Casos de uso por sector
Fichas de seguridad y mercancías peligrosas
El documento que tiene que estar donde está el producto, y no en un servidor.
La ficha de datos de seguridad tiene una característica que la hace distinta de casi cualquier otro documento: no basta con tenerla, tiene que estar en manos de quien manipula el producto, en su idioma, y en la versión vigente. Un archivo correcto en vuestro servidor no cumple nada si el cliente sigue trabajando con la de hace tres años.
Los tres momentos en los que se rompe
| Momento | Qué falla | Qué lo evita |
|---|---|---|
| Primer suministro | Se manda una vez, por correo, y ahí queda | Envío registrado, con constancia de entrega |
| Cambio de versión | Se actualiza y no se avisa a quien ya compró | Lista de a quién se le mandó cada versión |
| Transporte | El conductor sale sin la documentación completa | Documentación del envío cerrada antes de cargar |
Importante
La segunda fila es la que genera responsabilidad de verdad. Si cambia la clasificación de un producto y no consta que avisasteis a los clientes que ya lo tenían, la actualización no os protege: os sitúa.
Cómo se organiza
- 1
Una ficha por producto y versión, no un cajón
Con fecha de entrada en vigor, para saber cuál era la vigente en cualquier momento pasado.
- 2
Envío con constancia
Que quede quién la recibió, cuándo y qué versión. Ese registro es el que sirve.
- 3
Aviso automático al cambiar de versión
A todos los que recibieron la anterior, sin tener que acordarse.
- 4
Y la documentación del transporte, junto al envío
Carta de porte, instrucciones y formación del conductor, en el mismo expediente.
Ojo con esto
Cuidado con el idioma. La ficha tiene que estar en la lengua del país donde se usa el producto: mandar la versión española a un cliente portugués es un incumplimiento aunque el contenido sea idéntico.
Lo que se puede pedir en una inspección
Ten en cuenta
Las cuatro son preguntas sobre el pasado, no sobre el presente. Por eso lo que importa no es tener el documento actual bien puesto, sino poder reconstruir cuál era el correcto en cada momento.
›¿Vale un enlace a la web en vez de mandar el fichero?
Como complemento sí; como única entrega, deja de haber constancia de qué versión vio.
›¿Cada cuánto hay que revisarlas?
Cuando cambie algo relevante del producto o su clasificación, no por calendario.
›¿Y los productos que ya no fabricamos?
Se guardan igual: alguien puede tener existencias durante años.
Un caso real
La situación
Un fabricante cambia la clasificación de un producto y actualiza la ficha en su web.
Qué haces
- Manda la nueva versión a todos los clientes que recibieron la anterior
- Guarda la constancia de entrega de cada uno
Qué consigues
Ante una reclamación puede demostrar a quién avisó y cuándo, no solo que la publicó.
La situación
Un camión se queda en el muelle porque la ficha de seguridad que viaja está desactualizada.
Qué haces
- Registra la vigencia de cada ficha al recibirla
- Comprueba la ficha antes de aceptar la carga
- Lleva la ficha accesible desde el móvil además de en papel
Qué consigues
El camión sale con lo que corresponde y un papel perdido deja de parar un servicio.
La situación
El proveedor cambia la formulación y la ficha sigue igual.
Qué haces
- Pide que comunique cualquier cambio
Qué consigues
La ficha describe lo que viaja.
La situación
Un cliente pide la ficha de un producto concreto.
Qué haces
- Consulta el expediente de esa referencia
Qué consigues
Se contesta sin llamar al proveedor.
La situación
La ficha está en un idioma que el destino no acepta.
Qué haces
- Pregunta el requisito antes del envío
Qué consigues
El envío no se para en destino.
La situación
Se acepta una carga sin comprobar su clasificación.
Qué haces
- Consulta la ficha antes de aceptar
Qué consigues
La decisión se toma con el documento delante.
La situación
Hay que acotar un problema de una materia prima.
Qué haces
- Consulta qué producciones la usaron
Qué consigues
El alcance se reduce a lo que afecta.
La situación
La ficha caduca con producto en almacén.
Qué haces
- Registra vencimientos por referencia
Qué consigues
El aviso llega antes de usarlo.
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