proveedores no me contestan?** Es exactamente el mismo problema, un eslabón más atrás. El expediente al menos demuestra que lo pedisteis y cuándo. **¿Esto me afecta siendo pequeño?** Por contrato, sí. La obligación legal puede no ser vuestra y la exigencia comercial llegar igual. ## Ejemplos **Un proveedor industrial recibe un cuestionario de sostenibilidad de su mayor cliente con dos semanas de plazo.** - Contesta lo que tiene, indica lo que no y para cuándo - Lanza a sus propios proveedores la petición de origen → Conserva el cliente sin comprometerse con datos inventados, y el siguiente cuestionario lo contesta en una tarde. **La exigencia llega en un contrato y nadie la lee entera.** - Revisa qué documentación compromete antes de firmar → Se sabe a qué se compromete la empresa. **El cliente pide algo que depende de un proveedor vuestro.** - Lo traslada al proveedor por escrito → La cadena se sostiene desde el principio. **Se responde a cada cliente desde cero.** - Mantiene un expediente propio al día → El segundo cliente cuesta una fracción del primero. **Se acepta un requisito que no se puede cumplir.** - Lo dice antes de firmar y propone plazo → El compromiso es realista y se cumple. **Llega la exigencia y hay dos semanas.** - Empieza por lo que depende de terceros → La espera corre en paralelo al trabajo interno. --- --- id: KB-NO-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/pedir-datos-a-un-proveedor-que-no-los-tiene idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-NO-002] citadoPor: [KB-NO-006, KB-NO-008, KB-NO-010] --- # Cuando el proveedor no tiene el dato _La situación más común al empezar con normativa nueva, y qué hacer sin bloquearlo todo._ **Responde a:** mi proveedor no sabe darme la composición · proveedor sin datos de sostenibilidad · qué hago si no consigo el dato de origen · proveedor extracomunitario no responde datos Pedís composición, origen o huella y el proveedor contesta que no lo tiene. No está mintiendo: es probable que nunca se lo hayan pedido, y que él dependa a su vez del suyo. Es la situación más común al empezar y hay que resolverla sin parar el suministro. ## Qué hacer, en orden 1. **Dejad constancia de que lo pedisteis** — Con su fecha. Es lo que demuestra diligencia aunque el dato no llegue, y es lo que os van a preguntar. 2. **Preguntad qué parte sí tiene** — Rara vez es todo o nada. A menudo tiene el origen y no la huella, o al revés. 3. **Ponedle un plazo realista** — Si depende de su proveedor, dos semanas no bastan. Un plazo imposible garantiza que no conteste. 4. **Decidid si eso cambia algo** — ¿Seguís comprándole? ¿Buscáis alternativa? Es una decisión comercial y conviene tomarla, no dejarla flotando. > [!IMPORTANT] > Lo que no debéis hacer es rellenar el hueco con una estimación y darla por buena. Si lo trasladáis a un cliente como dato firme, ese número lleva vuestra firma y responde de él vuestra empresa, no el proveedor que no lo tenía. ## Lo que sí podéis contestar mientras tanto «No disponemos de ese dato a fecha de hoy; lo hemos solicitado a nuestro proveedor el día X y esperamos tenerlo en Y.» Es una respuesta profesional, verificable y muy superior a un número inventado. La mayoría de los clientes la aceptan; los que no, os están pidiendo que mintáis. > [!WARNING] > Si el mismo dato lo piden varios clientes, no lo persigáis por separado. Un expediente por proveedor con la petición hecha una vez sirve para responder a todos, y además evita que el proveedor reciba la misma petición cuatro veces. > [!NOTE] > Cuanto antes empecéis a pedirlo, menos duele. Los proveedores que hoy no lo tienen lo irán teniendo, y los que os lo pidan a vosotros lo harán con plazos cada vez más cortos. **¿Puedo exigirlo por contrato?** En renovaciones futuras es lo habitual; consultadlo con vuestro asesor. **¿Y si nunca me lo da?** Es información para una decisión comercial. El expediente al menos demuestra que se pidió. **¿Vale una declaración suya sin justificar?** Depende del dato y de a quién se lo trasladéis; preguntadlo antes de asumir que basta. ## Ejemplos **Un fabricante recibe de tres clientes la misma petición de origen y no la tiene de ocho proveedores.** - Lanza una petición única por proveedor con plazo de dos meses - Contesta a los tres clientes lo que tiene y para cuándo el resto → Conserva a los tres clientes sin inventar un dato, y a los dos meses tiene seis de los ocho. **El proveedor dice que no tiene el dato y ahí se queda.** - Registra la petición y la respuesta → El hueco es un hallazgo documentado y no un silencio. **Se bloquea todo el expediente por un dato que falta.** - Avanza con el resto y deja ese punto marcado → Lo que puede completarse se completa. **El proveedor no entiende qué se le pide.** - Le explica el dato con un ejemplo → La respuesta llega en la segunda petición. **El dato lo tiene el proveedor de vuestro proveedor.** - Pide que lo traslade hacia atrás → La cadena se recorre hasta donde está el dato. **Se inventa una estimación para rellenar.** - Declara que es una estimación y con qué criterio → Lo declarado es defendible. --- --- id: KB-NO-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/por-donde-empezar-con-una-normativa-nueva idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-001, KB-NO-005] citadoPor: [KB-NO-007, KB-NO-011] --- # Por dónde empezar con una normativa nueva _Los cuatro pasos que sirven con cualquiera, antes de saber si os aplica._ **Responde a:** me afecta una normativa nueva qué hago · por dónde empiezo con una nueva obligación · cómo prepararse para una norma que entra en vigor · no sé si esta norma me aplica Llega una norma nueva y la primera reacción es buscar si os aplica. Es lógico y suele ser un pozo: los textos son largos, los plazos se escalonan y las respuestas concretas cuestan dinero. Estos cuatro pasos sirven antes de saberlo, y ninguno se pierde si al final no os aplica. ## Los cuatro 1. **Averiguad quién lo sabrá antes que vosotros** — Vuestra asociación sectorial, vuestra certificadora o vuestro cliente más grande. Casi siempre alguien de ese trío ya está preguntando. 2. **Mirad qué información pide, no qué obliga** — Casi todas piden lo mismo: composición, origen, quién hizo qué y cuándo. Eso se puede empezar a reunir sin decidir nada. 3. **Empezad a pedírselo a vuestros proveedores** — Es lo que más tarda y no depende de vosotros. Pedirlo pronto no cuesta nada si luego no hace falta. 4. **Preguntad lo concreto a quien deba** — Con los tres pasos anteriores hechos, esa consulta es más corta, más barata y más útil. > [!IMPORTANT] > El orden importa. Casi todo el mundo empieza por el paso cuatro, pagando una consulta para saber si le aplica, y llega al paso tres seis meses después — que es cuando descubre que sus proveedores tardan otros seis en contestar. ## Lo que nunca se pierde **En corto** - Saber de qué está hecho lo que vendéis. - Saber de dónde viene cada componente. - Poder demostrar cuándo pedisteis algo y cuándo llegó. Ninguna de las tres depende de qué norma acabe aplicándoos. Son útiles con la que sea, y son lo que os van a pedir vuestros clientes aunque ninguna autoridad os pregunte nunca. > [!WARNING] > Desconfiad de quien os venda una solución para una norma concreta antes de que estén claros sus plazos y su alcance. Lo que sí es seguro es que os van a pedir datos de vuestra cadena; el envoltorio cambiará. > [!NOTE] > Este centro de ayuda no puede deciros si una norma os aplica, y quien os lo diga sin conocer vuestro caso tampoco debería. Lo que sí puede es ayudaros a llegar preparados a esa conversación. **¿Y si empiezo y luego no me aplica?** Habréis reunido información de vuestra cadena que os van a pedir igual por contrato. **¿Puedo esperar a que esté todo claro?** Podéis, y es una decisión legítima. El coste es que los datos de terceros tardan meses en llegar. **¿Quién me lo confirma?** Vuestro asesor, vuestra asociación sectorial o vuestro organismo de certificación. ## Ejemplos **Una empresa paga una consulta para saber si una norma nueva le aplica y espera la respuesta tres meses.** - Mientras tanto empieza a pedir composición y origen a sus proveedores → Cuando llega la respuesta ya tiene la mitad de los datos, en vez de empezar entonces. **Se empieza intentando entender la norma entera.** - Empieza por inventariar qué información ya existe → Se descubre que falta menos de lo que parecía. **Se pregunta al asesor sin datos delante.** - Lleva el inventario a la consulta → La consulta es corta y concreta. **Se espera a que llegue la fecha para empezar.** - Pide pronto lo que depende de terceros → La espera no se acumula al final. **Cada área prepara lo suyo por su cuenta.** - Reúne la información en un solo expediente → La foto es una y no cuatro. **No se sabe qué falta exactamente.** - Mantiene una lista de huecos con responsable → El avance se ve sin reuniones. --- --- id: KB-NO-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/etiquetado-y-lo-que-dice-vuestro-producto idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-001, KB-NO-006] citadoPor: [KB-AL-007, KB-IU-009, KB-NO-015, KB-NO-018, KB-NO-024] --- # Etiquetado y lo que afirma vuestro producto _Cada afirmación de una etiqueta hay que poder sostenerla con un papel._ **Responde a:** qué puedo poner en la etiqueta · declaraciones ambientales producto · afirmar que es reciclable requisitos · greenwashing qué documentación necesito Cada cosa que dice una etiqueta es una afirmación que alguien puede pedir que demostréis: que es reciclable, que lleva material reciclado, de dónde viene, que cumple una norma. La etiqueta es la parte fácil; el papel que la sostiene, no. ## Cada afirmación, su respaldo | Si afirmáis… | Necesitáis… | Quién lo tiene | | --- | --- | --- | | Composición o material | Ficha del proveedor, actualizada | Vuestro proveedor | | Porcentaje de reciclado | Declaración o certificado con su fecha | Vuestro proveedor, a veces con ensayo | | Origen | Documentación de trazabilidad hacia atrás | La cadena entera, y es lo que más tarda | | Cumplimiento de una norma | Certificado o declaración de conformidad | Un organismo o vosotros mismos | | Cualquier ventaja ambiental | Respaldo específico de esa afirmación concreta | Depende de qué afirméis | > [!IMPORTANT] > La última fila es donde más empresas se meten en problemas sin querer. Afirmaciones ambientales genéricas —«respetuoso con el medio ambiente», «sostenible»— sin un respaldo concreto y verificable están cada vez más vigiladas, y la responsabilidad es de quien pone el producto en el mercado, no del proveedor que os lo dijo de palabra. ## La regla práctica Antes de poner algo en una etiqueta, preguntaos: si mañana me piden que demuestre esto, ¿con qué papel lo hago y quién me lo tiene que dar? Si la respuesta es «se lo pregunto al proveedor», pedidlo antes de imprimir la etiqueta, no después. > [!WARNING] > Los cambios de proveedor son donde esto se rompe. Si cambiáis de suministrador de un componente y la etiqueta sigue afirmando lo mismo, esa afirmación puede haber dejado de ser cierta sin que nadie lo note. ## Marcos que se citan Información al consumidor, declaraciones ambientales y su justificación, normas específicas de etiquetado por tipo de producto, y —en su caso— los requisitos de las certificaciones que uséis como argumento. Qué podéis afirmar exactamente y con qué respaldo lo confirma vuestro asesor: aquí solo se explica cómo tener el respaldo reunido y con fecha. > [!NOTE] > Marcar las fichas de respaldo con revisión anual es lo que evita que una etiqueta impresa hace tres años siga afirmando algo que ya no se puede sostener. **¿Vale una declaración del proveedor?** Depende de la afirmación; para algunas hace falta ensayo. Preguntadlo antes de asumirlo. **¿Y si el proveedor cambia la fórmula?** La afirmación puede dejar de ser cierta: por eso conviene revisión periódica. **¿Quién responde si una afirmación es falsa?** Normalmente quien pone el producto en el mercado; confirmadlo para vuestro caso. ## Ejemplos **Una empresa cambia de proveedor de envase y mantiene la etiqueta con el porcentaje de reciclado anterior.** - Pide la ficha al proveedor nuevo antes de seguir imprimiendo - Marca las fichas con revisión anual → Detecta que el porcentaje ya no es el mismo antes de que se lo pregunte nadie. **La etiqueta afirma algo y nadie sabe qué lo respalda.** - Asocia cada afirmación a su documento → Cada frase de la etiqueta tiene su papel detrás. **Cambia el proveedor y la afirmación deja de ser cierta.** - Revisa las etiquetas al cambiar de proveedor → La etiqueta sigue diciendo la verdad. **Un cliente pide justificar una afirmación concreta.** - Consulta el expediente de esa referencia → Se contesta sin buscar en correos. **La etiqueta se aprueba sin revisar qué afirma.** - Revisa afirmación por afirmación antes de imprimir → Se evita reimprimir una tirada entera. **El documento que respalda una afirmación caduca.** - Registra su vigencia al archivarlo → El aviso llega antes de que la etiqueta deje de ser cierta. --- --- id: KB-NO-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/auditar-a-vuestros-propios-proveedores idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-NO-005] citadoPor: [KB-IC-015, KB-NO-021] --- # Auditar a vuestros propios proveedores _Cuando la exigencia que os llega tenéis que trasladarla hacia atrás._ **Responde a:** auditar a mis proveedores · cuestionario para proveedores sostenibilidad · cómo exijo a mi proveedor lo que me exigen · auditoría de segunda parte Llega el momento en que la exigencia que recibís de un cliente tenéis que trasladarla a vuestros proveedores. Y ahí descubrís lo que vuestro cliente ya sabía: pedir es fácil, conseguir que llegue no. ## Los tres niveles de exigencia, y lo que cuesta cada uno | Nivel | Qué pedís | Qué respuesta obtenéis | | --- | --- | --- | | Declaración | Que firmen que cumplen | Alta. Casi todos firman | | Evidencia | Que lo demuestren con documentos | Media. Los organizados sí | | Auditoría | Ir a verlo | Baja, y cara. Solo para los críticos | > [!IMPORTANT] > Empezad por el primero con todos y subid solo con los que importan. Exigir el tercer nivel a doscientos proveedores no es riguroso: es una forma cara de no conseguir nada, porque no tenéis capacidad de auditar a doscientos y ellos lo saben. ## Cómo se decide quién sube de nivel **En corto** - Por lo que os jugáis con ese proveedor, no por su tamaño. - Por si su fallo se ve enseguida o tarda meses en aparecer. - Y por si tenéis alternativa a él, que cambia toda la conversación. > [!WARNING] > Un proveedor que firma una declaración y no la cumple os deja peor que uno que dice honestamente que no puede: con la declaración firmada habéis dado por bueno algo que no comprobasteis, y eso consta. ## Lo que hace que respondan Lo mismo que con cualquier petición: pedir poco y concreto, con nombre completo de lo que se pide, plazo real y una razón que les importe a ellos. «Nos lo exige nuestro cliente» funciona mejor de lo que parece: la mayoría lo entiende porque le pasa lo mismo. > [!NOTE] > Guardad la petición aunque no llegue respuesta. Ante vuestro cliente, «lo pedimos el día X y no lo recibimos» es una posición muy distinta de «no lo pedimos». **¿Puedo exigirlo por contrato?** En renovaciones es lo habitual; consultadlo con vuestro asesor. **¿Y si un proveedor crítico se niega?** Es información para una decisión comercial, y conviene tomarla expresamente. **¿Sirve una auditoría de un tercero?** Suele ser lo más eficiente para los críticos, y evita duplicar esfuerzo con otros clientes suyos. ## Ejemplos **Una empresa exige evidencia documental a sus 180 proveedores y recibe respuesta de 40.** - Deja la declaración firmada para todos - Sube a evidencia solo con los 20 críticos → Consigue 18 de los 20 que importan, en vez de 40 dispersos entre los que no. **Se pide a los proveedores menos de lo que os piden a vosotros.** - Traslada el mismo listado hacia atrás → El hueco deja de quedarse en vuestro balance. **Cada proveedor responde en un formato distinto.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido se puede comparar. **Perseguir a treinta proveedores ocupa a una persona.** - Pide y recuerda de forma automática → La persona revisa en lugar de insistir. **Un cliente pregunta por un proveedor con nombre.** - Consulta el expediente de ese proveedor → Se contesta con una lista y no con una consulta. **La documentación de un proveedor caduca sin avisar.** - Registra vencimientos también de terceros → El hueco se cierra antes de la pregunta. --- --- id: KB-NO-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/responsabilidad-ampliada-del-productor idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-003, KB-NO-002] citadoPor: [KB-NO-012, KB-IU-011] --- # Responsabilidad ampliada del productor _Qué información hay que declarar y de dónde sale, sin entrar en qué os aplica._ **Responde a:** responsabilidad ampliada del productor documentación · declarar envases puestos en el mercado · sistema colectivo de gestión datos · rap qué tengo que declarar Quien pone un producto en el mercado responde también de lo que pasa con él cuando deja de usarse. En la práctica eso se traduce en declarar periódicamente cantidades y materiales — y esa declaración depende de datos que tienen vuestros proveedores. ## De dónde sale cada dato de una declaración | Dato | Quién lo tiene | Cómo se consigue | | --- | --- | --- | | Cantidad puesta en el mercado | Vosotros | De vuestro sistema de ventas | | Peso por unidad de envase | Vuestro proveedor | Ficha técnica, y cambia si cambia el envase | | Material y composición | Vuestro proveedor | Declaración, con su fecha | | Porcentaje reciclado, si aplica | Vuestro proveedor, a veces con ensayo | Certificado | > [!IMPORTANT] > Las tres últimas filas no las tenéis vosotros, y son las que hacen que una declaración salga bien o mal. Pedirlas cuando toca declarar es tarde: es el momento en que descubrís que el proveedor cambió de material hace ocho meses y nadie lo anotó. ## Lo que rompe una declaración **En corto** - Un cambio de proveedor sin actualizar la ficha. - Un cambio de formato de envase que nadie comunicó. - Y datos de peso estimados «porque el real no llegaba». > [!WARNING] > Declarar con datos estimados y presentarlos como reales es el error que más caro sale, porque queda por escrito y con vuestra firma. Si un dato no lo tenéis, la conversación es con vuestro proveedor y con quien os asesore, no con la hoja de cálculo. ## Marcos que se citan La responsabilidad ampliada del productor y sus obligaciones de información, los sistemas colectivos de gestión y sus requisitos de declaración, y la normativa de envases y residuos. Qué os corresponde declarar, con qué periodicidad y ante quién depende de vuestro producto y de vuestro país: confirmadlo con vuestro asesor o con vuestro sistema colectivo. > [!NOTE] > Marcar las fichas de envase con revisión anual y pedirlas de nuevo al cambiar de proveedor es lo único que hace que la declaración del año siguiente no sea una investigación. **¿Y si el proveedor no me da el peso exacto?** Es su ficha técnica; si no la tiene, es una señal sobre ese proveedor. **¿Cada cuánto se declara?** Depende del régimen que os aplique; consultadlo. **¿Sirve la ficha del año pasado?** Solo si el envase no ha cambiado, y eso hay que poder afirmarlo. ## Ejemplos **Una empresa prepara su declaración anual y descubre que dos envases cambiaron de material.** - Pide las fichas nuevas y marca todas con revisión anual → La declaración del año siguiente se prepara en una tarde en lugar de en una investigación de tres semanas. **El dato a declarar está en tres sistemas distintos.** - Lo reúne en un mismo expediente durante el año → La declaración se prepara sin campaña. **Falta el dato de un proveedor en el último momento.** - Lo pide según se va generando → El plazo no depende de la agenda de otro. **Se declara una cifra y no se guarda el respaldo.** - Guarda el respaldo junto a lo declarado → La revisión posterior tiene con qué contestarse. **Nadie sabe cómo se calculó la cifra del año pasado.** - Registra el criterio junto al cálculo → La cifra es explicable años después. **Se estima una parte sin decirlo.** - Declara qué parte es estimación y con qué criterio → Lo declarado es defendible. --- --- id: KB-NO-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/probar-el-origen-de-una-materia-prima idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-NO-005] citadoPor: [KB-IU-010, KB-NO-016, KB-NO-022] --- # Probar el origen de una materia prima _Qué hay que poder demostrar cuando el origen deja de ser un dato y pasa a ser una obligación._ **Responde a:** probar el origen de la madera · trazabilidad de materias primas · declaración de diligencia debida · de dónde viene mi materia prima documentación Para varias materias primas —madera, papel y cartón, aceite de palma, soja, cacao, café, caucho, y el ganado ligado a ellas— el origen ha pasado de ser información comercial a ser una obligación documental. Y con una particularidad incómoda: no basta con el país, hay que poder señalar la parcela. ## Lo que hay que poder enseñar | Elemento | Qué significa en la práctica | | --- | --- | | Dónde se produjo | Coordenadas de la parcela, no la provincia | | Cuándo | Fecha o periodo de producción | | Quién lo vendió | Cadena completa hasta vosotros, sin saltos | | Qué comprobasteis | Evaluación del riesgo y qué hicisteis con él | > [!IMPORTANT] > El cuarto es el que casi todos olvidan y el único que depende solo de vosotros. Los tres primeros os los tienen que dar; el cuarto lo hacéis vosotros, y su ausencia es lo que convierte un expediente incompleto en un incumplimiento. ## Por dónde empezar si aún no tenéis nada 1. **Listad qué compráis que esté afectado** — Suele ser menos de lo que parece: tres o cuatro referencias. 2. **Mirad quién os lo vende** — Un importador grande ya tendrá el expediente; un intermediario pequeño, probablemente no. 3. **Pedid lo mismo a todos, por escrito** — Una petición idéntica es lo que hace comparables las respuestas. 4. **Y guardad también las negativas** — Un proveedor que no puede dar el origen es una decisión que tenéis que tomar, y conviene que conste cuándo lo supisteis. > [!WARNING] > El punto ciego habitual es el producto transformado. Si compráis un embalaje ya fabricado, la obligación no desaparece porque vosotros no vieseis el árbol: viaja con el producto. ## Cómo se sostiene en el tiempo **En corto** - Cada lote que entra, con su documentación de origen enlazada. - Una revisión periódica de los proveedores afectados, no una única campaña. - Y aviso cuando una declaración caduca o el proveedor cambia de origen. > [!NOTE] > Esto encaja con lo que ya hacéis para otras cosas: es documentación por proveedor, con caducidad y con recordatorio. Lo específico es qué se pide y con qué precisión, no el mecanismo. **¿Vale una declaración firmada del proveedor?** Es el punto de partida, no el final: hay que poder respaldarla. **¿Y si el proveedor está fuera de la UE?** La obligación es de quien introduce el producto en el mercado; suele recaer en vosotros. **¿Cuánto hay que guardarlo?** Años, no meses. Guardadlo donde se pueda encontrar, no en un correo. ## Ejemplos **Una empresa de embalaje descubre que su cartón está afectado y su proveedor no da coordenadas.** - Pide lo mismo por escrito a los tres proveedores - Registra la negativa con fecha y evalúa el riesgo → Cambia de proveedor con una razón documentada, en lugar de descubrirlo en una inspección. **El origen lo afirma el proveedor y no hay nada más.** - Pide el documento que lo respalda → La afirmación deja de ser solo una afirmación. **Se mezclan partidas de orígenes distintos.** - Registra qué partida entró en qué producción → Se puede decir qué salió de dónde. **Un cliente pregunta por el origen de un envío concreto.** - Consulta el expediente de esa entrega → Se contesta por la entrega y no por el catálogo. **El proveedor cambia de origen y no lo comunica.** - Pide que informe de cualquier cambio → El cambio llega antes que la pregunta. **El documento de origen se guarda por proveedor.** - Lo guarda también asociado a la partida → Se responde por envío concreto. --- --- id: KB-NO-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/obligaciones-que-llegan-por-fecha idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-001, KB-NO-006] citadoPor: [KB-TZ-017] --- # Obligaciones que llegan por fecha _Facturación electrónica, informes de sostenibilidad, pasaporte de producto: cómo prepararse sin adivinar._ **Responde a:** cuándo me obliga la facturación electrónica · prepararse para una normativa que entra en vigor · calendario de obligaciones digitales · qué normativas nos afectan por tamaño Cada cierto tiempo aparece una obligación con fecha: a partir de tal día habrá que emitir de otra forma, informar de algo nuevo o poder demostrar algo que antes no se pedía. Y casi siempre llega antes por arrastre que por ley: os lo exige un cliente grande dos años antes de que os obligue la norma. ## El patrón se repite siempre | Fase | Qué pasa | Qué conviene hacer | | --- | --- | --- | | Se aprueba | Fecha lejana, poca información práctica | Anotar la fecha y quién en la empresa se entera | | Se acerca | Los clientes grandes empiezan a pedirlo | Prepararlo por esta vía, no por la legal | | Entra en vigor por tramos | Primero los grandes, luego el resto | Saber en qué tramo estáis, que no siempre es obvio | | Es exigible | Ya no hay margen | Debería estar hecho hace meses | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la útil. Cuando un cliente grande os pide algo «para adelantarse», eso es el aviso real: lo que hoy es un requisito comercial va a ser una obligación, y ya tenéis un motivo concreto para montarlo. ## Cómo prepararse sin gastar de más 1. **Averiguad en qué tramo caéis** — Depende de tamaño, sector o facturación, y suele haber una prórroga que nadie recuerda. 2. **Mirad qué de lo que pide ya tenéis** — Casi siempre bastante: lo que falta suele ser la forma, no el dato. 3. **Empezad por lo que sirve igual sin la norma** — Tener trazabilidad, o documentación por proveedor al día, vale con norma y sin ella. 4. **Y dejad constancia de cuándo os pusisteis** — Si llega tarde, poder demostrar cuándo empezasteis es lo que separa un retraso de una dejadez. > [!WARNING] > No compréis herramientas específicas «para cumplir la norma X» hasta saber en qué tramo estáis y qué os pide vuestro cliente principal. La mitad de esas compras se hacen dos años antes de hacer falta y con un alcance que luego cambia. ## Lo que casi todas piden por debajo **En corto** - Poder demostrar el origen y el recorrido de algo. - Tener la documentación de terceros al día y con fecha. - Y poder enseñar quién hizo qué y cuándo, sin reconstruirlo. Por eso trabajar en esos tres frentes rinde para cualquier normativa que venga: son el denominador común de casi todas, y ninguna se cumple con un documento aislado. > [!NOTE] > Las normativas concretas cambian y sus fechas se mueven. Lo que no cambia es que llegan pidiendo pruebas, no declaraciones — y las pruebas se generan mientras trabajáis o no se generan. **¿Cómo sé si me afecta?** Preguntad a vuestra asesoría por el tramo y a vuestro cliente principal por su calendario. **¿Y si somos muy pequeños?** Muchas empiezan por los grandes, pero llegan por la cadena antes que por la ley. **¿Compensa adelantarse?** Si un cliente ya lo pide, sí. Si no lo pide nadie todavía, preparad la base y esperad. ## Ejemplos **Una pyme oye que una nueva obligación entra en vigor y se plantea comprar una herramienta.** - Comprueba su tramo y pregunta a su cliente principal - Empieza por tener la documentación de proveedores al día → Llega a la fecha preparada y sin haber comprado nada que después no encajaba. **Se espera a la fecha para empezar a prepararse.** - Empieza por lo que depende de terceros → La espera corre en paralelo. **Nadie sabe qué fechas afectan a la empresa.** - Mantiene una lista de fechas con responsable → Ninguna llega por sorpresa. **La fecha se acerca y falta información de proveedores.** - Pide con antelación y recuerda solo → El plazo no depende de la agenda de otro. **Se prepara todo y luego cambia el plazo.** - Revisa las fechas periódicamente → El trabajo se ajusta al calendario real. **Cada área se entera por su cuenta.** - Comparte el calendario en un solo sitio → Nadie duplica ni se queda fuera. --- --- id: KB-NO-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/envases-y-residuos-en-una-empresa-pequena idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-002, KB-NO-009, KB-NO-026] citadoPor: [KB-NO-003] --- # Envases y residuos en una empresa pequeña _Lo mínimo que hay que poder enseñar sin montar un departamento para ello._ **Responde a:** obligaciones de envases para pymes · documentación de residuos empresa pequeña · declaración de envases qué hay que guardar · gestor de residuos qué papeles me da Las obligaciones sobre envases y residuos se explican casi siempre pensando en industrias grandes, y eso hace que una empresa de quince personas concluya que no le aplica o que le aplica todo. Suele ser lo primero en parte y lo segundo en menos medida de lo que teme. ## Los tres frentes, en una empresa pequeña | Frente | Qué hay que poder enseñar | Cada cuánto | | --- | --- | --- | | Lo que ponéis en el mercado | Cuántos envases y de qué material | Anual, si estáis obligados a declarar | | Lo que generáis | Qué residuos, cuánto y a quién se los dais | Cada retirada | | A quién se lo dais | Que es un gestor autorizado y su autorización está vigente | Comprobación periódica | > [!IMPORTANT] > El tercero es el único que puede convertirse en un problema serio y el más fácil de resolver: pedir la autorización del gestor, guardarla con su fecha de caducidad y que avise cuando toque renovar. Entregar residuos a alguien no autorizado es responsabilidad vuestra, no suya. ## Lo que hay que guardar de cada retirada **En corto** - El documento que acredita el traslado, con fecha. - Qué se retiró y cuánto. - Y quién lo retiró, con su autorización vigente ese día. Con eso, las tres preguntas de una inspección se responden abriendo un expediente. Sin eso, se responden buscando albaranes en una carpeta de facturas. ## Cómo se organiza sin dedicarle a nadie 1. **Un expediente por gestor** — Con su autorización y su caducidad dentro. 2. **Cada retirada, con su documento enlazado** — Foto del albarán al recogerlo vale: lo importante es que no se quede en un taco de papeles. 3. **Un aviso anual para lo que haya que declarar** — Es el que se olvida, porque pasa una vez al año. 4. **Y los datos de envases, si os aplica, según se facture** — Reconstruir un año entero en diciembre es lo que hace que parezca imposible. > [!WARNING] > Cuidado con dar por hecho que «lo lleva la gestoría». La gestoría hace las declaraciones con los datos que le deis; la comprobación de que el gestor de residuos está autorizado y la conservación de los documentos de traslado son vuestras. > [!NOTE] > Si vendéis producto envasado a otros países, las obligaciones cambian por país y a veces exigen registro local. Es el punto donde más pymes descubren tarde que tenían una obligación. **¿Aplica si solo tenemos oficina?** Los residuos de oficina también tienen su vía; la carga es mucho menor. **¿Cuánto hay que guardar los documentos?** Años. Es de lo que más se pide en inspección. **¿Y si el gestor deja de estar autorizado?** Hay que dejar de entregarle residuos: por eso importa la fecha de caducidad. ## Ejemplos **Una empresa de quince personas guarda los albaranes de residuos con las facturas.** - Abre un expediente por gestor con su autorización y caducidad - Enlaza cada retirada con su documento → Responde a una inspección en minutos y detecta a tiempo la caducidad de una autorización. **Se monta un procedimiento largo para una empresa de ocho personas.** - Guarda lo que ya se genera y lo organiza → Se cubre lo esencial sin un departamento. **Los justificantes están en una carpeta física.** - Los captura y guarda en el expediente → Se encuentran sin ir al archivador. **Nadie sabe qué se retiró el año pasado.** - Consulta el histórico por periodo → El dato existe cuando lo piden. **Se pierde un justificante y no se puede reclamar.** - Guarda copia propia al recibirlo → No se depende del archivo del gestor. **Se descubre lo que falta el día de una visita.** - Revisa el expediente una vez al trimestre → Los huecos se cierran con tiempo. --- --- id: KB-NO-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/mandar-trabajadores-a-otro-pais idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-CN-005] citadoPor: [KB-LE-018, KB-NO-023] --- # Mandar trabajadores a otro país _Un montaje, una obra o un servicio fuera: la documentación va con la persona y por delante._ **Responde a:** desplazar trabajadores a otro país documentación · declaración previa de desplazamiento · trabajadores desplazados requisitos · montaje en el extranjero papeleo Mandar a tres personas a montar algo fuera durante dos semanas parece un asunto logístico, y es sobre todo documental. Hay obligaciones que se cumplen **antes** de que salgan, y una inspección en destino puede pedir en el propio sitio papeles que están en vuestra oficina. ## Lo que suele hacer falta | Documento | Cuándo | Dónde tiene que estar | | --- | --- | --- | | Declaración previa de desplazamiento | Antes de salir | Presentada en destino | | Documento de legislación de seguridad social aplicable | Antes de salir | Con la persona | | Contrato y condiciones aplicables | Antes de salir | Accesible, a menudo traducido | | Formación y aptitud del puesto | Vigente esos días | Con la persona | | Y un representante localizable | Durante el desplazamiento | Designado por escrito | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que más sorprende: muchos países exigen designar a alguien localizable durante el desplazamiento, y no basta con «llamad a la central». Es un requisito formal que se cumple con un nombre y un contacto, y que casi nadie prepara. ## Por qué se complica en la práctica 1. **Los requisitos cambian por país** — Y por sector. Lo que valió en un país no vale en el siguiente. 2. **Cambian sin aviso** — Lo que hicisteis hace dos años puede estar desactualizado. 3. **La documentación se pide en el sitio** — En una obra, a un inspector, con el móvil como única herramienta. 4. **Y hay que poder demostrarlo después** — A veces meses después, cuando el desplazamiento ya terminó. > [!WARNING] > El error caro es preparar el desplazamiento con la documentación en una carpeta del ordenador de la oficina. Si el inspector pregunta en destino y la persona no puede enseñar nada desde el móvil, el resultado es el mismo que no tenerlo. ## Cómo se organiza **En corto** - Un expediente por desplazamiento, no por persona ni por proyecto. - Con las personas que van, sus documentos vigentes esos días y la declaración presentada. - Accesible desde el móvil de quien viaja. - Y conservado después, con la fecha de todo. > [!NOTE] > Lo mismo aplica al revés: si recibís a trabajadores de una empresa extranjera en vuestras instalaciones, sois vosotros quienes deberéis poder acreditar que comprobasteis su documentación. **¿Aplica a un viaje de dos días?** Depende del país y del tipo de trabajo; muchos no distinguen por duración. **¿Y si es un autónomo y no un empleado?** Cambian los documentos, no la obligación de poder acreditarlo. **¿Quién debe conocer los requisitos?** Alguien concreto de vuestra empresa; delegarlo entero en el cliente de destino no os exime. ## Ejemplos **Una empresa manda a tres montadores al extranjero con la documentación en la oficina.** - Abre un expediente por desplazamiento accesible desde el móvil - Designa por escrito al representante localizable → La inspección en destino se resuelve en el sitio y queda constancia para después. **Se decide quién va la semana antes del viaje.** - Comprueba por persona qué documentación tiene al día → El desplazamiento no se descubre bloqueado en el aeropuerto. **La documentación va con la persona en papel.** - La lleva también accesible desde el móvil → Un papel perdido deja de parar el trabajo. **Cambia una persona a última hora.** - Mantiene al día a más gente de la que viaja → El cambio se resuelve eligiendo a quien puede ir. **El cliente de destino pide papeles distintos.** - Pregunta el listado antes de preparar nada → Se prepara lo que allí piden y no lo de aquí. **Nadie sabe qué caduca antes del desplazamiento.** - Avisa de los vencimientos con antelación → Las renovaciones se hacen antes de viajar. --- --- id: KB-NO-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/cuestionarios-de-seguridad-de-clientes idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-IC-010, KB-NO-021, KB-NO-027] citadoPor: [KB-AD-016] --- # Cuestionarios de seguridad de clientes _Un cliente grande manda cien preguntas sobre cómo tratáis su información. Cómo se responde sin morir en el intento._ **Responde a:** cuestionario de seguridad de un cliente · nos piden la iso 27001 · responder a un cuestionario de proveedor sobre datos · evaluación de riesgo de proveedores tecnología Llega un cuestionario de un cliente grande con decenas o cientos de preguntas sobre cómo guardáis su información, quién accede a ella y qué pasaría si algo fallara. Marcos como ISO 27001, NIS2 o el RGPD aparecen por su nombre, y la reacción típica —contestar deprisa para no frenar el contrato— es la que después se paga. ## Los cuatro bloques que se repiten | Bloque | Qué preguntan | Con qué se responde | | --- | --- | --- | | Quién accede | Cómo se dan y se quitan los accesos | Vuestra política y el registro de actividad | | Dónde están los datos | Ubicación, proveedores, subcontratistas | La lista de a quién usáis y para qué | | Qué pasa si falla algo | Copias, recuperación, aviso de incidentes | Vuestro plan, aunque sea corto | | Y qué certificaciones tenéis | Certificados vigentes y su alcance | El certificado, con su alcance y su fecha | > [!IMPORTANT] > La segunda parte de la última fila es la que hunde a mucha empresa: no basta con tener un certificado, hay que decir **qué alcance tiene**. Un certificado que cubre una sede o un servicio concreto y se presenta como si cubriera toda la empresa se detecta en la primera revisión y cuesta credibilidad para todo lo demás. ## Cómo se responde sin repetir el trabajo cada vez 1. **Guardad las respuestas dadas, no solo el cuestionario** — El 80 % de las preguntas se repiten entre clientes; responder de cero cada vez es el error caro. 2. **Con la fecha de cada respuesta** — Lo que era cierto hace dos años puede no serlo; una respuesta sin fecha se copia y envejece sola. 3. **Con quién la validó** — Las respuestas técnicas las valida quien sabe, no quien rellena el formulario. 4. **Y sin prometer lo que no hacéis** — Marcar «sí» en algo que no tenéis montado se convierte en un incumplimiento contractual el día que lo comprueben. > [!WARNING] > El punto cuarto es el que más problemas genera y el que más se hace sin darse cuenta. Un «sí» de más en un cuestionario no es una exageración comercial: pasa a formar parte de lo que habéis declarado a ese cliente, y si un día hay un incidente, se compara vuestra respuesta con la realidad. ## Lo que sí depende de vosotros aunque no tengáis certificaciones **En corto** - Poder decir quién accede a qué y demostrarlo con un registro. - Saber a qué proveedores dais datos y para qué. - Tener escrito qué haríais ante un incidente, aunque sea en una página. - Y poder enseñar que la documentación de terceros la comprobáis de verdad. Esas cuatro cosas se responden con lo que ya hacéis si lo tenéis registrado, y son las que más pesan en la evaluación de una empresa pequeña, por encima de tener o no un sello. > [!NOTE] > Los marcos concretos, sus plazos y a quién obligan cambian por país, por sector y por tamaño, y se mueven. Lo que aquí se describe es cómo organizar la respuesta; **qué os aplica a vosotros y desde cuándo es una consulta para vuestro asesor**, no algo que convenga deducir de un cuestionario. **¿Hace falta certificarse para vender a una empresa grande?** No siempre; muchas aceptan respuestas y evidencias sin certificado. Preguntadlo antes de invertir. **¿Puedo reutilizar las respuestas de otro cliente?** Sí, y es lo razonable; lo que no vale es reutilizarlas sin revisar la fecha. **¿Y si una respuesta es «no lo tenemos»?** Es una respuesta válida, sobre todo si decís qué haríais en su lugar. Mentir no lo es. ## Ejemplos **Una pyme recibe un cuestionario de seguridad de un cliente grande y lo rellena en una tarde.** - Guarda las respuestas con fecha y quién las validó - Corrige dos «sí» que no correspondían a nada montado → El siguiente cuestionario se responde en dos horas y sin declarar nada que no puedan sostener. **Cien preguntas y dos semanas de plazo.** - Parte de las respuestas del cuestionario anterior → Se empieza desde algo y no desde cero. **Se contesta que sí a algo que no se puede respaldar.** - Enlaza cada respuesta con su documento → Se contesta lo que se puede demostrar. **Los documentos que se adjuntan siempre están dispersos.** - Reúne el expediente de empresa en un sitio → Adjuntar deja de ser la mitad del trabajo. **Se detectan huecos y se olvidan al entregar.** - Anota lo que faltaba como agenda del año → El siguiente cuestionario encuentra menos huecos. **Cada cliente pregunta lo mismo con otro formulario.** - Reutiliza el mismo fondo documental → El tercer cuestionario cuesta una tarde. --- --- id: KB-NO-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/la-declaracion-de-conformidad idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-007, KB-IU-004, KB-NO-025] citadoPor: [KB-NO-018, KB-NO-022, KB-NO-024, KB-NO-029] --- # La declaración de conformidad _El documento que dice que vuestro producto cumple, quién lo firma y por qué no se puede copiar del proveedor._ **Responde a:** qué es una declaración de conformidad · quién firma la declaración ce · el proveedor me manda su declaración vale · documentación técnica de producto marcado ce Si ponéis un producto en el mercado, antes o después alguien os pide su declaración de conformidad. Es un documento breve —cabe en una página— y a la vez el que más malentendidos genera, porque parece un certificado que alguien os da y no lo es: es una declaración que hacéis vosotros. ## Qué es y qué no es | Es | No es | | --- | --- | | Una declaración propia sobre vuestro producto | Un certificado que emite un tercero | | Firmada por alguien de vuestra empresa | Algo que firme el proveedor por vosotros | | Respaldada por documentación técnica que conserváis | Un papel suelto que se rellena | | Referida a un producto o familia concreta | Válida para todo vuestro catálogo | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que cambia la conversación entera: no os la da nadie, la hacéis vosotros. Y al firmarla asumís que existe detrás documentación técnica que la respalda. Si alguna vez os la piden y la tenéis, la siguiente pregunta será por esa documentación — y es la que hay que tener preparada, no la declaración. ## El error más frecuente > [!WARNING] > Reenviar la declaración del proveedor como si fuera la vuestra. La suya cubre **su** producto tal como él lo pone en el mercado; si vosotros lo transformáis, lo ensambláis con otras cosas o lo vendéis bajo vuestra marca, ese documento ya no describe lo que vosotros ponéis en el mercado. Es un fallo que se detecta en cuanto alguien compara nombres, y deja mal todo lo demás que hayáis presentado. ## Lo que conviene tener guardado y localizable **En corto** - La declaración firmada, con la persona y la fecha. - La documentación técnica que la respalda, aunque no se entregue a nadie. - Las declaraciones de los componentes que compráis, que la alimentan pero no la sustituyen. - Y las versiones anteriores, para saber qué se declaró de lo que vendisteis hace tres años. El último punto es el que se descuida siempre y el que hace falta cuando llega una reclamación de una unidad antigua: lo que importa entonces no es lo que declaráis hoy, sino lo que declarabais cuando esa unidad salió. ## Cuándo hay que rehacerla 1. **Cuando cambia el producto** — Un componente distinto, una versión nueva, un cambio de fabricante. 2. **Cuando cambia lo que se le exige** — Las referencias que cita la declaración pueden actualizarse. 3. **Y cuando cambia quién lo pone en el mercado** — Si pasáis a venderlo bajo vuestra marca, la declaración es vuestra desde ese día. > [!NOTE] > Qué productos necesitan declaración, qué debe citar exactamente y qué documentación técnica hay que conservar depende del tipo de producto y del mercado, y se actualiza. **Eso se confirma con vuestro asesor o con el organismo que corresponda**; lo que aquí se explica es la mecánica documental: quién firma, qué respalda y qué hay que poder enseñar años después. **¿La puede firmar cualquiera?** Alguien con capacidad para obligar a la empresa. No el comercial que la manda. **¿Vale en inglés?** Suele exigirse en la lengua del país donde se comercializa; preguntadlo antes de traducir. **¿Hay que entregarla al cliente?** Con frecuencia sí, y en muchos casos acompaña al producto. Conservad constancia de a quién se le mandó. ## Ejemplos **Una empresa vende bajo su marca un equipo que ensambla con componentes comprados.** - Deja de reenviar la declaración del fabricante del componente - Emite la suya y guarda la documentación técnica que la respalda → Cuando un cliente grande la pide, entrega un documento que describe lo que de verdad vende. **Se copia la del proveedor cambiando el nombre.** - Emite la propia sobre el expediente propio → El documento dice lo que vosotros podéis sostener. **Nadie sabe quién debe firmarla.** - Lo aclara con el asesor antes de emitirla → La firma corresponde a quien puede darla. **Se emite y no se guarda lo que la respalda.** - Guarda el expediente técnico junto a ella → La portada tiene detrás lo que la sostiene. **Cambia el producto y la declaración sigue igual.** - Revisa la declaración con cada cambio → El documento describe lo que se vende hoy. **Un cliente pide la declaración de una versión antigua.** - Conserva cada versión con su fecha → Se entrega la que amparaba esa venta. --- --- id: KB-NO-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/cuando-os-piden-datos-de-sostenibilidad idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-NO-010] citadoPor: [KB-IU-013] --- # Cuando os piden datos de sostenibilidad _Un cliente grande os manda un cuestionario ambiental. Qué se puede responder con lo que ya tenéis y qué no conviene inventar._ **Responde a:** cuestionario ambiental de un cliente · nos piden la huella de carbono · datos de sostenibilidad para un proveedor · informe de sostenibilidad pyme Cada vez más, un cliente grande que os compra os pide datos ambientales: consumo, residuos, origen de materiales, a veces huella. No os lo piden por convicción: se lo piden a ellos y necesitan la parte que les toca a través vuestro. Y la mayoría de esas preguntas se responden con lo que ya tenéis, si está localizable. ## Los tres tipos de pregunta, y de dónde sale cada una | Tipo | Ejemplo | De dónde sale la respuesta | | --- | --- | --- | | Lo que ya medís por obligación | Residuos entregados a gestor, consumos facturados | De vuestros propios documentos | | Lo que sabéis pero no habéis reunido | Qué materiales compráis y a quién | De la documentación de proveedores | | Lo que hay que calcular | Huella asociada a un producto o a un envío | De un cálculo con criterios, no de un documento | > [!IMPORTANT] > La diferencia entre los dos primeros y el tercero es la que evita meterse en un lío. Los dos primeros son **recopilación**: tenéis los datos y hay que juntarlos. El tercero es un **cálculo con supuestos**, y una cifra calculada sin método detrás se convierte en una afirmación que tendréis que sostener cada año y que un cliente puede pedir que os auditen. ## Cómo se responde sin comprometeros de más 1. **Separad lo medido de lo estimado, y decidlo** — «Consumo real de factura» y «estimación basada en X» son dos respuestas distintas y las dos son válidas si se etiquetan. 2. **Responded con el periodo y la fuente** — Un dato sin periodo ni origen no vale para quien lo recibe, y os obliga a rehacerlo. 3. **No prometáis mejoras que no tengáis decididas** — Un compromiso en un cuestionario acaba en el contrato del año siguiente. 4. **Y guardad lo respondido, con fecha** — El año que viene os preguntarán lo mismo y tendréis que ser coherentes. > [!WARNING] > El punto cuatro es el que pilla a más empresas al segundo año. Un cuestionario respondido de memoria hoy y otro respondido de memoria dentro de doce meses se contradicen casi siempre — y esa contradicción, para el cliente, vale más que cualquiera de las dos cifras. Guardar lo respondido no es burocracia: es lo que hace que la segunda respuesta sea defendible. ## Lo que ya tenéis y sirve **En corto** - Documentos de traslado de residuos y quién los retira. - Consumos de las propias facturas de suministro. - Origen y certificaciones de las materias primas que compráis. - Y la documentación de transporte, si os preguntan por envíos. Con esas cuatro cosas se cubre la mayor parte de un cuestionario de proveedor típico. Lo que no se cubre con ellas es justo lo que conviene mirar con alguien antes de contestar. > [!NOTE] > Los marcos de reporte de sostenibilidad, a quién obligan y desde cuándo se están moviendo, y lo que hoy es voluntario para vosotros puede llegar por vuestro cliente antes que por la norma. **Qué os aplica y con qué alcance es una consulta para vuestro asesor**; aquí solo se describe cómo organizar la respuesta con lo que ya existe en vuestros documentos. **¿Puedo decir que no lo medimos?** Sí, y es mejor que inventarlo. Añadid qué sí medís y desde cuándo. **¿Hace falta certificarse?** Para responder a un cuestionario, casi nunca. Preguntad antes de invertir. **¿Y si el cliente insiste en un dato que no tenemos?** Entonces es una decisión de negocio: calcularlo con método o decir que no está disponible. ## Ejemplos **Una pyme recibe un cuestionario ambiental de su mayor cliente y se plantea estimar cifras.** - Responde con lo medido y etiqueta lo estimado - Guarda las respuestas con su periodo y su fuente → El año siguiente responde en una tarde y sin contradecirse, que es lo que el cliente comprueba. **Se responde con cifras que nadie puede respaldar.** - Responde con lo que ya se mide y lo dice → Lo declarado se sostiene. **Se deja en blanco lo que no se tiene.** - Explica qué no se mide todavía y desde cuándo se hará → Un hueco explicado se lee como una nota. **Los datos están en facturas y albaranes sin agrupar.** - Reúne lo que ya existe en un expediente → Se descubre que hay más de lo que parecía. **Cada año se rehace desde cero.** - Guarda lo respondido con su respaldo → El año siguiente se parte de ahí. **Un dato depende de un proveedor que no contesta.** - Registra la petición y su respuesta → El hueco queda documentado y no en blanco. --- --- id: KB-NO-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/obligaciones-que-os-traslada-un-cliente idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-LE-013] citadoPor: [KB-NO-028] --- # Obligaciones que os traslada un cliente _Lo que firmáis en su contrato puede convertir su obligación en vuestra, y eso no se puede deshacer después._ **Responde a:** el contrato del cliente me obliga a más · cláusulas de cumplimiento en un contrato de suministro · me exigen lo que le exigen a él · aceptar obligaciones de la cadena de suministro Una parte creciente de lo que se os exige no viene de una norma que os aplique a vosotros: viene de un contrato. Vuestro cliente tiene obligaciones y las traslada aguas abajo, y en el momento en que firmáis, esas obligaciones dejan de ser suyas y pasan a ser exigibles a vosotros por contrato. ## Las cláusulas que más se firman sin leer | Lo que dice | Lo que implica de verdad | | --- | --- | | «Cumplirá la normativa aplicable» | Genérico y razonable; el problema son las siguientes | | «Trasladará estas obligaciones a sus proveedores» | Tenéis que hacer con los vuestros lo que él hace con vosotros | | «Facilitará auditorías, también de su cadena» | Podéis tener que abrir a terceros lo que no es vuestro | | «Notificará en un plazo cualquier incidencia» | Un plazo contractual que corre aunque nadie lo recuerde | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más trabajo genera y la que menos se cuantifica al firmar. Aceptar trasladar obligaciones significa montar con vuestros proveedores el mismo control que os están montando a vosotros — con las mismas peticiones, las mismas renovaciones y la misma insistencia. No es una cláusula, es un proceso que hay que sostener durante toda la vida del contrato. ## Qué mirar antes de firmar 1. **Qué se os pide hacer, no qué se os pide cumplir** — Cumplir una norma es una cosa; acreditarla cada trimestre ante alguien es otra. 2. **Con qué frecuencia y ante quién** — Es lo que convierte una cláusula en carga de trabajo recurrente. 3. **Qué pasa si un proveedor vuestro no colabora** — Porque responderéis vosotros, y conviene saber con qué margen. 4. **Y qué plazos empiezan a correr solos** — Notificaciones e incidencias: los plazos contractuales no avisan. > [!WARNING] > El matiz que sorprende cuando llega: **una obligación trasladada por contrato os obliga aunque la norma original no os aplique**. Podéis estar fuera del ámbito de un marco por tamaño o por sector y aun así tener que cumplirlo con ese cliente, porque lo firmasteis. Y funciona en las dos direcciones: si vosotros trasladáis a vuestros proveedores, ellos quedan obligados con vosotros de la misma forma. ## Lo que conviene tener montado si aceptáis **En corto** - La lista de qué exige cada cliente, por cliente: no todos piden lo mismo. - Los plazos de notificación, como avisos y no como buena memoria. - La cadena hacia abajo, con las mismas renovaciones que os exigen a vosotros. - Y la constancia de haberlo hecho, que es lo que se pide en la auditoría. Lo primero evita el error más caro: aplicar a todos los proveedores el criterio más exigente de vuestro cliente más estricto. Se hace por comodidad y multiplica el trabajo sin que nadie lo pida. > [!NOTE] > Qué marcos os aplican por vuestra actividad y cuáles solo por contrato es una distinción con consecuencias, y no siempre es evidente en el texto. **Antes de firmar cláusulas de cumplimiento amplias, conviene que las mire vuestro asesor**; después de firmar, ya no es una duda sino una obligación. **¿Se pueden negociar?** Con frecuencia sí, sobre todo la frecuencia y el alcance de las auditorías. **¿Y si el cliente cambia sus exigencias a mitad?** Depende de lo firmado: mirad si el contrato le deja actualizarlas unilateralmente. **¿Hay que trasladar todo a los proveedores pequeños?** Solo lo que se os exija trasladar, y adaptado: pedir lo imposible garantiza que no llegue. ## Ejemplos **Una empresa firma un contrato marco con una cláusula de traslado a su cadena.** - Cuantifica qué le obliga a pedir a sus proveedores antes de firmar - Monta la renovación solo para los proveedores afectados → Cumple con ese cliente sin aplicar su criterio a los otros ochenta proveedores. **Se firma el contrato sin leer el anexo documental.** - Revisa qué documentación compromete antes de firmar → Se sabe a qué se compromete la empresa. **Lo firmado depende de un proveedor que no lo sabe.** - Lo traslada al proveedor por escrito → La cadena se sostiene desde el principio. **Se firma un requisito imposible de cumplir.** - Lo negocia antes de firmar → El compromiso es realista. **Nadie sabe qué se comprometió con cada cliente.** - Guarda los compromisos junto al contrato → Se puede consultar sin releer el contrato entero. **El requisito cambia en una renovación y pasa desapercibido.** - Revisa los anexos en cada renovación → No se hereda un compromiso nuevo sin saberlo. --- --- id: KB-NO-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/el-mismo-producto-en-varios-paises idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-015, KB-NO-007] citadoPor: [KB-NO-025] --- # El mismo producto en varios países _El producto es idéntico y la documentación no. Lo que decide qué hace falta es el mercado de destino, no el vuestro._ **Responde a:** vender el mismo producto en otro país · documentación para exportar un producto · qué cambia al vender fuera · el importador me pide otros papeles La primera exportación se prepara como si fuera una venta más lejos. Y en lo comercial lo es. En lo documental no: el mismo producto, con la misma fábrica y el mismo lote, puede necesitar papeles distintos según a dónde vaya — y quien lo decide no sois vosotros ni vuestro cliente, es el mercado de destino. ## Qué se repite y qué cambia | Elemento | ¿Cambia por país? | Qué implica | | --- | --- | --- | | El producto en sí | No | Mismo lote, misma fábrica, mismos controles | | Lo que hay que declarar de él | Sí | Cada mercado exige sus propias afirmaciones | | El idioma y el contenido de la etiqueta | Sí | Y suele ser lo primero que rechazan en destino | | Quién responde ante la autoridad de allí | Sí | A menudo un importador o representante local, no vosotros | | Lo que os pedirán después | Sí | Y os lo pedirá ese representante, con sus plazos | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que sorprende y la que más relaciones tensa: **en muchos mercados quien responde ante la autoridad local es el importador**, así que las peticiones no os llegan de un organismo sino de vuestro propio cliente — y llegan con urgencia, porque a él le corren plazos que vosotros no veis. No es que se esté poniendo exigente: está trasladando una obligación suya. Entender eso cambia por completo el tono de esa conversación. ## Cómo se organiza sin duplicarlo todo 1. **Un expediente del producto, común** — Ensayos, composición, controles: eso no cambia por destino. 2. **Y una carpeta por mercado con lo específico** — Etiqueta, declaraciones y quién es el representante allí. 3. **Con la versión de etiqueta que se usó en cada envío** — Si algo se revisa, se revisa contra la de entonces. 4. **Y las peticiones del importador dentro del mismo sitio** — Suelen repetirse cada año y las contesta gente distinta. > [!WARNING] > Un detalle práctico que ahorra reclamaciones: **el mismo producto puede venderse con nombres distintos en cada mercado**, y si vuestro sistema lo trata como referencias separadas, acabaréis con documentación fragmentada de algo que es lo mismo. Conviene una referencia interna única, con los nombres comerciales colgando de ella. Cuando llega una consulta por el nombre de allí, se resuelve en un minuto en vez de en una mañana. ## Lo que conviene preguntar antes del primer envío **En corto** - Quién figura como responsable en destino y qué necesita de vosotros. - Qué tiene que decir la etiqueta y en qué idioma. - Y qué le pueden pedir a él, porque acabará pidiéndooslo a vosotros. > [!NOTE] > Qué requisitos aplican en cada mercado, quién debe figurar como responsable y qué documentación acompaña a cada envío se rige por la normativa de destino y por acuerdos comerciales. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro despachante**; aquí se trata de organizar lo vuestro para que responder no dependa de quién esté ese día. **¿Vale la misma declaración para todos los países?** Rara vez: cambia lo que hay que declarar y ante quién. **¿Puedo usar la etiqueta traducida sin más?** Traducir no es adaptar. El contenido exigido también cambia. **¿Y si el importador cambia?** Se rehace la parte de ese mercado; el expediente común se queda igual. ## Ejemplos **Un fabricante empieza a vender en dos países y crea una referencia distinta por nombre comercial.** - Unifica en una referencia interna con los nombres comerciales colgando y una carpeta por mercado → Una consulta por el nombre local llega a la documentación común sin duplicar nada. **Se manda a otro país la documentación del mercado propio.** - Pregunta el listado del mercado de destino → Se prepara lo que allí piden. **Un documento de aquí no existe allí con ese nombre.** - Explica la equivalencia por escrito → El hueco se lee como una nota y no como un fallo. **Se traducen cuarenta páginas que nadie pidió traducidas.** - Pregunta qué necesita traducción antes de traducir → Se traduce lo necesario. **Cada mercado se prepara desde cero cada año.** - Guarda la equivalencia explicada como documento propio → El año siguiente se reutiliza. **El mismo producto lleva etiquetas distintas por país.** - Guarda cada versión asociada a su mercado → Se sabe qué se vendió con qué etiqueta. --- --- id: KB-NO-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/cuando-vuestro-residuo-es-materia-prima-de-otro idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-003, KB-IU-011] citadoPor: [KB-IU-027] --- # Cuando vuestro residuo es materia prima de otro _Vender lo que antes pagabais por retirar es buen negocio, y cambia por completo lo que hay que poder demostrar._ **Responde a:** vender recortes y restos de producción · mi residuo es materia prima para otro · subproducto o residuo diferencia · dejar de ser residuo Los recortes de chapa, el serrín, el plástico limpio de producción, el suero: material que durante años salió por la puerta como residuo y que alguien está dispuesto a comprar. La operación tiene todo el sentido económico, y también un cambio de régimen que conviene entender antes de firmar. ## Tres situaciones que se parecen y no son iguales | Situación | Qué es el material | Qué se necesita | | --- | --- | --- | | Lo entregáis a un gestor autorizado | Residuo | La trazabilidad de residuos de siempre | | Lo vendéis a otra empresa como material | Sigue siendo residuo mientras no se acredite lo contrario | El reconocimiento que corresponda, antes de venderlo | | Nunca llegó a ser residuo en vuestro proceso | Puede ser un subproducto | Acreditarlo con criterios, no con un acuerdo entre las partes | | Lo regaláis para quitarlo de en medio | Residuo, igualmente | Que quien se lo lleve esté autorizado | > [!IMPORTANT] > La fila que más problemas da es la segunda, y el error es siempre el mismo: **llamarlo materia prima en una factura no lo convierte en materia prima**. Mientras no exista el reconocimiento que corresponda, el material sigue siendo residuo para la administración, con toda su trazabilidad — y quien lo entregó responde de lo que era en el momento de entregarlo, no de cómo lo llamó el comprador. Un acuerdo entre dos empresas no cambia la naturaleza de un material; lo cambia el cumplimiento de unos criterios. ## Lo que conviene tener del comprador antes de la primera carga **En corto** - Qué es exactamente y en qué condición debe salir de vuestras manos. - Que él pueda recibirlo legalmente en la condición en que se lo mandáis. - Quién transporta y con qué autorización. - Y qué pasa si un lote no cumple: lo devuelve, lo gestiona él, o vuelve a ser vuestro problema. > [!WARNING] > La pregunta que casi nadie hace y que aparece siempre: **¿qué ocurre cuando el comprador deja de querer el material?** Un cambio de precio, una parada de su planta o un lote rechazado, y de repente tenéis en el patio algo que ya no compra nadie y que sigue generándose cada día. Mantener viva la vía del gestor autorizado —aunque no la uséis— es lo que evita que esa semana se convierta en un problema mayor que el ahorro de un año. ## Cómo se documenta mientras dure 1. **Un expediente por material y por comprador** — Con lo que acredita en qué condición sale. 2. **Cada entrega con su cantidad, su fecha y su destino** — Lo mismo que llevabais como residuo: no se relaja porque ahora se venda. 3. **Y las analíticas o controles que hagáis** — Son lo que sostiene que cada lote cumplía. > [!NOTE] > Cuándo un material deja de ser residuo, qué figura corresponde a cada caso y qué autorizaciones hacen falta lo determina la normativa de residuos aplicable y la administración competente. **Esto se consulta con vuestro asesor antes de la primera venta**, no después de la primera inspección; aquí solo se explica por qué la conversación importa. **¿Puedo empezar a vender mientras se tramita?** Preguntadlo antes: entregarlo como material sin acreditarlo es el riesgo. **¿Y si el comprador dice que él ya lo tiene resuelto?** Que os lo enseñe: vuestra responsabilidad es de lo que entregáis. **¿Sirve el mismo registro que llevaba como residuo?** Sirve de base, y conviene no dejar de llevarlo. ## Ejemplos **Una empresa empieza a vender sus recortes a un transformador y deja de llevar el registro de salidas.** - Mantiene el registro por lote y comprueba en qué condición puede recibirlos el comprador → La venta sigue siendo buen negocio y cada carga se puede explicar tal como salió. **Lo que antes se retiraba ahora se vende y nadie cambia nada.** - Revisa qué documentación acompaña ahora a cada salida → La salida se documenta como lo que es. **El comprador pide caracterización del material.** - Guarda los análisis junto a la partida → Se entrega con la partida y no aparte. **Se mezclan partidas de calidades distintas.** - Registra qué entró en cada lote de salida → Se puede decir qué se vendió exactamente. **El comprador pregunta por una partida de hace meses.** - Conserva el expediente de cada salida → Se contesta sin reconstruir. **Se vende a varios compradores con exigencias distintas.** - Guarda qué se entregó a cada uno → Cada relación tiene su rastro. --- --- id: KB-NO-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/residuos-que-genera-otro-en-vuestras-instalaciones idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-003, KB-CN-011, KB-IU-027] citadoPor: [KB-NO-026] --- # Residuos que genera otro en vuestras instalaciones _Viene una empresa a hacer un trabajo y deja residuo. Quién responde de ese residuo no siempre es quien lo generó._ **Responde a:** residuos de una obra en mi empresa · el instalador se lleva los residuos · quién es el productor del residuo · residuos de una subcontrata Una reforma en la nave, el cambio de una máquina, un mantenimiento que deja aceite o filtros usados, unos escombros de una obra pequeña. Alguien viene, trabaja, y al terminar hay algo que retirar. La pregunta que casi nunca se hace a tiempo es de quién es ese residuo. ## Las tres situaciones que se confunden | Cómo se hizo | Quién lo gestiona | Qué conviene tener | | --- | --- | --- | | Se pactó que se lo lleva el contratista | Él, con su gestor | Lo pactado por escrito y sus documentos de retirada | | Se queda en vuestro contenedor | Vosotros | Como cualquier residuo vuestro | | Nadie lo habló | Se decide cuando ya está en el patio | Es el caso que hay que evitar | | El residuo es peligroso | Depende, y cambia todo | Consultarlo antes de que entre nadie | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que crea el problema real: **si no se pactó, el residuo se queda donde cae, y el que responde suele ser quien tiene las instalaciones**. Quien vino a trabajar se marcha, y lo que queda en vuestro patio pasa a ser vuestro a efectos prácticos. Eso no se arregla después con una llamada: se arregla en el presupuesto, escribiendo quién retira y con qué documentación. Es una línea en el contrato que ahorra la conversación entera. ## Qué pedir a quien viene a trabajar 1. **Que diga qué residuo va a generar** — Antes de empezar, no al terminar: cambia quién puede retirarlo. 2. **Quién lo retira y a qué gestor** — Y que el gestor esté autorizado para ese tipo de residuo. 3. **Los documentos de la retirada, en vuestro expediente** — Aunque lo gestione él, la pregunta os llegará a vosotros. 4. **Y qué pasa con lo que no se lleve ese día** — Lo que se queda «hasta la semana que viene» se queda meses. > [!WARNING] > Hay un caso especialmente delicado y frecuente: **el residuo peligroso que llega mezclado con el común**. Un bote de disolvente en el contenedor de escombros, unos trapos con aceite entre restos de embalaje. A partir de ahí el contenedor entero cambia de categoría, y quien responde de ese contenedor sois vosotros. Por eso conviene decir dónde va cada cosa antes de que empiecen, y no confiar en que el que viene lo sepa: en su empresa quizá lo tenga clarísimo y en la vuestra no sepa dónde está nada. ## Si los que trabajáis en casa ajena sois vosotros **En corto** - Preguntad quién retira antes de presupuestar: cambia el precio y la responsabilidad. - Llevaos lo vuestro salvo que esté pactado lo contrario, y dejad constancia. - Y entregad al cliente los documentos de retirada aunque no os los pida. > [!NOTE] > Quién tiene la condición de productor de un residuo, qué obligaciones lleva y cómo se reparte cuando interviene un contratista lo determina la normativa de residuos aplicable y lo que se haya pactado. **Eso lo concreta vuestro asesor antes de firmar el trabajo**; aquí se explica por qué conviene hablarlo antes y no después. **¿Basta con que el contratista diga que se lo lleva?** Que lo diga por escrito y os pase la documentación de retirada. **¿Y si aparece residuo que nadie esperaba?** Se para y se decide: lo que se improvisa en el patio sale caro. **¿Aplica a un mantenimiento pequeño?** Sí, y ahí es donde más se olvida: filtros, aceites, lámparas, baterías. ## Ejemplos **Una empresa cambia una máquina y el instalador deja aceite usado y embalajes en el patio.** - Pacta por escrito quién retira cada cosa antes de que empiece el trabajo → El residuo sale con quien lo generó y su documentación de retirada queda en el expediente. **Una empresa externa deja residuo y nadie lo registra.** - Registra qué dejó, cuándo y quién → El residuo tiene origen conocido. **Se asume que se lo lleva quien lo generó.** - Lo pacta por escrito antes del trabajo → La responsabilidad queda decidida antes y no después. **El residuo se queda semanas y nadie lo reclama.** - Avisa de lo que lleva demasiado tiempo → El caso se afronta al mes y no al año. **Se retira mezclado con el propio.** - Registra el origen antes de agrupar → El histórico sigue siendo cierto. **Nadie sabe qué empresas dejaron residuo este año.** - Consulta el registro por proveedor → La pregunta se contesta con un dato. --- --- id: KB-NO-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/condiciones-de-trabajo-de-vuestro-proveedor idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-NO-008] citadoPor: [KB-NO-014] --- # Las condiciones de trabajo de vuestro proveedor _Un cliente pregunta cómo trabaja quien os suministra. No es una encuesta: es una obligación que os han trasladado._ **Responde a:** me piden datos sociales de mis proveedores · diligencia debida en la cadena de suministro · como se yo como trabaja mi proveedor · cuestionario de derechos humanos proveedores Llega un cuestionario de un cliente grande y, entre las preguntas de siempre, hay tres nuevas: si vuestros proveedores tienen convenio, si hay menores en su plantilla, si sabéis dónde está su fábrica. La reacción típica es responder «no nos consta nada raro» y seguir. Y esa frase es exactamente la que no sirve. **Diligencia debida** — El deber de MIRAR, no el de garantizar. Nadie os pide que respondáis del comportamiento de otra empresa: os piden que podáis enseñar qué hicisteis para saberlo, y qué hicisteis cuando algo apareció. ## Los tres niveles, y en cuál está el problema | Nivel | Qué sabéis normalmente | Qué os van a preguntar | | --- | --- | --- | | Vuestra empresa | Todo | Lo tenéis, es papeleo conocido | | Vuestro proveedor directo | Lo que os ha dicho él | Cómo lo comprobasteis | | El proveedor de vuestro proveedor | Casi nada | Aquí es donde se cae todo el mundo | | Un intermediario que solo revende | Ni siquiera quién fabrica | Es el caso más incómodo de los cuatro | > [!IMPORTANT] > La respuesta que hunde el cuestionario no es «tenemos un problema», sino **«no lo sé»** dicho sin nada detrás. Un cliente que oye «no lo sé» no sabe si tiene delante a alguien honesto o a alguien que no ha mirado. Lo que convierte esa misma frase en aceptable es acompañarla: **«no lo sé, esto es lo que pedimos, esto es lo que nos contestaron, y esto es lo que vamos a hacer»**. Eso es una respuesta; lo otro es un silencio. ## Qué pedir, en orden de lo que cuesta conseguirlo 1. **Quién es y dónde produce de verdad** — Nombre, país y planta. Un intermediario que no lo diga es en sí mismo el dato. 2. **Su declaración firmada sobre condiciones laborales** — No prueba nada por sí sola, pero convierte una charla en un compromiso. 3. **Certificaciones o auditorías si las tiene** — Con fecha: una auditoría de hace cinco años describe una fábrica que ya no existe. 4. **Y qué hace él con SUS proveedores** — Es la única forma de llegar al tercer nivel sin ir uno mismo. > [!WARNING] > El error caro es tratarlo como papeleo de una vez: **la declaración se firma, se archiva y nadie vuelve a mirarla**. Estas preguntas no se hacen una vez, se hacen cada año y cada vez que cambia algo — un cambio de planta, un subcontratista nuevo, un pico de producción cubierto con otra fábrica. Si vuestro archivo tiene la declaración de 2023 y el proveedor cambió de fábrica en 2025, lo que tenéis no es una prueba: es un documento que dice algo que ya no es cierto. ## Cuando la respuesta que recibís es mala **En corto** - Escribid lo que os han dicho, tal cual, y con fecha: lo que se documenta se puede explicar después. - Distinguid «no quiere» de «no puede»: son dos problemas distintos y solo uno se arregla ayudando. - Fijad un plazo y una consecuencia, aunque la consecuencia sea solo revisar el contrato. - Y avisad a vuestro cliente antes de que se entere por su cuenta: lo que hunde una relación no es el problema, es enterarse tarde. > [!NOTE] > Qué empresas están obligadas a hacer diligencia debida, sobre qué parte de su cadena y con qué profundidad depende del tamaño, del sector y de la normativa aplicable, y está cambiando. **Lo que os aplica a vosotros lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica qué os van a preguntar y qué hace falta tener para poder contestar. **¿Tengo que auditar a mis proveedores?** Depende de vuestro caso; lo que sí hay que poder enseñar es qué preguntasteis y qué hicisteis con la respuesta. **¿Y si mi proveedor se niega a contestar?** La negativa es información. Registradla: forma parte de la respuesta que daréis a vuestro cliente. **¿Sirve una declaración firmada por él?** Como punto de partida sí; como prueba única, no. Lo que la sostiene es haberla pedido, fechado y revisado. ## Ejemplos **Un cliente grande pregunta por las condiciones laborales en la fábrica que produce para vosotros y solo sabéis el nombre del intermediario.** - Pide al intermediario el nombre y el país de la planta, por escrito - Registra la respuesta y la fecha → La contestación al cliente pasa de «no nos consta» a «esto es lo que hemos pedido y esto nos han dicho». **La declaración firmada que tenéis archivada es de hace tres años y el proveedor ha cambiado de planta desde entonces.** - Pone caducidad anual a la declaración y aviso antes de que venza → El archivo deja de contener un papel que afirma algo que ya no es cierto. **Un proveedor se niega en redondo a contestar el cuestionario social.** - Deja constancia de la negativa con fecha y la escala a compras antes de renovar → La negativa se convierte en un dato del expediente y en una decisión consciente, no en un hueco. **El cliente pregunta y la respuesta depende del proveedor.** - Traslada la pregunta por escrito y guarda la respuesta → Se contesta con lo que el proveedor declara. **El proveedor no contesta y el plazo corre.** - Registra la petición y su fecha → El hueco queda documentado. **Se responde por el proveedor sin preguntarle.** - Distingue lo propio de lo declarado por terceros → Cada afirmación tiene su autor. --- --- id: KB-NO-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/comprar-fuera-de-la-union-europea idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-010, KB-NO-015, KB-NO-028] citadoPor: [KB-NO-029, KB-DI-021, KB-LG-019] --- # Comprar fuera de la Unión Europea _El producto cruza la frontera y vosotros pasáis a responder de él como si lo hubierais fabricado. Eso cambia qué papeles hay que tener._ **Responde a:** importar producto de china documentacion · que papeles necesito para importar · soy importador de que respondo · certificado de un proveedor extracomunitario Comprar fuera sale más barato y casi nunca por el motivo que se cree. Una parte del ahorro es real; otra parte es trabajo que antes hacía el fabricante europeo y que ahora, sin que nadie lo diga, hacéis vosotros. Ese trabajo es documental, y aparece entero el día que alguien pregunta. ## Lo que cambia respecto a comprar dentro | Qué mirar | Proveedor de la UE | Proveedor de fuera | | --- | --- | --- | | Quién responde ante la autoridad | Normalmente el fabricante | Muy a menudo, vosotros como importador | | Los certificados | Emitidos con el marco de aquí | Puede que con otro marco, o traducidos | | Reclamar si algo sale mal | Difícil | Bastante más difícil | | Lo que hay que archivar | Lo habitual | Eso y además lo aduanero | > [!IMPORTANT] > La frase que hay que interiorizar es esta: **al importar, muchas veces asumís el papel que fuera tenía el fabricante**. No es una formalidad — es la diferencia entre reenviar una pregunta al proveedor y tener que contestarla vosotros con documentos en la mano. Y como el proveedor está a nueve husos horarios y a veces cambia de comercial cada seis meses, lo que no pidáis al principio no lo vais a conseguir después. ## Lo que se pide ANTES del primer pedido, no después 1. **La declaración de conformidad, en un idioma que podáis leer** — Y comprobando que se refiere a VUESTRO modelo, no a la familia de producto. 2. **La documentación técnica que la sostiene** — Los ensayos, no solo el certificado bonito con sello. 3. **Quién es el fabricante real** — El que os vende y el que fabrica a menudo no son el mismo, y eso importa. 4. **Y el compromiso de avisaros si cambia algo** — Un cambio de componente sin aviso convierte vuestros papeles en papel viejo. > [!WARNING] > Hay una trampa muy repetida con los certificados: **un sello que se parece a otro no es el mismo sello**. Circulan documentos con marcas parecidas a las europeas, ensayos hechos por laboratorios que nadie reconoce, y certificados perfectamente auténticos… de otro producto de la misma familia. Comprobar tres cosas ya filtra casi todo: que el número de modelo coincida exactamente con lo que compráis, que la fecha no sea anterior a la versión que os mandan, y que el laboratorio que firma exista y se pueda encontrar. ## Lo aduanero que hay que guardar **En corto** - El documento único de importación y las facturas, junto al expediente del producto y no en otra carpeta. - El origen declarado y con qué se justificó: es lo que se revisa años después. - Y quién actuó como representante, si usasteis uno: la responsabilidad no se delega con la gestión. > [!NOTE] > Qué obligaciones concretas asume un importador, qué documentación hay que conservar y durante cuánto tiempo depende del producto, del país de origen y del régimen aduanero. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro agente de aduanas antes del primer pedido**; aquí se explica por qué conviene pedirlo todo al principio. **¿Vale el certificado que me manda el proveedor?** Vale si se refiere a vuestro modelo exacto, está vigente y lo firma alguien identificable. **¿Y si compro a través de un intermediario europeo?** Cambia quién responde. Merece la pena tenerlo claro por escrito antes de comprar. **¿Cuánto guardo la documentación de una importación?** Más de lo que os parece razonable. Fijad un plazo con vuestro asesor y no lo dejéis al criterio de cada uno. ## Ejemplos **Llega el primer pedido de un proveedor asiático y el certificado que acompaña es de otro modelo de la misma familia.** - Compara el número de modelo del certificado con el del pedido antes de dar entrada a la mercancía → El error se detecta en el muelle y no en una inspección dos años después. **El proveedor cambia un componente sin avisar y la documentación archivada deja de describir lo que vendéis.** - Incluye en el pedido el compromiso escrito de avisar de cualquier cambio - Pide documentación nueva con cada cambio → El expediente del producto sigue describiendo el producto que de verdad tenéis en el almacén. **Os piden el expediente de una importación de hace tres años y las facturas están en contabilidad y los certificados en calidad.** - Guarda lo aduanero en el mismo expediente que el producto → El expediente se enseña entero en una tarde en vez de reconstruirse entre dos departamentos. **Se compra fuera y se pide la documentación al recibir.** - La pide en el pedido, antes de pagar → Se pide desde la única posición de fuerza que hay. **La documentación llega en un idioma que nadie lee.** - Acuerda el idioma en el pedido → Llega utilizable desde el primer envío. **Un cliente pide justificar un envío de hace dos años.** - Guarda la documentación por envío y no por proveedor → Se contesta por la operación concreta. --- --- id: KB-NO-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/documentos-que-llevan-datos-personales idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-013, KB-TZ-006] citadoPor: [KB-PR-025, KB-NO-027] --- # Cuando el documento que pedís lleva datos personales _Pedís un certificado de una empresa y os llega con nombres, DNI y nóminas dentro. A partir de ahí sois responsables de eso._ **Responde a:** puedo pedir el dni de los trabajadores de mi proveedor · documentacion de subcontrata con datos personales · cuanto tiempo guardo datos de terceros · que datos puedo exigir a un proveedor Se pide «la documentación de la subcontrata» y llega una carpeta con el listado de trabajadores, sus DNI, sus contratos y a veces sus nóminas. Nadie lo pidió así, pero ya está dentro. Y lo que hay dentro son datos de personas que no trabajan para vosotros y a las que nunca habéis preguntado nada. ## Las tres preguntas que hay que hacerse antes de pedir | Pregunta | Si la respuesta es floja… | | --- | --- | | ¿Para qué necesito este dato? | No lo pidáis. Es el filtro que más papel evita | | ¿Me vale una versión con menos datos? | Pedid esa: casi siempre existe | | ¿Cuánto tiempo me hace falta? | Si no sabéis contestarlo, se quedará para siempre | | ¿Quién de mi empresa tiene que verlo? | «Todos» nunca es la respuesta correcta | > [!IMPORTANT] > La regla práctica que resuelve el 90 % de los casos: **pedid la prueba, no el documento entero**. Para saber que alguien está de alta y cubierto casi nunca hace falta su nómina; para saber que un conductor puede conducir ese camión no hace falta su historial médico completo. Cada dato de más que entra en vuestro archivo es un dato que tenéis que proteger, justificar y borrar algún día — y que os pueden reclamar. **El papel que no pedís es el único que no da problemas.** ## Lo que sí hay que dejar montado 1. **Decir para qué lo pedís, en la propia petición** — Una línea. Es lo que convierte una exigencia en una petición justificada. 2. **Poner fecha de caducidad al documento** — Guardar «por si acaso» es la decisión que nadie recuerda haber tomado. 3. **Limitar quién puede abrirlo** — Lo sensible no vive en una carpeta compartida con toda la oficina. 4. **Y borrar cuando toca, dejando constancia de que se borró** — Borrar sin rastro os deja sin poder demostrar que cumplisteis. > [!WARNING] > El punto que más gente pasa por alto: **el que os manda el documento tampoco puede mandaros lo que le dé la gana**. Si vuestra petición es tan abierta que le empuja a enviaros de más, le habéis creado un problema a él y otro a vosotros. Por eso la petición concreta —«el certificado de estar al corriente», no «la documentación laboral»— no es solo comodidad: es la forma de que los dos lados se queden con lo justo. Y cuando os llegue de más, lo sano es decirlo y pedir la versión reducida, no archivarlo callando. ## Cuando alguien reclama sus datos **En corto** - Va a pasar: alguien preguntará qué tenéis suyo, y no será vuestro empleado. - Poder contestar rápido depende de una cosa: saber en qué expedientes está y por qué. - Y de haber apuntado quién lo mandó y con qué finalidad, que es lo que justifica tenerlo. > [!NOTE] > Qué datos se pueden exigir a un tercero, con qué base y durante cuánto tiempo conservarlos es materia de protección de datos y depende del contexto —una subcontrata en obra no es lo mismo que un proveedor de servicios—. **Lo concreta vuestro asesor o vuestro DPD**; aquí se explica la parte que sí depende de vosotros: pedir menos y saber qué tenéis. **¿Puedo pedir el DNI de los trabajadores de mi proveedor?** Depende de para qué. Preguntad primero si os basta con un certificado del proveedor. **Me han mandado más de lo que pedí, ¿lo borro?** Decidlo, pedid la versión reducida y dejad constancia. Archivarlo en silencio es la peor opción. **¿Vale con guardarlo en una carpeta compartida?** No si lleva datos personales. La pregunta no es dónde está, es quién puede abrirlo. ## Ejemplos **Pedís «la documentación laboral» de una subcontrata y llega con las nóminas de doce personas.** - Cambia la petición por el certificado concreto que necesita - Pide la versión reducida y lo deja anotado → El archivo deja de contener nóminas de gente que no trabaja para vosotros. **Alguien que trabajó para una subcontrata pregunta qué datos suyos tenéis.** - Busca por su nombre en los expedientes y contesta con qué hay y por qué → La respuesta sale en horas porque consta quién mandó cada documento y con qué finalidad. **Un certificado con datos personales lleva cuatro años en una carpeta compartida con toda la oficina.** - Limita quién puede abrirlo y le pone fecha de borrado → Lo sensible deja de estar al alcance de quien no lo necesita, y con fecha de caducidad. **Llega un certificado con nóminas dentro y se archiva sin más.** - Comprueba qué contiene antes de guardarlo → Se sabe qué se está custodiando. **Todo el equipo puede abrir esa carpeta.** - Limita quién ve lo que contiene datos personales → El acceso deja de ser general por defecto. **Se conserva indefinidamente por si acaso.** - Aplica un plazo de conservación → Se conserva lo que tiene motivo y plazo. --- --- id: KB-NO-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/el-expediente-tecnico-del-producto idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-015, KB-NO-007] citadoPor: [KB-NO-025, KB-AL-026, KB-IU-017, KB-IU-019] --- # El expediente técnico del producto _La declaración de conformidad es la portada. El expediente es lo que hay detrás, y es lo que os van a pedir cuando alguien dude._ **Responde a:** que es el expediente tecnico de un producto · que documentacion guardo de un producto que fabrico · me piden el expediente tecnico · cuanto tiempo guardo la documentacion tecnica La declaración de conformidad cabe en un folio y se firma en un minuto. Por eso se firma con alegría. Lo que casi nadie mira el día de la firma es la pregunta incómoda que viene detrás: **¿y en qué te basas?** El conjunto de respuestas a esa pregunta es el expediente técnico. **Expediente técnico** — El conjunto de documentos que demuestran POR QUÉ el producto cumple: los ensayos, los cálculos, los planos, las normas aplicadas y la evaluación de riesgos. No se entrega con el producto; se guarda y se enseña cuando se pide. ## Lo que suele contener, y dónde suele fallar | Pieza | Quién la tiene | Dónde se pierde | | --- | --- | --- | | Ensayos de laboratorio | El laboratorio y vosotros | Se quedó en el correo de quien lo encargó | | Evaluación de riesgos | Quien diseñó | Nunca se escribió, se «hizo mentalmente» | | Planos y esquemas de la versión vendida | Ingeniería | Existe el plano nuevo, no el de la versión que se vendió | | Normas aplicadas y su versión | Calidad | Se citó la norma sin decir de qué año | | Documentación de los componentes comprados | Compras | Cada proveedor la manda en su formato y se dispersa | > [!IMPORTANT] > El error que convierte esto en un problema serio es de calendario: **el expediente se monta cuando alguien lo pide, y para entonces falta la mitad**. El laboratorio cerró, el ingeniero que hizo los cálculos se fue, el proveedor del componente cambió de dueño. Nada de eso es recuperable a posteriori. Un expediente se construye el día que se firma la declaración, no el día que llega la pregunta — porque el día que llega la pregunta ya no se puede fabricar el pasado. ## Cómo montarlo para que sobreviva a las personas 1. **Un expediente por producto y por versión** — «El expediente del modelo X» sin versión es la puerta a enseñar el papel equivocado. 2. **Cada documento con su fecha y quién lo emitió** — Un ensayo sin fecha ni laboratorio identificable no sostiene nada. 3. **La versión de la norma, no solo su número** — Las normas se revisan; citar la de 2014 cuando aplicaba la de 2021 es un fallo típico. 4. **Y la documentación de los componentes dentro, no enlazada** — Un enlace a la web del proveedor caduca cuando él rediseña su web. > [!WARNING] > Hay una confusión que sale cara y es fácil de deshacer: **el manual de instrucciones no es el expediente técnico**. El manual va con el producto y lo lee el cliente; el expediente se queda con vosotros y lo lee quien investiga. Tenerlos mezclados hace que se entregue de más al cliente —incluidos cálculos y proveedores que no querríais publicar— y que falte lo que de verdad hace falta cuando la pregunta llega de una autoridad. ## Y cuánto tiempo se guarda **En corto** - Más allá de la última unidad vendida, no desde la fecha de la declaración: son dos relojes distintos. - Y para producto con vida larga —maquinaria, instalaciones— muy por encima de lo que dura cualquier ordenador de la oficina. - Por eso el expediente no vive en el portátil de nadie ni en una carpeta que dependa de quién siga en la empresa. > [!NOTE] > Qué tiene que contener exactamente el expediente, quién puede exigirlo y durante cuántos años hay que conservarlo depende del tipo de producto y de la normativa que le aplique. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro organismo notificado**; aquí se explica por qué se monta el día de la firma y no el día de la pregunta. **¿Tengo que entregar el expediente a mis clientes?** Normalmente no: se conserva y se enseña a quien tiene derecho a pedirlo. **¿Vale con tener los certificados de mis proveedores?** Son una parte. El expediente explica vuestro producto, no solo sus piezas. **¿Y si el producto lo fabrica otro para mí?** Entonces hay que acordar por escrito quién guarda qué, antes de empezar a vender. ## Ejemplos **Una autoridad pide el expediente de un producto vendido hace cuatro años y el laboratorio que hizo los ensayos ya no existe.** - Guarda copia de cada ensayo en el expediente el día que llega, no el enlace al laboratorio → El expediente sigue completo aunque el proveedor del ensayo haya desaparecido. **Se enseña el expediente del modelo X y resulta ser el de la versión actual, no el de la unidad vendida.** - Abre un expediente por versión y congela el de cada una al lanzarla → Cada unidad vendida tiene detrás la documentación que le corresponde y no otra. **El ingeniero que hizo los cálculos se marchó y nadie encuentra la evaluación de riesgos.** - Exige que la evaluación se escriba y se archive antes de firmar la declaración → Lo que estaba en la cabeza de una persona pasa a estar en el expediente de la empresa. **Se emite la declaración y no existe el expediente detrás.** - Reúne lo que la respalda en un expediente → La portada tiene detrás lo que la sostiene. **El expediente vive en el ordenador de quien lo hizo.** - Lo guarda fuera de equipos personales → La salida de una persona no se lleva el expediente. **Se pide el expediente y falta lo que aportó un proveedor.** - Conserva lo recibido de terceros junto a lo propio → El expediente está completo. --- --- id: KB-NO-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/cambiar-un-componente-de-un-producto-certificado idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-024, KB-IU-009, KB-NO-018] citadoPor: [KB-NO-015] --- # Cambiar un componente de un producto certificado _El proveedor descataloga una pieza, compras la equivalente y sigues vendiendo. Los papeles siguen describiendo la anterior._ **Responde a:** he cambiado un componente hay que recertificar · pieza equivalente producto certificado · el proveedor ha descatalogado un componente · cuando hay que rehacer la declaracion de conformidad Pasa en toda empresa que fabrica algo: una pieza deja de servirse, compras la equivalente del catálogo de al lado y la línea sigue. Nadie ha hecho nada raro — es la decisión sensata para no parar. El problema aparece meses después, cuando alguien compara lo que hay dentro del producto con lo que dicen sus papeles. ## Los cuatro cambios, de menos a más ruido | Cambio | Qué suele implicar | | --- | --- | | Mismo fabricante, misma referencia, otro lote | Nada: es el caso normal | | Mismo fabricante, referencia sucesora | Comprobar que sus datos siguen cubriendo lo vuestro | | Otro fabricante, pieza «equivalente» | Aquí empieza el trabajo de verdad | | Pieza que toca seguridad, contacto con alimento o el circuito eléctrico | Se para y se consulta antes de montar una sola unidad | > [!IMPORTANT] > «Equivalente» es una palabra de compras, no de calidad. **Dos piezas pueden ser intercambiables mecánicamente y no serlo documentalmente**: mismo tamaño, misma función, y detrás un certificado distinto, un material distinto o un ensayo hecho con otra norma. La pregunta correcta nunca es «¿encaja?», es **«¿lo que yo declaro sobre mi producto sigue siendo cierto con esta pieza dentro?»**. La primera la contesta el almacén; la segunda, el expediente. ## Qué hacer el día del cambio, no el del problema 1. **Pedir al nuevo proveedor la misma documentación que tenías del anterior** — Si no puede darla, eso ya es la respuesta. 2. **Comparar contra lo que declara vuestro producto** — Norma aplicada, material, valores límite. Punto por punto, no de memoria. 3. **Anotar desde qué número de serie o lote se monta la pieza nueva** — Sin esa frontera no podréis acotar nada si un día hay que revisar. 4. **Y actualizar el expediente antes de que salga la primera unidad** — Después se convierte en arqueología. > [!WARNING] > El escenario que hay que evitar a toda costa es el silencioso: **el cambio lo hace el proveedor y no os lo dice**. Misma referencia, mismo albarán, y dentro un material distinto o una fábrica distinta. Por eso el compromiso de notificación de cambios se pide POR ESCRITO al dar de alta al proveedor y no cuando ya hay sospechas — y por eso conviene guardar la ficha técnica de cada componente con su fecha: es lo único que os deja demostrar qué os estaban sirviendo en cada momento. ## Cuando el cambio sí obliga a rehacer papeles **En corto** - Si afecta a lo que declaráis, la declaración se rehace: no es opinable. - Si el producto llevaba ensayos, hay que ver cuáles vuelven a hacer falta — casi nunca todos. - Y si el producto ya está en el mercado, la decisión deja de ser solo técnica: entra quién avisa y a quién. > [!NOTE] > Qué cambios obligan a repetir ensayos, a rehacer la declaración o a informar a un organismo depende del producto y de su marco normativo. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro organismo notificado antes de montar la pieza**; aquí se explica cómo no llegar a esa conversación con doscientas unidades ya vendidas. **¿Puedo montar una pieza equivalente mientras consulto?** Depende de qué toque. Si roza seguridad, la respuesta prudente es no. **¿Hace falta recertificar entero el producto?** Rara vez. Lo habitual es revisar la parte afectada, y para eso hace falta el expediente. **¿Y si el cambio lo hizo el proveedor sin avisar?** Documentad desde cuándo, valorad el impacto y revisad el acuerdo de notificación con él. ## Ejemplos **Compras descataloga una pieza y monta la equivalente de otro fabricante para no parar la línea.** - Pide al nuevo proveedor la misma ficha y certificado que tenías del anterior - Compara punto por punto con lo que declara el producto → El cambio queda decidido con datos y no con un «encaja igual». **Hay que revisar unidades ya vendidas y nadie sabe desde cuándo lleva la pieza nueva.** - Anota el número de serie o lote desde el que se monta cada cambio → La revisión se acota a las unidades afectadas en vez de a toda la producción del año. **Un proveedor cambia de fábrica sin avisar y os enteráis por una diferencia de color.** - Guarda la ficha técnica de cada componente con su fecha y exige el aviso de cambios por escrito → Se puede demostrar qué os servían en cada momento y reclamar sobre algo escrito. **Se sustituye una pieza y nadie toca la documentación.** - Revisa qué documentos describen esa pieza → Los papeles siguen describiendo lo que se fabrica. **Nadie sabe desde qué unidad se cambió el componente.** - Registra desde qué lote entra la pieza nueva → Se puede decir qué llevaba cada unidad. **El proveedor de la pieza nueva no aporta su documentación.** - La pide antes de empezar a usarla → El cambio no deja un hueco en el expediente. --- --- id: KB-NO-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/el-residuo-que-lleva-meses-en-el-patio idioma: es categoria: normativa subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-003, KB-NO-020] citadoPor: [KB-NO-012] --- # El residuo que lleva meses en el patio _Almacenar el propio residuo hasta que se lo lleven es normal. Lo que no es normal es que nadie sepa desde cuándo está._ **Responde a:** cuanto tiempo puedo tener residuos almacenados · residuos acumulados en la empresa · almacenamiento temporal de residuos · el gestor no viene a recoger los residuos Empieza con un palé apartado «hasta que pase el camión». Luego son tres. Luego hay una esquina del patio que todo el mundo evita mirar y nadie recuerda cuándo se llenó. No hay mala fe en ninguno de los pasos: hay que la retirada cuesta dinero, el camión viene cuando hay volumen, y el volumen tarda. ## Por qué importa la fecha y no solo el sitio | Lo que se mira | Lo que se pregunta de verdad | | --- | --- | | Dónde está almacenado | Si el sitio es el adecuado para ESE residuo | | Cuánto hay | Si la cantidad encaja con lo que producís | | **Desde cuándo está** | **Es la pregunta que casi nadie puede contestar** | | A dónde va | Si el gestor está autorizado para ese código | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que decide el resultado de una visita: **si no podéis decir desde cuándo está cada cosa, no podéis demostrar que no lleváis años acumulando**. Y el argumento «es que el gestor no venía» solo funciona si está escrito: las llamadas no constan, los correos sí. Un registro de dos columnas —qué entró en el almacén temporal y qué salió, con fecha— convierte una esquina sospechosa en un almacenamiento explicado. ## Lo que hay que tener montado, y es poco 1. **Una fecha visible en cada lote de residuo almacenado** — Una etiqueta con el día en que empezó a llenarse. Suena tonto y lo resuelve casi todo. 2. **El registro de entradas y salidas del almacén temporal** — Qué, cuánto, desde cuándo y con qué documento salió. 3. **Los documentos de cada retirada, archivados con la fecha real** — No la fecha en que se pidió el camión: la de la retirada. 4. **Y un aviso antes de llegar al límite que os hayáis fijado** — Lo que no avisa se descubre lleno. > [!WARNING] > Dos cosas que empeoran mucho el asunto y son fáciles de evitar: **mezclar** y **tapar**. Un residuo peligroso metido entre común arrastra al contenedor entero a su categoría, y a partir de ahí el problema es de otro tamaño. Y almacenar a la intemperie lo que no debe estarlo convierte un residuo controlado en un vertido cuando llueve — que ya no es una cuestión de plazos, sino de suelo y de agua. Si el sitio adecuado no existe, eso se resuelve antes de generar más, no después. ## Cuando el que no viene es el gestor **En corto** - Pedid las retiradas por escrito, aunque llaméis: lo que sostiene vuestra posición es la fecha de la petición. - Guardad sus respuestas, incluidas las que no llegan: un silencio con fecha también es prueba. - Y buscad alternativa antes de que el patio decida por vosotros. > [!NOTE] > Cuánto tiempo puede almacenarse cada tipo de residuo en las instalaciones de quien lo produce, en qué condiciones y con qué registros lo fija la normativa de residuos, y cambia según el tipo y la cantidad. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica la parte que siempre depende de vosotros: saber desde cuándo está cada cosa y poder enseñarlo. **¿Cuánto tiempo puedo tenerlo almacenado?** Depende del tipo y de la cantidad. Lo que no depende de nada es tener que saber desde cuándo está. **¿Sirve una foto con fecha?** Ayuda, pero lo que se pide es el registro. La foto es un apoyo, no el registro. **¿Y si el residuo lo generó una obra en mi empresa?** Entonces la primera pregunta es de quién es. Eso se pacta antes de que entre nadie. ## Ejemplos **Una visita pregunta desde cuándo está almacenado un lote y nadie en la planta lo sabe.** - Etiqueta cada lote con la fecha en que empezó a llenarse - Lleva un registro de entradas y salidas → La esquina del patio pasa de sospechosa a explicada, con fechas. **El gestor lleva dos meses sin pasar y el almacén temporal está al límite.** - Pide las retiradas por escrito y guarda las respuestas y los silencios → La demora deja de ser vuestra: consta quién la pidió, cuándo y qué contestaron. **Aparecen unos botes de disolvente en el contenedor de residuo común.** - Separa antes de almacenar y forma a quien tira, no solo a quien gestiona → Un contenedor entero deja de cambiar de categoría por cuatro botes. **El residuo lleva meses en el patio y nadie sabe desde cuándo.** - Registra la fecha de generación al apartarlo → El tiempo transcurrido es un dato y no una impresión. **Se acumulan varias partidas en el mismo sitio.** - Registra cada una con su fecha → La más antigua se identifica sin abrir nada. **Nadie avisa de que hay que retirarlo.** - Deja que avise cuando lleva demasiado → La retirada se pide antes de que sea un problema. --- --- id: KB-NO-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/me-piden-un-dato-que-no-quiero-dar idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-023, KB-PR-028] citadoPor: [KB-NO-014] --- # Me piden un dato que no quiero dar _Decirlo es legítimo y suele haber una salida intermedia: la mayoría de las veces necesitan una prueba, no el documento entero._ **Responde a:** me piden datos confidenciales de mi empresa · puedo negarme a dar informacion a un cliente · me piden mis precios de compra · hasta donde puedo negarme a dar documentacion **Podéis decir que no, y decirlo bien no perjudica la relación.** Lo que la perjudica es el silencio o un «os lo mando» que nunca llega. Y antes de llegar al no, casi siempre hay una salida intermedia que a ellos les sirve igual. ## Qué necesitan de verdad, casi siempre | Os piden | Suele bastarles | | --- | --- | | El contrato entero con vuestro proveedor | Una carta suya confirmando el punto que les preocupa | | Vuestro escandallo o vuestros precios de compra | Una declaración de origen o de composición | | Datos de vuestro personal | Un certificado de vuestra empresa, sin los nombres | | Vuestros procedimientos internos | El índice, o el apartado concreto que les afecta | > [!IMPORTANT] > **La frase que abre casi todas las puertas es «¿qué necesitáis poder demostrar?».** Quien pide suele haber copiado la lista de otro sitio y no ha pensado si necesita el documento completo o solo el hecho que contiene. En cuanto lo formula, aparece la versión reducida — y esa versión os deja tranquilos a vosotros y les sirve a ellos exactamente igual. ## Cómo decir que no sin que suene a portazo 1. **Decid qué parte sí, en la misma frase** — «El contrato no puedo, pero sí una carta que confirme X». 2. **Explicad el motivo en una línea** — «Lleva precios de terceros» se entiende; «política de empresa» no dice nada. 3. **Ofreced la alternativa vosotros** — El que propone la salida es el que decide cuál es. 4. **Y dejadlo por escrito** — Para que dentro de un año conste qué se pidió y qué se acordó. > [!WARNING] > Hay un caso en el que negarse no es solo legítimo sino lo correcto: **cuando lo que os piden lleva datos de personas o de un tercero que no ha dado permiso**. Ahí el problema no es vuestra confidencialidad, es que no os corresponde repartir información de otro. La salida es la misma —un certificado que acredite el hecho sin los datos— y conviene decir por qué, porque quien pide muchas veces no se había dado cuenta de lo que estaba pidiendo. > [!NOTE] > Qué información puede exigirse en una relación contractual, qué protege un acuerdo de confidencialidad y qué límites impone la protección de datos cuando el documento afecta a terceros depende del contrato y del caso. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica cómo llegar a esa conversación con una alternativa encima de la mesa en vez de con un no. **¿Puedo negarme sin dar motivo?** Podéis, pero dar una línea de motivo cambia mucho cómo se recibe. **¿Y si insisten?** Pedid que os digan qué necesitan demostrar. Suele desbloquear. **¿Sirve firmar un acuerdo de confidencialidad?** A veces sí, y proponerlo demuestra que no os estáis escondiendo. ## Ejemplos **Un cliente pide el contrato completo con vuestro proveedor, que lleva precios de terceros.** - Ofrece una carta del proveedor que confirme el punto concreto que preocupa al cliente → El cliente obtiene lo que necesita demostrar y los precios no salen de vuestra empresa. **Os piden el listado de trabajadores con sus datos personales.** - Propone un certificado de la empresa que acredite el hecho sin los nombres → Se cubre la exigencia sin repartir datos de personas que no lo han autorizado. **Se manda el documento entero cuando bastaba una parte.** - Pregunta qué necesitan comprobar exactamente → Se entrega lo que resuelve su necesidad. **Se niega sin proponer alternativa.** - Ofrece la prueba equivalente que sí se puede dar → La conversación avanza en lugar de bloquearse. **El documento lleva datos de terceros.** - Lo dice y propone una versión sin ellos → Se protege lo que no era vuestro para dar. **Se entrega por presión y luego no se puede recuperar.** - Decide antes de enviar, no durante la llamada → La decisión no se toma bajo presión. --- --- id: KB-NO-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/el-seguro-que-os-piden-y-el-que-teneis idioma: es categoria: normativa subcategoria: cadena audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-018, KB-NO-017] citadoPor: [KB-NO-022] --- # El seguro que os piden y el que tenéis _Tener póliza y estar cubierto para ese trabajo no son lo mismo. La diferencia solo aparece cuando pasa algo._ **Responde a:** me piden un certificado de seguro · mi poliza cubre este trabajo · seguro de responsabilidad civil que piden los clientes · me piden un limite de cobertura mayor Os mandan la lista de documentación de un cliente nuevo y ahí está: certificado de seguro con un límite y unas coberturas concretas. Se reenvía al corredor, llega el certificado, se sube y se olvida. Y ahí es donde se cuela el problema, porque nadie ha comparado lo que pedían con lo que la póliza dice. ## Las cuatro diferencias que no se ven en el certificado | Lo que os piden | Lo que hay que comprobar | | --- | --- | | Un límite mínimo | Si es por siniestro o por año: no es lo mismo | | Una cobertura concreta | Si vuestra actividad real está dentro de lo asegurado | | Que esté vigente | La fecha, y que el recibo esté pagado | | Que les nombre a ellos | Eso a veces exige una modificación, no solo un certificado | > [!IMPORTANT] > **El certificado dice que tenéis póliza; no dice que ese trabajo esté cubierto.** Son dos afirmaciones distintas y solo la primera se documenta con un papel de una página. Lo que decide el día del siniestro es la actividad declarada: si empezasteis haciendo instalación y ahora también hacéis mantenimiento, o si habéis entrado en un tipo de obra nueva para vosotros, puede que la póliza siga vigente y no cubra lo que estáis haciendo. ## Qué revisar, y cuándo 1. **Comparad la actividad declarada con lo que hacéis hoy** — Es la comprobación que más disgustos evita, y se hace una vez al año. 2. **Mirad el límite y en qué términos está** — Por siniestro, por anualidad, con franquicia: cambia mucho lo que os cubre. 3. **Avisad al corredor cuando cambie vuestro trabajo** — Un cliente nuevo de otro sector es motivo suficiente. 4. **Y guardad el certificado con su caducidad y su aviso** — Caduca cada año, y siempre pilla en mal momento. > [!WARNING] > El caso que más veces acaba mal: **os piden un límite mayor del que tenéis y lo subís sin decir nada, esperando que nadie mire**. Casi siempre nadie mira — hasta que hay un siniestro, y entonces lo mira todo el mundo a la vez. Decirlo antes es incómodo un día; no decirlo puede dejaros fuera de cobertura y en incumplimiento del contrato al mismo tiempo. Y ampliar el límite suele costar bastante menos de lo que la gente imagina. > [!NOTE] > Qué cobertura exige cada tipo de contrato, qué significan exactamente los límites y qué hace falta para que un tercero figure en la póliza lo determinan el contrato y las condiciones de vuestra aseguradora. **Eso lo concreta vuestro corredor antes de firmar el trabajo**; aquí se explica qué comparar para no descubrirlo el día del siniestro. **¿Vale el certificado que me da la aseguradora?** Para acreditar que hay póliza, sí. Para saber si cubre ESE trabajo, hay que mirar las condiciones. **Me piden más límite del que tengo** Habladlo con el corredor antes de firmar. Suele costar menos de lo que parece. **¿Cada cuánto lo reviso?** Una vez al año y siempre que cambie a qué os dedicáis de verdad. ## Ejemplos **Un instalador empieza a hacer también mantenimiento y su póliza declara solo instalación.** - Avisa al corredor del cambio de actividad antes de firmar el primer contrato → La cobertura describe lo que la empresa hace de verdad y no lo que hacía hace tres años. **Un cliente pide un límite mayor del contratado y se sube el certificado sin decir nada.** - Lo habla con el corredor y con el cliente antes de firmar → Se evita estar a la vez fuera de cobertura y en incumplimiento del contrato. **El certificado caduca cada año y siempre se descubre cuando un cliente lo reclama.** - Lo guarda con fecha de caducidad y aviso previo → La renovación se pide con tiempo en vez de a la carrera. **Se manda la póliza sin comprobar qué cubre.** - Comprueba si cubre ese trabajo antes de enviarla → Se evita descubrir el hueco cuando pasa algo. **El cliente pide un límite superior al contratado.** - Lo habla con el corredor antes de aceptar el contrato → El compromiso se ajusta a la cobertura real. **La póliza vence en mitad de un trabajo largo.** - Registra el vencimiento al archivarla → La renovación se hace antes de que afecte. --- --- id: KB-NO-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/normativa/el-certificado-lo-firma-alguien-que-nadie-conoce idioma: es categoria: normativa subcategoria: producto audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-015, KB-NO-022] citadoPor: [KB-IU-018] --- # El certificado lo firma alguien que nadie conoce _Un certificado vale lo que valga quien lo emite. Comprobarlo son tres minutos y casi nadie los dedica._ **Responde a:** como se si un certificado es valido · certificado emitido por un laboratorio desconocido · comprobar si una certificadora esta acreditada · certificado falso proveedor Llega un certificado con sello, número de referencia y aspecto impecable. Se archiva. Meses después alguien pregunta quién lo emitió y resulta que es una entidad de la que nadie ha oído hablar, que no aparece en ningún registro y cuya web tiene tres páginas. El documento no es falso — simplemente no acredita nada. ## Los cuatro grados, y solo el primero es un fraude | Qué es | Qué vale | | --- | --- | | Un documento falsificado | Nada, y además es un problema serio | | Auténtico, de una entidad sin reconocimiento | Poco: es la opinión de una empresa | | Auténtico, pero de otro alcance | Vale para lo suyo, no para lo vuestro | | Auténtico, reconocido y vigente | Lo que buscabais | > [!IMPORTANT] > **La fila que más aparece en la vida real es la segunda, y no es fraude: es marketing.** Una empresa paga a otra por revisar algo y recibe un documento que lo dice. Todo cierto, todo auténtico, y sin valor frente a quien os exige la acreditación — porque lo que se exige no es que alguien lo certifique, es que lo certifique quien está reconocido para hacerlo. Distinguir las dos cosas es exactamente el trabajo que nadie hace al archivar. ## Las tres comprobaciones, tres minutos 1. **Buscad al emisor por su nombre y su número** — Los organismos reconocidos aparecen en registros públicos consultables. 2. **Mirad el alcance del certificado, no solo el título** — Suele estar en la letra pequeña, y es donde se ve si os cubre. 3. **Y comprobad la fecha y el estado** — Un certificado suspendido o retirado sigue teniendo el mismo aspecto. > [!WARNING] > Un detalle que separa a quien comprueba de quien archiva: **el certificado que os interesa es el del producto o el proceso concreto, no el de la empresa**. Que un fabricante tenga una certificación de gestión no dice nada sobre si ESE modelo cumple lo que os hace falta. Es la confusión más aprovechada comercialmente y la más fácil de deshacer: mirad si en el certificado aparece lo que vosotros compráis. > [!NOTE] > Qué acreditación se exige en cada caso, qué organismos están reconocidos para emitirla y cómo se verifica su vigencia depende del producto, del sector y del país. **Eso lo concreta vuestro asesor o el organismo correspondiente**; aquí se explica cómo detectar el caso en el que un documento auténtico no acredita lo que parece. **¿Un certificado con sello es válido?** El sello no es la prueba. Lo es quién lo emite y para qué alcance. **¿Puedo pedir al proveedor que lo justifique?** Sí, y una respuesta esquiva ya es información. **¿Y si el emisor no aparece en ningún registro?** Tratadlo como una declaración del proveedor, que no es lo mismo. ## Ejemplos **Un proveedor entrega un certificado de una entidad que no aparece en ningún registro.** - Busca al emisor antes de archivar y lo trata como declaración del proveedor → El expediente refleja lo que ese papel acredita de verdad, que es menos de lo que parecía. **Se archiva la certificación de gestión del fabricante creyendo que cubre el producto.** - Comprueba si el modelo que compra aparece en el alcance del certificado → Se detecta a tiempo que faltaba el documento del producto, no el de la empresa. **Un certificado correcto está retirado desde hace meses y el papel sigue igual de impecable.** - Comprueba el estado y la vigencia, no solo la fecha impresa → Deja de sostenerse el expediente sobre un documento que ya no está en vigor. **Llega un certificado y se archiva sin mirar quién lo emite.** - Comprueba el emisor antes de darlo por bueno → El certificado vale lo que vale quien lo firma. **El emisor no aparece por ningún sitio.** - Lo pregunta al proveedor y lo registra → La duda se resuelve antes de que la resuelva un cliente. **Un cliente pregunta por el emisor de un certificado vuestro.** - Consulta lo registrado al recibirlo → Se contesta sin llamar al proveedor. --- --- id: KB-CS-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/certificados-de-proveedores-de-alimentacion idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: distribucion audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-001, KB-TL-001, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CR-001, KB-CS-003, KB-CS-005, KB-CS-006] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Certificados de proveedores en alimentación _Reunir fichas técnicas, alérgenos y certificaciones de cada proveedor, y que no caduquen sin avisar._ **Responde a:** cómo pedir certificados a proveedores de alimentación · control documental de proveedores IFS BRC · gestión de fichas técnicas y alérgenos · documentación para auditoría de seguridad alimentaria · certificados de proveedores caducados Una empresa de alimentación con setenta referencias tiene, por cada proveedor, una ficha técnica, una declaración de alérgenos, un certificado de la norma que aplique y a menudo un certificado de origen. Son cientos de documentos con fechas de revisión distintas, y el auditor los pide todos el mismo día. **En corto** - Un proceso por tipo de proveedor, ejecutado en cada alta y en cada renovación. - La lectura automática saca del documento la fecha de validez y el número de certificado. - El aviso de caducidad salta antes de vencer, no cuando el auditor lo detecta. - El dossier de auditoría se exporta de una vez, sin recopilar a mano. ## Qué se pide a un proveedor de alimentación | Documento | Cada cuánto | Por qué se pide | | --- | --- | --- | | Ficha técnica del producto | En el alta y en cada cambio de formulación | Es la base de tu propia ficha y de la etiqueta | | Declaración de alérgenos | En el alta y en cada cambio | Responsabilidad directa: un alérgeno no declarado es un incidente grave | | Certificación de la norma (IFS, BRC, ISO 22000) | Anual | Lo pide tu propia auditoría, no solo el cliente | | Certificado de origen o sanitario | Por lote o por campaña | Obligatorio en importación y en algunos productos | | Registro sanitario | En el alta | Sin él, el proveedor no debería estar homologado | ## El problema real no es pedirlo: es que caduque Casi todo el mundo consigue reunir la documentación en el alta. Lo que falla es el segundo año: el certificado IFS del proveedor venció en marzo, nadie lo miró, y el hallazgo aparece en la auditoría de octubre. Con fecha de caducidad en el documento, el aviso sale solo y la renovación se pide antes de que haya un hueco. > [!NOTE] > Si la lectura automática saca la fecha de validez del propio certificado, no hay que teclearla a mano — que es donde se cuela el error que luego nadie detecta. ## Qué se lleva el auditor En una auditoría de seguridad alimentaria lo que se valora no es solo tener el papel: es demostrar que había un sistema. Un expediente por proveedor, con la fecha en que se pidió cada documento, la fecha en que llegó y el aviso de renovación registrado, responde a esa pregunta mejor que una carpeta con PDFs. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo pedir documentación distinta según el tipo de proveedor?** Sí: un proceso por tipo. A un proveedor de materia prima no se le pide lo mismo que a uno de envases o a un transportista. **¿Cómo controlo los alérgenos si cambia la formulación?** La declaración de alérgenos se pide en el alta y en cada cambio. Al quedar fechada, se ve qué versión estaba vigente cuando se fabricó cada lote. **¿Sirve para preparar una auditoría IFS o BRC?** Es uno de los usos principales. Se exporta el dossier con las evidencias y sus fechas, en vez de recopilar durante días. **¿Y los registros de control de temperatura o limpieza?** Esos no se piden a nadie: los generas tú. Encajan mejor certificándolos, para que tengan fecha demostrable. ## Ejemplos **Un fabricante recibe la auditoría IFS y le piden el certificado vigente de doce proveedores de materia prima.** - Filtra los expedientes de proveedores de materia prima - Comprueba que ninguno tiene el certificado vencido, porque los avisos saltaron en su momento - Exporta el dossier con las doce evidencias y sus fechas → Se entrega en el momento, y el auditor puede comprobar por su cuenta la fecha de cada documento. **Una ficha técnica caduca y nadie lo nota hasta la auditoría.** - Registra la vigencia de cada documento al recibirlo → El aviso llega antes que el auditor. **Cada proveedor manda la ficha en un formato distinto.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido se puede comparar. **Cambia un alérgeno y nadie revisa las etiquetas.** - Pide al proveedor que comunique cualquier cambio → El cambio llega antes que el problema. **Perseguir a sesenta proveedores ocupa una mañana a la semana.** - Pide y recuerda de forma automática → La mañana se recupera y las fichas llegan igual. **Una auditoría pide justificar diez proveedores.** - Consulta el expediente de cada uno → La entrega se prepara en minutos. --- --- id: KB-CS-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/industria-alimentaria-y-envasado idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: distribucion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-007, KB-NO-002] citadoPor: [KB-CS-019, KB-CS-025] --- # Industria alimentaria y envasado _Materias primas, envases y auditorías de cliente en el mismo expediente._ **Responde a:** documentación de proveedores de materia prima · fichas técnicas y de seguridad alimentaria · auditoría ifs brc documentación · materiales en contacto con alimentos En industria alimentaria conviven tres exigencias documentales que suelen llevarse por separado y que en realidad son el mismo expediente: la seguridad alimentaria, el envase, y lo que pide el cliente cuando es una cadena grande. ## Los tres módulos, por bloque | Bloque | Módulo | Qué se mueve | | --- | --- | --- | | Homologación de proveedores | Trackline | Fichas técnicas, certificados sanitarios, declaraciones de alérgenos | | Materiales en contacto con alimentos | Trackline | Declaración de conformidad del envase, por referencia | | Acuerdos de calidad con proveedor | Consigne | Especificaciones firmadas, no solo acordadas por correo | | Registros de proceso y controles | SmartCheck | Certificar el registro periódico, con fecha de un tercero | > [!IMPORTANT] > La declaración de conformidad del envase la tiene vuestro proveedor y la responsabilidad de tenerla suele ser vuestra. Es el documento que más se pide en auditoría de cliente y el que más veces falta, porque nadie lo pidió al dar de alta el envase. ## Marcos que se citan Higiene alimentaria y sistemas de autocontrol, trazabilidad alimentaria, información al consumidor y alérgenos, materiales en contacto con alimentos, y los esquemas de certificación privados que exigen las cadenas. Qué aplica a vuestra actividad y con qué alcance lo confirma vuestro asesor o vuestro organismo de certificación. > [!WARNING] > Los certificados sanitarios y las homologaciones caducan. Un proveedor que estaba homologado cuando le comprasteis y dejó de estarlo tres meses después es exactamente lo que se destapa en una retirada, y con fecha. > [!NOTE] > Si un cliente grande os audita cada año, montad su cuestionario como proceso. Lo que pide cambia poco y la segunda vez cuesta una tarde en lugar de una semana. **¿Se puede consultar por lote?** Si el lote está asociado al expediente del proveedor, sí, y es lo que acota una retirada. **¿Y los proveedores de mis proveedores?** Se piden dentro del expediente de vuestro proveedor directo, como documentación más. **¿Sirve para una auditoría no anunciada?** Es donde más se nota: se enseña, no se busca. ## Ejemplos **Una envasadora recibe una auditoría de cliente y le piden la conformidad de doce referencias de envase.** - Localiza cuatro; las otras ocho nunca se pidieron - Lanza la petición a sus proveedores de envase y las marca con caducidad → La siguiente auditoría se resuelve enseñando, y las declaraciones se renuevan solas cada año. **La auditoría de un cliente llega con dos semanas de aviso.** - Consulta qué falta por proveedor antes de que llegue → Los huecos se cierran con tiempo. **La documentación de envases está separada de la de materias primas.** - Reúne todo en el expediente del producto → La foto del producto es una sola. **Un ingrediente cambia y las etiquetas siguen igual.** - Revisa las referencias afectadas al recibir el cambio → La etiqueta sigue diciendo la verdad. **Un cliente pide la trazabilidad de un lote concreto.** - Consulta el expediente de ese lote → Se contesta por lote y no por catálogo. **Cada auditoría se prepara desde cero.** - Mantiene el expediente al día durante el año → La segunda auditoría cuesta una fracción. --- --- id: KB-CS-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/distribucion-alimentaria-y-hosteleria idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: distribucion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-018, KB-CS-008, KB-AL-020, KB-LG-026] citadoPor: [KB-CS-028, KB-AL-003, KB-AL-012] --- # Distribución alimentaria y hostelería _Muchos proveedores pequeños, mucha rotación de personal y una inspección que puede llegar cualquier día._ **Responde a:** documentación de proveedores de un restaurante · formación de manipulador de alimentos control · inspección sanitaria qué papeles piden · distribuidor alimentario trazabilidad Aquí el problema no es el volumen documental por proveedor —suele ser poco— sino la cantidad de proveedores y la rotación de la gente. Un restaurante con treinta proveedores y quince altas al año no puede llevar esto en una carpeta. ## Lo que se controla, y con qué | Qué | Módulo | Frecuencia | | --- | --- | --- | | Registro sanitario y fichas de cada proveedor | Trackline | Al alta y renovación anual | | Formación de manipulador de cada persona | Trackline | Al alta, y caduca | | Contratos y anexos del personal | Consigne | Con cada alta | | Registros de temperaturas y controles | SmartCheck | Certificación periódica del registro | > [!IMPORTANT] > La formación de manipulador va pegada a la persona, no al puesto. Con la rotación de este sector, es el control que más se cae: alguien empieza el viernes y trabaja tres semanas sin que nadie lo compruebe. Marcarla como bloqueante en el alta es lo que lo impide. ## Marcos que se citan Higiene alimentaria y sistemas de autocontrol, formación de manipuladores, información sobre alérgenos al consumidor y trazabilidad hacia atrás y hacia delante. Los requisitos concretos varían por comunidad autónoma y por tipo de establecimiento; confirmadlo con vuestro asesor o con la autoridad sanitaria correspondiente. > [!WARNING] > Ante una inspección, lo que se valora no es solo tener los papeles: es poder enseñarlos en ese momento. Un archivo perfecto en una oficina a veinte kilómetros no sirve cuando el inspector está en la cocina. > [!NOTE] > Con muchos proveedores pequeños, el canal importa: bastantes no leen el correo. El SMS es lo que convierte una petición de dos semanas en una de dos días. **¿Puedo consultarlo desde el móvil en el local?** Sí, y es justo el caso de uso: enseñar en el momento. **¿Y los proveedores muy pequeños que no tienen nada?** El expediente al menos demuestra que se pidió, con fecha. **¿Sirve para varios locales?** Un equipo por local, con la documentación de personal separada. ## Ejemplos **Una cadena de seis restaurantes no sabe qué personal tiene la formación en vigor.** - Un expediente por persona con la formación marcada como bloqueante - Aviso a 60 días → El encargado lo comprueba desde el móvil antes de dar de alta a nadie en el turno. **Un proveedor pequeño no manda nunca su documentación.** - Pide poco y con un sitio fácil donde subirlo → La tasa de respuesta sube sin insistir más. **Entra personal nuevo cada temporada.** - Comprueba por persona qué falta antes de que empiece → El alta no se descubre incompleta el primer día. **Llega una inspección sin avisar.** - Mantiene el expediente accesible desde el móvil → Se enseña en el momento y no al día siguiente. **Cada local guarda sus papeles por su cuenta.** - Reúne la documentación en un único sitio → La respuesta no depende de qué local pregunten. **Un proveedor cambia y nadie revisa su documentación.** - Lanza el proceso de alta al primer pedido → Ningún proveedor entra sin expediente. --- --- id: KB-CS-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/explotaciones-agricolas-y-ganaderas idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: agricultura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-018, KB-NO-004] citadoPor: [KB-AL-005, KB-AL-008, KB-AL-010, KB-CS-036, KB-AL-022] --- # Explotaciones agrícolas y ganaderas _Cuadernos, tratamientos y campañas: mucha gente temporal y una inspección al año._ **Responde a:** cuaderno de campo digital · documentación de trabajadores de campaña · tratamientos fitosanitarios registro · certificación agrícola documentación Una explotación concentra el trabajo documental en dos momentos: la campaña, cuando entra mucha gente de golpe y por poco tiempo, y la auditoría o inspección, cuando hay que demostrar lo que se hizo durante todo el año. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Cuándo | | --- | --- | --- | | Alta de trabajadores de campaña | Trackline + Consigne | En días, para muchas personas a la vez | | Documentación de proveedores de insumos | Trackline | Al alta y renovación | | Registro de tratamientos y labores | SmartCheck | Certificación periódica del cuaderno | > [!IMPORTANT] > El cuaderno de explotación es el documento que se pide en inspección y en auditoría de certificación, y su valor depende de que no se haya rellenado a posteriori. Certificarlo periódicamente —al cerrar cada mes o cada campaña— es lo que lo convierte en un registro que no se puede discutir. ## Lo que hace difícil la campaña **En corto** - Mucha gente, muy poco tiempo y a menudo sin correo corporativo. - Formación y reconocimientos que hay que tener antes de empezar, no después. - Contratos que se firman el mismo día que se incorporan. Es el caso donde el SMS deja de ser un extra: buena parte de esos trabajadores no leen correo, y una petición por correo se queda sin abrir hasta que termina la campaña. ## Marcos que se citan Higiene de la producción primaria y trazabilidad, uso de productos fitosanitarios y sus registros, condiciones laborales del trabajo de campaña, y los esquemas de certificación agrícola que exigen las cadenas de distribución. Qué aplica a vuestro cultivo y comunidad lo confirma vuestro asesor o vuestra certificadora. > [!WARNING] > Los carnés de aplicador y las formaciones caducan, y son de la persona. Con rotación de campaña es donde más se cae el control: alguien empieza el lunes y aplica un tratamiento el martes sin que nadie lo haya comprobado. > [!NOTE] > Guardar el alta de campaña como plantilla es lo que convierte la siguiente en horas. Cambia la lista, no el proceso. **¿Se puede dar de alta a cuarenta personas a la vez?** Sí, es un envío por lote con la lista. **¿Y quien no tiene móvil ni correo?** Quedará un resto en papel; el objetivo es reducirlo. **¿Sirve para la auditoría de certificación?** Es lo que se enseña: registros con fecha que no se rellenaron después. ## Ejemplos **Una explotación incorpora 60 temporeros en una semana y firma los contratos en papel el mismo día.** - Manda contratos y documentación por lote, con SMS - Marca formaciones y reconocimientos como bloqueantes → Nadie empieza sin lo obligatorio en vigor, y el alta baja de una semana a dos días. **El cuaderno se rellena a final de campaña de memoria.** - Registra en el momento desde el móvil → El dato es exacto en lugar de reconstruido. **Entra personal temporal cada campaña.** - Comprueba por persona qué falta antes de empezar → El alta se resuelve antes del primer día. **Un cliente pregunta por una partida de hace meses.** - Consulta lo registrado en esa fecha → Hay respuesta en lugar de una estimación. **Los tratamientos se anotan en papel que se moja.** - Captura la anotación en el momento → El registro sobrevive a la parcela. **La inspección anual llega y falta media campaña.** - Revisa el expediente antes de que llegue → Los huecos se cierran con tiempo. --- --- id: KB-AL-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/industria-carnica idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: carnica audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-007, KB-AL-002] citadoPor: [KB-AL-002, KB-AL-003, KB-AL-004, KB-AL-010, KB-AL-024] --- # Industria cárnica _Trazabilidad hasta la explotación de origen y bienestar animal documentado._ **Responde a:** trazabilidad cárnica hasta el origen · documentación de matadero y sala de despiece · bienestar animal registros · proveedores ganaderos homologación En cárnico la trazabilidad no termina en vuestro proveedor: llega hasta la explotación de origen. Y la pregunta que decide una retirada es siempre en pasado — de qué explotación vino este lote y qué acreditaba esa explotación ese día. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Cuándo | | --- | --- | --- | | Homologación de explotaciones y proveedores | Trackline | Al alta, con caducidades | | Acuerdos de suministro y especificaciones | Consigne | Firmados, no acordados por correo | | Registros de proceso y autocontroles | SmartCheck | Certificación periódica | > [!IMPORTANT] > Lo que se pide en una retirada es el estado en la fecha del lote, no el de hoy. Un proveedor homologado ahora que no lo estaba cuando os suministró es exactamente lo que se destapa, y solo se ve si el histórico conserva las versiones con sus fechas. ## Marcos que se citan Higiene de productos de origen animal y autorización de establecimientos, identificación y registro de animales, bienestar animal en explotación y transporte, e información al consumidor sobre origen. El alcance exacto depende de vuestra actividad y de vuestra autoridad competente; confirmadlo con vuestro asesor. > [!WARNING] > Los documentos de bienestar animal y de transporte suelen estar en manos de terceros —el transportista, la explotación— y son los que más tardan. Pedirlos al homologar y no cuando los pide un cliente es la diferencia. > [!NOTE] > Si os auditan cadenas de distribución, su cuestionario cambia poco entre ediciones: montado como proceso, la segunda auditoría cuesta una tarde. **¿Se puede consultar por lote?** Si el lote está asociado al expediente del proveedor, sí. **¿Y los transportistas de animales?** Expediente propio, con su autorización y sus caducidades. **¿Sirve para una inspección no anunciada?** Es donde más se nota: se enseña en vez de buscarse. ## Ejemplos **Una sala de despiece recibe una alerta y tiene que acotar qué lotes vinieron de una explotación concreta.** - Consulta el histórico de esa explotación con sus fechas → Acota a dos semanas de entradas en lugar de a un trimestre. **Un cliente pide la trazabilidad de una caja concreta.** - Consulta el expediente del lote de despiece → Se llega hasta la entrada sin reconstruir nada. **La documentación de bienestar llega en papel con la partida.** - La captura al recibir el animal → El papel deja de ser el único ejemplar. **Se mezclan canales de varias procedencias en el mismo turno.** - Registra qué entró en cada lote de salida → Se puede decir qué salió de dónde. **Un certificado de una explotación caduca.** - Registra la vigencia al recibirlo → El aviso llega antes de la siguiente entrada. **Hay que avisar a los clientes de un lote concreto.** - Consulta qué cajas salieron de ese lote → Se avisa a los afectados y no a todos. --- --- id: KB-AL-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/bodegas-y-bebidas idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: bebidas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-001, KB-NO-002] citadoPor: [KB-AL-001] --- # Bodegas y bebidas _Denominaciones, exportación y etiquetado: documentación que viaja con el producto._ **Responde a:** documentación para exportar vino · denominación de origen documentación · etiquetado de bebidas requisitos · certificados para exportación alimentaria Una bodega tiene un problema documental que la industria alimentaria general no tiene: buena parte de sus papeles viajan con el producto a otro país, y allí los revisa alguien con sus propios criterios y en su propio idioma. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Por qué | | --- | --- | --- | | Proveedores de uva, envase y auxiliares | Trackline | Composición y conformidad del envase | | Acuerdos con distribuidores e importadores | Consigne | Firmados antes de la primera expedición | | Documentación de cada expedición | SmartCheck | Certificar lo enviado, con su fecha | > [!IMPORTANT] > La documentación de exportación se prepara por expedición y se revisa fuera. Un documento rechazado en destino puede dejar la mercancía parada en aduana con coste diario, así que el borrador se revisa antes de enviarlo, no después. ## Marcos que se citan Normativa de denominaciones de origen e indicaciones geográficas, etiquetado e información al consumidor, prácticas enológicas donde apliquen, y los requisitos del país de destino, que pueden diferir bastante de los europeos. Qué exige cada mercado lo confirma vuestro asesor o vuestro consejo regulador. > [!WARNING] > Si trabajáis bajo denominación de origen, la documentación del consejo regulador tiene sus propios plazos y sus propias renovaciones. No encaja en el calendario del resto y por eso se olvida. > [!NOTE] > Cuando exportáis siempre a los mismos mercados, la expedición es casi idéntica. Montada como proceso, la número veinte cuesta una fracción de la primera. **¿Puedo tener un proceso por país de destino?** Sí, y suele hacer falta: lo que pide cada mercado no es lo mismo. **¿Y las etiquetas en otros idiomas?** Entran como documentación de la expedición, con su versión y su fecha. **¿Sirve para una inspección del consejo regulador?** Es lo que se enseña, con fechas que no pusisteis vosotros. ## Ejemplos **Una bodega ve parada una expedición en aduana por un documento mal preparado.** - Monta un proceso por mercado de destino - Revisa el borrador antes de enviar → Las siguientes expediciones salen a la primera y el coste de días parados desaparece. **La documentación de exportación se prepara envío a envío.** - Reúne lo que se repite en un expediente → El segundo envío al mismo destino cuesta la mitad. **Cada mercado pide etiquetas distintas.** - Guarda cada versión asociada a su mercado → Se sabe qué se vendió con qué etiqueta. **Un cliente pide justificar una añada concreta.** - Consulta el expediente de esa añada → Se contesta por añada y no por bodega. **La documentación de denominación caduca sin avisar.** - Registra la vigencia al archivarla → La renovación se hace con tiempo. **Se cambia de proveedor de envase y las etiquetas siguen igual.** - Revisa lo afectado al cambiar de proveedor → La etiqueta sigue siendo cierta. --- --- id: KB-AL-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/supermercados-y-homologacion-de-proveedores idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: retail audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-001, KB-CS-019] citadoPor: [KB-AL-027] --- # Supermercados: homologar cientos de proveedores _El lado del que pide, cuando lo que pides lo piden mil veces al año._ **Responde a:** homologación de proveedores supermercado · auditar proveedores alimentarios · controlar documentación de mil proveedores · retirada de producto acotar proveedor Una cadena de distribución está en el lado contrario del que ocupa casi todo lo escrito hasta aquí: no le piden documentación, la pide — a cientos o miles de proveedores, con auditorías propias y con la obligación de poder acotar una retirada en horas. ## Lo que cambia cuando el volumen es ese **En corto** - Un proceso por familia de producto, no uno por proveedor. - La homologación tiene que recalcularse sola cuando algo caduca. - Lo que no se pueda ver en un listado filtrable, no se va a mirar. | Qué | Módulo | Volumen típico | | --- | --- | --- | | Homologación y renovación de proveedores | Trackline | Cientos al año | | Acuerdos comerciales y de calidad | Consigne | Uno por proveedor, con anexos | | Auditorías propias a proveedor | Trackline | Recurrentes, como proceso | > [!IMPORTANT] > En una retirada, el tiempo se gasta en saber qué proveedores y qué lotes están afectados. Si la homologación está por proveedor y el histórico conserva las fechas, eso es una consulta; si está en carpetas, es una jornada — y las horas cuentan. ## Marcos que se citan Higiene y trazabilidad alimentaria, responsabilidad del operador que pone el producto en el mercado, información al consumidor, y los esquemas de certificación privados que la propia distribución exige a sus proveedores. Vuestras obligaciones concretas como operador las confirma vuestro asesor. > [!WARNING] > Exigir a un proveedor pequeño la misma documentación que a uno grande sin ajustar el proceso acaba en que el pequeño no entrega. Conviene distinguir por familia y por riesgo, no aplicar el máximo a todos. > [!NOTE] > El aviso de caducidad a 60 días sobre cientos de proveedores es lo que convierte la renovación en un goteo manejable en vez de en una campaña anual. **¿Puedo tener criterios distintos por familia?** Sí, y es lo razonable: no se le pide lo mismo a fresco que a envasado. **¿Se puede dar acceso a un auditor externo?** Sí, acotado y por el tiempo del encargo. **¿Cómo acoto una retirada?** Por proveedor y fecha, mirando el estado que tenía entonces. ## Ejemplos **Una cadena con 800 proveedores tarda una jornada en acotar qué proveedores tenían un ingrediente afectado.** - Homologación por proveedor con histórico fechado - Filtro por familia de producto → La siguiente alerta se acota en una hora, y la retirada afecta a nueve proveedores en lugar de a la familia entera. **Mil altas al año se gestionan por correo.** - Lanza el mismo proceso a todos → El alta deja de ser un trabajo artesanal. **Cada comprador pide documentos distintos al mismo proveedor.** - Comparte una plantilla única → El proveedor recibe una petición coherente. **No se sabe qué proveedores están al día.** - Consulta el estado de todos a la vez → Se actúa sobre los que fallan. **Un proveedor entrega y su documento caduca a los dos meses.** - Registra la vigencia al aprobarlo → El aviso llega antes del siguiente pedido. **Perseguir a los que faltan ocupa a varias personas.** - Deja que los recordatorios salgan solos → El equipo revisa en lugar de insistir. --- --- id: KB-AL-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/casos-de-uso-en-lacteos idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: lacteos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-001, KB-AL-005] citadoPor: [KB-AL-005, KB-AL-006, KB-AL-025] --- # Veintiún casos reales en lácteos _Situaciones concretas del día a día de una industria láctea, y qué resuelve cada una._ **Responde a:** casos de uso industria láctea · control documental de ganaderías proveedoras · trazabilidad de leche cruda · auditoría de cliente lácteos documentación Una industria láctea recoge de decenas de ganaderías, transforma con plazos cortos y vende a cadenas que auditan. Estos son los casos que aparecen de verdad, ordenados por lo que resuelve cada uno. ## Pedir y controlar documentación | La situación | Qué se monta | | --- | --- | | Dar de alta una ganadería nueva y no saber qué pedirle | Un proceso de alta con lo obligatorio en la primera fase | | Los certificados sanitarios de las ganaderías caducan y nadie lleva la cuenta | Caducidad marcada, aviso a 60 días | | Un veterinario pide los registros de una explotación concreta | Expediente por ganadería, con su histórico fechado | | Hay que renovar la documentación de 40 ganaderías cada enero | Un lanzamiento por lote, con recordatorios automáticos | | El transportista de leche cruda cambia y nadie comprueba su autorización | Expediente propio del transportista, con caducidades | | Un cliente pide la conformidad de los envases de yogur | Petición a los proveedores de envase, guardada por referencia | | Los análisis de laboratorio externos se pierden en correos | Entran al expediente del lote, con su fecha | ## Firmar | La situación | Qué se monta | | --- | --- | | El acuerdo de suministro con una ganadería se cierra de palabra | Contrato a firmar antes de la primera recogida | | Hay que actualizar el precio con 40 ganaderías a la vez | Un anexo, un envío por lote, seguimiento de quién falta | | Los transportistas firman condiciones en papel y se pierden | Firma desde el móvil, con su copia | | Un distribuidor pide un acuerdo de calidad firmado | Especificaciones firmadas, no acordadas por correo | | Alta de personal de planta en temporada alta | Contrato firmado antes del primer día | | Un cliente exige acuerdo de confidencialidad antes de una auditoría | Firmado en el día, sin desplazamientos | | Cambio de titularidad de una ganadería proveedora | Novación firmada por las tres partes, en orden | ## Certificar y probar | La situación | Qué se monta | | --- | --- | | Los registros de temperatura de los tanques son un fichero editable | Certificación periódica del registro | | Una reclamación por un lote de hace ocho meses | Registro de proceso de ese lote, con fecha cierta | | Una ganadería discute el resultado de un análisis | Resultado certificado el día que se emitió | | Hay que demostrar el estado de una cisterna en la recepción | Fotos certificadas en el momento de la descarga | | Un auditor pregunta si los autocontroles se rellenaron a posteriori | Certificación mensual del registro | | Una incidencia de cadena de frío en el reparto | Registro del trayecto certificado al cerrarlo | | Hay que acreditar cuándo se comunicó una no conformidad a un proveedor | La comunicación certificada el mismo día | > [!WARNING] > De los veintiuno, el que más veces evita un problema serio es el penúltimo: la cadena de frío se rompe en la carga o la descarga, no en carretera, y ahí es donde hay que documentar. > [!NOTE] > No hace falta montarlos todos. Con el alta de ganadería y las caducidades ya se cubre la mitad del trabajo repetitivo; el resto se añade cuando aparece la necesidad. **¿Por dónde empiezo si solo hago uno?** Por el alta de ganadería: es lo que más se repite y lo que más papel mueve. **¿Y si mis ganaderías son pequeñas y no usan correo?** El SMS es lo que cambia la entrega en este sector. **¿Sirve para una auditoría de cliente?** Los tres bloques son exactamente lo que se pide en una. ## Ejemplos **Una láctea con 38 ganaderías dedica enero entero a renovar documentación.** - Monta el alta como proceso - Lanza la renovación por lote con recordatorios - Marca los sanitarios con aviso a 60 días → Enero deja de ser una campaña: la renovación se convierte en un goteo con cuatro llamadas. **La leche de varias granjas comparte tanque y falta el registro previo.** - Registra qué entró antes de mezclar → La traza sobrevive a la mezcla. **Un cliente pregunta por un lote de hace tres meses.** - Consulta el expediente de ese lote → Se contesta sin reconstruir. **Los análisis llegan por correo y se archivan sueltos.** - Los asocia al lote al recibirlos → El análisis vive junto a lo que analiza. **Un certificado de granja caduca en plena campaña.** - Registra su vigencia al recibirlo → El aviso llega antes de la recogida. **Hay que acotar una incidencia y el lote abarca un día entero.** - Define lotes más estrechos donde compensa → El alcance se reduce a lo que de verdad afecta. --- --- id: KB-AL-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/casos-de-uso-en-frutas-y-hortalizas idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: frutas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-004, KB-CS-025] citadoPor: [KB-AL-004, KB-AL-022] --- # Veintiún casos reales en frutas y hortalizas _Campaña, exportación y cadenas que auditan: lo que aparece de verdad en una central hortofrutícola._ **Responde a:** casos de uso hortofrutícola · documentación de campaña agrícola · exportar frutas documentación · auditoría global gap documentación Una central hortofrutícola concentra todo en la campaña: entra mucha gente, entran muchos productores y sale mucho producto, a menudo fuera. Estos son los casos que se repiten cada año. ## Pedir y controlar documentación | La situación | Qué se monta | | --- | --- | | Alta de 60 temporeros en una semana | Alta por lote, con SMS y lo obligatorio bloqueante | | Los carnés de aplicador caducan y son de la persona | Caducidad por persona, aviso a 60 días | | Hay que homologar productores nuevos cada campaña | Proceso de alta reutilizable, cambia la lista | | Un cliente pide certificación agrícola de los productores | Certificados pedidos y guardados con su vencimiento | | Los albaranes de entrada de producto se pierden | Entran al expediente del productor, con fecha | | Un transportista frigorífico nuevo llega sin comprobar | Expediente del transportista, comprobable en muelle | | Fichas de fitosanitarios desactualizadas | Petición anual a proveedores de insumos | ## Firmar | La situación | Qué se monta | | --- | --- | | Contratos de temporeros firmados el primer día, en papel | Firmados antes de incorporarse, desde el móvil | | Acuerdos con productores cerrados de palabra | Contrato de campaña firmado antes de la primera entrega | | Un importador extranjero pide acuerdo firmado | Firma con código al móvil, sin desplazamientos | | Cesión de imagen para fotos de finca | Consentimiento firmado, revocable | | Condiciones de calidad con un distribuidor | Especificaciones firmadas por las dos partes | | Anexo por cambio de precio a mitad de campaña | Un envío por lote a todos los productores | | Conformidad de recepción de un pedido grande | Firmada por quien recibe, en el momento | ## Certificar y probar | La situación | Qué se monta | | --- | --- | | El cuaderno de campo se rellena al final de la campaña | Certificación mensual del registro | | Una reclamación por producto llegado en mal estado | Fotos certificadas en la carga | | Discrepancia con un productor sobre lo entregado | Registro de entrada certificado ese día | | Hay que probar la temperatura de un contenedor de exportación | Registro del trayecto certificado al cerrar | | Un auditor duda de la fecha de un tratamiento | Registro de tratamientos certificado periódicamente | | Hay que acreditar el estado de una partida rechazada | Fotos y acta certificadas en el momento del rechazo | | Una expedición se para en aduana por documentación | Lo enviado, certificado con su fecha | > [!WARNING] > El cuaderno de campo rellenado al final de la campaña es el hallazgo más común en auditoría, y el más difícil de defender. Certificarlo cada mes cuesta minutos y cambia por completo cómo se lee. > [!NOTE] > En campaña no hay tiempo para montar nada. Lo que se monta en febrero es lo que funciona en julio. **¿Se puede dar de alta a 60 personas de golpe?** Sí, con la lista y un envío por lote. **¿Y los productores que no usan correo?** SMS. En este sector es lo que decide la entrega. **¿Sirve para una auditoría de certificación agrícola?** Los registros con fecha cierta son justo lo que se pide. ## Ejemplos **Una central prepara la campaña en junio y monta el alta de temporeros dos días antes de empezar.** - Monta el proceso en febrero - Prueba con cinco personas antes de la campaña → En julio las 60 altas salen en dos días en lugar de en dos semanas, y nadie empieza sin lo obligatorio. **La campaña empieza y no se sabe qué proveedores están al día.** - Consulta el estado de todos antes de comprar → Se compra sabiendo y no se revisa después. **Una cadena audita con dos semanas de aviso.** - Revisa el expediente antes de que llegue → Los huecos se cierran con tiempo. **Un cliente pide el origen de una partida exportada.** - Consulta el expediente de ese envío → Se contesta por envío y no por central. **Los tratamientos de campo se anotan en papel.** - Captura la anotación en el momento → El registro llega a la central legible. **Se acumulan certificados de cien agricultores.** - Pide y recuerda de forma automática → La campaña arranca con todos al día. --- --- id: KB-AL-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/conservas-y-producto-elaborado idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: conservas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-007, KB-AL-004] citadoPor: [KB-AL-007, KB-AL-008, KB-AL-009, KB-AL-011, KB-AL-026] --- # Conservas y producto elaborado _Muchos ingredientes, muchos proveedores y un lote que hay que poder rehacer hacia atrás._ **Responde a:** trazabilidad de ingredientes en conservas · retirada de producto elaborado · documentación de proveedores de materias primas alimentarias · auditoría ifs brc papeleo Un producto elaborado tiene un problema que no tiene una fruta fresca: cada lote es la suma de varios ingredientes, de varios proveedores, con fechas distintas. Y cuando hay que retirar, la pregunta no es de dónde vino el producto, sino qué lotes llevan aquel ingrediente concreto. ## Las dos direcciones de la trazabilidad | Dirección | La pregunta | Cuánto puede tardar | | --- | --- | --- | | Hacia atrás | ¿Qué lleva este lote y de quién? | Minutos si está enlazado; días si está en albaranes | | Hacia delante | ¿A qué clientes fue este ingrediente? | Es la que decide el tamaño de una retirada | > [!IMPORTANT] > La segunda es la que cuesta dinero. Si no podéis acotar a qué lotes de producto acabado fue un ingrediente sospechoso, hay que retirar todo lo que pudiera llevarlo — y esa diferencia entre acotar y no acotar suele ser de varios órdenes de magnitud. ## Lo que hay que tener antes de necesitarlo 1. **Ficha de cada proveedor de ingrediente, viva** — Certificaciones, análisis, alérgenos y su fecha de caducidad documental. 2. **Cada entrada, enlazada a su documentación** — El albarán y el certificado del lote entran con la mercancía, no un mes después. 3. **El lote de producción, con sus ingredientes dentro** — Es el enlace que permite responder en las dos direcciones. 4. **Y las salidas, con destino** — Sin esto, la trazabilidad hacia delante no existe. > [!WARNING] > El punto que más se descuida es el segundo: la documentación del lote de materia prima llega por correo al de compras y se queda ahí. En una crisis, esa documentación tiene que estar donde está el lote, no en una bandeja de entrada personal. ## Las auditorías de cliente Las cadenas grandes auditan a sus proveedores de marca propia con listas que se repiten mucho: certificaciones al día, control de alérgenos, gestión de incidencias y prueba de trazabilidad con un lote elegido por ellos en el momento. La última es la única que no se puede preparar la víspera. **En corto** - Si el simulacro de trazabilidad sale en minutos, la auditoría deja de dar miedo. - Si sale en horas, ya sabéis qué arreglar. - Y hacerlo dos veces al año cuesta menos que fallarlo una vez. > [!NOTE] > Todo esto convive con lo que ya hacéis para etiquetado y para los envases: son documentos con caducidad y con responsable, la misma mecánica que para cualquier proveedor. **¿Hace falta para producción pequeña?** La obligación no depende del tamaño; el esfuerzo, sí. **¿Y los ingredientes que compramos a un distribuidor?** Se pide igual: el distribuidor debe poder daros el origen del lote. **¿Cuánto se guarda?** Más que la vida útil del producto, y con margen. ## Ejemplos **Una conservera recibe una alerta sobre un lote de materia prima.** - Consulta qué lotes de producto acabado la llevan y a qué clientes fueron → Retira dos lotes concretos en lugar de un mes de producción. **Un lote lleva quince ingredientes de doce proveedores.** - Ata cada ingrediente al lote de salida → El recorrido hacia atrás es completo. **Un proveedor cambia la formulación de un ingrediente.** - Revisa qué referencias lo llevan → El cambio se propaga a las etiquetas afectadas. **Hay que acotar un problema y no se sabe qué lotes lo llevan.** - Consulta qué producciones usaron esa partida → El alcance se reduce a lo que de verdad afecta. **Los certificados de ingredientes están por proveedor.** - Los asocia también a la partida recibida → Se contesta por partida y no por proveedor. **Un cliente pide la ficha de un producto de hace un año.** - Conserva cada versión con su fecha → Se entrega la que amparaba esa venta. --- --- id: KB-AL-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/panaderia-y-pasteleria-alergenos idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: panaderia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-006, KB-NO-007] citadoPor: [KB-AL-011, KB-AL-013, KB-CS-038, KB-AL-020] --- # Panadería y pastelería: alérgenos _Muchas referencias, recetas que cambian y una información que tiene que ser exacta._ **Responde a:** control de alérgenos en panadería · cambio de receta y etiquetado · información de alérgenos a clientes · documentación de proveedores de harinas Una panadería o un obrador tiene un problema poco común: cientos de referencias, recetas que se ajustan por temporada o por precio de materia prima, y una información al consumidor que no admite aproximaciones. Cada cambio de receta es un cambio de etiqueta y de ficha. ## Dónde se rompe casi siempre | Punto | Qué pasa | Consecuencia | | --- | --- | --- | | Cambio de proveedor de un ingrediente | El nuevo tiene otra declaración de alérgenos | La ficha deja de ser cierta sin que nadie lo mire | | Ajuste de receta en producción | Se cambia en el obrador y no en el papel | La etiqueta y el producto dejan de coincidir | | Producto nuevo de temporada | Sale rápido, con la ficha a medias | Es el que suele fallar en una inspección | | Información al cliente de hostelería | Se manda un PDF que envejece | El cliente informa mal con datos vuestros | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la más traicionera. Un cambio de proveedor lo decide compras por precio o por plazo, y nadie avisa a quien mantiene las fichas. Si la documentación del proveedor entra por el mismo sitio que su alta, el cambio se ve. ## Lo que hay que tener enlazado 1. **Ficha de cada ingrediente, con su proveedor** — Con declaración de alérgenos y su fecha, no un correo de hace tres años. 2. **Cada referencia con sus ingredientes** — Es lo que permite ver, al cambiar uno, a qué productos afecta. 3. **Las versiones de ficha, conservadas** — Para poder decir qué llevaba el producto en la fecha en que se vendió. 4. **Y lo que se entrega al cliente, con constancia** — Qué versión recibió y cuándo, sobre todo en hostelería y colectividades. > [!WARNING] > La cuarta importa más de lo que parece. Si un restaurante informa mal a un cliente con una ficha vuestra desactualizada, la conversación sobre quién falló depende por completo de si consta qué versión le mandasteis y cuándo. ## Contaminación cruzada El otro frente es de proceso, no de papel: qué se produce después de qué, cómo se limpia entre tandas y qué se declara como «puede contener». Lo que sí es de papel es el registro de esa limpieza y del orden de producción, que es lo que se pide en auditoría. **En corto** - Cada cambio de ingrediente dispara una revisión de las fichas afectadas. - Cada versión de ficha se conserva con su fecha. - Y lo entregado al cliente queda registrado, no solo enviado. > [!NOTE] > Es la misma mecánica que las fichas de seguridad en química: un documento que cambia, que tiene que llegar a quien lo usa, y del que hay que poder demostrar qué versión estaba vigente. **¿Y los obradores pequeños?** Misma obligación, menos referencias. Suele resolverse con la lista de ingredientes bien enlazada. **¿Cada cuánto se revisan las fichas?** Cuando cambia algo, y una revisión completa al año. **¿Hace falta guardar las fichas antiguas?** Sí: son la prueba de qué se declaró en cada momento. ## Ejemplos **Un obrador cambia de proveedor de harina por precio y nadie revisa las fichas.** - Enlaza cada ingrediente con sus referencias - Revisa las fichas afectadas al cambiar el proveedor → Detecta que doce referencias necesitaban una declaración distinta antes de que llegue a las etiquetas. **Cambia una receta y la etiqueta tarda semanas en cambiar.** - Revisa las etiquetas al aprobar el cambio de receta → La etiqueta y el producto dicen lo mismo. **Un proveedor cambia un ingrediente sin avisar.** - Pide que comunique cualquier cambio de composición → El cambio llega antes que la reclamación. **Hay doscientas referencias y no se sabe cuáles llevan un alérgeno.** - Consulta qué referencias usan esa materia prima → La revisión se acota a las afectadas. **La información de alérgenos vive en una hoja aparte.** - La mantiene junto a la ficha del producto → Se consulta donde se busca. **Un cliente pregunta por la composición de una tirada concreta.** - Consulta la versión vigente en esa fecha → Se contesta por tirada y no por catálogo. --- --- id: KB-AL-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/almazaras-y-envasado-de-aceite idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: aceites audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-006, KB-CS-025] citadoPor: [KB-CS-036] --- # Almazaras y envasado de aceite _Una campaña corta, muchos agricultores y una categoría que hay que poder sostener._ **Responde a:** trazabilidad en almazara · documentación de agricultores entregas de aceituna · categoría del aceite análisis · campaña de molturación papeleo Una almazara concentra en tres meses lo que otros reparten en doce: entradas de decenas o cientos de agricultores, lotes que se mezclan, análisis que definen la categoría comercial y una demanda de trazabilidad que llega mucho después, cuando el aceite ya está en el lineal. ## Los cuatro puntos donde se juega | Punto | Qué hay que registrar | Por qué importa después | | --- | --- | --- | | Entrada de aceituna | Agricultor, parcela, cantidad, fecha | Es el origen de toda la trazabilidad | | Molturación | Qué entradas forman cada lote | Sin esto, hacia atrás no se puede | | Análisis | Resultados que definen la categoría | Es lo que sostiene lo que dice la etiqueta | | Envasado y salida | Qué lote va a qué cliente | Decide el alcance de una retirada | > [!IMPORTANT] > El segundo es el que se registra peor y el que hace posible todo lo demás. Si no consta qué entradas componen cada lote de molturación, la trazabilidad hacia atrás se convierte en una estimación, y una estimación no responde a una alerta. ## Lo que hay que pedir a los agricultores **En corto** - Identificación de la explotación y sus parcelas. - Declaración de tratamientos, si aplica a vuestro esquema. - Y las certificaciones que exija vuestro cliente: ecológico, denominación, sostenibilidad. Pedirlo en campaña, con el remolque en la puerta, no funciona. Se pide antes, se renueva cada año y se comprueba al abrir la campaña — con recordatorios que empiezan semanas antes. ## Lo que cambia si vendéis a grandes clientes o a export 1. **Auditorías con simulacro de trazabilidad** — Eligen un envase del lineal y piden llegar hasta la parcela. 2. **Documentación de exportación por destino** — Certificados y requisitos que varían por país y cambian sin aviso. 3. **Fichas de producto por cliente** — Con sus versiones conservadas, porque las especificaciones cambian. 4. **Y capacidad de responder rápido a una alerta** — Que es donde se nota si el punto dos estaba bien registrado. > [!WARNING] > Cuidado con la documentación que llega en papel en plena campaña: albaranes de entrada, análisis, partes de limpieza. Si se apila para «pasarlo después», ese después llega en marzo, con la campaña cerrada y la mitad ilegible. > [!NOTE] > El mismo esquema sirve para bodegas, cooperativas de frutos secos y cualquier transformación con campaña corta y muchos aportantes: cambia el producto, no el problema. **¿Vale con el cuaderno de la báscula?** Como registro de peso sí; como trazabilidad no, si no enlaza entrada con lote. **¿Y las entregas de terceros que no son socios?** Misma documentación: la trazabilidad no distingue entre socio y no socio. **¿Cuánto hay que conservar?** Más que la vida útil del producto envasado, con margen. ## Ejemplos **Una almazara recibe una consulta sobre un lote envasado hace ocho meses.** - Consulta qué entradas formaron ese lote y de qué parcelas → Responde con el detalle de origen en lugar de con una estimación por fechas. **La campaña dura seis semanas y entran cien agricultores.** - Llega a la campaña con todos al día → La recepción no se para por papeles. **Cada entrada se anota a mano y se pasa a limpio después.** - Registra en el momento de la recepción → El dato es exacto y no reconstruido. **Un cliente pide justificar una categoría concreta.** - Consulta los análisis asociados a ese lote → La categoría se sostiene con lo que la respalda. **Los análisis llegan sueltos por correo.** - Los asocia al lote al recibirlos → El análisis vive junto a lo que analiza. **Acabada la campaña, nadie sabe qué falta.** - Consulta el estado por agricultor → Los huecos se cierran mientras la relación está viva. --- --- id: KB-AL-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/acuicultura-y-transformacion-de-pescado idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: pesca audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-006, KB-CS-024] citadoPor: [KB-AL-017] --- # Acuicultura y transformación de pescado _Lotes que se juntan al despiece y una trazabilidad que hay que poder rehacer desde la bandeja._ **Responde a:** trazabilidad en una planta de pescado · documentación de acuicultura y engorde · lote de pescado fresco trazabilidad · registro sanitario de la planta de transformación Una planta de transformación de pescado tiene el problema de trazabilidad en su forma más incómoda: entra materia prima de varios orígenes —jaulas propias, cofradía, importación— y sale producto en bandejas cuyo lote tiene que poder devolverte al agua de la que salió. ## Dónde se rompe la cadena | Punto | Qué se junta | Qué hay que registrar | | --- | --- | --- | | Cosecha o descarga | Varias jaulas o varias descargas del día | Qué origen entra en cada entrada, con fecha | | Despiece | Entradas distintas en una misma tanda | Qué entradas componen cada lote de producción | | Envasado | Lotes de producción en formatos distintos | Qué lote va en cada formato y con qué fecha | | Salida | Pedidos a varios clientes del mismo lote | A dónde fue cada lote | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que decide todo lo demás y la que peor se registra, porque en planta se trabaja por turno y no por lote. Si no consta qué entradas formaron cada tanda de despiece, la trazabilidad hacia atrás deja de ser un dato y pasa a ser una estimación por fechas — y una estimación no responde a una alerta sanitaria. ## El detalle que suele fallar en una auditoría > [!WARNING] > El número de registro sanitario que va en la etiqueta tiene que ser el del **establecimiento que de verdad manipuló el producto**, no el de la sociedad que factura. Cuando se subcontrata el despiece o el envasado a otra planta —cosa habitual en picos de campaña—, ese dato cambia y la etiqueta tiene que acompañarlo. Es un fallo que no se ve desde la oficina y que un inspector localiza en el primer cotejo. ## Lo que conviene tener por proveedor y por lote **En corto** - De la materia prima: origen, arte o sistema de producción y su documentación de entrada. - Del transporte: temperatura y tiempo, porque aquí la cadena de frío es parte del producto. - De la planta: registros de limpieza, controles y personal de ese turno. - Y del cliente: a qué lote corresponde cada albarán de salida. ## Cuando llega una alerta 1. **Acotar hacia delante primero** — A qué clientes fue ese lote. Es lo que decide el tamaño de la retirada y lo que más prisa tiene. 2. **Y hacia atrás después** — Qué entradas lo componían y de qué origen venían. 3. **Registrar la decisión, no solo la acción** — Qué se retiró, qué se liberó y con qué criterio, con nombre y hora. > [!NOTE] > Vale igual para conservera, salazón, ahumados y quinta gama: cambia el proceso, pero el punto donde se pierde la trazabilidad es siempre el mismo — allí donde varias entradas se convierten en una sola tanda. **¿Y si compramos ya despiezado?** Entonces vuestra trazabilidad empieza en esa compra: pedid el lote de origen a vuestro proveedor y guardadlo. **¿Cuánto hay que conservar los registros?