Primeros pasos
Qué preguntar antes de contratar
Ocho preguntas que conviene hacer a cualquier plataforma, incluida esta.
Casi todas las demostraciones enseñan lo mismo: lo que la herramienta hace bien. Las preguntas que separan una decisión buena de un arrepentimiento a los ocho meses son otras, y ninguna va sobre funcionalidades.
Las ocho preguntas
- 1
¿Cómo saco todo si me voy?
En qué formato, cuánto tarda y si incluye los documentos originales, no solo un listado.
- 2
¿Dónde están mis datos y quién puede verlos?
País, subcontratistas, y qué personas del proveedor tienen acceso técnico.
- 3
¿Qué pasa si dejo de pagar?
Si se bloquea, si se borra, y cuánto tiempo tengo para recuperar.
- 4
¿Qué se rompe cuando cambian el producto?
Con qué aviso, y si lo que montasteis sigue funcionando.
- 5
¿Quién responde cuando algo falla un viernes?
Y en qué idioma y con qué compromiso de plazo.
- 6
¿Cuánto cuesta de verdad al segundo año?
Con el crecimiento previsible, no con el escenario de la demo.
- 7
¿Qué necesito de mi informática?
Si la respuesta es «nada» y luego hace falta un proyecto, ya lo sabéis.
- 8
¿Puedo probarlo con un caso mío antes de decidir?
Con documentos reales vuestros, no con los de ejemplo.
Importante
La primera y la tercera son las que más se olvidan y las que más caro salen. Una plataforma de la que no se puede salir con vuestra documentación no es una herramienta: es una dependencia.
Lo que conviene mirar además de preguntar
| Aspecto | Cómo se comprueba de verdad |
|---|---|
| Facilidad de uso | Que alguien de vuestro equipo lo use sin formación |
| Velocidad | Con un documento vuestro de los grandes, no con uno de muestra |
| Soporte | Escribiendo una duda real antes de contratar |
| Seguridad | Pidiendo qué certificaciones tienen y de qué fecha |
Ojo con esto
Desconfiad de las respuestas que empiezan por «eso está en el roadmap». Contratad por lo que hace hoy: lo que vendrá puede venir, y vuestro problema es de este trimestre.
Y sobre esta plataforma en concreto
Ten en cuenta
Si alguna de las ocho preguntas os la responden con evasivas, eso ya es una respuesta. No hace falta que sea perfecta: hace falta que sea clara.
›¿Y si ya contraté sin preguntar esto?
Preguntadlo ahora: la primera y la tercera siguen siendo igual de importantes.
›¿Cuánto debería durar una prueba?
Lo que tardéis en pasar un caso real de principio a fin.
›¿Merece la pena pedir referencias?
De alguien de vuestro tamaño y sector, sí. De un caso grande, poco.
Un caso real
La situación
Una empresa compara tres herramientas por su lista de funcionalidades.
Qué haces
- Hace las ocho preguntas a las tres
- Prueba un caso real en las dos que responden con claridad
Qué consigues
Descubre que una no permite exportar los documentos originales y la descarta antes de firmar.
La situación
Se pregunta si los datos se pueden recuperar el día que se quiera cambiar.
Qué haces
- Pide una exportación de prueba antes de firmar
Qué consigues
La salida se comprueba en lugar de darse por supuesta.
La situación
Nadie aclara qué pasa con los documentos si se deja de pagar.
Qué haces
- Pregunta el plazo de acceso y el formato de entrega
Qué consigues
La respuesta queda por escrito antes de depender de ella.
La situación
Se compara por precio de lista sin saber qué consume cada acción.
Qué haces
- Pregunta qué actividades consumen y cuáles no
Qué consigues
La comparación se hace sobre el uso previsto y no sobre una tarifa.
La situación
Una herramienta parece completa pero nadie ha probado el lado del proveedor.
Qué haces
- Pide una prueba con un destinatario externo real
Qué consigues
Se ve la mitad del producto que no aparece en la demostración.
La situación
Se firma sin saber quién responde cuando algo falla.
Qué haces
- Pregunta el canal de soporte y el tiempo de respuesta comprometido
Qué consigues
El primer problema no es también la primera sorpresa.
Este artículo responde a
- qué preguntar a un proveedor de software
- criterios para elegir una plataforma documental
- cómo comparar herramientas de gestión documental
- preguntas antes de firmar con un saas