Primeros pasos
Cuánto cuesta y de qué depende
Qué se paga, qué no, y cómo estimarlo antes de hablar con nadie.
Es la búsqueda que se hace justo antes de decidir, y la que peor se responde en casi todas partes. Lo que sí se puede explicar sin hablar con nadie es de qué depende, que es lo que permite estimarlo.
Las dos piezas
Hay **una licencia**, que da acceso a la plataforma, y **créditos**, que pagan lo que se hace con ella. Son cosas distintas: la licencia no incluye consumo ilimitado y los créditos no sirven sin licencia activa.
Qué consume créditos
Prácticamente cualquier acción que la plataforma ejecute por vosotros, a razón de **uno por acción y no por destinatario**:
| Acción | Consume |
|---|---|
| Enviar a firmar | 1 por envío |
| Mandar un aviso por correo, SMS o WhatsApp | 1 por solicitud, aunque vaya a varios |
| Crear o duplicar un proceso | 1 |
| Subir un documento | 1 |
| Leer un documento con IA | 1 |
| Certificar o sellar una evidencia | 1 |
| Generar un informe | 1 (descargarlo, no) |
| Consultar y filtrar lo ya guardado | No consume |
Ten en cuenta
Que el coste vaya por acción y no por destinatario es lo que más cambia el cálculo: una tanda a trescientas personas consume lo mismo que a una.
Cómo estimarlo vosotros
Contad **cuántas acciones al mes**: envíos a firmar, avisos, procesos creados, documentos subidos y leídos. Ese número por el precio unitario es el consumo; la licencia va aparte. Un error común es estimar por número de proveedores — no es lo que se paga.
Importante
Una tanda masiva cuenta como **una** acción, no como una por destinatario. Es la diferencia más grande respecto a lo que la gente supone al estimar, y va a vuestro favor: el anexo anual a trescientos empleados no son trescientos créditos de envío.
Ojo con esto
Cuidado con comparar solo el precio. Lo que hay que comparar es contra lo que cuesta ahora: el tiempo de perseguir, el papel, la mensajería y —esto es lo que nadie suma— lo que cuesta una reclamación que no se puede probar.
Ten en cuenta
La forma barata de saberlo es probarlo con un proceso real vuestro. Un caso de verdad da un número mejor que cualquier estimación en abstracto.
›¿Hay versión gratuita para probar?
Se puede probar con un caso real sin instalar nada; el alcance concreto lo veis al registraros.
›¿Se paga por usuario?
La licencia y su alcance se acuerdan aparte; el consumo variable va por la tabla de arriba.
›¿Los créditos caducan?
No caducan por el paso del tiempo.
Un caso real
La situación
Una empresa quiere saber qué le costaría antes de hablar con comercial.
Qué haces
- Cuenta 40 firmas al mes y 150 documentos leídos
- Suma aparte el anexo anual de 300 envíos
Qué consigues
Llega a la conversación con un número propio en lugar de con una duda.
La situación
Una empresa teme pagar por usuarios que apenas entran.
Qué haces
- Cuenta qué acciones se hacen de verdad al mes
Qué consigues
La estimación se hace sobre uso real y no sobre plantilla.
La situación
No se sabe si pedir documentos a cien proveedores dispara el consumo.
Qué haces
- Comprueba qué actividades consumen y cuáles no
Qué consigues
El número de destinatarios deja de ser la incógnita.
La situación
Un mes tiene una campaña grande y el resto son tranquilos.
Qué haces
- Estima el mes punta aparte del mes normal
Qué consigues
Se dimensiona para el año y no para el peor mes.
La situación
Se quiere comparar con lo que cuesta hoy hacerlo a mano.
Qué haces
- Cuenta las horas que se dedican hoy a perseguir y teclear
Qué consigues
La comparación se hace con las dos cifras y no con una.
La situación
La dirección pide una cifra antes de autorizar la prueba.
Qué haces
- Lleva el cálculo por actividad y el supuesto de crecimiento
Qué consigues
La autorización se discute sobre un número explicable.
Este artículo responde a
- cuánto cuesta la firma electrónica
- precio de un software de control documental
- cuánto cuesta enviar documentos a firmar
- hay versión gratuita
- cuánto me costaría para 50 proveedores