** Más que la vida útil del producto, con margen; para congelado eso son años. **¿Sirve el cuaderno de planta en papel?** Sirve si se digitaliza el mismo día; a fin de mes ya nadie descifra qué tanda era cuál. ## Ejemplos **Una planta recibe una alerta sobre una partida de materia prima de hace tres semanas.** - Consulta qué tandas de despiece la incluyeron y a qué clientes fueron esos lotes → Retira dos lotes concretos en lugar de tres semanas de producción por no poder acotar. **Los lotes se juntan al despiece y la traza se corta ahí.** - Registra qué entró en cada lote de salida → El recorrido hacia atrás sobrevive al despiece. **Un cliente pregunta por una bandeja concreta.** - Consulta el lote de esa bandeja → Se llega hasta la entrada. **La documentación de origen llega en papel con la caja.** - La captura al recibir → El papel deja de ser el único ejemplar. **Hay que avisar de un lote y no se sabe quién lo recibió.** - Consulta qué salió de ese lote y hacia dónde → Se avisa a los afectados. **Los certificados de proveedor caducan sin avisar.** - Registra la vigencia al recibirlos → El aviso llega antes de la siguiente compra. --- --- id: KB-AL-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/ganaderia-movimientos-y-tratamientos idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: ganaderia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-025, KB-AL-001] citadoPor: [KB-AL-015, KB-AL-023] --- # Ganadería: movimientos y tratamientos _Lo que hay que poder enseñar de cada animal que entra, sale o se trata._ **Responde a:** libro de registro de explotación ganadera · documentación de movimiento de animales · registro de tratamientos veterinarios · control documental en una granja Una explotación ganadera lleva años registrando lo mismo: qué animales entran, qué sale, qué se trata y con qué. El problema casi nunca es no tenerlo: es que vive en un cuaderno, en la memoria del veterinario y en un cajón con recetas, y cuando alguien pregunta hay que reconstruirlo. ## Las cuatro cosas que se piden | Frente | Qué hay que poder enseñar | Dónde suele fallar | | --- | --- | --- | | Identificación | Qué animales hay y desde cuándo | Altas y bajas anotadas con retraso | | Movimientos | De dónde vino cada entrada y a dónde fue cada salida | El documento de traslado se queda en papel | | Tratamientos | Qué se administró, a quién, cuándo y quién lo prescribió | Se apunta en el momento y se pasa a limpio nunca | | Alimentación | Qué pienso, de qué proveedor y de qué lote | Los albaranes se archivan con las facturas | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que decide una inspección y la que peor envejece. Lo que se comprueba no es solo que el tratamiento esté anotado: es que la fecha del registro y la de la administración cuadren, y que el animal tratado pueda seguirse hasta su salida. Un cuaderno pasado a limpio en bloque a fin de mes no acredita eso, aunque el contenido sea cierto. ## El punto que más cuesta y más importa > [!WARNING] > El **periodo de supresión** de un tratamiento —el tiempo que debe pasar antes de que ese animal o su producción pueda destinarse a consumo— solo funciona si el animal tratado está identificado y su salida controlada. Si el tratamiento se anota por lote o por corral sin saber exactamente qué animales lo recibieron, ese control se vuelve una estimación. Y esa es la parte que no se puede arreglar después. ## Cómo se organiza sin cambiar cómo se trabaja 1. **Foto del documento en el momento** — Guía de traslado, receta, albarán de pienso. Desde el móvil, en la propia nave. 2. **El animal o el lote como hilo** — Todo cuelga de ahí: entrada, tratamiento, alimentación y salida. 3. **Avisos de lo que caduca** — Saneamientos, certificaciones, revisiones de instalaciones y equipos. 4. **Y el veterinario aportando por su lado** — Que suba lo suyo por su enlace, sin cuenta, en lugar de mandarlo por mensajería. ## Lo que cambia si vendéis a industria o a una cadena **En corto** - Os pedirán trazabilidad de partida y, cada vez más, condiciones de cría o alimentación. - Y auditorías con simulacro: eligen un animal o una partida y piden su historia entera. - Eso se responde en minutos si está enlazado, y en días si está en un cuaderno. > [!NOTE] > Los libros de registro obligatorios, los plazos de anotación y qué debe conservarse dependen de la especie, la comunidad autónoma y el esquema de certificación. **Qué os aplica exactamente se confirma con vuestro veterinario o vuestro asesor**; aquí se describe cómo tenerlo localizable, no qué exige la norma. **¿Sirve seguir con el cuaderno?** Como registro sí; lo que no aguanta es reconstruir a fin de mes lo que pasó el día 3. **¿Y las explotaciones sin cobertura en la nave?** Se fotografía y se sube al salir; lo importante es no dejarlo para la oficina. **¿Puede el veterinario ver el histórico?** Si le dais acceso acotado, sí, y suele acortar mucho las consultas. ## Ejemplos **Una explotación anota los tratamientos en un cuaderno y los pasa a limpio a fin de mes.** - Fotografía la receta en el momento y la enlaza al animal tratado → Ante una inspección, la fecha del registro coincide con la de administración y la salida se puede controlar. **Los movimientos se anotan en una libreta en la nave.** - Registra en el momento desde el móvil → El dato llega legible a la oficina. **Un tratamiento se anota y nadie vuelve a mirar el plazo.** - Deja que el plazo avise por sí solo → La cuenta no depende de acordarse. **Una inspección pregunta por un animal concreto.** - Consulta su histórico de movimientos y tratamientos → Se contesta con el registro. **La receta del veterinario se queda en papel.** - La captura y la asocia al animal o al lote → El papel deja de ser el único ejemplar. **Entra personal temporal y anota de otra forma.** - Usa el mismo registro para todos → El histórico es homogéneo. --- --- id: KB-AL-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/ingredientes-y-aditivos-lo-que-llega-con-cada-uno idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: ingredientes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-006, KB-AL-007] citadoPor: [KB-AL-012, KB-AL-013, KB-AL-014, KB-AL-015] --- # Ingredientes y aditivos: lo que llega con cada uno _Cuatro documentos por ingrediente, y el que cambia sin avisar es el que os obliga a rehacer etiquetas._ **Responde a:** documentación de proveedores de ingredientes · ficha técnica de un aditivo · certificado de análisis por lote · cambio de formulación del proveedor Un elaborado con quince ingredientes arrastra sesenta documentos, y no son intercambiables: cada uno responde a una pregunta distinta y caduca de forma distinta. Mezclarlos es lo que hace que una empresa crea que tiene la documentación al día cuando lo que tiene es la de hace tres años. ## Los cuatro por ingrediente | Documento | Qué responde | Cada cuánto cambia | | --- | --- | --- | | Ficha técnica | Qué es, composición y uso previsto | Cuando el proveedor reformula | | Declaración de alérgenos | Qué contiene y qué puede contener | Con la ficha, y a veces sin avisar | | Certificado de análisis | Qué salió en ese lote concreto | Con cada lote | | Certificaciones del proveedor | Su esquema de calidad o su condición | Anual, y caduca sin avisar | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la única que va **por lote** y la que peor se archiva, porque llega con la mercancía y no con el alta del proveedor. Si el certificado de análisis se guarda por proveedor y no enlazado al lote que entró, existe pero no sirve: cuando haya que acotar un problema, no podréis decir qué análisis corresponde al material que se usó. ## El cambio que obliga a mirar todo lo demás > [!WARNING] > Un proveedor puede reformular un ingrediente sin dejar de servir «lo mismo» comercialmente: mismo nombre, mismo código, ficha nueva. Y esa ficha nueva puede traer un alérgeno distinto o un «puede contener» que antes no estaba. **Ese cambio no llega como una alerta, llega como un PDF adjunto en un correo rutinario** — y si nadie compara con la versión anterior, vuestras etiquetas dejan de ser ciertas sin que nadie lo decida. ## Cómo se organiza para que eso se vea 1. **Una ficha por ingrediente y proveedor, con versión** — Conservando la anterior: es lo que permite ver qué cambió. 2. **El certificado de análisis, enlazado al lote de entrada** — No al proveedor. Es la diferencia entre acotar y estimar. 3. **Qué referencias vuestras usan cada ingrediente** — Para saber, al cambiar uno, cuántas etiquetas hay que revisar. 4. **Y aviso de caducidad de las certificaciones del proveedor** — Se comprueban justo cuando llega un pedido grande o una auditoría. ## Lo que se pide en una auditoría de cliente **En corto** - La ficha vigente y la que estaba vigente cuando se fabricó el lote que revisan. - El certificado de análisis de ese lote de materia prima. - Y qué hicisteis la última vez que un proveedor cambió algo. La tercera es la que distingue un sistema que funciona: no basta con tener las fichas, hay que poder enseñar que un cambio se detectó y se gestionó. > [!NOTE] > Los requisitos de información de ingredientes, alérgenos y aditivos dependen del producto, del mercado y del esquema de certificación que tengáis, y se actualizan. **Qué debe figurar exactamente y con qué alcance se confirma con vuestro asesor o vuestra certificadora**; aquí se describe qué documentación existe y cómo tenerla enlazada. **¿Vale la ficha que me manda el comercial?** Como referencia sí; conviene la que mantiene calidad o técnica, que es la que se actualiza. **¿Y los ingredientes que compro a un distribuidor?** Pedid la ficha del fabricante: el distribuidor la traslada, no la emite. **¿Cuánto hay que conservar los certificados de análisis?** Más que la vida útil del producto donde se usó ese lote. ## Ejemplos **Un proveedor reformula un aditivo y manda la ficha nueva en un correo rutinario.** - Compara con la versión anterior al recibirla - Revisa las referencias que usan ese ingrediente → Detecta un «puede contener» nuevo y corrige cuatro etiquetas antes de que salgan al mercado. **Un ingrediente cambia de composición y nadie revisa nada.** - Pide al proveedor que comunique cualquier cambio → El cambio llega antes que la etiqueta equivocada. **Faltan documentos de un ingrediente y se usa igual.** - Comprueba qué falta antes de dar entrada → El hueco se ve al recibir y no en la auditoría. **Los cuatro documentos de un ingrediente están en cuatro sitios.** - Los reúne en el expediente de la referencia → Se consulta de una vez. **Un cliente pide la ficha de un ingrediente concreto.** - Consulta el expediente de esa referencia → Se contesta sin llamar al proveedor. **Un documento caduca con el ingrediente en stock.** - Registra la vigencia al recibirlo → El aviso llega antes de usarlo. --- --- id: KB-AL-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/mayoristas-el-eslabon-que-solo-mueve idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: mayoristas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-019, KB-AL-011] citadoPor: [KB-AL-030, KB-LG-026] --- # Mayoristas: el eslabón que solo mueve _No fabricáis nada y aun así os piden documentación de todo, en las dos direcciones._ **Responde a:** documentación de un distribuidor de alimentación · mayorista trazabilidad qué debe guardar · me piden fichas de productos que no fabrico · distribuidor alimentario papeleo Un mayorista está en medio: compra a quien fabrica y vende a quien sirve o revende. No transforma nada, y precisamente por eso tiene un problema documental particular — le piden papeles de productos que no ha hecho, y se los piden por los dos lados. ## Las dos direcciones | Quién pide | Qué pide | De dónde sale | | --- | --- | --- | | Vuestro cliente | Fichas, alérgenos, certificados del producto | Del fabricante, a través vuestro | | Vuestro cliente | Vuestro propio registro y condiciones de almacenaje | De vosotros | | Una inspección | De dónde vino cada lote y a quién fue | De vuestros propios registros de entrada y salida | | Vuestro proveedor | A veces, a quién habéis vendido su producto | De vosotros, en una alerta | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que se olvida: además de trasladar lo del fabricante, tenéis documentación **propia** que os van a pedir — vuestro registro, cómo almacenáis y transportáis, y qué hacéis si se rompe la cadena de frío. Un mayorista que solo reenvía papeles de terceros tiene la mitad de lo que le van a exigir. ## El error que más caro sale > [!WARNING] > Reenviar una ficha de producto **sin comprobar que sigue vigente**. Vosotros la recibisteis hace dos años, el fabricante la actualizó y a vuestro cliente le llega la antigua con vuestro correo delante. Si esa ficha ya no dice la verdad —un alérgeno distinto, otra composición—, el que se la mandó fuisteis vosotros. No os convierte en fabricantes, pero sí en responsables de haber distribuido información desactualizada. ## Cómo se organiza sin volverse loco 1. **Una ficha por referencia y proveedor, con su versión** — Y sabiendo cuándo se actualizó por última vez. 2. **Aviso cuando el fabricante mande una nueva** — Y revisión de a qué clientes les mandasteis la anterior. 3. **Entradas y salidas con lote** — Es lo único que responde a «¿a quién fue este lote?» en una alerta. 4. **Y vuestra documentación propia al día** — Registro, temperaturas, limpieza, personal: lo que no viene del fabricante. ## Cuando llega una alerta del fabricante **En corto** - Lo primero es hacia delante: a qué clientes fue ese lote. - Lo segundo, si os queda existencia y hay que inmovilizarla. - Y lo tercero, comunicarlo con constancia, no por teléfono. El orden importa porque el tiempo juega en contra: cada hora que pasa, ese producto está más cerca del consumidor final. Y quien tiene que avisar a vuestros clientes sois vosotros, no el fabricante — él no sabe a quién le vendisteis. > [!NOTE] > Lo que debe conservar cada eslabón y durante cuánto depende del producto y del país, y se actualiza. **Confirmadlo con vuestro asesor o vuestra certificadora**; aquí se describe la mecánica de qué documentación se traslada y cuál es vuestra. **¿Puedo entregar la ficha del fabricante tal cual?** Sí, si está vigente. Lo que no vale es reenviar la que tenéis guardada sin comprobar. **¿Y si un cliente pide algo que el fabricante no da?** Pedidlo formalmente y guardad su respuesta: la negativa también os sitúa. **¿Cuánto tiempo guardo los albaranes de salida?** Más que la vida útil del producto, con margen: son el hilo de la trazabilidad hacia delante. ## Ejemplos **Un distribuidor reenvía a un cliente la ficha que tenía archivada de hace dos años.** - Comprueba la versión con el fabricante antes de reenviar - Revisa a qué clientes les mandó la anterior → Detecta un alérgeno añadido y corrige antes de que llegue a la carta de un restaurante. **Un cliente pide documentación de algo que solo movisteis.** - Traslada la petición al fabricante y guarda la respuesta → Se entrega lo que el fabricante declara. **La documentación llega del proveedor y se archiva por proveedor.** - La asocia también a la partida servida → Se contesta por envío concreto. **Hay que avisar de una partida y no se sabe a quién fue.** - Registra qué salió y hacia quién → Se avisa a los afectados. **Cada cliente pide en un formato distinto.** - Atiende desde un mismo expediente al día → El trabajo de fondo se hace una vez. **Un proveedor deja de existir y falta su documentación.** - Conserva copia propia de lo recibido → El cierre del proveedor no os deja sin nada. --- --- id: KB-AL-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/platos-preparados-cada-receta-arrastra-sus-ingredientes idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: preparados audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-011, KB-AL-007] citadoPor: [KB-CS-038, KB-AL-014, KB-GL-020, KB-AL-016] --- # Platos preparados: cada receta arrastra sus ingredientes _Vendéis un plato, pero lo que os van a pedir es la documentación de las quince cosas que lleva dentro._ **Responde a:** documentación de platos preparados · cambio de ingrediente y alérgenos · ficha técnica de un producto elaborado · qué pide un cliente de quinta gama Un producto elaborado es, documentalmente, la suma de todos sus ingredientes más lo que hacéis vosotros. El cliente compra una referencia; lo que revisa cuando os homologa son las fichas, los alérgenos y el origen de cada componente, incluidos los que entran en cantidades ridículas. ## Lo que se acumula detrás de una referencia | Nivel | Qué documentación arrastra | | --- | --- | | Cada ingrediente | Ficha técnica, alérgenos, origen y certificados de su proveedor | | El proceso | Vuestros controles, tratamientos y condiciones | | El envase | Aptitud para contacto con alimentos | | La referencia final | Etiqueta, vida útil y lo que declaráis al cliente | > [!IMPORTANT] > El punto que se lleva por delante a más empresas no es tener la documentación: es **el cambio de ingrediente por rotura de stock**. Un día falta el proveedor habitual, se compra a otro, se produce igual y nadie anota nada — pero ese lote lleva un ingrediente distinto, con otros alérgenos posibles y otro origen. Semanas después, la etiqueta dice una cosa y el lote es otra, y no hay forma de saber qué lotes fueron sin reconstruirlo a mano. ## Qué convierte eso en algo llevable 1. **Cada ingrediente, un expediente con su documentación viva** — Se actualiza cuando el proveedor emite versión nueva, no cuando os la piden. 2. **Cada receta, la lista de qué ingredientes usa** — Es lo que permite responder «qué lleva esto» sin abrir quince carpetas. 3. **Y toda sustitución, anotada con fecha y lote** — Cinco líneas ese día ahorran una reconstrucción entera. 4. **Con revisión de alérgenos antes de producir, no después** — Es el único momento en que el cambio todavía se puede parar. > [!WARNING] > Lo que sorprende al vender a una cadena: **os piden la documentación de vuestros proveedores, no solo la vuestra**. Y a menudo la piden actualizada a fecha reciente, así que un certificado correcto pero caducado del proveedor bloquea vuestra referencia aunque vosotros lo tengáis todo. Por eso el vencimiento que hay que vigilar es el de ellos, y avisa con más antelación de la que parece necesaria. ## Cuando el cliente cambia las reglas **En corto** - Una cadena puede exigir su propio formato de ficha técnica: se rellena desde lo que ya tenéis. - Puede pedir declaraciones específicas que vuestro proveedor no da de serie: se piden por escrito. - Y puede auditar sin avisar mucho: lo que decide ahí es cuánto tardáis en enseñarlo. > [!NOTE] > Qué debe figurar en el etiquetado, cómo se declaran los alérgenos y qué controles son exigibles depende de la normativa alimentaria que os aplique y del mercado de destino. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se trata de que la información exista y esté atada al lote. **¿Hay que guardar la ficha de cada versión?** Sí: la que valía cuando se produjo ese lote es la que os van a pedir. **¿Y los ingredientes en cantidades mínimas?** Cuentan igual para alérgenos, y son los que más se olvidan. **¿Sirve la ficha del distribuidor?** Si es la del fabricante, sí. Si es un resumen suyo, suele quedarse corta. ## Ejemplos **Un obrador sustituye un ingrediente durante dos días por falta de stock y no lo anota.** - Anota la sustitución con fecha y lote y revisa alérgenos antes de producir → Cuando el cliente pregunta por un lote concreto, la respuesta sale del expediente y no de la memoria. **Un cliente pide la documentación de los quince ingredientes.** - Consulta el expediente del producto → Se entrega de una vez y no ingrediente a ingrediente. **Cambia un ingrediente y la ficha del plato sigue igual.** - Revisa los platos que lo llevan al recibir el cambio → La ficha describe lo que se fabrica. **Un mismo ingrediente entra en veinte recetas.** - Consulta qué recetas lo usan → La revisión se acota a las afectadas. **Hay que acotar un problema de un ingrediente.** - Consulta qué producciones lo usaron → El alcance se reduce a lo que afecta. **Los alérgenos se calculan a mano cada vez.** - Los deriva de los ingredientes registrados → El cálculo deja de repetirse. --- --- id: KB-AL-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/envases-que-tocan-el-alimento idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: packaging audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-013, KB-AL-011] citadoPor: [KB-AL-028] --- # Envases que tocan el alimento _El envase no es un consumible más: lleva su propia documentación, y sirve para un uso concreto, no para cualquiera._ **Responde a:** declaración de conformidad de un envase · papel apto para uso alimentario · bolsas para alimentos documentación · el auditor me pide los papeles del envase Cuando alguien piensa en la documentación de un producto alimentario piensa en los ingredientes. El envase se compra como se compran las etiquetas o el detergente, y aparece en la conversación el día que un auditor pregunta qué papel respalda esa bandeja. ## Qué tiene que daros el proveedor del envase | Documento | Qué dice | Cuándo se pide | | --- | --- | --- | | Declaración de conformidad del material | Que es apto para contacto con alimentos | Al homologar al proveedor | | Para qué uso está declarado | Grasos, ácidos, secos, caliente, congelado… | Antes de decidir con qué producto se usa | | Ficha técnica del material | Composición, gramaje, capas | Con la declaración | | Versión vigente por cada cambio | Si cambia el material, cambia el papel | Cada vez que el proveedor cambia algo | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que casi nadie mira y la que invalida más declaraciones: **la aptitud no es del envase, es del envase para un uso concreto**. Una bolsa declarada para producto seco a temperatura ambiente deja de estar respaldada si dentro ponéis algo graso o si va al horno o al congelador. El papel sigue siendo correcto; lo que ya no encaja es vuestro uso. Y ese desajuste no lo detecta nadie hasta que alguien compara la declaración con lo que hay dentro. ## Lo que conviene comprobar antes de cambiar de envase 1. **Para qué está declarado, no solo si es «alimentario»** — «Apto» a secas no dice nada: hay que leer para qué. 2. **Si vuestro producto encaja en ese uso** — Grasa, acidez, temperatura y tiempo de contacto son lo que decide. 3. **Que el cambio no afecte a la etiqueta ni a la vida útil** — Un material distinto puede cambiar cómo aguanta el producto. 4. **Y guardar la declaración con la fecha desde la que se usa** — Es lo que ata cada lote al envase con el que se hizo. > [!WARNING] > Un cambio silencioso que pilla a muchos: **el proveedor puede cambiar el material sin cambiar la referencia**. Mismo código, mismo aspecto, otro proveedor de la lámina, y la declaración que tenéis guardada ya no corresponde a lo que estáis usando. Por eso conviene pedir confirmación de versión al menos una vez al año y siempre que notéis cualquier diferencia — un color distinto, otra rigidez, un sellado que se comporta de otra manera. ## Si envasáis para otros **En corto** - Vuestro cliente os pedirá la documentación del envase igual que la del producto. - Y si él elige el envase, que os dé su declaración: seguís necesitándola en vuestro expediente. - El envase secundario, el que no toca el alimento, tiene menos exigencias pero también se justifica. > [!NOTE] > Qué requisitos aplican a cada material en contacto con alimentos, qué debe declarar el fabricante y qué ensayos son exigibles depende de la normativa alimentaria de materiales en contacto y del mercado de destino. **Eso lo confirma vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se trata de que el papel esté y corresponda al uso real. **¿Vale la declaración del distribuidor?** Si es la del fabricante, sí. Un correo diciendo «es alimentario» no lo es. **¿Hay que guardar la de cada versión?** Sí: la vigente cuando se produjo ese lote es la que os pedirán. **¿Y el envase que solo agrupa?** Menos exigente, pero conviene tener claro cuál toca y cuál no. ## Ejemplos **Un obrador empieza a envasar producto graso en bolsas declaradas para producto seco.** - Comprueba para qué uso está declarado el envase antes de cambiar de producto → El envase deja de ser un hallazgo pendiente de que alguien compare dos papeles. **Se compra un envase sin su documentación de uso.** - La pide en el pedido → El envase llega con lo que lo ampara. **Se usa un envase para un producto distinto al previsto.** - Comprueba para qué uso está declarado → El uso se decide con el documento delante. **El fabricante cambia el material y nadie lo sabe.** - Pide que comunique cualquier cambio → El cambio llega antes que la pregunta. **Un cliente pide la documentación del envase de una tirada.** - Consulta el expediente de esa referencia → Se contesta por tirada. **La documentación del envase caduca sin avisar.** - Registra la vigencia al recibirla → El aviso llega antes de la siguiente compra. --- --- id: KB-AL-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/piensos-y-alimentacion-animal idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: animal audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-010, KB-AL-011] citadoPor: [KB-AL-018, KB-AL-023] --- # Piensos y alimentación animal _Lo que entra en el comedero acaba en la cadena alimentaria, y por eso su papeleo se parece más al de un alimento que al de una materia prima._ **Responde a:** documentación de un pienso · qué acompaña a una partida de materia prima para pienso · trazabilidad de alimentación animal · me piden los papeles del pienso que uso Fabricar pienso, distribuirlo o simplemente comprarlo para vuestros animales sitúa a la empresa dentro de la cadena alimentaria, aunque el producto final esté a dos eslabones de distancia. Eso explica por qué la documentación que se pide se parece tanto a la de un alimento: porque, en la práctica, lo es. ## Qué acompaña a cada partida | Elemento | Qué demuestra | Quién lo emite | | --- | --- | --- | | Identificación del producto y su lote | Qué es exactamente y de qué fabricación | Quien lo fabrica | | Composición y materias primas | Qué lleva dentro | El fabricante, en su etiqueta o ficha | | Origen de las materias primas | De dónde viene cada componente | Se pide hacia atrás, proveedor a proveedor | | Analíticas del periodo | Que se controla lo que hay que controlar | El laboratorio, propio o externo | | Documento de transporte | Quién lo movió y en qué condiciones | El transportista | > [!IMPORTANT] > El punto que se pasa por alto y que decide una investigación es el transporte: **una cisterna o un camión que antes llevó otra cosa puede contaminar la partida entera**. Por eso lo que se guarda no es solo qué llegó, sino en qué vino y qué transportó antes ese vehículo. Es información que tiene el transportista y que nadie pide hasta que hace falta — y entonces ya no se puede reconstruir, porque el camión ha hecho quince viajes más. ## Lo que conviene tener por partida 1. **Albarán con lote y cantidad, atado al silo o al almacén donde entró** — Sin eso, la partida se disuelve en cuanto se descarga. 2. **La ficha del producto vigente ese día** — Si el fabricante cambia la fórmula, cambia la ficha. 3. **La constancia de limpieza del transporte, si aplica** — Es lo que se pide en una alerta y casi nunca se guarda. 4. **Y a qué animales o a qué lote de producción fue** — Es el eslabón que conecta con lo que sale de la explotación. > [!WARNING] > Lo que sorprende a quien solo compra pienso: **si un día hay una alerta, la pregunta no llega al fabricante, llega a vosotros**. Quien tiene que decir qué partida entró, cuándo y a qué animales fue es quien la usó, no quien la produjo. Y esa respuesta se da en horas o no vale — para entonces el producto ya se ha movido. Es el motivo por el que anotar el lote al descargar, que parece un trámite menor, es la pieza que sostiene todo lo demás. ## Si además fabricáis o mezcláis **En corto** - Cada mezcla arrastra la documentación de todo lo que lleva dentro. - Un cambio de proveedor por rotura de stock cambia la composición de ese lote. - Y lo que se produce para terceros lleva vuestra etiqueta: respondéis vosotros de lo que dice. > [!NOTE] > Qué registros son obligatorios, qué debe figurar en el etiquetado y qué controles corresponden a cada tipo de producto lo determina la normativa de alimentación animal y vuestra comunidad. **Eso lo confirma vuestro asesor o vuestro veterinario**; aquí se trata de que la partida se pueda seguir hacia atrás y hacia delante. **¿Vale el albarán como trazabilidad?** Es la base, si lleva lote. Sin lote es un papel de entrega, no una trazabilidad. **¿Y si mezclo dos partidas en el mismo silo?** Anotadlo: a partir de ahí lo que hay dentro son las dos. **¿Cuánto conservar estos registros?** Más de lo que dura el animal o el producto que salió de ahí. ## Ejemplos **Una explotación recibe una alerta sobre una materia prima y no anotó el lote al descargar.** - Anota lote y silo en cada descarga y a qué animales fue → La siguiente consulta se responde en una hora, que es el plazo en el que sirve la respuesta. **Las materias primas entran sin su documentación.** - Comprueba qué falta antes de dar entrada → El hueco se ve al recibir. **Un cliente pide la trazabilidad de una partida servida.** - Consulta el expediente de esa salida → Se contesta por partida. **Se mezclan materias primas de varias procedencias.** - Registra qué entró en cada lote fabricado → El recorrido hacia atrás es completo. **Un certificado de proveedor caduca con material en silo.** - Registra la vigencia al recibirlo → El aviso llega antes de fabricar con él. **Hay que avisar de un lote y no se sabe a qué granjas fue.** - Consulta qué salió y hacia dónde → Se avisa a los afectados. --- --- id: KB-AL-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/retirar-un-producto-del-mercado idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: distribucion audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-013, KB-GL-020] citadoPor: [KB-CS-007] --- # Retirar un producto del mercado _La retirada no se improvisa a las nueve de la noche de un viernes. Se ensaya antes, y lo que se ensaya es encontrar los papeles._ **Responde a:** como se hace una retirada de producto · simulacro de retirada alimentaria · tengo que retirar un lote que hago · recall de producto pasos Un cliente llama y dice que algo no está bien. O es vuestro proveedor el que avisa de que un ingrediente que os sirvió tiene un problema. A partir de ese minuto, todo lo que decidáis dependerá de una sola cosa: **de lo rápido que podáis contestar a dónde fue cada lote**. Y eso no se decide esa noche; se decidió el día que montasteis el registro. **Retirada y recuperación** — Retirar es sacar el producto de la cadena antes de que llegue a quien lo consume. Recuperar es ir a buscarlo cuando ya llegó. Cuanto peor sea la respuesta a «¿dónde está?», más cerca estáis de la segunda. ## El reloj, hora a hora | Momento | Lo que hay que poder decir | De dónde sale | | --- | --- | --- | | Primera hora | Qué lote es y qué lleva dentro | Del registro de producción | | Primeras horas | Cuánto se hizo y cuánto queda en casa | Del almacén | | El mismo día | A quién se le mandó y en qué cantidad | De los albaranes | | Enseguida | Qué más se hizo con el mismo ingrediente o la misma línea | Del enlace entre lotes | | Después | Qué se hizo y por qué, con hora | Del expediente que estáis creando ahora | > [!IMPORTANT] > La fila que hunde a la mayoría es la cuarta: **el alcance**. Con un registro pobre, la única respuesta honesta es «retiramos todo lo del mes», y eso multiplica el coste por veinte. Con un registro que enlaza el lote del ingrediente con los lotes de producto y estos con los clientes, la retirada se acota a lo que de verdad está afectado. Es literalmente la diferencia entre una tarde mala y un trimestre malo — y se juega meses antes, en cómo se apuntan los lotes. ## El simulacro, que es lo único que prueba que funciona 1. **Elegid un lote al azar de hace unos meses** — Al azar y antiguo. El de ayer lo recuerda todo el mundo y no prueba nada. 2. **Reconstruid hacia atrás: de qué se hizo** — Ingredientes, proveedores y sus lotes. 3. **Y hacia delante: a dónde fue** — Clientes, cantidades y fechas de salida. 4. **Cronometradlo y anotad dónde os atascasteis** — El atasco es el hallazgo; el tiempo total es solo el titular. > [!WARNING] > Lo que más veces rompe un simulacro no es la trazabilidad: **es que la información está viva en sitios distintos y en formatos distintos**. Producción en una hoja de cálculo, albaranes en el ERP, el correo del proveedor en la bandeja de alguien que hoy libra. Cada salto entre sistemas es media hora, y en una retirada de verdad esas medias horas son producto que sigue avanzando hacia el consumidor. Por eso el objetivo no es «tener los datos», es tenerlos **en un sitio y a mano de más de una persona**. ## Lo que hay que dejar escrito mientras pasa **En corto** - Quién decidió retirar, a qué hora y con qué información encima de la mesa. - A quién se avisó, cuándo y por qué canal — incluidos los que no contestaron. - Qué volvió, qué se destruyó y con qué documento. - Y qué se cambió después para que no vuelva a pasar, que es lo primero que preguntan. > [!NOTE] > Cuándo hay obligación de informar a la autoridad, en qué plazo y por qué vía, y qué diferencia hay entre retirada y recuperación en vuestro caso concreto, lo determina la normativa alimentaria aplicable. **Eso lo concreta vuestro responsable de calidad o vuestro asesor, y conviene tenerlo escrito ANTES**; aquí se explica cómo llegar a esa llamada con las respuestas ya preparadas. **¿Cada cuánto conviene hacer un simulacro?** Al menos una vez al año, y siempre que cambie un sistema o un proveedor grande. **¿Y si el problema viene de mi proveedor?** El aviso es suyo, pero la retirada de VUESTRO producto es vuestra. Empezad por el alcance. **¿Hay que avisar aunque no haya llegado a nadie?** Eso depende del caso y no se decide en caliente: tenedlo consultado de antes. ## Ejemplos **Un proveedor avisa de un problema en un ingrediente y no sabéis en qué productos se usó.** - Enlaza el lote del ingrediente con los lotes de producto en el registro de producción → El alcance se acota a los lotes afectados en vez de retirar la producción de un mes. **El simulacro anual se atasca porque los albaranes están en el ERP y la producción en una hoja de cálculo.** - Junta los dos registros en el mismo expediente del lote - Cronometra y anota dónde se atascó → El siguiente simulacro baja de horas a minutos porque desaparecen los saltos entre sistemas. **Terminada la retirada, os piden explicar qué se hizo y a quién se avisó.** - Va anotando decisiones, avisos y respuestas con hora mientras ocurre → El expediente se entrega completo sin reconstruir nada de memoria. **Hay que decidir a quién avisar y no consta qué salió.** - Registra qué lote fue a qué cliente → Se avisa a los afectados y no a toda la cartera. **La retirada se ensaya solo cuando ocurre de verdad.** - Prueba una vez a localizar un lote al azar → El tiempo real de respuesta se conoce antes. **Los documentos que hacen falta están en cuatro sitios.** - Los reúne en el expediente del lote → La decisión se toma con todo delante. --- --- id: KB-AL-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/pescaderias-de-donde-viene-cada-pieza idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: pescados audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-009, KB-GL-020] citadoPor: [KB-AL-019, KB-AL-029] --- # Pescaderías: de dónde viene cada pieza _El mostrador mezcla lo que la caja separaba. Lo que hay que poder decir de cada pieza se decide al recibirla, no al venderla._ **Responde a:** trazabilidad en pescaderia · etiquetado de pescado fresco que hay que poner · de donde viene el pescado que vendo · documentacion que acompana al pescado El pescado llega en cajas, cada una con su etiqueta y sus datos. Y en el mostrador se coloca por especie y por tamaño, que es como lo pide el cliente. Entre esas dos cosas hay un salto: la caja sabía de dónde venía cada pieza y el mostrador ya no, salvo que alguien lo haya anotado por el camino. ## Lo que hay que poder decir de cada pieza | Dato | De dónde sale | | --- | --- | | Qué especie es, con su nombre científico | De la etiqueta de la caja | | Dónde se pescó o se crió | Igual, y no siempre coincide con el proveedor | | Si es de pesca extractiva o de acuicultura | Igual | | Si ha estado congelado | Del albarán y de vuestra propia manipulación | > [!IMPORTANT] > **El punto donde se pierde la trazabilidad no es el mostrador: es el momento de vaciar las cajas.** Mientras la caja está entera, todo está en su etiqueta. En cuanto el género pasa a la bandeja, la información solo existe si alguien la ha copiado a algún sitio. Por eso la anotación se hace al recibir, con la caja delante, y no al final del día intentando reconstruir qué había en cada bandeja. ## Dos casos que complican el mostrador **En corto** - Mezclar en la misma bandeja dos entradas distintas de la misma especie: a partir de ahí no se pueden separar. - El descongelado que se vende como fresco: es lo que más se vigila y hay que poder demostrar qué era cada cosa. - Las piezas que se despiezan o se preparan: siguen arrastrando el origen de la pieza entera. - Y el género que se aparta para un pedido: si no lleva su etiqueta detrás, se convierte en anónimo. > [!WARNING] > Una confusión que sale cara con los proveedores: **el nombre comercial y la especie no son lo mismo, y varias especies distintas se venden bajo el mismo nombre popular**. Si os llega la caja con el nombre comercial y nada más, ahí falta el dato que os van a pedir. No es un detalle burocrático: es lo que permite responder cuando llega una alerta que afecta a una especie concreta y no a la que vosotros creíais estar vendiendo. > [!NOTE] > Qué información debe acompañar a cada producto de la pesca, cómo debe presentarse al consumidor y qué registros hay que conservar lo determina la normativa aplicable, y varía según sea fresco, congelado, transformado o venta al consumidor final. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestra autoridad sanitaria**; aquí se explica dónde se rompe en la práctica. **¿Tengo que guardar las etiquetas de las cajas?** Guardad al menos su información. Es la fuente de todo lo demás. **¿Y si mezclo dos entradas de la misma especie?** Entonces la pieza pertenece a las dos y una alerta os afecta por entero. **¿El descongelado se puede vender?** Sí, pero identificado como lo que es. Es de lo más vigilado. ## Ejemplos **Las cajas se vacían por la mañana y a media tarde nadie sabe qué entrada hay en cada bandeja.** - Anota la información de la etiqueta al recibir, con la caja delante → Cada bandeja puede decir de dónde viene sin reconstruir nada. **Llega una alerta que afecta a una especie concreta y el albarán solo trae el nombre comercial.** - Exige al proveedor el nombre científico en cada entrada → Se sabe en minutos si os afecta en vez de tener que preguntar y esperar. **Se mezclan en una bandeja dos entradas distintas del mismo pescado.** - Mantiene separadas las entradas mientras se pueda y lo anota si se juntan → Una incidencia se acota a una entrada en lugar de a todo el mostrador. **Llega una caja y no se anota de dónde viene.** - Registra el origen al recibir → El dato existe cuando alguien pregunta. **El mostrador mezcla piezas de dos entradas.** - Registra qué entrada surtió cada expositor → Se puede decir de dónde venía cada pieza. **Un cliente pregunta por lo que compró ayer.** - Consulta lo registrado esa fecha → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-AL-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/cereal-a-granel-cuando-el-silo-mezcla idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: cereales audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-015, KB-GL-020, KB-AL-024] citadoPor: [KB-AL-025] --- # Cereal a granel: cuando el silo mezcla _En granel el lote no lo decide el producto, lo decide el silo. Y cada camión que entra redefine lo que hay dentro._ **Responde a:** trazabilidad de cereal a granel · como se define un lote en un silo · analisis de entrada de cereal · mezcla de cosechas en el mismo silo En producto envasado, cada unidad lleva su lote encima. En granel no hay nada encima de nada: hay un silo con veinte toneladas que llegaron en seis camiones de cuatro parcelas distintas, y encima de eso descargará el séptimo esta tarde. **Lote en granel** — Lo que decidís vosotros que es un lote, normalmente por silo y por periodo de llenado. No viene dado por el producto: si no lo definís, el lote acaba siendo «todo el silo desde que se vació la última vez», que suele ser demasiado. ## Las cuatro decisiones que lo determinan todo | Decisión | Consecuencia | | --- | --- | | Cuándo se cierra un lote | Define cuánto se inmoviliza si algo falla | | Si se mezclan entradas | Cada mezcla une el destino de las dos | | Qué se analiza y cuándo | Decide si un problema se ve al entrar o al salir | | Qué se guarda de cada camión | Es lo único que os deja mirar hacia atrás | > [!IMPORTANT] > **La regla que gobierna el granel: cada descarga sobre producto existente amplía el lote hacia atrás y hacia delante.** Si el camión de esta tarde trae un problema, afecta a todo lo que haya en el silo — y lo que ya salió esta mañana salió de ese mismo silo. Por eso el análisis de entrada, antes de descargar, no es un trámite: es el único momento en que un problema todavía cabe dentro de un camión. ## Lo que hay que poder reconstruir 1. **Qué camión descargó en qué silo y cuándo** — Con hora. Es la base de todo lo demás. 2. **De quién venía y de qué origen** — Proveedor y, cuando aplique, parcela o zona. 3. **Qué análisis se le hizo y con qué resultado** — El del camión, no solo el del silo al final. 4. **Y a quién salió cada expedición, de qué silo** — Sin esto no se puede acotar nada hacia delante. > [!WARNING] > El punto que más veces rompe la trazabilidad en la práctica: **el trasvase entre silos**. Se mueve producto para hacer sitio, para mezclar calidades o porque un silo necesita mantenimiento, y esa operación casi nunca se registra con el mismo cuidado que una entrada. A partir de ahí los dos silos comparten historia y nadie lo sabe. Un registro de trasvases, aunque sea un cuaderno, vale más que cualquier otro papel el día que haya que acotar. > [!NOTE] > Qué controles, análisis y registros exige el cereal destinado a alimentación humana o animal, y qué límites aplican a cada contaminante, lo determina la normativa alimentaria y de piensos. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se explica la parte de organización que decide si esos controles sirven para algo. **¿Puedo tener un lote por silo?** Es lo más habitual. Lo importante es decidir cuándo se cierra. **¿Hace falta analizar cada camión?** Depende del producto y del destino. Analizar al entrar es lo que acota. **¿Y si mezclo cosechas de dos años?** Podéis, pero el lote resultante es de los dos. Dejadlo escrito. ## Ejemplos **Un camión con un problema descarga sobre veinte toneladas y hay que inmovilizar el silo entero.** - Analiza a la entrada, antes de descargar sobre producto existente → El problema se queda dentro de un camión en vez de multiplicarse por veinte. **Se trasvasa producto entre dos silos para hacer sitio y no se anota.** - Lleva un registro de trasvases con fecha, origen y destino → Los dos silos dejan de compartir una historia que nadie puede reconstruir. **El lote es «todo el silo desde que se vació» y eso son seis semanas.** - Define cuándo se cierra un lote y lo cierra de verdad → Una incidencia se acota a días de llenado en lugar de a un mes y medio. **Cada camión que entra cambia lo que hay en el silo.** - Registra cada entrada con su origen y fecha → El contenido del silo es explicable. **Un cliente pregunta por una salida concreta.** - Consulta qué entradas componían el silo entonces → Se contesta con lo que había ese día. **Se descarga en el silo equivocado.** - Registra la ubicación al descargar → El error se detecta antes de mezclar. --- --- id: KB-AL-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/congelados-la-fecha-que-nadie-anota idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: congelados audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-017, KB-CS-031] citadoPor: [KB-AL-021] --- # Congelados: la fecha que nadie anota _El congelador conserva el producto, no su historia. Lo que no se anotó al meterlo dentro no está dentro._ **Responde a:** fecha de congelacion obligatoria · cuanto tiempo puedo tener congelado un producto · registros de temperatura camara de congelacion · producto descongelado que hago Un congelador bien puesto tiene una virtud engañosa: **el producto sigue teniendo el mismo aspecto seis meses después**. Eso hace que la cámara se convierta en el sitio donde acaba lo que no se decide, y que la pregunta «¿esto de cuándo es?» no tenga respuesta cuando alguien la hace por fin. ## Los tres datos que hay que poder dar | Dato | Cuándo se anota | | --- | --- | | Qué es y de qué entrada viene | Al meterlo, nunca después | | **Cuándo se congeló** | **Al meterlo. Es el que siempre falta** | | Hasta cuándo se puede usar | Al meterlo, derivado de lo anterior | > [!IMPORTANT] > **Sin fecha de congelación no hay forma de calcular nada, y ese dato no se puede reconstruir después.** Ni mirando el producto, ni por su aspecto, ni preguntando: o se anotó ese día o se perdió. Una etiqueta escrita a mano al meterlo resuelve entero un problema que, sin ella, obliga a decidir entre tirar producto bueno o usar producto del que no sabéis nada. ## Lo que conviene tener montado 1. **Etiqueta en todo lo que entra, sin excepción** — Qué es, de qué entrada y de qué día. Treinta segundos por bandeja. 2. **Registro de temperatura de la cámara** — Y guardarlo: sirve el día que alguien pregunte por un periodo concreto. 3. **Una revisión periódica de lo que hay dentro** — La cámara acumula, y lo que se acumula sin mirar acaba caducando dentro. 4. **Y qué se hace con lo descongelado** — Escrito de antemano, no decidido con la puerta abierta. > [!WARNING] > Los dos momentos delicados no son la conservación, que es la parte fácil: **son la entrada y la salida**. Al entrar, producto que llega a temperatura dudosa y se mete «para salvarlo» — eso no salva nada, congela el problema. Y al salir, lo descongelado que se vuelve a congelar porque al final no se usó: es la decisión que más veces se toma con prisa y peor se sostiene después. Las dos se resuelven decidiendo antes, no en el momento. > [!NOTE] > Qué temperaturas y registros exige cada tipo de producto congelado, qué hay que indicar al consumidor y qué se puede o no volver a congelar lo determina la normativa alimentaria. **Eso lo concreta vuestro responsable de calidad o vuestro asesor**; aquí se explica el fallo de organización que ninguna normativa arregla: no anotar la fecha. **¿Es obligatorio poner la fecha de congelación?** Depende del producto y del destino. Aunque no lo fuera, sin ella no podéis calcular nada. **¿Puedo volver a congelar algo descongelado?** Es la decisión que peor se sostiene después. Tenedla escrita de antemano. **¿Cuánto guardo los registros de temperatura?** Lo bastante para cubrir la vida del producto que salió en ese periodo. ## Ejemplos **Aparece una bandeja sin etiquetar en el fondo de la cámara y nadie sabe de cuándo es.** - Etiqueta todo lo que entra con qué es, de qué entrada y de qué día → Deja de haber que elegir entre tirar producto bueno o usar producto desconocido. **Llega género a temperatura dudosa y se mete al congelador «para salvarlo».** - Decide antes qué se hace en ese caso y lo deja escrito → El problema no se congela con el producto para aparecer meses después. **Os preguntan por las temperaturas de un periodo concreto y los registros no se guardaron.** - Conserva el registro de la cámara el tiempo que dure el producto que salió → La pregunta se contesta con datos en lugar de con recuerdos. **Se congela y no se anota la fecha de entrada.** - Registra la fecha al meterlo → El tiempo dentro es un dato y no una impresión. **Hay palés antiguos y nadie sabe de cuándo son.** - Muestra qué lleva más tiempo almacenado → La rotación se decide con datos. **Un cliente pregunta por la fecha de congelación.** - Consulta lo registrado en la entrada → Se contesta con una fecha. --- --- id: KB-AL-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/restaurantes-los-papeles-que-nadie-tiene-a-mano idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: restauracion audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-007, KB-CS-033] citadoPor: [KB-CS-019] --- # Restaurantes: los papeles que nadie tiene a mano _En una cocina no falta el papel: falta encontrarlo. Y quien pregunta suele aparecer en el peor momento del servicio._ **Responde a:** documentacion que pide sanidad en un restaurante · papeles de proveedores en hosteleria · alergenos y formacion del personal restaurante · que me van a pedir en una inspeccion de restaurante **El problema de una cocina no es no tener los papeles: es que están repartidos entre una carpeta del despacho, el correo del dueño y la cabeza del jefe de cocina.** Y quien los pide no avisa, ni espera a que acabe el servicio. ## Lo que se pide, y dónde suele estar de verdad | Qué piden | Dónde suele estar | | --- | --- | | Los proveedores y sus certificados | En el correo de quien hace los pedidos | | La información de alérgenos | En una carta antigua que ya no coincide con el menú | | La formación del personal | En la carpeta de la gestoría | | Los registros de temperaturas | En un cuaderno, si alguien lo rellenó esta semana | > [!IMPORTANT] > **La fila de los alérgenos es la que más problemas da, y por un motivo que no es documental: la carta cambia y la información no.** Se cambia un proveedor, se sustituye un ingrediente por otro parecido, entra un plato nuevo del fin de semana — y la ficha sigue describiendo el plato de hace ocho meses. Eso no es un fallo de archivo: es información equivocada delante de alguien que puede tener un problema serio. ## Lo mínimo, que es poco y cambia mucho 1. **Una carpeta única, y que la sepa abrir más de una persona** — El dueño no siempre está, y la inspección no vuelve otro día. 2. **Los certificados de proveedores con su caducidad** — Caducan casi todos, y siempre se descubre tarde. 3. **La ficha de alérgenos atada al cambio de carta** — Si cambia el plato, cambia la ficha. El mismo día. 4. **Y la formación del equipo, incluida la del que entró en verano** — Es la que siempre falta, porque entró con prisa. > [!WARNING] > Un caso que se repite en cocinas pequeñas y conviene resolver antes: **el proveedor de confianza de toda la vida del que no tenéis ni un papel**. Nadie duda de él y aun así, si os preguntan de dónde viene ese género, no podéis contestar. Pedírselo no es desconfiar — es lo mismo que os van a pedir a vosotros, y él lo entiende perfectamente porque a él también se lo piden. > [!NOTE] > Qué documentación concreta debe tener un establecimiento de restauración, qué registros hay que llevar y con qué frecuencia lo determina la normativa sanitaria y su aplicación autonómica o local. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestra autoridad sanitaria**; aquí se explica el problema real, que casi nunca es tener el papel sino poder encontrarlo. **¿Tengo que tenerlo todo en el local?** Lo que puedan pediros en el momento, sí, o accesible al momento. **¿Y el personal de temporada?** Igual que el fijo. Es donde más veces falta la formación. **¿Vale tenerlo en el móvil?** Vale si lo encuentra más de una persona y no depende de un solo teléfono. ## Ejemplos **Llega una inspección durante el servicio y la carpeta la abre solo el dueño, que no está.** - Deja la documentación en un sitio único que sepan abrir dos personas → La visita se resuelve en el momento en vez de con un plazo y una segunda vuelta. **Cambia un proveedor y la ficha de alérgenos sigue describiendo la receta anterior.** - Ata la revisión de la ficha al cambio de carta o de proveedor, el mismo día → La información que se da al cliente coincide con lo que hay en el plato. **Del proveedor de toda la vida no hay ni un papel.** - Le pide la documentación explicándole que es la misma que le piden a él → El expediente puede decir de dónde viene el género sin incomodar a nadie. **Llega una inspección en pleno servicio.** - Mantiene el expediente accesible desde el móvil → Se enseña sin parar la cocina. **Los papeles están en una carpeta en el despacho.** - Los captura y guarda en el expediente → Se encuentran desde cualquier sitio. **Un proveedor pequeño nunca manda su ficha.** - Pide poco y con un sitio fácil donde subirlo → La ficha llega sin insistir. --- --- id: KB-AL-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/la-cadena-de-frio-entre-dos-empresas idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: cadenafrio audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-019, KB-LG-017] citadoPor: [KB-LG-020] --- # La cadena de frío entre dos empresas _La temperatura se controla bien dentro de cada empresa. Donde se rompe es en el muelle, que no es de nadie._ **Responde a:** quien responde de la temperatura en el transporte · rotura de cadena de frio quien paga · registro de temperatura en la entrega · el camion llego con el producto a mas grados Dentro de vuestra cámara hay registro. Dentro del camión hay registro. Y entre las dos cosas hay quince minutos en un muelle en los que el producto está en tierra de nadie — que es exactamente donde se rompe la cadena de frío y donde después nadie puede demostrar nada. ## Los tres momentos, y quién responde en cada uno | Momento | De quién es | Qué suele fallar | | --- | --- | --- | | Antes de cargar | De quien expide | Se carga producto que ya no estaba a temperatura | | **Durante el transporte** | **De quien transporta** | **El registro existe pero nadie lo pide** | | Al descargar | Se decide ahí | Se firma el albarán sin medir nada | | Después | De quien recibe | Ya no se puede saber de dónde venía el problema | > [!IMPORTANT] > **Firmar el albarán sin comprobar la temperatura es aceptar la mercancía tal y como llegó.** Es el gesto más rutinario del muelle y el que decide quién se come el problema: a partir de esa firma, demostrar que el producto llegó mal es casi imposible. Medir al recibir y anotarlo en el albarán cuesta un minuto y cambia por completo la conversación de la semana siguiente. ## Lo que hay que pedir y guardar 1. **El registro de temperatura del transporte** — Existe casi siempre. Pedidlo, porque si no lo pedís nadie lo entrega. 2. **Vuestra medición al recibir, anotada** — En el albarán, con hora, y firmada por los dos si se puede. 3. **Qué hacer si llega fuera de rango, decidido antes** — Aceptar, rechazar o aceptar con reserva. No se improvisa en el muelle. 4. **Y el equipo de medición comprobado** — Un termómetro descalibrado convierte vuestra prueba en la prueba del otro. > [!WARNING] > La discusión que más veces acaba mal es la de las incidencias pequeñas: **el producto llega dos grados por encima, se acepta «porque se ve bien» y no se anota nada**. Si semanas después hay una reclamación, no existe la incidencia — y sin ella, el historial dice que todas las entregas de ese proveedor fueron correctas. Anotar una incidencia menor no es buscar pelea: es lo único que permite ver un patrón cuando se repite. > [!NOTE] > Qué temperaturas exige cada producto, cómo debe documentarse el transporte y cómo se reparte la responsabilidad entre expedidor, transportista y receptor depende del producto y de lo pactado. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de calidad, y conviene tenerlo escrito en el contrato de transporte**; aquí se explica dónde se pierde la prueba en la práctica. **¿Puedo rechazar una entrega por temperatura?** Depende de lo pactado. Tenedlo decidido antes de que llegue el camión. **¿Vale con mirar el display del camión?** Es un dato, no una prueba. Medid vosotros y anotadlo. **¿Y si acepto y luego hay problema?** Por eso conviene aceptar con reserva anotada en vez de firmar sin más. ## Ejemplos **Un camión llega dos grados por encima, se acepta porque el género se ve bien y no se anota.** - Mide al recibir y anota la incidencia en el albarán, aunque acepte → Cuando se repite, existe un historial que enseñar en vez de una impresión. **Hay una reclamación y nadie pidió nunca el registro de temperatura del transporte.** - Pide el registro en cada entrega y lo archiva con el albarán → Se puede decir en qué tramo pasó, en vez de repartir culpas a ciegas. **Llega producto fuera de rango y se decide en el muelle, con el camión esperando.** - Deja escrito de antemano qué se acepta, qué se rechaza y qué se acepta con reserva → La decisión deja de depender de quién esté ese día en el muelle. **La temperatura se registra dentro y no en el traspaso.** - Registra el estado al entregar y al recibir → El muelle deja de ser tierra de nadie. **Se discute dónde se rompió la cadena.** - Compara los dos registros del traspaso → La discusión se cierra con datos. **El transportista registra en su sistema y no llega.** - Recoge y guarda lo que aporta → El registro propio no depende de otro. --- --- id: KB-AL-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/el-cuaderno-de-campo-y-lo-que-os-piden-luego idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: agricultura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-025, KB-AL-005, KB-AL-025] citadoPor: [KB-AL-029] --- # El cuaderno de campo y lo que os piden luego _Se lleva por obligación y acaba sirviendo para otra cosa: es lo único que contesta cuando un cliente pregunta por una partida._ **Responde a:** cuaderno de campo que hay que apuntar · me piden los tratamientos de una partida · trazabilidad desde la parcela · documentacion que pide el cliente al agricultor El cuaderno se lleva porque hay que llevarlo, y se rellena a menudo el día antes de que alguien lo pida. Y sin embargo, cuando un cliente pregunta por qué una partida concreta tiene lo que tiene, o cuando hay una alerta, es el único documento que puede contestar — porque es el único que une una parcela con una fecha y con lo que se hizo ese día. ## Lo que después os van a pedir de una partida | Pregunta | Sale del cuaderno si está… | | --- | --- | | ¿De qué parcela salió? | Anotada la recolección por parcela y fecha | | ¿Qué tratamientos llevó? | Anotado producto, dosis y fecha | | ¿Se respetaron los plazos? | Anotada la fecha del tratamiento y la de recolección | | ¿Con qué agua se regó? | Anotado el origen, si aplica a vuestro cultivo | > [!IMPORTANT] > **La columna de la izquierda son preguntas de un cliente, no de una inspección — y llegan con más frecuencia que ninguna inspección.** Esa es la razón práctica de llevarlo al día: no es el papeleo de la administración, es lo que os permite mantener un cliente que os está preguntando si puede fiarse de esa partida. Un cuaderno rellenado a posteriori no sirve para eso, porque las fechas no cuadran con nada. ## Lo que hace que sirva de verdad **En corto** - Anotar el mismo día, aunque sea en el móvil y a mano alzada: la fecha es el dato. - Que la unidad sea la parcela, no la explotación entera: si no, todo es un solo lote. - Guardar las facturas de lo que se aplica, que es lo que sostiene lo anotado. - Y anotar también lo que no se hizo cuando estaba previsto: explica los huecos. > [!WARNING] > El salto que casi nadie cubre y donde se pierde todo: **entre la recolección y lo que sale en el camión**. En el campo hay parcelas y en el almacén hay palés. Si al cargar no queda dicho qué parcelas van en cada expedición, todo el cuaderno se queda sin conectar con el cliente: podéis decir qué hicisteis en cada parcela y no podéis decir qué parcela le llegó a él. Una línea en el albarán resuelve el salto entero. > [!NOTE] > Qué anotaciones son obligatorias, con qué detalle y durante cuánto tiempo hay que conservarlas depende del cultivo, del destino y de la normativa aplicable, además de lo que exija cada certificación privada. **Eso lo concreta vuestro técnico o vuestro asesor**; aquí se explica por qué llevarlo al día compensa aunque nadie os lo pidiera. **¿Vale anotarlo en el móvil?** Vale, si se hace el mismo día y luego se conserva. **¿Tengo que anotar por parcela?** Si no lo hacéis, no podréis acotar nada después. Es la unidad útil. **¿Me lo pueden pedir mis clientes?** Os lo van a pedir, y con más frecuencia que la administración. ## Ejemplos **El cuaderno se rellena el día antes de una auditoría y las fechas no cuadran con nada.** - Anota el mismo día, aunque sea en el móvil, con la fecha correcta → El cuaderno puede contestar preguntas de clientes, no solo pasar una revisión. **Un cliente pregunta por una partida y no se sabe de qué parcelas salió.** - Anota en el albarán qué parcelas van en cada expedición → Se conecta lo anotado en campo con lo que recibió el cliente. **Todo se anota a nivel de explotación y una incidencia obliga a mirar la campaña entera.** - Cambia la unidad de anotación a la parcela → Una incidencia se acota a unas hectáreas en lugar de a todo lo recolectado. **El cuaderno se rellena de memoria al final.** - Registra en el momento desde el móvil → El dato es exacto. **Un cliente pregunta por una partida concreta.** - Consulta lo registrado en esas fechas → Se contesta con el cuaderno y no con recuerdos. **El cuaderno está en papel y se moja o se pierde.** - Lo captura y guarda al momento → El registro sobrevive a la parcela. --- --- id: KB-AL-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/recetas-del-veterinario-y-plazos-de-espera idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: ganaderia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-010, KB-AL-015] citadoPor: [KB-AL-031] --- # Recetas del veterinario y plazos de espera _El tratamiento se anota bien casi siempre. Lo que falla es la cuenta que empieza ese día y que nadie vuelve a mirar._ **Responde a:** registro de tratamientos veterinarios explotacion · plazo de espera antes de vender · recetas veterinarias cuanto tiempo guardar · documentacion de medicamentos en ganaderia Se trata a un animal, el veterinario deja la receta y alguien lo apunta en el registro. Hasta ahí, casi todo el mundo lo hace bien. El fallo aparece después: **ese tratamiento abre un plazo, y el plazo vive en la cabeza de quien estuvo ese día** — que puede ser el mismo que libra el fin de semana en que sale el camión. **Plazo de espera** — El tiempo que tiene que pasar entre el último tratamiento y el momento en que ese animal o su producción pueden destinarse a consumo. Empieza el día del tratamiento y no depende de cómo se vea el animal. ## Dónde se rompe, por orden de frecuencia | Qué pasa | Cómo se evita | | --- | --- | | Se trata y se anota, pero nadie marca la fecha de fin | Anotar el día en que vuelve a estar disponible, no solo el del tratamiento | | El animal tratado no queda identificado en el campo | Marca visible, no solo apunte en el cuaderno | | Sale el lote un día que no está quien lo sabía | Que el dato viva en el registro, no en una persona | | Cambia el tratamiento a mitad y nadie recalcula | Cada cambio reabre la cuenta | > [!IMPORTANT] > **Anotad la fecha en que termina el plazo, no solo la del tratamiento.** Es un cambio mínimo y es el que evita el error entero: obliga a hacer la cuenta una vez, el día que se tiene la información delante, en vez de dejarla para el día de la carga, con prisa y quizá con otra persona. La diferencia entre las dos formas de apuntarlo es exactamente la diferencia entre un registro que protege y uno que solo documenta. ## Lo que hay que poder enseñar después **En corto** - Qué se aplicó, a qué animal o lote, en qué fecha y quién lo indicó. - La receta o prescripción que lo respalda. - Las facturas o albaranes de los medicamentos, que es lo que cuadra con lo anotado. - Y qué se hizo con la producción durante el plazo, si la hubo. > [!WARNING] > El caso que más veces acaba en un problema serio no es el tratamiento olvidado: **es el animal tratado que se mezcla con el resto porque la marca se cayó o no se puso**. En el registro consta todo perfectamente y en el corral ya no se puede identificar cuál era. La identificación física en el momento del tratamiento no es un duplicado del papel — es lo único que conecta el papel con el animal. > [!NOTE] > Qué registros exige la normativa de sanidad animal y de medicamentos veterinarios, durante cuánto tiempo hay que conservarlos y qué plazos aplica cada producto lo determina la prescripción y la normativa vigente. **Eso lo concreta vuestro veterinario**; aquí se explica el fallo de organización que convierte un registro correcto en un problema real. **¿Cuánto guardo las recetas?** Lo que marque la normativa, que suele ser más de lo que parece razonable. Preguntadlo una vez y fijadlo. **¿Y si el animal se vende antes del plazo?** Ese es exactamente el problema que el registro existe para evitar. **¿Basta con anotarlo en el cuaderno?** En el papel sí; en el campo hace falta además que se distinga el animal. ## Ejemplos **Se anota el tratamiento pero no cuándo termina el plazo, y el camión sale un sábado.** - Anota la fecha de fin del plazo el mismo día del tratamiento → La cuenta está hecha antes de que haga falta y no depende de quién esté ese día. **Un animal tratado pierde la marca y se mezcla con el resto del lote.** - Identifica físicamente al animal en el momento del tratamiento y lo comprueba → El papel sigue conectado con el animal, que es lo único que hace útil el registro. **Cambia el tratamiento a mitad y nadie rehace la cuenta.** - Trata cada cambio como una fecha nueva y recalcula el plazo → El plazo describe el último tratamiento y no el primero. **El tratamiento se anota y el plazo se calcula de cabeza.** - Deja que el plazo avise por sí solo → La cuenta no depende de acordarse. **Se trata a varios animales y el plazo se aplica a uno.** - Registra qué animales entraron en el tratamiento → El plazo alcanza a todos los que toca. **La receta se queda en el bolsillo del veterinario.** - La captura y la asocia al tratamiento → El papel deja de ser el único ejemplar. --- --- id: KB-AL-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/el-despiece-una-canal-en-veinte-referencias idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: carnica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-001, KB-GL-020] citadoPor: [KB-AL-018] --- # El despiece: una canal en veinte referencias _Entra identificado y sale en veinte cajas. Lo que decide si se puede mirar hacia atrás es cómo se agrupa, no cómo se corta._ **Responde a:** trazabilidad en sala de despiece · como se agrupan los lotes de despiece · de que canal salio esta pieza · lote de produccion en carniceria industrial En la entrada, cada canal tiene su identificación y todo está claro. En la salida hay cajas por producto, no por origen. Entre las dos cosas hay una sala donde se trabaja con varias canales a la vez, y lo que ocurra ahí decide si algún día se puede contestar de dónde salió una pieza concreta. ## Las tres formas de agrupar, y lo que cuesta cada una | Cómo se agrupa el lote | Precisión | Coste de trabajo | | --- | --- | --- | | Por canal individual | Máxima | Alto: solo compensa en producto muy específico | | **Por jornada o por turno** | **Razonable** | **Es lo que hace casi todo el mundo** | | Por semana | Baja: una incidencia se lleva mucho | Bajo, y sale caro el día que falla | > [!IMPORTANT] > **La decisión no es técnica sino económica, y conviene tomarla mirando el peor día: cuanto más grande sea el lote, más producto se inmoviliza cuando algo falla.** Agrupar por semana ahorra unos minutos de registro al día y puede costar la producción de una semana entera. Agrupar por turno cuesta un poco más y acota el problema a unas horas. Es literalmente el mismo cálculo que se hace al definir un lote en cualquier sector, solo que aquí se nota antes. ## Lo que hay que anotar sí o sí 1. **Qué canales entraron en cada lote de despiece** — Es el enlace entre lo que llegó y lo que sale. 2. **Qué productos salieron de ese lote y en qué cantidad** — Sin esto no se puede acotar hacia delante. 3. **La limpieza entre lotes, si separa dos orígenes** — Es lo que sostiene que no se mezclaron. 4. **Y qué salió a cada cliente, de qué lote** — La última pieza, y la primera que se pide en una alerta. > [!WARNING] > Los dos puntos que rompen el sistema por dentro y no se ven en ningún registro: **el reproceso y los recortes**. Producto que vuelve a entrar en la línea, o restos que se juntan para otra referencia, arrastran el origen de todo lo que había en ese momento. Si eso no se anota, un lote «limpio» puede contener material de otros tres que nadie ha registrado — y el día que haya que acotar, el cálculo que hagáis será falso sin que nadie lo sepa. > [!NOTE] > Qué exige la normativa sanitaria en identificación, registros y separación en sala de despiece lo determinan las normas de higiene y trazabilidad aplicables y las condiciones de vuestra autorización. **Eso lo concreta vuestro responsable de calidad o vuestra autoridad sanitaria**; aquí se explica la decisión de agrupación, que es vuestra y que decide todo lo demás. **¿Tengo que trazar por canal?** Solo si el producto lo justifica. Por turno es lo habitual y suele bastar. **¿Y el producto que se reprocesa?** Anotadlo. Es lo que más veces invalida un cálculo de alcance. **¿Cuánto guardo los registros?** Al menos la vida del producto que salió, con margen. ## Ejemplos **El lote de despiece es semanal y una incidencia obliga a inmovilizar la producción de cinco días.** - Pasa a agrupar por turno y anota qué canales entran en cada lote → La siguiente incidencia se acota a unas horas de trabajo. **Se reprocesan recortes de tres lotes distintos sin anotarlo.** - Registra el reproceso indicando de qué lotes venía el material → El cálculo de alcance describe lo que hay de verdad en cada caja. **Llega una alerta y no se sabe a qué clientes fue el lote afectado.** - Anota qué salió a cada cliente y de qué lote, en la expedición → El aviso a clientes sale el mismo día en lugar de a los tres. **La canal entra identificada y las cajas salen sin referencia.** - Ata cada caja al lote de despiece → El recorrido hacia atrás sobrevive al corte. **Se agrupan canales de varias entradas en el mismo lote.** - Registra qué entró en cada lote → Se puede decir qué salió de dónde. **Un cliente pregunta por una caja concreta.** - Consulta el lote de esa caja → Se llega hasta la explotación de origen. --- --- id: KB-AL-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/leche-de-varias-granjas-en-el-mismo-tanque idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: lacteos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-004, KB-AL-018] citadoPor: [KB-AL-022] --- # Leche de varias granjas en el mismo tanque _En cuanto dos granjas comparten tanque, comparten destino. La pregunta no es si mezclar, es qué se guarda antes de hacerlo._ **Responde a:** trazabilidad de leche de varias explotaciones · muestras de leche por granja · el tanque mezcla la recogida · analisis de leche antes de descargar La ruta de recogida pasa por seis granjas y llena una cisterna. En cuanto la segunda descarga sobre la primera, ya no hay forma de separar de nuevo lo que aportó cada una. A partir de ahí la cisterna entera vale lo que valga la peor de las seis — y eso no es un problema técnico, es la razón por la que se toma muestra en cada parada. ## Lo que decide todo, y ocurre antes de mezclar | Momento | Qué se decide ahí | | --- | --- | | **La muestra en la granja** | **Es la única prueba de qué aportó cada una** | | El análisis rápido antes de cargar | Si un problema entra o se queda fuera | | El registro de qué granjas van en cada cisterna | Si después se puede mirar hacia atrás | | La descarga en fábrica | A partir de aquí el lote es de todos | > [!IMPORTANT] > **La muestra sin identificar no sirve de nada, y es el fallo más común.** Una muestra que no dice de qué granja, de qué día y de qué recogida es exactamente igual de útil que no haberla tomado: cuando aparezca un resultado que obligue a mirar hacia atrás, no podréis atribuirlo a nadie y el coste se reparte entre todos los que iban en esa cisterna. Etiquetar bien la muestra cuesta segundos y es lo único que separa una incidencia de un litigio. ## Lo que conviene tener resuelto de antemano 1. **Qué se hace si un análisis sale mal con la cisterna ya cargada** — Decidido antes, no en la puerta de la fábrica. 2. **Cuánto se conservan las muestras y en qué condiciones** — Sirven poco si se han conservado mal, y se comprueba tarde. 3. **Quién asume el coste y en qué casos** — Escrito en el contrato de recogida, no acordado en caliente. 4. **Y cómo se avisa a la granja afectada** — Rápido, porque su siguiente ordeño ya está en camino. > [!WARNING] > Un efecto que se olvida al diseñar las rutas: **el orden de recogida importa**. La granja que carga primero no puede analizarse por separado una vez llena la cisterna, y la última sí condiciona a todas las anteriores. Si una explotación tiene un historial irregular, ponerla al final de la ruta no la mejora — pero cambia por completo cuánta leche se pone en riesgo mientras se comprueba, y eso sí es una decisión que está en vuestra mano. > [!NOTE] > Qué controles y muestras exige la recogida de leche cruda, con qué frecuencia y qué límites aplican lo determina la normativa de higiene aplicable y los acuerdos con la industria. **Eso lo concreta vuestro responsable de calidad**; aquí se explica la parte organizativa: qué se guarda antes de que la mezcla borre el origen. **¿Puedo saber de qué granja vino un problema?** Solo si la muestra de esa recogida está identificada y bien conservada. **¿Y si el resultado llega con la leche ya procesada?** Ahí la muestra es lo único que permite acotar. Por eso se guarda. **¿Merece la pena analizar antes de cargar?** Es lo que decide si el problema entra en la cisterna o se queda fuera. ## Ejemplos **Un resultado obliga a mirar hacia atrás y las muestras no dicen de qué granja son.** - Etiqueta cada muestra con granja, día y recogida en el momento de tomarla → La incidencia se atribuye a quien corresponde en vez de repartirse entre seis. **Un análisis sale mal con la cisterna cargada y se decide en la puerta de fábrica.** - Deja escrito de antemano qué se hace en ese caso y quién asume qué → La decisión se toma con criterio y no con el camión esperando. **Una explotación con historial irregular carga la primera de la ruta.** - Revisa el orden de recogida en función del riesgo → Se pone en riesgo menos leche mientras se comprueba. **Dos granjas comparten tanque y no consta qué entró antes.** - Registra cada entrada antes de mezclar → La traza sobrevive a la mezcla. **Un análisis sale mal y afecta a todo el tanque.** - Consulta qué granjas componían ese tanque → Se sabe a quién afecta y a quién no. **La recogida se anota en el albarán y se pierde.** - Captura el albarán en la propia recogida → El registro no viaja en la cabina. --- --- id: KB-AL-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/fabricar-para-la-marca-de-otro idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: conservas audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-006, KB-NO-024, KB-AL-028] citadoPor: [KB-AL-027] --- # Fabricar para la marca de otro _Vosotros producís y el nombre del bote es de otro. Lo que hay que dejar escrito antes de la primera tirada es quién responde de qué._ **Responde a:** fabricar para marca blanca documentacion · maquila alimentaria quien responde · produzco para otra empresa que papeles · contrato de fabricacion para terceros alimentacion Producís para una empresa que pone su nombre en la etiqueta. Todo funciona hasta que alguien pregunta por un lote: entonces aparecen dos empresas señalándose, dos archivos incompletos y una etiqueta que solo menciona a una de las dos. **Fabricación para terceros** — Vosotros ponéis el proceso y a menudo parte de las materias primas; el cliente pone la marca, la receta o las especificaciones, y es quien vende. Documentalmente son dos empresas con dos archivos que tienen que encajar. ## Lo que hay que repartir por escrito antes de la primera tirada | Qué | Suele ser de… | Lo que falla | | --- | --- | --- | | La especificación del producto | El cliente | Cambia por correo y nadie versiona | | Las materias primas y sus proveedores | Depende, y ahí está el lío | Cada uno cree que lo controla el otro | | El etiquetado y lo que afirma | El cliente | Vosotros lo imprimís sin poder comprobarlo | | **Los registros de producción** | **Vosotros** | **Es lo único que puede acotar un lote** | > [!IMPORTANT] > **El registro de producción es vuestro y no se entrega entero, pero tiene que poder consultarse.** Es lo que os protege a vosotros —demuestra qué hicisteis y cómo— y lo único que permite acotar un problema a unas horas de línea en lugar de a toda la marca. Un contrato de fabricación que no diga qué registros lleváis, cuánto los guardáis y cómo se accede a ellos deja a las dos partes ciegas justo el día que hace falta ver. ## La conversación incómoda: quién avisa a quién 1. **Si detectáis vosotros un problema** — A quién llamáis, en cuánto tiempo y quién decide qué se hace. 2. **Si lo detecta el cliente** — Qué información os da y en qué plazo, para que podáis mirar. 3. **Quién habla con la autoridad y con el consumidor** — Normalmente quien pone la marca, pero conviene que esté escrito. 4. **Y quién asume el coste de una retirada** — Es lo que nadie quiere negociar antes y todos negocian después, peor. > [!WARNING] > La trampa más frecuente de estas relaciones: **el cliente cambia la especificación por correo y la producción sigue sin actualizar nada**. Un ingrediente sustituido, un proveedor nuevo, un gramaje distinto. Meses después el producto no coincide con su ficha y nadie sabe desde qué lote dejó de coincidir. Cada cambio de especificación necesita versión, fecha y lote desde el que se aplica — y eso es trabajo vuestro aunque la decisión sea de ellos, porque el registro de producción es el que va a hablar. > [!NOTE] > Qué obligaciones asume cada parte cuando una empresa fabrica para la marca de otra, y quién figura como responsable del producto, depende de la normativa alimentaria y de lo pactado en el contrato. **Eso lo concreta vuestro asesor antes de la primera tirada**; aquí se explica qué tiene que decir ese contrato para que el día del problema no haya dos empresas mirándose. **¿Tengo que entregar mis registros al cliente?** Consultables sí, entregados enteros casi nunca. Pactadlo por escrito. **¿Quién aparece como responsable en la etiqueta?** Normalmente quien comercializa, pero eso no os quita vuestros registros. **¿Y si el cliente cambia la receta a mitad?** Versión nueva, fecha y lote desde el que aplica. Sin eso no se puede acotar. ## Ejemplos **El cliente cambia un ingrediente por correo y la producción sigue con la ficha antigua.** - Versiona cada cambio con fecha y lote desde el que aplica → Se puede decir desde cuándo el producto es el nuevo y desde cuándo era el anterior. **Aparece un problema y las dos empresas creen que el control de materias primas era del otro.** - Reparte por escrito quién controla qué antes de la primera tirada → Hay un responsable de cada cosa en vez de dos archivos incompletos. **Hay que retirar producto y nadie había hablado de quién asume el coste.** - Deja escrito quién avisa, quién decide y quién paga, antes de empezar → La retirada se ejecuta mientras se discute el coste, y no al revés. **El marquista pide documentación que nunca se pactó.** - Deja escrito qué aporta cada parte antes de la primera tirada → La petición no llega como sorpresa. **Cambia un ingrediente y el marquista no se entera.** - Comunica el cambio antes de fabricar → La etiqueta de su marca sigue siendo cierta. **Un cliente final reclama y llega al fabricante.** - Consulta el expediente de esa tirada → Se contesta con lo que se fabricó. --- --- id: KB-AL-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/vender-con-vuestra-marca-lo-que-fabrica-otro idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: retail audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-026, KB-AL-003, KB-AL-031] citadoPor: [KB-AL-028] --- # Vender con vuestra marca lo que fabrica otro _Poner vuestro nombre en el envase os coloca delante. Ante quien pregunta, el fabricante está detrás de vosotros, no en vuestro lugar._ **Responde a:** marca propia quien responde del producto · vendo con mi marca lo que fabrica otro · responsabilidad del distribuidor marca blanca · que documentacion pido a quien fabrica mi marca Encargáis el producto, elegís el envase y ponéis vuestro nombre. Comercialmente es una decisión de márgenes; documentalmente es un cambio de posición: **pasáis de vender el producto de otro a presentar un producto como vuestro**, y quien pregunte va a preguntaros a vosotros. ## Lo que cambia respecto a distribuir una marca ajena | Situación | A quién preguntan primero | Qué necesitáis tener | | --- | --- | --- | | Vendéis la marca del fabricante | Al fabricante | Vuestros albaranes y poco más | | **Vendéis con vuestra marca** | **A vosotros** | **El expediente entero del producto** | | Importáis vosotros de fuera | A vosotros | Eso, y además lo aduanero | > [!IMPORTANT] > **Vuestro nombre en el envase es lo que os pone delante, y no se delega hacia atrás.** Podéis exigir al fabricante todo lo que queráis y repercutirle lo que corresponda, pero quien recibe la pregunta sois vosotros y quien tiene que poder contestar en el momento sois vosotros. Un expediente que consiste en «se lo pedimos al fabricante» tarda días en llenarse, y ese es exactamente el tiempo que no hay. ## Qué exigir a quien fabrica, y que viaje con cada tirada 1. **La ficha del producto tal y como se fabrica, versionada** — Y el compromiso de avisar antes de cambiar cualquier cosa. 2. **Qué lote fabricó y cuándo, con cada entrega** — Sin esto no podéis acotar nada: solo sabréis cuándo os llegó. 3. **Los datos que sostienen lo que dice vuestra etiqueta** — Todo lo que afirme el envase lo afirmáis vosotros. 4. **Y a quién llamar en su empresa un domingo** — Los problemas de producto no esperan al lunes. > [!WARNING] > El punto que más se descuida y el que peor sienta cuando llega: **la etiqueta la escribís vosotros y el producto lo hace otro**. Cualquier afirmación del envase —origen, ingredientes, propiedades, ausencias— la estáis haciendo vosotros sobre un proceso que no controláis. Antes de imprimir, cada afirmación necesita un dato del fabricante detrás; y cuando el fabricante cambie algo, esa afirmación deja de ser cierta sin que nadie toque la etiqueta. > [!NOTE] > Quién figura como responsable de un alimento, qué implica poner la marca propia y qué obligaciones concretas conlleva depende de la normativa alimentaria y de etiquetado. **Eso lo concreta vuestro asesor antes de lanzar la marca**; aquí se explica el cambio de posición que casi nadie calcula al decidirlo. **¿Me protege el contrato con el fabricante?** Os permite repercutir, no os quita de delante ante quien pregunta. **¿Tengo que tener yo el expediente?** Al menos poder consultarlo de inmediato. «Se lo pido» no es una respuesta. **¿Y si el fabricante cambia algo?** Vuestra etiqueta puede dejar de ser cierta. Exigid aviso previo por escrito. ## Ejemplos **Un cliente pregunta por un lote de vuestra marca y hay que pedírselo al fabricante.** - Exige que cada entrega venga con su lote de fabricación y su fecha → La pregunta se contesta en el momento en vez de en dos días. **El fabricante cambia el origen de un ingrediente y la etiqueta sigue diciendo lo de antes.** - Pacta aviso previo por escrito de cualquier cambio que afecte a la etiqueta → Lo que afirma el envase sigue siendo cierto después del cambio. **Surge un problema un domingo y no hay a quién llamar en la fábrica.** - Acuerda un contacto operativo con teléfono, fuera de horario incluido → La reacción empieza el domingo y no el lunes por la mañana. **El fabricante cambia algo y la etiqueta sigue igual.** - Pide que comunique cualquier cambio antes de fabricar → La etiqueta con vuestro nombre sigue siendo cierta. **Un cliente pregunta y hay que llamar al fabricante.** - Guarda su documentación en el expediente propio → Se contesta sin depender de él. **El fabricante deja de trabajar con vosotros.** - Conserva copia propia de lo recibido → El histórico no se va con él. --- --- id: KB-AL-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/quien-imprime-el-envase-y-lo-que-dice idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: packaging audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-014, KB-AL-027] citadoPor: [KB-AL-026] --- # Quién imprime el envase y lo que dice _El impresor responde del material y de imprimir lo que le mandan. De que lo mandado sea cierto responde quien lo mandó._ **Responde a:** quien responde de un error en la etiqueta · impresor de envases alimentarios documentacion · declaracion de conformidad de envases · error de impresion en etiquetado alimentario En una etiqueta conviven dos responsabilidades que casi nadie separa: **el material sobre el que se imprime** y **lo que está impreso**. La primera es de quien fabrica el envase; la segunda, de quien le mandó el arte. Cuando algo sale mal, el problema es que se discuten las dos como si fueran una. ## Quién responde de qué | Qué falla | De quién suele ser | | --- | --- | | El material no es apto para contacto con alimento | Del fabricante del envase | | La tinta migra o el material no aguanta el proceso | Del fabricante, si conocía el uso | | **El texto dice algo que no es cierto** | **De quien mandó el arte** | | Se imprimió una versión antigua del arte | De quien no controló la versión. Suele ser un lío de los dos | > [!IMPORTANT] > **La cuarta fila es la que más veces ocurre y la única que se puede evitar sin gastar un euro: control de versiones del arte.** Un arte que circula por correo con nombres como «etiqueta final», «etiqueta final buena» y «etiqueta final v2» acaba en la imprenta en su versión equivocada — y se descubre con veinte mil unidades hechas. Una versión, una fecha y una aprobación por escrito antes de cada tirada resuelve el problema entero. ## Lo que hay que pedirle al fabricante del envase 1. **Su declaración de conformidad para contacto con alimentos** — Referida al material que os sirve, no a su catálogo. 2. **Que sepa a qué uso lo destináis** — Caliente, congelado, graso, ácido: cambia si el material vale. 3. **Aviso si cambia de material o de proveedor** — Un cambio silencioso invalida lo que tenéis archivado. 4. **Y el registro de qué tirada os sirvió y cuándo** — Es lo que permite acotar si aparece un problema de material. > [!WARNING] > Un caso que se resuelve en un minuto y cuesta miles cuando no se hace: **la imprenta no puede comprobar si lo que le mandáis es cierto, y no es su trabajo**. Si el arte dice un ingrediente que ya no lleva, un peso que no es o una afirmación que no podéis sostener, se imprimirá tal cual y perfectamente. El control de que el texto es verdad ocurre antes de mandar el archivo, y solo puede hacerlo quien conoce el producto: vosotros. > [!NOTE] > Qué requisitos debe cumplir un material en contacto con alimentos, qué documentación debe acompañarlo y qué menciones son obligatorias en el etiquetado lo determina la normativa aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se explica el reparto práctico que evita discutirlo con la tirada ya hecha. **¿Me vale la declaración genérica del fabricante?** Tiene que referirse al material concreto que os sirve y a vuestro uso. **¿Quién paga una tirada mal impresa?** Depende de dónde estuvo el fallo: en el arte o en la impresión. **¿Cómo evito imprimir una versión vieja?** Una versión, una fecha y una aprobación escrita antes de cada tirada. ## Ejemplos **Llega a imprenta un arte llamado «etiqueta final buena» que no era el último.** - Aprueba por escrito una versión con fecha antes de cada tirada → Se imprime lo aprobado y no lo último que circuló por correo. **El fabricante del envase cambia de material sin avisar.** - Pacta el aviso de cambios y pide la declaración referida al material servido → Lo archivado sigue describiendo el envase que estáis usando. **La etiqueta afirma algo que el producto dejó de llevar hace dos tiradas.** - Revisa cada afirmación del envase contra la ficha antes de mandar el arte → El envase dice lo que el producto es, que es lo único que la imprenta no puede comprobar. **Se manda a imprimir un texto que ya no es correcto.** - Revisa el arte final antes de mandarlo → Se evita reimprimir una tirada entera. **El impresor guarda la versión que imprimió y vosotros no.** - Conserva cada arte final con su fecha → Se sabe qué se imprimió y cuándo. **Cambia un ingrediente con envases ya impresos.** - Consulta qué stock de envase queda afectado → La decisión se toma sabiendo el volumen. --- --- id: KB-AL-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/el-que-extrae-y-vende-en-la-primera-venta idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: pesca audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-017, KB-AL-022] citadoPor: [KB-AL-030, KB-AL-031] --- # El que extrae y vende en la primera venta _El trabajo se hace donde no hay oficina ni cobertura. Lo que no se anota allí no aparece luego por sí solo en ningún sitio._ **Responde a:** que tengo que anotar en la primera venta · documentacion de una captura o una cosecha · como registro lo que saco si no tengo oficina · me piden el origen de lo que vendi hace meses Vuestro trabajo ocurre en el mar, en el campo o en el monte, y termina cuando el producto cambia de manos por primera vez. **Sois el único punto de toda la cadena que sabe de verdad qué pasó**, y también el que tiene menos medios para dejarlo escrito: no hay escritorio, muchas veces no hay cobertura, y la prioridad razonable a esa hora es descargar y vender, no rellenar nada. ## Por qué esta posición pesa más de lo que parece | Lo que se anota aquí | Quién lo usará | Si no se anota | | --- | --- | --- | | Qué es y cuánto | El comprador, al pagar | Se discute en el momento | | De dónde salió | Toda la cadena, después | **Nadie lo puede reconstruir** | | Cuándo se sacó | Quien lo transforme o venda | Se estima, que no es lo mismo | | **Cómo se trató** | **Quien responda de ello** | **Se queda en vuestra memoria** | > [!IMPORTANT] > **Todo lo que la cadena dirá sobre este producto durante el resto de su vida se decide en este momento y no se puede corregir después.** Un envasador puede rehacer una etiqueta, un distribuidor puede pedir otra vez un certificado, un supermercado puede cambiar de proveedor. Vosotros no podéis volver a anotar de dónde salió algo que ya se vendió: ese dato solo existió durante unas horas y en un sitio. ## Lo que funciona cuando no hay oficina 1. **Anotar en el momento, aunque sea en el móvil** — Lo que se deja para la noche se hace de memoria o no se hace. 2. **Una foto vale como registro** — De lo que sale, de lo que se firma, de lo que se entrega. 3. **Que funcione sin cobertura y se envíe luego** — Si depende de tener señal, el día que no la haya se pierde el dato. 4. **Y que no dependa de una sola persona ni de un solo teléfono** — Es el fallo más común y el más silencioso. > [!WARNING] > El riesgo específico de esta posición no es incumplir nada: **es no poder demostrar lo que sí se hizo**. Se trabaja bien, se hacen las cosas como toca, y meses después llega una pregunta que solo se puede contestar con un papel que nadie generó. La respuesta honesta —«lo hicimos, pero no lo apunté»— tiene exactamente el mismo valor documental que no haberlo hecho, y eso es lo que resulta más difícil de aceptar desde esta silla. > [!NOTE] > Qué hay que registrar y declarar en una primera venta, en qué plazos y ante quién **depende de la actividad, de la especie o el cultivo y del país, y lo concreta vuestra administración competente, vuestra cofradía u organización o vuestro asesor**. Aquí se explica la parte práctica: cómo dejar constancia de lo que hacéis en condiciones en las que escribir es lo último que apetece. **¿Vale una foto como registro?** Para muchísimas cosas sí, y es infinitamente mejor que la memoria. **¿Y si no tengo cobertura donde trabajo?** Que se anote en el momento y se envíe al volver. Lo que no puede fallar es el momento. **¿Tengo que guardar copia de lo que entrego al comprador?** Sí. El comprador guarda lo suyo pensando en él, no en vosotros. ## Ejemplos **Lo que se saca se apunta por la noche y de memoria.** - Permite registrar en el momento desde el móvil → El dato se recoge cuando todavía es exacto. **En el sitio de trabajo no hay cobertura.** - Guarda lo capturado y lo envía al recuperar la señal → No se pierde nada por trabajar donde no llega la red. **Meses después preguntan por el origen de una partida vendida.** - Conserva cada entrega con su fecha y su destino → Hay respuesta en lugar de una estimación. **El comprador se queda con el único ejemplar del documento.** - Captura y guarda copia propia de lo entregado → El productor deja de depender del archivo del comprador. **Todo está en el teléfono de una persona.** - Centraliza lo registrado fuera de un único dispositivo → Un teléfono perdido deja de ser un archivo perdido. **La misma información se vuelve a escribir para cada comprador.** - Reutiliza lo ya registrado en cada entrega → El trabajo administrativo no se multiplica por clientes. --- --- id: KB-AL-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/el-que-compra-a-cien-pequenos-productores idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: mayoristas audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-029, KB-AL-012] citadoPor: [KB-AL-031] --- # El que compra a cien pequeños productores _Vuestros proveedores no tienen departamento de calidad ni ganas de papeles. Y aun así, lo que vendáis se apoya en lo que ellos anoten._ **Responde a:** homologar proveedores pequenos sin estructura · como pido documentacion a productores pequenos · trazabilidad cuando compro a muchos proveedores · mis proveedores no me mandan los papeles Compráis a cien, a doscientos o a mil productores pequeños. Muchos son excelentes en lo suyo y **ninguno tiene una persona dedicada a mandaros papeles**. Vuestra posición agrega: lo de todos ellos entra por vuestra puerta y sale con vuestro nombre hacia clientes que sí tienen departamento de calidad y sí saben exactamente qué pedir. ## La asimetría que define esta posición | Aguas arriba | Vosotros | Aguas abajo | | --- | --- | --- | | Cien proveedores pequeños | Un solo eslabón | Clientes grandes y exigentes | | Sin estructura administrativa | Con la vuestra | Con la suya y con auditores | | Mandan lo que pueden | Tenéis que completarlo | Piden todo y por escrito | | **Piden que no compliquéis** | **Estáis en medio** | **Piden que no falte nada** | > [!IMPORTANT] > **Pedir mucho y pedir claro son cosas distintas, y confundirlas es el error clásico de esta posición.** Un productor pequeño no deja de mandar los papeles porque no quiera: deja de mandarlos porque no sabe cuál de los cuatro que le pedisteis le falta, no encuentra el correo donde se lo explicabais y su temporada está en su peor semana. Una lista corta, concreta y con un sitio donde subirla cambia la tasa de respuesta más que cualquier insistencia. ## Lo que funciona con proveedores sin estructura 1. **Pedir poco y pedirlo siempre igual** — La lista corta que se cumple vale más que la completa que se ignora. 2. **Que subirlo sea más fácil que responder un correo** — Si hay que registrarse en algo, no lo hará la mitad. 3. **Recordar sin que lo haga una persona** — Con cien proveedores, perseguir a mano es un puesto de trabajo. 4. **Y ver de un vistazo quién está al día y quién no** — Porque la decisión de comprar se toma antes de mirar la carpeta. > [!WARNING] > El momento en que esta posición se pone difícil es **la temporada**. Justo cuando entra el volumen, cuando hay que decidir rápido a quién se le compra y cuando vuestros proveedores están más ocupados, es cuando menos se mira la documentación y más se compra. Lo que se decida en esas seis semanas es lo que estará en vuestros lotes el resto del año. Llegar a la temporada con los proveedores ya al día es, en la práctica, todo el trabajo. > [!NOTE] > Qué documentación debéis exigir a vuestros proveedores, qué controles corresponden a cada eslabón y qué obligaciones de trazabilidad aplican **depende del producto y del país, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo operativo: cómo pedir a muchos a la vez y cómo saber, sin abrir nada, quién está listo para la temporada. **¿Y si un proveedor no manda nada?** Es una decisión de compra, no administrativa. Lo importante es saberlo antes de comprarle. **¿Puedo pedir menos a los más pequeños?** Lo que pidáis marca lo que podréis contar después. Eso lo decidís vosotros, sabiéndolo. **¿Cómo lo hago sin dedicar una persona?** Que la petición y el recordatorio salgan solos. Con cien proveedores no hay otra. ## Ejemplos **Cien proveedores mandan sus papeles por correo cuando pueden.** - Pide documentos concretos con un sitio donde subirlos → Lo que llega es comparable y no hay que ordenarlo. **Perseguir a los que faltan ocupa a una persona a jornada completa.** - Recuerda de forma automática hasta que el documento llega → La persona se dedica a comprar y no a insistir. **Empieza la temporada y nadie sabe qué proveedores están al día.** - Muestra el estado de todos los proveedores a la vez → Se compra sabiendo, y no se revisa después. **Un productor no sabe cuál de los cuatro documentos le falta.** - Le enseña su propia lista con lo que queda pendiente → La respuesta llega sin una llamada explicándolo. **La documentación caduca sin que nadie lo note hasta la auditoría.** - Avisa de los vencimientos antes de que ocurran → El proveedor renueva antes de que sea un problema. **Un cliente grande pide el expediente completo de un proveedor.** - Reúne todo lo de cada proveedor en un expediente → Se entrega sin recomponer nada. --- --- id: KB-AL-031 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/el-que-vende-directo-lo-que-produce idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: retail audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-029, KB-AL-030, KB-AL-023] citadoPor: [KB-AL-027] --- # El que vende directo lo que produce _Sin intermediarios no hay nadie que os pida papeles hasta que os los pide quien no acepta un «lo hago yo mismo»._ **Responde a:** vender directo al consumidor documentacion · venta directa en la explotacion que necesito · vender en mercadillo o tienda propia papeles · un cliente me pide certificados y no tengo Producís y vendéis vosotros mismos: en la finca, en un mercado, en una tienda propia o por internet. **Os habéis saltado la cadena entera**, y con ella os habéis saltado a todos los que, en el camino normal, os habrían ido pidiendo papeles uno a uno. Eso tiene una ventaja evidente —margen y trato directo— y un efecto que tarda en aparecer: nadie os ha ido enseñando qué hay que tener. ## Cuándo aparece el primero que sí pregunta | Quién | Qué quiere | Qué pasa si no lo tenéis | | --- | --- | --- | | Un cliente particular | Saber qué está comprando | Se resuelve hablando | | Un restaurante | Poder justificar a quién compra | Se cae el cliente | | Una tienda o un grupo | Un expediente completo | No se abre la ficha | | **Una inspección** | **Lo que corresponda** | **No se resuelve hablando** | > [!IMPORTANT] > **El salto no es de vender poco a vender mucho: es de vender a personas a vender a empresas.** El día que os compra un restaurante, una tienda o una plataforma, entráis en la cadena de otro — y esa cadena tiene requisitos que no dependen de vuestro tamaño. Ese día llega siempre antes de lo previsto, normalmente como una oportunidad buena que hay que contestar en una semana. ## Lo que conviene tener antes de necesitarlo 1. **Saber qué vendéis, en qué cantidad y a quién** — Aunque sea lo más básico: es lo primero que os van a preguntar. 2. **Guardar lo que ya generáis** — Registros, facturas, análisis. Casi siempre hay más de lo que parece. 3. **Tenerlo en un sitio y no en cinco** — El día que hay que enviarlo, se envía; no se busca. 4. **Y saber qué caduca** — Lo que se renueva una vez al año se olvida una vez al año. > [!WARNING] > Lo que se pierde por no tener papeles no suele ser una sanción: **son clientes que no llegan a serlo**. Un restaurante que os quiere comprar pide algo, no lo tenéis a mano, decís que lo mandáis la semana que viene y esa semana compra a otro. No hay conflicto, no hay reclamación y no os enteráis de que ha pasado. Es la pérdida más silenciosa de esta posición y la única que se evita con dos tardes de trabajo. > [!NOTE] > Qué necesita exactamente una venta directa —registros, autorizaciones, etiquetado, condiciones de la instalación— **depende del producto, del volumen, del canal y del país, y lo concreta vuestra administración competente o vuestro asesor**. Aquí se explica lo transversal: cómo tener a mano y al día lo que ya tenéis, para poder contestar el día que alguien pregunte. **Si vendo poco, ¿necesito algo?** Depende del producto y del canal, y eso lo concreta vuestra administración. Tener ordenado lo que ya generáis no depende del volumen. **¿Qué me va a pedir un restaurante?** Normalmente menos de lo que teméis, pero lo quiere esa semana. **¿Merece la pena antes de que me lo pidan?** Es exactamente el momento en que cuesta poco y sirve de algo. ## Ejemplos **Un restaurante pide documentación y no está a mano.** - Reúne en un sitio lo que ya se genera → Se contesta esa semana en vez de la siguiente. **Los registros están repartidos entre libretas, correos y el móvil.** - Guarda todo en un único expediente → Lo que hay se ve sin buscar en tres sitios. **Un documento anual caduca y nadie se acuerda hasta que hace falta.** - Avisa antes de que venza → La renovación se hace con tiempo y sin urgencia. **Cada cliente nuevo pide lo mismo y hay que empezar de cero.** - Reutiliza el mismo expediente en cada petición → El segundo cliente cuesta mucho menos que el primero. **No queda registro de a quién se vendió qué.** - Registra las entregas con fecha y destinatario → Hay respuesta si alguien pregunta después. **Empezar a vender a empresas parece un mundo aparte.** - Muestra qué falta para tener el expediente completo → El paso se da por una lista y no por intuición. --- --- id: KB-CS-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/alimentacion/trazabilidad-de-proveedores-alimentarios idioma: es categoria: sector-alimentacion subcategoria: distribucion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-001, KB-CF-003, KB-AL-016] citadoPor: [KB-IC-002, KB-NO-004, KB-CS-018, KB-AL-001, KB-AL-006] --- # Trazabilidad de proveedores alimentarios _Poder decir en una hora de dónde venía cada lote y con qué certificados._ **Responde a:** trazabilidad de proveedores alimentación · certificados sanitarios de proveedores · auditoría ifs brc documentación · retirada de producto trazabilidad En alimentación la pregunta llega siempre igual y siempre con prisa: de dónde venía este lote y qué certificados tenía ese proveedor ese día. Responderla en una hora o en dos días es la diferencia entre una retirada acotada y una general. **En corto** - Lo que importa es qué era válido en la fecha del lote, no hoy. - Los certificados sectoriales caducan, y con ellos la validez de lo que ampararon. - Un histórico con fechas ciertas responde solo; un archivador, no. ## Lo que hay que poder enseñar | Pregunta | Qué la responde | | --- | --- | | ¿Quién suministró este lote? | El expediente del proveedor, con su fecha | | ¿Estaba homologado ese día? | El histórico, no el estado actual | | ¿Qué certificados tenía? | Los documentos vigentes en esa fecha | | ¿Cuándo caducaron? | Las fechas de vencimiento registradas | > [!IMPORTANT] > La pregunta es siempre en pasado. Un sistema que solo dice el estado de hoy no sirve para una retirada: hay que poder decir qué era cierto el 14 de marzo. ## Para las auditorías del sector Las certificaciones alimentarias piden precisamente esto: evidencia documental con fecha de que cada proveedor estaba homologado cuando suministró. Es lo mismo que necesitáis para una retirada, así que se monta una vez y sirve para las dos cosas. > [!NOTE] > Marcar los certificados sanitarios con su caducidad hace que la homologación deje de ser una foto anual para pasar a ser un estado que se mantiene. **¿Se puede consultar por lote?** Si el lote está asociado al expediente del proveedor, sí. **¿Y los proveedores de mis proveedores?** Se piden como documentación dentro del expediente de vuestro proveedor directo. **¿Cuánto hay que conservarlo?** Lo que exija vuestra certificación; se configura en la política de conservación. ## Ejemplos **Una envasadora recibe una alerta sanitaria sobre una materia prima.** - Localiza al proveedor del lote - Comprueba qué certificados tenía vigentes ese día → Acota la retirada a dos lotes en lugar de a la producción de un mes. **Un cliente pide el origen de un lote y se tarda dos días.** - Consulta el expediente del lote → La respuesta sale en minutos. **El certificado de un proveedor caducó y su producto sigue en stock.** - Registra la vigencia al recibir cada certificado → El aviso llega antes de usar el material. **La traza se corta entre recepción y producción.** - Ata la partida recibida al lote fabricado → El recorrido hacia atrás es completo. **Cada persona guarda los certificados de sus proveedores.** - Reúne todo en un mismo sitio → La respuesta no depende de quién esté. **Hay que avisar a los clientes que recibieron un lote.** - Consulta qué salió de ese lote y hacia quién → Se avisa a los afectados y no a toda la cartera. --- --- id: KB-CS-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/certificados-de-maquinaria-y-equipos idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: componentes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-003, KB-CF-002] citadoPor: [KB-CS-017, KB-CS-021, KB-IU-001, KB-LG-004, KB-IU-004, KB-IU-006] --- # Certificados de maquinaria y equipos _Controlar papeles que van pegados a una máquina, no a una persona._ **Responde a:** control documental de maquinaria · certificados ce de equipos · revisiones periódicas de máquinas · documentación de equipos de trabajo La documentación de maquinaria tiene una particularidad que la hace más difícil que la de personas: la máquina se mueve. La misma grúa está este mes en una obra y el siguiente en otra, y sus papeles tienen que ir con ella. **En corto** - El expediente va pegado al equipo, no a la obra donde está hoy. - Casi todo caduca: revisiones, seguros, formación de quien lo maneja. - Quien recibe la máquina tiene que poder comprobarlo en el momento. ## Los tres niveles que hay que cruzar **Los tres niveles de la documentación de un equipo** — El equipo, su mantenimiento y quien lo maneja. El cruce entre los tres es lo que se comprueba después de un accidente, y el expediente va pegado a la máquina porque la máquina se mueve. | Nivel | Documentos | Caduca | | --- | --- | --- | | El equipo | Declaración de conformidad, manual, marcado | No, salvo modificaciones | | Su mantenimiento | Revisiones periódicas, últimas inspecciones | Sí, y es lo que más se olvida | | Quien lo maneja | Formación específica, autorización de uso | Sí | > [!IMPORTANT] > Que un equipo tenga su certificado no autoriza a cualquiera a usarlo. El cruce entre máquina y persona es donde falla el control documental en industria, y es justo el que se comprueba después de un accidente. ## Lo que cambia respecto a controlarlo por obra Si el expediente es de la obra, cada traslado obliga a rehacerlo y la máquina llega sin papeles. Si es del equipo, viaja con él: se le asigna a la obra nueva y su estado documental va detrás, con sus fechas. > [!WARNING] > Los equipos alquilados llegan con documentación del alquilador, que caduca en sus plazos y no en los vuestros. Marcadlos igual: un equipo alquilado con la revisión vencida es vuestro problema mientras esté en vuestra obra. > [!NOTE] > Poner 60 días de aviso en las revisiones periódicas da tiempo a organizar la parada. Con 15 no da, y la máquina se queda quieta esperando al técnico. **¿Puedo tener un expediente por número de serie?** Sí, y es lo que permite seguirlo entre obras. **¿Y los equipos pequeños?** Los que no caducan ni requieren formación no necesitan expediente; forzarlo llena el sistema de ruido. **¿Sirve para una inspección de trabajo?** Es exactamente el cruce que piden: equipo en regla y persona autorizada. ## Ejemplos **Una industrial controla la documentación de sus máquinas por obra y cada traslado la pierde.** - Pasa cada equipo a su propio expediente, por número de serie - Marca revisiones y formaciones con caducidad → La máquina llega a la obra nueva con su estado documental al día, y el encargado lo comprueba desde el móvil. **Se compra una máquina sin su documentación.** - La pide en el pedido, antes de pagar → Se pide desde la única posición de fuerza. **La documentación de un equipo está en un cajón.** - La captura y guarda junto al equipo → Se encuentra donde está la máquina. **Las revisiones por calendario se olvidan.** - Registra los vencimientos por equipo → El aviso llega antes de la fecha. **Un cliente pide los certificados de la maquinaria.** - Consulta el expediente de cada equipo → Se entrega sin recomponer nada. **Se vende un equipo y su documentación no viaja con él.** - Entrega el expediente completo con la máquina → El comprador recibe lo que lo ampara. --- --- id: KB-CS-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/fabricacion-y-suministro-a-cliente-industrial idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: componentes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-010, KB-NO-001] citadoPor: [KB-IU-001, KB-CS-026, KB-CS-027, KB-IU-002] --- # Fabricación y suministro industrial _Certificados de material, homologaciones de cliente y trazabilidad por colada._ **Responde a:** certificado de calidad de material · homologación como proveedor industrial · trazabilidad de colada · documentación técnica para cliente industrial Un fabricante industrial está en el medio de una cadena: recibe certificados de sus proveedores y tiene que emitir los suyos hacia su cliente. Lo que se rompe casi siempre es el enlace entre unos y otros: el certificado del material está, pero no consta a qué pieza entregada corresponde. ## Los tres módulos en la cadena | Qué | Módulo | Hacia dónde | | --- | --- | --- | | Certificados de material y ensayos del proveedor | Trackline | Hacia atrás | | Acuerdos técnicos y especificaciones | Consigne | En las dos direcciones | | Registro de fabricación de un lote | SmartCheck | Hacia delante, cuando puede discutirse | > [!IMPORTANT] > Guardar el certificado no basta: hay que poder decir qué certificado corresponde a qué entrega. Cuando un cliente reclama por una pieza de hace dos años, la pregunta no es «¿tenéis certificados?» sino «¿cuál era el de esta pieza?». ## Marcos que se citan Marcado y declaración de conformidad de producto, requisitos de los equipos de trabajo, sistemas de gestión de la calidad, y —según lo que fabriquéis— reglamentación sectorial específica y ecodiseño con su pasaporte de producto. Qué os aplica depende del producto y del mercado de destino; confirmadlo con vuestro asesor o vuestro organismo notificado. > [!WARNING] > Si exportáis fuera de la UE o importáis componentes, la documentación de origen es la que más tarda en llegar y la que más se pide después. Empezar a pedirla antes de necesitarla es la única forma de tenerla. > [!NOTE] > Si un cliente os homologa cada año con el mismo cuestionario, montadlo como proceso. Lo que pregunta cambia poco entre ediciones. **¿Puedo asociar el certificado a un lote concreto?** Sí, y es lo que permite responder una reclamación en minutos. **¿Sirve para una auditoría de cliente?** Es exactamente lo que se enseña: certificado, fecha y a qué entrega corresponde. **¿Y los ensayos que hace un laboratorio externo?** Entran como documentación del expediente, con su fecha y su caducidad si la tienen. ## Ejemplos **Un fabricante recibe una reclamación por una pieza suministrada hace dos años.** - Localiza el lote y el certificado de material asociado → Responde en una hora con el certificado exacto en vez de asumir el coste por no poder demostrarlo. **Un cliente audita con dos semanas de aviso.** - Revisa el expediente antes de que llegue → Los huecos se cierran con tiempo. **La documentación de proveedores está por persona.** - Centraliza los expedientes en un sitio → La respuesta no depende de quién esté. **Un certificado de proveedor caduca.** - Registra vencimientos por proveedor → El aviso llega antes del siguiente pedido. **Un cliente pide trazabilidad de un suministro concreto.** - Consulta el expediente de esa entrega → Se contesta por entrega. **Cada auditoría se prepara desde cero.** - Mantiene el expediente al día durante el año → La segunda auditoría cuesta una fracción. --- --- id: KB-IU-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/control-documental-en-industria idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: maquinaria audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-021, KB-CS-010] citadoPor: [KB-IU-004, KB-IU-005, KB-IU-006] --- # El control documental en industria _Estáis en medio de una cadena: recibís certificados y tenéis que emitir los vuestros._ **Responde a:** control documental industrial · certificados de proveedores industria · documentación técnica de fabricación · por dónde empiezo control documental fábrica Una empresa industrial tiene el problema documental en las dos direcciones a la vez: recibe certificados de sus proveedores y tiene que emitir los suyos hacia sus clientes. Casi todo lo que se rompe está en el enlace entre esas dos direcciones. ## Las tres capas, de fuera hacia dentro | Capa | Qué documentación | Qué se rompe | | --- | --- | --- | | Proveedores | Certificados de material, ensayos, homologaciones | Caducan y nadie lo mira | | Equipos y personas | Conformidad, revisiones, formación de quien opera | El cruce entre máquina y operador | | Clientes | Lo que os piden a vosotros: cuestionarios, trazabilidad | Llega con plazo corto y depende de las otras dos | > [!IMPORTANT] > La capa de clientes no se puede resolver deprisa si las dos primeras están sueltas. Un cuestionario que pide origen de materiales con dos semanas de plazo no se contesta si no habéis empezado antes a pedírselo a vuestros proveedores. ## Por dónde se empieza **En corto** - Por lo que caduca: es lo que puede explotar sin avisar. - Por asociar cada certificado a la entrega concreta, no solo guardarlo. - Por el cliente que más os audita, montando su cuestionario como proceso. > [!WARNING] > Guardar el certificado no basta: hay que poder decir a qué entrega corresponde. Cuando un cliente reclama por una pieza de hace dos años, la pregunta no es si tenéis certificados, sino cuál era el de esa pieza. > [!NOTE] > Cada rama industrial añade lo suyo —automoción exige trazabilidad de lote, química exige composición actualizada— pero estas tres capas son comunes a todas. **¿Empiezo por proveedores o por clientes?** Por proveedores. Sin eso, lo de clientes no se puede contestar. **¿Sirve si fabricamos bajo pedido?** Especialmente: cada pedido es un expediente con su trazabilidad. **¿Y si nuestros proveedores son extracomunitarios?** Es donde más tarda la documentación de origen y donde antes conviene empezar. ## Ejemplos **Un fabricante recibe un cuestionario de sostenibilidad con dos semanas de plazo y no tiene los datos.** - Contesta lo que tiene y dice para cuándo tendrá el resto - Lanza a sus proveedores la petición de origen → Conserva al cliente sin comprometerse con datos inventados, y el siguiente cuestionario lo contesta en una tarde. **Cada área guarda su documentación por su cuenta.** - Centraliza en un expediente por producto o lote → La foto es una sola. **La traza se corta entre producción y expediciones.** - Ata el lote fabricado al albarán de salida → El lote se sigue hasta el cliente. **Un cliente pregunta por un suministro de hace un año.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta sin reconstruir. **Los certificados de proveedor caducan sin avisar.** - Registra vencimientos por proveedor → El aviso llega antes de usar el material. **Una revisión pide evidencia de un control.** - Enseña el registro de operaciones reales → El control pasa de afirmación a evidencia. --- --- id: KB-CS-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/quimica-y-transformados-plasticos idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: quimica audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-002, KB-CS-021] citadoPor: [KB-IU-003] --- # Química y transformados plásticos _Fichas de seguridad que cambian, sustancias que se restringen y clientes que preguntan._ **Responde a:** fichas de datos de seguridad actualizadas · sustancias restringidas en mis productos · declaración de composición a cliente · reach documentación proveedores En química y plásticos la documentación no caduca por una fecha: caduca porque cambia la norma. Una sustancia que hoy se puede usar puede restringirse, y entonces hay que saber en qué productos vuestros estaba — y eso solo se sabe si lo pedisteis antes. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Por qué ahí | | --- | --- | --- | | Fichas de seguridad y composición de proveedores | Trackline | Vienen de fuera y se actualizan sin avisar | | Acuerdos de confidencialidad sobre formulaciones | Consigne | Antes de compartir nada técnico | | Registros de producción y control de lote | SmartCheck | Cuando puede discutirse un lote concreto | > [!IMPORTANT] > La ficha de seguridad la actualiza el proveedor cuando cambia algo, y no siempre os la manda. Marcarla con revisión anual es lo mínimo: trabajar con una ficha de hace cuatro años es trabajar con información que puede haber dejado de ser cierta. ## Marcos que se citan Registro, evaluación y autorización de sustancias químicas, clasificación y etiquetado, fichas de datos de seguridad, restricciones de sustancias en productos, y —según el producto final— normativa de envases, contacto alimentario o ecodiseño. El alcance concreto depende de vuestra actividad y de vuestros volúmenes; confirmadlo con vuestro asesor. > [!WARNING] > Cuando un cliente pregunta si un producto vuestro contiene una sustancia concreta, el plazo suele ser corto y la respuesta depende de fichas que tiene vuestro proveedor. Si no las habéis pedido antes, no llegáis. > [!NOTE] > Los acuerdos de confidencialidad firmados antes de compartir formulación evitan el problema de siempre: información técnica enviada por correo a alguien que luego cambia de empresa. **¿Puedo saber qué productos usan una sustancia?** Si la composición está pedida y guardada por referencia, sí. Si no, hay que preguntarlo proveedor a proveedor. **¿Cada cuánto renuevo las fichas?** Anualmente como mínimo, y siempre que el proveedor cambie de formulación. **¿Sirve para responder a un cliente?** Es exactamente para eso: responder con documento y fecha, no de memoria. ## Ejemplos **Un transformador recibe la pregunta de si una sustancia restringida está en sus productos, con diez días de plazo.** - Consulta las composiciones que ya tenía pedidas por referencia → Responde en dos días con documento en vez de tener que preguntar a treinta proveedores. **La ficha de seguridad de un producto caduca.** - Registra la vigencia al recibirla → El aviso llega antes del siguiente envío. **Un cliente pide la ficha de un producto concreto.** - Consulta el expediente de esa referencia → Se contesta sin llamar al proveedor. **El proveedor cambia la formulación y nadie lo sabe.** - Pide que comunique cualquier cambio → El cambio llega antes que la pregunta. **La documentación viaja con la mercancía y se pierde.** - La lleva también accesible desde el móvil → Un papel perdido deja de parar el servicio. **Hay que acotar un problema de una materia prima.** - Consulta qué producciones la usaron → El alcance se reduce a lo que afecta. --- --- id: KB-CS-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/proveedores-de-automocion idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: automocion audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-021, KB-NO-004] citadoPor: [KB-CS-032] --- # Proveedores de automoción _El cliente más exigente que vais a tener, y el que más audita._ **Responde a:** documentación para un fabricante de automoción · auditoría de proveedor automoción · iatf documentación proveedores · requisitos de cliente tier 1 Automoción es donde las exigencias documentales aprietan más, y por una razón: una pieza defectuosa puede acabar en una campaña de llamada a revisión de miles de vehículos. Todo el sistema documental está diseñado alrededor de eso. ## Lo que os van a pedir, y con qué se resuelve | Qué piden | Módulo | Frecuencia | | --- | --- | --- | | Documentación de vuestros propios proveedores | Trackline | Continua, con caducidades | | Acuerdos de calidad y de confidencialidad | Consigne | Al alta y en cada cambio | | Trazabilidad de lote hasta el material | Trackline + SmartCheck | Por lote entregado | | Respuesta a cuestionarios y auditorías | Trackline | Anual o por proyecto | > [!IMPORTANT] > La trazabilidad hacia atrás es lo que decide el alcance de una campaña. Si podéis decir exactamente qué lotes de material entraron en qué piezas entregadas, la campaña se acota; si no, se acota por fechas y entra todo lo de ese periodo. La diferencia es de un orden de magnitud en coste. ## Marcos que se citan Los estándares de gestión de la calidad específicos del sector, los requisitos particulares de cada fabricante, y —transversalmente— debida diligencia en la cadena de suministro y normativa de materiales y sustancias. Los requisitos concretos vienen del cliente y de vuestra certificadora. > [!WARNING] > Los requisitos de un fabricante no son los de otro, y suelen llegar por contrato. Si trabajáis para tres, tendréis tres cuestionarios distintos preguntando casi lo mismo — montarlos como procesos separados y reutilizar respuestas es lo único que hace esto sostenible. > [!NOTE] > Guardar cada cuestionario contestado con su fecha y su fuente convierte el del año siguiente en una revisión, no en un proyecto. **¿Puedo reutilizar respuestas entre clientes?** Las respuestas sí; el formato normalmente no. Aun así, ahí está el ahorro. **¿Y si un proveedor mío no me da trazabilidad?** Es vuestro riesgo, no el suyo: sois vosotros quienes responden ante el fabricante. **¿Cuánto hay que conservarlo?** En este sector los plazos suelen ser largos; confirmadlo en vuestros contratos. ## Ejemplos **Un proveedor de componentes recibe una incidencia de campo y le piden acotar los lotes afectados.** - Consulta qué lotes de material entraron en cada entrega → Acota a 3 lotes en lugar de a tres meses de producción, y la campaña cuesta una fracción. **El cliente exige documentación por pieza y se lleva a mano.** - Ata cada pieza a su lote y su expediente → La traza existe sin trabajo extra. **Un cambio de proceso no llega al cliente.** - Comunica el cambio antes de aplicarlo → La relación no se rompe por una sorpresa. **Una auditoría de cliente llega con poco aviso.** - Mantiene el expediente al día durante el año → La preparación es una revisión. **Un proveedor cambia y nadie revisa su documentación.** - Lanza el alta al primer pedido → Ningún proveedor entra sin expediente. **Hay que acotar un problema de una pieza.** - Consulta qué lotes la llevan y a quién fueron → Se avisa a los afectados. --- --- id: KB-CS-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/instalaciones-renovables-y-eficiencia idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: renovables audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-017, KB-CS-006] citadoPor: [KB-CN-002, KB-CS-037] --- # Renovables y eficiencia energética _Proyectos con subvención, muchas subcontratas y una justificación que llega meses después._ **Responde a:** justificación de subvención documentación · documentación de instalación fotovoltaica · subcontratas en proyectos renovables · certificado de instalación y legalización Un proyecto de renovables junta dos cosas que ya son difíciles por separado: obra con subcontratas, y una justificación de ayuda pública que se presenta cuando la obra terminó hace meses y la gente ya no se acuerda. ## Las tres capas | Capa | Módulo | Cuándo se necesita | | --- | --- | --- | | Subcontratas y su documentación | Trackline | Durante la obra | | Contrato y conformidades con el cliente | Consigne | Al inicio y a la entrega | | Evidencias de ejecución | SmartCheck | Durante, no al justificar | > [!IMPORTANT] > La justificación de una ayuda se prepara durante la obra o no se prepara. Fotos, albaranes y certificados reunidos a posteriori tienen dos problemas: falta la mitad, y lo que hay no tiene fecha fiable. Certificarlo mientras ocurre cuesta minutos; reconstruirlo después cuesta semanas y a veces no se puede. ## Marcos que se citan Reglamentación eléctrica y de instalaciones, requisitos de legalización y puesta en servicio ante la administración competente, condiciones de las convocatorias de ayudas, y —cuando hay obra— coordinación de actividades empresariales. Los requisitos de justificación los fija cada convocatoria; leedla al principio, no al final. > [!WARNING] > Las convocatorias de ayudas suelen exigir documentación con requisitos de forma muy concretos y plazos que no se amplían. Perder una ayuda por un papel es la forma más cara de aprender esto. > [!NOTE] > Si hacéis muchos proyectos parecidos, la justificación es siempre casi la misma. Montada como proceso, se va rellenando sola mientras la obra avanza. **¿Puedo dar acceso al cliente durante la obra?** Sí, de consulta y acotado a su proyecto. **¿Y las evidencias que pide la convocatoria?** Se van certificando a medida que ocurren, no al final. **¿Sirve para varias obras a la vez?** Un expediente por proyecto, con sus subcontratas dentro. ## Ejemplos **Una instaladora pierde parte de una ayuda por no poder justificar evidencias de ejecución.** - Certifica fotos y albaranes durante la obra - Monta la justificación como proceso desde el inicio → El siguiente proyecto llega a la justificación con todo reunido y fechado, sin reconstruir nada. **La documentación de una instalación se dispersa tras la puesta en marcha.** - La reúne en el expediente de la instalación → Quien mantiene encuentra lo que se puso. **Las revisiones por calendario se olvidan.** - Avisa de cada vencimiento con antelación → El calendario se cumple solo. **El cliente pide justificar la producción de un periodo.** - Consulta los registros de esa fecha → Se contesta con el archivo. **Se sustituye un componente y la documentación sigue igual.** - Actualiza el expediente con cada cambio → El papel describe lo que hay instalado. **Una subvención pide justificar la instalación años después.** - Conserva el expediente completo con su fecha → La justificación sale del archivo. --- --- id: KB-IU-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/farmaceutica-y-producto-sanitario idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: farmaceutica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-021, KB-CS-028, KB-LG-014] citadoPor: [KB-IU-008] --- # Farmacéutica y producto sanitario _Trazabilidad por lote, condiciones de conservación y una documentación que no se improvisa._ **Responde a:** trazabilidad de lote farmacéutico · documentación de proveedores farmacia · buenas prácticas de distribución documentación · cadena de custodia producto sanitario En farmacéutica y producto sanitario todo lo que se ha explicado en otros sectores se aplica igual, solo que sin margen. La trazabilidad por lote no es una buena práctica: es la condición para poder retirar un producto sin retirar toda la producción de un año. ## Lo que se cruza | Qué | Con qué | Para qué | | --- | --- | --- | | Cada lote fabricado | Los lotes de materia prima que entraron | Acotar una retirada | | Cada expedición | Sus condiciones de transporte y temperatura | Demostrar que se mantuvieron | | Cada proveedor | Su cualificación en la fecha del suministro | Responder a una inspección | | Cada persona | Su formación vigente en la fecha | Justificar quién hizo qué | > [!IMPORTANT] > La pregunta siempre es en pasado y siempre es concreta: qué materia prima entró en el lote X, en qué condiciones viajó y quién estaba cualificado ese día. Un sistema que solo dice el estado de hoy no responde a ninguna de las tres. ## Lo que hay que poder demostrar sin margen **En corto** - Que los registros no se rellenaron después. - Que las condiciones de conservación se mantuvieron durante todo el trayecto. - Que quien firmó una liberación estaba autorizado a firmarla ese día. > [!WARNING] > Certificar los registros periódicamente es aquí más importante que en ningún otro sector: un registro editable de temperatura o de proceso no vale como evidencia frente a una autoridad, por bien llevado que esté. ## Marcos que se citan Buenas prácticas de fabricación y de distribución, requisitos de trazabilidad y serialización, y —para producto sanitario— la reglamentación específica con su documentación técnica y su vigilancia poscomercialización. El alcance concreto y las validaciones exigibles los confirma vuestro responsable técnico o vuestro asesor regulatorio; este centro de ayuda no sustituye a ninguno de los dos. > [!NOTE] > Si trabajáis en este sector probablemente ya tenéis un sistema validado. Lo que aquí se explica encaja como capa documental sobre proveedores y terceros, no como sustituto de vuestro sistema de calidad. **¿Sustituye a mi sistema de calidad?** No, y no debería intentarlo. Cubre la relación documental con terceros. **¿Sirve para una inspección?** Los registros con fecha cierta y el histórico por proveedor son lo que se pide. **¿Y la validación?** Consultadlo con vuestro responsable técnico antes de usarlo para nada crítico. ## Ejemplos **Una distribuidora tiene que acotar una alerta de un lote de hace catorce meses.** - Consulta qué lotes de origen entraron y en qué condiciones viajaron → Acota a dos expediciones en lugar de a un trimestre entero de salidas. **Un cambio de proceso se aplica antes de documentarlo.** - Registra el cambio antes de aplicarlo → El expediente describe lo que se hace. **Un lote necesita reunir documentos de tres áreas.** - Los reúne en el expediente del lote → La liberación no espera a buscar. **Una revisión pregunta por un lote de hace dos años.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta con el archivo. **La documentación de proveedor caduca con material en stock.** - Registra vencimientos por proveedor → El aviso llega antes de fabricar con él. **Un desvío se resuelve y no queda constancia del criterio.** - Registra la decisión y quién la tomó → El desvío es explicable después. --- --- id: KB-IU-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/textil-y-cadena-de-suministro idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: textil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-004, KB-CS-026] citadoPor: [KB-IU-010, KB-IU-029] --- # Textil: la cadena que nadie ve entera _Varios países, varios eslabones y clientes que preguntan por todos._ **Responde a:** trazabilidad en textil · documentación de proveedores textiles · auditoría social de proveedores · origen de las materias primas textil El textil tiene la cadena más larga y menos visible de todos los sectores industriales: entre la fibra y la prenda hay a menudo cuatro o cinco empresas en tres países, y quien vende la prenda rara vez conoce a más de una. ## Lo que os van a pedir, por orden de dificultad | Nivel | Qué se pide | Cuánto cuesta conseguirlo | | --- | --- | --- | | Vuestro proveedor directo | Datos de empresa, certificaciones | Fácil | | Composición de la prenda | Ficha técnica | Fácil | | Origen del tejido | Trazabilidad un eslabón más atrás | Difícil | | Origen de la fibra | Trazabilidad hasta el principio | Muy difícil, y es lo que más se pide | | Condiciones laborales en la cadena | Auditorías de terceros | Depende de quién audite | > [!IMPORTANT] > Los dos últimos niveles no se consiguen pidiéndolos con un plazo de dos semanas. Si un cliente os los exige por contrato, la conversación real es con vuestro proveedor directo sobre si él puede llegar hasta ahí — y esa conversación conviene tenerla antes de firmar el contrato con el cliente. ## Lo que sí podéis controlar desde ya **En corto** - Que cada proveedor directo tenga su expediente con lo que sí da. - Que quede constancia con fecha de lo que pedisteis y no llegó. - Que las certificaciones que uséis como argumento estén vigentes. > [!WARNING] > Cuidado con usar como argumento comercial una certificación de vuestro proveedor sin comprobar que sigue vigente. Si caducó y vosotros seguís afirmándolo, la afirmación es vuestra. ## Marcos que se citan Etiquetado de composición y cuidado, debida diligencia en la cadena de valor, restricciones de sustancias en artículos textiles y —cada vez más— requisitos de ecodiseño y pasaporte de producto. Qué os aplica depende de vuestro papel y de vuestro mercado; confirmadlo con vuestro asesor. > [!NOTE] > Empezar a pedir origen antes de que os lo exijan es lo único que funciona en este sector, porque cada eslabón tiene que preguntar al siguiente y eso tarda meses. **¿Y si mi proveedor no sabe de dónde viene la fibra?** Es la situación normal hoy. Dejad constancia de que lo pedisteis y decidid si eso cambia algo comercialmente. **¿Sirve una certificación de tercero?** Ayuda mucho, y hay que comprobar que está vigente y qué cubre exactamente. **¿Puedo prometerle trazabilidad total a un cliente?** No sin haberla conseguido antes. Prometerla y no tenerla es peor que no ofrecerla. ## Ejemplos **Una marca promete trazabilidad hasta la fibra en una licitación y luego no puede conseguirla.** - Habla primero con su proveedor directo sobre hasta dónde puede llegar - Ofrece lo que sí puede sostener → Gana el contrato con un compromiso que puede cumplir, en vez de perderlo a mitad por no poder demostrarlo. **La cadena tiene cuatro eslabones y solo se conoce el primero.** - Pide a cada proveedor que declare el suyo → La cadena se conoce antes de que la pregunten. **Un cliente pide el origen de un tejido concreto.** - Consulta el expediente de esa partida → Se contesta por partida. **Cada temporada cambian los proveedores.** - Lanza el alta al primer pedido de la temporada → El expediente se renueva con la colección. **Los certificados llegan en formatos distintos.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido se puede comparar. **Un certificado caduca en plena producción.** - Registra vencimientos por proveedor → El aviso llega antes del pedido. --- --- id: KB-IU-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/vender-maquinaria-y-la-documentacion-que-va-dentro idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: maquinaria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-001, KB-CS-010] citadoPor: [KB-NO-015, KB-IU-019] --- # Vender maquinaria: la documentación que va con ella _Lo que entregáis con la máquina os acompaña durante toda su vida útil._ **Responde a:** documentación que entrego con una máquina · manual y declaración de conformidad entrega · qué papeles acompañan a un equipo industrial · postventa de maquinaria documentación Cuando entregáis una máquina, entregáis también un paquete documental que va a sobrevivir a la venta: el cliente lo va a necesitar en cada inspección, cada cambio de operario y cada reventa. Y cuando no lo encuentre, os va a llamar a vosotros — cinco, ocho o doce años después. ## Lo que va con la máquina | Documento | Para qué lo usa el cliente | Cuándo os lo pedirá | | --- | --- | --- | | Declaración de conformidad | Justificar que puede usarla | En su primera inspección | | Manual de instrucciones | Formar a quien la maneja | Cada vez que cambia de operario | | Documentación de mantenimiento | Cumplir con las revisiones | Todos los años | | Certificados de componentes críticos | Ante un incidente | En el peor momento | > [!IMPORTANT] > Entregarlo con acuse firmado es lo que evita el problema de dentro de cinco años. Sin acuse, la conversación es «yo eso no lo recibí» y no hay forma de cerrarla — con acuse se reenvía y se acabó. ## Lo que conviene guardar en vuestro lado **En corto** - Qué versión exacta del manual se entregó con qué número de serie. - Los certificados de los componentes de esa unidad concreta. - Y a quién se entregó, con fecha. La primera fila es la que más se descuida. Si el manual cambia entre unidades y no consta cuál llevaba cada una, responder a una consulta de postventa se convierte en adivinar. > [!WARNING] > Si modificáis una máquina ya entregada, la documentación anterior puede haber dejado de describir lo que hay instalado. Es el punto donde una reventa o un incidente destapan una discrepancia que nadie sabía que existía. > [!NOTE] > Entregar la documentación en digital con acuse firmado resuelve además el caso de la reventa: el segundo comprador la pide, y vosotros podéis decir exactamente qué se entregó y a quién. **¿Puedo entregarlo solo en digital?** Depende de lo que exija la normativa de vuestro producto; consultadlo. **¿Y si el cliente pierde el manual?** Con el registro de entrega sabéis qué versión tenía y se reenvía. **¿Cuánto conservo esta documentación?** La vida útil de la máquina suele ser larga; confirmadlo con vuestro asesor. ## Ejemplos **Un fabricante recibe una consulta sobre una máquina vendida hace nueve años y no sabe qué manual llevaba.** - Asocia manual y certificados al número de serie en cada entrega - Entrega con acuse firmado → Las consultas de postventa se responden en minutos, incluso las de máquinas revendidas. **Se entrega la máquina y la documentación va después.** - Entrega el expediente con la máquina → El cliente recibe lo que la ampara. **El cliente pide el manual años después.** - Conserva el expediente por número de serie → Se entrega sin reconstruir. **Cada máquina lleva una configuración distinta.** - Guarda qué configuración salió en cada una → Se contesta por unidad. **Se sustituye un componente y la documentación sigue igual.** - Actualiza el expediente con cada cambio → El papel describe lo que se entregó. **Un cliente reclama y no se sabe qué versión tenía.** - Consulta el expediente de esa unidad → La reclamación se resuelve con datos. --- --- id: KB-IU-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/parada-de-planta-y-mantenimiento-industrial idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: maquinaria audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-001, KB-CS-006] citadoPor: [KB-CF-014, KB-IU-013, KB-IU-015, KB-IU-016] --- # Parada de planta y mantenimiento industrial _Doscientas personas de veinte empresas distintas, entrando la misma mañana._ **Responde a:** documentación de contratas en una parada de planta · control de acceso de subcontratas industriales · coordinación de actividades empresariales parada · gestionar permisos de trabajo en planta Una parada concentra en dos semanas el trabajo documental de medio año. Empresas que no habéis visto nunca, personal que cambia a diario, permisos de trabajo que solo valen para un turno, y una planta que pierde dinero por cada hora que no arranca. ## Por qué se atasca siempre en la puerta | Lo que falla | Cuándo se descubre | Coste | | --- | --- | --- | | Un trabajador sin formación acreditada | En la puerta, el primer día | Su cuadrilla entera parada | | Una empresa sin seguro vigente | Cuando ya está trabajando | Todo lo hecho, en el aire | | Un equipo sin certificado | Cuando se va a usar | Se para el frente de trabajo | | Un permiso de trabajo caducado | En la inspección interna | Sanción y, a veces, parón | > [!IMPORTANT] > Las cuatro se descubren tarde por la misma razón: la documentación se pide por empresa y el problema aparece por persona y por equipo. Un contratista puede estar perfecto y traer un soldador que no lo está. ## Cómo se prepara con antelación 1. **Abrid la parada como expediente, semanas antes** — Con la lista de empresas y qué se le pide a cada una. 2. **Pedid al mismo tiempo empresa, personas y equipos** — Tres listas distintas, no una. Es lo que evita el atasco de la puerta. 3. **Dejad que insista solo** — Recordatorios automáticos hasta que esté completo, con margen para reaccionar. 4. **Y cerrad el acceso a lo que no esté al día** — Si la puerta no depende del estado documental, todo lo anterior es decorativo. > [!WARNING] > El caso que más duele es el trabajador sustituido a última hora. La empresa está aprobada, pero la persona que aparece el lunes no es la de la lista. Sin una vía rápida para dar de alta a alguien nuevo con su documentación, esa cuadrilla se queda fuera o entra sin comprobar — y las dos opciones son malas. ## Durante la parada **En corto** - Quién está dentro ahora mismo, por empresa. - Qué está caducando en las próximas 48 horas. - Y qué permisos de trabajo hay abiertos, y de quién. Esas tres preguntas, contestables desde el móvil, son la diferencia entre coordinar una parada y perseguirla. Y son las mismas que pedirá la inspección si aparece. > [!NOTE] > Al terminar, el expediente de la parada queda cerrado con todo dentro: quién entró, con qué documentación y en qué fechas. La siguiente parada se prepara copiando esa estructura, no empezando de cero. **¿Y si el contratista trae su propio sistema?** Puede aportar sus documentos igualmente; lo que no cambia es qué exigís vosotros. **¿Sirve para el mantenimiento del día a día?** Sí, y es más fácil: menos empresas y menos rotación. **¿Se puede delegar la revisión en el contratista principal?** Se puede repartir, pero la responsabilidad de la coordinación sigue siendo vuestra. ## Ejemplos **Una planta prepara una parada con dieciocho contratas y trescientas personas.** - Abre el expediente cinco semanas antes y pide empresa, personas y equipos por separado - Enlaza el acceso al estado documental → El primer día entran todas las cuadrillas y la puerta deja de ser el cuello de botella. **La parada dura tres días y la documentación se prepara el primero.** - Cierra la documentación días antes → La parada no se pierde por un papel. **Entran ocho empresas a la vez.** - Consulta el estado de todas en una pantalla → El conjunto se ve sin abrir ocho carpetas. **Un equipo llega sin su documentación.** - Comprueba también los equipos antes de entrar → Lo que sube está comprobado. **Se ejecuta y no queda constancia de lo hecho.** - Captura la evidencia en el propio tajo → El arranque se decide con lo que se hizo delante. **Tras la parada preguntan por una intervención.** - Conserva el expediente de la parada → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-IU-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/sectores-con-trazabilidad-de-pieza idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: aeronautica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-001, KB-CS-010, KB-IU-030] citadoPor: [KB-IU-007, KB-IU-031] --- # Sectores con trazabilidad de pieza _Aeronáutica, ferroviaria, naval: cada pieza arrastra su historia durante décadas._ **Responde a:** trazabilidad de piezas aeronáuticas · certificados de material por colada · documentación que acompaña a una pieza crítica · trazabilidad ferroviaria de componentes Hay sectores donde la documentación no acompaña al pedido: acompaña a la pieza, y lo hace durante toda su vida útil, que puede ser de treinta años. Aeronáutica, ferroviaria, naval, nuclear y equipos a presión comparten esa exigencia, y con ella un modo de fallo propio. ## Qué viaja con cada pieza | Documento | Qué acredita | Hasta cuándo hace falta | | --- | --- | --- | | Certificado de material | De qué colada salió el metal | Toda la vida del componente | | Certificados de proceso | Tratamiento térmico, soldadura, recubrimiento | Igual | | Ensayos no destructivos | Que se comprobó y con qué resultado | Igual | | Cualificación del operario | Que quien soldó estaba certificado ese día | Y su vigencia en esa fecha | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que más se subestima. No basta con que el soldador tenga la cualificación: hay que poder demostrar que **estaba vigente el día concreto** en que hizo esa unión. Un certificado caducado dos semanas antes invalida el trabajo hecho después. ## El modo de fallo típico No es perder un documento: es no poder demostrar a qué pieza corresponde. Cuando los certificados se archivan por proveedor o por fecha en lugar de por número de colada y de pieza, existen todos y no sirve ninguno, porque nadie puede reconstruir la asociación. 1. **El identificador de la pieza manda** — Todo cuelga de él: colada, procesos, ensayos, quién y cuándo. 2. **La documentación entra con el material** — No después. Un certificado que llega tres semanas más tarde ya no encuentra su pieza. 3. **Las cualificaciones, con vigencia y aviso** — Es lo que evita el trabajo hecho por alguien con la certificación vencida. 4. **Y el conjunto se conserva décadas** — Fuera del sistema de producción, que cambiará varias veces en ese tiempo. > [!WARNING] > El cuarto punto es el que da problemas a largo plazo. Si la documentación vive dentro de un sistema propietario que se sustituye cada ocho años, cada migración es una oportunidad de perder la asociación pieza-documento. Conviene poder exportar el conjunto en un formato legible por sí mismo. ## Las auditorías de cliente **En corto** - Eligen una pieza al azar y piden su historia completa. - Comprueban que las firmas y cualificaciones eran válidas en su fecha. - Y miran si podéis demostrarlo sin depender de una persona concreta. > [!NOTE] > El mismo patrón aplica a equipos a presión, elevación y componentes de seguridad de automoción. Cambia la norma de referencia; no cambia que la unidad de archivo es la pieza y no el pedido. **¿Y las piezas fabricadas hace veinte años?** Se conserva lo que haya; a partir de hoy, se estructura por pieza. **¿Sirve el papel?** Sirve, pero no permite responder en minutos ni comprobar vigencias solo. **¿Se puede sellar para que no se discuta la fecha?** Sí, y en documentación que se conserva décadas aporta bastante. ## Ejemplos **Un taller de mecanizado archiva los certificados de material por proveedor y mes.** - Reorganiza por número de colada y de pieza - Enlaza cualificaciones de operario con su vigencia → Responde a una auditoría de cliente sobre una pieza concreta en minutos, con las vigencias comprobables. **La pieza se identifica y el enlace se pierde en el montaje.** - Ata la pieza al conjunto al montarla → El recorrido hacia atrás sobrevive al montaje. **Un cliente pregunta por una pieza concreta.** - Consulta el expediente de esa pieza → Se llega hasta la colada o el lote de origen. **El certificado del material llega después de fabricar.** - Lo asocia a la partida al recibirlo → El certificado vive junto a lo que ampara. **Hay que acotar un problema de una partida.** - Consulta qué piezas salieron de ella → El alcance se reduce a lo que afecta. **Una revisión pregunta por piezas de hace años.** - Conserva los expedientes con su fecha → Se contesta con el archivo. --- --- id: KB-IU-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/metalurgia-y-mecanizado-por-encargo idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: metalurgia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-006, KB-IC-012] citadoPor: [KB-CN-010, KB-IU-017] --- # Metalurgia y mecanizado por encargo _Muchos pedidos pequeños, planos que cambian y clientes que piden certificados meses después._ **Responde a:** control de planos y revisiones en taller · certificados de material para clientes · trazabilidad en mecanizado · pedidos con revisión de plano distinta Un taller de mecanizado o de calderería vive de muchos pedidos pequeños. El problema documental no es el volumen: es que cada pedido lleva un plano con una revisión concreta, un material con su certificado y a veces un tratamiento externo, y todo eso se pierde en cuanto la pieza sale. ## Los tres fallos que cuestan dinero | Fallo | Cómo ocurre | Consecuencia | | --- | --- | --- | | Fabricar con la revisión anterior | El cliente manda una revisión nueva por correo | Serie entera a rehacer | | No poder dar el certificado | Se pide seis meses después | Se retiene el cobro o se pierde el cliente | | Perder el tratamiento externo | Lo hace un tercero y su papel se queda ahí | El conjunto queda sin acreditar | > [!IMPORTANT] > El primero es el más caro y el más evitable. Si el plano vigente vive en el expediente del pedido y no en la bandeja del que lo recibió, nadie puede fabricar con una revisión que ya no está vigente sin que se vea. ## Cómo se organiza 1. **El pedido es el expediente** — Plano con su revisión, material, tratamientos y controles, todo dentro. 2. **Cada revisión nueva sustituye visiblemente a la anterior** — La anterior no se borra: se marca. Sirve para saber qué se fabricó y con qué. 3. **El certificado entra con el material** — Ese día. Buscarlo seis meses después es lo que hace que no aparezca. 4. **Y el tratamiento externo vuelve con su documento** — Si vuelve solo la pieza, el conjunto está incompleto y nadie lo nota hasta que lo piden. > [!WARNING] > El punto ciego es el correo del comercial. Los planos y las revisiones suelen llegar ahí, y si esa persona está de vacaciones el taller trabaja con lo último que le pasaron. Es el origen del fallo número uno. ## Lo que piden los clientes exigentes **En corto** - El certificado del material de esa pieza, no del proveedor en general. - El plano y la revisión con los que se fabricó. - Los controles hechos y sus resultados. - Y a veces la cualificación de quien soldó, con su vigencia. Cuando eso se responde en minutos, os convertís en el proveedor cómodo. Cuando tarda una semana, sois el proveedor que hay que perseguir — y eso pesa en la siguiente adjudicación. > [!NOTE] > El mismo enfoque sirve para calderería, estructura metálica, corte por láser y transformados en general: la unidad es el pedido, y la trazabilidad va del material a la pieza entregada. **¿Y si el cliente no pide certificados?** Guardadlos igual: los pide justo cuando hay un problema. **¿Hace falta para pedidos de una pieza?** El plano sí, siempre. El resto, según el cliente y el material. **¿Cómo se evita fabricar con revisión antigua?** Que el taller mire el expediente, no un correo reenviado ni una copia impresa sin fecha. ## Ejemplos **Un taller fabrica una serie con la revisión anterior de un plano recibido por correo.** - Pasa a que el plano vigente viva en el expediente del pedido - Marca las revisiones anteriores en lugar de borrarlas → El taller mira siempre un único sitio y puede demostrar con qué revisión se fabricó cada serie. **El plano lo manda el cliente y hay varias versiones.** - Registra con qué versión se fabricó cada lote → Se sabe qué se hizo con qué plano. **El material lo aporta el cliente y no se registra.** - Registra entradas y consumos por cliente → Se contesta cuando pregunte. **Un cliente pide el certificado del material de una pieza.** - Ata la pieza a la partida recibida → El certificado se localiza sin buscar. **Se cambia el plano a mitad de una serie.** - Registra desde qué unidad aplica → Se puede decir qué llevaba cada una. **Sobra material y se discute de quién es.** - Deja pactado por escrito qué pasa con el sobrante → La conversación se resuelve con lo acordado. --- --- id: KB-IU-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/control-de-cambios-en-produccion idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: farmaceutica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-002, KB-IC-009] citadoPor: [KB-IU-009, KB-IU-023, KB-IU-030] --- # Control de cambios en producción _Cambiar un proveedor, un parámetro o una máquina, sin que se convierta en un hallazgo._ **Responde a:** control de cambios documentado · cambiar un proveedor validado · modificar un proceso productivo papeleo · gestión de cambios en fabricación En cualquier fabricación regulada, el cambio no es el problema: el problema es el cambio que ocurrió y del que no queda constancia de que alguien lo evaluó. Un auditor no os va a reprochar haber cambiado de proveedor de un excipiente; os va a preguntar quién valoró el impacto y con qué criterio. ## Los cambios que se escapan | Cambio | Por qué se escapa | Qué debería haber quedado | | --- | --- | --- | | Proveedor de una materia prima | Lo decide compras por plazo o precio | Evaluación de impacto y aprobación | | Ajuste de un parámetro | Se hace en planta y funciona mejor | Justificación y quién lo autorizó | | Reparación con pieza distinta | La original no llegaba a tiempo | Equivalencia y verificación posterior | | Cambio de software o versión | Lo hace mantenimiento o informática | Impacto sobre registros y validaciones | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que más crece y la que menos se trata como cambio de proceso. Una actualización de un equipo o de su software puede alterar cómo se registran los datos, y eso afecta a la validación aunque la máquina siga haciendo lo mismo. ## Qué tiene que contener el registro de un cambio 1. **Qué se cambia y por qué** — En una línea comprensible por alguien que no estuvo. 2. **Qué impacto puede tener y sobre qué** — Producto, proceso, registros, validaciones, otras áreas. 3. **Quién lo aprueba** — Con nombre y fecha; una aprobación sin autor no es una aprobación. 4. **Y cómo se comprueba después** — La verificación posterior es lo que cierra el cambio; sin ella queda abierto. > [!WARNING] > El error habitual no es hacer mal el registro: es hacerlo después. Un control de cambios firmado tres semanas más tarde, con la producción ya hecha, no evalúa nada — documenta una decisión que ya se tomó, y eso se nota. ## Cómo se sostiene sin frenar la planta **En corto** - Un camino rápido para cambios menores, decidido de antemano. - Un umbral claro de qué es menor y qué no lo es. - Y la evaluación antes de aplicar, aunque sea breve. Sin camino rápido, la gente se salta el proceso para poder trabajar, y entonces no tenéis un sistema estricto: tenéis un sistema que se incumple. Es preferible un procedimiento ligero que se cumple a uno perfecto que se esquiva. > [!NOTE] > El mismo enfoque vale para producto sanitario, cosmética, alimentación con esquema certificado y automoción: cambia la norma de referencia y el umbral, no la lógica de evaluar antes y verificar después. **¿Y los cambios de emergencia?** Se hacen y se documentan inmediatamente después, con esa condición explícita. **¿Hace falta para un cambio de proveedor de embalaje?** Si toca al producto o a su conservación, sí. Es de los que más se subestiman. **¿Quién debe aprobar?** Quien responda de la calidad del producto, no quien haga el cambio. ## Ejemplos **Una planta cambia de proveedor de un componente por plazo de entrega.** - Registra el cambio con impacto y aprobación antes de usarlo - Verifica el primer lote fabricado con el nuevo → La auditoría encuentra el cambio evaluado y cerrado, en lugar de un hallazgo. **Se cambia algo y se documenta semanas después.** - Registra el cambio antes de aplicarlo → El expediente describe lo que se hace. **Nadie sabe desde qué lote aplica un cambio.** - Registra desde qué unidad entra en vigor → Se puede decir qué llevaba cada lote. **Un cambio afecta a documentación que nadie revisa.** - Revisa qué documentos describen lo que cambia → Los papeles siguen describiendo el producto. **El cliente pide que se le comunique cualquier cambio.** - Registra qué se comunicó y cuándo → El compromiso es demostrable. **Una revisión pregunta por un cambio antiguo.** - Conserva el histórico de cambios con su fecha → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-IU-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/electronica-y-sustitucion-de-componentes idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: electronica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-008, KB-NO-007] citadoPor: [KB-IU-012, KB-NO-025, KB-IU-020] --- # Electrónica y sustitución de componentes _Un componente deja de fabricarse y hay que cambiarlo. La documentación no viaja con la función: viaja con la referencia._ **Responde a:** sustituir un componente obsoleto · declaraciones de materiales de componentes electrónicos · cambio de referencia en una lista de materiales · equivalencia de componentes documentada En electrónica, la obsolescencia no es una excepción: es el calendario. Un componente se descataloga, hay que buscar equivalente y el producto sigue siendo el mismo para el cliente. Documentalmente, sin embargo, ha cambiado — y ahí es donde se acumulan los problemas. ## Lo que se mueve cuando se cambia una referencia | Documento | ¿Sigue valiendo? | Por qué | | --- | --- | --- | | Declaraciones de materiales del fabricante | No | Están emitidas para la referencia anterior | | Certificados de conformidad del componente | No | Igual: van por referencia, no por función | | Lista de materiales del producto | Hay que actualizarla | Y conservar la versión anterior, para lo ya fabricado | | Documentación técnica del producto acabado | Depende del cambio | Si afecta a seguridad o a lo declarado, se revisa | > [!IMPORTANT] > La clave está en la primera fila y es lo que más se subestima: marcos como RoHS o REACH se responden con declaraciones que el fabricante emite **para una referencia concreta**. Un componente «equivalente» de otro fabricante no hereda esas declaraciones aunque haga exactamente lo mismo. Si no pedís las nuevas, vuestro producto acabado ha dejado de tener respaldo documental sin que nadie lo note. ## Cómo se hace una sustitución que aguante una auditoría 1. **Documentad la equivalencia, no solo la decisión** — Qué se comparó y con qué criterio, no «es el mismo». 2. **Pedid la documentación del nuevo componente antes de montarlo** — Declaraciones de materiales y certificados, para esa referencia. 3. **Registrad desde qué número de serie o lote aplica** — Es lo que permite responder años después qué llevaba cada unidad. 4. **Y conservad la lista de materiales anterior** — Lo fabricado antes se sostiene con esa, no con la nueva. > [!WARNING] > El punto tres es el que separa una sustitución ordenada de un problema silencioso. Sin la marca de «desde aquí se monta la referencia nueva», dentro de dos años tendréis unidades en el mercado con dos configuraciones distintas y una sola lista de materiales que solo describe una de las dos. Cuando llegue una reclamación de una unidad concreta, no sabréis cuál llevaba. ## El caso incómodo: compra fuera del canal habitual **En corto** - Si el componente escasea, aparecerán ofertas de distribuidores no habituales. - Ahí la documentación importa más, no menos: trazabilidad del lote y declaraciones del fabricante original. - Y conviene registrar de dónde vino cada compra, no solo cuánto costó. La falsificación de componentes existe y su primer síntoma no es un fallo eléctrico: es documentación incompleta o genérica que no se refiere a un lote concreto. > [!NOTE] > Los marcos concretos de sustancias y su alcance varían por producto y mercado, y se actualizan. Aquí se describe cómo organizar la respuesta documental; **qué os aplica y desde cuándo conviene confirmarlo con vuestro asesor** o con el fabricante, no deducirlo de la ficha de un distribuidor. **¿Vale la declaración del distribuidor?** Como referencia sí; la que sostiene es la del fabricante, para esa referencia. **¿Hay que rehacer los ensayos del producto?** Depende de si el cambio afecta a lo ensayado; esa valoración se documenta igual. **¿Y si el cambio es solo de encapsulado?** Sigue siendo otra referencia, así que sigue necesitando su documentación. ## Ejemplos **Un fabricante sustituye un componente descatalogado por un equivalente y sigue fabricando.** - Pide las declaraciones del nuevo componente antes de montarlo - Marca desde qué número de serie aplica y guarda la lista anterior → Ante una reclamación de una unidad de hace dos años puede decir exactamente qué llevaba. **Un componente se descataloga y hay que sustituirlo.** - Consulta el expediente de diseño de esa versión → La sustitución parte de lo que se decidió. **Se sustituye y la documentación sigue describiendo el anterior.** - Actualiza el expediente con el componente nuevo → El papel describe lo que se fabrica. **Conviven unidades con el componente viejo y el nuevo.** - Registra desde qué lote entra el cambio → Cada unidad tiene su documentación. **El proveedor del componente nuevo no aporta documentación.** - La pide antes de empezar a usarlo → El cambio no deja un hueco. **Un cliente pregunta qué llevaba una unidad concreta.** - Consulta el expediente de ese lote → Se contesta por unidad. --- --- id: KB-IU-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/madera-y-derivados-origen-y-tratamiento idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: madera audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-010, KB-IU-003] citadoPor: [KB-IU-013] --- # Madera y derivados: origen y tratamiento _Tres documentaciones distintas que la gente mezcla: de dónde viene, cómo se trató y qué emite._ **Responde a:** documentación de la madera que compramos · cadena de custodia fsc pefc · tratamiento de palés para exportar · certificados de tableros y emisiones La madera arrastra tres documentaciones que responden a preguntas distintas, y mezclarlas es lo que hace que una empresa crea que está cubierta cuando no lo está. Ninguna sustituye a las otras dos. ## Las tres, y qué responde cada una | Documentación | Responde a | Quién la emite | | --- | --- | --- | | Origen y legalidad | De dónde salió esta madera | Vuestro proveedor, con su cadena hacia atrás | | Cadena de custodia | Que lo certificado no se mezcló con lo que no lo está | El esquema de certificación, a vuestro nombre | | Tratamiento del embalaje | Que el palé o la caja se trató para viajar | Quien lo fabricó o lo trató, con su marca | | Prestaciones del tablero | Emisiones, reacción al fuego, uso previsto | El fabricante del tablero | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más se malinterpreta. Una certificación de cadena de custodia **no dice que la madera sea de un bosque concreto: dice que vosotros la manejáis sin mezclarla con material no certificado**. Por eso es vuestra, no de vuestro proveedor, y por eso comprar a un proveedor certificado no os certifica a vosotros. ## El caso que pilla a más empresas > [!WARNING] > El embalaje de madera para exportación lleva su propio tratamiento y su marca, y **no depende de lo que hagáis con el producto sino de a dónde va**. Una empresa que nunca ha tocado madera puede quedarse el contenedor parado en destino porque los palés no llevaban la marca correcta. Es el fallo típico del primer envío a determinados países, y se evita preguntando al transitario antes de cargar, no después. ## Lo que conviene tener por proveedor **En corto** - Su documentación de origen, con la referencia del suministro y no genérica. - Su certificado, con alcance y fecha, si compráis material certificado. - La ficha del producto si es tablero o transformado. - Y el aviso de renovación: estos certificados caducan y se comprueban justo cuando hay un pedido grande. ## Si transformáis y vendéis 1. **Vuestra declaración es vuestra** — Lo que digáis del producto acabado lo respondéis vosotros, no vuestro proveedor. 2. **Guardad la trazabilidad hacia atrás** — Qué partida de material entró en qué pedido de salida. 3. **Y separad físicamente lo certificado** — Si se mezcla en almacén, la cadena de custodia se rompe aunque el papel siga en el archivador. > [!NOTE] > Los esquemas de certificación, las obligaciones de diligencia sobre origen y los requisitos de embalaje varían por producto y por país de destino, y se actualizan. **Qué os aplica y con qué alcance se confirma con vuestro asesor, con el esquema o con el transitario**; aquí se describe qué documentación existe y qué pregunta responde cada una. **¿Vale el certificado de mi proveedor como mío?** No. El suyo acredita su cadena; la vuestra empieza cuando el material entra en vuestro almacén. **¿Y si compro madera ya transformada?** Sigue teniendo origen y sigue habiendo obligaciones sobre él: pedidlo igual. **¿Los palés que reutilizo también?** Si viajan fuera, sí: lo que importa es la marca del palé, no cuántas veces se haya usado. ## Ejemplos **Una empresa compra a un proveedor certificado y se anuncia como certificada.** - Comprueba que la cadena de custodia es propia y no heredada - Separa físicamente el material certificado en almacén → Deja de afirmar algo que no podía sostener y prepara la certificación con criterio. **El origen lo afirma el proveedor y no hay documento.** - Pide el documento que lo respalda → La afirmación deja de ser solo una afirmación. **Se mezclan partidas de orígenes distintos.** - Registra qué entró en cada producción → Se puede decir qué salió de dónde. **Un cliente pide el origen de un suministro concreto.** - Consulta el expediente de esa entrega → Se contesta por entrega. **El certificado de tratamiento llega después.** - Lo asocia a la partida al recibirlo → El certificado vive junto a lo que ampara. **El proveedor cambia de origen y no lo comunica.** - Pide que informe de cualquier cambio → El cambio llega antes que la pregunta. --- --- id: KB-IU-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/recuperacion-y-reciclaje-material-que-entra-sin-papeles idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: reciclaje audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-003, KB-NO-009, KB-IU-015] citadoPor: [KB-NO-019, KB-IU-014, KB-IU-027] --- # Recuperación y reciclaje: material que entra sin papeles _El negocio consiste en recibir lo que otros descartan, y ahí la documentación llega tarde, incompleta o no llega._ **Responde a:** documentación de entrada en planta de reciclaje · control de proveedores de residuos · trazabilidad de material recuperado · aceptar material sin documentación Una planta de recuperación tiene un problema de origen distinto al de cualquier otra industria: sus proveedores no son fabricantes que quieren vender, son empresas que quieren deshacerse de algo. El interés por documentarlo bien está invertido, y eso se nota en la puerta de báscula. ## Los tres momentos que hay que atrapar | Momento | Qué hay que registrar | Qué pasa si no | | --- | --- | --- | | Entrada | Quién trae, qué trae y de dónde viene | El material entra sin origen y ya no se puede reconstruir | | Clasificación | Qué se acepta, qué se rechaza y por qué | El rechazo sin constancia se convierte en una discusión | | Salida | Qué sale, a quién y con qué documentación | Se rompe la cadena justo donde más se mira | > [!IMPORTANT] > El registro de la entrada es el que sostiene todo lo demás, y es el único que hay que hacer con el camión delante. Si el origen se anota «luego, con el albarán», lo que ocurre en la práctica es que se anota el transportista y no el productor — y el productor es exactamente lo que os van a preguntar. ## El caso incómodo: material que no debería haber llegado > [!WARNING] > Antes o después llega una carga con algo que no corresponde: un residuo distinto del declarado, material contaminado, o algo que directamente no podéis aceptar. **Rechazarlo sin registrar el rechazo os deja en la peor posición de las dos**: no tenéis el material, pero tampoco la prueba de que lo devolvisteis ni de qué era. El rechazo se documenta igual que la aceptación, con foto y con quién lo trajo. ## Lo que conviene tener por proveedor **En corto** - Su autorización o su condición para entregaros ese material. - Qué tipos de material tenéis acordado recibir de él. - El histórico de incidencias, que en este sector es el mejor predictor. - Y aviso de caducidad de lo que le habilita, que caduca como todo. El tercero rinde más aquí que en ningún otro sector: un proveedor que ya ha traído dos cargas mal declaradas va a traer una tercera, y esa información suele estar en la cabeza del de báscula y en ningún otro sitio. ## Hacia dónde va esto 1. **Los clientes piden cada vez más origen del material recuperado** — Sobre todo quien lo incorpora a producto nuevo y tiene que declararlo. 