Integraciones
Copiar los documentos a vuestra carpeta
Tener también en SharePoint o Drive lo que entra aquí, sin acabar con dos archivos que no coinciden.
Muchas empresas quieren que lo que entra aquí aparezca también en su carpeta corporativa: porque hay gente que trabaja allí, porque su copia de seguridad va por ahí o simplemente porque llevan años con esa estructura. Se puede, y conviene entender exactamente qué hace y qué no.
Qué hace la copia
| Aspecto | Cómo funciona |
|---|---|
| Dirección | En un solo sentido: de aquí hacia vuestra carpeta |
| Estructura | Reproduce la jerarquía: carpeta, proceso y documento |
| Versiones | Si el documento ya está copiado, actualiza ese mismo fichero en lugar de crear otro |
| Cuándo | Al momento, cada día o cada semana, según lo que elijáis |
| Alcance | Todo, o solo los módulos que digáis |
Importante
La primera fila es la que hay que tener clarísima antes de montarlo: **va en un solo sentido**. Un documento que alguien deje caer en la carpeta de SharePoint **no entra aquí**. Si vuestro equipo empieza a guardar cosas allí dando por hecho que se sincronizan, tendréis dos archivos que se parecen y no coinciden, que es peor que tener uno solo.
Cuándo compensa y cuándo no
Lo que conviene decidir antes de encenderlo
- 1
Qué se copia
Todo o solo un módulo. Copiar lo que nadie va a mirar solo llena la carpeta.
- 2
Con qué frecuencia
Al momento si alguien lo necesita ya; diario o semanal si es para archivo.
- 3
Quién manda si algo cambia en los dos sitios
Aquí manda esta plataforma, porque la copia no vuelve. Decidlo en voz alta al equipo.
- 4
Y qué pasa con lo antiguo
La copia empieza cuando se enciende; lo de antes se lleva aparte si hace falta.
Ojo con esto
Detalle que solo se descubre cuando ya está montado: SharePoint no admite ciertos caracteres en los nombres (`\ / : * ? " < > | # %`), así que al copiar se sustituyen por espacios. El fichero es el mismo, pero **el nombre en vuestra carpeta puede no ser idéntico al de aquí** — si buscáis allí por nombre exacto, tenedlo en cuenta.
Ten en cuenta
Cada réplica es una acción y consume: una por solicitud de sincronización. Con frecuencia «al momento» y mucho volumen, eso se nota en el desglose — es el argumento para elegir diario o semanal cuando la copia es para archivo y no para trabajar.
›¿Puedo trabajar en la copia?
Podéis abrirla, pero lo que hagáis allí no vuelve. El original vive aquí.
›¿Y si borro algo en la carpeta corporativa?
No se borra aquí. Son dos sitios distintos con el mismo contenido.
›¿Sirve como copia de seguridad?
Como copia adicional sí; como plan de recuperación, revisadlo con quien lleve vuestra política.
Un caso real
La situación
Una empresa activa la copia a SharePoint y su equipo empieza a dejar documentos allí.
Qué haces
- Explica al equipo que la copia va en un solo sentido
- Deja claro que lo nuevo entra aquí y allí solo se consulta
Qué consigues
Dejan de aparecer documentos que existen en la carpeta corporativa y no en el expediente.
La situación
Se quiere copia de todo en la carpeta corporativa y se hace a mano.
Qué haces
- Configura la copia automática al aprobar
Qué consigues
La carpeta se mantiene sola.
La situación
Se copia todo y la carpeta crece sin criterio.
Qué haces
- Copia solo lo aprobado o lo definitivo
Qué consigues
La carpeta sigue siendo utilizable.
La situación
La copia pierde el contexto de a qué expediente pertenece.
Qué haces
- Reproduce la estructura de expedientes al copiar
Qué consigues
Se encuentra igual de bien en los dos sitios.
La situación
Se edita la copia y deja de coincidir con el original.
Qué haces
- Trata la copia como archivo y no como sitio de trabajo
Qué consigues
El original sigue siendo la referencia.
La situación
La copia falla una semana y nadie lo nota.
Qué haces
- Configura un aviso si deja de copiarse
Qué consigues
El hueco se detecta antes de necesitarlo.
Este artículo responde a
- sincronizar documentos con sharepoint
- copiar los archivos a google drive
- tener los documentos también en nuestra carpeta
- réplica de documentos a onedrive