Primeros pasos
Los cinco errores del primer mes
Todos evitables, y los cinco se cometen por la misma razón.
Los cinco se cometen por lo mismo: querer dejarlo todo montado antes de usarlo. Es una intención razonable y es exactamente lo que hace que a los dos meses no lo use nadie.
1. Montar doce procesos antes de usar uno
Cuesta dos semanas, se abandona a la primera dificultad y no se ha aprendido nada de cómo responden vuestros terceros. Un proceso real completo enseña más que doce diseñados en abstracto.
2. Migrar el archivo entero
Doce años de documentos que nadie ha consultado en años. Ocupa el arranque, ensucia las búsquedas y no devuelve nada. Lo vigente y lo que caduca, y el resto se sube el día que alguien lo busque.
3. Poner todo como obligatorio
Acaba con los expedientes bloqueados por lo que no importaba, y con alguien saltándose el proceso para poder trabajar. Obligatorio es lo que impide seguir, no lo que estaría bien tener.
4. Invitar a todo el equipo el primer día
Entran a una cuenta vacía, no ven para qué sirve y no vuelven. Después cuesta el doble convencerles, porque ya tienen la impresión hecha.
5. Escribir los títulos para vosotros
«Doc 3» o «Cert. SS» no significan nada para quien los recibe. Es el error más barato de arreglar y el que más entrega recupera.
Importante
Si tuvierais que evitar solo uno, evitad el primero. Los otros cuatro se corrigen en una tarde cuando se detectan; el primero consume el impulso inicial, que no vuelve.
Lo que sí funciona el primer mes
Ten en cuenta
La señal de que vais bien no es tener mucho montado: es que alguien del equipo os pregunte si un caso suyo se puede llevar por ahí.
›¿Y si ya he cometido alguno?
Los cuatro últimos se corrigen en una tarde. El primero se corrige empezando de nuevo con un caso real.
›¿Cuánto tarda en verse el efecto?
Con un proceso, dos semanas. Con doce sin usar, nunca.
›¿Merece la pena empezar en temporada alta?
Mejor no: montad en la temporada tranquila lo que vais a necesitar en la alta.
Un caso real
La situación
Una empresa monta once procesos en dos semanas y a los dos meses no los usa nadie.
Qué haces
- Empieza de nuevo con un caso real que tenía encima de la mesa
- Lo guarda como plantilla cuando funciona
Qué consigues
A las tres semanas hay tres personas usándolo, sin haber montado nada más.
La situación
Se invita a treinta personas antes de que exista un proceso que usar.
Qué haces
- Entra primero quien va a usarlo esa semana
Qué consigues
Nadie recibe un acceso a una herramienta vacía.
La situación
Se copia el circuito de papel tal cual, con sus pasos innecesarios.
Qué haces
- Revisa qué pasos existían solo porque el papel viajaba
Qué consigues
El proceso nuevo es más corto que el que sustituye.
La situación
Se decide esperar a tenerlo todo perfecto antes de pedir nada.
Qué haces
- Lanza una petición real con lo que hay
Qué consigues
Los ajustes salen del uso y no de una reunión.
La situación
Se empieza por el proceso más complicado de la empresa.
Qué haces
- Elige uno que se repita mucho y sea sencillo
Qué consigues
El primer resultado llega en días, no en meses.
La situación
Nadie fija una fecha para decidir si sigue o no.
Qué haces
- Pone fecha a los treinta días desde el principio
Qué consigues
La decisión se toma con datos en vez de por inercia.
Este artículo responde a
- errores al empezar con la plataforma
- qué no hacer el primer mes
- por qué no me funciona el proceso
- consejos para empezar bien