Industria
Vender maquinaria: la documentación que va con ella
Lo que entregáis con la máquina os acompaña durante toda su vida útil.
Cuando entregáis una máquina, entregáis también un paquete documental que va a sobrevivir a la venta: el cliente lo va a necesitar en cada inspección, cada cambio de operario y cada reventa. Y cuando no lo encuentre, os va a llamar a vosotros — cinco, ocho o doce años después.
Lo que va con la máquina
| Documento | Para qué lo usa el cliente | Cuándo os lo pedirá |
|---|---|---|
| Declaración de conformidad | Justificar que puede usarla | En su primera inspección |
| Manual de instrucciones | Formar a quien la maneja | Cada vez que cambia de operario |
| Documentación de mantenimiento | Cumplir con las revisiones | Todos los años |
| Certificados de componentes críticos | Ante un incidente | En el peor momento |
Importante
Entregarlo con acuse firmado es lo que evita el problema de dentro de cinco años. Sin acuse, la conversación es «yo eso no lo recibí» y no hay forma de cerrarla — con acuse se reenvía y se acabó.
Lo que conviene guardar en vuestro lado
La primera fila es la que más se descuida. Si el manual cambia entre unidades y no consta cuál llevaba cada una, responder a una consulta de postventa se convierte en adivinar.
Ojo con esto
Si modificáis una máquina ya entregada, la documentación anterior puede haber dejado de describir lo que hay instalado. Es el punto donde una reventa o un incidente destapan una discrepancia que nadie sabía que existía.
Ten en cuenta
Entregar la documentación en digital con acuse firmado resuelve además el caso de la reventa: el segundo comprador la pide, y vosotros podéis decir exactamente qué se entregó y a quién.
›¿Puedo entregarlo solo en digital?
Depende de lo que exija la normativa de vuestro producto; consultadlo.
›¿Y si el cliente pierde el manual?
Con el registro de entrega sabéis qué versión tenía y se reenvía.
›¿Cuánto conservo esta documentación?
La vida útil de la máquina suele ser larga; confirmadlo con vuestro asesor.
Un caso real
La situación
Un fabricante recibe una consulta sobre una máquina vendida hace nueve años y no sabe qué manual llevaba.
Qué haces
- Asocia manual y certificados al número de serie en cada entrega
- Entrega con acuse firmado
Qué consigues
Las consultas de postventa se responden en minutos, incluso las de máquinas revendidas.
La situación
Se entrega la máquina y la documentación va después.
Qué haces
- Entrega el expediente con la máquina
Qué consigues
El cliente recibe lo que la ampara.
La situación
El cliente pide el manual años después.
Qué haces
- Conserva el expediente por número de serie
Qué consigues
Se entrega sin reconstruir.
La situación
Cada máquina lleva una configuración distinta.
Qué haces
- Guarda qué configuración salió en cada una
Qué consigues
Se contesta por unidad.
La situación
Se sustituye un componente y la documentación sigue igual.
Qué haces
- Actualiza el expediente con cada cambio
Qué consigues
El papel describe lo que se entregó.
La situación
Un cliente reclama y no se sabe qué versión tenía.
Qué haces
- Consulta el expediente de esa unidad
Qué consigues
La reclamación se resuelve con datos.
Este artículo responde a
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- qué papeles acompañan a un equipo industrial
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