Consigne
Cómo enviar un documento a firmar
Subes el documento, dices quién firma y con qué nivel, y recibes el PDF firmado con su prueba.
Consigne sirve para que alguien firme un documento y que esa firma sirva como prueba después. No es «mandar un PDF y que te lo devuelvan escaneado»: lo que se produce al final es un documento con la firma incrustada, la fecha certificada y el registro de quién firmó, cuándo y desde dónde.
Cómo se envía, paso a paso
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Entra en Consigne y pulsa «Nueva solicitud de firma»
También puedes empezar desde una carpeta si ya sabes dónde quieres archivarlo.
- 2
Sube el documento
Lo normal es un PDF. Si subes otro formato, se convierte a PDF para poder firmarlo.
- 3
Añade los firmantes
Nombre, correo y teléfono de cada uno. El teléfono hace falta si vas a exigir firma avanzada.
- 4
Coloca dónde firma cada uno
Arrastras el recuadro de firma sobre el PDF, en la página y el sitio que quieras. Cada firmante tiene el suyo.
- 5
Elige el nivel y el orden
Firma simple o avanzada por cada persona, y si son varios, si firman en secuencia o a la vez.
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Ajusta lo opcional y confirma
Fecha límite, recordatorios automáticos, un mensaje personal para cada firmante y a quién mandar copia del documento cerrado.
Ojo con esto
Revisa el documento antes de enviarlo. Una vez sale, si te has equivocado hay que cancelar la solicitud y empezar de nuevo: no se puede sustituir el archivo por debajo, porque entonces la firma no probaría nada.
Cuando firman varios: orden o a la vez
Elige orden cuando importa quién firma primero —el empleado antes que la dirección, el arrendatario antes que el propietario— y a la vez cuando no importa y lo que quieres es acabar cuanto antes.
Seguir el estado
Mientras la solicitud está abierta ves en qué punto está cada persona: si se le envió, si abrió el enlace, si firmó o si lo rechazó. Desde ahí puedes mandarle un recordatorio a mano sin esperar al automático.
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Enviada | Salió el aviso y nadie ha abierto todavía | Esperar o recordar |
| Abierta | Alguien abrió el enlace pero no ha firmado | Recordar; suele indicar dudas |
| Firmada en parte | Han firmado unos sí y otros no | Recordar solo a quien falta |
| Completada | Han firmado todos | Descargar el PDF y su prueba |
| Rechazada | Un firmante se negó, con su motivo | Corregir y volver a enviar |
| Cancelada | La paraste tú | Crear una nueva |
| Caducada | Se pasó la fecha límite | Volver a enviar con nueva fecha |
Preguntas frecuentes
›¿El firmante tiene que crearse una cuenta?
No. Recibe un enlace y firma desde el móvil o el ordenador sin registrarse en ningún sitio.
›¿Puedo pedirle además que rellene algún dato?
Sí. Se pueden añadir campos rellenables sobre el documento —una fecha, un número de cuenta, una casilla de conformidad— y el firmante los completa antes de firmar.
›¿Puedo mandar varios documentos en una misma solicitud?
Sí, se pueden incluir varios documentos en la misma petición de firma, de modo que la persona los firme de una tacada.
›¿Qué pasa si alguien rechaza firmar?
La solicitud queda como rechazada, con el motivo que haya indicado, y nadie más firma. Corriges lo que haga falta y envías una nueva.
›¿Puedo cancelar una firma ya enviada?
Sí, mientras no esté completada. Los enlaces dejan de funcionar y queda registrado que la cancelaste tú y cuándo.
Un caso real
La situación
Recursos Humanos incorpora a una persona el lunes y necesita el contrato firmado antes de que empiece.
Qué haces
- Sube el contrato y añade dos firmantes: la persona y la dirección
- Pone firma avanzada para la persona y firma en orden
- Activa recordatorio automático a las 24 horas
Qué consigues
El lunes hay un PDF firmado por ambas partes, con sello de tiempo y prueba de quién firmó y desde dónde.
La situación
Se manda a firmar por correo y nadie sabe quién ha firmado.
Qué haces
- Envía el documento y consulta el estado de cada firmante
Qué consigues
El seguimiento deja de ser una cadena de correos.
La situación
Hay que firmar con cuatro personas de dos empresas.
Qué haces
- Añade a los cuatro firmantes al mismo envío
Qué consigues
Todos firman el mismo documento y queda una sola copia final.
La situación
El firmante no tiene certificado ni quiere instalar nada.
Qué haces
- Elige el nivel que no lo exige
Qué consigues
Se firma el mismo día desde el navegador.
La situación
Se firma en papel y luego se escanea.
Qué haces
- Envía el PDF a firmar directamente
Qué consigues
Se ahorra el circuito de imprimir, firmar y escanear.
La situación
Hace falta el documento firmado para adjuntarlo a un expediente.
Qué haces
- Guarda el resultado en el expediente que corresponde
Qué consigues
La firma queda donde se va a buscar.
Este artículo responde a
- cómo mando un documento a firmar
- firma electrónica de contratos
- enviar un contrato a firmar por varias personas
- el firmante necesita cuenta
- qué es Consigne