Industria
El que fabrica algo que durará treinta años
Lo que sale hoy de la planta seguirá en servicio cuando hayáis cambiado de sistema cuatro veces. El archivo tiene que sobrevivir a todos.
Vuestro producto se diseña para estar funcionando dentro de veinticinco o treinta años. **Vuestros sistemas de información no duran ni cinco.** En ese intervalo cambiaréis de gestor documental dos o tres veces, de proveedor de diseño alguna, de servidores varias, y en cada uno de esos cambios alguien decidirá —normalmente sin pensar mucho— qué se lleva y qué se queda.
Lo que dura cada cosa
| Qué | Cuánto dura | Qué le pasa |
|---|---|---|
| El producto en servicio | 25-30 años | Sigue generando preguntas |
| El sistema que guarda su archivo | 3-7 años | Se sustituye |
| El formato del fichero | Variable | Puede dejar de abrirse |
| **La persona que lo diseñó** | **Menos** | **Se jubila o cambia de empresa** |
Importante
**En esta posición, el archivo no es un sitio donde se guardan cosas: es algo que hay que ir migrando activamente durante décadas.** Es un cambio de mentalidad, no una cuestión técnica. Un archivo pasivo —«está en el servidor»— funciona mientras el servidor exista; después no existe nadie encargado de que siga existiendo. Y no hay ningún aviso: el histórico se pierde en silencio y se descubre cuando alguien lo busca, quince años después.
Lo que decide si el archivo llega vivo
- 1
Que cada migración incluya explícitamente lo antiguo
Es donde se pierde. Debe ser una tarea del proyecto, no una nota al pie.
- 2
Formatos que se puedan abrir sin el programa original
Al menos para lo que hay que poder leer dentro de veinte años.
- 3
Que la trazabilidad no dependa de un sistema concreto
El enlace entre pieza, versión y documento tiene que viajar.
- 4
Y que se conserve lo que os dieron otros
Los proveedores desaparecen antes que el producto.
Ojo con esto
El problema que llega siempre y para el que nunca hay archivo es **el componente obsoleto**. Un proveedor deja de fabricar algo que va dentro de vuestro producto, hay que sustituirlo, y para poder hacerlo hace falta saber exactamente qué había y por qué se eligió. Esa información existió: está en el expediente de diseño de hace veinte años. Que se pueda abrir o no decide si la sustitución es una tarea de ingeniería o una reingeniería completa.
Ten en cuenta
Qué documentación técnica debe conservarse, durante cuántos años, en qué condiciones y qué exigencias impone el esquema de certificación aplicable **depende del producto y del sector, y lo concreta vuestro asesor o el organismo que corresponda**. Aquí se explica lo organizativo: cómo hacer que un archivo llegue vivo a un horizonte de décadas, atravesando varios cambios de sistema.
›¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Contad desde la última unidad en servicio, no desde el fin de fabricación.
›¿Qué formato conviene?
El que se pueda abrir sin el programa que lo creó, al menos para lo esencial.
›¿Y al cambiar de sistema?
Que el histórico sea una tarea explícita del proyecto de migración.
Un caso real
La situación
Un componente queda obsoleto y hay que saber qué había.
Qué haces
- Conserva el expediente de diseño accesible con los años
Qué consigues
La sustitución parte de lo que se decidió entonces.
La situación
Un cambio de sistema deja el histórico en el anterior.
Qué haces
- Mantiene el archivo independiente del sistema de turno
Qué consigues
La migración no corta la historia del producto.
La situación
Preguntan por una unidad fabricada hace veinte años.
Qué haces
- Guarda qué versión amparaba cada lote
Qué consigues
Hay respuesta en lugar de una investigación.
La situación
La documentación de un proveedor desaparecido no está.
Qué haces
- Conserva lo recibido de terceros como propio
Qué consigues
El cierre del proveedor no os deja sin nada.
La situación
Las versiones se sustituyen unas a otras en la misma carpeta.
Qué haces
- Guarda cada versión con su fecha de vigencia
Qué consigues
Se puede decir qué aplicaba en cada momento.
La situación
El diseñador se jubila y su conocimiento no está escrito.
Qué haces
- Mantiene el expediente al margen de las personas
Qué consigues
La salida no se lleva la explicación.
Este artículo responde a
- conservar documentacion tecnica decadas
- componente obsoleto y su documentacion
- me preguntan por una pieza de hace veinte anos
- migrar el historico tecnico a otro sistema