Casos de uso por sector
El que ganó el contrato y lo subcontrata entero
Firmasteis vosotros y trabaja otro. Ante el centro sigue habiendo un solo nombre en el contrato, y es el vuestro.
Ganáis el contrato de mantenimiento de doce centros y no tenéis doce equipos: tenéis acuerdos con empresas locales que lo prestan. **El cliente no contrató a esas empresas, os contrató a vosotros**, y por tanto todo lo que pregunte lo va a preguntar en vuestro nombre. Esta posición tiene una trampa muy concreta: los papeles que os van a exigir no son vuestros, y aun así respondéis de ellos.
De qué respondéis según quién mire
| Quién mira | Qué ve | A quién se lo reclama |
|---|---|---|
| El centro | Un proveedor: vosotros | A vosotros |
| El subcontratado | Un cliente: vosotros | A vosotros |
| Una revisión del centro | La cadena entera | A vosotros, y luego hacia abajo |
| **Vuestro seguro** | **Quién hizo el trabajo de verdad** | **A quien pueda demostrarlo** |
Importante
**Sois la posición que peor información tiene sobre lo que realmente pasa, y la que más rápido tiene que contestar sobre ello.** Quien está en el centro lo ve; el centro lo padece; vosotros os enteráis por un parte que llega el día 5 del mes siguiente, si llega. Cerrar esa distancia no es un asunto de control: es lo único que os permite contestar sin llamar por teléfono a alguien que quizá no coja.
Lo que hay que montar antes del primer servicio
- 1
Qué se exige a cada subcontratado, escrito y por adelantado
Y no menos de lo que el centro os exige a vosotros, o la diferencia la pagáis vosotros.
- 2
Cómo llega lo suyo sin perseguirlo
Es documentación de terceros, así que hay que pedirla y hay que recordarla.
- 3
Qué evidencia deja cada servicio prestado
El parte, quién lo hizo y cuándo. Si no queda, no ocurrió a efectos de responder.
- 4
Qué pasa si un subcontratado subcontrata
Si no lo decidís vosotros, lo decide él.
Ojo con esto
El error clásico de esta posición es **exigir a la subcontrata menos de lo que el cliente os exige a vosotros**, normalmente porque exigirle todo la haría más cara o más lenta. Esa diferencia no desaparece: se queda en vuestro balance como un hueco que se abre solo el día que alguien pregunta. Y suele descubrirse en el peor momento posible, que es cuando ya ha pasado algo y hay que enseñar los papeles del que estaba allí.
Ten en cuenta
Qué responsabilidad asume quien subcontrata frente al cliente y frente a la administración, y qué obligaciones de comprobación tiene sobre sus proveedores, **depende del tipo de contrato y del sector, y lo concreta vuestro asesor**. Aquí se explica la parte que sí controláis del todo: qué pedís, cómo os llega y qué queda registrado de cada servicio.
›¿Puedo pedirle a mi subcontrata lo mismo que me piden a mí?
Es lo recomendable. La diferencia entre lo que os piden y lo que pedís es vuestro riesgo.
›¿Tengo que enseñar al cliente los papeles de mi proveedor?
Depende del contrato, pero conviene poder hacerlo aunque no os lo pidan todavía.
›¿Y si el subcontratado no me manda nada?
Es el escenario normal. Por eso la petición tiene que insistir sola.
Un caso real
La situación
El cliente pide la documentación de la empresa que prestó el servicio, que no es la vuestra.
Qué haces
- Guarda el expediente de cada subcontratado junto al contrato al que sirve
Qué consigues
Se entrega sin llamar a nadie ni esperar a que conteste.
La situación
Cada subcontratado manda lo suyo cuando se acuerda, en el formato que quiere.
Qué haces
- Pide documentos concretos y recuerda hasta que llegan
Qué consigues
Lo que llega es comparable entre las doce empresas.
La situación
Al subcontratado se le exige menos de lo que el cliente exige a vosotros.
Qué haces
- Deja escrito qué se pide y comprueba que está completo
Qué consigues
El hueco se ve antes de que alguien pregunte por él.
La situación
El parte del servicio de un centro llega el mes siguiente o no llega.
Qué haces
- Recoge la evidencia del trabajo cuando se hace y donde se hace
Qué consigues
El mes se cierra con lo que ocurrió y no con lo que se recuerda.
La situación
Un subcontratado subcontrata a su vez y os enteráis después.
Qué haces
- Registra qué empresas están autorizadas por contrato
Qué consigues
La cadena deja de crecer sin que nadie lo sepa.
La situación
Doce centros, doce empresas y ninguna vista general de quién está al día.
Qué haces
- Muestra el estado de todos los proveedores a la vez
Qué consigues
Se actúa sobre los dos que fallan y no sobre los doce.
Este artículo responde a
- responsabilidad si subcontrato el servicio
- documentacion de mis subcontratas ante el cliente
- el cliente pide papeles de una empresa que no es la mia
- como controlo lo que hacen mis proveedores