Primeros pasos
Conseguir que el equipo lo use
La parte que no es técnica y que decide si esto sirve de algo.
Casi todas las herramientas que se abandonan funcionaban bien. Lo que falla es el momento en que a alguien le urge algo y la vía rápida sigue siendo mandar un correo. Si esa vía sigue abierta, se usa.
Lo que funciona
- 1
Una persona, un proceso, dos semanas
Que alguien lo use de verdad para algo suyo y le funcione. Eso convence más que cualquier demostración.
- 2
Que lo cuente esa persona
Un compañero explicando cómo se ahorró tres días vale más que una formación.
- 3
Cerrar la vía antigua para ese proceso
«Las altas de proveedor van por aquí» tiene que ser una decisión, no una sugerencia.
- 4
Añadir el siguiente proceso
Cuando el primero ya sea costumbre, no antes.
Lo que no funciona
- Formar a todo el mundo el mismo día sobre algo que nadie ha usado.
- Montar doce procesos antes de que se use uno.
- Dejar que cada uno decida si lo usa: acaban conviviendo dos sistemas y ninguno completo.
Ojo con esto
Si alguien vuelve al correo, pregunta por qué antes de insistir. Casi siempre hay una razón concreta —le faltaba un permiso, el proceso no cubría su caso— y arreglarla convence más que repetir la norma.
Ten en cuenta
La señal de que ha cuajado no es que todos entren: es que alguien te diga «esto lo montamos aquí, ¿no?» sin que se lo pidas.
›¿Cuánto tarda en cuajar?
Un proceso, unas semanas. Toda un área, unos meses.
›¿Hace falta formación formal?
Rara vez. Un caso real acompañado enseña más.
›¿Y quien se resiste del todo?
Suele ser quien más papel mueve. Empieza por facilitarle a él algo concreto.
Un caso real
La situación
Una empresa forma a veinte personas en una sesión y a los dos meses no lo usa nadie.
Qué haces
- Empieza de nuevo con una sola persona y las altas de proveedor
- A las tres semanas lo cuenta ella en la reunión
- Se decide que las altas van por ahí
Qué consigues
A los tres meses lo usan doce personas, sin ninguna sesión de formación.
La situación
Se anuncia la herramienta en una reunión general y no pasa nada después.
Qué haces
- Elige un proceso concreto y una persona responsable
- Hace el anuncio cuando ya funciona
Qué consigues
Se comunica un cambio real en vez de una intención.
La situación
Cada uno sigue pidiendo documentos por correo porque le resulta más rápido.
Qué haces
- Hace que la vía nueva sea la más cómoda para quien pide
- Deja de aceptar altas por el canal antiguo cuando la nueva funciona
Qué consigues
El cambio se sostiene sin insistir cada semana.
La situación
Quien lo empuja se va de vacaciones y el uso se apaga.
Qué haces
- Reparte el proceso entre dos personas desde el principio
Qué consigues
El uso no depende de que una persona esté ese mes.
La situación
El equipo lo ve como una herramienta más que hay que aprender.
Qué haces
- Empieza por lo que quita trabajo, no por lo que añade control
Qué consigues
La primera experiencia es de ahorro y no de obligación.
La situación
Nadie sabe si se está usando o no.
Qué haces
- Mira qué procesos se lanzan y cuáles se quedan a medias
Qué consigues
La conversación sobre adopción se tiene con datos.
Este artículo responde a
- el equipo no usa la herramienta
- cómo formar a mi equipo
- adopción de una herramienta nueva
- siguen usando el correo para todo