Legal
Justificar una ayuda pública
Lo difícil no es conseguirla: es demostrar, dos años después, que se gastó en lo que se dijo.
Una ayuda pública tiene dos momentos muy separados: cuando se solicita, con todo el mundo pendiente, y cuando se justifica o se revisa — a veces años después, con el proyecto terminado, la gente cambiada y los documentos repartidos entre tres sitios.
Lo que se pide al justificar, y de cuándo tiene que ser
| Elemento | Qué demuestra | Cuándo se genera |
|---|---|---|
| Facturas y pagos | Que el gasto existió y se pagó | Durante el proyecto |
| Que corresponde al objeto de la ayuda | Que se gastó en lo que se concedió | Se decide al gastar, no al justificar |
| Ofertas o comparativas, si se exigían | Que se eligió con criterio | Antes de contratar: después no se puede rehacer |
| Publicidad o menciones, si se exigían | Que se cumplió esa condición | Durante, y con constancia gráfica |
Importante
La tercera fila es la que más justificaciones tumba y la única que **no admite reconstrucción**. Si la convocatoria exigía pedir varias ofertas antes de contratar y solo se pidió una, eso no se arregla con un documento hecho después: la fecha delata. Lo que hay que atrapar es el momento previo a contratar, que es justo cuando nadie está pensando en la justificación.
Cómo se organiza desde el principio
- 1
Un expediente por ayuda, no por proyecto
El proyecto puede tener más gasto del subvencionado; mezclarlos complica la justificación.
- 2
Cada gasto enlazado a su justificante desde el día uno
Factura, pago y el criterio por el que entra en la ayuda.
- 3
Las condiciones de la convocatoria, dentro y a la vista
Es lo que nadie relee y donde están las obligaciones que se olvidan.
- 4
Y la constancia de lo que no es un gasto
Fotos de la publicidad exigida, actas, listas de asistentes: se pierde siempre.
Ojo con esto
El matiz que sorprende años después: **la revisión no la hace quien concedió la ayuda ni necesariamente en el plazo que esperáis**. Puede llegar mucho después, de otro organismo y con otro criterio, y lo que se comprueba es lo que consta, no lo que recordáis. Por eso el expediente de una ayuda se conserva bastante más allá del final del proyecto, y se conserva completo.
Si algo no se puede justificar
Esto último no es una cuestión moral: una justificación que se cae entera pone en duda el resto, y las consecuencias suelen ir más allá de esa ayuda concreta.
Ten en cuenta
Qué exige cada convocatoria, qué plazos de conservación aplican y cómo se justifica varían por programa y por administración, y cambian con cada convocatoria. **Eso se lee en las bases y se confirma con vuestro asesor**; aquí se describe qué conviene ir guardando desde el primer día para que esa justificación sea posible.
›¿Y si el proveedor ya no existe cuando piden la factura?
La factura la tenéis vosotros: lo que hace falta es haberla guardado, no que él siga.
›¿Sirve un correo como comparativa de ofertas?
Depende de las bases; guardadlo igual, con fecha, y preguntad antes de contratar.
›¿Cuánto tiempo hay que conservarlo?
Más de lo que dura el proyecto, y bastante más de lo que la gente asume.
Un caso real
La situación
Una empresa recibe una revisión de una ayuda de hace tres años y le piden las ofertas comparadas.
Qué haces
- En la siguiente ayuda, guarda las ofertas en el expediente antes de contratar
Qué consigues
La justificación deja de depender de reconstruir algo que solo se podía capturar entonces.
La situación
La justificación se prepara al final del proyecto.
Qué haces
- Guarda los justificantes según se generan
Qué consigues
La justificación se prepara sin campaña.
La situación
Falta un justificante de hace un año.
Qué haces
- Registra qué se pidió y qué se obtuvo
Qué consigues
El hueco se cierra mientras es fácil.
La situación
Los justificantes están repartidos por áreas.
Qué haces
- Reúne todo en el expediente del proyecto
Qué consigues
Se ve de una vez qué hay y qué falta.
La situación
Se descubre que un gasto no encaja al justificar.
Qué haces
- Revisa el encaje al registrar el gasto
Qué consigues
El problema se detecta cuando se puede corregir.
La situación
Una revisión pregunta años después.
Qué haces
- Conserva el expediente completo con su fecha
Qué consigues
Se contesta con el archivo.
Este artículo responde a
- justificación de una subvención documentación
- me piden justificar una ayuda de hace dos años
- qué guardar de un proyecto subvencionado
- revisión de una subvención qué piden