Integraciones
Mantener dos sistemas sincronizados
Cuál manda cuando los dos tienen el mismo dato y no coinciden.
En cuanto dos sistemas guardan el mismo dato, en algún momento dejan de coincidir. No es un fallo de la integración: es lo que pasa siempre. Lo que decide si eso duele o no es haber acordado antes cuál de los dos manda sobre cada cosa.
La regla: un dueño por campo
No «el ERP manda» ni «manda la plataforma», sino campo a campo. Cada dato tiene un sitio donde se edita y el otro solo lo copia.
| Dato | Quién suele mandar | Por qué |
|---|---|---|
| Datos fiscales del proveedor | Vuestro ERP | Es donde se factura |
| Estado de la documentación | La plataforma | Es donde llega y se aprueba |
| Contacto para documentación | La plataforma | Es quien recibe los avisos y donde se ve si rebotan |
| Si el proveedor está activo | Vuestro ERP | Es una decisión comercial, no documental |
Importante
Escribe esa tabla antes de programar nada, aunque sean cuatro filas en un documento. Las integraciones que se vuelven un problema no fallan técnicamente: fallan porque nadie acordó quién manda, y acaban pisándose los datos en bucle.
Lo que evita los duplicados
Ojo con esto
Si vuestro sistema crea un proveedor cada vez que no lo encuentra por nombre, acabaréis con «Talleres Muñoz», «Talleres Muñoz S.L.» y «TALLERES MUÑOZ». Buscar por identificador y no por nombre es lo que lo evita.
Ten en cuenta
Empezad sincronizando en un solo sentido. La bidireccional es donde aparecen los bucles, y casi nunca hace falta desde el principio.
›¿Y si los dos cambian a la vez?
Gana el dueño del campo. Por eso hay que definirlo antes.
›¿Puedo sincronizar solo algunos proveedores?
Sí, y es buena idea para probar.
›¿Cómo detecto que se han desincronizado?
Comparando por el identificador de vez en cuando. Si no lo hay, no se puede.
Un caso real
La situación
Una integración crea proveedores duplicados cada vez que el nombre viene con una coma distinta.
Qué haces
- Añade el identificador fiscal como clave de búsqueda
- Busca por él antes de crear
Qué consigues
Dejan de aparecer duplicados y los 40 que ya había se fusionan sin perder histórico.
La situación
El dato del proveedor se cambia aquí y en el ERP, y cada sistema tiene una versión distinta.
Qué haces
- Decide cuál manda para cada campo
- El otro sistema recibe el cambio en lugar de editarlo
Qué consigues
Deja de haber dos verdades y nadie tiene que adivinar cuál vale.
La situación
Los dos sistemas se editan a la vez y el último gana sin avisar.
Qué haces
- Bloquea la edición donde no manda ese campo
Qué consigues
El cambio se hace en un sitio y se propaga.
La situación
La sincronización se cae un fin de semana y nadie lo nota hasta el martes.
Qué haces
- Configura un aviso si deja de llegar actividad
Qué consigues
El desfase se detecta en horas.
La situación
Se sincroniza todo cuando solo hacían falta cuatro campos.
Qué haces
- Limita la sincronización a lo que se usa
Qué consigues
Hay menos que mantener y menos que romper.
La situación
Un campo cambia de formato en el ERP y la sincronización empieza a fallar.
Qué haces
- Valida el formato antes de escribir
- Devuelve el error a quien lo generó
Qué consigues
El fallo se corrige en origen y no se arrastra.
Este artículo responde a
- sincronizar con el erp datos duplicados
- qué sistema manda sobre un dato
- los datos no coinciden entre sistemas
- evitar duplicados al integrar