Casos de uso por sector
Cooperativas agrarias
Muchos socios que aportan, una sola marca que responde, y una campaña en la que todo pasa a la vez.
Una cooperativa tiene una estructura documental que no se parece a la de una empresa normal: quien aporta el producto son decenas o cientos de socios, cada uno con su explotación y su documentación, y quien responde ante el cliente y ante una inspección es la cooperativa.
Las tres capas que hay que sostener
| Capa | De quién es | Qué se pide |
|---|---|---|
| La explotación de cada socio | Del socio | Identificación, tratamientos, certificaciones si aplican |
| La entrada en la cooperativa | De la cooperativa | Qué aportó cada socio, cuándo y qué se le hizo |
| El producto que sale | De la cooperativa | Qué lote lleva qué aportaciones y a dónde fue |
Importante
La capa del medio es la que las une y la que decide si la cooperativa puede responder. Si las entradas se registran solo para liquidar al socio —peso y calidad para pagarle—, sirve para la cuenta y no para la trazabilidad: falta el enlace entre esa entrada y el lote de salida donde acabó.
El problema propio de la campaña
Ojo con esto
Todo llega a la vez y de gente que no trabaja en la cooperativa. Pedirle a un socio en plena recolección que aporte un certificado es la peor combinación posible de momento y destinatario. **La documentación de socios se renueva fuera de campaña**, con meses de margen, y en campaña solo se comprueba que está — si se deja para cuando llega el remolque, no llega.
Lo que funciona con socios
- 1
Petición anual, sencilla y por móvil
La mayoría no va a entrar en ningún sistema: aportan desde el enlace y ya.
- 2
Con recordatorios espaciados y en su idioma habitual
Y con nombres de documentos que reconozcan, no con jerga administrativa.
- 3
Comprobación antes de abrir campaña
Y una lista clara de quién está al día y quién no.
- 4
Y una decisión escrita para quien no lo esté
Se le recibe igual, se le separa el producto o no se le recibe. Las tres son opciones, decidirlo en el momento no lo es.
Lo que piden los clientes de la cooperativa
Ese simulacro es la prueba real del sistema, y se responde en minutos o en días según lo que se registrase en la báscula durante la campaña.
Ten en cuenta
Qué documentación debe tener cada socio y qué debe conservar la cooperativa depende del producto, del esquema de certificación y de la comunidad, y se actualiza. **Eso se confirma con vuestro técnico o con la certificadora**; aquí se describe cómo organizar la recogida para que en campaña no haya que perseguir a nadie.
›¿Y los socios que no usan móvil?
Se recoge en papel y lo sube quien atiende en la cooperativa: lo importante es que quede enlazado al socio.
›¿Hay que guardar la documentación de socios que se van?
Sí, por el periodo que corresponda a lo que aportaron mientras estuvieron.
›¿Se puede dar acceso al técnico de campo?
Sí, acotado; suele ser quien más rápido detecta lo que falta.
Un caso real
La situación
Una cooperativa pide los certificados a los socios cuando ya ha empezado la recolección.
Qué haces
- Traslada la campaña de documentación a los meses previos
- Comprueba antes de abrir y decide por escrito qué hacer con quien no esté al día
Qué consigues
En campaña solo se recibe producto, y el simulacro de trazabilidad del cliente se responde en minutos.
La situación
Una cooperativa con trescientos socios empieza campaña y no sabe cuáles tienen el cuaderno al día.
Qué haces
- Consulta el estado de todos antes de la primera entrega
- Pide y recuerda de forma automática a los que faltan
- Bloquea la entrada solo a quien de verdad no puede entregar
Qué consigues
La campaña arranca con la mayoría al día y la excepción se gestiona con nombre y apellidos.
La situación
Un socio entrega y su documentación caducó en marzo.
Qué haces
- Registra vencimientos por socio
Qué consigues
El aviso llega antes de la recogida.
La situación
Un cliente pide justificar el origen de una partida.
Qué haces
- Consulta qué socios compusieron ese lote
Qué consigues
Se contesta por partida.
La situación
Los cuadernos llegan en papel y en cinco formatos.
Qué haces
- Pide documentos concretos con un mismo destino
Qué consigues
Lo recibido es comparable.
La situación
Perseguir a trescientos socios ocupa a dos personas.
Qué haces
- Deja que el recordatorio salga solo
Qué consigues
Las dos personas revisan en lugar de insistir.
La situación
Un socio pequeño no usa el correo.
Qué haces
- Mándale el enlace por el canal que sí usa
Qué consigues
Entrega igual y queda registrado.
La situación
Se mezclan entregas de socios con y sin certificación.
Qué haces
- Registra qué entró en cada lote
Qué consigues
Se puede decir qué salió de dónde.
Este artículo responde a
- documentación de socios de una cooperativa
- trazabilidad de aportaciones de socios
- cooperativa agraria papeleo campaña
- certificaciones de los socios