Normativa y sostenibilidad
Cuando el proveedor no tiene el dato
La situación más común al empezar con normativa nueva, y qué hacer sin bloquearlo todo.
Pedís composición, origen o huella y el proveedor contesta que no lo tiene. No está mintiendo: es probable que nunca se lo hayan pedido, y que él dependa a su vez del suyo. Es la situación más común al empezar y hay que resolverla sin parar el suministro.
Qué hacer, en orden
- 1
Dejad constancia de que lo pedisteis
Con su fecha. Es lo que demuestra diligencia aunque el dato no llegue, y es lo que os van a preguntar.
- 2
Preguntad qué parte sí tiene
Rara vez es todo o nada. A menudo tiene el origen y no la huella, o al revés.
- 3
Ponedle un plazo realista
Si depende de su proveedor, dos semanas no bastan. Un plazo imposible garantiza que no conteste.
- 4
Decidid si eso cambia algo
¿Seguís comprándole? ¿Buscáis alternativa? Es una decisión comercial y conviene tomarla, no dejarla flotando.
Importante
Lo que no debéis hacer es rellenar el hueco con una estimación y darla por buena. Si lo trasladáis a un cliente como dato firme, ese número lleva vuestra firma y responde de él vuestra empresa, no el proveedor que no lo tenía.
Lo que sí podéis contestar mientras tanto
«No disponemos de ese dato a fecha de hoy; lo hemos solicitado a nuestro proveedor el día X y esperamos tenerlo en Y.» Es una respuesta profesional, verificable y muy superior a un número inventado. La mayoría de los clientes la aceptan; los que no, os están pidiendo que mintáis.
Ojo con esto
Si el mismo dato lo piden varios clientes, no lo persigáis por separado. Un expediente por proveedor con la petición hecha una vez sirve para responder a todos, y además evita que el proveedor reciba la misma petición cuatro veces.
Ten en cuenta
Cuanto antes empecéis a pedirlo, menos duele. Los proveedores que hoy no lo tienen lo irán teniendo, y los que os lo pidan a vosotros lo harán con plazos cada vez más cortos.
›¿Puedo exigirlo por contrato?
En renovaciones futuras es lo habitual; consultadlo con vuestro asesor.
›¿Y si nunca me lo da?
Es información para una decisión comercial. El expediente al menos demuestra que se pidió.
›¿Vale una declaración suya sin justificar?
Depende del dato y de a quién se lo trasladéis; preguntadlo antes de asumir que basta.
Un caso real
La situación
Un fabricante recibe de tres clientes la misma petición de origen y no la tiene de ocho proveedores.
Qué haces
- Lanza una petición única por proveedor con plazo de dos meses
- Contesta a los tres clientes lo que tiene y para cuándo el resto
Qué consigues
Conserva a los tres clientes sin inventar un dato, y a los dos meses tiene seis de los ocho.
La situación
El proveedor dice que no tiene el dato y ahí se queda.
Qué haces
- Registra la petición y la respuesta
Qué consigues
El hueco es un hallazgo documentado y no un silencio.
La situación
Se bloquea todo el expediente por un dato que falta.
Qué haces
- Avanza con el resto y deja ese punto marcado
Qué consigues
Lo que puede completarse se completa.
La situación
El proveedor no entiende qué se le pide.
Qué haces
- Le explica el dato con un ejemplo
Qué consigues
La respuesta llega en la segunda petición.
La situación
El dato lo tiene el proveedor de vuestro proveedor.
Qué haces
- Pide que lo traslade hacia atrás
Qué consigues
La cadena se recorre hasta donde está el dato.
La situación
Se inventa una estimación para rellenar.
Qué haces
- Declara que es una estimación y con qué criterio
Qué consigues
Lo declarado es defendible.
Este artículo responde a
- mi proveedor no sabe darme la composición
- proveedor sin datos de sostenibilidad
- qué hago si no consigo el dato de origen
- proveedor extracomunitario no responde datos