Integraciones
Qué pedir a vuestra informática antes de integrar
Cinco preguntas que evitan tres meses de reuniones y una integración que nadie usa.
La mayoría de las integraciones que fracasan no lo hacen por un problema técnico: fracasan porque nadie acordó antes qué se sincroniza, en qué dirección y quién manda cuando los dos sistemas dicen cosas distintas. Eso se decide en una conversación de media hora, no en el código.
Las cinco preguntas
- 1
¿Qué dato exactamente, y en qué dirección?
«Sincronizar proveedores» no es una respuesta. «El NIF, el nombre y el estado documental, de aquí hacia el ERP» sí lo es.
- 2
¿Quién manda si los dos cambian?
La pregunta que casi nadie hace y la que causa todos los líos posteriores.
- 3
¿Cada cuánto?
En el momento, cada hora o cada noche. Cambia el trabajo y cambia el coste.
- 4
¿Qué pasa cuando falle?
Porque va a fallar algún día. Quién se entera y qué hace mientras tanto.
- 5
¿Quién lo mantiene dentro de un año?
Si la respuesta es «el que lo hizo» y esa persona puede irse, hay un problema pendiente.
Importante
La segunda es la decisiva. Sin una regla clara de quién manda, la primera vez que los dos sistemas discrepen alguien corregirá a mano en los dos sitios, y a partir de ahí nadie se fía de ninguno.
Lo que conviene llevar a esa reunión
| Llevad | Para qué |
|---|---|
| El caso concreto, no «integrar» | Una integración sin caso de uso no se termina nunca |
| Quién sufre hoy el trabajo manual | Es quien sabrá si el resultado sirve |
| Cuánto tiempo se pierde ahora | Es la única forma de saber si compensa |
| Y la opción de no integrar | A veces exportar un fichero al mes basta |
Ojo con esto
La última fila no es retórica. Muchas integraciones se plantean para ahorrar un trabajo que ocurre dos veces al mes; el mantenimiento cuesta más que ese trabajo. Comprobadlo antes de empezar, no después.
Las tres formas, de menor a mayor esfuerzo
Ten en cuenta
Empezar por lo primero y ver si con eso basta es casi siempre la decisión correcta. Se puede ampliar después; desmontar una sincronización bidireccional mal planteada es mucho más caro.
›¿Necesitamos programador?
Para lo primero, poco. Para lo tercero, sí y con continuidad.
›¿Cuánto tarda?
La parte técnica, días. El acuerdo sobre qué se sincroniza, lo que tardéis en decidirlo.
›¿Y si no tenemos informática?
Entonces la opción de exportar e importar a mano es probablemente la buena.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere sincronizar proveedores con su ERP en ambos sentidos.
Qué haces
- Responde a las cinco preguntas y descubre que solo necesita el estado documental hacia el ERP
- Monta avisos en una dirección
Qué consigues
Lo resuelve en días en lugar de meses, y el mantenimiento no depende de nadie en concreto.
La situación
Se pide integrar sin saber qué campos hacen falta.
Qué haces
- Lleva el flujo concreto y la lista de campos
- Indica qué dispara qué y con qué frecuencia
Qué consigues
Informática estima con datos en lugar de con una intención.
La situación
Informática pregunta por el calendario de actualizaciones y nadie lo ha mirado.
Qué haces
- Consulta cuándo cambia cada sistema antes de empezar
Qué consigues
La integración no nace obsoleta.
La situación
Se monta y nadie sabe quién la mantiene.
Qué haces
- Nombra responsable y suplente desde el principio
Qué consigues
La integración no queda huérfana.
La situación
No hay entorno de pruebas y se prueba en producción.
Qué haces
- Pide un entorno aparte para las pruebas
Qué consigues
El arranque no ensucia los datos reales.
La situación
Se acuerda de palabra qué hace cada parte.
Qué haces
- Deja escrito el reparto antes de empezar
Qué consigues
Las dudas de después se resuelven leyendo.
Este artículo responde a
- preparar una integración con nuestro erp
- qué necesito para integrar dos sistemas
- reunión con informática para una integración
- checklist antes de integrar