2. **Y piden porcentajes con respaldo** — Un dato de contenido reciclado sin trazabilidad detrás es una afirmación difícil de sostener. 3. **Lo que os posiciona es poder acreditarlo** — En un sector donde casi nadie puede, esa es la diferencia comercial. > [!NOTE] > Las autorizaciones necesarias, los documentos de traslado y qué se considera residuo o material dependen del tipo, del destino y de la comunidad, y cambian. **Eso se confirma con vuestro asesor o con la autoridad competente**; aquí se describe qué conviene registrar en planta para que esa documentación tenga sentido después. **¿Y si el proveedor no trae la documentación?** Se registra la entrada igualmente con lo que haya y se le reclama; lo que no vale es que entre sin constancia. **¿Hay que fotografiar cada carga?** Las que se rechazan y las dudosas, siempre. El resto, según vuestro criterio de riesgo. **¿Sirve el ticket de báscula como registro?** Como peso sí; como origen no, salvo que enlace con quién lo produjo. ## Ejemplos **Una planta rechaza una carga mal declarada y la devuelve sin registrar nada.** - Pasa a fotografiar y registrar también los rechazos, con quién los trajo → Cuando ese proveedor lo repite, la decisión de dejar de trabajar con él está documentada. **Entra material sin ninguna documentación.** - Registra origen, proveedor y fecha al recibir → El material tiene procedencia conocida. **El proveedor es ocasional y no vuelve.** - Registra sus datos en la propia recepción → La trazabilidad no depende de una relación estable. **Se mezcla material de varias entradas.** - Registra qué entradas componen cada lote → El recorrido hacia atrás existe. **Un cliente pide el origen del material reciclado.** - Consulta el expediente de esa partida → Se contesta por partida. **Una revisión pregunta por entradas de hace un año.** - Conserva el registro con su fecha → Se contesta con el archivo. --- --- id: KB-IU-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/transformadores-de-plastico-y-material-reciclado idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: plasticos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-002, KB-IU-009] citadoPor: [KB-IU-020] --- # Transformadores de plástico y material reciclado _Afirmar un porcentaje de reciclado es fácil; sostenerlo con documentación, no._ **Responde a:** porcentaje de material reciclado documentación · declaración de contacto alimentario plásticos · cambiar de proveedor de resina · acreditar contenido reciclado Un transformador vive entre dos exigencias que tiran en direcciones distintas: sus clientes le piden cada vez más material reciclado, y a la vez le piden que el producto siga cumpliendo lo mismo. Documentalmente, esas dos cosas se sostienen con papeles distintos y ninguno cubre al otro. ## Las tres declaraciones que no son intercambiables | Declaración | Qué afirma | Quién la respalda | | --- | --- | --- | | Composición y prestaciones | Qué es el material y cómo se comporta | Vuestro proveedor de resina, por referencia | | Aptitud para su uso | Que sirve para lo que se va a destinar | Vuestro proveedor y, según el uso, vosotros | | Contenido reciclado | Qué proporción viene de material recuperado | Vuestra trazabilidad de entradas, no una promesa | > [!IMPORTANT] > La tercera es la que más se afirma y la peor respaldada. Un porcentaje de reciclado **no es una característica del producto: es el resultado de un balance entre lo que entró y lo que salió**. Si no podéis reconstruir qué material entró en qué producción, la cifra que dais es una estimación — y en cuanto un cliente la audite, esa distinción aparece. ## Lo que hay que poder enseñar 1. **Qué material entró, de quién y con qué documentación** — Incluido el recuperado, que es el que peor documentación trae. 2. **Qué se produjo con qué** — El enlace entre entradas y lotes de salida, igual que en cualquier trazabilidad. 3. **Con qué criterio se calcula el porcentaje** — Escrito una vez y aplicado igual siempre: cambiarlo entre cliente y cliente se detecta. 4. **Y qué pasa cuando se cambia de proveedor** — Otra resina es otra referencia, y arrastra declaraciones nuevas. > [!WARNING] > El punto que sorprende al cambiar de proveedor: aunque el material sea equivalente, **las declaraciones van con la referencia y no se heredan**. Cambiar de resina por precio o por disponibilidad es una decisión de compras que arrastra documentación técnica, y si nadie avisa a quien mantiene las declaraciones, vuestro producto acabado se queda sin respaldo sin que nada visible cambie. ## Cuando el destino es sensible **En corto** - Contacto alimentario, sanitario o infantil añaden requisitos propios al material y al proceso. - Y el material recuperado en esos usos tiene condiciones específicas que no valen para cualquier origen. - Eso no se resuelve con la declaración del proveedor de resina: hay que mirarlo antes de aceptar el pedido. > [!NOTE] > Qué marcos aplican a cada uso, qué se puede declarar y con qué respaldo depende del producto, del destino y del mercado, y se actualiza. **Antes de comprometer un porcentaje o un uso en un pedido, confirmadlo con vuestro asesor o con el fabricante de la resina**; aquí solo se explica qué documentación existe y qué afirma cada una. **¿Vale la declaración del proveedor como respaldo del porcentaje?** Respalda lo que él suministró, no el balance de vuestra producción. **¿Y si mezclamos lotes de distinto origen?** Entonces el criterio de cálculo es lo que hay que tener escrito y aplicar siempre igual. **¿Cuánto hay que conservar?** Lo que exija el uso final, y con margen: en envase, más que la vida del producto que contiene. ## Ejemplos **Un transformador ofrece un porcentaje de reciclado y un cliente pide auditarlo.** - Reconstruye el balance a partir de entradas y lotes de salida - Escribe el criterio de cálculo y lo aplica igual para todos → Puede sostener la cifra en la auditoría en lugar de reconocer que era una estimación. **El porcentaje de reciclado se declara sin respaldo.** - Guarda lo que lo respalda junto a la referencia → La declaración se sostiene. **El proveedor cambia la mezcla y nadie lo sabe.** - Pide que comunique cualquier cambio → El cambio llega antes que la pregunta. **Un cliente pide justificar una tirada concreta.** - Consulta el expediente de esa producción → Se contesta por tirada. **Se mezclan entradas de distintos proveedores.** - Registra qué entró en cada producción → Se puede decir qué salió de dónde. **La documentación del proveedor caduca.** - Registra vencimientos por proveedor → El aviso llega antes de fabricar. --- --- id: KB-IU-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/consumo-de-energia-lo-que-os-van-a-pedir idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: energia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-016, KB-IU-005, KB-IU-010] citadoPor: [KB-CN-035, KB-IU-026] --- # Consumo de energía: lo que os van a pedir _La petición no suele llegar de la administración: llega de un cliente, y con un formato que hay que rellenar con datos que no son vuestros._ **Responde a:** me piden datos de consumo energético · de dónde saco el consumo de electricidad de la planta · certificados de origen de la energía · auditoría energética documentación Durante años la energía fue una factura y poco más. Ahora aparece en los cuestionarios de clientes grandes, en las licitaciones y en los informes que os piden vuestros propios compradores — y casi siempre con la misma sorpresa: los datos que hacen falta no los tenéis vosotros. ## Quién tiene cada dato | Dato que os piden | Quién lo tiene | Cómo llega | | --- | --- | --- | | Consumo por periodo | Vuestra comercializadora | Facturas o su portal, en su formato | | Origen de la electricidad | La comercializadora | Un certificado que hay que pedir, no viene solo | | Consumo de gas o combustible | El suministrador | Albaranes y facturas, a veces por punto de suministro | | Rendimiento de un equipo | Quien lo instaló o lo mantiene | En su documentación técnica | | Lo que hacéis para reducirlo | Vosotros | Y es lo único que no se puede pedir a nadie | > [!IMPORTANT] > La segunda fila descoloca a mucha gente: **que vuestra electricidad sea renovable no se demuestra con la factura ni con lo que diga la publicidad de vuestra comercializadora**. Se demuestra con un certificado concreto, referido a un periodo concreto, que hay que solicitar y que no siempre se emite al momento. Quien lo pide en octubre para un informe de septiembre suele descubrir que llega tarde, y no hay forma de reconstruirlo después. ## Cómo montarlo una vez y no repetirlo 1. **Un expediente por punto de suministro** — Con sus facturas, su contrato y sus certificados. 2. **Descargar las facturas cada mes, no cada informe** — Los portales de las comercializadoras tienen memoria corta. 3. **Pedir el certificado de origen en cuanto acabe el periodo** — Es la pieza que más tarda y la que más se olvida. 4. **Y guardar lo que hicisteis para reducir consumo** — Cambios de equipo, horarios, mantenimiento: eso es lo que os diferencia. > [!WARNING] > Lo que casi nadie prevé al cambiar de comercializadora: **el histórico se queda en el portal de la anterior**, y el acceso se corta cuando termina el contrato. Si os piden tres años de consumo y hace uno que cambiasteis, esa parte solo existe si os la descargasteis. Descargar el histórico completo antes de cerrar la relación cuesta veinte minutos y es irrecuperable después. ## Cuando el que pregunta es un cliente **En corto** - Suele venir en su formato, no en el vuestro: se rellena desde lo que ya tenéis guardado. - Pregunta por periodos concretos, así que el dato tiene que estar por meses. - Y volverá el año que viene: montarlo una vez sirve para todas las siguientes. > [!NOTE] > Qué obligaciones tenéis en materia de eficiencia o auditoría energética, y con qué periodicidad, depende de vuestro tamaño, sector y país. **Eso lo determina vuestro asesor**; aquí se trata de que cuando llegue la pregunta —de quien llegue— los datos estén reunidos y no haya que perseguirlos. **¿Vale con enviar las facturas?** Rara vez: piden cifras agregadas por periodo, y alguien tiene que sumarlas. **¿Y si tenemos varias plantas?** Por punto de suministro, siempre. Mezclarlas obliga a deshacerlo después. **¿Sirve el dato del año pasado?** Para comparar sí, y por eso conviene no perder el histórico. ## Ejemplos **Una planta cambia de comercializadora y meses después un cliente le pide tres años de consumo.** - Descarga el histórico completo antes de cerrar el contrato anterior → El informe se rellena con datos propios, sin depender del portal de una empresa que ya no es proveedora. **El dato está en facturas repartidas por el año.** - Las reúne según llegan → El cálculo se prepara sin campaña. **Falta el dato de un suministrador.** - Lo pide y recuerda de forma automática → El plazo no depende de la agenda de otro. **Se declara una cifra y no se guarda el respaldo.** - Guarda el respaldo junto a lo declarado → La revisión posterior tiene con qué contestarse. **Nadie sabe cómo se calculó el año pasado.** - Registra el criterio junto al cálculo → La cifra es explicable años después. **Un cliente pide el dato de un periodo concreto.** - Consulta el registro de esa fecha → Se contesta con el archivo. --- --- id: KB-IU-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/canteras-y-aridos-lo-que-acompana-a-cada-suministro idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: mineria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-010, KB-IU-011] citadoPor: [KB-CN-020, KB-IU-023] --- # Canteras y áridos: lo que acompaña a cada suministro _Se vende a granel, por camiones y con prisa, y aun así cada carga tiene que poder explicarse meses después._ **Responde a:** documentación de un suministro de áridos · declaración de prestaciones de árido · control de producción en cantera · me piden los ensayos del material servido El negocio se mide en toneladas y en tiempos de carga: entra el camión, se carga, sale con su albarán. Pero la obra a la que va ese material tiene que justificar años después qué se puso ahí, y esa justificación empieza en vuestra báscula. ## Qué acompaña a cada suministro | Pieza | Qué demuestra | Dónde se genera | | --- | --- | --- | | Albarán con producto y cantidad | Qué salió y para dónde | En la báscula | | Identificación del producto suministrado | Qué material es exactamente | Del catálogo, no del apodo de la cantera | | Documentación de prestaciones del producto | Que responde a lo declarado | Del control de producción | | Ensayos del periodo | Que lo declarado se sostiene con datos | Del laboratorio, propio o externo | > [!IMPORTANT] > El punto que rompe la trazabilidad no está en los papeles, está en el patio: **el material se identifica por el acopio del que se carga, y los acopios se mezclan**. Si se rellena un acopio con producción nueva sin cerrar el anterior, ese camión lleva material de dos periodos y sus ensayos ya no lo describen. Nadie lo notará hasta que haya un problema en obra y se pida el ensayo de aquel día — y entonces la respuesta correcta ya no existe. Registrar qué acopio se carga es lo que ata la carga a los ensayos. ## Lo que conviene tener montado 1. **Un catálogo de productos con nombre único** — El apodo interno de la cantera no vale en un albarán. 2. **El acopio identificado y anotado en la carga** — Es el eslabón que une el camión con los ensayos. 3. **Los ensayos archivados por producto y periodo** — No sueltos en el correo del jefe de planta. 4. **Y la documentación de prestaciones accesible al cliente** — La va a pedir su dirección facultativa, no él. > [!WARNING] > Lo que sorprende a quien suministra: **la petición no llega de vuestro cliente, llega meses después y desde la obra**. Quien pregunta suele ser la dirección facultativa o un laboratorio de control, con un albarán en la mano y una fecha concreta. Si el albarán solo dice «zahorra» y no identifica producto ni acopio, la respuesta exige reconstruir a partir de la memoria de quien cargaba ese día — y eso, meses después, no reconstruye nada. ## Si además hacéis material reciclado **En corto** - El origen del material que entra pesa tanto como el ensayo del que sale. - Y hay que poder separar lo que entró de dónde, no solo lo que salió. - Ahí la trazabilidad de entrada es la que sostiene todo lo demás. > [!NOTE] > Qué documentación acompaña obligatoriamente a cada tipo de árido, qué control de producción se exige y qué ensayos con qué frecuencia dependen del producto, su uso previsto y la normativa aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro laboratorio**; aquí se trata de que cada camión se pueda atar a lo que le corresponde. **¿Hace falta identificar el acopio en el albarán?** Aunque no lo exija nadie, es lo que os permite responder después. **¿Y si el cliente carga con su propio camión?** Igual: lo que importa es qué se cargó y de dónde. **¿Cuánto conservar los ensayos?** Más que la obra donde fue el material, que suele durar bastante. ## Ejemplos **Una cantera recibe una consulta de obra sobre un suministro de hace ocho meses.** - Anota el acopio cargado en cada albarán y archiva los ensayos por producto y periodo → La respuesta sale del registro de ese día, no de lo que recuerde quien cargaba entonces. **El albarán sale con el camión y no queda copia.** - Captura el albarán al cargar → El registro no viaja en la cabina. **Un cliente pide el ensayo de un suministro concreto.** - Asocia los ensayos a la partida servida → Se contesta por entrega. **Nadie sabe qué se sirvió a qué obra.** - Registra destino y fecha en cada carga → La pregunta tiene respuesta. **Los ensayos llegan del laboratorio y se archivan sueltos.** - Los asocia a la producción correspondiente → El ensayo vive junto a lo que analiza. **Al cerrar una obra piden meses de suministros.** - Conserva cada entrega con su fecha y su destino → La entrega se prepara en una tarde. --- --- id: KB-IU-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/astilleros-y-reparacion-naval idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: naval audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-023, KB-IU-005] citadoPor: [KB-IU-011] --- # Astilleros y reparación naval _Un barco entra con una lista de trabajos y sale con un expediente que lo acompañará el resto de su vida, a otros puertos y otros talleres._ **Responde a:** documentación de una reparación naval · trabajos a bordo y subcontratas · qué entregar al armador al terminar · certificados de una reparación de buque Una parada en el astillero concentra en pocas semanas lo que en una fábrica pasaría en meses: decenas de trabajos simultáneos, varias empresas a bordo al mismo tiempo, y un cliente cuyo barco no puede quedarse un día de más. La documentación se genera a la vez que el trabajo o no se genera. ## Lo que se acumula durante la parada | Frente | Qué documentación deja | Quién la necesita después | | --- | --- | --- | | Los trabajos ejecutados | Partes, mediciones y ensayos | El armador y el siguiente taller | | Los materiales instalados | Certificados de material y trazabilidad | Quien inspeccione ese equipo | | Las empresas que entraron a bordo | Su documentación y la de su gente | Vosotros, si algo ocurre | | Las incidencias y los cambios de alcance | Lo aprobado y por quién | La factura final, que es donde se discute | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que más dinero mueve y la que peor se documenta: **en una parada el alcance cambia todos los días, y lo que se aprueba de palabra en cubierta se factura semanas después**. Si un trabajo extra se autorizó en una conversación con el jefe de máquinas y nadie lo escribió, la discusión final no es técnica, es de memoria — y la memoria del que paga y la del que trabaja rara vez coinciden. Una línea escrita el mismo día, con quién lo autorizó, vale más que cualquier informe posterior. ## Lo que hay que tener antes de que suban a bordo 1. **La documentación de cada empresa que entra, al día** — Es la misma lógica del control de acceso a obra, con menos margen. 2. **Quién es su responsable y a quién responde a bordo** — Con varias empresas trabajando a la vez, sin eso no hay coordinación. 3. **Y el alcance de cada una, escrito** — Evita el trabajo hecho dos veces y el que no hace nadie. > [!WARNING] > Lo que distingue a este sector de casi cualquier otro: **el expediente viaja con el barco, no se queda en el astillero**. Lo que entreguéis al terminar es lo que enseñará el armador en el próximo puerto, ante una inspección o en la siguiente reparación, quizá en otro país y en otro idioma. Un expediente incompleto no os molesta a vosotros — molesta al cliente meses después, y esa es la razón por la que se cambia de astillero. ## Qué conviene entregar al terminar **En corto** - Los trabajos ejecutados, con sus mediciones y sus ensayos. - Los certificados de lo instalado, no solo la factura. - Lo que quedó pendiente o recomendado para la próxima parada. - Y en el idioma que va a necesitar quien lo lea después. > [!NOTE] > Qué certificaciones exige cada trabajo, qué inspecciones deben presenciarse y qué documentación reclama la sociedad de clasificación o la bandera del buque depende del caso. **Eso lo concreta el armador, su inspector o vuestro asesor**; aquí se trata de que lo que se genere durante la parada no se disperse entre cuatro talleres. **¿Guardamos copia de lo entregado al armador?** Sí: es vuestra prueba de qué se hizo y cómo se entregó. **¿Y los trabajos de una subcontrata?** Su documentación entra en el expediente igual: el armador os la pide a vosotros. **¿Cuánto conservarlo?** Más de lo que dura la garantía; los barcos vuelven años después. ## Ejemplos **Un astillero factura trabajos extra aprobados de palabra durante la parada y el armador los discute.** - Anota cada cambio de alcance el mismo día, con quién lo autorizó → La factura final se discute sobre lo escrito y no sobre lo que recuerda cada parte. **La reparación se documenta al final y falta la mitad.** - Captura la evidencia según se ejecuta → El expediente se completa solo. **Entran varias empresas al mismo buque.** - Consulta el estado de todas antes de autorizar → El conjunto se ve de una vez. **El armador pide justificar una intervención.** - Consulta el expediente de esa reparación → Se contesta con el registro. **Se sustituye una pieza y no consta cuál.** - Registra qué se sustituyó y por qué → El histórico del buque es cierto. **Una revisión pregunta por trabajos de hace años.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta con el archivo. --- --- id: KB-IU-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/las-revisiones-que-tocan-por-calendario idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: maquinaria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-005, KB-CF-014] citadoPor: [KB-IU-019] --- # Las revisiones que tocan por calendario _Nadie olvida una revisión a propósito. Se olvidan porque el aviso vivía en la cabeza de quien se jubiló._ **Responde a:** revisiones periodicas obligatorias equipos · inspeccion reglamentaria caducada · control de mantenimiento legal instalaciones · quien lleva las revisiones de la maquinaria En cualquier nave hay una lista invisible: el compresor, el puente grúa, la instalación eléctrica, los extintores, la carretilla, la caldera. Cada uno con su periodicidad y su empresa que viene a mirarlo. Nadie las olvida por dejadez; se olvidan porque la lista no existe escrita en ningún sitio y vive repartida entre la memoria de tres personas y un calendario de pared. ## Las cuatro formas de llegar tarde | Cómo pasa | Cómo se ve desde dentro | | --- | --- | | La empresa que revisaba dejó de llamar | «Antes nos avisaban ellos» | | Se hizo la revisión y no llegó el informe | «Está hecha, el papel lo tendrán ellos» | | Cambió el responsable | «Eso lo llevaba el que se fue» | | Se compró un equipo nuevo | Nunca entró en ninguna lista, porque la lista era mental | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la más peligrosa, y la que casi nadie considera un problema: **una revisión hecha cuyo informe no está en vuestro archivo es, a efectos de demostrarlo, una revisión que no se hizo**. Da igual que la máquina esté perfecta y que el técnico viniera un jueves. Cuando alguien pregunte —una inspección, un seguro después de un siniestro, un cliente auditando— lo que se enseña es el papel. Perseguir el informe forma parte de la revisión; no es un trámite posterior. ## La lista, que es todo el trabajo 1. **Un renglón por equipo o instalación, no por proveedor** — El proveedor cambia; el equipo sigue ahí. 2. **Con su periodicidad y la fecha de la última** — De ahí sale sola la siguiente, sin que nadie la calcule. 3. **El informe archivado en el expediente del equipo** — No en el correo de quien lo recibió. 4. **Y un aviso con margen suficiente para contratar** — Avisar el día que caduca no sirve: hay que llamar, cuadrar agenda y esperar. > [!WARNING] > Cuando se compra o se alquila un equipo hay dos momentos en que esto se cae, y los dos son evitables. **Al comprar**: el equipo entra, se pone a producir, y nadie lo da de alta en ninguna lista — meses después nadie sabe si le toca algo. **Al alquilar**: se da por hecho que las revisiones son del propietario, lo cual suele ser cierto y aun así no os libra de tener el papel; si el alquilado falla en vuestras instalaciones, lo que os van a pedir es la documentación, no el contrato de alquiler. ## Lo que se gana teniéndolo montado **En corto** - Se deja de descubrir lo caducado el día de la inspección, que es cuando ya no hay margen. - Se puede contratar con tiempo, que casi siempre significa contratar más barato. - Un siniestro no se convierte en dos problemas: el del siniestro y el de no poder demostrar el mantenimiento. - Y el relevo de un responsable deja de ser un agujero de seis meses. > [!NOTE] > Qué equipos e instalaciones están sujetos a revisiones obligatorias, con qué periodicidad, quién puede realizarlas y qué hay que conservar depende del tipo de equipo y de la normativa industrial aplicable. **Eso lo concreta vuestro mantenedor o vuestro asesor**; aquí se explica lo que siempre falla igual: la lista y el archivo. **¿Vale con que la empresa mantenedora lleve el control?** Ayuda, pero el papel se os va a pedir a vosotros. Tenedlo también. **¿Y los equipos alquilados?** Pedid la documentación al propietario y archivadla como la vuestra mientras esté en vuestra casa. **¿Qué hago si descubro una revisión caducada?** Contratarla ya y dejar constancia de cuándo se detectó: la reacción también se valora. ## Ejemplos **Una inspección pide el informe de la última revisión del puente grúa y solo consta que «se hizo».** - Persigue el informe como parte de la revisión y lo archiva en el expediente del equipo → Lo que estaba hecho pasa a estar además demostrado. **Se compra una máquina nueva y seis meses después nadie sabe si le toca alguna revisión.** - Da de alta el equipo en la lista el mismo día que entra, con periodicidad y aviso → Ningún equipo vive fuera del calendario por haber entrado con prisa. **Se jubila el responsable de mantenimiento y con él desaparece el calendario de revisiones.** - Saca la lista de la cabeza de una persona y la pone en un sitio compartido → El relevo deja de abrir un agujero de meses en el control. **Las revisiones se recuerdan de memoria.** - Registra cada vencimiento con aviso → El calendario deja de depender de acordarse. **Llegan todas juntas en el mismo mes.** - Avisa con antelación suficiente para repartirlas → El calendario se distribuye. **Se hace la revisión y el certificado se queda en papel.** - Lo captura y asocia al equipo → El certificado vive junto al equipo. --- --- id: KB-IU-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-taller-que-mecaniza-por-encargo idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: metalurgia audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-007, KB-NO-024] citadoPor: [KB-IU-018, KB-IU-028] --- # El taller que mecaniza por encargo _El material lo pone el cliente o lo compráis vosotros, y esa diferencia decide de qué respondéis cuando la pieza falla._ **Responde a:** taller de mecanizado documentacion de piezas · certificado de material que pide el cliente · trazabilidad de pieza mecanizada · quien responde si falla una pieza mecanizada Recibís un plano, mecanizáis y entregáis. Cuando meses después una pieza falla, la pregunta llega en dos versiones muy distintas según quién comprara el material — y casi ningún taller tiene esa distinción por escrito en el presupuesto. ## Las dos situaciones, y de qué respondéis en cada una | Quién pone el material | De qué respondéis | Qué tenéis que guardar | | --- | --- | --- | | **Lo pone el cliente** | Del proceso y de las cotas | De qué colada era lo que os dieron, aunque no la comprarais | | **Lo compráis vosotros** | Del proceso Y del material | El certificado de colada, atado a las piezas que salieron | | Lo compráis con su especificación | Igual, y además de haberla respetado | La especificación, versionada | > [!IMPORTANT] > **El certificado de material solo sirve si se puede atar a las piezas concretas que salieron.** Un archivo lleno de certificados de colada que nadie puede relacionar con un albarán es papel: cuando el cliente pregunte por la pieza que falló, tendréis veinte certificados y ninguna forma de decir cuál era el suyo. Lo que ata las dos cosas es anotar en la orden de trabajo de qué material se cortó, y eso ocurre en el taller, no en la oficina. ## Lo que hay que registrar por orden de trabajo 1. **De qué colada o lote de material salió** — Aunque el material lo trajera el cliente. Sobre todo si lo trajo él. 2. **Qué se mecanizó, en qué máquina y quién** — Es lo que permite explicar un patrón si se repite. 3. **Las verificaciones dimensionales que hicisteis** — Con qué instrumento y cuándo se calibró por última vez. 4. **Y qué piezas salieron en cada entrega** — Sin esto, no podéis acotar nada hacia delante. > [!WARNING] > Dos puntos que se cuelan siempre y no aparecen en ningún registro: **el reproceso y la pieza de más**. Una pieza que se retoca fuera del flujo normal y vuelve a entrar, o las tres unidades extra que se hacen «por si acaso» y se guardan en una estantería hasta que alguien las usa seis meses después. Las dos rompen la relación entre lo entregado y lo registrado — y la segunda es especialmente traicionera, porque esa pieza entra en un pedido futuro con la trazabilidad de otro. > [!NOTE] > Qué documentación de material y de proceso hay que emitir y conservar depende del sector al que suministréis y de lo pactado con el cliente; en sectores con trazabilidad de pieza las exigencias son mucho mayores. **Eso lo concreta vuestro cliente y vuestro asesor antes de aceptar el pedido**; aquí se explica el reparto que evita descubrirlo cuando ya hay una pieza rota encima de la mesa. **Si el material lo trae el cliente, ¿respondo de él?** Del material no, pero sí de saber cuál era. Anotadlo igual. **¿Tengo que guardar los certificados de colada?** Si compráis vosotros, sí, y atados a las piezas que salieron. **¿Y las piezas que hago de más?** Identificadlas o no las guardéis: entran en otro pedido sin su historia. ## Ejemplos **Una pieza falla y hay veinte certificados de colada sin forma de saber cuál era el suyo.** - Anota en la orden de trabajo de qué colada se cortó cada serie → El certificado que corresponde se identifica en minutos. **El material lo trajo el cliente y no se anotó nada porque «no era nuestro».** - Registra la identificación del material aunque lo aporte el cliente → Se puede decir qué material se mecanizó, que es lo que van a preguntar. **Tres piezas hechas de más se guardan en una estantería y se usan seis meses después.** - Identifica las piezas sobrantes con su orden de trabajo o no las conserva → Ninguna pieza entra en un pedido con la trazabilidad de otro. **Se retoca una pieza fuera del flujo normal y vuelve a entrar sin registrar.** - Registra el reproceso como una operación más, con su fecha → Lo entregado y lo registrado vuelven a coincidir. **El cliente pide el informe dimensional y el calibre no consta calibrado.** - Anota con qué instrumento se verificó y cuándo se calibró → La verificación se sostiene ante quien la revisa. **Hay que acotar una entrega y no consta qué piezas salieron en cada albarán.** - Anota en la expedición qué piezas y de qué orden de trabajo van → El alcance se limita a una entrega en lugar de a toda la serie. --- --- id: KB-IU-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-almacenista-de-material-que-no-fabrica idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: componentes audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-017, KB-NO-029] citadoPor: [KB-IU-021, KB-IU-025] --- # El almacenista de material que no fabrica _Compráis, cortáis a medida y vendéis. No fabricáis nada y aun así sois el eslabón donde se pierde el certificado._ **Responde a:** distribuidor de material certificados de colada · vendo material cortado a medida trazabilidad · que documentacion doy con el material · almacen de metales certificado Llega una barra de seis metros con su certificado. Se corta en cuatro trozos para cuatro clientes. El certificado es uno y los trozos son cuatro — y ahí, en una operación que dura dos minutos, se decide si esos cuatro clientes van a poder demostrar de qué material está hecho lo que fabriquen. **Trazabilidad en distribución** — No fabricáis nada, así que vuestra única aportación documental es **no romper la cadena**: que lo que sale pueda relacionarse con lo que entró. Suena menor y es exactamente lo que os van a pedir. ## Dónde se rompe, en orden de frecuencia | Momento | Qué pasa | | --- | --- | | **Al cortar** | **El trozo pierde la marca de la barra** | | Al mezclar existencias | Dos entradas del mismo material acaban en la misma estantería | | Al servir | Se entrega sin el certificado, «que ya se lo mandaremos» | | Al reponer | Se sirve de una entrada nueva creyendo que era la vieja | > [!IMPORTANT] > **Marcar el trozo al cortar es todo el trabajo, y es donde nadie quiere pararse.** Un número escrito en el material o una etiqueta atada convierten un trozo anónimo en una pieza que sabe de dónde viene. Sin eso, el certificado que entreguéis será verosímil pero no comprobable — y cuando vuestro cliente esté en medio de una reclamación, la diferencia entre esas dos palabras es todo lo que hay. ## Lo que conviene entregar y guardar **En corto** - El certificado del material servido, no uno genérico del proveedor. - Con la referencia que permita relacionarlo con lo que os llevasteis. - Copia de lo entregado a cada cliente, por si os lo vuelven a pedir años después. - Y el registro de qué entrada estabais sirviendo en cada momento. > [!WARNING] > El caso incómodo que conviene resolver antes de que llegue: **un cliente pide el certificado de algo que le vendisteis hace tres años**. Si servisteis de una entrada que ya no existe y no anotasteis cuál era, no hay forma de saberlo. Mandar «un certificado de ese material» que no es el de su barra parece resolver el momento y crea un problema mayor: estáis certificando algo que no podéis sostener. Es mejor decir la verdad —qué podéis y qué no podéis acreditar— que entregar un papel que no corresponde. > [!NOTE] > Qué documentación debe acompañar a cada material, qué exige cada norma de producto y qué obligaciones asume un distribuidor depende del material, del sector de destino y de lo pactado. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica la parte que solo depende de vosotros: no romper la relación entre lo que entra y lo que sale. **¿Tengo que marcar cada corte?** Es lo que decide si el certificado sirve. En material con exigencias, sí. **¿Puedo mandar el certificado después?** Podéis, pero el que corresponda. Mandar otro es peor que no mandarlo. **¿Cuánto guardo los certificados?** Más que la vida del producto de vuestro cliente, que no es la vuestra. ## Ejemplos **Una barra se corta en cuatro y los trozos salen sin marcar.** - Marca cada corte con la referencia de la entrada antes de que salga del almacén → Los cuatro clientes pueden demostrar de qué material es su pieza. **Un cliente pide el certificado de un material comprado hace tres años.** - Guarda copia de lo entregado a cada cliente con su referencia → Se entrega el certificado que corresponde en vez de uno parecido. **Llega una entrada nueva del mismo material y se coloca junto a la anterior.** - Separa físicamente las entradas o identifica cuál se está sirviendo → No se sirve de una entrada creyendo que es otra. **Se entrega material sin certificado con la promesa de mandarlo luego.** - Entrega el certificado con el material, no después → El cliente no queda con producto que no puede documentar. **El certificado que se manda es el genérico del proveedor y no el de la colada servida.** - Entrega el certificado de la colada concreta que salió → Lo entregado es comprobable y no solo verosímil. **Un cliente reclama y no consta de qué entrada se le sirvió aquel pedido.** - Registra qué entrada se estaba sirviendo en cada periodo → La reclamación se puede acotar a una entrada concreta. --- --- id: KB-IU-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-monta-el-conjunto-y-le-pone-su-nombre idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: maquinaria audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-004, KB-NO-024, KB-IU-016] citadoPor: [KB-IU-020] --- # El que monta el conjunto y le pone su nombre _Compráis componentes de doce proveedores y vendéis una máquina. Los papeles de los doce no suman los vuestros._ **Responde a:** fabricante de maquinaria expediente tecnico · monto maquinas con componentes de terceros · declaracion de conformidad de un conjunto · quien responde de una maquina montada Cada componente llega con su documentación en regla. Se monta el conjunto, se prueba, se entrega y el cliente firma encantado. Y meses después llega la pregunta que descoloca: no piden los papeles de los componentes, **piden los del conjunto** — que es algo que no existía en ninguna caja. ## La suma que no suma | Lo que tenéis | Lo que os piden | | --- | --- | | Doce documentos de doce componentes | Un documento del conjunto | | Cada uno conforme por separado | Que el conjunto lo sea funcionando junto | | Manuales de cada fabricante | Un manual de vuestra máquina | | Nada sobre cómo interactúan | **Justo eso, y es lo que solo sabéis vosotros** | > [!IMPORTANT] > **Al montar el conjunto os convertís en el fabricante de algo nuevo.** Es el salto que más veces se pasa por alto, y no es una formalidad: los riesgos de una máquina montada no son la suma de los riesgos de sus piezas — aparecen en la interacción, en los movimientos combinados, en lo que pasa cuando falla un componente y el resto sigue funcionando. Nadie más que vosotros puede documentar eso, porque nadie más ha visto el conjunto entero. ## Lo que hay que montar además de la máquina 1. **El expediente del conjunto, no la carpeta de componentes** — Con la evaluación de riesgos del conjunto funcionando. 2. **La documentación de cada componente, dentro** — Guardada, no enlazada a la web del proveedor. 3. **El manual de vuestra máquina** — Los doce manuales del proveedor no son el manual de la máquina. 4. **Y qué versión de cada componente lleva cada número de serie** — Es lo que permite responder cuando cambia un proveedor. > [!WARNING] > El punto que se descubre siempre tarde: **el componente que se sustituye por uno equivalente en una unidad concreta**. El proveedor deja de servir, se monta otro parecido en las tres máquinas de ese mes y nadie lo anota en ningún sitio. A partir de ahí el expediente describe una máquina que no es la que tiene el cliente — y cuando ese cliente pida una pieza, un ajuste o una revisión, la información que le deis será la de otra máquina. > [!NOTE] > Qué obligaciones asume quien ensambla un conjunto, cuándo el resultado se considera una máquina nueva y qué documentación hay que emitir y conservar lo determina la normativa de producto aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro organismo notificado antes de la primera entrega**; aquí se explica por qué la carpeta de componentes no es el expediente del conjunto. **¿Me valen los papeles de los componentes?** Son una parte del expediente. El conjunto necesita el suyo. **¿Y si solo integro sin modificar nada?** Depende del caso, y es exactamente la pregunta para el asesor. **¿Cuánto guardo el expediente?** Contado desde la última unidad vendida, no desde el diseño. ## Ejemplos **Os piden el expediente del conjunto y solo existe una carpeta con papeles de componentes.** - Monta el expediente del conjunto con su evaluación de riesgos funcionando → Existe el documento que describe la máquina que vendéis, no sus piezas. **Se sustituye un componente por otro equivalente en tres unidades y no se anota.** - Registra qué versión de cada componente lleva cada número de serie → El expediente describe la máquina que tiene cada cliente. **El manual entregado es una carpeta con los doce manuales de los proveedores.** - Redacta el manual de vuestra máquina, con lo que hace el conjunto → El cliente sabe usar la máquina y no doce componentes sueltos. **La documentación de un componente estaba enlazada a la web del proveedor, que la rediseñó.** - Guarda copia de cada documento dentro del expediente → El expediente sobrevive a los cambios de web de terceros. **Un cliente pide una pieza de recambio y se le da la de otra versión.** - Consulta qué llevaba ese número de serie antes de responder → El recambio encaja a la primera y no genera una segunda visita. **Se vende la última unidad y se archiva el expediente como cerrado.** - Conserva el expediente contando desde la última unidad vendida → El expediente sigue existiendo cuando llega la pregunta, años después. --- --- id: KB-IU-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-importador-al-que-le-preguntan-como-si-fabricara idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: electrodomesticos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-019, KB-IU-009, KB-IU-012, KB-IU-031] citadoPor: [KB-IU-021, KB-IU-022, KB-LG-022] --- # El importador al que le preguntan como si fabricara _No tenéis fábrica y las preguntas llegan como si la tuvierais. Entre vosotros y quien lo hizo hay ocho mil kilómetros y un correo sin contestar._ **Responde a:** documentacion tecnica de un producto importado · me piden papeles de un producto que no fabrico · que guardo de mi proveedor extracomunitario · declaracion de conformidad de producto importado Compráis un producto acabado fuera, lo metéis aquí y lo vendéis. En vuestra nave no hay una máquina: hay palés, un almacén y un comercial. **Y sin embargo, cuando alguien pregunta por ese producto, os pregunta a vosotros** — porque sois el primero de la cadena que está a su alcance. El que lo fabricó está lejos, en otra jurisdicción y, muy a menudo, en otra franja horaria y con otro interlocutor cada seis meses. ## Cuándo llega la pregunta y de qué depende contestarla | Cuándo | Quién pregunta | Qué decide si podéis contestar | | --- | --- | --- | | Antes de vender | Un cliente grande | Lo que pedisteis al proveedor al comprar | | Al entrar la mercancía | La frontera | Lo que acompaña al envío | | Meses después | Un cliente o una revisión | Lo que guardasteis del envío concreto | | **Años después** | **Una reclamación** | **Que el proveedor siga existiendo y conteste** | > [!IMPORTANT] > **El único momento en que tenéis fuerza para pedir documentación a vuestro proveedor es antes de pagar.** Después sois un cliente más que escribe correos. Todo lo que no pidáis en el pedido —la documentación técnica, quién la firma, en qué idioma, durante cuántos años se conserva, a quién escribir cuando cambien de comercial— es algo que después habrá que negociar desde una posición mucho peor, o reconstruir sin él. ## Lo que conviene tener por cada referencia, no por cada proveedor 1. **Qué documentación ampara esa referencia concreta** — Y no la del catálogo entero: los catálogos cambian y las referencias también. 2. **A qué envíos se aplica** — Un documento sin lote ni fecha no sirve para contestar por un envío concreto. 3. **Quién la emitió y cómo se le vuelve a localizar** — Persona y correo, no solo el nombre de la empresa. 4. **Y cuándo caduca o se sustituye** — Las versiones nuevas no avisan de que dejan obsoleta a la anterior. > [!WARNING] > El fallo que más caro sale en esta posición: **guardar la documentación por proveedor y no por referencia y envío**. Funciona mientras vendéis tres cosas. El día que hay una reclamación sobre un producto vendido hace dos años, la pregunta no es «¿qué me mandó este proveedor?» sino «¿qué amparaba exactamente lo que salió en aquel envío?», y esas dos preguntas tienen respuestas distintas en cuanto el proveedor ha cambiado algo por el camino — que es lo normal. > [!NOTE] > Qué responsabilidades asume quien introduce un producto en un mercado, qué documentación debe poder presentar, durante cuánto tiempo y en qué idioma **depende del tipo de producto y del mercado, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica la parte que decide si podréis presentarla: qué pedisteis, a qué envío corresponde y si lo encontráis dos años después. **¿Me vale la documentación que el proveedor tiene en su web?** Para trabajar, quizá. Para contestar por un envío de hace dos años, no: cambia sin avisar. **¿Tengo que traducirla?** Depende del mercado y del producto. Preguntadlo antes de comprar, no después de vender. **¿Y si el proveedor deja de existir?** Entonces solo tenéis lo que guardasteis. Es el argumento entero para guardarlo bien. ## Ejemplos **Un cliente grande pide la documentación técnica de una referencia concreta.** - Guarda la documentación asociada a la referencia y no al proveedor → Se entrega la del producto que se vendió, no la del catálogo. **Llega una reclamación sobre un producto vendido hace dos años.** - Conserva qué documento amparaba cada envío y desde cuándo → Se contesta por lo que amparaba entonces, no por lo vigente hoy. **El proveedor cambia de versión y nadie se entera hasta que hay un problema.** - Conserva cada versión con su fecha en lugar de sustituirla → La versión antigua sigue disponible para lo que se vendió con ella. **Pedir documentación al proveedor consume semanas de correos.** - Envía la petición y recuerda sola hasta que llega → El seguimiento deja de ocupar a una persona. **Los documentos llegan en varios idiomas y formatos por cada referencia.** - Reúne todo lo de una referencia en un mismo expediente → Lo que hay y lo que falta se ve de una vez. **El contacto del proveedor cambia y nadie sabe a quién escribir.** - Registra quién emitió cada documento y cómo localizarle → La siguiente petición no empieza por buscar un interlocutor. --- --- id: KB-IU-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-distribuidor-que-solo-revende-y-tambien-contesta idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: electronica audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-020, KB-IU-018] citadoPor: [KB-IU-022, KB-IU-024] --- # El distribuidor que solo revende y también contesta _Compráis hecho y vendéis sin tocar nada. Sois el único de la cadena al que el cliente conoce por su nombre, y eso basta._ **Responde a:** responsabilidad del distribuidor sobre el producto · me piden documentacion de algo que solo revendo · que tengo que guardar como distribuidor · cliente pide certificado de un producto que distribuyo Vuestro trabajo empieza cuando el producto ya existe y termina cuando sale por la puerta hacia el cliente. **No lo diseñáis, no lo fabricáis, no lo modificáis** — y aun así, cuando algo se pregunta, se pregunta en vuestro mostrador, porque sois el único eslabón que el cliente tiene delante. Esta posición se subestima siempre por el mismo motivo: parece que no hacer nada al producto significa no tener nada que enseñar. ## Lo que se os pide, ordenado por lo que cuesta conseguirlo | Lo que piden | De dónde sale | Coste de tenerlo | | --- | --- | --- | | Lo que va con el producto | Del proveedor, al comprar | Bajo, si se pide al comprar | | Qué versión se vendió a quién | De vuestro propio registro | Bajo, si se registra al vender | | Documentación de una referencia antigua | Del proveedor, meses después | Alto: hay que localizarle | | **Trazar un lote hasta un cliente** | **Del cruce de las dos cosas** | **Imposible si no se hizo entonces** | > [!IMPORTANT] > **Lo que os distingue de cualquier otra posición de la cadena es que sois los únicos que saben a QUIÉN fue a parar cada cosa.** El fabricante sabe qué hizo; el importador sabe qué trajo; solo vosotros sabéis qué salió hacia qué cliente y en qué fecha. Ese dato no lo tiene nadie más y no se puede reconstruir después — y es exactamente el que hace falta el día que hay que avisar a alguien. ## Lo mínimo que sostiene esta posición 1. **Pedir la documentación al comprar, no al venderla** — Cuesta un renglón en el pedido y ahorra un mes de correos. 2. **Registrar qué salió, cuándo y hacia quién** — Aunque el producto no lleve lote: la fecha y el cliente ya son mucho. 3. **Guardar lo del proveedor por referencia** — Y conservar las versiones antiguas cuando llegue una nueva. 4. **Saber a quién avisar si hay que avisar** — Ese es el día en que se cobra todo lo anterior. > [!WARNING] > El momento en que esta posición se pone seria de golpe es **cuando el fabricante avisa de un problema y hay que decidir a quién se llama**. Si lo que salió está registrado, es una tarde de trabajo y una lista. Si no lo está, la única alternativa honesta es avisar a todos los clientes de todo, que cuesta la confianza de gente a la que no le pasaba nada. La diferencia entre las dos situaciones se decidió meses antes, apuntando o no apuntando lo que salía. > [!NOTE] > Qué obligaciones concretas recaen sobre quien distribuye un producto, qué debe comprobar antes de venderlo y cómo debe actuar si detecta un problema **depende del tipo de producto y del mercado, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica la parte operativa: qué pedir, qué registrar y qué permite avisar a quien hay que avisar sin avisar a todos. **Si no toco el producto, ¿tengo algo que guardar?** Sí: lo que os dio el proveedor y lo que vosotros vendisteis. Nadie más tiene lo segundo. **¿Hace falta registrar el lote si el producto no lo lleva?** Registrad fecha y cliente. Es menos preciso y sigue siendo utilizable. **¿Y si el proveedor no me manda nada?** Es una decisión de compra: pedirlo en el pedido o asumir que no lo tendréis. ## Ejemplos **El fabricante avisa de un problema y hay que decidir a quién se llama.** - Registra qué salió, cuándo y hacia qué cliente → Se avisa a los afectados en vez de a toda la cartera. **Un cliente pide el certificado de algo comprado hace un año.** - Conserva la documentación por referencia y por versión → Se entrega la que amparaba esa venta y no la de ahora. **La documentación del proveedor llega suelta por correo y se pierde.** - Recibe y archiva cada documento en el expediente de su referencia → Deja de depender de buscar en la bandeja de entrada. **Nadie sabe si una referencia tiene toda su documentación al día.** - Muestra qué falta por referencia antes de que lo pidan → El hueco se cierra sin cliente delante esperando. **Pedir al proveedor lo que faltó en la compra lleva semanas.** - Reclama de forma automática hasta que el documento llega → La reclamación no depende de que alguien se acuerde. **Dos comerciales guardan sus certificados en carpetas distintas.** - Reúne la documentación en un único sitio compartido → La respuesta al cliente no depende de quién esté ese día. --- --- id: KB-IU-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-fabricante-al-que-le-vuelven-las-preguntas idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: electrico audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-020, KB-IU-021] citadoPor: [KB-CN-034, KB-IU-031] --- # El fabricante al que le vuelven las preguntas _Vendisteis aquello hace cuatro años y hoy os escribe alguien que ni siquiera os compró a vosotros. La cadena devuelve las preguntas al principio._ **Responde a:** cuanto tiempo guardo la documentacion tecnica · un cliente de mi distribuidor me pide papeles · trazabilidad de lo que fabrique hace anos · que version del producto se vendio a quien Sois el principio de la cadena, y eso tiene una consecuencia que tarda años en aparecer: **todas las preguntas terminan volviendo aquí**. El importador no las puede contestar solo, el distribuidor tampoco, y cuando la cadena se queda sin respuestas mira hacia arriba. Lo que llega no es una consulta comercial, es una petición concreta sobre algo que salió de vuestra planta cuando el producto era otro. ## Lo que hace difícil contestar, y no es la falta de archivo | Lo que se pregunta | Por qué cuesta | Qué lo resuelve | | --- | --- | --- | | Por una unidad concreta | Salió en un lote de mil | Saber qué versión llevaba ese lote | | Por un producto descatalogado | Ya no se fabrica | Conservar la documentación aunque el producto muera | | Desde un cliente que no es vuestro | No está en vuestra base | Poder responder por producto, no por cliente | | **Sobre un cambio de diseño** | **Fue hace tres versiones** | **Tener fechada cada versión y su vigencia** | > [!IMPORTANT] > **El archivo técnico no envejece con el producto: envejece con la última unidad vendida.** Es el error de perspectiva más común de esta posición. Se retira una referencia del catálogo, se limpia la carpeta y se da por cerrada — pero por ahí fuera hay unidades funcionando y una cadena de dos o tres eslabones que seguirá preguntando por ellas mucho después de que dejarais de fabricarlas. ## Lo que hay que decidir una vez y aplicar siempre 1. **Qué se conserva de cada versión, y hasta cuándo** — Contado desde la última unidad vendida, no desde el fin de fabricación. 2. **Cómo se localiza qué versión llevaba un lote** — Sin eso, cada pregunta es una investigación completa. 3. **Quién contesta cuando pregunta un desconocido** — Un cliente de vuestro distribuidor va a escribir igual. 4. **Y qué se le entrega y qué no** — Decidirlo antes evita improvisar con información sensible delante. > [!WARNING] > Hay un riesgo específico y poco evidente en esta posición: **contestar de más**. Llega una petición urgente de alguien a quien no conocéis, con un problema real, y la salida rápida es mandar el expediente entero. Ahí van dentro cosas que no hacía falta enseñar —cálculos, proveedores, tolerancias— y que ya no se pueden recuperar. Tener decidido de antemano qué se entrega ante cada tipo de pregunta convierte una decisión bajo presión en un procedimiento. > [!NOTE] > Qué documentación técnica hay que conservar, durante cuántos años, quién puede exigir su presentación y qué parte de ella hay que entregar a un tercero **depende del producto y del mercado, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica lo organizativo: cómo encontrarla, cómo saber qué versión aplica y cómo no entregar de más. **¿Puedo archivar todo cuando dejo de fabricar un producto?** Archivar sí, borrar no. La cadena sigue preguntando años después. **¿Tengo que contestar a un cliente que no es mío?** Depende del caso, pero le va a llegar igual. Mejor decidir antes quién contesta y qué. **¿Cómo sé qué versión llevaba un lote?** Solo si se anotó entonces. Después no hay forma de deducirlo con certeza. ## Ejemplos **Llega una petición sobre una unidad vendida hace cuatro años.** - Conserva qué versión amparaba cada lote y desde cuándo → La respuesta sale del archivo en lugar de una investigación. **Se descataloga un producto y su documentación se archiva sin criterio.** - Fija cuánto se conserva contando desde la última unidad vendida → Lo que sigue en la calle sigue teniendo respaldo. **Escribe un cliente de vuestro distribuidor al que no conocéis.** - Permite buscar por producto y no solo por cliente → Se contesta sin depender de a quién se le facturó. **Cada versión sustituye a la anterior en la misma carpeta.** - Guarda las versiones con su fecha en vez de reemplazarlas → Se puede decir qué aplicaba en cada momento. **Ante una petición urgente se manda el expediente completo.** - Controla qué documentos se comparten y con quién → Se entrega lo que hacía falta y no lo que había al lado. **El distribuidor y el importador preguntan por separado lo mismo.** - Deja el documento disponible para quien tiene que verlo → La misma pregunta deja de contestarse dos veces. --- --- id: KB-IU-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-lote-que-decidis-vosotros idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: cemento audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-014, KB-IU-008] citadoPor: [KB-IU-024] --- # El lote que decidís vosotros _La línea no para, así que el lote no lo marca el producto: lo marcáis vosotros. Y su anchura es lo que costará el día que algo salga mal._ **Responde a:** como defino un lote en produccion continua · que anchura de lote es razonable · trazabilidad en fabricacion continua · cuanto producto tendria que retirar si hay un problema Vuestra línea produce sin interrupción durante turnos enteros. No hay una pieza, ni una unidad, ni algo que se pueda coger con la mano y decir «este». **El lote es una convención: alguien decidió que un lote son ocho horas, o un silo, o una jornada** — y esa decisión, tomada hace años por razones probablemente operativas, es la que determinará cuánto producto hay que tocar el día que aparezca un problema. ## Lo que cambia según dónde pongáis la frontera | Anchura del lote | Coste diario | Coste el día malo | | --- | --- | --- | | Un turno | Más registros | Se acota a un turno | | Una jornada | Menos registros | Se acota a una jornada | | Una semana | Casi ninguno | **Una semana de producción** | | **Sin definir** | **Ninguno** | **Todo lo que esté fuera** | > [!IMPORTANT] > **La anchura del lote es una decisión económica disfrazada de decisión técnica, y casi nunca se toma mirando el escenario que importa.** Se elige por comodidad de producción —lo que encaja con los turnos, con los silos, con el sistema— y no por la pregunta que de verdad la debería decidir: si mañana hay que aislar algo, ¿cuánto producto quiero estar obligado a tocar? Esa pregunta cuesta una reunión y se contesta una vez. ## Lo que hay que poder reconstruir de cada lote 1. **Qué entró: materias primas y sus partidas** — Si el lote de salida no se puede atar a los de entrada, no traza nada. 2. **Qué condiciones hubo mientras se producía** — Las lecturas que ya tomáis, asociadas al lote y no al día. 3. **A dónde fue: qué salió y hacia quién** — Es la mitad que casi siempre está en otro sistema. 4. **Y qué se cambió durante** — Un ajuste a mitad de turno parte el lote de facto, aunque no en el papel. > [!WARNING] > El fallo estructural de esta posición es **que la trazabilidad se corta justo en el cambio de sistema**: producción sabe qué se fabricó y logística sabe qué se envió, pero el lote y el albarán viven en sitios distintos y nadie los ha atado nunca. Mientras no pasa nada, no se nota. El día que hay que decidir a quién se avisa, esa costura es exactamente donde se rompe todo, y reconstruirla a mano lleva días que no se tienen. > [!NOTE] > Cómo debe definirse un lote en vuestro producto, qué registros hay que conservar y durante cuánto, y qué exige la certificación que tengáis **depende del producto y del esquema aplicable, y lo concreta vuestro asesor o el organismo de certificación**. Aquí se explica lo organizativo: cómo atar entradas, condiciones y salidas a la misma unidad para poder acotar cuando haga falta. **¿Un lote más estrecho es siempre mejor?** Es más caro a diario y mucho más barato el día malo. Es una decisión, no una obviedad. **¿Puedo cambiar la definición de lote?** Sí, y conviene revisarla. Lo que no vale es tenerla sin haberla pensado. **¿De qué sirve trazar si no puedo identificar el producto físicamente?** De acotar. Sin identificación física, el registro es lo único que reduce el alcance. ## Ejemplos **Hay que acotar un problema y el lote abarca una semana entera.** - Permite registrar por unidad y no solo por jornada → El alcance se reduce a lo que de verdad afecta. **Producción y expediciones viven en sistemas distintos.** - Reúne lo producido y lo enviado en un mismo expediente → El lote se puede seguir hasta el cliente. **Las lecturas del turno se archivan por día y no por lote.** - Asocia cada registro a la unidad que traza → Las condiciones se consultan por lote. **Un ajuste a mitad de turno no queda reflejado en ningún sitio.** - Registra los cambios con su hora dentro del lote → La partición real del lote es conocida. **Un cliente pregunta por una partida servida hace un año.** - Conserva el expediente del lote con su fecha → Se contesta sin reconstruir nada. **Nadie sabe qué materias primas entraron en un lote concreto.** - Ata las partidas de entrada al lote de salida → La traza va hacia atrás y no solo hacia delante. --- --- id: KB-IU-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-convierte-un-origen-en-cien-pedidos idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: papel audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-023, KB-IU-021] citadoPor: [KB-IU-025] --- # El que convierte un origen en cien pedidos _Entra una bobina y salen cien pedidos. Cada corte multiplica por cien la lista de a quién habría que llamar._ **Responde a:** trazabilidad al cortar o transformar material · un origen que va a muchos clientes · como se que clientes recibieron un material · convertir bobinas en pedidos trazabilidad Recibís material en formato grande —bobinas, planchas, tableros, perfiles— y vuestro trabajo consiste en convertirlo en lo que cada cliente pidió. **Sois el punto donde la cadena se abre en abanico**: lo que entra por vuestra puerta como una sola cosa sale por la otra como cien envíos distintos hacia cien destinos distintos. Y ese abanico solo se puede recorrer hacia atrás si alguien lo anotó al abrirlo. ## Cómo se abre la cuenta | Etapa | Cuántas cosas hay | Qué hace falta saber | | --- | --- | --- | | Recepción | Una partida | De dónde viene | | Conversión | Muchos formatos | **Qué salió de qué** | | Expedición | Cien envíos | Qué fue a quién | | **Una consulta después** | **Una pregunta** | **Recorrerlo al revés** | > [!IMPORTANT] > **El punto que decide todo es el corte, y es justo donde menos se registra.** Recepción se anota casi siempre, expedición también porque hay que facturar. Lo que casi nadie ata es el eslabón de en medio: qué partida de entrada dio lugar a qué pedidos de salida. Sin ese enlace tenéis dos listas correctas y ninguna forma de pasar de una a la otra, que es exactamente lo que hace falta cuando alguien pregunta. ## Lo mínimo para poder recorrerlo hacia atrás 1. **Identificar la partida al recibirla** — Con lo que os dio el proveedor, no con una referencia interna nueva. 2. **Anotar de qué partida sale cada orden de trabajo** — Es el enlace, y suele ser un solo dato. 3. **Arrastrarlo hasta el albarán** — Si se pierde en expedición, el trabajo anterior no vale de nada. 4. **Y conservarlo cuando el pedido se cierra** — Las consultas llegan cuando el pedido ya es historia. > [!WARNING] > El escenario que hay que poder resolver es siempre el mismo: **el proveedor os avisa de un problema en una partida concreta**. En ese momento la pregunta no es si vuestro proceso es bueno, es cuántos de vuestros clientes recibieron algo de esa partida. Si el enlace existe, es una consulta y una lista. Si no existe, la única respuesta honesta abarca todo lo que salió en esas semanas — y eso significa llamar a clientes a los que no les pasaba nada, que es un coste comercial que dura años. > [!NOTE] > Qué trazabilidad exige vuestro producto o vuestro esquema de certificación, qué hay que conservar y durante cuánto **depende del sector y del cliente, y lo concreta vuestro asesor o el organismo de certificación**. Aquí se explica lo organizativo: cómo mantener el enlace entre lo que entra y lo que sale sin convertirlo en un trabajo aparte. **¿Hace falta trazar si mi producto no lo exige?** Lo exija o no, es lo que decide a cuántos clientes hay que llamar el día malo. **¿Y si mezclo varias partidas en un mismo pedido?** Entonces anotad las varias. Un pedido puede tener más de un origen. **¿Basta con el albarán del proveedor?** Es la mitad. La otra mitad es qué pedidos salieron de él. ## Ejemplos **El proveedor avisa de un problema en una partida concreta.** - Permite consultar qué pedidos salieron de esa partida → Se llama a los afectados y no a toda la cartera. **Recepción y expedición se registran, pero el corte no.** - Ata la orden de trabajo a la partida de entrada → Las dos listas se pueden recorrer en los dos sentidos. **Un pedido lleva material de dos partidas distintas.** - Permite asociar más de un origen al mismo pedido → La traza refleja lo que de verdad pasó. **El dato de partida se pierde al emitir el albarán.** - Arrastra la referencia hasta el documento de salida → El enlace llega hasta el cliente. **Se cierra un pedido y su información deja de estar accesible.** - Conserva el expediente cuando el pedido ya es historia → Las consultas tardías tienen respuesta. **Reconstruir a qué clientes fue un material lleva días.** - Reúne entrada, conversión y salida en un mismo sitio → La consulta se resuelve en minutos. --- --- id: KB-IU-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-recibe-material-que-no-se-distingue idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: vidrio audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-024, KB-IU-018] citadoPor: [KB-IU-028] --- # El que recibe material que no se distingue _Dos partidas del mismo material son idénticas al tacto y a la vista. En cuanto se juntan en el almacén, ya no hay forma de separarlas._ **Responde a:** como identifico partidas de material iguales · material sin marcaje trazabilidad almacen · mezclar partidas en el almacen problema · saber de que partida es lo que tengo en stock Recibís material que no lleva nada escrito encima: planchas, perfiles, granza, tableros. Dos entregas del mismo producto, con semanas de diferencia y quizá de plantas distintas, **son físicamente indistinguibles en cuanto se apilan juntas**. La documentación de cada una llegó por separado y es correcta; el problema es que a partir del momento en que el material se junta, esa documentación deja de poder asignarse a nada concreto. ## Dónde se pierde la identidad | Momento | ¿Se sabe de qué partida es? | Qué lo mantiene | | --- | --- | --- | | En el camión | Sí | El albarán | | Al descargar | Sí, si alguien mira | Anotarlo al ubicarlo | | Apilado con lo anterior | **No** | **Separarlo o marcarlo** | | **Consumido en producción** | **No, y ya no vuelve** | **Lo anotado al consumir** | > [!IMPORTANT] > **Con material indistinguible, la trazabilidad no la da el material: la da la ubicación.** Es el cambio de mentalidad que cuesta y el que resuelve el problema. No se trata de marcar cada plancha, sino de saber qué hay en cada sitio y no mezclar dos partidas en el mismo sitio sin anotarlo. Es una disciplina de almacén, no un sistema de etiquetado — y por eso funciona incluso cuando el material no admite ninguna marca. ## Lo que sostiene esto en un almacén real 1. **Ubicar por partida al descargar** — Aunque sea un hueco y una etiqueta en la estantería, no en el material. 2. **Anotar cuando dos partidas comparten sitio** — Va a pasar. Lo que no puede pasar es que pase sin registro. 3. **Registrar de dónde se coge al consumir** — Es el dato que ata el almacén con la producción. 4. **Y revisar lo que lleva mucho parado** — El material antiguo es el que peor identificado está siempre. > [!WARNING] > La situación que hay que evitar por encima de todo es **el resto de una partida antigua que nadie sabe de cuándo es**. Aparece al fondo, se parece a lo que hay delante, y lo razonable en ese momento —usarlo, que está perfecto— es también lo que rompe la traza de todo lo que se fabrique con él. No hace falta tirarlo: hace falta saber qué es antes de que alguien decida usarlo con prisa un viernes por la tarde. > [!NOTE] > Qué identificación y trazabilidad exige vuestro material o vuestro esquema de certificación, y qué hay que conservar de cada partida **depende del producto y del cliente, y lo concreta vuestro asesor o el organismo de certificación**. Aquí se explica lo organizativo: cómo mantener la identidad de partidas que el material no distingue por sí mismo. **¿Tengo que marcar físicamente el material?** No siempre se puede. Lo que sí se puede es controlar la ubicación. **¿Y si dos partidas acaban juntas?** Pasa. Lo importante es que quede anotado que están juntas. **¿Qué hago con restos antiguos sin identificar?** Identificarlos antes de que alguien los use, no después. ## Ejemplos **Dos partidas idénticas se apilan juntas y ya no se distinguen.** - Registra qué partida se ubica en cada sitio → La identidad la mantiene la ubicación. **Nadie sabe de qué partida salió lo que se consumió ayer.** - Anota de dónde se coge el material al usarlo → El almacén queda atado a la producción. **Aparece un resto antiguo que nadie puede fechar.** - Muestra qué lleva demasiado tiempo sin movimiento → Se identifica antes de que alguien lo use con prisa. **La documentación de cada entrega se archiva por proveedor.** - Guarda los documentos asociados a la partida recibida → El papel sigue apuntando a algo concreto. **El proveedor pregunta por una partida servida hace meses.** - Conserva la recepción con su fecha y su ubicación → Se puede decir qué se hizo con ella. **Al descargar no se anota nada porque el material no lleva marca.** - Permite registrar la recepción desde el propio muelle → El dato se captura cuando todavía se conoce. --- --- id: KB-IU-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-declara-lo-que-salio-de-la-planta idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: petroquimica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-035, KB-IU-013] citadoPor: [KB-IU-027] --- # El que declara lo que salió de la planta _Una vez al año hay que convertir doce meses de datos dispersos en una cifra que alguien firma. Ese alguien sois vosotros._ **Responde a:** declaracion anual de una instalacion · reunir datos de todo el ano para declarar · de donde salen las cifras que declaro · justificar una cifra declarada anos despues Periódicamente hay que presentar una declaración: lo consumido, lo emitido, lo gestionado, lo producido. **Vosotros no generáis ninguno de esos datos** — los genera la planta, los recogen distintos equipos y sistemas, y algunos los aporta un tercero. Vuestro trabajo es reunirlos, cuadrarlos y firmar una cifra que a partir de ese momento es la versión oficial de lo que pasó. ## De dónde sale cada número que firmáis | El dato | Quién lo genera | Qué lo respalda | | --- | --- | --- | | Lecturas propias | Vuestros equipos | El registro, si se conservó | | Analíticas | Un laboratorio | Su informe, con su fecha | | Retiradas | Un gestor externo | **Su justificante, que puede tardar** | | **Estimaciones** | **Vosotros** | **El criterio, si se escribió** | > [!IMPORTANT] > **El dato que hay que poder defender no es la cifra declarada: es cómo se llegó a ella.** Una revisión posterior rara vez discute el número en sí; discute de dónde salió, qué se incluyó, qué se estimó y con qué criterio. Si el cálculo vive en una hoja que hizo alguien que ya no está, con columnas sin explicar, la cifra puede ser perfectamente correcta y aun así resultar indefendible. ## Lo que convierte la declaración en un trámite 1. **Recoger durante el año, no al final** — Lo que se pide en enero está disperso en doce meses de sitios distintos. 2. **Guardar el respaldo junto al dato** — El informe, el justificante y la lectura, no solo el número. 3. **Escribir el criterio de lo estimado** — En el momento, mientras alguien recuerda por qué se estimó así. 4. **Y conservar la declaración con su respaldo** — Se revisa años después, no la semana siguiente. > [!WARNING] > El punto que más retrasa esta posición es **el dato que depende de un tercero**: el justificante que el gestor no ha mandado, la analítica que falta, el certificado del laboratorio. Se pide en enero, con la declaración encima, y llega cuando llega. Pedirlo durante el año —según se va generando, no al final— es la única forma de que la fecha límite no dependa de la agenda de otro. > [!NOTE] > Qué declaraciones son obligatorias para vuestra instalación, qué datos incluyen, qué métodos de cálculo o estimación son admisibles y durante cuánto hay que conservar el respaldo **lo determina la normativa aplicable y vuestra autorización, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo organizativo: cómo reunir el año durante el año y poder explicar la cifra después. **¿Guardo solo la declaración presentada?** También lo que la respalda. Es lo que se revisa después. **¿Cómo justifico una estimación?** Escribiendo el criterio cuando se aplica, no cuando lo preguntan. **¿Y si un tercero no manda su parte a tiempo?** Por eso conviene pedirlo durante el año y con recordatorio automático. ## Ejemplos **En enero hay que reunir doce meses de datos dispersos.** - Recoge y archiva cada dato según se genera → La declaración se prepara sin una campaña anual. **Falta el justificante de un gestor externo.** - Pide y recuerda de forma automática durante el año → El dato de terceros llega antes del plazo. **Una revisión pregunta de dónde salió una cifra.** - Guarda el respaldo junto al dato declarado → El origen del número se puede enseñar. **El cálculo vive en una hoja de alguien que ya no está.** - Conserva el criterio escrito junto al expediente → La cifra deja de depender de una persona. **Se estima un dato y nadie apunta por qué.** - Permite registrar el criterio en el momento → La estimación es explicable años después. **Se presenta la declaración y no queda copia con su respaldo.** - Conserva lo presentado y lo que lo sostenía → La revisión posterior tiene con qué contestarse. --- --- id: KB-IU-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-se-lleva-lo-que-otro-genera idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: residuos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-026, KB-IU-011, KB-IU-029, KB-NO-019] citadoPor: [KB-NO-020] --- # El que se lleva lo que otro genera _Vuestro cliente os entrega algo de lo que quiere dejar de responder. El papel que le devolváis es todo lo que le quedará._ **Responde a:** justificante de retirada quien lo emite · el cliente reclama un documento de una retirada · trazabilidad de lo retirado a cada cliente · gestionar retiradas de muchos clientes Recogéis en las instalaciones de vuestros clientes algo que ellos quieren sacar de allí, y a cambio les dais un papel. **Ese papel es el producto real de vuestro servicio** — el camión es la parte visible, pero lo que vuestro cliente necesita conservar durante años, y lo que le pedirán si alguien le pregunta, es el justificante que vosotros emitís. ## Lo que vale cada parte de vuestro servicio | Lo que hacéis | Lo que ve el cliente | Lo que le queda | | --- | --- | --- | | Ir a recoger | El camión | Nada | | Retirar | El hueco vacío | Nada | | Tratar | No lo ve | Nada | | **Emitir el justificante** | **Un documento** | **Todo** | > [!IMPORTANT] > **Un justificante que llega tarde o incompleto convierte un servicio bien prestado en un problema para vuestro cliente.** Y lo hace de la peor manera posible: él ya no tiene lo que os entregó, ya os pagó, y lo único que puede enseñar es lo que vosotros le mandéis. Desde su silla no hay diferencia entre un servicio que no se hizo y uno que no se puede documentar — y como esa es la parte que él conserva, es también la parte por la que os juzga. ## Lo que sostiene esto con muchos clientes 1. **Que el justificante salga con la retirada** — Cuanto más se separen en el tiempo, más se pierden por el camino. 2. **Que se pueda consultar sin pediros nada** — Ahorra la mitad de las llamadas que recibís. 3. **Que cada cliente vea lo suyo y solo lo suyo** — Con cien clientes es una cuestión de confidencialidad, no de orden. 4. **Y que quede constancia de lo enviado** — «No me llegó» es la reclamación más frecuente y la más fácil de cerrar. > [!WARNING] > El trabajo invisible que se come el margen de esta posición es **reenviar documentos de retiradas antiguas**. No es una tarea que aparezca en ningún presupuesto: son llamadas sueltas, de clientes que preparan una revisión y no encuentran lo de hace dos años, atendidas por alguien que tiene que buscar en el archivo. Multiplicado por una cartera grande, es una persona a media jornada — y desaparece casi por completo si el cliente puede consultarlo por su cuenta. > [!NOTE] > Qué documentación debe acompañar a cada retirada, quién debe emitirla, qué datos incluye y durante cuánto tiempo la conservan cada una de las partes **lo determina la normativa aplicable al tipo de material, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo organizativo: cómo emitir, entregar y conservar el justificante con muchos clientes a la vez. **¿Cuándo debería emitirse el justificante?** Lo más cerca posible de la retirada. La distancia en el tiempo es la que los pierde. **¿Tengo que guardar copia yo también?** Sí, y os la pedirán. El cliente pierde la suya antes que vosotros la vuestra. **¿Cómo reduzco las llamadas de reenvío?** Dejando que cada cliente consulte lo suyo sin pediroslo. ## Ejemplos **Un cliente pide el justificante de una retirada de hace dos años.** - Conserva cada justificante asociado a su cliente y su fecha → Se localiza sin buscar en el archivo. **El justificante se emite semanas después de la retirada.** - Permite emitir y entregar en el momento del servicio → El documento no se separa del servicio. **El cliente dice que nunca recibió un documento.** - Guarda constancia de lo enviado y cuándo → La entrega es demostrable. **Reenviar documentos antiguos ocupa media jornada a la semana.** - Deja que cada cliente consulte lo suyo → Las llamadas de reenvío desaparecen. **Con cien clientes hay riesgo de mandar lo de uno a otro.** - Limita lo que ve cada cliente a su propio expediente → La confidencialidad no depende de revisar cada envío. **Los justificantes están en una carpeta por fecha y no por cliente.** - Organiza los documentos por cliente y por servicio → Se busca como se pregunta. --- --- id: KB-IU-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-trabaja-con-material-del-cliente idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: mecanizado audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-017, KB-IU-025] citadoPor: [KB-IU-029, KB-IU-030] --- # El que trabaja con material del cliente _El material entra sin factura y sale convertido en piezas. Mientras está aquí es de otro y responde de él quien lo tiene._ **Responde a:** material del cliente en mi taller responsabilidad · que hago con el sobrante de material ajeno · documentar la entrada de material del cliente · el cliente reclama material que no aparece Vuestro cliente os manda el material y vosotros ponéis el trabajo. **Ese material no os lo han vendido**: entra en vuestra nave, se almacena con lo vuestro, se corta, se transforma y una parte se convierte en viruta o en recorte. Durante todo ese tiempo pertenece a otro, y su valor puede ser varias veces el de vuestra factura por trabajarlo. ## Lo que hay que poder decir en cualquier momento | La pregunta | Cuándo llega | Qué la contesta | | --- | --- | --- | | ¿Cuánto me tienes? | Cuando el cliente hace inventario | Vuestro registro de entradas y salidas | | ¿De qué colada es esto? | Con una pieza concreta | Lo anotado al recibir | | ¿Dónde está el sobrante? | Al terminar el encargo | Lo pactado, si se pactó | | **¿Qué pasó con lo que falta?** | **En una discrepancia** | **El registro, o nada** | > [!IMPORTANT] > **El material ajeno necesita el mismo control de entradas y salidas que el propio, y casi nunca lo tiene — precisamente porque no se compró.** No entra por el circuito de compras, no genera una factura, no aparece en el inventario contable. Entra por el muelle en un camión del cliente y, a partir de ahí, existe solo si alguien decidió anotarlo. Cuando llega la discrepancia, no hay nada que comparar. ## Lo que hay que dejar acordado y registrado 1. **Qué entra, cuándo y con qué identificación** — Con la referencia del cliente, no con una interna que él no reconoce. 2. **Qué se considera merma aceptable** — Pactado antes. Discutirlo al final es discutir sobre dinero de otro. 3. **De quién es el sobrante y qué se hace con él** — Es la conversación incómoda y hay que tenerla al principio. 4. **Y qué se devuelve al terminar** — Con constancia de la devolución, no solo del envío de piezas. > [!WARNING] > El punto que genera más fricción, y casi siempre sin mala fe por ninguna parte, es **el recorte que se queda en el taller**. Para vosotros es un resto que ocupa sitio y que quizá sirva para otro trabajo; para el cliente es material que pagó y que no le han devuelto. Los dos tienen razón desde su silla, y la única forma de que no acabe en una discusión es haberlo decidido por escrito antes del primer pedido, cuando todavía no hay nada en juego. > [!NOTE] > De quién es la propiedad del material en depósito, qué responsabilidad de custodia asumís, cómo se trata a efectos contables y de seguro y qué ocurre con los sobrantes **lo determina el contrato y la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo registrar entradas, consumos y devoluciones de algo que no está en vuestro inventario. **¿Tengo que inventariar material que no es mío?** Es lo que os permite contestar cuando el cliente pregunte. Y va a preguntar. **¿Puedo usar el sobrante para otro trabajo?** Eso lo decide el contrato. Lo que no vale es decidirlo unilateralmente después. **¿Cómo documento una devolución?** Igual que una entrega: con constancia de qué se devolvió y cuándo. ## Ejemplos **El cliente hace inventario y pregunta cuánto material tenéis suyo.** - Registra entradas, consumos y devoluciones por cliente → Se contesta con un dato y no con una estimación. **Aparece una discrepancia y no hay registro de la entrada.** - Captura la recepción en el propio muelle → Lo que entró queda documentado desde el primer día. **Se discute quién se queda el sobrante al terminar.** - Conserva lo pactado junto al expediente del cliente → La conversación se resuelve con lo acordado. **Una pieza necesita saberse de qué partida salió.** - Ata la identificación del cliente a lo fabricado → La traza va hacia atrás hasta el material recibido. **Se devuelve material sobrante y no queda constancia.** - Registra la devolución como se registra una entrega → La devolución es demostrable. **El material ajeno se almacena junto al propio y se confunde.** - Registra la ubicación de cada partida recibida → Lo de cada cliente sigue siendo identificable. --- --- id: KB-IU-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-guarda-el-utillaje-que-pago-otro idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: calzado audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-028, KB-IU-003] citadoPor: [KB-IU-027] --- # El que guarda el utillaje que pagó otro _El molde lo pagó el cliente y está en vuestra planta. Mientras haya pedidos nadie pregunta; el día que no los haya, sí._ **Responde a:** de quien es el molde que pago el cliente · el cliente se lleva el utillaje a otro proveedor · custodia de moldes y matrices · que documento sobre el utillaje del cliente Para fabricar lo de vuestro cliente hizo falta un utillaje específico —una horma, un molde, una matriz, un troquel— que él pagó y que está aquí, en vuestra planta, porque es donde se usa. **Es suyo y lo tenéis vosotros**, y esa combinación funciona sin fricción durante años, mientras haya pedidos. La pregunta aparece exactamente cuando dejan de llegar. ## La misma cosa vista desde las dos sillas | Lo que está en juego | Para el cliente | Para vosotros | | --- | --- | --- | | Qué es | Un activo que pagó | Una herramienta de producción | | Dónde debe estar | Donde él diga | Donde se usa | | Quién lo mantiene | Se supone que vosotros | Se supone que se cobra | | **Cuándo se habla de ello** | **Al querer moverlo** | **Al querer moverlo** | > [!IMPORTANT] > **Todo lo que no se pactó al fabricar el utillaje se negocia el día que el cliente quiere llevárselo, que es el peor día posible para negociar.** Ese día él está cambiando de proveedor —o pensándoselo—, vosotros estáis perdiendo un cliente, y encima hay que acordar quién paga el mantenimiento acumulado, en qué estado se entrega y qué pasa con las modificaciones que se le hicieron por el camino. Ninguna de esas conversaciones va bien en ese contexto. ## Lo que conviene tener por cada utillaje 1. **De quién es y qué se pagó exactamente** — Utillaje, diseño y modificaciones pueden tener dueños distintos. 2. **Dónde está y en qué estado** — Con una revisión periódica: el desgaste no avisa hasta que sale mal la pieza. 3. **Qué mantenimiento se le ha hecho y quién lo pagó** — Es la mitad de la discusión del día de la retirada. 4. **Y qué pasa si el cliente lo reclama** — Plazo, estado y quién asume el transporte. Pactado al principio. > [!WARNING] > El caso que nadie prevé es **el utillaje de un cliente que dejó de pedir y no ha dicho nada**. Ocupa sitio, no genera ingresos, se degrada y nadie sabe si algún día volverá un pedido. Tirarlo no se puede porque no es vuestro; llamar para preguntar suena a cerrar una puerta comercial. Con los años se acumulan varios de esos, y la decisión sobre qué hacer con ellos es más fácil si al empezar se pactó un plazo de inactividad y qué ocurre entonces. > [!NOTE] > De quién es la propiedad del utillaje, qué obligaciones de custodia y conservación implica tenerlo, cómo se trata a efectos de seguro y qué se puede hacer con lo que nadie reclama **lo determina el contrato y la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: qué registrar de cada utillaje para que el día de la retirada sea un trámite. **¿Puedo negarme a entregar un utillaje?** Eso lo decide el contrato, y por eso conviene que el contrato lo diga. **¿Quién paga el mantenimiento?** Lo que se pactó. Si no se pactó, se discute justo cuando peor viene. **¿Y si el cliente desaparece?** Es el caso más común y el menos previsto. Pactad un plazo de inactividad. ## Ejemplos **El cliente reclama su utillaje y hay que localizarlo y valorarlo.** - Registra dónde está cada utillaje y en qué estado → La entrega se prepara sin buscar por la planta. **Se discute quién pagó el mantenimiento de un molde.** - Conserva el histórico de intervenciones por utillaje → La discusión se cierra con el registro. **Hay utillajes de clientes que ya no piden nada.** - Muestra qué lleva demasiado tiempo sin uso → La decisión se toma antes de que se acumulen. **Nadie sabe qué modificaciones se le hicieron a un molde.** - Guarda cada cambio con su fecha y su autor → El estado actual es explicable. **Un utillaje se degrada y se descubre con la pieza mal hecha.** - Avisa de las revisiones periódicas de cada utillaje → El desgaste se detecta antes que el defecto. **Lo pactado sobre el utillaje está en un correo antiguo.** - Archiva el acuerdo junto al expediente del cliente → Lo pactado se encuentra cuando hace falta. --- --- id: KB-IU-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-custodia-una-muestra-que-le-cedieron idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: biotecnologia audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-028, KB-IU-008] citadoPor: [KB-IU-006] --- # El que custodia una muestra que le cedieron _Os cedieron algo para un uso concreto y durante un tiempo concreto. Lo difícil no es guardarlo: es poder demostrar qué se hizo con ello._ **Responde a:** material cedido para un proyecto que documento · acuerdo de transferencia de material · trazabilidad de muestras recibidas · que pasa con la muestra al acabar el proyecto Recibís material de un tercero —un cliente, un hospital, un centro, otra empresa— para hacer algo concreto con él. **Vino con condiciones**: para qué se puede usar, durante cuánto, qué pasa con lo que quede y qué se puede publicar o comunicar de los resultados. Esas condiciones se pactaron una vez, al principio, y a partir de ahí el trabajo real es demostrar que se respetaron. ## Lo que hay que poder demostrar, y no es lo que parece | Lo que se pregunta | Qué se suele tener | Qué hace falta | | --- | --- | --- | | ¿Lo recibisteis? | El acuerdo firmado | Suele estar | | ¿Para qué se usó? | El resultado del proyecto | **El uso, no solo el resultado** | | ¿Quién lo manipuló? | En la cabeza del equipo | Registro por persona | | **¿Qué queda y dónde?** | **Una estimación** | **El inventario real** | | **¿Y lo que sobró?** | **Depende** | **Lo pactado, ejecutado y registrado** | > [!IMPORTANT] > **El acuerdo se firma una vez y hay que poder demostrar su cumplimiento durante años, incluidas las partes que se ejecutan al final.** Es la asimetría de esta posición: un documento inicial genera obligaciones continuas —de uso, de custodia, de destino final— que nadie vuelve a leer y que solo se comprueban cuando el proyecto ya terminó, el equipo se ha dispersado y hay que reconstruir qué pasó. ## Lo que hay que registrar desde la recepción 1. **Qué se recibió, cuánto y en qué condiciones** — Con las condiciones del acuerdo enlazadas, no en otro cajón. 2. **Cada uso: quién, cuándo, cuánto y para qué** — Es el registro que casi nunca existe y el que siempre se pide. 3. **Dónde está lo que queda** — Con inventario real, no con lo que debería quedar según el cálculo. 4. **Y qué se hizo al terminar** — Devolución o destino final, con constancia y con fecha. > [!WARNING] > El momento más frágil de todo el ciclo es **el final del proyecto**, precisamente porque para entonces ya no le interesa a nadie: los resultados están, el equipo ha pasado a otra cosa y lo que queda del material es un tubo en un congelador. Las obligaciones sobre el destino final se incumplen casi siempre por ahí, sin ninguna decisión de por medio — y es la parte del acuerdo que más se comprueba después, porque es la única con una fecha asociada. > [!NOTE] > Qué se puede pactar en un acuerdo de cesión de material, qué obligaciones de custodia, uso y destino final genera, y qué régimen aplica a datos asociados o a material de origen humano **depende del tipo de material y de la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo registrar recepción, usos y destino para poder demostrar el cumplimiento años después. **¿Basta con guardar el acuerdo firmado?** Es el principio. Lo que se comprueba es lo que se hizo después. **¿Hay que registrar cada uso?** Es el registro que más se pide y el que menos suele existir. **¿Qué pasa al terminar el proyecto?** Lo que diga el acuerdo, y hay que poder demostrar que se hizo. ## Ejemplos **Preguntan qué se hizo con un material cedido hace tres años.** - Conserva el registro de usos junto al acuerdo → Se contesta con el histórico y no con memoria. **El acuerdo está en un cajón y sus condiciones no se recuerdan.** - Enlaza las condiciones al expediente del material → Las obligaciones están donde se trabaja. **Nadie sabe cuánto queda realmente de una muestra.** - Registra cada consumo en el momento → El inventario es real y no calculado. **El proyecto termina y no consta el destino final.** - Avisa de las obligaciones con fecha asociada → El cierre del acuerdo se ejecuta y se documenta. **No se sabe quién manipuló el material en cada momento.** - Guarda autor y fecha en cada anotación → La cadena de custodia se puede reconstruir. **El equipo se dispersa y el conocimiento se va con él.** - Mantiene el expediente accesible al margen de las personas → El proyecto sigue siendo explicable después. --- --- id: KB-IU-031 url: https://app.codecontract.io/ayuda/industria/el-que-fabrica-algo-que-durara-treinta-anos idioma: es categoria: sector-industria subcategoria: ferroviaria audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-022, KB-IU-006] citadoPor: [KB-IU-020] --- # El que fabrica algo que durará treinta años _Lo que sale hoy de la planta seguirá en servicio cuando hayáis cambiado de sistema cuatro veces. El archivo tiene que sobrevivir a todos._ **Responde a:** conservar documentacion tecnica decadas · componente obsoleto y su documentacion · me preguntan por una pieza de hace veinte anos · migrar el historico tecnico a otro sistema Vuestro producto se diseña para estar funcionando dentro de veinticinco o treinta años. **Vuestros sistemas de información no duran ni cinco.** En ese intervalo cambiaréis de gestor documental dos o tres veces, de proveedor de diseño alguna, de servidores varias, y en cada uno de esos cambios alguien decidirá —normalmente sin pensar mucho— qué se lleva y qué se queda. ## Lo que dura cada cosa | Qué | Cuánto dura | Qué le pasa | | --- | --- | --- | | El producto en servicio | 25-30 años | Sigue generando preguntas | | El sistema que guarda su archivo | 3-7 años | Se sustituye | | El formato del fichero | Variable | Puede dejar de abrirse | | **La persona que lo diseñó** | **Menos** | **Se jubila o cambia de empresa** | > [!IMPORTANT] > **En esta posición, el archivo no es un sitio donde se guardan cosas: es algo que hay que ir migrando activamente durante décadas.** Es un cambio de mentalidad, no una cuestión técnica. Un archivo pasivo —«está en el servidor»— funciona mientras el servidor exista; después no existe nadie encargado de que siga existiendo. Y no hay ningún aviso: el histórico se pierde en silencio y se descubre cuando alguien lo busca, quince años después. ## Lo que decide si el archivo llega vivo 1. **Que cada migración incluya explícitamente lo antiguo** — Es donde se pierde. Debe ser una tarea del proyecto, no una nota al pie. 2. **Formatos que se puedan abrir sin el programa original** — Al menos para lo que hay que poder leer dentro de veinte años. 3. **Que la trazabilidad no dependa de un sistema concreto** — El enlace entre pieza, versión y documento tiene que viajar. 4. **Y que se conserve lo que os dieron otros** — Los proveedores desaparecen antes que el producto. > [!WARNING] > El problema que llega siempre y para el que nunca hay archivo es **el componente obsoleto**. Un proveedor deja de fabricar algo que va dentro de vuestro producto, hay que sustituirlo, y para poder hacerlo hace falta saber exactamente qué había y por qué se eligió. Esa información existió: está en el expediente de diseño de hace veinte años. Que se pueda abrir o no decide si la sustitución es una tarea de ingeniería o una reingeniería completa. > [!NOTE] > Qué documentación técnica debe conservarse, durante cuántos años, en qué condiciones y qué exigencias impone el esquema de certificación aplicable **depende del producto y del sector, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que un archivo llegue vivo a un horizonte de décadas, atravesando varios cambios de sistema. **¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?** Contad desde la última unidad en servicio, no desde el fin de fabricación. **¿Qué formato conviene?** El que se pueda abrir sin el programa que lo creó, al menos para lo esencial. **¿Y al cambiar de sistema?** Que el histórico sea una tarea explícita del proyecto de migración. ## Ejemplos **Un componente queda obsoleto y hay que saber qué había.** - Conserva el expediente de diseño accesible con los años → La sustitución parte de lo que se decidió entonces. **Un cambio de sistema deja el histórico en el anterior.** - Mantiene el archivo independiente del sistema de turno → La migración no corta la historia del producto. **Preguntan por una unidad fabricada hace veinte años.** - Guarda qué versión amparaba cada lote → Hay respuesta en lugar de una investigación. **La documentación de un proveedor desaparecido no está.** - Conserva lo recibido de terceros como propio → El cierre del proveedor no os deja sin nada. **Las versiones se sustituyen unas a otras en la misma carpeta.** - Guarda cada versión con su fecha de vigencia → Se puede decir qué aplicaba en cada momento. **El diseñador se jubila y su conocimiento no está escrito.** - Mantiene el expediente al margen de las personas → La salida no se lleva la explicación. --- --- id: KB-CS-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/control-documental-de-subcontratas idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-TL-004, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CS-002, KB-CN-005, KB-CS-039, KB-CN-016, KB-CN-018, KB-CF-001, KB-CS-007] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Control documental de subcontratas en obra _Reunir la documentación de cada subcontrata antes de que pise la obra, y que caduque sola._ **Responde a:** control documental de subcontratas · cómo pedir la documentación de prevención a una subcontrata · coordinación de actividades empresariales documentación · controlar que los trabajadores de la subcontrata tengan la formación al día · software para gestionar documentación de obra En una obra con seis subcontratas y cuarenta trabajadores, la documentación de prevención son unos doscientos papeles que caducan en fechas distintas y que llegan por correo, por WhatsApp y en mano. El problema no es guardarlos: es saber, un martes cualquiera, si el que está soldando en la planta tercera tiene la formación en vigor. **En corto** - Se pide una vez por subcontrata y la plataforma persigue lo que falta. - Cada documento lleva su fecha de caducidad y avisa antes de vencer. - Nadie entra en obra hasta que su expediente está completo. - El día de la inspección, el expediente está entero y con fecha de cada entrega. **El circuito de un alta de subcontrata** — El acceso a obra queda condicionado a que el expediente esté completo, y el vencimiento se controla solo. ## Qué se pide, y en qué orden Conviene separarlo en tres bloques, porque son tres momentos distintos y tres interlocutores distintos. Pedirlo todo de golpe es la forma más rápida de no recibir nada. | Bloque | Qué se pide | A quién | | --- | --- | --- | | Empresa | Alta en Seguridad Social, seguro de responsabilidad civil, certificado de estar al corriente, evaluación de riesgos | Al responsable de la subcontrata | | Trabajadores | Formación en prevención, reconocimiento médico, entrega de equipos de protección, alta individual | Al mismo responsable, uno por persona | | Maquinaria | Marcado CE, último mantenimiento, seguro y habilitación del operario | A quien aporte el equipo | _Los tres bloques como fases: la de trabajadores no se abre hasta que la empresa está aprobada._ ## Lo que evita de verdad - Que alguien entre a obra con el seguro vencido y nadie se entere hasta que hay un parte. - Perder una mañana antes de cada inspección recopilando papeles de tres buzones distintos. - Que la caducidad la controle una hoja de cálculo que alguien tiene que acordarse de mirar. - Discutir con la subcontrata si mandó o no mandó un certificado: la fecha de entrega está registrada. > [!WARNING] > Lo que más se olvida al montarlo es la caducidad. Un certificado de estar al corriente vale tres meses: si no pones aviso de vencimiento, en la segunda obra del año ya no es válido y el expediente parece completo. ## Cómo montarlo 1. **Crea un proceso «Alta de subcontrata» con las tres fases** — Se diseña una vez. A partir de ahí, dar de alta a una subcontrata nueva son dos clics. 2. **Marca como obligatorio solo lo que de verdad bloquea el acceso** — Si marcas todo, el expediente se queda parado por un documento que no impedía entrar a nadie. 3. **Pon fecha de caducidad a los que la tienen** — Seguros, certificados de estar al corriente y formaciones. El aviso salta antes de vencer, no después. 4. **Ejecuta el proceso al contratar, eligiendo la carpeta de la obra** — Cada obra su carpeta, cada subcontrata su expediente dentro. Es lo que hace que la inspección se resuelva en cinco minutos. ## Preguntas frecuentes **¿La subcontrata tiene que darse de alta en algo?** No. Recibe un enlace por correo o WhatsApp, sube sus documentos desde el móvil y ya está. No se registra ni crea contraseña. **¿Puedo reutilizar la documentación de una subcontrata en otra obra?** Sí. Lo que no cambia —el seguro, el alta en Seguridad Social— se aporta una vez y se referencia; lo específico de la obra se pide de nuevo. **¿Y si un trabajador se incorpora a mitad de obra?** Se añade al expediente en curso sin rehacer nada, y le llega su petición al responsable de la subcontrata. **¿Sirve para la coordinación de actividades empresariales?** Es exactamente el caso: reúne, fecha y conserva la documentación que hay que intercambiar, y deja constancia de cuándo se entregó cada cosa. **¿Cómo demuestro ante una inspección que lo tenía todo?** Cada entrega queda fechada. Si además certificas el expediente cerrado, la fecha la puede comprobar un tercero sin fiarse de tu palabra. ## Ejemplos **Una constructora con cuatro obras abiertas recibe una inspección sin aviso en la de Valencia.** - Abre la carpeta de esa obra - Enseña el expediente de cada subcontrata con la fecha de entrega de cada documento - Comprueba en el momento que ninguna formación está vencida → La inspección se resuelve en la propia obra, sin llamar a oficina ni pedir plazo para aportar documentación. **Una subcontrata llega a obra sin su documentación al día.** - Consulta su estado antes de autorizar la entrada → El hueco se ve antes de la puerta. **Entra un trabajador nuevo el mismo día.** - Comprueba por persona qué falta → El alta se resuelve antes del acceso. **Un documento caduca en mitad de la obra.** - Registra vencimientos por empresa y por persona → El aviso llega antes de que afecte. **Perseguir a doce subcontratas ocupa a una persona.** - Pide y recuerda de forma automática → La persona revisa en lugar de insistir. **El cliente pregunta quién estaba en obra un día concreto.** - Consulta el registro de accesos autorizados → Se contesta por la fecha de aquel día. --- --- id: KB-CS-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/obra-civil-y-licitacion-publica idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CS-016] citadoPor: [KB-CN-009] --- # Obra civil y licitación pública _Documentación que revisa una administración, con plazos que no se negocian._ **Responde a:** documentación para una licitación pública · solvencia técnica y económica licitación · ute documentación · clasificación de contratista obra civil En licitación pública la diferencia con una obra privada no es la cantidad de papeles: es que el plazo lo pone otro y no se mueve. Presentar tarde equivale a no presentar, y la documentación viene de terceros que no tienen vuestra urgencia. ## Los tres módulos, cada uno en su momento | Momento | Módulo | Para qué | | --- | --- | --- | | Preparar la oferta | Trackline | Reunir solvencia, certificados y documentación de las empresas en UTE | | Firmar el compromiso de UTE o la oferta | Consigne | Firma de varias empresas, con orden si un apoderado valida al final | | Guardar lo presentado | SmartCheck | Certificar el expediente tal y como se presentó, con su fecha | > [!IMPORTANT] > Certificar lo presentado el mismo día tiene un motivo concreto: si más adelante hay un recurso o una discrepancia sobre qué se entregó, tenéis el conjunto exacto con fecha de un tercero, y no una carpeta que podríais haber tocado después. ## Marcos que se citan en este ámbito Contratación del sector público, clasificación y solvencia de contratistas, y —cuando la obra arranca— coordinación de actividades empresariales y la normativa de seguridad y salud en obras. Qué exige exactamente cada pliego lo dice el pliego, y las obligaciones concretas vuestro asesor: aquí solo se explica cómo tener la documentación lista y fechada. > [!WARNING] > La documentación de las empresas de la UTE llega de gente que no responde ante vosotros. Es el caso donde más se nota pedir con dos semanas y recordar automáticamente, porque la alternativa es perseguir por teléfono en los últimos tres días. > [!NOTE] > Guardar el expediente de cada licitación como plantilla ahorra la mayor parte del trabajo de la siguiente: lo que se pide cambia menos de lo que parece. **¿Puedo dar acceso a la administración?** Normalmente se presenta por su plataforma; esto sirve para tenerlo reunido y probado antes. **¿Y si una empresa de la UTE no entrega?** El expediente lo enseña con nombre y fecha, que es lo que permite reclamarlo internamente. **¿Sirve para justificar después la ejecución?** El histórico con fechas es exactamente lo que se pide en las comprobaciones posteriores. ## Ejemplos **Una constructora presenta a cuatro licitaciones al trimestre y las últimas 72 horas son siempre una carrera.** - Monta el expediente de licitación como plantilla - Pide a las empresas de la UTE con dos semanas y recordatorios → Llega al cierre con el expediente completo y certifica lo presentado el mismo día. **La documentación de la licitación se prepara en la última semana.** - Reúne lo que se repite en un expediente → La segunda licitación cuesta la mitad. **Falta un documento el día de presentar.** - Consulta qué falta con antelación → El hueco se cierra con tiempo. **Un certificado caduca justo antes del plazo.** - Registra vencimientos con aviso → La renovación se hace antes del concurso. **Cada licitación pide el mismo documento en otro formato.** - Guarda el original y adapta al presentar → El trabajo de fondo se hace una vez. **Se adjudica y hay que justificar lo presentado.** - Conserva lo presentado con su fecha → Se contesta con lo que se entregó entonces. --- --- id: KB-CS-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/edificacion-residencial-y-entrega-de-viviendas idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CS-017, KB-CN-009] citadoPor: [KB-CS-015, KB-CN-001, KB-CN-002, KB-CN-004, KB-CN-006] --- # Edificación residencial y entrega de viviendas _Del libro del edificio a las llaves, con compradores que no son profesionales._ **Responde a:** entrega de viviendas documentación · libro del edificio digital · acta de entrega de vivienda · postventa de obra nueva La edificación residencial suma un actor que las demás obras no tienen: el comprador, que es un particular, no lee documentación técnica y va a discutir los remates dos años después. Eso cambia qué hay que probar y cómo hay que escribirlo. ## Los tres módulos en una promoción | Fase | Módulo | Para qué | | --- | --- | --- | | Subcontratas y suministros | Trackline | Documentación de empresas, personas y materiales | | Entrega al comprador | Consigne | Acta de entrega y recepción de llaves, firmada por el comprador | | Estado en el momento de entregar | SmartCheck | Fotos certificadas de cada vivienda, el día que se entrega | > [!IMPORTANT] > Las fotos certificadas del día de entrega son lo que decide una reclamación de postventa. Sin ellas, distinguir un defecto de obra de un daño posterior del propio comprador es la palabra de uno contra la del otro. ## Marcos que se citan Ordenación de la edificación y el libro del edificio, garantías de la obra nueva, y en la relación con el comprador la normativa de consumidores. Lo que exige entregar y en qué plazos depende de vuestro caso y de la comunidad autónoma; preguntádselo a vuestro asesor. Aquí lo relevante es que todo eso se entrega una vez y hay que poder demostrar que se entregó. > [!WARNING] > El acta de entrega firmada por el comprador es también el documento que fija cuándo empiezan a contar las garantías. Que esté firmada con hora certificada evita la discusión sobre la fecha, que es la primera que aparece. > [!NOTE] > El libro del edificio entregado en digital, con acuse firmado, resuelve además el problema de siempre: el comprador que a los tres años dice que nunca lo recibió. **¿Puede firmar el comprador desde el móvil?** Sí, y suele ser lo más cómodo el día de la entrega. **¿Y si son dos titulares?** Los dos como firmantes, en paralelo. **¿Sirve para la postventa?** Es lo que permite acotar qué era defecto y qué no, con fecha. ## Ejemplos **Una promotora recibe reclamaciones de postventa por daños que no eran de obra.** - Certifica fotos de cada vivienda el día de la entrega - Firma el acta con el comprador → Las reclamaciones se resuelven comparando con las fotos fechadas, sin peritajes. **La entrega llega y falta documentación de varios industriales.** - Pide la documentación al terminar cada tajo → Se reclama cuando el industrial sigue implicado. **Cien compradores preguntan por su vivienda.** - Organiza el expediente por unidad → Se contesta en los términos en que se pregunta. **Un propietario dice que no recibió su documentación.** - Registra qué se entregó a cada uno y cuándo → La entrega es demostrable. **La misma incidencia aparece en varias viviendas.** - Consulta las incidencias juntas por promoción → El patrón se ve antes de la cuarta visita. **Una reclamación llega dos años después.** - Conserva el expediente más allá de la entrega → La garantía se afronta con el registro de entonces. --- --- id: KB-CS-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/instalaciones-y-mantenimiento idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CS-010, KB-CN-002] citadoPor: [KB-CS-016, KB-CS-029, KB-CN-003, KB-CN-019] --- # Instaladores y empresas de mantenimiento _Muchas intervenciones pequeñas, cada una con su certificado y su firma._ **Responde a:** certificados de instalación · partes de trabajo firmados por el cliente · mantenimiento preventivo documentación · instalador boletines y revisiones Un instalador no tiene el problema de la obra grande —pocos expedientes enormes— sino el contrario: cientos de intervenciones pequeñas al año, cada una con su parte, su certificado y su firma. Lo que no escala aquí es el papel. ## Los tres módulos en el día a día | Qué | Módulo | Cuándo | | --- | --- | --- | | Documentación de la empresa para entrar a trabajar | Trackline | Una vez por cliente, y renovaciones | | Parte de trabajo y conformidad del cliente | Consigne | En cada intervención, desde el móvil | | Estado previo y posterior de la instalación | SmartCheck | Cuando hay riesgo de discusión | ## Lo que más cambia: firmar en el sitio La conformidad firmada en el momento, desde el móvil del técnico o del cliente, evita el circuito de siempre: parte en papel, se moja o se pierde, se reclama al mes, y acabas facturando sin conformidad. > [!IMPORTANT] > Los certificados de instalación y las revisiones periódicas caducan y suelen ser exigibles ante inspección. Marcarlos con su vencimiento es lo que convierte el archivo en algo que avisa; qué revisiones aplican a cada instalación lo dice la normativa sectorial y vuestro asesor. > [!WARNING] > Si el técnico firma en nombre del cliente «porque no estaba», la conformidad no vale y además crea un problema mayor que el que resolvía. Que firme quien recibe, aunque sea al día siguiente desde su móvil. > [!NOTE] > Con muchas intervenciones iguales, la plantilla es donde está el ahorro: el parte se manda con dos datos y sale ya con el alcance escrito. **¿Funciona sin cobertura en el sitio?** El técnico puede lanzarlo al recuperar señal; el cliente firma desde su propio móvil cuando le llega. **¿Se puede adjuntar fotos al parte?** Sí, y en instalaciones suele ser lo que evita la discusión. **¿Y los mantenimientos programados?** Se montan como proceso recurrente, con su aviso de vencimiento. ## Ejemplos **Un instalador con 400 intervenciones al año pierde partes en papel y factura sin conformidad.** - Manda el parte a firmar desde el móvil al terminar - Adjunta fotos de la instalación → Deja de haber facturas discutidas por trabajos que nadie firmó. **Cinco clientes piden los mismos documentos en cinco portales.** - Mantiene un único original al día → Se responde a los cinco sin rehacer el trabajo. **Un técnico se queda en la puerta por su formación.** - Avisa de lo que caduca por persona → La renovación se hace antes del cuadrante. **Se sube un equipo y su documentación está en otro sitio.** - Guarda la documentación del equipo junto al equipo → Lo que viaja se encuentra donde está. **El parte de trabajo llega a oficina días después.** - Captura el parte en el propio servicio → El mes se cierra con lo que ocurrió. **Un cliente pide justificar una intervención de hace un año.** - Conserva el histórico por cliente e instalación → Se contesta sin reconstruir. --- --- id: KB-CN-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/control-documental-en-construccion idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: facility audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CS-016] citadoPor: [KB-CN-003, KB-CN-004] --- # El control documental en construcción _Gente que entra y sale cada día, y una responsabilidad que no se subcontrata._ **Responde a:** control documental de obra · documentación de subcontratas construcción · coordinación de actividades empresariales · por dónde empiezo documentación obra La construcción tiene la combinación más difícil: mucha gente distinta, entrando y saliendo cada semana, trabajando en un sitio donde equivocarse hace daño de verdad. Y la responsabilidad de comprobar quién entra no se subcontrata con el trabajo. ## Los tres niveles que hay que cruzar | Nivel | Documentación | Con qué frecuencia cambia | | --- | --- | --- | | La empresa subcontratada | Seguro, estar al corriente, certificados | Anual, y caduca | | Cada trabajador | Formación, reconocimiento médico, autorizaciones | Cambia con cada persona nueva | | Cada máquina | Conformidad, revisiones, autorización de uso | Viaja entre obras | > [!IMPORTANT] > El cruce entre los tres es lo que decide si alguien puede entrar hoy. Una empresa con todo en regla y un trabajador con la formación caducada es exactamente el caso que se comprueba después de un accidente, y el que ninguna carpeta resuelve. ## Por qué el Excel se rompe aquí antes que en ningún sitio Porque el estado cambia a diario. La lista que alguien actualizó el lunes ya no dice la verdad el miércoles, y el encargado que abre la puerta no está en la oficina donde vive esa lista. **En corto** - El estado se recalcula solo cuando algo caduca. - Se comprueba desde el móvil, en la puerta. - Cada rama —obra civil, edificación, instalaciones— añade lo suyo encima. > [!WARNING] > Los avisos de caducidad tienen que llegar con margen largo. Renovar una formación implica organizar un curso, y quince días no dan: sesenta, sí. > [!NOTE] > Si os auditan por coordinación de actividades empresariales, este cruce es exactamente el expediente que se pide. Montarlo bien sirve para las dos cosas. **¿Y los autónomos?** Igual que una empresa: expediente propio con sus documentos. **¿Puedo dar acceso al coordinador de seguridad?** Sí, de consulta y acotado a esa obra. **¿Sirve para varias obras a la vez?** Un expediente por obra, y las máquinas viajan con el suyo. ## Ejemplos **Una constructora lleva el control de nueve subcontratas en una hoja que actualiza una persona.** - Un expediente por subcontrata, con trabajadores y máquinas dentro - Avisos a 60 días → El encargado comprueba en la puerta desde el móvil, y la hoja deja de ser el único sitio donde vive la verdad. **Cada obra guarda sus papeles a su manera.** - Usa el mismo expediente para todas → La respuesta no depende de qué obra pregunten. **El jefe de obra lleva la documentación en su móvil.** - Guarda lo capturado en el expediente de la obra → El registro sobrevive al cambio de persona. **Al cerrar falta documentación de meses atrás.** - Pide según ocurre el hecho, no al cerrar → El cierre es un trámite. **Una subcontrata entra sin estar al día.** - Consulta el estado antes de autorizar → El hueco se ve antes de la puerta. **Un cliente pide justificar algo de una obra terminada.** - Conserva el expediente más allá del fin de obra → La garantía se afronta con el registro. --- --- id: KB-CN-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/rehabilitacion-y-reformas idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: rehabilitacion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-016, KB-CS-029] citadoPor: [KB-CS-017] --- # Rehabilitación y reformas _Obras pequeñas, muchas a la vez, y clientes que viven dentro._ **Responde a:** documentación de una reforma · obras en comunidades de vecinos documentación · reforma con subvención justificación · gremios en una reforma documentación La rehabilitación combina lo peor de dos mundos: la documentación de una obra y un cliente que es un particular o una comunidad de vecinos, que ni conoce el sector ni tiene por qué. Y a menudo con una subvención por medio que hay que justificar meses después. ## Los cuatro frentes | Frente | Qué se mueve | Módulo | | --- | --- | --- | | Gremios que entran y salen | Su documentación, cada uno con la suya | Trackline | | El cliente o la comunidad | Presupuesto, aceptación, conformidades | Consigne | | El estado del edificio | Antes, durante y después | SmartCheck | | La subvención, si la hay | Evidencias de ejecución con fecha | SmartCheck durante la obra | > [!IMPORTANT] > El estado previo es lo que más discusiones evita y lo que más se olvida. En una reforma se trabaja sobre algo que ya existía y que casi siempre tenía defectos: sin fotos fechadas del antes, cualquier grieta preexistente acaba siendo vuestra. ## El cliente particular cambia las reglas No lee documentación técnica, no distingue un gremio de otro y va a recordar lo que se le dijo de palabra. Por eso el presupuesto firmado con el alcance dentro vale más aquí que en ningún otro tipo de obra: es lo único que fija qué entraba y qué no. **En corto** - Presupuesto firmado antes de empezar, con el alcance escrito. - Cualquier cambio, en un anexo firmado, no en un mensaje. - Conformidad firmada al terminar, antes de facturar. > [!WARNING] > En comunidades de vecinos, quien firma tiene que poder firmar por la comunidad. Un acuerdo con el presidente sin respaldo de la junta es exactamente el que se discute cuando llega la derrama. > [!NOTE] > Si lleváis varias reformas a la vez, montarlas como el mismo proceso hace que la quinta cueste una fracción de la primera. El alcance cambia; la lista de gremios y documentos, poco. **¿Y las reformas pequeñas de un día?** Presupuesto y conformidad firmados siguen valiendo la pena; el resto sobra. **¿Cómo justifico una subvención?** Certificando evidencias durante la obra, no reuniéndolas al final. **¿Sirve para la comunicación con la comunidad?** Las comunicaciones importantes conviene certificarlas el día que se hacen. ## Ejemplos **Una empresa de reformas discute con un cliente si una grieta la causó la obra.** - Recupera las fotos certificadas del estado previo → La grieta ya estaba, la discusión se cierra en una tarde y la reparación no sale de su bolsillo. **Aparece algo no previsto al abrir un tabique.** - Registra el hallazgo con foto en el momento → El sobrecoste se justifica con lo que se vio. **El cliente dice que eso ya estaba así.** - Captura el estado antes de empezar → Lo encontrado se distingue de lo ejecutado. **Se acuerdan cambios de palabra durante la obra.** - Deja constancia escrita de cada cambio → La factura final no sorprende. **Se trabaja en una vivienda habitada.** - Registra el estado de lo que no se toca → Los daños ajenos no se heredan. **Al terminar se discute qué quedó pendiente.** - Lleva la lista de repaso con estado → El cierre avanza sobre datos. --- --- id: KB-CN-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/mantenimiento-de-edificios-y-facility idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: facility audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-001, KB-CS-017] citadoPor: [KB-CN-007, KB-CS-034, KB-CN-013] --- # Mantenimiento de edificios _Muchos proveedores pequeños entrando en un sitio con gente dentro, todo el año._ **Responde a:** documentación de proveedores de mantenimiento · control de acceso de empresas a un edificio · mantenimiento preventivo registros · facility management documentación El mantenimiento tiene la obra al revés: en vez de mucha gente en un sitio durante meses, es poca gente de muchas empresas entrando y saliendo todo el año, en un edificio donde además hay personas trabajando o viviendo. ## Lo que lo hace distinto **En corto** - Muchos proveedores pequeños, cada uno con su especialidad. - Entradas frecuentes y cortas, a veces sin avisar. - Y usuarios del edificio que no tienen nada que ver con la obra. | Qué se controla | Con qué frecuencia | Quién comprueba | | --- | --- | --- | | Documentación de cada empresa | Al alta y renovación anual | Quien contrata | | Formación de cada técnico que entra | Por persona, y caduca | Quien abre la puerta | | Revisiones obligatorias del edificio | Según su calendario propio | El responsable del inmueble | | Partes de cada intervención | En cada visita | Quien recibe el trabajo | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que falla y la que más consecuencias tiene: quien abre la puerta a un técnico rara vez es quien contrató a su empresa, y no tiene forma de saber si esa persona concreta puede hacer ese trabajo. Que se pueda comprobar desde el móvil en la entrada es lo que lo resuelve. ## Las revisiones del edificio Ascensores, contra incendios, instalaciones térmicas, legionela según el caso: cada una con su periodicidad y su empresa. Es el conjunto que más se dispersa, porque cada revisión la lleva un proveedor distinto y el calendario vive en la cabeza de una persona. > [!WARNING] > Si gestionáis edificios de terceros, la documentación de las revisiones es lo primero que os van a pedir cuando haya un incidente, y también lo primero que os pedirá su aseguradora. > [!NOTE] > Un expediente por edificio con sus proveedores y sus revisiones dentro convierte la pregunta «¿está todo al día en este inmueble?» en una respuesta, en vez de en una tarde de llamadas. **¿Y los avisos urgentes fuera de horario?** El parte se firma igual desde el móvil; la documentación de la empresa ya estaba comprobada. **¿Sirve para varios edificios?** Un expediente por inmueble, y los proveedores se comparten. **¿Puedo dar acceso a la propiedad?** Sí, de consulta y acotado a su edificio. ## Ejemplos **Una gestora de inmuebles no sabe si el técnico que entra hoy tiene la formación en vigor.** - Un expediente por edificio, con técnicos como participantes - Comprobación desde el móvil en la entrada → Quien abre la puerta decide con el dato delante en vez de con la confianza en la empresa contratada. **Se hereda un edificio sin inventario de instalaciones.** - Levanta el inventario en las primeras semanas → El mantenimiento se planifica sobre datos. **Las revisiones por calendario llegan todas juntas.** - Avisa de cada vencimiento con antelación → El calendario se reparte. **Se repara un equipo que estaba en garantía.** - Registra qué garantías siguen vivas → El coste evitable se evita. **El histórico vive en partes de trabajo en papel.** - Guarda cada intervención en el expediente del edificio → El conocimiento deja de ser personal. **Acaba el contrato y hay que entregar años de trabajo.** - Conserva el histórico completo y exportable → El traspaso se hace en horas. --- --- id: KB-CN-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/promocion-inmobiliaria-de-principio-a-fin idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: promocion audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-016, KB-CN-001] citadoPor: [KB-CN-006, KB-CN-017] --- # Una promoción, de la compra a la entrega _Dos o tres años, muchos actores y una documentación que sobrevive a todos._ **Responde a:** documentación de una promoción inmobiliaria · libro del edificio promotor · entrega de viviendas documentación · garantías obra nueva documentación Una promoción dura dos o tres años y por ella pasan proyectistas, constructoras, subcontratas, comerciales, compradores y, al final, una comunidad de vecinos. Casi nadie está desde el principio hasta el final — salvo la documentación, que tiene que sobrevivir a todos ellos. ## Las cuatro fases y qué se acumula en cada una | Fase | Qué documentación | Quién la pedirá después | | --- | --- | --- | | Suelo y licencias | Titularidad, licencias, condicionantes | El comprador, el banco, la comunidad | | Proyecto y contratación | Proyecto, contratos, seguros | La aseguradora si hay un siniestro | | Ejecución | Subcontratas, materiales, controles | Quien reclame un defecto | | Entrega | Libro del edificio, actas, garantías | Cada comprador, durante años | > [!IMPORTANT] > La cuarta columna es la que cambia cómo se guarda todo lo anterior. Nada de esto se archiva para vosotros: se archiva para alguien que lo va a pedir dentro de tres, cinco o diez años, cuando quien lo montó ya no esté en la empresa. ## Lo que más se pierde **En corto** - Lo de la fase uno, porque parece que ya no importa cuando empieza la obra. - Los certificados de materiales, que llegan sueltos durante meses. - Y lo que se entregó a cada comprador, que se recuerda mal a los tres años. > [!WARNING] > Entregar el libro del edificio sin acuse firmado es el error que más reaparece: a los tres años un comprador dice que nunca lo recibió, y sin acuse la discusión no tiene salida. ## Lo que hay que poder responder años después Quién ejecutó cada parte, qué material se usó, qué se entregó a quién y cuándo empezaron a contar las garantías. Las cuatro se responden con fechas o no se responden, y las cuatro llegan cuando ya nadie se acuerda. > [!NOTE] > Si hacéis varias promociones, montarlas como el mismo proceso hace que la tercera cueste una fracción. Lo que cambia es el suelo y los compradores; el esqueleto documental, poco. **¿Puedo dar acceso a la comunidad al final?** Sí, acotado a lo que le corresponde como propietaria. **¿Y a la constructora durante la obra?** Acotado a su parte y con fecha de fin. **¿Cuánto hay que conservarlo?** Los plazos de garantía de obra nueva son largos; confirmadlo con vuestro asesor. ## Ejemplos **Una promotora recibe a los tres años una reclamación y no encuentra el certificado del material usado.** - Monta la siguiente promoción como proceso, con los certificados asociados a cada partida → La reclamación siguiente se responde en una hora en vez de asumirse por no poder demostrar nada. **La promoción avanza y cada fase guarda sus papeles aparte.** - Usa un único expediente por promoción → La foto es una sola de principio a fin. **Al entregar falta documentación de la fase de obra.** - Pide según ocurre el hecho → La entrega no descubre huecos de meses atrás. **Cada industrial entrega cuando se acuerda.** - Pide y recuerda de forma automática → El último mes se dedica a revisar. **Los compradores preguntan y no hay expediente por vivienda.** - Organiza también por unidad → Se contesta como se pregunta. **Años después llega una reclamación de garantía.** - Conserva el expediente más allá de la entrega → La garantía se afronta con el registro. --- --- id: KB-CN-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/seguridad-y-salud-lo-que-se-firma-en-obra idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CS-001] citadoPor: [KB-NO-013, KB-CN-011, KB-CR-016, KB-CN-015, KB-CN-016] --- # Seguridad y salud: lo que se firma en obra _Actas, adhesiones y entregas de equipos: papeles que solo valen si están fechados y firmados por quien tocaba._ **Responde a:** documentación de seguridad y salud en obra · acta de adhesión al plan de seguridad · entrega de epis firmada · coordinación de actividades empresariales obra La seguridad en obra genera una capa de papel que nadie disfruta y que, cuando pasa algo, es lo primero que se mira. Y casi siempre falla en lo mismo: existe el documento pero no la prueba de que llegó a la persona correcta antes del trabajo. ## Los cuatro papeles que siempre piden | Documento | Quién lo firma | Cuándo tiene que existir | | --- | --- | --- | | Adhesión al plan de seguridad | Cada empresa que entra | Antes de pisar la obra | | Información y formación del puesto | Cada trabajador | Antes de empezar su tarea | | Entrega de equipos de protección | Cada trabajador | El día de la entrega, no después | | Acta de coordinación | Los que asisten | En cada reunión, con la lista | > [!IMPORTANT] > La tercera es la que más se falsea sin querer. Se entregan los equipos en el momento y se firma el papel semanas después, en bloque, con fecha del día de la firma. Ese documento no acredita lo que debería y quien lo revise se dará cuenta. ## Cómo se cierra sin perseguir a nadie 1. **Que se firme en el móvil, en el momento** — La entrega y la firma ocurren a la vez, que es lo que la hace válida. 2. **Que la adhesión al plan sea requisito de acceso** — Si se puede entrar sin ella, se entrará sin ella. 3. **Que el acta se cierre al terminar la reunión** — Con los asistentes reales, no con la convocatoria. 4. **Y que todo cuelgue de la obra, no de una carpeta por tipo** — Cuando pregunten por un accidente, preguntarán por la obra y el día. > [!WARNING] > Ojo con las revisiones del plan. Si el plan cambia y las empresas ya se habían adherido a la versión anterior, hace falta una nueva adhesión: el documento firmado apunta a una versión concreta y esa dejó de ser la vigente. ## Lo que se pide después de un accidente **En corto** - Quién estaba en obra ese día y de qué empresa. - Qué formación acreditaba esa persona para esa tarea. - Qué equipos se le habían entregado y cuándo. - Y qué se habló en la última coordinación. Las cuatro se responden en minutos si la obra es un expediente, y en días si es un archivador. La diferencia no está en tener los papeles: está en poder ponerlos todos sobre una fecha. > [!NOTE] > Todo esto convive con lo que ya pedís a las subcontratas (seguros, cotizaciones, aptitud). Es la misma mecánica de documentación con caducidad, con la diferencia de que aquí se firma en el sitio y no en la oficina. **¿Vale una firma en el móvil para esto?** Sí, y además deja fecha y hora, que es justo lo que el papel no da. **¿Y si el trabajador no tiene móvil?** Puede firmar en el dispositivo del encargado; lo que importa es que sea en el momento. **¿Hay que guardarlo mucho tiempo?** Años. La responsabilidad por un accidente no prescribe rápido. ## Ejemplos **Una constructora firma las entregas de equipos en bloque a fin de mes.** - Pasa la firma al móvil en el momento de la entrega - Enlaza cada firma a la obra y al trabajador → Cada entrega queda acreditada con su fecha real y deja de ser un punto débil ante una inspección. **Se firma un documento en obra y se queda en la caseta.** - Lo captura en el momento de firmarlo → El papel deja de ser el único ejemplar. **Entra alguien nuevo y firma días después.** - Comprueba qué falta antes de autorizar el acceso → Lo firmado precede a la entrada. **Nadie sabe quién ha firmado qué.** - Consulta el estado por persona → La reclamación va dirigida. **El documento se actualiza y hay firmas de la versión vieja.** - Conserva cada versión con sus firmantes → Se sabe quién firmó qué versión. **Una revisión pregunta por un día concreto.** - Consulta lo firmado en esa fecha → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-CN-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/documentacion-de-fin-de-obra-y-garantias idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: promocion audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-004, KB-CS-016] citadoPor: [KB-CN-008, KB-CN-009, KB-CN-010, KB-CN-012, KB-CN-013, KB-CN-017] --- # Documentación de fin de obra y garantías _Lo que hay que entregar cuando se acaba, y por qué se reúne durante y no al final._ **Responde a:** documentación de entrega de obra · libro del edificio qué contiene · garantías de instalaciones al terminar · as built y certificados finales El final de obra es el momento en que se pide de golpe todo lo que se generó a lo largo de dos años: certificados de instalaciones, garantías de materiales, planos definitivos, actas de pruebas, manuales. Y quien lo recopila al final descubre que la mitad la tenía una empresa que ya cobró y se fue. ## Por qué se atasca siempre igual | Documento | Quién lo tiene | Cuándo desaparece | | --- | --- | --- | | Certificados de instalación | El instalador | Cuando termina su parte, meses antes | | Garantías de material | El proveedor o el jefe de compras | Con el cambio de proyecto de esa persona | | Planos definitivos | La ingeniería o el jefe de obra | Cuando cambia de obra | | Actas de pruebas | Quien las hizo, a veces solo en papel | Al desmontar la caseta | > [!IMPORTANT] > Las cuatro tienen algo en común: **existen mientras el trabajo está fresco y se evaporan cuando ese oficio abandona la obra.** Pedirlas al final es pedirlas al peor destinatario en el peor momento. ## La regla que lo resuelve Cada oficio entrega su documentación **cuando termina su parte, no cuando termina la obra**. Y su última certificación económica se cierra con eso entregado. Es la única palanca que funciona de verdad, y no requiere insistir a nadie. 1. **Definid la lista por oficio al contratar** — En el propio contrato o pedido, no en un correo de última hora. 2. **Abridle su carpeta desde el primer día** — Para que entregar sea subir, y no preparar un envío. 3. **Enlazad el cierre económico a la entrega** — Es lo que convierte una petición en una prioridad. 4. **Y revisad al terminar cada oficio, no al final** — Un certificado erróneo se corrige en una semana si aún están; en un año, no. > [!WARNING] > Cuidado con aceptar «te lo mando por correo». Lo que llega por correo a una persona concreta desaparece con su bandeja: si esa persona cambia de obra o de empresa, la documentación de fin de obra se quedó en un buzón que nadie abre. ## Lo que se lleva la propiedad **En corto** - Un conjunto ordenado, no una carpeta con dos mil ficheros sueltos. - Con las garantías vivas identificadas y sus fechas. - Y en un formato que puedan consultar sin depender de vosotros. Ese último punto es también vuestro interés: una entrega que la propiedad puede consultar sola genera muchas menos llamadas en los dos años siguientes. > [!NOTE] > Las garantías son documentos con caducidad como cualquier otro. Si se entregan con sus fechas, quien reciba el edificio podrá saber qué sigue cubierto sin abrir cada PDF. **¿Y si un industrial ya no existe?** Por eso se recoge al terminar su parte. Después solo queda reconstruir lo que se pueda. **¿Sirve para reformas pequeñas?** Sí, y es más fácil: menos oficios y menos rotación. **¿Quién lo conserva después?** La propiedad, y conviene que vosotros conservéis copia por el periodo de responsabilidad. ## Ejemplos **Una promotora recopila la documentación de entrega tres meses después de terminar.** - Cambia a recoger por oficio al cerrar cada parte - Enlaza la última certificación a la entrega documental → La siguiente promoción entrega el conjunto completo el mismo día del fin de obra. **El cierre reúne al final lo de meses atrás.** - Pide según termina cada tajo → El cierre es un trámite. **Un industrial ya cobró y no responde.** - Reclama antes de certificar su trabajo → Se reclama cuando aún hay palanca. **La lista de lo que falta aparece al final.** - Muestra qué falta desde el primer día → El hueco se ve mientras se puede cerrar. **Se entrega con un hueco y no consta que se pidiera.** - Conserva qué se pidió, a quién y cuántas veces → El rastro es la defensa. **En garantía piden documentación de fin de obra.** - Conserva el expediente más allá de la entrega → Se contesta con lo de entonces. --- --- id: KB-CN-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/obra-en-un-local-en-funcionamiento idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: noresidencial audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CN-003] citadoPor: [KB-CN-019] --- # Obra en un local en funcionamiento _Reformar una tienda, un hotel o una planta sin cerrar: permisos por franja horaria y gente que entra cada noche._ **Responde a:** obra en centro comercial documentación · permisos de trabajo nocturno en local abierto · reforma sin cerrar el negocio papeleo · acceso de contratistas a un edificio en uso Reformar algo que sigue abierto añade una capa que no existe en una obra normal: cada acceso está limitado a una franja, la propiedad tiene sus propias normas, y quien entra hoy puede no ser quien entró ayer. La documentación deja de ser un requisito previo y pasa a ser una condición de acceso diaria. ## Lo que cambia respecto a una obra cerrada | Aspecto | Obra cerrada | Local en funcionamiento | | --- | --- | --- | | Acceso | Se comprueba al empezar | Se comprueba cada entrada | | Horario | Jornada | Franjas, a menudo nocturnas | | Normas | Las vuestras | Las de la propiedad, además de las vuestras | | Personal | Estable | Rota según la noche | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que rompe el control manual. Si el listado de personal autorizado se actualiza por correo, siempre irá por detrás de quien realmente aparece a las diez de la noche en la puerta de servicio. ## Cómo se organiza 1. **Un expediente por local o por fase** — Con las normas de la propiedad dentro, para que nadie las busque en un correo. 2. **Autorización por persona y por franja** — Quién puede entrar, en qué horario y hasta cuándo. 3. **Alta rápida para la sustitución de última hora** — Porque va a pasar, y la alternativa es que entre sin comprobar. 4. **Y el permiso de trabajo del día, si lo exige la propiedad** — Ligado a la noche concreta, no al conjunto de la obra. > [!WARNING] > El punto que genera conflicto con la propiedad es el de las normas propias: horarios de ruido, uso de ascensores, rutas de acceso, retirada de residuos. Si están dentro del expediente y firmadas por cada empresa, dejan de ser una discusión y pasan a ser un requisito comprobable. ## Lo que hay que poder demostrar después **En corto** - Quién entró cada noche y con qué autorización. - Que tenía la formación y los equipos al día ese día. - Que se cumplieron las franjas y las normas de la propiedad. - Y el estado en que se entregó cada mañana, si eso se pacta. La última es la que evita la mayoría de las reclamaciones: una foto del estado al terminar el turno, en el expediente, cierra la conversación sobre daños que aparecen dos días después. > [!NOTE] > Vale igual para mantenimiento en industria sin parar la línea, obras en hospitales y reformas en hoteles por plantas. Cambia el vocabulario y la franja; el mecanismo es el mismo. **¿Y si la propiedad tiene su propio sistema de acceso?** Conviven: el suyo controla la puerta, el vuestro controla que quien pide entrar puede. **¿Cómo se gestiona una sustitución a las nueve de la noche?** Con un alta rápida desde el móvil; si no existe esa vía, se acabará entrando sin comprobar. **¿Sirve para obras pequeñas de una noche?** Sí, y ahí es donde más se nota: no hay tiempo de montar nada a mano. ## Ejemplos **Una reforma en un centro comercial trabaja de noche con personal que cambia cada semana.** - Autoriza por persona y franja desde el expediente del local - Habilita el alta rápida para sustituciones → Nadie entra sin comprobar y la propiedad deja de recibir listas por correo que llegan tarde. **Se trabaja con el local abierto al público.** - Registra el estado de lo que no se toca → Los daños ajenos no se heredan. **El titular pide documentación para dejar entrar.** - Comprueba por persona y por equipo antes → El acceso no se descubre bloqueado. **El horario de trabajo es una ventana corta.** - Cierra la documentación con días de antelación → La ventana no se pierde por un papel. **Se cierra una zona y no consta el estado en que quedó.** - Captura el estado al terminar cada jornada → La frontera con lo posterior es clara. **El titular reclama algo del último día.** - Consulta lo capturado esa fecha → La discusión se cierra mirando. --- --- id: KB-CN-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/estudios-de-arquitectura-e-ingenieria idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: arquitectura audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-006, KB-LE-009] citadoPor: [KB-CN-022] --- # Estudios de arquitectura e ingeniería _Entregables por fase, versiones que se cruzan y la responsabilidad que dura años._ **Responde a:** control de versiones de proyecto arquitectura · entregables por fase estudio de ingeniería · documentación de un proyecto técnico · responsabilidad decenal documentación Un estudio produce documentación como producto: no la acumula, la entrega. Y eso cambia el problema. Lo que hay que controlar no es dónde está un papel, sino qué versión se entregó, a quién, cuándo, y qué se aprobó de ella. ## Los tres controles que importan | Control | Qué evita | | --- | --- | | Versión entregada, con fecha y destinatario | Que se construya con una versión que ya no era la buena | | Aprobaciones del cliente, por fase | Que un cambio se dé por aceptado sin estarlo | | Registro de las modificaciones pedidas | Que el alcance crezca sin que nadie lo note ni lo facture | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que decide la rentabilidad del encargo. Los cambios pequeños pedidos por teléfono o en visita de obra no se facturan porque nadie los anotó, y al final del proyecto el estudio ha hecho un 30 % más de trabajo del contratado. ## Cómo se organiza sin burocracia 1. **Un expediente por proyecto, con fases reales** — Las que usáis y facturáis, no las de un manual. 2. **Cada entrega, registrada como entrega** — Qué versión, a quién, cuándo. Es un minuto y vale por todo el proyecto. 3. **Aprobación explícita al cerrar cada fase** — Firmada, no un «adelante» en una llamada. 4. **Y las peticiones de cambio, anotadas al recibirlas** — Aunque decidáis no cobrarlas: lo importante es que consten. > [!WARNING] > La responsabilidad profesional dura años después de la entrega. Eso significa que el archivo del proyecto tiene que sobrevivir a los cambios de sistema, de equipo y de socios del estudio — y que dejarlo en el ordenador de quien lo dibujó no es una opción. ## Lo que se pide cuando hay un problema **En corto** - Qué versión se entregó y qué se construyó realmente. - Qué se advirtió por escrito y cuándo. - Qué aprobó el cliente y con qué documentación delante. - Y qué cambios se pidieron durante la obra. Las cuatro se responden con lo mismo: el expediente del proyecto con sus entregas fechadas. Y las cuatro son imposibles de reconstruir a posteriori desde correos de tres personas distintas. > [!NOTE] > Vale igual para ingenierías, consultoras técnicas y despachos de proyectos: el patrón es «producimos documentación que entregamos», y el control es sobre la entrega, no sobre el archivo. **¿Y los planos, que son muchos y pesados?** Se entrega y se registra el conjunto por fase; no hace falta versionar cada archivo a mano. **¿Sirve para colaboraciones con otros estudios?** Sí, y ahí conviene acordar antes quién conserva el conjunto. **¿Cuánto hay que guardar el proyecto?** Más que el plazo de responsabilidad aplicable, y con margen. ## Ejemplos **Un estudio descubre al final de la obra que hizo tres rondas de cambios no facturadas.** - Anota cada petición de cambio al recibirla, aunque no la cobre - Registra cada entrega con versión y destinatario → El siguiente proyecto cierra con el alcance real facturado y sin discusión sobre qué se aprobó. **El proyecto vive en el ordenador de quien lo firma.** - Lo guarda fuera de equipos personales → La salida de una persona no se lleva el archivo. **Los datos de partida que aportaron otros desaparecen.** - Guarda lo recibido de terceros junto al proyecto → La base del cálculo sigue existiendo. **Circulan varias versiones y no se sabe cuál vale.** - Conserva las versiones con su fecha → Se puede decir qué valía en cada momento. **Se modifica algo en obra y no llega al estudio.** - Deja constancia de qué se comunicó y cuándo → La posición de cada uno queda documentada. **Preguntan por un proyecto de hace años.** - Conserva el expediente completo con su fecha → Se contesta con lo archivado. --- --- id: KB-CN-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/licitacion-publica-preparar-la-documentacion idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-015, KB-CN-006] citadoPor: [KB-CS-016] --- # Licitación pública: preparar la documentación _Lo que se repite en todas las ofertas y lo que hay que rehacer cada vez._ **Responde a:** documentación para licitar · preparar una oferta pública · solvencia técnica documentación · qué se repite en cada licitación Presentar a una licitación consume días de trabajo, y una parte grande de ese trabajo es rehacer lo mismo que ya se hizo en la anterior. La diferencia entre un equipo que presenta a diez licitaciones al año y uno que presenta a treinta no suele ser el tamaño: es cuánto tienen preparado de antemano. ## Lo que se repite casi siempre | Bloque | Cada cuánto cambia | Conviene tener | | --- | --- | --- | | Datos y capacidad de la empresa | Rara vez | Actualizado y listo | | Solvencia económica | Anual | Con la fecha de última actualización visible | | Obras similares ejecutadas | Cuando termináis una | Con su certificado de buena ejecución, recogido al acabar | | Certificaciones y seguros | Anual | Con aviso antes de que caduquen | | Equipo técnico adscrito | Por oferta | Con los títulos y experiencia ya digitalizados | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que más valor tiene y la que peor se conserva. El certificado de buena ejecución se pide al terminar la obra, cuando todavía hay relación con el cliente; pedirlo tres años después, para una licitación concreta, es lento y a veces imposible. ## Cómo se acorta la preparación 1. **Un expediente permanente de «documentación de empresa»** — Lo que se repite, siempre al día, no una carpeta por licitación con copias. 2. **Vencimientos con aviso** — Un seguro caducado descubierto la víspera de presentar es la causa clásica de exclusión. 3. **Un expediente por licitación, que enlaza y no copia** — Lo específico de esa oferta; lo común se referencia. 4. **Y recoger el certificado al terminar cada obra** — Es la inversión que más rinde y la que más se olvida. > [!WARNING] > Cuidado con la exclusión por defecto de forma. Muchas ofertas se caen no por precio ni por técnica, sino porque un documento estaba caducado, mal firmado o faltaba una declaración. Es la parte más evitable y la que menos atención recibe. ## Después de presentar **En corto** - Guardad lo presentado tal cual, con su justificante y su fecha. - Y también las ofertas perdidas: la próxima vez se parte de ahí. - Y anotad el motivo si os excluyeron, aunque duela. Ese último punto es el que reduce las exclusiones futuras: casi siempre se repiten los mismos tres errores, y solo se ven cuando alguien los ha ido anotando. > [!NOTE] > Sirve igual para licitaciones privadas de clientes grandes, homologaciones de proveedor y concursos de suministro: cambia el pliego, no el hecho de que el 70 % de lo que se pide es siempre lo mismo. **¿Se puede reutilizar una oferta anterior?** La parte común sí; lo técnico y el precio, no. **¿Y las UTE?** Cada empresa aporta lo suyo al expediente común; conviene acordar antes quién conserva el conjunto. **¿Cuánto hay que guardar lo presentado?** Años: puede haber recursos y revisiones bastante después. ## Ejemplos **Una constructora dedica cuatro días a cada licitación rehaciendo la misma documentación.** - Monta el expediente permanente de empresa con vencimientos - Recoge el certificado de buena ejecución al terminar cada obra → Prepara las ofertas en un día y deja de perder licitaciones por documentos caducados. **La documentación se reúne en la última semana.** - Mantiene un expediente permanente al día → Cada concurso cuesta una fracción del anterior. **Un certificado caduca justo en el plazo.** - Registra vencimientos con aviso → La renovación se hace antes. **Falta un documento el día de presentar.** - Consulta qué falta con antelación → El hueco se cierra con tiempo. **Cada concurso pide lo mismo en otro formato.** - Guarda el original y adapta al presentar → El trabajo de fondo se hace una vez. **Hay que justificar lo presentado tras la adjudicación.** - Conserva lo presentado con su fecha → Se contesta con lo que se entregó. --- --- id: KB-CN-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/recepcion-de-material-estructural-en-obra idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: estructuras audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-IU-007, KB-CN-006] citadoPor: [KB-CR-017, KB-IU-014] --- # Recepción de material estructural en obra _Lo que hay que comprobar cuando llega el camión, porque después ya está montado._ **Responde a:** control de recepción de materiales en obra · certificados del acero estructural · documentación del hormigón suministrado · qué comprobar cuando llega material a obra El material estructural tiene una particularidad que lo separa del resto: en cuanto está colocado, comprobarlo cuesta cien veces más. Todo lo que no se mire en la descarga se convierte en un problema de demolición, no de papeleo. ## Lo que llega con el material y hay que atrapar | Elemento | Qué acredita | Si falta | | --- | --- | --- | | Albarán con identificación de la partida | Qué llegó y de qué colada o amasada | Sin esto, lo demás no se puede asociar a nada | | Certificado del producto | Que ese material cumple lo especificado | Se pide al proveedor, y tarda | | Marcado y etiquetado del propio material | Que lo que hay en obra es lo que dice el papel | Se detecta a simple vista, si alguien mira | | Resultados de ensayos, si aplican | Lo que se comprobó y con qué resultado | El laboratorio los emite después: hay que reclamarlos | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que se queda pendiente y nadie persigue. Los resultados llegan días después de la descarga, cuando el camión ya se fue y la obra ha avanzado — y si nadie los ha enlazado con la partida concreta, aparecen sueltos en un correo y no acreditan nada. El ensayo sin la partida a la que corresponde es un papel bonito. ## Cómo se hace sin frenar la descarga 1. **Foto del albarán y del marcado, en la descarga** — Treinta segundos con el móvil, enlazado a la obra y a la fecha. 2. **La partida como hilo** — Colada, amasada o lote: es lo que después une material, certificado y ensayo. 3. **Ensayos pendientes, anotados como pendientes** — Con quién los emite y para cuándo. Si no se anotan, no se reclaman. 4. **Y el rechazo también se registra** — Si algo se devuelve, esa constancia vale tanto como la del material aceptado. > [!WARNING] > El punto ciego caro es el material que llega en ausencia del responsable. Una descarga a las siete de la mañana o en sábado la recibe quien está, y si no hay una vía de dos minutos para dejar constancia desde el móvil, no queda nada: ni foto, ni albarán legible, ni quién lo aceptó. Ese es el hueco por el que después no se puede reconstruir nada. ## Lo que se pide meses o años después **En corto** - Qué material concreto se colocó en qué parte de la obra. - Su certificado y sus ensayos, asociados a esa partida. - Quién lo recibió y qué comprobó ese día. - Y qué se hizo con lo que no cumplía. Las cuatro se responden desde el expediente de la obra si se recogieron en la descarga, y son irreconstruibles si no. No hay término medio: o se atrapó entonces o no existe. > [!NOTE] > Vale igual para estructura metálica, hormigón suministrado, prefabricados y elementos de seguridad estructural. Cambian los ensayos y quién los firma; no cambia que la unidad de archivo es la partida, no el pedido ni la factura. **¿Y si el proveedor manda los certificados a final de mes?** Es lo habitual: por eso se anotan como pendientes el día de la descarga. **¿Hace falta para obra pequeña?** La obligación depende del proyecto; el coste de hacerlo es el mismo y bajo. **¿Quién debe firmar la recepción?** Quien tenga esa función asignada en la obra, y conviene que conste su nombre. ## Ejemplos **Una obra recibe acero un sábado y los ensayos llegan por correo dos semanas después.** - Fotografía albarán y marcado en la descarga, enlazados a la partida - Anota los ensayos como pendientes con fecha prevista → Cuando la dirección facultativa los pide, el ensayo está asociado a la partida que se colocó. **Llega material y se firma el albarán con prisa.** - Captura el albarán al firmarlo → El papel deja de ser el único ejemplar. **El material llega sin su documentación.** - Deja constancia de lo que falta el mismo día → La reclamación sale mientras es fácil. **Nadie anota a qué zona fue cada partida.** - Registra qué se descargó y dónde se usó → El dato que nadie más tiene queda guardado. **Al cerrar piden la documentación de ocho meses de suministros.** - Conserva cada entrega con su fecha → La entrega se prepara en una tarde. **Llega una referencia distinta a la pedida.** - Anota la diferencia al recibirla → La discrepancia se resuelve antes de instalarla. --- --- id: KB-CN-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/demolicion-y-residuos-de-obra idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: demolicion audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-005, KB-NO-003] citadoPor: [KB-NO-020] --- # Demolición y residuos de obra _Lo que se tira también se documenta, y hay materiales que obligan a parar antes de empezar._ **Responde a:** documentación de residuos de construcción · gestión de residuos en una demolición · amianto en una obra qué hacer · justificar dónde ha ido el escombro En una obra se documenta con detalle lo que entra y muy poco lo que sale. Y lo que sale —escombro, materiales retirados, elementos peligrosos— genera obligaciones propias, con la particularidad de que cuando alguien pregunta, el material ya no está para comprobarlo. ## Lo que hay que poder acreditar | Elemento | Qué acredita | Cuándo se genera | | --- | --- | --- | | Estudio previo de la demolición | Qué hay y qué se espera retirar | Antes de empezar | | Identificación de materiales peligrosos | Si hay algo que exige tratamiento especial | Antes, mediante inspección o ensayo | | Documentos de traslado | A dónde va cada tipo de residuo | En cada retirada | | Certificado del gestor | Que llegó y qué se hizo con él | Después, y hay que reclamarlo | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que se queda sin cerrar. El contenedor sale, la obra avanza y el certificado del gestor llega semanas después —o no llega— cuando ya nadie lo está esperando. Sin él, tenéis constancia de que el residuo se fue, pero no de dónde acabó, que es justo lo que se pregunta. ## Lo que obliga a parar > [!WARNING] > Si aparece un material que exige tratamiento especial —el amianto es el caso más habitual en edificación antigua, pero no el único—, **la obra no continúa como si nada**: hay procedimientos, empresas específicamente habilitadas y documentación propia que no se puede improvisar ni retroactivar. El error caro no es encontrarlo: es seguir trabajando mientras se decide qué hacer, porque a partir de ese momento cualquier registro posterior queda comprometido. ## Cómo se organiza durante la obra 1. **El estudio previo, en el expediente y no en el cajón** — Es la referencia contra la que se compara lo que aparece de verdad. 2. **Cada retirada, con su documento y su foto** — Treinta segundos en el momento; irreconstruible después. 3. **Los certificados pendientes, anotados como pendientes** — Con quién los emite. Si no se anotan, no se reclaman. 4. **Y las empresas que intervienen, con su habilitación comprobada** — Sobre todo si hay materiales que la exigen. ## Al terminar **En corto** - El balance de lo retirado frente a lo previsto, con las diferencias explicadas. - Todos los certificados de destino, cerrados. - Y la documentación de quien intervino, vigente en las fechas en que trabajó. Eso último tiene una consecuencia práctica: no basta con que la empresa estuviera habilitada cuando la contratasteis, tiene que estarlo durante los días que trabajó. Y esa comprobación es vuestra. > [!NOTE] > Qué materiales exigen tratamiento especial, qué habilitaciones se requieren y qué documentación hay que conservar y cuánto dependen del tipo de obra y de la normativa aplicable, que se actualiza. **Eso se confirma con vuestro técnico o con un especialista antes de empezar**; aquí solo se describe qué conviene tener registrado para que esa gestión sea acreditable. **¿Y si el gestor no manda el certificado?** Reclamadlo por escrito y guardad la reclamación: os sitúa mucho mejor que el silencio. **¿Hay que separar en obra?** Depende del tipo de residuo y de vuestro gestor; separar bien suele salir más barato aunque no fuera obligatorio. **¿Sirve el albarán del transportista?** Como constancia de retirada sí; el destino lo acredita el gestor. ## Ejemplos **Una empresa termina una demolición y meses después le piden dónde acabó el escombro.** - Anota los certificados de destino como pendientes en cada retirada - Los reclama al gestor durante la obra, no al final → Cierra el expediente con todos los destinos acreditados en lugar de con albaranes sueltos. **El residuo sale de obra y el justificante llega semanas después.** - Pide y recuerda de forma automática → El documento llega sin perseguirlo. **Nadie sabe cuánto ha salido de una obra.** - Consulta el histórico por obra → El dato sale del archivo. **Los justificantes se archivan por fecha y no por obra.** - Los asocia a la obra que los generó → Se busca como se pregunta. **Se cambia de gestor y el histórico se queda con él.** - Conserva copia propia de cada justificante → El cambio no se lleva los años anteriores. **El residuo se acumula en obra sin fecha.** - Registra la fecha al apartarlo → El tiempo transcurrido es un dato. --- --- id: KB-CN-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/climatizacion-de-la-puesta-en-marcha-al-mantenimiento idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: climatizacion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-006, KB-CF-014] citadoPor: [KB-CS-037] --- # Climatización: de la puesta en marcha al mantenimiento _El traspaso entre quien instala y quien mantiene es donde se pierde la documentación que después hace falta._ **Responde a:** documentación de una instalación de climatización · certificado de instalación y puesta en marcha · mantenimiento de equipos de frío registros · manipulación de gases fluorados documentación Una instalación de climatización genera documentación en dos momentos muy separados: cuando se monta y arranca, y después durante años cada vez que alguien la revisa. El problema es que casi nunca los hace la misma empresa, y en ese salto se pierde justo lo que hace falta cuando algo falla. ## Lo que se genera y quién lo tiene | Documento | Cuándo | Quién suele tenerlo | | --- | --- | --- | | Proyecto o memoria de la instalación | Antes | El instalador o la ingeniería | | Certificado de instalación y puesta en marcha | Al terminar | El instalador, y a veces solo él | | Registros de carga y equipos | Al montar y en cada intervención | Quien manipula, que puede ser otro | | Revisiones periódicas | Durante toda la vida | El mantenedor de cada momento | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más se pierde y la que más falta hace: **el certificado de puesta en marcha lo emite el instalador, que cobra y se va**. Si la propiedad no lo reclama en ese momento, dentro de tres años estará pidiéndoselo a una empresa con la que ya no tiene relación — y eso, cuando la instalación tiene un problema o hay que justificar algo, es exactamente el peor momento. ## El traspaso, que es donde falla 1. **Reunir la documentación antes de pagar la última certificación** — Es la única palanca real, y funciona en climatización como en cualquier oficio. 2. **Guardarla por equipo, no por empresa** — El instalador cambia; la máquina sigue ahí veinte años. 3. **Dársela completa a quien vaya a mantener** — Un mantenedor sin la puesta en marcha trabaja a ciegas y lo notaréis en la primera avería. 4. **Y añadir cada intervención al mismo expediente** — Aunque la haga otra empresa distinta cada año. > [!WARNING] > Detalle que solo aparece cuando cambia el mantenedor: **quien manipula ciertos equipos y gases necesita una habilitación específica, y esa habilitación es de la persona o de la empresa, no del equipo**. Comprobarlo es de quien contrata, no del que llega con la furgoneta. Y hay que comprobarlo vigente en las fechas en que trabajó, no solo el día que se firmó el contrato. ## Lo que se pide después **En corto** - Qué se instaló exactamente y con qué características. - Las revisiones hechas, con fecha y quién las hizo. - Las intervenciones sobre el circuito y lo que se cargó o recuperó. - Y la habilitación de quien lo hizo, vigente ese día. Las cuatro las pide un seguro tras un siniestro, una inspección o el siguiente propietario. Y las cuatro se responden desde el expediente del equipo si se fueron guardando, o no se responden. > [!NOTE] > Qué revisiones son obligatorias, con qué periodicidad y qué habilitaciones se exigen dependen del tipo de instalación, del refrigerante y de la normativa aplicable, que se actualiza. **Confirmadlo con vuestro técnico o mantenedor**; aquí se describe qué documentación existe y dónde se pierde. **¿Y si el instalador ya no existe?** Se reconstruye lo que se pueda con lo que haya y se anota lo que falta y por qué. **¿Sirve el parte del mantenedor como registro?** Sí, si va al expediente del equipo el mismo día y no a una carpeta anual. **¿Esto vale para una sola máquina en una oficina?** Sí, y cuesta menos: un expediente por equipo aunque solo haya dos. ## Ejemplos **Una propiedad cambia de mantenedor y el nuevo pide la puesta en marcha, que nadie tiene.** - Reclama la documentación al instalador antes de la última certificación en la siguiente obra - Guarda todo por equipo y no por empresa → El siguiente cambio de mantenedor se resuelve entregando el expediente completo del equipo. **La puesta en marcha se documenta y se pierde.** - Captura el acta en el momento → El documento llega al expediente. **El mantenimiento posterior no sabe qué se instaló.** - Guarda el expediente junto a la instalación → Quien mantiene encuentra lo que se puso. **Las revisiones por calendario se olvidan.** - Avisa de cada vencimiento con antelación → El calendario se cumple solo. **Se repara un equipo que estaba en garantía.** - Registra qué garantías siguen vivas → El coste evitable se evita. **Un cliente pide justificar una intervención antigua.** - Conserva el histórico por instalación → Se contesta sin reconstruir. --- --- id: KB-CN-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/ascensores-y-aparatos-que-se-heredan-con-el-edificio idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: ascensores audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-003, KB-CN-006] citadoPor: [KB-LE-017] --- # Ascensores y aparatos que se heredan con el edificio _Se instalan una vez y acompañan al inmueble cuarenta años, cambiando de dueño y de mantenedor por el camino._ **Responde a:** documentación de un ascensor · cambiar de empresa de mantenimiento de ascensores · inspección de un aparato elevador · no tenemos los papeles del ascensor Un ascensor, una puerta automática o una plataforma elevadora tienen algo poco común: se instalan en unas semanas y luego viven décadas, con revisiones periódicas, un contrato de mantenimiento y, cada cierto tiempo, una inspección de alguien de fuera. Durante ese tiempo cambian los propietarios, los administradores y las empresas que lo mantienen — la documentación se queda por el camino en cada relevo. ## Qué se genera y quién lo tiene | Documento | Quién lo produce | Dónde suele estar | | --- | --- | --- | | Documentación de la instalación | El instalador | Con la empresa que lo montó, si sigue existiendo | | Registro del aparato | Se tramita al instalar | Con quien hizo el trámite | | Partes de mantenimiento | El mantenedor actual | En su sistema, no en el vuestro | | Actas de inspección periódica | El organismo que inspecciona | Se entregan al titular, que a veces no las guarda | | Reparaciones y sustituciones | Quien las hizo | Repartidas entre varias empresas a lo largo de los años | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que muerde al cambiar de proveedor: **los partes de mantenimiento están en el sistema del mantenedor, y cuando se rescinde el contrato no siempre los entrega**. El nuevo empieza su historial desde cero, y a partir de ahí no hay forma de demostrar que ese aparato se mantuvo durante los años intermedios. Pedir el histórico completo forma parte de la rescisión, no de la buena voluntad de nadie, y hay que pedirlo antes de firmar con el siguiente. ## Cómo se monta un expediente por aparato 1. **Uno por aparato, identificado por su número** — Es lo único que no cambia; el nombre del sitio sí. 2. **Con la instalación y el registro dentro** — Aunque sean de hace veinte años: es la base de todo lo demás. 3. **Los partes y las actas según llegan** — Cada visita deja papel; guardarlo entonces cuesta un minuto. 4. **Y los vencimientos de inspección avisando con margen** — Coordinar una inspección lleva semanas, no días. > [!WARNING] > Lo que sorprende a quien compra o alquila: **la responsabilidad de tener esto al día es del titular de la instalación, no de la empresa que la mantiene**. El mantenedor hace lo contratado y avisa; quien responde si falta una inspección o un aparato está fuera de plazo es quien figura como titular. Por eso en una compraventa la documentación de los aparatos se pide antes de firmar, junto con la del inmueble. ## Cuando faltan papeles antiguos **En corto** - El fabricante o el instalador suelen conservar la documentación técnica por número de aparato. - El organismo que inspecciona guarda sus propias actas y puede emitir copia. - Y lo que no aparezca se declara como tal: una ausencia explicada no es lo mismo que un silencio. > [!NOTE] > Qué inspecciones son obligatorias, con qué periodicidad y quién puede hacerlas depende del tipo de aparato y de la normativa de vuestra comunidad y país. **Eso lo confirma vuestro mantenedor o vuestro asesor**; aquí se trata de que lo que se genere no se pierda en el siguiente relevo. **¿Puedo cambiar de mantenedor sin perder el histórico?** Sí, si lo pedís antes de rescindir. Después es mucho más difícil. **¿Y si el instalador ya no existe?** Buscad por el número del aparato: el fabricante y el organismo suelen tener rastro. **¿Esto vale para puertas automáticas o plataformas?** El criterio es el mismo: aparato, expediente, número y vencimientos. ## Ejemplos **Una comunidad cambia de empresa de mantenimiento y el nuevo mantenedor empieza sin histórico.** - Pide los partes de los últimos años antes de rescindir el contrato anterior → El aparato conserva su historial completo y las inspecciones dejan de partir de cero. **Se hereda un aparato sin su documentación.** - Pide lo que falta al empezar el contrato → La petición se hace mientras hay interlocutor. **Las revisiones obligatorias se acumulan.** - Avisa de cada vencimiento con antelación → El calendario se reparte. **El histórico del aparato está en el anterior mantenedor.** - Lo pide y lo guarda al asumir el contrato → El punto de partida es conocido. **Una incidencia se repite y nadie ve el patrón.** - Consulta el histórico del aparato → La causa se ataca en lugar del síntoma. **Acaba el contrato y hay que entregar el histórico.** - Conserva el histórico completo y exportable → El traspaso se hace en horas. --- --- id: KB-CN-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/maquinaria-en-obra-propia-alquilada-y-ajena idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: maquinariaobra audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-006, KB-CF-014] citadoPor: [KB-CN-018] --- # Maquinaria en obra: propia, alquilada y ajena _Tres situaciones que se tratan igual y no lo son: cambia quién guarda los papeles y quién responde del uso._ **Responde a:** documentación de maquinaria en obra · papeles de una máquina alquilada · la subcontrata trae su maquinaria · control de acceso de maquinaria En una obra media conviven máquinas de tres procedencias, y el control documental suele estar montado para una sola: la propia. Con las otras dos se improvisa, y es justo donde aparecen los problemas de acceso el lunes por la mañana. ## Las tres situaciones y qué cambia | Procedencia | Quién tiene los papeles | Quién responde del uso | | --- | --- | --- | | Vuestra | Vosotros | Vosotros | | Alquilada | El alquilador los emite; los custodiáis vosotros mientras esté | Vosotros, mientras la uséis | | De una subcontrata | Su empresa | Ella, pero vosotros de dejarla entrar | | Con operador incluido | El proveedor, incluida la habilitación del operador | Se reparte, y conviene tenerlo escrito | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más se descuida por una razón concreta: **la documentación de una máquina alquilada se va con la máquina**. Mientras está en obra la tenéis, y el día que la devolvéis desaparece de vuestro alcance — pero la obra sigue, y si dentro de dos años alguien pregunta por un trabajo hecho con ella, tendréis que enseñar lo que había entonces. Se guarda copia en el expediente de la obra al recibirla, no al devolverla: en ese momento ya nadie se acuerda. ## Lo que hay que comprobar antes de que entre 1. **Que la máquina tenga su documentación al día** — Revisiones, marcado y lo que corresponda a su tipo. 2. **Que quien la maneja esté habilitado para esa máquina** — Habilitado para una no es habilitado para todas. 