Normativa y sostenibilidad
Cuando el documento que pedís lleva datos personales
Pedís un certificado de una empresa y os llega con nombres, DNI y nóminas dentro. A partir de ahí sois responsables de eso.
Se pide «la documentación de la subcontrata» y llega una carpeta con el listado de trabajadores, sus DNI, sus contratos y a veces sus nóminas. Nadie lo pidió así, pero ya está dentro. Y lo que hay dentro son datos de personas que no trabajan para vosotros y a las que nunca habéis preguntado nada.
Las tres preguntas que hay que hacerse antes de pedir
| Pregunta | Si la respuesta es floja… |
|---|---|
| ¿Para qué necesito este dato? | No lo pidáis. Es el filtro que más papel evita |
| ¿Me vale una versión con menos datos? | Pedid esa: casi siempre existe |
| ¿Cuánto tiempo me hace falta? | Si no sabéis contestarlo, se quedará para siempre |
| ¿Quién de mi empresa tiene que verlo? | «Todos» nunca es la respuesta correcta |
Importante
La regla práctica que resuelve el 90 % de los casos: **pedid la prueba, no el documento entero**. Para saber que alguien está de alta y cubierto casi nunca hace falta su nómina; para saber que un conductor puede conducir ese camión no hace falta su historial médico completo. Cada dato de más que entra en vuestro archivo es un dato que tenéis que proteger, justificar y borrar algún día — y que os pueden reclamar. **El papel que no pedís es el único que no da problemas.**
Lo que sí hay que dejar montado
- 1
Decir para qué lo pedís, en la propia petición
Una línea. Es lo que convierte una exigencia en una petición justificada.
- 2
Poner fecha de caducidad al documento
Guardar «por si acaso» es la decisión que nadie recuerda haber tomado.
- 3
Limitar quién puede abrirlo
Lo sensible no vive en una carpeta compartida con toda la oficina.
- 4
Y borrar cuando toca, dejando constancia de que se borró
Borrar sin rastro os deja sin poder demostrar que cumplisteis.
Ojo con esto
El punto que más gente pasa por alto: **el que os manda el documento tampoco puede mandaros lo que le dé la gana**. Si vuestra petición es tan abierta que le empuja a enviaros de más, le habéis creado un problema a él y otro a vosotros. Por eso la petición concreta —«el certificado de estar al corriente», no «la documentación laboral»— no es solo comodidad: es la forma de que los dos lados se queden con lo justo. Y cuando os llegue de más, lo sano es decirlo y pedir la versión reducida, no archivarlo callando.
Cuando alguien reclama sus datos
Ten en cuenta
Qué datos se pueden exigir a un tercero, con qué base y durante cuánto tiempo conservarlos es materia de protección de datos y depende del contexto —una subcontrata en obra no es lo mismo que un proveedor de servicios—. **Lo concreta vuestro asesor o vuestro DPD**; aquí se explica la parte que sí depende de vosotros: pedir menos y saber qué tenéis.
›¿Puedo pedir el DNI de los trabajadores de mi proveedor?
Depende de para qué. Preguntad primero si os basta con un certificado del proveedor.
›Me han mandado más de lo que pedí, ¿lo borro?
Decidlo, pedid la versión reducida y dejad constancia. Archivarlo en silencio es la peor opción.
›¿Vale con guardarlo en una carpeta compartida?
No si lleva datos personales. La pregunta no es dónde está, es quién puede abrirlo.
Un caso real
La situación
Pedís «la documentación laboral» de una subcontrata y llega con las nóminas de doce personas.
Qué haces
- Cambia la petición por el certificado concreto que necesita
- Pide la versión reducida y lo deja anotado
Qué consigues
El archivo deja de contener nóminas de gente que no trabaja para vosotros.
La situación
Alguien que trabajó para una subcontrata pregunta qué datos suyos tenéis.
Qué haces
- Busca por su nombre en los expedientes y contesta con qué hay y por qué
Qué consigues
La respuesta sale en horas porque consta quién mandó cada documento y con qué finalidad.
La situación
Un certificado con datos personales lleva cuatro años en una carpeta compartida con toda la oficina.
Qué haces
- Limita quién puede abrirlo y le pone fecha de borrado
Qué consigues
Lo sensible deja de estar al alcance de quien no lo necesita, y con fecha de caducidad.
La situación
Llega un certificado con nóminas dentro y se archiva sin más.
Qué haces
- Comprueba qué contiene antes de guardarlo
Qué consigues
Se sabe qué se está custodiando.
La situación
Todo el equipo puede abrir esa carpeta.
Qué haces
- Limita quién ve lo que contiene datos personales
Qué consigues
El acceso deja de ser general por defecto.
La situación
Se conserva indefinidamente por si acaso.
Qué haces
- Aplica un plazo de conservación
Qué consigues
Se conserva lo que tiene motivo y plazo.
Este artículo responde a
- puedo pedir el dni de los trabajadores de mi proveedor
- documentacion de subcontrata con datos personales
- cuanto tiempo guardo datos de terceros
- que datos puedo exigir a un proveedor