Integraciones
Cuando se va quien montó la integración
No se cae: sigue funcionando. El problema es que nadie sabe qué hace ni se atreve a apagarla.
La gente teme lo contrario de lo que pasa. Cuando se marcha quien montó la conexión con vuestro sistema, la conexión no se cae — está a nombre de la organización, no de esa persona, y sigue trabajando exactamente igual al día siguiente. Lo que se marcha con ella es saber qué hace.
Lo que queda, y lo que se va
| Qué | Qué le pasa cuando esa persona se va |
|---|---|
| La clave de acceso | Sigue activa: pertenece a la organización |
| Lo que la integración envía y recibe | Sigue igual, sin avisar a nadie |
| Para qué se creó y qué pasa si se apaga | Se va con quien la montó |
| Dónde está copiada esa clave | Suele ser lo primero que se pierde |
Importante
Ese último punto es el que hace daño de verdad: **una clave activa vale lo mismo esté donde esté copiada**. Si vivía en el portátil de quien se fue, en un script de su ordenador o en una nota suya, sigue abriendo la puerta desde ahí. No basta con quitarle el usuario a esa persona: el usuario y la clave de integración son cosas distintas, y quitar uno no toca al otro.
Qué hacer los primeros días
- 1
Listar las claves activas y cuándo se usó cada una
La última vez que se usó dice más que su nombre.
- 2
Rotar la de cualquier integración que tocara esa persona
Crear una nueva, ponerla en el sistema y retirar la vieja.
- 3
Poner nombre y dueño a cada una
Qué sistema la usa y qué persona responde hoy, no quién la creó.
- 4
Y retirar lo que no se use desde hace meses
Es lo único que se puede apagar sin miedo, porque nada la llama.
Ojo con esto
Sobre apagar una clave que no sabéis qué hace: **desactivar no es borrar**. Si al retirarla algo deja de funcionar, se nota enseguida y se vuelve atrás creando otra; el coste de equivocarse es una tarde, no un dato perdido. La alternativa —dejarla activa por si acaso, para siempre— es la que acaba en un cuestionario de cliente sin respuesta.
Cómo no volver a estar aquí
Ten en cuenta
Esto vale igual cuando el que se marcha es un proveedor externo, y ahí con más motivo: la relación termina, la clave no, y el aviso de que hay que retirarla no lo va a dar nadie.
›¿Se puede saber qué hizo una integración?
El registro de actividad muestra lo que hizo la clave, aunque no para qué se creó.
›¿Y si el sistema que la usa ya no existe?
Entonces es candidata clara: retirar y esperar. Nada la va a llamar.
›¿Rotar una clave corta el servicio?
Solo si se retira la vieja antes de poner la nueva. Primero se instala, después se retira.
Un caso real
La situación
Una empresa hereda cuatro claves de acceso sin documentar tras marcharse su informático.
Qué haces
- Mira cuándo se usó cada una, rota las dos vivas y retira las dos muertas
Qué consigues
Se queda con dos integraciones con dueño y sin puertas abiertas desde un portátil que ya no controla.
La situación
La persona que montó la integración se va y nadie sabe cómo funciona.
Qué haces
- Documenta el flujo y las claves antes de la salida
- Nombra un responsable nuevo el último día
Qué consigues
La integración sigue funcionando y hay a quién preguntar.
La situación
La integración corre con su cuenta personal.
Qué haces
- Migra a una cuenta de servicio antes de la baja
Qué consigues
Cerrar su cuenta deja de romper el flujo.
La situación
Las claves están en su ordenador.
Qué haces
- Guarda las claves en el gestor de secretos
Qué consigues
El acceso no se va con el portátil.
La situación
Falla dos meses después y nadie sabe dónde mirar.
Qué haces
- Deja documentado el registro y el punto de fallo habitual
Qué consigues
El diagnóstico no empieza de cero.
La situación
Nadie sabe qué integraciones existen.
Qué haces
- Mantiene un inventario con responsable
Qué consigues
Ninguna queda huérfana.
Este artículo responde a
- se fue el informático que montó la integración
- no sabemos para qué es esta clave de acceso
- puedo desactivar una integración antigua
- auditar las claves de acceso