3. **El seguro que la cubre, y hasta dónde** — Especialmente en alquiler: no siempre incluye lo que pensáis. 4. **Y anotar la fecha de entrada y de salida** — Es lo que ata cada trabajo a la máquina que lo hizo. > [!WARNING] > El caso que más discusiones genera es el del alquiler con operador: **la máquina la trae uno y el trabajo lo dirige otro**. Si no está escrito quién imparte las instrucciones y quién responde de la seguridad de ese operador, la respuesta se decide después del incidente, que es el peor momento posible. Media página al contratar, firmada, resuelve algo que ninguna documentación de la máquina va a aclarar. ## Cuando llega maquinaria de la subcontrata **En corto** - Se le pide lo mismo que a la vuestra, por el mismo camino que el resto de su documentación. - El operador es suyo, pero pisa vuestra obra: su habilitación se comprueba igual. - Y si entra sin papeles «solo por hoy», anotad quién lo autorizó. > [!NOTE] > Qué documentación es exigible para cada tipo de máquina, qué habilitaciones necesita el operador y cómo se coordina con el resto de empresas lo determina la normativa aplicable y vuestro servicio de prevención. **Consultadlo con ellos**; aquí se trata de que la copia esté donde luego hará falta. **¿Guardo la documentación de una máquina que estuvo dos días?** Sí, y con sus fechas: es lo que la ata al trabajo de esos días. **¿Vale la del alquilador tal cual?** Sí, guardando copia mientras esté y anotando el periodo. **¿Y si la máquina se avería y la cambian?** Es otra máquina: otro número, otra documentación, otra fecha. ## Ejemplos **Una constructora devuelve una máquina alquilada y meses después le piden papeles de un trabajo hecho con ella.** - Guarda copia de la documentación en el expediente de obra al recibirla, con fechas → El trabajo queda atado a la máquina que lo hizo, aunque la máquina ya no esté. **Una máquina alquilada llega sin su documentación.** - La pide al alquilador antes de subirla → La máquina no se queda parada en el muelle. **Nadie sabe qué revisiones tocan a la máquina propia.** - Registra los vencimientos por equipo → El aviso llega antes de la fecha. **Se sube una máquina de una subcontrata sin comprobar nada.** - Comprueba la documentación del equipo antes de autorizar → Lo que entra está comprobado. **La documentación del equipo está en la oficina del alquilador.** - Guarda copia propia junto al expediente de obra → Se enseña en obra sin llamar a nadie. **Una revisión pregunta por una máquina de hace meses.** - Consulta lo registrado en esa fecha → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-CN-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/conservacion-de-carreteras-y-obra-lineal idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: carreteras audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-005, KB-CS-035] citadoPor: [KB-CN-018] --- # Conservación de carreteras y obra lineal _El trabajo no está en un sitio: está repartido en cien kilómetros, y cada actuación dura una mañana._ **Responde a:** partes de conservación de carreteras · documentar actuaciones en obra lineal · control de trabajos dispersos · justificar un contrato de conservación Un contrato de conservación no se parece a una obra: no hay un recinto, ni una entrada, ni un jefe de obra que vea todo lo que pasa. Hay equipos que salen por la mañana, hacen seis actuaciones en sitios distintos y vuelven — y lo que quede escrito de esas seis es lo único que existirá dentro de un año. ## Qué hace falta de cada actuación | Dato | Para qué sirve | Cuándo se captura | | --- | --- | --- | | Dónde exactamente | Es lo que identifica la actuación | En el sitio, no al volver | | Cuándo, con hora | Ordena la secuencia y justifica el tiempo | En el momento | | Qué se hizo y con qué material | Justifica la certificación | Ahí mismo | | Foto de antes y después | Es lo que evita la mayoría de discusiones | Los dos momentos, o no vale | | Quién lo hizo | Cierra el parte | Al terminar | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que hace que este sector sea distinto: **sin la ubicación exacta, una actuación no se puede volver a encontrar**. En una obra basta con decir «la planta tercera»; aquí, «la N-340» son doscientos kilómetros y varias actuaciones el mismo mes en tramos parecidos. Cuando alguien reclame por un desperfecto en un punto concreto, la pregunta será si estuvisteis ahí y cuándo — y un parte sin punto kilométrico no responde a eso, por bien redactado que esté. ## Cómo se captura sin frenar al equipo 1. **Desde el móvil y en el sitio, con dos campos y una foto** — Lo que se apunta al volver a la base se apunta mal. 2. **La ubicación tomada del propio dispositivo** — Escribirla a mano es donde aparecen los errores de dígito. 3. **Un parte por actuación, no uno por jornada** — Un parte con seis actuaciones no sirve para responder por una. 4. **Y las incidencias, como actuación aparte** — Lo que encontrasteis y no tocasteis también cuenta. > [!WARNING] > Lo que no se anota casi nunca y luego hace falta: **lo que se detectó y no se arregló**. Un equipo ve una señal caída fuera de su tramo o un desperfecto que no entra en el contrato, y sigue. Si eso no queda escrito, cuando haya un accidente en ese punto nadie podrá demostrar que se detectó, se comunicó y no correspondía. Anotarlo cuesta treinta segundos y es la diferencia entre haber avisado y no haber estado. ## Lo que pide quien os contrata **En corto** - Que cada actuación certificada se pueda localizar en el terreno. - Que las fotos se puedan atar a una fecha y a un punto, no a una carpeta. - Y que los datos del mes cuadren con lo que se factura, actuación a actuación. > [!NOTE] > Qué documentación exige cada contrato de conservación, con qué formato y qué plazos de comunicación tiene lo marca el pliego y la administración titular de la vía. **Eso lo concreta el propio contrato**; aquí se trata de que el dato exista en el momento en que solo se puede capturar. **¿Y si no hay cobertura en ese punto?** Que la aplicación permita guardar y enviar después: el dato se toma allí igual. **¿Hace falta foto de todo?** De lo que se pueda discutir después, siempre. Es casi todo. **¿Cuánto conservar los partes?** Más de lo que dura el contrato: las reclamaciones llegan más tarde. ## Ejemplos **Una empresa de conservación recibe una reclamación por un desperfecto en un punto concreto.** - Captura ubicación, hora y fotos por actuación desde el móvil, en el sitio → Puede demostrar cuándo estuvo allí y en qué estado quedó, en vez de reconstruirlo a mano. **El trabajo se hace en tramos y el registro se pasa a limpio después.** - Registra en el momento desde el móvil → El dato es exacto y no reconstruido. **El cliente pregunta qué se hizo en un punto kilométrico.** - Registra la ubicación junto a la intervención → Se contesta por punto y no por mes. **Los partes de trabajo llegan a oficina días después.** - Captura el parte en el propio tramo → El mes se cierra con lo que ocurrió. **Se documenta una incidencia y se pierde entre correos.** - La registra en el expediente del tramo → La incidencia vive donde se busca. **Una revisión pregunta por trabajos de hace un año.** - Conserva el histórico por tramo y fecha → Se contesta sin reconstruir. --- --- id: KB-CN-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/varias-empresas-trabajando-en-el-mismo-sitio idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-001, KB-CN-005, KB-CN-027] citadoPor: [KB-CN-018] --- # Varias empresas trabajando en el mismo sitio _Cuando coinciden tres empresas en un centro, la documentación deja de ser de cada una: pasa a ser del sitio._ **Responde a:** coordinacion de actividades empresariales documentacion · varias subcontratas en la misma obra · que papeles pido a la empresa que viene a trabajar · intercambio de informacion entre empresas concurrentes Una nave donde a la vez hay un electricista, una empresa de limpieza y el técnico del fabricante de una máquina. Cada uno tiene sus normas, su formación y su seguro, y cada uno sabe lo que hace. Lo que ninguno sabe es lo que están haciendo los otros dos — y ahí es donde pasan las cosas. ## Lo que cada quien tiene que dar, y casi nadie da entero | Papel | El que recibe | El que va a trabajar | | --- | --- | --- | | Riesgos del sitio | Los suyos, por escrito | Leerlos y decir si le afectan | | Riesgos que trae | Exigirlos antes de que entre | Los de SU trabajo, no los genéricos | | Medidas acordadas | Escribirlas | Confirmarlas y trasladarlas a su gente | | Quién manda si algo pasa | Nombrarlo | Saber a quién llamar | | Documentación de cada persona | Comprobarla al entrar | Tenerla al día antes, no en la puerta | > [!IMPORTANT] > El fallo más repetido no es no pedir papeles: **es pedirlos una vez, a la empresa, y no volver a mirar a las personas**. La empresa entregó su documentación en enero, y en julio manda a dos trabajadores nuevos que nadie ha comprobado. Como el control se hizo a nivel de empresa y no de persona, en el centro hay gente trabajando de la que no consta nada — y si pasa algo, lo que se mira es exactamente eso. ## Cómo se sostiene sin volverse una tortura 1. **Una petición por empresa, con la lista de lo que hace falta** — Igual para todas, para que nadie negocie su propia lista. 2. **Y dentro, una carpeta por persona** — Es lo que permite decir «esta persona puede entrar» sin revisar todo otra vez. 3. **Fecha de caducidad en lo que caduca** — Formación, reconocimientos, seguros: casi todo caduca. 4. **Y la puerta como último filtro, no como el único** — Si el control real ocurre en la puerta, siempre habrá alguien discutiendo con el vigilante. > [!WARNING] > Hay una cadena que casi nunca se recorre entera: **la subcontrata de la subcontrata**. Contratáis a A, A trae a B para una parte, y B trae a un autónomo un martes. Cuando alguien pregunta quién estaba ese martes, la respuesta honesta suele ser que nadie lo sabe. Sostenerlo no exige un sistema complicado: exige que la obligación de comunicar quién entra viaje escrita en cada contrato hacia abajo, y que entrar sin estar comunicado tenga una consecuencia real. ## Lo que hay que conservar después **En corto** - El intercambio de información con fecha: quién avisó a quién y de qué. - El registro de quién estuvo cada día, que es lo primero que se pide tras un accidente. - Las medidas acordadas y quién las aceptó. - Y las reuniones de coordinación, aunque duren diez minutos: una reunión sin acta no ocurrió. > [!NOTE] > Qué obligaciones de coordinación aplican, quién es el titular del centro, quién asume la vigilancia y qué documentación exacta hay que intercambiar lo determina la normativa de prevención y depende de la relación entre las empresas. **Eso lo concreta vuestro servicio de prevención**; aquí se explica la parte documental, que es la que se cae por su propio peso cuando nadie la organiza. **¿Basta con que la empresa me entregue su documentación?** No si luego manda a gente que no estaba en esa entrega. El control útil es por persona. **¿Y los autónomos que vienen un día?** Mismo criterio. Un día es tiempo de sobra para que pase algo. **¿Cuánto guardo todo esto?** Más de lo que dura la obra. Lo que se pregunta después de un accidente llega con años de retraso. ## Ejemplos **Una empresa entregó su documentación en enero y en julio manda a dos trabajadores nuevos.** - Lleva una carpeta por persona además de la de la empresa - Comprueba al alta de cada trabajador, no solo al alta de la empresa → Deja de haber gente en el centro de la que no consta nada. **Tras un incidente os piden quién estuvo en la nave ese martes y nadie lo sabe.** - Registra a diario quién entra, incluidos autónomos y visitas técnicas → La pregunta se contesta con un listado, no con una reconstrucción. **La subcontrata trae a otra empresa para una parte del trabajo y no lo comunica.** - Traslada por contrato la obligación de comunicar quién entra, hacia abajo en toda la cadena → Entrar sin estar comunicado deja de ser gratis y la cadena se puede recorrer entera. **Cuatro empresas trabajan a la vez y nadie ve el conjunto.** - Consulta el estado de todas en una pantalla → El conjunto se ve sin abrir cuatro carpetas. **Cada empresa dice que está lista y una no lo está.** - Comprueba por persona y por equipo → Se revisa lo que de verdad entra. **Dos empresas dependen del mismo subcontratado.** - Registra qué empresas están declaradas por contrato → La duplicidad aparece antes del día. --- --- id: KB-CN-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-promotor-que-no-construye idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: promocion audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-004, KB-CN-006, KB-CN-028] citadoPor: [KB-CN-022, KB-CN-032] --- # El promotor que no construye _No ponéis ni un ladrillo y sois quien responde ante el comprador. Todo lo que hagan otros acaba en vuestro expediente._ **Responde a:** documentacion que debe tener un promotor · libro del edificio quien lo entrega · responsabilidad del promotor frente al comprador · que papeles pido a la constructora Contratáis a una constructora, a una dirección facultativa y a media docena de industriales. Ninguno trabaja para el comprador: **todos trabajan para vosotros, y el comprador solo os conoce a vosotros**. Esa asimetría es el resumen de la posición y explica por qué el expediente de la promoción es el más difícil de completar de toda la obra. ## Lo que acaba en vuestro expediente aunque lo genere otro | Qué | Lo genera | Lo entrega | | --- | --- | --- | | Certificados de materiales y equipos | Cada industrial | **Vosotros** | | Garantías de instalaciones | Cada instalador | **Vosotros** | | Manuales de uso y mantenimiento | Los fabricantes | **Vosotros** | | Documentación final de obra | La dirección facultativa | **Vosotros** | > [!IMPORTANT] > **El único momento en que se puede reunir todo eso es antes de pagar la última certificación.** Después, la constructora ha desmontado la oficina de obra, el instalador está en otra promoción y el fabricante ha cambiado de comercial. Retener documentación como condición del último pago no es desconfianza: es la única herramienta que tenéis, y todo el sector lo entiende porque a todos les hacen lo mismo. ## Lo que hay que exigir por contrato, no pedir al final 1. **Qué documentación entrega cada uno, listada** — Nombrada una a una. «La documentación habitual» no es una lista. 2. **En qué formato y cuándo** — Con la obra en marcha, no al recibirla. 3. **Qué parte del pago depende de entregarla** — Es lo que hace que llegue. 4. **Y quién la revisa antes de aceptarla** — Recibir una carpeta no es lo mismo que comprobar que está completa. > [!WARNING] > El error que sale caro años después: **aceptar la documentación sin abrirla**. Llega una carpeta gorda al final de obra, se archiva y nadie mira si dentro está lo de todos los industriales o solo lo de tres. Cuando un comprador reclame por una instalación concreta, descubriréis el hueco con la constructora ya liquidada. Media jornada de revisión al recibirla vale más que cualquier cláusula del contrato. > [!NOTE] > Qué documentación debe conservar y entregar un promotor, qué contiene el libro del edificio y qué garantías legales operan frente al comprador lo determina la normativa de edificación aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestra dirección facultativa**; aquí se explica cómo conseguir que llegue lo que hay que entregar. **¿Puedo retener pago por documentación?** Si está en el contrato, sí, y es lo que hace que llegue. Pactadlo al firmar. **¿Tengo que entregar todo al comprador?** Lo que corresponda, y conservar copia vosotros. Nunca deis el único ejemplar. **¿Y si falta algo de un industrial que ya no existe?** Documentad qué falta y qué hicisteis por conseguirlo. Es lo que sostiene la posición. ## Ejemplos **La carpeta de fin de obra llega completa en apariencia y falta lo de tres industriales.** - Revisa la documentación contra la lista antes de la última certificación → El hueco aparece cuando todavía se puede exigir. **Un comprador reclama por una instalación y la constructora ya está liquidada.** - Exige por contrato la documentación de cada industrial durante la obra → El expediente está completo antes de que nadie desaparezca. **El contrato pedía «la documentación habitual» y cada industrial entiende otra cosa.** - Lista una a una las entregas documentales de cada contrato → Se recibe lo mismo que se pidió, sin interpretaciones. **Se entrega al comprador el único ejemplar de los manuales.** - Conserva copia de todo lo que entrega → El expediente sobrevive a la entrega de la vivienda. **Un industrial cierra durante la obra y su documentación queda a medias.** - Documenta qué falta, por qué y qué gestiones se hicieron → El hueco queda explicado en vez de aparecer como un descuido. **La documentación llega en papel y se archiva en una caja en un trastero.** - Digitaliza y guarda el expediente donde se pueda encontrar años después → La reclamación de dentro de cinco años se contesta sin vaciar el trastero. --- --- id: KB-CN-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-contratista-que-responde-de-lo-que-hacen-otros idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-016, KB-CS-001, KB-CN-014, KB-CN-015] citadoPor: [KB-CN-019, KB-CN-020, KB-CN-026] --- # El contratista que responde de lo que hacen otros _Vuestro nombre está en el contrato y en la obra trabajan ocho empresas. Lo que no controléis se os atribuye igual._ **Responde a:** control documental de subcontratas obra · contratista principal responsabilidad subcontratistas · que papeles pido a cada subcontrata · acceso a obra sin documentacion Sois el contratista principal: firmasteis con la propiedad y ahora tenéis ocho empresas dentro del vallado, algunas contratadas por vosotros y alguna contratada por las que contratasteis. Ante la propiedad —y ante cualquiera que pregunte— **la obra es vuestra entera**, la haga quien la haga. ## Los tres niveles, y dónde se cae el control | Nivel | Lo controláis | Lo que suele fallar | | --- | --- | --- | | Vuestro personal | Sí | Nada, salvo caducidades | | Subcontratas directas | Casi siempre | Los relevos de personal a mitad de obra | | **Subcontratas de vuestras subcontratas** | **Rara vez** | **Aquí se cae todo el mundo** | | Autónomos de un día | Casi nunca | Y son los que más veces están sin comprobar | > [!IMPORTANT] > **El control se hace por PERSONA y por día, no por empresa y por contrato.** Una subcontrata entregó su documentación en marzo y en julio manda a cuatro personas nuevas: en el papel está todo en regla y en la obra hay gente de la que no consta nada. Si pasa algo, lo primero que se mira es quién estaba ese día — y esa lista o existe o no existe, no se reconstruye. ## Lo que sostiene la cadena hacia abajo 1. **La obligación de comunicar quién entra, en todos los contratos** — Y que viaje hacia abajo: vuestra subcontrata debe exigírselo a la suya. 2. **Una consecuencia real por entrar sin comunicar** — Si no la hay, la obligación es decorativa. 3. **El registro diario de quién estuvo** — Es lo que se pide siempre después de un incidente. 4. **Y la caducidad vigilada, no comprobada una vez** — Formación, reconocimientos y seguros caducan durante la obra. > [!WARNING] > El punto ciego que más disgustos da: **el trabajador que entra por la puerta con otra empresa**. Alguien viene a hacer una medición, un técnico del fabricante ajusta una máquina, un transportista descarga y se queda ayudando media hora. Ninguno figura en ninguna subcontrata y todos están dentro del vallado. La puerta es el único sitio donde eso se ve, y solo si quien la controla sabe que también cuentan. > [!NOTE] > Qué obligaciones concretas asume un contratista principal respecto de sus subcontratistas, qué documentación debe exigir y conservar, y cómo se articula la coordinación en obra lo determina la normativa de prevención y de subcontratación aplicable. **Eso lo concreta vuestro servicio de prevención**; aquí se explica el control práctico que decide si esa documentación sirve. **¿Respondo de lo que haga una subcontrata de mi subcontrata?** Ante la propiedad, la obra es vuestra. Por eso la cadena se controla hacia abajo. **¿Tengo que comprobar a cada persona?** Es lo que se mira después de un incidente. Por empresa no basta. **¿Y las visitas técnicas de un día?** Están dentro del vallado. Cuentan igual. ## Ejemplos **Una subcontrata entregó su documentación en marzo y en julio manda a cuatro personas nuevas.** - Controla por persona además de por empresa, con alta al entrar → Deja de haber gente en obra de la que no consta nada. **Tras un incidente piden quién estuvo ese día y no existe el registro.** - Lleva registro diario de accesos, incluidos autónomos y visitas → La pregunta se contesta con una lista y no con una reconstrucción. **Una subcontrata trae a otra empresa y no lo comunica.** - Traslada por contrato la obligación de comunicar hacia abajo, con consecuencia → La cadena se puede recorrer entera hasta el último autónomo. **Un técnico del fabricante entra a ajustar una máquina y nadie lo registra.** - Incluye las visitas técnicas en el control de accesos → Todo el que está dentro del vallado consta. **La formación de un operario caduca a mitad de obra y nadie se entera.** - Vigila caducidades en vez de comprobar una sola vez al inicio → El aviso salta antes de que caduque y no después. **El control real ocurre en la puerta y siempre hay alguien discutiendo con el vigilante.** - Comprueba antes del primer día, y deja la puerta como último filtro → Las discusiones en la puerta desaparecen porque llegan comprobados. --- --- id: KB-CN-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-instalador-que-entra-el-ultimo idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: noresidencial audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-018, KB-CS-017, KB-CN-007] citadoPor: [KB-CN-021, KB-CN-023, KB-CN-029] --- # El instalador que entra el último _Llegáis con la obra acabada, con prisa y firmáis sobre trabajo que no visteis hacer. Ahí está todo el riesgo._ **Responde a:** instalador certificado de instalacion responsabilidad · firmo una instalacion que no he hecho yo · documentacion que entrega un instalador · me piden certificar lo que hizo otro Entráis los últimos, cuando la obra va tarde y todo el mundo tiene prisa. Buena parte de lo que tenéis que conectar ya está hecho: canalizaciones cerradas, pasos ejecutados, material montado por otro. Y lo que se os pide al final es un certificado con vuestro nombre. ## Lo que se firma y lo que se cree que se firma | Lo que la gente cree | Lo que suele significar | | --- | --- | | «Certifico lo que he montado yo» | El certificado suele cubrir la instalación entera | | «Lo anterior no es cosa mía» | Si lo conectáis, pasa a serlo | | «Ya lo revisó la dirección de obra» | Su revisión no sustituye a la vuestra | | «Es un trámite para acabar» | Es el documento que se mira si algo falla | > [!IMPORTANT] > **Lo que no podéis ver, no lo podéis certificar — y decirlo por escrito es lo único que os protege.** Si la canalización se cerró antes de que llegarais, dejadlo anotado en el momento, con fecha: «no se ha podido verificar el tramo X porque estaba ejecutado y cerrado». Esa frase, escrita el día que ocurre, es la diferencia entre haber certificado con reservas y haber certificado a ciegas. Escrita después, ya no vale lo mismo. ## Lo que hay que hacer al entrar, aunque haya prisa 1. **Fotografiar lo que os encontráis, con fecha** — Especialmente lo que vais a conectar y no habéis hecho vosotros. 2. **Pedir la documentación de lo ejecutado antes** — Material, marcas y quién lo montó. 3. **Anotar lo que no se puede verificar, en el momento** — Y comunicarlo por escrito a quien os contrató. 4. **Y entregar vuestra documentación al terminar, no meses después** — Al final de obra todo el mundo desaparece, vosotros incluidos. > [!WARNING] > La presión típica de esta posición y cómo se sostiene: **os van a pedir que firméis para poder entregar la obra, y os lo van a pedir el mismo día**. Negarse en seco rompe la relación comercial; firmar sin reservas os deja solos si algo falla. La salida que funciona es la tercera: firmar lo que sí habéis verificado y dejar por escrito, en el mismo documento, qué no se ha podido comprobar y por qué. Casi siempre se acepta, porque quien lo pide sabe perfectamente lo que os está pidiendo. > [!NOTE] > Qué cubre exactamente un certificado de instalación, quién puede emitirlo y qué responsabilidad conlleva depende del tipo de instalación y de la normativa aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro colegio profesional antes de firmar**; aquí se explica cómo llegar a esa firma con lo que no visteis anotado y no en la memoria. **¿Puedo certificar solo mi parte?** Depende de la instalación. Preguntadlo ANTES de aceptar el trabajo, no al firmar. **¿Y si la canalización estaba cerrada?** Anotadlo en el momento y por escrito. Después no vale igual. **Me presionan para firmar hoy** Firmad lo verificado y dejad escrito lo que no. Suele aceptarse. ## Ejemplos **La canalización estaba cerrada antes de llegar y se firma sin decir nada.** - Anota en el certificado qué tramo no se pudo verificar y por qué → La firma cubre lo comprobado y no lo que nadie vio. **Se pide firmar el mismo día para poder entregar la obra.** - Firma lo verificado y deja por escrito lo pendiente de comprobar → Se entrega la obra sin firmar a ciegas ni romper con el cliente. **Meses después hay un fallo en un tramo ejecutado por otro.** - Fotografía con fecha lo que se encuentra al entrar → Se puede demostrar en qué estado estaba lo que se conectó. **El material que hay montado no tiene documentación y nadie sabe quién lo puso.** - Pide la documentación de lo ejecutado antes de conectar → La instalación se certifica sabiendo de qué está hecha. **La documentación propia se entrega tres meses después del fin de obra.** - Entrega su documentación al terminar, antes de que todos desaparezcan → El expediente de obra se cierra con vuestra parte dentro. **Se acepta un trabajo sin saber si se puede certificar solo una parte.** - Pregunta el alcance del certificado antes de aceptar el encargo → El alcance se conoce cuando todavía se puede decir que no. --- --- id: KB-CN-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-suministra-el-material-a-la-obra idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: materiales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-018, KB-IU-014] citadoPor: [KB-CN-021, KB-CN-022] --- # El que suministra el material a la obra _Servís cien partidas al mes a doce obras. Del camión se acuerdan todos y del papel que iba con él, nadie hasta el final._ **Responde a:** documentacion que acompana al material de obra · me piden certificados de suministros de hace meses · que papel va con cada partida servida · constructora pide documentacion de materiales Vuestro producto llega a la obra en un camión, lo descarga alguien con prisa y firma un albarán. Ese momento es el único contacto real entre lo que servís y quien lo usa — y **es también el único momento en que la documentación de esa partida podría haber viajado con ella sin coste**. No lo hace casi nunca, y por eso la misma partida vuelve meses después convertida en una petición urgente. ## Las dos vidas de un suministro | Momento | Qué se intercambia | Qué falta después | | --- | --- | --- | | La descarga | Material y albarán | Todo lo demás | | La factura | Importe y referencia | La partida concreta | | Semanas después | Una llamada | Saber qué lote fue a qué obra | | **El final de la obra** | **Una petición de golpe** | **Meses de suministros a la vez** | > [!IMPORTANT] > **Lo que os van a pedir al final no es «vuestra documentación»: es la documentación de UNA partida servida en UNA fecha a UNA obra.** Esa diferencia lo es todo. Un certificado genérico del producto se encuentra en un minuto y no responde la pregunta; lo que responde la pregunta es saber qué lote salió el 14 de marzo hacia la obra de la calle tal. Si eso no se anotó cuando salió el camión, ya no se deduce. ## Lo que cambia el resultado, y se hace al servir 1. **Anotar qué lote va en cada entrega** — Un renglón en el albarán vale más que el archivo entero al final. 2. **Adjuntar el documento a la entrega, no a la referencia** — Es la misma información y contesta preguntas distintas. 3. **Guardar la versión vigente ese día** — Las hojas de producto se actualizan y la de hoy no ampara lo de marzo. 4. **Saber a quién de la obra se le entregó** — Porque quien firmó la descarga rara vez es quien pregunta al final. > [!WARNING] > El escenario que se repite en todas las obras: **la petición no llega partida a partida, llega entera y con fecha límite**. Alguien está cerrando la documentación final, descubre que faltan los materiales de ocho meses, y lo pide todo el mismo día para el viernes. Quien anotó los lotes al servir lo resuelve en una tarde; quien no, dedica una semana a reconstruir con albaranes y memoria, y entrega lo que puede justificar, que casi nunca es todo. > [!NOTE] > Qué documentación debe acompañar a cada tipo de producto de construcción, quién puede exigirla y qué declaraciones o marcados aplican **depende del producto y del país, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica lo que decide si podréis entregarla: qué se anota al servir y cómo se encuentra la de una entrega concreta meses después. **¿No basta con el certificado general del producto?** Para trabajar sí; para justificar una partida servida en una fecha, no. **¿Tengo que anotar el lote de todo?** De lo que os vayan a preguntar. Y os van a preguntar por lo que se queda en la obra. **¿Y si me lo piden todo de golpe al final?** Es el caso normal. Se prepara al servir, porque al final ya no hay tiempo. ## Ejemplos **Al cerrar una obra piden de golpe la documentación de ocho meses de suministros.** - Conserva cada documento asociado a su entrega y su fecha → La entrega se prepara en una tarde y no en una semana. **Nadie sabe qué lote se sirvió a qué obra el 14 de marzo.** - Registra lote, fecha y destino en cada entrega → La pregunta por una partida concreta tiene respuesta. **La hoja de producto se actualiza y la anterior desaparece.** - Guarda las versiones con su fecha en vez de sustituirlas → Se puede justificar lo que se sirvió con lo que valía entonces. **Doce obras piden la misma documentación en formatos distintos.** - Atiende cada petición desde un mismo expediente al día → No hay que rehacer el trabajo doce veces. **Quien firmó la descarga no es quien reclama al final.** - Anota a quién se entregó cada partida en la obra → La reclamación se resuelve sin reconstruir quién estaba. **La petición final llega con fecha límite y nadie la ve venir.** - Muestra qué documentación falta antes de que la pidan → El hueco se cierra sin la obra esperando. --- --- id: KB-CN-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-recibe-el-material-y-lo-pone idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: albanileria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-020, KB-CN-019] citadoPor: [KB-CN-023, KB-CN-024, KB-CN-030] --- # El que recibe el material y lo pone _Firmáis un albarán a las siete de la mañana con el camión en doble fila. Ese papel es lo único que quedará de esa partida._ **Responde a:** que compruebo al recibir material en obra · albaran de obra y certificados de material · me reclaman documentacion de material que instale · como registro lo que se instala en cada zona Sois quien está en la obra cuando llega el camión, quien decide si eso se descarga y quien lo pone. **Vuestra posición es la única que ve el material físicamente**, y es también la que menos tiempo tiene para mirarlo: hay un camión esperando, un tajo parado y una descarga que hay que resolver ahora. Todo el sistema documental de la obra depende de un minuto en el que nadie tiene un minuto. ## Lo que se decide en la descarga sin que nadie lo llame decisión | Lo que pasa | Lo que implica | Lo que cuesta arreglarlo después | | --- | --- | --- | | Se firma el albarán | Se acepta lo que venga | Difícil: ya está descargado | | No viene documentación | Se instala igual | Alto: hay que pedirla al proveedor | | Viene otra referencia | Puede que sirva o puede que no | Muy alto si ya está puesto | | **No se anota dónde se puso** | **Nadie lo sabrá luego** | **Ya no se reconstruye** | > [!IMPORTANT] > **Anotar dónde se instaló cada cosa es más valioso que cualquier certificado, y es lo único que solo podéis hacer vosotros.** El proveedor puede reeditar un documento; el jefe de obra puede pedirlo otra vez; nadie puede saber, seis meses después, si aquellos paneles fueron a la fachada norte o al patio interior. Esa información existe únicamente el día que se pone, en la cabeza de quien la puso. ## Lo mínimo, y cabe en la descarga 1. **Una foto del albarán al firmarlo** — Antes de que se moje, se pierda o se quede en la carpeta de la caseta. 2. **Qué se descargó y en qué zona va** — Aunque sea una línea. Es el dato que no tiene nadie más. 3. **Si falta documentación, decirlo el mismo día** — Al día siguiente el proveedor ya está en otra obra y en otro asunto. 4. **Y guardarlo donde no dependa de un móvil** — El teléfono del encargado no es el archivo de la obra. > [!WARNING] > El coste real de esta posición no lo pagáis en la descarga, lo pagáis en la certificación: **cuando la obra reclama documentación de lo que instalasteis y solo tenéis albaranes**. Ahí empieza una negociación en la que estáis en desventaja, porque el trabajo ya está hecho, cobrado a medias y tapado por otros oficios. Lo que se resuelve en treinta segundos el día de la descarga se convierte en semanas de correos cuando el material ya está detrás de un tabique. > [!NOTE] > Qué hay que comprobar en la recepción de materiales, qué documentación debe exigirse a cada suministro y quién responde de lo instalado **lo concreta la dirección facultativa de cada obra y vuestro asesor**, y cambia con el tipo de trabajo. Aquí se explica lo práctico: qué anotar en el minuto que hay y cómo no perderlo entre la caseta y la oficina. **¿Puedo negarme a descargar si no viene documentación?** Eso lo marca vuestro contrato y la dirección de obra. Lo que sí podéis siempre es dejar constancia. **¿Vale una foto del albarán?** Vale mucho más que el albarán original, porque el original se pierde. **¿Y si el material va a varias zonas?** Anotad el reparto. Es justo el caso en que después nadie se acuerda. ## Ejemplos **El albarán se firma con prisa y acaba mojado en la caseta.** - Captura el documento desde el móvil en el momento de firmarlo → El papel deja de ser el único ejemplar. **Seis meses después nadie sabe qué material fue a qué zona.** - Registra qué se descargó y dónde se instaló → La pregunta se contesta con el registro y no con la memoria. **Llega una partida sin documentación y se instala igual.** - Deja constancia de lo que falta el mismo día → La reclamación al proveedor sale mientras aún es fácil. **La obra reclama la documentación de lo instalado hace meses.** - Conserva cada entrega con su fecha y su destino → Se responde sin negociar con el trabajo ya tapado. **Todo está en el teléfono del encargado y ese día no está.** - Guarda lo capturado en el expediente de la obra → La información deja de depender de una persona. **Llega una referencia distinta a la pedida y se descarga igual.** - Anota la diferencia en el momento de recibirla → La discrepancia se resuelve antes de que quede oculta. --- --- id: KB-CN-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-tiene-que-certificar-lo-que-se-puso idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: arquitectura audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-020, KB-CN-017, KB-CN-008] citadoPor: [KB-CN-028, KB-CN-032, KB-CN-034] --- # El que tiene que certificar lo que se puso _Vuestra firma cierra la obra y se apoya en documentación que reunieron otros, meses antes, sin pensar en vosotros._ **Responde a:** documentacion final de obra que falta · reunir certificados de todos los industriales · libro del edificio documentacion · como controlo la documentacion durante la obra Al final de la obra alguien tiene que reunir, ordenar y respaldar todo lo que se ha puesto ahí dentro. Esa persona no compró el material, no lo recibió y no lo instaló: **solo tiene que responder de que lo que se puso es lo que se dijo que se pondría**. Es la posición con más responsabilidad y menos control de toda la cadena, y su problema no es técnico sino de calendario: le llega al final lo que se debió recoger durante. ## Por qué el final siempre es igual | Lo que se necesita | Cuándo se puede conseguir fácil | Cuándo se pide de verdad | | --- | --- | --- | | Documentación de materiales | El día que llegan | Al cerrar | | Certificados de industriales | Al terminar cada uno | Cuando ya se fueron | | Qué se instaló y dónde | Mientras se instala | Meses después | | **Cambios sobre lo previsto** | **El día que se deciden** | **Al ver el resultado** | > [!IMPORTANT] > **Cada semana que pasa entre que algo ocurre y que se pide su documentación multiplica lo que cuesta conseguirla.** No es una impresión: es la estructura del problema. El industrial que terminó en marzo y cobró en abril no tiene ningún incentivo en junio, y en septiembre puede que ni exista el interlocutor. Reunir al final no es una forma de trabajar, es el compromiso de reunir en el peor momento posible. ## Lo que convierte el cierre en un trámite 1. **Que la documentación se pida al ocurrir el hecho** — Al recibir el material, al terminar el tajo, no al cerrar el libro. 2. **Que la lista de lo que falta exista desde el primer día** — Si solo aparece al final, aparece completa y de golpe. 3. **Que cada industrial vea lo suyo** — Una lista propia se atiende; un correo con veinte adjuntos, no. 4. **Y que lo entregado quede fechado** — Para poder decir cuándo se supo, no solo qué se sabe. > [!WARNING] > Firmar el cierre con huecos conocidos es la decisión más delicada de esta posición, y llega siempre en el peor momento: con una entrega comprometida, un cliente esperando y un industrial que no contesta. **Lo que hace defendible cualquier decisión ahí no es el resultado, es el rastro**: haber pedido, cuándo, a quién, cuántas veces y qué se contestó. Un hueco documentado y reclamado a tiempo es un hueco; un hueco descubierto al final y sin rastro se parece demasiado a no haber mirado. > [!NOTE] > Qué documentación integra la entrega final de una obra, quién debe emitir cada parte y qué firma cada agente **lo determina la normativa aplicable y el encargo de cada proyecto, y lo concreta vuestro colegio profesional o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que llegue durante la obra en lugar de al final, y cómo saber en todo momento qué falta. **¿Se puede exigir la documentación antes de certificar a cada industrial?** Es lo que mejor funciona en la práctica. Cómo se articula lo marca el contrato. **¿Qué hago si falta algo y hay que entregar?** Que conste qué falta, a quién se pidió y cuándo. El rastro es la defensa. **¿Vale con guardarlo todo en una carpeta compartida?** Guardar es la mitad. La otra mitad es saber qué falta sin abrirla. ## Ejemplos **Al cerrar faltan certificados de industriales que terminaron hace meses.** - Pide la documentación al terminar cada tajo y no al final → Se reclama cuando el industrial todavía está implicado. **La lista de lo que falta solo aparece cuando ya no hay margen.** - Muestra en todo momento qué falta y de quién → El hueco se ve mientras aún se puede cerrar. **Se manda un correo con veinte peticiones y nadie contesta nada.** - Envía a cada industrial la lista de lo suyo → Cada uno responde de lo que le toca. **Hay que entregar con un hueco conocido y sin poder explicarlo.** - Conserva qué se pidió, a quién y cuántas veces → La decisión queda documentada en lugar de en la memoria. **La documentación llega por varios canales y nadie sabe qué hay.** - Reúne todo lo de la obra en un único expediente → El estado de la obra se ve sin abrir carpeta por carpeta. **Perseguir a los industriales ocupa el último mes entero.** - Reclama de forma automática hasta que el documento llega → El último mes se dedica a revisar y no a perseguir. --- --- id: KB-CN-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-deja-el-cable-dentro-del-tabique idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: electricas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-021, KB-CN-019] citadoPor: [KB-CN-024, KB-CN-025] --- # El que deja el cable dentro del tabique _Vuestro trabajo se ve durante tres días. Después está detrás de un tabique y solo existe si alguien lo fotografió._ **Responde a:** como demuestro lo que instale antes de tapar · fotos de instalacion antes de cerrar tabique · me reclaman por una instalacion que no se ve · registro de lo ejecutado en obra Tiráis la línea, la dejáis como toca y os vais al siguiente tajo. Tres días después pasa el de tabiquería y **vuestro trabajo desaparece para siempre**. A partir de ese momento, cualquier cosa que alguien afirme sobre lo que hay dentro de ese tabique —vosotros incluidos— es una afirmación sin nada detrás, salvo que alguien registrase algo antes de cerrarlo. ## La ventana en la que se puede probar algo | Momento | Se puede ver | Coste de dejar constancia | | --- | --- | --- | | Mientras se ejecuta | Todo | Segundos | | Ejecutado y sin tapar | Todo | Segundos | | Tapado | Nada | Abrir el tabique | | **En garantía, dos años después** | **Nada** | **Abrir, y discutir quién paga** | > [!IMPORTANT] > **Lo que se registra antes de tapar no se hace por burocracia: se hace porque es la última vez que el trabajo existe visualmente.** Esa es toda la diferencia entre una reclamación que se cierra en una mañana y una que empieza con un martillo. Y son literalmente treinta segundos por estancia, hechos por la misma persona que ya está allí, con el teléfono que ya lleva encima. ## Qué merece la pena registrar, y qué no 1. **El recorrido antes de cerrar, por zonas** — Una foto por estancia con algo que la identifique. No hace falta más. 2. **Lo que se ha cambiado respecto al plano** — Es lo que después nadie encuentra y lo que más cuesta. 3. **Lo que os encontrasteis mal hecho por otro** — Antes de taparlo vosotros, porque después será vuestro. 4. **Y que se guarde fuera del móvil de quien la hizo** — El álbum del encargado no es el archivo de la obra. > [!WARNING] > El caso que más dinero mueve en esta posición no es un fallo vuestro: **es un fallo de otro que se atribuye a vosotros porque el vuestro es el trabajo que no se ve**. Aparece humedad, o algo no funciona, y lo que está detrás del tabique se convierte en el sospechoso por defecto. Sin registro, la discusión se resuelve por eliminación y quien no puede enseñar nada pierde. Con cuatro fotos fechadas, la conversación dura lo que se tarda en verlas. > [!NOTE] > Qué documentación de la instalación hay que emitir, quién la firma y qué comprobaciones deben quedar registradas **lo determinan la normativa aplicable y la dirección facultativa de cada obra, y lo concreta vuestro asesor o vuestro colegio**. Aquí se explica lo práctico: cómo dejar constancia de lo ejecutado en el único momento en que se puede. **¿Vale una foto hecha con el móvil?** Vale mucho, sobre todo si queda fechada y guardada donde no se pierda. **¿Tengo que fotografiar todo?** Lo que se va a tapar y lo que se apartó del plano. El resto es opcional. **¿Y si el fallo era de otro y yo lo tapé?** Por eso conviene registrarlo antes de taparlo, no después de que lo pregunten. ## Ejemplos **Se cierra el tabique y no queda constancia de lo instalado.** - Permite capturar fotos desde el móvil en el propio tajo → El registro se hace en el único momento en que se puede. **Aparece un problema y se sospecha de lo que no se ve.** - Conserva las capturas con su fecha y su ubicación → La discusión se resuelve mirando en lugar de abriendo. **Las fotos se quedan en el teléfono del que las hizo.** - Guarda lo capturado en el expediente de la obra → El registro sobrevive al cambio de persona. **Se cambia el recorrido respecto al plano y nadie lo anota.** - Registra la desviación en el momento de ejecutarla → Quien venga después sabe qué hay realmente dentro. **Se tapa un trabajo ajeno mal ejecutado sin dejar constancia.** - Deja registrado lo encontrado antes de cubrirlo → El defecto ajeno no se hereda por silencio. **En garantía piden justificar una instalación de hace dos años.** - Conserva el registro asociado a la obra y a la fecha → Se contesta con lo que se capturó entonces. --- --- id: KB-CN-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-deja-el-tubo-bajo-el-solado idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: fontaneria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-023, KB-CN-021] citadoPor: [KB-CN-025] --- # El que deja el tubo bajo el solado _Lo vuestro se prueba una vez, delante de nadie, y luego se cubre con mortero. Esa prueba es toda la defensa que vais a tener._ **Responde a:** prueba de estanqueidad como la documento · fotos antes de solar la instalacion · me reclaman una fuga anos despues · que registro antes de cubrir la instalacion Lo que instaláis se comprueba y se cubre el mismo día o el siguiente. **La prueba existe durante unas horas y el resultado, si nadie lo apunta, existe solo en vuestra cabeza.** Y a diferencia de otros oficios, lo vuestro cuando falla no falla discretamente: aparece meses después en el techo del vecino de abajo, con el suelo ya puesto y una reclamación en marcha. ## Lo que se puede probar en cada momento | Cuándo | Qué se puede demostrar | Con qué | | --- | --- | --- | | Al hacer la prueba | Que aguantó | Un registro con fecha | | Antes de cubrir | Qué hay y por dónde va | Fotos por zonas | | Cubierto | Nada | — | | **Cuando aparece la humedad** | **Solo lo registrado** | **Lo de los dos primeros** | > [!IMPORTANT] > **Registrar la prueba no es lo mismo que hacerla, y en una reclamación solo cuenta lo primero.** Es un matiz duro pero es exactamente cómo funciona: un instalador que la hizo y no la apuntó está, a efectos prácticos, en la misma posición que uno que no la hizo. Y como la prueba se hace con la obra vacía y sin nadie mirando, no hay testigos que sirvan de nada. ## Los cuatro registros que cambian una reclamación 1. **El resultado de la prueba, con fecha** — Y quién la hizo. Una foto del manómetro es un registro perfectamente válido. 2. **El trazado antes de cubrir** — Por zonas y con algo que identifique la estancia. 3. **Los puntos singulares** — Uniones, pasos y encuentros: es donde se discute después. 4. **Y lo que quedó fuera de vuestro alcance** — Si conectasteis a algo que ya estaba, decidlo entonces. > [!WARNING] > La reclamación típica no llega el día de la fuga: **llega después de que el seguro haya pedido un informe y alguien haya decidido de dónde viene el agua**. Para entonces se ha levantado un trozo de suelo, hay un peritaje escrito y una versión de los hechos que se ha formado sin vosotros. Llegar a esa conversación con la prueba fechada y el trazado fotografiado cambia por completo desde dónde se empieza a discutir. > [!NOTE] > Qué pruebas hay que ejecutar en cada tipo de instalación, cómo deben documentarse y quién las certifica **lo determinan la normativa aplicable y la dirección facultativa, y lo concreta vuestro asesor o vuestro colegio**. Aquí se explica lo operativo: cómo dejar registrada la prueba y el trazado sin que sea una tarea aparte del trabajo. **¿Vale una foto del manómetro?** Es un registro perfectamente razonable, sobre todo si queda fechado y guardado. **¿Y si la prueba la hizo un ayudante?** Que conste quién y cuándo. Es media pregunta del peritaje. **¿Cuánto tiempo debería guardarlo?** Al menos lo que dure la garantía, y eso lo concreta vuestro asesor. ## Ejemplos **Se hace la prueba y no queda registro del resultado.** - Permite registrar la prueba con fecha desde el propio tajo → Haber probado es demostrable y no recordable. **Meses después aparece una humedad y se busca responsable.** - Conserva el trazado fotografiado antes de cubrir → Se aporta algo en lugar de una versión. **El peritaje se escribe sin contar con el instalador.** - Guarda el registro asociado a la obra y accesible → La aportación llega a tiempo de contar. **El ayudante hizo la prueba y nadie sabe quién ni cuándo.** - Registra autor y fecha en cada captura → La pregunta del peritaje tiene respuesta. **Las uniones y los pasos no se fotografían por rutina.** - Facilita capturar varios puntos en la misma visita → Se registra donde de verdad se discute. **La obra reclama a los dos años y no hay expediente.** - Conserva lo capturado más allá del fin de la obra → La garantía se afronta con el registro de entonces. --- --- id: KB-CN-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-tapa-el-trabajo-de-los-demas idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: aislamiento audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-023, KB-CN-024] citadoPor: [KB-CN-029] --- # El que tapa el trabajo de los demás _Cerráis vosotros, así que el defecto de otro queda sepultado con vuestra firma encima. Lo que no digáis antes se convierte en vuestro._ **Responde a:** me hacen responsable de un defecto que no es mio · que compruebo antes de cerrar un trasdosado · dejar constancia de lo que encuentro en obra · responsabilidad al cubrir trabajo ajeno Vuestro oficio es el que cierra: el trasdosado, el falso techo, el aislamiento, el solado. **Entráis los últimos sobre el trabajo de tres o cuatro gremios y, al terminar, nada de lo que había debajo se puede volver a ver.** Eso os coloca, sin haberlo pedido, en el papel de última persona que pudo decir algo — y en las reclamaciones ese papel pesa más de lo que parece. ## Lo que hereda quien cierra | Lo que había debajo | Quién lo hizo | A quién se le atribuye después | | --- | --- | --- | | Una instalación correcta | Otro gremio | A nadie: no hay problema | | Un defecto visible | Otro gremio | **A vosotros, por taparlo** | | Un defecto no visible | Otro gremio | Se investiga, y cuesta | | **Un cambio no comunicado** | **Otro gremio** | **A quien no lo registró** | > [!IMPORTANT] > **Cerrar sobre un defecto visible sin decir nada equivale, en la práctica, a asumirlo.** No porque lo diga una norma, sino porque sois el único que pudo verlo y no lo dijo, y eso es exactamente lo que se pregunta después. La forma de romper esa cadena cuesta dos minutos: dejar constancia de lo que os encontrasteis, con fecha, antes de cubrirlo — y seguir trabajando. ## El procedimiento que protege a esta posición 1. **Mirar antes de cerrar, aunque no sea vuestro** — Es la única inspección que va a tener ese punto. 2. **Registrar lo que se ve, sin valorarlo** — Una foto y una línea. No hace falta decir si está bien o mal. 3. **Avisar a quien corresponda y dejar el aviso hecho** — El aviso es lo que traslada la decisión a quien la debe tomar. 4. **Y cerrar cuando os lo digan, con eso guardado** — La decisión de cerrar rara vez es vuestra; el registro sí. > [!WARNING] > El error de esta posición es **avisar de palabra al encargado y seguir**. Es lo natural: está a diez metros, se le dice, dice que ya se ocupa y se cierra. Meses después nadie recuerda esa conversación, el encargado ya no está en la empresa y lo único que consta es que vosotros cerrasteis. Un aviso registrado no os retrasa ni un minuto y convierte «yo avisé» en algo que se puede enseñar. > [!NOTE] > Qué comprobaciones corresponden a cada gremio antes de cubrir unidades de otro, y cómo se reparte la responsabilidad cuando un defecto se descubre después, **lo determinan el contrato y la dirección facultativa, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo dejar constancia de lo que se encontró y del aviso, sin frenar la obra. **¿Puedo negarme a cerrar?** Eso lo marca vuestro contrato y la dirección de obra. Dejar constancia sí podéis siempre. **¿Basta con avisar al encargado?** De palabra no queda nada. El mismo aviso registrado sí queda. **¿No es desconfiar de los compañeros?** Es registrar lo que se vio. La alternativa es responder de lo que hicieron otros. ## Ejemplos **Se cierra sobre un defecto ajeno y meses después se atribuye a vosotros.** - Deja registrado lo encontrado antes de cubrirlo → El defecto ajeno tiene fecha y autor distinto. **El aviso se da de palabra al encargado y no queda nada.** - Registra el aviso con destinatario y fecha → «Yo avisé» pasa a ser algo que se enseña. **Nadie inspecciona un punto antes de que desaparezca.** - Facilita capturar en el propio tajo sin volver a oficina → La última mirada posible deja rastro. **El encargado que recibió el aviso ya no está en la empresa.** - Conserva la comunicación en el expediente de la obra → El rastro sobrevive a las personas. **Cada gremio guarda sus fotos por su cuenta.** - Reúne los registros de la obra en un mismo sitio → La secuencia de lo que pasó se puede reconstruir. **Se pide justificar el cierre de una zona dos años después.** - Conserva los registros con fecha más allá del fin de obra → La garantía se afronta con lo capturado entonces. --- --- id: KB-CN-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-trabaja-dentro-de-una-ventana-de-horas idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: ferrocarriles audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-018, KB-CS-041] citadoPor: [KB-CN-027, KB-CN-028] --- # El que trabaja dentro de una ventana de horas _Tenéis de la una a las cinco de la madrugada. Todo lo que no esté resuelto antes de bajar se resuelve el mes que viene._ **Responde a:** trabajos en ventana nocturna documentacion · que tengo que tener listo antes de entrar · permiso de trabajo y autorizaciones previas · no me dejan entrar por falta de un papel Vuestro trabajo ocurre dentro de un intervalo cerrado: una noche, cuatro horas, una parada programada con meses de antelación. **La ventana no se puede alargar y no se puede repetir la semana que viene** — la siguiente puede estar a un mes. Eso convierte cualquier problema documental, por pequeño que sea, en algo que no cuesta una discusión sino una ventana entera. ## Dónde se pierde una ventana | Lo que falla | Cuándo se descubre | Qué cuesta | | --- | --- | --- | | Falta una autorización | Al llegar | La ventana entera | | Falta el papel de una persona | En el control | Esa persona, o la ventana | | Falta la de un equipo | Al querer meterlo | El trabajo que necesitaba ese equipo | | **Falta algo del subcontratado** | **A la una de la madrugada** | **Todo, y sin margen** | > [!IMPORTANT] > **Lo que hace especial a esta posición no es la exigencia documental, es que no admite corrección sobre la marcha.** En una obra normal, si falta un papel se manda por la mañana y se sigue trabajando. Aquí, a la una de la madrugada, no hay a quién llamar, no hay oficina abierta y no hay margen: lo que no esté cerrado antes de salir hacia la ventana, no se cierra. Por eso el trabajo real de esta posición ocurre días antes. ## La lista que hay que cerrar antes, no durante 1. **Quién entra exactamente esa noche** — Con nombres, no con «el equipo de siempre»: el cuadrante cambia. 2. **Qué equipos suben y qué documentación llevan** — Es lo que más se olvida y lo que más trabajo bloquea. 3. **Qué falta, revisado con antelación real** — No la víspera: con margen para conseguirlo. 4. **Y lo mismo de cada subcontratado** — Su hueco es vuestro hueco a la hora de entrar. > [!WARNING] > El error que se repite en todas las operaciones de este tipo es **revisar la documentación el mismo día**. Se hace con buena intención —para que esté fresca— y es exactamente cuando ya no se puede arreglar nada. La revisión útil es la de tres o cuatro días antes, porque su función no es comprobar: es dejar tiempo para conseguir lo que falte. Comprobar sin margen para actuar es solo enterarse antes. > [!NOTE] > Qué autorizaciones, permisos de trabajo y acreditaciones exige cada titular de infraestructura, y qué formación o habilitación necesita cada persona **lo determina el titular y la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor o vuestro servicio de prevención**. Aquí se explica lo organizativo: cómo llegar a la ventana con todo cerrado y sin descubrirlo en el control de acceso. **¿Con cuánta antelación hay que revisarlo?** Con la suficiente para conseguir lo que falte. Nunca el mismo día. **¿Y si cambia una persona a última hora?** Es el caso normal. Por eso conviene tener a más gente al día de la que entra. **¿Los equipos también?** Sí, y es lo que más se olvida porque el equipo no se queja. ## Ejemplos **Se descubre en el control que falta el papel de un técnico.** - Comprueba por persona con días de antelación → El hueco se cubre antes de salir hacia la ventana. **El cuadrante cambia y entra alguien que no estaba previsto.** - Muestra quién está al día y quién no, por persona → El cambio se resuelve eligiendo a quien puede entrar. **Un equipo se queda fuera por su documentación.** - Guarda la documentación del equipo junto al equipo → Lo que sube se comprueba como se comprueba a la gente. **El subcontratado no manda lo suyo hasta la víspera.** - Pide y recuerda con antelación configurable → La petición no depende de que alguien insista. **Nadie sabe qué caduca antes de la próxima ventana.** - Avisa de los vencimientos con margen → Las renovaciones se planifican con la ventana. **Se pierde una ventana entera por un documento.** - Muestra el estado completo antes del día señalado → La revisión se hace cuando todavía sirve de algo. --- --- id: KB-CN-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-coordina-a-varios-en-la-misma-ventana idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: puertos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-026, KB-CS-042] citadoPor: [KB-CN-016] --- # El que coordina a varios en la misma ventana _Cuatro empresas, una ventana y un orden que no admite improvisación. Si una no puede entrar, las otras tres tampoco trabajan._ **Responde a:** coordinar varias empresas en una parada · orden de entrada de contratistas · una empresa no puede entrar y bloquea al resto · control documental de varios contratistas a la vez En vuestra ventana no entra una empresa: entran cuatro, y en un orden concreto porque una no puede empezar hasta que otra termine. **Vuestro trabajo no es ejecutar, es que las cuatro puedan** — y eso significa que un problema documental de cualquiera de ellas, por pequeño que sea, se convierte en un problema de la operación entera. ## Por qué el riesgo no se suma, se multiplica | Empresas en la ventana | Si cada una falla 1 de 20 veces | Probabilidad de que la ventana salga limpia | | --- | --- | --- | | Una | 5 % | 95 % | | Dos | 5 % | 90 % | | Cuatro | 5 % | **81 %** | | **Ocho** | **5 %** | **66 %** | > [!IMPORTANT] > **En esta posición no basta con que cada empresa lleve lo suyo: hay que verlo todo junto y con antelación.** Cada una os dirá que está lista, y cada una lo dirá de buena fe, porque cada una mira su propia carpeta. Lo que nadie mira —y es exactamente lo que decide la ventana— es el conjunto: si las cuatro están al día a la vez, en la misma fecha, con la gente concreta que va a entrar esa noche. ## Lo que hay que poder ver de un vistazo 1. **Las cuatro empresas en la misma pantalla** — Si hay que abrir cuatro carpetas, no se hace las cuatro veces. 2. **El detalle por persona y por equipo** — El nivel de empresa no dice nada sobre quién entra esa noche. 3. **Qué vence entre hoy y la ventana** — Es el hueco que más se cuela: al revisar estaba bien. 4. **Y el orden de entrada previsto** — Porque no todos los huecos cuestan lo mismo: el del primero para a todos. > [!WARNING] > El fallo que más caro sale es **descubrir a última hora que dos empresas dependían del mismo subcontratado**, y que ese subcontratado no está al día. Cada una lo daba por cubierto porque «lo lleva el otro», y nadie lo comprobó. En operaciones con varias empresas conviene mirar una vez la lista completa de quién va a estar físicamente allí, sin fiarse del organigrama contractual: la ventana la para quien está en la puerta, no quien firmó el contrato. > [!NOTE] > Qué obligaciones de coordinación existen cuando varias empresas concurren en un mismo espacio y tiempo, y qué corresponde al titular de la instalación y a cada empresa, **lo determina la normativa aplicable y lo concreta vuestro servicio de prevención o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo ver el conjunto antes de la ventana y no empresa por empresa. **¿Cada empresa no es responsable de lo suyo?** Lo es, y aun así la ventana la perdéis todos. Verlo junto es lo que la salva. **¿Con cuánta antelación se revisa?** Con margen para que la que va mal pueda arreglarlo. Días, no horas. **¿Y los subcontratados de mis contratistas?** Son quienes más se cuelan. Conviene tener la lista de quién estará físicamente. ## Ejemplos **Cuatro empresas dicen que están listas y una no lo está.** - Muestra el estado de todas a la vez → El conjunto se ve sin abrir cuatro carpetas. **Un documento vence entre la revisión y la ventana.** - Avisa de lo que vence en la fecha señalada → El hueco se detecta antes de que abra. **Dos contratistas dependen del mismo subcontratado sin saberlo.** - Registra qué empresas están declaradas por cada contrato → La duplicidad aparece antes de la noche. **Cada empresa manda su documentación en otro formato.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Comparar deja de ser un trabajo manual. **La revisión se hace a nivel de empresa y falla una persona.** - Permite comprobar por persona y por equipo → Se revisa lo que de verdad entra por la puerta. **Perseguir a cuatro empresas ocupa a alguien toda la semana.** - Reclama de forma automática hasta que llega → La semana previa se dedica a preparar, no a insistir. --- --- id: KB-CN-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-firma-que-se-puede-volver-a-abrir idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: aeropuertos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-026, KB-CN-022] citadoPor: [KB-CN-017] --- # El que firma que se puede volver a abrir _A las cinco de la mañana alguien tiene que decir que el servicio puede reanudarse. Esa firma se apoya en lo que otros hicieron de noche._ **Responde a:** certificar la reapertura tras unos trabajos · quien firma la devolucion al servicio · que evidencia necesito para reabrir · comprobaciones antes de reanudar el servicio Cuando la ventana termina, alguien tiene que decir que aquello puede volver a usarse. **Esa persona no ha ejecutado nada**: ha estado coordinando, mirando y esperando, y ahora tiene que firmar apoyándose en el trabajo de cuatro empresas distintas hechas en cuatro horas, de noche, algunas en sitios que ya no se pueden ver. Es la firma con menos margen y más consecuencia de toda la operación. ## En qué se apoya realmente esa firma | Lo que hay | Cuándo se genera | Si no se generó | | --- | --- | --- | | Lo comprobado al terminar | En la ventana | No hay forma de volver | | Lo que registró cada empresa | Mientras ejecutaba | Se firma sobre su palabra | | Lo que quedó a la vista | Al final | Se puede volver a mirar | | **Lo que quedó tapado** | **Antes de taparlo** | **Ya no existe** | > [!IMPORTANT] > **La decisión de qué se registra durante la ventana no la puede tomar quien firma al final: la toman las empresas mientras ejecutan, horas antes.** Ese desfase es todo el problema de esta posición. A las cinco de la mañana solo se puede firmar con lo que exista, y lo que exista se decidió a las dos, cuando nadie pensaba en la firma. Por eso lo que hay que pactar antes de la ventana no es solo el trabajo: es qué evidencia deja cada uno. ## Lo que hay que acordar antes de entrar 1. **Qué comprobaciones se hacen y quién las hace** — Con nombre y hora, para poder reconstruir la secuencia. 2. **Qué se registra de cada una** — Lo suficiente para que la firma no dependa de un recuerdo. 3. **Qué pasa si algo no se puede comprobar** — Es el caso difícil y hay que tenerlo decidido antes, no a las cinco. 4. **Y cómo llega todo eso a quien firma** — Si está en cuatro móviles distintos, no llega. > [!WARNING] > La situación que define esta posición es **firmar con una duda razonable y sin tiempo**. Algo no ha quedado del todo claro, la empresa que lo hizo dice que está bien, y en veinte minutos el servicio tiene que reanudarse. No hay una respuesta general a eso — depende del riesgo y de la instalación—, pero sí hay una diferencia enorme entre tomar esa decisión con el registro de lo hecho delante y tomarla a ciegas. Lo primero es un juicio; lo segundo es un acto de fe con una firma encima. > [!NOTE] > Quién puede certificar la reanudación de un servicio, qué comprobaciones son obligatorias y qué responsabilidad conlleva esa firma **lo determinan la normativa aplicable y el titular de la instalación, y lo concreta vuestro asesor o vuestro colegio profesional**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que la evidencia de lo ejecutado llegue a quien tiene que firmar, dentro de la ventana. **¿Puedo firmar apoyándome en lo que me dicen?** Es lo que ocurre en la práctica; con registro delante es un juicio informado. **¿Qué hago si algo no se pudo comprobar?** Que conste. Un límite documentado protege mucho más que un silencio. **¿Cómo llega la evidencia a tiempo?** Capturándola en el sitio y en el momento, no transcribiéndola después. ## Ejemplos **A las cinco hay que firmar y la evidencia está en cuatro móviles.** - Reúne lo capturado por todos en un mismo expediente → Quien firma ve lo que se hizo, no lo que le cuentan. **Una comprobación no se pudo hacer y no queda constancia.** - Permite registrar el límite junto al resto → La duda queda documentada en lugar de olvidada. **No se sabe quién hizo cada comprobación ni a qué hora.** - Registra autor y hora en cada captura → La secuencia de la noche se puede reconstruir. **Lo que se tapó durante la ventana no quedó registrado.** - Facilita capturar en el propio tajo antes de cubrir → Lo que desaparece deja rastro. **Al día siguiente preguntan por lo hecho y hay que llamar a cuatro empresas.** - Conserva el expediente de la ventana completo → Se contesta con lo que hay guardado. **La evidencia se transcribe por la mañana y pierde detalle.** - Registra en el momento y en el sitio → Lo guardado es lo que se vio. --- --- id: KB-CN-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-pone-lo-que-se-ve-desde-la-calle idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: fachadas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-019, KB-CN-025] citadoPor: [KB-CN-030, KB-CN-031] --- # El que pone lo que se ve desde la calle _Vuestro trabajo se juzga desde la acera, sin escalera y sin contexto. Un defecto vuestro no se descubre: se ve._ **Responde a:** reclamaciones por defectos visibles en fachada · como documento el estado al terminar · me reclaman algo que ya estaba asi · diferencia de tono entre partidas de material Lo vuestro no hay que buscarlo: está en la calle, a la vista de todos, todos los días. **Un defecto en vuestro trabajo no aparece en una revisión, aparece en una foto que alguien manda por un grupo** — y eso cambia por completo el tipo de discusión que vais a tener, porque no se discute si existe, se discute de quién es. ## Las tres discusiones que llegan siempre | La discusión | De qué depende | Qué la cierra | | --- | --- | --- | | «Esto está mal puesto» | De la ejecución | El registro de cómo se ejecutó | | «Esto no es del mismo tono» | **Del material, no de vosotros** | La partida y su documentación | | «Esto está dañado» | De quién pasó después | El estado al terminar, con fecha | | **«Esto no es lo que pedí»** | **Del proyecto** | **Lo aprobado, y por quién** | > [!IMPORTANT] > **Dos de las cuatro discusiones no van sobre vuestro trabajo, y aun así las tenéis vosotros.** La diferencia de tono entre partidas es del material y lo sabéis desde que llegó; los daños posteriores los hizo otro oficio o el propio uso. Lo único que separa «un problema del que respondemos» de «un problema que nos atribuyen» es haber registrado la partida al recibirla y el estado al terminar. Las dos cosas cuestan minutos y ninguna se hace si no está decidida de antemano. ## Los tres momentos que hay que registrar 1. **La recepción del material, por partida** — Sobre todo si hay tonos, lotes o series: es la discusión más habitual. 2. **Lo aprobado antes de ejecutar** — Muestras, colores, despieces: con quién lo aprobó y cuándo. 3. **El estado al terminar vuestro trabajo** — Es vuestra frontera con todo lo que pase después. 4. **Y lo que os encontrasteis del soporte** — Si lo que hay debajo no estaba bien, decidlo antes de cubrirlo. > [!WARNING] > La foto del final es la más rentable de todas y casi nadie la hace: **el día que termináis, vuestro trabajo está en su mejor estado y a partir de ahí solo puede empeorar por causas ajenas**. Vienen otros oficios, hay una mudanza, pasa un año. Cuando llegue la reclamación, la única forma de separar lo vuestro de lo que vino después es una foto fechada de aquel día. Sin ella, cualquier marca es discutible y las discutibles se acaban reparando. > [!NOTE] > Qué garantías cubren cada elemento, qué se considera defecto y qué tolerancias son admisibles **lo determinan el proyecto, la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor o la dirección facultativa**. Aquí se explica lo organizativo: cómo dejar constancia de la partida, de lo aprobado y del estado al terminar. **¿La diferencia de tono es defecto?** Depende del material y de lo pactado. Lo que os protege es tener registrada la partida. **¿Tengo que fotografiar toda la fachada?** Lo suficiente para poder situar cada zona. No hace falta un reportaje. **¿Y si el daño lo hizo otro oficio?** Con la foto del final es una conversación de diez minutos; sin ella, no. ## Ejemplos **Aparece un daño y se atribuye al último que trabajó ahí.** - Conserva el estado registrado al terminar, con fecha → La frontera con lo posterior es demostrable. **Se discute una diferencia de tono entre zonas.** - Guarda la documentación de cada partida recibida → Se sitúa el origen sin discutir la ejecución. **Nadie recuerda qué muestra se aprobó ni quién la aprobó.** - Registra lo aprobado con autor y fecha → La expectativa acordada queda fijada. **Las fotos del final se quedan en el móvil del jefe de equipo.** - Guarda lo capturado en el expediente de la obra → El registro sobrevive a las personas. **El soporte llegaba mal y se ejecutó encima sin decir nada.** - Deja constancia de lo encontrado antes de ejecutar → El defecto ajeno no se hereda por silencio. **La reclamación llega dos años después de terminar.** - Conserva el expediente más allá del fin de obra → La garantía se afronta con el registro de entonces. --- --- id: KB-CN-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-fabrica-a-medida-sobre-cotas-de-obra idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: carpinteria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-029, KB-CN-021] citadoPor: [KB-CN-031] --- # El que fabrica a medida sobre cotas de obra _Medís en una obra que todavía se mueve y fabricáis con esa medida. Si la obra cambió, la pieza no vale y la discusión es quién midió._ **Responde a:** quien responde si la medida de obra estaba mal · toma de medidas en obra documentacion · la pieza no encaja de quien es la culpa · confirmar cotas antes de fabricar Vuestro producto no existe hasta que alguien va a la obra y mide. A partir de ese número se corta material, se fabrica y se transporta algo que **solo sirve para ese hueco y para ningún otro**. Si el número era otro, o dejó de serlo entre la medición y la entrega, no hay ajuste posible: hay una pieza inservible, un plazo perdido y una conversación sobre quién midió. ## Todo lo que puede pasar entre medir y montar | Qué pasa | Con qué frecuencia | Quién lo sabe | | --- | --- | --- | | La obra cambia el hueco | Habitual | El que lo cambió, y a veces nadie más | | Se mide antes de un revestimiento | Habitual | Quien midió, si lo anotó | | Cambia el proyecto | Ocurre | Debería comunicarse, y a veces no | | **La medida se transcribió mal** | **Ocurre** | **Nadie, hasta el montaje** | > [!IMPORTANT] > **Una cota tomada en obra es una foto de un momento, no un dato permanente — y toda esta posición consiste en tratarla como lo que es.** Anotar cuándo se midió, en qué estado estaba el hueco y qué se asumió (que iría revestido, que el suelo subiría dos centímetros) convierte una discusión irresoluble en una comparación entre dos estados. Sin eso, cuando la pieza no entra solo hay dos versiones y ningún árbitro. ## Lo que convierte la medición en un documento 1. **Fecha y estado del hueco al medir** — Una foto del hueco con la medida es el registro completo. 2. **Qué se asumió que faltaba por hacer** — Es donde nacen la mitad de los desajustes. 3. **Confirmación de quien manda en la obra** — Antes de cortar. Después es una reclamación, no una confirmación. 4. **Y aviso si algo cambió después** — Que el cambio os llegue a vosotros no es automático: hay que pedirlo. > [!WARNING] > El punto más caro de esta posición es **el tiempo entre confirmar y montar**, que en una obra son semanas. Durante esas semanas el hueco sigue vivo: alguien recrece un suelo, cambia un cerco, ajusta un tabique. Nadie avisa porque para ellos es un ajuste menor, y para vosotros es una pieza fabricada. Pedir explícitamente que cualquier cambio en esos huecos se comunique no es exceso de celo: es el único aviso que puede llegar a tiempo. > [!NOTE] > Quién responde de las cotas de obra, qué se considera una modificación del pedido y cómo se reparte el coste de una pieza inservible **lo determina el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo dejar registrada la medición y su contexto para que la conversación tenga con qué resolverse. **¿Vale una foto con la medida?** Es de los registros más útiles que hay, sobre todo si se ve el estado del hueco. **¿Tengo que pedir confirmación por escrito?** Es lo que convierte una asunción vuestra en una decisión de la obra. **¿Y si cambian el hueco después de confirmar?** Es el caso que hay que pactar antes: que os lo comuniquen no ocurre solo. ## Ejemplos **La pieza no encaja y hay dos versiones sobre la medida.** - Conserva la medición con su fecha y una foto del hueco → La comparación sustituye a la discusión. **Se midió antes de un revestimiento y nadie lo anotó.** - Permite registrar lo asumido junto a la medida → El desajuste se explica en lugar de atribuirse. **La obra cambia el hueco después de confirmar el pedido.** - Registra la confirmación con fecha y autor → Se puede situar el cambio después del acuerdo. **Las medidas se transcriben del papel al pedido y hay un error.** - Captura la medida en origen sin transcribirla → Se elimina el paso donde se cuelan los errores. **Cada montador guarda sus notas de medición por su cuenta.** - Reúne las mediciones en el expediente de la obra → Cualquiera puede consultar lo que se midió. **Nadie avisa de un cambio en un hueco ya confirmado.** - Deja registrado qué se pidió comunicar y a quién → La petición de aviso es demostrable. --- --- id: KB-CN-031 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-remata-y-hereda-los-golpes-de-todos idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: acabados audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-029, KB-CN-030] citadoPor: [KB-CN-032] --- # El que remata y hereda los golpes de todos _Entráis los últimos, sobre el desorden de todos, y lo que quede sin arreglar el día de la visita será vuestro._ **Responde a:** lista de repaso de fin de obra · me atribuyen golpes que no hice · como documento el estado antes de rematar · gestionar el repaso con el cliente Llegáis cuando todos los demás han terminado, y el sitio en el que trabajáis es el resultado acumulado de meses de gente pasando con materiales, herramientas y prisa. **Vuestro trabajo consiste literalmente en hacer que no se note nada de eso** — y por esa razón, cualquier cosa que siga notándose el día de la visita se lee como vuestra, aunque no la hayáis causado. ## De dónde sale cada punto de un repaso | El punto | Quién lo causó | Quién lo repara en la práctica | | --- | --- | --- | | Un remate mal hecho | Vosotros | Vosotros | | Un golpe de otro oficio | Otro | **Vosotros** | | Un daño de la mudanza | El propio cliente | Se discute | | **Una expectativa distinta** | **Nadie** | **Se discute mucho** | > [!IMPORTANT] > **La única defensa real de esta posición es el estado de partida, y hay que capturarlo antes de empezar, no cuando aparece la lista.** Es contraintuitivo porque el instinto es empezar cuanto antes: la zona ya está libre, hay prisa y documentar parece perder tiempo. Pero es el único momento en que se puede distinguir entre lo que os encontrasteis y lo que vais a hacer, y sin esa distinción todo lo que se vea al final es vuestro por defecto. ## Cómo se lleva un repaso sin perderlo 1. **Capturar el estado antes de entrar a la zona** — Rápido y por zonas. Es la línea de partida. 2. **Registrar los daños que aparecen durante** — Porque siguen apareciendo mientras trabajáis: otros siguen pasando. 3. **Llevar la lista con estado, no en una hoja** — Un repaso vive semanas y cambia todos los días. 4. **Y cerrar cada punto con evidencia** — Lo reparado sin foto se vuelve a incluir en la siguiente lista. > [!WARNING] > Lo que hace insufrible un repaso no es el número de puntos: **es que la lista no tiene estado y cada visita la reabre entera**. Se repara, se vuelve a mirar, alguien vuelve a apuntar lo mismo porque no consta que se arreglara, y la lista de treinta puntos se convierte en tres visitas de treinta puntos. Cerrar cada punto con una foto y una fecha corta eso en seco, y es la diferencia entre terminar una obra y no terminarla nunca del todo. > [!NOTE] > Qué se considera un defecto de acabado, qué tolerancias son admisibles y a quién corresponde reparar cada daño **lo determinan el proyecto, el contrato y la dirección facultativa, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo capturar el punto de partida y llevar el repaso con estado hasta cerrarlo. **¿Merece la pena fotografiar antes de empezar?** Es lo único que separa lo que os encontrasteis de lo que hicisteis. **¿Cómo evito reparar lo de otros?** Con el estado de partida no se evita siempre, pero se puede hablar de ello. **¿Y si la lista no se cierra nunca?** Suele ser porque no tiene estado. Cerrad cada punto con evidencia y fecha. ## Ejemplos **Se atribuyen golpes de otros oficios al que remata.** - Captura el estado de la zona antes de empezar → Lo encontrado se distingue de lo ejecutado. **La lista de repaso se lleva en una hoja y se reabre en cada visita.** - Lleva cada punto con su estado hasta cerrarlo → La lista baja en lugar de repetirse. **Se repara un punto y en la siguiente visita se vuelve a apuntar.** - Cierra cada punto con evidencia y fecha → Lo reparado deja de volver a la lista. **Aparecen daños nuevos mientras se trabaja y nadie los registra.** - Permite añadir incidencias en el momento → Lo que ocurre durante queda separado de lo vuestro. **El cliente y la obra manejan listas distintas.** - Mantiene una única lista compartida → Se discute sobre lo mismo. **Cerrar la obra se alarga meses por el repaso.** - Muestra qué queda pendiente y de quién → El cierre avanza sobre datos y no sobre visitas. --- --- id: KB-CN-032 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-responde-ante-cien-compradores idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: residencial audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-017, KB-CN-022, KB-CN-031] citadoPor: [KB-CN-033] --- # El que responde ante cien compradores _La obra terminó y empezaron cien relaciones nuevas, cada una con su expediente, su garantía y su forma de escribir._ **Responde a:** documentacion que hay que entregar al comprador · gestionar incidencias de garantia de una promocion · cada propietario reclama por su cuenta · que guardo despues de entregar las viviendas El día de la entrega vuestro trabajo no termina: **cambia de forma**. Hasta ese momento teníais una obra, un contratista y una dirección facultativa; a partir de ahí tenéis cien clientes particulares que no se conocen entre sí, que escriben por canales distintos y que os van a preguntar durante años. Es un problema documental completamente distinto al de construir, y casi nadie lo prepara antes de necesitarlo. ## Lo que cambia el día de la entrega | Lo que cambia | Durante la obra | Después de entregar | | --- | --- | --- | | Con cuánta gente habláis | Unos pocos | Cien, y por su cuenta | | Qué preguntan | Sobre la obra | Sobre su vivienda | | Cuánto dura | Meses | Años | | **Qué se necesita para contestar** | **El expediente de obra** | **El expediente de cada unidad** | > [!IMPORTANT] > **El expediente que hace falta después no es el de la obra, es el de cada vivienda — y solo se puede construir mientras se construye.** Es el error estructural de esta posición. Todo lo que se archiva durante la obra está organizado por partidas, contratistas y fases, que es como se ejecuta. Pero cada pregunta que llegará después empieza por «en mi casa...», y traducir de una organización a la otra, a posteriori, es un trabajo que nadie va a hacer. ## Lo que hay que dejar montado antes de entregar 1. **Qué se entrega a cada comprador, y que conste** — Con acuse: la mitad de las reclamaciones empiezan por «a mí no me dieron». 2. **Un sitio donde recojan sus incidencias** — Si no lo hay, llegarán por teléfono, por correo y por mensaje. 3. **Qué contratista responde de qué** — Vosotros lo sabéis; el comprador no tiene por qué. 4. **Y el rastro de cada incidencia** — Porque la misma se reabrirá dentro de un año. > [!WARNING] > La incidencia que se repite en toda promoción es **la que afecta a varias viviendas y llega de una en una**. Cuatro propietarios reportan lo mismo en cuatro semanas, se atienden por separado, y nadie ve el patrón hasta que llega el quinto. Cuando se atienden juntas hay una causa, un contratista y una reparación; por separado hay cuatro visitas, cuatro conversaciones y cuatro versiones de la respuesta que después se contradicen entre vecinos. > [!NOTE] > Qué documentación debe entregarse al comprador, qué garantías cubren qué y durante cuánto tiempo, y qué obligaciones de conservación tenéis **lo determina la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo dejar el expediente por vivienda montado antes de entregar y cómo llevar las incidencias sin perderlas. **¿Tengo que guardar todo lo de la obra después de entregar?** Al menos lo que responde preguntas sobre cada vivienda, y por el plazo que os diga vuestro asesor. **¿Cómo evito que cada uno escriba por donde quiera?** Dando un sitio claro desde el primer día. Después es tarde. **¿Y si la misma incidencia sale en varias viviendas?** Es el caso normal. Verlo junto ahorra la mitad del trabajo. ## Ejemplos **Un propietario dice que nunca recibió su documentación.** - Conserva qué se entregó a cada uno y cuándo → La entrega es demostrable y no recordable. **Las incidencias llegan por teléfono, correo y mensajes.** - Ofrece un único sitio donde reportarlas → Todo queda en el mismo hilo y no se pierde. **La misma incidencia aparece en cuatro viviendas por separado.** - Muestra las incidencias juntas y por promoción → El patrón se ve antes de la cuarta visita. **El expediente está organizado por partidas y preguntan por vivienda.** - Permite organizar la documentación por unidad → Se contesta en los términos en que se pregunta. **Nadie recuerda qué contratista respondía de una partida.** - Guarda qué empresa ejecutó qué, junto al expediente → La incidencia va directa a quien la resuelve. **Una reclamación se reabre un año después.** - Conserva el rastro de lo hecho en cada incidencia → Se responde con lo que se hizo entonces. --- --- id: KB-CN-033 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-mantiene-lo-que-construyo-otro idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: mantenimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-032, KB-CS-042] citadoPor: [KB-CN-035] --- # El que mantiene lo que construyó otro _Os dan las llaves de un edificio y una carpeta incompleta. Todo lo que no esté ahí lo descubriréis abriendo cosas._ **Responde a:** asumir el mantenimiento de un edificio existente · no tengo documentacion de las instalaciones · que pedir al empezar un contrato de mantenimiento · inventario de instalaciones de un edificio Empezáis un contrato sobre un edificio que no construisteis, con instalaciones que no elegisteis y una documentación que os entrega alguien que tampoco estaba cuando se hizo. **Lo que recibáis el primer día es todo lo que vais a recibir**: a partir de ahí, cada cosa que falte se descubre en el momento más caro posible, que es cuando algo se ha estropeado. ## Lo que se hereda y lo que no | Lo que hay | Lo que se suele recibir | Lo que hace falta | | --- | --- | --- | | El edificio | Las llaves | Saber qué hay dentro | | Las instalaciones | Una carpeta | Marcas, modelos y ubicaciones | | El histórico | Casi nunca | Qué se ha hecho antes | | **Las garantías vivas** | **Rara vez** | **Qué NO hay que tocar todavía** | > [!IMPORTANT] > **El dato que más dinero ahorra y que casi nunca se traspasa es qué está todavía en garantía.** Un equipo reparado por vosotros que estaba cubierto es dinero perdido dos veces: lo que costó arreglarlo y lo que habría costado no arreglarlo. Preguntarlo al empezar cuesta una conversación; descubrirlo después de la primera avería cuesta la avería entera y no se recupera. ## Lo que hay que levantar en las primeras semanas 1. **Un inventario propio, aunque sea básico** — Qué hay, dónde está y de qué marca. Sin eso no se planifica nada. 2. **Qué revisiones tocan y cuándo** — Las que van por calendario no avisan y llegan todas juntas. 3. **Qué documentación falta, listado y pedido** — Al principio hay interlocutor; en seis meses puede que no. 4. **Y dónde se va a guardar lo que generéis** — Vuestro histórico empieza hoy y es el activo del contrato. > [!WARNING] > Hay un final previsible que conviene tener en cuenta desde el principio: **algún día este contrato se acaba y alguien pedirá el histórico**. Si todo lo que habéis hecho durante cinco años vive en partes de trabajo en papel y en la cabeza de dos técnicos, ese traspaso será igual de malo que el que sufristeis vosotros — y además os deja sin argumento para renovar, porque no podréis enseñar lo que hicisteis. El histórico bien llevado es lo que os defiende en las dos direcciones. > [!NOTE] > Qué revisiones son obligatorias en cada instalación, con qué periodicidad, quién puede ejecutarlas y qué registros hay que conservar **lo determina la normativa aplicable a cada equipo, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo organizativo: cómo levantar el inventario y el calendario cuando se hereda un edificio a ciegas. **¿Qué pido el primer día?** Inventario, garantías vivas e histórico. En ese orden, y por escrito. **¿Y si no existe documentación?** Se levanta. Es coste del arranque y se recupera en la primera avería evitada. **¿Merece la pena guardar mi propio histórico?** Es lo que os defiende en una reclamación y en una renovación. ## Ejemplos **Se repara un equipo que estaba todavía en garantía.** - Registra qué garantías siguen vivas y hasta cuándo → El coste evitable se evita. **Nadie sabe qué instalaciones hay ni dónde están.** - Permite levantar y consultar el inventario → El mantenimiento se planifica sobre datos. **Las revisiones por calendario llegan todas juntas.** - Avisa de cada vencimiento con antelación → El calendario se reparte en lugar de acumularse. **El histórico vive en partes en papel y en dos técnicos.** - Guarda cada intervención en el expediente del edificio → El conocimiento deja de ser personal. **Falta documentación y ya no hay a quién pedírsela.** - Deja constancia de lo pedido al empezar el contrato → La petición se hace mientras hay interlocutor. **Acaba el contrato y hay que entregar cinco años de trabajo.** - Conserva el histórico completo y exportable → El traspaso se hace en horas y demuestra lo hecho. --- --- id: KB-CN-034 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-proyecto-y-recibe-preguntas-anos-despues idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: ingenieriacivil audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-022, KB-IU-022] citadoPor: [KB-CN-035] --- # El que proyectó y recibe preguntas años después _Aquello se calculó hace ocho años con unos datos y unos criterios. Hoy alguien pregunta por ello y solo existe lo que archivasteis._ **Responde a:** cuanto tiempo guardo los calculos de un proyecto · me preguntan por un proyecto de hace anos · que version del proyecto se construyo · documentacion de proyecto y modificaciones en obra Firmasteis un proyecto, se construyó, y pasaron años. Hoy llega una pregunta: una ampliación, un cambio de uso, un incidente, una revisión. **Quien pregunta no quiere saber si trabajasteis bien: quiere saber con qué datos y con qué criterios se decidió aquello**, y esa respuesta no está en el proyecto que entregasteis, sino en lo que hay detrás de él. ## Lo que se pregunta y dónde vive la respuesta | La pregunta | Dónde está la respuesta | Si no se archivó | | --- | --- | --- | | ¿Qué se proyectó? | En el proyecto entregado | Suele existir | | ¿Con qué datos de partida? | En los anexos y los estudios | **Se pierde primero** | | ¿Qué criterio se aplicó? | En el cálculo, no en el plano | No se puede deducir | | **¿Qué se construyó de verdad?** | **En las modificaciones de obra** | **Casi nunca vuelve al proyectista** | > [!IMPORTANT] > **Lo que se pierde primero no es el proyecto: son los datos de partida.** El proyecto entregado sobrevive porque hay copias en varios sitios. Lo que desaparece es el estudio geotécnico que os pasaron, el aforo que os dieron, la hipótesis que os confirmaron por correo — todo lo que os llegó de fuera y sobre lo que se calculó. Y son exactamente lo que hace falta para explicar, años después, por qué se decidió lo que se decidió. ## Lo que hay que archivar pensando en dentro de diez años 1. **Los datos de partida y quién los aportó** — Con fecha. Sobre eso se calculó, y no era vuestro. 2. **Los criterios y la normativa aplicada** — Con su versión: cambia, y lo que valía entonces valía. 3. **Lo que se modificó durante la obra** — Es lo que os separa de lo realmente construido. 4. **Y qué versión es la definitiva** — Con varias circulando, la pregunta será siempre cuál. > [!WARNING] > El riesgo específico de esta posición es que **se os pregunte por algo que se construyó distinto a como lo proyectasteis**. Pasa a menudo, casi siempre por razones razonables tomadas en obra, y no siempre vuelve al proyectista. Años después la pregunta llega a quien firmó, no a quien decidió el cambio. Tener archivado qué se modificó, quién lo decidió y cuándo os lo comunicaron —o que no os lo comunicaron— es la diferencia entre explicar y cargar. > [!NOTE] > Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación de un proyecto, qué responsabilidad alcanza al proyectista y durante qué plazos **lo determina la normativa aplicable, y lo concreta vuestro colegio profesional o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: qué archivar para poder explicar una decisión técnica una década después. **¿Cuánto tiempo hay que guardarlo?** Más de lo que dura el proyecto, y el plazo exacto lo concreta vuestro asesor. **¿Guardo también los datos que me dieron otros?** Sobre todo esos. Son la base del cálculo y no son vuestros. **¿Y si se construyó distinto a lo proyectado?** Archivad qué se cambió y qué se os comunicó. Es lo que os sitúa. ## Ejemplos **Preguntan por un proyecto de hace ocho años.** - Conserva el expediente completo con su fecha → Se contesta con lo archivado y no con recuerdos. **Los datos de partida que aportaron otros ya no aparecen.** - Guarda lo recibido de terceros junto al proyecto → La base del cálculo sigue existiendo. **Circulan varias versiones y no se sabe cuál se construyó.** - Conserva las versiones con fecha en vez de sustituirlas → Se puede decir qué valía en cada momento. **Se modificó algo en obra y no llegó al proyectista.** - Deja constancia de qué se comunicó y cuándo → La posición de cada uno queda documentada. **El expediente vive en el ordenador de quien lo firmó.** - Guarda los proyectos fuera de equipos personales → La salida de una persona no se lleva el archivo. **Hay que entregar documentación a un tercero sin dar de más.** - Controla qué documentos se comparten y con quién → Se entrega lo pedido y no lo que había al lado. --- --- id: KB-CN-035 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/el-que-mide-todos-los-dias-y-nadie-mira idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: hidraulicas audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CN-033, KB-IU-013, KB-CN-034] citadoPor: [KB-IU-026] --- # El que mide todos los días y nadie mira _Vuestra instalación genera datos sin parar y en su mayoría no los lee nadie. El día que los pidan, valdrán exactamente lo que se conservó._ **Responde a:** registros de explotacion cuanto tiempo guardo · datos de medicion continua y su justificacion · me piden lecturas de hace dos anos · que hago con los registros que genera la instalacion Una instalación en explotación produce registros continuamente: caudales, niveles, lecturas, partes de operación, incidencias. **La inmensa mayoría no los mira nadie nunca**, y esa es exactamente la razón por la que se gestionan mal: cuesta cuidar algo que no se usa. Hasta que llega una petición concreta sobre un día concreto, y entonces todo el valor del sistema se concentra en si aquel día se guardó o no. ## El ciclo de vida de un registro que nadie lee | Momento | Quién lo usa | Qué se le suele hacer | | --- | --- | --- | | El día que se genera | El operador | Se mira por encima | | La semana siguiente | Nadie | Se archiva o no | | El año siguiente | Nadie | Se pierde en un cambio de sistema | | **El día que lo piden** | **Todo el mundo** | **Se busca** | > [!IMPORTANT] > **Un registro que no se usa nunca sigue teniendo un valor perfectamente calculable: el del día en que se pida.** Es el argumento entero de esta posición, y hay que hacerlo explícito porque la intuición dice lo contrario. El coste de conservar es pequeño, constante y visible; el coste de no tener es enorme, puntual e invisible hasta que ocurre. Los sistemas que se diseñan mirando solo lo primero acaban siempre en el segundo. ## Lo que hay que decidir una vez 1. **Qué se conserva y durante cuánto** — Decidido, no heredado del sistema anterior por inercia. 2. **Dónde vive, y que no sea un equipo local** — Los cambios de sistema son donde desaparecen los históricos. 3. **Qué pasa con lo anómalo** — Una lectura rara sin explicación al lado es peor que ninguna lectura. 4. **Y quién puede consultarlo sin pedir permiso** — Si hace falta llamar a alguien, en la práctica no existe. > [!WARNING] > El momento en que estos archivos se pierden no es un borrado: **es una migración**. Se cambia el sistema de control, el proveedor, el servidor, y el histórico anterior «se queda ahí de momento» — hasta que ese equipo se retira. Nadie decide perderlo y nadie se entera de que se ha perdido, porque para entonces ya nadie lo consultaba. Cualquier cambio de sistema debería incluir explícitamente qué pasa con lo antiguo, y casi ninguno lo hace. > [!NOTE] > Qué registros de explotación son obligatorios en vuestra instalación, con qué frecuencia, durante cuánto tiempo hay que conservarlos y quién puede requerirlos **lo determina la normativa aplicable y vuestra autorización, y lo concreta vuestro asesor o el organismo competente**. Aquí se explica lo organizativo: cómo conservar y encontrar registros que nadie consulta hasta el día que hacen falta. **¿Merece la pena guardar lo que nadie mira?** Vale exactamente lo que costará no tenerlo el día que lo pidan. **¿Qué hago con una lectura anómala?** Guardarla con su explicación al lado. Borrarla es la peor opción. **¿Y al cambiar de sistema?** Decidir explícitamente qué pasa con el histórico. Es cuando se pierde. ## Ejemplos **Piden lecturas de un día concreto de hace dos años.** - Conserva los registros con su fecha y accesibles → Se contesta buscando en lugar de reconstruyendo. **Un cambio de sistema deja el histórico en un equipo retirado.** - Guarda los registros fuera de los equipos locales → La migración no se lleva los años anteriores. **Aparece una lectura anómala sin ninguna explicación.** - Permite anotar el contexto junto al registro → La anomalía se explica en vez de levantar sospecha. **Consultar el histórico exige llamar a la persona que lo lleva.** - Deja el archivo accesible a quien debe consultarlo → La consulta no depende de una persona. **Nadie sabe qué hay que conservar ni durante cuánto.** - Aplica una política de conservación uniforme → La decisión se toma una vez y se aplica sola. **Los partes de operación se quedan en papel en la instalación.** - Captura el parte en el sitio y lo guarda al momento → El registro deja de vivir en una carpeta física. --- --- id: KB-CS-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/construccion/control-de-acceso-a-obra-por-documentacion idioma: es categoria: sector-construccion subcategoria: obracivil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-002, KB-CF-002] citadoPor: [KB-CS-015, KB-CS-016, KB-CS-017, KB-CN-001, KB-CS-029, KB-IU-005, KB-CN-005, KB-CN-007, KB-CS-039, KB-CN-014] --- # Que no entre a obra quien no debe _Ligar el acceso a la documentación, y que sea el sistema quien lleve la cuenta._ **Responde a:** control de acceso a obra documentación · coordinación de actividades empresariales · trabajador sin formación en obra · documentación subcontratas construcción En obra el problema no es tener la documentación: es que la persona que está hoy en el andamio sea una de las que la tienen. Entre las dos cosas hay una lista que alguien actualiza a mano, y ahí es donde se rompe. **En corto** - El estado se calcula por persona, no por empresa. - Una formación caducada saca a esa persona de la lista sin que nadie lo mire. - El encargado consulta desde el móvil, en la puerta. ## Cómo se monta 1. **Un expediente por subcontrata, con sus trabajadores como participantes.** 2. **Los documentos de empresa en una fase; los de cada persona, en la suya.** 3. **Lo que caduca —formación, reconocimiento médico, seguro— marcado como tal.** 4. **El encargado consulta la lista de aptos antes de abrir.** > [!IMPORTANT] > Que alguien entre sin la formación en vigor no es un incumplimiento administrativo: es la persona que se hace daño y la responsabilidad que va detrás. Es el caso donde la lista tiene que estar bien de verdad. ## Lo que cambia respecto al Excel | Con Excel | Con expediente | | --- | --- | | Alguien actualiza la lista | El estado se recalcula solo | | Las caducidades se miran cuando alguien se acuerda | Avisan antes de vencer | | El encargado llama a oficina | Lo consulta en el móvil | | Ante una inspección, se busca | Se enseña | > [!NOTE] > Marcar la formación con 60 días de aviso da tiempo a organizar un curso. Con 15 no da, y la persona se queda fuera de obra hasta que lo haga. **¿Y los autónomos?** Igual: son un participante con sus propios documentos. **¿Sirve para la coordinación de actividades empresariales?** Es exactamente el expediente que hay que enseñar en ella. **¿Puedo dar acceso al coordinador de seguridad?** Sí, de solo consulta y acotado a esa obra. ## Ejemplos **Una obra con nueve subcontratas y ciento veinte trabajadores lleva el control en una hoja de cálculo.** - Pasa cada subcontrata a un expediente con sus trabajadores - Marca formación y reconocimiento médico con caducidad → El encargado consulta desde la puerta y en la siguiente inspección no hay ni un trabajador sin documentación en vigor. **Se autoriza la entrada mirando una carpeta desactualizada.** - Consulta el estado en el momento → La decisión se toma con el dato de hoy. **Entra alguien que no estaba en la lista.** - Comprueba por persona antes de autorizar → Lo que entra por la puerta es lo comprobado. **La lista de autorizados está en papel en la caseta.** - La consulta desde el móvil en el acceso → El control funciona donde está la puerta. **Un documento caduca y nadie retira la autorización.** - Deja que el vencimiento la retire → El acceso refleja la situación real. **El cliente pregunta quién entró un día concreto.** - Consulta el registro de accesos autorizados → Se contesta por la fecha de aquel día. --- --- id: KB-CS-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/almacenaje-y-ultima-milla idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: terrestre audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-008, KB-NO-003] citadoPor: [KB-LG-001, KB-CS-028, KB-LG-002, KB-LG-003, KB-LG-006, KB-LG-016] --- # Almacenaje y última milla _Entregas que hay que probar y repartidores que cambian cada semana._ **Responde a:** prueba de entrega firmada · documentación de repartidores subcontratados · albarán digital firmado · reclamación por mercancía dañada En última milla se discuten dos cosas: si se entregó y en qué estado. Las dos se resuelven en el momento de la entrega o no se resuelven, porque después es la palabra del repartidor contra la del cliente. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Cuándo | | --- | --- | --- | | Alta del repartidor o de la empresa subcontratada | Trackline | Antes de que reparta, con sus caducidades | | Prueba de entrega firmada por quien recibe | Consigne | En cada entrega, desde el móvil | | Estado de la mercancía al entregar | SmartCheck | Fotos certificadas cuando hay incidencia | > [!IMPORTANT] > La foto de la mercancía dañada solo sirve si está fechada por un tercero. Es lo que separa una reclamación que se cierra en un día de una que acaba a medias entre el transportista, el almacén y el cliente. ## Marcos que se citan Ordenación del transporte terrestre y sus autorizaciones, el contrato de transporte y su documentación de acompañamiento, tiempos de conducción y descanso, y —para mercancía peligrosa— la normativa específica de transporte. Qué documentación acompaña a cada expedición depende del tipo de mercancía y del destino; confirmadlo con vuestro asesor. > [!WARNING] > Con repartidores subcontratados que cambian a menudo, la comprobación tiene que ser por persona y en el momento de cargar. Un listado de la empresa subcontratada no dice quién está hoy en la furgoneta. > [!NOTE] > La prueba de entrega firmada desde el móvil de quien recibe pesa mucho más que una firma en una PDA del propio repartidor: identifica a quien recibe, no a quien entrega. **¿Funciona sin cobertura?** Se lanza al recuperar señal; el receptor firma desde su propio móvil. **¿Y si nadie recoge la entrega?** El intento queda registrado con su hora, que es lo que se discute. **¿Se puede filtrar por incidencias?** Sí, y es el listado que conviene mirar cada semana. ## Ejemplos **Un operador de última milla pierde cada mes varias reclamaciones por daños sin poder probar el estado de entrega.** - Prueba de entrega firmada por quien recibe - Fotos certificadas cuando hay incidencia → Las reclamaciones se resuelven con la foto fechada del momento en lugar de repartirse el coste. **La evidencia de entrega vive en la aplicación del colaborador.** - Recoge y guarda lo aportado en el propio archivo → La prueba deja de depender del sistema de otro. **Un cliente reclama una entrega de hace meses.** - Conserva la evidencia más allá del cierre del pedido → Se contesta con la prueba y no con un estado. **Cada colaborador manda la evidencia en un formato distinto.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido es comparable. **No se sabe qué colaboradores están al día.** - Consulta el estado de todos a la vez → Se contrata sabiendo y no revisando después. **Un colaborador subcontrata y aparece un desconocido.** - Registra qué empresas están autorizadas por ruta → La cadena de entrega es conocida. --- --- id: KB-LG-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/control-documental-en-logistica idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: operadores audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-008, KB-CS-020] citadoPor: [KB-LG-002, KB-LG-003, KB-LG-004, KB-LG-005, KB-LG-007, KB-LG-008, KB-LG-009] --- # El control documental en logística _Documentación que se mueve con la mercancía y caduca más deprisa que en ningún sector._ **Responde a:** control documental transporte · documentación de transportistas subcontratados · papeles que acompañan a la mercancía · por dónde empiezo documentación logística En logística la documentación tiene dos particularidades que no tiene ningún otro sector: caduca muy deprisa, y buena parte viaja físicamente con la mercancía. Comprobarla al llegar no sirve; hay que comprobarla antes de cargar. ## Los tres niveles | Nivel | Documentación | Caduca | | --- | --- | --- | | La empresa | Autorizaciones de transporte, seguros, estar al corriente | Sí | | El vehículo | Inspecciones técnicas, seguros, autorizaciones especiales | Sí, y con fechas distintas entre sí | | El conductor | Carnés, formación profesional, certificaciones específicas | Sí, y cambia con la rotación | > [!IMPORTANT] > Con flotas subcontratadas, la comprobación tiene que ser por persona y por matrícula en el momento de cargar. Un listado de la empresa subcontratada no dice quién está hoy en la furgoneta ni con qué vehículo. ## Lo que se discute después Dos cosas, siempre: si se entregó y en qué estado. Las dos se documentan en el momento de la entrega o no se documentan, porque después es la palabra del transportista contra la del cliente. **En corto** - Prueba de entrega firmada por quien recibe, no por quien entrega. - Fotos certificadas cuando hay incidencia. - Y el registro de temperatura certificado, si va frío. > [!WARNING] > Cada rama añade lo suyo: mercancía peligrosa exige documentación específica, el frío exige probar la temperatura, y la aduana exige que lo que acompaña al envío esté bien a la primera o la mercancía se queda parada con coste diario. > [!NOTE] > El aviso de caducidad a 30 días sobre una flota subcontratada es lo que evita el clásico camión que llega con la inspección vencida la semana pasada. **¿Puedo comprobarlo en el muelle?** Sí, desde el móvil, y es justo el caso de uso. **¿Y los transportistas puntuales?** Un expediente rápido con lo imprescindible: seguro y autorización. **¿Sirve para una inspección de transporte?** Es exactamente lo que se enseña. ## Ejemplos **Un operador con 35 transportistas subcontratados rechaza camiones en la puerta cada semana.** - Un expediente por transportista, con vehículos y conductores - Comprobación desde el móvil antes de cargar → Los rechazos en puerta desaparecen porque el problema se ve tres semanas antes. **La documentación de cada servicio vive en un correo.** - Reúne el expediente por servicio → Se consulta sin buscar en bandejas. **Un cliente pregunta por un envío de hace un año.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta sin reconstruir. **Cada operativo guarda lo suyo por su cuenta.** - Centraliza la documentación en un sitio → La respuesta no depende de quién esté. **La documentación de conductores caduca sin avisar.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes del servicio. **Un colaborador entrega sin su documentación al día.** - Comprueba el estado antes de asignarle carga → El hueco se ve antes de cargar. --- --- id: KB-CS-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/cadena-de-frio-y-mercancia-sensible idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: frigorifica audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-020, KB-CS-019] citadoPor: [KB-IU-002, KB-CS-031] --- # Cadena de frío y mercancía sensible _Probar que la temperatura se mantuvo, no solo que el camión llegó._ **Responde a:** registro de temperaturas transporte · romper la cadena de frío reclamación · documentación de transporte frigorífico · trazabilidad de temperatura mercancía En transporte frigorífico la entrega no basta: hay que poder demostrar que la temperatura se mantuvo durante todo el trayecto. Y esa prueba, si no está fechada por un tercero, es un registro que cualquiera podría haber editado después. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Cuándo | | --- | --- | --- | | Documentación del equipo frigorífico y su revisión | Trackline | Al alta y con caducidad | | Entrega con conformidad de quien recibe | Consigne | En cada entrega | | Registro de temperatura del trayecto | SmartCheck | Al cerrar el trayecto, certificado | > [!IMPORTANT] > Certificar el registro de temperatura al cerrar el trayecto es lo que convierte un archivo editable en prueba. Sin eso, ante una reclamación por producto estropeado tenéis un fichero que dice lo que os conviene y que la otra parte puede discutir con razón. ## Dónde se rompe la cadena, en la práctica **En corto** - En la carga y la descarga, no en carretera. - En una avería del equipo que nadie registró. - En un cambio de vehículo a mitad de ruta. Los tres tienen algo en común: ocurren en un momento concreto que se puede documentar. Una foto certificada del termógrafo al cargar y al descargar cubre la mayor parte de las discusiones. ## Marcos que se citan Normativa de higiene aplicable al transporte de alimentos, requisitos de los equipos e instalaciones frigoríficas, y —para producto sanitario o farmacéutico— las buenas prácticas de distribución correspondientes. Qué temperaturas y qué registros exige vuestro producto lo confirma vuestro asesor o vuestra certificadora. > [!WARNING] > Si el equipo frigorífico tiene la revisión caducada y hay una incidencia, la discusión deja de ser sobre la temperatura y pasa a ser sobre por qué circulaba así. Marcar esa revisión con aviso largo es barato. **¿Vale el registro del propio equipo?** Vale más si está certificado al cerrar el trayecto, con fecha de un tercero. **¿Y si la incidencia fue en el almacén del cliente?** Por eso importa documentar la descarga: acota dónde ocurrió. **¿Sirve para una reclamación al seguro?** Es el tipo de prueba que se pide; confirmad con vuestra aseguradora qué formato requiere. ## Ejemplos **Un transportista frigorífico pierde una reclamación por producto estropeado sin poder probar la temperatura.** - Certifica el registro al cerrar cada trayecto - Foto certificada del termógrafo al cargar y descargar → La siguiente reclamación se acota a la descarga en el almacén del cliente, con prueba fechada. **El registro de temperatura vive en el equipo del camión.** - Recoge y guarda el registro al finalizar → La prueba llega al expediente. **Se discute dónde se rompió la cadena.** - Registra el estado en cada traspaso → La discusión se cierra con datos. **Se recibe fuera de rango y se acepta igual.** - Deja constancia de la incidencia al recibir → La aceptación queda explicada. **Un cliente pide el registro de un envío concreto.** - Consulta el expediente de ese envío → Se contesta por envío. **Nadie revisa las incidencias hasta que hay un problema.** - Las revisa periódicamente → Los patrones se ven antes del incidente. --- --- id: KB-LG-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/documentacion-de-aduana-y-comercio-exterior idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: aduanas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-001, KB-CS-020] citadoPor: [KB-LG-009, KB-LG-011, KB-LG-015, KB-LG-022] --- # Aduana y comercio exterior _Donde un papel mal preparado no retrasa: para la mercancía y cuesta por día._ **Responde a:** documentación para despacho de aduana · mercancía parada en aduana por documentación · certificado de origen exportación · papeles para exportar mercancía En aduana la documentación tiene una diferencia con todo lo demás: no hay margen. Un documento incompleto no genera un correo pidiendo aclaración, genera una mercancía parada que cuesta almacenaje cada día que pasa. ## De dónde viene cada cosa | Documento | Quién lo tiene | Cuánto tarda | | --- | --- | --- | | Factura y lista de contenido | Vosotros | Inmediato | | Certificado de origen | Cámara o autoridad competente | Días | | Certificados sanitarios o técnicos | El fabricante o un organismo | Días o semanas | | Documentación del transporte | El transitario o el transportista | Al contratar | > [!IMPORTANT] > Lo que más tarda casi nunca es lo vuestro: es lo que depende de un tercero. Pedirlo al confirmar la operación y no al preparar el despacho es la diferencia entre salir en fecha y pagar almacenaje. ## El error que más se repite Preparar cada expedición desde cero. Si exportáis siempre a los mismos mercados con los mismos productos, la lista de documentos cambia poco: montada como proceso, se va rellenando mientras se prepara la carga en vez de la víspera. > [!WARNING] > Guardad lo presentado con su fecha. Si más adelante hay una discrepancia sobre qué se declaró —y en comercio exterior las hay— tenéis el conjunto exacto, no una carpeta que podríais haber tocado después. ## Marcos que se citan Régimen aduanero de importación y exportación, origen de las mercancías y sus certificados, requisitos sanitarios o técnicos según el producto, y las obligaciones documentales del contrato de transporte. Qué exige cada mercado y cada partida arancelaria lo confirma vuestro transitario o vuestro asesor: aquí solo se explica cómo tenerlo reunido a tiempo. > [!NOTE] > Si trabajáis con un transitario, dadle acceso de consulta acotado a la expedición en lugar de mandarle documentos por correo. Ve lo que necesita y no quedan copias sueltas. **¿Puedo dar acceso al transitario?** Sí, de consulta y acotado a esa operación. **¿Y si falta un documento de un proveedor extracomunitario?** Es lo que más tarda; el expediente al menos demuestra cuándo se pidió. **¿Sirve para una comprobación posterior?** Es exactamente para eso: lo presentado, con su fecha. ## Ejemplos **Un exportador prepara cada despacho la víspera y paga almacenaje dos veces al trimestre.** - Monta la expedición como proceso - Pide lo que depende de terceros al confirmar la operación → Las paradas en aduana desaparecen y el coste de almacenaje con ellas. **Los documentos de una operación están en tres correos.** - Reúne todo en el expediente de la operación → Se ve de una vez qué hay y qué falta. **Una revisión pregunta por operaciones de hace tres años.** - Conserva cada operación con sus documentos → Se contesta con el archivo. **Se cambia de transitario y el histórico se queda con él.** - Mantiene archivo propio de cada operación → El cambio no se lleva los años anteriores. **Falta el documento que justifica el origen.** - Comprueba qué falta antes de dar la operación por cerrada → El hueco se detecta mientras el proveedor contesta. **Se corrige una factura y desaparece la primera.** - Guarda las dos versiones con su fecha → La corrección se puede explicar. --- --- id: KB-LG-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/transporte-de-mercancias-peligrosas idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: peligrosas audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-001, KB-CS-020, KB-LG-010] citadoPor: [KB-LG-018] --- # Transporte de mercancías peligrosas _Donde la documentación no acompaña al envío: forma parte de poder hacerlo._ **Responde a:** documentación adr transporte · mercancías peligrosas qué papeles · consejero de seguridad documentación · formación adr conductores caducidad En mercancías peligrosas la documentación cambia de naturaleza: no es un requisito administrativo que acompaña al envío, es parte de la condición para poder transportarlo. Sin ella no hay retraso, hay una expedición que no puede salir. ## Los cuatro niveles | Nivel | Qué caduca | Con cuánto aviso | | --- | --- | --- | | La empresa | Autorizaciones y su consejero de seguridad | 90 días | | El vehículo | Certificados específicos y revisiones | 60 días | | El conductor | Formación específica, y caduca | 90 días: hay que organizar el curso | | La expedición | Documentación de transporte y fichas del producto | Por envío | > [!IMPORTANT] > La formación del conductor es la que más se cae, y por lo mismo de siempre: va pegada a la persona, no al vehículo ni a la empresa. Un conductor con la formación vencida no puede llevar esa carga aunque el camión esté perfecto y la empresa al día. ## Lo que no admite improvisación **En corto** - La ficha de datos de seguridad del producto, actualizada. - Que quien carga sepa qué está cargando y con qué no puede ir junto. - La documentación de la expedición, completa antes de salir. > [!WARNING] > Aquí un fallo documental no acaba en una multa: puede acabar en un accidente con consecuencias para gente que no eligió estar cerca. Es el sector donde el control tiene menos margen para el «ya lo arreglaremos». ## Marcos que se citan El acuerdo europeo sobre transporte internacional de mercancías peligrosas por carretera, la figura del consejero de seguridad y sus obligaciones, la formación específica de conductores y la clasificación y etiquetado de las sustancias. Qué se aplica a vuestra mercancía concreta y con qué alcance lo confirma vuestro consejero de seguridad — que además es quien debe validar vuestro procedimiento. > [!NOTE] > El aviso a 90 días no es exageración en este sector: renovar una formación implica plazas en un curso, y en temporada alta no las hay a quince días. **¿Puedo comprobarlo en el muelle?** Sí, y es exactamente donde hay que hacerlo: antes de cargar. **¿Y si subcontrato el transporte?** La documentación del transportista es vuestro problema mientras lleve vuestra mercancía. **¿Sirve para una inspección?** Es el cruce que se pide: empresa, vehículo, conductor y expedición. ## Ejemplos **Un cargador descubre en el muelle que el conductor tiene la formación vencida hace un mes.** - Aviso a 90 días por conductor, no por empresa - Comprobación en el muelle antes de cargar → La siguiente vez el problema aparece tres meses antes, con tiempo de organizar el curso. **La documentación que viaja se prepara a última hora.** - Comprueba qué falta antes de cargar → El camión no sale con un hueco. **El conductor lleva el papel y se moja o se pierde.** - Lo lleva también accesible desde el móvil → Un papel perdido deja de parar el servicio. **La formación del conductor caduca en ruta.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes de asignar el servicio. **Se carga una mercancía sin comprobar su ficha.** - Consulta la ficha antes de aceptar la carga → La decisión se toma con el documento delante. **Un control pregunta por un servicio de hace meses.** - Conserva el expediente de cada servicio → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-LG-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/gestionar-la-documentacion-de-una-flota idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: flotas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-001, KB-CS-010] citadoPor: [KB-LG-010, KB-LG-014] --- # La documentación de una flota propia _Vehículos que caducan cada uno por su lado y conductores que rotan._ **Responde a:** control documental de flota propia · itv y seguros de vehículos vencimientos · documentación de conductores empresa · gestionar vehículos y conductores documentación Una flota propia parece más fácil de controlar que una subcontratada, y en un sentido lo es: son vuestros. En otro es peor: nadie os avisa desde fuera, y las fechas de cada vehículo no coinciden con las de ningún otro. ## Lo que caduca, y no a la vez | Qué | Cada cuánto | Quién lo renueva | | --- | --- | --- | | Inspección técnica del vehículo | Según antigüedad y tipo | Vosotros, con cita previa | | Seguro | Anual | Vuestra correduría | | Autorizaciones de transporte | Según su régimen | Administración | | Carné y formación del conductor | Según el tipo | El propio conductor | | Formación específica si aplica | Según la carga | Curso, con plazas limitadas | > [!IMPORTANT] > La última columna es la que decide el margen de aviso. Lo que renováis vosotros admite quince días; lo que depende de una cita, de la administración o de un curso con plazas necesita noventa. Poner el mismo aviso a todo garantiza llegar tarde a lo que más tarda. ## Lo que se olvida siempre **En corto** - Los vehículos que se usan poco: caducan igual y nadie los mira. - Los conductores eventuales: rotan y su formación va con ellos. - Los remolques y equipos, que tienen sus propias fechas. > [!WARNING] > Un vehículo que circula con la inspección vencida no es un problema administrativo: es una responsabilidad directa si hay un accidente, y el seguro puede tener algo que decir al respecto. ## Lo que cambia respecto a llevarlo en un calendario Un calendario avisa; no dice el estado. La diferencia se nota cuando alguien pregunta «¿puede salir este camión hoy?»: en un calendario hay que ir mirando cinco entradas distintas, y en un expediente por vehículo es una respuesta. > [!NOTE] > Si tenéis flota propia y subcontratada, montadlas igual. Que la comprobación sea la misma para los dos casos es lo que evita el punto ciego de «los nuestros ya sabemos que están bien». **¿Un expediente por vehículo o por flota?** Por vehículo, con su matrícula. Es lo que permite comprobar antes de salir. **¿Y los conductores que no son fijos?** Igual que los fijos: su documentación va con la persona. **¿Sirve para una inspección en carretera?** Lo que se enseña ahí son los papeles del vehículo; esto es para no llegar a ese punto con algo vencido. ## Ejemplos **Una empresa con 14 vehículos lleva los vencimientos en un calendario compartido.** - Un expediente por matrícula, con conductor y equipos - Avisos distintos según quién renueva cada cosa → El jefe de tráfico responde si un camión puede salir en un vistazo, en vez de cruzando cinco entradas. **Los papeles de cada vehículo están en su guantera.** - Los captura y guarda en el expediente del vehículo → Se consultan sin ir al aparcamiento. **Una revisión de vehículo vence y nadie lo nota.** - Registra los vencimientos por vehículo → El aviso llega antes de la fecha. **Se asigna un vehículo con algo caducado.** - Consulta el estado antes de asignarlo → El servicio no sale con un hueco. **Cambia un vehículo de conductor y los papeles no.** - Separa lo del vehículo de lo de la persona → Cada expediente sigue a lo que le corresponde. **Un cliente pide la documentación de la flota.** - Consulta el expediente de cada vehículo → Se entrega sin recomponer nada. --- --- id: KB-LG-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/devoluciones-y-logistica-inversa idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: inversa audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-001, KB-NO-003] citadoPor: [KB-LG-006] --- # Devoluciones y logística inversa _Lo que vuelve también tiene que documentarse, y casi nunca se hace._ **Responde a:** documentar devoluciones de mercancía · logística inversa trazabilidad · estado de un producto devuelto · quién responde de un producto devuelto Todo el esfuerzo documental se pone en lo que sale. Lo que vuelve entra sin control, se acumula en un rincón del almacén y aparece en la discusión tres meses después: en qué estado volvió, quién lo recogió, y si lo que se devolvió es lo que se había enviado. ## Lo que hay que documentar al recibir **En corto** - En qué estado llega, con fotos si puede discutirse. - Qué es exactamente: referencia y lote, no «una caja». - Quién lo trajo y cuándo. | Tipo de devolución | Lo que se discute después | | --- | --- | | Producto defectuoso | Si el defecto era de origen o del uso | | Error de pedido | Si volvió completo y en estado vendible | | Fin de vida o retirada | Dónde acabó y quién lo gestionó | | Equipo en alquiler | En qué estado volvió respecto a cómo salió | > [!IMPORTANT] > La última fila es la más cara y la más olvidada. Un equipo alquilado que vuelve dañado sin fotos de salida ni de entrada es una discusión que se pierde casi siempre, porque quien lo alquiló tampoco tiene pruebas de lo contrario. ## Si lo que vuelve es residuo Cambia de naturaleza: deja de ser una devolución y pasa a ser un residuo con sus propias obligaciones de gestión y trazabilidad. Confundir las dos cosas es lo que hace que aparezca material acumulado que nadie sabe cómo dar de baja. > [!WARNING] > Si gestionáis devoluciones de producto que acaba siendo residuo, comprobad con vuestro asesor a partir de qué momento cambia el régimen. No es una cuestión de almacén: es una cuestión de qué obligaciones os aplican desde ese momento. > [!NOTE] > Fotografiar la salida de un equipo en alquiler cuesta un minuto y es lo único que sostiene la conversación de la devolución. Es el mismo caso que el estado previo de una obra. **¿Merece la pena para devoluciones pequeñas?** Para las que se discuten, sí. Para el resto, basta con registrar qué volvió. **¿Y si vuelve sin aviso?** Documentar la recepción es aún más importante: nadie más lo hizo. **¿Sirve para reclamar al transportista?** Las fotos fechadas de la recepción son lo que se pide. ## Ejemplos **Una empresa de alquiler de maquinaria discute cada mes daños en equipos devueltos.** - Fotos certificadas al salir y al volver → Las discusiones se cierran comparando dos series fechadas, y las reparaciones las paga quien las causó. **Una devolución llega sin saber de qué envío es.** - Registra la devolución contra el envío original → El histórico del pedido queda completo. **Se discute en qué estado volvió la mercancía.** - Captura el estado al recibirla → La discusión se cierra con el registro. **Las devoluciones se anotan en una hoja aparte.** - Las registra en el expediente del pedido → La foto del pedido es una sola. **Un cliente pregunta por una devolución de hace meses.** - Consulta el expediente de ese pedido → Se contesta sin buscar en correos. **Nadie sabe cuántas devoluciones vienen de un mismo cliente.** - Consulta el histórico por cliente → El patrón se ve con datos. --- --- id: KB-LG-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/ecommerce-y-preparacion-de-pedidos idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: ecommerce audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-020, KB-LG-005] citadoPor: [KB-LG-012] --- # E-commerce: volumen alto y márgenes cortos _Miles de envíos donde cada incidencia cuesta más que el pedido._ **Responde a:** documentar entregas de ecommerce · incidencias de reparto comercio electrónico · prueba de entrega en ecommerce · devoluciones de comercio electrónico En e-commerce el problema no es cada envío: es la proporción. Con tres mil pedidos al mes, un uno por ciento de incidencias son treinta discusiones, y cada una cuesta más en gestión que el margen del pedido que la originó. ## Dónde se van los márgenes | Incidencia | Lo que se discute | Lo que la cierra | | --- | --- | --- | | «No me llegó» | Si se entregó y a quién | La prueba de entrega firmada por quien recibe | | «Llegó roto» | Si salió así o se rompió en el camino | Foto certificada en la preparación | | «No es lo que pedí» | Qué se metió en la caja | El registro de preparación con su lote | | Devolución en mal estado | En qué estado volvió | Foto en la recepción de la devolución | > [!IMPORTANT] > Con este volumen no se puede documentar todo al detalle: se documenta lo que se discute. Fotografiar la preparación de tres mil pedidos es imposible; fotografiar los de valor alto o los de clientes con historial de incidencias es media hora al día. ## La regla que hace sostenible el volumen Documentar por excepción. Todo el flujo normal deja el rastro mínimo —qué salió, cuándo y a dónde— y el detalle se reserva para los tramos donde de verdad se pierde dinero. Intentar documentarlo todo igual acaba en que no se documenta nada. **En corto** - Prueba de entrega siempre: es barata y cierra la mitad de las discusiones. - Foto en preparación solo para pedidos de alto valor. - Y foto en recepción de todas las devoluciones, que es donde más se pierde. > [!WARNING] > Cuidado con la última: las devoluciones son el punto ciego del e-commerce. Salen documentadas y vuelven sin nada, y a los tres meses nadie puede decir en qué estado llegó ese producto que ahora no se puede revender. > [!NOTE] > Si trabajáis con transportistas subcontratados, la prueba de entrega firmada por quien recibe pesa mucho más que el registro del propio repartidor: identifica al receptor, no al que entrega. **¿Merece la pena con pedidos de bajo valor?** La prueba de entrega sí, siempre. El resto no. **¿Y las entregas en punto de recogida?** Se documenta la entrega al punto; lo que pase después es del punto. **¿Se puede filtrar por incidencias?** Sí, y es el listado que conviene mirar cada semana. ## Ejemplos **Un operador de e-commerce asume cada mes el coste de treinta devoluciones que llegan dañadas.** - Foto certificada al recibir cada devolución → Las que llegan dañadas se reclaman al transportista con prueba, en lugar de darse por perdidas. **El volumen hace inviable revisar entrega a entrega.** - Revisa solo lo que sale del patrón → El esfuerzo va a lo que de verdad falla. **Un cliente reclama y no hay prueba de entrega.** - Conserva la evidencia de cada entrega → El reembolso deja de ser la única salida. **Cada colaborador de reparto trabaja distinto.** - Pacta qué se captura en cada entrega → La evidencia es homogénea. **Las reclamaciones llegan semanas después.** - Conserva la evidencia más allá del pedido → La respuesta no depende de la retención de otro. **Nadie sabe qué ruta genera más incidencias.** - Consulta las incidencias por ruta → La causa se ataca donde está. --- --- id: KB-LG-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/mercancia-danada-probar-que-paso idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: terrestre audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-001, KB-CS-008, KB-LG-018] citadoPor: [KB-CS-031, KB-LG-012, KB-LG-016, KB-LG-017] --- # Mercancía dañada: probar qué pasó _La foto del móvil de alguien no es prueba. Lo que la convierte en prueba es cuándo se hizo._ **Responde a:** reclamación por mercancía dañada · probar que la carga salió bien · reservas en el albarán de entrega · quién es responsable de un daño en el transporte Cuando una mercancía llega dañada, la discusión nunca es sobre el daño: es sobre en qué punto ocurrió. Y esa discusión la gana quien pueda enseñar el estado de la carga en cada traspaso, con fecha que no dependa de su palabra. ## Los cuatro traspasos que hay que poder documentar | Traspaso | Qué se registra | Quién lo suele tener | | --- | --- | --- | | Salida de origen | Estado, precinto, temperatura si aplica | El cargador | | Carga en el vehículo | Estiba, número de bultos | El transportista | | Descarga o cambio de medio | Estado a la llegada, incidencias | El almacén intermedio | | Entrega final | Reservas del receptor, si las hay | El destinatario | > [!IMPORTANT] > El eslabón que más falta es el tercero. Cuando hay un cambio de vehículo o un paso por almacén, casi nadie registra el estado — y es justo el tramo donde la responsabilidad se puede repartir o esquivar. ## Qué hace que una foto valga 1. **Que esté enlazada al envío, no suelta en un móvil** — Una foto sin contexto no dice de qué envío es. 2. **Que tenga fecha que no se pueda mover** — Es lo que impide la discusión de «esa foto es de después». 3. **Que la acompañe quién la hizo** — Una prueba sin autor tiene la mitad de peso. 4. **Y que exista también cuando todo está bien** — Fotografiar solo lo dañado hace que la ausencia de foto no pruebe nada. > [!WARNING] > El punto cuarto es el que cambia el resultado. Si solo hay fotos cuando hay problema, no podéis demostrar que salió bien: solo que llegó mal. Registrar la salida siempre es lo que os pone del lado correcto de la carga de la prueba. ## Las reservas en la entrega La anotación del receptor en el momento de recibir es, en la práctica, el documento más valioso de toda la cadena — y el que más se pierde, porque se hace a mano en un albarán que luego nadie escanea. Si la entrega se firma en el móvil, la reserva queda escrita, con hora, y llega a la oficina antes que el camión. **En corto** - Estado registrado en cada traspaso, no solo al final. - Fecha demostrable, no la del fichero. - Y las reservas del receptor, escritas donde no se pierdan. > [!NOTE] > Los plazos de reclamación son cortos y varían según el tipo de transporte. Lo que no varía es que empiezan a contar desde la entrega: cuanto antes llegue la incidencia a quien la tramita, más margen queda. **¿Y si el daño se ve días después?** Se puede reclamar, pero pesa mucho lo que se registrase en la entrega. **¿Sirve el sellado para esto?** Sí: fija que ese fichero existía en esa fecha, que es justo lo que se discute. **¿Hace falta para todos los envíos?** Para los de valor o riesgo, sí. Para el resto, al menos la entrega. ## Ejemplos **Un cargador recibe una reclamación por palés dañados y solo tiene fotos del destinatario.** - Empieza a registrar el estado en la salida de todos los envíos - Recoge las reservas en la entrega firmada desde el móvil → En la siguiente reclamación demuestra que la carga salió correcta y la responsabilidad cambia de lado. **La mercancía llega dañada y nadie fotografió la salida.** - Captura el estado en cada traspaso → Se puede acotar dónde ocurrió. **El daño se descubre al desembalar, días después.** - Registra el estado al recibir y al abrir → Los dos momentos quedan separados. **Cada parte sostiene que estaba bien al soltarla.** - Compara los registros de los dos traspasos → La discusión se cierra con datos. **La reclamación llega fuera de plazo por buscar pruebas.** - Tiene la evidencia lista en el expediente → La reclamación sale a tiempo. **Se acepta una entrega dañada sin dejar constancia.** - Anota la incidencia en el momento → La aceptación no cierra la puerta a reclamar. --- --- id: KB-LG-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/subcontratar-transporte-a-colaboradores idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: operadores audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-001, KB-CS-008] citadoPor: [KB-LG-010, KB-LG-025] --- # Subcontratar transporte a colaboradores _El pico de campaña se cubre con autónomos y colaboradores. La responsabilidad no se subcontrata._ **Responde a:** documentación de transportistas colaboradores · subcontratar portes a autónomos · requisitos para trabajar con un transportista externo · control de subcontratas de transporte Casi ningún operador cubre sus picos con flota propia. Se tira de colaboradores habituales y, cuando no llegan, de quien esté disponible esa semana. El problema es que la carga sigue siendo vuestra ante el cliente, y su documentación también lo es ante una inspección. ## Lo mínimo antes de darle una carga | Documento | Qué pasa si falta | Caduca | | --- | --- | --- | | Autorización de transporte | Trabajo sin cobertura legal | Sí | | Seguro de responsabilidad | El daño acaba en vuestro seguro | Sí, y suele ser anual | | Alta y cotización de conductores | Responsabilidad solidaria | Cada mes | | Formación y permisos específicos | Depende de la mercancía | Según el tipo | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que sorprende: no caduca al año, cambia cada mes. Un colaborador que estaba perfecto en marzo puede no estarlo en junio, y ese es exactamente el tipo de comprobación que no se puede hacer a mano cada vez. ## Cómo se organiza sin frenar la operativa 1. **Una lista de colaboradores homologados, viva** — Con su estado documental visible antes de asignar, no después. 2. **El alta como proceso, no como llamada** — Se le pide todo de una vez y se le insiste solo hasta que esté completo. 3. **Comprobación automática de lo que caduca** — Sobre todo lo mensual, que es donde falla el control manual. 4. **Y una regla clara para el caso urgente** — Qué se acepta para dar una carga hoy y qué no se acepta nunca, decidido en frío. > [!WARNING] > La cuarta es la que evita el conflicto real. En plena campaña, alguien va a querer asignar una carga a un colaborador incompleto «solo por esta vez». Si la regla no está escrita antes, se decidirá por presión, y esa decisión no la defiende nadie después. ## Lo que os van a pedir a vosotros **En corto** - Vuestros clientes grandes: prueba de que controláis a quien subcontratáis. - Una inspección: la documentación del que conducía ese día. - Y vuestro seguro: que la cadena estaba en regla cuando pasó lo que pasó. Las tres se responden con lo mismo: el estado documental del colaborador en una fecha concreta. Si eso solo existe como carpetas, se responde en días; si está enlazado a cada carga, en minutos. > [!NOTE] > Vale igual para un operador que subcontrata a otro operador, para paquetería con repartidores autónomos y para una empresa cargadora que contrata directamente. Cambia quién pregunta, no lo que hay que poder enseñar. **¿Podemos pedirle documentación mensual sin agobiar?** Se pide una vez y se renueva solo lo que caduca; la insistencia va automática. **¿Y si el colaborador subcontrata a su vez?** Es el punto ciego clásico: conviene exigir que lo declare y controlar ese segundo nivel. **¿Sirve un acuerdo firmado y ya está?** El acuerdo reparte responsabilidad; no sustituye a comprobar que está al día. ## Ejemplos **Un operador cubre la campaña con doce colaboradores y comprueba la documentación por correo.** - Monta el alta como proceso y automatiza la comprobación mensual - Escribe la regla del caso urgente antes de la campaña → Asigna cargas viendo el estado documental en el momento, sin frenar la operativa. **Se subcontrata a quien no tiene su documentación al día.** - Consulta el estado antes de asignar carga → El hueco se ve antes del servicio. **El cliente pregunta por el colaborador que hizo el porte.** - Consulta el expediente de ese colaborador → Se contesta con una lista y no con una consulta. **Cada colaborador manda lo suyo cuando se acuerda.** - Pide y recuerda de forma automática → El seguimiento no ocupa a nadie. **Un colaborador subcontrata a su vez.** - Registra qué empresas están autorizadas → La cadena deja de crecer sin saberlo. **Se exige al colaborador menos de lo que os exigen.** - Traslada el mismo listado hacia abajo → El hueco deja de quedarse en vuestro balance. --- --- id: KB-LG-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/almacen-aduanero-y-mercancia-retenida idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: aduanas audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-002, KB-LG-001] citadoPor: [KB-LG-011, KB-LG-013, KB-LG-024] --- # Almacén aduanero y mercancía retenida _Mercancía que está pero no se puede mover, y documentación que decide cuánto tiempo se queda._ **Responde a:** mercancía retenida en aduana documentación · depósito aduanero papeleo · por qué se retiene un contenedor · acelerar el despacho de aduanas Una retención en aduana cuesta dinero cada día: almacenaje, demoras del contenedor, entregas que se caen. Y casi nunca es por un problema de la mercancía: es porque falta un papel, viene con un dato distinto o llega tarde. ## Las causas habituales, en orden | Causa | Qué la provoca | Cuánto cuesta arreglarla | | --- | --- | --- | | Discrepancia entre documentos | Factura, packing list y conocimiento no coinciden | Horas, si se localiza a quien lo emitió | | Falta un certificado | Origen, sanitario, conformidad | Días, si hay que pedirlo al origen | | Clasificación discutida | La partida arancelaria declarada | Depende, y a veces conviene consultar antes | | Control aleatorio | Nada que hayáis hecho mal | El tiempo que tarde la inspección | > [!IMPORTANT] > La primera es la más frecuente y la más evitable. Tres documentos que describen la misma mercancía con tres descripciones o tres pesos distintos generan una retención que nadie discutiría si los datos coincidieran. ## Cómo se evita antes de que salga 1. **Revisad la coherencia de los tres documentos** — Descripción, cantidad, peso y valor. Con el envío aún en origen. 2. **Comprobad qué certificados exige el destino** — Cambian por país y por producto, y a veces cambian sin aviso. 3. **Que todo viva en el expediente del envío** — No en el correo del agente ni en el del proveedor: en un sitio al que llegan los dos. 4. **Y guardad lo que os manden en origen tal cual llega** — El original, no la versión reescrita: si hay discrepancia, se compara con él. > [!WARNING] > El punto ciego es el agente de aduanas. Trabaja bien, pero si toda la documentación vive en su correo, cuando hay una retención dependéis de que él esté disponible para saber qué pasó. Con el expediente compartido, lo veis vosotros. ## Cuando ya está retenida **En corto** - Lo primero es saber la causa exacta, no suponerla. - Lo segundo, quién puede emitir el documento que falta y cuánto tarda. - Y lo tercero, avisar al cliente final antes de que pregunte. El tercero no acorta la retención pero es lo que decide si el cliente lo vive como un contratiempo o como un fallo vuestro. > [!NOTE] > Cada día de retención tiene un coste medible en almacenaje y demoras. Merece la pena registrarlo: es el argumento que convence de invertir media hora en revisar la coherencia documental antes de cada embarque. **¿Se puede saber antes si van a retener?** Del control aleatorio no; de las otras tres causas, casi siempre sí. **¿Sirve tener el histórico de despachos?** Mucho: los mismos productos con los mismos proveedores repiten problemas. **¿Y si la retención es por clasificación?** Es una discusión técnica: lo que ayuda es tener documentación de producto detallada y a mano. ## Ejemplos **Un importador acumula retenciones y siempre se entera por el agente dos días después.** - Centraliza la documentación del envío en un expediente compartido - Revisa la coherencia de los tres documentos antes de embarcar → Las retenciones por discrepancia desaparecen y las demás se detectan el mismo día. **Una partida lleva semanas parada y su dueño dice que no lo sabía.** - Registra cada aviso enviado con su fecha → La factura de estancia se explica con el rastro. **Nadie sabe qué falta para que una partida salga.** - Muestra qué documento falta y de quién → El dueño actúa sin una llamada previa. **Se discute en qué estado entró la mercancía.** - Conserva lo comprobado a la entrada → La discusión se cierra con el registro. **Una partida lleva un año y ya nadie contesta.** - Avisa de lo que lleva demasiado sin movimiento → El caso se afronta al mes y no al año. **El dueño cambia de transitario y nadie sabe a quién escribir.** - Registra el interlocutor de cada partida → El aviso llega a alguien que existe. --- --- id: KB-LG-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/documentacion-de-conductores idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: flotas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-004, KB-LG-008] citadoPor: [KB-LG-003] --- # Documentación de conductores _Permisos, formación obligatoria y aptitud: lo que caduca por persona y no por vehículo._ **Responde a:** control de permisos de conducir de la flota · caducidad del cap de conductores · formación obligatoria conductores profesionales · aptitud médica de un conductor La documentación de una flota se controla casi siempre por vehículo: seguro, inspección técnica, mantenimiento. La que más problemas da es la otra, la que va con la persona, porque caduca en fechas distintas para cada uno y nadie la ve hasta que un conductor no puede salir. ## Lo que caduca por conductor | Documento | Frecuencia típica | Qué pasa si vence | | --- | --- | --- | | Permiso de conducir de la clase que corresponda | Según clase y edad | No puede conducir ese vehículo | | Formación profesional obligatoria | Periódica | No puede realizar transporte profesional | | Aptitud médica o psicofísica | Periódica, y más frecuente con la edad | Igual, y con responsabilidad para la empresa | | Formaciones específicas de mercancía | Según el tipo de carga | No puede llevar esa mercancía concreta | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila es la que más se escapa porque no aplica a todos: solo a quien lleva ese tipo de carga. Cuando hay que cubrir una ruta con quien esté disponible, es fácil asignar a alguien que puede conducir el camión pero no esa mercancía. ## Cómo se controla sin llevar una hoja 1. **Un expediente por conductor, con sus vencimientos** — Aparte del vehículo, porque viaja con la persona y no con el camión. 2. **Avisos con margen suficiente para renovar** — Meses, no días: renovar una aptitud lleva su tiempo y depende de terceros. 3. **Comprobación antes de asignar, no después** — Sobre todo cuando se cubre una baja o un pico. 4. **Y lo mismo para conductores de colaboradores** — Su documentación os importa igual, aunque no sean vuestros. > [!WARNING] > Cuidado con el conductor de siempre. Quien lleva quince años en la empresa es justo de quien nadie revisa el vencimiento, porque «ese lo tiene todo». Es el perfil donde más aparecen sorpresas. ## Lo que se pide en un control **En corto** - Que ese conductor podía conducir ese vehículo ese día. - Que tenía la formación vigente para esa mercancía. - Y, si hay accidente, todo lo anterior con fecha. Las tres se responden desde el móvil si el expediente del conductor está al día. Y las tres son responsabilidad de la empresa, no solo del conductor. > [!NOTE] > Vale igual para flotas internas que no se dedican al transporte: comerciales, técnicos de servicio, vehículos de obra. Cambia qué documentos aplican; no cambia que caducan por persona. **¿Podemos guardar copia de su permiso?** Con la finalidad justificada y el plazo adecuado, sí; es documentación laboral. **¿Y los conductores temporales de campaña?** Misma comprobación, y es donde más prisa hay: conviene tener una vía rápida. **¿Sirve avisar solo al conductor?** Es necesario pero no basta: la comprobación antes de asignar es de la empresa. ## Ejemplos **Una empresa cubre una ruta urgente con el conductor disponible y le paran en carretera.** - Monta expediente por conductor con vencimientos y aviso - Comprueba antes de asignar, no después → Deja de asignar rutas a quien no puede llevar esa mercancía concreta. **Un conductor sale con la formación caducada.** - Comprueba por persona antes de asignar el servicio → El servicio no sale con un hueco. **El carné se renueva y nadie actualiza el expediente.** - Registra la renovación al recibirla → El expediente refleja la realidad. **Entra un conductor nuevo el mismo día del servicio.** - Comprueba qué le falta antes de asignarlo → El alta se resuelve antes de la salida. **La documentación está en el móvil del jefe de tráfico.** - La guarda en el expediente del conductor → Deja de depender de una persona. **Un cliente pide la documentación del conductor que entregó.** - Consulta el expediente de esa persona → Se entrega sin buscar. --- --- id: KB-LG-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/documentos-de-un-embarque-maritimo idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: maritimo audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-002, KB-LG-009] citadoPor: [KB-LG-013, KB-LG-017] --- # Documentos de un embarque marítimo _Qué documento hace qué, cuál se puede reemitir y cuál no conviene perder de vista nunca._ **Responde a:** documentos de un contenedor marítimo · conocimiento de embarque original · qué es el vgm de un contenedor · documentación para embarcar mercancía Un embarque marítimo genera media docena de documentos que la gente trata como si fueran intercambiables, y no lo son: uno de ellos es un título que da derecho a retirar la mercancía, y el resto son información. Confundirlos es lo que convierte un retraso en una pérdida. ## Qué hace cada uno | Documento | Qué es | Si se pierde | | --- | --- | --- | | Conocimiento de embarque | Contrato, recibo y —en su forma original— título de la mercancía | Es el problema serio: se puede necesitar aval bancario | | Reserva y confirmación | El hueco en el buque | Se pide de nuevo al transitario | | Declaración de masa bruta verificada | El peso certificado del contenedor | Se vuelve a emitir, pero antes del corte de la naviera | | Packing list y factura | Qué va dentro y su valor | Se reemiten; ojo a que coincidan entre sí | | Certificados de origen o sanitarios | Requisitos del país de destino | Se piden al organismo emisor, y eso tarda | > [!IMPORTANT] > La diferencia real está en la primera fila. El conocimiento de embarque en su forma original **es** la mercancía a efectos de entrega: quien lo presenta la retira. Por eso circula por vía bancaria en muchas operaciones y por eso entregar contra una copia, «porque el cliente ya pagó», es la manera clásica de perder tanto la mercancía como el cobro. ## Lo que conviene tener enlazado al envío **En corto** - Los documentos, con su versión y quién los emitió. - A quién se le mandó cada uno y cuándo. - Las instrucciones de embarque que disteis, que es lo que se compara si algo sale mal. - Y las incidencias del trayecto, con fecha. ## Los tres errores que más cuestan 1. **Datos que no coinciden entre documentos** — Peso, descripción o bultos distintos en factura, packing list y conocimiento: es la causa nº 1 de retención en destino. 2. **Llegar tarde al corte documental** — El corte lo fija la naviera y no es negociable: un contenedor sin su documentación a tiempo no embarca, aunque esté en puerto. 3. **Y dar por hecho el requisito de destino** — Lo que valió en el envío anterior a ese país puede haber cambiado; se comprueba por envío, no por costumbre. > [!WARNING] > El matiz que nadie deduce del primer embarque: los días de estancia del contenedor en destino y los de uso del propio contenedor son cosas distintas, se cuentan por separado y las factura gente distinta. Un despacho que se resuelve rápido puede seguir generando coste por el contenedor si nadie lo devuelve, y esa factura llega semanas después, cuando ya nadie recuerda el envío. > [!NOTE] > Si trabajáis con transitario, buena parte de esta documentación vive en su sistema. Guardad copia vosotros: cuando hay una reclamación, la documentación del transitario es su versión de los hechos, y vosotros necesitáis la vuestra. **¿Se puede embarcar sin el conocimiento original?** Existen fórmulas sin original; se acuerdan antes del embarque, no cuando la mercancía ya está en destino. **¿Quién declara la masa bruta verificada?** El cargador, y la naviera no embarca sin ella. **¿Conviene sellar estos documentos?** Para los que sostienen una reclamación, sí: fija qué decían y en qué fecha. ## Ejemplos **Un exportador manda la factura con un peso y el packing list con otro.** - Comprueba la coherencia de los tres documentos antes del corte - Guarda copia propia de todo el envío, no solo la del transitario → El contenedor embarca sin incidencias y la retención por discrepancia deja de repetirse. **Los documentos del embarque llegan de tres partes distintas.** - Reúne todo en el expediente del embarque → Se ve de una vez qué hay y qué falta. **Falta un documento y la mercancía se queda parada.** - Comprueba qué falta antes de la salida → El hueco se detecta antes del puerto. **Un cliente pregunta por un embarque de hace un año.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta sin llamar al transitario. **Se corrige un documento y desaparece el anterior.** - Guarda las dos versiones con su fecha → La corrección se puede explicar. **Cada embarque se prepara desde cero.** - Reutiliza lo que se repite por destino → El segundo embarque cuesta la mitad. --- --- id: KB-LG-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/prueba-de-entrega-en-paqueteria idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: paqueteria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-007, KB-LG-006] citadoPor: [KB-LG-021, KB-LG-025] --- # Prueba de entrega en paquetería _Un garabato en una pantalla o una foto en un portal: qué prueba cada cosa cuando el cliente dice que no le llegó._ **Responde a:** prueba de entrega de un paquete · el cliente dice que no ha recibido el pedido · foto de entrega en la puerta vale · entrega a un vecino reclamación En paquetería la discusión no es sobre si el paquete salió: es sobre si llegó a quien tenía que llegar. Y las pruebas habituales tienen valores muy distintos, aunque en el sistema aparezcan todas como «entregado». ## Qué prueba cada cosa | Prueba | Qué acredita | Dónde flojea | | --- | --- | --- | | Firma en pantalla | Que alguien firmó allí | Un garabato no identifica a nadie por sí solo | | Nombre y documento del receptor | Quién recogió | Depende de que el repartidor lo pida de verdad | | Foto en el lugar de entrega | Que el bulto quedó ahí | No prueba que el destinatario lo cogiera | | Código de un solo uso | Que quien recibió tenía el código | Solo si de verdad se exige, no si se salta | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que más falsa seguridad da. Una foto del paquete en el felpudo prueba que el repartidor llegó y lo dejó — no prueba que el destinatario lo recibiera. Para envíos de valor, esa foto no cierra una reclamación: la abre con mejor cara. ## Lo que decide una reclamación de consumo **En corto** - Si el destinatario autorizó dejarlo sin firma, y dónde consta esa autorización. - Si se entregó a un tercero, quién era y si estaba autorizado. - La hora exacta y el punto de entrega, no solo el día. - Y si hubo intentos previos, con su constancia. Con un cliente empresa se discute el contrato; con un consumidor final, la carga de la prueba tiende a caer del lado de quien entrega. Cuanto más valor tiene el envío, más conviene subir un escalón: código, documento o firma identificada. > [!WARNING] > El punto que descoloca a quien viene de transporte de palés: en domicilio, **entregar a un vecino no es entregar**, salvo que exista autorización previa del destinatario. Muchas reclamaciones que parecen absurdas —«sí lo cogió alguien»— se pierden exactamente ahí, y no por el hecho, sino por no poder enseñar la autorización. ## Cómo se recoge sin frenar el reparto 1. **Que la prueba se capture en el momento y en el sitio** — Desde el móvil, no al volver a la nave. 2. **Que quede enlazada al envío, no suelta** — Una foto en la galería del repartidor no es una prueba de entrega. 3. **Y que se conserve el tiempo de reclamación** — Que suele ser más largo que la memoria del sistema de reparto. > [!NOTE] > Los plazos para reclamar y quién soporta la prueba varían según el tipo de envío, el destinatario y el país. **Eso se confirma con vuestro asesor o en el contrato de transporte**; lo que aquí se compara es qué acredita cada tipo de prueba en la práctica. **¿Sirve la firma en pantalla?** Ayuda, y sola no identifica. Acompañada de nombre o código, mucho más. **¿Y si el cliente autorizó dejarlo en la puerta?** Entonces la foto vale bastante más: lo que hay que poder enseñar es la autorización. **¿Cuánto tiempo hay que guardar las pruebas?** Más que el plazo de reclamación aplicable, con margen. ## Ejemplos **Una empresa de reparto pierde una reclamación pese a tener foto de la entrega en la puerta.** - Empieza a exigir código de un solo uso en envíos de valor - Registra la autorización cuando el cliente pide dejarlo sin firma → Las reclamaciones de envíos caros pasan a resolverse con la prueba que sí identifica a quien recibió. **La firma en la pantalla no dice quién firmó.** - Registra el nombre junto a la firma → La mitad de las discusiones desaparece. **Se entrega sin nadie autorizado y se firma igual.** - Da al repartidor una regla y registra su decisión → Lo decidido queda documentado. **La prueba vive en el sistema del colaborador.** - Recoge y guarda lo aportado → La prueba deja de depender de otro. **Un cliente reclama meses después.** - Conserva la evidencia más allá del pedido → La respuesta existe cuando llega la reclamación. **La entrega llega dañada y no hay foto.** - Captura una foto cuando la entrega no es limpia → El estado queda documentado cuando ocurre. --- --- id: KB-LG-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/trabajar-con-un-transitario idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: transitarios audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-011, KB-LG-009, KB-LG-023] citadoPor: [KB-LG-015, KB-LG-019] --- # Trabajar con un transitario _Buena parte de vuestra documentación vive en su sistema, y eso está bien hasta el día que no._ **Responde a:** documentación que guarda el transitario · cambiar de agente de aduanas · el transitario tiene mis documentos · qué copias debo guardar de mis envíos Un buen transitario os quita trabajo: prepara, presenta, resuelve y guarda. El efecto secundario es que, con el tiempo, la documentación de vuestros envíos está en su plataforma y no en la vuestra — y eso solo se nota cuando hace falta algo y él no está disponible, o cuando decidís cambiar. ## Qué conviene que esté también de vuestro lado | Documento | Por qué vosotros | Cuándo se echa en falta | | --- | --- | --- | | Conocimiento de embarque y documentos de transporte | Es la prueba de la operación | En una reclamación, y con prisa | | Declaraciones y justificantes de despacho | Acreditan qué se declaró y cuándo | En una revisión, meses después | | Certificados de origen o sanitarios | Los pedisteis vosotros o los pidió por vosotros | En el siguiente envío al mismo país | | Instrucciones que le disteis | Es lo que se compara si algo salió mal | Cuando hay que decidir de quién fue el fallo | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que casi nadie guarda y la única que os defiende. En una incidencia, la documentación del transitario cuenta **su** versión: qué hizo y cuándo. Lo que dice qué le pedisteis vosotros es vuestra instrucción, y si vivía en un correo de alguien que ya no está, no existe. ## Cómo trabajar sin duplicar trabajo 1. **Un expediente por envío, con lo esencial** — No todo lo que él maneja: el conocimiento, la factura, el packing y lo que le instruisteis. 2. **Pedidle copia al cerrar, no al reclamar** — Un envío cerrado se documenta en dos minutos; uno de hace ocho meses, en dos días. 3. **Guardad lo que os manda tal cual** — Sin reescribir ni recomponer: si hay discrepancia, se compara con el original. 4. **Y anotad las incidencias en el envío** — Retrasos, retenciones, costes extra: es lo que sostiene la conversación anual con él. > [!WARNING] > El punto ciego aparece al cambiar de transitario. Su plataforma es suya: el acceso termina cuando termina la relación, y con él el histórico de vuestros envíos. **Nadie os avisa de eso el día que firmáis con otro** — se descubre cuando alguien pide un despacho de hace dos años y ya no hay dónde mirarlo. Sacar copia antes de cerrar la relación cuesta una tarde; después, puede ser imposible. ## Lo que mejora la relación además de protegeros **En corto** - Instrucciones claras y escritas: la mitad de las incidencias son de interpretación. - Los datos de la mercancía coherentes entre documentos, que es lo que él no puede arreglar por vosotros. - Y el histórico de incidencias delante cuando toque renegociar tarifas. Lo tercero cambia la conversación anual: pasar de «vamos regular» a «tres retenciones por discrepancia y dos por certificado» es lo que hace que el problema se resuelva en vez de discutirse. > [!NOTE] > Vale igual para agentes de aduanas, consignatarios y operadores que gestionan documentación por vosotros. Lo que cambia es el trámite; lo que no cambia es que la prueba de qué pedisteis y qué se hizo conviene tenerla en los dos lados. **¿No es desconfiar guardar copia?** No: es que su archivo responde a sus obligaciones, no a las vuestras. **¿Y si trabajamos con varios transitarios?** Con más razón: es el único sitio donde queda el conjunto de vuestros envíos. **¿Cuánto hay que conservarlo?** Más que el plazo de revisión aplicable a esas operaciones, con margen. ## Ejemplos **Un importador cambia de transitario y pierde el acceso al histórico de dos años de despachos.** - Antes de cerrar la relación, descarga y archiva los envíos en sus propios expedientes → Puede responder a una revisión posterior sin depender de una empresa con la que ya no trabaja. **El transitario guarda el histórico y vosotros no.** - Mantiene archivo propio de cada operación → El cambio de colaborador no se lleva los años. **Se le dan instrucciones por teléfono.** - Pide confirmación por escrito y la guarda → Lo acordado deja de depender de dos memorias. **Falta un documento y se despacha con una promesa.** - Registra qué se prometió y quién lo pidió → El compromiso incumplido queda documentado. **Un cliente pregunta por una operación antigua.** - Consulta el expediente propio → Se contesta sin depender del transitario. **Se trabaja con tres transitarios y cada uno informa distinto.** - Pide la información en un formato acordado → Lo recibido es comparable. --- --- id: KB-LG-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/distribucion-farmaceutica-y-producto-sensible idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: farmaceutica audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-031, KB-LG-004] citadoPor: [KB-IU-002] --- # Distribución farmacéutica y producto sensible _Aquí la documentación no acompaña al envío: forma parte del producto, y sin ella el producto no vale._ **Responde a:** distribución de medicamentos requisitos documentales · transporte de producto sensible a temperatura · trazabilidad de lotes farmacéuticos · quién puede manipular producto farmacéutico En la mayoría de los sectores, un fallo documental es un problema administrativo que se arregla pidiendo el papel otra vez. En distribución de producto sanitario y farmacéutico no: si no podéis acreditar en qué condiciones estuvo un lote, ese lote no se puede vender, aunque esté perfecto. ## Las cuatro cosas que hay que poder acreditar de cada lote | Qué | Por qué | Dónde se pierde | | --- | --- | --- | | De dónde vino y a quién fue | Es la base de cualquier retirada | Cuando la salida se registra por cliente y no por lote | | En qué condiciones viajó y se almacenó | Define si el producto sigue siendo apto | Los registros existen y no se enlazan al lote | | Quién lo manipuló y con qué cualificación | Hay funciones que no puede hacer cualquiera | Se comprueba al contratar y no después | | Qué se hizo ante una desviación | La reacción se juzga tanto como el hecho | Se resuelve por teléfono y no queda | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que decide el valor de la mercancía y la que peor se enlaza. Tener el registro de temperatura de un camión no sirve de nada si no se puede decir **qué lotes iban dentro**: el registro prueba que el camión estuvo en rango, no que ese producto concreto lo estuviera. Ese enlace es todo el trabajo, y es el que se hace mal cuando se registra por vehículo y no por envío. ## La desviación, que es donde se juega todo 1. **Se registra en el momento, con hora real** — Y se separa el producto afectado antes de decidir nada. 2. **Se decide con un criterio escrito de antes** — Improvisar el criterio durante la desviación es lo que no se puede defender después. 3. **Decide quien tiene esa función asignada** — No quien está en el almacén a esa hora. 4. **Y queda la decisión, no solo el dato** — Qué se liberó, qué se bloqueó y por qué, con nombre. > [!WARNING] > El matiz que separa este sector del resto: **la documentación no viaja detrás del producto, viaja con él**. Un producto que llega sin su documentación completa no es un producto pendiente de papeleo — es producto que no se puede poner en circulación hasta que se resuelva, y mientras tanto ocupa, caduca y cuesta. Por eso aquí la constancia se toma en la puerta y no al cerrar el día. ## Lo que se pide en una inspección **En corto** - El histórico completo de un lote elegido por ellos, de entrada a salida. - Las condiciones en cada tramo, enlazadas a ese lote. - Las desviaciones del periodo y qué se decidió en cada una. - Y la cualificación de quien intervino, vigente esos días. > [!NOTE] > Los requisitos concretos de distribución, las cualificaciones exigidas y qué registros hay que conservar dependen del tipo de producto y del país, y se actualizan. **Eso se confirma con vuestro responsable técnico o con la autoridad competente**; aquí se describe dónde se rompe en la práctica la cadena documental. **¿Vale el registro del transportista?** Como dato sí; hay que poder enlazarlo con vuestros lotes y conservarlo vosotros. **¿Y si la desviación la detecta el cliente al recibir?** Se trata igual: registro, separación y decisión con criterio, aunque el producto ya no esté en vuestras manos. **¿Cuánto hay que conservar?** Más allá de la vida del producto, y con margen: es de lo que más se pide. ## Ejemplos **Un distribuidor tiene registros de temperatura por vehículo y no por envío.** - Enlaza cada registro con los lotes que iban dentro - Escribe el criterio de decisión antes de la próxima desviación → Ante una inspección puede acreditar las condiciones del lote concreto, no solo del camión. **El registro de temperatura se archiva suelto.** - Lo asocia al envío al recibirlo → El registro vive junto al envío que documenta. **Un cliente pide la trazabilidad de un envío concreto.** - Consulta el expediente de ese envío → Se contesta por envío. **La documentación de conductores caduca sin avisar.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes del servicio. **Se rompe el rango y se acepta sin dejar constancia.** - Registra la incidencia al recibir → La aceptación queda explicada. **Una revisión pregunta por envíos de hace dos años.** - Conserva los expedientes con su fecha → Se contesta con el archivo. --- --- id: KB-LG-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/carga-aerea-lo-que-cambia-respecto-al-camion idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: aereo audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-013, KB-LG-002] citadoPor: [KB-LG-018] --- # Carga aérea: lo que cambia respecto al camión _Va más rápido y se para por motivos distintos: aquí lo que retrasa no es el tráfico, es la seguridad y el papel._ **Responde a:** enviar mercancía por avión documentación · por qué me inspeccionan toda la carga aérea · diferencia entre envío aéreo y terrestre · qué pide la aerolínea para embarcar El primer envío aéreo sorprende a casi todo el mundo: el vuelo dura cuatro horas y la mercancía tarda cuatro días. No es el avión — es todo lo que pasa antes de subir a él, y funciona con reglas que en el transporte por carretera no existen. ## Qué cambia frente a un camión | Aspecto | Por carretera | Por avión | | --- | --- | --- | | Quién puede entregar la carga | Cualquiera | Depende de si estáis acreditados en la cadena de seguridad | | Qué se revisa | Los documentos del transporte | Los documentos y, muchas veces, la carga físicamente | | Qué pesa en el precio | El peso | El peso o el volumen, lo que salga mayor | | Qué para un envío | Un error en el documento de transporte | Además, un embalaje o una declaración que no encaja | | Margen para corregir | Horas | El vuelo sale igual: se queda para el siguiente | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que decide vuestros plazos y casi nadie la conoce antes del primer envío: **si vuestra empresa no está acreditada dentro de la cadena de seguridad de la carga aérea, cada envío pasa por inspección física**. Eso añade tiempo, coste y a veces obliga a abrir el embalaje que preparasteis con cuidado. La acreditación se tramita, lleva su proceso y no se improvisa para el envío del jueves — pero cambia por completo la operativa de quien manda a menudo. ## Lo que hay que tener listo antes de reservar 1. **Descripción real de la mercancía, no comercial** — «Muestras» no es una descripción y es lo que más consultas genera. 