Legal
Permisos de trabajadores extranjeros
Documentación que es de la persona y no de la empresa, con fechas propias, y que si vence detiene el trabajo.
Para una empresa con personal extranjero —o para el despacho que la asesora— esta es una de las pocas caducidades que no admite margen: cuando un permiso vence, la persona no puede seguir trabajando, y eso no es un problema documental, es un problema de plantilla el lunes por la mañana.
Qué lo hace distinto de otras caducidades
| Aspecto | Un certificado de empresa | Un permiso de una persona |
|---|---|---|
| De quién es | De la empresa | De la persona: lo lleva consigo |
| Quién puede renovarlo | Vosotros | Solo esa persona, con su documentación |
| Cuánto tarda | Días o semanas | Lo que tarde la administración |
| Qué pasa si vence | Un hallazgo | No puede trabajar |
Importante
La segunda fila es la que obliga a organizarse distinto: **no podéis renovarlo vosotros, así que el aviso tiene que llegarle a él y a vosotros a la vez**. Un recordatorio interno no sirve de nada si la persona no reúne sus papeles con tiempo; y avisar cuando queda un mes es tarde para muchos trámites. Esta es de las pocas fechas en las que el margen razonable se cuenta en meses, y en las que conviene preguntar cómo va, no dar por hecho que está en marcha.
Cómo se lleva sin invadir lo que no toca
- 1
Guardar la fecha de vigencia, no una copia de todo
Lo que necesitáis controlar es hasta cuándo, no el detalle personal.
- 2
Aviso doble y con meses de antelación
A la persona y a quien lleve el personal.
- 3
Y un punto de contacto claro para dudas
Mucha gente no pregunta por no exponerse; que sepa a quién.
Ojo con esto
Sobre qué guardar: **esta documentación contiene datos personales sensibles y no todo lo que la persona os enseña tiene que quedarse en vuestro archivo**. Comprobar y anotar la vigencia no es lo mismo que conservar una copia completa de todo. Guardar de más aquí no os protege más: os obliga a custodiar información que no necesitáis, y en una revisión eso es lo que se pregunta. **Qué se puede conservar y durante cuánto lo concreta vuestro asesor.**
Lo que conviene tener previsto
Ten en cuenta
Qué tipos de permiso existen, qué requisitos tiene cada uno, qué plazos aplican y qué obligaciones tenéis como empleadores lo determina la normativa de extranjería y de empleo de vuestro país. **Eso lo lleva vuestro asesor o el despacho especializado**; aquí solo se trata de que la fecha no llegue por sorpresa.
›¿Puedo pedir copia del permiso?
Comprobarlo sí; qué copia podéis conservar, preguntadlo antes de archivar.
›¿Y si la persona no lo renueva a tiempo?
Es una situación laboral, no documental: consultadlo antes de que ocurra.
›¿Sirve el mismo control para desplazamientos a otro país?
No: eso es otra cosa y va por otro camino.
Un caso real
La situación
Una empresa descubre a tres semanas vista que el permiso de un técnico vence y el trámite tarda meses.
Qué haces
- Avisa a la persona y a personal con meses de antelación y pregunta cómo va
Qué consigues
El trámite arranca con tiempo y el puesto no se queda sin cubrir de un día para otro.
La situación
Un permiso caduca y la persona sigue trabajando.
Qué haces
- Registra vencimientos por persona
Qué consigues
El aviso llega con margen para renovar.
La situación
La renovación se pide con dos semanas de margen.
Qué haces
- Avisa con la antelación que el trámite necesita
Qué consigues
El plazo real se respeta.
La situación
La documentación está en el expediente de recursos humanos y en otro sitio.
Qué haces
- Reúne todo en el expediente de la persona
Qué consigues
La consulta es una sola.
La situación
Un cliente pide acreditar al personal de un servicio.
Qué haces
- Consulta el expediente de cada persona
Qué consigues
Se entrega sin recomponer nada.
La situación
Entra alguien nuevo y falta su documentación.
Qué haces
- Comprueba qué falta antes de asignarlo
Qué consigues
El alta se resuelve antes del primer día.
Este artículo responde a
- control de permisos de trabajo de empleados
- caduca el permiso de un trabajador
- documentación de extranjería en la empresa
- renovar el permiso a tiempo