Trazabilidad y cumplimiento
Cuando alguien pide que borres sus datos
Qué se puede borrar, qué hay que conservar y por qué eso no es una contradicción.
Llega la petición y la reacción instintiva es una de dos: borrarlo todo deprisa, o no borrar nada por miedo. Las dos son malas. La respuesta correcta separa lo que hay que conservar de lo que no había motivo para tener.
Las tres categorías
| Qué es | Qué se hace |
|---|---|
| Datos que guardáis sin motivo actual | Se eliminan. Es lo que la petición pide y lo que no deberíais tener |
| Datos con obligación legal de conservación | Se conservan, y se le explica por qué y hasta cuándo |
| Evidencias de una firma o de una entrega | Se conservan mientras el documento tenga efectos |
Importante
Una firma no se borra. No es una limitación técnica: una firma que pudiera hacerse desaparecer a petición del firmante no probaría nada, y entonces ningún documento firmado valdría. Eso se le explica; no se discute.
Qué hacer, en orden
- 1
Comprueba quién pide
Que sea la persona a la que se refieren los datos. Una petición de borrado es también un vector de suplantación.
- 2
Habla con quien lleve protección de datos
En vuestra empresa hay alguien responsable de esto, aunque no se llame así. Hay plazos.
- 3
Separa las tres categorías
Con la política de conservación delante, no de memoria.
- 4
Responde explicando
Qué se ha eliminado, qué se conserva y por qué. Una respuesta razonada cierra casi todas las peticiones.
Ojo con esto
Si hay una reclamación o un litigio en marcha que afecte a esos datos, no borres nada sin consultarlo. Borrar material relevante para un procedimiento abierto es un problema mayor que el que intentabas resolver.
Ten en cuenta
La mejor forma de responder bien a estas peticiones es no haber guardado de más. Una política de conservación aplicada de verdad convierte esto en un trámite de diez minutos.
›¿Esto es asesoramiento legal?
No. Es el criterio práctico; los plazos y las obligaciones concretas las dice vuestro asesor.
›¿Cuánto tiempo tengo para responder?
Hay plazos legales y son cortos. Por eso el primer paso es avisar a quien corresponda.
›¿Queda constancia de que lo eliminé?
Sí, y conviene: es lo que demuestra que atendisteis la petición.
Un caso real
La situación
Un extrabajador pide que se borren todos sus datos.
Qué haces
- Se elimina la copia de su DNI, que no había motivo para conservar
- Se conservan su contrato firmado y las nóminas, con su plazo legal
- Se le responde explicando las dos cosas
Qué consigues
La petición se cierra sin conflicto y de paso se deja de custodiar un documento de identidad que sobraba.
La situación
Llega una petición de borrado y no se sabe dónde está todo.
Qué haces
- Localiza dónde aparece esa persona
Qué consigues
La petición se atiende sin buscar por todas partes.
La situación
Se borra y queda una copia en otro sitio.
Qué haces
- Revisa todos los sitios antes de confirmar
Qué consigues
El borrado es completo.
La situación
Se borra algo que había que conservar por plazo.
Qué haces
- Comprueba la política antes de borrar
Qué consigues
Se distingue lo que se puede borrar de lo que no.
La situación
No consta que se atendiera la petición.
Qué haces
- Registra la petición y lo actuado
Qué consigues
La respuesta es demostrable.
La situación
La petición llega a alguien que no puede resolverla.
Qué haces
- Deja escrito quién la atiende
Qué consigues
La petición no se queda esperando.
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