2. **Peso y medidas del bulto ya embalado** — Lo que se cobra sale de ahí, y una medida mal dada se corrige tarde. 3. **Saber si lleva algo restringido** — Baterías, aerosoles, líquidos: cambia todo el procedimiento. 4. **Y la documentación comercial coherente entre sí** — Factura, packing y lo que declaréis tienen que decir lo mismo. > [!WARNING] > Lo que más envíos frena de verdad no es la aduana: es **algo que va dentro y nadie declaró**. Un equipo con batería de litio, un bote de spray dentro de una caja de repuestos, una muestra con alcohol. Quien lo prepara no lo considera peligroso porque lo maneja a diario, y en aéreo tiene un tratamiento propio. Preguntar «¿esto lleva pilas, líquidos o gases?» antes de embalar evita la mitad de las incidencias. ## Con quién habláis en cada caso **En corto** - El transitario coloca la carga y sabe qué acepta cada aerolínea. - El agente de aduanas se ocupa de lo aduanero, que es otra cosa. - Y la acreditación de seguridad es un trámite vuestro, no algo que resuelva el transitario por vosotros. > [!NOTE] > Qué figuras existen en la cadena de seguridad de la carga aérea, qué requisitos tiene cada una y qué mercancías están restringidas se rigen por normativa específica de aviación y varían por país y por aerolínea. **Eso lo concreta vuestro transitario o vuestro asesor**; aquí se explica por qué el envío aéreo se comporta distinto y qué conviene tener resuelto antes. **¿Merece la pena acreditarse?** Si mandáis a menudo, casi siempre: se ahorra en cada envío. **¿Puedo mandar cualquier cosa por avión?** No, y lo que no se puede varía. Preguntad antes de embalar. **¿Por qué me cobran más peso del que pesa?** Porque cuenta el volumen si sale mayor; medir bien antes evita sorpresas. ## Ejemplos **Una empresa manda repuestos por avión y el envío se queda en tierra por un aerosol sin declarar.** - Revisa antes de embalar si hay pilas, líquidos o gases y lo declara → El siguiente envío sale en el vuelo previsto, sin abrir la caja en el aeropuerto. **La documentación aérea se prepara con menos margen.** - Comprueba qué falta al confirmar la reserva → El hueco se detecta antes del cierre. **Un documento llega tarde y la carga pierde el vuelo.** - Pide pronto lo que depende de terceros → La espera corre en paralelo. **La restricción de una mercancía se descubre en el aeropuerto.** - Consulta la ficha antes de aceptar la carga → La decisión se toma con el documento delante. **Un cliente pregunta por un envío de hace meses.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta sin reconstruir. **Cada envío se prepara desde cero.** - Reutiliza lo que se repite por destino → El segundo envío cuesta la mitad. --- --- id: KB-LG-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/guardar-mercancia-que-no-es-vuestra idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: almacenamiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-007, KB-CS-020] citadoPor: [KB-LG-020] --- # Guardar mercancía que no es vuestra _La mercancía es del cliente, el riesgo mientras está dentro puede ser vuestro, y lo que decide una reclamación es lo que se anotó al entrar._ **Responde a:** almacén de terceros documentación · reclaman daños en mercancía almacenada · qué registrar al recibir mercancía de un cliente · responsabilidad del depositario Guardar lo de otros es un negocio de confianza que se juega en dos momentos muy cortos: cuando la mercancía entra y cuando sale. Entre medias pasan meses en los que no ocurre nada — hasta que el cliente abre una caja y dice que estaba así antes. ## Los dos momentos que deciden todo | Momento | Qué hay que dejar registrado | Qué evita | | --- | --- | --- | | Entrada | Cantidad, estado aparente y quién lo trajo | Que un daño de transporte acabe siendo vuestro | | Entrada, si algo viene mal | Foto y reserva por escrito, ese día | Discutir tres meses después sin nada delante | | Durante | Movimientos, ubicación y quién accedió | «Faltan dos palés y nadie sabe nada» | | Salida | A quién se entregó y en qué estado | Que la reclamación llegue después de haber salido | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que casi siempre falla y no se puede reconstruir: **una mercancía que entra dañada y se acepta sin decir nada se convierte, documentalmente, en una mercancía que se dañó dentro**. Nadie va a poder demostrar lo contrario meses después, porque no hay nada que enseñar. La reserva se hace en el momento y con foto, aunque el transportista tenga prisa y aunque la relación con ese cliente sea buena: es precisamente lo que protege esa relación cuando aparezca el problema. ## Lo que conviene tener por cliente, no por almacén **En corto** - El contrato de depósito y lo que dice sobre daños y límites. - Su seguro y el vuestro, y qué cubre cada uno mientras está dentro. - Qué instrucciones especiales dio: apilado, temperatura, rotación. - Y quién está autorizado a retirar en su nombre. > [!WARNING] > Ese último punto es el que más sustos da y el que menos se prepara: **alguien se presenta a retirar mercancía con un albarán y buenas maneras**. Si no hay una lista de quién puede retirar en nombre de cada cliente, la decisión la toma quien esté en el muelle un viernes por la tarde. Una lista corta, actualizada y consultable desde el propio muelle vale más que cualquier cláusula del contrato — porque el contrato no está en la puerta y la lista sí. ## Cuando llega la reclamación 1. **Sacar el registro de entrada antes de contestar** — Lo que se anotó ese día ordena la conversación entera. 2. **Comprobar quién accedió y cuándo** — Incluye a los del propio cliente, que a veces entran ellos. 3. **Y responder con hechos y fechas, no con impresiones** — «Entró así, aquí está la foto» cierra lo que un correo largo no cierra. > [!NOTE] > Qué responsabilidad asumís como depositarios, qué límites admite el contrato y qué seguros son exigibles depende del tipo de depósito y de vuestro país. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro corredor**; aquí se trata de tener registrado lo que después habrá que demostrar. **¿Hay que fotografiar todo lo que entra?** Todo no: lo que llegue con cualquier señal, siempre; y muestreo del resto. **¿Y si el cliente entra a su propia mercancía?** Se registra igual: es la única forma de saber qué pasó dentro. **¿Cuánto conservar los registros de entrada y salida?** Más de lo que dura la relación: las reclamaciones llegan tarde. ## Ejemplos **Un almacén recibe palés con film roto y los acepta sin anotar nada por no frenar la descarga.** - Hace foto y reserva por escrito en el momento, aunque el camión espere → Cuando el cliente reclama tres meses después, la conversación empieza con lo que se anotó ese día. **Entra mercancía ajena y no se registra su estado.** - Captura el estado a la entrada → La discusión posterior tiene con qué cerrarse. **El dueño hace inventario y pregunta cuánto tenéis suyo.** - Registra entradas y salidas por dueño → Se contesta con un dato. **Dos dueños comparten ubicación y se confunde la mercancía.** - Registra qué ocupa cada ubicación → La identidad se mantiene por ubicación. **Una partida lleva meses sin movimiento.** - Avisa de lo que lleva demasiado tiempo → El caso se afronta antes de que crezca. **El dueño reclama una salida que no recuerda haber pedido.** - Conserva quién autorizó cada salida → La autorización tiene nombre y fecha. --- --- id: KB-LG-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/cuando-la-mercancia-cambia-de-transporte idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: multimodal audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-011, KB-LG-007] citadoPor: [KB-LG-018, KB-AL-021, KB-LG-027] --- # Cuando la mercancía cambia de transporte _Camión, barco, tren, camión otra vez. Nada se rompe durante el viaje: se rompe en los puntos donde cambia de manos._ **Responde a:** transporte combinado documentación · daño en un transporte con varios tramos · quién responde en un transbordo · mercancía que va en camión y barco Un envío que combina medios parece un solo viaje desde fuera: sale de vuestra nave y llega a destino. Por dentro son tres o cuatro contratos distintos, cada uno con sus reglas, y la mercancía cruza de uno a otro en unos minutos que casi nadie documenta. ## Dónde se rompe la cadena | Punto | Qué pasa ahí | Qué falta casi siempre | | --- | --- | --- | | Carga inicial | Se cuenta y se sella | Fotos del estado y del precinto | | Cada transbordo | Cambia el responsable | Constancia del estado en ese momento | | Almacenaje intermedio | La mercancía espera días | Quién la custodió y en qué condiciones | | Entrega final | Se abre y aparece el daño | La comparación con cómo salió | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es donde se pierden las reclamaciones: **si nadie deja constancia del estado en cada cambio de manos, un daño solo se puede atribuir al viaje entero**. Y un daño de todos no es de nadie: cada transportista dirá, con razón, que a él le llegó así. Lo que convierte un tramo en reclamable es una foto y una firma en el punto de entrega de ese tramo — treinta segundos que solo se pueden invertir entonces. ## Lo que conviene fijar antes de que salga 1. **Quién organiza el conjunto y quién responde de cada tramo** — No siempre es el mismo, y esa diferencia importa cuando hay un daño. 2. **Qué documento acompaña a cada tramo** — Cada medio tiene el suyo y no se sustituyen entre ellos. 3. **Cómo se identifica la carga en todos ellos** — Si el número cambia en cada tramo, no hay forma de seguirla. 4. **Y dónde queda la constancia del estado** — Aunque sea una foto por tramo en el mismo expediente. > [!WARNING] > La confusión más cara es sobre quién responde: **el que os vende el transporte completo no siempre es el que responde de cada tramo**, y los límites de indemnización cambian según el medio en el que se produjo el daño. Cuando no se puede probar en qué tramo pasó, la discusión no es sobre quién paga: es sobre qué régimen se aplica, que puede significar cantidades muy distintas. Por eso saber dónde ocurrió vale a menudo más que saber cómo ocurrió. ## Cuando aparece el daño al abrir **En corto** - Fotografiar antes de mover nada, con el embalaje todavía como llegó. - Anotar la reserva en el documento de entrega, en el momento. - Recuperar lo que se registró en cada punto anterior. - Y avisar pronto a quien organizó el transporte: los plazos aquí son cortos. > [!NOTE] > Qué convenio o régimen aplica a cada tramo, qué límites tiene y en qué plazo hay que reclamar depende del medio, del recorrido y del contrato. **Eso lo concreta vuestro transitario o vuestro asesor**; aquí se trata de conservar lo que permitirá saber dónde ocurrió. **¿Puedo pedir constancia en cada transbordo?** Podéis pactarlo con quien organiza; no siempre se ofrece de serie. **¿Sirven las fotos del móvil?** Sí, y mucho: lo importante es que se vea la carga identificable y el momento. **¿Y si el daño no se ve hasta desembalar?** Fotografiad y avisad igual: los plazos empiezan a correr desde la entrega. ## Ejemplos **Una empresa reclama un daño en un envío con tres tramos y ningún transportista se hace cargo.** - Fotografía la carga en cada cambio de manos y lo guarda en el mismo expediente → El siguiente daño se localiza en un tramo concreto, que es lo que hace que la reclamación avance. **El daño aparece y no se sabe en qué tramo pasó.** - Registra el estado en cada cambio de modo → Se puede acotar dónde ocurrió. **La documentación cambia con el modo y nadie la revisa.** - Comprueba qué falta antes de cada traspaso → El hueco se detecta antes de la parada. **Un tramo lo hace un operador con su propio sistema.** - Recoge y guarda lo que aporta → El archivo propio queda completo. **Un cliente pregunta dónde está su envío.** - Consulta el expediente con los traspasos registrados → Se contesta con lo que hay y no con una llamada. **Pasan días sin noticias y nadie da la alarma.** - Avisa cuando un envío lleva demasiado sin movimiento → El silencio deja de confundirse con normalidad. --- --- id: KB-LG-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/mercancia-peligrosa-los-papeles-que-viajan idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: terrestre audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-030, KB-LG-017, KB-LG-003, KB-LG-015] citadoPor: [KB-LG-007] --- # Mercancía peligrosa: los papeles que viajan _Aquí la documentación no acompaña al envío: forma parte de él. Si falta, el camión no sale — o peor, sale._ **Responde a:** documentacion para transportar mercancia peligrosa · carta de porte adr que lleva · quien es responsable si el transporte va mal documentado · ficha de seguridad y transporte En transporte normal, un papel mal puesto se arregla por teléfono. En mercancía peligrosa, no: el documento es lo que le dice al conductor qué lleva detrás, a los bomberos qué se van a encontrar y al almacén de destino qué no puede poner al lado. Por eso aquí la documentación tiene un estatus distinto. ## Quién responde de qué, que es lo que más se confunde | Papel | Qué le toca | Lo que suele fallar | | --- | --- | --- | | Quien expide | Clasificar bien y entregar la información | Clasificar «como siempre» sin mirar si cambió el producto | | Quien transporta | Llevar la documentación y el vehículo en regla | Salir con el papel del envío anterior | | Quien carga | Que lo cargado coincida con lo declarado | Cargar a ojo lo que se hace todos los días | | Quien recibe | Comprobar antes de descargar | Descargar primero y mirar después | > [!IMPORTANT] > Lo que hay que quitarse de la cabeza es que esto sea responsabilidad del transportista: **la clasificación de lo que se envía es de quien lo envía**, y no se delega subiéndolo a un camión. El transportista responde de llevarlo bien; vosotros, de que lo que dice el papel sea lo que va dentro. Cuando esas dos cosas no coinciden, el problema no es una multa: es que quien tenga que intervenir en una carretera va a actuar con información falsa. ## La cadena documental, en orden 1. **La ficha de datos de seguridad vigente del producto** — Vigente: si el fabricante la revisó, la vuestra de hace tres años ya no describe lo mismo. 2. **La clasificación y el etiquetado que salen de ella** — No de la costumbre ni de lo que ponía el albarán anterior. 3. **El documento de transporte con lo que exige** — Y una copia archivada por vuestra parte, no solo la que se va con el camión. 4. **Y las instrucciones y formación de quien manipula** — También del que carga, no solo del que conduce. > [!WARNING] > El caso que más disgustos da es aparentemente inocente: **el producto cambia de fórmula y nadie revisa la ficha de seguridad**. El proveedor la actualiza en su web, vosotros seguís usando el PDF que os pasaron cuando empezasteis, y desde entonces todos los envíos van clasificados con datos viejos. No hay error de nadie a la vista, y sin embargo cada camión sale con una descripción que no corresponde. Pedir la ficha con fecha y revisarla al menos una vez al año cierra esta puerta entera. ## Lo que conviene archivar aunque nadie lo pida **En corto** - Copia del documento de transporte de cada envío, con su fecha. - La versión de la ficha de seguridad que se usó para clasificar ESE envío. - La formación de quien cargó y de quien clasificó, con vigencia. - Y los incidentes, por pequeños que sean: un derrame de un litro documentado vale más que diez sin documentar. > [!NOTE] > Qué mercancías están reguladas, cómo se clasifican, qué documentos exactos exige cada modo de transporte y qué formación necesita cada persona lo determina la normativa de transporte de mercancías peligrosas y su consejero de seguridad. **Eso lo concreta vuestro consejero o vuestro asesor**; aquí se explica cómo evitar el fallo documental que no depende de la norma sino del archivo. **¿Es responsabilidad del transportista?** De él es llevarlo bien. De quien expide es que lo declarado coincida con lo que va dentro. **¿Cada cuánto reviso las fichas de seguridad?** Al menos una vez al año y siempre que el proveedor avise de un cambio de fórmula. **¿Guardo copia del documento de transporte?** Sí. Es lo que os permite reconstruir un envío meses después. ## Ejemplos **Un proveedor cambia la fórmula de un producto y seguís clasificando con la ficha de seguridad de hace tres años.** - Pide la ficha con fecha y la revisa al menos una vez al año → Los envíos dejan de salir descritos con datos que ya no corresponden. **Un camión sale con el documento de transporte del envío anterior.** - Comprueba en carga que lo declarado coincide con lo cargado, con firma de quien carga → El error se corta en el muelle, que es el único sitio donde todavía es barato. **Meses después hay que reconstruir un envío y solo existía la copia que viajó con el camión.** - Archiva copia del documento de transporte y la versión de ficha usada en cada envío → El envío se reconstruye con lo que había ese día, no con lo que hay hoy. **El papel viaja con el conductor y se pierde.** - Lo lleva también accesible desde el móvil → Un papel perdido deja de parar el servicio. **Se carga sin comprobar la ficha de la mercancía.** - Consulta la ficha antes de aceptar → La decisión se toma con el documento delante. **Un control pregunta por un servicio de hace meses.** - Conserva el expediente de cada servicio → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-LG-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-intermediario-que-no-toca-la-mercancia idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: transitarios audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-013, KB-NO-022] citadoPor: [KB-LG-023] --- # El intermediario que no toca la mercancía _No la cargáis ni la guardáis, y aun así pasa por vosotros toda la documentación. Ahí es donde se responde._ **Responde a:** responsabilidad del transitario documentacion · soy intermediario de transporte que papeles guardo · corredor de cargas obligaciones · de que responde quien organiza el transporte Organizáis el transporte, elegís al transportista, tramitáis los documentos y no veis la mercancía en ningún momento. Es fácil pensar que quien no toca no responde — y en la práctica ocurre justo lo contrario: **por vuestras manos pasa toda la información, así que sois el único punto donde se puede detectar que algo no cuadra**. **Intermediario de transporte** — Quien organiza el porte sin ejecutarlo: contrata al que carga, transmite instrucciones y documentos, y a menudo es la única parte que ve el conjunto de la operación de punta a punta. ## Lo que sí es vuestro aunque no toquéis la carga | Qué | Por qué es vuestro | | --- | --- | | Elegir al transportista | Habéis elegido vosotros, con lo que eso implica | | Transmitir las instrucciones completas | Lo que no transmitáis no lo sabrá quien conduce | | Conservar la documentación de cada operación | Sois el único punto donde está entera | | **Detectar lo que no cuadra** | **Nadie más ve las dos puntas a la vez** | > [!IMPORTANT] > **La cuarta fila es la que os distingue y la que más se ignora: sois los únicos que ven el origen y el destino en la misma pantalla.** El cargador conoce su parte, el transportista la suya y el receptor la última. Si una descripción de mercancía no encaja con el destino, si un documento falta o si la temperatura pactada no cuadra con lo que se contrató, el único sitio donde eso se puede ver antes de que salga el camión es vuestro escritorio. ## Lo que hay que archivar por operación 1. **A quién contratasteis y con qué condiciones** — Incluida su autorización o habilitación cuando el porte la exija. 2. **Las instrucciones que transmitisteis, tal cual** — Si algo se pierde por el camino, es lo que os sitúa. 3. **Los documentos de la operación completos** — No solo los que os pidieron: los de toda la cadena. 4. **Y las incidencias, incluidas las pequeñas** — Un patrón con un transportista solo se ve si se anotaron. > [!WARNING] > El riesgo específico de esta posición: **transmitir una instrucción a medias**. Un «llegar en frío» sin la temperatura exacta, un «mercancía delicada» sin decir qué es, un «entregar en obra» sin el horario del centro. Quien conduce hará lo que entienda, y lo que entienda dependerá de lo que le llegó — que salió de vosotros. La instrucción completa, por escrito y guardada, es la parte del trabajo que no se ve y la única que se mira cuando algo sale mal. > [!NOTE] > Qué responsabilidades asume un intermediario, qué habilitaciones necesita y qué documentación debe conservar depende de la modalidad de transporte, del país y de lo pactado en cada contrato. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica la parte que no depende de la figura jurídica: sois el único punto que ve la operación entera. **Si no toco la mercancía, ¿respondo?** De la elección, de las instrucciones y de la documentación, sí. **¿Tengo que comprobar al transportista?** Al menos que esté habilitado para ese porte. Y guardarlo. **¿Cuánto conservo la documentación?** Más que la operación: las reclamaciones llegan mucho después. ## Ejemplos **Se transmite «llegar en frío» sin especificar temperatura y el camión llega a otra.** - Transmite la instrucción completa por escrito y la archiva con la operación → Queda claro qué se pidió, y quien conduce sabe qué tenía que hacer. **Una reclamación llega un año después y la documentación de esa operación está incompleta.** - Archiva por operación todos los documentos, no solo los que le pidieron → La reclamación se contesta con el expediente en lugar de con recuerdos. **Un transportista acumula incidencias pequeñas que nadie ha anotado nunca.** - Registra también las incidencias menores, con fecha → El patrón se ve y la decisión de seguir o no con él se toma con datos. **Se coloca un servicio de palabra y luego no coincide.** - Pide confirmación por escrito y la guarda → Lo acordado deja de depender de dos memorias. **El cliente reclama por algo que hizo el transportista.** - Conserva qué se pactó con cada parte → Cada parte responde de lo suyo con el rastro delante. **No se sabe si el transportista está al día.** - Consulta su expediente antes de colocarle carga → El hueco se ve antes del servicio. --- --- id: KB-LG-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-almacen-que-guarda-para-varios-duenos idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: almacenamiento audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-016, KB-AL-021, KB-LG-027] citadoPor: [KB-LG-021] --- # El almacén que guarda para varios dueños _Custodiáis mercancía que no es vuestra y de varios clientes a la vez. Lo que os protege es saber en todo momento qué es de quién._ **Responde a:** almacen logistico mercancia de terceros · de que responde un operador logistico · control de stock de varios clientes · documentacion en deposito de mercancia En vuestras estanterías hay mercancía de seis empresas distintas. Ninguna es vuestra y de todas respondéis mientras estén ahí. Es una posición cómoda comercialmente e incómoda documentalmente: **el riesgo no está en lo que hacéis, está en lo que no podéis demostrar**. ## Las cuatro preguntas que os van a hacer | Pregunta | Qué la contesta | | --- | --- | | ¿Qué entró, cuándo y de quién? | El registro de entradas, con estado a la llegada | | ¿En qué condiciones se guardó? | Los registros del almacén de ese periodo | | ¿Qué salió, cuándo y por orden de quién? | El registro de salidas y quién la autorizó | | **¿Cómo sabéis que esto es de ese cliente?** | **La separación e identificación, que es lo que falla** | > [!IMPORTANT] > **Recibir sin comprobar es aceptar lo que llegó tal y como llegó.** Es la misma regla del muelle en cualquier sector, y aquí pesa el doble porque la mercancía no es vuestra: si entra dañada o incompleta y lo firmáis sin reserva, el daño pasa a estar dentro de vuestro periodo de custodia. Anotar el estado a la llegada —aunque sea una línea y una foto— es la diferencia entre custodiar y responder de lo que otro rompió. ## Lo que hay que dejar pactado con cada cliente 1. **Quién puede ordenar una salida y cómo se acredita** — Es por donde entran los problemas serios, no por el inventario. 2. **Qué se comprueba al recibir y qué se anota** — Cantidad, estado, temperatura si aplica, documentación que acompaña. 3. **Qué se hace con lo que llega mal** — Aceptar con reserva, rechazar o aislar. Decidido antes. 4. **Y qué pasa si el cliente deja de pagar o desaparece** — Es incómodo pactarlo y peor resolverlo sin nada escrito. > [!WARNING] > El punto por donde entran los disgustos grandes no es el almacén: **es la orden de salida**. Una llamada, un correo de una dirección parecida, alguien que dice ser de la empresa cliente. La mercancía sale, y demostrar después que la orden parecía legítima es muy difícil si no había un procedimiento. Quién puede pedir una salida, por qué canal y cómo se comprueba tiene que estar pactado por escrito con cada cliente — no decidido por quien esté en la oficina esa tarde. > [!NOTE] > Qué obligaciones asume un depositario, qué responde de la mercancía ajena y qué documentación debe llevar depende del contrato y de la normativa aplicable a la actividad y al tipo de producto. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se explica lo que en la práctica decide si podéis demostrar que cumplisteis. **¿Respondo de la mercancía de mis clientes?** Mientras está en vuestra custodia, en los términos del contrato. Por eso importa el estado de entrada. **¿Puedo sacar mercancía por una llamada?** Es exactamente por donde entran los problemas. Pactad el procedimiento. **¿Y si un cliente desaparece?** Sin nada escrito, es un problema largo. Pactadlo al empezar. ## Ejemplos **Entra un palé dañado y se firma la recepción sin anotar nada.** - Anota el estado a la llegada, con foto, y acepta con reserva → El daño no pasa a estar dentro del periodo de custodia. **Sale mercancía por una llamada de alguien que decía ser del cliente.** - Pacta por escrito quién puede ordenar salidas y cómo se acredita → La salida deja de depender del criterio de quien coja el teléfono. **Un cliente reclama que faltaba producto y no consta qué entró exactamente.** - Registra entradas con cantidad, estado y documentación que acompaña → La reclamación se resuelve con el registro y no con dos versiones. **Dos dueños comparten estantería y se confunde la mercancía.** - Registra qué ocupa cada ubicación → La identidad se mantiene por ubicación. **Un dueño pregunta cuánto tenéis suyo.** - Registra entradas y salidas por dueño → Se contesta con un dato. **Se entrega mercancía de un dueño a otro por error.** - Comprueba el dueño antes de cada salida → El error se evita en el muelle. --- --- id: KB-LG-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/recibir-en-nombre-de-otro idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: paqueteria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-012, KB-LG-020] citadoPor: [KB-LG-026] --- # Recibir en nombre de otro _Alguien firma en recepción por algo que no ha pedido. Esa firma vale, y a partir de ahí la cuenta corre para su empresa._ **Responde a:** quien puede firmar una entrega en la empresa · he firmado un albaran que no era mio · recepcion de mercancia sin comprobar · firmar entrega en nombre de la empresa Llega un repartidor a las nueve y media. En recepción hay quien hay, firma el albarán sin mirar y deja el paquete en un rincón. Esa firma es, a todos los efectos, la de la empresa — y desde ese momento cuenta el plazo para decir que algo llegó mal. ## Lo que ocurre al firmar, aunque nadie lo piense **En corto** - Se acepta que llegó, y con ello empieza a correr el plazo para reclamar. - Se acepta que llegó **como llegó**, salvo que se anote lo contrario. - Se acepta en nombre de la empresa, aunque quien firme no sepa qué es. - Y muchas veces se acepta sin que nadie avise al departamento que lo esperaba. > [!IMPORTANT] > **Firmar «recibido conforme» sin abrir nada es lo que convierte un daño del transporte en un problema vuestro.** No hace falta revisar el contenido en el muelle, pero sí mirar el exterior: un bulto golpeado, un palé retractilado y roto, un precinto abierto. Anotar «bulto dañado» en el albarán antes de firmar cuesta cinco segundos y es la única frase que os deja reclamar después. ## Lo mínimo, y es de organización, no de logística 1. **Que quien firma sepa qué mirar** — Estado exterior, número de bultos y que el destinatario sea vuestra empresa. 2. **Que se anote lo que no encaje, antes de firmar** — Después de la firma, esa misma frase ya no sirve para lo mismo. 3. **Que llegue aviso a quien lo esperaba** — El paquete en un rincón es la causa nº 1 de «esto no ha llegado». 4. **Y guardar el albarán, no tirarlo con el embalaje** — Es la prueba de la entrega, y acaba en la basura sorprendentemente a menudo. > [!WARNING] > Hay un caso que conviene tener resuelto de antemano en cualquier recepción: **el repartidor tiene prisa y presiona para firmar sin mirar**. No es mala fe, es su ruta. Pero la prisa es suya y las consecuencias son vuestras. Una instrucción de una línea a quien esté en recepción —«si el bulto está dañado, se anota antes de firmar, aunque el repartidor espere»— resuelve el noventa por ciento de las reclamaciones que después no se pueden sostener. **¿Puede firmar cualquiera?** En la práctica sí, y por eso conviene que sepan qué mirar. **¿Y si el paquete no era para nosotros?** No lo firméis. Devolvedlo en el momento. **He firmado y estaba dañado, ¿puedo reclamar?** Es mucho más difícil. Avisad de inmediato y por escrito. ## Ejemplos **Se firma un bulto visiblemente golpeado sin anotar nada y luego se reclama.** - Anota «bulto dañado» en el albarán antes de firmar → La reclamación se sostiene porque consta el estado a la llegada. **El paquete se queda en un rincón y quien lo esperaba lo da por no recibido.** - Avisa a quien lo esperaba en cuanto se recibe → Deja de haber material recibido y buscado a la vez. **El albarán se tira con el embalaje y no queda prueba de la entrega.** - Guarda el albarán en el expediente del pedido → La entrega se puede demostrar meses después. **Firma quien está en recepción sin mirar qué firma.** - Registra quién recibió cada entrega → La mitad de las discusiones desaparece. **Se firma por algo que la empresa no había pedido.** - Comprueba el destinatario antes de aceptar → No se acepta lo que no corresponde. **La entrega se acepta dañada sin dejar constancia.** - Anota la incidencia en el momento → La aceptación no cierra la puerta a reclamar. --- --- id: KB-LG-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-importador-que-responde-de-datos-que-no-genero idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: aduanas audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-002, KB-IU-020] citadoPor: [KB-LG-023, KB-LG-024] --- # El importador que responde de datos que no generó _Declaráis lo que os manda por correo alguien a ocho mil kilómetros. Si el dato viene mal, el que responde tiene vuestro nombre._ **Responde a:** responsabilidad del importador sobre la declaracion · el proveedor me manda mal los datos de la factura · que documentos guardo de cada importacion · me revisan importaciones de hace tres anos Vuestra mercancía cruza una frontera con unos datos: qué es, cuánto vale, de dónde viene. **Ninguno de esos tres datos lo generáis vosotros** — os llegan en una factura y un packing list que escribió el proveedor, muchas veces en un idioma que no es el suyo ni el vuestro. Y sin embargo, la declaración va a vuestro nombre. Esta es la posición que peor refleja el reparto real entre quien sabe y quien responde. ## De dónde sale cada dato y quién lo puede comprobar | El dato | Lo pone | Lo puede comprobar | | --- | --- | --- | | Qué es la mercancía | El proveedor | Vosotros, si conocéis el producto | | Cuánto vale | La factura del proveedor | Vosotros, contra lo que pagasteis | | De dónde viene | El proveedor | **Casi nadie, y es el que más se revisa** | | **Cómo se clasifica** | **Quien declara** | **Vosotros, y es vuestra decisión** | > [!IMPORTANT] > **Una revisión no llega el día del despacho: llega años después y mira hacia atrás.** Esa es la característica que define esta posición y la que decide cómo hay que archivar. En el momento del despacho todo va rápido porque hay un camión o un contenedor esperando; la comprobación real ocurre cuando el proveedor ya cambió de comercial, el transitario de sistema y vosotros de persona encargada. Lo único que queda es lo que se guardó. ## Lo que hay que conservar por operación, no por proveedor 1. **La factura y el packing list tal y como llegaron** — Los originales, no la versión que alguien corrigió a mano después. 2. **Lo que justifica el origen** — Es el dato que más se revisa y el que menos se puede reconstruir. 3. **Qué se declaró y con qué criterio** — Sobre todo si fue una decisión y no una obviedad. 4. **Y el rastro de lo que se preguntó al proveedor** — Haber preguntado y qué contestó vale mucho el día de la revisión. > [!WARNING] > El error que más caro sale aquí es **corregir sin dejar rastro**. Llega una factura con un dato raro, se pide al proveedor que la reemita, se archiva la buena y se tira la primera. Meses después nadie puede explicar por qué hay dos versiones circulando, ni demostrar que la corrección fue una corrección y no una conveniencia. Guardar las dos, con sus fechas y el correo en medio, convierte un hallazgo incómodo en una historia que se sostiene. > [!NOTE] > Qué responsabilidades asume quien figura como importador, qué documentación debe conservar, durante cuántos años y qué ocurre si un dato declarado resulta incorrecto **depende del país y del régimen aplicable, y lo concreta vuestro asesor o vuestro representante aduanero**. Aquí se explica lo que decide si podréis responder: qué guardáis de cada operación y si lo encontráis años después. **¿Me sirve lo que guarde mi transitario?** Mientras trabajéis con él. La operación es vuestra y el archivo también debería serlo. **¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?** Más de lo que parece, y lo concreta vuestro asesor. Conservad pensando en revisiones, no en el despacho. **¿Y si el proveedor me manda un dato mal?** Preguntad por escrito y guardad la respuesta. Ese rastro es la mitad de la defensa. ## Ejemplos **Una revisión pregunta por importaciones de hace tres años.** - Conserva cada operación con sus documentos y su fecha → Se contesta con el archivo y no con la memoria del transitario. **El proveedor reemite una factura y la primera desaparece.** - Guarda las dos versiones con su fecha en vez de sustituirlas → La corrección se puede explicar en lugar de justificar. **Los documentos de una importación están repartidos entre tres correos.** - Reúne todo lo de una operación en un mismo expediente → Se ve de una vez qué hay y qué falta. **El documento que justifica el origen no llegó y nadie lo notó.** - Avisa de lo que falta antes de dar la operación por cerrada → El hueco se detecta cuando el proveedor aún contesta. **Se cambia de transitario y el histórico se queda en su sistema.** - Mantiene el archivo del importador con independencia del proveedor → El cambio de colaborador no se lleva los años anteriores. **Nadie recuerda qué se preguntó al proveedor sobre un dato raro.** - Conserva la petición y la respuesta junto a la operación → Haber preguntado queda demostrado y no contado. --- --- id: KB-LG-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-que-declara-en-nombre-de-otro idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: transitarios audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-022, KB-LG-019] citadoPor: [KB-LG-013] --- # El que declara en nombre de otro _Presentáis lo que os dictan y firmáis vosotros. Toda vuestra defensa es poder enseñar quién os dijo qué y cuándo._ **Responde a:** representante aduanero responsabilidad · declaro con datos que me da el cliente · como me protejo si el cliente me da mal la informacion · instrucciones del cliente por escrito aduana Vuestro trabajo consiste en convertir lo que os manda un cliente en algo que la administración acepta. **Sabéis de procedimiento y no sabéis de su producto**: os dicen qué es, cuánto vale y de dónde viene, y vosotros lo presentáis. Es una posición de servicio que arrastra una exposición que no siempre se remunera como tal, y toda ella se juega en un punto: **poder demostrar qué os dijeron**. ## Las tres fuentes de un problema, y solo una es vuestra | De dónde viene | Ejemplo | Qué lo previene | | --- | --- | --- | | El cliente informó mal | Un valor o un origen equivocado | Tener por escrito lo que dijo | | El cliente no informó | Faltó un documento y se despachó igual | Dejar constancia de lo que se pidió | | Vosotros aplicasteis mal | Un criterio propio discutible | El razonamiento, escrito y fechado | | **Nadie sabe qué pasó** | **No hay rastro de nada** | **Es el peor caso y el más común** | > [!IMPORTANT] > **Una instrucción verbal no existe.** Es la frase entera de esta posición. El cliente que os llama con prisa para decir que eso vale menos, que el origen es otro o que despachéis y ya mandará el papel, está tomando una decisión con vuestro nombre debajo. Que os lo mande por escrito no es desconfianza ni burocracia: es lo único que separa a quien informó de quien tramitó cuando alguien pregunta dos años después. ## Lo que hay que poder enseñar de cada expediente 1. **Qué os mandó el cliente y cuándo** — Con la fecha y el documento tal cual llegó. 2. **Qué le pedisteis vosotros y qué contestó** — Incluidas las peticiones que nunca llegó a contestar. 3. **Qué se presentó finalmente** — Y si se apartó de lo que os dijeron, por qué. 4. **Y quién autorizó lo dudoso** — Con nombre. «El cliente dijo» no es un nombre. > [!WARNING] > El escenario que hay que evitar por encima de todo: **despachar sin un documento con la promesa de que llega mañana**. Es una petición razonable, la hace un cliente que os importa y casi siempre acaba bien. El problema es el caso en que no llega: entonces hay un despacho hecho, un documento que no existe y una conversación que solo ocurrió por teléfono. Si vais a asumir ese riesgo —a veces el negocio lo pide—, que quede por escrito quién lo pidió y con qué compromiso. > [!NOTE] > Qué responsabilidad asume un representante según el tipo de representación, qué puede exigir a su cliente y hasta dónde alcanza su deber de comprobación **lo determina la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo dejar rastro de lo recibido y lo pedido sin frenar el despacho. **¿Puedo negarme a declarar algo que no me cuadra?** Eso lo marcan vuestro contrato y la normativa. Lo que sí podéis siempre es dejarlo por escrito. **¿Vale un correo como instrucción?** Es infinitamente mejor que una llamada, y es lo que hay en la práctica. **¿Tengo que guardar lo que pedí y no me llegó?** Sobre todo eso. Es lo que demuestra que se pidió. ## Ejemplos **El cliente da una instrucción por teléfono y luego no la recuerda igual.** - Pide la confirmación por escrito y la guarda en el expediente → Lo acordado deja de depender de dos memorias. **Se despacha con la promesa de un documento que nunca llega.** - Registra qué se pidió, cuándo y qué se contestó → El compromiso incumplido queda documentado. **Dos años después preguntan por un expediente y falta el contexto.** - Conserva lo recibido, lo pedido y lo presentado junto → El expediente se explica solo. **Cada operativo guarda sus correos en su propia bandeja.** - Reúne la documentación del expediente en un sitio común → La respuesta no depende de quién esté ese día. **Perseguir al cliente por un documento ocupa media jornada.** - Reclama de forma automática hasta que llega → La reclamación deja de competir con el trabajo del día. **No queda claro quién autorizó una decisión discutible.** - Registra quién pidió qué y en qué momento → La autorización tiene nombre y fecha. --- --- id: KB-LG-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-que-guarda-la-mercancia-mientras-faltan-papeles idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: terminales audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-022, KB-LG-009] citadoPor: [KB-LG-027] --- # El que guarda la mercancía mientras faltan papeles _La mercancía está en vuestras manos, el problema no es vuestro y el coste corre desde el primer día._ **Responde a:** mercancia retenida por falta de documentacion · quien paga el almacenaje de un contenedor parado · responsabilidad del deposito sobre mercancia ajena · como justifico los dias de estancia Una terminal, un depósito o un almacén de tránsito tienen una posición muy particular: **tenéis físicamente algo que no es vuestro, por un problema que no habéis causado, y cada día que pasa genera un coste que alguien tendrá que pagar**. No podéis resolver el problema —los papeles los tiene otro— y no podéis desentenderos, porque la mercancía está ahí. ## Lo que se acumula mientras algo está parado | Lo que corre | A quién afecta | Qué lo justifica después | | --- | --- | --- | | Los días de estancia | Al dueño de la mercancía | El registro de entrada y salida | | El espacio ocupado | A vosotros | Lo mismo, y por eso importa | | El estado de la mercancía | A los dos | Lo que se comprobó al recibirla | | **La discusión de quién paga** | **A quien peor lo documente** | **El rastro de avisos enviados** | > [!IMPORTANT] > **Lo que decide esta posición no es la custodia, es el aviso.** Guardar bien lo sabéis hacer. Lo que se discute meses después es si el dueño supo a tiempo que su mercancía estaba parada, cuántas veces se le dijo y qué contestó. Un depósito que avisa y lo registra convierte una factura discutida en una factura explicada; uno que solo guarda tiene la mercancía y no tiene la conversación. ## Lo que conviene registrar desde el primer día 1. **Qué entró, cuándo y en qué estado** — Con lo que se pudo comprobar y lo que no, dicho como tal. 2. **Qué falta para que salga** — Escrito de forma que el dueño lo entienda sin llamar. 3. **A quién se avisó y cuándo** — Cada aviso, no solo el primero. 4. **Y qué se contestó, incluido el silencio** — El silencio documentado también es una respuesta. > [!WARNING] > El punto que más problemas da: **la mercancía que se queda y deja de tener interlocutor**. El importador desaparece, el transitario dice que ya no lleva ese cliente y el coste sigue corriendo contra alguien que no contesta. Cuanto más tarde se detecte, peor: al mes es una llamada incómoda y al año es una decisión difícil sobre algo que ocupa espacio. Tener a la vista lo que lleva parado demasiado tiempo es lo que evita llegar al segundo caso. > [!NOTE] > Qué obligaciones de custodia, información y conservación tenéis sobre mercancía ajena, qué plazos aplican y qué se puede hacer con lo que nadie reclama **depende del régimen en que esté la mercancía y del contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: qué registrar, a quién avisar y cómo dejar constancia de haberlo hecho. **¿Tengo que avisar más de una vez?** En la práctica es lo que sostiene la factura después. Registrad cada aviso. **¿Qué hago si nadie contesta?** Documentarlo y escalarlo pronto. El problema crece con el tiempo, no se estabiliza. **¿Vale con el registro de entrada?** Es el mínimo. Lo que se discute es lo que pasó después de entrar. ## Ejemplos **Un contenedor lleva semanas parado y su dueño dice que no lo sabía.** - Registra cada aviso enviado y su fecha → La factura de estancia se explica con el rastro. **Nadie sabe qué falta exactamente para que una partida salga.** - Muestra qué documento falta y a quién le toca → El dueño puede actuar sin una llamada previa. **Se discute en qué estado entró la mercancía.** - Conserva lo comprobado a la entrada con fecha → La discusión se cierra con el registro. **Una partida lleva un año parada y ya nadie contesta.** - Avisa de lo que lleva demasiado tiempo sin movimiento → El caso se afronta al mes y no al año. **Los avisos se mandan desde correos personales y no queda copia.** - Envía y conserva las comunicaciones en el expediente → Cada aviso es demostrable y no recordable. **El dueño cambia de transitario y nadie sabe a quién escribir.** - Registra quién es el interlocutor de cada partida → El aviso llega a alguien que existe. --- --- id: KB-LG-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-ultimo-kilometro-lo-hace-otra-empresa idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: ultimamilla audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-012, KB-LG-008] citadoPor: [KB-LG-026] --- # El último kilómetro lo hace otra empresa _Quien llama al timbre no trabaja para vosotros y el cliente cree que sí. Su forma de dejar constancia se convierte en la vuestra._ **Responde a:** prueba de entrega de un repartidor subcontratado · el cliente dice que no recibio el paquete · como controlo lo que hace mi ultima milla · reclamaciones de entregas que hizo otro El pedido es vuestro, la marca es vuestra y la reclamación llegará a vosotros. **El que llama al timbre, no.** Entre vuestra decisión de enviar y la puerta del cliente hay una o varias empresas más, cada una con su forma de trabajar, su aplicación y su criterio sobre qué merece una foto. Y cuando el cliente diga que no le llegó, lo único que podréis enseñar es lo que aquel repartidor decidiera registrar. ## Quién ve qué en una entrega subcontratada | Quién | Qué ve | Qué puede probar | | --- | --- | --- | | El cliente | Vuestra marca | Que pagó | | Vosotros | Un estado en un sistema | Lo que os pasen | | El colaborador | La entrega entera | **Lo que decidió registrar** | | **El repartidor** | **La puerta** | **Lo que le pidieron registrar** | > [!IMPORTANT] > **Lo que se puede probar de una entrega se decide en el contrato con el colaborador, no en la reclamación.** Es la única palanca real de esta posición. Si al contratar no se dijo qué constituye una prueba aceptable —qué se captura, cuándo y cómo llega a vosotros—, en el momento de la reclamación estaréis pidiendo un favor, y ese favor llegará tarde, incompleto o no llegará. ## Lo que hay que dejar cerrado antes del primer reparto 1. **Qué se captura en cada entrega** — Y qué pasa cuando no hay nadie: es el caso que genera las reclamaciones. 2. **Cómo llega eso a vuestro sistema** — Si vive solo en la aplicación del colaborador, no es vuestro. 3. **Cuánto tiempo se conserva** — Las reclamaciones no llegan el mismo día. 4. **Y qué pasa si el colaborador subcontrata** — Suele pasar. Decidid antes si se admite y con qué condiciones. > [!WARNING] > El caso que hunde a esta posición no es la entrega perdida: **es la entrega que sí se hizo y no se puede demostrar**. El cliente reclama de buena fe, el repartidor recuerda haberla dejado, y no hay nada que enseñar salvo un estado «entregado» en un sistema que el cliente no considera prueba de nada. Se acaba reembolsando y quedando mal a la vez, que es el peor de los dos mundos, y ocurre por no haber definido dos campos al firmar el acuerdo. > [!NOTE] > Qué constituye una prueba de entrega válida, qué responsabilidad conserváis sobre lo que hace un colaborador y qué se puede exigirle **depende del contrato y de la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo asegurar que la evidencia llegue a vuestro archivo y no se quede en el de otro. **¿Puedo exigir fotos en cada entrega?** Podéis pactarlo al contratar. Después es una petición, no una condición. **¿Sirve el estado «entregado» de su sistema?** Para operar sí; ante un cliente que reclama, casi nunca. **¿Y si el colaborador cambia de aplicación?** Por eso la evidencia debe acabar en vuestro archivo, no solo en el suyo. ## Ejemplos **Un cliente reclama una entrega y no hay nada que enseñar.** - Conserva la evidencia de cada entrega en el propio archivo → Se contesta con la prueba y no con un estado. **La evidencia vive solo en la aplicación del colaborador.** - Recoge y guarda lo aportado por terceros → La prueba deja de depender del sistema de otro. **El colaborador subcontrata y aparece un repartidor desconocido.** - Registra qué empresas están autorizadas en cada ruta → La cadena de entrega es conocida. **La reclamación llega meses después de la entrega.** - Conserva la evidencia más allá del cierre del pedido → La respuesta no depende de la retención de un tercero. **Cada colaborador manda la evidencia en un formato distinto.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido es comparable entre colaboradores. **Nadie sabe qué colaborador está al día en su documentación.** - Muestra el estado de cada colaborador → Se contrata sabiendo y no revisando después. --- --- id: KB-LG-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-que-reparte-a-cien-puntos-pequenos idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: distribucion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-025, KB-AL-012, KB-LG-021] citadoPor: [KB-CS-019] --- # El que reparte a cien puntos pequeños _Cien paradas al día y en cada una firma quien está. Ninguna es importante hasta que una lo es._ **Responde a:** quien puede firmar la entrega en una tienda · reparto capilar prueba de entrega · el cliente dice que no le dejamos toda la mercancia · albaranes de reparto que se pierden Vuestro conductor hace cien paradas y en cada una entrega poco: unas cajas, un palé, un pedido pequeño. **En ninguna hay un muelle, ni un responsable de recepción, ni tiempo**: firma quien esté detrás del mostrador, muchas veces sin mirar lo que firma, y a veces sin ser la persona que debería. Multiplicado por cien paradas y por doscientos días, ese detalle se convierte en el mayor foco de discusiones de la operación. ## Las discusiones típicas, y cuál es evitable | La discusión | Con qué frecuencia | Qué la evita | | --- | --- | --- | | «No llegó todo» | Constante | Registrar qué se dejó, no solo que se dejó | | «Yo no firmé eso» | Habitual | Saber quién firmó | | «Llegó en mal estado» | Habitual | Una foto en la entrega | | **«No consta la entrega»** | **Rara y cara** | **Que el albarán no dependa del papel** | > [!IMPORTANT] > **El coste de esta posición no está en la parada complicada: está en la suma de cien paradas triviales.** Cada una genera un papel, cada papel puede perderse, y cada pérdida se resuelve con una llamada de diez minutos que nadie contabiliza. La cuenta anual de esas llamadas es siempre mayor que lo que costaría capturar la entrega en el momento — pero como se paga en trozos de diez minutos, no aparece en ningún sitio como un problema. ## Lo que cambia una ruta de cien paradas 1. **Que la evidencia se capture en la parada** — Si depende de volver a base con papeles, se pierden papeles. 2. **Que conste quién recibió, no solo que se recibió** — Es la mitad de las discusiones, y cuesta un campo. 3. **Una foto cuando la entrega no es limpia** — No en las cien; en las que el conductor ya sabe que darán problema. 4. **Y que llegue al expediente del cliente solo** — Sin que nadie transcriba nada por la tarde. > [!WARNING] > La parada que hay que tener resuelta de antemano es **aquella en la que no hay nadie autorizado**. El conductor tiene noventa y nueve paradas más, el cliente quiere su mercancía y la salida cómoda —dejarla y que firme quien sea— es la que crea la reclamación de dentro de un mes. No hace falta una política complicada: hace falta que el conductor sepa qué hacer y que lo que decida quede registrado, sea lo que sea. > [!NOTE] > Qué valor tiene una firma de recepción, quién puede recibir válidamente en nombre de una empresa y qué plazos hay para reclamar **depende del contrato y de la normativa aplicable, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo capturar en la parada lo que después decidirá una discusión. **¿Vale una firma en una pantalla?** En la práctica se usa mucho. Lo que más pesa es saber quién firmó. **¿Hay que fotografiar todas las entregas?** No hace falta. Las que el conductor sabe que pueden dar problema, sí. **¿Y si no hay nadie autorizado?** Que el conductor tenga una regla y que su decisión quede registrada. ## Ejemplos **Un cliente dice que faltó mercancía en una entrega de hace un mes.** - Registra qué se entregó exactamente en cada parada → La discusión se cierra con el registro de la parada. **El albarán en papel se pierde antes de llegar a oficina.** - Captura la entrega en el momento desde el móvil → El documento deja de viajar en la furgoneta. **Nadie sabe quién firmó una recepción concreta.** - Guarda quién recibió junto a la entrega → La media de las discusiones desaparece. **Una entrega llega dañada y no hay constancia del estado.** - Permite adjuntar fotos en la propia parada → El estado queda documentado cuando ocurre. **Las incidencias se transcriben por la tarde y se pierden matices.** - Registra la incidencia donde y cuando pasa → Lo anotado es lo que vio el conductor. **Cada llamada de aclaración cuesta diez minutos y hay muchas.** - Deja la evidencia accesible a quien atiende al cliente → La aclaración se resuelve sin llamar a la ruta. --- --- id: KB-LG-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/el-tramo-que-viaja-en-manos-de-otro idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: ferroviario audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LG-017, KB-LG-024] citadoPor: [KB-LG-020] --- # El tramo que viaja en manos de otro _Durante días la mercancía no está en vuestro sistema sino en el de un operador con su propio calendario y sus propios registros._ **Responde a:** seguimiento de mercancia en tramo ferroviario · no tengo visibilidad de un tramo del transporte · documentacion entre operador y cliente final · quien responde en un transporte combinado Una parte del recorrido no la hacéis vosotros ni un colaborador que elegisteis por su servicio: la hace un operador con infraestructura propia, horarios fijados de antemano y sistemas que no se parecen a los vuestros. **Durante ese tramo la mercancía existe en los registros de otro**, y vuestro cliente sigue preguntándoos a vosotros dónde está su envío. ## Lo que cambia respecto a un transporte que controláis | Lo que decide | Tramo propio | Tramo de un operador | | --- | --- | --- | | Cuándo sale | Lo decidís | Está fijado | | Dónde está ahora | Lo sabéis | Lo sabe él | | Qué pasó en el camino | Lo registráis | **Lo registra él, a su manera** | | **Quién responde ante el cliente** | **Vosotros** | **Vosotros igual** | > [!IMPORTANT] > **Con un tramo que no controláis, la información deja de ser un subproducto de la operación y pasa a ser algo que hay que pactar explícitamente.** En vuestros propios tramos los datos aparecen solos porque los genera vuestra gente. En este no aparece nada que no se haya acordado: qué se comunica, cuándo, en qué formato y qué pasa cuando algo se sale del plan. Lo que no esté en ese acuerdo, no lo vais a tener el día que haga falta. ## Lo que hay que dejar resuelto en los puntos de traspaso 1. **Qué se registra al entregar al operador** — Estado, cantidad y hora: es la foto que os separa de lo que pase después. 2. **Qué se registra al recogerla** — La misma foto, para poder comparar las dos. 3. **Qué se comunica mientras tanto** — Y con qué frecuencia. El silencio no significa que todo va bien. 4. **Y qué documentación acompaña a la mercancía** — Especialmente si cruza fronteras o cambia de régimen. > [!WARNING] > El punto donde se pierde el dinero es **el traspaso, no el trayecto**. Un envío que sale bien y llega mal ha pasado por al menos dos manos, y la discusión sobre en cuál de las dos ocurrió el daño se resuelve —o no— con lo que se registró en cada entrega. Sin ese registro, cada parte sostiene razonablemente que estaba bien cuando lo soltó, y la factura acaba pagándola quien peor documentó, que no es necesariamente quien lo rompió. > [!NOTE] > Qué documentación acompaña obligatoriamente a la mercancía en cada modo de transporte, qué régimen de responsabilidad aplica en cada tramo y cómo se articula un transporte combinado **depende de los convenios y contratos aplicables, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo documentar los traspasos y no depender del sistema de un tercero. **¿Puedo exigir seguimiento en tiempo real?** Podéis pactarlo. Lo que no se pacta al contratar, no llega después. **¿Qué hago si no hay noticias durante días?** Que la ausencia de noticias tenga un umbral y salte sola. **¿Basta con el documento de transporte?** Para operar sí. Para discutir un daño, hacen falta las dos fotos del traspaso. ## Ejemplos **La mercancía llega dañada y nadie sabe en qué tramo pasó.** - Registra el estado en cada traspaso con fecha y hora → Las dos fotos permiten acotar dónde ocurrió. **Pasan días sin noticias y nadie da la alarma.** - Avisa cuando un envío lleva demasiado sin movimiento → El silencio deja de confundirse con normalidad. **El cliente pregunta y hay que llamar al operador.** - Reúne lo que se sabe del envío en un expediente → Se contesta con lo que hay sin esperar a un tercero. **La documentación del tramo vive solo en el sistema del operador.** - Recoge y conserva lo aportado por el tercero → El archivo propio no depende de otro sistema. **Cada operador comunica de forma distinta.** - Pide la información en un formato acordado → Lo recibido es comparable entre operadores. **Meses después se discute un daño y falta el registro de salida.** - Conserva los traspasos más allá del cierre del envío → La reclamación tardía tiene con qué contestarse. --- --- id: KB-CS-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/logistica/documentacion-de-transportistas idioma: es categoria: sector-logistica subcategoria: terrestre audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-004, KB-CF-008] citadoPor: [KB-NO-003, KB-CS-019, KB-CS-020, KB-LG-001, KB-LG-007, KB-LG-008] --- # Documentación de transportistas _Que el camión que llega hoy sea de una empresa con todo en regla._ **Responde a:** documentación de transportistas subcontratados · control documental flota externa · seguro de mercancías transportista · cmr y documentación de transporte En transporte la documentación caduca deprisa y la flota cambia sola: hoy viene un camión de una subcontrata que hace tres meses no existía. El control tiene que ser por vehículo y por conductor, no una carpeta por empresa que se revisa al año. **En corto** - Lo que caduca es casi todo: tarjeta de transporte, ITV, seguro, ADR. - Un conductor sin su documentación en vigor no debería cargar. - El estado hay que poder verlo en el muelle, no en oficina. ## Lo que se controla | Nivel | Documentos | Caduca | | --- | --- | --- | | Empresa | Tarjeta de transporte, seguro de responsabilidad, estar al corriente | Sí, todos | | Vehículo | ITV, seguro, autorizaciones especiales | Sí | | Conductor | Carnet, CAP, ADR si aplica | Sí | > [!IMPORTANT] > Un vehículo con la ITV caducada o un conductor sin CAP en vigor no es un problema de papeles: es responsabilidad vuestra si le habéis dado carga. Es el sector donde el control documental tiene consecuencias más directas. ## Lo que cambia en el muelle Que quien recibe pueda comprobar en el móvil si esa matrícula y ese conductor están en regla convierte una decisión de oficina en una decisión de puerta — que es donde se toma de verdad. > [!NOTE] > Con flotas subcontratadas, marcar los vencimientos con 30 días de aviso es lo que evita el clásico camión que llega con la ITV caducada la semana pasada. **¿Y los transportistas puntuales?** Un expediente rápido con lo imprescindible: seguro y tarjeta. **¿Se puede controlar por matrícula?** Sí, el vehículo es un participante más con sus documentos. **¿Sirve para una inspección de transporte?** Es exactamente lo que se enseña en ella. ## Ejemplos **Un operador logístico trabaja con 35 transportistas subcontratados.** - Un expediente por transportista, con sus vehículos y conductores - Vencimientos marcados con 30 días → El muelle comprueba antes de cargar y desaparecen los camiones rechazados por documentación en la puerta. **Un transportista sale con algo caducado.** - Consulta su estado antes de asignarle carga → El servicio no sale con un hueco. **Cada transportista manda lo suyo cuando se acuerda.** - Pide y recuerda de forma automática → El seguimiento no ocupa a nadie. **Un cliente pide la documentación de quien entregó.** - Consulta el expediente de ese transportista → Se entrega sin buscar. **Entra un colaborador nuevo el mismo día.** - Comprueba qué le falta antes de asignarle carga → El alta se resuelve antes de la salida. **La documentación caduca en plena campaña.** - Avisa de los vencimientos con antelación → Las renovaciones se hacen antes del pico. --- --- id: KB-CS-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/asesoria-fiscal-y-laboral idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: despachos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-009, KB-GL-013] citadoPor: [KB-LE-001, KB-LE-002, KB-LE-006, KB-LE-014] --- # Asesorías fiscales y laborales _Cientos de clientes que mandan lo mismo cada mes, y siempre tarde._ **Responde a:** pedir documentación a clientes de asesoría · recoger nóminas y facturas cada mes · clientes que no mandan la documentación a tiempo · gestoría gestión documental clientes El problema de una asesoría no es la complejidad: es que doscientos clientes tienen que mandar lo mismo antes del día 15, y treinta no lo mandan. Perseguir a esos treinta consume más tiempo que hacer el trabajo de los doscientos. ## Los tres módulos | Qué | Módulo | Ritmo | | --- | --- | --- | | Documentación mensual o trimestral de cada cliente | Trackline | Recurrente, con recordatorios automáticos | | Hoja de encargo y autorizaciones de representación | Consigne | Al alta del cliente | | Lo presentado en plazo | SmartCheck | Al presentar, si puede discutirse después | > [!IMPORTANT] > La hoja de encargo firmada antes de empezar evita la discusión de alcance más común del sector: qué entraba en la iguala y qué no. Firmarla es más rápido que discutirla en la primera factura extraordinaria. ## Marcos que se citan Obligaciones de identificación de clientes en prevención del blanqueo, protección de datos en el tratamiento de información de terceros, y —según el servicio— la representación ante la administración. Los requisitos concretos de identificación y conservación dependen de vuestra actividad y de vuestro colegio profesional; confirmadlos con vuestro asesor. > [!WARNING] > Una asesoría maneja documentación de clientes que compiten entre sí, y a menudo datos personales de sus trabajadores. Un equipo por cliente no es organización interna: es lo que impide que un gestor vea material de un competidor de su cliente. ## Lo que más tiempo devuelve La recurrencia. Una petición mensual programada con recordatorios a los 3, 7 y 12 días convierte «perseguir a treinta» en «llamar a cuatro». Es el mismo trabajo repetido doce veces al año: es donde la automatización paga más. > [!NOTE] > Cuando un cliente se va, poder entregarle su expediente entero con sus fechas en una descarga dice más de vuestro despacho que cualquier argumento comercial. Y algunos vuelven. **¿Puedo dar acceso al cliente a lo suyo?** Sí, de consulta y acotado a su expediente. **¿Sirve para el expediente de identificación?** La documentación se pide y se conserva como el resto, con sus fechas y su caducidad. **¿Y los clientes que mandan todo por WhatsApp?** Se les puede pedir por ahí, pero el documento acaba en el expediente, no en el móvil de un gestor. ## Ejemplos **Una asesoría con 180 clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir documentación.** - Programa la petición mensual con recordatorios automáticos - Filtra por quién no ha entregado el día 10 → Pasa de perseguir a treinta a llamar a cuatro, y recupera una semana al mes. **Perseguir a los clientes por sus papeles ocupa el mes.** - Pide y recuerda de forma automática → El equipo revisa en lugar de insistir. **Un cliente pregunta qué le falta y hay que mirarlo a mano.** - Le enseña su propia lista de pendientes → Contesta él solo sin llamada. **La documentación de un cliente vive en el correo de quien lo lleva.** - Reúne el expediente en un sitio común → La respuesta no depende de quién esté. **Un cliente se marcha y hay que entregarle lo suyo.** - Consulta su expediente completo → La entrega se prepara en horas. **Cada cierre se persigue lo mismo a los mismos clientes.** - Reutiliza el proceso de un periodo al siguiente → El segundo cierre cuesta una fracción. --- --- id: KB-LE-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/control-documental-en-despachos-y-asesorias idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: compliance audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-009, KB-CS-022] citadoPor: [KB-LE-004, KB-LE-009, KB-LE-033] --- # El control documental en despachos y asesorías _Vivís de documentación ajena: pedirla, guardarla y devolverla entera._ **Responde a:** gestión documental de un despacho · pedir documentación a clientes · asesoría control de documentación · por dónde empiezo despacho documentación Un despacho o una asesoría vive de documentación que no es suya: la pide, la guarda, la usa y algún día la devuelve. Eso cambia las prioridades respecto a cualquier otro sector — aquí lo que más importa es la separación entre clientes y la puntualidad. ## Los tres momentos | Momento | Qué falla | Qué lo evita | | --- | --- | --- | | Pedirla | Cadena de correos sin saber qué falta | Un proceso por tipo de encargo | | Tenerla | Documentos en el correo de un socio | Que vivan en el expediente del cliente | | Devolverla | Dos semanas reuniendo papeles | Una descarga con sus fechas | > [!IMPORTANT] > Manejáis documentación de clientes que compiten entre sí, y a menudo datos personales de sus trabajadores. Un equipo por cliente no es organización interna: es lo que impide que un gestor vea material del competidor de su cliente, y eso no es un descuido cualquiera. ## Lo que más tiempo devuelve La recurrencia. La documentación mensual o trimestral es el mismo trabajo repetido doce o cuatro veces al año, y es donde la insistencia automática convierte «perseguir a treinta» en «llamar a cuatro». **En corto** - Hoja de encargo firmada antes de empezar: evita la discusión de alcance más común. - Petición recurrente programada, con recordatorios. - Y poder entregar el expediente entero el día que un cliente se va. > [!WARNING] > La documentación del cliente es del cliente. Retenerla o tardar en devolverla porque hay una factura pendiente es terreno delicado: consultadlo con vuestro colegio profesional antes de hacerlo, no después. > [!NOTE] > Cada rama añade lo suyo —identificación de clientes, plazos procesales, obligaciones de conservación— pero estos tres momentos son comunes a todas. **¿Puedo dar acceso al cliente a lo suyo?** Sí, de consulta y acotado a su expediente. **¿Y los clientes que mandan todo por WhatsApp?** Se les puede pedir por ahí, pero acaba en el expediente y no en un móvil. **¿Sirve para el expediente de identificación?** La documentación se pide y conserva como el resto, con sus fechas. ## Ejemplos **Una asesoría con 180 clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir documentación.** - Programa la petición mensual con recordatorios - Un equipo por cliente → Pasa de perseguir a treinta a llamar a cuatro, y ningún gestor ve material del competidor de su cliente. **Cada expediente vive en la carpeta de quien lo lleva.** - Centraliza los expedientes en un sitio → El despacho deja de depender de personas. **Un cliente pide lo suyo y hay que reconstruirlo.** - Mantiene un índice por cliente de qué se conserva → La entrega se prepara en horas. **Todo el equipo puede abrir todo.** - Limita el acceso según el encargo → Lo sensible deja de estar al alcance de quien no lo necesita. **Un plazo se acerca y nadie lo ve.** - Registra los plazos con aviso → El aviso llega con margen. **Alguien deja el despacho con expedientes abiertos.** - Reasigna los expedientes al salir → Ningún cliente se queda esperando. --- --- id: KB-LE-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/plazos-y-prueba-en-un-procedimiento idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: procesal audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-022, KB-TZ-004] citadoPor: [KB-LE-005, KB-LE-007, KB-LE-030] --- # Plazos y prueba en un procedimiento _Documentar lo que se pidió, cuándo llegó y qué se comunicó, sin depender de la memoria._ **Responde a:** prueba documental para un procedimiento · demostrar cuándo pedí un documento al cliente · plazos procesales documentación · acreditar comunicaciones con el cliente En un procedimiento se discuten dos cosas antes de entrar en el fondo: si algo se pidió a tiempo y si algo se comunicó. Las dos se responden con fechas que no pusisteis vosotros, o no se responden. ## Lo que conviene poder demostrar | Situación | Lo que lo acredita | | --- | --- | | Se pidió documentación al cliente y no llegó | La petición con su fecha de envío y de apertura | | Se advirtió de un riesgo o un plazo | La comunicación certificada el día que se hizo | | El cliente aprobó una actuación | Su conformidad firmada, no un correo diciendo «adelante» | | Se entregó el expediente al terminar | La entrega con su acuse | > [!IMPORTANT] > La diferencia entre «se lo advertí» y «lo aceptó» es toda. Si una actuación tiene consecuencias para el cliente, mandadla a firmar en lugar de comunicarla: un correo advirtiendo prueba que lo dijisteis, una firma prueba que lo aceptó. ## Lo que no se debe hacer con un procedimiento abierto **En corto** - No reorganizar ni reetiquetar lo relacionado con el asunto. - No borrar nada, aunque parezca irrelevante. - No reconstruir después una comunicación que no se certificó en su día. > [!WARNING] > Todo cambio queda registrado con su fecha. Un documento movido o renombrado después de que empiece el procedimiento se lee siempre de la peor manera, aunque fuera inocente — y explicarlo consume más credibilidad de la que ahorra el orden. > [!NOTE] > La hoja de encargo firmada antes de empezar evita la discusión de alcance, que en este sector es la que más veces precede a un conflicto con el propio cliente. **¿Vale una comunicación certificada como notificación formal?** Son cosas distintas. Si vuestro procedimiento exige una forma concreta de notificación, esa sigue siendo obligatoria; esto es prueba adicional. **¿Cuánto conservo el expediente?** Según vuestras obligaciones profesionales y de conservación; consultadlo con vuestro colegio. **¿Puedo dar acceso al cliente durante el asunto?** Sí, de consulta y acotado a lo suyo. ## Ejemplos **Un despacho discute con un cliente si se le advirtió de un plazo.** - Recupera la comunicación certificada de ese día → La discusión se cierra con una fecha en lugar de con dos versiones de la misma conversación. **Un plazo se cuenta de cabeza y se apura.** - Registra el plazo con aviso propio → El margen no depende de acordarse. **La prueba está en el correo de una persona.** - Guarda lo relevante en el expediente → La prueba sobrevive a la persona. **Se aporta un documento sin su contexto.** - Aporta también lo que lo acompaña → La pieza se entiende sin explicación. **Se descubre tarde que falta un documento.** - Revisa el expediente al abrir el asunto → El hueco se cierra mientras hay tiempo. **Dos personas llevan el mismo asunto sin coordinarse.** - Trabajan sobre el mismo expediente → No se duplica ni se contradice. --- --- id: KB-LE-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/manejar-datos-de-terceros-en-un-despacho idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: privacidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-013, KB-TZ-006] citadoPor: [KB-LE-008, KB-LE-009, KB-LE-021, KB-LE-025, KB-LE-032] --- # Manejar datos de terceros en un despacho _No son vuestros datos ni los de vuestro cliente: son de los trabajadores y clientes de vuestro cliente._ **Responde a:** datos personales de los trabajadores de mi cliente · despacho protección de datos de terceros · encargado del tratamiento asesoría · cuánto conservo los datos de un cliente que se fue Un despacho o una asesoría maneja una capa de datos que no maneja casi nadie más: los de los trabajadores y clientes **de su cliente**. Personas que no os contrataron, no os conocen y no eligieron que su nómina o su DNI pasara por vuestras manos. ## Las tres capas, y quién responde de cada una | Capa | De quién son | Vuestro papel | | --- | --- | --- | | Datos de vuestro despacho | Vuestros | Responsables | | Datos de contacto de vuestro cliente | De la empresa cliente | Normalmente responsables | | Nóminas, DNI y datos de sus trabajadores | De esas personas | Normalmente por encargo de vuestro cliente | _El reparto exacto de papeles depende del servicio y del contrato; confirmadlo con vuestro asesor o vuestro delegado de protección de datos._ > [!IMPORTANT] > La tercera capa es la que más volumen tiene y la que menos atención recibe. Si vuestro despacho sufre un incidente de seguridad, las personas afectadas no son vuestros clientes: son los trabajadores de vuestros clientes, y el daño lo sufren ellos. ## Lo que reduce el riesgo de verdad **En corto** - Pedir lo mínimo: muchos encargos no necesitan copia del DNI, solo el número. - Un equipo por cliente, para que nadie vea lo que no le toca. - Borrar cuando termina el plazo, en vez de acumular por si acaso. ## Cuando un cliente se va Devolvedle su expediente completo y aplicad vuestra política de conservación al resto. Quedarse con los datos de los trabajadores de un cliente que ya no lo es, sin obligación que lo justifique, es acumular riesgo sin ninguna contrapartida. > [!WARNING] > Esto no es asesoramiento jurídico y vuestras obligaciones concretas dependen del servicio, del contrato con el cliente y de vuestra normativa profesional. Lo que sí es seguro es que la pregunta se la vais a tener que responder a alguien: mejor tenerla pensada antes. > [!NOTE] > Si un cliente os pide acceso a lo suyo, dárselo acotado es más seguro que mandarle un correo con todo: no deja copias sueltas y queda registrado qué miró. **¿Necesito un contrato específico con mi cliente?** Para el tratamiento por encargo suele hacer falta; consultadlo. **¿Puedo conservar el expediente tras la baja del cliente?** Lo que os obligue a conservar vuestra normativa profesional, y no más. **¿Y si un trabajador de mi cliente me pide sus datos?** Normalmente esa petición se dirige a su empresa, no a vosotros; consultadlo antes de responder directamente. ## Ejemplos **Una asesoría conserva copias de DNI de trabajadores de clientes que se fueron hace años.** - Comprueba qué está obligada a conservar - Elimina el resto → Deja de custodiar cientos de documentos de identidad de personas que ni siquiera son sus clientes. **Llega documentación de un cliente con datos de terceros.** - Comprueba qué contiene antes de archivarla → Se sabe qué se está custodiando. **Todo el despacho puede abrir cualquier expediente.** - Limita el acceso según el encargo → El acceso deja de ser general por defecto. **Se conserva todo indefinidamente por si acaso.** - Aplica una política de conservación → Se conserva lo que tiene motivo y plazo. **Se comparte un expediente entero cuando bastaba un documento.** - Comparte solo lo que corresponde → Se entrega lo pedido sin dar de más. **Un cliente pide saber qué se guarda de él.** - Consulta el índice de su expediente → La respuesta es concreta. --- --- id: KB-LE-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/montar-un-canal-de-cumplimiento-que-se-use idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: compliance audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-001, KB-CF-011, KB-LE-012] citadoPor: [KB-LE-011, KB-LE-019, KB-LE-024] --- # Un programa de cumplimiento que se use _La diferencia entre tener un manual y poder demostrar que se aplica._ **Responde a:** programa de compliance documentación · demostrar que el compliance se aplica · formación de compliance registro · evidencias de un programa de cumplimiento Un programa de cumplimiento se juzga por una sola cosa cuando llega el momento: si se puede demostrar que estaba vivo antes del problema. Un manual aprobado hace tres años y guardado en una carpeta no demuestra nada — y eso lo sabe quien lo va a revisar. ## Lo que hay que poder demostrar | Elemento | Qué lo demuestra | Qué NO lo demuestra | | --- | --- | --- | | Que existe | El programa, con fecha cierta de aprobación | Un documento en una carpeta compartida | | Que se conoce | Formación con quién, cuándo y acuse firmado | Un correo con el manual adjunto | | Que se revisa | Revisiones periódicas, fechadas | Que la última versión sea de hace tres años | | Que se aplica | Casos concretos detectados y tratados | Que no haya habido ninguno | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que más pesa y la que más incomoda. Un programa sin ningún caso registrado en tres años no demuestra que todo va bien: demuestra que no se está usando, o que nadie se atreve a usarlo. ## Lo que hace que se use de verdad **En corto** - Que la formación tenga acuse firmado y caducidad, como cualquier otra. - Que las revisiones estén programadas, no pendientes de que alguien se acuerde. - Que quede constancia con fecha cierta de cada versión aprobada. > [!WARNING] > Certificar el programa el día que se aprueba y cada vez que se revisa tiene un motivo concreto: si algún día hay que demostrar que existía antes de un hecho, la fecha no puede ser la que diga vuestro servidor de archivos. ## Lo que no puede hacer una herramienta Diseñar el programa, decidir qué riesgos os aplican o valorar si es suficiente. Eso es trabajo de vuestro asesor o de vuestro responsable de cumplimiento. Lo que sí puede es dejar constancia fechada de todo lo que hagáis, que es justo lo que después cuesta reconstruir. > [!NOTE] > Si vuestro programa exige que ciertos terceros se adhieran o firmen un código de conducta, eso es exactamente un envío a firmar con seguimiento: quién lo firmó, cuándo y quién falta. **¿Sirve como evidencia el registro de formación?** Con acuse firmado y fecha, es lo que se pide. **¿Y si detectamos un caso?** Registrarlo y tratarlo es lo que sostiene el programa, no lo que lo debilita. **¿Esto es asesoramiento?** No. El contenido del programa lo define quien corresponda; aquí se explica cómo dejar constancia. ## Ejemplos **Una empresa tiene su programa aprobado hace cuatro años y ninguna evidencia de que se aplique.** - Certifica la versión vigente - Lanza la formación con acuse firmado - Programa la revisión anual → A los seis meses puede demostrar que el programa está vivo, que es lo único que se le pide. **El programa existe en un documento que nadie abre.** - Lo convierte en tareas con responsable y fecha → El programa deja rastro de que se usa. **Se hace la formación y no queda constancia.** - Registra quién la hizo y cuándo → La evidencia existe cuando la piden. **Un auditor pide evidencia y se enseña el manual.** - Enseña el registro de operaciones reales → El control pasa de afirmación a evidencia. **Las revisiones periódicas se hacen cuando alguien se acuerda.** - Programa los avisos por calendario → La periodicidad se cumple sola. **Cambia la organización y el programa sigue igual.** - Lo revisa cuando cambia algo relevante → El programa describe la empresa de hoy. --- --- id: KB-LE-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/cuando-hace-falta-notario-y-cuando-no idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: notariado audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-012, KB-LE-002] citadoPor: [KB-LE-010] --- # Cuándo hace falta notario y cuándo no _La firma electrónica cubre mucho, pero no todo. Dónde está la línea._ **Responde a:** puedo firmar esto sin notario · qué documentos necesitan escritura pública · firma electrónica sustituye al notario · elevar a público un contrato firmado electrónicamente La pregunta llega en cuanto alguien se acostumbra a firmar sin desplazarse: ¿esto también? La respuesta corta es que la mayoría de los contratos entre empresas sí, y unos pocos no — y los pocos que no están bastante bien delimitados. ## La línea, en general | Tipo de documento | Normalmente | | --- | --- | | Contratos mercantiles entre empresas | Firma electrónica basta | | Acuerdos laborales y sus anexos | Firma electrónica basta | | Encargos profesionales y conformidades | Firma electrónica basta | | Actos que la ley somete a escritura pública | Hace falta notario, y la firma electrónica no lo sustituye | | Actos que exigen inscripción registral | Consultadlo: el requisito de forma manda | _Esto es orientativo. Qué exige vuestro documento concreto lo dice la norma que lo regula, no una tabla._ > [!IMPORTANT] > Cuando la ley exige una forma —escritura pública, intervención notarial, inscripción— esa forma es un requisito, no una recomendación. Ninguna firma electrónica, por avanzada que sea, la sustituye, y firmar así un acto que la exigía puede dejarlo sin efecto. ## Lo que sí resuelve la firma electrónica en esos casos Todo lo que rodea al acto notarial: el precontrato, las conformidades previas, la documentación que hay que reunir antes, los anexos posteriores. Suele ser el noventa por ciento del papeleo, y es donde se pierde el tiempo. **En corto** - Reunir la documentación antes de la firma, con seguimiento. - Firmar todo lo accesorio sin desplazamientos. - Y conservar lo firmado con su fecha y sus evidencias. > [!WARNING] > Este artículo no puede deciros si vuestro documento concreto necesita notario. Lo que sí puede es evitaros la pregunta al revés: no dejéis de firmar electrónicamente todo lo demás por la duda sobre uno. > [!NOTE] > Si tenéis dudas recurrentes con un tipo de documento, preguntadlo una vez a vuestro asesor y anotad la respuesta. Es una consulta que sirve para todos los casos siguientes. **¿Puedo elevar a público algo firmado electrónicamente?** Es una pregunta para vuestro notario; depende del documento y de cómo se firmó. **¿Vale fuera de España?** El marco europeo reconoce la firma electrónica en toda la UE; fuera depende del país. **¿La firma cualificada sustituye al notario?** No. Son cosas distintas y cubren requisitos distintos. ## Ejemplos **Una empresa deja de firmar electrónicamente sus contratos comerciales por la duda de uno que necesitaba notario.** - Pregunta una vez qué tipos requieren forma pública - Sigue firmando el resto electrónicamente → Recupera el ahorro en el 95 % de sus documentos sin arriesgar el 5 % que sí exigía forma. **Se lleva al notario algo que no lo necesitaba.** - Comprueba antes qué exige ese acto → Se ahorra un trámite y un coste. **Se firma sin notario algo que sí lo pedía.** - Lo consulta con el asesor antes de firmar → El acto se hace donde corresponde. **Falta un documento el día de la firma.** - Comprueba el listado con antelación → La cita no se repite. **La copia notarial se guarda en un cajón.** - La captura y guarda en el expediente → Se encuentra sin ir al archivo. **Se pide una copia años después.** - Conserva el expediente con su fecha → La petición se resuelve sin trámite nuevo. --- --- id: KB-LE-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/gestion-laboral-para-varias-empresas idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: laboral audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-022, KB-CF-007] citadoPor: [KB-LE-007] --- # Llevar el laboral de varias empresas _Muchos calendarios distintos, muchos plazos y datos de gente que no es vuestra._ **Responde a:** gestoría laboral documentación de clientes · altas y bajas de varios clientes · nóminas de clientes gestión documental · plazos laborales de varias empresas Llevar el laboral de treinta empresas no es hacer treinta veces lo mismo: es hacer lo mismo con treinta calendarios distintos, treinta interlocutores y treinta formas de mandaros las cosas tarde. Y con datos de personas que no son ni vuestras ni de vuestro cliente: son suyas. ## Lo que se repite todos los meses | Qué | De quién depende | Qué pasa si llega tarde | | --- | --- | --- | | Variables de nómina | Del cliente | Se retrasa toda la cadena | | Altas y bajas | Del cliente, y con plazo legal | Es lo único que no admite retraso | | Documentación de nuevos empleados | Del trabajador, vía cliente | Se puede empezar sin ella, pero conviene no | | Firmas de contratos y anexos | Del trabajador | Bloquea el alta si no llega | > [!IMPORTANT] > Las altas son las que no admiten margen y las que más llegan tarde, porque el cliente avisa cuando la persona ya está trabajando. Una petición recurrente con recordatorios no lo arregla del todo, pero convierte «me enteré el día 20» en «se lo pedí el día 1 y consta». ## Los datos que manejáis no son de vuestro cliente Nóminas, documentos de identidad, a veces datos de salud. Son de los trabajadores de vuestro cliente, personas que no os contrataron. Un equipo por cliente no es orden interno: es lo que impide que el gestor de una empresa vea las nóminas de otra. **En corto** - Un equipo por cliente, con permisos acotados. - Pedir lo mínimo: muchas gestiones no necesitan copia del DNI. - Y borrar cuando vence el plazo, en vez de acumular. > [!WARNING] > Cuando un cliente se va, devolvedle su expediente y aplicad la conservación al resto. Quedarse con las nóminas de los trabajadores de una empresa que ya no es cliente, sin obligación que lo justifique, es riesgo puro. > [!NOTE] > La petición mensual programada con recordatorios a los 3, 7 y 12 días es lo que convierte la primera semana de cada mes de una campaña de llamadas en cuatro. **¿Puedo dar acceso al cliente a lo suyo?** Sí, acotado a su empresa. **¿Y las firmas de los trabajadores?** Firman ellos desde el móvil; no necesitan cuenta ni conoceros. **¿Cuánto conservo tras la baja del cliente?** Lo que os obligue vuestra normativa profesional y laboral; consultadlo. ## Ejemplos **Una gestoría laboral con 34 clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir variables.** - Programa la petición mensual con recordatorios - Un equipo por cliente → La primera semana pasa de treinta llamadas a cuatro, y ningún gestor ve nóminas de otro cliente. **Cada empresa manda sus partes por un canal distinto.** - Acuerda un único canal de entrega → Deja de haber entregas que se pierden. **Un alta llega el mismo día de la incorporación.** - Pide la documentación con antelación → El alta se prepara antes del primer día. **Un cliente pregunta qué le falta cada mes.** - Le enseña su propia lista de pendientes → Contesta él solo. **La documentación de un trabajador caduca.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes de que afecte. **Cada cierre se persigue lo mismo.** - Reutiliza el proceso de un mes al siguiente → El seguimiento deja de rehacerse. --- --- id: KB-LE-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/correduria-y-gestion-de-siniestros idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: seguros audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-002, KB-TZ-002, KB-LE-006] citadoPor: [KB-IC-016] --- # Correduría y gestión de siniestros _Documentación que llega en el peor momento y con plazos que no esperan._ **Responde a:** documentación de un siniestro · correduría gestión documental clientes · plazos de comunicación de siniestro · recopilar documentación para una aseguradora Un siniestro llega sin avisar, con un cliente alterado y con plazos que empiezan a correr desde el hecho, no desde que os enteráis. Todo lo que se pueda tener preparado antes vale el doble en ese momento. ## Lo que conviene tener antes de que pase nada **En corto** - La póliza vigente de cada cliente, con su fecha de efecto. - Los datos de contacto reales, no el correo de hace tres años. - Y el histórico de coberturas, porque el siniestro puede ser de una póliza anterior. > [!IMPORTANT] > El último punto es el que más veces falla. Un siniestro que se manifiesta hoy puede corresponder a la cobertura que estaba en vigor hace dos años, y responder eso exige el histórico con fechas — no la póliza actual. ## Cuando ocurre 1. **Documentar el hecho cuanto antes** — Fotos certificadas el mismo día. Un daño fotografiado tres semanas después ya no es el mismo daño. 2. **Reunir lo que pide la aseguradora** — Como proceso, no como cadena de correos: el cliente está alterado y no va a mandar cinco cosas seguidas. 3. **Dejar constancia de cada comunicación** — Con fecha. Los plazos de comunicación son el punto que más se discute después. > [!WARNING] > La comunicación del siniestro tiene plazos y su incumplimiento puede afectar a la cobertura. Certificar cuándo se comunicó y qué se comunicó protege a vuestro cliente y os protege a vosotros de la reclamación que viene después si algo sale mal. ## Lo que discute una aseguradora | Lo que se pone en duda | Lo que lo cierra | | --- | --- | | Cuándo ocurrió | Fotos y comunicación con fecha cierta | | En qué estado estaba antes | Documentación previa, si existía | | Cuándo se comunicó | El registro de la comunicación | | Qué cobertura aplicaba | El histórico de pólizas con sus fechas | > [!NOTE] > Si gestionáis siniestros a menudo, montad la recogida de documentación como proceso recurrente. Cambia el cliente y el hecho; la lista de lo que pide la aseguradora, poco. **¿Puedo dar acceso al cliente a su expediente?** Sí, acotado, y en un siniestro suele tranquilizar mucho. **¿Y a la aseguradora?** Acceso acotado o exportación, según lo que acepte. **¿Cuánto conservo un siniestro cerrado?** Los plazos de reclamación son largos; consultadlo con vuestro asesor. ## Ejemplos **Una correduría gestiona un siniestro cuya cobertura correspondía a la póliza de hace dos años.** - Recupera el histórico de pólizas con sus fechas de efecto → Acredita la cobertura aplicable en el momento del hecho, en vez de discutir con la póliza actual delante. **Un siniestro llega y falta documentación del cliente.** - Pide lo que falta desde el primer día → El expediente avanza mientras se instruye. **La documentación del siniestro llega por varios canales.** - Reúne todo en el expediente del siniestro → Se ve de una vez qué hay y qué falta. **El cliente pregunta cómo va y hay que buscarlo.** - Consulta el estado del expediente → Se contesta en el momento. **Una póliza vence y el cliente no lo sabe.** - Registra vencimientos por cliente → El aviso llega antes de la renovación. **Meses después hay que explicar cómo se tramitó.** - Conserva el histórico del expediente → La explicación sale del expediente. --- --- id: KB-LE-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-sala-de-documentos-de-una-operacion idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: despachos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-003, KB-IC-010, KB-LE-029] citadoPor: [KB-LE-012, KB-LE-013, KB-LE-016, KB-LE-017, KB-LE-028] --- # La sala de documentos de una operación _Quién ha visto qué, cuándo, y por qué eso importa más que la carpeta._ **Responde a:** montar una sala de datos para una due diligence · compartir documentación en una compraventa de empresa · controlar quién ve qué en una operación · registro de acceso a documentación confidencial En una compraventa, una financiación o una entrada de socio, el trabajo documental parece un problema de almacenamiento y no lo es. Lo que se juega es la trazabilidad: quién ha visto qué y en qué momento, porque de eso depende lo que después se puede alegar. ## Las tres preguntas que llegan cuando la operación se tuerce | Pregunta | Qué la responde | | --- | --- | | «Eso no nos lo enseñasteis» | El registro de qué se puso a disposición y cuándo | | «Lo vimos después de firmar» | La fecha de acceso, no la de subida | | «Ese documento se cambió» | Las versiones, con la anterior conservada | > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más se pierde. Subir un documento no prueba que la otra parte lo viera; lo que lo prueba es el registro de acceso. Una carpeta compartida corriente da lo primero y no lo segundo. ## Cómo se organiza sin que sea un caos 1. **Un expediente por operación, con su propio índice** — El índice es el entregable, no un adorno: es lo que la otra parte revisa. 2. **Acceso por persona, no una contraseña compartida** — Si todos entran con la misma clave, el registro no dice nada. 3. **Por fases** — Lo básico primero; lo sensible cuando la operación avanza y no antes. 4. **Y un registro de preguntas y respuestas** — Lo que se preguntó y qué se contestó forma parte del expediente tanto como los documentos. > [!WARNING] > El error más caro es abrirlo todo desde el primer día «para ir rápido». Si la operación no sale, habéis entregado vuestra información completa a alguien que puede ser competencia, y sin escalones que justifiquen hasta dónde llegó cada uno. ## Cuando la operación termina **En corto** - Se cierra el acceso, y queda constancia de cuándo se cerró. - Se conserva el expediente entero, incluidas las versiones antiguas. - Y se guarda el registro de accesos, que es lo primero que se pide si hay litigio años después. > [!NOTE] > Vale igual para operaciones pequeñas. Un despacho que lleva compraventas de participaciones de empresas familiares tiene el mismo problema en versión reducida, y suele resolverlo con correo — que es exactamente donde el registro no existe. **¿Se puede impedir que descarguen?** Se puede limitar, pero asumid que lo que se ve se puede fotografiar. El registro sigue siendo la protección real. **¿Cuánto hay que conservarlo?** Más de lo que dura la operación: los plazos de reclamación se cuentan en años. **¿Sirve para procesos concursales o herencias?** Sí, y por la misma razón: el problema no es guardar, es demostrar quién vio qué. ## Ejemplos **Un despacho lleva la venta de una empresa familiar y comparte todo por correo.** - Monta el expediente por fases con acceso por persona - Conserva el registro de accesos al cerrar → Dos años después, ante una reclamación por vicios ocultos, puede demostrar qué se puso a disposición y cuándo se consultó. **Se comparte una carpeta y nadie sabe quién vio qué.** - Controla el acceso y deja rastro de lo consultado → La entrega es ordenada y verificable. **Se sube documentación con datos que no tocaba enseñar.** - Revisa el contenido antes de compartir → No se entrega de más. **La otra parte pide algo que ya se había subido.** - Consulta el índice de lo compartido → Se contesta sin volver a subir. **Termina la operación y el acceso sigue abierto.** - Retira el acceso al cerrar → La sala no se queda viva sin motivo. **Nadie sabe qué queda pendiente de aportar.** - Consulta el estado de lo pedido y lo entregado → El proceso avanza sobre una lista. --- --- id: KB-LE-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/aceptar-un-cliente-nuevo-en-un-despacho idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: compliance audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-001, KB-LE-003] citadoPor: [KB-LE-010, KB-CN-008, KB-CF-016, KB-LE-019] --- # Aceptar un cliente nuevo en un despacho _Identificación, conflicto de intereses y encargo por escrito, antes de empezar a trabajar._ **Responde a:** alta de cliente en un despacho · identificación del cliente prevención blanqueo · hoja de encargo profesional · comprobar conflicto de intereses El alta de un cliente en un despacho se despacha muchas veces con una llamada y una carpeta nueva. Es el momento en el que se asumen tres obligaciones distintas, y las tres son mucho más baratas de cumplir antes de empezar que después. ## Las tres cosas que hay que cerrar | Frente | Qué hay que tener | Por qué antes | | --- | --- | --- | | Identificación | Documento de identidad, titularidad real si es sociedad | Empezar a trabajar sin ello ya es un incumplimiento | | Conflicto de intereses | Comprobación contra vuestra cartera | Después significa renunciar al encargo | | Encargo por escrito | Alcance, honorarios y qué no incluye | Es lo que evita la discusión del final | > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más caro sale por no hacerla. Descubrir a los tres meses que representáis a la otra parte en otro asunto no se arregla con una disculpa: se arregla dejando el encargo, a veces los dos. ## Cómo se hace sin frenar la entrada 1. **Un proceso de alta igual para todos** — Que pida lo mismo siempre, para que nadie decida sobre la marcha qué se pide. 2. **Documentación aportada por el cliente, no recopilada por vosotros** — Se le manda una petición y sube lo suyo; el trabajo se reparte. 3. **La comprobación de conflicto, registrada** — No basta con hacerla: hay que poder demostrar que se hizo y cuándo. 4. **Y el encargo firmado antes de la primera actuación** — Firmado desde el móvil el mismo día, no un PDF que vuelve en dos semanas. > [!WARNING] > El caso urgente es el que rompe el sistema: un cliente que llega con un plazo que vence pasado mañana. Conviene decidir en frío qué mínimo es innegociable incluso entonces — normalmente identificación y conflicto — y qué puede completarse en las 48 horas siguientes. ## Lo que hay que poder demostrar años después **En corto** - Que identificasteis al cliente y cuándo. - Que comprobasteis el conflicto antes de aceptar. - El alcance que se pactó, en la versión firmada. - Y las actualizaciones de identificación, si la relación es larga. > [!NOTE] > El último punto se olvida siempre. La identificación no es un trámite de una vez: en relaciones largas hay que actualizarla, y una sociedad puede cambiar de titularidad real sin deciros nada. **¿Aplica a clientes particulares pequeños?** La obligación depende del tipo de servicio, no del tamaño del cliente. **¿Y si el cliente se niega a identificarse?** Es motivo para no aceptar el encargo, y conviene dejar constancia. **¿Puede el propio cliente subir su documentación?** Sí, por su enlace, sin cuenta y sin que veáis su documentación circulando por correo. ## Ejemplos **Un despacho acepta un encargo urgente y hace la identificación a las tres semanas.** - Define un mínimo innegociable para casos urgentes - Manda la petición de documentación al cliente el mismo día → Los altas urgentes se cierran en 48 horas con la comprobación de conflicto registrada. **Se acepta un cliente y la documentación llega meses después.** - Pide lo necesario antes de empezar → El encargo arranca completo. **Cada persona pide cosas distintas al dar de alta.** - Usa una misma plantilla de alta → Los expedientes son comparables. **Un documento de alta caduca y nadie lo revisa.** - Registra la vigencia al recibirlo → El expediente sigue siendo cierto. **No consta qué se comprobó al aceptar al cliente.** - Registra las comprobaciones hechas → La decisión de aceptar es explicable. **Un cliente antiguo nunca pasó por el alta actual.** - Consulta qué falta en los expedientes antiguos → El hueco se cierra sin esperar a una revisión. --- --- id: KB-LE-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/herencias-y-documentacion-familiar idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: notariado audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-005, KB-LE-009] citadoPor: [KB-LE-032] --- # Herencias y documentación familiar _Varios herederos, documentos que aporta cada uno y una tramitación que dura meses._ **Responde a:** documentación para una herencia · reunir papeles de varios herederos · tramitación de sucesión documentos · coordinar a una familia para firmar Una sucesión tiene una combinación poco frecuente: mucha documentación, varias personas que la aportan a ritmos distintos, plazos fiscales que no esperan y un contexto emocional que hace que perseguir papeles sea especialmente incómodo. ## De dónde viene cada cosa | Aporta | Qué | Ritmo habitual | | --- | --- | --- | | Cada heredero | Identidad, datos fiscales, aceptación | Muy desigual entre ellos | | El despacho | Certificados, notas registrales, cálculos | Rápido, si tiene los datos | | Terceros | Bancos, seguros, entidades | Lento y por su cuenta | > [!IMPORTANT] > El cuello de botella casi siempre es la primera fila, y no por mala voluntad: son personas que no se dedican a esto, que a veces viven lejos y que reciben una petición de documentos en un momento difícil. Facilitar cómo aportan es la mitad del trabajo. ## Cómo se acorta la tramitación 1. **Pedid a cada heredero solo lo suyo** — Una lista personal, no la lista completa del expediente. Reduce el bloqueo. 2. **Que puedan aportar desde el móvil** — Foto del documento y listo, sin cuenta, sin escáner y sin desplazarse. 3. **Dejad la insistencia en automático y suave** — Espaciada. Es más eficaz y evita que el despacho parezca el que presiona. 4. **Y mantened visible qué falta y de quién** — La pregunta que hacen todos, todas las semanas. > [!WARNING] > Cuidado con el correo del que lleva la relación con la familia. Cuando toda la documentación llega a la bandeja de una persona, la tramitación se para si esa persona se ausenta, y en un expediente que dura meses eso ocurre casi siempre. ## Los plazos **En corto** - Los fiscales son los que mandan y no se mueven. - Conviene contar hacia atrás desde ellos, no hacia delante desde hoy. - Y avisar de la fecha límite en la primera petición, no en la tercera. Decir desde el principio para cuándo hace falta cada cosa cambia el comportamiento mucho más que insistir después. > [!NOTE] > Todo lo aportado queda en el expediente de la sucesión, no en correos separados. Años después, si alguien discute qué se hizo o qué se recibió y cuándo, esa es la respuesta. **¿Tiene que crearse cuenta cada heredero?** No: cada uno entra por su enlace y ve solo lo suyo. **¿Pueden verse entre ellos lo que aportan?** Solo si se decide así; por defecto, no. **¿Sirve para otros asuntos familiares?** Sí: divorcios, incapacidades, compraventas entre familiares. Misma mecánica. ## Ejemplos **Un despacho lleva una sucesión con cinco herederos y tres viven fuera.** - Manda a cada uno su lista personal para aportar desde el móvil - Deja los recordatorios espaciados en automático → La documentación se completa semanas antes del plazo fiscal y sin llamadas incómodas. **La documentación está repartida entre varios familiares.** - Reúne lo aportado en un expediente común → La foto es una sola. **Falta un documento y nadie sabe quién lo tenía.** - Registra qué aportó cada uno y cuándo → El hueco tiene destinatario. **El asunto dura meses y cambia el interlocutor.** - Mantiene el expediente accesible a quien corresponda → El cambio no reinicia el trabajo. **Se manejan documentos personales sin criterio de acceso.** - Limita quién ve qué → Lo sensible no queda al alcance de todos. **Años después se pide una copia.** - Conserva el expediente con su fecha → La petición se resuelve sin rehacer nada. --- --- id: KB-LE-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/llevar-el-compliance-de-varios-clientes idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: compliance audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-004, KB-CL-008] citadoPor: [KB-LE-014, KB-LE-021] --- # Llevar el compliance de varios clientes _Un despacho o una consultora con veinte clientes: lo mismo veinte veces, sin mezclarlo._ **Responde a:** gestionar compliance de varios clientes · consultora que lleva cumplimiento externo · separar la documentación de cada cliente · calendario de obligaciones por cliente Llevar el cumplimiento de veinte empresas tiene un problema doble: hay que hacer lo mismo veinte veces sin que se mezcle, y hay que poder demostrar por separado, cliente a cliente, qué se hizo y cuándo — porque quien responde ante una inspección es cada cliente, no vosotros. ## Los tres riesgos propios de este trabajo | Riesgo | Cómo aparece | Cómo se evita | | --- | --- | --- | | Que se mezcle documentación | Un fichero de un cliente acaba en otro expediente | Separación real, no carpetas con nombres parecidos | | Que se pierda un plazo | Veinte calendarios distintos en la cabeza de dos personas | Vencimientos con aviso y responsable, por cliente | | Que no se pueda demostrar lo hecho | El cliente dice que no le avisasteis | Comunicaciones registradas en su expediente | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que os afecta a vosotros directamente. Si un cliente incumple algo de lo que le advertisteis, vuestra defensa es poder enseñar cuándo se lo dijisteis. Si esa advertencia vivía en un correo de alguien que ya no está, no existe. ## Cómo se organiza 1. **Un espacio por cliente, no una carpeta por cliente** — La separación tiene que ser efectiva, sobre todo si dos clientes compiten. 2. **Un calendario de obligaciones por cliente** — Con avisos y con responsable dentro de vuestro equipo. 3. **Toda comunicación relevante, en su expediente** — Advertencias, entregas, recordatorios. No en la bandeja de quien lo lleva. 4. **Y lo que aporta el cliente, por su propia vía** — Que lo suba él, con registro, en lugar de mandároslo por correo. > [!WARNING] > El punto cuarto ahorra más tiempo del que parece. Buena parte del trabajo de una consultora de cumplimiento no es analizar: es perseguir a los clientes para que manden lo suyo. Que cada cliente aporte por su enlace, con recordatorios automáticos, elimina ese trabajo casi entero. ## Lo que conviene que vea el cliente **En corto** - Su estado: qué está al día y qué falta. - Qué le habéis pedido y desde cuándo. - Y lo entregado, con fecha, para que no lo pida dos veces. Esa transparencia reduce las llamadas de «¿cómo vamos?» y, sobre todo, convierte lo que hacéis en algo visible: buena parte del valor de este servicio es invisible hasta que se enseña. > [!NOTE] > Vale igual para una asesoría laboral, una consultora de prevención, una gestoría o un despacho que lleva protección de datos de sus clientes: cambia la lista de obligaciones, no la mecánica. **¿Puede un cliente ver lo de otro?** No, si están separados como toca. Es el requisito principal de este modelo. **¿Y si un cliente quiere llevarse lo suyo?** Se exporta su expediente completo; es suyo. **¿Cómo se factura el trabajo extra?** Con el registro de lo pedido y lo entregado delante, que es justo lo que suele faltar. ## Ejemplos **Una consultora lleva el cumplimiento de dieciocho empresas con carpetas y correo.** - Separa por cliente y monta el calendario de obligaciones con responsable - Hace que cada cliente aporte por su enlace → Deja de perseguir por correo y puede demostrar, cliente a cliente, qué advirtió y cuándo. **Cada cliente tiene su propio circuito y no se parecen.** - Usa una misma plantilla adaptable → Las mejoras llegan a todos. **Se pierde qué toca revisar en cada cliente y cuándo.** - Programa las revisiones por calendario → La periodicidad se cumple sola. **Un cliente pide evidencia de un control concreto.** - Consulta el registro de ese cliente → Se entrega sin reconstruir. **Cambia la persona que lleva un cliente.** - Mantiene el expediente al margen de las personas → El traspaso no pierde contexto. **Se detecta un hueco en un cliente y puede haber más.** - Comprueba el mismo punto en el resto → Lo aprendido en uno sirve para todos. --- --- id: KB-LE-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/propiedad-intelectual-probar-que-fue-vuestro idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: propiedad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-SC-011, KB-LE-008] citadoPor: [KB-LE-004] --- # Propiedad intelectual: probar que fue vuestro _Registrar es una cosa y poder demostrar que existía antes es otra. Casi siempre hacen falta las dos._ **Responde a:** cómo demostrar que una idea es mía · probar la fecha de creación de un diseño · proteger un desarrollo sin registrarlo · secreto empresarial documentación En un conflicto sobre quién creó qué, la discusión rara vez es sobre el contenido: es sobre **cuándo** existía y en manos de quién. Y esa parte no la resuelve el registro, la resuelve lo que guardasteis mientras trabajabais. ## Las tres capas, y para qué sirve cada una | Capa | Qué da | Qué NO da | | --- | --- | --- | | Registro formal (marca, diseño, patente) | Un derecho oponible frente a terceros | No prueba lo que hicisteis antes de registrar | | Contratos con quien lo creó | Que los derechos sean vuestros y no de quien lo hizo | No prueba la fecha de la creación | | Evidencia con fecha demostrable | Que ese contenido existía en esa fecha y no ha cambiado | No prueba que fuerais vosotros quien lo creó | > [!IMPORTANT] > La tercera columna de la última fila es la que conviene entender antes de confiar en ella. Sellar un fichero prueba **fecha y no alteración**, no autoría: dice que ese documento existía así el día X y estaba en vuestro poder, no que lo hicierais vosotros. Es muchísimo en una discusión de prioridad y es insuficiente si lo que se discute es quién lo creó — para eso están los contratos y el rastro del trabajo. ## Lo que conviene guardar mientras se trabaja 1. **Las versiones intermedias, no solo la final** — Un borrador con sus correcciones prueba un proceso; el resultado final, solo un resultado. 2. **Quién hizo cada parte y cuándo** — Sobre todo si intervienen autónomos, agencias o becarios. 3. **Los contratos de quien intervino, firmados antes de empezar** — Un acuerdo de cesión firmado después funciona peor y a veces no funciona. 4. **Y lo que enseñasteis a terceros, con fecha** — Antes de una feria, de una reunión con un cliente o de una demo, sellad lo que vais a enseñar. > [!WARNING] > El punto tres es el que más disgustos evita en empresas pequeñas. Si una agencia externa diseñó vuestra imagen o un autónomo programó una parte, los derechos no son automáticamente vuestros por haber pagado la factura: dependen de lo que diga el contrato. Y esa conversación es fácil antes de empezar e incómoda tres años después. ## Los secretos empresariales van por otro camino **En corto** - No se registran: se protegen manteniéndolos secretos y pudiendo demostrarlo. - Eso significa acuerdos de confidencialidad firmados y accesos limitados y registrados. - Si todo el mundo en la empresa puede verlo y nadie firmó nada, deja de ser un secreto protegible. Aquí el registro de quién accedió a qué deja de ser una comodidad y pasa a ser parte de la protección: es la forma de demostrar que tratabais esa información como confidencial. > [!NOTE] > Qué se puede registrar, dónde y con qué efectos varía por tipo de creación y por territorio, y no es lo mismo una marca que un diseño o un desarrollo. **Qué os conviene registrar y con qué alcance es una consulta para vuestro abogado**; lo que aquí se describe es qué guardar para que esa conversación empiece con material y no con recuerdos. **¿Sellar un fichero sustituye al registro?** No. Son cosas distintas y se complementan: uno da derecho, el otro da fecha. **¿Y si el conflicto es con un ex empleado?** Ahí pesan el contrato, lo que firmó y el registro de a qué tuvo acceso. **¿Sirve mandarse un correo a uno mismo?** Es mejor que nada y bastante débil: la fecha depende de un buzón que controláis vosotros. ## Ejemplos **Una empresa descubre que un competidor lanza algo muy parecido a su desarrollo.** - Recupera las versiones intermedias selladas y los contratos de quien participó → Puede sostener desde cuándo existía y que los derechos son suyos, en lugar de discutirlo de memoria. **Se confía en la fecha de modificación del fichero.** - Sella el trabajo cuando se termina → La fecha no depende del ordenador. **Se enseña un diseño a un cliente sin dejar constancia previa.** - Sella antes de enseñarlo → La anterioridad es demostrable. **Aparece un trabajo parecido meses después.** - Consulta el sello de la versión original → La fecha no depende de vuestra palabra. **El trabajo evoluciona en varias versiones.** - Sella cada versión relevante → Se puede situar cada avance en el tiempo. **Hay que probarlo sin revelar el contenido.** - Comparte solo la huella → La prueba viaja sin el trabajo. --- --- id: KB-LE-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-vida-de-un-contrato-despues-de-firmarlo idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: contractual audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-008, KB-TZ-014, KB-LE-023] citadoPor: [KB-NO-017, KB-LE-030] --- # La vida de un contrato después de firmarlo _Se negocia durante semanas, se firma en un día y luego vive tres años sin que nadie lo mire._ **Responde a:** gestión de contratos después de la firma · no sé cuándo vence el contrato · renovación automática de un contrato · seguimiento de obligaciones contractuales Todo el esfuerzo se concentra en la negociación y la firma. Después, el contrato se guarda y empieza la parte larga: tres años en los que genera obligaciones, plazos y renovaciones que nadie está mirando porque el documento está cerrado. ## Las cuatro fechas que hay que sacar del texto | Fecha | Por qué importa | Qué pasa si se pierde | | --- | --- | --- | | Fin de vigencia | Es la obvia y la única que se suele anotar | Se sigue prestando servicio sin cobertura | | Preaviso de no renovación | Va antes del fin, a veces mucho antes | Se renueva otro año entero sin querer | | Revisión de precio | Suele tener ventana propia | Se aplica lo del año pasado sin revisar | | Hitos y entregables | Lo que hay que hacer durante | Se incumple algo que nadie recordaba | > [!IMPORTANT] > La segunda es la que más dinero cuesta y la que menos se anota. Un contrato con renovación automática y preaviso obliga a decidir **meses antes** de que termine; si el aviso salta el día del vencimiento, ya se ha renovado. Es el caso donde el margen del recordatorio no es una comodidad: es la diferencia entre poder salir y no poder. ## Lo que conviene extraer al archivarlo 1. **Las partes y quién firmó por cada una** — Con el cargo: es lo primero que se pregunta si hay discusión sobre capacidad. 2. **Las cuatro fechas, como avisos con responsable** — No en la cabeza de quien negoció, que puede no estar dentro de dos años. 3. **Las condiciones que os obligan a algo** — Niveles de servicio, seguros a mantener, confidencialidad, exclusividades. 4. **Y dónde está el original firmado** — Con su versión: los anexos posteriores modifican el texto y conviene que consten juntos. > [!WARNING] > El error silencioso es archivar el contrato y sus anexos por separado. A los dos años, alguien lee el contrato original, cita una cláusula y resulta que estaba modificada por un anexo firmado seis meses después que nadie enlazó. El contrato vigente no es el documento: es el documento más sus modificaciones. ## Durante la relación **En corto** - Lo que se acuerde por correo y cambie condiciones, guardado con el contrato. - Las incidencias, en el mismo expediente: son lo que sostiene una renegociación. - Y las comunicaciones formales, con constancia de entrega y a quien dice el contrato. Esa última tiene una trampa concreta: muchos contratos designan una dirección o una persona para notificaciones, y notificar a otra puede considerarse no notificado. Merece la pena mirarlo antes de mandar un preaviso, no después. > [!NOTE] > Qué plazos y formalidades exige cada contrato depende de lo que se firmó y de la legislación aplicable. **Para saber si un preaviso vale, cómo se computa o qué forma exige, consultad a vuestro abogado**; lo que aquí se describe es cómo tener localizable lo que ese abogado va a necesitar. **¿Merece la pena para contratos pequeños?** Para los que se renuevan solos, sí: son los que más se olvidan. **¿Y si el contrato está en papel?** Se escanea y se extraen las fechas igual; el papel se guarda donde estaba. **¿Quién debería recibir los avisos?** Quien pueda decidir, no quien lo archivó. Y con suplente. ## Ejemplos **Una empresa descubre que un contrato de servicios se renovó otro año sin querer.** - Extrae las cuatro fechas de cada contrato, con el preaviso como aviso propio - Enlaza los anexos al contrato original → La siguiente renovación se decide con dos meses de margen, no al recibir la factura. **El contrato se firma y se archiva sin más.** - Registra sus fechas clave con aviso → Las renovaciones y vencimientos no sorprenden. **Se pacta un cambio por correo y no llega al contrato.** - Archiva el acuerdo junto al contrato que modifica → Lo pactado después vive con lo pactado antes. **Nadie sabe qué contratos vencen este trimestre.** - Consulta los vencimientos por fecha → La renovación se negocia con tiempo. **Un contrato se renueva solo sin que nadie lo revise.** - Avisa antes de la fecha de prórroga → La renovación es una decisión. **Se busca una cláusula concreta en veinte contratos.** - Busca por el contenido y no por el nombre del fichero → Se encuentra sin abrirlos todos. --- --- id: KB-LE-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-cierre-y-la-documentacion-que-llega-tarde idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: fiscal audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-022, KB-LE-011] citadoPor: [KB-LE-027] --- # El cierre y la documentación que llega tarde _Cada cierre es la misma carrera con los mismos clientes, y se gana antes del cierre o no se gana._ **Responde a:** recopilar documentación de clientes para el cierre · los clientes mandan las facturas tarde · cierre trimestral asesoría · reclamar documentación a clientes de la asesoría Una asesoría no tiene un problema de trabajo: tiene un problema de calendario. El trabajo se concentra en unos días porque los clientes mandan cuando se acuerdan, y la parte que consume no es liquidar — es perseguir y reconstruir qué mandó cada uno. ## Los tres huecos que se repiten cada cierre | Hueco | Cómo se manifiesta | Qué lo cierra | | --- | --- | --- | | Documentación incompleta | Falta lo mismo de los mismos clientes | Petición fija con lista, no un correo genérico | | Documentación que llega mal | Fotos ilegibles, PDF protegidos, cosas de otro periodo | Decirlo al recibir, no al cerrar | | Documentación que llegó y no se encuentra | Está en el correo de alguien | Que entre por la vía del cliente y no por la bandeja | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que más discusiones genera y el que menos parece un problema de proceso. Cuando un cliente dice «eso te lo mandé» y tiene razón —lo mandó, pero al correo de alguien que estaba de vacaciones—, la conversación deja de ser sobre su retraso y pasa a ser sobre vuestra organización. Que la aportación entre siempre por el mismo sitio elimina esa conversación entera. ## Lo que cambia el resultado, y se monta una vez 1. **Una petición por cliente y periodo, siempre igual** — Con la lista concreta de ese cliente, no una circular. 2. **Empezar antes de que acabe el periodo** — Lo que se pide el día 1 llega en plazo; lo que se pide el día 20, no. 3. **Recordatorios automáticos y espaciados** — Es la parte que hoy hace una persona y no hace falta que la haga. 4. **Y una lista de quién falta, visible** — Para el último empujón dirigido, y para la conversación de después. > [!WARNING] > El matiz que protege a la asesoría: **guardad constancia de qué pedisteis y cuándo**, no solo de lo que recibisteis. Si un año después hay una comprobación y el cliente sostiene que os dio algo, lo que os sitúa no es vuestra memoria: es la petición fechada con lo que se pidió y el registro de lo que llegó. Sin eso, la discusión es de palabra contra palabra y la lleváis vosotros. ## Lo que se puede enseñar al cliente **En corto** - Qué le falta, en su idioma y sin jerga. - Qué entregó y cuándo, para que no lo mande dos veces. - Y desde cuándo está pendiente, que es lo que cambia comportamientos. Dar esa visibilidad reduce las llamadas de «¿ya está todo?» y, sobre todo, traslada la pelota: un cliente que ve su hueco lo cubre antes que uno al que hay que llamar. > [!NOTE] > Los plazos y qué documentación es obligatoria dependen del régimen de cada cliente y cambian. **Eso es vuestro terreno y el de vuestro criterio profesional**; lo que aquí se describe es cómo recoger y acreditar, no qué hay que presentar. **¿Y los clientes que mandan todo en papel?** Que lo suban en foto desde el móvil por su enlace: es lo que más adopción tiene. **¿Merece la pena con carteras pequeñas?** El ahorro está en la repetición: veinte clientes cada trimestre ya lo justifican. **¿Puedo dar acceso al cliente a su propio expediente?** Sí, y suele reducir mucho las consultas de estado. ## Ejemplos **Una asesoría dedica los últimos cinco días de cada trimestre a perseguir documentación.** - Manda la petición por cliente el primer día del periodo y deja los recordatorios en automático → Llega al cierre con la mayoría completo y con constancia de qué pidió y cuándo a cada uno. **La documentación del cierre llega en enero.** - Pide durante el año lo que hará falta → El cierre deja de ser una campaña. **Un cliente manda lo suyo cuando se acuerda.** - Pide y recuerda de forma automática → El seguimiento no ocupa a nadie. **Falta un documento y el cierre se retrasa.** - Consulta qué falta por cliente → El hueco se ve antes de la fecha. **Se cierra con un dato provisional y nadie lo corrige.** - Marca lo provisional y lo revisa → Lo pendiente no se olvida. **El cierre siguiente repite el mismo trabajo.** - Reutiliza el proceso del periodo anterior → El segundo cierre cuesta una fracción. --- --- id: KB-LE-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/justificar-una-ayuda-publica idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: administrativo audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CC-013, KB-TZ-011] citadoPor: [KB-LE-022] --- # Justificar una ayuda pública _Lo difícil no es conseguirla: es demostrar, dos años después, que se gastó en lo que se dijo._ **Responde a:** justificación de una subvención documentación · me piden justificar una ayuda de hace dos años · qué guardar de un proyecto subvencionado · revisión de una subvención qué piden Una ayuda pública tiene dos momentos muy separados: cuando se solicita, con todo el mundo pendiente, y cuando se justifica o se revisa — a veces años después, con el proyecto terminado, la gente cambiada y los documentos repartidos entre tres sitios. ## Lo que se pide al justificar, y de cuándo tiene que ser | Elemento | Qué demuestra | Cuándo se genera | | --- | --- | --- | | Facturas y pagos | Que el gasto existió y se pagó | Durante el proyecto | | Que corresponde al objeto de la ayuda | Que se gastó en lo que se concedió | Se decide al gastar, no al justificar | | Ofertas o comparativas, si se exigían | Que se eligió con criterio | Antes de contratar: después no se puede rehacer | | Publicidad o menciones, si se exigían | Que se cumplió esa condición | Durante, y con constancia gráfica | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que más justificaciones tumba y la única que **no admite reconstrucción**. Si la convocatoria exigía pedir varias ofertas antes de contratar y solo se pidió una, eso no se arregla con un documento hecho después: la fecha delata. Lo que hay que atrapar es el momento previo a contratar, que es justo cuando nadie está pensando en la justificación. ## Cómo se organiza desde el principio 1. **Un expediente por ayuda, no por proyecto** — El proyecto puede tener más gasto del subvencionado; mezclarlos complica la justificación. 2. **Cada gasto enlazado a su justificante desde el día uno** — Factura, pago y el criterio por el que entra en la ayuda. 3. **Las condiciones de la convocatoria, dentro y a la vista** — Es lo que nadie relee y donde están las obligaciones que se olvidan. 4. **Y la constancia de lo que no es un gasto** — Fotos de la publicidad exigida, actas, listas de asistentes: se pierde siempre. > [!WARNING] > El matiz que sorprende años después: **la revisión no la hace quien concedió la ayuda ni necesariamente en el plazo que esperáis**. Puede llegar mucho después, de otro organismo y con otro criterio, y lo que se comprueba es lo que consta, no lo que recordáis. Por eso el expediente de una ayuda se conserva bastante más allá del final del proyecto, y se conserva completo. ## Si algo no se puede justificar **En corto** - Decirlo antes de que lo encuentren cambia por completo la conversación. - Un gasto que no encaja se retira de la justificación, no se maquilla. - Y si hay que devolver una parte, es mejor una devolución parcial voluntaria que una revisión con hallazgos. Esto último no es una cuestión moral: una justificación que se cae entera pone en duda el resto, y las consecuencias suelen ir más allá de esa ayuda concreta. > [!NOTE] > Qué exige cada convocatoria, qué plazos de conservación aplican y cómo se justifica varían por programa y por administración, y cambian con cada convocatoria. **Eso se lee en las bases y se confirma con vuestro asesor**; aquí se describe qué conviene ir guardando desde el primer día para que esa justificación sea posible. **¿Y si el proveedor ya no existe cuando piden la factura?** La factura la tenéis vosotros: lo que hace falta es haberla guardado, no que él siga. **¿Sirve un correo como comparativa de ofertas?** Depende de las bases; guardadlo igual, con fecha, y preguntad antes de contratar. **¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?** Más de lo que dura el proyecto, y bastante más de lo que la gente asume. ## Ejemplos **Una empresa recibe una revisión de una ayuda de hace tres años y le piden las ofertas comparadas.** - En la siguiente ayuda, guarda las ofertas en el expediente antes de contratar → La justificación deja de depender de reconstruir algo que solo se podía capturar entonces. **La justificación se prepara al final del proyecto.** - Guarda los justificantes según se generan → La justificación se prepara sin campaña. **Falta un justificante de hace un año.** - Registra qué se pidió y qué se obtuvo → El hueco se cierra mientras es fácil. **Los justificantes están repartidos por áreas.** - Reúne todo en el expediente del proyecto → Se ve de una vez qué hay y qué falta. **Se descubre que un gasto no encaja al justificar.** - Revisa el encaje al registrar el gasto → El problema se detecta cuando se puede corregir. **Una revisión pregunta años después.** - Conserva el expediente completo con su fecha → Se contesta con el archivo. --- --- id: KB-LE-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-documentacion-societaria-que-siempre-piden idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: mercantil audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-008, KB-CR-018] citadoPor: [KB-LE-020, KB-LE-027, KB-LE-028] --- # La documentación societaria que siempre piden _Escrituras, poderes y actas: se miran poco y se piden en el peor momento, con una operación o un banco esperando._ **Responde a:** me piden las escrituras de la sociedad · acreditar poderes para firmar · actas de la junta dónde están · documentación societaria para un banco Hay un paquete de documentos que casi ninguna empresa mira en el día a día y que aparece siempre en los mismos momentos: abrir una cuenta, entrar en una licitación, vender la empresa, contratar con un cliente grande. Y siempre con prisa, porque el que lo pide ya tiene su reloj en marcha. ## Qué piden y para qué lo piden | Documento | Qué demuestra | Quién lo suele pedir | | --- | --- | --- | | Escritura de constitución y estatutos | Que la sociedad existe y cómo funciona | Bancos, licitaciones, operaciones | | Escrituras posteriores | Cambios de domicilio, capital, objeto | Quien necesita la versión vigente | | Poderes de representación | Que quien firma puede firmar | Todo el mundo, y es lo que más se falla | | Actas de junta y de órgano de administración | Que las decisiones se tomaron como debían | Compradores, auditores, bancos | | Titularidad real | Quién está detrás de la sociedad | Bancos y clientes con obligaciones de control | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que rompe operaciones a última hora: **un poder no basta con que exista, tiene que estar vigente y cubrir exactamente lo que se va a firmar**. Los poderes se revocan, caducan y a veces se otorgaron para otra cosa; y quien recibe la firma comprueba justo eso. Descubrirlo el día de la firma significa aplazar, porque otorgar un poder nuevo no se resuelve en una tarde. ## Cómo tenerlo listo sin ser un despacho 1. **Un expediente societario único, no una carpeta por año** — Lo que se pide es la foto vigente, no el archivo histórico. 2. **Con la versión vigente marcada como tal** — Los estatutos modificados tres veces confunden a quien los lee. 3. **Los poderes con quién, para qué y hasta cuándo** — Y revisados cuando alguien cambia de puesto o se marcha. 4. **Y las actas según se firman, no cuando se piden** — Reconstruir un acta antigua es la parte más lenta de cualquier operación. > [!WARNING] > Lo que casi nadie prevé: **cuando alguien deja la empresa, sus poderes no se van con él**. Quitarle el correo y los accesos es inmediato; revocar un poder es un acto formal que hay que hacer, y mientras no se haga esa persona sigue pudiendo obligar a la sociedad frente a un tercero de buena fe. Es la tarea que más se olvida en cualquier salida, y la única de esa lista que no se puede resolver desde dentro. ## Cuando os lo piden con prisa **En corto** - Preguntad para qué lo quieren: no siempre hace falta todo el paquete. - Enviad la versión vigente y decid explícitamente que lo es. - Y lo que no tengáis a mano, pedidlo el mismo día: las copias tardan. > [!NOTE] > Qué documentos son exigibles, cómo se acreditan los poderes y qué formalidades tiene cada acuerdo dependen del tipo de sociedad y del país. **Eso lo lleva vuestro asesor o vuestra notaría**; aquí se trata de que cuando lo pidan no haya que salir a buscarlo. **¿Sirve una copia escaneada?** Para empezar casi siempre; para firmar, os dirán qué formato necesitan. **¿Cada cuánto conviene revisar los poderes?** Al menos una vez al año, y siempre que alguien cambie de puesto. **¿Y si falta un acta antigua?** Se busca por quien la protocolizó o la custodia; empezad pronto. ## Ejemplos **Una empresa llega al día de firma y el poder del firmante no cubría esa operación.** - Revisa poderes una vez al año y anota qué cubre cada uno y hasta cuándo → La firma siguiente no depende de descubrir el alcance del poder esa misma mañana. **Los documentos societarios están en varios sitios.** - Reúne todo en un expediente de la sociedad → La entrega se prepara en minutos. **Se piden cuatro veces al año y se buscan cada vez.** - Guarda lo enviado con su fecha → Se parte de lo mandado la última vez. **Un documento societario se actualiza y nadie lo sustituye.** - Guarda cada versión con su fecha → Se entrega la vigente. **Los poderes cambian y nadie lo comunica.** - Revisa los poderes periódicamente → El dato se mantiene al día. **Falta un documento y se descubre con la operación en marcha.** - Consulta qué falta antes de empezar → El hueco se cierra con tiempo. --- --- id: KB-LE-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-carpeta-de-una-operacion-inmobiliaria idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: inmobiliario audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-008, KB-CN-013, KB-CS-034] citadoPor: [KB-CS-011] --- # La carpeta de una operación inmobiliaria _Lo que retrasa una firma casi nunca es el precio: es un documento que caducó mientras se negociaba._ **Responde a:** documentación para una compraventa de inmueble · qué papeles pide el notario · certificados que caducan en una operación · preparar una firma de compraventa Una operación inmobiliaria reúne documentos de sitios que no se hablan entre sí: el registro, el ayuntamiento, la comunidad, el técnico, el banco, la propiedad. Cada uno tarda lo suyo y cada uno vale un tiempo distinto, y eso es lo que convierte una firma acordada en una firma aplazada. ## Piezas típicas y a qué ritmo envejecen | Pieza | De quién viene | Cómo envejece | | --- | --- | --- | | Información registral | Del registro | Muy rápido: refleja un momento concreto | | Situación urbanística del inmueble | Del ayuntamiento | Despacio, salvo que haya cambios en marcha | | Certificados técnicos del edificio | De un técnico | Tienen su propia vigencia | | Estado de deudas con la comunidad | Del administrador | Cambia cada trimestre | | Documentación de instalaciones y aparatos | Del titular o su mantenedor | Se hereda con el inmueble | > [!IMPORTANT] > La primera fila es la que descoloca a quien no lo ha vivido: **la información registral describe un instante, no un estado permanente**. Entre que se pide y se firma pueden aparecer cargas nuevas, así que la que sirve es la del momento de la firma, no la que abrió la negociación. Por eso lo que se pide primero suele ser lo que hay que volver a pedir al final — y quien lo descubre el día de la notaría aplaza la firma por algo que costaba una llamada. ## Cómo se ordena para no ir a remolque 1. **Listar todo lo que hará falta el día de la firma, desde el principio** — Incluido lo que tarda semanas y no depende de vosotros. 2. **Anotar de cada pieza quién la emite y cuánto tarda** — Es lo que permite pedir en el orden correcto y no todo a la vez. 3. **Pedir primero lo lento y al final lo que envejece rápido** — El orden inverso al intuitivo, y el que evita repetir. 4. **Y guardarlo todo en un sitio compartido con fechas** — En una operación intervienen cinco partes y ninguna ve el correo de las otras. > [!WARNING] > Lo que más veces aplaza una firma no es un documento que falta: es **un documento que estaba y ha caducado durante la negociación**. Si una operación se alarga dos meses —y se alargan—, lo pedido al inicio llega a la notaría fuera de plazo. Merece la pena revisar la carpeta entera una semana antes de la fecha prevista, no el día anterior: lo que falte, todavía da tiempo a pedirlo. ## Lo que se olvida y aparece después **En corto** - La documentación de los aparatos e instalaciones, que viaja con el inmueble. - Lo acordado por correo durante la negociación y que no llegó al contrato. - Y quién se queda qué de lo que había dentro, si no está escrito. > [!NOTE] > Qué documentación es exigible en cada operación, qué formalidades tiene y qué responsabilidades asume cada parte lo determina vuestro abogado o vuestra notaría, y varía por tipo de inmueble y comunidad. **Preguntad al principio, no al final**; aquí solo se explica por qué el orden de las peticiones importa tanto como la lista. **¿Merece la pena pedir la registral al empezar?** Sí, para saber a qué os enfrentáis. Y otra vez al final, que es la que vale. **¿Quién debería llevar la carpeta?** Una persona, aunque intervengan cinco. Repartida, siempre falta algo. **¿Y en un alquiler?** Menos piezas, misma lógica: lo lento primero, lo que caduca al final. ## Ejemplos **Una operación se aplaza porque la información registral pedida hace dos meses ya no sirve.** - Pide primero lo lento y deja para el final lo que envejece rápido, revisando la carpeta una semana antes → La firma se mantiene en la fecha prevista y lo que caduca llega recién pedido. **La carpeta de la operación se arma con correos sueltos.** - Reúne todo en un expediente → Se ve de una vez qué hay y qué falta. **Falta un documento el día de la firma.** - Consulta qué falta con antelación → La cita no se repite. **Cada parte trabaja con su propia copia.** - Comparten el mismo expediente → Todos miran lo mismo. **Se comparte de más al enviar la carpeta.** - Comparte solo lo que corresponde a cada parte → No se entrega información que no tocaba. **Años después se pide justificar la operación.** - Conserva el expediente con su fecha → La respuesta sale del archivo. --- --- id: KB-LE-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/permisos-de-trabajadores-extranjeros idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: extranjeria audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-013, KB-CR-016] citadoPor: [KB-LE-032] --- # Permisos de trabajadores extranjeros _Documentación que es de la persona y no de la empresa, con fechas propias, y que si vence detiene el trabajo._ **Responde a:** control de permisos de trabajo de empleados · caduca el permiso de un trabajador · documentación de extranjería en la empresa · renovar el permiso a tiempo Para una empresa con personal extranjero —o para el despacho que la asesora— esta es una de las pocas caducidades que no admite margen: cuando un permiso vence, la persona no puede seguir trabajando, y eso no es un problema documental, es un problema de plantilla el lunes por la mañana. ## Qué lo hace distinto de otras caducidades | Aspecto | Un certificado de empresa | Un permiso de una persona | | --- | --- | --- | | De quién es | De la empresa | De la persona: lo lleva consigo | | Quién puede renovarlo | Vosotros | Solo esa persona, con su documentación | | Cuánto tarda | Días o semanas | Lo que tarde la administración | | Qué pasa si vence | Un hallazgo | No puede trabajar | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que obliga a organizarse distinto: **no podéis renovarlo vosotros, así que el aviso tiene que llegarle a él y a vosotros a la vez**. Un recordatorio interno no sirve de nada si la persona no reúne sus papeles con tiempo; y avisar cuando queda un mes es tarde para muchos trámites. Esta es de las pocas fechas en las que el margen razonable se cuenta en meses, y en las que conviene preguntar cómo va, no dar por hecho que está en marcha. ## Cómo se lleva sin invadir lo que no toca 1. **Guardar la fecha de vigencia, no una copia de todo** — Lo que necesitáis controlar es hasta cuándo, no el detalle personal. 2. **Aviso doble y con meses de antelación** — A la persona y a quien lleve el personal. 3. **Y un punto de contacto claro para dudas** — Mucha gente no pregunta por no exponerse; que sepa a quién. > [!WARNING] > Sobre qué guardar: **esta documentación contiene datos personales sensibles y no todo lo que la persona os enseña tiene que quedarse en vuestro archivo**. Comprobar y anotar la vigencia no es lo mismo que conservar una copia completa de todo. Guardar de más aquí no os protege más: os obliga a custodiar información que no necesitáis, y en una revisión eso es lo que se pregunta. **Qué se puede conservar y durante cuánto lo concreta vuestro asesor.** ## Lo que conviene tener previsto **En corto** - Qué pasa con el puesto si el trámite se alarga: sustitución, cambio de tareas, o esperar. - Quién avisa al cliente si esa persona estaba asignada a un servicio suyo. - Y que el trámite avanza aunque la relación laboral esté en curso: no se para por vacaciones ni por carga de trabajo. > [!NOTE] > Qué tipos de permiso existen, qué requisitos tiene cada uno, qué plazos aplican y qué obligaciones tenéis como empleadores lo determina la normativa de extranjería y de empleo de vuestro país. **Eso lo lleva vuestro asesor o el despacho especializado**; aquí solo se trata de que la fecha no llegue por sorpresa. **¿Puedo pedir copia del permiso?** Comprobarlo sí; qué copia podéis conservar, preguntadlo antes de archivar. **¿Y si la persona no lo renueva a tiempo?** Es una situación laboral, no documental: consultadlo antes de que ocurra. **¿Sirve el mismo control para desplazamientos a otro país?** No: eso es otra cosa y va por otro camino. ## Ejemplos **Una empresa descubre a tres semanas vista que el permiso de un técnico vence y el trámite tarda meses.** - Avisa a la persona y a personal con meses de antelación y pregunta cómo va → El trámite arranca con tiempo y el puesto no se queda sin cubrir de un día para otro. **Un permiso caduca y la persona sigue trabajando.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega con margen para renovar. **La renovación se pide con dos semanas de margen.** - Avisa con la antelación que el trámite necesita → El plazo real se respeta. **La documentación está en el expediente de recursos humanos y en otro sitio.** - Reúne todo en el expediente de la persona → La consulta es una sola. **Un cliente pide acreditar al personal de un servicio.** - Consulta el expediente de cada persona → Se entrega sin recomponer nada. **Entra alguien nuevo y falta su documentación.** - Comprueba qué falta antes de asignarlo → El alta se resuelve antes del primer día. --- --- id: KB-LE-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/saber-con-quien-estais-trabajando idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: compliance audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-009, KB-LE-004] citadoPor: [KB-LE-024, KB-LE-031] --- # Saber con quién estáis trabajando _Hay actividades en las que aceptar a un cliente exige comprobar quién es de verdad, y hacerlo antes de empezar._ **Responde a:** identificacion del cliente antes de empezar · titular real de una sociedad documentacion · sujeto obligado que tengo que comprobar · expediente de aceptacion de cliente Entra un cliente nuevo con un encargo que corre prisa. La documentación se va pidiendo «según avance», porque nadie quiere empezar poniendo pegas. Tres meses después, cuando el asunto se complica, resulta que del cliente se sabe el nombre comercial y poco más — y que quien firmaba no era quien decía tener la firma. **Titular real** — La persona física que de verdad está detrás. No el administrador que firma ni la sociedad que aparece en el contrato: quien controla. Identificarlo es exactamente el punto donde una comprobación superficial se distingue de una hecha de verdad. ## Los cuatro escalones, y dónde se salta la gente | Escalón | Qué se comprueba | El atajo que se toma | | --- | --- | --- | | Quién es | Identidad de la persona o la sociedad | Se acepta lo que dice el correo de presentación | | Quién manda de verdad | El titular real detrás de la sociedad | Se salta cuando la estructura tiene dos niveles | | Quién puede firmar | Poderes vigentes y su alcance | Se mira el poder, no si sigue vigente | | De dónde sale el dinero | Origen de los fondos, según el caso | Se da por hecho porque el cliente «es conocido» | > [!IMPORTANT] > La regla que evita el 90 % de los disgustos es de calendario, no de contenido: **la comprobación se hace ANTES de empezar, no en paralelo**. Una vez habéis trabajado un mes, decir que no es una decisión cara, y por eso casi nunca se toma. Empezar sin comprobar no es ganar tiempo: es renunciar a la única ventana en la que decir que no sale barato. ## Qué hace que el expediente sirva después 1. **Guardar lo que comprobasteis y CUÁNDO** — Sin fecha, no se puede demostrar que fue antes de empezar. 2. **Anotar qué no pudisteis comprobar y por qué** — Un hueco explicado es defendible; uno silencioso no. 3. **Revisar cuando algo cambie** — Cambio de administrador, de accionariado, de actividad o de forma de pagar. 4. **Y volver a mirar cada cierto tiempo, aunque no cambie nada** — La comprobación de hace cuatro años describe una empresa de hace cuatro años. > [!WARNING] > El punto ciego más repetido es el cliente de siempre: **la revisión se hace a los nuevos y nunca a los antiguos**. El expediente del cliente que lleva ocho años tiene la documentación del primer día, y en esos ocho años ha cambiado de dueño, de sector y de país de facturación. Un repaso periódico de la cartera antigua encuentra más cosas que diez comprobaciones de altas nuevas — y es justo el que nadie programa porque no hay nadie esperando al otro lado del teléfono. ## Cuando algo no encaja **En corto** - Escribid la duda en el momento, con fecha: lo que se recuerda mal se recuerda tarde. - Separad «falta un papel» de «lo que me cuentan no cuadra»: son cosas distintas. - Y decidid de forma consciente, dejando por escrito quién decidió seguir o parar. > [!NOTE] > Quién es sujeto obligado, qué medidas de comprobación corresponden a cada caso, cuándo hay obligación de comunicar algo y qué NO se puede contar al cliente lo determina la normativa de prevención del blanqueo y su desarrollo. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de cumplimiento, y no se improvisa**; aquí se explica la parte documental: comprobar antes, guardar con fecha y volver a mirar. **¿Esto aplica a mi actividad?** Depende del sector y de la operación. Es exactamente la pregunta que hay que llevar al asesor antes, no después. **¿Cada cuánto reviso a los clientes antiguos?** Con una periodicidad fijada por vosotros, y siempre que cambie algo relevante. **¿Puedo empezar mientras completo la documentación?** Es la decisión que más caro sale. Si se toma, que se tome por escrito y con plazo. ## Ejemplos **Un cliente nuevo entra con un encargo urgente y la documentación se va pidiendo «según avance».** - Completa la comprobación antes de empezar y deja la fecha en el expediente → Si hay que decir que no, se dice cuando todavía sale barato. **El expediente del cliente de ocho años tiene la documentación del primer día.** - Programa un repaso periódico de la cartera antigua, no solo de las altas → Los cambios de dueño, sector o país dejan de pasar desapercibidos durante años. **Quien firmaba por el cliente tenía un poder que había sido revocado.** - Comprueba la vigencia del poder, no solo su existencia, y anota la fecha → Lo firmado se sostiene porque consta que quien firmaba podía hacerlo ese día. **Se empieza a trabajar sin comprobar con quién.** - Hace las comprobaciones antes de aceptar → La decisión se toma con información. **No consta qué se comprobó ni cuándo.** - Registra las comprobaciones hechas → La decisión es explicable después. **La información se comprueba una vez y nunca más.** - Programa una revisión periódica → El dato sigue siendo cierto. --- --- id: KB-LE-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/papeles-de-una-empresa-que-cambio-de-manos idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: mercantil audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-016, KB-TZ-003] citadoPor: [KB-LE-023] --- # Papeles de una empresa que cambió de manos _Las obligaciones documentales sobreviven al cambio de dueño; los archivos, muchas veces no. Ese hueco se hereda._ **Responde a:** compramos una empresa y no tenemos su documentacion · me reclaman papeles de antes de la compra · traspaso de archivos en una compraventa de empresa · quien responde de la documentacion antigua Llega un requerimiento sobre algo de hace seis años y en la empresa no queda nadie de entonces. Se compró el negocio, se cambió de sistema, se vació una oficina. Nadie hizo nada malo en ninguno de esos pasos — y aun así la obligación de poder enseñar aquello sigue existiendo, y ahora es vuestra. ## Lo que cambia y lo que no | Qué mirar | Cambia con la operación | Sigue igual | | --- | --- | --- | | Quién responde | A veces | **La obligación de conservar** | | Dónde están los archivos | Casi siempre | El plazo de conservación | | Quién sabe dónde estaba cada cosa | Sí, y es lo que más duele | Lo que os pueden reclamar | > [!IMPORTANT] > **El momento de resolver esto es antes de firmar la operación, y dura una tarde.** Después, cada mes que pasa se lleva por delante a una persona que sabía dónde estaba algo. La pregunta que hay que hacer en la mesa no es «¿nos dais los archivos?» —a eso todo el mundo dice que sí— sino **«¿quién los conserva, en qué formato, durante cuántos años y a quién llamamos cuando falte algo?»**, y que la respuesta quede escrita en el acuerdo. ## Si la operación ya se hizo y el hueco existe 1. **Haced inventario de lo que sí tenéis, por años** — Saber dónde empieza el agujero vale más que lamentarlo entero. 2. **Pedidlo por escrito a quien vendió** — Aunque conteste que no lo tiene: la petición y su respuesta os documentan. 3. **Reconstruid por terceros lo que se pueda** — Asesorías, laboratorios, aseguradoras y clientes conservan su copia. 4. **Y dejad constancia de qué falta y por qué** — Un hueco explicado se defiende; uno descubierto en una inspección, no. > [!WARNING] > El error que agrava el problema es intentar taparlo: **rehacer un documento antiguo con aspecto de la época**. Convierte una carencia heredada —que se explica en dos frases y que le pasa a todo el mundo— en algo que ya no es un hueco documental. Lo que sostiene una posición en estos casos no es tener el papel, es poder contar qué pasó, con fechas y con las peticiones que hicisteis para recuperarlo. > [!NOTE] > Qué obligaciones de conservación se transmiten en cada tipo de operación —compraventa de participaciones, de unidad productiva, fusión— y durante cuánto tiempo depende de la operación y de la materia. **Eso lo concreta vuestro asesor, y conviene tenerlo resuelto antes de firmar**; aquí se explica la parte práctica que casi nunca entra en la negociación. **¿Puedo exigir los archivos al vendedor?** Depende de lo pactado. Por eso conviene pactarlo expresamente. **¿Y si el vendedor ya no existe?** Reconstruid por terceros y documentad el intento. **¿Cuánto hay que guardar de la etapa anterior?** Los mismos plazos que si lo hubierais generado vosotros. ## Ejemplos **Se compra un negocio y seis años después llega un requerimiento sobre la etapa anterior.** - Inventaría por años lo que tiene y pide por escrito lo que falta a quien vendió → El hueco queda acotado y documentado en vez de descubrirse entero en la respuesta. **En la negociación se pacta «se entregan los archivos» y nada más.** - Deja escrito quién conserva qué, en qué formato, cuántos años y a quién llamar → La pregunta de dentro de cinco años tiene un destinatario concreto. **Falta la documentación de un ejercicio completo y se plantea rehacerla.** - Documenta qué falta, por qué, y qué se pidió para recuperarlo → Se conserva una posición explicable en vez de crear un problema distinto y peor. **La empresa cambia de manos y el archivo se queda a medias.** - Inventaría qué hay antes de que se disperse → Se sabe con qué se cuenta. **Los accesos siguen a nombre de quien ya no está.** - Recupera los accesos cuanto antes → Lo que no se puede abrir no se pierde. **Nadie sabe dónde está la documentación societaria.** - Reúne lo localizado en un expediente → La foto es una sola. --- --- id: KB-LE-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/la-gestoria-que-custodia-lo-de-sus-clientes idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: despachos audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-003, KB-LE-011, KB-LE-026] citadoPor: [KB-LE-022, KB-LE-029, KB-LE-033] --- # La gestoría que custodia lo de sus clientes _Tenéis los papeles de doscientas empresas y ninguno es vuestro. Eso convierte vuestro archivo en el problema, no en la solución._ **Responde a:** gestoria custodia documentacion de clientes · cuanto tiempo guardo documentos de un cliente · responsabilidad del asesor sobre el archivo · que pasa si pierdo documentacion de un cliente Vuestro archivo es la memoria documental de doscientas empresas que no son vosotros. Esa posición tiene una ventaja evidente —lo tenéis todo— y un riesgo que casi nunca se dimensiona: **un problema en vuestro archivo no es un problema vuestro, son doscientos problemas a la vez**. ## Las cuatro preguntas que llegan a un despacho | Quién pregunta | Qué quiere | Qué la contesta | | --- | --- | --- | | Un cliente | Su documentación, ya | Saber qué tenéis de él y dónde | | Un cliente que se va | Todo lo suyo | Un procedimiento, no una negociación | | Una administración | Algo de un cliente concreto | El expediente de ese cliente, no del despacho | | **El propio cliente, años después** | **Algo de cuando era cliente** | **La política de conservación que fijasteis** | > [!IMPORTANT] > **La pregunta que hay que poder contestar en cualquier momento es «¿qué tengo de este cliente y por qué lo tengo?».** No es una cuestión de orden: es lo que separa custodiar de acumular. Un despacho que conserva de todo por si acaso tiene más riesgo, no más servicio — cada documento de más es un documento que hay que proteger, justificar y borrar algún día, y multiplicado por doscientos clientes se convierte en la mayor exposición del despacho. ## Lo que conviene tener resuelto, y casi nadie tiene 1. **Qué se conserva de cada cliente y durante cuánto** — Escrito una vez y aplicado a todos, no decidido caso a caso. 2. **Quién del despacho puede abrir qué** — «Todos ven todo» deja de ser sostenible pasados unos clientes. 3. **Qué se entrega cuando un cliente se marcha** — Y en qué formato y plazo. Antes de que se marche el primero. 4. **Y qué pasa con lo de un cliente que desaparece** — Es el caso incómodo, y llega más de lo que parece. > [!WARNING] > El riesgo específico de esta posición y el que peor se lleva: **el cliente cree que vosotros tenéis todo, y vosotros creéis que él tiene lo suyo**. Los dos se equivocan a la vez. Él no guardó copia porque «lo lleva la gestoría» y vosotros solo guardasteis lo que hacía falta para vuestro trabajo. Cuando llegue una pregunta sobre algo que no entraba en vuestro encargo, no lo tendrá nadie. Decir por escrito qué guardáis y qué no, al empezar, evita esa conversación entera. > [!NOTE] > Qué documentación debe conservar un despacho, durante cuánto tiempo, qué obligaciones de secreto y de protección de datos rigen y qué hay que entregar al cesar el encargo depende de la materia, de la normativa profesional y de la de protección de datos. **Eso lo concreta vuestro colegio profesional o vuestro asesor**; aquí se explica la parte organizativa que decide si podéis contestar. **¿Tengo que devolver todo al cliente que se va?** Lo suyo sí, y conviene tener el procedimiento escrito antes de necesitarlo. **¿Puedo conservar copia?** Depende de la materia y del plazo aplicable. Fijadlo una vez para todos. **¿Y si el cliente dice que él no tiene nada?** Por eso conviene decir al empezar qué guardáis vosotros y qué debe guardar él. ## Ejemplos **Un cliente pide su documentación y hay que reconstruir qué se tiene de él.** - Mantiene un índice por cliente de qué se conserva y por qué → La entrega se prepara en horas en lugar de en días. **El despacho conserva de todo «por si acaso» de doscientos clientes.** - Fija una política de conservación y la aplica a todos por igual → Baja la exposición sin perder nada de lo que hay que tener. **Un cliente se marcha y la entrega se negocia sobre la marcha.** - Tiene escrito qué se entrega, en qué formato y en qué plazo → La salida es un procedimiento y no una discusión. **Llega una pregunta sobre algo que nunca entró en el encargo y no lo tiene nadie.** - Dice al empezar qué guarda el despacho y qué debe guardar el cliente → Cada uno conserva lo suyo sabiendo que lo hace. **Todo el equipo tiene acceso a las carpetas de todos los clientes.** - Limita quién abre qué según el encargo en el que trabaja → Lo sensible deja de estar al alcance de quien no lo necesita. **Un cliente desaparece y su documentación se queda sin dueño en el archivo.** - Decide de antemano qué se hace en ese caso y lo documenta → El archivo no acumula expedientes que nadie puede reclamar ni borrar. --- --- id: KB-LE-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/vuestro-asesor-tiene-los-papeles-y-vosotros-no idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: fiscal audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-021, KB-TZ-003, KB-LE-015] citadoPor: [KB-LE-023] --- # Vuestro asesor tiene los papeles y vosotros no _Delegar la gestión no delega la obligación: si os preguntan, os preguntan a vosotros, y la respuesta está en otra oficina._ **Responde a:** mi gestoria tiene toda mi documentacion · me piden papeles y los tiene el asesor · que documentacion debo guardar yo mismo · delegar la contabilidad y la responsabilidad Es la organización más común en una empresa pequeña: **la gestoría lo lleva todo**. Funciona perfectamente durante años, hasta el día que alguien pregunta por un documento un viernes por la tarde y la respuesta es «eso lo tiene la asesoría» — que es una frase que suena a excusa aunque sea cierta. ## Lo que cambia y lo que no al delegar | Qué mirar | Lo lleva el asesor | Sigue siendo vuestro | | --- | --- | --- | | La gestión y los plazos | Sí | — | | El conocimiento técnico | Sí | — | | **La obligación** | **No** | **Sí, siempre** | | Poder enseñarlo cuando lo piden | A veces | **Sí, y eso es lo que falla** | > [!IMPORTANT] > **Podéis delegar quién lo hace; no podéis delegar quién responde.** Es la línea que casi nadie tiene clara hasta que la cruza. El asesor os representa y trabaja bien, pero el requerimiento llega a vuestro nombre, el plazo corre para vosotros, y si el asesor está de vacaciones el plazo sigue corriendo igual. Tener copia de lo que sale a vuestro nombre no es desconfiar de él: es que el destinatario de la pregunta sois vosotros. ## Lo mínimo que conviene tener en vuestra casa 1. **Copia de lo que se presenta a vuestro nombre** — Cada presentación, cuando se hace, no cuando la pedís. 2. **Los contratos y documentos que sostienen la actividad** — Esos son vuestros de origen, no un producto de la gestión. 3. **Un índice de qué está en la gestoría** — Para poder decir dónde está aunque no lo tengáis delante. 4. **Y saber a quién llamar allí, no solo el teléfono general** — Un plazo corre igual en agosto. > [!WARNING] > El momento en que esto deja de ser teórico: **cuando cambiáis de asesor o el asesor cierra**. Ahí se descubre que años de documentación estaban solo en un sitio, que el traspaso depende de la buena voluntad de alguien con quien quizá acabáis mal, y que reconstruir lo que falta cuesta más que haberlo guardado. Es el mismo problema del cambio de sistema, y se previene igual: teniendo copia mientras todo va bien. > [!NOTE] > Qué documentación debe conservar directamente la empresa, durante cuánto tiempo y qué responsabilidad subsiste al delegar la gestión depende de la materia y de la normativa aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor —preguntádselo, es una conversación de diez minutos—**; aquí se explica por qué conviene tener copia aunque la respuesta sea que él ya lo guarda. **Si mi asesor lo tiene, ¿me vale?** Para trabajar sí; para responder en el momento, tened copia. **¿Tengo que guardar lo mismo que él?** No todo: lo que sostiene vuestra actividad y lo que se presenta a vuestro nombre. **¿Y si cambio de asesor?** Es cuando se nota. Por eso conviene la copia mientras todo va bien. ## Ejemplos **Llega un requerimiento un viernes y la gestoría cierra hasta el lunes.** - Guarda copia de lo que se presenta a su nombre, cuando se presenta → La respuesta empieza el viernes y no el lunes. **Cambiáis de asesor y años de documentación están solo en su oficina.** - Conserva copia mientras la relación va bien → El traspaso deja de depender de la buena voluntad de nadie. **Un cliente pide un contrato antiguo y nadie sabe si lo tiene la empresa o la gestoría.** - Mantiene un índice de qué está dónde → Se puede decir dónde está aunque no se tenga delante. **En agosto corre un plazo y solo se tiene el teléfono general de la asesoría.** - Anota a quién llamar allí, con nombre y contacto directo → El plazo se atiende aunque sea temporada de vacaciones. **La empresa asume que la gestoría guarda también sus contratos comerciales.** - Distingue lo que es suyo de origen de lo que produce la gestión → Los documentos que sostienen la actividad están donde tienen que estar. **La gestoría cierra por jubilación y avisa con un mes.** - Pide y guarda copia periódica en vez de esperar al traspaso → El cierre es un cambio de proveedor y no una pérdida de memoria. --- --- id: KB-LE-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/cambiar-de-asesoria-y-llevarse-el-archivo idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: contractual audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-022, KB-TZ-009, KB-LE-020] citadoPor: [KB-LE-013] --- # Cambiar de asesoría y llevarse el archivo _El cambio se decide en una tarde y el traspaso dura meses. Lo que no pidáis antes de comunicarlo, cuesta el doble después._ **Responde a:** cambiar de gestoria como pido mi documentacion · traspaso de documentacion entre asesorias · mi antigua gestoria no me da los papeles · que pedir antes de cambiar de asesor La decisión de cambiar suele tomarse rápido y por motivos que no son documentales: precio, trato, un error que colmó el vaso. El traspaso, en cambio, es un trabajo lento y silencioso que empieza mal si se hace en el orden equivocado — **y el orden equivocado es comunicar primero y pedir después**. ## El orden que funciona 1. **Pedid una copia de lo que tengan de vosotros, antes de decir nada** — Es una petición normal de un cliente activo, y se atiende como tal. 2. **Comprobad qué falta comparando con vuestro índice** — Si no tenéis índice, ese es el primer trabajo. 3. **Y solo entonces comunicad el cambio** — Con la copia ya en vuestra casa, el traspaso deja de ser una palanca. 4. **Dejad el traspaso formal por escrito** — Qué se entrega, en qué formato y cuándo. > [!IMPORTANT] > **Pedir vuestra documentación mientras aún sois cliente no es una maniobra: es prudencia elemental, y todo el sector lo sabe.** Después del aviso, la misma petición pasa a competir con la agenda de alguien que acaba de perder un cliente. No es mala fe —es prioridad—, pero el resultado es el mismo: semanas de retraso justo cuando el asesor nuevo necesita todo para empezar. ## Lo que hay que pedir, y no es «todo» | Qué | Por qué importa | | --- | --- | | Lo presentado a vuestro nombre, por años | Es lo que os van a reclamar a vosotros | | Los documentos originales que aportasteis | Son vuestros y a veces no hay copia | | Los cálculos o criterios que aplicaron | Sin ellos, el asesor nuevo empieza de cero | | **Y en qué formato os lo dan** | **Una caja de papel no es un traspaso** | > [!WARNING] > Lo que más veces se pierde en un cambio no son los documentos: **es el criterio**. Por qué se hizo algo de una manera concreta, qué se acordó en su día con la administración, qué particularidad tiene vuestro caso. Eso vive en la cabeza de quien os llevaba y no está en ninguna carpeta. Una reunión de una hora entre el asesor que sale y el que entra vale más que la mitad del archivo — y hay que pedirla mientras la relación todavía es cordial. > [!NOTE] > Qué está obligado a entregar un profesional al cesar el encargo, en qué plazo y qué puede o no retener depende de la normativa profesional aplicable y de lo pactado. **Si el traspaso se complica, eso lo concreta vuestro asesor nuevo o vuestro colegio profesional**; aquí se explica el orden que evita llegar a ese punto. **¿Pueden retenerme la documentación?** Depende de la normativa profesional y de lo pactado. Preguntadlo antes de que sea un problema. **¿Qué formato pido?** Uno que se pueda usar. Una caja de papel sin índice es un traspaso a medias. **¿Merece la pena una reunión de traspaso?** Es lo que más se pierde y lo más barato de conservar. Pedidla. ## Ejemplos **Se comunica el cambio y después se pide la documentación.** - Pide copia de todo mientras todavía es cliente activo → La entrega llega en días en vez de competir con la agenda de quien ha perdido un cliente. **Llega una caja de papel sin índice y el asesor nuevo no sabe por dónde empezar.** - Pacta el formato del traspaso antes de que se ejecute → El asesor nuevo puede trabajar desde el primer día. **Se pierde el criterio de por qué algo se hacía de una manera concreta.** - Pide una reunión de traspaso entre el asesor que sale y el que entra → Lo que estaba en una cabeza pasa a estar en la empresa. **Faltan documentos originales que la empresa había aportado hace años.** - Compara lo recibido con un índice propio de lo entregado en su día → Se detecta lo que falta cuando todavía se puede reclamar. **El traspaso se acuerda de palabra y nadie sabe qué quedaba pendiente.** - Deja por escrito qué se entrega, en qué formato y cuándo → El traspaso se puede cerrar y dar por completo. **Aparece un requerimiento sobre un ejercicio de la etapa anterior.** - Conserva por años lo presentado a su nombre, no solo lo reciente → La respuesta no depende de la asesoría con la que ya no se trabaja. --- --- id: KB-LE-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-proveedor-al-que-le-mandan-un-cuestionario idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: esg audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-019, KB-LE-004] citadoPor: [KB-LE-025, KB-LE-026] --- # El proveedor al que le mandan un cuestionario _Cuarenta preguntas de un cliente que no negocia, con fecha límite y sin nadie a quien preguntar qué quieren decir._ **Responde a:** cliente me manda cuestionario de proveedor · como contesto un cuestionario de sostenibilidad · me piden politicas que no tengo · cuestionario de homologacion de proveedores Llega un correo de vuestro mejor cliente con un cuestionario de cuarenta preguntas, un plazo de dos semanas y una nota que dice que es requisito para seguir siendo proveedor. **No lo habéis negociado, no está en el contrato y no hay con quién discutirlo** — la persona que lo manda tampoco lo escribió. Esta es hoy una de las formas más habituales en que la exigencia documental llega a una empresa mediana: no por una norma, sino por un cliente. ## Lo que de verdad se pregunta en un cuestionario | Tipo de pregunta | Lo que quieren saber | Lo que os cuesta | | --- | --- | --- | | ¿Tenéis una política de X? | Si existe el documento | Poco, si existe | | ¿Podéis acreditarlo? | Si hay algo que enseñar | Bastante, si no se guardó | | ¿Cuántos casos hubo? | Si lleváis registro | Mucho, si nunca se contó | | **¿Y vuestros proveedores?** | **Si trasladáis lo mismo** | **Lo más caro de todo** | > [!IMPORTANT] > **Un cuestionario no se contesta, se construye una vez y se reutiliza.** Es la diferencia entre esta posición siendo un problema anual o una tarde. El primero cuesta semanas porque hay que buscarlo todo; el segundo cuesta poco porque las respuestas ya existen y solo cambia el formulario. Lo que hace caro un cuestionario no son las preguntas: es que cada cliente las hace distintas y cada vez se empieza de cero. ## Cómo convertirlo en algo reutilizable 1. **Guardar las respuestas, no solo enviarlas** — Con la fecha y el documento que las respaldaba. 2. **Tener localizado lo que se adjunta siempre** — Son casi siempre los mismos ocho o diez documentos. 3. **Anotar lo que no teníais** — Esa lista es la agenda del año, y sale gratis. 4. **Y revisar antes del siguiente, no durante** — El siguiente cuestionario llega. Siempre llega. > [!WARNING] > La tentación de esta posición es **contestar que sí a todo para no perder al cliente**. Se entiende: hay un contrato en juego y un plazo corto. El problema es que un cuestionario no es una conversación comercial — queda archivado, se firma, y en algunos casos se verifica después con una visita o una petición de evidencias. Una respuesta que no se puede respaldar es peor que un «esto todavía no lo tenemos, lo tendremos en junio», que muchos clientes aceptan sin más. > [!NOTE] > Qué requisitos puede imponer un cliente, cuáles vienen de normativa que le aplica a él y os llega por contrato, y qué implica firmar una declaración de este tipo **depende del sector, del país y del contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo operativo: cómo contestar sin empezar de cero cada vez y cómo respaldar lo que decís. **¿Puedo negarme a contestar?** Podéis, y normalmente cuesta el cliente. Contestar con honestidad suele funcionar mejor que las dos alternativas. **¿Qué hago con lo que no tengo?