Primeros pasos
La primera hora
Qué hacer nada más entrar para saber si esto os sirve, sin montar nada.
La reacción normal al entrar por primera vez es empezar a configurar: dar de alta al equipo, importar contactos, montar la estructura. Es exactamente lo que no conviene hacer todavía, porque estaréis decidiendo cómo organizar algo que aún no sabéis cómo funciona.
Lo que sí conviene hacer, en una hora
- 1
Coged un caso real vuestro, pequeño
Un proveedor concreto, un documento concreto. Nada inventado: lo inventado no enseña nada.
- 2
Subid un documento de verdad
Uno de los feos: escaneado, torcido, con sello. Es el que os dirá cómo se comporta.
- 3
Mandad algo a firmar a vosotros mismos
Así veis lo que ve el que lo recibe, que es la mitad de la decisión.
- 4
Y buscad algo que hayáis subido
Por un dato de dentro, no por el nombre del fichero.
Importante
Ese cuarto paso es el que más gente se salta y el que mejor predice si esto os va a servir. Si podéis encontrar un documento por lo que dice dentro, habréis resuelto la mitad de vuestro problema aunque no configuréis nada más.
Lo que puede esperar
| Puede esperar | Por qué |
|---|---|
| Invitar al equipo | Mejor cuando sepáis qué les vais a pedir que hagan |
| Importar todos los contactos | Con tres basta para probar |
| Montar la estructura definitiva | Cambiará en cuanto la uséis dos semanas |
| Las integraciones | Casi siempre resulta que no hacían falta al principio |
Ojo con esto
El error clásico del primer día es traer todo el archivo histórico. Ocupa una tarde, no enseña nada nuevo y deja la casa llena antes de saber dónde va cada cosa. Lo antiguo se trae después, y a veces resulta que solo hacía falta una parte.
Qué mirar al terminar la hora
Si las tres respuestas son que sí, ya tenéis la decisión tomada y podéis pasar a montar. Si alguna es que no, esa es exactamente la conversación que conviene tener antes de seguir.
Ten en cuenta
Las acciones de esta hora consumen como cualquier otra: subir, mandar a firmar y leer un documento gastan igual probando que en producción. Es poco, pero conviene saberlo antes de repetir la prueba treinta veces.
›¿Necesito instalar algo?
No. Se entra desde el navegador y desde el móvil.
›¿Puedo borrar lo de la prueba después?
Sí, aunque suele quedarse: es documentación real vuestra.
›¿Y si no tengo claro qué módulo necesito?
Probad con el caso que más os duele hoy; el módulo se deduce solo.
Un caso real
La situación
Una empresa dedica el primer día a importar cinco años de archivo.
Qué haces
- Para y prueba un caso real: un proveedor, un escaneo feo, una firma a sí mismos
- Busca el documento por el NIF
Qué consigues
Decide con criterio en una hora, y trae el histórico cuando ya sabe dónde va cada cosa.
La situación
Se quiere saber si la lectura automática sirve con los documentos reales de la empresa.
Qué haces
- Sube el peor escaneo que haya a mano
- Mira qué campos salen y cuáles no
Qué consigues
La decisión se toma con el material propio y no con un ejemplo de demostración.
La situación
Nadie sabe si el proveedor va a poder subir algo sin ayuda.
Qué haces
- Se manda a sí mismo una petición y la completa desde el móvil
Qué consigues
Se ve la experiencia del otro lado antes de mandársela a nadie.
La situación
Se duda de si una firma va a valer para lo que hace falta.
Qué haces
- Firma un documento de prueba y mira el rastro que deja
Qué consigues
La duda se resuelve mirando la evidencia, no la descripción.
La situación
Se quiere comprobar si un documento se encuentra después.
Qué haces
- Busca por un dato del contenido y no por el nombre del fichero
Qué consigues
Queda claro si la búsqueda va a servir en el día a día.
La situación
La primera hora se va en mirar menús.
Qué haces
- Recorre un caso completo de principio a fin
Qué consigues
Se sale con una opinión formada en lugar de con una visita guiada.
Este artículo responde a
- acabo de entrar por primera vez
- qué hago primero en la plataforma
- probar la plataforma sin configurar nada
- primera hora de uso