Tu espacio de trabajo
Qué permisos dar a cada uno
Ni todos administradores ni todos de consulta: el reparto que funciona.
Los dos extremos fallan por lo mismo: nadie se para a pensar quién necesita qué. Todos administradores acaba en un borrado accidental; todos de consulta acaba en que una persona hace el trabajo de ocho.
El reparto que suele funcionar
| Perfil | Puede | No puede |
|---|---|---|
| Administrador | Todo, incluida la configuración y los permisos | — |
| Responsable | Crear procesos, lanzar envíos, aprobar | Cambiar la configuración de la organización |
| Colaborador | Trabajar sobre lo que le toca, subir y responder | Borrar, ni tocar procesos de otros |
| Consulta | Ver y descargar lo suyo | Cambiar nada |
Dos reglas prácticas
- Dos administradores, ni uno ni cinco. Con uno, si pierde el acceso nadie puede arreglarlo; con cinco, nadie se siente responsable.
- El permiso de borrar es el que más daño hace y el que menos se necesita a diario. Dalo con cuentagotas.
Importante
Un asesor externo o una gestoría no necesita ser administrador de vuestra cuenta. Dale consulta sobre lo suyo, y nada más: es vuestra información, no la suya.
Ten en cuenta
Los permisos se revisan cuando alguien cambia de puesto, no solo cuando entra. Un ascenso deja permisos viejos que ya no encajan.
Ojo con esto
Si tenéis equipos, un permiso amplio en un equipo no debería alcanzar a los documentos de otro. Comprueba el alcance, no solo el nivel.
›¿Puedo darle acceso solo a un proyecto?
Sí, acotando por equipo o por carpeta.
›¿Se ve quién hizo cada cosa?
Sí, cada acción queda con su autor.
›¿Un colaborador puede invitar a otros?
No, y conviene que sea así.
Un caso real
La situación
Una empresa de veinte personas tiene a los veinte como administradores.
Qué haces
- Deja dos administradores
- Cuatro responsables de área
- El resto, colaboradores en su equipo
Qué consigues
Nadie pierde capacidad de trabajar y desaparece el riesgo de que alguien borre un expediente entero sin querer.
La situación
Se dan permisos amplios para no bloquear a nadie.
Qué haces
- Concede lo que cada puesto necesita
Qué consigues
El bloqueo se resuelve sin abrir de más.
La situación
Un becario ve documentación sensible.
Qué haces
- Revisa qué corresponde a cada perfil
Qué consigues
Lo sensible queda donde debe.
La situación
Nadie revisa los permisos desde hace dos años.
Qué haces
- Programa una revisión periódica
Qué consigues
El acceso refleja la organización de hoy.
La situación
Un externo pide acceso a toda la carpeta.
Qué haces
- Le da acceso al expediente que necesita
Qué consigues
Ve lo suyo y nada más.
La situación
Alguien se va y sus permisos siguen activos.
Qué haces
- Retira el acceso el último día
Qué consigues
La cuenta refleja quién trabaja aquí.
Este artículo responde a
- configurar permisos de usuarios
- qué rol le doy a un compañero
- limitar lo que puede hacer alguien
- permisos por equipo