** Decirlo, con plazo si lo hay. Es aceptable mucho más a menudo de lo que parece. **¿Sirve la respuesta del año pasado?** Como punto de partida, siempre. Como respuesta sin revisar, no. ## Ejemplos **Un cliente manda un cuestionario con dos semanas de plazo.** - Conserva las respuestas anteriores y lo que las respaldaba → Se parte de lo ya contestado en lugar de cero. **Los documentos que se adjuntan siempre están en cinco carpetas.** - Reúne el expediente de empresa en un único sitio → Adjuntar deja de ser la mitad del trabajo. **Se contesta que sí a algo que no se puede respaldar.** - Muestra qué documento respalda cada respuesta → Se contesta lo que se puede demostrar. **El cliente pide después la evidencia de lo declarado.** - Guarda lo enviado con su fecha → Se enseña exactamente lo que se declaró entonces. **Cada cliente pregunta lo mismo con otro formulario.** - Reutiliza el mismo fondo documental en cada petición → El tercer cuestionario cuesta una tarde. **Lo que faltaba el año pasado sigue faltando este.** - Deja anotado qué quedó pendiente → La lista de huecos se trabaja durante el año. --- --- id: KB-LE-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-tiene-que-trasladar-la-exigencia-hacia-abajo idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: tic audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-024, KB-LE-003] citadoPor: [KB-LE-026] --- # El que tiene que trasladar la exigencia hacia abajo _Vuestro cliente os exige a vosotros y vosotros dependéis de cuatro proveedores que no le conocen. La cadena la sostenéis vosotros._ **Responde a:** exigir a mis proveedores lo que me exige el cliente · subencargados y documentacion · mi proveedor no cumple lo que me piden a mi · controlar la cadena de proveedores Firmasteis con un cliente exigente y en esa firma hay compromisos que **no dependen de vosotros, sino de la gente a la que compráis**: el que os aloja los datos, el que os hace una parte del servicio, el que os manda a los técnicos. Vuestra posición es la que sostiene la cadena, y es también la única a la que se le puede reclamar por los dos lados a la vez. ## La cuenta que no cuadra sola | Lo que os exigen | De quién depende | Quién responde | | --- | --- | --- | | Cómo tratáis la información | De vosotros | Vosotros | | Dónde está alojada | De vuestro proveedor | Vosotros | | Quién puede acceder | De los dos | Vosotros | | **Lo que haga el proveedor de vuestro proveedor** | **De nadie que conozcáis** | **Vosotros** | > [!IMPORTANT] > **La regla que evita el 90 % de los problemas de esta posición es exigir hacia abajo, como mínimo, lo mismo que os exigen a vosotros — y hacerlo cuando se contrata, no cuando se pregunta.** Lo que no esté en vuestro contrato con el proveedor no lo vais a conseguir después: en ese momento sois un cliente pidiendo un favor, y el favor tiene un precio o una negativa educada. ## Lo que hay que tener por cada proveedor que toca algo del cliente 1. **Qué le habéis exigido, por escrito** — Y comprobar que cubre lo que os exigieron a vosotros. 2. **Qué os ha entregado y cuándo** — Con fecha, porque lo que caduca aquí caduca hacia arriba. 3. **A quién subcontrata él** — Preguntarlo al contratar es normal; preguntarlo después es un incidente. 4. **Y qué pasa si cambia algo** — Un proveedor que se muda de sitio o de dueño os afecta antes de que os avise. > [!WARNING] > El momento en que esta posición duele es **una auditoría de vuestro cliente que baja un escalón más**. Ya no preguntan qué hacéis vosotros: preguntan por vuestros proveedores, con nombre. Si a esa pregunta se contesta con una lista y sus documentos al día, es un trámite. Si se contesta con «tendría que preguntar», el hallazgo ya no es sobre el proveedor: es sobre vosotros, porque lo que se ha demostrado es que no lo sabíais. > [!NOTE] > Qué obligaciones tenéis sobre vuestros proveedores según el tipo de servicio y de información, qué hay que pactar por contrato y qué régimen aplica a cada eslabón **lo concreta vuestro asesor**, y cambia mucho entre sectores y países. Aquí se explica lo organizativo: cómo pedirlo, cómo tenerlo al día y cómo poder contestar por la cadena entera sin llamar a nadie. **¿Tengo que exigir a mi proveedor lo mismo que me exigen a mí?** Es lo que evita el hueco. Cómo se articula lo concreta vuestro asesor. **¿Y si mi proveedor es mucho más grande que yo?** Pasa a menudo, y entonces la palanca es elegirlo bien al contratar. **¿Cada cuánto hay que revisarlo?** Mejor que revisar: que avise cuando algo vence. Revisar se deja de hacer. ## Ejemplos **El cliente audita y pregunta por vuestros proveedores con nombre.** - Mantiene un expediente por proveedor con su documentación → Se contesta con una lista en vez de con una consulta. **Un documento de un proveedor caduca y afecta a lo que prometisteis.** - Avisa de los vencimientos de terceros como de los propios → El hueco se cierra antes de que llegue la pregunta. **Nadie sabe a quién subcontrata vuestro proveedor.** - Registra la cadena declarada por cada proveedor → La cadena se conoce antes de que la pregunten. **Lo exigido al proveedor se pactó de palabra.** - Conserva lo acordado junto al expediente del proveedor → Lo exigible es demostrable. **Cada área contrata proveedores por su cuenta.** - Reúne los expedientes de proveedor en un solo sitio → La foto de la cadena es una y no cuatro. **Reclamar documentación a los proveedores se hace a mano.** - Pide y recuerda de forma automática → La cadena se mantiene al día sin dedicar una persona. --- --- id: KB-LE-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-recibe-la-exigencia-desde-otro-pais idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: internacional audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-024, KB-LE-025, KB-LE-027, KB-LE-031, KB-LE-032] citadoPor: [KB-LE-021] --- # El que recibe la exigencia desde otro país _Os piden un documento que en vuestro país no se llama así, no lo emite nadie y no existe con ese nombre. Y el plazo corre igual._ **Responde a:** me piden un certificado que aqui no existe · matriz extranjera pide documentacion · equivalencia de documentos entre paises · cliente extranjero pide papeles distintos La petición llega de una matriz, de un cliente o de un grupo de otro país, y trae una lista escrita pensando en su realidad: nombres de documentos que allí emite un organismo concreto, formatos que aquí no se usan y certificados que **sencillamente no existen con ese nombre en vuestra jurisdicción**. Quien la manda no lo sabe, y muchas veces no puede saberlo: para él esa lista es «lo normal». ## Los cuatro tipos de desajuste, y no se resuelven igual | El desajuste | Ejemplo típico | Qué lo resuelve | | --- | --- | --- | | Mismo documento, otro nombre | Un certificado que aquí se llama distinto | Explicarlo una vez, por escrito | | Documento con otro alcance | Cubre más o menos que el suyo | Decir qué cubre el vuestro | | Aquí lo emite otro | Otra administración u organismo | Decir quién lo emite y por qué | | **Aquí no existe** | **No hay equivalente** | **Proponer qué lo sustituye** | > [!IMPORTANT] > **El trabajo de esta posición no es conseguir el documento: es traducir la exigencia — y esa traducción hay que escribirla una vez y guardarla.** La misma petición va a volver el año que viene, con otra persona al otro lado y probablemente en el mismo formato. Quien tiene escrito «esto que nos pedís aquí se llama así, lo emite este organismo y cubre esto» contesta en una hora. Quien no, vuelve a explicarlo desde el principio cada vez, y cada vez con matices distintos. ## Cómo se contesta a una lista que no encaja 1. **Emparejar punto por punto lo que sí existe** — La mayoría de la lista suele tener equivalente claro. 2. **Decir con nombre lo que aquí se llama distinto** — Y adjuntarlo, para que la equivalencia se vea. 3. **Explicar lo que no existe, sin dejarlo en blanco** — Un hueco sin explicación se lee como un incumplimiento. 4. **Y guardar esa explicación como documento propio** — Es un activo que se reutiliza durante años. > [!WARNING] > El error que más tiempo cuesta es **dejar en blanco lo que no se puede aportar**. Al otro lado hay alguien revisando una lista con casillas, sin contexto de vuestro país y con su propio plazo; una casilla vacía es un incumplimiento y una casilla con dos líneas explicando por qué aquí eso no existe es una nota al pie. Es literalmente la misma situación con dos resultados distintos, y la diferencia son dos líneas escritas a tiempo. > [!NOTE] > Qué documento de vuestra jurisdicción equivale a uno extranjero, qué valor tiene fuera y si necesita traducción jurada, legalización o apostilla **lo concreta vuestro asesor**, y depende del país de destino y del uso. Aquí se explica lo organizativo: cómo contestar a una lista que no encaja y cómo no volver a construir la respuesta cada año. **¿Tengo que traducir todo lo que mando?** Depende del uso y del destino, y eso lo concreta vuestro asesor. Preguntadlo antes de traducir cuarenta páginas. **¿Qué hago con lo que aquí no existe?** Explicarlo y proponer el equivalente. Casi siempre se acepta. **¿Sirve la respuesta del año pasado?** Es justo el caso en que más sirve, si se guardó. ## Ejemplos **Llega una lista con nombres de documentos que aquí no existen.** - Conserva la equivalencia explicada junto a los documentos → La siguiente petición se contesta en una hora. **Se deja en blanco lo que no se puede aportar.** - Permite adjuntar la explicación junto a cada punto → El hueco se lee como una nota y no como un fallo. **La misma petición llega cada año y se rehace desde cero.** - Guarda lo enviado con su fecha y su contexto → Se parte de la respuesta anterior. **Cada filial contesta lo suyo de forma distinta.** - Reúne la documentación del grupo en un mismo sitio → La matriz recibe respuestas comparables. **Se traducen cuarenta páginas que nadie pidió traducidas.** - Conserva qué se pidió exactamente y con qué alcance → Se traduce lo necesario y no lo enviado. **El interlocutor extranjero cambia y hay que explicarlo otra vez.** - Mantiene la explicación como documento reutilizable → El cambio de persona no reinicia el trabajo. --- --- id: KB-LE-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-tiene-que-entregar-lo-mismo-cada-trimestre idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: bancario audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-016, KB-LE-014] citadoPor: [KB-LE-026] --- # El que tiene que entregar lo mismo cada trimestre _La misma lista, cuatro veces al año, siempre con prisa y siempre buscándola en los mismos sitios distintos._ **Responde a:** documentacion que pide el banco cada trimestre · renovacion de poliza documentacion · me piden las cuentas y los avales otra vez · como organizo lo que pide la entidad financiera Quien os financia vuelve a preguntar con una periodicidad fija: al renovar, al revisar, al cerrar el ejercicio. **La lista es casi siempre la misma y casi siempre se busca desde cero**, porque entre una petición y la siguiente pasan meses, cambia quien la pide y cambia quien la contesta. Es probablemente el trabajo documental más repetitivo que hace una empresa mediana, y el que menos se organiza precisamente por ser repetitivo. ## Por qué cuesta cada vez lo mismo | Lo que se pide | Dónde suele estar | Por qué se tarda | | --- | --- | --- | | Cuentas y modelos | Con la asesoría | Hay que pedírselos | | Documentación societaria | En una carpeta antigua | Nadie recuerda cuál | | Pólizas y garantías | Con quien las firmó | Puede que ya no esté | | **Lo mismo del año pasado** | **En un correo enviado** | **Nadie lo guardó como archivo** | > [!IMPORTANT] > **Lo que convierte esto en una tarde en lugar de una semana es guardar lo ENVIADO, no solo lo recibido.** Es un cambio pequeño y contraintuitivo: la carpeta que hace falta no es la de documentos de la empresa, es la de «lo que mandamos la última vez y cuándo». Con eso delante, la petición siguiente se resuelve comparando; sin eso, se resuelve reconstruyendo, que es el mismo trabajo que ya se hizo hace tres meses. ## Cómo dejar de empezar de cero 1. **Guardar cada envío como un expediente con fecha** — Qué se pidió, qué se mandó y a quién. 2. **Tener localizado lo que siempre entra** — Son casi siempre los mismos seis u ocho documentos. 3. **Saber qué de eso caduca** — Y enterarse antes de que lo pidan, no cuando lo piden. 4. **Y que no dependa de una sola persona** — Es el trabajo que más se concentra en alguien que un día está de vacaciones. > [!WARNING] > La petición nunca llega en un momento tranquilo: **llega cuando hay una operación en marcha y un plazo**. Ese es el detalle que cambia el cálculo. No es que reunir la documentación sea difícil, es que se pide justo cuando menos margen hay, y una semana de retraso en una renovación o en un desembolso tiene consecuencias que no son documentales. Todo el valor de tenerlo ordenado se cobra en esos días concretos. > [!NOTE] > Qué documentación puede requerir una entidad, con qué periodicidad y qué implica lo que se firma al entregarla **depende del producto financiero y del contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo no rehacer cuatro veces al año el mismo trabajo y cómo saber qué se entregó la vez anterior. **¿Sirve lo que mandé el trimestre pasado?** Como punto de partida siempre; como respuesta sin revisar, casi nunca. **¿Puedo pedirle a mi asesoría que lo tenga listo?** Sí, y conviene acordarlo con antelación en vez de en la semana de la petición. **¿Merece la pena montarlo si solo son cuatro veces al año?** Cuatro veces al año es exactamente la frecuencia a la que nunca se recuerda cómo se hizo. ## Ejemplos **La entidad pide la misma lista y se busca desde cero.** - Conserva cada envío anterior con su fecha y su contenido → Se parte de lo mandado la última vez. **Los documentos están repartidos entre asesoría, gerencia y un correo.** - Reúne el expediente de empresa en un único sitio → La entrega deja de depender de tres personas. **Un documento societario caduca y se descubre con la petición encima.** - Avisa de los vencimientos antes de que ocurran → La renovación se hace con margen. **La persona que siempre lo preparaba está de vacaciones.** - Deja el expediente accesible al equipo → La petición no espera a que alguien vuelva. **Nadie sabe qué se entregó exactamente en la última renovación.** - Guarda lo enviado como expediente y no como correo → Se puede comparar en lugar de reconstruir. **La petición llega con una operación en marcha y un plazo corto.** - Mantiene la documentación al día de forma continua → El plazo se cumple sin parar lo demás. --- --- id: KB-LE-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-tiene-que-abrir-sus-libros-para-venderse idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: ma audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-008, KB-LE-016] citadoPor: [KB-LE-029] --- # El que tiene que abrir sus libros para venderse _El precio se pacta con una cifra y se ajusta con lo que aparezca. Todo lo que no encontréis vosotros lo encontrará el comprador._ **Responde a:** prepararse para una due diligence · que documentacion piden al vender una empresa · ordenar los papeles antes de vender · el comprador encuentra cosas que no sabiamos Habéis acordado un precio y a partir de ahí empieza una revisión: contratos, laboral, licencias, propiedad, litigios, seguros. **Esa revisión no la hacéis vosotros y no la controláis**, y su resultado no es un informe académico — se traduce en descuentos sobre el precio, en garantías que tenéis que dar o, si aparece algo lo bastante grande, en que la operación se caiga. ## Lo que de verdad se está midiendo | Lo que encuentran | Cómo se lee | Efecto | | --- | --- | --- | | Todo ordenado | Empresa bien llevada | Confianza, y menos preguntas | | Falta un documento concreto | Un descuido | Se pide y se sigue | | Faltan muchos | **No sabéis lo que tenéis** | **Se revisa todo con lupa** | | **Aparece algo que ocultasteis** | **Problema de confianza** | **Se cae o se renegocia entero** | > [!IMPORTANT] > **Lo que más caro sale en una revisión no es lo que está mal: es lo que no se encuentra.** Un contrato con una cláusula incómoda se valora y se descuenta una vez. Un contrato que nadie localiza obliga a asumir el peor escenario posible sobre su contenido, y ese peor escenario se descuenta también. Es la misma empresa con dos precios distintos, y la diferencia es el archivo. ## Lo que hay que hacer antes de abrir la puerta 1. **Revisarlo vosotros primero, con la lista del comprador** — Las listas son bastante estándar. Pedidla o anticipadla. 2. **Encontrar los huecos y cerrarlos si se puede** — Un contrato sin firmar se puede firmar; en tres meses, no. 3. **Y lo que no se pueda, declararlo antes** — Lo que decís vosotros se valora; lo que encuentran ellos se penaliza. 4. **Preparar cómo se entrega** — Ordenado, con control de quién ve qué y rastro de lo compartido. > [!WARNING] > La asimetría de esta posición es total y conviene tenerla presente: **para el comprador esto es un proceso que ha hecho veinte veces, y para vosotros es la primera y probablemente la única**. Ellos tienen listas, plantillas y gente dedicada; vosotros tenéis que seguir facturando mientras contestáis. Empezar a ordenar cuando llega la primera petición es empezar tarde — y en esa asimetría se pierde dinero real, no orgullo. > [!NOTE] > Qué se revisa exactamente en una operación, qué manifestaciones y garantías se firman y qué consecuencias tienen **depende del tipo de operación y del contrato, y lo concreta vuestro asesor y vuestro abogado**. Aquí se explica lo organizativo: cómo llegar con el archivo en condiciones y cómo entregarlo sin perder el control de lo que se comparte. **¿Cuándo debería empezar a ordenar?** Antes de que haya comprador. Es el único momento en que no cuesta dinero. **¿Puedo no enseñar algo?** Eso lo decide vuestro abogado, y las consecuencias de ocultar no son documentales. **¿Sirve una carpeta compartida?** Para empezar. Lo que hace falta además es saber quién ha visto qué. ## Ejemplos **El comprador pide una lista larga y hay que buscar en muchos sitios.** - Reúne la documentación de la empresa en un expediente → Se contesta por bloques en vez de por hallazgos. **Aparece un contrato que nadie localiza.** - Muestra qué falta antes de abrir la revisión → El hueco se cierra mientras todavía se puede. **Se comparte una carpeta y nadie sabe quién ha visto qué.** - Controla el acceso y deja rastro de lo consultado → La entrega es ordenada y verificable. **Cada área manda lo suyo con formato distinto.** - Centraliza lo que se entrega en un solo sitio → El comprador recibe un conjunto coherente. **Un documento clave está en el correo de alguien que ya no está.** - Guarda los documentos fuera de las bandejas personales → La salida de una persona no se lleva el archivo. **La revisión se alarga y nadie sabe qué queda pendiente.** - Muestra el estado de lo pedido y lo entregado → El proceso avanza sobre una lista y no sobre correos. --- --- id: KB-LE-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-entra-a-reconstruir-un-archivo-ajeno idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: concursal audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-028, KB-LE-021] citadoPor: [KB-LE-008] --- # El que entra a reconstruir un archivo ajeno _Llegáis a una empresa donde la gente se está yendo y los sistemas se apagan. Cada semana que pasa hay menos que reconstruir y menos gente a quien preguntar._ **Responde a:** reconstruir la documentacion de una empresa · acceso a los sistemas de una empresa en dificultades · que documentacion pedir primero · la gente se va y se lleva el conocimiento Entráis en una empresa que atraviesa un momento difícil y vuestro trabajo empieza por saber qué hay. **No hay nadie que os lo cuente entero**: quien lo sabía se ha ido o se va, los accesos están a nombre de personas que ya no están y la información está repartida entre sistemas que alguien podría dejar de pagar el mes que viene. Es la posición con más urgencia y menos contexto de todas. ## Lo que se degrada, y a qué velocidad | Lo que hay | Cuánto dura | Qué hacer primero | | --- | --- | --- | | Las personas que saben | Semanas | Preguntar y anotar | | Los accesos personales | Hasta que se van | Recuperarlos ya | | Los servicios contratados | Hasta el impago | Inventariarlos | | **El papel en la oficina** | **Hasta que se cierre** | **Localizarlo pronto** | > [!IMPORTANT] > **Lo primero no es ordenar, es asegurar.** Es contraintuitivo para quien viene de un trabajo de archivo: la tentación es empezar a clasificar, y lo urgente es lo contrario — poner a salvo lo que está a punto de desaparecer, aunque quede desordenado. Un correo exportado en desorden se puede clasificar dentro de tres meses; una cuenta cerrada por impago no se recupera con ningún esfuerzo posterior. ## El orden que funciona en las primeras semanas 1. **Inventariar dónde está la información** — Qué servicios, qué ordenadores, qué armarios y a nombre de quién. 2. **Asegurar accesos antes que contenidos** — Lo que no se puede abrir da igual que exista. 3. **Hablar con quien se va, antes de que se vaya** — Es la ventana más corta y la que más información aporta. 4. **Y registrar qué se encontró y qué no** — La ausencia documentada es un hallazgo; la ausencia sin documentar es una duda. > [!WARNING] > El error más frecuente en esta posición es **suponer que la información estará donde debería estar**. Rara vez lo está: lo importante suele vivir en el ordenador de una persona concreta, en una cuenta de correo personal o en un servicio contratado con una tarjeta que ya no funciona. Preguntar «¿dónde está esto realmente?» a la gente que queda, durante las primeras dos semanas, aporta más que cualquier búsqueda ordenada por los sitios oficiales. > [!NOTE] > Qué facultades tenéis para acceder a la información, qué hay que conservar obligatoriamente, durante cuánto y qué obligaciones existen sobre datos personales de trabajadores y clientes **lo determina la normativa aplicable y vuestro encargo, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo poner a salvo lo que se degrada y cómo dejar constancia de lo que no se encontró. **¿Por dónde empiezo?** Por los accesos y por las personas. El papel y los archivos aguantan más. **¿Qué hago con lo que no aparece?** Documentar la búsqueda y el resultado. Una ausencia probada vale. **¿Cuánto tiempo tengo?** Menos del que parece: se mide en semanas y lo marca cuándo se va la gente. ## Ejemplos **La información está repartida entre correos y equipos personales.** - Reúne lo recuperado en un expediente común → Deja de depender de quién tenía qué. **Quien conocía el archivo se marcha en dos semanas.** - Permite recoger y guardar lo aportado antes de la salida → El conocimiento queda antes de que se vaya. **Un documento clave no aparece y no consta que se buscara.** - Registra qué se pidió y qué se obtuvo → La ausencia queda documentada como hallazgo. **Hay que pedir documentación a decenas de terceros a la vez.** - Envía las peticiones y recuerda de forma automática → El trabajo no escala con el número de interlocutores. **Nadie sabe qué se ha revisado ya y qué no.** - Muestra el estado de lo pedido y lo recibido → El avance es visible sin reuniones de seguimiento. **Lo recuperado se guarda sin control de quién puede verlo.** - Limita el acceso según quién debe consultarlo → La información sensible no queda al alcance de todos. --- --- id: KB-LE-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-tiene-que-probarlo-con-lo-que-guardo idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: arbitraje audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-002, KB-LE-013] citadoPor: [KB-LE-031] --- # El que tiene que probarlo con lo que guardó _La discusión ya no es quién tiene razón: es quién puede enseñarlo. Y hay un plazo, y no hay segunda vuelta._ **Responde a:** que documentacion aporto en un arbitraje · probar lo que se acordo por correo · plazo para aportar documentos · no encuentro los correos de aquel proyecto Llegado este punto ya no hay margen para explicarse: hay un plazo, hay que aportar y **lo que se aporte es lo que habrá**. Toda la relación —dos años de correos, llamadas, reuniones, decisiones tomadas sobre la marcha— se reduce a lo que se pueda poner encima de la mesa dentro de una fecha. Y lo que se pueda poner no depende de cómo trabajasteis, sino de cómo archivasteis mientras trabajabais. ## De qué se compone lo que se puede aportar | Lo que hubo | Dónde suele estar | Si no está | | --- | --- | --- | | El contrato | Se encuentra | Raro que falte | | Lo acordado después | En correos sueltos | **Nunca existió, a efectos prácticos** | | Lo hablado | En la memoria | No es aportable | | **Lo que se avisó y se ignoró** | **En un correo, si se mandó** | **Es lo que más pesa y lo que más falta** | > [!IMPORTANT] > **Casi todos los cambios de una relación comercial se acuerdan por correo, y casi ningún correo se archiva como lo que es: la modificación de un contrato.** El contrato original vive en una carpeta y se encuentra siempre; los seis correos que cambiaron el alcance, las fechas o el precio viven en bandejas de entrada de personas concretas, algunas de las cuales ya no están en la empresa. En un procedimiento, esos seis correos pesan más que el contrato. ## Lo que se puede hacer antes, y solo antes 1. **Archivar los acuerdos posteriores donde el contrato** — Un correo que cambia algo es parte del contrato, no correspondencia. 2. **Dejar por escrito lo que se avisó** — «Ya se lo dijimos» solo cuenta si se dijo por un canal que queda. 3. **Que no dependa de bandejas personales** — La gente se va y su correo se cierra. Es la pérdida más común. 4. **Y conservar más allá del final del proyecto** — Los procedimientos empiezan cuando el proyecto ya se archivó. > [!WARNING] > El descubrimiento más frecuente al preparar un procedimiento es **que la persona que llevaba aquello se fue y su correo se cerró**. Nadie lo decidió: se aplicó la política normal de bajas. Con ella se fueron las conversaciones que explicaban por qué se hizo lo que se hizo, y lo que queda es un contrato que no refleja lo que realmente se acordó. Esa pérdida no se puede reparar y ocurre por una decisión administrativa tomada meses antes sin pensar en esto. > [!NOTE] > Qué documentación es admisible como prueba, en qué plazos hay que aportarla y qué valor tiene cada tipo de comunicación **lo determinan las reglas aplicables al procedimiento y lo concreta vuestro abogado**. Aquí se explica lo previo: cómo llegar con lo que hace falta ya archivado, porque en ese momento ya no se puede generar nada. **¿Vale un correo como prueba de un acuerdo?** Su valor lo determina el procedimiento; lo que es seguro es que no vale si no existe. **¿Cuánto tiempo conservo lo de un proyecto terminado?** Más de lo que dura el proyecto. El plazo concreto lo dice vuestro abogado. **¿Y si la persona que lo llevaba ya no está?** Por eso el archivo no puede vivir en su bandeja. Es la pérdida más frecuente. ## Ejemplos **Los acuerdos posteriores viven en correos sueltos.** - Archiva cada acuerdo junto al contrato al que modifica → Lo pactado después se aporta con lo pactado antes. **La persona que llevaba el proyecto se fue y su correo se cerró.** - Guarda la documentación fuera de las bandejas personales → La baja no se lleva el historial de la relación. **Hay que aportar en un plazo y falta media relación.** - Reúne el expediente completo de cada cliente o proyecto → La preparación es una revisión y no una búsqueda. **«Ya se lo avisamos» no consta en ningún sitio.** - Conserva las comunicaciones enviadas con su fecha → El aviso se enseña en lugar de contarse. **El proyecto se archivó y su documentación se depuró.** - Aplica una conservación pensada en plazos legales → Lo que se necesita años después sigue existiendo. **Cada área guarda su parte de la relación por su cuenta.** - Centraliza el expediente en un solo sitio → El relato completo existe en un lugar. --- --- id: KB-LE-031 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-recibe-una-visita-sin-aviso idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: competencia audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-030, KB-LE-019] citadoPor: [KB-LE-026] --- # El que recibe una visita sin aviso _Llegan por la mañana, sin cita, y lo que se llevan lo eligen ellos. Lo único que podéis preparar es lo de antes._ **Responde a:** que hacer si llega una inspeccion sin avisar · se llevan copia de correos y documentos · que puedo preparar antes de una inspeccion · quien atiende una visita de inspeccion Un día se presentan sin cita y con una orden. **No hay nada que preparar ese día**: lo que hay es lo que hay, y lo que se llevan lo deciden ellos. Todo lo que se puede hacer respecto a esta situación ocurre antes — meses o años antes— y consiste en dos cosas muy distintas que se suelen confundir: saber qué tenéis, y que vuestra gente sepa qué hacer cuando suene el telefonillo. ## Lo que se decide en cada momento | Cuándo | Qué se puede decidir | Quién lo decide | | --- | --- | --- | | Años antes | Qué se conserva y dónde | Vosotros | | Meses antes | Quién sabe qué hacer | Vosotros | | Ese día | Cómo se atiende | Quien esté en recepción | | **Qué se llevan** | **Nada** | **Ellos** | > [!IMPORTANT] > **La decisión más consecuente de todo esto la toma, sin saberlo, la persona que abre la puerta.** No es una figura retórica: la primera media hora fija el tono, determina si se avisa a tiempo a quien tiene que estar y decide si alguien empieza a hacer cosas por su cuenta con buena intención. Que exista una instrucción simple —a quién se llama, qué se hace mientras llega, qué no se toca— vale más que cualquier preparación documental posterior. ## Lo que sí se puede tener listo 1. **Saber qué información existe y dónde** — No para esconderla: para poder acompañar y saber qué se llevan. 2. **Una instrucción de qué hacer, escrita y breve** — Media página. Larga no se lee y no se recuerda. 3. **Un registro de lo que se llevan** — Lo que copian, de dónde y de qué fechas. Después hace falta. 4. **Y avisar a quien corresponda de inmediato** — Vuestro abogado tiene que entrar en las primeras horas, no al día siguiente. > [!WARNING] > Hay una reacción instintiva que hay que tener prevista precisamente porque es instintiva: **ponerse a ordenar, borrar o mover cosas al enterarse**. Sale de la buena intención de un empleado que quiere ayudar, no de una decisión de la dirección, y convierte una situación manejable en otra completamente distinta y mucho peor. La instrucción escrita existe sobre todo para evitar eso, y por eso tiene que estar escrita antes y ser conocida por más gente que la dirección. > [!NOTE] > Qué facultades tiene cada tipo de inspección, qué derechos y deberes tenéis durante la visita, qué se puede reservar y cómo se documenta lo actuado **lo determina la normativa aplicable y lo concreta vuestro abogado**, y hay diferencias importantes entre materias. Aquí se explica lo organizativo: saber qué información existe y tener escrito qué hace vuestra gente. **¿Puedo preparar algo el mismo día?** Prácticamente nada. Todo lo útil se hace antes. **¿Quién debería atender?** Quien esté designado, y todo el mundo debería saber a quién avisar. **¿Hay que registrar lo que se llevan?** Sí, y con detalle. Después es la base de todo lo que venga. ## Ejemplos **Llegan sin avisar y nadie sabe a quién llamar.** - Tiene escrito y accesible el procedimiento a seguir → La primera media hora se maneja bien. **Nadie sabe con certeza qué información existe ni dónde.** - Mantiene el archivo organizado y localizable → Se puede acompañar sabiendo de qué se habla. **No queda constancia de qué se llevaron.** - Permite registrar lo entregado con fecha y detalle → Lo actuado queda documentado desde el primer día. **Un empleado empieza a mover cosas por su cuenta.** - Deja la instrucción clara y conocida de antemano → La reacción instintiva se sustituye por un procedimiento. **La información está repartida en equipos personales.** - Centraliza la documentación fuera de los equipos → Se sabe qué hay sin abrir cada ordenador. **Hay que reconstruir después qué pasó ese día.** - Conserva el registro de la visita y lo aportado → El expediente de lo ocurrido existe. --- --- id: KB-LE-032 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-que-tiene-que-separar-lo-suyo-de-lo-comun idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: familia audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-010, KB-LE-003, KB-LE-018] citadoPor: [KB-LE-026] --- # El que tiene que separar lo suyo de lo común _Veinte años de papeles de dos personas en las mismas carpetas. Ordenarlos es la mitad del asunto y nadie lo cuenta como trabajo._ **Responde a:** reunir documentacion para un procedimiento de familia · papeles a nombre de los dos como los separo · documentacion economica de muchos anos · no tengo acceso a documentos que estan a nombre del otro Lo que hay que reunir no está en un archivo de empresa: **está en veinte años de vida en común**, en carpetas compartidas, en cuentas a nombre de los dos, en correos de una época en la que nadie pensaba que esto haría falta. Y a diferencia de cualquier asunto profesional, aquí la otra parte tuvo acceso a lo mismo que vosotros durante todo ese tiempo, y algunos documentos solo los tiene una de las dos. ## Dónde está cada cosa, y quién puede llegar a ella | Tipo de documento | Dónde suele estar | Quién puede obtenerlo | | --- | --- | --- | | A vuestro nombre | Vuestro correo, el banco | Vosotros | | A nombre de los dos | En cualquiera de los dos sitios | Los dos, normalmente | | A nombre del otro | Fuera de vuestro alcance | **Vía el procedimiento** | | **En papel, en casa** | **Donde estuviera** | **Quien esté allí** | > [!IMPORTANT] > **Lo que se puede reunir con calma antes de que la situación se tense no se parece a lo que se puede reunir después.** No es una recomendación estratégica, es una constatación práctica: los accesos compartidos se cierran, los papeles se mueven de casa y las conversaciones dejan de ser fáciles. Ordenar y conservar copia de lo propio y de lo común, en un sitio que sea vuestro, es algo que solo tiene sentido hacer antes. ## Lo que ayuda a quien lleva el asunto 1. **Reunirlo por años y por concepto** — Es como se va a mirar: qué había en tal fecha, qué se pagó cada año. 2. **Conservar el original y no solo la foto** — Una foto de un extracto sirve menos que el extracto. 3. **Anotar qué falta y por qué** — «Está a nombre del otro» es información útil, no un hueco. 4. **Y tenerlo en un sitio propio** — No en un dispositivo o una cuenta compartida con la otra parte. > [!WARNING] > La particularidad de esta posición, y lo que la hace más dura que cualquier asunto profesional, es que **la documentación es también la memoria de una vida**. Ordenarla no es una tarea administrativa: se tarda más de lo previsto, se hace peor de lo que se haría en otro contexto y se pospone por razones que no tienen nada que ver con la eficacia. Contar con eso —dar tiempo, dividirlo en ratos, pedir ayuda para hacerlo— es parte de hacerlo bien, no una debilidad. > [!NOTE] > Qué documentación es necesaria en cada tipo de procedimiento, qué se puede solicitar cuando está en poder de la otra parte y qué plazos rigen **lo determina la normativa aplicable y lo concreta vuestro abogado**. Aquí se explica lo organizativo: cómo reunir y conservar lo que hará falta, y cómo dejarlo en un sitio que sea vuestro. **¿Qué hago con lo que está a nombre del otro?** Anotar que existe y dónde. Cómo obtenerlo lo dirá vuestro abogado. **¿Vale una foto de un documento?** Ayuda a saber que existe; el original suele hacer falta igual. **¿Por dónde empiezo si son muchos años?** Por lo económico y por años. Es lo que más se pide y lo más ordenable. ## Ejemplos **La documentación de muchos años está en carpetas compartidas.** - Reúne copia propia en un espacio que es vuestro → Lo necesario deja de depender de un acceso común. **Hay que aportar información económica por años.** - Organiza los documentos por fecha y por concepto → Se aporta como se pide. **Faltan documentos que están a nombre de la otra parte.** - Permite anotar qué falta y por qué → El hueco se documenta en lugar de quedar en blanco. **Los papeles están en fotos sueltas en el móvil.** - Guarda los documentos en un expediente ordenado → Lo aportado deja de ser un carrete. **El abogado pide algo y hay que buscarlo cada vez.** - Comparte el expediente con quien lleva el asunto → La petición se resuelve sin una búsqueda nueva. **Ordenarlo todo de golpe resulta inabordable.** - Permite ir añadiendo por partes y ver qué falta → El trabajo se hace en ratos y se ve avanzar. --- --- id: KB-LE-033 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/el-despacho-que-cambia-de-herramienta idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: legaltech audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-021, KB-LE-001] citadoPor: [KB-CS-044] --- # El despacho que cambia de herramienta _Veinte años de expedientes y una herramienta nueva. Lo que no viaje en la migración deja de existir para el despacho._ **Responde a:** migrar expedientes a otro programa · cambiar de gestor documental en un despacho · que pasa con el historico al cambiar de software · sacar mis datos de una herramienta Cambiar de herramienta parece un proyecto de informática y es un proyecto de archivo. **Lo que se está moviendo no son datos: son los expedientes de veinte años de clientes**, algunos cerrados, algunos vivos, y todos con obligaciones de conservación que no dependen de qué programa uséis. La decisión de qué se migra y qué no la va a tomar alguien mirando un presupuesto, y sus consecuencias durarán una década. ## Lo que se decide en una migración | La decisión | Cómo se presenta | Lo que significa de verdad | | --- | --- | --- | | Migrar solo lo activo | Ahorro de coste | Lo cerrado deja de estar a mano | | Migrar los últimos años | Solución intermedia | Hay un corte, y hay que saber dónde | | Migrarlo todo | Más caro | El histórico sigue siendo uno | | **Dejar lo viejo «por si acaso»** | **Sin coste** | **Se pierde cuando se apague** | > [!IMPORTANT] > **La opción de «dejar el sistema viejo funcionando por si acaso» es la que más se elige y la única que no es una decisión.** Nadie fija cuánto tiempo, nadie se ocupa de mantenerlo, y llega un día en que se apaga por una renovación de licencia, un servidor que se retira o un proveedor que cierra. Ese día se pierde el histórico entero, sin que nadie lo haya decidido y sin que nadie se entere hasta que alguien busca algo. ## Lo que hay que resolver antes de firmar la herramienta nueva 1. **Qué se migra exactamente y qué no** — Decidido con criterio de conservación, no solo de coste. 2. **Cómo se saca todo de la herramienta nueva** — Preguntadlo ANTES de entrar. Después es una negociación. 3. **Qué se hace con el sistema antiguo y cuándo** — Con fecha. «De momento se queda» no es un plan. 4. **Y que las obligaciones de conservación se mantengan** — Cambiar de programa no cambia durante cuánto hay que guardar. > [!WARNING] > La pregunta que hay que hacer antes de contratar cualquier herramienta, y que casi nunca se hace porque suena a desconfianza, es **cómo se sale de ella**: en qué formato salen los documentos, si salen con su estructura y sus metadatos o como una carpeta plana de ficheros, y cuánto cuesta. Preguntarlo antes de firmar es una condición; preguntarlo tres años después, cuando ya queréis marcharos, es pedir un favor a alguien que no tiene ningún incentivo en hacéroslo fácil. > [!NOTE] > Qué obligaciones de conservación, confidencialidad y seguridad aplican a los expedientes de vuestros clientes, y qué hay que garantizar al cambiar de proveedor o de sistema, **lo determinan la normativa profesional y la de protección de datos, y lo concreta vuestro colegio o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que el archivo cambie de herramienta sin perder años por el camino. **¿Migro todo o solo lo activo?** Depende del coste, pero decidid también qué pasa con lo que no migre. **¿Puedo dejar el sistema viejo encendido?** Sí, con una fecha y un responsable. Sin eso, se apagará solo un día. **¿Qué pregunto antes de contratar?** Cómo se sale, en qué formato y a qué coste. Antes, no después. ## Ejemplos **Se migra solo lo activo y lo cerrado queda en el sistema viejo.** - Permite conservar el histórico completo en un solo sitio → No hay dos archivos que mantener a la vez. **El sistema antiguo se apaga y nadie había puesto fecha.** - Guarda el archivo fuera de la herramienta de turno → El apagado no se lleva los años anteriores. **Al querer cambiar, los documentos solo salen como carpeta plana.** - Permite exportar con su estructura y su contexto → El archivo sigue siendo utilizable fuera. **Un expediente cerrado hace ocho años hay que consultarlo.** - Mantiene lo cerrado accesible y buscable → El histórico sigue sirviendo para trabajar. **Las obligaciones de conservación se pierden en el cambio.** - Aplica la política de conservación sobre todo el archivo → El plazo no depende del programa. **Nadie sabe qué se migró exactamente y qué no.** - Deja constancia de lo trasladado y cuándo → El corte del histórico está documentado. --- --- id: KB-CS-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/legal/despachos-y-asesorias-documentacion-de-clientes idioma: es categoria: sector-legal subcategoria: despachos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-005, KB-CO-012] citadoPor: [KB-CS-022, KB-LE-001] --- # Despachos y asesorías: la documentación del cliente _Pedirla, tenerla localizable y devolverla entera cuando toque._ **Responde a:** pedir documentación a clientes despacho · asesoría gestión documental clientes · entregar el expediente al cambiar de asesoría · firma de encargos profesionales Un despacho vive de documentación ajena: la pide, la guarda, la usa y algún día la devuelve. Los tres momentos tienen su fricción, y la del final es la que peor imagen deja si sale mal. ## Pedirla Cada tipo de encargo pide siempre lo mismo. Montado como proceso, el cliente recibe la lista y va entregando, en vez de una cadena de correos donde nadie sabe qué falta. ## Tenerla Organizada por cliente, no por año ni por quién la subió. Es como se pregunta por ella: nadie llama diciendo «lo de 2024». ## Devolverla Cuando un cliente se va —y algunos se van—, poder entregarle su expediente entero con sus fechas en una descarga dice más de vuestro despacho que cualquier folleto. La alternativa, dos semanas reuniendo papeles, se recuerda mal. | Momento | Lo que suele fallar | Qué lo evita | | --- | --- | --- | | Encargo nuevo | Cadena de correos sin saber qué falta | Un proceso por tipo de encargo | | Durante | Documentos en el correo de un socio | Que estén en el expediente del cliente | | Baja del cliente | Dos semanas reuniendo | Una descarga | > [!IMPORTANT] > La documentación del cliente es del cliente. Retenerla o tardar en devolverla porque hay una factura pendiente es un terreno delicado; consultadlo con vuestro colegio profesional antes de hacerlo, no después. > [!WARNING] > Un despacho maneja documentación de clientes que compiten entre sí. Que cada expediente esté acotado a quien lleva ese cliente no es burocracia interna: es lo que evita un problema serio. > [!NOTE] > La hoja de encargo firmada electrónicamente antes de empezar el trabajo evita la discusión de alcance más común del sector. **¿Puedo dar acceso al cliente a lo suyo?** Sí, de consulta y solo a su expediente. **¿Sirve para el expediente de blanqueo?** La documentación de identificación se pide y se conserva igual que el resto, con sus fechas. **¿Y si el cliente manda todo por WhatsApp?** Se le puede pedir por ahí también, pero el documento acaba en el expediente, no en el móvil de nadie. ## Ejemplos **Una asesoría pierde un cliente de doce años y este pide todo su expediente.** - Descarga el expediente completo con sus fechas - Se lo entrega en dos días → El cliente vuelve dieciocho meses después, y lo dice: fue la forma de irse. **El cliente manda sus papeles por cuatro canales.** - Acuerda un único canal de entrega → Deja de haber entregas que se pierden. **Un cliente pregunta qué le falta.** - Le enseña su propia lista de pendientes → Contesta él solo sin llamada. **La documentación vive en el correo de quien lleva al cliente.** - Reúne el expediente en un sitio común → La respuesta no depende de quién esté. **Un documento del cliente caduca.** - Registra vencimientos por cliente → El aviso llega antes de que afecte. **Un cliente se marcha y pide todo lo suyo.** - Consulta su expediente completo → La entrega se prepara en horas. --- --- id: KB-CS-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/alquileres-del-contrato-a-la-entrega idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: inmobiliario audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-015, KB-SC-006, KB-LE-017] citadoPor: [KB-CS-034] --- # Alquileres: del contrato a la entrega de llaves _Firmar sin citas presenciales y dejar probado el estado del piso._ **Responde a:** firmar un contrato de alquiler a distancia · inventario de entrega de un piso · estado del inmueble al entrar el inquilino · gestionar alquileres documentación Un alquiler tiene dos momentos que se discuten años después: qué se firmó y en qué estado se entregó el piso. El primero se resuelve con la firma; el segundo, que es el que acaba en juicio por la fianza, con fotos certificadas el mismo día. ## Los cuatro pasos 1. **Documentación del inquilino** — Identidad, nómina o justificante de ingresos, aval si lo hay. Pide lo mínimo: son datos personales de alguien que aún no es tu inquilino. 2. **El contrato, a firmar** — Firma con código al móvil. No hace falta que se desplace nadie ni que coincidan agendas. 3. **El inventario y las fotos** — El día de la entrega, con el piso vacío. Certificadas ese día, no cuando aparezca el problema. 4. **El acuse de las llaves** — Firmado también. Es lo que fija la fecha real de inicio. > [!IMPORTANT] > Las fotos del estado de entrega son lo que decide una discusión de fianza, y solo valen si están fechadas por un tercero. Una foto con la fecha del móvil no prueba nada: cualquiera cambia la hora del teléfono. ## Al salir, lo mismo al revés Fotos del estado de devolución, certificadas ese día, y comparación con las de entrada. Con las dos series fechadas, la conversación sobre la fianza dura diez minutos en vez de tres meses. > [!WARNING] > Cuidado con guardar más datos del inquilino de los necesarios. Las nóminas de quien no acabó alquilando no tenéis motivo para conservarlas, y son exactamente lo que no conviene tener si algún día hay un problema de seguridad. > [!NOTE] > Si gestionáis varios pisos, el proceso es el mismo cada vez: montado como plantilla, un alquiler nuevo cuesta diez minutos en lugar de una tarde. **¿Vale un contrato de alquiler firmado así?** La firma electrónica es válida; para requisitos concretos de vuestro tipo de contrato, consultad con vuestro asesor. **¿Puede firmar el inquilino desde el móvil?** Sí, y es lo habitual. **¿Y si son dos inquilinos?** Los dos como firmantes, en paralelo: firman cuando cada uno pueda. ## Ejemplos **Una gestora de alquileres discute cada año varias fianzas por el estado de entrega.** - Certifica las fotos el día de la entrega y el de la devolución → Las discusiones se cierran comparando dos series fechadas, sin peritos ni abogados. **Una inmobiliaria gestiona cuarenta alquileres de temporada y la fianza se reclama con tres documentos en tres correos.** - Reúne contrato, inventario y justificante en el proyecto de cada reserva - Captura el estado del inmueble a la entrega de llaves - Comparte el proyecto entero al reclamar la fianza → La reclamación se prepara en minutos y se apoya en lo que se registró el día de la entrega. **Se discute en qué estado se entregó el inmueble.** - Captura fotos con fecha en la entrega y en la devolución → La discusión se cierra comparando y no discutiendo. **El contrato firmado está en el correo de un comercial que ya no está.** - Guarda el firmado en el proyecto de la reserva → El contrato sobrevive a la salida de la persona. **El inquilino dice que nunca recibió el inventario.** - Envía desde la plataforma y consulta la entrega → Consta cuándo se entregó y a quién. **Se renueva el contrato y no se sabe qué versión se firmó.** - Conserva cada versión con su fecha → Se entrega la que amparaba ese periodo. **La documentación del inquilino lleva datos personales sin control.** - Limita quién ve lo que los contiene → El acceso deja de ser general. **Termina el alquiler y todo se queda mezclado con lo del siguiente.** - Cierra el proyecto de esa reserva → El histórico de cada temporada es legible. --- --- id: KB-CS-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/consentimientos-informados-de-pacientes idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: sanitario audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-013, KB-TZ-003] citadoPor: [KB-CS-013] --- # Consentimientos informados de pacientes _Firmar sin papel donde los datos son especialmente sensibles._ **Responde a:** consentimiento informado digital · firma de pacientes en clínica · documentos sanitarios protección de datos · consentimiento antes de una intervención Un consentimiento informado no se firma para tener un papel: se firma para poder demostrar que esa persona entendió qué se le iba a hacer antes de que se le hiciera. Eso cambia lo que importa: la fecha y la identidad pesan más que la comodidad. ## Lo que hay que poder demostrar **En corto** - Que firmó la persona concreta, no alguien por ella. - Que firmó ANTES de la intervención, con su hora. - Qué versión exacta del documento leyó. > [!IMPORTANT] > Aquí se manejan datos de salud, que tienen protección reforzada. No es un tipo de documento más: decidid expresamente quién puede verlos, cuánto se conservan y si se les aplica lectura automática, en lugar de dejar los valores por defecto. ## El orden que evita el problema | Momento | Qué se hace | | --- | --- | | Al programar la cita | Se envía el consentimiento, con margen para leerlo | | Antes de la intervención | Se comprueba que está firmado. Sin firma, no se procede | | Después | La copia con evidencias queda en su historia | _Mandarlo con margen no es cortesía: un consentimiento firmado con prisas en la sala es exactamente el que se discute._ > [!WARNING] > Si el paciente no puede firmar por sí mismo, quien firme debe estar identificado como quien es y con qué relación. Firmar «por» alguien sin dejar constancia de quién eres invalida justo lo que se quería probar. > [!NOTE] > Para menores, firma quien tenga la representación legal, y conviene que quede registrado quién es. Es el caso donde más se agradece tener la identidad comprobada con código al móvil. **¿Puede firmarse en la propia clínica?** Sí, desde una tablet o su móvil. Lo que importa es que quede la identidad y la hora. **¿Cuánto hay que conservarlo?** Lo que marque la normativa sanitaria aplicable; consultadlo con vuestro asesor. **¿Se puede revocar un consentimiento?** La revocación se registra como un documento nuevo; el consentimiento anterior no se borra, porque probaba lo que valía entonces. ## Ejemplos **Una clínica hace firmar los consentimientos en papel el mismo día, en la sala.** - Los manda al programar la cita, con margen para leerlos - Comprueba la firma antes de entrar → Deja de haber consentimientos firmados con prisa, y la fecha demuestra que hubo tiempo de leer. **Una clínica archiva los consentimientos en papel y tarda dos días en localizar el de un paciente de hace tres años.** - Firma el consentimiento electrónicamente y guárdalo en el expediente del paciente - Conserva la evidencia de la firma junto al documento - Limita quién puede abrir esos expedientes → El consentimiento se localiza en segundos y su firma se puede defender ante quien la cuestione. **Un paciente niega haber firmado.** - Aporta el documento con su cadena de evidencias → Consta el momento y el dispositivo de la firma. **Se firma en papel y nadie apunta la hora.** - Firma electrónicamente con su fecha registrada → La hora deja de ser lo primero que se discute. **El consentimiento se guarda con datos clínicos accesibles a todo el centro.** - Limita el acceso según el papel de cada uno → Lo sensible queda donde debe. **Cambia el texto del consentimiento y conviven versiones.** - Conserva cada versión con su fecha → Se sabe qué firmó cada paciente. **El paciente pide su copia años después.** - Consulta el expediente y entrégala → La petición se atiende sin buscar en el archivo físico. **Un paciente pide que se borren sus datos.** - Localiza dónde aparece y actúa según la política → La petición se atiende con criterio. --- --- id: KB-CS-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/autorizaciones-de-familias idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: educacion audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-004, KB-CS-012] citadoPor: [KB-CS-040] --- # Autorizaciones de familias _Salidas, imagen y matrículas: firmar con cientos de familias a la vez._ **Responde a:** autorización para una excursión · permiso de imagen de alumnos · matrícula firmada por los padres · recoger autorizaciones del colegio El patrón es siempre el mismo: hay que conseguir que doscientas familias firmen algo antes de una fecha, y las que faltan hay que localizarlas por teléfono el día antes. Es el caso donde más tiempo devuelve automatizar la insistencia. ## Los tres tipos y qué cambia en cada uno | Documento | Qué importa | Plazo típico | | --- | --- | --- | | Salida o excursión | Que estén todas antes de salir | Dos semanas | | Cesión de imagen | Que se pueda revocar después | Al matricular | | Matrícula | Identidad de quien firma | Periodo de matrícula | > [!IMPORTANT] > La cesión de imagen de un menor no es un trámite más. Tiene que poder revocarse en cualquier momento, y esa revocación tiene que llegar a quien publica las fotos — no basta con archivarla. Si no tenéis claro cómo se aplica en vuestro caso, preguntad antes de publicar nada. ## Lo que hace que lleguen a tiempo **En corto** - Mandarlo con dos semanas y recordar a los 3, 7 y 12 días. - SMS para las familias que no leen el correo, que son bastantes. - Ver quién falta en una lista, en vez de cruzarla a mano. > [!WARNING] > No mandes la autorización a la dirección genérica del centro ni a un grupo: tiene que llegar a quien tiene la representación legal del menor, y quedar constancia de quién firmó. > [!NOTE] > La lista de quién falta es lo que más tiempo ahorra. Pasar de «llamar a todas por si acaso» a «llamar a estas seis» convierte una tarde en veinte minutos. **¿Pueden firmar los dos progenitores?** Sí, poniendo a los dos como firmantes si vuestro caso lo requiere. **¿Y las familias sin móvil ni correo?** Quedará siempre un resto en papel; el objetivo es reducirlo, no eliminarlo. **¿Se puede reutilizar cada curso?** Sí, como plantilla: cambia la fecha y la lista. ## Ejemplos **Un centro persigue 210 autorizaciones para una salida y llama a decenas de familias la víspera.** - Manda con dos semanas y recordatorios automáticos - SMS a las familias sin correo → El día antes faltan seis en vez de cuarenta, y se resuelven en veinte minutos. **Un colegio manda por mochila las autorizaciones de una excursión y el viernes faltan treinta.** - Envía la autorización para firmar desde el móvil - Consulta quién falta sin recontar papeles - Recuerda solo a quien no ha firmado → El viernes se sabe exactamente quién falta y se llama a treinta familias en lugar de a doscientas. **Una familia dice que nunca recibió el papel.** - Consulta la fecha de envío y de apertura → Consta cuándo se entregó. **Se firma en papel y se pierde en la mochila.** - Firma desde el móvil sin imprimir nada → La autorización llega igual aunque se pierda todo lo demás. **Los padres separados firman los dos y nadie lo comprueba.** - Registra quién debe firmar en cada caso → La autorización vale para lo que hace falta. **La autorización llega el mismo día de la salida.** - Envía con antelación y recuerda solo → El día de la salida no se dedica a firmar. **Los datos de las familias se manejan sin control de acceso.** - Limita quién ve los expedientes de alumnos → Lo sensible queda donde debe. **Cada curso se rehace la lista y el envío.** - Guarda el proceso como plantilla → El curso siguiente cuesta minutos. --- --- id: KB-CS-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/contratar-con-clientes-particulares idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: servicios audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-015, KB-CF-004, KB-CS-032] citadoPor: [KB-CS-033, KB-CS-035] --- # Contratar con clientes particulares _Presupuesto aceptado, contrato firmado y trabajo empezado el mismo día._ **Responde a:** que el cliente firme el presupuesto · contrato de servicios con un particular · aceptar un presupuesto a distancia · firmar con clientes sin oficina Un instalador, un fotógrafo, un taller, una empresa de reformas: el patrón es el mismo. Se manda un presupuesto, el cliente dice que sí por WhatsApp, y cuando hay un problema resulta que ese «sí» no fija nada — ni el alcance, ni el precio, ni el plazo. ## Lo que cambia al hacerlo firmar | Con un «vale» por mensaje | Con el presupuesto firmado | | --- | --- | | No consta qué versión aceptó | Consta el documento exacto | | No consta cuándo | Consta la hora certificada | | Discutir el alcance es su palabra contra la tuya | El alcance es el que firmó | ## El circuito completo, en un día 1. **Mandas el presupuesto a firmar, con el alcance y el plazo dentro.** 2. **El cliente lo firma desde el móvil, sin cuenta ni instalar nada.** 3. **Empiezas el trabajo con el alcance fijado.** 4. **Al terminar, el acuse de conformidad, también firmado.** > [!IMPORTANT] > El acuse del final es el que más se olvida y el que más problemas evita al cobrar. Un trabajo entregado sin conformidad firmada es el que se discute cuando llega la factura. > [!WARNING] > Si trabajas con consumidores, hay requisitos de información previa y de desistimiento que dependen de tu actividad. La plataforma te ayuda a probar qué firmó y cuándo; qué tiene que decir ese documento lo dice la normativa, y conviene preguntárselo a tu asesor. > [!NOTE] > Para trabajos pequeños puede parecer excesivo. Lo es hasta el primer cliente que discute el alcance: a partir de ahí, cuesta dos minutos y ahorra semanas. **¿Le cuesta algo al cliente?** No, nunca. **¿Necesita instalar algo?** No. Abre un enlace y firma. **¿Y si cambia el alcance a mitad?** Un anexo firmado. Es más rápido que discutirlo al final. ## Ejemplos **Una empresa de reformas acepta presupuestos por WhatsApp y discute el alcance en la mitad de las obras.** - Manda el presupuesto a firmar, con el alcance dentro - Pide conformidad firmada al terminar → Las discusiones de alcance desaparecen y las facturas se cobran sin la conversación de siempre. **Un instalador firma presupuestos con particulares en el salón del cliente y luego los pierde.** - Manda a firmar desde el móvil en el momento - Guarda el firmado en el proyecto del cliente - Conserva la evidencia junto al documento → El presupuesto queda firmado antes de salir de casa del cliente y no depende de un papel. **El cliente niega haber aceptado el presupuesto.** - Aporta el firmado con sus evidencias → La aceptación se sostiene. **Se firma en papel y se escanea días después.** - Firma electrónicamente en el momento → Se ahorra el circuito de imprimir y escanear. **El cliente pide copia meses después.** - Consulta el proyecto y entrégala → La petición se atiende sin buscar. **Se cambia el presupuesto de palabra durante la obra.** - Registra el cambio por escrito y hazlo firmar → La factura final no sorprende. **Los datos del cliente particular se guardan sin criterio.** - Aplica la política de conservación → Se conserva lo que tiene motivo y plazo. **El cliente no tiene ordenador ni correo.** - Firma desde su propio móvil sin instalar nada → La firma se resuelve allí mismo. --- --- id: KB-CS-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/documentacion-de-buques-y-tripulacion idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: maritimo audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-024, KB-CF-002] citadoPor: [KB-CS-024, KB-IU-015] enLaApp: https://app.codecontract.io/flota/vessels --- # Documentación de buques y tripulación _Certificados que caducan en alta mar y tripulaciones que cambian cada marea._ **Responde a:** control documental de buques · certificados de un barco caducados · documentación de tripulación pesquera · registro de buques imo certificados Un buque acumula más documentación que una obra y con una diferencia incómoda: cuando algo caduca, el barco puede estar a tres días de puerto. La comprobación no puede hacerse al llegar, tiene que hacerse antes de salir. ## Los tres niveles, como en maquinaria pero peor | Nivel | Qué incluye | Caduca | | --- | --- | --- | | El buque | Registro, IMO, indicativo, certificados de clase y seguridad | Sí, casi todo | | Sus equipos | Radiobalizas, salvamento, extinción, revisiones | Sí, con fechas distintas entre sí | | La tripulación | Titulaciones, reconocimientos médicos, formación de seguridad | Sí, y cambia cada marea | > [!IMPORTANT] > El cruce entre buque y tripulación es el que decide si puede salir. Un barco con toda su documentación en regla y un tripulante con el reconocimiento médico caducado tiene un problema, y es el mismo problema que si le faltara un certificado al barco. ## Por qué el aviso tiene que ser largo Renovar un certificado de un buque no es pedir un papel: puede implicar una inspección, una parada técnica o coordinar con una sociedad de clasificación. Sesenta días de margen es poco; noventa es lo razonable para lo que depende de terceros. > [!WARNING] > La tripulación rota, y el que embarca el martes puede no ser el que estaba en la lista del viernes. El control tiene que ser por persona y comprobable antes de embarcar, no una lista de la empresa. ## Marcos que se citan Convenios internacionales de seguridad marítima y de formación y titulación de la gente de mar, normativa de registro y abanderamiento, y —en pesca— las obligaciones específicas de la actividad pesquera. Qué certificados exige vuestro tipo de buque y vuestro caladero lo confirma vuestra administración marítima o vuestro asesor. > [!NOTE] > Un expediente por buque, con sus equipos y su tripulación dentro, permite que el patrón compruebe desde el móvil antes de largar amarras. Es el mismo patrón que el control de acceso a obra, en un sitio donde equivocarse cuesta más. **¿Puedo llevar varios buques?** Sí, uno por expediente, identificado por su IMO. **¿Y los tripulantes eventuales?** Igual que los fijos: participante con su documentación y sus caducidades. **¿Sirve para una inspección en puerto?** Es exactamente lo que se enseña, y desde el móvil. ## Ejemplos **Un armador con seis buques descubre en una inspección que un tripulante embarcó con el reconocimiento caducado.** - Un expediente por buque, con la tripulación como participantes - Aviso a 90 días en lo que depende de terceros → El patrón comprueba desde el móvil antes de salir, y deja de depender de que alguien en oficina se acuerde. **Un buque llega a puerto y falta un certificado de tripulación que caducó en navegación.** - Registra vencimientos por persona y por buque - Avisa con la antelación que necesita cada trámite - Comprueba el estado antes de que el buque salga → El buque no queda retenido por un papel que se podía haber renovado tres semanas antes. **La documentación del buque está en papel a bordo.** - Consérvala también accesible en tierra → Un papel mojado deja de parar una escala. **Cambia parte de la tripulación en el último puerto.** - Comprueba por persona antes del embarque → El relevo no se descubre incompleto en la inspección. **Una inspección pregunta por un certificado de hace dos años.** - Conserva el histórico con su fecha → Se contesta con el archivo. **Cada buque guarda su documentación a su manera.** - Usa el mismo expediente para todos → La flota se revisa de una vez. **Un certificado se renueva y nadie actualiza el expediente.** - Registra la renovación al recibirla → El estado refleja la realidad. **La documentación llega al armador semanas después.** - Captúrala en el momento y compártela → El armador ve el estado sin pedirlo. --- --- id: KB-CS-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/certificados-de-captura-y-envios-a-traces idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: maritimo audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-023, KB-NO-004] citadoPor: [KB-CS-023, KB-AL-009] enLaApp: https://app.codecontract.io/cowork --- # Certificados de captura y envíos a TRACES _Preparar, revisar y enviar sin rehacer el trabajo en cada expedición._ **Responde a:** certificado de captura traces · enviar certificados catch a traces · documentación para importar pescado · trazabilidad de producto pesquero El certificado de captura es el documento que acompaña al producto pesquero para acreditar de dónde viene y que se pescó legalmente. Su preparación tiene un patrón conocido: mucha información de terceros, plazos que dependen de la llegada del barco, y un envío que hay que hacer bien a la primera. ## De qué se compone el trabajo 1. **Reunir la información de origen** — Buque, zona, fechas, especies y cantidades. Viene del barco o del proveedor, no de vosotros. 2. **Preparar el borrador** — Es donde se detectan los datos que faltan, y donde conviene detectarlos: antes del envío. 3. **Revisar antes de enviar** — Una persona mira el borrador. Un envío mal hecho cuesta más que la revisión. 4. **Enviar y conservar el acuse** — Con su fecha, que es lo que demuestra que se envió en plazo. > [!IMPORTANT] > Guardar el borrador enviado y su acuse no es burocracia: si más adelante hay una discrepancia sobre qué se declaró, tenéis el documento exacto con su fecha. Reconstruirlo después a partir de correos no es lo mismo. ## Marcos que se citan El régimen europeo de lucha contra la pesca ilegal, no declarada y no reglamentada, con su sistema de certificación de capturas, y el sistema de control de intercambios que se usa para tramitarlo. Qué exige exactamente vuestra operación —importación, reexportación, transformación— y con qué plazos lo confirma vuestro asesor o la autoridad competente. > [!WARNING] > La información de origen suele venir de un proveedor extracomunitario, y es la que más tarda. Pedirla al confirmar la operación y no al preparar el envío es la diferencia entre llegar con tiempo y llegar corriendo. > [!NOTE] > Si trabajáis siempre con los mismos proveedores y las mismas especies, la mayor parte del trabajo se repite. Montado como proceso, cada expedición cuesta una fracción de la primera. **¿Se puede revisar antes de enviar?** Sí, y conviene: el borrador es donde se ven los huecos. **¿Qué pasa si falta un dato del proveedor?** El expediente muestra que se pidió y cuándo, que es lo que permite reclamarlo. **¿Se conserva lo enviado?** Sí, con su acuse y su fecha. ## Ejemplos **Un importador prepara los certificados de cada expedición desde cero y siempre le falta un dato del proveedor.** - Pide la información de origen al confirmar la operación, no al preparar el envío - Monta la expedición como proceso repetible → Los envíos dejan de hacerse a última hora y el acuse queda guardado con su fecha. **Un envío se para en frontera porque falta el certificado de captura del lote concreto.** - Ata el certificado a la partida al recibirla - Comprueba qué falta antes de preparar el envío - Conserva copia propia además de la que viaja → El envío sale completo y, si algo se pierde por el camino, se reemite sin depender de nadie. **El certificado llega del proveedor sin identificar la partida.** - Pídelo con la referencia del lote → El documento sirve para contestar por un envío concreto. **Una revisión pregunta por un envío de hace un año.** - Conserva el expediente con su fecha → Se contesta sin reconstruir. **Se mezclan partidas de varios orígenes en el mismo envío.** - Registra qué partidas componen cada expedición → Se puede decir qué salió de dónde. **El certificado caduca antes de que salga la mercancía.** - Registra su vigencia al recibirlo → El aviso llega antes de cargar. **Se cambia de proveedor y falta el histórico.** - Conserva copia propia de lo recibido → El cambio no os deja sin nada. **Cada envío se prepara desde cero.** - Reutiliza lo que se repite por destino → El segundo envío cuesta la mitad. --- --- id: KB-CS-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/fichas-de-seguridad-y-mercancias-peligrosas idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: quimica audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-NO-002, KB-CS-004] citadoPor: [KB-LG-018] --- # Fichas de seguridad y mercancías peligrosas _El documento que tiene que estar donde está el producto, y no en un servidor._ **Responde a:** ficha de datos de seguridad actualizada · documentación adr transporte mercancías peligrosas · enviar fichas de seguridad a clientes · control de versiones de fichas de seguridad La ficha de datos de seguridad tiene una característica que la hace distinta de casi cualquier otro documento: no basta con tenerla, tiene que estar en manos de quien manipula el producto, en su idioma, y en la versión vigente. Un archivo correcto en vuestro servidor no cumple nada si el cliente sigue trabajando con la de hace tres años. ## Los tres momentos en los que se rompe | Momento | Qué falla | Qué lo evita | | --- | --- | --- | | Primer suministro | Se manda una vez, por correo, y ahí queda | Envío registrado, con constancia de entrega | | Cambio de versión | Se actualiza y no se avisa a quien ya compró | Lista de a quién se le mandó cada versión | | Transporte | El conductor sale sin la documentación completa | Documentación del envío cerrada antes de cargar | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que genera responsabilidad de verdad. Si cambia la clasificación de un producto y no consta que avisasteis a los clientes que ya lo tenían, la actualización no os protege: os sitúa. ## Cómo se organiza 1. **Una ficha por producto y versión, no un cajón** — Con fecha de entrada en vigor, para saber cuál era la vigente en cualquier momento pasado. 2. **Envío con constancia** — Que quede quién la recibió, cuándo y qué versión. Ese registro es el que sirve. 3. **Aviso automático al cambiar de versión** — A todos los que recibieron la anterior, sin tener que acordarse. 4. **Y la documentación del transporte, junto al envío** — Carta de porte, instrucciones y formación del conductor, en el mismo expediente. > [!WARNING] > Cuidado con el idioma. La ficha tiene que estar en la lengua del país donde se usa el producto: mandar la versión española a un cliente portugués es un incumplimiento aunque el contenido sea idéntico. ## Lo que se puede pedir en una inspección **En corto** - Qué versión estaba vigente en una fecha concreta. - A quién se le mandó y cuándo lo recibió. - La formación del personal que manipula, al día. - Y la documentación del transporte de un envío concreto. > [!NOTE] > Las cuatro son preguntas sobre el pasado, no sobre el presente. Por eso lo que importa no es tener el documento actual bien puesto, sino poder reconstruir cuál era el correcto en cada momento. **¿Vale un enlace a la web en vez de mandar el fichero?** Como complemento sí; como única entrega, deja de haber constancia de qué versión vio. **¿Cada cuánto hay que revisarlas?** Cuando cambie algo relevante del producto o su clasificación, no por calendario. **¿Y los productos que ya no fabricamos?** Se guardan igual: alguien puede tener existencias durante años. ## Ejemplos **Un fabricante cambia la clasificación de un producto y actualiza la ficha en su web.** - Manda la nueva versión a todos los clientes que recibieron la anterior - Guarda la constancia de entrega de cada uno → Ante una reclamación puede demostrar a quién avisó y cuándo, no solo que la publicó. **Un camión se queda en el muelle porque la ficha de seguridad que viaja está desactualizada.** - Registra la vigencia de cada ficha al recibirla - Comprueba la ficha antes de aceptar la carga - Lleva la ficha accesible desde el móvil además de en papel → El camión sale con lo que corresponde y un papel perdido deja de parar un servicio. **El proveedor cambia la formulación y la ficha sigue igual.** - Pide que comunique cualquier cambio → La ficha describe lo que viaja. **Un cliente pide la ficha de un producto concreto.** - Consulta el expediente de esa referencia → Se contesta sin llamar al proveedor. **La ficha está en un idioma que el destino no acepta.** - Pregunta el requisito antes del envío → El envío no se para en destino. **Se acepta una carga sin comprobar su clasificación.** - Consulta la ficha antes de aceptar → La decisión se toma con el documento delante. **Hay que acotar un problema de una materia prima.** - Consulta qué producciones la usaron → El alcance se reduce a lo que afecta. **La ficha caduca con producto en almacén.** - Registra vencimientos por referencia → El aviso llega antes de usarlo. --- --- id: KB-CS-031 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/rotura-de-frio-que-registrar-y-cuando-avisar idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: frio audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-028, KB-LG-007] citadoPor: [KB-LG-014, KB-AL-019] --- # Rotura de frío: qué registrar y cuándo avisar _Media hora fuera de rango puede no ser nada o serlo todo. Lo que decide es lo que quedó anotado._ **Responde a:** rotura de cadena de frío qué hacer · registro de temperatura en transporte · incidencia de temperatura mercancía · cuándo hay que desechar producto refrigerado Una desviación de temperatura no es automáticamente un producto perdido. Puede ser un sensor mal colocado, una puerta abierta en la descarga o un problema real. La diferencia entre tirar un camión y no tirarlo está casi siempre en la calidad del registro, no en la desviación. ## Lo que hay que poder enseñar | Elemento | Por qué | | --- | --- | | La curva completa, no el pico | Media hora a 9 grados no es lo mismo que ocho horas | | Dónde estaba el sensor | Un sensor junto a la puerta mide otra cosa | | Qué se hizo al detectarlo | La reacción pesa tanto como el dato | | Y quién decidió qué | Con nombre y hora, no «se decidió» | > [!IMPORTANT] > La tercera y la cuarta son las que se olvidan y las que se piden. Un registro de temperatura sin la decisión asociada demuestra que hubo una desviación y no demuestra que la gestionarais — que es justo lo que se juzga después. ## El protocolo en el momento 1. **Registrar la incidencia en cuanto se detecta** — Con hora real. Anotarla al final del día ya resta credibilidad. 2. **Fotografiar lo que se ve** — El display, la mercancía, el precinto. Y que quede con fecha demostrable. 3. **Separar el producto afectado** — Identificado, hasta que alguien decida. No en el mismo sitio que el resto. 4. **Y decidir con criterio escrito, no de memoria** — Si vuestro criterio está escrito antes, la decisión se toma en minutos y es defendible. > [!WARNING] > El error más caro es esperar a tener toda la información para registrar. Registrad lo que sepáis con la hora en que ocurrió, y ampliad después. Un registro creado tres días más tarde vale mucho menos aunque diga exactamente lo mismo. ## Cuándo hay que avisar fuera **En corto** - Al cliente, si el producto ya salió hacia él. - A la autoridad, si el producto pudo llegar a consumo y hay riesgo. - Y al proveedor o transportista, siempre: es lo que sostiene la reclamación. Los plazos para la última son cortos y se cuentan desde la entrega. Por eso conviene que la incidencia llegue a quien reclama el mismo día, no cuando alguien revise los partes. > [!NOTE] > Todo esto encaja con la trazabilidad de lotes: la incidencia se registra sobre el lote afectado, no suelta. Si después hay que acotar qué salió y a dónde, ya está enlazado. **¿Y si el registro lo lleva el transportista?** Pedidlo y guardadlo vosotros: en una reclamación, su registro es su versión. **¿Sirve una foto del display?** Como apoyo sí; el registro continuo es lo que demuestra la duración. **¿Hay que guardar todos los registros o solo las incidencias?** Todos. Sin la normalidad no se puede demostrar que aquello fue una excepción. ## Ejemplos **Un almacén detecta una desviación de dos horas en una cámara.** - Registra la incidencia con hora real y fotos - Separa el lote y aplica el criterio escrito → Libera la mayor parte del producto con una decisión documentada, en lugar de desecharlo entero por precaución. **Una rotura de frío se detecta al descargar y nadie sabe cuánto tiempo estuvo fuera de rango.** - Registra la temperatura en cada traspaso, no solo en ruta - Anota la incidencia en el momento de recibir - Avisa a quien tiene que decidir antes de aceptar la mercancía → La decisión de aceptar o rechazar se toma con datos y en caliente, no tres días después. **Se acepta fuera de rango y luego se reclama.** - Deja constancia de la incidencia al recibir → La aceptación queda explicada y la reclamación se sostiene. **El registro vive en el equipo del camión y no llega.** - Recoge el registro al finalizar el servicio → La prueba llega al expediente. **Se discute en qué tramo se rompió.** - Compara los registros de los dos traspasos → La discusión se cierra con datos. **Nadie sabe cuántas roturas hubo este trimestre.** - Consulta las incidencias por periodo y por ruta → El patrón se ve y se ataca la causa. **Se avisa al cliente tarde y ya ha vendido el producto.** - Avisa en cuanto se detecta → El cliente puede decidir mientras aún se puede. **La incidencia se anota en un cuaderno de la nave.** - Regístrala en el expediente del envío → El registro sobrevive al cuaderno. --- --- id: KB-CS-032 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/talleres-y-servicios-de-automocion idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: automocion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-027, KB-IC-012] citadoPor: [KB-CS-014] --- # Talleres y servicios de automoción _Presupuestos aceptados, piezas con garantía y clientes que no recuerdan haber autorizado nada._ **Responde a:** autorización de reparación firmada · presupuesto de taller aceptado por el cliente · garantía de piezas documentación · reclamación de un cliente de taller La discusión clásica de un taller no es técnica: es sobre qué se autorizó. El cliente recuerda una cifra, el taller recuerda una llamada, y no hay nada por escrito porque el vehículo estaba levantado y había que decidir en el momento. ## Los tres momentos que conviene dejar por escrito 1. **La recepción** — Estado del vehículo, kilómetros, lo que el cliente pide y lo que se observa. Con fotos. 2. **La autorización de la reparación** — Importe, alcance y aceptación. Es el que evita el 90 % de las discusiones. 3. **Y la ampliación, si aparece algo** — Un segundo alcance aceptado, no una llamada recordada de forma distinta. > [!IMPORTANT] > El tercero es el que causa las reclamaciones caras. Aparece una avería adicional con el vehículo desmontado, se llama al cliente, se sigue trabajando — y la factura final duplica el presupuesto que el cliente sí recuerda. Una aceptación desde el móvil en ese momento cuesta un minuto. ## Qué gana el taller además de evitar broncas | Elemento | Para qué sirve después | | --- | --- | | Fotos de recepción | Daños preexistentes que luego se atribuyen al taller | | Autorización con importe | Impagos y reclamaciones de consumo | | Trazabilidad de la pieza montada | Reclamar al proveedor si falla en garantía | | Histórico por vehículo | Ver qué se hizo la última vez sin buscar en papel | > [!WARNING] > La tercera fila es la que más dinero recupera y la que peor se guarda. Cuando una pieza falla dentro de garantía, reclamar al proveedor exige saber qué referencia se montó, cuándo y en qué vehículo. Si eso solo está en una factura de compra, la reclamación se pierde por falta de trazabilidad, no por falta de razón. ## Lo que se puede automatizar sin complicarse **En corto** - Aviso de próxima revisión o ITV por vehículo. - Recordatorio al cliente que dejó un presupuesto sin aceptar. - Y aviso interno cuando una garantía de pieza está a punto de vencer. > [!NOTE] > Vale igual para talleres de vehículo industrial, maquinaria agrícola, náutica y flotas internas. Cambia el tipo de máquina; el problema de la autorización y la garantía es idéntico. **¿El cliente tiene que instalar algo para aceptar?** No: recibe un enlace, lo lee y acepta desde el móvil. **¿Sirve como prueba una aceptación desde el móvil?** Sí, y bastante mejor que una llamada recordada por dos partes. **¿Y si el cliente no responde?** Se le recuerda automáticamente; mientras no acepte, no se amplía el trabajo. ## Ejemplos **Un taller amplía una reparación por teléfono y el cliente discute la factura.** - Manda la ampliación a aceptar desde el móvil antes de seguir - Guarda las fotos de recepción → La factura deja de discutirse y las reclamaciones de garantía al proveedor se pueden sostener. **Un taller factura una reparación y el cliente discute que no autorizó la mitad del trabajo.** - Manda a firmar el presupuesto antes de empezar - Registra cada ampliación con su autorización - Guarda el firmado en el expediente del vehículo → La factura se apoya en autorizaciones con fecha y la discusión se cierra mirando. **La ampliación se acuerda por teléfono a mitad de reparación.** - Mándala a firmar desde el móvil en el momento → Lo acordado deja de depender de dos memorias. **El historial del vehículo está en fichas de papel.** - Guarda cada intervención en el expediente del vehículo → La siguiente visita empieza sabiendo qué se hizo. **Un cliente reclama por una reparación de hace dos años.** - Consulta el expediente del vehículo → Se contesta con el histórico. **Se sustituye una pieza y no consta cuál.** - Registra qué se sustituyó y con qué referencia → La garantía de la pieza es reclamable. **Las fotos del estado del vehículo se quedan en el móvil.** - Captúralas en el expediente al recibirlo → El estado de entrada es demostrable. **Un cliente pide copia de todo lo hecho a su coche.** - Consulta el expediente completo → La entrega se prepara en minutos. --- --- id: KB-CS-033 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/hoteles-y-restauracion idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: servicios audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-014, KB-CR-012] citadoPor: [KB-AL-020] --- # Hoteles y restauración _Plantilla que rota, proveedores que entran a diario y una inspección que puede llegar cualquier mañana._ **Responde a:** documentación de personal en hostelería · control de proveedores en un restaurante · papeleo de un hotel inspección · altas de temporada en hostelería La hostelería junta tres cosas que por separado ya cuestan: rotación alta de personal, muchos proveedores que entran físicamente cada semana y unas obligaciones de higiene y seguridad que se comprueban sin avisar. ## Los tres frentes | Frente | Lo que se acumula | Dónde se rompe | | --- | --- | --- | | Personal | Contratos, formación de manipulador, entrega de uniforme | Altas de temporada firmadas semanas después | | Proveedores | Registro sanitario, albaranes, certificados | Llegan en papel con la mercancía y se pierden | | Instalación | Revisiones de extinción, cámaras, control de plagas | Vencen sin que nadie lo vea hasta la inspección | > [!IMPORTANT] > El tercer frente es el que más multa y el más fácil de resolver: son cuatro o cinco documentos con caducidad anual. Con aviso automático, deja de ser un problema para siempre. ## Qué se resuelve en una semana 1. **Un expediente por local** — Con las revisiones, sus fechas y quién las organiza. 2. **Alta de personal firmada antes del primer turno** — Desde el móvil, la víspera. Es lo que evita el papel que vuelve en tres semanas. 3. **Documentación de proveedores pedida una vez al año** — Con renovación automática, no albarán a albarán. 4. **Y las fotos y partes del día, en el expediente** — Temperaturas, incidencias, limpiezas. Donde se puedan encontrar por fecha. > [!WARNING] > El punto ciego típico es el proveedor que entra todos los martes desde hace ocho años. Nadie recuerda cuándo se le pidió documentación por última vez, y es justo el que la inspección elige para preguntar. ## La mañana de la inspección **En corto** - Quién trabajaba ese día y qué formación acreditaba. - De dónde vino un producto concreto. - Las últimas revisiones de instalación, con fecha. - Y los registros de control del último mes. Las cuatro se responden desde el móvil si están en el expediente del local. Buscarlas en una carpeta de la oficina, con el inspector delante, es la diferencia entre un trámite y un acta. > [!NOTE] > Vale igual para una cadena con veinte locales: cada local su expediente, y una vista del conjunto para saber qué vence dónde. La estructura es la misma; lo que cambia es quién mira el resumen. **¿Y los extras de un evento puntual?** Misma alta, más rápida: es el caso donde más se firma tarde. **¿Sirve para franquicias?** Sí, normalmente con un expediente por local y acceso de la central. **¿Qué pasa con los albaranes en papel?** Foto al recibirlos; lo importante es que no acaben en una carpeta que nadie abre. ## Ejemplos **Un hotel recibe una inspección y tarda dos horas en encontrar las revisiones de instalación.** - Monta el expediente del local con las revisiones y sus vencimientos - Firma las altas de temporada la víspera → La siguiente inspección se responde desde el móvil, con todo fechado. **Llega una inspección en pleno servicio de comidas y los papeles están en el despacho, arriba.** - Mantén el expediente accesible desde el móvil - Ten localizado qué se pide habitualmente - Deja escrito quién atiende si no está el responsable → Se enseña sin parar la cocina y la visita se resuelve en minutos. **Un proveedor pequeño nunca manda su ficha técnica.** - Pide poco y con un sitio fácil donde subirlo → La ficha llega sin insistir. **Entra personal de temporada cada verano.** - Comprueba por persona qué falta antes de que empiece → El alta se resuelve antes del primer turno. **Cada local guarda sus papeles por su cuenta.** - Reúne la documentación en un único sitio → La respuesta no depende de qué local pregunten. **Un documento caduca y se descubre en la visita.** - Registra vencimientos con aviso → El aviso llega antes que el inspector. **Se cambia de proveedor y nadie revisa su documentación.** - Lanza el alta al primer pedido → Ningún proveedor entra sin expediente. **Un cliente pregunta por alérgenos y nadie encuentra la ficha.** - Consulta la ficha del producto en el momento → La respuesta llega en la mesa y no al día siguiente. --- --- id: KB-CS-034 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/administracion-de-fincas-y-comunidades idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: inmobiliario audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-011, KB-CN-003, KB-CS-036] citadoPor: [KB-LE-017] --- # Administración de fincas y comunidades _Muchas comunidades, muchos proveedores y propietarios que piden ver cosas._ **Responde a:** documentación de una comunidad de propietarios · administrador de fincas papeleo · actas y acuerdos de comunidad · proveedores de una comunidad seguros Un administrador de fincas lleva decenas de comunidades a la vez, cada una con sus proveedores, sus actas, sus revisiones obligatorias y sus propietarios preguntando. Es el mismo trabajo repetido muchas veces, con la particularidad de que cada comunidad es un cliente distinto y no puede ver lo de las demás. ## Lo que se acumula por comunidad | Bloque | Qué incluye | Quién lo pide | | --- | --- | --- | | Actas y acuerdos | Juntas, votaciones, derramas aprobadas | Propietarios, y a veces un juzgado | | Proveedores | Mantenimiento, limpieza, ascensores, seguros | La propia comunidad y las aseguradoras | | Revisiones obligatorias | Ascensores, extinción, legionela, ITE | Inspección y compañía de seguros | | Incidencias | Averías, siniestros, obras | Propietarios y peritos | > [!IMPORTANT] > El tercer bloque es el que genera responsabilidad para el administrador. Una revisión obligatoria vencida en una comunidad que gestionáis es un problema vuestro además de suyo, y el aviso con margen es la única forma realista de controlarlo en veinte comunidades a la vez. ## Lo que resuelve más 1. **Un expediente por comunidad, separado de verdad** — Cada una es un cliente: lo de una no se ve desde otra. 2. **Vencimientos por comunidad con responsable** — Ascensores, seguros, revisiones. Es donde está el riesgo. 3. **Documentación de proveedores pedida y renovada sola** — Seguros y certificados, una vez al año y con insistencia automática. 4. **Y lo que el propietario puede consultar, accesible** — Reduce llamadas y correos más que cualquier otra cosa. > [!WARNING] > Cuidado con las actas: son el documento que más se pide años después y el que peor se conserva, porque circula en papel y por correo. Un acta firmada y guardada en el expediente de la comunidad se encuentra en segundos; buscarla en un archivo de hace seis años, no. ## Cuando cambia el administrador **En corto** - La documentación es de la comunidad, no vuestra. - La entrega ordenada al siguiente es una obligación y una carta de presentación. - Y poder exportar el expediente completo evita la discusión de qué se entregó. Ese último punto es también un argumento comercial: llegar a una comunidad nueva y encontrar un archivo ordenado que se puede exportar dice mucho del anterior, para bien o para mal. > [!NOTE] > El patrón es idéntico al de una consultora que lleva cumplimiento de varios clientes: muchos expedientes iguales, separados, con calendario propio y con parte visible para el cliente. **¿Pueden los propietarios ver todo?** Lo que decida la comunidad; lo habitual es lo suyo y lo común, no los datos de terceros. **¿Y las derramas y los pagos?** Esos van en vuestro sistema de gestión; aquí vive la documentación y su prueba. **¿Sirve para una sola comunidad grande?** Sí, aunque el mayor ahorro aparece cuando son muchas. ## Ejemplos **Un administrador gestiona veintidós comunidades y controla las revisiones en una hoja.** - Monta expediente por comunidad con vencimientos y responsable - Pide la documentación de proveedores una vez al año, con renovación automática → Deja de descubrir revisiones vencidas cuando llega la inspección o el siniestro. **Un administrador de fincas lleva cuarenta comunidades y un propietario pide ver el contrato del ascensor de la suya.** - Organiza un expediente por comunidad - Da acceso de lectura a lo que corresponde a cada una - Registra qué se compartió y con quién → El propietario ve lo suyo sin que nadie pare a buscarlo y sin acceder a otras comunidades. **Un proveedor trabaja en varias comunidades y su documentación se pide cuatro veces.** - Mantén su expediente una vez y asócialo a cada comunidad → El proveedor entrega una vez y sirve para todas. **Un seguro caduca en una comunidad y nadie lo nota.** - Registra vencimientos por comunidad → El aviso llega antes de la junta. **Se convoca una junta y falta documentación.** - Consulta qué falta con antelación → La junta se celebra con todo encima de la mesa. **Un propietario pide justificar un gasto de hace dos años.** - Consulta el expediente de esa comunidad → Se contesta sin buscar en archivadores. **Cambia el presidente y se pierde el contexto.** - Mantén el expediente al margen de las personas → El relevo no reinicia el trabajo. **Se comparte con un propietario información de otra comunidad.** - Comprueba el alcance antes de compartir → No se cruza información. --- --- id: KB-CS-035 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/empresas-de-servicios-y-mantenimiento idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: servicios audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-014, KB-CL-008, KB-CS-043] citadoPor: [KB-CL-014, KB-CN-015, KB-CS-041, KB-CS-044] --- # Empresas de servicios y mantenimiento _Técnicos en la calle, partes de trabajo y clientes que preguntan qué se hizo el mes pasado._ **Responde a:** partes de trabajo de técnicos · empresa de mantenimiento documentación · justificar el servicio prestado al cliente · contratos de mantenimiento y visitas Una empresa de mantenimiento vende algo difícil de enseñar: visitas que ocurrieron, revisiones que se hicieron y averías que no llegaron a pasar. Toda su documentación existe para demostrar un trabajo que, cuando se hace bien, es invisible. ## Los tres momentos que hay que registrar | Momento | Qué se registra | Para qué sirve | | --- | --- | --- | | La visita | Quién fue, cuándo, qué hizo | Justificar el contrato y facturar sin discusión | | Lo que se encontró | Estado, mediciones, fotos | Recomendar y, si pasa algo, demostrar que se avisó | | Lo que se recomendó | Con fecha y respuesta del cliente | Es lo que os protege cuando el cliente no hizo caso | > [!IMPORTANT] > El tercero es el que más veces salva a una empresa de servicios. Si recomendasteis sustituir una pieza y el cliente decidió esperar, esa recomendación con fecha es la diferencia entre una avería suya y una responsabilidad vuestra. ## Cómo se hace desde la calle 1. **Parte firmado en el momento, en el móvil** — Con el cliente delante. El papel que se firma y se lleva en la furgoneta se pierde o llega ilegible. 2. **Fotos del antes y del después** — Enlazadas al equipo y a la visita, no sueltas en la galería. 3. **Recomendaciones escritas ahí mismo** — Aunque sea una línea. La conversación verbal no queda. 4. **Y el material empleado, anotado** — Es lo que evita las discusiones de factura al final del mes. > [!WARNING] > El error que más dinero cuesta es el parte que se rellena por la noche o al día siguiente «con lo que recuerde». Se pierden mediciones, se olvidan recomendaciones y, si hay reclamación, la fecha del parte no coincide con la de la visita. ## Lo que pide el cliente **En corto** - Cuántas visitas se hicieron y cuándo. - Qué se hizo en cada una. - Qué está pendiente por decisión suya. - Y el histórico por equipo, no por fecha. La última es la que más valoran y la que menos empresas pueden dar: cuando un cliente pregunta por una máquina concreta, quiere su historia completa, no la lista de visitas del mes. > [!NOTE] > Sirve igual para mantenimiento de instalaciones, informática, jardinería, limpieza técnica y servicios a comunidades: el patrón es visita, hallazgo y recomendación, con el equipo o el emplazamiento como hilo. **¿Y si el cliente no quiere firmar el parte?** Se registra igual, con la circunstancia anotada; es mejor que nada. **¿Sirve sin cobertura en el sitio?** Se rellena y se sincroniza al salir; lo importante es no dejarlo para la oficina. **¿Se puede dar acceso al cliente a su histórico?** Sí, y reduce muchísimo las llamadas de «¿cuándo vinisteis?». ## Ejemplos **Una empresa de mantenimiento rellena los partes por la noche y discute facturas cada mes.** - Firma el parte en el móvil con el cliente delante - Anota recomendaciones y material en el momento → Las facturas dejan de discutirse y una recomendación fechada evita una reclamación por una avería. **Un técnico termina un servicio en casa de un cliente y el parte llega a oficina cuatro días después.** - Captura el parte en el propio servicio - Hazlo firmar al cliente allí mismo - Deja que llegue al expediente al terminar → La factura sale el mismo día y el cliente no discute qué se hizo. **El cliente pregunta qué se hizo el mes pasado.** - Consulta el histórico de esa instalación → Se contesta sin llamar al técnico. **Un técnico se queda en la puerta por su documentación.** - Comprueba por persona antes de asignar el servicio → El servicio no sale con un hueco. **Cinco clientes piden los mismos documentos en cinco portales.** - Mantén un único original al día → Se responde a los cinco sin rehacer el trabajo. **Se sube un equipo a la instalación y su documentación está en otro sitio.** - Guárdala junto al equipo → Lo que viaja se encuentra donde está. **Las fotos del trabajo se quedan en el móvil del técnico.** - Súbelas al expediente en el momento → La evidencia sobrevive al teléfono. **Un cliente reclama por un trabajo de hace un año.** - Consulta el expediente con su histórico → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-CS-036 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/cooperativas-agrarias idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: agroganadero audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-025, KB-AL-008] citadoPor: [KB-CS-034] --- # Cooperativas agrarias _Muchos socios que aportan, una sola marca que responde, y una campaña en la que todo pasa a la vez._ **Responde a:** documentación de socios de una cooperativa · trazabilidad de aportaciones de socios · cooperativa agraria papeleo campaña · certificaciones de los socios Una cooperativa tiene una estructura documental que no se parece a la de una empresa normal: quien aporta el producto son decenas o cientos de socios, cada uno con su explotación y su documentación, y quien responde ante el cliente y ante una inspección es la cooperativa. ## Las tres capas que hay que sostener | Capa | De quién es | Qué se pide | | --- | --- | --- | | La explotación de cada socio | Del socio | Identificación, tratamientos, certificaciones si aplican | | La entrada en la cooperativa | De la cooperativa | Qué aportó cada socio, cuándo y qué se le hizo | | El producto que sale | De la cooperativa | Qué lote lleva qué aportaciones y a dónde fue | > [!IMPORTANT] > La capa del medio es la que las une y la que decide si la cooperativa puede responder. Si las entradas se registran solo para liquidar al socio —peso y calidad para pagarle—, sirve para la cuenta y no para la trazabilidad: falta el enlace entre esa entrada y el lote de salida donde acabó. ## El problema propio de la campaña > [!WARNING] > Todo llega a la vez y de gente que no trabaja en la cooperativa. Pedirle a un socio en plena recolección que aporte un certificado es la peor combinación posible de momento y destinatario. **La documentación de socios se renueva fuera de campaña**, con meses de margen, y en campaña solo se comprueba que está — si se deja para cuando llega el remolque, no llega. ## Lo que funciona con socios 1. **Petición anual, sencilla y por móvil** — La mayoría no va a entrar en ningún sistema: aportan desde el enlace y ya. 2. **Con recordatorios espaciados y en su idioma habitual** — Y con nombres de documentos que reconozcan, no con jerga administrativa. 3. **Comprobación antes de abrir campaña** — Y una lista clara de quién está al día y quién no. 4. **Y una decisión escrita para quien no lo esté** — Se le recibe igual, se le separa el producto o no se le recibe. Las tres son opciones, decidirlo en el momento no lo es. ## Lo que piden los clientes de la cooperativa **En corto** - Trazabilidad hasta la explotación, no hasta la cooperativa. - Que las certificaciones de los socios estén vigentes en la fecha de la aportación. - Y un simulacro: eligen un lote de salida y quieren llegar a las parcelas. Ese simulacro es la prueba real del sistema, y se responde en minutos o en días según lo que se registrase en la báscula durante la campaña. > [!NOTE] > Qué documentación debe tener cada socio y qué debe conservar la cooperativa depende del producto, del esquema de certificación y de la comunidad, y se actualiza. **Eso se confirma con vuestro técnico o con la certificadora**; aquí se describe cómo organizar la recogida para que en campaña no haya que perseguir a nadie. **¿Y los socios que no usan móvil?** Se recoge en papel y lo sube quien atiende en la cooperativa: lo importante es que quede enlazado al socio. **¿Hay que guardar la documentación de socios que se van?** Sí, por el periodo que corresponda a lo que aportaron mientras estuvieron. **¿Se puede dar acceso al técnico de campo?** Sí, acotado; suele ser quien más rápido detecta lo que falta. ## Ejemplos **Una cooperativa pide los certificados a los socios cuando ya ha empezado la recolección.** - Traslada la campaña de documentación a los meses previos - Comprueba antes de abrir y decide por escrito qué hacer con quien no esté al día → En campaña solo se recibe producto, y el simulacro de trazabilidad del cliente se responde en minutos. **Una cooperativa con trescientos socios empieza campaña y no sabe cuáles tienen el cuaderno al día.** - Consulta el estado de todos antes de la primera entrega - Pide y recuerda de forma automática a los que faltan - Bloquea la entrada solo a quien de verdad no puede entregar → La campaña arranca con la mayoría al día y la excepción se gestiona con nombre y apellidos. **Un socio entrega y su documentación caducó en marzo.** - Registra vencimientos por socio → El aviso llega antes de la recogida. **Un cliente pide justificar el origen de una partida.** - Consulta qué socios compusieron ese lote → Se contesta por partida. **Los cuadernos llegan en papel y en cinco formatos.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido es comparable. **Perseguir a trescientos socios ocupa a dos personas.** - Deja que el recordatorio salga solo → Las dos personas revisan en lugar de insistir. **Un socio pequeño no usa el correo.** - Mándale el enlace por el canal que sí usa → Entrega igual y queda registrado. **Se mezclan entregas de socios con y sin certificación.** - Registra qué entró en cada lote → Se puede decir qué salió de dónde. --- --- id: KB-CS-037 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/autoconsumo-y-pequenas-instalaciones idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: renovables audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-029, KB-CN-012] citadoPor: [KB-CS-040] --- # Autoconsumo y pequeñas instalaciones _La instalación se monta en días y la documentación acompaña al edificio durante veinte años._ **Responde a:** documentación de una instalación de autoconsumo · legalización de placas solares papeles · certificado de instalación fotovoltaica · qué guardar de una instalación solar Una instalación de autoconsumo es un proyecto corto con consecuencias largas: se monta en unos días, y la documentación que genera hace falta cada vez que se vende el edificio, se reclama una garantía, se contrata un mantenimiento o cambia el titular del suministro. ## Lo que queda cuando el instalador se va | Documento | Para qué sirve después | Quién lo tiene si no lo pedís | | --- | --- | --- | | Certificado de la instalación | Acredita que se hizo y con qué características | El instalador, y solo él | | Documentación de legalización | Justifica la instalación ante quien corresponda | Repartido entre instalador y gestor | | Fichas y garantías de los equipos | Reclamar cuando algo falla en garantía | El instalador, o el fabricante | | Fotos del montaje | Ver qué hay bajo lo que ya no se ve | Nadie, salvo que alguien las hiciera | > [!IMPORTANT] > La cuarta fila parece prescindible y es la que más se agradece a los cinco años. Una vez montado, buena parte de la instalación deja de ser accesible: las canalizaciones, las fijaciones, lo que hay detrás de un panel. **Media docena de fotos del montaje valen más que el doble de páginas de memoria técnica** cuando hay que reparar o ampliar. ## Lo que conviene exigir antes de pagar la última factura 1. **El certificado y la documentación de legalización, completos** — Es la única palanca: después de cobrar, la prioridad del instalador es otra. 2. **Las garantías con su fecha de inicio** — Que suele ser la puesta en marcha, no la compra del equipo. 3. **El esquema de lo instalado y las fotos** — Pedidlas expresamente: casi ningún instalador las entrega si no se piden. 4. **Y quién mantiene y cada cuánto** — Aunque decidáis no contratarlo: saber qué habría que revisar ya es útil. > [!WARNING] > El detalle que aparece al vender o alquilar el edificio: **la instalación forma parte del inmueble y su documentación se transmite con él**. Un comprador o su banco pueden pedirla, y no tenerla puede complicar o retrasar la operación por un motivo que nadie asocia con unas placas montadas hace seis años. Es el mismo argumento que el libro del edificio, aplicado a algo que se instaló después. ## Durante la vida de la instalación **En corto** - Cada revisión o intervención, al mismo expediente. - Las incidencias con fecha, que es lo que sostiene una reclamación en garantía. - Y los cambios de titularidad del suministro, si los hay. > [!NOTE] > Qué trámites, certificados y comunicaciones exige cada instalación dependen de la potencia, del tipo y de la comunidad, y se actualizan. **Eso lo confirma vuestro instalador o vuestro técnico**; aquí se describe qué documentación conviene reunir y conservar sea cual sea el trámite que os aplique. **¿Y si la instaló el anterior propietario?** Pedid lo que exista al comprar: reconstruirlo después es caro y a veces imposible. **¿Sirve la factura como acreditación?** Como gasto sí; como acreditación de la instalación, no. **¿Hace falta para una instalación pequeña?** El volumen de papel es menor, pero el problema al venderla es idéntico. ## Ejemplos **Una empresa vende una nave y el comprador pide la documentación de las placas.** - Al instalar la siguiente, exige certificado, legalización y fotos antes de pagar la última factura → La documentación viaja con el inmueble y la operación no se frena por un papel de hace años. **Una instaladora de autoconsumo entrega treinta instalaciones al año y cada expediente de legalización se arma desde cero.** - Guarda el proceso completo como plantilla - Lanza la petición de lo que depende del cliente el primer día - Consulta qué falta por instalación antes de tramitar → La instalación treinta y uno se tramita en una fracción del tiempo de la primera. **Falta un documento del cliente y el trámite se para.** - Pide lo que depende de él al firmar el contrato → La espera corre en paralelo a la obra. **El cliente pide la documentación años después para una subvención.** - Conserva el expediente completo con su fecha → La petición se atiende sin reconstruir. **Se sustituye un componente y la documentación sigue igual.** - Actualiza el expediente con cada cambio → El papel describe lo instalado. **Las fotos de la instalación se quedan en el móvil.** - Súbelas al expediente en el momento → La evidencia sobrevive al teléfono. **Un mantenimiento posterior no sabe qué se instaló.** - Guarda el expediente junto a la instalación → Quien mantiene encuentra lo que se puso. **Cada técnico documenta de forma distinta.** - Usa la misma plantilla para todos → Los expedientes son comparables. --- --- id: KB-CS-038 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/una-tienda-de-alimentacion-que-ademas-elabora idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: alimentacion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AL-013, KB-AL-007] citadoPor: [KB-CS-043] --- # Una tienda de alimentación que además elabora _Vender lo que compráis y vender lo que preparáis vosotros no son la misma actividad, aunque pasen en el mismo local._ **Responde a:** tienda que vende y elabora documentación · hago platos para llevar en mi tienda · qué papeles necesito si elaboro y vendo · obrador dentro de una tienda Una carnicería que hace hamburguesas, una frutería con zumos, un ultramarinos con platos para llevar, una panadería que además revende. Es el modelo más extendido y también el que más confusión genera, porque en el mismo local conviven dos actividades que documentalmente no se parecen. ## Qué cambia según lo que hagáis con el producto | Qué hacéis | De qué respondéis | Qué documentación arrastra | | --- | --- | --- | | Vender tal cual lo que compráis | De conservarlo y venderlo bien | La de vuestros proveedores, y el control de recepción | | Trocear, envasar o mezclar | De lo que sale de vuestras manos | Además, lo que hacéis y con qué | | Elaborar un producto nuevo | Del producto entero | Ingredientes, proceso, alérgenos y lo que declaráis | | Servir para consumir allí | De lo servido en ese momento | Y de informar de lo que lleva a quien pregunta | > [!IMPORTANT] > El salto de la primera fila a las siguientes se cruza sin darse cuenta: **el día que abrís un envase y hacéis algo con lo de dentro, dejáis de ser quien revende y pasáis a ser quien elabora**. Esa bandeja de carne adobada o ese zumo exprimido ya no llevan la etiqueta de vuestro proveedor: llevan la vuestra, y de lo que dice respondéis vosotros. No es un trámite nuevo, es un cambio de papel que ocurre en la misma jornada de trabajo. ## Lo mínimo que hay que poder enseñar 1. **De lo que compráis: quién os lo vendió y cuándo entró** — Albarán y lote. Es lo que permite mirar hacia atrás si hay un problema. 2. **De lo que elaboráis: qué lleva cada cosa** — Con los alérgenos identificados, que es lo primero que os van a preguntar. 3. **Lo que hacéis para que salga bien** — Limpieza, temperaturas, control de lo que entra: vuestros propios registros. 4. **Y la formación de quien manipula** — Se pide siempre y casi siempre está caducada. > [!WARNING] > Lo que más incidencias provoca en tienda no es la elaboración: es **la etiqueta de lo que se envasa para vender**. Cuando preparáis bandejas y las ponéis en el mostrador con su precio, ese envase tiene que decir lo que lleva. Es el punto donde una tienda pequeña, que hace las cosas bien, se lleva un aviso — no por cómo elabora, sino por lo que no pone en la etiqueta que ella misma imprimió. ## Si además vendéis a otros negocios **En corto** - Vender a un restaurante o a otra tienda no es lo mismo que vender al público. - Ahí os convertís en proveedor, y os pedirán la documentación que vosotros pedís a los vuestros. - Y ese cliente puede exigir fichas de producto que hasta entonces no habíais necesitado. > [!NOTE] > Qué registros son obligatorios, qué información debe figurar en cada etiqueta y qué requisitos tiene elaborar en el mismo local donde se vende dependen de la normativa alimentaria y de vuestra comunidad. **Eso lo confirma vuestro asesor o el técnico de sanidad que os corresponda**; aquí se explica dónde está la frontera entre revender y elaborar, que es la que ordena todo lo demás. **¿Elaborar poco cuenta igual?** La cantidad no cambia el papel: si sale de vuestras manos, es vuestro. **¿Vale la ficha del proveedor para lo que yo preparo?** Para el ingrediente sí; para vuestro producto, no: ese lo definís vosotros. **¿Y si solo troceo?** Trocear ya es manipular, y arrastra sus propios registros. ## Ejemplos **Una carnicería empieza a vender bandejas preparadas con su propia etiqueta.** - Define qué lleva cada preparación con sus alérgenos antes de ponerla en el mostrador → La etiqueta que imprimen dice lo que tiene que decir, y el aviso no llega por ahí. **Una tienda que además elabora recibe una inspección y no distingue lo que compra de lo que hace.** - Separa el expediente de proveedores del de elaboración - Registra qué entra en cada elaboración - Ten los dos accesibles desde el mostrador → Se contesta por lo que se vende, sea comprado o elaborado, sin salir del local. **Se elabora con una materia prima cuya ficha caducó.** - Registra vencimientos por referencia → El aviso llega antes de elaborar con ella. **Un cliente pregunta por los alérgenos de un producto elaborado.** - Deriva la información de los ingredientes registrados → La respuesta llega en el mostrador. **Se cambia un ingrediente y la etiqueta sigue igual.** - Revisa qué elaboraciones lo llevan → La etiqueta sigue diciendo la verdad. **Hay que acotar un problema de un ingrediente.** - Consulta qué elaboraciones lo usaron → El alcance se reduce a lo que afecta. **Los proveedores pequeños no mandan sus fichas.** - Pide poco y con un sitio fácil donde subirlo → La ficha llega sin insistir. **La documentación está en una carpeta en la trastienda.** - Captúrala y guárdala en el expediente → Se enseña desde el mostrador. --- --- id: KB-CS-039 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/un-instalador-que-trabaja-para-varias-constructoras idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: construccion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-001, KB-CS-006] citadoPor: [KB-CS-041] --- # Un instalador que trabaja para varias constructoras _Los mismos documentos, pedidos por cinco clientes distintos, en cinco portales distintos y con cinco formatos distintos._ **Responde a:** subir documentación a varios portales de constructoras · me piden lo mismo en cada obra · documentación de subcontrata para acceder a obra · no me dejan entrar en obra por un papel Si sois la empresa que entra en obra, vivís esto todas las semanas: cada constructora tiene su portal, su listado y su criterio, y os piden lo mismo con otro nombre. La tentación es tratar cada cliente como un mundo aparte. Es exactamente lo que hace que un día un operario se quede en la puerta. ## Qué es común y qué es de cada cliente | Documento | ¿Cambia por cliente? | Dónde debe vivir | | --- | --- | --- | | Los de la empresa: seguro, seguridad social, prevención | No, es el mismo papel | Uno solo, y desde ahí se copia a cada portal | | Los de cada trabajador | No, pero se piden por obra | Por persona, con sus vencimientos | | Los de la maquinaria | No, se pide por equipo | Por equipo, con su número de serie | | Formularios propios de la constructora | Sí, y ahí no hay atajo | Con el expediente de esa obra | > [!IMPORTANT] > El error caro es tener la documentación **por cliente en vez de por elemento**. Cuando el seguro se renueva, quien la guarda por cliente tiene que acordarse de actualizarlo en cinco sitios, y siempre queda uno sin tocar — normalmente el de la obra donde entráis la semana siguiente. Guardado por elemento, el seguro es uno, y lo que cambia es a qué portales se sube. Lo primero es imposible de mantener; lo segundo es media hora al mes. ## Cómo se organiza el trabajo real 1. **Un expediente de empresa, con vencimientos avisando** — Es la carpeta que se copia entera a cada portal nuevo. 2. **Un expediente por trabajador y otro por máquina** — Con formación, reconocimiento y revisiones, cada uno con su fecha. 3. **Y una lista por obra de lo que pidió esa constructora** — Porque a la siguiente obra de ese cliente pedirán lo mismo. 4. **Con la fecha en que se subió a cada portal** — Es lo que salva la discusión de «no lo hemos recibido». > [!WARNING] > Lo que más días de trabajo cuesta y nadie prevé: **la validación de cada portal tarda**. Aunque subáis todo correcto, alguien al otro lado tiene que darlo por bueno, y eso puede llevar días — no minutos. Si el operario entra el lunes, la documentación no se sube el viernes. Y si un documento se rechaza por un detalle de formato, el reloj vuelve a empezar. Ese margen es la diferencia entre entrar en obra y perder una jornada de cuadrilla. ## Cuando os cambian el criterio a mitad **En corto** - Pedid por escrito qué falta exactamente: «documentación incompleta» no es una respuesta. - Guardad lo que os rechazaron y por qué: se repite en la siguiente obra. - Y si un cliente exige algo que nadie más pide, tratadlo como suyo, no como norma general. > [!NOTE] > Qué documentación es exigible para acceder a una obra, y qué obligaciones tiene cada empresa en materia de prevención y coordinación de actividades, depende de la normativa aplicable y del tipo de obra. **Eso lo concreta vuestro servicio de prevención o vuestro asesor**; aquí se trata de no tener cinco copias del mismo papel envejeciendo a distinta velocidad. **¿Puedo subir lo mismo a todos los portales?** Casi siempre sí; lo que cambia son sus formularios propios. **¿Y si un cliente pide un documento que no existe?** Preguntad qué quiere demostrar con él: suele valer otro que ya tenéis. **¿Merece la pena guardar lo que subí?** Sí: la mitad de las discusiones son sobre si se envió o no. ## Ejemplos **Un instalador renueva su seguro y una constructora le impide el acceso por tener la póliza vieja.** - Guarda el seguro una sola vez por elemento y anota a qué portales hay que subirlo → La renovación se propaga en una tarde, en vez de descubrirse en la puerta de la obra. **Un instalador trabaja para cinco constructoras y sube los mismos seis documentos a cinco portales distintos.** - Mantén un único expediente propio al día - Sube a cada portal desde ahí - Registra qué se subió a cada uno y cuándo → La renovación se hace una vez y se replica: cinco portales dejan de significar cinco trabajos. **Se renueva un seguro y solo se actualiza en tres portales.** - Consulta a qué constructoras hay que replicarlo → Ninguna se queda con la versión vieja. **Un técnico se queda en la puerta de una obra.** - Comprueba por persona antes de asignarlo → El servicio no sale con un hueco. **Cada constructora pide el mismo documento con otro nombre.** - Guarda el original y adapta al subir → El trabajo de fondo se hace una vez. **Un portal rechaza el documento sin decir por qué.** - Pregunta el motivo concreto antes de resubir → El segundo intento va dirigido. **Nadie sabe qué caduca en qué portal.** - Registra los vencimientos en el expediente propio → Un aviso cubre todos los portales. **Se sube un equipo a obra y falta su documentación.** - Guárdala junto al equipo → La máquina no se queda en el muelle. --- --- id: KB-CS-040 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/quien-puede-estar-con-los-menores idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: educacion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-013, KB-CF-017, KB-CS-037] citadoPor: [KB-CS-042] --- # Quién puede estar con los menores _El papel no es lo difícil: lo difícil es que quien empieza el lunes lo tenga el viernes anterior._ **Responde a:** certificado para trabajar con menores · documentacion monitores extraescolares · que papeles pido a un entrenador · control de personal que trata con ninos Un colegio, un club deportivo, una academia, la empresa que organiza los campamentos de verano. En los cuatro se repite la misma figura: personas que entran a trabajar con niños —monitores, entrenadores, el refuerzo de una tarde, quien viene a dar un taller— y a las que hay que pedirles un documento antes de que empiecen. Pedirlo es fácil. Tenerlo a tiempo, no. ## Los cuatro grupos que siempre se cuelan | Quién | Por qué se cuela | Qué suele pasar | | --- | --- | --- | | El personal fijo | Se pidió al entrar, hace años | Nadie vuelve a mirar si sigue en regla | | El que sustituye una semana | Entra con prisa y se va antes de que dé tiempo | Es el caso más frecuente, con diferencia | | Voluntarios y familias que ayudan | No cobran, así que no se tratan como personal | Están con los niños exactamente igual | | La empresa que os presta el servicio | Se da por hecho que ya lo controla ella | A quien preguntan es a vosotros | > [!IMPORTANT] > De ahí sale la única regla que no admite excepción: **el documento se pide antes de que la persona empiece, no el día que alguien pregunta**. Cuando llega la pregunta —una familia, una inspección, un seguro— ya no hay margen: o consta que se comprobó y cuándo, o no consta. Y no basta con haberlo visto una vez: un certificado describe una situación en una fecha, así que un papel de hace cuatro años dice lo que pasaba hace cuatro años. ## Cómo se monta para que no dependa de que alguien se acuerde 1. **Una lista de quién trata con menores** — Se actualiza al dar de alta a alguien, no en septiembre. 2. **La petición sale sola con el alta** — Si depende de que alguien la escriba, se olvidará en la primera semana cargada. 3. **Con fecha de vigencia y aviso antes** — Un documento sin fecha de revisión es un documento que caduca en silencio. 4. **Y quien no lo tiene, no entra al cuadrante** — Es la única parte que hace que el resto se cumpla. > [!WARNING] > La trampa más cara es la de la contrata: **el club que subcontrata las extraescolares y da por hecho que la empresa ya lo controla**. Puede que lo controle, pero quien tiene a los niños delante sois vosotros y la pregunta os llegará a vosotros. Lo que hay que pedir no es una declaración genérica de que «todo su personal está en regla», sino la lista de personas concretas que van a venir y su documentación una por una — y volver a pedirla cuando cambien a alguien a mitad de curso, que es cuando se rompe. ## Qué guardar, y qué no **En corto** - Guardad la constancia de que se pidió y de que estaba en regla, con fecha. - No acumuléis datos personales de más: cuantos menos tengáis, menos tenéis que proteger. - Limitad quién puede abrir esa carpeta: es de lo más sensible que vais a tener. - Y anotad quién comprobó cada uno, porque «se comprobó» sin nombre no sostiene nada. > [!NOTE] > Qué documento exactamente hay que exigir, a quién alcanza y con qué frecuencia se renueva lo determina la normativa aplicable y el tipo de actividad, y cambia entre un colegio, un club y un campamento. **Eso lo concreta vuestro asesor o vuestra dirección**; aquí se explica por qué conviene tenerlo antes de empezar y cómo evitar que se quede viejo. **¿Vale con que la persona diga que lo tiene?** No: lo que os preguntarán es si lo comprobasteis, y eso necesita constancia. **¿Y un voluntario que viene un día suelto?** Depende de la actividad; la duda se resuelve antes, nunca en la puerta. **¿Cada cuánto se renueva?** No hay una regla que sirva para todos: fijad la vuestra y que el aviso salte solo. ## Ejemplos **Un club contrata monitores para el curso y se acuerda de pedirles el certificado en octubre, cuando ya llevan un mes trabajando.** - Pide el documento al dar de alta a cada monitor, con vigencia y aviso → Nadie entra al cuadrante sin el papel en regla, y la comprobación queda con fecha y con nombre. **Empieza una actividad extraescolar el lunes y el viernes anterior faltan cuatro certificados del monitorado.** - Comprueba por persona qué falta con semanas de antelación - Pide lo que depende del trabajador al contratarlo - Bloquea la asignación de quien no lo tenga → El lunes empiezan solo quienes pueden, y no se descubre el viernes por la tarde. **Un monitor se incorpora a mitad de curso.** - Lanza la comprobación al darle de alta → Nadie empieza sin lo que hace falta. **El certificado caduca en mitad del curso.** - Registra vencimientos por persona → La renovación se hace antes de que afecte. **Un padre pregunta si el monitorado está acreditado.** - Consulta el estado del equipo → La respuesta es concreta y en el momento. **Se contrata a una empresa externa para la actividad.** - Traslada el mismo requisito a la subcontrata → El requisito llega hasta quien está con los menores. **El certificado se guarda en una carpeta con acceso general.** - Limita quién ve lo que contiene datos personales → Lo sensible queda donde debe. **Una inspección pregunta por una fecha concreta.** - Consulta quién estaba acreditado ese día → Se contesta por la fecha de aquel día. --- --- id: KB-CS-041 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/la-empresa-que-entra-a-trabajar-en-un-centro-ajeno idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: servicios audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-035, KB-CS-039, KB-CS-044] citadoPor: [KB-CS-042, KB-CS-043, KB-CN-026] --- # La empresa que entra a trabajar en un centro ajeno _Vuestro trabajo se hace en un sitio que no es vuestro, con gente dentro y con las normas del que abre la puerta. El papel llega antes que el técnico._ **Responde a:** documentacion para entrar a trabajar en otra empresa · que papeles me piden para acceder a un centro · portal de proveedores me rechaza los documentos · mi tecnico no puede entrar por falta de documentacion Limpiáis un hospital, mantenéis las máquinas de una fábrica, servís el comedor de un colegio o revisáis los ascensores de un centro comercial. **El trabajo es vuestro; el sitio, las normas y la puerta, no.** Y esa asimetría convierte un asunto que parecería administrativo —qué papeles tenéis— en la condición para poder facturar el lunes. ## Lo que os piden antes de dejar entrar a nadie | Quién lo pide | Qué pide | Qué pasa si falta | | --- | --- | --- | | El centro | Documentación de la empresa | No se abre la ficha de proveedor | | El centro | Documentación de cada persona que entra | Entra la empresa y no entra el técnico | | El centro | Documentación del equipo que se sube | La máquina se queda en el muelle | | **Su cliente o su auditor** | **Lo mismo, meses después** | **Os lo vuelven a pedir a vosotros** | > [!IMPORTANT] > **La diferencia que casi nadie hace al principio, y que decide si esto se sostiene: hay documentación de EMPRESA, de PERSONA y de EQUIPO, y solo la primera es estable.** La de empresa se renueva una vez al año y vale para todos los centros. La de persona caduca por su cuenta, cambia cada vez que entra alguien nuevo y hay que tenerla lista *antes* de que a esa persona se le asigne el servicio. La de equipo viaja con la máquina, y la máquina cambia de centro sin avisar a nadie. ## Por qué se cae, cuando se cae 1. **El técnico que entra el lunes se decidió el viernes** — El cuadrante manda sobre el archivo, y el archivo se entera después. 2. **Cada centro pide lo mismo con otro nombre y en otro portal** — Cinco clientes, cinco formatos, cinco fechas de renovación distintas. 3. **Lo que caduca no avisa** — Y lo hace en silencio: nadie nota nada hasta que alguien se queda en la puerta. 4. **Quien tiene el papel no es quien lo sube** — El técnico lo lleva en el móvil y la persona que gestiona el portal está en oficina. > [!WARNING] > El fallo más caro de esta posición no es que falte un documento: **es que el servicio se preste igual y el papel llegue después**. El técnico entra porque el vigilante le conoce, hace el trabajo, y semanas más tarde llega una revisión que pregunta con qué cobertura entró ese día. Ahí ya no se puede arreglar hacia atrás. Un documento que se sube con fecha posterior al día que pretende cubrir no cubre ese día, solo demuestra que se sabía. > [!NOTE] > Qué documentación se puede exigir para acceder a un centro, qué obligaciones de coordinación existen entre la empresa titular y las que trabajan allí, y qué formación o vigilancia de la salud aplica a cada puesto **lo concreta vuestro servicio de prevención o vuestro asesor**, y varía por sector y por país. Aquí se explica la parte que decide si podéis responder a tiempo: quién tiene qué, con qué fecha y quién se entera antes de que caduque. **¿Puedo mandar los mismos documentos a todos los clientes?** Los de empresa, normalmente sí. Los de persona dependen de a quién asignéis a cada centro. **¿Y si el centro exige su propio portal?** Seguirá exigiéndolo. Lo que se puede evitar es tener el original en cinco sitios y ninguno al día. **¿Cuánto antes hay que tenerlo?** Antes de que la persona esté en el cuadrante, no antes de que llegue a la puerta. ## Ejemplos **Un técnico se queda en la puerta porque su formación caducó el mes pasado.** - Avisa de lo que caduca con antelación y por persona, no por empresa → La renovación se hace antes de que afecte al cuadrante. **Cinco clientes piden los mismos documentos en cinco portales distintos.** - Mantiene un único original al día y desde ahí se atiende a cada cliente → Se responde a los cinco sin rehacer el trabajo cinco veces. **Entra alguien nuevo al servicio y nadie sabe si tiene lo suyo completo.** - Comprueba por persona qué falta antes de asignarla a un centro → El alta deja de descubrirse en la puerta del cliente. **El centro pregunta meses después con qué cobertura se entró un día concreto.** - Conserva cada documento con su fecha y a quién cubría → La respuesta sale del archivo en vez de reconstruirse. **Se sube una máquina a la instalación y su documentación está en otro sitio.** - Guarda la documentación del equipo junto al equipo, no junto al contrato → Lo que viaja con la máquina se encuentra donde está la máquina. **El técnico tiene el papel en el móvil y quien gestiona el portal no lo ve.** - Recoge el documento desde donde está la persona, sin pasar por oficina → Deja de haber una jornada de retraso entre tener y poder enseñar. --- --- id: KB-CS-042 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/el-centro-que-deja-entrar-a-empresas-de-fuera idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: sanitario audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-041, KB-CS-040] citadoPor: [KB-CS-043, KB-CN-027, KB-CN-033] --- # El centro que deja entrar a empresas de fuera _Cada semana entran ocho empresas a trabajar en vuestras instalaciones. Si alguien pregunta quién estaba el martes, la respuesta tiene que existir ya._ **Responde a:** que documentacion pedir a una empresa externa · control de acceso de proveedores a un centro · como saber si un proveedor esta al dia · auditoria pregunta por empresas externas Un hospital, una residencia, un colegio, una planta o un centro comercial tienen algo en común que no se parece a una obra: **están funcionando**. Dentro hay pacientes, alumnos, residentes, clientes o una línea en marcha, y por encima de eso entran empresas de fuera a limpiar, reparar, servir comidas o revisar instalaciones. Vosotros abrís la puerta, y eso os coloca en una posición concreta: **no hacéis el trabajo y respondéis de haber dejado hacerlo**. ## Las tres preguntas que llegan, y de dónde sale cada respuesta | Pregunta | Quién la hace | Qué la contesta | | --- | --- | --- | | ¿Este proveedor está al día? | Vuestro propio equipo, a diario | La ficha del proveedor, si alguien la mira | | ¿Quién entró el martes? | Una revisión, semanas después | El registro de accesos cruzado con quién estaba autorizado | | ¿Con qué cobertura entró? | Una revisión o un seguro | El documento vigente **ese día**, no el de hoy | | **¿Y el subcontratado del proveedor?** | **Casi siempre, tarde** | **Saber que existía antes de que entrara** | > [!IMPORTANT] > **Pedir la documentación una vez, al dar de alta al proveedor, es exactamente igual que no pedirla.** Lo que hace útil esta posición no es tener una carpeta con lo que os mandaron en enero: es saber, hoy, cuál de esas ocho empresas ha dejado caducar algo. La documentación de proveedor no es un requisito de alta, es un estado que cambia solo — y cambia hacia peor, siempre en silencio. ## Lo que conviene tener resuelto 1. **Qué se pide a cada tipo de proveedor** — No es lo mismo quien limpia por la noche que quien toca una instalación crítica. 2. **Quién autoriza y con qué mirada** — Si autoriza recepción y la carpeta la lleva otro, la puerta gana siempre. 3. **Qué pasa cuando el proveedor manda a alguien nuevo** — Es el caso habitual, no la excepción, y es donde se cuela lo que se cuela. 4. **Y si el proveedor subcontrata** — Decidirlo antes de que pase, porque después ya ha pasado. > [!WARNING] > El punto ciego de esta posición: **el proveedor cumple y su subcontratado no existe para vosotros**. Firmasteis con una empresa, la revisasteis, y el día del trabajo aparece una furgoneta con otro nombre. Si nadie decidió por adelantado si eso se admite y con qué papeles, la decisión la toma quien está en recepción a las siete de la mañana con el trabajo esperando. Nunca sale bien: o entra sin revisar o se para un servicio que hacía falta. > [!NOTE] > Qué documentación podéis exigir, qué obligaciones de coordinación e información recaen sobre el titular del centro y qué pasa con datos personales de trabajadores ajenos que os entregan **depende del sector y lo concreta vuestro asesor o vuestro servicio de prevención**. Aquí se explica la parte organizativa: cómo tenerlo al día y cómo poder contestar por una fecha pasada. **¿Puedo guardar los documentos de trabajadores de otra empresa?** Con criterio y plazo. Eso lo concreta vuestro asesor de protección de datos. **¿Cada cuánto hay que revisarlo?** No hay que revisarlo: hay que enterarse cuando caduca. Es distinto y cuesta mucho menos. **¿Y si el proveedor tarda en mandarlo?** Que la petición y su recordatorio salgan solos evita la conversación entera. ## Ejemplos **Ocho empresas trabajan dentro y nadie sabe cuál ha dejado caducar algo.** - Muestra el estado de cada proveedor y avisa de lo que vence → El seguimiento deja de depender de que alguien abra la carpeta. **Una revisión pregunta quién entró un martes concreto y con qué cobertura.** - Conserva cada documento con su fecha de vigencia → Se contesta por la fecha de aquel día y no por la de hoy. **El proveedor manda a un técnico nuevo el mismo día del servicio.** - Comprueba por persona antes de autorizar la entrada → La alta de alguien nuevo se resuelve antes de la puerta. **Aparece una furgoneta con el nombre de un subcontratado que nadie esperaba.** - Registra qué empresas pueden entrar por cada contrato → Recepción decide con una lista y no con una llamada. **Perseguir a cada proveedor por correo consume una mañana a la semana.** - Pide la documentación y recuerda sola hasta que llega → La mañana se recupera y la respuesta llega igual. **Cada departamento guarda lo de sus proveedores en su propia carpeta.** - Reúne los expedientes de proveedor en un único sitio → La pregunta se contesta una vez y no departamento por departamento. --- --- id: KB-CS-043 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/el-que-gano-el-contrato-y-lo-subcontrata-entero idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: servicios audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-041, KB-CS-042, KB-CS-038] citadoPor: [KB-CS-035] --- # El que ganó el contrato y lo subcontrata entero _Firmasteis vosotros y trabaja otro. Ante el centro sigue habiendo un solo nombre en el contrato, y es el vuestro._ **Responde a:** responsabilidad si subcontrato el servicio · documentacion de mis subcontratas ante el cliente · el cliente pide papeles de una empresa que no es la mia · como controlo lo que hacen mis proveedores Ganáis el contrato de mantenimiento de doce centros y no tenéis doce equipos: tenéis acuerdos con empresas locales que lo prestan. **El cliente no contrató a esas empresas, os contrató a vosotros**, y por tanto todo lo que pregunte lo va a preguntar en vuestro nombre. Esta posición tiene una trampa muy concreta: los papeles que os van a exigir no son vuestros, y aun así respondéis de ellos. ## De qué respondéis según quién mire | Quién mira | Qué ve | A quién se lo reclama | | --- | --- | --- | | El centro | Un proveedor: vosotros | A vosotros | | El subcontratado | Un cliente: vosotros | A vosotros | | Una revisión del centro | La cadena entera | A vosotros, y luego hacia abajo | | **Vuestro seguro** | **Quién hizo el trabajo de verdad** | **A quien pueda demostrarlo** | > [!IMPORTANT] > **Sois la posición que peor información tiene sobre lo que realmente pasa, y la que más rápido tiene que contestar sobre ello.** Quien está en el centro lo ve; el centro lo padece; vosotros os enteráis por un parte que llega el día 5 del mes siguiente, si llega. Cerrar esa distancia no es un asunto de control: es lo único que os permite contestar sin llamar por teléfono a alguien que quizá no coja. ## Lo que hay que montar antes del primer servicio 1. **Qué se exige a cada subcontratado, escrito y por adelantado** — Y no menos de lo que el centro os exige a vosotros, o la diferencia la pagáis vosotros. 2. **Cómo llega lo suyo sin perseguirlo** — Es documentación de terceros, así que hay que pedirla y hay que recordarla. 3. **Qué evidencia deja cada servicio prestado** — El parte, quién lo hizo y cuándo. Si no queda, no ocurrió a efectos de responder. 4. **Qué pasa si un subcontratado subcontrata** — Si no lo decidís vosotros, lo decide él. > [!WARNING] > El error clásico de esta posición es **exigir a la subcontrata menos de lo que el cliente os exige a vosotros**, normalmente porque exigirle todo la haría más cara o más lenta. Esa diferencia no desaparece: se queda en vuestro balance como un hueco que se abre solo el día que alguien pregunta. Y suele descubrirse en el peor momento posible, que es cuando ya ha pasado algo y hay que enseñar los papeles del que estaba allí. > [!NOTE] > Qué responsabilidad asume quien subcontrata frente al cliente y frente a la administración, y qué obligaciones de comprobación tiene sobre sus proveedores, **depende del tipo de contrato y del sector, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica la parte que sí controláis del todo: qué pedís, cómo os llega y qué queda registrado de cada servicio. **¿Puedo pedirle a mi subcontrata lo mismo que me piden a mí?** Es lo recomendable. La diferencia entre lo que os piden y lo que pedís es vuestro riesgo. **¿Tengo que enseñar al cliente los papeles de mi proveedor?** Depende del contrato, pero conviene poder hacerlo aunque no os lo pidan todavía. **¿Y si el subcontratado no me manda nada?** Es el escenario normal. Por eso la petición tiene que insistir sola. ## Ejemplos **El cliente pide la documentación de la empresa que prestó el servicio, que no es la vuestra.** - Guarda el expediente de cada subcontratado junto al contrato al que sirve → Se entrega sin llamar a nadie ni esperar a que conteste. **Cada subcontratado manda lo suyo cuando se acuerda, en el formato que quiere.** - Pide documentos concretos y recuerda hasta que llegan → Lo que llega es comparable entre las doce empresas. **Al subcontratado se le exige menos de lo que el cliente exige a vosotros.** - Deja escrito qué se pide y comprueba que está completo → El hueco se ve antes de que alguien pregunte por él. **El parte del servicio de un centro llega el mes siguiente o no llega.** - Recoge la evidencia del trabajo cuando se hace y donde se hace → El mes se cierra con lo que ocurrió y no con lo que se recuerda. **Un subcontratado subcontrata a su vez y os enteráis después.** - Registra qué empresas están autorizadas por contrato → La cadena deja de crecer sin que nadie lo sepa. **Doce centros, doce empresas y ninguna vista general de quién está al día.** - Muestra el estado de todos los proveedores a la vez → Se actúa sobre los dos que fallan y no sobre los doce. --- --- id: KB-CS-044 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/el-que-descubre-que-sus-datos-no-salen idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: servicios audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-LE-033, KB-CS-035] citadoPor: [KB-CS-041] --- # El que descubre que sus datos no salen _Queréis cambiar de proveedor y resulta que la información es vuestra pero no está a vuestro alcance. Se comprueba al entrar, no al salir._ **Responde a:** como saco mis datos de un proveedor · portabilidad de datos de una herramienta · el proveedor no me da mi informacion · cambiar de software sin perder el historico Lleváis años trabajando con una herramienta y queréis cambiar: por precio, por servicio o porque ya no hace lo que necesitáis. **Entonces descubrís que la información es vuestra en el contrato y no lo es en la práctica**: sale en un formato que no sirve, sale sin contexto, sale a un precio inesperado o, en el peor de los casos, no hay forma prevista de sacarla. ## Los cuatro grados de estar atrapado | Situación | Cómo se descubre | Qué se puede hacer | | --- | --- | --- | | Sale todo y bien | Al pedirlo | Cambiar cuando queráis | | Sale sin estructura | Al abrirlo | Sirve, pero cuesta rehacerlo | | Sale con coste alto | Al pedir presupuesto | Se decide con la calculadora | | **No hay forma prevista** | **Al preguntar** | **Poco, y ahí está el problema** | > [!IMPORTANT] > **El momento de comprobar cómo se sale de una herramienta es antes de entrar, y es la única pregunta del proceso de compra que nadie hace.** Se comparan funciones, precio y soporte; no se compara la salida. Y sin embargo es la que determina si dentro de tres años tendréis una decisión o una situación: cambiar de proveedor cuando los datos salen bien es un proyecto; cuando no salen, simplemente no se cambia, aunque haya motivos de sobra. ## Lo que hay que preguntar y dejar por escrito 1. **En qué formato salen los datos y los documentos** — Y pedid una muestra real, no una respuesta comercial. 2. **Si salen con su contexto o sueltos** — Mil documentos sin saber a qué cliente pertenecen valen poco. 3. **Cuánto cuesta y en cuánto tiempo** — Un plazo largo puede ser tan bloqueante como un precio alto. 4. **Y qué pasa si el proveedor cierra** — Es el caso que nadie pregunta y el que peor termina. > [!WARNING] > Hay una situación peor que la de un proveedor que os lo pone difícil, y es **la del proveedor que desaparece**. No hay negociación posible, no hay a quién reclamar y el plazo lo marca otro. La única protección real es no tener toda la información en un solo sitio del que dependéis: una copia periódica de lo importante, en un formato que se pueda abrir sin ellos, convierte una catástrofe en un contratiempo. Cuesta poco y solo se valora una vez. > [!NOTE] > Qué derechos tenéis sobre la información que un proveedor trata por vuestra cuenta, qué obligaciones de devolución y supresión existen al terminar el contrato y qué hay que pactar **lo determina la normativa aplicable y el contrato, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica lo práctico: qué comprobar antes de entrar y cómo no quedar atrapados por defecto. **¿Cuándo compruebo cómo se sale?** Antes de entrar. Después es una negociación en desventaja. **¿Vale con que el contrato diga que los datos son míos?** Que sean vuestros y que podáis obtenerlos son cosas distintas. **¿Y si el proveedor cierra?** Por eso conviene tener copia periódica de lo importante fuera de allí. ## Ejemplos **Se quiere cambiar de proveedor y los datos no salen usables.** - Permite exportar la documentación con su contexto → El cambio es una decisión y no una imposibilidad. **Los documentos salen sueltos sin saber a qué cliente pertenecen.** - Conserva la relación entre documento y expediente → Lo exportado sigue siendo utilizable. **Un proveedor cierra y hay que recuperar la información deprisa.** - Mantiene una copia de lo importante fuera del proveedor → La caída de un tercero no se lleva el archivo. **Nadie preguntó cómo se salía al contratar.** - Deja pactado y documentado el proceso de salida → La condición existe desde el primer día. **La información está repartida entre varias herramientas.** - Reúne la documentación en un mismo sitio → Se sabe qué hay y dónde está. **Sacar el histórico tiene un coste inesperado.** - Conserva lo esencial de forma continua y accesible → El coste de salir deja de ser una barrera. --- --- id: KB-CS-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/industria-y-fabricacion idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: industrial audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-002, KB-CR-005, KB-CR-001] citadoPor: [KB-CS-010, KB-CS-004] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Industria: control de planta y proveedores con evidencia _Controles de línea con foto y hora, proveedores homologados por riesgo y no conformidades cerradas._ **Responde a:** control de calidad en planta sin papel · documentación de proveedores industriales · trazabilidad de lotes de producción · gestión de no conformidades en fábrica · auditoría IATF ISO documentación En una fábrica todo se controla y casi nada se puede demostrar. Los partes están en papel, las fotos en móviles distintos y la homologación de proveedores en una hoja que mantiene una persona. Funciona hasta la primera reclamación de cliente o la primera auditoría de segunda parte. **En corto** - El control de línea se hace en el móvil, con foto y hora atadas al punto. - Los proveedores se homologan por criticidad, no todos igual. - Las no conformidades tienen responsable y evidencia de cierre. - El dossier para el auditor se exporta en vez de recopilarse. **Homologar por criticidad** — Un proveedor que puede parar la línea necesita otro expediente que uno de consumibles. ## La recepción es donde se ahorra dinero Detectar un problema de materia prima en la recepción cuesta una devolución; detectarlo en la línea cuesta un lote; detectarlo en el cliente cuesta la reclamación y la reputación. Un control de recepción con evidencia mueve el hallazgo al punto donde es más barato. ## Trazabilidad por lote Cuando llega una reclamación, la pregunta es siempre la misma: qué materia prima entró en ese lote, qué controles se hicieron y quién los hizo. Si eso está fechado y con evidencia, la respuesta es de horas. Si está en papel, es de días y con dudas. > [!WARNING] > Digitalizar el checklist copiando los cuarenta puntos del papel es el error clásico: si tarda veinte minutos, se rellena de memoria al final del turno y no sirve como evidencia. ## Preguntas frecuentes **¿Sirve para una auditoría IATF o ISO?** Para la parte documental sí: evidencias fechadas, control de proveedores y seguimiento de acciones correctivas con su cierre. **¿Se puede usar en la línea, con guantes y sin cobertura?** Se usa desde el móvil. Sin cobertura conviene comprobar que se subió antes de cerrar el turno. **¿Puedo pedir documentación distinta según la criticidad del proveedor?** Sí, un proceso por categoría. Es justamente lo recomendable. **¿Y la documentación de los transportistas?** Mismo circuito: se pide, caduca y avisa. Es una de las que más se olvida. ## Ejemplos **Un cliente reclama por un lote y pide la trazabilidad completa en 48 horas.** - Filtra por el lote y saca los controles de ese turno con sus fotos - Adjunta los certificados de la materia prima que entró - Añade la no conformidad abierta y su plan de acción → Una respuesta documentada dentro del plazo, que es lo que evita que la reclamación escale. **Una auditoría de cliente pide evidencia de control de planta de los últimos seis meses.** - Consulta los registros del periodo con sus fechas - Aporta el registro de operaciones reales, no el procedimiento - Deja constancia de qué se entregó → El control pasa de afirmación a evidencia y la auditoría se prepara en una tarde. **Un cliente pide la trazabilidad de un lote concreto.** - Consulta el expediente de ese lote → Se contesta por lote y no por catálogo. **Un certificado de proveedor caduca con material en planta.** - Registra vencimientos por proveedor → El aviso llega antes de fabricar con él. **La traza se corta entre producción y expediciones.** - Ata el lote fabricado al albarán de salida → El lote se sigue hasta el cliente. **Hay que acotar un problema y no se sabe qué salió.** - Consulta qué lotes fueron a qué clientes → Se avisa a los afectados y no a toda la cartera. **Cada turno registra de forma distinta.** - Usa el mismo formulario para todos → El histórico es comparable. **Los partes de planta se pasan a limpio al final del día.** - Registra en el momento → El dato es exacto y no reconstruido. --- --- id: KB-CS-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/logistica-y-transporte idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: logistica audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-003, KB-CR-005, KB-CF-001] citadoPor: [KB-CS-030, KB-CS-008] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Logística: transportistas al día y entregas con prueba _Documentación de operadores que no caduca a escondidas y entregas que se pueden demostrar._ **Responde a:** documentación de transportistas y agencias · albaranes y pruebas de entrega digitales · control documental de operadores logísticos · documentación de exportación y aduanas · cmr digital con evidencia En logística el riesgo documental tiene dos caras. Hacia dentro: si un transportista opera con el seguro vencido y hay un siniestro, el problema es tuyo. Hacia fuera: si no puedes demostrar que entregaste, la mercancía cuenta como no entregada. **En corto** - Cada operador con su expediente y sus vencimientos controlados. - La prueba de entrega se firma en el móvil, en el muelle. - Las incidencias se registran con foto en el momento, no al volver. - La documentación internacional se pide antes de que el camión salga. **Dónde se pierde un aviso a un transportista** — En este sector el correo funciona peor que en ningún otro: la gente está en carretera y lee el móvil. ## Operadores: lo que hay que tener y renovar | Documento | Por qué | Vence | | --- | --- | --- | | Tarjeta de transporte | Sin ella no puede operar legalmente | Sí | | Seguro de mercancías | Cubre lo que llevas tú, no lo suyo | Sí, anual | | Alta en Seguridad Social | Responsabilidad en caso de accidente | Periódico | | Certificados ADR si aplica | Mercancía peligrosa: sin esto no se carga | Sí | ## La prueba de entrega Un albarán firmado en papel que viaja en la cabina durante tres días es una prueba que llega tarde y a veces no llega. Firmado en el móvil en el momento de la descarga, con la hora y la foto de la mercancía, resuelve la discusión antes de que exista. > [!NOTE] > En este sector el canal importa más que en ningún otro: quien conduce no lee el correo. WhatsApp y SMS tienen tasas de respuesta muy superiores. ## Preguntas frecuentes **¿El transportista necesita instalar algo?** No. Abre un enlace desde el móvil, firma o fotografía, y ya está. **¿Sirve para documentación de aduanas?** Para reunirla y tenerla fechada, sí: certificados de origen, sanitarios y autorizaciones se piden por el mismo circuito. **¿Puedo controlar la documentación por país?** Sí, con un proceso por destino: los requisitos cambian y meterlo todo en uno solo complica el alta. **¿Qué pasa si el conductor no tiene batería?** La entrega se puede registrar después desde el mismo enlace, aunque la hora de firma será la real, no la de la descarga. ## Ejemplos **Un cliente dice que no recibió una entrega y reclama el importe de la mercancía.** - Abre la entrega y enseña la firma con su hora - Adjunta la foto de la descarga → La reclamación se cierra el mismo día, con una prueba que la otra parte puede verificar. **Un transportista sale de ruta con la formación caducada y el cliente lo detecta en la puerta.** - Registra vencimientos por persona y por vehículo - Consulta el estado antes de asignar la carga - Avisa con la antelación que necesita la renovación → El servicio no sale con un hueco y la renovación se hace antes de que afecte al cuadrante. **Un cliente reclama una entrega y no hay prueba.** - Conserva la evidencia de cada entrega en el archivo propio → Se contesta con la prueba y no con un estado. **La evidencia vive en la aplicación del colaborador.** - Recoge y guarda lo aportado → La prueba deja de depender de otro sistema. **Se subcontrata a quien no está al día.** - Consulta su expediente antes de colocarle carga → El hueco se ve antes del servicio. **La reclamación llega meses después.** - Conserva la evidencia más allá del cierre del pedido → La respuesta existe cuando llega. **Cada colaborador manda la evidencia en otro formato.** - Pide documentos concretos con un mismo destino → Lo recibido es comparable. **Se discute en qué estado llegó la mercancía.** - Registra el estado en cada traspaso → La discusión se cierra con datos. --- --- id: KB-CS-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-sector/despachos-y-asesorias idioma: es categoria: casos-por-sector subcategoria: legal audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-006, KB-CO-001, KB-CS-002] citadoPor: [KB-CS-009] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Despachos y asesorías: dejar de perseguir a los clientes _Altas de cliente, encargos firmados y documentación que llega sin llamar por teléfono._ **Responde a:** software para despachos de abogados · recopilar documentación de clientes sin perseguirlos · firma de hojas de encargo a distancia · kyc y prevención de blanqueo documentación · gestión documental para asesorías En un despacho, la parte que no se factura es perseguir al cliente para que mande lo que hace falta. Es también la que peor sienta a las dos partes: tú porque llamas por tercera vez, y el cliente porque no recuerda qué le pediste ni dónde lo dejó. **En corto** - El alta de cliente se pide de una vez y se persigue sola. - La hoja de encargo se firma a distancia antes de empezar a trabajar. - La documentación de prevención de blanqueo queda fechada. - Cada asunto es un expediente, así que nada queda suelto en un correo. ## El alta, que es donde se pierde el tiempo Un alta típica son entre seis y diez documentos: identificación, titularidad real, poderes, últimas declaraciones, escrituras. Pedidos por correo llegan a plazos y se mezclan con el resto del hilo. Pedidos como un proceso, cada uno tiene su casilla y el cliente ve qué le falta. ## La hoja de encargo, antes de trabajar Es la que más se firma tarde y la que peor sienta reclamar. Enviada a firmar desde el mismo circuito que la documentación —y con firma avanzada, porque es donde puede haber discusión— se resuelve el mismo día en vez de quedar pendiente hasta que hay que facturar. > [!NOTE] > En clientes autónomos o pequeños, WhatsApp funciona mucho mejor que el correo. Cambiar de canal en el primer recordatorio suele bastar para desatascar. ## Prevención de blanqueo Lo que se revisa en una inspección no es solo que tengas la identificación: es que la pidieras, cuándo la pediste y qué te entregaron. Un expediente fechado responde a eso; una carpeta con PDF, solo a la primera mitad. ## Preguntas frecuentes **¿El cliente tiene que registrarse?** No. Abre un enlace y sube sus documentos desde el móvil. **¿Puedo usar el mismo proceso para todos los clientes?** Suele salir mejor uno por tipo: no se pide lo mismo a una sociedad que a un particular. **¿Sirve para el archivo del expediente del asunto?** Sí: cada asunto es un expediente con sus documentos, sus datos y su histórico fechado. **¿Y si el cliente manda un documento equivocado?** Lo vuelve a subir con el mismo enlace y quedan las dos versiones, con la fecha de cada una. ## Ejemplos **Una asesoría da de alta a quince clientes en enero y cada alta lleva ocho documentos.** - Ejecuta el proceso de alta para los quince de una vez - Deja que los recordatorios salgan solos, el segundo por WhatsApp - Manda la hoja de encargo a firmar en cuanto la documentación está completa → Ciento veinte documentos reunidos sin una sola llamada, y quince encargos firmados antes de empezar a trabajar. **Una asesoría con trescientos clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir documentación.** - Lanza la petición a todos con la misma plantilla - Deja que el recordatorio salga solo - Consulta qué falta por cliente en lugar de por bandeja → La primera semana del mes se recupera y en el día 5 se sabe exactamente quién falta. **Un cliente pregunta qué le falta y hay que mirarlo a mano.** - Le enseña su propia lista de pendientes → Contesta él solo sin llamada. **La documentación de un cliente vive en el correo de quien lo lleva.** - Reúne el expediente en un sitio común → La respuesta no depende de quién esté. **Un cliente se marcha y hay que entregarle todo lo suyo.** - Consulta su expediente completo → La entrega se prepara en horas. **El cliente manda por cuatro canales distintos.** - Acuerda un único canal de entrega → Deja de haber entregas que se pierden. **Un documento del cliente caduca y nadie lo nota.** - Registra vencimientos por cliente → El aviso llega antes de que afecte. **Cada cierre se persigue lo mismo a los mismos.** - Reutiliza el proceso de un periodo al siguiente → El segundo cierre cuesta una fracción. --- --- id: KB-CR-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/responsable-de-calidad idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: calidad audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CS-002, KB-TL-001, KB-SC-001] citadoPor: [KB-CR-002, KB-CR-004, KB-CR-019, KB-CR-005, KB-CR-007, KB-CS-003, KB-CF-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline/schemas --- # Calidad: homologar proveedores y que no se te caduque nada _Homologación por riesgo, control de vencimientos y no conformidades con trazabilidad._ **Responde a:** controlar caducidades de certificados de proveedor · homologación de proveedores por riesgo · gestión de no conformidades con trazabilidad · checklist digital de inspección de calidad · software para responsable de calidad El trabajo de calidad tiene dos mitades que se llevan mal entre sí: una es documental —homologar, archivar, renovar— y la otra es de campo —inspeccionar, detectar, corregir—. La primera se come el tiempo de la segunda, y la segunda es la que aporta. **En corto** - La homologación se pide sola, con lo que exige cada categoría de riesgo. - Los vencimientos avisan antes de vencer, no cuando los ve el auditor. - Cada no conformidad tiene responsable, plazo y cierre con evidencia. - El dossier de auditoría se exporta, no se recopila. **Homologar por riesgo** — No todos los proveedores merecen el mismo expediente, y la duda se resuelve siempre hacia arriba. **Approving by risk** — Not every supplier deserves the same file, and doubt is always resolved upwards. ## Homologar por riesgo, no por costumbre No todos los proveedores merecen el mismo expediente. Un proveedor crítico —el que si falla te para la línea o te compromete el producto— necesita más documentación y revisión más frecuente que uno de material de oficina. Un proceso por categoría resuelve esto sin tener que acordarse de nada. | Categoría | Qué se le pide | Cada cuánto se revisa | | --- | --- | --- | | Crítico | Certificación de norma, auditoría de segunda parte, plan de contingencia | Anual, con revisión intermedia | | Relevante | Certificación, ficha técnica, seguro | Anual | | General | Alta fiscal y seguro | Al alta y cuando cambie | _Clasificar mal por arriba cuesta tiempo; clasificar mal por abajo cuesta un incidente._ ## El vencimiento es el fallo que más se repite El expediente completo del primer año no dice nada del segundo. Casi todos los hallazgos de auditoría sobre documentación de proveedor son certificados vencidos, no ausentes. Con fecha de caducidad en cada documento, la renovación se pide antes de que haya un hueco, y el hueco es justo lo que se audita. ## No conformidades que se cierran de verdad Una no conformidad sin responsable y sin plazo es un correo. Tratada como un expediente —con quién la abre, quién tiene que actuar, qué evidencia cierra la acción y en qué fecha— deja de depender de que alguien se acuerde, y el histórico queda para la revisión por la dirección. > [!NOTE] > Lo que convierte una acción correctiva en creíble ante un auditor es la evidencia de cierre con su fecha, no la descripción de lo que se pensaba hacer. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo tener requisitos distintos por familia de producto?** Sí. Un proceso por familia o por categoría de riesgo, y cada uno pide lo suyo. Se diseñan una vez y se ejecutan en cada alta. **¿Cómo llevo el histórico de un proveedor que lleva años?** Cada renovación queda como una entrega fechada dentro del mismo proveedor, así que se ve la secuencia completa y no solo el documento vigente. **¿Sirve para las inspecciones de planta?** Sí, como checklist digital con evidencia. Lo que aporta frente al papel es que la foto y la hora quedan asociadas al punto inspeccionado. **¿Y para la revisión por la dirección?** Los datos ya están: proveedores homologados, vencimientos, no conformidades abiertas y cerradas con sus plazos. No hay que reconstruirlo a mano. ## Ejemplos **Una responsable de calidad hereda 120 proveedores en una hoja de cálculo y no sabe cuáles están al día.** - Clasifica por riesgo: 12 críticos, 30 relevantes, el resto generales - Lanza el proceso de homologación a los 42 primeros, con su fecha de caducidad - Deja que los avisos de vencimiento lleven el calendario a partir de ahí → En tres semanas sabe exactamente qué falta y de quién, y deja de mirar la hoja de cálculo. **Un certificado caduca y el proveedor sigue suministrando.** - Registra vencimientos y avisa con antelación → La renovación se hace antes del siguiente pedido. **La homologación se rehace desde cero con cada proveedor.** - Guarda el proceso como plantilla → El segundo proveedor cuesta minutos. **Un cliente audita y falta documentación de tres proveedores.** - Consulta el estado de todos antes de la visita → Los huecos se cierran con tiempo. **Se homologa y nadie revisa después.** - Programa la revisión periódica → La homologación sigue siendo cierta. **Perseguir a los proveedores ocupa media jornada semanal.** - Pide y recuerda de forma automática → La media jornada se recupera. --- --- id: KB-CR-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/departamento-de-compras idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: compras audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-001, KB-TL-001, KB-CO-001, KB-CR-020] citadoPor: [KB-CR-014, KB-CR-008, KB-IN-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/contacts --- # Compras: dar de alta un proveedor sin perseguirlo _Alta con la documentación completa, contratos firmados y vencimientos bajo control._ **Responde a:** alta de proveedores documentación · cómo pedir el certificado de estar al corriente a un proveedor · controlar contratos y condiciones con proveedores · validar documentación fiscal antes de pagar a un proveedor · software para departamento de compras El alta de un proveedor es una de esas tareas que parecen de cinco minutos y acaban durando tres semanas: pides seis documentos por correo, te mandan cuatro, el quinto está caducado y el sexto no llega hasta que llamas por teléfono. Y mientras tanto no se puede emitir el pedido. **En corto** - Un proceso de alta que pide todo de una vez y persigue lo que falta. - El contrato marco se firma desde el mismo circuito, sin imprimir nada. - Los vencimientos de seguro y certificados avisan solos. - Antes de pagar, la documentación fiscal está validada y fechada. ## Qué se pide en un alta - Datos fiscales y certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social. - Seguro de responsabilidad civil, con su fecha de vencimiento. - Datos bancarios, que conviene pedir como dato y no como PDF suelto. - Condiciones aceptadas: plazos de pago, política de calidad, cláusulas de confidencialidad. - Lo específico de tu sector: certificaciones, homologaciones, habilitaciones. > [!IMPORTANT] > Los datos bancarios pedidos por correo son el vector clásico del fraude del CEO: alguien intercepta el hilo y manda un número de cuenta distinto. Pedirlos dentro de un circuito con enlace propio y registro de quién los aportó cierra esa puerta. ## El contrato, en el mismo circuito Lo habitual es que el alta documental y la firma del contrato marco vayan por caminos distintos: una por correo y otra por un servicio de firma. Ponerlos en el mismo proceso, como dos fases, hace que el contrato no salga a firmar hasta que la documentación está aprobada — que es el orden correcto y el que casi nunca se respeta. ## Antes de pagar Validar que el certificado de estar al corriente sigue vigente en el momento del pago, y no en el del alta, es lo que evita la responsabilidad solidaria. Con la fecha de caducidad registrada, esa comprobación deja de ser un recordatorio en la agenda de alguien. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo usar el mismo proceso para todos los proveedores?** Puedes, pero suele salir mejor uno por tipo: a un proveedor de servicios no se le pide lo mismo que a uno de material o a un transportista. **¿Y si el proveedor ya trabaja con nosotros pero no tiene expediente?** Se le lanza el proceso igual. Al ser un enlace y no un alta en un portal, la fricción es baja y la mayoría contesta. **¿Cómo controlo las renovaciones anuales?** Con la fecha de caducidad en cada documento. El aviso sale antes de vencer y se puede relanzar solo lo que caduca, no el alta entera. **¿Se integra con el ERP?** Hay API pública: el alta puede dispararse desde el ERP y el resultado volver a él cuando el expediente se cierra. ## Ejemplos **Compras necesita emitir un pedido urgente a un proveedor nuevo y el alta suele tardar dos semanas.** - Lanza el proceso de alta con las dos fases: documentación y contrato - El proveedor sube todo desde el móvil el mismo día - El contrato sale a firmar en cuanto la documentación queda aprobada → El pedido se emite en 48 horas en vez de en dos semanas, y con el expediente completo, no a pesar de él. **El alta de un proveedor tarda semanas de correos.** - Lanza el proceso y deja que recuerde solo → El alta se cierra sin perseguir. **Cada comprador pide documentos distintos.** - Comparte una plantilla única → El proveedor recibe una petición coherente. **Se compra a un proveedor sin expediente.** - Lanza el alta con el primer pedido → Ningún proveedor entra sin expediente. **No se sabe qué proveedores están al día.** - Consulta el estado de todos a la vez → Se compra sabiendo. **Un proveedor pregunta qué le falta.** - Le enseña su propia lista → Contesta él solo. --- --- id: KB-CR-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/recursos-humanos idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: rrhh audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-CO-002, KB-TL-001, KB-CR-009] citadoPor: [KB-CR-012, KB-CR-016] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne/new --- # Recursos humanos: contratos, altas y políticas firmadas _Firmar el contrato antes del primer día, recoger lo que falta y controlar las formaciones._ **Responde a:** firmar contratos laborales a distancia · onboarding de empleados documentación · cómo recoger la firma de la política interna de todos los empleados · control de formaciones obligatorias caducadas · software de recursos humanos para firma de documentos Una incorporación son dos cosas a la vez: papeles que la empresa tiene que dar a firmar, y papeles que la persona tiene que aportar. Van en direcciones opuestas y por eso se suelen llevar en dos sitios distintos, con el resultado de que el lunes falta algo. **En corto** - El contrato se firma a distancia antes del primer día, con prueba de quién firmó. - La documentación que aporta la persona se pide en el mismo circuito. - Las políticas internas se firman en bloque y queda constancia individual. - Las formaciones obligatorias avisan antes de caducar. ## Lo que va hacia la persona Contrato, anexos, política de protección de datos, código ético, acuerdo de confidencialidad, entrega de equipo. Todo eso se puede mandar en una sola solicitud de firma con varios documentos, para que la persona lo firme de una tacada en vez de recibir cinco correos. > [!NOTE] > Para el contrato conviene firma avanzada, con código por SMS: es el documento que más probabilidades tiene de acabar discutido, y el que peor se defiende sin verificación del móvil. ## Lo que viene de la persona - Documento de identidad y número de la Seguridad Social. - Titulación o habilitación si el puesto la exige. - Certificado de antecedentes cuando el puesto lo requiere legalmente. - Datos bancarios y modelo de retenciones. - Reconocimiento médico, si aplica. ## Las políticas internas, y por qué importan las fechas Cuando hay que demostrar que una persona conocía el código ético o la política de uso de sistemas, lo que vale es la fecha en que lo aceptó y la prueba de que fue esa persona. Un correo con «te adjunto la política» no lo demuestra; una firma con su registro sí. ## Formaciones que caducan Prevención, manipulación de alimentos, protección de datos, trabajos en altura: la mayoría tienen vigencia. Registradas con su fecha de caducidad, el aviso llega antes de que la persona quede sin habilitación, que es lo que en una inspección se lee como incumplimiento. ## Preguntas frecuentes **¿Vale para una salida además de una incorporación?