Construcción
El que proyectó y recibe preguntas años después
Aquello se calculó hace ocho años con unos datos y unos criterios. Hoy alguien pregunta por ello y solo existe lo que archivasteis.
Firmasteis un proyecto, se construyó, y pasaron años. Hoy llega una pregunta: una ampliación, un cambio de uso, un incidente, una revisión. **Quien pregunta no quiere saber si trabajasteis bien: quiere saber con qué datos y con qué criterios se decidió aquello**, y esa respuesta no está en el proyecto que entregasteis, sino en lo que hay detrás de él.
Lo que se pregunta y dónde vive la respuesta
| La pregunta | Dónde está la respuesta | Si no se archivó |
|---|---|---|
| ¿Qué se proyectó? | En el proyecto entregado | Suele existir |
| ¿Con qué datos de partida? | En los anexos y los estudios | **Se pierde primero** |
| ¿Qué criterio se aplicó? | En el cálculo, no en el plano | No se puede deducir |
| **¿Qué se construyó de verdad?** | **En las modificaciones de obra** | **Casi nunca vuelve al proyectista** |
Importante
**Lo que se pierde primero no es el proyecto: son los datos de partida.** El proyecto entregado sobrevive porque hay copias en varios sitios. Lo que desaparece es el estudio geotécnico que os pasaron, el aforo que os dieron, la hipótesis que os confirmaron por correo — todo lo que os llegó de fuera y sobre lo que se calculó. Y son exactamente lo que hace falta para explicar, años después, por qué se decidió lo que se decidió.
Lo que hay que archivar pensando en dentro de diez años
- 1
Los datos de partida y quién los aportó
Con fecha. Sobre eso se calculó, y no era vuestro.
- 2
Los criterios y la normativa aplicada
Con su versión: cambia, y lo que valía entonces valía.
- 3
Lo que se modificó durante la obra
Es lo que os separa de lo realmente construido.
- 4
Y qué versión es la definitiva
Con varias circulando, la pregunta será siempre cuál.
Ojo con esto
El riesgo específico de esta posición es que **se os pregunte por algo que se construyó distinto a como lo proyectasteis**. Pasa a menudo, casi siempre por razones razonables tomadas en obra, y no siempre vuelve al proyectista. Años después la pregunta llega a quien firmó, no a quien decidió el cambio. Tener archivado qué se modificó, quién lo decidió y cuándo os lo comunicaron —o que no os lo comunicaron— es la diferencia entre explicar y cargar.
Ten en cuenta
Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación de un proyecto, qué responsabilidad alcanza al proyectista y durante qué plazos **lo determina la normativa aplicable, y lo concreta vuestro colegio profesional o vuestro asesor**. Aquí se explica lo organizativo: qué archivar para poder explicar una decisión técnica una década después.
›¿Cuánto tiempo hay que guardarlo?
Más de lo que dura el proyecto, y el plazo exacto lo concreta vuestro asesor.
›¿Guardo también los datos que me dieron otros?
Sobre todo esos. Son la base del cálculo y no son vuestros.
›¿Y si se construyó distinto a lo proyectado?
Archivad qué se cambió y qué se os comunicó. Es lo que os sitúa.
Un caso real
La situación
Preguntan por un proyecto de hace ocho años.
Qué haces
- Conserva el expediente completo con su fecha
Qué consigues
Se contesta con lo archivado y no con recuerdos.
La situación
Los datos de partida que aportaron otros ya no aparecen.
Qué haces
- Guarda lo recibido de terceros junto al proyecto
Qué consigues
La base del cálculo sigue existiendo.
La situación
Circulan varias versiones y no se sabe cuál se construyó.
Qué haces
- Conserva las versiones con fecha en vez de sustituirlas
Qué consigues
Se puede decir qué valía en cada momento.
La situación
Se modificó algo en obra y no llegó al proyectista.
Qué haces
- Deja constancia de qué se comunicó y cuándo
Qué consigues
La posición de cada uno queda documentada.
La situación
El expediente vive en el ordenador de quien lo firmó.
Qué haces
- Guarda los proyectos fuera de equipos personales
Qué consigues
La salida de una persona no se lleva el archivo.
La situación
Hay que entregar documentación a un tercero sin dar de más.
Qué haces
- Controla qué documentos se comparten y con quién
Qué consigues
Se entrega lo pedido y no lo que había al lado.
Este artículo responde a
- cuanto tiempo guardo los calculos de un proyecto
- me preguntan por un proyecto de hace anos
- que version del proyecto se construyo
- documentacion de proyecto y modificaciones en obra