Primeros pasos
Los primeros treinta días
Qué esperar cada semana, y en qué semana suele aparecer la duda de si esto sirve.
Un mes basta para saber si esto os sirve, siempre que se haga en un orden concreto. Este es el que funciona, con la advertencia de dónde está el bache.
Semana a semana
| Semana | Qué hacer | Qué se nota |
|---|---|---|
| 1 | Un caso real de principio a fin, vosotros solos | Si el sistema encaja con vuestro caso |
| 2 | Un proceso completo con terceros de verdad | La primera respuesta de alguien de fuera |
| 3 | Meter al equipo en ese mismo proceso | Dónde se atasca la gente, que nunca es donde pensabais |
| 4 | Automatizar la insistencia y revisar | El primer ahorro real de tiempo |
Importante
La semana 3 es el bache. Es cuando el equipo pregunta por qué se cambia algo que «ya funcionaba», cuando aparecen las excepciones que nadie contó y cuando se decide si esto se queda o se abandona. No es una señal de que vaya mal: es la semana que tiene todo el mundo.
Cómo se pasa la semana 3
- 1
Escuchad la queja concreta, no la general
«Es más lento» casi siempre significa «no encuentro X» o «no sé qué me toca».
- 2
Arreglad lo que se pueda ese mismo día
Dos arreglos rápidos valen más que una reunión explicando las ventajas.
- 3
Y no añadáis nada nuevo esa semana
Es la tentación: meter otro proceso para demostrar que sirve. Empeora todo.
Ojo con esto
El error más común del primer mes es empezar por importar el archivo histórico. Consume la semana 1 entera, no enseña nada sobre si el sistema os sirve y llena todo antes de saber dónde va cada cosa.
Qué mirar el día treinta
La tercera es la que predice el resto. Si a los treinta días hay al menos una persona que entra sola porque le resulta más cómodo que lo anterior, el cambio ya se sostiene sin vosotros.
Ten en cuenta
Todo esto consume: cada subida, cada envío y cada lectura cuenta también en el mes de prueba. Es poco, pero conviene saberlo antes de repetir el mismo caso veinte veces para enseñárselo a la gente.
›¿Y si en la semana 2 nadie de fuera responde?
Mirad el estado del envío antes de concluir nada: suele ser el destinatario, no el sistema.
›¿Cuánta gente debería entrar el primer mes?
Las que tocan ese proceso. Meter a toda la empresa el primer mes es la forma más rápida de fracasar.
›¿Cuándo se importa lo antiguo?
A partir del mes dos, y solo lo que se consulte o caduque.
Un caso real
La situación
Una empresa arranca importando cinco años de archivo y a la semana 3 el equipo se queja.
Qué haces
- Para de importar y arregla las dos quejas concretas
- Vuelve al proceso único hasta el día treinta
Qué consigues
Al mes hay dos personas usándolo por su cuenta y el histórico se trae después, y solo en parte.
La situación
La primera semana se va en configurar y no se pide nada.
Qué haces
- Lanza una petición real el primer día
Qué consigues
La semana uno termina con una respuesta de fuera y no con una pantalla montada.
La situación
En la semana dos aparece un caso que el proceso no contemplaba.
Qué haces
- Ajusta el proceso con ese caso y lo vuelve a guardar
Qué consigues
La plantilla mejora con la realidad en vez de nacer perfecta.
La situación
En la semana tres alguien dice que antes era más rápido por correo.
Qué haces
- Escucha la queja concreta y arregla ese paso
Qué consigues
La objeción se convierte en un cambio y no en una discusión.
La situación
Al final del mes no se sabe si ha servido.
Qué haces
- Compara cuánto se tardaba antes en cerrar un expediente
Qué consigues
La decisión de seguir se toma con una cifra.
La situación
Se quiere ampliar a otro proceso antes de terminar el primero.
Qué haces
- Termina el primero hasta cerrarlo del todo
Qué consigues
El segundo empieza sobre algo probado y no sobre una intuición.
Este artículo responde a
- primer mes usando la plataforma
- plan de implantación sencillo
- qué hacer las primeras semanas
- cuánto tarda en notarse