** Sí, y suele olvidarse: finiquito, devolución de equipo, recordatorio de confidencialidad. Mismo circuito, en sentido contrario. **¿Puedo mandar una política a toda la plantilla de golpe?** Sí, por lotes. Cada persona recibe su enlace y queda su firma individual con su fecha, que es lo que hace falta si algún día se pregunta. **¿Necesita el empleado tener cuenta en la plataforma?** No. Firma desde su móvil con un enlace propio, sin registrarse. **¿Cómo llevo el histórico de un empleado con diez años?** Cada documento firmado y cada formación queda con su fecha dentro de su expediente, así que la secuencia completa está disponible sin buscar en correos antiguos. ## Ejemplos **Una empresa incorpora a ocho personas el mismo lunes y necesita todos los contratos firmados antes.** - Manda una solicitud de firma por persona con contrato, anexos y políticas juntos - Pone firma avanzada en el contrato y recordatorio automático a las 24 horas - Pide en paralelo la documentación que aporta cada uno → El viernes están los ocho firmados y la documentación completa, sin haber impreso nada ni llamado a nadie. **Un contrato se firma el primer día de trabajo.** - Manda a firmar antes de la incorporación → El alta empieza completa. **Una política se envía por correo y nadie la firma.** - Manda la firma y sigue el estado → Se ve quién falta sin preguntar. **La documentación de un trabajador caduca.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes de que afecte. **Se contrata a diez personas para una campaña.** - Lanza el mismo proceso a las diez → El alta masiva no consume la semana. **Alguien se va y su documentación queda a medias.** - Cierra el expediente al tramitar la baja → El histórico queda completo. --- --- id: KB-CR-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/compliance idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: compliance audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-001, KB-CO-004, KB-SC-003] citadoPor: [KB-CR-006, KB-CR-007, KB-TZ-001] enLaApp: https://app.codecontract.io/settings/audit --- # Compliance: evidencia individual, no una circular _Aceptaciones con fecha y persona, control de terceros y evidencias listas para auditoría._ **Responde a:** demostrar que un empleado aceptó el código ético · control de terceros compliance ESG · evidencias para una auditoría de compliance · registro de formación en compliance · declaración de conflictos de interés Un programa de compliance se juzga por lo que puede demostrar, no por lo que dice hacer. Y la diferencia entre las dos cosas casi siempre está en el mismo punto: mandar una circular a toda la plantilla es una acción; tener la aceptación individual de cada persona con su fecha es una evidencia. **En corto** - Cada aceptación queda con nombre, fecha y prueba de que fue esa persona. - Los terceros se evalúan con un expediente, no con una hoja de cálculo. - Las declaraciones periódicas se relanzan solas cada año. - El dossier para el auditor se exporta con las fechas incluidas. ## Aceptaciones que sirven de prueba Código ético, política anticorrupción, política de regalos, uso de sistemas, canal de denuncias. Todos comparten el mismo requisito: hay que poder demostrar que una persona concreta lo aceptó en una fecha concreta. Una firma individual lo resuelve; un acuse de lectura de correo, no. ## Terceros: el punto que más se descuida La responsabilidad no acaba en la puerta de la empresa. Los proveedores, distribuidores y agentes con los que trabajas son parte del perímetro, y demostrar que se les evaluó —y con qué criterio— es lo que se pide cuando algo va mal. | Qué se pide al tercero | Para qué sirve | | --- | --- | | Aceptación del código ético del grupo | Extiende el estándar más allá de tu plantilla | | Declaración de titularidad real | Es lo que se revisa cuando aparece un conflicto | | Declaración de ausencia de conflicto de interés | Se renueva cada año, no solo al alta | | Certificaciones y políticas propias | Sostiene el criterio ESG con documentos, no con afirmaciones | > [!WARNING] > Las declaraciones no valen para siempre. Una de conflicto de interés firmada hace cuatro años no dice nada de la situación actual, y esa es exactamente la fecha en la que se fija quien investiga. ## Formación: registrar que se hizo, no que se ofreció Lo mismo que con las políticas. La evidencia útil no es el material de la formación ni la convocatoria: es la lista de quién la completó, con fecha, y firmada por cada uno. ## Preguntas frecuentes **¿Cómo demuestro que alguien aceptó una política concreta?** Con la firma individual de ese documento, que lleva su fecha y el registro de cómo se firmó. Es lo que se aporta si algún día se discute. **¿Puedo relanzar las declaraciones cada año automáticamente?** Sí, programando el envío. Se relanza solo a quien le toca, sin volver a montar el circuito. **¿Y si un empleado se niega a firmar?** Queda registrado el rechazo con su motivo, que a efectos de programa es también una evidencia: consta que se le pidió y consta su respuesta. **¿Sirve para acreditar el canal de denuncias?** Para la parte documental sí: comunicación del canal, aceptación de la política y trazabilidad de las acciones. El canal en sí es otra cosa. ## Ejemplos **Una auditoría de compliance pide la prueba de que los 140 empleados aceptaron el código ético actualizado.** - Filtra las firmas de ese documento - Exporta el listado con nombre y fecha de cada aceptación - Señala las cuatro pendientes y a quién se le ha recordado → Una evidencia individual y fechada de 136 personas, en vez de un correo enviado a una lista de distribución. **Se manda una circular y se da por formado a todo el mundo.** - Pide la firma individual y sigue el estado → La evidencia es por persona. **Un auditor pide evidencia y se enseña el correo enviado.** - Enseña quién firmó y cuándo → El control pasa de afirmación a evidencia. **La formación se repite cada año y se rehace el envío.** - Reutiliza el proceso del año anterior → La campaña se prepara en una tarde. **Alguien entra a mitad de año y no recibe nada.** - Lanza el proceso al dar de alta → Nadie queda fuera. **No se sabe quién falta por firmar.** - Consulta el estado por persona → Se reclama solo a quien falta. --- --- id: KB-CR-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/cuando-eres-el-unico-que-sabe-como-va-todo idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: operaciones audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-005, KB-MA-011, KB-CR-017] citadoPor: [KB-CR-015, KB-TD-014, KB-PS-015] --- # Cuando eres el único que sabe cómo va todo _Ser imprescindible no es una posición cómoda: es no poder ponerse malo._ **Responde a:** soy el único que sabe hacer esto · no puedo coger vacaciones por el trabajo · documentar lo que solo sé yo · repartir el conocimiento de un puesto En muchas empresas hay una persona que sabe qué pide cada cliente, qué proveedor tarda, dónde está cada papel y qué hay que hacer cuando llega una inspección. Suele estar orgullosa de ello y suele estar agotada, porque no puede irse dos semanas sin que algo se caiga. ## Dónde vive ese conocimiento hoy | Dónde está | Qué pasa si faltáis | | --- | --- | | En vuestra cabeza | Se para hasta que volváis | | En vuestro correo | Existe, pero nadie puede llegar a ello | | En una hoja que solo vosotros entendéis | Otro la abre y no sabe qué mira | | En el expediente de cada asunto | Cualquiera puede continuar | > [!IMPORTANT] > Las tres primeras filas son la misma cosa con distinto disfraz: información que solo funciona con vosotros delante. Pasar a la cuarta no es documentar más, es cambiar dónde ocurre el trabajo. ## Qué hacer, y en qué orden 1. **Sacad las conversaciones del correo personal** — Lo que se habla con un proveedor va en su expediente. Es el cambio que más rinde. 2. **Escribid el porqué, no solo el qué** — «A este cliente se le manda por SMS porque el correo se lo filtran» vale más que un manual de veinte páginas. 3. **Dejad que lo repetitivo lo haga el sistema** — Las insistencias y los avisos de caducidad no tienen que vivir en vuestra memoria. 4. **Y probadlo yéndoos** — Un día. Lo que se rompa señala exactamente lo que faltaba por dejar escrito. > [!WARNING] > Cuidado con el discurso de «es que aquí las cosas son complicadas». A veces es verdad; muchas veces es que nadie ha intentado escribirlas. Escribid una y comprobadlo. ## Lo que ganáis vosotros La lectura habitual es que esto os hace prescindibles. En la práctica pasa lo contrario: quien deja el trabajo ordenado deja de ser la persona que apaga fuegos y pasa a ser la que decide. Y puede irse de vacaciones sin el móvil encendido. **En corto** - El expediente, no la memoria. - El porqué escrito, aunque sea en una línea. - Y una prueba real de ausencia antes de que sea forzosa. > [!NOTE] > Si alguien de vuestro equipo está en esta situación, el problema no es suyo: es de la organización. Y se arregla igual, empezando por sacar las conversaciones de las bandejas personales. **¿Por dónde empiezo si no tengo tiempo?** Por un solo proceso, el que más os interrumpen. Los demás vienen solos. **¿Y si nadie más quiere aprender?** No hace falta que aprendan: hace falta que puedan mirar y continuar. **¿Cuánto tarda?** Semanas en notarse, meses en que no dependa de vosotros. Empieza a notarse antes de terminar. ## Ejemplos **Una responsable de operaciones no ha cogido vacaciones enteras en tres años.** - Pasa las conversaciones con proveedores a sus expedientes - Deja los recordatorios de caducidad en automático - Prueba con un día fuera → El equipo resuelve lo que aparece y ella deja de ser el único camino hacia la información. **Una sola persona sabe cómo va cada expediente.** - Deja el estado visible en la plataforma → Cualquiera puede contestar. **Se va de vacaciones y nadie sabe qué está pendiente.** - Consulta lo que espera acción → El relevo funciona sin traspaso largo. **El conocimiento está en su correo.** - Guarda lo relevante en los expedientes → La información sobrevive a la persona. **Se le pregunta veinte veces al día.** - Deja el estado consultable por todos → Las interrupciones bajan. **Si se marcha, la empresa se queda a ciegas.** - Reparte accesos y documenta las decisiones → El riesgo deja de concentrarse en una persona. --- --- id: KB-CR-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/el-primer-dia-de-alguien-nuevo idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: rrhh audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-003, KB-CF-007] citadoPor: [KB-CS-033] --- # El primer día de alguien nuevo _Lo que tiene que estar firmado antes de empezar, y lo que puede esperar a la primera semana._ **Responde a:** documentación de alta de un empleado · qué firma un trabajador el primer día · onboarding de personal papeleo · contrato y anexos antes de empezar El primer día de alguien se llena de papeles que se firman a medias, se llevan a casa y vuelven en dos semanas. Y algunos de ellos tenían que estar firmados **antes** de que esa persona hiciera nada. ## Las dos listas | Antes de empezar | Puede esperar a la primera semana | | --- | --- | | Contrato y sus anexos | Manual interno y bienvenida | | Información de prevención del puesto | Formaciones no críticas | | Entrega de equipos y su normativa de uso | Alta en herramientas secundarias | | Confidencialidad y protección de datos | Política de gastos y similares | > [!IMPORTANT] > La columna izquierda no admite «ya lo firmará el lunes». Si esa persona trabaja, usa un equipo o accede a datos antes de firmar lo que corresponde, el problema ya existe y la firma posterior no lo borra. ## Cómo se resuelve el mismo día 1. **Preparad el paquete al confirmar la incorporación** — No el día antes: en cuanto hay fecha, se prepara y se manda. 2. **Que se firme desde el móvil, antes de venir** — Casi todo lo de la izquierda se puede firmar desde casa la víspera. 3. **Y lo que se firme presencial, en el móvil también** — La entrega de equipos se firma en el momento de la entrega, no en bloque a fin de mes. > [!WARNING] > El error más frecuente con las incorporaciones múltiples (una campaña, un turno nuevo) es preparar un paquete por persona a mano. Es el caso perfecto para lanzar el mismo proceso a todos a la vez: una acción, y cada uno recibe lo suyo. ## Lo que hay que poder enseñar después **En corto** - Qué firmó cada persona y en qué fecha. - Qué formación tenía acreditada antes de empezar en su puesto. - Qué equipos se le entregaron y cuándo. - Y las versiones firmadas, no la última versión del documento. La última es la que se descuida. Si el manual cambia, lo que esa persona firmó fue la versión anterior: conservarla es lo que hace que la firma signifique algo. > [!NOTE] > El paquete de alta es casi siempre el mismo por tipo de puesto. Montarlo una vez como plantilla convierte cada incorporación futura en un envío, y ahí es donde se recupera el tiempo. **¿Y si alguien no tiene móvil ni correo?** Se puede firmar en un dispositivo de la empresa; lo que importa es que quede constancia. **¿Sirve para becarios y temporales?** Sí, y con más motivo: son los que más rotan y donde más se acumulan papeles sueltos. **¿Qué pasa si alguien no firma?** Es una decisión que hay que tomar antes de que empiece, no después. ## Ejemplos **Una empresa incorpora a quince personas para una campaña y firma en papel el primer día.** - Lanza el mismo paquete a los quince al confirmar las fechas - Firma la entrega de equipos en el momento → Todos empiezan con la documentación cerrada y sin dedicar la mañana del lunes a papeles. **Alguien entra y nadie le dice por dónde empezar.** - Le enseña el proceso que va a usar → El primer día es útil. **Se le dan todos los permisos por comodidad.** - Le da lo que su puesto necesita → Empieza sin ver de más. **Se le forma en todo el sistema de golpe.** - Le enseña un proceso completo → Aprende haciendo algo real. **No sabe a quién preguntar.** - Le indica el responsable de su área → Las dudas llegan a alguien. **A la semana sigue sin haber usado nada.** - Le asigna un caso real desde el primer día → El uso empieza cuando empieza. --- --- id: KB-CR-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/que-mirar-una-vez-al-mes-si-diriges idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: direccion audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-007, KB-IC-011] citadoPor: [KB-CD-014, KB-TD-015] --- # Qué mirar una vez al mes si diriges _Cuatro cosas, quince minutos, y ninguna es un panel de indicadores._ **Responde a:** qué debe revisar un gerente cada mes · indicadores de riesgo documental para dirección · revisión mensual de cumplimiento · qué mirar como director general La mayoría de los problemas documentales llegan a dirección cuando ya son un incidente: una sanción, un cliente que retiene un pago, una obra parada. Casi todos se veían venir, y se ven en cuatro cifras que no hace falta mirar más de una vez al mes. ## Las cuatro 1. **Qué porcentaje está al día** — Y sobre todo, cómo se mueve. Un 92 % bajando preocupa más que un 85 % subiendo. 2. **Qué lleva más tiempo parado** — No cuántos casos hay abiertos: cuál es el más viejo. Ahí están los problemas. 3. **Cuántas excepciones se aprobaron** — Las veces que alguien dejó pasar algo incompleto. Si suben, el proceso no encaja con la realidad. 4. **Y qué caduca en los próximos noventa días** — Es lo único que os permite decidir con margen en lugar de reaccionar. > [!IMPORTANT] > La tercera es la que casi nadie mira y la que más información da. Un aumento de excepciones no significa que la gente cumpla peor: significa casi siempre que el proceso pide algo que la operativa no puede dar, y eso se arregla cambiando el proceso. ## Lo que NO hace falta que miréis | Esto | Por qué no | | --- | --- | | El detalle caso por caso | Si tenéis que mirarlo, hay un problema de reparto, no de datos | | Quince indicadores | Ninguno provocará una decisión | | Lo que va bien y sigue igual | Una línea basta | > [!WARNING] > Si para responder a las cuatro preguntas alguien tiene que dedicar una mañana a recopilar, ese es el hallazgo del mes. Un dato que cuesta una mañana se calcula distinto cada vez y deja de ser comparable, que es lo único que lo hacía útil. ## La pregunta que conviene hacer en la reunión «¿Qué decisión necesitáis de mí este mes?» Si la respuesta es «ninguna» dos meses seguidos, o va todo muy bien o el informe no está contando lo que pasa. Las dos posibilidades merecen una conversación. **En corto** - Cuatro cifras, siempre las mismas. - La tendencia por encima del valor absoluto. - Y una decisión concreta por reunión, o no hacía falta la reunión. > [!NOTE] > Si vuestra empresa trabaja con clientes grandes, añadid una quinta: cuántas auditorías o requerimientos de cliente hubo y cómo se respondieron. Es el mejor indicador anticipado de si el sistema aguanta. **¿Quince minutos son suficientes?** Para mirar, sí. Para decidir lo que salga, depende. **¿Debería mirarlo yo o delegarlo?** Mirar las cuatro, sí. El detalle, no. **¿Y si los números están mal?** Es un hallazgo tan válido como cualquier otro, y suele apuntar al proceso. ## Ejemplos **Una gerente recibe un informe de quince indicadores y no lo lee.** - Pide solo cuatro cifras con su tendencia - Añade la pregunta de qué decisión hace falta este mes → Detecta con tres meses de antelación una subida de excepciones que anticipaba un problema de proceso. **La revisión mensual se hace preguntando al equipo.** - Consulta el estado ya calculado → La reunión empieza con datos. **Se mira todo y no se decide nada.** - Mira lo que lleva parado demasiado → La revisión produce decisiones. **El indicador sube y nadie sabe por qué.** - Compara con el periodo anterior → El cambio se localiza. **Cada área presenta su versión.** - Consulta la misma fuente para todas → La foto es común. **La revisión se salta un mes y se pierde el hilo.** - Programa la revisión en el calendario → La periodicidad se cumple. --- --- id: KB-CR-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/negociar-con-el-historico-delante idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: compras audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-002, KB-IC-005] citadoPor: [KB-IC-013] --- # Negociar con el histórico delante _Lo que cambia una renovación de contrato: no el precio de mercado, sino lo que pasó este año._ **Responde a:** preparar una negociación con un proveedor · datos para renovar un contrato · evaluar a un proveedor con datos · argumentos para negociar precio La mayoría de las renovaciones se negocian con dos datos: el precio del año pasado y una sensación general de si el proveedor va bien. La sensación suele estar dominada por lo último que pasó, que casi nunca representa el año. ## Lo que conviene llevar | Dato | Qué permite decir | | --- | --- | | Incidencias del año, con fecha | «Tres retrasos en agosto», no «vais mal» | | Tiempo de respuesta documental | Si hay que perseguirlos, tiene un coste vuestro | | Cuántas veces se aceptó una excepción | Lo que les habéis dejado pasar, que también cuenta | | Y qué se resolvió bien | Sirve para pedir, no solo para reprochar | > [!IMPORTANT] > La cuarta cambia el tono de la conversación entera. Una negociación que solo enumera fallos genera defensa; una que reconoce lo que funcionó y señala dos cosas concretas obtiene compromisos que se cumplen. ## Cómo se prepara en veinte minutos 1. **Abrid el expediente del proveedor y mirad el año** — No la memoria de los últimos dos meses. 2. **Contad, no valoréis** — «Cuatro entregas fuera de plazo de treinta y seis» es un hecho; «sois poco fiables» es una opinión discutible. 3. **Elegid dos cosas que queréis que cambien** — Dos. Con cinco no se compromete nadie. 4. **Y decidid qué pedís a cambio de qué** — Volumen, plazo de pago, exclusividad. Sin eso es una queja, no una negociación. > [!WARNING] > Cuidado con el sesgo del último incidente. Si hubo un problema serio hace tres semanas, dominará la reunión aunque el resto del año fuese impecable. Mirar el año completo es justamente lo que evita renegociar mal por un caso aislado. ## Lo que el proveedor también debería poder enseñar **En corto** - Cuántas veces le pedisteis algo con un plazo imposible. - Cuántos cambios de alcance hubo por vuestra parte. - Y cuánto tardasteis vosotros en aprobar lo que entregaba. Si esos datos existen en los dos lados, la conversación es mucho más corta y bastante más justa. Y si solo existen en uno, ese lado negocia mejor. > [!NOTE] > Registrar las incidencias en el expediente del proveedor cuando ocurren cuesta un minuto y es lo único que hace posible esta preparación. Reconstruirlas en diciembre desde el correo, no. **¿Y si es un proveedor único?** El histórico sirve igual: no para cambiar de proveedor, sino para acordar cómo se trabaja. **¿Conviene enseñarle los datos?** Casi siempre sí: convierte una discusión de percepciones en una de hechos. **¿Cada cuánto revisar proveedores?** Al renovar, y una vez a mitad de año para los críticos. ## Ejemplos **Un comprador entra a renovar convencido de que el proveedor va mal por un incidente reciente.** - Mira el año completo: cuatro incidencias de treinta y seis entregas - Pide dos cambios concretos y ofrece plazo de pago → Cierra la renovación con compromisos concretos en lugar de una discusión sobre percepciones. **Se negocia sin saber cuánto ha fallado el proveedor.** - Consulta su histórico antes de la reunión → La conversación se tiene con datos. **El proveedor afirma que siempre entrega a tiempo.** - Enseña el histórico de entregas → La discusión se cierra mirando. **Se compara a ojo entre dos proveedores.** - Consulta el histórico de los dos → La comparación es honesta. **Se renueva un contrato sin revisar el año.** - Revisa el histórico antes de renovar → La renovación se decide con criterio. **El proveedor pide subir precios sin justificar.** - Contrasta con lo entregado y lo incumplido → La negociación parte de hechos. --- --- id: KB-CR-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/ensenar-esto-a-alguien-en-veinte-minutos idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: operaciones audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-005, KB-CR-011] citadoPor: [KB-CR-017] --- # Enseñar esto a alguien en veinte minutos _Lo que hay que contar, lo que sobra y en qué orden, para que empiece a usarlo hoy._ **Responde a:** formar a un compañero en la plataforma · cómo explicar el sistema a alguien nuevo · sesión de formación corta · que el equipo aprenda a usarlo La formación larga no funciona: se olvida antes de necesitarla. Lo que funciona es enseñar veinte minutos sobre el trabajo real de esa persona, y que salga de ahí habiendo hecho una cosa de verdad. ## El guion de los veinte minutos 1. **Cinco minutos: dónde está lo suyo** — Su bandeja, sus expedientes, su pendiente. Nada de la estructura general. 2. **Cinco minutos: buscar algo que necesita a menudo** — Que lo busque él, con sus palabras. Es lo que más se recuerda. 3. **Cinco minutos: hacer una cosa de principio a fin** — Subir un documento suyo, mandar una petición, responder algo. 4. **Y cinco minutos: qué hacer cuando algo no cuadra** — A quién preguntar y dónde mirar. Es lo que evita el abandono silencioso. > [!IMPORTANT] > El cuarto bloque es el que más se salta y el que determina si la persona vuelve. Alguien que se atasca y no sabe a quién preguntar deja de usar la herramienta sin decírselo a nadie, y eso se descubre semanas después. ## Lo que NO hay que contar el primer día | Esto no | Por qué | | --- | --- | | La estructura completa de carpetas y proyectos | No la va a usar hoy y ocupa toda la sesión | | Las opciones de configuración | No son suyas | | Todo lo que la plataforma puede hacer | Le hará sentir que es complicada | | Los casos raros | Aparecerán, y entonces se resuelven | > [!WARNING] > Y no lo hagáis con la pantalla de otra persona. Que se siente delante de su propia sesión, con sus expedientes reales: la mitad de lo que se aprende es dónde están las cosas suyas, y eso no se transfiere mirando. ## La semana siguiente **En corto** - Un repaso de diez minutos a los cuatro o cinco días. - Con sus dudas, no con vuestro guion. - Y mirando qué ha hecho de verdad, que suele ser menos de lo que dice. Ese repaso corto rinde más que duplicar la formación inicial: llega justo cuando la persona ya se ha encontrado con sus propias dudas. > [!NOTE] > Si alguien tiene que aprender mucho más que esto para hacer su trabajo, probablemente el proceso está montado de forma más complicada de lo necesario. La complejidad de la formación es un buen indicador de la complejidad del proceso. **¿Y la gente que se resiste?** Empezad por lo que le molesta a él, no por lo que os interesa a vosotros. **¿Hace falta un manual?** Una hoja con cuatro cosas y a quién preguntar. Un manual largo no se lee. **¿Y para alguien que solo firma?** Dos minutos: le llega, lo abre, lo firma. No necesita nada más. ## Ejemplos **Una empresa organiza una formación de dos horas para diez personas y nadie la usa después.** - Cambia a veinte minutos por persona sobre su trabajo real - Hace un repaso de diez minutos a los cinco días → Ocho de los diez lo están usando al mes, sin haber vuelto a formar a nadie. **Se enseña todo el sistema en veinte minutos.** - Enseña un proceso completo de principio a fin → Se aprende algo utilizable. **Se enseña con datos inventados.** - Usa un caso real de su trabajo → Se reconoce en lo que ve. **Se explica y nadie toca nada.** - Deja que lo haga la persona → Se aprende haciendo. **Se enseña y a la semana no lo usa.** - Le asigna un caso propio ese día → El uso empieza con la formación. **Se repite la misma explicación con cada persona.** - Deja el proceso documentado → La segunda persona aprende sola. --- --- id: KB-CR-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/si-llevas-la-prevencion-de-riesgos idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: rrhh audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-003, KB-CN-005] citadoPor: [KB-CF-017, KB-LE-018] --- # Si llevas la prevención de riesgos _Un puesto donde casi todo lo que se hace hay que poder demostrarlo, y casi todo depende de terceros._ **Responde a:** documentación de prevención de riesgos · acreditar formación y aptitud de los trabajadores · coordinación de actividades empresariales · entrega de epis firmada Llevar prevención tiene una asimetría incómoda: cuando todo va bien nadie lo nota, y cuando pasa algo se revisa hacia atrás cada papel. Y buena parte de esos papeles no los generáis vosotros — los tiene que aportar el servicio de prevención, la mutua, la empresa que forma o la contrata que entra. ## Las cuatro cosas que se revisan tras un accidente | Qué | Tiene que ser de | Dónde suele fallar | | --- | --- | --- | | Formación del puesto | Antes de que empezara esa tarea | Se hizo, pero el certificado llegó después | | Aptitud médica | Vigente ese día | Caducó y nadie tenía el aviso | | Entrega de equipos | Con fecha real de entrega | Firmada en bloque semanas más tarde | | Información y coordinación con terceros | Antes de que pisaran el centro | Se acordó por teléfono | > [!IMPORTANT] > En las cuatro, lo que se comprueba no es que exista el documento: es que **su fecha sea anterior al hecho**. Un certificado de formación perfecto emitido tres días después del accidente no acredita nada — y es exactamente lo que ocurre cuando la gestión va por detrás de la operativa. ## Lo que más rinde en este puesto 1. **Avisos con margen para todo lo que caduca** — Aptitudes, formaciones, revisiones de equipos. Es la mitad del trabajo y se puede automatizar entero. 2. **Firma en el momento, desde el móvil** — Entregas de equipos e información del puesto, el día que ocurren. 3. **La documentación de contratas, comprobada antes del acceso** — Si el acceso no depende de eso, se convierte en un trámite decorativo. 4. **Y las actas de coordinación cerradas al terminar la reunión** — Con los asistentes reales, no con la convocatoria. > [!WARNING] > El punto que más incomoda decir en voz alta: si el sistema que montáis exige más de lo que la operativa puede dar, la gente lo salta y vosotros os quedáis con papeles firmados que no reflejan lo que pasa. Es peor que no tenerlos, porque genera una falsa seguridad — y en una investigación, un registro que no cuadra con los hechos hace más daño que un hueco reconocido. ## Cómo se defiende el trabajo hecho **En corto** - Con fechas anteriores al hecho, no con volumen de documentación. - Con las excepciones registradas y cerradas, no ocultas. - Y con la trazabilidad de a quién se informó y cuándo. La segunda es la que distingue una gestión real: enseñar que hubo una excepción, con quién la autorizó y hasta cuándo, protege mucho más que un expediente sin fisuras que nadie se cree. > [!NOTE] > Las obligaciones concretas de formación, vigilancia de la salud y coordinación dependen del sector, la actividad y el tamaño, y se actualizan. **Qué os aplica exactamente se confirma con vuestro servicio de prevención**; aquí se describe cómo tener localizable y fechado lo que ese servicio y una inspección van a pedir. **¿Y si la formación la da otra empresa?** Que aporte el certificado por su enlace: llega antes y queda en el expediente de la persona. **¿Hace falta guardar los partes de entrega de EPIs?** Sí, y con la fecha real: es de lo primero que se revisa. **¿Puedo dar acceso a mi servicio de prevención?** Sí, acotado y de lectura; ahorra mucho intercambio de correos. ## Ejemplos **Un técnico de prevención firma las entregas de equipos a fin de mes para ahorrar tiempo.** - Pasa la firma al móvil en el momento de la entrega - Automatiza los avisos de aptitudes y formaciones → Las fechas de los registros vuelven a coincidir con los hechos, que es lo único que se revisa después. **Una subcontrata entra sin su documentación al día.** - Consulta su estado antes de autorizar → El hueco se ve antes de la puerta. **La formación de un trabajador caduca en obra.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes de asignarle trabajo. **Se firma un documento en obra y se queda en papel.** - Lo captura al firmarlo → El papel deja de ser el único ejemplar. **Coinciden varias empresas y nadie ve el conjunto.** - Consulta el estado de todas a la vez → La coordinación parte de una foto común. **Una revisión pregunta por un día concreto.** - Consulta quién estaba autorizado esa fecha → Se contesta con el registro. --- --- id: KB-CR-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/si-llevas-el-almacen idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: operaciones audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-005, KB-CN-010, KB-CR-015] citadoPor: [KB-CR-011] --- # Si llevas el almacén _Todo lo que después se discute pasa por vuestra puerta, y casi siempre en el peor momento del día._ **Responde a:** control documental en el almacén · recepción de mercancía qué comprobar · rechazar una entrega documentación · responsable de almacén papeleo El almacén es el sitio donde entra y sale todo, y por tanto donde se genera la mitad de la documentación que después alguien reclama. Con una particularidad: se genera con un camión esperando, un conductor con prisa y a menudo a primera hora. ## Lo que hay que atrapar en la puerta | Momento | Qué se registra | Si no se hace ahora | | --- | --- | --- | | Entrada | Qué llega, en qué estado y de qué lote | No se puede reconstruir: el camión se fue | | Incidencia | Foto y descripción antes de mover nada | Se discute con el proveedor sin pruebas | | Rechazo | Qué se devuelve y por qué, con quién lo trajo | Ni tenéis el material ni la prueba | | Salida | Qué sale, con qué documentación y a dónde | La trazabilidad hacia delante se rompe | > [!IMPORTANT] > Las cuatro tienen el mismo enemigo: **el tiempo que tarda en llegar a la oficina**. Un albarán que se apila para «pasarlo luego» es un albarán que se procesa dos días después, cuando ya nadie recuerda si la caja venía golpeada. Todo lo de esta lista se resuelve haciéndolo desde el móvil en la propia descarga, y no se resuelve de ninguna otra manera. ## Lo que os hace la vida más fácil 1. **Foto del albarán al recibirlo, siempre** — Aunque el papel se archive después: la foto ya está enlazada al día y al proveedor. 2. **El lote como hilo, no el pedido** — Es lo que después permite responder a cualquier pregunta hacia atrás. 3. **Registrar el rechazo igual que la aceptación** — Es la constancia que os defiende, y la que casi nadie tiene. 4. **Y decir en el momento lo que no cuadra** — Una diferencia dicha en la descarga se aclara; dicha al facturar, se discute. > [!WARNING] > El punto que más se subestima es quién recibe cuando vosotros no estáis. Una descarga a las siete de la mañana, en sábado o durante vuestras vacaciones la recibe quien esté — y si esa persona no tiene una vía de dos minutos para dejar constancia, no queda nada. **No es un problema de disciplina, es un problema de acceso**: si hay que entrar a un ordenador de oficina para registrarlo, no se va a registrar. ## Lo que os van a preguntar meses después **En corto** - Qué llegó exactamente ese día y de qué lote. - Quién lo recibió y qué comprobó. - Qué se rechazó y por qué. - Y a dónde fue lo que salió, con su documentación. Las cuatro se responden en segundos si se atraparon en la puerta, y no se responden si se dejaron para la oficina. No hay término medio, porque lo que falta no es el papel: es el momento. > [!NOTE] > Si sois quien recibe también las entregas de subcontratas o de servicios, aplicad lo mismo: quién vino, qué hizo y qué documentación traía. Es la información que después pide un seguro o una inspección, y que nadie registra porque «solo vinieron a mirar». **¿Y si el proveedor no quiere esperar a que registre?** Foto del albarán y del bulto: son diez segundos y no requieren su permiso. **¿Sirve el ticket de la báscula?** Como peso sí; como origen no, salvo que enlace con el lote y el proveedor. **¿Tengo que registrar lo que rechazo aunque no entre?** Sobre todo eso: es lo único que prueba qué llegó y qué devolvisteis. ## Ejemplos **Un almacén apila los albaranes para pasarlos a la oficina al final del día.** - Fotografía cada albarán y las incidencias en la propia descarga - Registra también lo que rechaza → Las diferencias de cantidad se aclaran el mismo día y dejan de aparecer en las facturas. **Llega mercancía y el albarán se firma con prisa.** - Captura el albarán al recibir → El registro no se pierde en el muelle. **Se discute en qué estado llegó algo.** - Captura el estado al recibir → La discusión se cierra con el registro. **Nadie sabe qué entró la semana pasada.** - Consulta el registro de recepciones → La pregunta tiene respuesta. **Un proveedor entrega sin documentación.** - Deja constancia de lo que falta el mismo día → La reclamación sale mientras es fácil. **El material se ubica y nadie lo anota.** - Registra la ubicación al descargar → Se localiza sin recorrer el almacén. --- --- id: KB-CR-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/si-te-ha-caido-lo-legal-sin-serlo idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: legal audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-006, KB-CR-010] citadoPor: [KB-LE-016] --- # Si te ha caído lo legal sin serlo _En muchas empresas los contratos los lleva quien lleva otras cosas. No hace falta ser abogado, hace falta no perder el hilo._ **Responde a:** llevo los contratos y no soy abogado · controlar vencimientos de contratos · un contrato se ha renovado solo · dónde guardar los contratos de la empresa Pasa en casi todas las empresas medianas: no hay departamento legal, hay alguien —de administración, de compras, de dirección— que además lleva los contratos. El trabajo no consiste en interpretar cláusulas, para eso está el asesor. Consiste en que nadie se entere tarde de algo que estaba escrito. ## Lo que se pierde, por orden de frecuencia | Qué | Por qué se pierde | Qué cuesta | | --- | --- | --- | | Los anexos y las modificaciones | Se firman aparte, meses después | Discutir con una versión que ya no estaba vigente | | Las fechas de preaviso | No están en ningún calendario | Una renovación que nadie quería | | Los contratos de quien se fue | Estaban en su correo | Descubrirlos cuando el proveedor reclama | | Lo firmado por otras personas | Cada uno firma lo suyo | No saber a qué está comprometida la empresa | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más dinero cuesta y la que menos se ve: **un contrato con renovación automática se renueva solo, y el preaviso vence antes que el contrato**. Cuando alguien se acuerda de mirarlo, la ventana para no renovar ya pasó — no por semanas, a veces por meses. Por eso la fecha que hay que apuntar no es la de fin del contrato: es la de cuándo hay que decidir. ## Lo mínimo que sostiene esto 1. **Un sitio único donde estén todos, firmados** — Incluidos los que firmó otro. Si están en cinco correos, no existen. 2. **Cada contrato con sus anexos dentro** — Un contrato sin sus modificaciones cuenta una historia falsa. 3. **Dos fechas por contrato: decisión y fin** — La de decisión es la que avisa; la de fin solo informa. 4. **Y quién es el responsable de cada uno** — No quien lo firmó: quien lo va a mirar cuando toque. > [!WARNING] > Lo que sorprende al ordenarlo por primera vez: **aparecen compromisos que nadie recordaba**. Un mantenimiento que se contrató hace seis años y sigue cobrándose, un acuerdo de exclusividad que condiciona a quién podéis comprar, una prórroga que se aceptó por correo. No es negligencia: es lo normal cuando cada uno guarda lo suyo. El primer inventario es incómodo y es el que más ahorra. ## Dónde acaba vuestro papel y empieza el del asesor **En corto** - Vosotros: que exista, que esté completo y que se avise a tiempo. - El asesor: qué significa una cláusula y qué conviene firmar. - Y la frontera se cruza siempre en la misma dirección: ante la duda, se pregunta antes de firmar, no después. > [!NOTE] > Nada de esto sustituye asesoramiento jurídico, y no pretende hacerlo: **lo que decide si una cláusula os conviene es vuestro asesor**. Lo que aquí se describe es la parte administrativa, que es la que se pierde sola y la que provoca la mayoría de los sustos. **¿Guardo también los borradores?** El firmado y los anexos, siempre. Los borradores solo si explican algo. **¿Y los contratos de hace años?** Los que siguen vigentes, primero. El resto se va incorporando. **¿Quién debería tener acceso?** Menos gente de la que pensáis, y con criterio: no todo el mundo necesita verlo todo. ## Ejemplos **Una empresa descubre que un contrato de mantenimiento se renovó solo por tercer año.** - Apunta la fecha de decisión, no la de fin, y pone responsable a cada contrato → El aviso llega con margen para decidir, que es lo único que evita una renovación no querida. **Os cae lo legal sin serlo y nadie sabe por dónde empezar.** - Inventaría qué contratos y plazos hay → El punto de partida existe. **Un plazo se pasa sin que nadie lo vea.** - Registra los plazos con aviso → El aviso llega con margen. **Se firma algo sin saber a qué compromete.** - Consulta con el asesor antes de firmar → La decisión se toma con criterio. **Los contratos están repartidos entre cajones y correos.** - Reúne todo en un expediente → Se encuentra sin buscar. **Llega un requerimiento y no se sabe qué existe.** - Consulta el expediente antes de contestar → La respuesta se prepara sabiendo. --- --- id: KB-CR-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/si-llevas-la-calidad-tu-solo idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: calidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-001, KB-IC-007] citadoPor: [KB-IC-015] --- # Si llevas la calidad tú solo _Un sistema pensado para un departamento, sostenido por una persona que además hace otras tres cosas._ **Responde a:** soy el único responsable de calidad · llevar iso 9001 yo solo · no me da tiempo a mantener el sistema de calidad · calidad en una empresa pequeña En la mayoría de las empresas medianas, calidad es una persona. A menudo la misma que lleva prevención, medio ambiente y parte de compras. El sistema, en cambio, está escrito como si hubiera un equipo detrás — y esa distancia es la que hay que gestionar, no negar. ## Dónde se va el tiempo, y qué se puede quitar de encima | Tarea | Quién puede hacerla realmente | Qué queda para vosotros | | --- | --- | --- | | Perseguir documentación de proveedores | El sistema, con avisos | Mirar las excepciones | | Recordar vencimientos | El sistema | Decidir qué hacer cuando saltan | | Registrar lo que pasa en planta | Quien está en planta | Que sea fácil registrarlo | | Analizar causas y cerrar acciones | Vosotros | Es lo único que no se delega | | Preparar la auditoría | Se prepara sola si lo anterior funciona | Revisar y presentar | > [!IMPORTANT] > La trampa del puesto es la tercera fila, y cuesta reconocerla: **cuando registrar algo es incómodo, el registro lo acabáis haciendo vosotros, tarde y de oídas**. Alguien os cuenta el jueves lo que pasó el lunes y lo anotáis con lo que recuerda. Ese registro existe, pero ya no describe lo que pasó, sino lo que se recuerda tres días después. Rebajar la fricción de registrar —dos campos y una foto desde el móvil— no es comodidad: es lo que hace que el dato sea real. ## Las tres cosas que sostienen el sistema si no hay nadie más **En corto** - Que lo repetitivo avise solo: vencimientos, renovaciones, documentación que falta. - Que el registro lo haga quien ve el problema, no quien escribe el informe. - Y que la evidencia se genere trabajando, no en una tarde de recopilación. > [!WARNING] > Hay algo del puesto que nadie explica al empezar: **si el sistema funciona, se vuelve invisible, y con él vuestro trabajo**. Nadie agradece la auditoría que salió sin hallazgos ni la certificación que se renovó sin sobresaltos. Merece la pena llevar una lista corta de lo que se evitó —lo que se detectó a tiempo, lo que no llegó al cliente— porque en la revisión anual esa lista es lo único que traduce vuestro trabajo a algo que dirección pueda ver. ## Qué hacer cuando de verdad no llegáis 1. **Priorizar por riesgo, no por norma** — Lo que puede dañar a un cliente va antes que lo que un papel exige. 2. **Decir por escrito qué se queda sin hacer** — Un correo a dirección convierte una omisión en una decisión suya. 3. **Y llevar lo que se cae a la revisión anual** — Es el único foro donde eso se puede convertir en recursos. > [!NOTE] > Qué exige exactamente vuestro esquema de certificación, y qué margen hay en cada requisito, lo determina la norma aplicable y vuestro auditor. **Eso se consulta con ellos o con vuestro asesor**; aquí se trata de sostener el sistema sin quemar a la persona que lo lleva. **¿Se puede llevar todo sin ayuda?** Se puede sostener; hacerlo todo a mano, no. La diferencia es qué se automatiza. **¿Y si nadie registra nada?** Casi siempre es fricción, no desinterés: mirad cuántos pasos tiene registrar. **¿Cómo pido más recursos?** Con lo evitado y lo que se queda sin hacer, por escrito, una vez al año. ## Ejemplos **Una responsable de calidad anota los incidentes de planta días después, de oídas.** - Deja el registro en dos campos y una foto desde el móvil de quien lo ve → Los incidentes se registran el mismo día y el análisis parte de lo que pasó, no de lo que se recuerda. **Una persona lleva la calidad de toda la empresa.** - Automatiza las peticiones que se repiten → El tiempo se dedica a revisar. **Una auditoría llega y hay que prepararlo todo.** - Mantiene el expediente al día durante el año → La preparación es una revisión. **Los certificados caducan sin que nadie lo note.** - Registra vencimientos con aviso → La renovación se hace con tiempo. **Se va de vacaciones y todo se para.** - Deja el expediente accesible al equipo → El trabajo no depende de una persona. **Se persigue a los proveedores uno a uno.** - Pide y recuerda de forma automática → La persecución deja de ocupar la semana. --- --- id: KB-CR-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/homologar-a-quien-ya-trabaja-con-vosotros idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: compras audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-009, KB-CL-012] citadoPor: [KB-CR-002] --- # Homologar a quien ya trabaja con vosotros _Pedirle documentación a un proveedor de diez años se lee como desconfianza si no se explica. Y el más antiguo es el que peor reacciona._ **Responde a:** pedir documentación a proveedores antiguos · homologar proveedores que ya tenemos · el proveedor se ofende si le pido papeles · empezar a controlar a los de siempre Empezar a homologar proveedores nuevos es fácil: entra en la conversación desde el primer día y nadie discute. El problema son los otros treinta, los que llevan años sirviendo sin que nadie les haya pedido un papel, y a los que ahora hay que escribirles pidiendo cinco documentos. ## Cómo reacciona cada uno | Perfil del proveedor | Cómo suele reaccionar | Qué funciona | | --- | --- | --- | | Grande y organizado | Lo manda en dos días | Pedir y ya está: lo tiene preparado | | Pequeño y ordenado | Pregunta para qué y lo manda | Explicar el motivo una vez | | De toda la vida, informal | Se lo toma como una desconfianza | Una llamada antes del correo | | El que no lo tiene | Se calla y da largas | Tiempo y una lista mínima realista | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que hay que trabajar antes de mandar nada: **para un proveedor antiguo, pedirle documentación después de diez años no es un trámite, es un mensaje**. Y el mensaje que recibe, si no se explica, es que algo ha pasado o que ya no os fiáis. Una llamada de un minuto —«vamos a hacerlo con todos, empezando por los que más trabajo nos dan»— cambia por completo la respuesta, y es la diferencia entre recibir los papeles en una semana o entrar en una negociación que no tocaba. ## Cómo se ordena la campaña 1. **Empezar por los que más riesgo o más volumen tienen** — Y decírselo: ser el primero se lee mejor si se explica por qué. 2. **Pedir la lista mínima, no la ideal** — Cinco documentos se mandan; quince abren una discusión. 3. **Dar una fecha realista y única** — Un plazo corto con prórrogas enseña que el plazo no importa. 4. **Y decir qué pasa si no llega** — Si no hay consecuencia, la mitad no llegará nunca. > [!WARNING] > El descubrimiento incómodo de toda campaña de homologación: **algunos proveedores antiguos no van a poder aportar lo que pedís**, y no porque no quieran. Llevan años trabajando sin ese papel porque nadie se lo había pedido. Ahí la decisión ya no es de compras: es decidir si seguís trabajando con ellos, si les dais tiempo para conseguirlo o si asumís el riesgo por escrito. Lo que no funciona es dejarlo en el aire — porque entonces sigue el trabajo y sigue el hueco. ## Lo que gana la relación cuando se hace bien **En corto** - El proveedor sabe qué esperáis de él, y eso rara vez le perjudica. - Deja de haber conversaciones incómodas cada vez que hay una auditoría. - Y el que sí tiene la documentación al día compite en igualdad con el que no. > [!NOTE] > Si vuestros propios clientes os exigen controlar la cadena, decidlo: para un proveedor es muy distinto «nos lo piden a nosotros» que «hemos decidido pedirlo». Es cierto, se entiende y evita que se lo tome como algo personal. **¿Paro los pedidos si no lo manda?** Es la decisión que hay que tomar antes de empezar, no cuando ocurre. **¿Y si nunca ha tenido ese documento?** Miradlo caso a caso: a veces existe otro que demuestra lo mismo. **¿Vuelvo a pedirlo cada año?** Solo lo que caduca. Repetir lo que no cambia desgasta la relación. ## Ejemplos **Una empresa manda a treinta proveedores antiguos un correo pidiendo cinco documentos y recibe cuatro respuestas.** - Llama antes a los de más años y explica que es para todos, empezando por los principales → La mayoría contesta en una semana y las conversaciones incómodas se quedan en dos casos. **Se homologa a los nuevos y los antiguos se quedan sin expediente.** - Lanza el mismo proceso a los que ya trabajan → El criterio es el mismo para todos. **Un proveedor de siempre nunca ha aportado nada.** - Le lanza el alta como a uno nuevo → La antigüedad deja de ser una excepción. **Se teme molestar a un proveedor de confianza.** - Explica que es el mismo proceso para todos → La petición no se lee como desconfianza. **Se homologa a cien de golpe y nadie contesta.** - Lanza por tandas y empieza por los críticos → El avance es real desde la primera tanda. **Una auditoría descubre proveedores sin expediente.** - Consulta quién no tiene expediente antes → El hueco se cierra con tiempo. --- --- id: KB-CR-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/operaciones idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: operaciones audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-001, KB-DI-002, KB-TL-003] citadoPor: [KB-CR-011, KB-CR-017, KB-CS-003, KB-CS-004] enLaApp: https://app.codecontract.io/trackline --- # Operaciones: checklists y partes que no se quedan en un cajón _Controles de planta con evidencia, incidencias con responsable y recepciones validadas._ **Responde a:** checklist digital para operaciones · registrar incidencias con foto y responsable · control de partes de trabajo sin papel · validar recepción de material con evidencia · digitalizar procesos de planta sin desarrollo El problema de operaciones no es que no se controle: es que el control se hace en papel, en una libreta o en un grupo de WhatsApp, y cuando hace falta demostrar que se hizo no hay forma. La foto está en el móvil de alguien que ya no trabaja aquí. **En corto** - Un checklist digital deja la foto y la hora atadas al punto controlado. - Cada incidencia tiene responsable, plazo y evidencia de cierre. - La recepción de material se valida en el momento, no al día siguiente. - Todo se hace desde el móvil, en la planta, sin volver a la oficina. ## Controles que sirven de prueba Un checklist en papel demuestra que alguien puso una cruz. Uno digital con foto demuestra qué se vio, cuándo y quién lo vio. La diferencia aparece el día que hay una reclamación y hay que reconstruir qué pasó en el turno de noche. ## Incidencias que se cierran Una incidencia sin responsable ni plazo se convierte en un mensaje que nadie recoge. Tratada como un expediente —quién la abre, quién actúa, qué evidencia la cierra— deja de depender de que alguien se acuerde, y el histórico queda para analizar si se repite. > [!WARNING] > El fallo típico al digitalizar un checklist es copiarlo tal cual del papel, con cuarenta puntos. Si tarda veinte minutos, se rellena en el vestuario al final del turno y vuelves a no tener nada. ## Recepciones y entregas - Validar el material contra el albarán en el momento de descargarlo. - Fotografiar lo que llega mal antes de que se mezcle con el resto. - Firmar la entrega en el móvil del transportista, sin papel de por medio. - Dejar constancia de quién recibió, a qué hora y en qué estado. ## Preguntas frecuentes **¿Funciona sin cobertura en la planta?** La foto se hace igual; lo que necesita conexión es el envío. En zonas sin cobertura conviene revisar que se han subido antes de cerrar el turno. **¿Puede rellenarlo alguien que no tiene cuenta?** Sí, como participante externo con su enlace. Es lo que se hace con transportistas o con personal de una contrata. **¿Se pueden repetir los mismos controles cada turno?** Sí, programándolos. Cada ejecución queda como un expediente propio con su fecha. **¿Y si hay que corregir algo apuntado por error?** Se corrige y queda registrado quién lo corrigió y cuándo, que es lo que se pide en una auditoría. ## Ejemplos **Una planta recibe una reclamación por un lote y necesita demostrar qué controles se hicieron ese día.** - Abre los checklists de ese turno - Enseña la foto de cada punto con su hora y quién lo hizo - Adjunta la incidencia que se abrió y cómo se cerró → Una respuesta en el mismo día, con evidencia, en vez de una semana reconstruyendo a partir de la memoria de la gente. **El parte de trabajo se queda en la furgoneta.** - Captura el parte en el propio servicio → El mes se cierra con lo que ocurrió. **Los checklists se rellenan de memoria al final del día.** - Registra en el momento desde el móvil → El dato es exacto. **Un cliente pide justificar una intervención.** - Consulta el expediente de ese servicio → Se contesta sin reconstruir. **Cada técnico anota de forma distinta.** - Usa el mismo formulario para todos → El histórico es comparable. **Los partes llegan a oficina días después.** - Sube el parte al terminar el servicio → La facturación no espera. --- --- id: KB-CR-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/departamento-legal idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: legal audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-004, KB-CR-004, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-CR-018, KB-CS-005] enLaApp: https://app.codecontract.io/consigne --- # Legal: contratos que no se pierden y firmas que se sostienen _Centralizar contratos, controlar vencimientos y tener la prueba lista si hay que aportarla._ **Responde a:** gestión de contratos con control de versiones · alertas de vencimiento de contratos · firmar poderes y actas a distancia · recopilar documentación para un procedimiento · kyc de clientes documentación El trabajo legal tiene una parte que nadie ve y que consume la mitad del tiempo: saber qué contratos hay, cuál es la última versión de cada uno, cuándo vencen y dónde está la prueba de que se firmaron. Eso no es asesorar; es administrar. Y es lo que se puede quitar de en medio. **En corto** - Un contrato por expediente, con sus anexos y sus versiones en el mismo sitio. - El vencimiento avisa antes, que es cuando aún se puede renegociar. - La firma sale con su cadena de evidencias, no como un PDF suelto. - Si hay que aportar algo en un procedimiento, ya está reunido. **Lo que queda registrado de cada firma** — La secuencia completa con su autor y su hora, que es lo que se aporta cuando la otra parte discute. ## Contratos: el problema es la versión Casi nunca se pierde un contrato entero; lo que se pierde es saber cuál de las cuatro versiones que circularon por correo es la que se firmó. Con el contrato y sus anexos dentro de un mismo expediente, y la firma atada a la versión concreta, esa duda desaparece. ## Vencimientos y renovaciones Un contrato con prórroga automática que nadie miró es una renovación no querida de un año. El aviso tiene que llegar con margen suficiente para decidir, no para enterarse: si el preaviso de resolución es de tres meses, avisar en el mes once no sirve. > [!WARNING] > Anota como fecha clave la del preaviso, no la del vencimiento. Son cosas distintas y la que importa para actuar es la primera. ## Cuando hay que aportar Lo que sostiene una firma electrónica en un procedimiento no es el PDF: es la cadena de evidencias y el sello de tiempo, que la otra parte puede verificar por su cuenta. Tenerlo ya reunido es la diferencia entre responder a un requerimiento en un día o en tres semanas. ## Preguntas frecuentes **¿Sirve para recopilar documentación de KYC?** Sí, es el mismo circuito: se pide al cliente lo que exige la norma, queda fechado y no hay que perseguirlo por correo. **¿Puedo firmar un poder o un acta a distancia?** Con los niveles de firma disponibles, sí para uso interno y contractual. Lo que requiera intervención notarial sigue requiriéndola. **¿Cómo llevo los anexos y las adendas?** En el mismo expediente que el contrato principal, cada uno con su fecha. Así se ve la secuencia completa sin abrir cuatro carpetas. **¿Puedo dar acceso solo de lectura a alguien de fuera del departamento?** Sí, con rol de lector o compartiendo el expediente concreto, sin dar acceso al resto. ## Ejemplos **Un requerimiento pide el contrato firmado con un proveedor y todas sus adendas, con prueba de la firma.** - Abre el expediente del contrato - Descarga el PDF firmado con su cadena de evidencias - Adjunta las dos adendas, cada una con su fecha de firma → Se responde el mismo día, y la otra parte puede verificar las firmas por su cuenta sin pedirte nada. **Un contrato se firma y se archiva sin fechas clave.** - Registra vencimientos y prórrogas con aviso → Las renovaciones no sorprenden. **Se pacta un cambio por correo y no llega al contrato.** - Archiva el acuerdo junto al contrato → Lo pactado después vive con lo pactado antes. **Se busca una cláusula en veinte contratos.** - Busca por contenido → Se encuentra sin abrirlos todos. **Un firmante niega haber firmado.** - Aporta el documento con sus evidencias → La firma se sostiene. **Un contrato se renueva solo sin revisarlo.** - Avisa antes de la fecha de prórroga → La renovación es una decisión. --- --- id: KB-CR-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/direccion idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: direccion audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-001, KB-CR-004, KB-CF-001] citadoPor: [KB-TL-008, KB-CR-013, KB-CF-005] enLaApp: https://app.codecontract.io/dashboard --- # Dirección: saber si estás al día sin preguntar a nadie _Qué mirar una vez por semana para detectar el riesgo antes de que aparezca en una auditoría._ **Responde a:** panel de control de cumplimiento documental · cómo sé si mi empresa está al día de documentación · riesgos por documentación caducada · indicadores de compliance para dirección · visibilidad de contratos y vencimientos La pregunta que hace una dirección no es «cómo funciona la herramienta», es «estamos al día o no». Y la respuesta honesta en la mayoría de las empresas es «creemos que sí», porque el dato está repartido entre cuatro personas y tres hojas de cálculo. **En corto** - Cuatro indicadores bastan para saber si hay riesgo acumulándose. - Lo que importa no es el volumen, es lo que lleva parado. - Un vencimiento no atendido cuesta más que un expediente incompleto. - Todo sale del trabajo diario: no hay que pedir a nadie que reporte. ## Los cuatro números | Indicador | Qué te dice | Cuándo preocupa | | --- | --- | --- | | Expedientes incompletos | Trabajo empezado y no cerrado | Si crece semana a semana | | Documentación vencida | Riesgo activo, ahora mismo | Cualquier número distinto de cero en lo crítico | | Lo que vence en 60 días | Trabajo que viene | Si nadie lo ha empezado a pedir | | Tiempo medio de cierre | Si el proceso funciona | Si sube sin que haya subido el volumen | _El segundo es el único que se mira sin contexto: un vencido en un proveedor crítico es un problema hoy._ ## Por qué el volumen engaña Tener doscientos expedientes abiertos no dice nada por sí solo: puede ser una empresa activa. Lo que sí dice algo es cuántos llevan más de un mes parados esperando a la misma persona. Ese es el número que anticipa el problema. > [!NOTE] > Si el equipo tiene que preparar un informe para que dirección vea esto, el sistema está mal montado. El dato tiene que salir del trabajo, no de una reunión. ## Firmar sin ser el cuello de botella Dirección suele ser el último firmante de todo, y por tanto el punto donde se acumula. Firmar desde el móvil, con aviso cuando llega y no cuando alguien se acuerda de recordarlo, quita días de calendario a procesos que solo esperaban una firma. ## Preguntas frecuentes **¿Necesito entrar a diario?** No. Una vez por semana basta si los avisos de vencimiento están bien configurados: lo urgente llega solo. **¿Puedo ver todo sin poder tocar nada?** Sí, con rol de lector. Aunque para dirección suele convenir el de administrador, para no depender de otro para un cambio. **¿Se puede exportar para el comité?** Sí. Y conviene exportar en vez de captar pantallas: la exportación lleva las fechas. **¿Qué miro primero si solo tengo cinco minutos?** Lo vencido en proveedores o personas críticas. Es el único indicador que es un problema hoy y no una tendencia. ## Ejemplos **Un consejo pregunta si la empresa está expuesta por documentación de proveedores.** - Mira el número de vencidos en proveedores críticos: dos - Comprueba que ya se les pidió la renovación hace una semana - Exporta el estado con sus fechas → Una respuesta con número y fecha en cinco minutos, en vez de «lo miramos y os decimos». **Se pregunta al equipo si está todo al día.** - Consulta el estado sin preguntar a nadie → La respuesta llega en el momento. **El informe mensual se construye a mano.** - Consulta el estado ya calculado → El cierre deja de ocupar una tarde. **Se detecta un problema cuando ya es grande.** - Revisa lo que lleva parado demasiado → El atasco se ve en días. **Se decide sin saber cuánto se tarda en cerrar un expediente.** - Consulta el tiempo medio por proceso → La decisión se toma con datos. **Cada área da su versión del estado.** - Consulta la misma fuente para todas → La reunión empieza con una foto común. --- --- id: KB-CR-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/administracion-y-finanzas idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: administracion audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-002, KB-CD-001, KB-TZ-001] citadoPor: [KB-CR-010] enLaApp: https://app.codecontract.io/documents --- # Administración: aprobaciones y archivo sin correos perdidos _Aprobaciones con traza, archivo que se encuentra y licencias que no caducan a escondidas._ **Responde a:** archivar facturas y documentación contable · aprobaciones internas de gastos con traza · controlar licencias y permisos de la empresa · flujos de aprobación sin correos perdidos · digitalizar la administración de una pyme Administración es el departamento que más papel mueve y el que menos suele aparecer en un proyecto de digitalización. El resultado es conocido: aprobaciones por correo que nadie encuentra, facturas archivadas por quien las recibió y licencias que caducan sin que salte nada. **En corto** - Una aprobación es un expediente con responsable, no un correo con copia a cuatro. - El archivo se organiza por proyecto, no por quién lo recibió. - Las licencias y permisos avisan antes de vencer. - Todo queda fechado, que es lo que pide una revisión contable. ## Aprobaciones que se encuentran Aprobar un gasto por correo funciona hasta que hay que demostrar quién lo aprobó. Como solicitud de validación queda con nombre, fecha y el documento al que se refería, y se busca en un sitio en vez de en el buzón de tres personas. ## Archivo que sirve al año siguiente El criterio de archivo tiene que ser el que usarás para buscar, no el que te resultó cómodo al guardar. Por proveedor y por ejercicio funciona casi siempre; por quién lo recibió, nunca — porque esa persona puede no estar cuando haga falta. > [!NOTE] > Si la lectura automática extrae número de factura, fecha e importe, el archivo deja de depender de cómo se llamó el fichero. Se busca por el dato, no por el nombre. ## Licencias y permisos Es lo que más silenciosamente caduca: una licencia de actividad, un permiso, un seguro de la flota. Nadie los mira porque no forman parte del día a día, y por eso conviene que el aviso llegue solo con margen para renovarlos. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo montar una aprobación en dos niveles?** Sí, como dos fases: la segunda no se abre hasta que la primera aprueba. **¿Sirve para el archivo fiscal obligatorio?** Para tenerlo ordenado y fechado, sí. Los plazos de conservación se configuran en la política de retención. **¿Se integra con el programa de contabilidad?** Hay API: se puede empujar el documento y sus datos, o recibir un aviso cuando algo queda aprobado. **¿Y si aprueba alguien que estaba de vacaciones?** Se puede reasignar la validación a otra persona, y queda registrado que se reasignó y quién lo hizo. ## Ejemplos **Una revisión contable pide justificar quién autorizó doce gastos del ejercicio anterior.** - Filtra las validaciones de ese periodo - Exporta el listado con nombre, fecha y documento asociado → Doce justificantes con nombre y fecha, en vez de buscar en el correo de alguien que ya no está. **Las aprobaciones se piden por correo y se pierden.** - Lanza la aprobación con su estado → Se ve quién falta sin preguntar. **El archivo vive en carpetas de red que nadie ordena.** - Centraliza en expedientes → Se encuentra sin recorrer la estructura. **Una aprobación se da de palabra.** - Registra quién aprobó y cuándo → La aprobación tiene nombre y fecha. **Se aprueba dos veces lo mismo por si acaso.** - Consulta el estado antes de reenviar → Nadie recibe lo mismo dos veces. **Un auditor pide justificar una aprobación antigua.** - Consulta el registro de esa aprobación → Se contesta con el rastro. --- --- id: KB-CR-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/si-llevas-recursos-humanos-en-una-pyme idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: rrhh audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-007, KB-CF-004] citadoPor: [KB-CR-003] --- # Si llevas recursos humanos y eres una persona _Altas, anexos y formaciones para cien personas sin un equipo detrás._ **Responde a:** gestionar documentación laboral yo sola · firmar anexos a toda la plantilla · control de formaciones obligatorias · rrhh en una pyme herramientas El problema de llevar recursos humanos en una empresa mediana no es la dificultad: es el volumen de cosas pequeñas que solo puedes hacer tú, todas con fecha, y ninguna delegable. Tres de ellas se pueden dejar de hacer a mano. ## 1. Las altas Contrato, documentación y formación del primer día siempre son las mismas. Montado como proceso, la persona lo recibe al aceptar la oferta y llega con todo firmado. ## 2. Los envíos a toda la plantilla Un anexo de convenio a ciento veinte personas es un envío, no ciento veinte. Y el seguimiento te dice a quién llamar, en vez de tener que cruzar una lista a mano. ## 3. Las formaciones que caducan Prevención, manipulación de alimentos, riesgos específicos. Marcadas con su vencimiento, avisan dos meses antes en lugar de aparecer en una inspección. | Lo que hoy te come el tiempo | Lo que pasa a ser | | --- | --- | | Perseguir documentación de altas | El proceso persigue; tú llamas a los dos que faltan | | Mandar anexos de uno en uno | Un envío y una lista de rezagados | | Llevar la cuenta de las formaciones | Un aviso que llega solo | | Buscar el contrato de alguien de 2021 | Una búsqueda | > [!IMPORTANT] > Aquí se manejan documentos de identidad, nóminas y datos de salud: pide lo mínimo, guárdalo donde solo lo veas tú y quien deba, y no lo dejes circulando por correo. Es el área donde un descuido tiene más consecuencias para personas concretas. > [!NOTE] > Si empiezas por una cosa, que sean las altas: es lo que más se repite y lo que más papel mueve por persona. **¿Puede firmar alguien que aún no ha entrado?** Sí, y es lo recomendable: el contrato firmado antes del primer día. **¿Y los que no tienen correo de empresa?** Se les manda al personal o por SMS. **¿Se puede separar lo que ve cada responsable?** Sí, por equipos. Un jefe de área no tiene por qué ver las nóminas de otro. ## Ejemplos **Una responsable de RRHH lleva sola una plantilla de 130 personas.** - Monta el alta como proceso - Manda el anexo anual en un envío - Marca las formaciones con vencimiento → Recupera la semana de septiembre que antes se le iba entera en el anexo de convenio. **Una persona lleva todo el personal y no da abasto.** - Automatiza las peticiones que se repiten → El tiempo se dedica a lo que exige criterio. **Las altas llegan el mismo día de la incorporación.** - Lanza el proceso al firmar la contratación → El alta se prepara con antelación. **La documentación caduca sin que nadie lo note.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega con margen. **Se va de vacaciones y todo se para.** - Deja el expediente accesible al equipo → El trabajo no depende de una persona. **Una inspección pide documentación de la plantilla.** - Consulta el expediente de cada persona → La entrega se prepara en minutos. --- --- id: KB-CR-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-rol/si-llevas-la-administracion-de-una-empresa idioma: es categoria: casos-por-rol subcategoria: administracion audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-006, KB-CC-003, KB-CR-008] citadoPor: [KB-CR-018] --- # Si llevas la administración _El puesto por el que pasa todo lo que nadie más quiere perseguir._ **Responde a:** organizar la documentación de la empresa · administración pyme papeleo · no encuentro los documentos de un cliente · gestionar altas y facturas Por administración pasa todo lo que tiene un papel detrás: el alta del proveedor, el contrato del cliente, la documentación que pide la gestoría, el certificado que hace falta para cobrar una factura. Y casi siempre urgente y casi siempre para ayer. ## Las tres que más tiempo devuelven 1. **Que las altas se pidan solas** — Proveedores y clientes piden siempre lo mismo. Montado una vez, deja de ser tu trabajo perseguirlo. 2. **Que las caducidades avisen** — Seguros, certificados de estar al corriente, licencias. Nadie debería llevar eso en la cabeza. 3. **Que buscar sea buscar** — Si encontrar el contrato de un cliente de hace tres años lleva media hora, la estructura está mal — o directamente no hace falta estructura, basta buscar. | Lo que te piden | Cuánto tarda hoy | Cuánto debería | | --- | --- | --- | | «Pásame el contrato de este cliente» | Media hora buscando | Una búsqueda | | «¿Este proveedor está al corriente?» | Un correo y esperar | Mirarlo | | «Necesito todo lo de esta obra para la gestoría» | Una mañana | Una descarga | > [!WARNING] > Cuidado con el correo con un cambio de cuenta bancaria de un proveedor «de siempre». Es el fraude más común contra este puesto, y funciona porque llega con prisa y con un tono que parece normal. Confirma por teléfono, con un número que ya tuvieras. > [!NOTE] > Cuando alguien te pida algo por tercera vez esa semana, ese es exactamente el documento que merece la pena tener localizable en dos clics. **¿Puedo dar acceso a la gestoría?** Sí, de solo consulta y acotado. No necesitan ser administradores. **¿Y lo antiguo en papel?** Se escanea lo que se consulte, no todo. Digitalizar veinte años de archivo rara vez se termina. **¿Merece la pena si somos pocos?** Precisamente si sois pocos: no hay nadie a quien delegar. ## Ejemplos **En una empresa de cuarenta personas, una sola persona lleva altas, contratos y gestoría.** - Monta las altas de proveedor como proceso - Marca las caducidades - Da acceso de consulta a la gestoría → Deja de ser el cuello de botella de cuatro personas que le piden cosas cada día. **Las aprobaciones se persiguen por correo.** - Lanza la aprobación con su estado → Se ve quién falta sin preguntar. **El archivo depende de cómo nombra cada uno.** - Acuerda la convención y la aplica → Cualquiera encuentra lo mismo. **El cierre de mes se hace buscando documentos.** - Reúne lo del periodo en un expediente → El cierre deja de ser una búsqueda. **Un proveedor reclama un pago ya hecho.** - Consulta el expediente del proveedor → La respuesta sale del archivo. **Se acumulan facturas sin aprobar.** - Consulta lo pendiente por responsable → La reclamación va dirigida. --- --- id: KB-CF-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/homologar-proveedores-con-criterios-propios idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-006, KB-TL-011] citadoPor: [KB-CF-011, KB-CF-018, KB-CR-020] --- # Homologar proveedores con vuestros criterios _Que «apto» signifique lo mismo lo decida quien lo decida._ **Responde a:** homologación de proveedores criterios · cuándo doy por bueno a un proveedor · checklist de homologación · criterios de aprobación de proveedores Homologar no es tener los papeles: es decidir que ese proveedor puede trabajar con vosotros. La diferencia se nota el día que dos personas del mismo equipo llegan a conclusiones distintas con la misma documentación delante. ## Lo que hace que «apto» signifique algo **En corto** - Criterios escritos, no criterio de quien mire ese día. - Un mínimo por criterio, no «que tenga seguro» sino «seguro de al menos X». - Quién decide cuando algo se sale de lo previsto. ## Los tres niveles que suelen bastar **Los tres niveles de homologación** — Apto y no apto se calculan solos; el de en medio lo decide una persona y deja escrito por qué. Sin ese nivel intermedio, se acaba aprobando lo que no cumple para no bloquear el trabajo. | Nivel | Qué exige | Quién lo aprueba | | --- | --- | --- | | Apto | Todo lo obligatorio, en vigor y cumpliendo el mínimo | Automático al completarse | | Apto con condiciones | Falta algo no bloqueante, o hay un mínimo justo | Un responsable, dejando la nota | | No apto | Falta algo que bloquea, o incumple un mínimo | Automático, y se le comunica | > [!IMPORTANT] > El nivel intermedio es el que evita que la homologación se convierta en un sello vacío. Sin él, la gente aprueba lo que no cumple del todo para no bloquear el trabajo, y a partir de ahí «apto» ya no significa nada. ## El error de diseño más común Poner como obligatorio todo lo que sería deseable. Acaba con la mitad de los proveedores en «no apto» por cosas que a nadie le importan, y con alguien saltándose el proceso para poder trabajar. Obligatorio es lo que de verdad impide contratar. > [!WARNING] > Si la homologación caduca —y suele, porque los seguros y los certificados caducan—, el estado tiene que recalcularse solo. Una homologación que dice «apto» con el seguro vencido hace tres meses es peor que no tener homologación. > [!NOTE] > Escribid los criterios aunque sean cuatro líneas. El valor no está en el documento: está en que dos personas distintas decidan lo mismo. **¿Se puede tener criterios distintos por tipo de proveedor?** Sí, y es lo razonable: no se le pide lo mismo a quien entra a obra que a quien manda material. **¿Y un proveedor que falla un criterio pero es imprescindible?** Ahí es donde sirve «apto con condiciones»: se decide expresamente y queda registrado quién lo decidió. **¿Se le dice al proveedor por qué no es apto?** Conviene: la mayoría lo corrige si sabe qué falta. ## Ejemplos **Dos compradores de la misma empresa homologan con criterios distintos.** - Escriben cuatro criterios con su mínimo - Añaden el nivel «apto con condiciones» para las excepciones → «Apto» pasa a significar lo mismo lo decida quien lo decida, y las excepciones quedan con nombre y motivo. **Cada área homologa con criterios distintos y el mismo proveedor pasa en una y no en otra.** - Fija un listado común y déjalo escrito - Marca qué es obligatorio y qué es deseable - Aplica el mismo criterio a los proveedores que ya trabajan con vosotros → La homologación significa lo mismo en toda la empresa y deja de depender de quién la haga. **Se pide un documento que nadie mira nunca.** - Revisa qué se usa de verdad y quita el resto → El proveedor entrega antes porque le piden menos. **Un proveedor crítico pasa con lo mínimo.** - Ajusta el nivel de exigencia al riesgo → Lo crítico se mira con más detalle que lo accesorio. **Se homologa una vez y nadie revisa a los tres años.** - Programa la revisión periódica → La homologación sigue siendo cierta. **El criterio está en la cabeza de una persona.** - Déjalo escrito en la plantilla → La homologación sobrevive a quien la montó. --- --- id: KB-CF-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/heredar-un-archivo-que-monto-otro idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: avanzado actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-002, KB-TL-013] citadoPor: [KB-CF-020] --- # Heredar lo que montó otro _Entras a un puesto y te encuentras procesos, expedientes y criterios que no escribiste._ **Responde a:** me han pasado la gestión documental de otra persona · heredar procesos de un compañero que se fue · entender un sistema que no monté yo · revisar la configuración que dejó otro Alguien se fue y ahora esto es tuyo. La tentación es rehacerlo a tu manera; la otra es no tocar nada por miedo. Las dos salen caras. Lo que funciona es un recorrido corto y ordenado antes de decidir qué cambiar. ## El recorrido, en una tarde 1. **Mira qué está vivo** — Cuántos expedientes se movieron el último mes. Lo que no se movió en seis meses probablemente ya no se usa. 2. **Mira quién entra** — El registro dice quién usa esto de verdad. A veces son dos personas y no las que te dijeron. 3. **Abre los procesos más usados** — Léelos como si fueras el proveedor que los recibe. Ahí se ve por qué la gente entrega o no. 4. **Busca lo que caduca** — Es lo que puede explotar sin avisar si nadie lo estaba mirando. ## Qué tocar y en qué orden | Hallazgo | Urgencia | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Documentos caducados y nadie avisado | Alta | Arreglarlo esta semana | | Cuentas y accesos de gente que ya no está | Alta | Cerrarlos | | Procesos con títulos que nadie entiende | Media | Reescribirlos; sube la entrega y no rompe nada | | Estructura de carpetas que no te gusta | Baja | Dejarla. Cambiarla confunde a quien ya se orientaba | > [!IMPORTANT] > No cierres ni borres expedientes que no entiendas todavía. Puede haber uno abierto por una razón que no ves —una reclamación, una obra parada— y cerrarlo con motivo equivocado deja un registro que después hay que explicar. > [!WARNING] > Si quien lo montó sigue localizable, media hora con esa persona ahorra dos semanas. Lo que no está escrito en ningún sitio es por qué se decidió cada cosa, y eso solo lo tiene ella. > [!NOTE] > Cambia una cosa a la vez y deja pasar dos semanas. Si cambias cinco y algo empeora, no sabrás cuál fue. **¿Puedo ver quién configuró cada cosa?** El registro dice quién hizo cada cambio y cuándo. **¿Y si el proceso está claramente mal?** Cámbialo, pero para los siguientes: los expedientes en marcha se corrigen uno a uno. **¿Merece la pena rehacerlo entero?** Casi nunca. Lo que funciona aunque sea feo tiene más valor que lo elegante sin rodar. ## Ejemplos **Alguien hereda la gestión documental de una empresa al irse la responsable.** - Dedica una tarde al recorrido - Cierra cuatro accesos y arregla nueve caducidades sin avisar - Deja la estructura de carpetas como estaba → En una semana controla lo urgente sin haber roto nada de lo que la gente ya sabía usar. **Se hereda un proceso montado por alguien que ya no está y nadie sabe por qué pide lo que pide.** - Repasa el listado con quien lo usa hoy - Quita lo que nadie mira y anota por qué queda el resto → El proceso se entiende y se puede mejorar en lugar de tocarlo con miedo. **El proceso heredado tiene diez fases y nadie recuerda el motivo.** - Comprueba qué fases aportan de verdad → El proceso se acorta sin perder nada. **Se cambia algo y se rompe un caso que nadie conocía.** - Prueba el cambio con un caso real antes de aplicarlo → La mejora no rompe lo que funcionaba. **Hay cuatro plantillas parecidas heredadas.** - Unifica y archiva las que no se lanzan → La lista vuelve a ser legible. **Nadie sabe qué expedientes usan cada plantilla.** - Consulta cuáles siguen activas → Se toca lo que está en uso y no lo que duerme. --- --- id: KB-CF-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/es-obligatorio-controlar-la-documentacion-de-terceros idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-008, KB-CF-009] citadoPor: [KB-LE-004] --- # ¿Es obligatorio controlar la documentación de terceros? _La respuesta corta es «depende», y de qué depende sí se puede explicar._ **Responde a:** es obligatorio pedir documentación a los proveedores · tengo que controlar la documentación de mis subcontratas · qué pasa si no compruebo a un proveedor · responsabilidad por un proveedor sin documentación · obligación de comprobar subcontratistas La pregunta llega casi siempre con un susto detrás: una inspección, una reclamación, o alguien que ha leído algo. La respuesta honesta es que depende de tres cosas, y las tres se pueden mirar en cinco minutos. ## De qué depende | Factor | Qué mirar | | --- | --- | | Vuestra actividad | Hay sectores donde comprobar a terceros es una obligación expresa: obra, alimentación, transporte, entre otros | | La relación | Que alguien trabaje en vuestras instalaciones cambia las cosas respecto a que solo os venda | | Vuestros contratos | Muchas obligaciones no vienen de una ley: vienen de lo que firmasteis con un cliente grande | > [!IMPORTANT] > Este artículo no es asesoramiento jurídico y no puede decirte si tu caso concreto obliga o no. Lo que sí puede decirte es dónde mirar y qué preguntar: llevadle estas tres preguntas a vuestro asesor y salís con una respuesta en una reunión. ## Lo que suele pasar aunque no sea obligatorio Aunque ninguna norma os obligue expresamente, el problema llega igual por otra puerta: si un proveedor vuestro causa un daño, la pregunta de si comprobasteis algo aparece de todas formas. Y contestar «no lo comprobamos» es distinto de contestar «lo comprobamos y esto es lo que teníamos». **En corto** - Poder demostrar que se pidió, aunque el otro no entregara. - Poder decir qué acreditaba esa empresa en la fecha del trabajo, no hoy. - Que la comprobación no dependa de que alguien se acuerde. > [!WARNING] > Lo más caro no suele ser no tener el documento: es no poder demostrar que se pidió. Un expediente muestra la petición con su fecha aunque nunca llegara respuesta, y eso cambia por completo la posición. > [!NOTE] > Si vuestro cliente os exige comprobar a vuestros proveedores, eso ya es una obligación vuestra por contrato, tenga o no respaldo legal. Suele ser la vía por la que llega. **¿Y si el proveedor se niega a darme documentación?** Es una decisión comercial vuestra. El expediente al menos deja constancia de que se pidió. **¿Basta con pedirlo una vez?** Casi nunca: lo que acredita algo suele caducar, y lo que importa es el estado en la fecha del trabajo. **¿Esto aplica a proveedores pequeños?** La obligación no suele distinguir por tamaño; lo que se puede ajustar es qué se pide. ## Ejemplos **Una empresa recibe una reclamación por un daño causado por una subcontrata.** - Recupera el expediente: la documentación se pidió y parte llegó - Consta qué acreditaba esa empresa en la fecha del trabajo → La posición pasa de «no lo comprobamos» a «esto es lo que teníamos y esto es lo que pedimos», que es otra conversación. **Se controla la documentación de terceros porque un cliente lo exige y nadie sabe qué exige la norma.** - Consulta con el asesor qué aplica a vuestra actividad - Separa lo que exige el cliente de lo que exige la norma → El esfuerzo se dimensiona sabiendo de dónde viene cada requisito. **Se pide de todo por si acaso.** - Pide lo que responde a una exigencia concreta → El proveedor entrega antes y el archivo es utilizable. **Se controla a los proveedores grandes y no a los pequeños.** - Ajusta el criterio al riesgo y no al tamaño → El control cubre donde de verdad hay exposición. **Un cliente pregunta cómo se controla y no hay respuesta escrita.** - Deja el criterio documentado → La respuesta existe antes de la pregunta. **Se controla y no queda constancia de haberlo hecho.** - Registra las comprobaciones realizadas → El control pasa de afirmación a evidencia. --- --- id: KB-CF-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/la-renovacion-anual-de-todos-a-la-vez idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-001, KB-CF-004] citadoPor: [KB-CO-017, KB-CC-015, KB-TL-023] --- # La renovación anual de todos a la vez _Doscientos proveedores que renuevan en enero. Cómo se hace sin dedicarle el mes._ **Responde a:** renovar la documentación de todos los proveedores · campaña anual de documentación · pedir certificados a todos a la vez · renovación masiva de documentos Muchas empresas concentran la renovación documental en un mes: enero, el inicio del ejercicio o el aniversario del contrato marco. Es un pico brutal de trabajo repetitivo que se resuelve en dos tardes si se plantea bien, y se come el mes si se hace de una en una. ## Cómo se plantea 1. **Sacad la lista de qué caduca y cuándo** — Antes de mandar nada. Lo que ya está al día no se toca. 2. **Agrupad por lo que se les pide** — No todos necesitan lo mismo: un transportista y una asesoría no comparten lista. 3. **Lanzad cada grupo de una vez** — Un envío por grupo, no uno por proveedor. 4. **Y dejad la insistencia en automático** — Es donde estaba el trabajo real: los recordatorios, no el primer envío. > [!IMPORTANT] > El paso que ahorra dinero es el tercero: mandar lo mismo a doscientos cuenta como **una acción**, no doscientas. Quien renueva de uno en uno paga por cada envío y además dedica el tiempo. ## Lo que conviene mirar antes de empezar | Comprobación | Por qué | | --- | --- | | Que los contactos estén vivos | La mitad de los fallos son direcciones de gente que ya no está | | Que la lista de documentos esté actualizada | Pedir lo del año pasado obliga a una segunda vuelta | | Que haya margen antes del vencimiento | Cuatro semanas, no cuatro días | | Y quién revisa lo que llega | Si no está decidido, se acumulará sin revisar | > [!WARNING] > La última es la que se olvida. Lanzar la campaña es fácil; lo difícil es que alguien mire las doscientas respuestas. Si nadie tiene ese hueco en la agenda, tendréis los documentos y seguiréis sin saber si valen. ## Qué hacer con los que no responden **En corto** - A los tres recordatorios, deja de ser un problema de insistencia y pasa a ser una decisión. - Esa decisión —bloquear, escalar, aceptar el riesgo— es vuestra y conviene que quede escrita. - Y quien no responde dos años seguidos probablemente ya no es proveedor. > [!NOTE] > Repartir la renovación a lo largo del año, por fecha de contrato en lugar de por calendario, elimina el pico entero. Cuesta una vez y se nota todos los años siguientes. **¿Puedo escalonarlo por grupos?** Sí, y para listas muy grandes es mejor: repartís también la revisión. **¿Y si alguien contesta con dudas?** Se responde en el mismo hilo; queda en su expediente y no en un correo suelto. **¿Cuánto consume?** Un envío por grupo más los recordatorios. Es el mismo trabajo que hacer uno solo. ## Ejemplos **Una empresa dedica cada enero tres semanas a renovar la documentación de sus proveedores.** - Agrupa por lo que se pide y lanza cuatro envíos - Deja los recordatorios en automático y reparte la revisión → Cierra la campaña en dos tardes y el año siguiente la reparte por fecha de contrato. **La renovación anual de doscientos proveedores se hace en enero, a mano y por correo.** - Lanza el mismo proceso a todos de una vez - Excluye a quienes ya renovaron por otra vía - Consulta el avance por proveedor en lugar de por bandeja → La campaña se prepara en una tarde y en febrero se sabe exactamente quién falta. **Se lanza en agosto y responde un tercio.** - Elige la fecha mirando el calendario del sector → La tasa de respuesta sube sin cambiar nada más. **Se pide todo otra vez aunque la mitad siga vigente.** - Pide solo lo que vence o ha cambiado → El proveedor entrega antes porque le piden menos. **La campaña acaba y quedan treinta sin contestar.** - Fija un criterio de escalado o cierre → La campaña termina de verdad. **El año siguiente se rehace todo desde cero.** - Guarda la campaña como plantilla → La segunda renovación cuesta una fracción. --- --- id: KB-CF-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/merece-la-pena-digitalizar-esto idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-008, KB-CF-005] citadoPor: [KB-PS-014, KB-CF-019] --- # ¿Merece la pena digitalizar esto? _Cuatro preguntas que dicen si un proceso concreto gana algo, o si está bien como está._ **Responde a:** merece la pena digitalizar un proceso · qué procesos conviene digitalizar primero · cuándo no hace falta digitalizar · calcular si compensa cambiar de forma de trabajar No todo lo que se hace en papel o en una hoja de cálculo está mal. Hay procesos que funcionan perfectamente así, y cambiarlos solo añade pasos. Estas cuatro preguntas separan los que ganan de los que no. ## Las cuatro preguntas 1. **¿Interviene alguien de fuera?** — Si el proceso solo os afecta a vosotros, ganáis poco. En cuanto hay un tercero que tiene que aportar o firmar, cambia todo. 2. **¿Hay que demostrarlo después?** — Si alguien puede pediros prueba de que se hizo, con fecha, la hoja de cálculo no sirve. 3. **¿Se repite mucho?** — Diez veces al año no compensa. Diez veces por semana, sí. 4. **¿Hay algo que caduca?** — Lo que vence necesita aviso, y ahí es donde falla siempre el control manual. > [!IMPORTANT] > Con **dos síes** ya suele compensar. Con las cuatro, es de los primeros que hay que abordar. Con ninguno, dejadlo como está y no os sintáis mal: cambiar lo que funciona tiene un coste real en tiempo del equipo. ## Ejemplos de las dos clases | Proceso | Síes | Veredicto | | --- | --- | --- | | Documentación de proveedores | Los cuatro | De los primeros | | Contratos y anexos de personal | Tres | Compensa claramente | | Registro de visitas a la oficina | Uno | Probablemente no | | Lista de la compra de material | Ninguno | Dejadlo como está | > [!WARNING] > Cuidado con la tentación de digitalizar lo fácil primero. Lo fácil suele ser lo interno, que es justo lo que menos gana. Lo que rinde es lo que os obliga a perseguir a alguien de fuera, aunque dé más pereza empezar por ahí. ## Lo que no debería pesar en la decisión **En corto** - «Es que siempre lo hemos hecho así» — no es un argumento ni a favor ni en contra. - «Lo hace todo el mundo» — puede que su proceso no se parezca al vuestro. - Y «ya que estamos» — el proceso que no gana nada no gana nada por acompañar a otro. > [!NOTE] > Si dudáis, probad con uno solo y medid una cosa: cuántas veces alguien tuvo que preguntar por dónde iba. Si esa cifra baja, el proceso ganó; si no, tenéis la respuesta. **¿Y si el equipo se resiste?** Empezad por el proceso que más les molesta a ellos, no por el que más os interesa a vosotros. **¿Se puede hacer a medias?** Sí: lo que sale hacia fuera, aquí; lo interno, donde esté. Es una convivencia legítima. **¿Cuánto tarda en notarse?** En un proceso con tercero implicado, dos semanas. ## Ejemplos **Una empresa quiere digitalizar su registro interno de incidencias de máquina.** - Contesta las cuatro preguntas y solo sale una afirmativa - Digitaliza en su lugar la documentación de subcontratas → Invierte el esfuerzo donde había cuatro síes y deja el registro interno como estaba. **Se plantea digitalizar un formulario que se rellena dos veces al año.** - Cuenta cuántas veces se usa y qué cuesta hoy - Compáralo con lo que cuesta montarlo y mantenerlo → El esfuerzo va a lo que se repite y no a lo que suena moderno. **Se digitaliza un proceso que sigue acabando en papel.** - Comprueba dónde termina hoy el circuito → La digitalización llega hasta el final o no se hace. **Se digitaliza lo fácil y se deja lo que duele.** - Empieza por lo que consume más tiempo → El ahorro se nota desde el primer mes. **Se digitaliza y nadie lo usa porque era más rápido a mano.** - Comprueba que la vía nueva es más cómoda para quien la usa → La adopción no depende de insistir. **Se digitaliza copiando el circuito de papel con sus pasos muertos.** - Quita los pasos que existían solo por el papel → El proceso nuevo es más corto que el que sustituye. --- --- id: KB-CF-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/el-expediente-de-una-maquina idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-001, KB-IU-005] citadoPor: [KB-CN-012, KB-CN-014, KB-IU-016] --- # El expediente de una máquina _Un equipo, una vida útil larga y todo lo que hay que poder enseñar sobre él._ **Responde a:** documentación de una máquina · historial de mantenimiento de un equipo · certificados de revisión de maquinaria · expediente de equipo industrial Una máquina, un vehículo, un equipo de elevación o una instalación tienen algo en común con una persona: acumulan documentación a lo largo de años, y esa documentación se pide siempre por el equipo, nunca por la fecha en que llegó el papel. ## Qué contiene el expediente de un equipo | Bloque | Qué incluye | Caduca | | --- | --- | --- | | Origen | Factura, declaración de conformidad, manual | No | | Habilitación | Revisiones obligatorias, inspecciones | Sí, y es lo que más pesa | | Mantenimiento | Preventivos, correctivos, repuestos montados | No, pero se acumula | | Uso | Quién está autorizado a manejarlo y su formación | Sí | > [!IMPORTANT] > Los bloques segundo y cuarto son los que generan sanciones: un equipo sin revisión vigente o manejado por alguien sin la formación acreditada. Los otros dos generan pérdidas más silenciosas, como no poder reclamar en garantía. ## Lo que hace que funcione 1. **Un expediente por equipo, identificado como en planta** — Con el mismo número o nombre que usa la gente, no un código nuevo. 2. **Todo lo que se hace sobre él, dentro** — Incluidas las intervenciones de terceros, que son las que se pierden. 3. **Los vencimientos con aviso y responsable** — Cada revisión obligatoria con su fecha y quién la organiza. 4. **Y la lista de personas autorizadas, viva** — Con su formación; si alguien deja de estar al día, deja de estar autorizado. > [!WARNING] > El error más frecuente es archivar por proveedor de mantenimiento en lugar de por equipo. Funciona mientras el proveedor sea el mismo; el día que cambia, el histórico de la máquina queda partido en dos y ninguna de las dos partes cuenta la historia completa. ## Para qué sirve además de cumplir **En corto** - Decidir si reparar o sustituir, con el coste acumulado delante. - Reclamar en garantía sabiendo qué se montó y cuándo. - Vender el equipo con su historial, que vale dinero. - Y contestar a un seguro después de un accidente. > [!NOTE] > El mismo esquema vale para vehículos de flota, equipos médicos, instalaciones de frío y equipos a presión. Cambia qué revisiones son obligatorias; no cambia que el expediente es del equipo y le acompaña toda su vida. **¿Y si el equipo se traslada de centro?** El expediente viaja con él; es del equipo, no del centro. **¿Hay que meter el histórico antiguo?** Lo que exista y sea relevante. A partir de hoy, todo. **¿Sirve para maquinaria alquilada?** Sí, y conviene: os van a pedir su documentación aunque no sea vuestra. ## Ejemplos **Una planta archiva el mantenimiento por proveedor y cambia de empresa de mantenimiento.** - Reorganiza por equipo, con el identificador que usa la gente - Enlaza vencimientos y autorizados → El historial de cada máquina queda completo y las revisiones dejan de caducar sin que nadie avise. **Una máquina lleva quince años en planta y su documentación está en tres cajones y un correo.** - Reúne manual, certificados y revisiones en un expediente - Registra las revisiones que tocan por calendario - Anota qué componentes se han sustituido y cuándo → Ante una avería o una inspección, la historia de la máquina se lee en un sitio. **Se repara un equipo que estaba en garantía.** - Registra qué garantías siguen vivas → El coste evitable se evita. **Se sustituye un componente y la documentación sigue describiendo el anterior.** - Actualiza el expediente con cada cambio → El papel describe lo que hay instalado. **La máquina se vende y su documentación se queda.** - Entrega el expediente con la máquina → El comprador recibe lo que la ampara. **Las revisiones se recuerdan de memoria.** - Registra cada vencimiento con aviso → El calendario deja de depender de acordarse. --- --- id: KB-CF-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/dar-de-baja-a-un-proveedor idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-006, KB-TZ-013, KB-CF-016] citadoPor: [KB-CF-020] --- # Dar de baja a un proveedor _Se documenta mucho la entrada y casi nada la salida, que es donde quedan los cabos sueltos._ **Responde a:** dejar de trabajar con un proveedor · baja de proveedor documentación · qué hacer cuando termina un contrato de suministro · cerrar la relación con un proveedor Al dar de alta a un proveedor se le pide de todo. Al dejar de trabajar con él, normalmente no se hace nada: se le deja de llamar. Y ahí quedan cosas abiertas que aparecen meses después, casi siempre en el peor momento. ## Lo que conviene cerrar 1. **Los accesos que tuviera** — Si entraba a vuestros sistemas o a vuestras instalaciones, se retira el mismo día. 2. **Lo que quedó a medias** — Pedidos abiertos, garantías vivas, material en depósito, herramienta prestada. 3. **La documentación que hay que conservar** — No se borra al darle de baja: las obligaciones siguen su plazo. 4. **Y el motivo, escrito en una línea** — Precio, calidad, cierre del proveedor. Es lo que evita volver a contratarlo por error dentro de tres años. > [!IMPORTANT] > El cuarto punto parece burocracia y es lo contrario. Sin él, dentro de dos años alguien vuelve a homologar al mismo proveedor con el que hubo un problema serio, porque quien lo sabía ya no está y en el expediente solo consta que dejó de usarse. ## Lo que no hay que hacer | Tentación | Por qué no | | --- | --- | | Borrar su expediente | Sigue habiendo obligaciones y posibles reclamaciones | | Dejarlo activo «por si vuelve» | Aparecerá en listas y avisos, y ensuciará los recuentos | | No decir nada al equipo | Alguien le seguirá pidiendo cosas durante meses | > [!WARNING] > La segunda es la más común. Un proveedor que ni está activo ni está cerrado sigue recibiendo peticiones automáticas de renovación documental, lo cual es incómodo para él y consume por vuestra parte sin ningún propósito. ## Si la salida es conflictiva **En corto** - Retirad accesos primero y hablad después. - Registrad el estado de lo pendiente antes de cerrar nada. - Y conservad el histórico completo: es lo que sostendrá cualquier reclamación posterior. El histórico incluye lo que salió bien, no solo lo que salió mal. Una reclamación se sostiene mejor cuando se puede enseñar el año entero y no solo el último mes. > [!NOTE] > El mismo esquema vale para dar de baja a un cliente, a un colaborador externo o a una subcontrata. Cambia lo que hay que devolver; no cambia que la salida se documenta igual que la entrada. **¿Cuánto hay que conservar su expediente?** Lo que marquen las obligaciones aplicables y el plazo de reclamación, con margen. **¿Y si vuelve a trabajar con nosotros?** Se reactiva con la documentación al día; el histórico anterior sigue ahí y es útil. **¿Hay que comunicárselo formalmente?** Depende del contrato: si hay preaviso pactado, esa comunicación tiene forma y plazo. ## Ejemplos **Una empresa deja de trabajar con un proveedor y dos años después vuelve a homologarlo.** - Escribe el motivo de la baja en su expediente - Cierra accesos y pendientes el mismo día → La siguiente homologación se hace sabiendo qué pasó, en lugar de repetir el problema. **Se deja de trabajar con un proveedor y su expediente se queda abierto y activo.** - Cierra el expediente indicando el motivo - Retira sus accesos y detén los recordatorios - Conserva el histórico según la política de conservación → La lista de proveedores activos vuelve a ser cierta y el histórico sigue existiendo. **Se borra el proveedor y desaparece el histórico de lo que suministró.** - Archiva en lugar de borrar → Lo que pasó sigue siendo consultable. **Sigue recibiendo recordatorios meses después.** - Detén los procesos abiertos al cerrar → Nadie recibe peticiones de una relación terminada. **Vuelve a trabajarse con él al año siguiente.** - Reabre el expediente con su histórico → No se pierde lo ya aportado. **Nadie sabe qué proveedores están activos de verdad.** - Revisa periódicamente los que llevan tiempo sin actividad → La lista refleja con quién se trabaja. --- --- id: KB-CF-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/dar-de-alta-a-un-cliente-nuevo idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-006, KB-LE-009] citadoPor: [KB-CF-015] --- # Dar de alta a un cliente nuevo _Se documenta con detalle la entrada de un proveedor y casi nada la de quien os paga._ **Responde a:** alta de un cliente nuevo documentación · qué pedir a un cliente antes de empezar · datos de facturación y contrato de cliente · empezar a trabajar sin contrato firmado Con un proveedor nuevo se pide de todo. Con un cliente nuevo se empieza a trabajar, porque hay prisa y porque pedir papeles a quien te va a pagar da apuro. Y casi todos los problemas de cobro y de alcance de los meses siguientes nacen exactamente ahí. ## Lo mínimo antes de empezar | Qué | Para qué sirve | Qué pasa si falta | | --- | --- | --- | | Quién es y quién firma | Saber con qué sociedad tratáis y quién obliga | Se factura a una empresa y quien pidió el trabajo era otra | | Qué se ha acordado | Alcance, precio y plazos | Se discute en la primera factura | | Datos de facturación y forma de pago | Cobrar sin fricción | La factura vuelve y el plazo empieza otra vez | | Con quién se habla de cada cosa | Operativa, incidencias, pagos | Todo pasa por una persona que a veces no está | > [!IMPORTANT] > La primera es la que más dinero cuesta y la que más se descuida. Trabajar para «el grupo» y facturar a la sociedad que os digan al final es una fuente de impagos incómodos: si la que pidió el trabajo no es la que recibe la factura, cobrar deja de ser un trámite y pasa a ser una negociación. ## Cómo se hace sin que parezca desconfianza 1. **Convertidlo en el paso normal, no en una excepción** — «Os mando el alta y en cuanto esté firmada arrancamos» es una frase que nadie discute. 2. **Pedid poco y de una vez** — Cuatro cosas en una petición se contestan; siete correos sueltos, no. 3. **Y firmad el alcance aunque sea breve** — Media página firmada vale más que diez de propuesta sin firmar. > [!WARNING] > El caso que hay que tener decidido antes de que ocurra: **empezar sin contrato porque el cliente tiene prisa**. Pasa siempre y a veces es la decisión correcta, pero conviene que sea una decisión de alguien y quede registrada — con qué se empieza, hasta cuándo y qué pasa si no llega la firma. Sin eso, dentro de tres meses nadie recordará qué se acordó ni quién dijo que se podía empezar. ## Lo que conviene guardar de la relación desde el día uno **En corto** - El alcance firmado y sus modificaciones posteriores. - Las condiciones especiales que le concedisteis, aunque fueran por correo. - Los contactos por función, no solo el comercial. - Y las incidencias, que serán la base de la renovación. La segunda es la que más se pierde: un descuento o un plazo especial acordado en un correo hace dos años sigue vigente para el cliente y no consta en ningún sitio para vosotros. > [!NOTE] > Si vuestro sector exige comprobaciones adicionales antes de aceptar a un cliente —identificación, verificaciones sectoriales—, ese paso va antes de empezar a trabajar, no después. **Qué comprobaciones os aplican se confirma con vuestro asesor**; lo que aquí se describe es la parte comercial y documental común a cualquier alta. **¿Y si el cliente no quiere firmar nada?** Es información útil sobre cómo será la relación. Registrad qué se acordó, al menos por escrito. **¿Sirve un correo de conformidad?** Como acuerdo, ayuda; para lo relevante, mejor una firma que deje prueba de quién aceptó. **¿Hace falta esto con un cliente pequeño?** Menos papeles, mismo criterio: quién es, qué se acordó y a quién se factura. ## Ejemplos **Una empresa empieza un trabajo para un grupo y al facturar descubre que la sociedad que firma es otra.** - Convierte el alta de cliente en el paso previo normal, con quién firma y a quién se factura → Los cobros dejan de discutirse y el alcance acordado consta desde el primer día. **Un cliente nuevo firma el contrato y su documentación se pide cuando ya se ha empezado a trabajar.** - Lanza el alta al firmar, no al empezar el trabajo - Pide primero lo que condiciona poder facturar - Registra las comprobaciones hechas al aceptarlo → El encargo arranca completo y la decisión de aceptar queda documentada. **Cada persona pide cosas distintas al dar de alta.** - Usa una única plantilla de alta → Los expedientes son comparables entre clientes. **Un documento de alta caduca y nadie lo revisa.** - Registra la vigencia al recibirlo → El expediente sigue siendo cierto. **Un cliente antiguo nunca pasó por el alta actual.** - Consulta qué falta en los expedientes antiguos → El hueco se cierra sin esperar a una revisión. **No consta qué se comprobó antes de aceptar al cliente.** - Registra las comprobaciones realizadas → La decisión de aceptar es explicable. --- --- id: KB-CF-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/controlar-la-formacion-del-equipo idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-001, KB-CR-016, KB-CF-019] citadoPor: [KB-CS-040] --- # Controlar la formación del equipo _Lo que caduca aquí no es un documento de una empresa: es la habilitación de una persona para hacer su trabajo._ **Responde a:** control de formación de los trabajadores · matriz de formación y caducidades · acreditar que alguien está formado · carnets y habilitaciones del equipo El control de caducidades se suele montar para documentos de proveedores. Y luego resulta que lo que más se pide en una inspección o tras un incidente no es el seguro de una empresa: es si esa persona concreta estaba habilitada para lo que estaba haciendo ese día. ## Por qué se controla peor que lo demás | Documento de proveedor | Formación de una persona | | --- | --- | | Uno por empresa | Uno por persona y por materia | | Caduca en una fecha clara | Depende de cuándo la hizo cada uno | | Lo pide quien lleva compras | No lo pide nadie hasta que hace falta | | Si falta, se reclama | Si falta, esa persona no debería estar haciendo eso | > [!IMPORTANT] > La última fila es la diferencia real. Un seguro caducado se resuelve pidiéndolo; una formación caducada **no se resuelve con una llamada**: hay que formar de nuevo, y hasta entonces esa persona no debería estar en ese puesto. Por eso aquí el margen de aviso no es una comodidad — tiene que ser suficiente para organizar un curso, no para mandar un correo. ## Lo que conviene tener por persona 1. **Qué necesita para su puesto, escrito** — Si no está escrito, cada responsable exige lo que cree y nadie puede comprobar nada. 2. **Qué tiene y desde cuándo** — Con el certificado, no con una anotación de que lo hizo. 3. **Cuándo caduca y quién lo organiza** — Con nombre: «recursos humanos» no organiza cursos, lo hace una persona. 4. **Y qué pasa mientras no lo tenga** — Es la decisión incómoda, y es mejor tomarla en frío. > [!WARNING] > El caso que descoloca es el de quien cambia de puesto dentro de la empresa. Nadie le da de alta ni de baja: sigue siendo el mismo empleado, con las mismas formaciones que tenía — que eran las de su puesto anterior. **Un cambio interno no dispara ninguna revisión y es exactamente cuando alguien empieza a hacer algo para lo que no está formado**, con total buena fe por las dos partes. ## Lo que hay que poder enseñar **En corto** - Que estaba formado antes de empezar esa tarea, no después. - El certificado, no la factura del curso. - Y que quien lo impartió podía hacerlo, si la materia lo exige. La primera es la que se revisa siempre y la que falla por semanas: se hizo el curso, el certificado llegó más tarde y en medio hubo trabajo. La fecha que cuenta es la de la formación, y por eso conviene registrar también cuándo se hizo, no solo cuándo llegó el papel. > [!NOTE] > Vale igual para carnets, habilitaciones y autorizaciones internas: conducir una carretilla, manipular alimentos, trabajar en altura, acceder a una zona restringida. La mecánica es la misma; cambia quién lo exige. **¿Y la formación que da la propia empresa?** Cuenta igual, y hay que registrarla igual: quién la dio, a quién y cuándo. **¿Puede el trabajador aportar su propio certificado?** Sí, por su enlace, y así llega antes y queda en su expediente. **¿Hay que guardarlo cuando la persona se va?** Durante el periodo que corresponda: acredita lo que hizo mientras estuvo. ## Ejemplos **Un operario cambia de puesto dentro de la empresa y empieza a manejar una máquina nueva.** - El cambio de puesto dispara la revisión de qué formación exige el nuevo puesto → Se detecta que le falta una habilitación antes de que la use, y no después de un incidente. **Un técnico se queda en la puerta de un cliente porque su formación caducó hace un mes.** - Registra la formación de cada persona con su vigencia - Avisa con la antelación que necesita la renovación - Comprueba por persona antes de asignarla a un servicio → La renovación se hace antes de que afecte al cuadrante, no en la puerta del cliente. **Entra alguien nuevo y empieza sin la formación hecha.** - Comprueba qué falta antes de asignarle trabajo → El alta se resuelve antes del primer servicio. **Un cliente pide acreditar la formación del equipo que entra.** - Consulta el expediente de cada persona → La entrega se prepara en minutos. **La formación se hace y el certificado se queda en papel.** - Lo captura y asocia a la persona → El papel deja de ser el único ejemplar. **Todas las formaciones vencen el mismo mes.** - Avisa con antelación suficiente para repartirlas → El calendario se distribuye. --- --- id: KB-CF-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/controlar-los-seguros-de-todo-el-mundo idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-002, KB-CF-009] citadoPor: [KB-NO-028] --- # Controlar los seguros de todo el mundo _Los vuestros, los de vuestros proveedores y los de quien entra a trabajar. Y un matiz que casi nadie comprueba._ **Responde a:** controlar los seguros de los proveedores · certificado de seguro vigente · cómo saber si la póliza sigue pagada · seguros de responsabilidad civil de terceros Casi todas las empresas acaban controlando pólizas que no son suyas: la del proveedor que entra a trabajar, la del transportista, la del técnico que sube al tejado. Se pide un certificado, se guarda, y la sensación es de haberlo resuelto. La sensación es un poco engañosa. ## Qué demuestra cada documento | Documento | Qué demuestra | Qué no demuestra | | --- | --- | --- | | La póliza | Qué cubre y con qué límites | Que siga viva hoy | | El certificado de seguro | Que existía y qué cubría al emitirlo | Que se haya pagado el periodo en curso | | El recibo o justificante de pago | Que ese periodo está pagado | Qué cubre exactamente | | Las condiciones particulares | Las exclusiones, que es donde está el detalle | Nada sobre la vigencia | > [!IMPORTANT] > Ahí está el matiz que casi nadie comprueba: **un certificado de seguro dice lo que era cierto el día que se emitió**. Una póliza puede anularse por impago al mes siguiente y el certificado que tenéis guardado sigue teniendo el mismo aspecto impecable. Por eso, en los casos que de verdad importan, lo que se pide no es solo el certificado: es el justificante del periodo en curso. Es la diferencia entre tener un papel y estar cubierto. ## Lo que conviene mirar, y no es la fecha **En corto** - Qué actividad cubre: una póliza puede no cubrir justo el trabajo que van a hacer para vosotros. - Los límites por siniestro, no solo el total anual. - Las exclusiones, que suelen ser lo que provoca el problema. - Y si os exige figurar como asegurado adicional, que eso conste. 1. **Un expediente por empresa o persona, no por obra** — La póliza es una; los sitios donde hace falta, varios. 2. **Con la fecha de renovación avisando con margen** — Las pólizas se renuevan todas el mismo mes y colapsan la revisión. 3. **Pedir la renovación antes de que caduque, no después** — Un día sin cobertura documentada es un día que alguien mirará. 4. **Y guardar qué versión estaba vigente en cada momento** — Si pasa algo, la pregunta será por la de aquel día. > [!WARNING] > Un caso que aparece siempre y descoloca: **la póliza está en vigor pero no cubre lo que os interesa**. Cubre la actividad principal del proveedor y no el trabajo concreto que hace en vuestra instalación, o tiene un límite muy por debajo de lo que exigís en el contrato. El documento está bien, las fechas están bien, y aun así estáis descubiertos — por eso el papel se lee, no solo se archiva. > [!NOTE] > Qué coberturas y límites conviene exigir a cada tipo de proveedor, y qué obligaciones tenéis vosotros, dependen de vuestra actividad y de vuestros contratos. **Eso lo decide vuestro corredor o vuestro asesor**; aquí se trata de que el control no se quede en comprobar una fecha. **¿Pido el recibo a todos los proveedores?** A los que suponen un riesgo real. Para el resto basta el certificado. **¿Cada cuánto conviene revisarlo?** En la renovación, y siempre antes de un trabajo importante. **¿Y si el proveedor se niega a dar la póliza?** El certificado suele bastar; la póliza completa es información suya. ## Ejemplos **Una empresa guarda los certificados de seguro de sus proveedores y da el control por hecho.** - Pide justificante del periodo en curso a los que suponen riesgo real y lee las exclusiones → Descubre una póliza anulada por impago y otra que no cubría el trabajo contratado. **Una empresa con cuarenta colaboradores descubre que dos trabajaron seis meses con la póliza vencida.** - Registra la vigencia de cada póliza al recibirla - Avisa con antelación suficiente para renovar - Comprueba el estado antes de asignar trabajo → Nadie trabaja sin cobertura y el hueco se cierra antes de que alguien lo pregunte. **Se manda la póliza sin comprobar qué cubre.** - Comprueba si cubre ese trabajo antes de aceptarla → El hueco no aparece el día del siniestro. **El cliente pide un límite superior al contratado.** - Lo habla con el corredor antes de firmar el contrato → El compromiso se ajusta a la cobertura real. **La póliza vence en mitad de un trabajo largo.** - Registra el vencimiento al archivarla → La renovación se hace antes de que afecte. **Se manda la del año pasado por costumbre.** - Comprueba la vigencia antes de enviar → El cliente recibe la vigente. --- --- id: KB-CF-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/sustituir-un-formulario-de-papel idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-013, KB-DI-012] citadoPor: [KB-CF-017] --- # Sustituir un formulario de papel _El parte, la hoja de control, la ficha de recepción. Pasarlos a digital es fácil; lo difícil es no perder lo que sí hacían._ **Responde a:** pasar un parte de trabajo a digital · sustituir hojas de control en papel · formulario digital para el equipo de campo · digitalizar fichas de recepción Casi todas las empresas tienen tres o cuatro papeles que llevan años igual: el parte que rellena el técnico, la hoja de control de la entrada de material, la ficha que firma el cliente al recibir. Funcionan, y por eso nadie los toca — hasta que hay que buscar uno de hace ocho meses. ## Qué se gana y qué hay que cuidar | Aspecto | En papel | Al pasarlo a digital | | --- | --- | --- | | Rellenarlo | Rápido, cualquiera sabe | Tiene que ser igual de rápido o no se usa | | Encontrarlo después | Depende de la carpeta y de la suerte | Es donde está casi toda la ganancia | | Saber si falta algo | Se ve al mirarlo, si alguien mira | Se puede exigir antes de cerrar | | Quién lo rellenó y cuándo | La letra y una fecha escrita a mano | Queda registrado sin que nadie lo escriba | | La firma de quien asume algo | Explícita, y por eso está ahí | Hay que conservarla a propósito | > [!IMPORTANT] > La última fila es la que más se pierde por el camino: **si el papel tenía una línea de firma, casi siempre era porque alguien asumía algo**. El cliente conforma la entrega, el técnico responde de la revisión, el encargado autoriza la salida. Al pasarlo a digital es fácil quedarse con los campos —que son lo visible— y dejar fuera la firma, que era lo que convertía ese papel en una prueba. Un formulario sin la conformidad de nadie es un registro interno, no un documento oponible a un tercero. ## Cómo se hace el cambio sin que se abandone 1. **Copiar el papel tal cual la primera versión** — Mejorarlo y digitalizarlo a la vez es lo que hace que nadie lo use. 2. **Quitar los campos que nadie rellenaba** — Un papel real enseña qué sobra: se ve en los huecos en blanco. 3. **Probarlo donde se rellena, no en la oficina** — En la calle, con guantes, con mala cobertura y con prisa. 4. **Y convivir unas semanas con el papel** — Retirarlo del todo el primer día garantiza que vuelva. > [!WARNING] > Lo que decide si sobrevive no es el diseño: **es cuánto tarda quien lo rellena, comparado con el papel**. Si el papel eran treinta segundos y la versión digital son dos minutos, volverán al papel aunque a vosotros os cueste más después. Cinco campos que se rellenan de pie ganan siempre a quince campos perfectos. Y lo que no encaje en esos cinco, se resuelve con una foto: una foto siempre es más rápida que escribir. ## Lo que conviene decidir antes de empezar **En corto** - Quién lo rellena y en qué condiciones reales. - Qué hace falta para poder cerrarlo, y qué es opcional. - Dónde acaba guardado y con qué se relaciona: cliente, expediente, equipo. - Y si alguien de fuera tiene que conformarlo, cómo lo hará. > [!NOTE] > Si el papel venía impuesto por un cliente o por una norma, comprobad qué formato admite antes de cambiarlo. **Eso se consulta con quien lo exige o con vuestro asesor**; lo de dentro se puede rediseñar libremente. **¿Y si el equipo no quiere?** Casi siempre es que tarda más. Cronometradlo con ellos delante. **¿Hay que guardar los papeles antiguos?** Sí, mientras deban conservarse. Lo nuevo no cambia lo ya firmado. **¿Se puede empezar por uno solo?** Es la única forma que funciona. Elegid el que más veces buscáis después. ## Ejemplos **Una empresa digitaliza el parte de trabajo y se deja fuera la conformidad del cliente.** - Recupera la firma en el mismo parte, en el momento de la entrega → El parte vuelve a servir como prueba frente al cliente, no solo como registro interno. **Un parte de trabajo en papel se rellena en obra, se moja y llega a oficina tres días después.** - Sustituye el papel por captura en el propio tajo - Recoge los mismos campos que tenía el formulario - Deja que llegue al expediente al terminar el servicio → El parte llega legible el mismo día y la facturación no espera a que aparezca. **Se digitaliza el formulario copiando sus veinte campos.** - Revisa cuáles se usan de verdad → El formulario nuevo es más corto que el de papel. **El formulario digital se rellena por la noche de memoria.** - Hazlo capturable en el momento y desde el móvil → El dato es exacto en lugar de reconstruido. **Se digitaliza y el papel sigue circulando en paralelo.** - Fija la fecha desde la que solo vale el digital → Deja de haber dos circuitos. **Falta un campo obligatorio y nadie lo detecta hasta el cierre.** - Marca los campos que no se pueden dejar vacíos → El parte llega completo. --- --- id: KB-CF-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/cuando-se-va-alguien-del-equipo idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-007, KB-CF-015, KB-CF-010] citadoPor: [KB-CF-005] --- # Cuando se va alguien del equipo _El acceso se corta en un minuto. Lo que llevaba esa persona tarda tres semanas en aparecer, y aparece mal._ **Responde a:** se va un empleado que llevaba la documentacion · traspaso de tareas cuando alguien se marcha · que hacer con las peticiones de alguien que se va · baja de un usuario y sus expedientes Se avisa con quince días, se hace la despedida, se le quita el acceso… y tres semanas después aparece un cliente preguntando por algo que solo llevaba esa persona. No es un problema de recursos humanos: es que el trabajo documental de alguien vive repartido entre peticiones abiertas, contactos que solo le contestaban a él y carpetas que nadie más miraba. ## Lo que se queda huérfano | Qué | Dónde se nota | Cuándo estalla | | --- | --- | --- | | Peticiones abiertas a su nombre | Nadie las persigue | El día que hace falta el documento | | Contactos que solo hablaban con él | Dejan de contestar | En la siguiente renovación | | Documentos que solo están en su correo | No figuran en ningún expediente | En la primera auditoría | | Sus formaciones y habilitaciones | Contaban para vuestro cuadro | Cuando os piden el cuadro | > [!IMPORTANT] > El orden importa más que la lista: **primero se traspasa y después se corta el acceso, el mismo día**. Cortar el viernes y traspasar «cuando haya tiempo» es el error que convierte una salida ordenada en tres meses de arqueología, porque en cuanto se cierra la cuenta ya no se le puede preguntar «¿dónde estaba esto?» a la única persona que lo sabía. Y posponer el corte tampoco vale: lo que hay que mover es la fecha del traspaso hacia delante, no la del cierre hacia atrás. ## El traspaso, en cuatro movimientos 1. **Reasignar lo abierto antes del último día** — Cada petición viva pasa a alguien que siga, con nombre y cara. 2. **Presentar al que se queda a los contactos que eran suyos** — Un correo de dos líneas ahorra tres meses de silencio. 3. **Llevar al expediente lo que solo esté en su correo** — Lo que no está en el expediente no existe cuando alguien pregunta. 4. **Y cerrar el acceso el mismo día que se va** — Ni antes, porque bloquea el traspaso; ni después, porque entonces no se cierra. > [!WARNING] > Hay una salida a medias que parece práctica y es la peor de las dos: **dejar su buzón vivo y redirigirlo**. Los contactos siguen escribiendo a una persona que ya no está, quien recibe la copia no se siente responsable de contestar, y el rastro de quién hizo qué se vuelve ilegible. Si algo tiene que sobrevivir a la persona, que sobreviva con nombre de función —el buzón de compras, el de calidad— y no con el nombre de alguien que se fue. ## Lo que hace que la próxima salida no duela **En corto** - Que cada petición tenga un responsable vivo, no un nombre histórico. - Que los contactos importantes conozcan al menos a dos personas de vuestro lado. - Que lo que llega por correo acabe en el expediente el mismo día. - Y desactivar en lugar de borrar: conserva quién hizo qué, que es justo lo que se pregunta después. > [!NOTE] > Qué se puede conservar de la actividad de alguien que se va, durante cuánto tiempo y qué hacer con lo personal que quede en su cuenta tiene reglas propias. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí se habla de lo otro: que el trabajo no se quede sin dueño. **¿Y si ya se ha ido y no hubo traspaso?** Se hace igual, en orden: empezad por lo que caduca antes. **¿Borrar su usuario o desactivarlo?** Desactivar. Borrar se lleva por delante el rastro de quién hizo qué. **¿Hay que avisar a los contactos?** A los que dependían de esa persona, sí, y antes de la siguiente petición. ## Ejemplos **Se marcha quien llevaba la documentación de proveedores y tres renovaciones se quedan sin nadie que las persiga.** - Reasigna las peticiones abiertas y presenta al sustituto antes del último día → Las renovaciones siguen su curso y los proveedores contestan a quien toca, sin volver a empezar. **Alguien deja el equipo con once expedientes abiertos a su nombre y treinta proveedores esperando su respuesta.** - Reasigna sus expedientes antes del último día - Cambia el destinatario de los avisos pendientes - Guarda en los expedientes lo relevante de su correo → Ningún proveedor se queda esperando a una dirección que ya no lee nadie. **Su acceso sigue activo semanas después.** - Retira el acceso el último día → La cuenta refleja quién trabaja aquí. **Se borra su cuenta y desaparecen sus acciones del histórico.** - Desactiva en lugar de borrar → El registro de lo que hizo se conserva. **Nadie sabe qué estaba pendiente en su parcela.** - Consulta lo que esperaba acción suya → El relevo empieza con una lista. **El conocimiento estaba en su cabeza y no en ningún sitio.** - Registra las decisiones en los expedientes antes de la salida → El contexto sobrevive a la persona. --- --- id: KB-CF-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/controlar-caducidades idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CR-001, KB-CS-001, KB-TL-004] citadoPor: [KB-CF-012, KB-CF-014, KB-TZ-014, KB-CF-017, KB-CR-007, KB-CS-004] --- # Controlar lo que caduca _La funcionalidad que más problemas evita: saber qué vence antes de que venza._ **Responde a:** controlar documentos que caducan · avisos de vencimiento de certificados · cómo saber qué documentación está a punto de caducar · renovar documentación de proveedores automáticamente · alertas de caducidad de seguros y formaciones Casi todos los hallazgos de auditoría sobre documentación no son documentos que falten: son documentos que estaban y caducaron. El expediente parece completo, nadie mira las fechas, y el problema aparece el día que alguien las mira por ti. **En corto** - Cada documento puede llevar su fecha de vencimiento. - El aviso salta antes de vencer, con el margen que decidas. - Se puede relanzar solo lo que caduca, no el expediente entero. - Un documento vencido se marca, así que un expediente completo no engaña. **El margen de aviso** — Tiene que cubrir lo que tarda el tercero en conseguir el documento, no lo que tardas tú en pedirlo. **The warning margin** — It has to cover how long the third party takes to obtain the document, not how long you take to ask. ## Qué caduca en la práctica | Documento | Vigencia típica | Qué pasa si vence | | --- | --- | --- | | Certificado de estar al corriente | Meses | Responsabilidad solidaria al pagar a ese proveedor | | Seguro de responsabilidad civil | Un año | Un siniestro sin cobertura y sin quien responda | | Formación en prevención | Según el tipo | El trabajador no debería acceder a la obra | | Certificación de norma | Un año | Hallazgo directo en la auditoría del cliente | | Reconocimiento médico | Un año | Incumplimiento en una inspección de trabajo | ## Cómo se monta 1. **Marca qué documentos llevan vencimiento** — No todos: un DNI o unas escrituras no necesitan este control y añaden ruido. 2. **Decide el margen de aviso** — Suficiente para que dé tiempo a conseguir el nuevo. Para un certificado que tarda dos semanas en emitirse, avisar tres días antes no sirve de nada. 3. **Deja que la renovación se pida sola** — Cuando salta el aviso, se relanza la petición de ese documento concreto. No hay que rehacer el alta entera. > [!WARNING] > El error más caro es poner el aviso demasiado justo. El margen tiene que cubrir lo que tarda el tercero en conseguir el papel, no lo que tardas tú en pedirlo. ## Preguntas frecuentes **¿La fecha hay que teclearla a mano?** Se puede pedir como dato, y en muchos documentos la lectura automática la saca del propio certificado, que es más fiable que teclearla. **¿A quién le llega el aviso?** A quien tú decidas dentro de tu equipo. La petición de renovación sí va al tercero. **¿Qué pasa con el documento vencido?** Se queda en el histórico con su fecha. Es lo correcto: demuestra qué estaba vigente en cada momento. **¿Puedo ver de un vistazo todo lo que vence este mes?** Sí, filtrando por vencimiento. Es la vista que conviene mirar una vez por semana. ## Ejemplos **Una empresa descubre en una auditoría que cuatro proveedores críticos tenían el certificado vencido desde hacía meses.** - Marca vencimiento en los certificados de todos los proveedores críticos - Pone el aviso a 45 días, que es lo que tardan en conseguirlo - Deja que la renovación se pida sola → El año siguiente la auditoría no encuentra ni uno vencido, y nadie ha tenido que llevar un calendario. **Una empresa con sesenta proveedores descubre en una inspección tres seguros vencidos hace meses.** - Registra la fecha de vigencia al aprobar cada documento - Deja que el aviso salga con la antelación que necesita la renovación - Consulta una vez por semana lo que vence en los treinta días siguientes → Los vencimientos dejan de descubrirse en una visita y pasan a resolverse con semanas de margen. **El aviso salta con dos días y la renovación tarda dos semanas.** - Ajusta la antelación al tiempo real del trámite - Suma el tiempo que tarda el tercero en contestar → El aviso llega cuando todavía se puede actuar. **Los avisos caen en agosto y no los lee nadie.** - Adelanta los que vencen en periodos de vacaciones → Las renovaciones se hacen antes de que no haya nadie. **El aviso llega a alguien que ya no trabaja allí.** - Revisa a quién van dirigidos los avisos → El aviso llega a quien puede hacer algo. **Se renueva el documento y el aviso sigue en rojo.** - Comprueba la fecha registrada del documento nuevo → El aviso se apaga porque el dato refleja el papel. --- --- id: KB-CF-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/controlar-caducidades-de-documentos idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-DI-005] citadoPor: [KB-CF-010, KB-CS-010, KB-CS-023, KB-CF-018, KB-CF-007, KB-CS-006] --- # Controlar caducidades sin acordarte tú _Que el sistema avise antes de que caduque, en vez de descubrirlo en una inspección._ **Responde a:** controlar la caducidad de los certificados · aviso antes de que caduque un seguro · renovar documentación de proveedores automáticamente · alerta de documentos vencidos Los documentos que prueban algo caducan casi todos: seguros, certificados de estar al corriente, formaciones, ITV, homologaciones. Y el día que caducan no pasa nada visible — el problema aparece meses después, cuando alguien pide el papel y está vencido. **En corto** - La fecha de caducidad se lee del propio documento cuando la trae. - El aviso llega con margen suficiente para renovar, no el día de después. - Se puede pedir la renovación al tercero sin escribir nada a mano. ## Cómo se monta 1. **Marca qué documentos caducan** — En cada tipo de documento, dile que tiene vencimiento. Los que no caducan, ninguno. 2. **Deja que lea la fecha** — La mayoría de certificados la traen escrita, y se extrae sola. Los que no, se pone a mano una vez. 3. **Elige el margen** — Treinta días suele ser lo razonable: da tiempo a pedirlo y a que el otro lo mande. 4. **Que la renovación se pida sola** — Al llegar el aviso, se lanza la petición al tercero con el mismo proceso de siempre. ## Los márgenes que funcionan | Documento | Aviso con | Por qué | | --- | --- | --- | | Seguro de responsabilidad civil | 45 días | Renovarlo depende de una aseguradora, no de ellos | | Certificado de estar al corriente | 15 días | Se saca en el momento, no hace falta más | | Formación obligatoria | 60 días | Hay que organizar un curso | | Homologaciones y auditorías | 90 días | Depende de un tercero con agenda | > [!IMPORTANT] > El aviso no sirve de nada si le llega a alguien que no puede actuar. Ponlo a nombre de quien tiene el teléfono del proveedor, no del buzón general. > [!WARNING] > Un documento caducado no desaparece: sigue ahí, marcado como vencido. Eso es lo correcto — vale como prueba de lo que valía entonces. **¿Y si el proveedor manda uno nuevo antes?** Sustituye al anterior y la cuenta atrás se reinicia sola. **¿Puedo ver todo lo que caduca este trimestre?** Sí, filtrando por fecha de vencimiento. **¿Bloquea algo que un documento caduque?** Si lo has marcado como obligatorio, el expediente vuelve a incompleto. ## Ejemplos **Una empresa con 80 subcontratas descubre en una inspección que 14 tienen el seguro vencido.** - Marca el seguro como documento con caducidad - Pone aviso a 45 días al responsable de compras - Deja que la renovación se pida sola → Al trimestre siguiente hay cero vencidos y nadie ha tenido que llevar la cuenta. **Una persona lleva en una hoja los vencimientos de ciento veinte documentos y los revisa a mano cada lunes.** - Registra la vigencia al recibir cada documento - Deja que el aviso salga solo con la antelación fijada - Reserva el lunes para actuar sobre lo que avisó, no para buscarlo → El lunes pasa de dos horas de revisión a diez minutos de acción. **Alguien deja la empresa y con ella se va el control de los vencimientos.** - Configura los avisos a nombre de un puesto, no de una persona → La baja no deja el calendario huérfano. **Se avisa de todo y el equipo deja de leer los avisos.** - Avisa solo de lo que exige acción → El aviso vuelve a tener efecto. **Dos personas revisan lo mismo por si acaso.** - Deja claro quién responde de cada tipo → El trabajo deja de duplicarse. **El documento se renueva y nadie apaga el aviso.** - Registra el nuevo documento con su fecha → El estado refleja la realidad sin intervención. --- --- id: KB-CF-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/prepararse-para-una-auditoria idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-009, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-TZ-007, KB-IC-001, KB-IC-002, KB-IC-003, KB-IC-004, KB-GL-014, KB-CS-007] --- # Prepararse para una auditoría _Que la semana de antes no sea una carrera buscando papeles._ **Responde a:** preparar documentación para una auditoría · me viene una inspección qué necesito · entregar expedientes al auditor · auditoría iso documentación Una auditoría no comprueba que tengas los documentos: comprueba que puedas demostrar cuándo los tuviste. Esa diferencia es la que convierte la semana previa en una carrera o en una tarde. **En corto** - Lo que se pide es fecha, no solo contenido. - Un enlace al auditor evita mandar cuarenta archivos por correo. - Los huecos conviene encontrarlos antes que el auditor. ## Tres semanas antes 1. **Filtra por lo que está incompleto o caducado y ciérralo.** 2. **Comprueba que las fechas están donde deben: un documento sin fecha cierta no prueba cuándo llegó.** 3. **Reúne el alcance concreto que van a mirar, no todo.** ## El día de la auditoría Da acceso de consulta o un enlace acotado en lugar de mandar archivos. El auditor mira lo que necesita, se registra qué consultó, y no queda una copia de vuestros contratos en el correo de nadie. | Lo que pide un auditor | Dónde está | | --- | --- | | El documento | El expediente | | Cuándo se recibió | La fecha de entrega, que no la pusisteis vosotros | | Quién lo aprobó | El registro de la aprobación | | Que no se haya cambiado después | La verificación pública del sello | > [!NOTE] > Lo que más impresiona a un auditor no es tenerlo todo: es que se lo puedas enseñar en el momento sin buscar. Eso ya dice cómo trabajáis. > [!WARNING] > No prepares una carpeta a mano con lo que le vas a enseñar. Si la selección la haces tú, el auditor lo sabe y pedirá el resto. **¿Puedo darle acceso solo a una parte?** Sí, acotado a lo que entre en el alcance. **¿Queda registrado lo que miró?** Sí, con fecha y hora. **¿Y si falta algo?** Es mejor detectarlo tú y explicar el plan que descubrirlo en la mesa. ## Ejemplos **Una empresa alimentaria recibe aviso de auditoría con un mes.** - Filtra y cierra los nueve expedientes incompletos - Prepara un acceso acotado al alcance auditado → La auditoría se resuelve en una mañana y el informe no recoge ninguna no conformidad documental. **Un cliente anuncia una auditoría para dentro de tres semanas y la documentación está en cuatro sitios.** - Pide el listado exacto al auditor antes de empezar - Lanza el primer día lo que depende de terceros - Consulta cada mañana qué sigue pendiente → Se llega a la auditoría con lo pedido localizable y el resto se ordena después sin prisa. **Se prepara todo y el auditor pide algo que nadie había contemplado.** - Contrasta el alcance con quien va a auditar antes de empezar → El alcance lo fija quien lo va a revisar. **Se entrega una carpeta con todo por si acaso.** - Entrega solo lo que corresponde a cada punto → No se aporta información que no hacía falta. **Pasada la auditoría todo vuelve al desorden anterior.** - Mantiene el expediente al día durante el año → La siguiente auditoría cuesta una fracción. **No queda constancia de qué se entregó al auditor.** - Registra el paquete entregado con su fecha → La entrega es demostrable después. --- --- id: KB-CF-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/mandar-lo-mismo-a-mucha-gente idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-001, KB-TL-005] citadoPor: [KB-TL-013, KB-CS-013, KB-CS-014, KB-CF-012, KB-CR-009] --- # Mandar lo mismo a mucha gente _Cuarenta anexos o trescientas peticiones sin hacerlo de uno en uno._ **Responde a:** enviar un documento a muchas personas a la vez · firma masiva de contratos · mandar el mismo anexo a toda la plantilla · envío por lotes Un anexo para toda la plantilla, la petición anual de documentación a doscientos proveedores, la renovación de un acuerdo con todos los clientes. Es el mismo problema tres veces, y se resuelve igual: una lista, un documento, un envío. **En corto** - Cada persona recibe lo suyo con sus datos, no un correo genérico. - El seguimiento es de la tanda entera, no de trescientos envíos sueltos. - Un fallo en un destinatario no para a los demás. ## Cómo se hace 1. **Prepara la lista** — Con nombre y forma de contacto. Sale de vuestro sistema tal cual, sin retocar. 2. **Elige el documento** — Uno solo, con los huecos que se rellenan con los datos de cada uno. 3. **Lanza y mira** — El seguimiento dice cuántos han abierto, cuántos han firmado y quién no. > [!WARNING] > Revisa la lista antes de lanzar. Trescientos envíos con el campo de nombre mal puesto son trescientas conversaciones incómodas, y no se pueden retirar del correo de nadie. ## Lo que conviene mirar antes - Que no haya direcciones repetidas: la misma persona recibiría dos. - Que las de gente que ya no está no estén. - Que el saldo dé para toda la tanda. - Que el texto lo entienda alguien que no sabe de qué va — probando con una persona antes. > [!NOTE] > Mandar primero a cinco personas de confianza y esperar un día detecta casi todos los errores de bulto. Cuesta un día y evita rehacer trescientos. **¿Puedo parar a mitad?** Sí. Lo enviado sigue su curso; el resto no sale. **¿Y si alguien no tiene correo?** Se le manda por SMS o WhatsApp dentro de la misma tanda. **¿Se puede repetir solo con los que faltan?** Sí, filtrando por los que no han respondido. ## Ejemplos **Recursos humanos manda el anexo de convenio a 340 empleados.** - Exporta la lista de su sistema de nóminas - Prueba con cinco personas el lunes - Lanza los 340 el martes → El viernes hay 310 firmados y una lista concreta de 30 a los que llamar. **Hay que mandar el mismo anexo a doscientos proveedores y se hace en tandas manuales de veinte.** - Prepara la lista y lanza el envío de una vez - Excluye a quienes ya lo tienen firmado - Consulta el avance por destinatario en lugar de por bandeja → La campaña se prepara en una tarde y el seguimiento es una pantalla. **Se manda a todos y responden cien preguntas iguales.** - Incluye el contexto y la fecha en el propio aviso → El volumen de dudas cae desde el primer envío. **La lista tiene direcciones antiguas y rebota un tercio.** - Depura los contactos antes de lanzar → La campaña no arranca con rebotes. **Se lanza en agosto y responde el veinte por ciento.** - Elige la fecha mirando el calendario del sector → La tasa de respuesta sube sin cambiar nada más. **Nadie sabe a quién reclamar pasada una semana.** - Consulta quiénes siguen sin contestar → Se reclama a los que faltan y no a los doscientos. --- --- id: KB-CF-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/dejar-de-perseguir-a-la-gente idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-008, KB-CR-007, KB-CF-020] citadoPor: [KB-TL-012, KB-TD-003, KB-CL-002, KB-CF-013, KB-TD-016, KB-CC-009, KB-CF-006] --- # Dejar de perseguir a la gente _Lo que hace que un tercero entregue sin que tengas que llamarle tres veces._ **Responde a:** cómo consigo que me manden la documentación · los proveedores no responden · automatizar el seguimiento de peticiones · dejar de mandar correos recordatorios Perseguir es caro y no escala: cada persona que persigues son dos correos, una llamada y volver a acordarte la semana siguiente. Lo que funciona no es insistir mejor, es pedir mejor. **En corto** - Pedir poco y claro entrega más que pedirlo todo bien explicado. - La insistencia la puede hacer el sistema; la conversación difícil, no. - Si tres personas fallan en lo mismo, el problema es la petición. ## Las cuatro cosas que más suben la entrega | Cambio | Efecto | | --- | --- | | Partir la petición en bloques pequeños | El más grande, con diferencia | | Escribir el nombre completo del documento | Deja de entregarse lo que no era | | Poner fecha límite visible | Da una razón para hacerlo hoy | | Recordatorios automáticos a 3, 7 y 12 días | Cierra la mayoría sin que hagas nada | ## Lo que la automatización no arregla Si alguien no entrega porque no está de acuerdo, porque no tiene el documento o porque el interlocutor correcto es otro, no hay recordatorio que lo resuelva. Ahí hace falta una llamada — pero será una llamada, no diez. > [!IMPORTANT] > Cuando un tercero lleva un mes sin entregar y ha abierto todos los avisos, deja de mandarle recordatorios y llámale. Seguir insistiendo por escrito solo consigue que te filtre el correo. > [!NOTE] > El objetivo razonable no es el 100 % automático: es que el 85 % se cierre solo y tú te dediques al 15 % que necesita una persona. **¿Cuánto sube la entrega partiendo la petición?** Depende del caso, pero es el cambio con más efecto de los cuatro. **¿Molestan los recordatorios automáticos?** Tres bien espaciados, no. Seis seguidos, sí, y acabas en no deseados. **¿Puedo dejar de perseguir del todo?** No, y no conviene: hay conversaciones que valen precisamente porque las tiene una persona. ## Ejemplos **Una responsable dedica seis horas semanales a perseguir documentación.** - Parte las peticiones en tres bloques - Renombra los documentos con su nombre oficial - Activa recordatorios a 3, 7 y 12 días → Baja a una hora semanal, dedicada a llamar a los cuatro casos que de verdad lo necesitan. **Una persona dedica cada mañana una hora a escribir a los proveedores que faltan.** - Configura el recordatorio automático con su cadencia - Cambia de canal tras el segundo recordatorio sin respuesta - Reserva la llamada para los que siguen sin contestar → La hora diaria se recupera y las entregas llegan igual o antes. **Se insiste a quien ya había entregado por otra vía.** - Comprueba el expediente antes de que salga el recordatorio → Nadie recibe una reclamación injusta. **Los recordatorios salen cada día y el proveedor deja de leerlos.** - Espacia la cadencia → El aviso vuelve a tener efecto. **El recordatorio no dice qué falta exactamente.** - Incluye la lista de lo pendiente en el propio aviso → El proveedor entrega sin escribir para preguntar. **Tras cinco recordatorios nadie decide qué hacer.** - Fija un criterio de cierre o escalado → El expediente no se queda abierto para siempre. --- --- id: KB-CF-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/dar-de-alta-a-un-proveedor-nuevo idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-CF-005] citadoPor: [KB-IN-006, KB-CF-009, KB-CF-015, KB-CF-016, KB-CR-010] --- # Dar de alta a un proveedor nuevo _De «lo hemos elegido» a «puede facturar» sin veinte correos de por medio._ **Responde a:** proceso de alta de proveedores · qué documentos pedir a un proveedor nuevo · homologar un proveedor · checklist alta proveedor Un alta de proveedor son siempre las mismas cinco o seis cosas, pedidas al mismo tipo de persona. Es el caso donde más se nota tener un proceso: se pasa de dos semanas de correos a cuatro días sin que nadie persiga a nadie. ## Lo que se pide, casi siempre | Documento | ¿Bloquea? | Caduca | | --- | --- | --- | | Datos fiscales y cuenta bancaria | Sí | No | | Certificado de estar al corriente | Sí | 3 meses | | Seguro de responsabilidad civil | Sí | 1 año | | Certificados de calidad o sectoriales | Según el caso | Variable | | Contacto de facturación | No | No | ## El orden que funciona 1. **Primero lo que os bloquea a vosotros** — Sin datos fiscales no podéis ni darle de alta en vuestro sistema. Va en la primera fase, solo. 2. **Después lo que os protege** — Seguro y estar al corriente. Segunda fase. 3. **Al final lo específico** — Certificados sectoriales, que son los que más tardan porque dependen de terceros. > [!IMPORTANT] > La cuenta bancaria es el objetivo favorito del fraude: si llega por correo un cambio de cuenta de un proveedor conocido, confírmalo por teléfono con un número que ya tuvieras, no con el que viene en ese correo. > [!NOTE] > Guardar el alta como plantilla la primera vez convierte el segundo proveedor en dos minutos de trabajo. Es el caso donde la plantilla se amortiza más rápido. **¿Y si el proveedor ya trabajó con nosotros hace años?** Se revisa qué sigue vigente: los datos fiscales seguramente sí, el seguro seguramente no. **¿Puedo dejarle facturar mientras falta algo?** Puedes, marcándolo como no bloqueante. Es una decisión vuestra, y queda registrada. **¿Se puede pedir todo de una vez?** Se puede, pero entrega bastante menos. Repartir es lo que más sube la respuesta. ## Ejemplos **Una industria da de alta doce proveedores al trimestre y cada uno lleva dos semanas.** - Monta el alta como proceso en tres fases - Marca seguro y estar al corriente con caducidad → El alta baja a cuatro días de media y las renovaciones se piden solas al año siguiente. **Un proveedor nuevo entra en el sistema de compras y su documentación se pide tres semanas después.** - Lanza el proceso de alta al crear la ficha del proveedor - Pide primero los dos documentos que bloquean el pedido - Añade el resto en una segunda fase → El primer pedido no espera al expediente completo y el expediente no se queda a medias. **Cada comprador pide una lista distinta al mismo proveedor.** - Comparte una única plantilla de alta → El proveedor recibe una petición coherente y entrega una vez. **El proveedor no entiende para qué se le pide cada cosa.** - Añade una línea de contexto por documento → Se contesta sin una llamada previa. **Se aprueba el alta y nadie registra las caducidades.** - Registra la vigencia al aprobar cada documento → El expediente sigue siendo cierto seis meses después. **Se compra a un proveedor que nunca completó el alta.** - Consulta el estado antes de emitir el pedido → Ningún pedido sale hacia un proveedor sin expediente. --- --- id: KB-CF-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/dar-de-alta-a-un-empleado-nuevo idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CF-002, KB-AD-003] citadoPor: [KB-LE-006, KB-CR-012, KB-CF-020, KB-CR-009] --- # Dar de alta a un empleado nuevo _Contrato, documentación y formación del primer día, sin carpetas de papel._ **Responde a:** documentación de alta de un trabajador · firmar el contrato antes de incorporarse · onboarding de empleados documentación · qué papeles pedir a un empleado nuevo El alta de un empleado tiene una fecha inamovible —el día que empieza— y depende de que una persona que todavía no está dentro os mande cosas. Es exactamente el caso para el que sirve un proceso con fases. ## Antes del primer día - Contrato firmado. Que empiece sin firmar es un problema vuestro, no suyo. - Documento de identidad y número de la seguridad social. - Datos bancarios para la nómina. - Titulaciones, si el puesto las exige. ## El primer día - Acuerdo de confidencialidad y protección de datos. - Entrega de equipo, con su acuse. - Formación obligatoria de prevención, según el puesto. > [!WARNING] > Aquí se manejan documentos de identidad y datos bancarios de una persona: pide solo lo que de verdad necesitas, guárdalo donde solo lo vea quien deba, y no lo dejes circulando por correo. > [!NOTE] > Mandar el contrato a firmar tres días antes en vez de darlo en mano el primer día evita el clásico «se incorpora hoy y todavía no ha firmado» — que es más común de lo que parece. ## Lo que caduca Las formaciones obligatorias y algunos reconocimientos médicos vencen. Marcarlos al dar de alta hace que el aviso llegue solo dentro de dos años, cuando ya nadie se acordaba. **¿Puede firmar el contrato desde el móvil?** Sí, y es lo habitual antes de incorporarse. **¿Y si es una contratación urgente?** El proceso no lo impide: manda lo bloqueante y el resto en paralelo. **¿Se puede reutilizar para renovaciones?** Sí, con una versión más corta que solo pide lo que cambia. ## Ejemplos **Una empresa incorpora ocho personas en septiembre.** - Lanza el alta a los ocho tres semanas antes - Los contratos se firman antes del primer día - Las formaciones quedan con fecha de vencimiento → Los ocho empiezan con todo firmado, y dentro de dos años el aviso de renovar la formación llega solo. **Alguien empieza un lunes y su contrato se firma el jueves siguiente.** - Lanza el proceso al firmar la contratación, no al incorporarse - Manda a firmar el contrato y las políticas antes del primer día - Comprueba qué falta la víspera → La persona empieza con el expediente completo y sin dedicar su primer día a papeles. **Se contratan diez personas para una campaña y el alta se hace una a una.** - Lanza el mismo proceso a las diez → El alta masiva no consume la semana. **Falta un documento y nadie lo detecta hasta la inspección.** - Consulta qué falta por persona → El hueco se ve antes de que lo vea un tercero. **La documentación caduca y la persona sigue trabajando.** - Registra vencimientos por persona → El aviso llega antes de que afecte. **Se incorpora alguien y no sabe qué tiene que firmar.** - Le llega la lista con lo que le toca → El alta se completa sin que nadie se lo explique. --- --- id: KB-CF-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/casos-por-funcionalidad/responder-a-una-reclamacion idioma: es categoria: casos-por-funcionalidad audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-002, KB-SC-004] citadoPor: [KB-CS-008] --- # Responder a una reclamación _Reunir en una tarde lo que prueba tu versión, con sus fechas._ **Responde a:** demostrar que entregamos a tiempo · reclamación de un cliente qué pruebas tengo · recuperar el historial de un expediente · preparar documentación para un litigio En una reclamación casi nunca se discute qué dice un documento: se discute cuándo se supo, quién lo aceptó y si eso que enseñas ahora es lo que había entonces. Las tres se responden con fechas. 1. **Reúne la secuencia, no los documentos sueltos** — Qué se pidió, qué se entregó, qué se aprobó, en qué orden. La secuencia es el argumento. 2. **Comprueba que las fechas son ciertas** — Una fecha que pusisteis vosotros vale menos que una certificada por un tercero. 3. **Exporta con su rastro** — El documento sin su registro de entrega es la mitad de la prueba. ## Lo que suele decidir | Lo que se discute | Lo que lo cierra | | --- | --- | | «No nos avisasteis» | El registro de envío y de apertura | | «Eso no es lo que firmamos» | La verificación del documento firmado | | «Lo entregasteis tarde» | La fecha de entrega, puesta por el sistema | | «No lo aprobamos» | El registro de la aprobación, con nombre y hora | > [!IMPORTANT] > No modifiques ni reorganices nada una vez que hay una reclamación en marcha. Todo cambio queda registrado, y un cambio hecho después de la reclamación se lee siempre de la peor manera posible, aunque fuera inocente. > [!NOTE] > Lo que más sirve suele ser lo más aburrido: el registro de que un correo se abrió el día 4, no el contrato de treinta páginas. **¿Cuánto tiempo se guarda el rastro?** Según vuestra política de conservación, que se define en los ajustes. **¿Puedo dárselo directamente a mi abogado?** Sí, con un acceso acotado o una descarga con sus fechas. **¿Vale un pantallazo?** Poco. Un pantallazo lo hace cualquiera; un documento verificable, no. ## Ejemplos **Un cliente reclama que nunca se le avisó de un sobrecoste.** - Recupera la secuencia del expediente - Exporta el registro de envío y apertura del aviso → Consta que se abrió el día 4, y la reclamación se retira sin llegar a abogados. **Un cliente reclama por un servicio de hace ocho meses y hay que reconstruirlo desde correos.** - Consulta el expediente con su histórico completo - Aporta lo entregado, sus fechas y quién lo aprobó → La respuesta se prepara en una tarde y se apoya en el rastro, no en la memoria. **Se contesta de memoria y luego aparece un dato que lo contradice.** - Consulta antes de afirmar → Lo que se responde se sostiene. **La reclamación llega a quien ya no lleva ese cliente.** - Consulta quién intervino y cuándo → La respuesta la prepara quien tiene el contexto. **Se responde y no queda constancia de lo enviado.** - Registra la respuesta en el expediente → La siguiente reclamación parte de ahí. **La misma reclamación llega dos veces por vías distintas.** - Consulta si ya se contestó → El cliente recibe una respuesta coherente. --- --- id: KB-PR-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/mis-correos-no-llegan idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-001, KB-CC-001] citadoPor: [KB-PR-013, KB-PR-020, KB-PR-021, KB-CC-004, KB-IN-004, KB-CC-002] --- # Mis correos no llegan _Por qué acaban en no deseados y las tres cosas que lo arreglan de raíz._ **Responde a:** los correos van a spam · el destinatario no recibe mis avisos · configurar el dominio para el envío · mejorar la entregabilidad del correo Si varias personas distintas dicen que no les llega, no es casualidad ni mala suerte: es que el correo del destinatario no se fía de quien lo manda. Y eso se demuestra, no se pide. **En corto** - Mandar desde tu propio dominio pesa mucho más que desde uno genérico. - Hay que autorizar el envío en tu dominio, o el correo llega como sospechoso. - Un solo asunto en mayúsculas puede tirar un envío entero a no deseados. ## Las tres cosas, por orden de impacto 1. **Usa tu dominio** — Un correo de @tuempresa.com pasa filtros que uno genérico no pasa. Es lo que más cambia. 2. **Autoriza el envío** — Hay que añadir unos registros al dominio para decir que esta plataforma puede mandar en tu nombre. Lo hace quien lleve vuestro dominio, en diez minutos. 3. **Cuida el texto** — Sin mayúsculas en el asunto, sin exclamaciones, sin «URGENTE». Los filtros lo leen literalmente. > [!WARNING] > Mientras el dominio no esté autorizado, el correo llega diciendo que va en tu nombre sin poder demostrarlo. Los filtros de Gmail y Outlook lo tratan como sospechoso, y hacen bien. ## Mientras tanto Un SMS o un WhatsApp llegan aunque el correo no. No es la solución de fondo, pero desatasca el expediente de hoy. **¿Cómo sé si un correo concreto rebotó?** El expediente lo marca, con el motivo. **¿Puedo pedir que me añadan a contactos?** Sí, y ayuda, pero no sustituye a autorizar el dominio. **¿Cuánto tarda en notarse el cambio?** Unas horas desde que los registros están puestos. ## Ejemplos **Una asesoría ve que la mitad de sus avisos no se abren nunca.** - Cambia al dominio propio - Su informático añade los registros de autorización - Reescribe los asuntos sin mayúsculas → La apertura pasa del 40 % al 85 % en una semana. **Los avisos llegan a no deseados en un cliente concreto.** - Pide que añada el remitente a su lista de confianza → El siguiente aviso llega a la bandeja principal. **Se manda a una lista antigua y rebotan muchas direcciones.** - Depura los contactos antes de la siguiente tanda → La reputación del envío no se resiente. **Un dominio corporativo bloquea todo lo externo.** - Acuerda con su informática que permita el remitente → El bloqueo se resuelve una vez para toda la empresa. **El proveedor dice que no le llegó y consta enviado.** - Comprueba la hora de envío y reenvía → Se sabe si el problema está en el envío o en la recepción. **Se usan asuntos que parecen publicidad.** - Escribe asuntos concretos que digan qué se pide → El correo se abre en lugar de descartarse. --- --- id: KB-PR-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/que-hacer-cuando-algo-falla idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en, fr, pt] relacionados: [KB-PS-001, KB-TL-001, KB-PR-002, KB-PR-010] citadoPor: [KB-CO-006, KB-PR-003, KB-PR-002, KB-PR-004, KB-PR-005, KB-PR-006, KB-TD-013, KB-ET-003] enLaApp: https://app.codecontract.io/status --- # Qué hacer cuando algo falla _Los fallos más habituales, cómo resolverlos y qué datos necesita soporte para ayudarte rápido._ **Responde a:** qué significa el código de error E- · no me funciona algo en Code Contract · el aviso no le llega al participante · cómo reporto un problema a soporte Casi todo lo que parece un fallo de la plataforma es una de cuatro cosas, y tres se arreglan sin escribir a nadie. Merece la pena descartarlas en ese orden antes de dar el aviso. **En corto** - Si ves un código con la forma E-260812-4F2A, cópialo: identifica exactamente lo que pasó. - Antes de reportar, mira la página de estado: si es una incidencia general ya la sabemos. - La mayoría de «no le llega el aviso» son un correo o un teléfono mal escritos. - Con tres datos —código, qué hacías y a qué hora— soporte suele resolverlo a la primera. **En qué orden mirar** — Tres comprobaciones antes de escribir a soporte; con las tres hechas, el aviso se resuelve casi siempre a la primera. **What to check, in order** — Three checks before writing to support; with all three done, the report is usually solved first time. ## El código de error, y por qué importa tanto **El código de error** — Cuando algo falla de verdad, la pantalla te da un código con la forma E-260812-4F2A. No es decorativo: identifica ese fallo concreto, con su hora y su contexto. Cópialo y mándalo. Con él, soporte encuentra el problema al momento; sin él, hay que adivinar a partir de tu descripción. ## Los fallos más habituales | Lo que ves | Qué suele ser | Qué hacer | | --- | --- | --- | | El archivo no se sube | Pesa más de 30 MB, el límite por archivo | Divídelo o comprímelo. Si es un escaneo, bájale la resolución a 200 ppp | | La persona dice que no le ha llegado nada | El aviso está en su carpeta de correo no deseado, o el contacto tiene mal el correo o el teléfono | Comprueba los datos del contacto y reenvía el aviso a mano desde el expediente | | No llega el código SMS de la firma | El número registrado es un fijo o está mal escrito | Cancela la solicitud, corrige el teléfono y vuelve a enviarla | | La lectura automática se ha equivocado en un dato | El documento está borroso, girado o es una foto con poca luz | Corrige el campo a mano y, si puedes, sube una copia mejor | | Una pantalla no carga o se queda en blanco | Suele ser un problema puntual de conexión | Recarga. Si sigue, mira la página de estado antes de reportar | ## Antes de escribir a soporte 1. **Mira la página de estado** — Si hay una incidencia general está publicada ahí. En ese caso no hace falta que reportes nada: ya se está trabajando en ello. 2. **Comprueba si le pasa a alguien más de tu equipo** — Si a los demás les funciona, el problema está en un dato concreto o en un navegador, y eso acota mucho. 3. **Prueba a recargar y a repetirlo una vez** — Los fallos puntuales de red se parecen mucho a los fallos reales, y no se distinguen sin intentarlo otra vez. 4. **Anota los tres datos** — El código de error si lo hay, qué estabas haciendo exactamente, y la hora aproximada. Con eso basta casi siempre. > [!NOTE] > «No funciona» es la descripción que más tiempo hace perder. «Al pulsar Enviar en una solicitud de firma con dos firmantes me sale el código E-260812-4F2A, sobre las 10:15» se resuelve normalmente el mismo día. ## Preguntas frecuentes **¿Dónde encuentro el código de error?** Aparece en el mensaje de error de la propia pantalla, normalmente al final. Tiene la forma E-AAMMDD-XXXX. **¿Qué hago si el correo del aviso rebota?** El expediente marca los rebotes. Corrige la dirección en la ficha del contacto y reenvía: no hay que rehacer la solicitud. **¿Puedo saber si la otra persona llegó a abrir el aviso?** Sí. En el expediente o en la solicitud de firma ves cuándo se envió y si se abrió el enlace, que es lo que distingue «no le llegó» de «no lo ha mirado». **La lectura automática falla siempre con un tipo de documento. ¿Es normal?** Si se repite con el mismo formato conviene decirlo, indicando el tipo de documento. No es lo mismo un fallo puntual con una foto mala que un patrón con un modelo concreto. **¿Se pierde algo si falla a mitad?** No. Lo que se había entregado sigue entregado; lo que no llegó a completarse se puede repetir sin empezar de cero. ## Ejemplos **Al subir un escaneo de 45 MB la pantalla avisa de que el archivo es demasiado grande.** - Vuelve a escanear a 200 ppp en vez de 600, o comprime el PDF - Si de verdad hacen falta las dos versiones, sube la ligera y certifica la pesada aparte → El documento entra sin problema y se lee igual de bien: para leer texto, 200 ppp sobra. **Se abre una incidencia sin decir en qué expediente pasó.** - Copia el código de error y el expediente antes de escribir → Soporte no tiene que pedir dos veces la misma información. **El fallo ocurre solo a una persona del equipo.** - Prueba lo mismo con otra cuenta antes de escalar → Se distingue un problema de permisos de uno del sistema. **Un error aparece y al rato desaparece solo.** - Anota la hora exacta y qué se estaba haciendo → El caso se puede investigar aunque ya no se reproduzca. **Se reporta «no funciona» sin más detalle.** - Describe qué se esperaba y qué ocurrió → La primera respuesta ya es útil en lugar de una pregunta. **Varias personas reportan lo mismo por canales distintos.** - Reúne los casos en una sola incidencia → Se trabaja una vez sobre el problema y no cinco. --- --- id: KB-PR-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/limites-y-que-esperar idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario actualizado: 2026-08-12 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-001, KB-TL-001] citadoPor: [KB-PR-001, KB-DI-001, KB-DI-002, KB-CD-001] --- # Límites del sistema y qué esperar _Tamaños, formatos y tiempos: lo que conviene saber antes de chocar contra ello._ **Responde a:** cuál es el tamaño máximo de archivo · no puedo subir un archivo grande · qué formatos admite la plataforma · cuánto tarda la lectura automática Ningún sistema acepta cualquier cosa de cualquier tamaño. Saber dónde están los límites antes de tropezar con ellos ahorra bastante frustración, sobre todo cuando el que tropieza es un cliente tuyo al otro lado. **En corto** - El límite por archivo es de 30 MB, y es el mismo en toda la plataforma. - Formato libre para certificar; para firmar hace falta PDF, y lo demás se convierte. - La lectura automática tarda segundos, no horas. - Un escaneo a 200 ppp basta para leer texto y pesa una fracción de lo mismo a 600. ## Tamaño de archivo El máximo por archivo son 30 MB, en todos los módulos y también para quien sube desde fuera. Casi todo lo que supera ese tamaño son escaneos a resolución innecesariamente alta o fotos de móvil sin comprimir. | Si tienes | Prueba | Por qué funciona | | --- | --- | --- | | Un escaneo enorme | Rescanear a 200 ppp | Para leer texto sobra; a 600 ppp el archivo pesa varias veces más sin aportar nada | | Un PDF con muchas fotos | Comprimir el PDF | La compresión de imagen reduce el peso sin tocar el texto | | Un documento de cien páginas | Partirlo por secciones | Además hace más fácil encontrar lo que interesa después | | Un vídeo largo | Certificar el vídeo aparte | SmartCheck acepta cualquier formato; el límite sigue siendo el tamaño | ## Formatos Para certificar en SmartCheck vale cualquier formato: el sellado trabaja sobre el archivo, no sobre su contenido. Para firmar en Consigne hace falta un PDF, y si subes otra cosa se convierte a PDF antes de poder firmarla. En Trackline puedes recibir lo que sea, aunque la lectura automática funciona mejor con PDF y con fotos nítidas. ## Tiempos - Certificar: segundos, en el momento de subir. - Lectura automática de un documento: segundos, no minutos. - Avisos por correo, SMS o WhatsApp: salen en el momento; la entrega depende ya del operador. - Efecto de un cambio de configuración: inmediato, salvo algún ajuste que puede tardar hasta un minuto en propagarse. > [!WARNING] > Si una lectura automática lleva mucho más de unos segundos, no está pensando: algo ha fallado. Recarga y, si se repite, apunta el código de error. ## Preguntas frecuentes **¿Puedo subir un archivo de más de 30 MB si es importante?** El límite es el mismo para todos los casos. Lo práctico es reducir la resolución o partirlo; rara vez se pierde nada útil. **¿Cuántos documentos puede tener un expediente?** No hay un tope pensado para el uso normal. Lo que conviene vigilar es la legibilidad: un expediente con cincuenta documentos es difícil de revisar para cualquiera. **¿Hay límite de personas a las que pedir algo a la vez?** No para el uso corriente. Si vas a lanzar cientos de peticiones de golpe, coméntalo antes para que nadie se lleve una sorpresa con los envíos. **¿Qué pasa si mi organización se queda sin créditos?** Las acciones que consumen créditos —como la lectura automática— dejan de poder ejecutarse hasta recargar. Lo que ya estaba hecho no se pierde. ## Ejemplos **Un proveedor intenta subir desde el móvil la foto de un contrato de doce páginas y no le entra.** - Le pides que use la opción de fotografiar del propio enlace en vez de adjuntar la foto de la galería - Así cada página se procesa por separado y con el tamaño ajustado → El documento entra a la primera y llega legible, sin tener que explicarle cómo comprimir un archivo. **Se intenta subir un archivo mayor del permitido.** - Comprueba el límite antes de preparar el envío → El fallo se evita en lugar de descubrirse a mitad de la subida. **Un formato poco común no se acepta.** - Convierte a un formato admitido antes de subir → El documento entra a la primera. **Una lectura tarda más de lo esperado con un documento muy largo.** - Deja el proceso en marcha y sigue con otra cosa → El tiempo de proceso deja de bloquear a una persona. **Se planifica una carga masiva sin saber cuánto tardará.** - Prueba con un lote pequeño y estima → La carga grande se programa con un dato real. **Se choca contra un límite en el peor momento.** - Revisa los límites al diseñar el proceso → El diseño respeta las restricciones desde el principio. --- --- id: KB-PR-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/no-puedo-entrar-en-mi-cuenta idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-002, KB-PR-001] citadoPor: [KB-PR-027] --- # No puedo entrar en mi cuenta _Contraseña, segundo factor o cuenta cerrada: cómo saber cuál de los tres es._ **Responde a:** no puedo iniciar sesión · he olvidado la contraseña · he perdido el móvil del segundo factor · mi cuenta no funciona El mensaje de error rara vez dice cuál de las tres cosas falla, así que conviene ir por descarte. Los tres casos tienen solución y ninguno requiere abrir una incidencia. | Lo que ves | Qué pasa | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Usuario o contraseña incorrectos | La contraseña, o el correo mal escrito | Restablecer la contraseña desde la propia pantalla | | Pide un código y no lo tienes | Segundo factor sin el dispositivo | Usar un código de recuperación, o pedírselo a un administrador | | Dice que no tienes acceso | La cuenta se cerró o se cambió de organización | Hablar con quien administra vuestra cuenta | ## Si has perdido el móvil del segundo factor 1. **Busca los códigos de recuperación que guardaste al activarlo.** 2. **Si no los tienes, pide a un administrador de tu organización que te restablezca el acceso.** 3. **Vuelve a activar el segundo factor en el móvil nuevo, y guarda los códigos esta vez.** > [!IMPORTANT] > Un administrador solo debe restablecer el acceso después de comprobar por otro medio que eres tú — una llamada, en persona. Un correo pidiendo el restablecimiento es exactamente lo que mandaría alguien que se hace pasar por ti. > [!WARNING] > Si eres el único administrador y pierdes el segundo factor, no queda nadie que pueda ayudarte desde dentro. Por eso conviene que siempre haya dos. **¿Se bloquea la cuenta por intentarlo muchas veces?** Se frena temporalmente. Es una protección, no un bloqueo definitivo. **¿Puedo entrar desde otro ordenador?** Sí, la cuenta no está atada a un dispositivo. **¿Y si mi empresa usa el inicio de sesión corporativo?** Entonces el problema está en esa cuenta, no aquí: lo ve vuestro informático. ## Ejemplos **Alguien cambia de móvil y pierde la aplicación del segundo factor.