Casos de uso por sector
Despachos y asesorías: dejar de perseguir a los clientes
Altas de cliente, encargos firmados y documentación que llega sin llamar por teléfono.
En un despacho, la parte que no se factura es perseguir al cliente para que mande lo que hace falta. Es también la que peor sienta a las dos partes: tú porque llamas por tercera vez, y el cliente porque no recuerda qué le pediste ni dónde lo dejó.
El alta, que es donde se pierde el tiempo
Un alta típica son entre seis y diez documentos: identificación, titularidad real, poderes, últimas declaraciones, escrituras. Pedidos por correo llegan a plazos y se mezclan con el resto del hilo. Pedidos como un proceso, cada uno tiene su casilla y el cliente ve qué le falta.
La hoja de encargo, antes de trabajar
Es la que más se firma tarde y la que peor sienta reclamar. Enviada a firmar desde el mismo circuito que la documentación —y con firma avanzada, porque es donde puede haber discusión— se resuelve el mismo día en vez de quedar pendiente hasta que hay que facturar.
Ten en cuenta
En clientes autónomos o pequeños, WhatsApp funciona mucho mejor que el correo. Cambiar de canal en el primer recordatorio suele bastar para desatascar.
Prevención de blanqueo
Lo que se revisa en una inspección no es solo que tengas la identificación: es que la pidieras, cuándo la pediste y qué te entregaron. Un expediente fechado responde a eso; una carpeta con PDF, solo a la primera mitad.
Preguntas frecuentes
›¿El cliente tiene que registrarse?
No. Abre un enlace y sube sus documentos desde el móvil.
›¿Puedo usar el mismo proceso para todos los clientes?
Suele salir mejor uno por tipo: no se pide lo mismo a una sociedad que a un particular.
›¿Sirve para el archivo del expediente del asunto?
Sí: cada asunto es un expediente con sus documentos, sus datos y su histórico fechado.
›¿Y si el cliente manda un documento equivocado?
Lo vuelve a subir con el mismo enlace y quedan las dos versiones, con la fecha de cada una.
Un caso real
La situación
Una asesoría da de alta a quince clientes en enero y cada alta lleva ocho documentos.
Qué haces
- Ejecuta el proceso de alta para los quince de una vez
- Deja que los recordatorios salgan solos, el segundo por WhatsApp
- Manda la hoja de encargo a firmar en cuanto la documentación está completa
Qué consigues
Ciento veinte documentos reunidos sin una sola llamada, y quince encargos firmados antes de empezar a trabajar.
La situación
Una asesoría con trescientos clientes dedica la primera semana de cada mes a perseguir documentación.
Qué haces
- Lanza la petición a todos con la misma plantilla
- Deja que el recordatorio salga solo
- Consulta qué falta por cliente en lugar de por bandeja
Qué consigues
La primera semana del mes se recupera y en el día 5 se sabe exactamente quién falta.
La situación
Un cliente pregunta qué le falta y hay que mirarlo a mano.
Qué haces
- Le enseña su propia lista de pendientes
Qué consigues
Contesta él solo sin llamada.
La situación
La documentación de un cliente vive en el correo de quien lo lleva.
Qué haces
- Reúne el expediente en un sitio común
Qué consigues
La respuesta no depende de quién esté.
La situación
Un cliente se marcha y hay que entregarle todo lo suyo.
Qué haces
- Consulta su expediente completo
Qué consigues
La entrega se prepara en horas.
La situación
El cliente manda por cuatro canales distintos.
Qué haces
- Acuerda un único canal de entrega
Qué consigues
Deja de haber entregas que se pierden.
La situación
Un documento del cliente caduca y nadie lo nota.
Qué haces
- Registra vencimientos por cliente
Qué consigues
El aviso llega antes de que afecte.
La situación
Cada cierre se persigue lo mismo a los mismos.
Qué haces
- Reutiliza el proceso de un periodo al siguiente
Qué consigues
El segundo cierre cuesta una fracción.
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