** - Pide a la administradora de su empresa que le restablezca - Ella le llama para confirmar que es él - Vuelve a activarlo y guarda los códigos → Entra en diez minutos, y la próxima vez no dependerá de nadie. **Se prueba la contraseña varias veces y la cuenta se bloquea.** - Usa la recuperación en lugar de insistir → El bloqueo se evita en el segundo intento. **El segundo factor está en un móvil que se ha perdido.** - Contacta con el administrador para recuperarlo → El acceso se restablece sin desactivar la seguridad. **Alguien entra con un correo distinto al de su cuenta.** - Comprueba con qué dirección se dio de alta → Se descarta el caso más común antes de escalar. **Una cuenta se cerró al salir la persona de la empresa.** - Confirma el estado con el administrador → La respuesta llega en un minuto en vez de tras varias pruebas. **La contraseña se guarda en el navegador y ha cambiado.** - La actualiza donde estuviera guardada → El problema no vuelve al día siguiente. --- --- id: KB-PR-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/no-consigo-subir-un-archivo idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-003, KB-PR-001] citadoPor: [KB-DI-007, KB-PR-009, KB-PR-015, KB-PR-022] --- # No consigo subir un archivo _Se queda a medias, da error o no acepta el archivo: las causas por frecuencia._ **Responde a:** error al subir un documento · la subida se queda a medias · no acepta mi archivo · el pdf no se sube Casi siempre es el tamaño o la conexión. Antes de dar vueltas, mira estos cuatro en orden. | Síntoma | Causa probable | Arreglo | | --- | --- | --- | | Se queda al 90 % y no avanza | Conexión inestable | Reintentar con wifi o cable; la subida continúa donde iba | | Dice que es demasiado grande | Supera los 30 MB | Reescanear a 300 ppp o partir el documento | | Dice que el archivo no es válido | Está dañado o es un formato raro | Abrirlo primero: si tu ordenador tampoco puede, el archivo está roto | | No pasa nada al pulsar | Un bloqueador del navegador | Probar en otra ventana o en otro navegador | ## Si el archivo está dañado Un PDF que no se abre en tu ordenador tampoco se va a subir. Suele pasar cuando se ha copiado de un pendrive a medias o se ha descargado un correo interrumpido. Pídelo de nuevo: no hay forma de recuperarlo desde aquí. > [!NOTE] > Subir veinte archivos a la vez por una conexión lenta falla más que subirlos de cinco en cinco. Si estás en una conexión mala, ve por tandas. > [!WARNING] > Si el archivo lo ha rechazado por seguridad, no insistas ni lo renombres: eso significa que dentro hay algo que no debería estar. Comprueba de dónde viene antes de nada. **¿Se pierde lo subido si se corta a mitad?** No, se reanuda. Solo se pierde si cierras la pestaña. **¿Puedo subir desde el móvil?** Sí, incluyendo fotos hechas en el momento. **¿Hay límite de cuántos a la vez?** Práctico, no técnico: cuantos más, más tarda y más probable es que la conexión falle. ## Ejemplos **Una administrativa no consigue subir el escaneo de una escritura de 60 MB.** - Reescanea a 300 ppp en escala de grises → Pasa a 11 MB y se sube a la primera. **La subida se corta a mitad con conexión inestable.** - Reintenta desde una red estable → El archivo entra sin trocear nada. **El archivo pesa más del límite.** - Comprime o divide el documento → Se sube sin perder contenido. **Se intenta subir una carpeta entera de golpe.** - Sube los archivos, no la carpeta → El error desaparece sin cambiar de navegador. **El nombre del archivo tiene caracteres raros.** - Lo renombra antes de subirlo → La subida deja de fallar sin motivo aparente. **Se sube desde el móvil y la app se cierra.** - Reintenta con la pantalla activa hasta que termine → La subida se completa en el primer intento. --- --- id: KB-PR-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/algo-ha-fallado-y-me-da-un-codigo idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-001, KB-CD-002] citadoPor: [KB-PR-009, KB-PR-010] --- # Me ha dado un error con un código _Qué es ese código, por qué merece la pena copiarlo y qué contar al pedir ayuda._ **Responde a:** qué significa el código de error · me sale un error al guardar · cómo reporto un fallo · error con referencia e- Cuando algo falla de verdad, la pantalla te da un código con esta forma: `E-260813-4F2A`. No es decorativo: es la referencia exacta de lo que pasó, con su hora y su contexto, guardada del lado de la plataforma. **En corto** - Cópialo antes de cerrar el mensaje. Sin él, hay que reconstruir qué pasó. - No contiene datos tuyos: se puede mandar por correo sin problema. - Con el código, soporte va directo al fallo en vez de preguntarte diez cosas. ## Qué contar al pedir ayuda - El código, tal cual. - Qué estabas intentando hacer, en una frase. - Si te ha pasado una vez o varias. Con eso basta. No hacen falta capturas ni explicaciones largas: el código ya lleva dentro lo que hacía el sistema en ese momento. ## Antes de reportarlo 1. **Reintenta una vez: parte de los fallos son momentáneos.** 2. **Prueba en otra pestaña, por descartar el navegador.** 3. **Si vuelve a pasar, entonces sí, con el código.** > [!NOTE] > Un error con código significa que la plataforma sabe que algo salió mal y lo ha registrado. Es mejor que un error silencioso, aunque en el momento no lo parezca. > [!WARNING] > Si el fallo ocurre al pagar o al cobrar créditos, no repitas la operación varias veces antes de preguntar. Repórtalo con el código. **¿Se pierde lo que estaba haciendo?** Depende del punto donde falló. El código lo dice. **¿Puedo consultar yo el código?** El detalle técnico lo ve soporte. Tú das la referencia. **¿Cuánto se guarda?** El tiempo suficiente para investigarlo con margen. ## Ejemplos **Al guardar un proceso sale un error con código.** - Copia el código - Reintenta y vuelve a fallar - Escribe a soporte con el código y una frase → Se resuelve sin la ronda de «¿qué navegador usas?, ¿a qué hora fue?». **Se cierra el aviso de error sin apuntar el código.** - Copia el código antes de cerrar → Soporte localiza el caso concreto en segundos. **Se manda una captura recortada donde no se ve el código.** - Incluye el código en el texto del mensaje → No hace falta pedir otra captura. **El mismo código sale varias veces en la semana.** - Reporta los casos juntos con sus horas → Se ve el patrón en lugar de tratarlo como incidentes sueltos. **Se reporta el error días después.** - Escribe el mismo día indicando la hora → El registro todavía permite reconstruir qué pasó. **Dos personas reportan el mismo código por separado.** - Comprueba si ya hay un caso abierto → Se evita duplicar el trabajo de soporte. --- --- id: KB-PR-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/no-veo-algo-que-mi-companero-si-ve idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-ET-005, KB-ET-006] citadoPor: [KB-PR-011, KB-PR-012, KB-PR-014] --- # No veo lo que mi compañero sí ve _Casi siempre son permisos, y se arregla en dos minutos si se mira lo correcto._ **Responde a:** no me aparece un documento que sí ve otro · no tengo acceso a un expediente · permisos distintos entre compañeros · no veo la sección de ajustes Es de los pocos problemas que casi nunca es un fallo: el sistema está haciendo exactamente lo que se le pidió, solo que nadie recuerda habérselo pedido. ## Las tres causas, por frecuencia | Causa | Cómo se reconoce | Quién lo arregla | | --- | --- | --- | | Estás en otro equipo | Ves todo lo tuyo, nada de lo suyo | Un administrador te añade al equipo | | Tu perfil no llega ahí | Ves el expediente pero no una parte | Un administrador ajusta el permiso | | El documento está en otra organización | No sale ni buscándolo | Cambiar de organización arriba | ## Lo que conviene comprobar antes de pedir ayuda 1. **Mira arriba en qué organización estás. Si trabajáis con varias, es la causa más tonta y más frecuente.** 2. **Pídele a tu compañero la ruta exacta, no el nombre del documento.** 3. **Comprueba si ves el expediente y no el documento, o ninguno de los dos: no es lo mismo.** > [!IMPORTANT] > Que no veas algo no es siempre un error que haya que corregir. Hay documentos —nóminas, datos de salud, expedientes de otro cliente— que están acotados a propósito. Antes de pedir que te abran el acceso, mira si te hace falta de verdad. > [!WARNING] > Si lo que no ves son los ajustes de la organización, es que no eres administrador. Eso suele ser correcto: no todo el mundo debería serlo. > [!NOTE] > Si esto pasa muy a menudo en tu equipo, el reparto de permisos está mal planteado y merece media hora de revisión, no diez peticiones sueltas. **¿Puedo saber quién sí tiene acceso?** Un administrador lo ve. **¿Se puede dar acceso solo a un documento?** Lo normal es dar acceso al expediente o al equipo. **¿Marta me lo encontraría?** No. Hereda tus permisos: no enseña lo que no puedes ver. ## Ejemplos **Alguien no encuentra un expediente que su compañera tiene abierto en pantalla.** - Mira arriba: está en la organización de otra sociedad del grupo - Cambia → El expediente aparece a la primera; no era un problema de permisos. **Un compañero ve un expediente y otro no.** - Compara los permisos de los dos → La diferencia aparece sin tocar nada más. **Alguien cambia de departamento y pierde acceso a lo suyo.** - Revisa a qué grupo pertenece ahora → El acceso se ajusta al puesto y no a la persona. **Un documento no aparece en la búsqueda de una persona.** - Comprueba si tiene acceso a ese expediente → Se descarta un fallo de búsqueda antes de reportarlo. **Se comparte un enlace interno y el otro no puede abrirlo.** - Le da acceso al expediente en lugar de reenviar el archivo → El acceso queda registrado y el archivo no se duplica. **Se dan permisos amplios para salir del paso.** - Concede solo el expediente que hace falta → El problema se resuelve sin abrir de más. --- --- id: KB-PR-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/he-mandado-algo-por-error idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-008, KB-CO-011, KB-PR-025] citadoPor: [KB-PR-016] --- # He mandado algo por error _Qué hacer en los primeros diez minutos, que es cuando aún se puede arreglar bien._ **Responde a:** he enviado un documento a la persona equivocada · cancelar un envío recién hecho · he mandado datos confidenciales por error · retirar un envío El instinto es esperar a ver si alguien lo nota. Es la peor opción: cuanto antes se corte, menos gente lo habrá abierto y más limpia queda la explicación. ## Los primeros diez minutos 1. **Corta el acceso** — Anula el envío. El enlace deja de funcionar al momento, aunque el correo ya esté en su bandeja. 2. **Mira si se abrió** — El expediente lo dice. No es lo mismo un correo sin abrir que un documento ya descargado. 3. **Avisa tú** — Un mensaje breve diciendo que fue un error y que ignore el anterior. Enterarse por ti cambia por completo cómo se recibe. ## Según lo que hubiera dentro | Qué mandaste | Qué más hay que hacer | | --- | --- | | Un documento equivocado, sin datos de terceros | Anular y reenviar el correcto | | Datos personales de otra persona | Avisar a quien lleve protección de datos en vuestra empresa | | Datos bancarios o de identidad | Además, avisar a la persona afectada | | Un documento a un competidor de vuestro cliente | Hablarlo con vuestro responsable antes de escribir nada | > [!IMPORTANT] > Si lo enviado contenía datos personales de terceros, no es solo un error de trabajo: puede haber obligaciones concretas de comunicación y plazos cortos. Avisad ese mismo día a quien lleve protección de datos en vuestra empresa, aunque penséis que no se llegó a abrir. > [!WARNING] > Anular no borra el correo del buzón de nadie. Corta el acceso al documento, que es lo que importa, pero el mensaje sigue ahí. > [!NOTE] > Si el error viene de una lista mal filtrada, revisa la lista antes de relanzar. Reenviar deprisa sobre la misma lista repite el error, ahora con contexto. **¿Puedo saber si lo descargó?** Sí, los accesos quedan registrados. **¿Se recupera el crédito?** No, el envío ya se consumió. **¿Queda constancia de que anulé?** Sí, con la hora y el motivo que escribas. ## Ejemplos **Se manda el anexo de un empleado a la dirección de otro.** - Anula el envío a los cinco minutos - Comprueba que no se abrió - Escribe a la persona explicando el error - Avisa a quien lleva protección de datos → El documento nunca se llegó a ver y la comunicación queda hecha el mismo día. **Se manda una petición al contacto equivocado.** - Cancela el envío y corrige el destinatario → El error se cierra antes de que el otro lo abra. **Se envía un documento con un dato mal.** - Avisa al destinatario y manda la versión corregida → La corrección llega antes que la confusión. **Se lanza una tanda a cien contactos por error.** - Detiene lo que aún no ha salido y avisa del resto → El alcance del error se limita en minutos. **Se manda a firmar un borrador en lugar del definitivo.** - Anula la solicitud antes de que se firme → No queda una firma sobre el documento equivocado. **Se descubre el error al día siguiente.** - Avisa igualmente y deja constancia de lo ocurrido → El rastro explica el envío en lugar de dejarlo sin contexto. --- --- id: KB-PR-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/va-lento-o-no-carga idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-005, KB-PR-006] citadoPor: [KB-PR-010, KB-TD-013] --- # Va lento o no carga _Cómo saber en dos minutos si es tuyo, de tu red o nuestro._ **Responde a:** la plataforma va muy lenta · no carga la página · se queda cargando y no pasa nada · problemas de conexión con la plataforma Antes de escribir a nadie, dos minutos de descarte ahorran una conversación entera. La causa suele estar más cerca de lo que parece. ## El descarte, en orden 1. **Prueba en otra pestaña o en modo privado** — Si ahí va bien, es una extensión del navegador o una sesión atascada. Es la causa más común. 2. **Prueba con datos móviles** — Si con el móvil va bien y con el wifi de la oficina no, es vuestra red — normalmente un cortafuegos o un proxy. 3. **Pregunta a un compañero** — Si a él le va bien desde la misma oficina, es tu equipo. Si a nadie le va, ya es otra cosa. | Lo que descubres | Qué es | A quién se lo dices | | --- | --- | --- | | Va bien en modo privado | Una extensión o la caché | A nadie: se arregla solo cerrando y abriendo | | Va bien con datos móviles | La red de la oficina | A vuestro informático | | A nadie le va en la oficina | La red, o nosotros | A vuestro informático primero | | No le va a nadie, en ningún sitio | Nuestro | A soporte, y mira la página de estado | ## Lo que suele ir lento sin que nada esté roto - Subir cincuenta archivos por una conexión lenta: ve por tandas de cinco. - Abrir un listado con miles de expedientes sin filtrar: filtra primero. - Un PDF de doscientas páginas: tarda en abrirse, no está colgado. > [!NOTE] > Si algo se queda cargando pero el resto de internet te va bien, prueba primero lo de la pestaña privada. Nueve de cada diez veces es eso. **¿Hay una página donde ver si está caído?** Sí, la página de estado. Es lo primero que conviene mirar si no le va a nadie. **¿Sirve de algo borrar la caché?** Sí, y es lo que estás probando al usar el modo privado. **¿Qué le digo a soporte?** Qué hacías, desde dónde, y qué pasos de descarte ya has hecho. Eso ahorra la mitad de las preguntas. ## Ejemplos **A una persona no le carga la subida de archivos y al resto de la oficina sí.** - Prueba en modo privado y funciona - Desactiva una extensión de bloqueo → Se resuelve en dos minutos sin abrir ninguna incidencia. **Va lento solo en un ordenador del equipo.** - Prueba en otro equipo antes de reportar → Se sitúa el problema en un minuto. **Va lento a la misma hora todos los días.** - Anota la hora y prueba fuera de ese rato → Se distingue un pico de carga de un fallo. **Una pantalla concreta tarda y el resto no.** - Indica qué pantalla exactamente al reportar → El diagnóstico empieza donde hay que mirar. **Va lento con la VPN de la empresa.** - Prueba sin ella para comparar → Se sabe si el cuello está en la red propia. **Se reporta lentitud sin datos.** - Aporta hora, pantalla y si le pasa a más gente → La primera respuesta ya es un diagnóstico. --- --- id: KB-PR-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/decidir-si-un-fallo-es-grave idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-006, KB-PR-009] citadoPor: [KB-PR-001] --- # Decidir si un fallo es grave _Cuándo puede esperar a mañana y cuándo hay que escribir ahora._ **Responde a:** esto es urgente o puede esperar · cuándo aviso a soporte · qué hago si algo no funciona · clasificar la gravedad de una incidencia No todo lo que falla es urgente, y tratarlo todo como urgente hace que lo que sí lo es se pierda entre el ruido. La pregunta que ordena es sencilla: ¿hay alguien fuera esperando, o hay dinero o plazos de por medio? ## Los tres niveles | Nivel | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Ahora | Afecta a terceros, a un cobro o a un plazo legal | Escribir con el código de error, sin esperar a reproducirlo | | Hoy | Te bloquea a ti pero no sale de la organización | Descartar lo tuyo primero, luego escribir | | Cuando se pueda | Molesta pero hay forma de seguir | Anotarlo y agruparlo con otros | ## Lo que casi siempre es «ahora» - Un envío que salió a la persona equivocada. - Un cobro que se ha hecho dos veces o que no cuadra. - Un documento que aparece a quien no debería verlo. - Algo que impide firmar en el último día de un plazo. > [!IMPORTANT] > Si el fallo ha expuesto datos de terceros a quien no debía verlos, no es solo una incidencia técnica: avisa el mismo día a quien lleve protección de datos en vuestra empresa. Hay obligaciones con plazos cortos y empiezan a correr desde que lo sabéis. > [!WARNING] > No repitas una operación de pago o de cobro que ha fallado, ni «por probar». Repórtala con su código; repetirla es como se acaba con dos cargos en vez de uno. ## Qué contar, sea del nivel que sea El código de error si lo hubo, qué estabas intentando hacer en una frase, y si te ha pasado una vez o varias. Con eso basta: el código ya lleva dentro lo que hacía el sistema en ese momento. > [!NOTE] > Si dudas entre «hoy» y «cuando se pueda», mira si alguien de fuera está esperando. Es lo que más sube la urgencia real, aunque a ti te parezca menor. **¿Escribo aunque sea un fallo mío?** Sí. La mitad de lo que se reporta acaba mejorando algo para todos. **¿Y si no puedo reproducirlo?** Repórtalo igual con el código: ahí está lo que pasó. **¿Hay una página de estado?** Sí, y es lo primero que conviene mirar si no le funciona a nadie. ## Ejemplos **Una persona ve que un cargo le ha salido dos veces y está a punto de repetir la operación.** - Para - Copia el código de error - Lo reporta como urgente → Se resuelve con un solo cargo, en vez de con tres y una devolución. **Un fallo afecta a una persona y hay alternativa.** - Lo reporta y sigue por la otra vía → El trabajo no se detiene por algo que puede esperar. **Un fallo bloquea un envío con fecha de mañana.** - Escribe indicando la fecha límite → La urgencia se entiende sin tener que insistir. **Algo se ve mal pero los datos están bien.** - Comprueba si afecta a lo que se entrega → Se distingue un problema visual de uno de contenido. **Un fallo afecta a datos que van a un tercero.** - Lo trata como urgente y avisa → Se para antes de que salga algo incorrecto. **Se escalan como graves todos los fallos.** - Usa un criterio escrito para decidir → Lo urgente se atiende antes porque no compite con todo lo demás. --- --- id: KB-PR-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/no-me-deja-hacer-algo idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-007, KB-ET-011] citadoPor: [KB-PR-026] --- # No me deja hacer algo _Botón en gris, mensaje de aviso o pantalla que no aparece: las cuatro causas._ **Responde a:** el botón está desactivado · no me deja enviar · no puedo crear un proceso · me sale un aviso y no puedo continuar Cuando algo no se deja hacer casi nunca es un fallo: es que falta una condición. Cuatro causas explican prácticamente todos los casos, y se distinguen por lo que dice la pantalla. | Lo que ves | Qué falta | Quién lo arregla | | --- | --- | --- | | Aviso de saldo insuficiente | Créditos para esa acción | Quien pueda reponer, normalmente un administrador | | Aviso de licencia | La licencia está vencida o cancelada | Quien lleve la relación comercial | | El botón no aparece | Permiso para esa acción | Un administrador de vuestra organización | | Falta un dato del contacto | Teléfono, correo o algo obligatorio | Vosotros, en la ficha del contacto | > [!IMPORTANT] > Las dos primeras se distinguen bien y conviene: sin saldo, se repone y sigue; con la licencia vencida, no se resuelve reponiendo saldo — hay que hablar con quien lleve la relación comercial, y hasta entonces no se puede ejecutar nada. ## Antes de escribir a nadie 1. **Lee el aviso entero: casi siempre dice cuál de las cuatro es.** 2. **Si no aparece un botón, pregunta a quien administre vuestra cuenta antes que a soporte.** 3. **Si el aviso lleva un código de error, cópialo: eso ya no es una condición que falte, es un fallo.** > [!WARNING] > Que no aparezca un botón suele ser correcto, no un problema. No todo el mundo tiene que poder borrar, invitar o cambiar la configuración: si os falta algo que sí necesitáis para trabajar, es una conversación de permisos, no una incidencia. > [!NOTE] > Los avisos de este tipo no dejan a medias lo que estuvierais haciendo. Lo preparado se queda; solo espera la condición que falta. **¿Puedo saber qué permiso me falta?** Un administrador lo ve en vuestra ficha. **¿Pierdo lo que había preparado?** No, se queda esperando. **¿Y si el aviso no dice nada claro?** Entonces sí, con el código de error a soporte. ## Ejemplos **Alguien no puede lanzar un envío y asume que está roto.** - Lee el aviso: es saldo insuficiente - Avisa al administrador, que repone → Lanza el envío diez minutos después, sin abrir ninguna incidencia. **El botón está en gris y no se sabe por qué.** - Comprueba si falta completar algo antes → Se ve la condición que falta en lugar de suponer un fallo. **Una opción no aparece en el menú.** - Revisa si el permiso corresponde a ese perfil → Lo que no aparece se explica sin escribir a soporte. **Un aviso impide guardar y no se entiende.** - Lee qué campo señala el aviso → El bloqueo se resuelve corrigiendo ese campo. **Se puede hacer en un expediente y en otro no.** - Compara el estado de los dos → La diferencia está en el estado y no en un fallo. **Alguien pide permisos de administrador para una tarea puntual.** - Revisa qué permiso concreto hace falta → Se concede lo mínimo y no todo. --- --- id: KB-PR-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/hay-dos-documentos-iguales idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-007, KB-DI-006] citadoPor: [KB-PR-016, KB-PR-018] --- # Hay dos documentos iguales _Duplicados: por qué aparecen, cuál conviene conservar y cuándo no son duplicados._ **Responde a:** tengo el mismo documento dos veces · borrar duplicados · cuál de las dos copias me quedo · documento subido dos veces por error Aparecen dos entradas que parecen el mismo documento y la reacción es borrar una. Antes de hacerlo conviene mirar cuál de las cuatro situaciones es, porque en dos de ellas borrar es exactamente lo que no hay que hacer. ## Las cuatro situaciones | Situación | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Subido dos veces seguidas | Mismo nombre, misma hora, misma persona | Quedaos con uno | | Lo subieron dos personas | Distinta persona, horas distintas | Uno solo, y avisar de quién lo mantiene | | Son versiones distintas | Fechas o contenido diferentes | Los dos: la anterior es prueba de lo que hubo | | Es el mismo papel en dos asuntos | Aparece en dos expedientes | Los dos, y no es un problema | > [!IMPORTANT] > La tercera es la que causa daños. Borrar la versión antigua porque «está desfasada» elimina la prueba de qué decía el documento cuando alguien tomó una decisión con él delante. Lo antiguo no estorba: se marca como no vigente y se queda. ## Cuál conviene conservar cuando hay que elegir 1. **El que esté enlazado al expediente** — El suelto no tiene contexto y probablemente nadie lo encuentre. 2. **El que se leyó bien** — Si uno es una foto torcida y otro el PDF original, no hay duda. 3. **El que tenga fecha demostrable** — Si uno está sellado y el otro no, el sellado vale más. 4. **Y ante la duda, ninguno** — Un duplicado molesta; un borrado equivocado no se deshace. > [!WARNING] > Ojo con la cuarta situación de la tabla. Que un certificado aparezca en el expediente de tres obras distintas no es un duplicado: es el mismo documento cumpliendo tres funciones. Borrarlo de dos deja dos expedientes incompletos. ## Cómo dejan de aparecer **En corto** - Que haya un sitio claro para cada cosa: la mitad de los duplicados nacen de la duda. - Que quien recibe un documento por correo lo suba, en vez de reenviarlo a otros dos. - Y que las versiones se traten como versiones y no como ficheros nuevos. > [!NOTE] > Cada subida consume, también la repetida. No es motivo para perder tiempo comprobando antes de subir, pero sí para no automatizar una importación que suba lo mismo varias veces. **¿Se puede recuperar lo borrado?** Depende de cuándo y de vuestra política de retención. No lo deis por hecho. **¿Puedo enlazar el mismo documento en dos sitios?** Sí, y es mejor que subirlo dos veces. **¿Hay forma de detectarlos?** El mismo contenido produce la misma huella; dos ficheros idénticos se reconocen aunque tengan otro nombre. ## Ejemplos **Alguien encuentra dos veces el mismo seguro y borra el más antiguo.** - Comprueba antes que eran dos versiones distintas - Marca la antigua como no vigente en lugar de borrarla → Conserva la prueba de qué cobertura había cuando ocurrió un siniestro del año pasado. **El mismo documento aparece dos veces porque dos personas lo subieron.** - Conserva el que tiene el expediente correcto y borra el otro → Queda un solo documento y una sola referencia. **Hay dos versiones parecidas y una está firmada.** - Conserva la firmada y marca la otra como borrador → Nadie vuelve a trabajar sobre la versión sin valor. **Dos documentos parecen iguales y tienen fechas distintas.** - Comprueba la vigencia de cada uno → Se descubre que no eran duplicados sino renovaciones. **Se borra un duplicado y desaparece un enlace de otro expediente.** - Comprueba dónde está referenciado antes de borrar → El borrado no rompe nada en otro sitio. **El proveedor reenvía lo mismo por si acaso.** - Le enseña qué consta ya recibido → Deja de mandar copias por miedo a que no llegara. --- --- id: KB-PR-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/me-dicen-que-el-enlace-no-funciona idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-003, KB-CO-006, KB-PR-015] citadoPor: [KB-CD-016, KB-PR-020, KB-PR-027] --- # Me dicen que el enlace no funciona _Cinco causas, y la más común no tiene nada que ver con el enlace._ **Responde a:** el enlace para firmar no funciona · el proveedor dice que no puede abrir el enlace · enlace caducado qué hago · no puede acceder al documento que le mandé «No me funciona el enlace» es de las frases que más tiempo consumen, porque cubre cinco situaciones distintas y solo una se arregla mandando otro enlace. ## Las cinco causas, por frecuencia | Causa | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Abrió un enlace antiguo | Recibió dos envíos y pinchó el primero | Decirle que use el último correo | | El enlace caducó | Pasó el plazo del envío | Reenviar: se genera uno nuevo | | Ya lo usó | Consta firmado o aportado | Comprobarlo: puede que ya esté hecho | | Su correo cortó el enlace | Le llega partido en dos líneas | Mandarlo por otro canal | | No es la persona correcta | Reenviado por un compañero | Mandarlo a quien tiene que hacerlo | > [!IMPORTANT] > La primera es la más frecuente con diferencia y la más invisible: si le mandasteis un recordatorio, tiene dos correos y no hay ninguna razón para que abra el correcto. Decirle «usa el último» resuelve la mitad de los casos en un mensaje. ## Antes de reenviar, comprobad esto 1. **Si ya está hecho** — Pasa más de lo que parece: lo hizo y avisa por costumbre. 2. **Quién abrió qué** — Si consta abierto por otra persona, el enlace funciona y el problema es de destinatario. 3. **Y si el envío sigue vigente** — Un envío caducado no se arregla insistiendo: hay que volver a mandarlo. > [!WARNING] > El quinto caso es el que más lío genera. Si un compañero le reenvía el correo a otro, el enlace sigue siendo del primero: puede que abra y vea algo que no es suyo, o que no pueda hacer nada. La solución no es reenviar más: es mandar el envío a la persona que tiene que actuar. ## Cómo evitar que pase **En corto** - Mandar a la persona concreta, no a un buzón compartido. - Poner en el mensaje qué hay que hacer, para que no lo reenvíen a ciegas. - Y no mandar dos envíos del mismo documento: recordatorio, sí; envío nuevo, no. > [!NOTE] > Cada reenvío consume igual que el primero. Comprobar el estado antes de reenviar no es solo eficiencia: son acciones que se pagan y a menudo no hacían falta. **¿Cuánto dura un enlace?** Depende del envío; los recordatorios lo mantienen accesible dentro del plazo. **¿Puede firmarlo otra persona con ese enlace?** El enlace es de quien se le mandó; si tiene que firmar otro, se manda a esa persona. **¿Y si dice que no le llegó nada?** Ese es otro problema distinto, y se mira por el estado del envío. ## Ejemplos **Un proveedor insiste en que el enlace no funciona tras recibir dos recordatorios.** - Le indican que abra el último correo → Firma en el momento: estaba abriendo el enlace del primer envío. **El destinatario abre el enlace desde un correo reenviado.** - Le manda el enlace directamente a él → El acceso funciona porque va a su nombre. **El enlace se abrió hace semanas y ya caducó.** - Reenvía la petición desde el mismo expediente → El nuevo enlace llega sin rehacer nada. **El correo del proveedor recorta el enlace.** - Se lo envía por otro canal o en texto plano → El enlace llega entero y funciona. **El proveedor ya completó la petición y vuelve a entrar.** - Le confirma que ya está entregado → Se cierra la duda sin generar un enlace nuevo. **El enlace se prueba desde una red que bloquea dominios externos.** - Prueba desde otra conexión → Se sitúa el bloqueo antes de reportarlo. --- --- id: KB-PR-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/ha-aparecido-algo-que-yo-no-he-subido idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-007, KB-DI-010] citadoPor: [KB-PR-022] --- # Ha aparecido algo que yo no he subido _Documentos que salen de la nada: de dónde vienen realmente y qué hacer con ellos._ **Responde a:** aparece un documento que no subí · de dónde ha salido este archivo · quién ha subido esto · documentos que llegan solos al expediente Aparece un documento en un expediente y nadie del equipo recuerda haberlo subido. Antes de preocuparse conviene mirar de dónde salió, porque hay cuatro orígenes posibles y tres son completamente normales. ## Los cuatro orígenes | Origen | Cómo se reconoce | Es normal | | --- | --- | --- | | Lo aportó el tercero al que se lo pedisteis | Consta subido por el participante externo | Sí, es justo lo que se buscaba | | Lo subió un compañero | Consta su nombre y la hora | Sí | | Lo generó el propio proceso | Un justificante, un acuse, un documento firmado | Sí | | Ninguna de las anteriores | No consta autor esperado | Aquí sí hay que mirar | > [!IMPORTANT] > La primera es la respuesta en la enorme mayoría de los casos, y sorprende porque quien pidió el documento no es siempre quien lo ve aparecer. Es el funcionamiento normal: el tercero aporta y el expediente se actualiza sin que nadie del equipo toque nada. ## Cómo se comprueba, en un minuto 1. **Mirad quién y cuándo** — El registro de actividad dice quién lo subió, desde dónde y a qué hora. 2. **Comprobad si había una petición abierta** — Si la había, casi seguro es la respuesta a esa petición. 3. **Y si no cuadra, preguntad antes de borrar** — Borrar un documento aportado por un tercero obliga a pedírselo otra vez. > [!WARNING] > El error a evitar es borrarlo por precaución. Si lo aportó el proveedor y lo eliminan, la petición sigue abierta, el proveedor cree que ya lo mandó y empieza una discusión que nadie necesita. ## Cuando de verdad no cuadra **En corto** - Si el autor no es de vuestra organización ni un participante invitado, avisad a quien administre. - No lo borréis: es más útil como evidencia que desaparecido. - Y revisad qué accesos externos siguen activos, que suele ser la explicación. La tercera línea es casi siempre la respuesta: alguien de fuera con acceso concedido hace meses y nunca retirado. No es un incidente de seguridad; es una limpieza pendiente. > [!NOTE] > Que un documento aparezca sin que vosotros lo subierais es una de las señales de que el sistema está funcionando: significa que el trabajo de recopilar dejó de ser vuestro. **¿Se puede saber desde qué dispositivo se subió?** El registro guarda el contexto de la acción; quien administre puede consultarlo. **¿Y si el documento no corresponde a ese expediente?** Se mueve al correcto y se avisa a quien lo subió; suele ser un error humano. **¿Puede subir algo alguien sin permiso?** Solo quien tenga acceso o una petición abierta a su nombre. ## Ejemplos **Un responsable ve un certificado nuevo en un expediente y sospecha un error.** - Mira el registro: lo subió el proveedor respondiendo a la petición → Cierra la petición en lugar de borrar el documento y volver a pedirlo. **Aparece un documento que nadie del equipo recuerda subir.** - Consulta quién lo subió y cuándo → El origen se aclara sin especular. **Un participante externo aporta algo sin avisar.** - Comprueba el registro de participantes → Se sabe qué proveedor lo mandó. **Llega un documento que no corresponde a ese expediente.** - Lo mueve al expediente correcto y avisa → El error se corrige antes de que alguien lo use. **Un proceso automático crea documentos que sorprenden.** - Revisa qué integración los genera → El comportamiento se entiende y se ajusta. **Se sospecha que alguien accedió sin permiso.** - Consulta la pista de auditoría → La sospecha se confirma o se descarta con datos. --- --- id: KB-PR-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/el-documento-no-se-abre-o-se-ve-mal idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-005, KB-DI-003] citadoPor: [KB-PR-013] --- # El documento no se abre o se ve mal _Cinco causas, de la más tonta a la más incómoda, y qué hacer con cada una._ **Responde a:** no puedo abrir un pdf subido · el documento se ve en negro · archivo corrupto qué hago · el pdf no carga en el navegador Un documento que no se abre genera desconfianza inmediata en el sistema, y casi nunca es culpa suya. Estas son las cinco causas, en el orden en que conviene descartarlas. ## Las cinco causas | Causa | Cómo se reconoce | Solución | | --- | --- | --- | | El fichero ya venía roto | Tampoco se abre en el ordenador de quien lo mandó | Pedir que lo vuelvan a generar | | Está protegido con contraseña | Pide clave o sale en blanco | Pedir la versión sin protección | | Es un formato raro | Extensión poco común o de un programa concreto | Convertir a PDF antes de subir | | Un problema del navegador | Se abre descargándolo pero no en pantalla | Descargar; y probar en otro navegador | | Se ve mal pero está bien | Colores invertidos, muy oscuro, girado | Es el escaneo, no el fichero | > [!IMPORTANT] > La segunda es más frecuente de lo que parece con documentos oficiales y bancarios: llegan protegidos y quien los manda ni se acuerda. Un PDF protegido se guarda, pero no se puede leer para extraer datos ni buscar en su contenido. ## Qué hacer antes de dar la vuelta 1. **Probad a descargarlo** — Muchos casos son de visualización, no del fichero. 2. **Preguntad si a quien lo mandó se le abre** — Descarta el 40 % de los casos en un mensaje. 3. **Y mirad el tamaño** — Un fichero de unos pocos kilobytes que debería tener varios megas llegó incompleto. > [!WARNING] > No borréis el original aunque parezca inservible. Si el fichero está corrupto, el propio fichero es la prueba de que os mandaron algo ilegible en esa fecha, y a veces esa es la información que importa. ## Lo que evita la mayoría **En corto** - Pedir PDF siempre que se pueda, en lugar de formatos de programas concretos. - Rechazar los protegidos con contraseña en la petición, no después. - Y avisar de que el escaneo se hace de frente y con luz, que resuelve la quinta causa entera. > [!NOTE] > Si el documento se abre pero no responde a búsquedas por su contenido, no está roto: es un escaneo sin leer. Es otra cosa distinta y tiene su propia solución. **¿Puedo pedir que lo manden otra vez sin que se moleste?** Sí, y conviene decir por qué: «llega ilegible» se entiende sin problema. **¿Y si el original no existe ya?** Guardad lo que hay y anotad la circunstancia; a veces es lo único disponible. **¿Hay formatos que no acepta?** Los habituales sí; para lo raro, convertir a PDF es lo más seguro. ## Ejemplos **Un equipo da por perdido un certificado que no se abre.** - Comprueba que pesa 4 KB y pide que lo vuelvan a mandar → Recibe el fichero completo el mismo día en lugar de abrir una incidencia técnica. **El PDF se abre en blanco en un visor concreto.** - Lo abre en otro visor para comparar → Se sabe si el problema es del fichero o del programa. **El documento está protegido con contraseña.** - Pide al proveedor la versión sin protección → El documento se puede leer y procesar. **Un escaneo sale girado y no se lee.** - Lo rota y lo vuelve a subir → La lectura automática funciona a la primera. **El archivo se corrompió al subirlo.** - Lo vuelve a subir desde el original → Se descarta una subida incompleta antes de reportar. **Un formato antiguo no se muestra correctamente.** - Lo convierte a un formato estándar → El documento se ve igual para todos. --- --- id: KB-PR-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/lo-he-subido-al-expediente-equivocado idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-012, KB-PR-008] citadoPor: [KB-PR-017] --- # Lo he subido al expediente equivocado _Un documento en el sitio que no era: qué hacer, en qué orden y qué no tocar._ **Responde a:** he subido un documento donde no era · mover un documento a otro expediente · documento en el proyecto equivocado · borrar y volver a subir un archivo Pasa a todo el mundo y casi nunca es grave, pero el orden en que se arregla sí importa — sobre todo si el expediente equivocado es de otro cliente o de otro proveedor, que es cuando deja de ser un despiste y pasa a ser algo que conviene resolver bien. ## Qué hacer, en este orden 1. **Mirad quién lo ha podido ver** — El registro dice si alguien lo abrió entre que se subió y ahora. Es lo primero, no lo último. 2. **Moverlo, mejor que borrarlo y volver a subirlo** — Mover conserva el rastro; borrar y resubir crea un documento nuevo sin historia y consume otra vez. 3. **Comprobar si disparó algo** — Un documento en un expediente puede haber cerrado una petición o disparado una regla. 4. **Y anotarlo si tuvo consecuencias** — Si alguien de fuera llegó a verlo, eso se registra: es información, no una confesión. > [!IMPORTANT] > El primer paso es el que casi nadie hace y el único que cambia la respuesta. Si el documento estuvo diez minutos en el expediente de otro cliente y nadie lo abrió, es un despiste; si alguien de esa otra empresa lo consultó, ya no es un problema de orden — es un acceso a documentación que no le correspondía, y eso se gestiona, no se disimula. ## Lo que no conviene hacer | Esto no | Por qué | | --- | --- | | Borrarlo y actuar como si nada | Si alguien lo vio, el rastro es lo único que explica qué pasó | | Resubirlo sin mover el original | Quedan dos copias en dos sitios y una de ellas sobra | | Dejarlo «porque total nadie mira ahí» | Alguien mira: los expedientes se auditan y se comparten | | Arreglarlo el lunes | Cuanto más tiempo esté, más gente ha podido verlo | > [!WARNING] > El caso serio es subir documentación de un cliente en el expediente de otro. No es solo un error de archivo: es documentación de un tercero visible para quien no debía. Si eso ocurre, además de moverlo conviene mirar quién accedió y valorar si hay que decírselo a alguien — y esa valoración no la toma quien se equivocó, la toma quien administre. ## Cómo pasa menos **En corto** - Subir desde el expediente, no desde una pantalla general. - Nombres de expediente que no se parezcan entre sí — dos obras del mismo cliente son el clásico. - Y revisar lo subido al terminar, que cuesta diez segundos. > [!NOTE] > Si el documento equivocado cerró una petición que seguía abierta, reabridla al mover: si no, el tercero cree que ya entregó y vosotros seguís esperando algo que nunca va a llegar. **¿Se pierde algo al mover?** No: mantiene su historia, su fecha y quién lo subió. **¿Y si ya lo firmó alguien ahí?** Entonces no lo mováis sin más: consultadlo, porque la firma va sobre ese envío. **¿Consume mover un documento?** Mover no es subir. Lo que consume es volver a subirlo, y por eso conviene mover. ## Ejemplos **Alguien sube un contrato en el expediente de otro cliente y lo borra para resubirlo.** - Mira antes quién accedió y mueve el documento en lugar de borrarlo → Conserva el rastro completo y detecta que nadie de fuera llegó a verlo. **El documento va al expediente de otro proveedor.** - Lo mueve antes de que alguien lo apruebe → El expediente equivocado nunca llega a contar con él. **Ya se había aprobado en el sitio erróneo.** - Lo mueve y revisa el estado de los dos expedientes → Los dos quedan reflejando la realidad. **Se sube a un expediente de otro cliente.** - Lo retira y avisa a quien pudo verlo → El acceso indebido se corta cuanto antes. **Se borra en lugar de moverlo y se pierde el rastro.** - Mueve en lugar de borrar y volver a subir → El histórico del documento sobrevive al traslado. **Nadie sabe si el proveedor lo mandó dos veces.** - Consulta quién lo aportó y cuándo → Se distingue un error propio de una duplicidad ajena. --- --- id: KB-PR-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/me-piden-un-documento-que-no-tengo idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-011, KB-PR-016] citadoPor: [KB-TL-022] --- # Me piden un documento que no tengo _Antes de decir que no está, tres comprobaciones. Y si de verdad no está, cómo se contesta._ **Responde a:** no encuentro un documento que me piden · qué hago si no tengo lo que me reclaman · responder que no tenemos un documento · documento que nunca existió Alguien pide algo y no aparece. Antes de contestar conviene separar cuatro situaciones muy distintas, porque la respuesta correcta es diferente en cada una y decir «no lo tenemos» cuando en realidad es otra cosa complica lo que venía siendo un trámite. ## Las cuatro situaciones | Situación | Cómo se distingue | Qué se responde | | --- | --- | --- | | Está y no lo encontráis | Aparece buscando por identificador o por dentro | Nada: se entrega | | Está en otro sitio | Lo tiene una asesoría, un transitario, un instalador | Se pide y se dice cuándo llegará | | Existió y no se conservó | Hay rastro de él pero no el documento | Se dice, con lo que sí conste | | Nunca existió | No se pidió, no se hizo o no aplicaba | Se dice claramente, y por qué | > [!IMPORTANT] > Las dos últimas son distintas y se suelen confundir en la respuesta. «No lo conservamos» y «nunca se emitió» significan cosas muy diferentes para quien pregunta: la primera es un fallo de archivo, la segunda puede ser correcto y suficiente. **Contestar «no lo tengo» a secas convierte la segunda en la primera** a ojos de quien lo lee. ## Las tres comprobaciones antes de decir que no está 1. **Buscar por lo que dice, no por su nombre** — Un identificador dentro del documento encuentra lo que un título mal puesto esconde. 2. **Mirar si lo tiene un tercero que trabajó con vosotros** — Asesoría, instalador, transitario, laboratorio: es la causa nº 1 de «no lo tenemos». 3. **Y comprobar si estáis mirando donde toca** — Otra organización, otro expediente, o sin permiso para verlo. > [!WARNING] > El matiz que cambia el tono de la respuesta: **una ausencia explicada no es lo mismo que un silencio**. «No consta porque en esa fecha no se exigía» o «no lo conservamos, la retención aplicable eran X años y este es anterior» son respuestas completas. Lo que deja mal no es que falte: es contestar «no aparece» sin decir por qué, porque quien lo recibe rellenará el hueco con la peor explicación posible. ## Si el que lo pide es una inspección o un cliente que audita **En corto** - Contestad a lo que se pregunta, no menos y tampoco más. - Aportad lo que sí tengáis de ese asunto aunque no sea lo pedido exactamente. - Y dejad constancia de qué se respondió y cuándo. Lo segundo es lo que más ayuda: si falta el certificado pero tenéis el albarán, el registro de la comprobación y el correo del proveedor, eso no sustituye al documento pero demuestra que el control existía. Y esa diferencia pesa. > [!NOTE] > Si al buscarlo descubrís que falta algo que sí debería estar, esa es información para vosotros más allá de esta petición: mirad si es un caso aislado o si ese tipo de documento se está perdiendo de forma sistemática. **¿Puedo pedirle al proveedor que lo emita ahora?** Podéis, y hay que decir que se emitió ahora: un documento con fecha de hoy no prueba lo de entonces. **¿Y si lo tenía alguien que ya no está?** Mirad su histórico: lo que subió sigue estando; lo que quedó en su correo, no. **¿Conviene decir que no lo tenemos aunque siga buscando?** Decid que lo estáis comprobando y para cuándo respondéis: el silencio es peor que cualquier respuesta. ## Ejemplos **Una empresa contesta a un cliente que no tiene un certificado de hace tres años.** - Comprueba antes si lo tiene su instalador y busca por el número del equipo → Aparece en el archivo del instalador y se entrega en dos días, sin convertirse en un hallazgo. **Se dice que no existe sin buscar en el expediente.** - Busca por contenido antes de contestar → La mitad de las veces aparece y se evita la reclamación. **El documento existe pero con otro nombre.** - Busca por un dato del contenido → El nombre del fichero deja de decidir si se encuentra. **Lo tiene otra persona del equipo en su correo.** - Pregunta internamente antes de decir que no está → No se pide fuera lo que ya estaba dentro. **De verdad no existe y nunca se emitió.** - Contesta explicando por qué no existe y qué se puede aportar → El otro lado sabe a qué atenerse en lugar de esperar. **Se pide un documento que corresponde a otra empresa del grupo.** - Redirige la petición a quien lo tiene → La petición llega a quien puede contestarla. --- --- id: KB-PR-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/sale-vencido-algo-que-ya-hemos-renovado idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-012, KB-TZ-014] citadoPor: [KB-PR-019] --- # Sale vencido algo que ya hemos renovado _El papel nuevo está, pero el aviso sigue rojo. Casi siempre es una de cuatro cosas, y ninguna es un fallo._ **Responde a:** sigue apareciendo caducado después de renovar · he subido el certificado nuevo y sigue en rojo · el vencimiento no se actualiza · alertas de caducidad que no desaparecen Renovasteis el seguro, el proveedor mandó el certificado nuevo, alguien lo subió — y la alerta sigue ahí. Antes de dar por hecho que algo va mal, merece la pena mirar cuatro cosas: en la práctica, la explicación es siempre una de ellas. ## Las cuatro causas, en el orden en que conviene mirarlas | Qué pasó | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | El documento nuevo está en otro sitio | Aparece suelto, o en otro expediente | Moverlo a donde estaba el que caduca | | Está subido, pero como documento nuevo | Hay dos, y el viejo sigue siendo el que cuenta | Registrarlo como versión nueva del mismo | | La fecha del documento no se actualizó | El papel es nuevo y la fecha sigue siendo la vieja | Corregir la fecha de vencimiento | | El documento nuevo caduca antes de lo que creíais | La alerta es correcta y sorprende | Nada: el aviso os está haciendo un favor | > [!IMPORTANT] > La segunda fila es la que más se repite y la que peor envejece: **subir el papel nuevo al lado del viejo no sustituye a nada**. Quedan los dos, el vencimiento sigue colgando del antiguo y, lo que es peor, cualquiera que busque después puede coger el equivocado — porque los dos parecen válidos. Un documento que reemplaza a otro se registra como versión nueva de ese, no como documento aparte. ## Cómo comprobarlo en un minuto 1. **Abrir el que da la alerta, no buscar el nuevo** — La alerta cuelga de un documento concreto: id por ahí. 2. **Mirar si tiene versión posterior** — Si no la tiene, el nuevo está en otro lado. 3. **Comprobar la fecha de vencimiento que consta** — A veces el papel es correcto y la fecha se quedó atrás. 4. **Y si todo cuadra, releer la fecha del documento nuevo** — La cuarta causa es la más incómoda y la más útil. > [!WARNING] > Un caso que despista mucho más de lo que parece: **el proveedor os manda un certificado que ya nace caducado o con vigencia muy corta**. Se emite con fecha de hace meses, o cubre solo hasta fin de trimestre. La alerta no se equivoca — está señalando algo que conviene hablar con él antes de que os pille en una auditoría, no un problema del sistema. ## Cuando la alerta era correcta **En corto** - Si el documento nuevo caduca pronto, pedid ya el siguiente: no esperéis al aviso. - Y si el proveedor manda siempre justo al vencer, adelantad la petición unas semanas. - Un vencimiento que se resuelve el mismo día que salta es un vencimiento que algún día no se resolverá. > [!NOTE] > Si tras estas cuatro comprobaciones la alerta sigue sin cuadrar, escribid a soporte indicando el documento concreto: con esa referencia se mira en minutos. **¿Borro el documento antiguo?** No: es la prueba de lo que estaba vigente entonces. Se sustituye, no se borra. **¿Puedo cambiar solo la fecha?** Sí, si el papel es el correcto. Si el papel es otro, subid la versión. **¿Y si el aviso llega demasiado tarde para renovar?** Adelantad el margen de aviso: depende de cuánto tarda cada proveedor. ## Ejemplos **Una empresa sube el seguro renovado y la alerta de vencimiento sigue activa.** - Abre el documento que da la alerta y lo registra como versión nueva en vez de subirlo aparte → La alerta se cierra sola y deja de haber dos documentos que parecen igual de válidos. **El documento nuevo se subió sin actualizar la fecha.** - Comprueba la fecha registrada del documento → El aviso se apaga en cuanto el dato refleja el papel. **El documento renovado está en otro expediente.** - Lo asocia al expediente que genera el aviso → El aviso mira al documento correcto. **Se renovó pero el proveedor mandó una versión antigua.** - Comprueba la fecha del propio documento → Se detecta que la renovación no llegó de verdad. **El aviso se refiere a otro documento del mismo tipo.** - Revisa qué documento concreto está señalando → Se renueva lo que falta y no lo que ya estaba. **El dato de vigencia se leyó mal del documento.** - Corrige el dato revisando la imagen → El aviso vuelve a ser cierto sin tocar el documento. --- --- id: KB-PR-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/el-aviso-me-ha-llegado-tarde idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-018, KB-TZ-014] citadoPor: [KB-PR-024] --- # El aviso me ha llegado tarde _Saltó cuando ya no daba tiempo a hacer nada. Casi nunca es un fallo: es un margen calculado con el reloj equivocado._ **Responde a:** el aviso de caducidad llegó tarde · cuánta antelación poner en los avisos · me enteré cuando ya estaba vencido · configurar el margen de aviso El aviso salió cuando tenía que salir, lo recibisteis y aun así llegasteis tarde. La reacción normal es subir el margen a bulto; la útil es mirar de qué depende renovar eso, porque el margen correcto casi nunca lo marca vuestro calendario. ## Cuánta antelación hace falta de verdad | De quién depende la renovación | Cuánto tarda en la práctica | Qué margen pedir | | --- | --- | --- | | De vosotros | Lo que tardéis en sentaros | Poco: días | | De un proveedor pequeño | Lo que tarde en contestar y en emitirlo | Semanas | | De un organismo o una cita previa | Lo que den de cita, no lo que tardéis vosotros | Mucho más de lo que parece | | De varias partes encadenadas | La suma de todas, no la más lenta | El doble de vuestra estimación | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la que rompe los cálculos y la que nadie tiene delante al configurar: **hay renovaciones cuyo plazo no lo decidís vosotros ni vuestro proveedor**. Si hace falta una cita, una inspección o la emisión de un organismo, el reloj lo pone quien da esa cita — y puede estar a dos meses vista. Un margen de treinta días es generosísimo para un seguro y ridículo para eso. Por eso el margen se pone por tipo de documento, no un número igual para todo. ## Qué mirar cuando ha pasado 1. **Comprobar si el aviso salió y a quién** — A veces llegó y fue a una persona que estaba fuera. 2. **Medir cuánto tardó de verdad la renovación** — Ese número, y no una intuición, es el margen del año que viene. 3. **Y subir el margen solo de ese tipo de documento** — Subirlo en todo genera ruido y el ruido se ignora. > [!WARNING] > Cuidado con la solución que parece obvia: **poner un margen enorme en todo hace que los avisos lleguen tan pronto que se archivan**. Un aviso a noventa días de algo que se resuelve en dos tardes se lee, se posterga y se olvida — y cuando salta el recordatorio final ya nadie lo mira, porque ese documento «ya avisó». El margen ajustado a cada caso avisa menos veces y por eso se lee. ## Los dos casos en que el margen no es el problema **En corto** - El aviso llegó a una sola persona y esa persona estaba de baja o de vacaciones. - O llegó a un buzón compartido que nadie lee todos los días. - En los dos, el arreglo no es más antelación: es quién lo recibe. > [!NOTE] > Si el documento es de un tercero, avisadle vosotros antes de que salte vuestro propio aviso: su plazo empieza cuando se entera él, no cuando os enteráis vosotros. **¿Cuánto margen es razonable por defecto?** El que tardó la última vez, más un tercio. Es mejor dato que cualquier regla. **¿Puedo poner dos avisos, uno pronto y otro justo antes?** Es lo que mejor funciona: uno para planificar, otro para actuar. **¿Y si el proveedor siempre entrega tarde?** Ese es otro problema, y merece hablarlo con él, no más avisos. ## Ejemplos **Una empresa recibe con quince días el aviso de algo que exige cita previa a dos meses.** - Mide cuánto tardó la última renovación y sube el margen solo de ese tipo de documento → El aviso siguiente llega cuando todavía se puede pedir cita, y el resto no gana ruido. **El aviso salta con dos días de margen y hacen falta dos semanas.** - Ajusta la antelación al tiempo real de renovación → El aviso llega cuando todavía se puede actuar. **El plazo se calcula sin contar con el proveedor.** - Suma el tiempo que tarda el tercero en responder → El margen incluye la espera y no solo el trámite. **Los avisos llegan en agosto y no los lee nadie.** - Adelanta los que caen en periodos de vacaciones → El calendario tiene en cuenta cuándo hay gente. **El aviso llega a alguien que ya no está.** - Revisa a quién van dirigidos los avisos → El aviso llega a quien puede hacer algo. **Todos los avisos usan la misma antelación.** - Ajusta por tipo de documento → Lo que tarda más se avisa antes. --- --- id: KB-PR-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/dice-que-ya-lo-mando-y-no-me-consta idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-003, KB-PR-013, KB-PR-026] citadoPor: [KB-PR-021, KB-TL-024] --- # Dice que ya lo mandó y a mí no me consta _Casi siempre tenéis razón los dos: él lo mandó y a vosotros no os consta. Lo que falla está en medio._ **Responde a:** dice que me lo envio y no lo tengo · el proveedor asegura que mando el documento · no encuentro un documento que dicen haber subido · como comprobar si mandaron un documento «Eso te lo mandé la semana pasada». Y vosotros miráis y no está. La conversación se atasca ahí porque parece que uno de los dos tiene que estar equivocado, y casi nunca es el caso: él lo mandó, a vosotros no os consta, y lo que falló está en el trayecto. ## Las cinco razones, por frecuencia | Qué pasó de verdad | Cómo se reconoce | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Lo mandó a una persona, no por el enlace | Está en el correo de un compañero | Buscad por el nombre del archivo | | Contestó a un correo antiguo | Llegó, pero colgando de otra petición | Reubicadlo en el expediente que toca | | Se le olvidó el adjunto | El mensaje está y el archivo no | Pedirlo otra vez, sin dramatizarlo | | Lo subió al sitio de otro cliente | No aparece en ningún sitio vuestro | Que mire a quién se lo mandó | | Está subido y no lo veis | Otro nombre, otra fase, otro expediente | Buscad por fecha, no por nombre | > [!IMPORTANT] > Hay una pregunta que resuelve esto en un minuto y casi nadie hace: **pedid el dato del envío, no el archivo otra vez**. Cuándo lo mandó, a qué dirección o por qué enlace, y qué vio después de mandarlo. Con esas tres cosas se sabe en diez segundos de qué lado está el problema y se acaba el «yo lo mandé» / «pues aquí no está», que es una conversación que no avanza porque las dos frases son ciertas. ## Cómo comprobarlo por vuestro lado 1. **Buscad por el nombre del archivo y por la fecha** — No por el nombre de la empresa: los archivos casi nunca lo llevan. 2. **Mirad si entró en otro expediente** — Es lo más común cuando ese contacto tiene varias peticiones abiertas. 3. **Comprobad si le llegó a un compañero** — El correo directo a una persona es el agujero clásico. 4. **Y si no aparece, decid qué habéis mirado** — «He buscado por fecha y en los otros expedientes» evita que el otro repita lo mismo. > [!WARNING] > Lo que no conviene hacer, aunque tiente por no discutir: **dar por bueno un «te lo mandé» sin documento**. Si ese papel sostiene algo —un seguro, una habilitación, una autorización—, lo que cuenta el día que os pregunten es el documento en el expediente, no lo que se dijo por teléfono. Y ese día la conversación no estará por ningún lado. Volver a pedirlo no es desconfiar de nadie: es cerrar el punto, y quien lo mandó de verdad tarda un minuto en reenviarlo. ## Lo que hace que deje de pasar **En corto** - Que todo se pida siempre por el mismo sitio, aunque además lo habléis por teléfono o por WhatsApp. - Que el enlace de la petición siga vivo el tiempo que la gente tarda de verdad en contestar. - Que quede claro qué pasa después de subir algo: quien no ve ninguna señal, duda y acaba mandándolo por otro lado. - Y que el archivo lleve un nombre reconocible, porque es por lo que se busca cuando algo se pierde. > [!NOTE] > Si el caso es el contrario —sois vosotros quienes mandasteis algo y el otro dice que no le consta—, sirve exactamente lo mismo del revés: lo que zanja la conversación es el dato del envío, no repetirlo. **¿Puedo saber si llegó a abrirlo?** Que algo se enviara y que alguien lo abriera son cosas distintas: no las mezcléis en la misma respuesta. **¿Y si dice que lo mandó por WhatsApp?** Que lo reenvíe por el enlace: es lo que deja el documento donde se va a buscar. **¿Cuánto esperar antes de reclamar?** Lo que hayáis dicho en la primera petición. Lo que no vale es no haberlo dicho. ## Ejemplos **Un proveedor asegura haber mandado su póliza y en el expediente no aparece por ningún lado.** - Le pide cuándo lo mandó y a qué dirección, en lugar de pedirle el archivo otra vez → Resulta que lo mandó al correo de un compañero: se reubica en el expediente y la petición se cierra ese día. **El proveedor lo mandó al correo de una persona concreta.** - Le indica que lo suba por el enlace → La entrega queda registrada donde la ve todo el equipo. **Lo mandó por un canal que nadie revisa.** - Acuerda un único canal para las entregas → Deja de haber entregas que se pierden. **Lo mandó y quedó en no deseados.** - Comprueba la carpeta y confirma la recepción → Se cierra la duda sin acusar a nadie. **Lo mandó a una empresa del grupo distinta.** - Comprueba con el resto del grupo antes de reclamar → La reclamación no sale si el documento ya estaba dentro. **Dice que lo mandó y no puede demostrarlo.** - Le pide que lo suba de nuevo por el enlace → La próxima vez la entrega deja constancia por sí sola. --- --- id: KB-PR-021 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/se-ha-enviado-o-no idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-003, KB-PR-020] citadoPor: [KB-PR-023] --- # ¿Se ha enviado o no? _Si aparece en el expediente con su hora, se envió. Lo que no sabéis todavía es si ha llegado, que es otra pregunta._ **Responde a:** no se si se ha enviado el correo · he dado a enviar y no ha pasado nada · como saber si la peticion se ha mandado · se ha enviado dos veces **Si el envío aparece registrado en el expediente con su fecha y su hora, se envió.** Esa línea es la respuesta: no depende de que hayáis visto una confirmación en pantalla, ni de que os llegara copia, ni de lo que recuerde nadie. ## Tres cosas distintas que se confunden | Palabra | Qué significa de verdad | | --- | --- | | **Enviado** | Salió de aquí. Consta la hora | | **Entregado** | El servidor del destinatario lo aceptó | | **Abierto** | Alguien lo miró. Es la más difícil de saber y la menos importante | > [!IMPORTANT] > **No le deis otra vez a enviar «por si acaso».** Es la reacción natural y casi siempre empeora las cosas: el destinatario recibe dos correos iguales, no sabe cuál atender, y si vosotros después tenéis que demostrar cuándo se le pidió algo, tenéis dos fechas en vez de una. Antes de reenviar, mirad el expediente: la respuesta está ahí. ## Si no aparece nada 1. **Refrescad la pantalla antes que nada** — Media de los casos: se envió y estabais viendo la pantalla de hace un minuto. 2. **Comprobad que el contacto tiene dirección** — Un contacto sin correo o con el correo mal escrito no genera envío. 3. **Y mirad si hay un aviso de error en el propio envío** — Un fallo se registra: no se queda en silencio. > [!WARNING] > El caso que más despista: **se envió y a vosotros no os llegó copia**. Eso no dice nada del envío — solo dice que vosotros no estabais en copia. Y al revés también pasa: que os llegue a vosotros no garantiza que llegara al destinatario, porque vuestro propio correo es el camino más corto y el suyo puede tener filtros, buzones llenos o direcciones que ya no existen. **¿Puedo saber la hora exacta?** Sí: es lo que queda registrado, y es lo que sirve si hay que demostrarlo. **Lo he enviado dos veces, ¿pasa algo?** Nada grave. Avisad al destinatario de cuál atender. **¿Y si el envío falló?** Queda constancia del fallo. Corregid la dirección y volved a lanzarlo. ## Ejemplos **Dais a enviar, no veis confirmación y lo mandáis otra vez.** - Mira primero el registro del expediente, donde consta la hora del envío → Se evita el duplicado y la conversación de «¿cuál de los dos correos atiendo?». **Un envío no aparece por ningún lado y el contacto no tiene dirección de correo.** - Completa la dirección del contacto y relanza → El envío sale y deja de parecer un fallo del sistema. **Se reenvía por si acaso sin mirar el expediente.** - Comprueba si consta enviado y a qué hora → Se evita mandar dos veces lo mismo. **Consta enviado y el destinatario no lo ve.** - Comprueba la dirección a la que salió → Se localiza el error sin volver a enviar a ciegas. **Se quiere saber si además ha llegado.** - Consulta el estado de entrega → Se distingue enviado de entregado. **El envío quedó en cola por un problema momentáneo.** - Revisa si hay algo pendiente de salir → El retraso se explica en lugar de suponerse. --- --- id: KB-PR-022 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/lo-he-subido-ya-esta idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-005, KB-TL-003, KB-PR-014] citadoPor: [KB-PR-029, KB-PR-030] --- # Lo he subido, ¿ya está? _Si aparece en la lista con su nombre, está subido. Si además os pedían datos, mirad que no quede nada pendiente de guardar._ **Responde a:** he subido el documento y no se si ha llegado · tengo que hacer algo mas despues de subir · como confirmo que se ha subido bien · he subido el archivo ya puedo cerrar **Si el documento aparece en la lista con su nombre, ya está subido.** No hace falta mandar además un correo diciendo que lo habéis subido, ni esperar a que alguien confirme. Quien os lo pidió lo ve en su expediente. ## Las dos cosas que sí conviene mirar antes de cerrar | Qué mirar | Por qué | | --- | --- | | Que el nombre del archivo sea el que subisteis | Es la señal de que la subida terminó | | Que no quede ningún dato a medio rellenar | Si os pedían datos, subir el archivo no los guarda | | Que no falte ningún documento de la lista | Se ven de un vistazo los que siguen pendientes | > [!IMPORTANT] > **Cerrar la ventana con un formulario a medias no guarda nada.** El archivo sí queda subido —eso ocurre al soltarlo—, pero los datos que estabais escribiendo se pierden si no le dais a guardar. Es el motivo número uno de «yo lo mandé» / «pues aquí falta la mitad». ## Si algo salió mal, se nota **En corto** - Una subida que falla no deja el documento a medias: o está o no está. - Si no aparece, volved a subirlo. Repetir no rompe nada. - Y si el archivo pesa mucho, dadle tiempo antes de decidir que falló. > [!WARNING] > Un detalle que ahorra sustos: **subir el archivo equivocado tiene arreglo, y es mejor decirlo que taparlo**. Subid el correcto y avisad a quien os lo pidió de cuál vale. Lo que no funciona es subir el bueno encima y confiar en que nadie mire el otro: quien revisa va a ver los dos y no sabrá cuál atender. **¿Tengo que avisar por correo de que lo he subido?** No hace falta. Lo ve en su expediente. **¿Puedo subir más de un archivo?** Sí, si os piden varios. Cada uno en su sitio. **¿Puedo cambiarlo después?** Normalmente sí, mientras la petición siga abierta. Avisad de cuál vale. ## Ejemplos **Se sube el archivo, se cierra la ventana y los datos del formulario estaban a medias.** - Guarda antes de cerrar, aunque falten datos por rellenar → No hay que volver a empezar ni recibir una segunda petición por lo que faltaba. **Se sube el archivo equivocado y se intenta arreglar subiendo el bueno encima.** - Sube el correcto y avisa a quien lo pidió de cuál vale → Quien revisa sabe cuál atender en vez de encontrarse dos y elegir mal. **El archivo aparece en la lista pero faltan datos por guardar.** - Revisa si queda algo pendiente de confirmar → La entrega se da por completa cuando de verdad lo está. **Se sube y se cierra la pestaña antes de que termine.** - Espera a que aparezca en la lista → La subida se confirma en lugar de suponerse. **Se suben cinco y solo aparecen cuatro.** - Comprueba cuál falta y lo vuelve a subir → El hueco se ve antes de que lo vea el otro lado. **El nombre del archivo no coincide con lo pedido.** - Comprueba que se ha subido en el sitio correcto → No se confunde un documento con otro. --- --- id: KB-PR-023 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/lo-ha-recibido-lo-ha-abierto idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-021, KB-TL-004] citadoPor: [KB-PR-031] --- # ¿Lo ha recibido? ¿Lo ha abierto? _Son dos preguntas distintas y la segunda importa menos de lo que parece. Lo que decide es si ha respondido._ **Responde a:** saber si han abierto mi correo · el proveedor dice que no le ha llegado · confirmacion de lectura documentos · como se si ha visto la peticion **Que llegue y que lo abran son dos cosas distintas, y solo la primera se puede saber con certeza.** La segunda depende de cosas que no controláis —si su correo carga imágenes, si lo leyó en el móvil sin abrirlo del todo— así que conviene no construir ninguna decisión encima. ## Qué se sabe y con qué seguridad | Pregunta | Cómo de fiable es la respuesta | | --- | --- | | ¿Salió de aquí? | Certeza: consta la hora | | ¿Lo aceptó su servidor? | Alta: un rechazo se nota | | ¿Lo abrió una persona? | Baja. No decidáis nada con esto | | **¿Ha respondido?** | **Certeza, y es la única que importa** | > [!IMPORTANT] > **La pregunta útil no es «¿lo ha abierto?», es «¿ha subido lo que le pedí?».** Si ha respondido, da igual cuándo lo abriera. Y si no ha respondido, saber que lo abrió el martes tampoco os sirve de nada: la acción es la misma en los dos casos, que es volver a preguntarle. ## Cuando dice que no le ha llegado 1. **Comprobad la dirección, letra por letra** — Es la causa más frecuente con diferencia, y la más rápida de descartar. 2. **Pedidle que mire en correo no deseado** — La segunda más frecuente, y ahí no va a mirar solo. 3. **Reenviad el enlace y decídselo por otra vía** — Una llamada o un mensaje: «te he reenviado el enlace, mira el spam». > [!WARNING] > Antes de dar por hecho que el correo falla, mirad si hay una explicación más simple: **puede que le llegara a la persona equivocada de esa empresa**. Un correo genérico de oficina, un buzón que ya no atiende nadie, o el comercial en vez de quien lleva la documentación. Ahí no hay nada roto — hay que preguntar a quién dirigirlo, que es una conversación de un minuto y evita tres reenvíos. **¿Hay confirmación de lectura?** No como certeza. Lo que sí consta es si respondió. **Dice que no le llegó, ¿lo reenvío?** Sí, pero comprobad antes la dirección y avisadle por otra vía. **¿Cuánto espero antes de insistir?** Lo que hayáis dicho en la petición. Si no dijisteis nada, ese es el problema real. ## Ejemplos **Un proveedor asegura que no le ha llegado nada y la dirección tenía una letra cambiada.** - Comprueba la dirección letra por letra antes de reenviar → El envío llega a la primera en vez de repetirse tres veces al mismo sitio equivocado. **Lleváis dos días mirando si han abierto el correo en vez de llamar.** - Cambia la pregunta por «¿ha subido lo que le pedí?» y, si no, llama → Se decide con el dato que sí es fiable y se recupera el tiempo perdido mirando. **Se insiste porque el correo no consta abierto.** - Comprueba si ha respondido en lugar de si ha abierto → No se persigue a quien ya ha entregado. **El destinatario lo lee en una vista previa que no cuenta.** - Se fija en la respuesta y no en la apertura → La señal que se mira es la que importa. **Consta abierto pero no ha hecho nada.** - Envía un recordatorio con la fecha límite → El aviso llega con lo que de verdad falta. **No consta abierto y sí ha entregado por otra vía.** - Comprueba el expediente antes de reclamar → Se evita una reclamación injusta. --- --- id: KB-PR-024 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/me-he-equivocado-se-puede-deshacer idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-008, KB-SC-002, KB-PR-019] citadoPor: [KB-PR-025] --- # Me he equivocado, ¿se puede deshacer? _Si no ha salido de vuestra empresa, casi siempre sí. Si ya salió o ya se selló, no se deshace: se corrige y se avisa._ **Responde a:** como deshacer un envio · he borrado algo sin querer · se puede cancelar lo que he mandado · me he equivocado que hago **Regla que sirve para todo: lo que todavía no ha salido de vuestra empresa se arregla; lo que ya salió o ya se selló, no se borra — se corrige encima y se avisa.** Con eso sabéis en qué caso estáis antes de seguir leyendo. ## Los cuatro casos | Qué hicisteis | ¿Se deshace? | | --- | --- | | Algo que solo veis vosotros | Sí, sin más | | Un envío que aún no ha salido | Sí, si llegáis a tiempo | | Un envío que ya salió | No se borra: se anula o se corrige, y se avisa | | **Algo certificado o firmado** | **No. Es el sentido de haberlo certificado** | > [!IMPORTANT] > **Lo peor que podéis hacer es intentar taparlo.** Rehacer un documento con fecha de antes, borrar el rastro de un envío o mandar el bueno esperando que nadie mire el otro convierte un error normal —de los que pasan todos los días— en algo que parece deliberado. Corregir encima y decirlo deja un historial que se explica en dos frases; taparlo deja uno que no se explica. ## El orden correcto 1. **Parad antes de tocar nada más** — La mayoría de los líos grandes empiezan con tres arreglos rápidos seguidos. 2. **Mirad si lo que hicisteis ya salió fuera** — Es la pregunta que decide todo lo demás. 3. **Corregid encima, sin borrar lo anterior** — Lo anterior es lo que explica por qué hay una corrección. 4. **Y avisad a quien lo recibió, aunque no lo haya visto** — Un aviso de dos líneas ahorra la conversación entera de la semana que viene. > [!WARNING] > Lo que sí es definitivo conviene saberlo de antemano: **lo certificado no se puede editar ni borrar, y eso no es una limitación sino su motivo de existir**. Un sello que se pudiera rehacer no probaría nada. Si sellasteis algo equivocado, la salida no es borrarlo: es sellar lo correcto y dejar constancia de que lo primero quedó sin efecto — que es exactamente como se corrige cualquier registro serio. **¿Puedo borrar un documento que subí?** Depende de si ya está en un expediente ajeno o certificado. Comprobadlo antes. **¿Y si el error lo cometió otro?** Mismo camino. Lo que no ayuda es arreglarlo sin decírselo. **¿Queda constancia de que corregí?** Sí, y os interesa que quede: es lo que demuestra que se detectó y se actuó. ## Ejemplos **Se manda una petición con el documento equivocado adjunto y aún no la ha abierto nadie.** - Corrige la petición y avisa en dos líneas de que la anterior no vale → El destinatario sabe cuál atender y el historial explica solo lo que pasó. **Se certifica por error una versión antigua de un contrato.** - Certifica la versión correcta y deja constancia de que la primera quedó sin efecto → La corrección se sostiene precisamente porque lo certificado no se puede reescribir. **Se detecta el error antes de que salga de la empresa.** - Corrige y vuelve a enviar sin más → El otro lado nunca llega a ver la versión mala. **El documento ya se envió pero nadie lo ha abierto.** - Anula el envío y manda el corregido → El error se cierra antes de que haga daño. **El documento ya está firmado.** - Emite una corrección y avisa a los firmantes → Queda constancia de las dos versiones y de por qué. **El documento ya se selló con fecha.** - Sella también la corrección → Las dos fechas existen y la historia es explicable. --- --- id: KB-PR-025 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/se-lo-he-mandado-a-quien-no-era idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-024, KB-NO-023] citadoPor: [KB-PR-008] --- # Se lo he mandado a quien no era _Cortad el acceso primero y avisad después. En ese orden, y sin esperar a saber si lo ha abierto._ **Responde a:** he mandado un documento a la persona equivocada · he enviado datos a otro cliente · como retiro un envio mal dirigido · envio a destinatario equivocado que hago **Primero cortad el acceso al enlace, después avisad, y solo al final valorad el alcance.** Ese orden importa: cada minuto que el enlace siga vivo es un minuto en el que alguien que no debía puede abrirlo. ## Los primeros diez minutos 1. **Anulad el envío o el enlace** — Antes que escribir a nadie. Es lo único que reduce el problema mientras pasa. 2. **Avisad a quien lo recibió por error** — Con una frase pidiéndole que lo ignore y lo borre. La mayoría de la gente coopera. 3. **Lanzadlo a quien tocaba** — Para que el trabajo siga y no se olvide con el susto. 4. **Y anotad qué pasó, con hora** — Diez líneas hoy valen más que la reconstrucción de dentro de un mes. > [!IMPORTANT] > **No esperéis a saber si lo ha abierto para actuar.** Es la tentación natural —«a lo mejor no lo ha visto y no hace falta montar nada»— y es exactamente al revés: si no lo ha visto, cortar y avisar no cuesta nada; si lo ha visto, cada minuto cuenta. La duda no es un motivo para esperar, es un motivo para cortar ya. ## Cuánto importa depende de qué llevaba dentro | Qué se mandó | Qué hacer además | | --- | --- | | Un documento sin datos sensibles | Cortar, avisar y seguir | | Datos de personas | Además, contádselo a quien lleve protección de datos | | Documentos de otro cliente | Además, decídselo a ese cliente. Se entera igual, y peor | | Condiciones, precios o algo confidencial | Además, avisad dentro antes de que se entere por fuera | > [!WARNING] > La causa de fondo casi nunca es el despiste: **son dos contactos parecidos en la agenda**. Dos personas con el mismo nombre en empresas distintas, la misma empresa dada de alta dos veces, o un contacto genérico de oficina junto al de la persona concreta. Después de apagar el fuego, media hora limpiando esos duplicados vale más que cualquier propósito de tener más cuidado. **¿Le aviso aunque no me conteste?** Sí. El aviso os deja en otra posición aunque nunca responda. **¿Tengo que contarlo dentro de mi empresa?** Si llevaba datos de personas o de un tercero, sí, y cuanto antes. **¿Puedo saber si lo abrió?** No con certeza, y no cambia lo que hay que hacer ahora. ## Ejemplos **Se manda un expediente al contacto de otro cliente con nombre parecido.** - Anula el enlace primero, avisa después y lo relanza a quien tocaba → La ventana en la que alguien podía abrirlo se reduce a minutos. **Después del susto, la agenda sigue teniendo los dos contactos casi idénticos.** - Dedica media hora a fusionar duplicados y a distinguir los nombres → Desaparece la causa, no solo el episodio. **Se manda un expediente al contacto equivocado.** - Retira el acceso antes de escribir a nadie → Se corta la exposición aunque el otro no haya mirado. **El destinatario equivocado es de otra empresa.** - Corta el acceso y avisa a quien corresponda dentro → La decisión sobre qué comunicar la toma quien debe. **Se descubre horas después.** - Corta igualmente y registra qué se envió y a quién → El alcance queda documentado para lo que venga. **Se pide al destinatario que lo borre y ya está.** - Corta el acceso además de pedirlo → No se depende de que un tercero cumpla. --- --- id: KB-PR-026 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/no-encuentro-donde-se-hace idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-011, KB-ET-012] citadoPor: [KB-PR-020] --- # No encuentro dónde se hace _Antes de seguir buscando, comprobad si es que no podéis hacerlo. Lo que no os corresponde no aparece, y eso no es un fallo._ **Responde a:** no encuentro la opcion · donde esta el boton para hacer esto · no me aparece la opcion que dice el manual · no puedo hacer algo que si podia antes **Si una opción no aparece, la explicación más probable no es que esté escondida: es que vuestro permiso no la incluye.** Lo que no os corresponde no se muestra en gris, se muestra directamente ausente — y por eso se busca durante veinte minutos algo que nunca iba a estar ahí. ## Las tres razones, por frecuencia | Razón | Cómo se confirma | | --- | --- | | No tenéis permiso | Preguntad a quien administra vuestra organización | | Estáis en el sitio equivocado | La acción vive donde vive la cosa: en el documento, no en la lista | | El estado no lo permite todavía | Hay cosas que solo se pueden hacer cuando toca | > [!IMPORTANT] > **Preguntad antes de los veinte minutos, no después.** Es una pregunta de treinta segundos para quien administra vuestra organización y no dice nada malo de vosotros: los permisos los puso otra persona, a veces hace años, y muchas veces ni siquiera fue una decisión pensada. Buscar más rato no cambia el permiso. ## Si antes podíais y ahora no **En corto** - Alguien ha cambiado permisos, y normalmente sin querer afectaros. - O habéis entrado con otra cuenta distinta de la de siempre. - O estáis en otra organización, si trabajáis con varias. > [!WARNING] > Una comprobación tonta que resuelve más casos de los que parece: **mirad con qué cuenta habéis entrado**. Tener dos —la del trabajo y una personal con la que os invitaron una vez a algo— es más común de lo que parece, y explica de golpe que «no aparezca nada de lo mío»: no es que falte, es que estáis mirando otro sitio. **¿A quién pregunto?** A quien administra vuestra organización. Suele ser quien os dio de alta. **¿Puedo pedir que me den permiso?** Sí, y decid para qué: se concede antes cuando se entiende. **He entrado y no veo nada de lo mío** Comprobad la cuenta y la organización antes que nada. ## Ejemplos **Alguien busca durante veinte minutos una opción que su permiso no incluye.** - Pregunta a quien administra la organización en cuanto no la encuentra a la primera → Se resuelve en treinta segundos con un permiso o con un «eso lo hace otro». **Un usuario entra y no ve ninguno de sus expedientes.** - Comprueba con qué cuenta ha entrado y en qué organización está → Aparece todo: estaba mirando desde la cuenta con la que le invitaron una vez. **Se busca una opción que corresponde a otro perfil.** - Comprueba qué permisos tiene su cuenta → Se entiende por qué no aparece en lugar de seguir buscando. **La acción solo existe en cierto estado del expediente.** - Comprueba en qué estado está → Se sabe qué falta para que aparezca. **Se busca en el menú equivocado.** - Usa el buscador en lugar de recorrer menús → Se llega en un paso a lo que se necesita. **La opción se movió en una versión reciente.** - Consulta dónde está ahora → El cambio deja de parecer una desaparición. --- --- id: KB-PR-027 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/el-enlace-no-me-funciona idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-013, KB-TL-021, KB-PR-004] citadoPor: [KB-TL-025] --- # El enlace no me funciona _Pedid uno nuevo a quien os lo mandó. No es culpa vuestra y se resuelve en un minuto por su parte._ **Responde a:** el enlace ha caducado · el enlace que me mandaron no abre · me da error al entrar en el enlace · no puedo acceder al enlace de documentos **Escribid a quien os lo mandó y pedidle uno nuevo.** Es lo más rápido, se hace en un minuto por su parte, y no dice nada malo de vosotros: los enlaces tienen fecha de caducidad a propósito, precisamente para que uno viejo no siga abierto por ahí. ## Antes de escribir, dos comprobaciones de treinta segundos 1. **Abridlo en otro navegador o en el móvil** — Descarta la mitad de los casos raros sin molestar a nadie. 2. **Comprobad que copiasteis el enlace entero** — Al reenviarlo entre compañeros se corta muchas veces por la mitad. 3. **Y mirad si tenéis un correo más reciente** — Si ya os mandaron uno nuevo, el viejo deja de valer. > [!IMPORTANT] > **Si el enlace caducó, lo que hay dentro no se ha perdido ni hay que empezar de cero.** El expediente sigue donde estaba y lo que ya subisteis sigue subido: lo único que hace falta es una puerta nueva. Mucha gente da por hecho que tendrá que rehacer todo el trámite y no responde por pereza — y eso sí retrasa el asunto de verdad. ## Qué decir para que os contesten a la primera **En corto** - Que el enlace no os abre y desde cuándo lo intentáis. - De qué petición se trata: la empresa y qué os pedían. - Y a qué correo queréis el nuevo, si no es el mismo al que llegó. > [!WARNING] > Un caso que despista bastante: **el enlace es de un compañero vuestro y a vosotros no os va a funcionar**. Si os reenviaron el correo desde otra persona de vuestra empresa, puede que la puerta esté a su nombre. No es un fallo — es que la petición iba dirigida a alguien concreto. La salida es pedir que os la manden a vosotros, y de paso decir quién lleva esto de aquí en adelante. **¿He perdido lo que ya había subido?** No. Sigue donde estaba; solo hace falta un enlace nuevo. **¿Puedo usar el enlace de un compañero?** A veces no funciona. Mejor pedir uno a vuestro nombre. **¿Cuánto duran los enlaces?** Depende de quién lo mande. Si os caduca a menudo, decídselo: se puede alargar. ## Ejemplos **El enlace caduca a mitad de recopilar la documentación y se deja el asunto por imposible.** - Pide uno nuevo explicando de qué petición se trata → Lo ya subido sigue ahí y se continúa donde se dejó, sin rehacer nada. **Un compañero reenvía su correo y el enlace no abre en otro ordenador.** - Pide que la petición se mande a su nombre y dice quién la lleva a partir de ahora → Se arregla el acceso y de paso el destinatario queda bien puesto para la próxima. **El enlace se copió a medias desde el correo.** - Pide que se lo reenvíen → Se resuelve sin depender de copiar bien. **El enlace se abrió en un dispositivo y se prueba en otro.** - Abre desde el mismo correo donde llegó → El acceso funciona porque va a nombre de quien lo recibió. **Ha pasado mucho tiempo desde que llegó.** - Pide uno nuevo a quien lo mandó → El enlace nuevo tarda un minuto en llegar. **El enlace lo reenvió un compañero.** - Pide que se lo manden directamente → Cada entrega queda a nombre de quien la hace. --- --- id: KB-PR-028 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/que-pasa-si-no-lo-mando idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-022, KB-TL-025, KB-PR-031] citadoPor: [KB-NO-027, KB-PS-023] --- # ¿Qué pasa si no lo mando? _Depende de para qué lo necesitan, y eso lo sabéis preguntando. Lo que nunca ayuda es no contestar._ **Responde a:** que pasa si no envio la documentacion · es obligatorio mandar lo que me piden · puedo negarme a dar un documento · consecuencias de no entregar documentacion **Depende de por qué os lo piden, y esa es la pregunta que conviene hacer.** No es lo mismo un requisito para poder facturaros, uno para poder entrar en unas instalaciones, o una recopilación interna suya que os afecta poco. ## Los cuatro motivos, y lo que suele estar en juego | Por qué lo piden | Qué suele pasar si falta | | --- | --- | | Es condición para trabajar juntos | Se para el alta, el pedido o el acceso | | Se lo exige a él un tercero | Su problema pasa a ser vuestro, con plazo | | Lo pide su propio control interno | Insistencia, y poco más a corto plazo | | Nadie sabe muy bien por qué | Pasa más de lo que parece. Preguntad | > [!IMPORTANT] > **Lo que empeora las cuatro filas por igual es el silencio.** «No lo tengo», «no puedo dárselo», «lo tendré en dos semanas» y «¿para qué lo necesitáis?» son cuatro respuestas que desbloquean; no contestar no desbloquea ninguna. Y a diferencia de lo que mucha gente teme, decir que no podéis rara vez rompe una relación comercial — lo que la desgasta es tener que perseguiros. ## Cómo contestar cuando la respuesta es incómoda 1. **Decid qué parte sí podéis dar** — Casi siempre hay una versión reducida que resuelve lo que necesitan. 2. **Decid cuándo, si es cuestión de tiempo** — Una fecha concreta vale más que una disculpa larga. 3. **Y preguntad si les vale otra cosa** — Muchas listas de documentos se copian de otro sitio y admiten equivalentes. > [!WARNING] > Antes de dar algo por imposible, comprobad una cosa: **puede que lo que os piden exista con otro nombre**. Buena parte de los «no lo tengo» son en realidad «no lo tengo con ese nombre» — el mismo papel lo emite otra entidad, o lo llamáis de otra forma en vuestro sector. Describir lo que sí tenéis y preguntar si vale resuelve más casos que buscar exactamente lo que pone en la lista. **¿Estoy obligado a dárselo?** Depende de vuestro contrato y de la relación. Preguntad para qué lo necesitan. **¿Y si me piden algo que no existe en mi caso?** Decidlo. Es información útil y suele acabar en que lo quiten de la lista. **¿Puedo dar solo una parte?** Muchas veces sí, y suele ser la salida buena. Proponedlo vosotros. ## Ejemplos **Os piden un documento que no tenéis y dejáis de contestar por no decir que no.** - Contesta qué parte sí puede dar y en qué fecha tendría el resto → La relación se sostiene y la petición se ajusta a lo que existe de verdad. **Un documento de la lista no existe con ese nombre en vuestro sector.** - Describe el que sí tiene y pregunta si vale como equivalente → La lista se corrige en vez de quedarse un hueco abierto para siempre. **No se contesta y el otro lado sigue esperando.** - Contesta aunque sea para decir que no se puede → El otro lado puede decidir en lugar de esperar. **Se piensa que sin ese papel no pasa nada.** - Pregunta para qué lo necesitan → La decisión se toma sabiendo qué está en juego. **El documento no existe y no se dice.** - Explica por qué no existe y propone alternativa → La conversación avanza en lugar de bloquearse. **Se tarda más de lo pedido y no se avisa.** - Avisa antes del vencimiento con una fecha nueva → El otro reorganiza con tiempo. --- --- id: KB-PR-029 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/puedo-ver-lo-que-ya-os-mande idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PR-022, KB-TL-023, KB-PR-030] citadoPor: [KB-TL-026] --- # ¿Puedo ver lo que ya os mandé? _Mientras el enlace siga vigente, normalmente sí. Y si no, pedidlo: es lo que evita mandar dos veces lo mismo._ **Responde a:** puedo ver los documentos que subi · quiero comprobar que mande lo correcto · como consulto lo que ya envie · no recuerdo que documentos mande **Si el enlace por el que subisteis sigue vigente, entrad otra vez: ahí está lo que mandasteis.** Y si ha caducado, pedidle a quien os lo pidió que os diga qué consta — es una pregunta normal y se contesta en un minuto. ## Para qué merece la pena mirarlo **En corto** - Para no mandar dos veces lo mismo, que es lo que genera revisiones dobles. - Para comprobar que subisteis el archivo correcto y no el borrador que tenía al lado. - Para saber qué falta todavía sin tener que preguntar. - Y para tener claro qué información vuestra está en manos de quién. > [!IMPORTANT] > **Lo que sí conviene es no fiarse de la memoria pasadas unas semanas.** «Creo que eso ya lo mandé» es el punto de partida de la mitad de los líos documentales: se da por hecho, no se comprueba, y el documento nunca llegó o llegó a otro expediente. Mirarlo cuesta un minuto y os deja hablar con datos en vez de con impresiones. ## Si el enlace ya no funciona 1. **Pedid que os digan qué consta recibido y en qué fecha** — Es lo que necesitáis: la lista, no los archivos otra vez. 2. **Y guardad esa respuesta** — Os ahorra la misma pregunta dentro de seis meses. 3. **Si algo no consta, mandadlo sin discutir** — Un minuto de subida frente a varios correos de conversación. > [!WARNING] > Una costumbre que ahorra todos estos problemas de golpe: **guardad vosotros una copia de lo que mandáis, en vuestro propio archivo**. No porque el otro lado vaya a perderlo, sino porque quien necesita saber qué mandó, cuándo y a quién sois vosotros — y esa pregunta llega siempre en el peor momento, normalmente cuando la relación con esa empresa ya se ha enfriado. **¿Puedo descargar lo que subí?** Depende de cómo esté configurada la petición. Preguntadlo. **¿Y si subí el archivo equivocado?** Subid el correcto y decid cuál vale. Es lo normal, no pasa nada. **¿Pueden ver ellos cuándo lo subí?** Sí, queda registrado con su fecha. Eso os protege a los dos. ## Ejemplos **Un proveedor cree haber mandado el seguro y en realidad subió el del año anterior.** - Entra por el enlace y comprueba qué archivo consta subido → El error se ve antes de que lo rechacen y se corrige el mismo día. **Seis meses después no recordáis qué documentación disteis a ese cliente.** - Guarda copia propia de lo que manda, en su archivo → La pregunta se contesta sin depender de que el otro lado conteste. **Se manda otra vez lo mismo por si acaso.** - Consulta primero qué consta entregado → Se evita duplicar y confundir versiones. **El enlace ya no está vigente y hay dudas.** - Pide a quien lo mandó el estado de lo entregado → La respuesta llega sin volver a subir nada. **Se quiere guardar copia de lo enviado.** - Descarga o guarda copia en el momento de entregar → El registro propio no depende del de otro. **No se recuerda qué versión se mandó.** - Comprueba la fecha de lo entregado → Se sabe qué versión tiene la otra parte. --- --- id: KB-PR-030 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/me-han-rechazado-el-documento idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-022, KB-PR-022] citadoPor: [KB-PR-029] --- # Me han rechazado el documento _Mirad el motivo antes de volver a subir nada: la mitad de los rechazos se arreglan con el mismo documento mejor escaneado._ **Responde a:** me han rechazado la documentacion que envie · por que rechazan mi documento · que hago si no aceptan lo que subi · documento rechazado como corrijo **Empezad por el motivo, no por buscar otro documento.** Un rechazo casi siempre viene con una razón corta, y de esa razón depende si hay que conseguir algo distinto o basta con volver a mandar lo mismo de otra manera. ## Los cuatro motivos, y qué hacer con cada uno | Motivo | Qué hacer | | --- | --- | | No se lee bien | El mismo documento, mejor escaneado. Es el más frecuente | | Está caducado | Pedir el vigente. Si tarda, decid cuándo lo tendréis | | No es el documento que pedían | Preguntad cuál quieren antes de mandar otro | | Le falta algo (una firma, un sello, una página) | Completadlo en origen, no lo montéis vosotros | > [!IMPORTANT] > **Un rechazo no es una queja sobre vosotros.** Quien revisa suele tener una lista de comprobación y marca lo que no encaja; no está juzgando a vuestra empresa ni le ha molestado que lo mandarais. Tratarlo como lo que es —un paso más del trámite— evita las dos reacciones que lo alargan: enfadarse, o dejarlo aparcado por incomodidad. ## Si el motivo no queda claro 1. **Preguntad qué falta exactamente** — «Rechazado» sin motivo es una petición mal cerrada, no un misterio vuestro. 2. **Decid qué habéis mandado y qué más tenéis** — Muchas veces la salida está en un documento que ya tenéis y no sabían. 3. **Y confirmad antes de volver a subir** — Un minuto de confirmación frente a un segundo rechazo. > [!WARNING] > El caso más rabioso y el más fácil de evitar: **rechazado porque la foto sale torcida, oscura o con un dedo encima**. No hay nada malo en el documento, solo en cómo llegó. Si lo estáis fotografiando, hacedlo con el papel plano, con luz de frente y comprobando que se leen las esquinas y las fechas antes de subirlo. Es el motivo número uno de rechazo y se resuelve en el momento, no consiguiendo nada nuevo. **¿Tengo que empezar de cero?** Casi nunca. En la mitad de los casos vale el mismo documento mejor mandado. **Me lo han rechazado sin decir por qué** Preguntad. Sin motivo, la petición está mal cerrada. **¿Puedo mandar varios por si acaso?** Es lo que más retrasa: quien revisa tiene que decidir cuál vale. ## Ejemplos **Rechazan un certificado porque la foto sale oscura y torcida.** - Lo vuelve a fotografiar con el papel plano y luz de frente, comprobando las esquinas → El mismo documento se acepta a la primera, sin conseguir nada nuevo. **Un rechazo llega sin motivo y el documento se queda aparcado dos semanas.** - Pregunta qué falta exactamente y dice qué otros documentos tiene → Se descubre que uno que ya tenía servía, y la petición se cierra ese día. **Se vuelve a subir lo mismo sin leer el motivo.** - Lee el motivo antes de tocar nada → La mitad de los rechazos se arreglan con el mismo documento. **El rechazo es por calidad de escaneo.** - Repite la captura con mejor luz y encuadre → Se acepta a la segunda sin pedir nada al emisor. **El documento está caducado.** - Solicita la renovación en lugar de reenviar → Se resuelve el problema real y no el síntoma. **Falta una página del documento.** - Sube el documento completo → El rechazo no se repite por lo mismo. --- --- id: KB-PR-031 url: https://app.codecontract.io/ayuda/resolucion-de-problemas/nos-piden-papeles-y-no-somos-proveedores-suyos idioma: es categoria: problemas audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-025, KB-TL-021, KB-PR-023] citadoPor: [KB-PR-028] --- # Nos piden papeles y no somos proveedores suyos _Contestad que no os corresponde. Cuesta una línea y evita que alguien siga esperando algo que nunca va a llegar._ **Responde a:** me piden documentacion de una empresa que no es la mia · peticion dirigida a otra empresa · nos confunden con otro proveedor · no tenemos relacion con quien nos pide papeles **Contestad una línea diciendo que no os corresponde y quedaos tranquilos.** No hace falta investigar de dónde salió ni disculparse: quien lo mandó necesita saberlo para corregirlo, y hasta que no lo sepa seguirá esperando. ## Las tres razones de que os llegue | Qué pasó | Qué decir | | --- | --- | | Confusión de nombres parecidos | «No somos esa empresa» y, si lo sabéis, cuál es | | Trabajasteis con ellos hace años | «Ya no tenemos relación desde X» | | Alguien copió mal un dato de un listado | «Esto no nos corresponde». Es suficiente | > [!IMPORTANT] > **Aunque no os corresponda, si el mensaje trae información de otra empresa merece decirlo.** Un listado con datos que no son vuestros, un documento adjunto de un tercero: eso es un error del que ellos querrán enterarse antes que nadie. Decirlo os cuesta la misma línea y os deja en muy buen lugar — y le evita a alguien un problema bastante peor que el vuestro. ## Lo que no conviene hacer **En corto** - Ignorarlo: seguirán llegando recordatorios y alguien seguirá esperando. - Contestar con enfado: casi siempre es un dato mal copiado, no un descuido con vosotros. - Y desde luego, no mandar documentación vuestra «por si acaso les vale». > [!WARNING] > Antes de darlo por error, comprobad una cosa: **puede que sí os corresponda y no lo sepáis vosotros**. Un cliente vuestro que os conoce por otro nombre comercial, una obra en la que entrasteis como subcontrata de una subcontrata, un pedido que gestionó otra persona de vuestra empresa. Una llamada interna de dos minutos antes de contestar «no somos nosotros» evita el caso incómodo de negar una relación que sí existe. **¿Tengo que contestar si no es para mí?** No estáis obligados, pero una línea cierra el asunto para todos. **¿Y si insisten después de decirlo?** Repetidlo por escrito una vez más. Con eso queda claro y documentado. **Me han mandado datos de otra empresa** Avisadles. Es un error que querrán saber cuanto antes. ## Ejemplos **Llega una petición dirigida a una empresa de nombre parecido al vuestro.** - Contesta una línea diciendo que no le corresponde → Quien pidió corrige el destinatario y deja de esperar algo que no iba a llegar. **El mensaje trae adjunto un listado con datos de otra empresa.** - Avisa de que ha llegado información que no era para ellos → El error se corta antes de que ese listado circule por más sitios. **Llega una petición de una empresa desconocida.** - Contesta que no corresponde y lo deja por escrito → Nadie sigue esperando algo que no va a llegar. **Se ignora por si acaso es importante.** - Contesta en una línea aclarando la situación → El emisor corrige su lista en lugar de insistir. **La petición va dirigida a una empresa con nombre parecido.** - Lo indica al contestar → El emisor localiza a quien buscaba de verdad. **Se fue proveedor suyo hace años y ya no.** - Explica desde cuándo no hay relación → La lista del otro lado se actualiza. --- --- id: KB-GL-015 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/palabras-que-se-confunden-a-menudo idioma: es categoria: glosario audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-001, KB-GL-005] citadoPor: [KB-GL-003] --- # Palabras que se confunden a menudo _Pares de términos que parecen lo mismo y no lo son, con la diferencia que importa._ **Responde a:** diferencia entre firmar y certificar · validar o verificar un documento · aprobar y aceptar es lo mismo · diferencia entre expediente y carpeta Buena parte de los malentendidos con proveedores, clientes y auditores vienen de usar como sinónimos palabras que significan cosas distintas. Estas son las que más lío causan. **Firmar y certificar** — Firmar es manifestar una voluntad sobre un contenido: lo acepto, lo apruebo, lo reconozco. Certificar es fijar que un fichero existía y no ha cambiado desde una fecha. Se puede certificar algo que nadie firma, y se puede firmar algo sin certificarlo. **Verificar y validar** — Verificar es comprobar que algo es lo que dice ser (que el fichero no ha cambiado, que la firma es auténtica). Validar es decidir que sirve para vuestro propósito. Un certificado puede verificar perfectamente y no valeros porque está caducado. **Aprobar y aceptar** — Aceptar es recibir algo como entregado. Aprobar es dar el visto bueno a su contenido. Cuando en un proceso se mezclan, alguien acaba dando por bueno lo que solo había recibido. > [!IMPORTANT] > El par que más problemas causa es el segundo. «Está verificado» y «está validado» suenan igual y significan cosas distintas en una auditoría: lo primero es una propiedad técnica del fichero, lo segundo es una decisión vuestra de la que respondéis. ## Tres más, más breves | Par | Diferencia en una línea | | --- | --- | | Documento y datos | El documento es el fichero; los datos son lo que se ha extraído de él | | Expediente y carpeta | El expediente tiene estado y proceso; la carpeta solo agrupa | | Caducado y no vigente | Caducado lo dice su fecha; no vigente lo decidís vosotros | > [!WARNING] > Y una que no es un par sino una trampa: «copia auténtica» no significa lo mismo en todos los contextos. Cuando alguien os la pida, preguntad qué necesita exactamente antes de mandar nada — a menudo le basta con un documento verificable. ## Por qué merece la pena usarlas bien **En corto** - Con un auditor, usar la palabra correcta evita una petición adicional. - Con un proveedor, evita que entregue otra cosa. - Y dentro del equipo, evita que alguien apruebe lo que solo tenía que recibir. > [!NOTE] > Si en vuestra empresa una de estas palabras se usa con otro significado, escribidlo. Que en el sector se diga «validar» para lo que aquí es «verificar» no es un problema mientras esté claro en algún sitio. **¿Da igual en el día a día?** Casi siempre sí. Deja de dar igual en cuanto hay un tercero o un conflicto. **¿Cuál es el error más común?** Usar «validado» para decir que el fichero está íntegro. **¿Hay más términos?** Sí, y están en el glosario general y en las entradas de cada concepto. ## Ejemplos **Un cliente pide «documentación validada» y el proveedor manda ficheros verificables.** - Preguntan qué necesita exactamente - Descubren que quería el visto bueno de calidad, no una propiedad del fichero → Se entrega lo correcto a la primera en lugar de dos vueltas de correos. **Se pide un documento «original» y llega un escaneo.** - Aclara si hace falta el papel o basta la copia → Se evita una vuelta entera de mensajería. **Se confunde firmar con dar el visto bueno.** - Distingue quién aprueba y quién firma → El circuito refleja lo que de verdad pasa. **Se usan «vigente» y «válido» como si fueran lo mismo.** - Comprueba a qué se refiere cada uno → Se pide la fecha o la comprobación, según toque. **Un cliente pide «trazabilidad» y espera un informe.** - Pregunta qué quiere poder demostrar → Se entrega lo que resuelve su necesidad. **Se mezcla «caducado» con «no aportado».** - Distingue el que venció del que nunca llegó → La reclamación va dirigida a lo que corresponde. --- --- id: KB-GL-016 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-un-dato-extraido idioma: es categoria: glosario subcategoria: documentos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-010, KB-DI-016] citadoPor: [KB-GL-020] --- # Qué es un dato extraído _La diferencia entre el documento y lo que se ha sacado de él, y por qué no valen lo mismo._ **Responde a:** qué es un dato extraído de un documento · diferencia entre documento y datos · campos extraídos con ia · por qué el dato no coincide con el pdf **Dato extraído** — Un valor concreto —una fecha, un importe, un número de lote— que se ha leído de dentro de un documento y se guarda aparte, junto al documento y sin sustituirlo, para poder buscarlo, compararlo y avisar cuando toque. Es la pieza que más se malinterpreta del sistema, y la confusión tiene consecuencias prácticas: mucha gente asume que si el dato está mal, el documento está mal, o que si el dato está bien, ya no hace falta mirar el documento. Las dos cosas son falsas. ## Qué es cada cosa | Aspecto | El documento | El dato extraído | | --- | --- | --- | | Qué es | El fichero original tal cual llegó | Un valor leído de él | | Para qué sirve | Es la prueba | Es lo que permite buscar y avisar | | Si hay discrepancia | Manda el documento | Se corrige el dato | | Se puede corregir | No, es lo que es | Sí, y queda constancia de quién lo hizo | > [!IMPORTANT] > La tercera fila es la regla que resuelve casi todas las dudas: **ante cualquier diferencia, manda el documento**. El dato existe para que podáis encontrar y controlar; la prueba sigue siendo el fichero. Por eso corregir un dato mal leído no es «falsear» nada — es ajustar el índice, no el original. ## Para qué sirve tenerlos **En corto** - Buscar por dentro: encontrar un albarán por su número sin abrir cien. - Avisar: si la fecha de caducidad está extraída, el aviso puede existir. - Comparar: cruzar lo que dicen dos documentos del mismo asunto. - Y contar: sacar un informe sin abrir los documentos uno a uno. > [!WARNING] > El matiz que no se deduce: un documento **sin datos extraídos sigue estando y sigue sirviendo como prueba**. Lo único que pierde es que no se le puede buscar por contenido ni avisar de sus fechas. Es la diferencia entre un archivo que guarda y un archivo que además trabaja — y explica por qué un escaneo sin leer parece «no estar» aunque se vea perfectamente en pantalla. ## Cuándo conviene comprobarlo a mano 1. **Si va a una factura o a un registro obligatorio** — Cualquier cifra que salga hacia fuera se contrasta con la imagen. 2. **Si el documento venía escrito a mano o corregido** — Ahí la lectura devuelve valores plausibles que pueden no ser los escritos. 3. **Y si el dato decide algo** — Un vencimiento que dispara un bloqueo merece treinta segundos de comprobación. > [!NOTE] > Cada lectura de documento con IA es una acción y consume; consultar después el dato extraído las veces que queráis, no. Por eso conviene decidir qué campos interesan de cada tipo de documento en lugar de extraer todo de todo. **¿Puedo añadir un dato que no está en el documento?** Podéis anotarlo, pero conviene que se distinga de lo leído: no es lo mismo. **¿Si corrijo el dato cambia el documento?** No. El documento no se toca nunca. **¿Y si el documento se sustituye por una versión nueva?** Los datos se releen de la versión nueva; la anterior conserva los suyos. ## Ejemplos **Alguien ve que la fecha extraída no coincide con la del PDF y cree que el documento está mal.** - Comprueba la imagen y corrige el dato, que era lo desajustado → El aviso de caducidad vuelve a ser correcto y el documento sigue intacto como prueba. **Se corrige el dato y se cree que el documento cambia.** - Comprueba que el documento sigue igual → La prueba se mantiene intacta aunque el dato se ajuste. **Se busca por un importe y no aparece el documento.** - Revisa si ese campo se extrajo → Se sabe si falta el dato o falta el documento. **Dos documentos distintos dan el mismo dato.** - Mira de cuál salió cada uno → Se puede ir al origen desde el propio dato. **Un dato extraído se usa en un informe sin revisar.** - Aprueba antes lo que iba marcado como dudoso → El informe se apoya en datos comprobados. **Alguien edita un dato y nadie sabe que se cambió.** - Consulta el histórico del dato → La corrección tiene autor y fecha. --- --- id: KB-GL-017 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/responsable-y-encargado-del-tratamiento idioma: es categoria: glosario subcategoria: cumplimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-013, KB-GL-014] citadoPor: [KB-GL-020] --- # Responsable y encargado del tratamiento _Dos palabras que se usan como sinónimos y significan cosas muy distintas: una decide y la otra ejecuta._ **Responde a:** diferencia entre responsable y encargado del tratamiento · quién es el responsable de los datos si uso una plataforma · qué es un encargado del tratamiento · el proveedor responde de mis datos Son las dos figuras sobre las que se apoya toda la normativa de protección de datos, y en las conversaciones del día a día se usan indistintamente. La diferencia no es de tamaño ni de importancia: es de quién toma la decisión. **Responsable del tratamiento** — Quien decide qué datos se recogen, para qué y durante cuánto tiempo. Normalmente, vuestra empresa. **Encargado del tratamiento** — Quien trata esos datos siguiendo vuestras instrucciones, porque le habéis contratado para ello. Normalmente, el proveedor de la herramienta. ## Qué le toca a cada uno | Decisión | Quién la toma | Consecuencia práctica | | --- | --- | --- | | Qué datos se piden a un proveedor | Vosotros | Pedir de más también es una decisión | | Para qué se usan | Vosotros | Usarlos para otra cosa después no es automático | | Cuánto tiempo se conservan | Vosotros | La herramienta guarda lo que le digáis, y mientras se lo digáis | | Cómo se protegen técnicamente | El proveedor | Cifrado, accesos, copias, aislamiento entre clientes | | Quién puede entrar dentro de vuestra cuenta | Vosotros | Los permisos los dais y los quitáis vosotros | > [!IMPORTANT] > El error más caro es asumir que **contratar una buena herramienta traslada la responsabilidad**. No lo hace. El proveedor responde de proteger lo que le confiáis y de hacer solo lo que le pedís; la decisión de qué se guarda, para qué y hasta cuándo sigue siendo vuestra, y es justo lo que se comprueba cuando alguien pregunta. ## Lo que sí conviene exigir al proveedor **En corto** - Un contrato que describa qué trata, para qué y con qué medidas. - Saber en qué países se guarda y quién puede acceder. - Y qué otros proveedores usa a su vez, porque su cadena también os afecta. > [!WARNING] > Ese último punto sorprende: **un encargado suele apoyarse en otros encargados** — alojamiento, correo, mensajería. Eso no es irregular, pero sí es algo que tenéis derecho a conocer y que a vosotros os van a preguntar, no a ellos. Cuando un cliente grande os manda su cuestionario, la pregunta llega a vuestra puerta. En la práctica, esto se traduce en una decisión muy concreta al configurar cualquier herramienta: no activar campos «por si acaso». Cada dato que pedís es un dato que tenéis que justificar, custodiar y borrar algún día. > [!NOTE] > Cómo se traduce esto en documentos, contratos y plazos concretos depende de vuestro caso y del marco que os aplique — el **RGPD** para quien opera en Europa, entre otros. **Eso lo concreta vuestro asesor**; aquí solo se explica quién es quién para que la conversación empiece bien. **Si el proveedor sufre un incidente, ¿respondo yo?** Cada uno responde de lo suyo, y por eso importa tener escrito qué le tocaba a cada cual. **¿Puedo pedirle que borre todo?** Sí: trabaja por instrucciones vuestras, y eso incluye el final de la relación. **¿Y si somos dos empresas decidiendo juntas?** Existe esa figura y cambia las obligaciones; es una conversación para vuestro asesor. ## Ejemplos **Un cliente pregunta a una empresa quién trata sus datos y con qué garantías.** - Responde con su propio criterio de recogida y conservación, y adjunta lo que le da el proveedor → La respuesta la da quien decide, que es quien la tenía que dar. **Un cliente pregunta cuánto tiempo se guardan sus datos.** - Responde con su propia política de conservación → Contesta quien decide, no quien ejecuta. **Se remite al proveedor una pregunta que corresponde a la empresa.** - Distingue qué decide cada parte → La respuesta llega del que puede darla. **Hay que acreditar ante un cliente las garantías de un proveedor.** - Adjunta la documentación que el proveedor facilita → Se aporta lo del proveedor sin asumir su papel. **Se firma un contrato sin definir quién decide qué.** - Lo aclara con el asesor antes de firmar → El reparto queda escrito antes de hacer falta. **Un tercero pide datos directamente al proveedor.** - Se redirige la petición a quien decide → La cadena de decisión se respeta. --- --- id: KB-GL-018 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-un-participante idioma: es categoria: glosario subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-011, KB-GL-012] citadoPor: [KB-TL-007] --- # Qué es un participante _Quién interviene en un expediente, y por qué su nombre sigue ahí aunque ya no trabaje con vosotros._ **Responde a:** qué es un participante en un expediente · quién interviene en un proceso · puede participar alguien sin cuenta · quitar a alguien de un expediente Un expediente casi nunca es cosa de una sola persona. Interviene quien lo abre, quien aporta un documento, quien lo revisa y quien lo cierra — y muchas veces alguien de fuera que no trabaja con vosotros ni tiene por qué tener cuenta. **Participante** — Cualquiera que interviene en un expediente: aportando algo, revisando, aprobando o simplemente recibiendo lo que se le pide. ## Los tres tipos que conviene distinguir | Tipo | Quién es | Qué necesita para intervenir | | --- | --- | --- | | Interno | Alguien de vuestro equipo | Su usuario y los permisos que le hayáis dado | | Externo | Un proveedor, un cliente, un técnico | Nada más que el enlace que se le envía | | Automático | Una tarea que corre sola: un recordatorio, una comprobación | Que alguien la haya configurado | > [!WARNING] > Lo que más sorprende del segundo tipo: **un externo no necesita cuenta para dejar rastro**. Cuando sube un documento por el enlace que le mandasteis, queda registrado quién era, cuándo lo hizo y qué aportó, igual que si fuera de casa. No hay que darle acceso a vuestra cuenta para tener constancia de lo que hizo — y de hecho es mejor no dárselo. ## Qué pasa cuando alguien deja de participar 1. **Se le retira de lo que está abierto** — Deja de recibir avisos y de poder aportar. 2. **Lo que ya hizo se queda** — Su nombre sigue en cada paso que dio, con su fecha. 3. **Y otra persona ocupa su sitio** — El expediente sigue; lo que cambia es quién responde a partir de ahora. > [!IMPORTANT] > Ese segundo punto es deliberado y a veces incomoda: **quitar a alguien de un proceso no borra lo que hizo**. Si se borrara, el expediente dejaría de contar lo que pasó de verdad, que es justo para lo que sirve. Un historial que se reescribe cuando alguien se marcha no vale como prueba de nada. La consecuencia práctica es sencilla: conviene que cada persona intervenga con su propio nombre, no con una cuenta compartida del departamento. Un histórico lleno de «administración» no dice quién hizo qué el día que hay que averiguarlo. > [!NOTE] > Distinto es el derecho de una persona sobre sus propios datos personales, que existe y se atiende. Una cosa es la trazabilidad de quién hizo qué dentro de un expediente y otra los datos personales de esa persona; **cómo se concilian en vuestro caso lo concreta vuestro asesor**. **¿Un externo ve todo el expediente?** No: ve lo que se le pide y lo que se le comparte, no el resto. **¿Puedo añadir a alguien a mitad de un proceso?** Sí, y queda constancia de desde cuándo participa. **¿Y si la misma persona interviene por dos empresas distintas?** Se distingue por el papel con el que interviene en cada expediente. ## Ejemplos **Un técnico externo tiene que aportar un certificado a un expediente en curso.** - Recibe un enlace concreto en vez de un usuario de la cuenta → Aporta lo suyo, queda registrado quién y cuándo, y no entra a nada más. **Un participante deja la empresa y se quiere borrar su nombre del expediente.** - Conserva el registro de lo que hizo → El histórico sigue siendo cierto. **Se invita como usuario a alguien que solo tenía que aportar un papel.** - Le manda un enlace de participante → No se consume una licencia por una aportación puntual. **Dos personas de la misma empresa aportan documentos distintos.** - Registra a cada una como participante → Consta quién aportó qué. **Un participante pide ver todo el expediente.** - Comprueba qué le corresponde ver → Ve lo suyo sin acceder a lo del resto. **Meses después hay que saber quién aportó un certificado.** - Consulta el registro de participantes → La pregunta se contesta sin llamar a nadie. --- --- id: KB-GL-019 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-una-plantilla idioma: es categoria: glosario subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-011, KB-TL-018] citadoPor: [KB-TL-007] --- # Qué es una plantilla _El molde con el que se abren los expedientes. Y lo importante: lo que cambia en el molde no cambia lo ya abierto._ **Responde a:** qué es una plantilla de proceso · diferencia entre plantilla y expediente · si cambio la plantilla cambia lo que ya está abierto · borrar una plantilla que se usó Una plantilla es la respuesta escrita a «qué pedimos siempre en este caso». Se define una vez —qué documentos, en qué orden, a quién y con qué plazos— y a partir de ahí cada caso concreto se abre desde ella sin volver a pensarlo. **Plantilla** — La definición de un proceso: qué se pide, en qué fases y con qué condiciones. No tiene documentos ni personas concretas. **Expediente** — Un caso real abierto desde una plantilla, con su proveedor, sus fechas y sus documentos. ## Qué hay en cada sitio | Elemento | En la plantilla | En el expediente | | --- | --- | --- | | Qué se pide | Sí, definido | Copiado al abrirlo | | A quién | No: solo el papel que juega | Sí: la persona o empresa concreta | | Documentos | Nunca | Los que se han ido aportando | | Fechas | Los plazos, en abstracto | Las fechas de verdad | > [!IMPORTANT] > El matiz que hay que tener claro antes de tocar nada: **cambiar la plantilla no cambia los expedientes que ya están en marcha**. Lo que se está tramitando siguió el molde que había el día que se abrió, y sigue con él hasta que se cierre. No es un descuido: si cambiara, un expediente a medio recorrer podría exigir de repente un documento que a esa empresa nadie le pidió, y su historial dejaría de explicar lo que ocurrió. Los cambios aplican a lo que se abra a partir de ahora. ## Lo que se deduce de eso **En corto** - Se puede corregir una plantilla sin miedo a romper lo que está en curso. - Y si el cambio es urgente para algo ya abierto, se añade en ese expediente, no en el molde. - Convivirán expedientes abiertos con versiones distintas, y es normal. - Por eso conviene que la plantilla diga en su nombre qué es, no cuándo se hizo. > [!WARNING] > Sobre retirar una plantilla que ya se ha usado: **los expedientes abiertos con ella no desaparecen ni se quedan huérfanos de contenido**. Lo que se pidió, quién lo aportó y cuándo vive en el propio expediente, no en el molde. Lo que sí se pierde es poder abrir casos nuevos igual que aquellos — así que antes de retirarla conviene tener la que la sustituye, no después. ## Cuándo conviene una nueva y cuándo basta con retocar 1. **Retocar: cambia un plazo, un texto, un documento más** — Es el caso normal y no rompe nada. 2. **Nueva: el proceso es realmente otro** — Si cambian las fases y a quién se pide, no es la misma. 3. **Y si dudáis, mirad los informes** — Dos cosas distintas bajo el mismo nombre mezclan los números para siempre. > [!NOTE] > Una plantilla bien pensada es la parte que más ahorra de todo esto, y también la que más se improvisa. El rato que se le dedica una vez lo recuperáis en cada expediente que se abre después. **¿Puedo copiar una plantilla y ajustarla?** Sí, y es lo habitual cuando un cliente pide algo distinto. **¿Cuántas conviene tener?** Las que alguien sepa explicar. Veinte casi iguales no las mantiene nadie. **¿Aparecen las plantillas en los informes?** Lo que se cuenta son los expedientes; la plantilla es cómo se agrupan. ## Ejemplos **Una empresa corrige un plazo en su plantilla de alta de proveedores con doce altas en marcha.** - Cambia la plantilla y añade a mano lo urgente en los dos expedientes que lo necesitan → Las altas en curso siguen con las reglas que se les comunicaron y las nuevas ya salen bien. **Se corrige una plantilla y se espera que cambie lo ya abierto.** - Ajusta a mano los expedientes en curso que lo necesiten → Lo comunicado a cada proveedor sigue siendo cierto. **Cada persona crea su propia plantilla para lo mismo.** - Deja una sola y la comparte → Las mejoras benefician a todos y no a uno. **Una plantilla acumula documentos que ya no se piden.** - La revisa cada cierto tiempo → Se deja de pedir lo que nadie mira. **Se necesita una variante para un tipo de proveedor.** - Crea una segunda plantilla con nombre claro → No se retuerce la original para casos que no cubre. **Nadie sabe qué plantilla usar para un caso nuevo.** - Nombra las plantillas por el caso que resuelven → La elección es obvia sin preguntar. --- --- id: KB-GL-020 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-un-lote idioma: es categoria: glosario subcategoria: documentos audiencia: usuario nivel: basico actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-016, KB-AL-013, KB-GL-009, KB-GL-017] citadoPor: [KB-AL-016, KB-AL-017, KB-AL-018, KB-AL-024] --- # Qué es un lote _No es una cantidad ni una fecha: es un conjunto de cosas que comparten historia. Y eso decide hasta dónde llega un problema._ **Responde a:** qué es un lote de producción · diferencia entre lote y partida · para qué sirve el número de lote · cómo se define un lote Es de las palabras que más se usan y menos se definen. Aparece en una etiqueta, en un albarán y en una alerta, y casi siempre se entiende como «lo que se fabricó ese día» — que a veces coincide y a veces no. **Lote** — Un conjunto de unidades que comparten las mismas condiciones: mismo origen, mismo proceso y mismo periodo. Se identifica con un código para poder referirse a él después. ## Para qué sirve de verdad | Situación | Qué permite el lote | | --- | --- | | Un cliente reporta un problema | Saber qué más salió con esas mismas condiciones | | Un proveedor os avisa de una incidencia | Saber si os afectó y en qué cantidad | | Hay que retirar producto | Retirar lo justo, no todo lo que se hizo ese mes | | Alguien pregunta por un envío antiguo | Volver a las condiciones de aquel momento | > [!IMPORTANT] > De ahí sale la única regla que importa al definirlo: **el lote lo decidís vosotros, y cuanto más grande sea, más se retira cuando algo falla**. Si agrupáis toda la producción de un mes bajo un código, un problema en una unidad afecta a un mes entero — y no podréis demostrar lo contrario, porque no habrá nada que distinga unas unidades de otras. Un lote pequeño cuesta un poco más de registro y ahorra retiradas enormes. ## Lo que rompe un lote sin que nadie lo note **En corto** - Rellenar un depósito o un silo sin cerrar lo anterior: a partir de ahí hay dos. - Sustituir un ingrediente o un componente a mitad de una tirada. - Reetiquetar o reenvasar sin arrastrar el código original. - Y anotar el lote «al final del día», cuando ya se ha mezclado. > [!WARNING] > Una confusión frecuente que conviene deshacer: **el lote de vuestro proveedor y el vuestro no son el mismo, y los dos hacen falta**. El suyo identifica lo que os entregó; el vuestro, lo que salió de vuestras manos. Si solo guardáis uno, podréis mirar hacia un lado y no hacia el otro — y la mitad de las veces la pregunta llega justo por el lado que falta. ## Cómo se elige un código 1. **Que sea único y no se repita al año siguiente** — Los códigos que se reinician cada año son un problema garantizado. 2. **Que se pueda leer en la etiqueta y teclear sin dudar** — Alguien lo va a copiar por teléfono algún día. 3. **Y que no haga falta descifrarlo para saber de qué es** — Un código que solo entiende quien lo diseñó no sirve en una urgencia. > [!NOTE] > En algunos sectores la forma de definir e identificar un lote está regulada. **Qué exige el vuestro lo concreta vuestro asesor o vuestro responsable de calidad**; aquí se explica para qué sirve, que es lo que decide cómo conviene definirlo. **¿Lote y partida son lo mismo?** En la práctica se usan casi igual; lo importante es que estén identificados. **¿Puedo cambiar cómo defino los lotes?** Sí, marcando desde cuándo: lo anterior se sigue leyendo con la regla vieja. **¿Y si un producto no tiene lote?** Entonces lo que se puede seguir es el envío: menos preciso, pero mejor que nada. ## Ejemplos **Una empresa agrupa toda la producción del mes bajo un solo código y aparece un problema en una unidad.** - Define lotes por tirada y anota el código al empezar, no al terminar → La siguiente incidencia se acota a unas horas de producción en vez de a un mes entero. **Se anota el código de lote al terminar y no al empezar.** - Registra el lote en el momento de producir → El dato es exacto en lugar de reconstruido. **Un lote agrupa cosas que no comparten historia.** - Define el lote por lo que de verdad comparten → Acotar un problema deja de arrastrar lo que no toca. **Nadie sabe qué entró en un lote concreto.** - Ata las materias primas al lote de salida → La traza va hacia atrás y no solo hacia delante. **El lote no viaja hasta el albarán del cliente.** - Arrastra el código hasta el documento de salida → Se puede saber qué cliente recibió qué lote. **Se define el lote pensando en producción y no en una incidencia.** - Elige la anchura mirando cuánto habría que retirar → La decisión se toma con el escenario que importa delante. --- --- id: KB-GL-003 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-una-firma-electronica idioma: es categoria: glosario subcategoria: firma audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-009, KB-GL-004, KB-GL-015] citadoPor: [KB-GL-004] --- # Qué es una firma electrónica _Aceptar un documento por medios electrónicos dejando prueba de quién, qué y cuándo._ **Responde a:** qué es una firma electrónica · definición de firma digital · diferencia entre firma electrónica y digital · es lo mismo firmar a mano que electrónicamente **Firma electrónica** — El acto de aceptar un documento por medios electrónicos, junto con el conjunto de datos que permite demostrar después quién lo aceptó, qué documento exacto era y en qué momento. Lo importante no es el trazo ni la imagen: es la prueba que queda detrás. Una firma escaneada pegada en un PDF parece una firma y no prueba casi nada; una firma electrónica sin dibujo ninguno puede probar mucho más. ## Qué la hace valer **En corto** - Que se pueda demostrar quién firmó. - Que se pueda demostrar qué documento firmó, exactamente ese. - Que la hora la ponga alguien distinto de quien firma. ## Firma electrónica y firma digital En conversación se usan como sinónimos. Con precisión, «firma digital» se refiere a la técnica criptográfica que hay debajo, y «firma electrónica» al acto jurídico. Para lo que te importa en el día a día, la distinción no cambia nada. > [!WARNING] > Una foto de tu firma pegada en un documento no es una firma electrónica: es una imagen. Cualquiera puede copiarla y pegarla en otro documento. **¿Tiene el mismo valor que firmar a mano?** En el marco europeo la firma electrónica no se puede rechazar solo por ser electrónica. Lo que decide su fuerza es la prueba que lleva detrás. **¿Necesito un certificado digital?** Depende del nivel que se exija. Para la mayoría de documentos comerciales, no. **¿Vale un correo diciendo «conforme»?** Puede valer como aceptación, pero prueba mucho menos: no fija qué versión del documento se aceptó. ## Ejemplos **Un cliente pregunta si puede firmar el contrato «de verdad» en vez de electrónicamente.** - Se le explica qué queda registrado al firmar - Firma desde el móvil → El contrato queda con más prueba de la que habría tenido en papel, donde nadie registra cuándo se firmó. **Un proveedor dice que su firma escaneada en el PDF ya es una firma electrónica.** - Explica qué queda registrado en una y en otra → Se distingue una imagen pegada de un acto con prueba detrás. **Alguien firma desde el móvil en un tren y duda de que valga.** - Comprueba las evidencias que quedaron guardadas → El dispositivo no cambia lo que se puede demostrar. **Una empresa quiere saber qué prueba tiene si el firmante lo niega.** - Abre la copia firmada y su registro de evidencias → La respuesta está dentro del propio documento. **Se firma en papel y nadie apunta el día.** - Firma electrónicamente y deja la hora registrada → La fecha deja de ser lo primero que se discute. **Un firmante pide una copia después de firmar.** - Le entrega el documento firmado con sus evidencias → Las dos partes se quedan con lo mismo. --- --- id: KB-GL-004 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-una-firma-cualificada idioma: es categoria: glosario subcategoria: firma audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-003, KB-CO-009] citadoPor: [KB-GL-003] --- # Qué es una firma cualificada _El nivel más alto de firma electrónica, y cuándo hace falta de verdad._ **Responde a:** qué es una firma cualificada · diferencia entre firma simple avanzada y cualificada · cuándo hace falta firma cualificada · certificado cualificado de firma **Firma electrónica cualificada** — La que se hace con un certificado emitido por un prestador cualificado y un dispositivo seguro de creación de firma. En el marco europeo es la única equiparada por ley a la firma manuscrita. ## Los tres niveles | Nivel | Qué exige | Se usa para | | --- | --- | --- | | Simple | Poco más que la aceptación | Conformidades internas, acuses | | Avanzada | Identificar al firmante y detectar cambios en el documento | La mayoría de contratos comerciales | | Cualificada | Certificado cualificado y dispositivo seguro | Lo que la ley exige expresamente | La mayor parte del trabajo diario se resuelve con firma avanzada bien hecha. La cualificada añade fricción real —el firmante necesita su certificado— y solo compensa cuando hace falta. > [!IMPORTANT] > Si un documento concreto exige firma cualificada, eso lo dice la norma que lo regula, no la plataforma. Pregunta a tu asesor antes de decidirlo por criterio propio: equivocarse aquí invalida el documento entero. > [!WARNING] > Subir el nivel «por si acaso» tiene un coste: cada firmante que no tenga certificado se queda fuera, y el documento no se firma. **¿Necesito cualificada para un contrato con un proveedor?** Normalmente no. Lo habitual es avanzada. **¿Un DNI electrónico sirve?** Es un certificado cualificado, sí, si el firmante puede usarlo. **¿Y fuera de la UE?** El concepto de cualificada es europeo. Otros países tienen sus propios esquemas. ## Ejemplos **Una empresa quiere poner firma cualificada a todos sus contratos.** - Comprueba qué documentos la exigen realmente - Deja cualificada solo para esos → Los demás se firman en el día en vez de quedarse esperando a que cada proveedor consiga un certificado. **Un cliente exige firma cualificada y el proveedor no tiene certificado.** - Comprueba si ese documento la exige de verdad → El requisito se aplica donde hace falta y no por costumbre. **Un proceso se atasca porque tres firmantes no consiguen su certificado.** - Separa los documentos que la exigen de los que no → Lo que puede avanzar avanza mientras se resuelve lo demás. **Nadie sabe qué aporta frente a una firma normal.** - Compara qué prueba deja cada nivel → La decisión se toma sobre la diferencia real y no sobre el nombre. **Se firma con certificado y el fichero resultante no se puede validar.** - Conserva el documento tal y como quedó firmado → La validación posterior funciona porque nada se ha vuelto a guardar encima. **Un firmante extranjero tiene un certificado de otro país.** - Comprueba con el asesor si sirve para ese uso → La cuestión se resuelve antes de mandar el documento. --- --- id: KB-GL-005 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-un-sello-de-tiempo idioma: es categoria: glosario subcategoria: firma audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-002, KB-GL-006, KB-GL-008] citadoPor: [KB-SC-006, KB-SC-007, KB-TZ-008, KB-GL-015, KB-GL-006] --- # Qué es un sello de tiempo _Una fecha que no la pone quien firma, y por eso vale._ **Responde a:** qué es un sello de tiempo · para qué sirve el timestamp de un documento · autoridad de sellado de tiempo · cómo se demuestra la fecha de un documento **Sello de tiempo** — La certificación, emitida por un tercero independiente, de que un documento concreto existía tal y como está en un instante determinado. La utilidad está en el «tercero independiente». Si la fecha la pusiera quien guarda el documento, habría que fiarse de él. Al ponerla una autoridad ajena a las dos partes, la fecha se sostiene sola. ## Qué certifica y qué no | Certifica | No certifica | | --- | --- | | Que ese documento existía en esa fecha | Que lo que dice sea verdad | | Que no ha cambiado desde entonces | Quién lo escribió | | Que la hora la puso un tercero | Que fuera lícito | > [!NOTE] > Es la diferencia entre decir «esto lo tenía en marzo» y poder demostrarlo. En una discusión, lo primero es tu palabra y lo segundo no admite réplica. > [!WARNING] > El sello va sobre el archivo exacto. Si lo reimprimes o lo conviertes a otro formato, el archivo cambia y el sello ya no cuadra con él — teniendo razón. **¿Caduca?** La certificación de la fecha no caduca. Lo que envejece son los algoritmos, y por eso se resellan los documentos de conservación larga. **¿Puedo comprobarlo yo?** Sí, sin cuenta, en la página pública de verificación. **¿Se puede sellar algo antiguo?** Sí, pero la fecha certificada es la de hoy, no la de entonces. ## Ejemplos **Un estudio quiere poder demostrar que un diseño era suyo antes de una reunión con un cliente.** - Sella el diseño el día que lo termina → Cuando meses después aparece un producto parecido, la fecha no depende de su palabra. **Dos partes discuten cuál de dos versiones es la anterior.** - Comprueba el sello de cada una → El orden lo fija un tercero y no la memoria de nadie. **Una empresa guarda un fichero y confía en la fecha de modificación del sistema.** - Sella el documento cuando lo termina → La fecha deja de poder cambiarse al copiar el fichero. **Se quiere probar que un informe existía antes de una reunión.** - Sella el informe el día que se cierra → La prueba no depende de correos ni de agendas. **Un cliente duda de que el anexo recibido sea el sellado.** - Compara la huella del anexo con la registrada → La duda se resuelve en segundos y sin discusión. **Se sella un documento y después se corrige una errata.** - Sella también la versión corregida → Las dos versiones tienen fecha propia y se distinguen. --- --- id: KB-GL-006 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-el-hash-de-un-documento idioma: es categoria: glosario subcategoria: firma audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-005, KB-TZ-002] citadoPor: [KB-GL-005] --- # Qué es la huella de un documento _Un número corto que cambia si cambia una sola coma del documento._ **Responde a:** qué es el hash de un archivo · huella digital de un documento · cómo se sabe si un pdf ha sido modificado · sha256 documento **Huella (hash)** — Un valor corto calculado a partir del contenido completo de un archivo, de modo que cualquier cambio en el archivo —por mínimo que sea— produce un valor completamente distinto. Es lo que permite comprobar que un documento no ha cambiado sin tener que guardar una copia para comparar. Basta con guardar la huella, que ocupa unas decenas de caracteres. ## Las tres propiedades que la hacen útil **En corto** - El mismo archivo da siempre la misma huella. - Cambiar una coma da una huella completamente distinta, no parecida. - De la huella no se puede reconstruir el documento. La tercera importa más de lo que parece: se puede publicar la huella de un contrato confidencial sin revelar nada de su contenido, y aun así demostrar después que ese contrato es el mismo. > [!NOTE] > Cuando la verificación dice «no coincide», casi nunca es fraude: reimprimir un PDF, volver a guardarlo desde otro programa o convertirlo cambia el archivo. Cambia el archivo, cambia la huella. **¿Dos documentos distintos pueden dar la misma huella?** Con los algoritmos en uso, en la práctica no. **¿La huella dice qué cambió?** No, solo que algo cambió. Para saber qué, hay que comparar las dos versiones. **¿Tengo que entender esto para usarlo?** No. La verificación te dice «coincide» o «no coincide». ## Ejemplos **Dos partes quieren dejar constancia de un acuerdo confidencial sin enseñárselo a nadie.** - Sellan el documento - Comparten solo la huella con un tercero → Pueden demostrar más adelante que el acuerdo es exactamente ese, sin haber revelado su contenido. **Alguien reenvía un documento y hay que saber si es el mismo.** - Compara la huella del recibido con la registrada → La comprobación no depende de leerlo entero. **Se cambia una coma en un contrato ya sellado.** - Comprueba que la huella ya no coincide → Cualquier cambio se detecta, por pequeño que sea. **Dos copias parecen iguales y una está manipulada.** - Calcula la huella de las dos → Se distingue el original sin abrir un litigio. **Hay que demostrar la existencia de un documento sin revelarlo.** - Comparte solo su huella → La prueba viaja sin el contenido. **Un tercero pide verificar un documento que le llegó por otro canal.** - Le indica cómo comprobar la huella por su cuenta → La verificación no exige confiar en quien se lo envió. --- --- id: KB-GL-007 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-son-las-evidencias-de-firma idioma: es categoria: glosario subcategoria: firma audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-005, KB-CO-009] citadoPor: [KB-GL-008] --- # Qué son las evidencias de firma _El registro que viaja dentro del documento firmado y lo hace defendible._ **Responde a:** qué son las evidencias de una firma · audit trail de firma electrónica · qué información se guarda al firmar · cómo demostrar que alguien firmó **Evidencias de firma** — El conjunto de datos registrados durante el proceso de firma —envío, apertura, identificación y firma— que permite reconstruir después qué ocurrió y cuándo. La firma en sí es un instante. Las evidencias son el camino que llevó hasta ese instante, y son lo que responde cuando alguien dice «yo no firmé eso». ## Qué se registra | Momento | Qué queda | | --- | --- | | Envío | A quién se mandó, por qué canal y cuándo | | Entrega | Si llegó o rebotó | | Apertura | Cuándo se abrió y desde qué tipo de dispositivo | | Identificación | Cómo se comprobó quién era: código al móvil, certificado, correo | | Firma | El instante exacto, con hora certificada | Ninguno de esos datos, por separado, demuestra gran cosa. Juntos y en secuencia, obligan a quien lo discuta a explicar cómo ocurrió todo eso sin él. > [!IMPORTANT] > Las evidencias viajan dentro de la copia firmada. Si alguien te manda solo el PDF impreso y vuelto a escanear, ha perdido las evidencias: te queda un papel que parece un contrato. **¿Se guarda mi ubicación exacta?** Se registra información técnica del acceso, no un seguimiento de la persona. **¿Puede el firmante ver sus propias evidencias?** Sí, van en la copia que recibe. **¿Sirven ante un juez?** Son precisamente el material con el que se defiende una firma. Su peso concreto lo valora el juez. ## Ejemplos **Un firmante niega dos años después haber aceptado una cláusula.** - Se abre la copia firmada y sus evidencias → Consta el código enviado a su móvil, la apertura desde ese mismo dispositivo y la hora certificada de la firma. **Un firmante dice que nunca recibió el documento.** - Consulta las evidencias de envío y apertura → Consta cuándo se entregó y cuándo se abrió. **Se pide la firma en un procedimiento y hace falta el detalle.** - Aporta el documento firmado con sus evidencias → Se entrega una pieza completa y no una captura de pantalla. **Alguien firma desde un dispositivo distinto al habitual.** - Queda registrado desde dónde se abrió y se firmó → La anomalía se puede explicar en lugar de sospecharse. **Se guarda solo el PDF final y se pierde el contexto.** - Conserva el documento con sus evidencias asociadas → La prueba no se separa del documento que respalda. **Un cliente pregunta qué se guarda exactamente de él al firmar.** - Le enseña qué campos componen las evidencias → La respuesta es concreta y verificable. --- --- id: KB-GL-008 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-un-codigo-otp idioma: es categoria: glosario subcategoria: firma audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-CO-006, KB-GL-007] citadoPor: [KB-GL-005] --- # Qué es el código que llega al móvil _El segundo factor más usado al firmar, y por qué añade tanto._ **Responde a:** qué es el código otp · para qué sirve el código que me mandan al firmar · no me llega el código de un solo uso · verificación por sms al firmar **Código de un solo uso** — Un número corto, válido durante unos minutos y una sola vez, que se envía a un canal que solo controla el firmante —normalmente su móvil— para comprobar que es quien dice ser. Sirve para lo mismo que pedir el DNI en una ventanilla: comprobar que quien está delante es quien dice. Solo que aquí lo que se comprueba es que tiene acceso a un número de teléfono concreto. ## Por qué añade tanto **En corto** - Un correo lo puede leer cualquiera que tenga acceso a esa bandeja. - El código exige además tener el teléfono en la mano. - Caduca en minutos, así que uno viejo no sirve. Es la diferencia entre «alguien con acceso a este correo aceptó» y «la persona que tiene este teléfono aceptó». En una discusión, la segunda frase es mucho más difícil de rebatir. > [!WARNING] > No compartas nunca ese código con nadie, ni siquiera con quien te mandó el documento. Nadie legítimo te lo va a pedir por teléfono: el código es tuyo y se introduce en la pantalla, no se dicta. > [!NOTE] > Si no llega, se puede pedir otro. Pedir otro no invalida el documento ni obliga a empezar de nuevo. **¿Cuánto dura?** Unos minutos. Pasado ese tiempo se pide uno nuevo. **¿Cuesta dinero recibirlo?** A quien firma, no. **¿Y si ya no tengo ese número?** Hay que avisar a quien mandó el documento para que actualice el contacto. ## Ejemplos **Alguien recibe una llamada pidiéndole el código que acaba de llegarle al móvil.** - No lo da - Avisa a la empresa que le mandó el documento → Evita que un tercero firme en su nombre; el código era la única pieza que le faltaba a quien llamaba. **Un firmante no recibe el código y no puede firmar.** - Comprueba el número registrado y reenvía → El bloqueo se resuelve sin cambiar el documento. **Se comparte el código con un compañero para que firme por él.** - Explica que la firma quedará a nombre de quien recibió el código → Cada firma sigue apuntando a una persona concreta. **Un número de móvil está mal escrito en el contacto.** - Corrige el contacto antes de reenviar la petición → El código llega a quien tiene que firmar. **Alguien pide el código por teléfono haciéndose pasar por soporte.** - No se facilita y se avisa a quien envió el documento → Se corta un intento de firmar en nombre de otro. **Un firmante sin cobertura no puede recibir el mensaje.** - Acuerda otra vía de verificación con quien lo envió → La firma se resuelve sin renunciar al segundo factor. --- --- id: KB-GL-009 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-el-ocr idioma: es categoria: glosario subcategoria: documentos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-GL-010] citadoPor: [KB-GL-020] --- # Qué es el OCR _Convertir la imagen de un texto en texto que se puede buscar y leer._ **Responde a:** qué es el ocr · reconocimiento óptico de caracteres · cómo se lee un pdf escaneado · buscar dentro de documentos escaneados **OCR** — Reconocimiento óptico de caracteres: la técnica que mira la imagen de una página y reconoce qué letras y números hay en ella, convirtiéndola en texto. Un PDF escaneado es una foto de un papel: para un ordenador, píxeles. El OCR es lo que convierte esos píxeles en palabras, y es lo que permite después buscar dentro de él o extraerle una fecha. ## Por qué a veces falla | Original | Qué tal se reconoce | | --- | --- | | PDF generado por ordenador | Perfecto: el texto ya está dentro | | Escaneo a 300 ppp, derecho | Muy bien | | Foto con el móvil, con luz | Bien | | Foto torcida o con sombra | Regular o mal | | Manuscrito | Mal, y es lo esperable | > [!WARNING] > Lo que tú no puedas leer a simple vista, el OCR tampoco. Si dudas al mirar el documento, no esperes que salga bien. > [!NOTE] > Un PDF que ya lleva texto dentro no necesita OCR, y por eso se lee perfecto. Pedir los documentos en PDF en lugar de en foto es el cambio más barato para mejorar la lectura. **¿El OCR cambia mi documento?** No. El original se guarda tal cual; el texto reconocido va aparte. **¿Funciona en otros idiomas?** Sí, incluidos los que no usan alfabeto latino. **¿Se puede corregir lo que reconoce mal?** Sí, y la corrección mejora la lectura de ese tipo de documento. ## Ejemplos **Una empresa no consigue encontrar nada dentro de sus escaneos antiguos.** - Comprueba que se subieron sin lectura - Los vuelve a procesar → Pasan a ser buscables por su contenido, no solo por el nombre del archivo. **Una foto de un albarán no permite buscar el número de pedido.** - Comprueba que se procesó al subirla → El número se encuentra sin abrir la imagen. **Un escaneo torcido y con sombras sale mal leído.** - Repite la captura con mejor luz y encuadre → La lectura mejora sin cambiar nada del sistema. **Un documento manuscrito no se lee bien.** - Revisa a mano lo que quede marcado como dudoso → Se corrige lo poco que falla en lugar de teclearlo todo. **Un PDF ya venía con texto y se vuelve a procesar.** - Comprueba si el documento ya era buscable → Se evita gastar en algo que no hacía falta. **Hay cientos de escaneos antiguos sin procesar.** - Procesa primero los que se consultan de verdad → El esfuerzo se concentra en lo que alguien va a buscar. --- --- id: KB-GL-010 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-el-indicador-de-confianza idioma: es categoria: glosario subcategoria: documentos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-DI-004, KB-DI-005] citadoPor: [KB-DI-009, KB-GL-016, KB-GL-009] --- # Qué es el indicador de confianza _Cuánto se fía el sistema de cada dato que ha leído, y qué hacer con eso._ **Responde a:** qué significa la confianza de un dato extraído · confianza baja en un documento · cuándo revisar los datos leídos · porcentaje de confianza ocr **Indicador de confianza** — La medida de cuán seguro está el sistema de haber leído bien un dato concreto, calculada a partir de la nitidez del original y de lo esperable de ese campo. Es lo que convierte la lectura automática en algo utilizable. Sin él tendrías que revisar todo, por si acaso; con él revisas lo que lo pide. ## Cómo leerlo | Nivel | Qué significa | Qué hacer | | --- | --- | --- | | Alta | El dato se leyó con claridad | Usarlo | | Media | Se leyó, pero algo no encaja del todo | Un vistazo | | Baja | El original no permitía leerlo bien | Comprobarlo contra el documento | > [!IMPORTANT] > Un dato de confianza baja no debe usarse para nada con consecuencias —un pago, un alta oficial, una decisión de acceso— sin haberlo mirado. La lectura automática ahorra tiempo; la responsabilidad sigue siendo de quien decide. > [!NOTE] > Si un tipo de documento da siempre confianza baja, el problema está en cómo llega: pide el original en mejor calidad en vez de revisar cada uno a mano. **¿La confianza dice si el dato es correcto?** Dice si se leyó bien, no si el papel dice la verdad. **¿Puedo filtrar por confianza baja?** Sí, y es la forma eficiente de revisar un lote grande. **¿Sube si corrijo?** Corregir mejora la lectura de los siguientes documentos del mismo tipo. ## Ejemplos **Un lote de doscientos certificados llega para revisar.** - Filtra por confianza baja - Revisa los dieciocho que salen → La revisión pasa de una jornada a media hora, sin renunciar a comprobar lo dudoso. **Se revisa todo por igual aunque casi todo esté bien leído.** - Ordena por confianza y empieza por lo bajo → El tiempo de revisión se concentra donde hay riesgo. **Un dato con confianza alta resulta estar mal.** - Corrige el dato y deja constancia de la corrección → El indicador orienta, pero la última palabra sigue siendo humana. **Nadie sabe qué umbral usar para revisar.** - Prueba con un lote real y ajusta → El umbral se fija con datos propios y no por defecto. **Un tipo de documento sale siempre con confianza baja.** - Revisa si el modelo de extracción encaja con ese formato → El problema se ataca en el origen y no en cada revisión. **Se aprueban en bloque doscientos datos sin mirar.** - Aparta lo dudoso antes de aprobar el resto → La aprobación masiva deja de arrastrar lo que fallaba. --- --- id: KB-GL-011 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-un-expediente idioma: es categoria: glosario subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TL-001, KB-GL-012] citadoPor: [KB-TL-014, KB-GL-018, KB-GL-019, KB-GL-012] --- # Qué es un expediente _Todo lo que hay que reunir sobre un asunto, junto y con sus fechas._ **Responde a:** qué es un expediente en trackline · diferencia entre expediente y proceso · qué es una carpeta de documentación · cómo se organiza la documentación de un proveedor **Expediente** — La unidad de trabajo que agrupa todo lo relativo a un asunto concreto: qué se pidió, a quién, qué llegó, cuándo y en qué estado está. Es la carpeta de toda la vida, con dos diferencias que importan: sabe qué falta, y sabe cuándo llegó cada cosa. ## Expediente, proceso y plantilla | Palabra | Qué es | Ejemplo | | --- | --- | --- | | Plantilla o esquema | El molde: qué se pide siempre | «Alta de proveedor» | | Expediente | Un caso concreto salido de ese molde | «Alta de Talleres Muñoz» | | Fase | Un bloque de peticiones dentro del expediente | «Documentación de empresa» | Confundir plantilla con expediente es el error de organización más común: se crea una plantilla por cada proveedor y se pierde justamente lo que hacía útil tener plantillas. > [!NOTE] > Un expediente puede tener varios participantes, y cada uno ve solo lo suyo. Es lo que permite pedir documentación a dos subcontratas que compiten sin que se vean entre ellas. **¿Un expediente se cierra?** Sí, cuando está completo o cuando se decide que no va a avanzar. **¿Puede tener documentos que no pedí?** Sí, se pueden añadir sin que fueran una solicitud. **¿Se puede reabrir?** Sí. ## Ejemplos **Una empresa crea una plantilla nueva por cada proveedor que da de alta.** - Deja una sola plantilla «Alta de proveedor» - Cada proveedor pasa a ser un expediente → El proceso se puede mejorar en un sitio y beneficia a todos los altas siguientes. **Se abre un expediente por cada documento que llega.** - Agrupa en un expediente todo lo del mismo asunto → La foto del asunto se ve entera y no en trozos. **Un expediente se cierra faltando un documento.** - Comprueba qué queda pendiente antes de cerrarlo → El cierre significa lo mismo para todo el equipo. **Nadie sabe en qué punto está un asunto sin preguntar.** - Consulta el estado del expediente → La respuesta no depende de a quién se pregunte. **Dos personas piden lo mismo al mismo proveedor.** - Trabaja sobre el expediente compartido → El proveedor recibe una petición y no dos. **Meses después hay que explicar cómo se resolvió un asunto.** - Abre el expediente con su histórico completo → La explicación sale del propio expediente. --- --- id: KB-GL-012 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-una-fase idioma: es categoria: glosario subcategoria: procesos audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-GL-011, KB-TL-006] citadoPor: [KB-GL-018, KB-GL-011] --- # Qué es una fase _Repartir lo que pides en bloques, que es lo que más sube la entrega._ **Responde a:** qué es una fase en un proceso · para qué sirve dividir en fases · por qué no me piden todo a la vez · orden de las fases de un expediente **Fase** — Un bloque de solicitudes que se abren juntas dentro de un expediente. La siguiente se abre cuando la anterior se completa. No es una decoración organizativa: es la razón de que la gente entregue. Doce peticiones de golpe se dejan para luego; cuatro bloques de tres se van cerrando. ## Cómo se reparten bien **En corto** - Por bloques que tengan sentido para quien entrega, no para ti. - Entre tres y seis solicitudes por fase. - Lo que os bloquea a vosotros, en la primera. «Documentación de la empresa», «documentación de las personas», «documentación de la maquinaria» son fases con sentido. «Fase 1», «fase 2» y «fase 3» no le dicen nada al que las recibe. > [!WARNING] > Encadenar demasiadas fases alarga el proceso: cada una espera a la anterior. Tres o cuatro suele ser el límite útil. > [!NOTE] > Si todo lo que pides puede entregarse a la vez y no hay dependencias reales, una sola fase es lo correcto. Las fases sirven cuando hay orden, no siempre. **¿Se puede abrir una fase antes de tiempo?** Sí, si te corre prisa esa parte. **¿Se entera el participante de las fases siguientes?** Ve la suya. Las que no se han abierto todavía no le aparecen. **¿Se puede añadir una fase con el expediente en marcha?** Sí. ## Ejemplos **Un alta pide once documentos en una sola fase y lleva tres semanas sin cerrarse.** - Los reparte en tres fases con nombre propio → La siguiente subcontrata entrega los seis obligatorios en cuatro días. **Se piden quince documentos de golpe y no llega ninguno.** - Reparte en fases y empieza por lo imprescindible → La primera fase se completa y el resto avanza detrás. **Una fase depende de que otra termine y nadie lo sabe.** - Ordena las fases según lo que de verdad depende de qué → El proveedor no recibe peticiones imposibles de atender todavía. **Todas las fases se abren a la vez y el proveedor se pierde.** - Abre la siguiente cuando se cierra la anterior → Cada momento tiene una lista corta y clara. **Una fase se queda parada y nadie lo nota.** - Deja que avise cuando una fase lleva demasiado abierta → El atasco aparece sin buscarlo. **Las fases se llaman «fase 1» y «fase 2».** - Les pone nombres que digan qué se pide en cada una → El proveedor entiende qué toca sin abrir nada. --- --- id: KB-GL-013 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-son-los-datos-personales idioma: es categoria: glosario subcategoria: cumplimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-TZ-003, KB-MA-003] citadoPor: [KB-CS-012, KB-CS-022, KB-LE-003, KB-GL-017, KB-DI-019, KB-TZ-006] --- # Qué cuenta como dato personal _Más cosas de las que parece, y por eso importa quién puede verlas._ **Responde a:** qué son datos personales rgpd · es un dni un dato personal · puedo guardar el teléfono de un empleado · datos personales de proveedores **Dato personal** — Cualquier información que permita identificar a una persona concreta, directamente o combinándola con otra. No solo el nombre y el documento de identidad. La lista es más larga de lo que la gente supone, y es la razón de que dentro de una plataforma como esta haya que pensar quién ve qué. ## Cosas que lo son y a veces se olvidan | Dato | ¿Es personal? | | --- | --- | | Nombre, documento de identidad | Sí, evidentemente | | Correo y teléfono de trabajo | Sí | | Número de cuenta bancaria | Sí | | Matrícula de un vehículo | Sí, si permite llegar a la persona | | Certificado de formación de un trabajador | Sí, va a su nombre | | El NIF de una sociedad | No, es de la empresa | > [!IMPORTANT] > Los datos de salud, los de menores y los relativos a condenas tienen protección reforzada. Si vais a manejarlos —un reconocimiento médico, una formación de un menor en prácticas—, no lo tratéis como un documento más: decidid expresamente quién puede verlo. ## La regla que resuelve casi todo Pide lo mínimo que necesitas para lo que estás haciendo, guárdalo el tiempo que haga falta y no más, y que lo vea solo quien tiene que verlo. Con eso se cubre la mayoría de las situaciones del día a día. > [!WARNING] > Esto no es asesoramiento jurídico. Lo concreto de vuestro caso lo dice vuestro asesor o vuestro delegado de protección de datos. **¿Puedo pedir el DNI a un proveedor?** Si lo necesitas para lo que estás haciendo, sí. Si no, mejor no tenerlo. **¿Y una copia del carnet de conducir?** Solo si el puesto o el servicio lo exige. **¿Guardar menos me deja peor cubierto?** No. Guardar lo que no necesitas es riesgo sin contrapartida. ## Ejemplos **Una empresa guarda copia del DNI de todos los candidatos que entrevista.** - Decide conservarlos solo de quienes se incorporan - Aplica la regla a lo que ya tenía → Deja de custodiar cientos de documentos de identidad que no tenía motivo para tener. **Se guarda un documento de identidad sin saber por qué hace falta.** - Revisa qué justifica conservarlo y durante cuánto → Se conserva lo que tiene motivo y plazo. **Todo el equipo puede abrir documentación con datos sensibles.** - Limita quién ve qué según su trabajo → El acceso deja de ser una cuestión de confianza general. **Se comparte un expediente entero cuando solo hacía falta un documento.** - Comparte únicamente lo que corresponde → Se entrega lo pedido sin dar de más. **Un candidato pide que se borren sus datos.** - Localiza dónde están y actúa según la política → La petición se atiende sin buscar por todas partes. **Nadie sabe cuánto tiempo se guarda cada tipo de documento.** - Fija una política de conservación y la aplica → La decisión se toma una vez y deja de improvisarse. --- --- id: KB-GL-014 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/que-es-una-pista-de-auditoria idioma: es categoria: glosario subcategoria: cumplimiento audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-AD-004, KB-CF-003] citadoPor: [KB-GL-017, KB-TZ-004, KB-TZ-005] --- # Qué es una pista de auditoría _El registro de quién hizo qué y cuándo, que no se puede reescribir._ **Responde a:** qué es una pista de auditoría · audit trail qué significa · registro inalterable de acciones · trazabilidad de acciones de usuarios **Pista de auditoría** — El registro secuencial de las acciones realizadas sobre un sistema —quién, qué, cuándo— guardado de forma que no pueda alterarse después. Lo que la hace valer es lo último. Un registro que el administrador pudiera retocar no probaría nada, porque justamente el administrador es quien tendría motivo para retocarlo. ## Para qué sirve, en la práctica | Situación | Qué responde | | --- | --- | | Una auditoría externa | Que los controles se aplicaron de verdad, no solo sobre el papel | | Una reclamación | Qué se hizo, en qué orden y cuándo | | Un acceso indebido | Quién entró, desde dónde y qué miró | | Un error interno | Qué cambió y quién lo cambió | > [!IMPORTANT] > Una vez hay una reclamación en marcha, no reorganicéis ni modifiquéis lo afectado. Todo queda registrado, y un cambio posterior a la reclamación se lee siempre de la peor manera posible, aunque fuera inocente. > [!NOTE] > La pista de auditoría no sustituye a mirarla. Existe siempre; el valor aparece cuando alguien la revisa de vez en cuando o cuando hace falta responder algo. **¿Puede borrarse una entrada?** No. Es lo que la hace útil. **¿Cuánto se conserva?** Según vuestra política de conservación. **¿La ve todo el mundo?** No. Es información sensible sobre las personas del equipo. ## Ejemplos **Un auditor pregunta cómo se garantiza que la documentación se revisó antes de dar acceso a obra.** - Se le enseña la pista de auditoría de varios expedientes → Ve las aprobaciones con su autor y su hora, y el control deja de ser una afirmación para pasar a ser una evidencia. **Alguien afirma que revisó un documento y no consta.** - Consulta la pista de auditoría de ese expediente → Lo que se hizo tiene autor y hora. **Se quiere saber quién dio acceso a un tercero.** - Busca la acción en el registro → La concesión de acceso deja de ser anónima. **Un dato aparece cambiado y nadie sabe quién lo tocó.** - Consulta el histórico del propio dato → El cambio tiene fecha y responsable. **Un auditor pide evidencia de un control, no su descripción.** - Le enseña el registro de varias operaciones reales → El control pasa de afirmación a evidencia. **Se teme que alguien pueda reescribir el registro.** - Comprueba que las entradas no se editan → El valor del registro está en que nadie pueda corregirlo después. --- --- id: KB-GL-001 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/glosario-de-terminos idioma: es categoria: glosario audiencia: usuario actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en] relacionados: [KB-PS-002, KB-TL-001, KB-ET-002] citadoPor: [KB-GL-015, KB-PS-004, KB-GL-002] --- # Glosario: qué significa cada palabra _Los términos que se usan en la plataforma, explicados en una línea cada uno._ **Responde a:** qué es un expediente en code contract · diferencia entre esquema y proceso · qué es un participante externo · glosario de términos de la plataforma · qué significa evidencia certificada Casi todas las confusiones de los primeros días son de vocabulario, no de funcionamiento. Estas son las palabras que conviene tener claras, en el orden en que se suelen encontrar. ## Cómo se organiza la información **Carpeta** — Contenedor para ordenar. Se anida y es opcional. **Proyecto** — La unidad de trabajo. No se anida, pertenece a un módulo y todo documento vive dentro de uno. **Documento** — El archivo en sí: lo que te entregan, lo que se firma o lo que certificas. **Datos** — Los campos que salen de un documento: importe, fecha, número. Los propone la lectura automática y tú los confirmas. ## Trackline **Esquema o proceso** — La plantilla: qué se pide, en qué orden y a quién. Se diseña una vez. **Expediente** — Una ejecución concreta de un esquema. Uno por proveedor, cliente o caso. **Fase** — Un bloque de solicitudes que salen a la vez. La siguiente se abre cuando la anterior está completa. **Solicitud** — Cada cosa que pides: un documento, unos datos, o las dos juntas. ## Personas **Usuario** — Alguien de tu organización, con cuenta y contraseña. Consume licencia. **Participante externo** — Alguien de fuera —proveedor, cliente, firmante—. Abre un enlace, no tiene cuenta y no consume licencia. **Contacto** — La ficha de una persona en tu agenda, con su correo, su móvil y su idioma. ## Consigne **Firma simple** — El firmante dibuja su firma. Queda registrado cuándo y desde dónde. **Firma avanzada** — Lo mismo, y además confirma un código que le llega por SMS al móvil. **Cadena de evidencias** — El relato completo de una firma: quién, cuándo, cómo y desde dónde. **Sello de tiempo** — La certificación independiente de cuándo se firmó, que impide discutir la fecha. ## SmartCheck y trazabilidad **Evidencia** — Algo certificado: un archivo o unos datos, sellados con fecha demostrable. **Huella** — El resumen único de un archivo. Cambia por completo si se altera un solo carácter, y por eso detecta manipulaciones. **Verificación pública** — La página donde cualquiera puede comprobar un documento sin cuenta y sin tu permiso. **Dossier de auditoría** — La exportación de una carpeta entera con sus evidencias y sus fechas. ## Plataforma **Créditos** — La unidad con la que se pagan las acciones con coste externo: lectura con IA, SMS, sellado. **Organización** — Tu empresa dentro de la plataforma. Los datos de cada una están separados. **Registro de auditoría** — El histórico inmutable de quién hizo qué y cuándo. **Código de error** — El identificador con forma E-AAMMDD-XXXX que aparece cuando algo falla. Sirve para que soporte encuentre el problema exacto. ## Ejemplos **Alguien nuevo en el equipo intenta «dar de alta» a los proveedores como usuarios y se queda sin licencias.** - Mira la diferencia entre usuario y participante externo - Descubre que el proveedor no necesita cuenta - Quita las invitaciones y lanza el proceso con enlaces → Las licencias vuelven a estar libres y los proveedores entregan igual, sin registrarse en nada. **Dos áreas llaman «expediente» a cosas distintas.** - Fijan el vocabulario con el glosario → Las reuniones dejan de empezar aclarando términos. **Un correo interno habla de «lote» y nadie sabe si es de compras o de producción.** - Consulta la definición antes de contestar → Se responde a lo que se preguntaba de verdad. **Alguien nuevo no entiende la diferencia entre fase y expediente.** - Lee las dos entradas seguidas → Empieza a trabajar sin necesitar una sesión de formación. **Un proveedor pregunta qué significa un término del aviso.** - Le enlaza la entrada concreta del glosario → La aclaración es una línea y no una llamada. **Se escribe un procedimiento interno con términos inventados.** - Usa los mismos nombres que la plataforma → El procedimiento y la herramienta dicen lo mismo. --- --- id: KB-GL-002 url: https://app.codecontract.io/ayuda/glosario/palabras-que-usamos-en-los-avisos idioma: es categoria: glosario audiencia: usuario nivel: intermedio actualizado: 2026-08-13 tambienEn: [en, de, zh, fr, pt] relacionados: [KB-GL-001, KB-PS-004] citadoPor: [KB-CO-013, KB-PS-007] --- # Las palabras que verás en un aviso _Qué significa cada término si has recibido un correo nuestro y no eres cliente._ **Responde a:** qué es un expediente code contract · qué significa solicitud pendiente · me piden documentación qué es esto · qué es una fase en un proceso Si has llegado aquí es probablemente porque has recibido un correo pidiéndote algo y quieres saber qué es cada palabra antes de pulsar nada. Es razonable. Esto es lo que significan. **Expediente** — El conjunto de lo que hay que reunir sobre un asunto: tus documentos, quién los pidió y cuándo llegaron. Es la carpeta, en digital. **Solicitud** — Una cosa concreta que te piden. Un expediente tiene varias. **Fase** — Un bloque de solicitudes que van juntas. La siguiente se abre cuando termina la anterior, para no pedirte doce cosas de golpe. **Participante** — Cada persona a la que se le pide algo. Tú eres uno. **Obligatorio** — Sin eso, el asunto no puede seguir. Lo que no lo es, puedes dejarlo si no lo tienes. **Firmante** — Quien tiene que firmar un documento. No hace falta cuenta para serlo. **Evidencias** — El registro de cuándo abriste, cómo se comprobó quién eres y cuándo firmaste. Va dentro de tu copia. **Sellado** — Una marca que permite comprobar más adelante que el documento no ha cambiado desde entonces. **Caducidad** — La fecha a partir de la cual un documento deja de servir y hay que mandar uno nuevo. > [!WARNING] > Ninguna de estas palabras implica que hayas aceptado nada. Recibir una solicitud no te obliga: puedes leer lo que te piden y decidir. > [!NOTE] > Si el correo que has recibido no te cuadra —no conoces a quien lo manda, o no esperabas nada—, no pulses y pregunta a la empresa directamente por un canal que ya conocieras. **¿Tengo que registrarme para responder?** No. El enlace te lleva directo a lo tuyo. **¿Ven mis documentos otras empresas?** No. Solo quien te los pidió. **¿Puedo saber quién me lo pide?** Sí, aparece en el propio aviso y en la página que abre el enlace. ## Ejemplos **Un autónomo recibe un correo de una constructora pidiéndole «la documentación de la fase 1».** - Mira aquí qué es una fase - Entiende que son tres documentos, no todo el expediente → Responde el mismo día en vez de dejarlo por no saber de qué iba. **Un aviso menciona «expediente» y el destinatario cree que es un procedimiento judicial.** - Consulta el término en esta página → Se entiende que es el conjunto de lo que le piden. **Alguien recibe una petición y no sabe si es obligatoria.** - Mira qué significan los estados del aviso → Distingue lo obligatorio de lo opcional sin preguntar. **Un autónomo teme que le pidan darse de alta en algo.** - Comprueba la diferencia entre participante y usuario → Responde por el enlace sin registrarse. **El aviso habla de «vigencia» y el destinatario no sabe qué fecha mirar.** - Consulta el término y revisa su documento → Manda un documento en vigor a la primera. **Se recibe un recordatorio y parece que ya se había enviado todo.** - Mira qué significa que una fase siga abierta → Se ve qué falta exactamente en lugar de reenviar todo.